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Code: PS

Version : 02
Enregistrement Date: 30/03/2017
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Planification stratégique
La stratégie
* générale de HOLAM pour 2017-
2019

Type d'activité Importation sur mesure , stockage et distribution


Marché BTP: Equipements pour aménagement urbain ou rural et pour la construction
Domaine d'application L'importation et la distribution des produits de voirie et d'assinissement
stratégique du SMQ Exclusion: Chapitre 8.3 (l'entreprise ne fait pas la conception et la production)
La stratégie générale Une stratégie de diversification des produits
Le bon cash flow, qui aide à financer les importations
Raisons Une grande expérience, avec les marchés publics
Des grandes opportunités d'affaires sur le marché
Bien répartir les risques sur les différents marchés et segments choisis
Diversifier les clients
Avantages
Augmentation du CA
Amélioration de la position concurrentielle
Le coût d'investissement dans l'introduction des nouvelles gammes de produits
Risques
Rejet, et difficulté d'introduction du marché
Equipements de voirie et d'assainissement
Equipements de raccordement en eau potable
Les gammes de produit Equipements d'éclairage public
Les aires de jeux publiques
Le mobilier urbain
Construire une notoriété auprès des donneurs d'ordres publiques
Voirie et assainissement: CA= 30 MDH
Les objectifs globaux pour Raccordement en eau potable: CA= 10 MDH
2017-2019 Eclairage public: CA= 2 MDH
Aires de jeux: CA= 1 MDH
Mobilier urbain: CA= 2 MDH
Enregistrement
Code: PS
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Date: 30/03/2017
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Opportunités Menaces
Marché porteur, consommation en L’augmentation des couts mondiaux du
augmentation minerai de fer, ce qui se répercute sur les prix
Des investissements promouvants de
La la fonte ductile du minerai de fer, chose
surexploitation
qui menace de la disparition des réserves
mondiales de ce minerai d’ici 80 ans
Développement économique et social de La grande distance géographique entre le
beaucoup de pays africains Maroc et les usines de fabrication (La Chine)
Le rapprochement géographique de l’Afrique Une logistique très importante à tous les
niveaux (des pays d’extraction du fer jusqu’à
la Chine, et des usines de fabrication de la
Programme national d’assainissement fonte
La nonenstabilité
Chine, jusqu’aux dépôts
des cours de de HOLAM
devises entre
l’Euro et le Dollar, chose qui augmente le
coût de revient,
Programme national d’assainissement rural L’augmentation des coûts de transport

Construction et renouvellement des


infrastructures routières en permanence
La possibilité d’importer d’autres gammes de
produits destinés à d’autres secteurs d’activités
L’accord économique entre le Maroc et la
Turquie

Forces Faiblesses
HOLAM bénéficie d’une notoriété et d’une Absence d’une force de vente,
image de sérieux et de respect des
engagements, tant au Maroc qu’auprès de ses
La marque et le logo HOLAM sont enregistrés La non existence de vrais managers qualifiés
au Maroc et en Chine

Une très bonne situation financière l'implication de la DG dans l'opérationnel,

Investissement dans le matériel et Absence du management participatif


l’infrastructure, le système d’information ; et
l'organisation

Developpement des compétences du personnel


en permanence
Une bonne planification stratégique, suivi de
près par la direction générale
Enregistrement Code: PS
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Date: 30/03/2017
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Planification stratégique

Les enjeux Type (Interne / Externe) Partie interessé concernée Processus Concerné Action mise/à mettre en œuvre Objectif stratégique Responsable Ressources nécessaires Échéance

L’augmentation des cours mondiaux du minerai Menace Externe Fournisseurs Achats Ecoute active du marché à travers la veille , Réduire le cout Pilotes des processus
de fer, ce qui se répercute sur les prix de la fonte renforcement des opérations de sourcing d'achats
ductile nov-17
La surexploitation du minerai de fer, chose qui Menace Externe Fournisseurs Achats Prospection des fournisseurs qui utilisent de Diversifier les Pilotes des processus
menace de la disparition des réserves mondiales nouveaux matériaux de productions produits
de ce minerai d’ici 80 ans performants et durables nov-17
La grande distance géographique entre le Maroc Menace Externe Fournisseurs Achats Ecoute active du marché à travers la veille , Augmentation du CA Pilotes des processus+frais
et les usines de fabrication (La Chine) renforcement des opérations de prospection de deplacement
nov-17
Une logistique très importante à tous les niveaux Menace Externe Fournisseurs Achats Assurer un suivi regulier du traget des Acheter Pilotes des processus+frais
(des pays d’extraction du fer jusqu’à la Chine, et commandes intelligemment au de deplacement
des usines de fabrication de la fonte en Chine, meilleur coût
jusqu’aux dépôts de HOLAM au Maroc) nov-17
La non stabilité des cours de devises entre l’Euro Menace Externe Clients Achats Négociation des délais de paiement avec les Acheter Pilotes des processus
et le Dollar, chose qui augmente le coût de fournisseurs pour une bonne marge de temps intelligemment au
revient, pour le paiement meilleur coût nov-17
L’augmentation des coûts de transport Menace Externe Clients + fournisseurs Commercial + Achats Négociation des conditions de transport (prix) Acheter Pilotes des processus
avec les prestataires de transport intelligemment au
meilleur coût nov-17
Marché porteur des travaux publics, Opportunité externe Clients Commercial Développement des activités de prospection Améliorer la Pilotes des processus
consommation en augmentation (voir processus commercial et les KPI associés) situation financière
de l'entreprise et la
liquidité financière

nov-17
Des investissements promouvants Opportunité externe Clients Commercial Développement des activités de prospection Augmentation du CA Pilotes des processus+SI
(voir processus commercial et les KPI associés) CRM
nov-17
Développement économique et social de Opportunité externe Clients et Administration Commercial Développement des activités de prospection Augmentation du CA Pilotes des processus+SI
beaucoup de pays africains (voir processus commercial et les KPI associés) CRM
nov-17
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Planification stratégique

Niveau de pertinence du dialogue


Processus chargé de la
Partie interessée avec la partie ineteressée (de 1 à Attentes / exigences Risque encourue Apport d'opportunité Objectifs Actions entreprises Comment et Où Échéance
mise en œuvre
3, ou 1=Faible) et 3= Très fort)

Client - La livraison d'un produit/service Non satisfaction des exigences Augmentation du CA+Image de Satisfaction clients+Augmentation la mise en place d'une procédure de Voir le processus commercial et le Commercial+Achats+SM 06/11/2017
conforme aux exigences du client client marque et notoriété du CA+Amélioration de la traitement des réclamations+la PAQ Q
- La réactivité et fléxibilité pour notoriété et image de marque réalisation des enquêtes de
3
répondre aux commandes satisfaction+le développement des
urgentes compétences de la force de vente

Personnel Une bonne carrière Non Améliorer le niveau de Améliorer les compétences du Procédure de recrutement et Ressources humaines 06/11/2017
professionnelle+Un meilleur compétence+démotivation+Accide performance des processus - personnel+Améliorer les d'intégration+Réalisation d'un plan de
3
niveau de vie nt de travail+Arrêt de travail Augmentation du CA performances de l'entreprise formation+réalisation des évaluations Processus RH+Plan de
annuelles formation+Fiches d'évaluation
Banque Une communication claire et Burocratie+Retard de préparation Octroi des facilités de caisse Faciliter la gestion budgétaire et Service comptabilité 06/11/2017
exacte des documents de trésorerie Renforcement du relationnel et de la
2
(importation)+Blocage des facilités communication avec le personnel de la
de caisse banque Recommandations orales
Administrations Une transparence et une Blocage de délivrance des La transparence de l'entreprise Confomité aux exigences légales Service comptabilité 06/11/2017
(DGI+CNSS…) communication documentaire attestations fiscales et CNSS Renforcement du relationnel et de la
claire et exacte nécessaires aux soumissions MP communication avec le
1
Respect de la loi réglemenaire. personnel+Conformité aux exigences
administratives et réglementaires des
dites administrations Recommandations orales
Fournisseurs etrangers Une bonne identification et Produits et services non Renforcement de l'image de Acheter un produit/service de bon Achats 04/12/2017
3 communication des conformes aux exigences des marque de HOLAM auprès de ses rapport qualité/prix
exigences+Une solvabilité demandeurs (processus clients+Concentration sur son
Fournisseurs locaux Sourcing des founisseurs+Visite des
financière commercial et achats cœur de métier
1 salons internationaux+Evaluation des Voir PAQ et BDD des fournisseurs
fournisseurs agréés
Organismes de Une conformité à leurs exigences Blocage de délivrance des Renforcement de l'image de Récupération des certifications SMQ 04/12/2017
certification 1 attestations marque et de la notoriété Renforcement du relationnel et de la
communication avec le personnel Recommandations orales
Concurrents la loyauté et la transparence dans Perte de la part de marché Protection des intérets de Renforcer la position vis-à-vis des Direction générale 04/12/2017
1 les relations d'affaires l'entreprise dans le cadre des décideurs public-privé Adhésion aux associations
groupements professionnels professionnelles Bon d'adhésion
Fréquence de mise à jour

Annuelle

Annuelle

Annuelle

Annuelle

Annuelle

Annuelle

Annuelle
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Actions planifiées
Objectifs stratégiques Processus Objectifs du processus Responsable Échéance
La Satisfaction de nos Clients ; Satisfaction client Mise en place du Lean management Pilote processus commercial
Accompagnement en renforcement des compétences
Augmenter notre part de marché
Augmentation du CA commerciales, sourcing et achats
Veille concurrentielle, et intensification des visites de
Rechercher de nouveaux clients; Commercial 2019
Assurer une liquidité financière prospection
Développement de: site +catalogue+relations
Atteindre un bon cash flow, qui aide à financer les
Renforcer la notoriété publiques + salons
importations Diversification de la clientèle de l'entreprise Exploitation du CRM
Réduction les couts d'achats Se procurer des produits de meilleure qualité/prix Sourcing des fournisseurs en permanence
Développement de solides partenariats avec nos Evaluation annuelle des prestataires
Achats Pilote processus Achats 2019
Fournisseurs Sourcing de nouveaux fournisseurs
Diversification des produits Intégration de nouvelles technologies Suivi administratif rigoureux
Evaluation des compétences
Le Développement des Compétences et Performances
Ressources Humaines Gestion prévisionnelle des emplois et compétences Une politique de primes sur rendement Pilote RH 2019
de nos Ressources
Un plan de formation et un Plan de carrière
Developpement d'un système de management Amélioration continue RDD annuelle
SMQ Pilote processus SMQ 2019
performant Suivi et supervision de l'activité Audits mensuels et suivi des NC
Risques et opportunités par
Mode d'évaluation des résultats
processus

Voir les indicateurs de performance sur le


processus commercial

Voir le tableau des risques de la


PR.RSQ
Voir les indicateurs de performance sur le
processus Achats

Voir les indicateurs de performance sur le


processus RH

Voir les indicateurs de performance sur le


processus SMQ
Code : PQ
Engagement et politique Version : 04
Date : jj/mm/aaaa
qualité Page: Page 1 sur 1

Depuis sa création en 2004, La société QUALITYFIRST s’est fixée comme vision ; l’amélioration de ses
performances opérationnelles et humaines, en vue d’assurer la satisfaction de ses clients. La renommée de
ces derniers, et leur niveau d’exigences, en matière de la qualité de toutes les tâches et les procédures
assurant la livraison du produit souhaité, ont amené la direction générale, entamer une démarche de
certification.

L’obligation se conformer aux exigences règlementaires et aux normes de qualité en matière d’organisation,
ne concerne pas seulement la satisfaction des clients, mais elle s’étend à l’amélioration des compétences du
personnel, en vue de leur assurer une bonne évolution professionnelle. Ainsi que la performance des
opérations réalisées avec tous les partenaires, qu’ils soient du secteur privé (fournisseurs…) ou du secteur
public (administrations…).

Pour continuer sur cette voie d’amélioration continue et de mesure et évaluation des performances, La
direction générale de QUALITYFIRST, s’engage à mettre en place un système de management de la qualité
selon la norme ISO 9001 V 2015.

M. TOTO, sera responsable de la mise en œuvre, et du suivi de l’application des exigences de la qualité. Elle
sera l’interlocuteur de la DG auprès du personnel et des organismes d’accompagnement et de certification.
La direction s’attend de l’ensemble du personnel, à s’impliquer dans la réussite de cette démarche de
certification, et d’assurer la continuité et l’amélioration d’un système performant et efficient.

Notre politique qualité se basera, sur les résultats d’une analyse succincte des opportunités et des risques, en
vue d’élaborer une stratégie de développement réelle et rationnelle. On veillera à la mise à disposition de
toutes les ressources matérielles, humaines et financières, permettant à notre organisme d’atteindre ses
objectives qualités qui s’articulent sur les axes suivants :

- Satisfaire nos clients ;


- Respecter, encourager et améliorer les compétences de nos collaborateurs ;
- Sourcer des meilleurs fournisseurs et développer les relations d’affaires ;
- Obtenir la meilleure qualité des produits et services ;
- Développer un système de management qualité performant orienté vers l’amélioration continue.

Cette politique sera déployée, en objectifs opérationnels et mesurables, dans le cadre des plans d’actions
qualité. La mesure se fera périodiquement, sous le contrôle des pilotes des processus et du responsable
qualité dans le cadre d’une approche amélioration, gestion des risques et processus. Nous veillerons
personnellement à l’atteinte de ces objectifs, en examinant les progrès accomplis et la cohérence de
l’ensemble de notre système qualité, lors de la revue de direction annuelle.

TITI
Directeur Général
Code : PS.AC
Processus Version : 02
Date : 30/03/2017
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Statut des modifications

Date Version Motif de Modification


01/05/2016 01 Création du document
30/03/2017 02 Changement de la charte graphique

Tableau des validations

Rédigé par Vérifié par Approuvé par


Nom : TOTO Nom : TOTO Nom : TITI
Fonction : Responsable Fonction : Responsable SMQ Fonction : Directeur général
Achats Date : 30/03/2017 Date : 30/03/2017
Date : 30/03/2017 Signature : Signature :
Signature :
Code : PS.AC
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Date : 30/03/2017
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Liste des destinataires

Nom et prénom Fonction Signature


Code : PS.AC
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Date : 30/03/2017
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Sommaire :

1- Objet
2- Eléments de référence
3- Domaine d’application
4- Mise en œuvre
5- Indicateurs de performance
6- Méthodes de calcul
7- Mode de collecte
8- Objectifs et fréquences de mesure
9- Le tableau des risques (AMDEC)
10- Documents d’enregistrements associés
11- La sauvegarde numérique
12- La méthodologie (Logigramme)
13- Descriptions complémentaires
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Date : 30/03/2017
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1- Objet :
 Assurer les besoins d’achats en négociant le meilleur rapport qualité, prix et
délai.
 S’assurer que le produit acheté est conforme aux exigences d’achat spécifiées
 Sourcier, évaluer et sélectionner les fournisseurs en fonction de leur aptitude à
fournir un produit conforme aux exigences de QUALITYFIRST et aux
exigences de ses clients
 Maitriser les mouvements des stocks (Entrées, Sorties)
 Assurer un bon déroulement des inventaires des stocks

2- Eléments de référence :
La norme ISO 9001 V 2015
Chapitre : 8.4 maitrise des produits et services fournis par des prestataires externes

3- Domaine d’application :
o La gestion des achats, relations avec les fournisseurs, et les stocks

4- Mise en œuvre :
La mise en œuvre est assurée par le responsable Achats « RA » et le responsable
Sourcing « RS »

5- Indicateurs de performance :
I1 : Taux de la conformité du produit acheté
I2 : Taux de livraison à temps
I3 : Taux de rupture de stocks
I4 : Taux de rotation des stocks
I5 : La durée moyenne de stockage
6- Méthodes de calcul:
 I1= (Nombre des réceptions conformes/Nombre total de
réceptions)*100
 I2= (Nombre de livraisons à temps/Nombre total de
livraisons)*100
 I3=(Nombre d’articles en rupture/Total des articles)*100
 I4= (CA/Stock moyen au prix de vente)*100
 I5= 360j/Taux de rotation de stock
Code : PS.AC
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Date : 30/03/2017
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7- Mode de collecte :
- Tableau de bord des achats
- Tableau de bord des stocks

8- Objectifs et fréquence de mesure et d’analyse :

Indicateur Objectifs Fréquence de mesure Fréquence d’analyse

I1 Trimestrielle Trimestrielle

I2 Trimestrielle Trimestrielle

I3 Trimestrielle Trimestrielle

I4 Trimestrielle Trimestrielle

I5 Trimestrielle Trimestrielle
Code : PS.AC
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Date : 30/03/2017
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9- Le tableau des risques AMDEC :

Description du Gravité Fréquence Détection Criticité


Causes Effets Actions préventives Responsable
Risque (G) (F) (D) ©
Mauvaise qualité ou *Un mauvais sourcing et pré- *Impossibilité de livrer les 5 3 4 60 *Evaluation permanente Gestionnaire
non-conformité du évaluation du fournisseur clients des fournisseurs des stocks
produit/service *La non réalisation de *Perte en image de marque *Suivi de traitement des NC DG
acheté l'évaluation périodique des de l'entreprise *Le respect des planning Responsable
fournisseurs *La non satisfaction des d'audit SMQ
* La non prise de mesures clients et l'augmentation du *Perfectionnement des
concrètes envers les nombre de réclamations opérations de sourcing, et
fournisseurs défaillants *Perte financière, si c'est de pré évaluation des
*la non clarté dans le impossible de rendre la fournisseurs voulant
reformulation des exigences marchandise s'agréer auprès de
d'achat l'entreprise.

Rupture *Défaillance d'un *Perte clients 5 3 1 15 *Mettre en place un stock Gestionnaire


d'approvisionnement fournisseur *baisse de la satisfaction de sécurité des stocks
*Mauvaise planification de des clients *Activer le suivi des TDB et DG
l'approvisionneur *Pertes financières (perte des audits Responsable
*Des conditions extra de commandes, paiement *Développer la gestion des SMQ
(incendie catastrophes) de pénalités…) stocks, et les méthodes
*Retard de production chez d'analyse et de statistiques
le fournisseur
Code : PS.AC
Processus Version : 02
Date : 30/03/2017
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10- Documents d’enregistrement associés :

 EN.AC.01 Préparation de BC
 EN.AC.02 Base de données de fournisseurs agréés
 EN.AC.03 Fiche de pré évaluation de fournisseur
 EN.AC.04 Bon de commande
 EN.AC.05 Etat de suivi des commandes achats
 EN.AC.06 Planning annuel des inventaires
 EN.AC.07 Bon de réception
 EN.AC.08 Bon de retour
 EN.AC.09 Fiche d’évaluation des produits et prestations
 EN.AC.10 Grille d’évaluation fournisseurs
 EN.AC.11 Bon de commande interne
 EN.AC.12 Bon de sortie
 EN.AC.13 Fiche de dégradation
 EN.AC.14 Planning d’inventaires
 EN.AC.15 Rapport d’inventaire
 EN.AC.16 Tableau de bord de la gestion des stocks
 EN.AC.17 Bon de transfert
 EN.AC.18 Programme de livraison

11- La sauvegarde numérique et documentaire:


 Tous les documents de la gestion des achats et des stocks doivent être conservés dans
les locaux du service Achats.
 Les stocks sont gérés sont sur SAGE. La sauvegarde est assurée par le serveur.
 Le tableau de bord des achats est enregistré sur le réseau « partage » de l’entreprise,
afin qu’il soit accessible à tout le monde. Il devra être sauvegardé hebdomadairement
sur le disque dur de l’entreprise.
 Le classement :
- Le classement est séparé entre achats locaux et importation
- Le classement des dossiers d’achat se fait sur la base du BC, il est alphabétique par
nom de fournisseur.
- Pour chaque fournisseur, il y a un classement chronologique par date de bon de
commande
- Chaque opération d’achats est classée dans une chemise (ou agrafer les documents
(Devis+BC+BL, facture). Mettre le tampon « Payé » sur les fournisseurs payés.

12- La méthodologie :
Code : PS.AC
Processus Version : 02
Date : 30/03/2017
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Gestion des approvisionnements en articles locaux


Intervenants Activités Commentaire Documents
A la réception d’une commande client, dont une commande client traitée
ADV Commande client traitée partie du stock n’est pas disponible ; la
personne chargée du client ; l’ADV se charge
de la recherche du produit voulu, chez les
Réservation Oui Disponibilité en fournisseurs agréés. Stock sur SI
ADV sur SI stocks ?

Non

Oui Si le fournisseur choisi, n’est pas agréé, il faut


Disponibilité des
ADV données d’achat faire une pré évaluation.
Pour les commandes dont le montant dépasse Offres fournisseurs
Non xxxxxxxxxxx, il faut avoir plusieurs devis
contradictoires, et une validation de la DG Base de données fournisseurs
Consultation, négociation et
ADV comparaison des offres fournisseurs agrées
Non Offres fournisseurs
Non
ADV Pré évaluation
Fournisseurs agrées ?
Fiche de pré évaluation
Oui fournisseur
Oui
Mise à jour de la base de
ADV Choix du fournisseur données fournisseurs agrées

L’ADV doit préparer le BC sur SAGE, en


ADV Préparation du Bon de commande renseignant le nom du fournisseur, le prix, la Préparation du BC
date de livraison

ADV Etablissement d’un bon de commande Le BC est validé par l’ADV Bon de commande Achat

Un chaufeur livreur est envoyé en compagnie


Validation et transmission au fournisseur
ADV du BC pour récupérer la marchandise auprès du
fournisseur
La réception est faite suivant la procédure de Bon de réception
Réception de la marchandise
Magasinier gestion des entrées magasin
L’assistante Achats, reste en veille sur le
RA système, pour renseigner l’état de suivi des Etat de suivi des commandes
Mise à jour de l’état de suivi des commandes achats encours
commandes achats, et pour contrôler le respect achats
de la procédure d’achat sur Sage, par tout le
RA monde. Devis+BC+BL+BR+Facture
Classement des documents
Code : PS.AC
Processus Version : 02
Date : 30/03/2017
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Gestion des approvisionnements en articles importés


Intervenants Activités Commentaire Documents
ADV/RS Marché enregistré/ordre Une importation est déclenchée lorsque le stock commande client traitée
Commande client traitée Stock de sécurité de sécurité des produits standards s’atteint,
d’exécution
Ou lorsqu’un marché public est décroché, ou Stock de sécurité
lorsqu’une commande spéciale est traitée
ADV Réservation Oui Disponibilité en
sur SI stocks ? Stock sur SI
Non
L’approvisionneur traite la préparation de BC
ADV/RC Renseignement de la préparation de BC (désignation, Quantité, date, date souhaitée de Préparation de BC
livraison…)
Non
DG Le DG statue sur la préparation de BC. préparation de BC validée
Validation ? Report ou refus
Oui L’approvisionneur renseigne l’état de suivi des
demandes d’achats pour entamer le suivi Offres fournisseurs
Oui Disponibilité des Il procède à une consultation de la base de
données d’achat données fournisseurs ainsi que les nouveaux Base de données fournisseurs
RS
Non fournisseurs agrées
Offres fournisseurs
RS Consultation, négociation et Non Fiche de pré évaluation
comparaison des offres fournisseurs
Pré évaluation
RS
Choix du fournisseur
Oui
La validation des BC par le DG est obligatoire
Le chargé achats transmet le BC au fournisseur
RS Etablissement d’un bon de commande Mise à jour de la et une copie de BC à l’approvisionneur
Base de Le chargé achats mis à jour l’état de suivi des Bon de commande Achat
fournisseurs agréés commandes achats
DG/RS Validation et transmission au fournisseur
Le service achats relance le fournisseur pour la
confirmation de la commande Etat de suivi des commandes
RS Réception de la confirmation de la commande Le service achats vérifie les incoterms avec le achats
et la copie de facture Proforma fournisseur Programme de livraison
achats

RS Vérification des incoterms avec le fournisseur commande confirmée


Facture Proforma
incoterms / e-mails
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Date : 30/03/2017
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Gestion des approvisionnements en articles importés (Suite)


Intervenants Activités Commentaire Documents
Une fois que le client confirme la fin de la
production de la commande, le RS ouvre un Dossier d’importation
dossier d’importation, avec un N°
Ouverture du dossier d’importation
le service achats informe le transporteur de
RS la préparation de la commande à la livraison Etat de suivi des commandes
dans les locaux du fournisseur.
Rester en contact avec le transporteur pour
avoir la date exacte du chargement
Prise du contact avec le
Responsable achats
transporteur
Si le fournisseur demande un Demande de règlement
prépaiement, le service achat adresse une fournisseur
demande de prépaiement au comptable,
RA Préparation et domiciliation
qui prépare le règlement
de l’engagement
L’engagement est préparé sur port-net, et Engagement
envoyé pour domiciliation
RA
Réception des copies de : Connaissement, Facture,
Liste de colisage, EUR1(Europe)
Le RA, suit le trajet du navire sur le site de
RA la compagnie maritime. Les informations
Suivi du trajet du navire
pour faire ce suivi sont tirées du
connaissement (La compagnie maritime, les Le connaissement
Réception de l’avis d’arrivée et du pli cartable
coordonnées du navire et du trajet).
RA
Une fois le navire rentre aux eaux Avis d’arrivée
nationales, le RA relance le transporteur Pli cartable original
RA pour l’envoi de l’avis d’arrivée, ainsi que le Etat de suivi des commandes
Envoi du dossier de dédouanement au transitaire pli cartable (Documents originaux

Le dossier de dédouanement est constitué


RA Réception de la fiche de liquidation de : Engagement, facture, liste de colisage, Dossier de dédouanement
Connaissement, EUR 1(s’il existe), Avis Chèque des douanes
d’arrivée.
RA Envoi du chèque des droits et taxes de douanes Le chèque de dédouanement est envoyé au
transitaire aussi
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Processus Version : 02
Date : 30/03/2017
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Gestion des réceptions articles importés


Intervenants Activités Commentaire Documents

Réception de la Une fois que la marchandise est reçue par le


Transitaire marchandise au port transitaire, le service achats adresse une demande de
transport de marchandise au magasin

Oui
Transitaire Contrôle
le transitaire contrôle l’état de la marchandise
Non
(Palettes ou cartons) et avertit le service achats en
Transitaire /RS/ Constatation des dégâts cas d’endommagement
autorités de port

Transitaire /RS/
autorités de port Rédaction et validation d’un PV Procès verbal

RS un PV est rédigé par le transitaire, Le chargé


Envoi du PV à l’armateur et d’achats et les autorités de port Procès verbal
gestionnaire du port
Le service achats adresse une copie de PV à
l’armateur et gestionnaire du port Procès verbal

Chauffeur
Acheminement de la marchandise C’est le chauffeur de QUALITYFIRST qui récupère
vers le dépôt de QUALITYFIRST la marchandise du port et l’achemine vers le dépôt
de Benslimane.
Code : PS.AC
Processus Version : 02
Date : 30/03/2017
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Gestion des achats consommables et prestations de services


Intervenants Activités Commentaire Documents
Besoin en achat consommables/prestations
L’assistante de direction/

Renseignement de la préparation de BC Le Demandeur renseigne la préparation de BC (désignation, Préparation de BC


Assistante de direction Quantité, date, date souhaitée de livraison…)

Non
Validation ? Report ou refus Le service Achats statue sur la préparation de BC. préparation de BC validée

Oui
Etat de suivi des
Oui La Responsable achats renseigne l’état de suivi des commandes d’achat
Disponibilité des
commandes d’achats pour entamer le suivi Base de données
données d’achat
Chargé Achats fournisseurs agrées
Non Offres fournisseurs
Consultation, négociation et
préparation d’un état comparatif
Non
Service Achats/Service
concerné Non Une 1ère évaluation est faite sur la base d'informations Fiche de pré évaluation
Fournisseurs Pré évaluation collectées sur Le fournisseur ou par une visite / audit, le but fournisseur
agrées ? étant d’agréer le fournisseur
Oui
Service Achats Oui
Mise à jour de la base de
Choix du fournisseur données fournisseurs agrées
Chargé Achats

Etablissement de bon de commande achats


Chargé Achats Pour les commandes dont le montant est supérieur
à 1000.00 DH, la validation du DG est obligatoire Bon de commande achat
Validation du bon de commande
Service achats
Prépaiement
Le responsable achats transmet au service financier un
Non dossier de prépaiement fournisseur (Copie BC, devis
Fournisseur avec Transmission au service financier Demande de règlement frs
fournisseur, approbation de la DG)
facilités ? pour préparation de règlement

Oui Etat de suivi des


commandes d’achat
Transmission au fournisseur
Code : PS.AC
Processus Version : 02
Date : 30/03/2017
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Suivi des réceptions


Intervenants Activités Commentaire Documents

Chargé achats reçoit le bon de réception, le bon de Préparation de BC validée


Réception des documents Réception de la facture
RA livraison fournisseur validé de la part de l’entité de Bon de commande
de réception (BR, BL frs…) fournisseur
réception (magasinier,…) Bon de réception
Bon de livraison (Liste de
Chargé achats reçoit la facture de fournisseur colisage) fournisseur validé

RA Analyse de dossier achat Chargé achats procède à un contrôle des documents Facture fournisseur (et
reçus relevé)
Non
Déclenchement
Contrôle
RA des actions En cas d’anomalie, le chargé achat déclenche la
Oui correctives procédure de traitement des non conformités
Facture fournisseur
Validation
RA
Etat de suivi des
commandes
RA

RA Envoi de dossier au service


financier
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Evaluation et suivi des fournisseurs


Intervenants Activités Commentaire Documents

Remontée d’informations sur les L’approvisionneur documente les Fiche d’évaluation des
Utilisateur/Service prestations et les produits fournisseurs informations qui seront à la base du produits et prestations
commercial/RS renseignement de la grille d’évaluation

Une évaluation continue est effectuée sur la Grille d'évaluation des


RS Oui base du retour d’informations auprès des fournisseurs
Evaluation processus concernés Base de données fournisseurs
Non
agrées

RS
Demande de prise de mesures
correctives et préventives au fournisseur L’approvisionneur envoi une lettre de Réclamation au fournisseur
réclamation au fournisseur

Oui
OK ?

Non
Relance au fournisseur
2ème relance de mesures à L’approvisionneur relance le fournisseur sur
RS entreprendre au fournisseur les actions à mettre en place

Base de données fournisseurs


Oui agrées
Maintien de l’agrément
OK ?
fournisseur

Non
Base de données fournisseurs
DG Radiation du fournisseur Le fournisseur est retiré de la base de agrées
données fournisseurs agrées

RS Mise à jour de la base de


données fournisseurs agrées
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Gestion des entrées magasin


Intervenants Activités Commentaire Documents

Magasiner/RS Pour le dépôt de Benslimane, la réception est faite


Réception des articles sans documents. Pour le bureau et le magasin, il Bon de commande/ Bon de
faut faire la réception sur la base du BC. livraison fournisseur/Liste de
Magasinier /RS Non Déclenchement des Les importations sont reçus par le magasinier en colisage
Contrôle actions correctives présence de l’approvisionneur

Oui
Les produits achetés subissent des contrôles à la
Magasinier Édition d’un bon de réception /bon de retour réception et suivant les résultats une décision est Bon de réception
prise sur l'acceptation ou le refus des articles Bon de retour
Stockage des articles
Equipe Magasin
les articles non conformes doivent être identifiés
ou isolés jusqu’au prise de décision sur leur
Mise à jour de l’état du stock
Magasinier/RA/ADV ressort

Bon de réception/Bon de
RS Diffusion des documents aux retour
processus concernés Bon de livraison Fournisseurs
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Gestion des sorties magasin


Intervenants Activités Commentaire Documents

Magasiner Réception des fiches de préparation de livraison le magasiner assure la préparation des sorties magasin Fiches de préparation de
selon les fiches de préparations de livraison faites par livraison
l’ADV
Equipe Magasin Préparation des articles (déstockage)

ADV Renseignement du BL
Bon de livraison

Magasinier Edition du BL

Oui Stock de sécurité


RS Stock de Gestion des
sécurité ? approvisionnements
le magasinier vérifie le stock physique par rapport au
Non stock de sécurité et informe les concernés en cas de
besoin d’approvisionnement

Magasinier
Diffusion des documents aux
processus concernés
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Gestion des transferts inter-dépôts


Intervenants Activités Commentaire Documents

Besoin de transfert de marchandises d’un


Magasin vers un autre
En cas de besoin d’alimenter le magasin de vente, le
chargé ADV renseigne un bon de commande interne et le
Approvisionneur Renseignement de bon de commande interne transmet au magasinier du « Magasin fournisseur » Bon de commande interne

Envoi de BC interne au
Approvisionneur BC interne
« Magasin fournisseur »

Magasinier
Réception de BC interne BC interne

le magasiner prépare les articles demandés selon le bon


Equipe Magasin Préparation des articles (déstockage) de commande interne

Magasinier Renseignement de bon de transfert Bon de transfert

Magasinier Vérification du stock physique

Acheminement des articles vers le


Bon de transfert
« Magasin client »
Livreur
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Gestion du stock dégradé ou endommagé


Intervenants Activités Commentaire Documents

A travers les inventaires hebdomadaires, ou à la


Magasiner Stock dégradé ou endommagé réception de la marchandise, le Magasinier
constate une dégradation sur les produits (peinture
endommagée, érosion, Fissure, Casse…). Il isole
les produits dans le stock de l’atelier de finition. Fiche de dégradation
Il remplit un bon de sortie. Bon de sortie

Magasinier
Édition d’une Fiche de constat de dégradation

Oui
Produits non Isolement jusqu’à décision
réparés ? de leur sort

Non
Les produits qui peuvent être réparés sont
Equipe Magasin Transfert à l’atelier de Finition transférés à l’atelier de Finition,
Les rejets sont isolés dans une zone appropriée
Magasinier

Ouvriers
La réparation Les ouvriers font les travaux nécessaires

Magasinier
Retour au magasin ou livraison au Les produits réparés sont retournés aux rayons de Bon de réception
client stockage, ou isoler dans la zone de chargement ;
dans le cas d’une livraison client.
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Gestion des inventaires


Intervenants Activités Commentaire Documents

DG /RS Décision de réalisation d’inventaire Le magasinier réalise des inventaires en permanence, Planning annuel d’inventaire
comme sur demande du DG, approvisionneur

Magasinier Elaboration de planning d’inventaire Planning d’inventaire

Le planning d’inventaire explique les étapes


d’exécution et les intervenants de dite inventaire
ADV Préparation des documents d’inventaire Liste des articles par dépôt
Inventaire théorique

Réalisation de l’inventaire physique sur la Inventaire physique formalisé


Equipe d’inventaire totalité des articles ou par échantillonnage

Oui
Magasinier Recherche de la cause
Rapprochement ?
d’écart et rectification Inventaire théorique /
Non Inventaire physique
Contrôle de rapprochement entre l’état de stock
théorique et l’état de stock physique
Mise à jour de l’état de stock
ADV / Magasinier
Etat de stock
Elaboration du rapport d’inventaire
Magasinier
Rapport d’inventaire

Transmission des résultats d’inventaire


Magasinier aux processus concernés Etat de stock
Rapport d’inventaire