Guide comptable

A lusage des trsoriers et prsidents, gestionnaires de comits rgionaux du PEJ-France

Introduction

Ces fiches pratiques sadressent aux gestionnaires des comits rgionaux, prsidents et trsoriers,
pour leur venir en aide dans la gestion quotidienne des finances du comit quils ont leur charge. Avec
pour orientation gnrale de garantir la plus large autonomie possible des comits rgionaux dans la
gestion de leurs comptes, ces fiches ont une vise pratique : elles rpondent toutes les interrogations
quun trsorier dassociation est amen se poser pour la tenue de la comptabilit de lassociation et la
bonne gestion de ses finances.

Le prsent guide vient donc en complment du document Rgles de fonctionnement financier du PEJ-
France, dont le but principal est de rappeler les grands principes de la comptabilit associative ainsi que
les rgles spcifiques dthique et de bonne gestion que le PEJ-France et les comits rgionaux du
PEJ-France doivent simposer.

Ce guide est organis suivant les diffrentes tches que doit assurer le trsorier tout au long de lanne
comptable, en couvrant la fois les aspects budgtaires et la gestion de la trsorerie de lassociation.
Le trsorier est donc mme, grce ce guide, de raliser les principaux documents comptables
laborer au cours de lexercice : budgets prvisionnels (des vnements particuliers ainsi que le budget
annuel de lassociation), bilans financiers des vnements, compte dexploitation et compte de bilan
annuels de lassociation.

Structure du Guide :

- fiche 1 : Organiser simplement sa comptabilit : outils et bonnes pratiques ;

- fiche 2 : Budget prvisionnel, bilan dun vnement et compte dexploitation : respect du plan
comptable associatif et grands principes ;
- fiche 3 : Le compte de bilan ;
- fiche 4 : Grer sa trsorerie.
Fiche 1 : Organiser simplement sa comptabilit

Afin de faciliter le travail du trsorier tout au long de lanne et prparer ainsi ltablissement des
diffrents bilans financiers (comptes annuels, bilan financier dun vnement), il est important davoir
une organisation comptable cadre et rgulire.

Quelques outils et bonnes pratiques :

le cahier de comptes : cest loutil le plus basique pour tenir une comptabilit avec un minimum
de rigueur. Il sagit, aussi rgulirement que possible (si possible chaque semaine, obligatoirement
chaque mois), dinscrire toutes les dpenses engages et prvues (donc pas seulement payes,
dbites sur le compte en banque) et les recettes perues ou percevoir, dans un cahier. Il suffit
ensuite de reporter les critures dans les bons comptes et les bonnes lignes du compte dexploitation
afin davoir un tat de situation budgtaire date. Faire ce travail rgulirement permet dviter des
coups de stress au moment de la clture des exercices, de ltablissement dun bilan financier pour
un vnement particulier ou lorsque le bureau de lassociation doit prendre une dcision importante
entranant des dpenses.

Tenir un cahier de comptes permet galement de travailler sur la trsorerie de lassociation, c'est--dire
ses disponibilits immdiates dargent. Il suffit ainsi de pointer les critures inscrites avec celles du
relev de comptes reu en gnral mensuellement. Un tel effort est indispensable pour une bonne prise
de dcisions : on peut ainsi avoir limpression d avoir de largent dpenser en consultant le solde
du compte bancaire, pour se rendre compte aprs un tel travail que certaines dpenses engages nont
pas encore t dbites, que la capacit financire en est dautant plus limite. [voir fiche Grer sa
trsorerie].

classer et conserver les factures : chaque criture doit correspondre un justificatif. Les
justificatifs (factures, notes dhonoraires pour les charges ; lettres dattribution de subvention,
conventions, bulletin dadhsion, etc, pour les recettes) doivent imprativement tre des originaux. Il
convient de les classer mois par mois, a priori par ordre du jour o a t mis le chque ou le virement,
pour plus de simplicit. La conservation des justificatifs de toutes les critures, en particulier des
critures de dpenses, est la garantie la plus importante dune comptabilit lgale et bien tenue. La
responsabilit du prsident et celle du trsorier de lassociation peuvent tre engages si des critures
ne sont pas justifies par des documents originaux. En cas de contrle, possible tout moment par les
services fiscaux, toute dpense sans justificatif avec originaux peut aussi entraner des redressements
fiscaux sur les personnes (physiques ou morales) ayant reus des chques ou virements car ces
versements seront considrs comme des salaires non dclars.
Fiche 2 : budget prvisionnel, bilan dun vnement,
compte dexploitation

1. Respecter le modle du plan comptable associatif

Le plan comptable associatif est le modle comptable respecter pour llaboration des budgets
prvisionnels, du compte dexploitation de fin dexercice ou du bilan financier dun vnement.

Le modle se prsente en 2 colonnes : gauche les dpenses et droite les recettes. Laffectation
des diffrentes critures doit respecter les rgles du plan comptable associatif, que nous allons
dtailler ci-dessous.

1.1 Dpenses (ou charges) : comptes de classe 6

Pour une association, les charges d'exploitation normale et courante sont enregistres sous les
comptes 60 " Achats ", 61 " Services extrieurs ", "62 Autres services extrieurs", 63 " Impts, taxes et
versements assimils ", 64 " Charges de personnel ".

60 Achats

- Achats dtudes et de prestations de services

- Achats non stocks de matires et fournitures
- Fournitures non stockables (eau, nergie)
- Fournitures dentretien et de petit quipement
- Fournitures administratives
- Autres fournitures

Les postes les plus utiliss dans la comptabilit dune association sont, plus particulirement :

- Achats non stocks de matires et fournitures qui concerne tous types dachats directs,
autres que les fournitures administratives, que le comit peut raliser pour lorganisation dune
activit (nourriture par exemple, condition quil sagisse de produits finis achets directement
dans un magasin, et non le produit dun traiteur par exemple) ;

- Fournitures non stockables (eau, nergie) : toutes les charges courantes que doit payer
lassociation (lectricit, eau du robinet) ;

- Fournitures dentretien et de petit quipement : appareil photos, tous types de matriel

condition quil sagisse de produits finis achets directement dans un magasin, et non le produit
dun prestataire comme un imprimeur par exemple ;
 - Fournitures administratives (achat de papier, chemises, bics, etc), lexception des documents
imprims pour nous (brochures, tracts, affiches, .) qui apparaissent en classe 62.

61 Services extrieurs

- Sous-traitance gnrale
- Locations mobilires et immobilires
- Entretien et rparation
- Assurances
- Documentation
- Divers

Les postes les plus couramment utiliss sont les suivants :

- Sous-traitance gnrale : il sagit de toutes les prestations de services auxquelles vous pouvez
recourir dans lorganisation dun vnement (services dun traiteur, locations de chambres
dhtel, hbergement dans un tablissement scolaire, ralisation dun kakemono, etc) ;

- Locations mobilires et immobilires : loyer pay pour le local de lassociation ;

- Assurances : prime dassurance paye annuellement pour les activits de lassociation ou

paye pour une activit spcifique ;

- Divers : il sagit toujours, dans un budget prvisionnel ralis avec ce modle, daffecter une
somme ce poste (de 5% 10% du budget total au maximum), par prudence, afin denvisager
de possibles imprvus.

62 Autres services extrieurs

- Rmunrations intermdiaires et honoraires

- Publicit, publication
- Dplacements missions et rceptions
- Frais postaux et tlcommunications
- Services bancaires
- Divers

Dans le dtail :

- Rmunrations intermdiaires et honoraires : il ne sagit pas des charges de personnel de

lassociation mais des prestations que le comit peut payer via des honoraires, tels que les
services dun avocat, dun comptable, dun informaticien ;

- Publicit, publication : toutes les impressions et publications ralises dans lorganisation dun
vnement (impression daffiches, prestation dune reprographie, ralisation darticles
publicitaires, vidos, etc) ;

- Dplacements, missions et rceptions : toutes les notes de frais que lassociation doit
rembourser (transport, restauration, etc) ;
 - Frais postaux et tlcommunications : envois postaux, communications tlphoniques de
lassociation et de ses membres (notes de frais tlphoniques rembourses), dpenses
ventuelles de connexion Internet ;

- Services bancaires : cotisation pour la gestion du compte bancaire, frais de virements,

ventuels agios, etc. ;

- Divers : cette ligne peut tre utilise pour des remboursements de ressources perues par
lassociation et quelle doit rembourser. Par exemple, le PEJ-France y inscrit ici les cotisations
perues et reverses aux Comits.

63 Impts, taxes et versements assimils

Si lassociation paie des impts (cas exceptionnels), ce peut tre :

- la taxe dhabitation (li un loyer) ;

- la taxe sur les salaires ;
- la contribution obligatoire la formation continue ;
- la taxe dapprentissage.

Ni le PEJ-France, ni les comits rgionaux ne paient ce jour dimpts, hormis les prlvements
libratoires dduits des intrts gagns sur les comptes de placement.

64 Charges de personnel

- Rmunrations du personnel
- Charges sociales
- Autres charges

En dtail :

- Rmunrations du personnel : indemnits des stagiaires, salaires nets verss ;

- Charges sociales : cotisations patronales et salariales (Urssaf, Ple Emploi et organisme de

retraite complmentaire) ;

- Autres charges : cotisations la mdecine du travail par exemple.

1.2 Recettes (ou produits) : comptes de classe 7

Les produits, ou recettes de lassociation, sont enregistrs dans les comptes 70 " Ventes de produits
fabriqus, prestations de services, marchandises " , 74 " Subventions d'exploitation " et 75 " Autres
produits de gestion courante ", 76 Produits financiers .
70 " Ventes de produits fabriqus, prestations de services, marchandises " :

Ce compte est compos de plusieurs postes :

- Marchandises
- Prestations de services
- Produit des activits annexes

Il nest rempli quexceptionnellement, une association nayant en gnral pas dactivits de production,
ou de production marchande. Le seul cas o la ligne Marchandises peut tre remplie dans le
compte dexploitation du PEJ-France ou dun comit est sil y a eu vente de produits finis, de tee-shirts
aux participants dune session par exemple. Le montant doit rester anecdotique par rapport aux autres
recettes au risque de devoir payer un impt (type impt sur les socits) pour une telle activit
marchande.

74 " Subventions d'exploitation "

Cest le poste o apparaissent la plupart des recettes perues par lassociation.

Les subventions touches doivent tre inscrites selon les postes suivants, le nom du financeur devant
tre prcis :

- Etat (ex : ministre de lEducation nationale)

- Rgion (ex : Rgion Rhne-Alpes)
- Dpartement (ex : Dpartement de la Marne)
- Commune (ex : Ville de Fontainebleau)
- Fonds europens (ex : PEJA)
- Subventions prives (entreprises, fondations)

75 " Autres produits de gestion courante "

Autre compte important pour une association puisquil est compos de 2 postes essentiels :

- les cotisations et dons : les comits y inscrivent les montants des cotisations reues du PEJ-
France, ainsi que les ventuels dons de personnes physiques ou morales (pouvant faire lobjet
de reus fiscaux)

- les frais dinscription aux manifestations organises

Un 3 poste peut tre ajout, intitul remboursements , pour des remboursements reus : par
exemple si un Comit a pay une dpense que le PEJ-France lui rembourse ensuite.

76 Produits financiers

Inscrire ici les intrts gagns grce au compte de placement (Livret A le plus souvent).
 2. Principes de fonctionnement et remarques gnrales

Principe de lexercice comptable : il convient dinscrire dans ces postes toutes les dpenses
et recettes lies un exercice, c'est--dire une anne civile. Ainsi, dans le compte dexploitation dune
anne N, ne doivent pas apparatre les dpenses engages lanne N-1, mme si elles ne sont
rellement dbites que lanne N. Et, particulirement lorsque lon clture lexercice de lanne N, il
convient de compter les dpenses engages pour cette anne, mme si elles ne seront dbites que
lors de lanne N+1 (exemple : factures non rgles au 31 dcembre, chques non dbits par un
fournisseur, etc). Dune manire gnrale, on nattend pas que les dpenses soient effectivement
dbites du compte bancaire pour les inscrire dans le compte dexploitation. De mme une subvention
pour lanne N, pour laquelle on a une lettre de confirmation, doit tre inscrite dans lexercice de lanne
N, mme si elle est reue en retard dans lanne N+1 ; de mme pour les cotisations de lanne N que
le PEJ-France peut verser aux comits en dbut danne N+1.

Prestations en nature : elles apparaissent dans la partie infrieure dun compte dexploitation
ou du bilan financier dun vnement (comptes 86 en charges et 87 en produits). Il sagit alors, en
premier lieu, deffectuer une estimation des prestations concernes (exemple : 500 pour une salle
gracieusement prte par une mairie ; on choisit une valorisation cette hauteur en estimant que cest
le prix de location habituelle de la salle concerne). La somme est alors inscrite dans la ligne Mise
disposition gratuite des biens et prestations . La mme somme apparat logiquement du ct des
recettes, sagissant en quelque sorte dune subvention en nature , dans la ligne Prestations en
nature .

Dons en nature : il sagit de matires (par exemple nourriture ou fournitures) offertes par des
personnes physiques ou morales lassociation ou pour un vnement. Le montant estimatif de ces
dons doit tre mis en Dons en nature en recettes et en Secours en nature en dpenses.

Valorisation du bnvolat : il est admis que le temps pass par les bnvoles soit valoris
dans un document budgtaire ou comptable ; le principal intrt dune telle dmarche est de montrer au
destinataire du document (financeurs en premier lieu) limportance des ressources bnvoles pour la
tenue de lvnement ou la bonne marche de lassociation, linvestissement que cela requiert, sans
contrepartie financire. Il faut alors procder de la manire suivante : estimer dabord le temps pass
sur lvnement en question, ou pour le comit sil sagit dun tat de fin dexercice. Il y a forcment une
part darbitraire dans cette estimation mais il convient de rester raliste. On multiplie alors le nombre
dheures estim par le taux horaire brut du Smic (8,82 depuis le 1er janvier 2009). Le rsultat sinscrit
dans la ligne Personnes bnvoles en charges, dans la ligne Bnvolat en recettes.

Les avances de trsorerie ne doivent pas apparatre dans un compte dexploitation : il est
possible quau cours dun exercice, le PEJ-France vous avance une somme car le comit na pas reu
une certaine date des subventions attendues et certaines (convention signe, ou dtention dune lettre
dattribution) et il doit faire face certaines dpenses. Comme leur nom lindique, ces avances ne sont
pas des recettes car elles doivent bien entendu tre rembourses. Elles ne figurent donc en aucun cas
dans le compte dexploitation. Si la clture de lexercice elles nont pas t rembourses, elles doivent
par contre figurer parmi les dettes dans le compte de bilan (cf. fiche Compte de bilan ).
 MONTANT MONTANT
DEPENSES RECETTES
EN EUROS EN EUROS

60 - Achats 70 - Ventes de produits finis, prestations de service

- Achats d'tudes et de prestations de services - Marchandises

- Achats non stocks de matires et fournitures - Prestations de services
- Fournitures non stockables (eau, nergie) - Produits des activits annexes
- Fournitures d'entretien et de petit quipement 74 - Subventions d'exploitation
- Fournitures administratives - Etat
- Autres fournitures
61 - Services extrieurs
- Sous traitance gnrale
- Locations mobilires et immobilires
- Entretien et rparation - Rgion(s)
- Assurances
- Documentation - Dpartement(s)
- Divers
62 - Autres services extrieurs - Commune(s)
- Rmunrations intermdiaires et honoraires
- Publicit, publication - Organismes sociaux
- Dplacements, missions et rceptions - Fonds europens
- Frais postaux et tlcommunication - CNASEA (emplois aids)
- Services bancaires - Autres :
- Divers
63 - Impts et taxes 75 - Autres produits de gestion courante
- Impts et taxes sur rmunrations - Cotisations et dons
- Autres impts et taxes - Frais d'inscription manifestations
64 - Charges de personnel - Soutiens privs
- Rmunrations du personnel - Remboursement de frais
- Charges sociales 76 - Produits financiers
- Autres charges de personnel 77 - Produits exceptionnels
65 - Autres charges de gestion courante - Sur oprations de gestion
67 - Charges exceptionnelles - Sur exercices antrieurs
68 - Dotation aux amortissements, provisions et
78 - Reprise sur amortissements et provisions
engagements

TOTAL DES CHARGES 0,00 TOTAL DES PRODUITS 0,00

86 - Emploi des contributions volontaires en nature 87 - Contributions volontaires en nature

- Secours en nature - Bnvolat

- Mise disposition gratuite des biens et prestations - Prestations en nature

- Personnes bnvoles - Dons en nature

TOTAL DES DEPENSES 0,00 TOTAL DES RECETTES 0,00

Dficit/Excdent 0,00
Fiche 3 : le compte de bilan
Le compte de bilan, tablir au terme de chaque exercice comptable, retrace le patrimoine de
lassociation : il est une photographie , un moment donn (le plus souvent au 31 dcembre) de ce
que possde lassociation et de ce quelle doit.

Il est alors scind en 2 parties, lactif et le passif :

- le passif ( droite) indique lorigine des ressources de lassociation ;
- lactif ( gauche) indique lemploi de ces ressources.

Le compte de bilan est donc, logiquement et obligatoirement, quilibr.

Il se prsente comme suit (format simplifi) :

Actif Passif
Actif immobilis Fonds associatifs
- Immobilisations incorporelles - Report nouveau
- Immobilisations corporelles - Rsultat
- Immobilisations financires

Actif circulant Dettes

- Crances - Emprunts
- Banque - Fournisseurs
- Caisse

Actif

Les comits rgionaux, en principe, nont rien inscrire en actif immobilis . Il sagit effectivement
dinscrire ici les ventuels investissements (matriels ou non) de lassociation, et la situation se
prsente trs rarement.

Crances : il sagit de faire figurer ici les sommes dues au comit au moment de la clture de
lexercice ; le plus couramment, on inscrit donc ici les subventions attribues au titre de lexercice
concern mais qui nont pas encore t verses, ainsi que les cotisations que le PEJ-France doit
encore reverser.

Banque : on inscrit ici le solde exact des comptes en banque la date du compte de bilan (31
dcembre en gnral).

Caisse : ici figure le solde de la caisse physique (en liquide) sil en existe une, ce qui nest pas
recommand.

Passif

Fonds associatifs : il sagit dinscrire ici ce qui constitue en quelque sorte lautofinancement de
lassociation, savoir le cumul des rsultats prcdents (report nouveau) et le rsultat de lanne que
lon vient de conclure, solde des dpenses et des recettes que lon tire du compte dexploitation.

Dettes : ce que le comit doit, la date de ralisation du compte de bilan, doit figurer ici ; il peut
sagir de dettes envers une autre association (lorsque le PEJ-France a avanc de largent au comit par
exemple ; la somme de lavance figure alors si elle na pas t rembourse au PEJ-France) ; il sagit
surtout des factures lies lexercice que lon clture non payes la clture de lexercice (par
exemple : factures de 2009 qui seront payes en 2010).

Sil ny a pas derreur, on atteint un quilibre aprs avoir complt les deux colonnes.
Fiche 4 : grer sa trsorerie
Il faut faire la diffrence entre ce que le comit prvoit comme recettes sur la totalit de lexercice et ce
que le comit a de disponible, un moment donn. Ainsi, lquilibre budgtaire annuel peut tre
parfaitement atteint, mais le comit peut se trouver, un moment de lanne, sans ressources
disponibles. Ceci sexplique notamment par le dcalage dans le versement des subventions : les
subventions, publiques notamment, arrivent parfois tard dans lanne, alors que de nombreuses
activits ont dj eu lieu et ont donn lieu dimportantes dpenses.

Une bonne gestion de la trsorerie, c'est--dire des fonds disponibles et immdiatement mobilisables,
est alors capitale. Dans des situations durgence, le PEJ-France a pu octroyer des avances de
trsorerie certains comits, mais dune part le PEJ-France ne peut offrir de telles facilits en
permanence (lassociation doit se proccuper galement de sa propre trsorerie !), et dautre part ceci
nest pas pleinement satisfaisant pour lindpendance et la bonne sant financire dun comit (souci
dviter de contracter des dettes).

Une bonne gestion de trsorerie passe par plusieurs principes daction :

raliser aussi rgulirement que possible des plans de trsorerie : il sagit de quantifier les
dpenses venir, partir du niveau des dpenses courantes et des activits prvues, et dassurer que
les ressources immdiatement mobilisables (le solde du compte en banque pour tre simple) sont
suffisantes pour couvrir les dpenses prvues. De tels calculs permettent alors de planifier un ventuel
puisement de trsorerie et ainsi denvisager les diffrentes solutions pour lviter (faire les dmarches
pour acclrer le versement des subventions acquises, limiter le niveau de dpenses, etc).

faire un point rgulier sur le niveau des dpenses engages permet galement davoir
une vue sur la situation budgtaire gnrale de lanne (au regard du budget prvisionnel, des
prvisions actualises de recettes) et donc de prendre les dcisions qui peuvent simposer.

mme lorsquune trsorerie a t bien gre, il peut y avoir des difficults, particulirement en tout
dbut dexercice. Il est alors important que lassociation ait des capacits dautofinancement, qui
trouvent en gnral leur origine dans les excdents quelle dgage la clture de chaque exercice.
Dgager un excdent ne porte en aucun cas atteinte au principe de non-lucrativit puisque les
sommes dgages ne sont pas rparties entre les dirigeants ou les adhrents de lassociation ; la
ralit montre avec vidence que de tels excdents sont ncessaires au bon fonctionnement des
associations. Sil peut apparatre difficile de dgager des excdents budgtaires avec les financeurs
publics (qui ont le droit dexiger le remboursement des sommes dites non utilises ), il est en
revanche plus ais dtre serein avec une situation dexcdent lorsque des financeurs privs
apparaissent dans le compte de rsultat. Lexcdent peut en effet tre imput lexistence de ces
soutiens privs, qui rechignent moins lorsque de telles situations se prsentent. Do lintrt de
diversifier les sources de financement, en appelant notamment des bailleurs privs, entreprises ou
particuliers (via des actions de sponsoring ou des dons).

Dune faon gnrale, lexcdent ne doit pas dpasser le total des classes 75-76-77 du compte
dexploitation, ni 5 8% du montant total de lexercice, sans quoi il y a un risque de voir les collectivits
publiques demander une restitution de leurs aides. Mais, pour les raisons indiques plus haut
(accroissement de la trsorerie), lexercice doit non seulement ne pas tre dficitaire mais prsenter un
excdent permettant idalement datteindre en quelques annes une trsorerie dau moins 6 mois de
fonctionnement.