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Définition
Le terme de bureautique en informatique désigne en générale l’ensemble des applications
ayant pour objectif la mécanisation et l'automatisation du travail de bureau soit les processus
de production, d'expédition, de réception et de conservation des documents (textes, audio,
images).
Ainsi La bureautique se définit comme étant l’ensemble des techniques et des moyens tendant
à automatiser les activités de bureau et principalement le traitement, la production,
l'expédition, la réception et la conservation des documents. On parlera en anglais de office
automation.
A ce titre, le terme bureautique regroupe l'ensemble des techniques et des outils tendant à
automatiser les activités de bureau.
- les outils de production de document (tel que le traitement de texte, les tableurs et tous
les outils spécialisés de production basés sur un métier),
- les outils de communication principalement les logiciels de courrier,
- et finalement les outils de conservation telle que les logiciels de gestion documentaire.
Ces trois catégories représentent les surfaces traditionnelles du travail de bureau soit la
surface de production, les paniers de réception et d'expédition et finalement les
classeurs pour archivage.
Les outils de la bureautique sont habituellement rangés dans diverses catégories : traitement de
texte, tableur, base de données, comptabilité, Reconnaissance vocale qui permet de créer un
texte directement à partir de la voix, présentation assistée par ordinateur (PAO), etc.….
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Outils Bureautique
Introduction
Windows (en anglais fenêtre) est un produit conçu par la firme Microsoft. Il a été
développé en vue d’offrir un environnement graphique visuel chargé de gérer les applications
en complément aux fonctions du D.O.S. (Disk Operating System) qui était le système
d’exploitation utilisé sur les P.C.
La première version de Windows (1.0 sortit en 1983) n’a pas eu beaucoup de succès
auprès du public. Mais au cours des années à venir, différentes versions de Windows ont vu le
jour ; on peut citer entre autre Windows 2.0 en 1987, Windows 3.0 en 1990, Windows 95 en
1995 ou encore Windows 7 en 2007. Windows 3.0, a permis l'utilisation d'un micro-ordinateur
compatible PC à la portée de tous grâce à une interface graphique homme-machine simple
d'emploi, à base d'icônes et de menus déroulants. De nos jours, il est le système d’exploitation
le plus utilisé sur les micro-ordinateurs (type PC).
Windows se caractérise par :
- Une gestion multitâche, c'est-à-dire l’utilisateur peut lancer plusieurs programmes
qui s’exécutent tous en même temps ;
- La présence d’un bouton Démarrer pour ouvrir rapidement des programmes,
rechercher des documents ou utiliser des outils systèmes et une barre de tâche qui
rend le passage d’un programme à un autre aussi facile que le changement des
chaines sur un téléviseur ;
- La possibilité de parcourir, rechercher et gérer les fichiers plus aisément; etc.
1. Démarrer Windows
Il est recommandé de toujours allumer l’écran d’abord ensuite l’unité centrale. Pour démarrer,
votre PC utilise le programme BIOS en mémoire morte (ROM) qui analyse les composants
constitutifs de l’ordinateur : RAM, disque dur, matériels plug-and-play (clavier, souris, etc.).
Une fois Windows lancé un écran de travail apparaît avec un certain nombre de symboles
appelé icônes. Et en bas au coin gauche un bouton “Démarrer”. L'écran ainsi affiché est appelé
"bureau".
2. Le bureau Windows
Le bureau est la zone de travail qu’affiche Windows une fois que vous avez allumé l’ordinateur
et ouvert une session, dans laquelle apparaissent les fenêtres, les icones, les menus et les boites
de dialogues. En fait Windows considère cet écran comme un véritable Bureau (physique) ou
sont disposés divers outils de travail. Lorsque vous ouvrez des programmes ou des dossiers,
ceux-ci s’affichent sur le Bureau.
Les icônes : ce sont des petites images affichées à l'écran qui représentent des fichiers,
des dossiers, des programmes, etc. et qui permettent de lancer un programme
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Outils Bureautique
Le bouton Démarrer
La barre des taches
Les fenêtres : une fenêtre correspond à la portion de l’écran ou la zone dans laquelle les
processus ou les programme peuvent s’exécuter. Elle présente toujours dans sa partie
supérieure le nom et l’icône du programme qui s’exécute. Les fenêtres peuvent être
fermées, redimensionnées, déplacées, réduites en bouton dans la barre des tâches ou
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affichées en plein écran. Il faut noter qu’il est possible d’ouvrir plusieurs fenêtres à la
fois.
3. Explorateur Windows
L’explorateur Windows (en anglais, Windows Explorer) est le gestionnaire de fichiers fourni
avec le système d'exploitation Microsoft Windows. Il offre un environnement qui nous permet
de gérer nos dossiers et fichiers. Il permet, notamment, d'afficher et de modifier le nom des
fichiers et des dossiers, de créer, ordonner et manipuler les fichiers et les dossiers (copier,
déplacer, effacer), d'ouvrir les fichiers de données, et de lancer les programmes. Il offre une
autre manière de voir et gérer les éléments de l’ordinateur, qu’il présente sous forme d’une
hiérarchie, appelée « arbre ». Il est divisé en deux parties :
La partie gauche : elle porte les disques et répertoires ;
La partie droite : elle présente le contenu des disques et répertoires.
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5. Panneau de configuration
Le Panneau de configuration de Windows rassemble la majorité des options modifiables de ce
système d'exploitation. Il vous permet de personnaliser et configurer Windows en fonction de
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Outils Bureautique
vos envies (modifier les paramètres de Windows). Ces paramètres contrôlent quasiment tous
les éléments relatifs à l’aspect et au fonctionnement de Windows.
Le panneau de configuration est accessible via le menu démarrer. Cliquez sur démarrer,
panneau de configuration (ou démarrer, paramètres, panneau de configuration).
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Outils Bureautique
I. Word
MicroSoft-Office est une suite bureautique éditée par Microsoft pour les plates-formes
Windows et Macintosh. Microsoft Office est actuellement la suite bureautique la plus connue
dans le monde. Depuis la version 2003, Microsoft a rajouté le mot « Office » devant le nom de
chaque logiciel de la suite qui semble devenir de moins en moins adaptée pour les particuliers,
Microsoft recommande ainsi Works Suite pour la famille. La dernière version est MicroSoft-
Office 2010 et a été améliorée à l’aide de nouvelles fonctionnalités et optimisé pour la
publication d’information sur le Web. Les applications MicroSoft-Office les plus courantes sont
entre autre :
MS WORD
MS EXCEL
MS POWERPOINT
MS ACCESS
MS PUBLISHER
MS INFOPATH
MS OUTLOOK
Microsoft Office Word est un logiciel de traitement de texte. Il est considéré comme le
programme central de Microsoft Office. Il domine le marché du logiciel de traitement de texte.
Un traitement de texte permet, de saisir, modifier, mettre en forme, ouvrir et sauvegarder un
document. En utilisant MS Word, vous pouvez créer facilement et rapidement des mémos, des
rapports, des lettres, des graphiques et des bulletins d'information. Vous pouvez également,
entre autres possibilités, ajouter des graphismes à des documents et utiliser d'autres
programmes de Microsoft Office pour importer des données dans un document Word. Non
seulement Word vous fait gagner du temps, mais il vous permet aussi de vérifier l'orthographe
de vos documents et de les modifier avant de les imprimer.
Le format par défaut d’un document Word (2003) est le « .doc » et à partir de la version 2007 le
« .docx ».
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barre de titre. Elle contient toutes les commandes relatives à l’application. Pour
déclencher une action, il suffira de “dérouler” le menu avec la souris, puis glisser
celle-ci jusqu’à l’option désirée.
- La barre d'outils Standard : C’est la barre d'outils qui permet d'accéder
rapidement aux fonctions d'édition les plus utilisées. La barre d'outils Standard
est située juste au-dessous de la barre de menus.
- La barre d'outils Mise en forme : Elle permet d'accéder rapidement aux
fonctions de mise en forme les plus utilisées. Le nom des boutons s'affiche dans
une info-bulle lorsque vous placez le pointeur de la souris sur l'un de ces
boutons.
- Le point d'insertion : C’est un trait vertical clignotant qui s'affiche dans la fenêtre
du document pour indiquer l'endroit où s'affichera le prochain caractère (lettre,
chiffre, espace, tabulation, saut de page, marque de paragraphe ou symbole
pouvant être saisi dans un document) tapé au clavier.
- Une barre de dessin : Elle permet de représenté les formes.
- Les boutons modes d’affichage : Situez en bas à gauche de l’écran, 5 petits
boutons permettent de choisir le mode d’affichage de votre document sur
l’écran :
« Normal » : on ne voit pas les marges ;
« Web » : mode conçu pour créer une page de site Internet ;
« Page » : mode actif par défaut, il permet de voir les 4 marges : haut,
bas, gauche, droite. Les marges du haut et du bas peuvent être
rapidement affichées ou masquées en cliquant sur le bord supérieur ou
inférieur de la page (pointeur en double flèche). On les masque pour
gagner de la place sur l’écran ;
« Plan » : dans un long document, il permet de visualiser l’enchaînement
des titres et des sous-titres, également d’en modifier la structure ;
« Lecture » : ce mode comporte une barre d’outils, affichée sous la barre
des menus. Par exemple, le bouton « Miniatures » affiche les pages du
document en miniatures, sur la gauche de l’écran. Pour les masquer,
désactivez le bouton en cliquant à nouveau dessus. Pour revenir à un
autre mode d’affichage, cliquez sur Affichage de la barre des menus,
choisissez le mode d’affichage souhaité.
- Une barre d’état : Elle donne l’Etat du curseur à tout moment c'est-à-dire la
position du curseur: numéro de la page, de la section en cours, position dans la
page, etc. ...
- Deux barres de défilement horizontal et vertical.
- Deux règles horizontale et verticale qui permettent de définir les marges de
notre feuille de saisie.
- Les boutons de navigation : Boutons utilisés pour déplacer l'affichage dans un
grand document. Ces boutons sont situés sur la barre de défilement verticale.
- Le bouton Réduire : Bouton qui réduit une fenêtre en un bouton dans la barre
des tâches Windows. Il se présente sous la forme d'un bouton avec un trait
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Les positions de la barre de menu et la barre d'outils, ainsi que la position des icônes
dans la barre d'outils peuvent être modifiées et adaptées selon les souhaits de
l'utilisateur.
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Enregistrement
Afin de conserver un fichier pour une utilisation ultérieure, vous devez stocker le
document sur votre disque dur. Pour stocker un document de façon permanente,
vous devez l'enregistrer sur votre disque dur, faute de quoi il sera supprimé lorsque
vous quitterez Word. Lorsque vous enregistrez un document, vous lui attribuez un
nom de fichier unique afin de pouvoir le récupérer ultérieurement.
Pour enregistrer un document, il suffit de cliquer sur le bouton Enregistrer de la
barre d'outils Standard.
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Word souligne les fautes d’orthographe d’un trait rouge et les fautes de grammaire d’un trait
vert. Vous pouvez laisser tel quel, ou bien faire un clic droit sur le texte souligné, et choisir les
propositions de Word.
Pour apporter une correction à un document déjà saisie, vous devez tout d'abord déplacer le
point d'insertion jusqu'à l'emplacement où vous voulez procéder à la modification à l’aide de la
souris ou des touches de direction situées sur le clavier. Les touches Backspace ( ) ou Suppr
permettent de supprimer les erreurs de frappe.
Se déplacer dans le document consiste à déplacer le curseur à travers le texte, à l’aide des
touches de direction ou de la souris.
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Avec la souris
Pour déplacer le texte sélectionné : cliquez-glissez jusqu’à l’endroit de
destination.
Pour copier le texte sélectionné : en cliquant-glissant, maintenez cette fois la
touche Ctrl appuyée (le signe + apparaît alors).
Avec la barre d’outils Standard : bouton Couper (icône ciseaux) ou bouton Copier (une
feuille et sa copie) ; puis cliquez à l’endroit de destination pour y placer le curseur ;
bouton Coller (icône porte-bloc avec feuille).
L’activation de chacun de ces boutons peut être remplacée par un raccourci clavier :
Couper = Ctrl + X (X symbolise les branches d’une paire de ciseaux) ;
Copier = Ctrl + C (C comme Copier) ;
Coller = Ctrl + V (V… on colle \ et /).
Juste après avoir collé un élément, un bouton apparaît doté d’un menu déroulant et d’info-bulle
« Options de collage ». Comme son nom l’indique, il propose des options de collage.
Le Presse-papiers
Pour afficher le Presse-papier : menu Edition > Presse-papiers. Il apparaît à droite de l’écran, sur
le Volet Office.
Il est pratique et conserve en mémoire les 24 derniers éléments coupés ou copiés. Cliquez sur
l’un d’eux permet de le coller à l’emplacement du curseur.
Pour supprimer un élément du Presse-papiers : clic droit dessus, puis Supprimer.
3. MISE EN PAGE
C’est la limitation ou l’utilisation rationnelle de l’espace réservé du format sur lequel on
voudrait travailler. La mise en page renvoi à la sélection du format de papier, à l’orientation du
papier, à la gestion des marges, à l’en tête et pied de page, etc.. Pour effectuer une mise en
page :
- Cliquez sur fichier,
- Cliquez sur mise en page.
Il est important de vérifier et de modifier si nécessaire, la mise en page d’un document avant
impression. La même mise en page (marges, orientation, en-tête et pied de page) est
normalement automatiquement reproduite sur toutes les pages du document. Il est cependant
possible d’obtenir des mises en page différentes en créant des sections.
Pour voir la mise en page appliquée, affichez les pages en miniatures sur le côté gauche de
l’écran : menu Affichage > Miniatures.
Vous pouvez également avoir un aperçu de votre document : barre d’outils Standard, bouton
(feuille avec loupe) « Aperçu avant impression ».
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3.2. Orientation
La même fenêtre, onglet « Marges », permet également de changer l’orientation des pages. Par
défaut, l’orientation est verticale (Portrait). On peut la choisir horizontale (Paysage).
Il est possible, par exemple d’insérer une image avec l’habillage « Derrière le texte » puis la
déplacer et la redimensionner par cliqué-glissé. Bien qu’elle dépende de l’en-tête, elle peut
occuper tout l’arrière-plan de la page (pour la sélectionner, cliquez sur le bouton (flèche
blanche) de la barre d’outils « Dessin »).
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Sans créer de sauts de section, vous pouvez obtenir des en-tête et pied de page différents au
sein d’un même document, en utilisant la fenêtre « Mise en page » : menu Fichier > Mise en
page.
La fenêtre « Mise en page » s’affiche. Choisissez l’onglet « Disposition », puis la rubrique « En-
têtes et pieds de page ».
Vous pouvez opter pour des en-tête et pied de page différents pour la première page du
document, ou bien concernant les pages paires ou les pages impaires.
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Un attribut est une caractéristique telle que la mise en gras, en italiques ou en minuscules, le
soulignement, la police (style des caractères), la taille de police et la couleur du texte.
À l'extrémité gauche de la barre d'outils Mise en forme, les trois premières zones sont (de
gauche à droite) la zone Style, la zone Police et la zone Taille de police. Elles indiquent le nom
du style, le nom de la police de caractères et la taille de caractères en cours d'utilisation.
Lorsque vous mettez en forme un document, vous pouvez ouvrir le volet Office Révéler la mise
en forme pour afficher la mise en forme du texte sélectionné, notamment sa police de
caractères et les effets associés. Le volet Révéler la mise en forme permet d'afficher, de
modifier ou d'effacer la mise en forme du texte sélectionné. Il permet également de
sélectionner du texte en fonction de sa mise en forme : vous pouvez ainsi le comparer à la mise
en forme utilisée dans d'autres parties du document.
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Pour appliquer un retrait à plusieurs paragraphes, vous devez d’abord les sélectionner. En
revanche, pour appliquer un retrait à un seul paragraphe, il suffit que le curseur y soit.
Si le réglage des retraits avec la règle ne vous semble pas assez précis, passez par le menu
contextuel : clic droit sur le texte sélectionné > Paragraphe > onglet Retrait et espacement. Pour
obtenir cette fenêtre plus rapidement, double-cliquez sur l’un des quatre symboles de retrait de
la règle.
Boutons « Diminuer le retrait » et « Augmenter le retrait »
Ces deux boutons sont situés sur la barre d’outils de Mise en forme.
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Changement d’interligne.
L’espace entre les lignes de texte est appelé interligne. Vous pouvez les modifier selon votre
goût.
1) Sélectionner les paragraphes à modifier l’interligne.
2) Dans le menu format, cliquez sur paragraphe puis sur l’onglet retrait et espacement.
3) Sous interligne, cliquez sous les options souhaitées.
La fenêtre « Paragraphe » permet également de définir :
- des espacements précis entre les paragraphes ;
- des interlignes.
Observez l’aperçu en fonction de votre choix.
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La barre de dessin est située en dessous de la feuille Word. C’est une barre indispensable dans
l’utilisation parfait de Microsoft Word.
Elle comporte les menus tel quel:
Dessin qui possède des commandes permettant de grouper, dissocier, regrouper, mettre
l’ordre ou changer la forme d’un objet.
Forme automatique avec des commandes qui permettent d’avoir des formes spécifiques
et automatiques.
En plus des menus nous avons les boutons tels que :
Trait, Flèche Rectangle, Ellipse zone de texte qui nous
permet de placer ces derniers automatiquement sur la feuille Word.
Les couleurs de remplissages ; les couleurs de contours ; Les couleurs de police
Pour appliquer un de ces paramètres, sélectionnez l’objet à colorier puis cliquez sur la couleur
désirée, à cet effet l’objet utilise automatiquement la couleur choisie.
Style de trait ; style de ligne ; style de flèche ces boutons
permettent de changer le style de trait, de ligne et de flèche. Pour le faire, après avoir
sélectionné le trait, la ligne ou la flèche ; Appliquez le style voulu.
Ombre 3D . Pour obtenir de l’ombre, après avoir sélectionné l’objet à
transformer, cliquez sur ombre et l’ombre apparaît sur l’objet.
Sélection des objets
Rotation libre C’est un bouton qui permet de faire roter toutes les formes
automatiques.
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Dessiner un tableau
Pour dessiner, un tableau cliquez sur le bouton Tableaux et Bordures de la barre d’outils
Standard, une autre barre d’outils « Tableaux et bordures » s’affichera ; cliquez sur le premier
bouton d’info-bulle « Dessiner un tableau » pour l’activer ; le pointeur de la souris se
transforme en crayon.
Tracez votre tableau et peaufinez sa mise en forme.
En cas d’erreur :
- utilisez temporairement la gomme en appuyant sur la touche Maj le temps du gommage, vous
retrouverez ensuite le pointeur en crayon ;
- ou soit la barre d’outils Standard, le bouton flèche « Annuler ».
Pour terminer, désactivez le bouton « Dessinez un tableau » de la barre d’outils « Tableaux et
bordures », ou bien appuyez sur Echap.
Insérer un tableau
Au lieu de dessiner un tableau, vous pouvez en insérer un. Cliquez sur l’endroit où vous
souhaitez créer le tableau puis menu Tableau > Insérer > Tableau ; et enfin paramétrez le en
indiquant le nombre de lignes ou de colonnes.
Si vous souhaitez qu’il occupe toute la largeur de la page, laissez la valeur « Auto » pour
l’ajustement.
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Création de colonnes
Par défaut, un texte est présenté sur une seule colonne. Avant de modifier un document en vue
d'ajouter des colonnes, il est important de savoir comment vous souhaitez que les colonnes
apparaissent sur la page, le nombre de colonnes à utiliser et leur type de mise en forme.
Le bouton Colonnes de la barre d'outils Standard permet de créer rapidement des colonnes de
largeur identique. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, Word affiche un menu graphique qui
vous permet d'indiquer le nombre de colonnes souhaité.
Vous pouvez également utiliser la boîte de dialogue Colonnes pour créer des colonnes de
largeur identique (ou non) ou personnaliser chaque colonne avec un espacement donné. Une
fois la mise en forme des colonnes définie, vous pouvez modifier les colonnes à l'aide de la boîte
de dialogue Colonnes ou de la règle. Si vous définissez des colonnes dans un document existant
sans sélectionner de texte, Word inclut l'intégralité du document dans les colonnes en
respectant la mise en forme définie.
7. LE PUBLIPOSTAGE
Comme son nom l’indique, un publipostage est l’ensemble des opérations à réaliser pour créer
un document ou une lettre publicitaire (publi) envoyée (postage) à un ensemble de personnes,
chaque courrier (pouvant être un mail) étant adapté au destinataire (civilité, nom, adresse,
etc.). On appelle également « publipostage » ce courrier ou le document en question. On peut
aussi créer par publipostage des étiquettes, enveloppes et répertoire. La réalisation d’un
publipostage requiert :
- un premier document contenant une source de données, en l’occurrence une liste de
destinataires avec leurs coordonnées ;
- un deuxième document, qui servira de base au courrier envoyé.
Le publipostage est un troisième document constitué à partir des deux fichiers précédents. Des
champs de fusion ont été insérés dans le document de base (courrier dans le cas d’une lettre) ;
ces champs contiennent des données sur les destinataires.
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3) Dans la boite de dialogue modifier le texte Word art, saisissez le texte que vous souhaitez
mettre en forme, sélectionnez éventuellement d’autres options puis cliquez sur ok.
Pour ajouter ou modifier les effets de texte, utilisez les boutons de la barre d’outils Word art et
dessin.
Recherche de mot dans le dictionnaire des synonymes.
Un document comportant des mots répétitifs devient peu agréable. Word vous aidera à trouver
des synonymes des mots déjà utilisés.
1) Sélectionnez ou saisissez le mot du document pour lequel vous souhaitez rechercher un
synonyme, un antonyme ou des termes apparentés.
2) Dans le menu outil pointé sur langue puis sur synonyme.
3) Sélectionnez les options souhaitées.
Insertion d’une image.
1) Dans le menu «insertion», cliquez sur image puis sur image de la bibliothèque.
2) Dans le tableau qui s’affiche, cliquez sur l’image.
3) Sélectionnez le clip et fermer, l’image s’affiche.
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