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Savoir comment conduire

une réunion
Sommaire
I – Théorie de la réunion
- qu’est ce qu’une réunion ?
- Les différents types de réunion
- Les réunions de travail :
le rôle de l’animateur, les obstacles, les conditions à réunir
II – Les techniques d’animation
- Savoir poser des questions
- Savoir moduler son comportement
- Les différents types de participants
- L’organisation : la salle, la taille du groupe, la qualité de l’information préalable,
l’utilisation des équipements.
III – Annexes
- Les éléments de la situation de communication appelée « réunion »
- Les pratiques de communication en entreprise
- Le schéma de la communication
- Un exercice difficile
- Un exemple de scénario pédagogiqie

20/11/2008 Jean Bretin 2


I – Théorie de la réunion
Qu’est ce qu’une réunion ?

Une réunion est :


► une pratique ( ensemble de règles et techniques)
► collective
► de communication
► plus ou moins participative
► dont le but est l’échange entre personnes,
accompagné ou non, de réalisations de
travaux en commun
20/11/2008 Jean Bretin 4
Une Pratique collective de
communication
Une pratique , c’est à dire :
« des règles et des techniques »
concernant , en l’espèce :
I – L’organisation
II – la communication
III – L’animation

20/11/2008 Jean Bretin 5


A - Les différents types de réunion

– les réunions d’information :


Ascendantes et
Descendantes
– Les réunions d’échanges
– les réunions de travail

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Les réunions d’information ascendantes

Rôle de l’animateur
Dans les réunions d’information ascendantes , l’animateur n’est qu’une oreille
attentive et active .

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Participants

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Les réunions d’information ascendantes

Objectif

Permettre à tous les participants l’expression


la plus large et la plus facile possible sur le
sujet , objet de la réunion

* Exemple : les groupes d’expression

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Les réunions d’information ascendantes

Rôle de l’animateur
- Mettre à l’aise
- La présence d’un hiérarchique est souvent cause d’auto
censure
- Utiliser tous les moyens pour faciliter l’expression
( questions écrites et anonymes , petits groupes ,..)
- Faire preuve d’une grande tolérance
- Encourager en permanence
- Éviter que la parole ne soit monopolisée par un individu ou
un groupe
- Recentrer, afin d’éviter les digressions

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Les réunions d’information
descendantes
Dans les réunions d’information descendantes , l’animateur est surtout un
orateur face à un auditoire

participants
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxx

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les réunions d’information descendantes

Objectif

► Faire en sorte que tous les participants


comprennent bien l’information qui leur est
transmise et puissent avoir réponse aux
interrogations que cette information leur
pose

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Les réunions d’information descendantes

Rôle de l’animateur
1 – Etre le plus clair possible
2 – S’assurer que tout le monde a entendu et
compris
3 – Faciliter la pose de question , même auprès des
plus timides
4 – Répondre de manière « transparente » , éviter
la langue de bois !
5 – Noter les questions auxquelles il ne peut être
répondu sur l’instant et s’en acquitter dans le
compte rendu
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Les réunions d’échange
La réunion d’échange se caractérise par l’importance des interactions
dans le groupe aboutissant à une évolution des idées de chacun

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Les réunions d’échange

Objectif
► L’objectif d’une réunion d’échanges est de
favoriser les communications entre les
membres du groupe , de sorte que chacun
évolue dans ses idées et qu’une réflexion de
qualité supérieure jaillisse de l’ensemble

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Les réunions d’échange

Rôle de l’animateur

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Les principes d’animation d’une
réunion d’échanges
- Avoir effectué une bonne information préalable
- Rappeler le thème ou le sujet de la réunion
- Dire au groupe ce qu’on attend de lui : échanges entre eux , avis
consultatif , apport de réflexion …
- Faire Travailler en petits groupes ( rapporteur)
- Débriefer en notant les points intéressants , les difficultés , les avis
convergents
- Prendre le temps de faire une synthèse « à chaud » ( pendant la
pause)
- Poursuivre , si besoin , la réflexion , pour approfondissement
- Garder une trace
- Effectuer un compte rendu synthétique , faisant ressortir l’essentiel
ainsi que des directions possibles à une action ultérieure

20/11/2008 Jean Bretin 16


les réunions de travail
Contrairement aux autres réunions , les réunions de travail doivent conduire à
une production immédiate directement utilisable pour l’action . ( et non
seulement de simples réflexions )
Il peut s’agir de la résolution d’un problème , de l’organisation d’une
manifestation , d’une phase dans l’élaboration d’un projet

X
X
P
X A Production
X
X
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les réunions de travail

Rôle de l’animateur
Ces réunions mobilisent , à la fois :
 Des techniques d’animation
 Des techniques de travail en groupe
adaptées à la situation
- Exemple : MTP du cercle de qualité , méthodologie de projet ,
technique du contrôle des dégâts matériels ( CDM) pour un CHS…
Processus de fonctionnement d’une équipe de recherche en
amélioration des conditions de travail ( ERACT)

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les réunions de travail

Rôle de l’animateur
Dans les réunions de travail , l’animateur de la
réunion est souvent le responsable du projet ,
hiérarchique ou fonctionnel , par rapport aux
participants
IL doit maîtriser les techniques d’animation de
réunion et la méthodologie propre à la nature du
groupe de travail

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Les obstacles
- sa propre incapacité à bien écouter
- les participants qui arrivent en retard
- le bruit ,
- les allées et venues ,
- le téléphone ,
- l’inconfort du siège ..
- l’intolérance vis à vis d’un intervenant
- la température de la salle , son aération
- la sonorisation
- le champ de vision

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Savoir écouter ce qui se dit
les différentes qualités d’écoute

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Savoir écouter ce qui se dit
les différentes qualités d’écoute

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Les obstacles

- les participants ne sont pas concernés et jouent


les utilités
- les participants ont été prévenus au dernier
moment , ils ne savent pas « de quoi il s’agit »
- présentation du dossier pompeuse et bien peu
éclairante
- documents abscons ,
- débats confus ,
- conférencier inaudible ,
- président ou animateur autosatisfait et soliloque

20/11/2008 Jean Bretin 23


L’obstacle le plus fréquent : la
digression
Très souvent , la discussion s’engage alors que le problème a été mal
posé ou même pas posé du tout .
Il est alors très important pour l’animateur de « faire poser le
problème »
Il y parvient en posant la question : quel est le problème ?
Quelle est la situation future souhaitée ?

Situation actuelle Situation future


insatisfaisante souhaitée

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Les conditions à réunir

1 – une attitude favorisant l’expression


2 – un vocabulaire approprié
3 – la capacité à susciter et maintenir l’intérêt

20/11/2008 Jean Bretin 25


Une Attitude favorisant l’expression
Qualité de contact et clarté de l’information
La personnalité de l’animateur est évidemment prépondérante : elle est
« bloquante » ou « libératrice »
la convivialité , le sourire , la simplicité de l’animateur , ses premiers
mots d’accueil , sa courtoisie ,bref sa qualité de contact sont bien
entendu des facteurs favorisants .
le rôle de l’animateur consiste à réunir avant et pendant la réunion les
éléments qui permettront d’éclairer de manière optimale les personnes
dont il sollicite l’avis ou la décision
Plus l’écart culturel , le prestige ,ou le niveau d’information entre ceux
qui présentent la question et qui l’ont étudiée, et ceux qui doivent
donner un avis , est important , plus l’effort d’explication et
d’information devra être important .

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Les outils personnels de l’animateur
- sa Voix
- ses gestes
- sa position , l’axe choisi
- son regard
 Le non verbal est aussi important que le verbal , dans l’acte de
communication
 Moyen mnémotechnique : SVP Revenez O Groupe
Silence , Voix , Position , Regard , Orientation , Geste

20/11/2008 Jean Bretin 27


Un vocabulaire approprié
► Chaque secteur professionnel possède son propre langage
► Chaque groupe qui a l’habitude de travailler ensemble possède ses
propres expressions
► L’animateur doit vérifier que tout le monde connaît le sens des mots
qui vont être utilisés ( préalablement à la présentation d’un dossier
technique par exemple )
Exemples :
Si dans une entreprise de fabrications métalliques , on parle de soudage à un ouvrier OS
nouvellement embauché et ayant travaillé auparavant dans l’industrie de la chaussure , il
pensera « fixation à l’aide d’une colle d’une semelle sur une tige »
Dans une société d’entretien et de nettoyage , si on dit à un travailleur de faible niveau
culturel « il faut employer ce produit avec parcimonie » , il risque de vous demander qui
est parcimonie ?
Le mot « souche » n’a pas la même signification pour :
- une caissière
- Un bûcheron
- Un biologiste

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Savoir susciter et maintenir l’intérêt
Le manque de rythme et la durée des réunions
sont les deux causes d’ennui les plus importantes
- L’ordre du jour doit être ajusté pour tenir dans le temps
imparti de manière raisonnable
- Indicatif :Deux heures est une durée qui permet de
maintenir l’attention pour une réunion d’info , trois heures
pour une réunion d’échanges, la journée pour une réunion
de travail

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Susciter et maintenir l’intérêt

Des séances interminables


- Limiter les présentations et discours introductifs
- Interrompre la réunion toutes les 1H30 pour une courte
pause
- Absolument éliminer la rubrique divers
( prévoir un autre mode d’interrogation )
- Les questions subsidiaires doivent être placées à la fin
- Maîtriser l’ordre du jour et recentrer sans crainte lorsque
des dérives se produisent

20/11/2008 Jean Bretin 30


II – Les techniques d’animation
Objet : savoir poser des questions
1 – la Question ouverte
« Quel café aimez vous ? »
C’est une question qui commence par : Qui , Quoi ,
Pourquoi , Quel , Comment . Elle permet d’engager les
débats . La réponse est imprévisible
2 – La Question fermée
C’est une question à laquelle on ne peut répondre que par
Oui ou Non « aimez vous le café? »
3 – La Question reformulée
« si je comprends bien , vous voulez ..n’est ce pas? »

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Savoir poser des questions ( 2 )
4 – La Question reflet
« Qu’en pensez vous , monsieur Laubépin ? »
Posée par un participant , elle lui est retournée comme un
reflet
5 – La Question miroir
« Et vous , que pensez vous de l’avis de monsieur
Cantonneau? »
Soulevée par un participant , elle est renvoyée comme un
miroir au groupe
6 – La Question alternative
« êtes vous d’accord avec monsieur Cantonneau ou
monsieur Laubépin? »
20/11/2008 Jean Bretin 33
Savoir moduler son comportement
en fonction des participants

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les différents types de participants
► Le Passif : il peut être timide , peu impliqué , peu courageux , rêveur.
l’animateur doit le rassurer , lui poser des questions faciles , le
revaloriser à ses yeux et aux yeux des autres et surtout l’intéresser
► Le leader positif : il jouerait volontiers le rôle d’animateur , mais il va
plutôt utiliser son leadership pour dynamiser le groupe
l’animateur doit s’appuyer sur lui , en faire son assistant , mais sans
décharger trop le groupe
► L’actif positif : intéressé par le sujet , motivé , actif , prêt à agir , à
innover . Il est moteur dans le groupe .
l’animateur doit bien sûr le faire participer
► Le bavard : le stress le pousse à parler . Il vole le temps de parole
mais peut être compétent . L’animateur doit synthétiser ses propos et
ne pas hésiter à lui demander d’ être bref et de laisser la parole aux
autres .

20/11/2008 Jean Bretin 35


Les différents types de participants
► Le leader négatif : il voudrait être animateur à la place de
l’animateur . Il impose ses idées et s’adresse au groupe .
l’animateur peut souligner la singularité de son opinion ,
demander au groupe de réagir à ses propos ou , en
désespoir de cause , tenter de l’isoler .

► L’actif négatif : résistant au changement , il se tait et


intervient en fin de réunion pour démolir . L’animateur , s’il
le connaît , doit le questionner sur son avis dès le début de
la réunion afin de désamorcer ses critiques

20/11/2008 Jean Bretin 36


Savoir moduler son comportement en fonction des réactions
du participant

Faire taire un Faire parler un Arrêter un


bavard silencieux A-parté

SILENCE Faire silence Le regarder Se taire

VOIX Parler plus fort « Monsieur X Faire rire


..Silence SVP » Changer
d’intensité

POSITION Ne pas se placer Dans l’axe Se rapprocher du


dans son axe tandem

REGARD Éviter son regard Quêter son Chercher le


regard regard

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Attitudes envers certains participants

Bavard Silencieux a-parté

20/11/2008 Jean Bretin 38


L’organisation

- L’ordre du jour
- La salle
- La taille du groupe
- La Qualité e l’information
- Savoir utiliser les équipements

20/11/2008 Jean Bretin 39


L’organisation
1 – l’ Ordre du jour
- il doit contenir les coordonnées de la réunion ( lieu ,
horaire , qualité des participants , durée )
- Il doit préciser les conditions de déroulement ( visite ,
repas , conférence , débat .. )
- Surtout il devrait préciser le résultat attendu ! S’agit il
d’une simple réunion d’information , d’une réunion
d’échange et de réflexion , d’une réunion devant aboutir à
une ou des décisions
Et , dans ce cas , laquelle ou lesquelles …
- Il doit être communiqué suffisamment à l’avance , si
possible personnalisé .
- Il doit être incitatif
20/11/2008 Jean Bretin 40
L’organisation
2 – La SALLE
L’ergonomie de la salle est largement sous estimée et fait présumer un certain
non professionnalisme …
Elle doit être:
- proportionnée à la taille du groupe et à l’usage ( tables modulaires et salles de
commission si travaux en sous groupes )
- accueillante
- Correctement aérée , éclairée , de bonne acoustique ..
- Correctement équipée ( tablettes individuelles , paper , TV , magnéto , vidéo
projecteur , écran , markers … )
- Située dans un lieu équidistant et réservant suffisamment de possibilités de
parking , des sanitaires , un vestiaire , un point de rafraichissement ou de
restauration , un coin fumeur
- Dans tous les cas , la configuration de la salle doit permettre à tous les
participants d’assister à la réunion dans les meilleures conditions

20/11/2008 Jean Bretin 41


L’organisation

3 – La taille du groupe
Il y a une incidence directe entre la taille du groupe et
l’objet de la réunion
si le résultat attendu est de favoriser les échanges ou de
permettre une prise de décision collective , la participation
sera d’autant plus difficile que le groupe sera important
Dans ce cas, on a intérêt soit à sectoriser les réunions si le
nombre est important en les concluant par une réunion
pléniaire , soit à travailler en sous groupes et en temps réel
… selon l’importance du sujet et la profondeur de la
consultation recherchée .
20/11/2008 Jean Bretin 42
L’organisation
4 – La qualité de l’information préalable

Des études ont démontré que la raison essentielle de la centralisation


des processus de décision tenait à la difficulté pour « le décideur » de
partager avec les autres les multiples éléments épars qu’il avait en tête
et qui l’amèneraient à forger cette décision là plutôt que celle ci .
Si la volonté du décideur est réellement de pratiquer la co décision , un
travail important de vulgarisation doit être effectué au niveau de
l’information qui sera distribuée aux participants avant la réunion.
Cette documentation devra être claire , simple , concise , illustrée de
tous éléments nécessaires à sa compréhension .
Surtout elle devra être structurée de manière à bien faire ressortir les
avantages et inconvénients des solutions proposées et entre lesquelles
il faudra choisir .

20/11/2008 Jean Bretin 43


L’organisation

5 - Savoir utiliser les équipements d’animation de la


réunion- rédiger les consignes d’utilisation

1 – Mise en main du micro et du vidéo projecteur


Démonstration par l’animateur
Essai par chacun
Remise d’une consigne d’utilisation et d’un numéro d’appel

2 – Mise en main du vidéo projecteur


Démonstration par l’animateur
Essai
Remise d’une consigne
20/11/2008 Jean Bretin 44
Conclusion

L’animateur doit en permanence avoir ce


souci en tête :
Que dois je faire pour que la réunion
atteigne son but ?

20/11/2008 Jean Bretin 45


Divers

- Les éléments de la situation de


communication « réunion »
- Les pratiques de communication en
entreprise
- Le schéma de la communication humaine
- Un exercice difficile !
- Exemple de scénario pédagogique

20/11/2008 Jean Bretin 46


Les éléments de la situation
de communication appelée réunion
► Des acteurs :
- le Président qui anime ou fait animer
- le secrétaire de séance qui établit le compte rendu ( et a
souvent participé à la préparation )
- le Technicien ( permanent ou ponctuel ) , c’est l’homme de
l’art concerné par l’ordre du jour . Il peut animer par
délégation du Président
- les Participants , titulaires ou « invités »
 un ordre du jour plus ou moins précis
 un But , un objectif
 un résultat ( le but est ou n’est pas atteint)
 des conditions de déroulement

20/11/2008 Jean Bretin 47


Rappel des différentes pratiques de
communication en entreprise
Pratiques collectives Pratiques individuelles
Les réunions d’information Les entretiens d’évaluation
Les réunions d’échanges Les entretiens affaires courantes
Les ERACT Les entretiens de mise au point
Les groupes de projet Les entretiens préalables à sanction
Les cercles de qualité Les entretiens de félicitations
Les groupes de travail Les entretiens salariaux
Les réunions de service Les entretiens pré et post formation
Les réunions légales( DP , CE , CHSCT
) avec les IRP
Les comités de direction

20/11/2008 Jean Bretin 48


Le schéma des communications humaines
Rappel

Individu A Individu B

Message
E R

R E
Réponse
L’ Emetteur E = celui qui parle , traduit sa pensée en mots : il code
Le Récepteur B = celui qui écoute , cherche la signification des mots , il décode
Dans le codage et le décodage , le rôle du vocabulaire est prépondérant
Si pour les deux , les mots n’ont pas la même signification , la qualité de la
relation est altérée
20/11/2008 Jean Bretin 49
Un exercice difficile !

20/11/2008 Jean Bretin 50


► Exemple d’approche pédagogique
concernant l’apprentissage de la conduite de
réunion

20/11/2008 Jean Bretin 51


Comment allons nous travailler ?
RAPPEL : La compétence est la mise en œuvre de savoirs et savoir-faire dans
la réalisation d’une tâche
Savoir faire est plus que savoir comment faire …….
On distingue :

Savoir faire Savoir faire Savoir faire


Savoir Méthode gestuel relationnel

Synthétiser Capacités
Psycho motrices Accueillir
Analyser Négocier
Organiser Habiletés
physiques Argumenter

20/11/2008 Jean Bretin 52


Déroulé de l’ensemble de la formation
objectif pédagogique : vision globale de
l’enchaînement des séquences

Qu’est ce qu’une réunion ?

Une pratique de
communication

Ensemble de règles et techniques

Concernant
Concernant Concernant
L’organisation La communication L’animation

Attitudes de l’animateur Types de réunion


Ordre du jour
Vocabulaire Techniques d’animation
Salle / équipements
Maintenir l’intérêt Communes à tous les types
Taille du groupe
Savoir écouter Techniques d’animation
Qualité de l’info préalable
Eloigner les obstacles spécifiques
20/11/2008 Jean Bretin 53
Question

► Quels sont les éléments de savoir , savoir-


faire méthode et savoir-faire relationnel ,
qui vont nous être nécessaires pour
conduire une réunion.

20/11/2008 Jean Bretin 54


Quels sont les éléments de savoir à
posséder ?
- Qu’est ce qu’ une réunion
- Quelles sont les différentes pratiques de communication collective
- Qu’est ce qu’une pratique
- Quels sont les éléments constitutifs de la « situation réunion »
- Quel est le principe du schéma de la communication
- Quel est le rendement de la communication entre ce qu’on veut dire et
ce que le participant répète
- Quelles sont les conditions d’une communication réussie en réunion ?
- Quels sont les « outils » de l’animateur
- Qui sont les différents types de participants ?
- Quels sont les différents types de réunion
- Quels sont l’objectif , le rôle et les méthodes de l’animateur dans
chacune d’elle

20/11/2008 Jean Bretin 55


Quels sont les éléments de
savoir faire – méthode ?
- Réunir l’information qui sera nécessaire pour chacune des
réunions, la synthétiser , si nécessaire , la classer .
- Savoir comment préparer la réunion ( ordre du jour ,
convocation , salle , équipements , documentation )
- Savoir se présenter
- Savoir utiliser les équipements : micro , vidéoprojecteur ,
rétro…
- Savoir faire tenir la réunion dans le temps imparti
- Savoir remettre aux stagiaires tous les éléments qui leur
seront nécessaires afin que les réunions se déroulent de
manière facile pour eux et professionnelle pour les
auditeurs
20/11/2008 Jean Bretin 56
Quels sont les éléments de
savoir faire relationnel ?
- Savoir écouter et reformuler
- Savoir poser des questions
- Savoir moduler son comportement en fonction des
participants
- Savoir faciliter la pose des questions et susciter le débat ,
l’échange
- Savoir recentrer le débat
- Savoir animer une réunion d’information descendante dans
sa globalité

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