Les outils de pilotage d’un projet

Tableau récapitulatif

Etapes
Outils Cadrer Conduire Conclure
Fiche d’expression de besoins
Dossier d’étude d’opportunité
Note de cadrage
Tableau d’analyse des aléas
PERT
Gantt
Fiche d’évaluation des charges
Plan de communication
Tableau de bord du projet
Plan d’action
Fiche de relevé de décision
Fiche de bilan de projet

1
 Fiche d’expression de besoins
Imprimé type
Rédacteur : Structure :
Personnes consultées Leur structure
Rappel du cotexte

Objet

Objectifs poursuivis

Rappel de l’existant

Gains attendus

Contraintes

Risques

2
 Dossier d’étude d’opportunité
Imprimé type
Dossier d’étude d’opportunité
Projet : Journée divertissements pour un collège privé

Objet : Organisation de différentes activités de

divertissement au profit des étudiants d’un collège privé.

Objectifs et enjeux : La journée de divertissement vise à

offrir aux étudiants de ce collège une journée de
divertissement qui va faire changer la routine des cours et
qui va permettre l’épanouissement intellectuel de ces
étudiants à travers des compétitions et jeux d’intelligence
et culturels, tout cela va permettre l’augmentation de
l’image et la notoriété de cette école face à ses
concurrentes .
Pour les enjeux c’est de permettre à cette offre d’être assez
attirante pour les écoles pour qu’il peut y avoir une
possibilité de financement par l’école qui va en bénéficier
ainsi que les enjeux techniques : dont la logistique qui va
porter principalement sur le local, l’aménagement, la
sonorisation, les trophées, les pauses cafés…

Description de l’objet du changement : Donner une

nouvelle énergie à ces étudiants et leur inciter à intégrer le
monde associatif et parascolaire (le manque des activités

3
de divertissement au sein des écoles).

Impacts organisationnels et humains : Apprentissage de

négociation et des techniques de communication auprès
des professionnels concernés et les enfants participants.

Exigences de qualité : Engagement de l’équipe

Planification à priori.
Gestion des imprévues.
Collaboration.
Communication.

Volumes prévus : Un budget qui ne va pas dépasser les

3000 MAD.
Au profit d’un nombre d’étudiant entre 60 et 80.
Dans une seule journée de 9h30 à 18h.

Délais de mise en œuvre : Avant l’arrêt des cours dans les

écoles/Avant l’examen de la 3ème année collège.

4
 Note de cadrage
Imprimé type
Projet : journée de divertissement
Chef de projet : OUMAIMA BOUKRINE
 Origine du projet : Partager les compétences des étudiants
ENCGistes dans l’organisation des évènements au sein d’une
école privée afin de leur initier à l’organisation des événements.
 Objectifs : Initier les élèves au monde événementiel,
entrepreneurial et associatif.
 Périmètre du projet : formation et divertissement des élèves.
 Périmètre hors du projet : communication des compétences des
ENCGoistes.
 Contraintes : difficulté de trouver une école privée partante
financièrement et logistiquement.
 Description de l’équipe projet :
Oumaima BOUKRINE,Imane DBIJ,Abdessamad HADI et
M’hamed NOUALI étudiants option Gestion Financière et
Comptable à l’ENCGO.
Les responsabilités du chef de projet :représentation de l’équipe
devant les parties prenantes et assurer la coordination entre les
membres de l’équipe.
Les responsabilités de l’équipe projet :
 Le mode de pilotage du projet : planification, suivi sur les
groupes de discussion (Facebook,wtsp..)réunion 2 fois par
semaine pour discuter l’état d’avancement et els difficultés ,CR
après chaque réunion et un rapport après la réalisation du
projet
(calendrier de réunions, modes de reportings, modalités de pilotage)

5
  Les moyens :
 Investissements : Location de sonorisation, TVs, PS4,les
affiches,badges,les jouets,….
 Budget de fonctionnement :1500 MAD (charges du comité
inclues)
 Dispositions particulières :
(organisation, contraintes, phases, calendrier…)
 Calendrier du projet :
- phase de planification et programmation
- phase de préparation
- phase d’exécution
 Date de début : 30/03/2019
 Date de mise en place :03/05/2019
 Date de fin : 11/05/2019

 Durée totale : 42 jours

6
 Tableau d’analyse des aléas
Imprimé type

Gravité Gravité Gravité Actions

Tâches Aléas Probabilité
objectifs délais moyens prévent
Classer
taches p
L’ordre de Blocage de ordre
Entre 3 et 5
Planification priorité qui peut 15% l’avancement du d’importa
jours
être défaillant travail. temporell
organisati
lle.

Réunion
s’assurer
Ne pas Toute la les objec
Dévier sur les
Objectifs 10% atteindre les durée du et l’éta
objectifs fixés.
objectifs. projet d’avance
t se
converg

Eviter t
support
Risque lié au
commun
refus d’un de
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La Les difficultés nos canaux de
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détermination de convaincre communication
30% durée de éléments
de l’école l’école par notre à travers
l’événement. sont cont
partante offre. lequel on va
politiqu
réaliser nos
stratégie
objectifs.
commun
on de l’éc
Logistique L’indisponibilité 40% La difficulté de Le jour J Manque Prévoir
des moyens réaliser toutes des budget p
primordiaux à les sections moyens compen
l’école. prévues humains l’écart d
Un écart entre et charge
les charges techniques
prévues et
réelles

7
 Répartit
Inadéquation Disponibil
rationne
Consentement Profil/Tache ité
Répartition des tache
de tous les 25% qui va 7 jours temporelle
des taches allocati
membres engendrer un et
d’un bud
retard. financière.
de roulem

Augmenta Collecte
Retards de la
tion des maximu
Délais, moyens, date de fin de
coûts liée d’inform
imprévus et projet dû au
aux ns sur l
Exécution public 50% contraintes 10 jours
contrainte contrain
majoritairement matérielles
s matériell
mineurs ou/et
matérielle immatéri
immatérielles
s .
Des réun
quotidien
physique
sur le
Absence de la réseau
concordance L’incapacité de sociaux p
Rapport final entre la 15% réaliser tous les - - s’assurer
planification et objectifs fixés le proj
la réalisation. avanc
conform
nt aux
objecti
fixés

Problèmes liés
Retards Demand
aux Le non-respect
d’obtention les
Les parties autorisations et des délais
10% des - autorisat
prenantes accessibilités. prévus de
autorisations nécessai
Les procédures réalisation.
.1 semaine au préala
des demandes

8
 P.E.R.T
Exemple de schéma

9
 Exemple de tableau de Gantt
Déroulement du 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 T
projet/ tâches
Phase de
préparation
Formalisation de
la structure
Formalisation des
processus
opérationnels
Recensement et
formalisation des
supports de travail
Adaptation des
outils de pilotage
Identification des
besoins
d’adaptation
Phase de mise en
place
Elaboration des
modules de
formation
Formalisation de
plan de
démultiplication
Comité de X X X X X X X X X X
pilotage
Charge
(jours/homme)
Acteur 1 1,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 5
Acteur 2 5 15 15 15 17 17 15 15 15 129
Acteur 3 2 2 1 1 1 1 2 1 1 2 14
Acteur 4 4 5 10 10 10 10 10 5 3 3 70

10
 Fiche d’évaluation des charges
Imprimé type
Libellé du projet : Challenge DAY
Code du projet : 007-01
Date de démarrage : 30/03/2019
Date de fin : 11/05/2019
Coût en dh du jours/ homme :
Date d’établissement de la fiche : 09/04/2019
Déroulement du projet

Etapes Date de Charge acteurs Total Coût en

fin cible charge dh
en j/h
Etape 1 0 00
Etape 2 0 00
Etape 3 0 00

0 00
0 00
Totaux 0 0 0 0 00

11
 Plan de communication
Imprimé type

Etape du projet :
Objectif de l’étape
Date :
Cibles Objectifs Messages Supports Responsable Moment

Destinataire de la Définir le Construire Définir la Identifier le Fixer les

communication par résultat à le contenu forme et les moyen humain rendez vous de
catégorie homogène atteindre par des moyens à approprié pour communication
les actions de actions mettre en réaliser la et leur
communication propres à œuvre pour communication fréquence
atteindre réaliser la
l’objectif communication
fixé

Vers qui ? Pourquoi ? Quoi ? Comment ? Qui ? Quand ?

12
 Tableau de bord du projet
Imprimé type

Semaine
Etabli par
Code du projet
Etapes Indicateurs de Unité Objectif Semaine 1 Semaine 2 Semaine N Sources de Observations
résultats de Prévue Réelle Prévue Réelle Prévue Réelle vérifications
mesure

Aspect financier Semaine 1 Semaine 2 Semaine N Sources de Observations

Prévue Réelle Prévue Réelle Prévue Réelle vérifications
Budget

Economies

13
 Plan d’action
Exemple de plan d’action service gestion des crédits
Objectif du plan d’action : créer un lettrage sur le compte chèques et réduire la fréquence
de suivi
Enjeux : réduire la charge de travail sur ce compte (gain de 0,5
centimes)
Responsable du projet : CB

N° Actions Responsable Groupe Délai Date de Date de fin

début
1 Voir les services A Crédits 2 01.01.2008 28.02.2007
émetteurs de aux mois
chèques et les particuliers,
marchés pour monétique,
leur donner les effets et
consignes pour le ordre
libellé bancaires,
comptabilité
générale,
dépôts
épargne et
para -
bancaire,
service de
financement.
1.1 Revoir le B 2 01.01.2008 28.02.2007
paramétrage mois
Règle de jeu
1.2 Mettre en place le A 2 01.01.2008 28.02.2007
lettrage sur le mois
compte,
supprimer les
extraits
journaliers
2 Modifier la A 2 01.01.2008 28.02.2007
procédure interne mois
au service

14
 Fiche de relevé de décision
Imprimé type

Fiche de relevé de décision

Sujet :

Objectif :

Description

Contexte :

Proposition :

Réponses et observations

Instance de validation

Date de validation Signature

15
 Fiche de bilan de projet
Imprimé type
Bilan de projet
Rappels des Résultats Ecarts Observations
objectifs fixés atteints
lors du cadrage

Indicateurs de Résultat chiffré Différence en le Causes

performance observé prévu et le explicatives de
cibles réalisé l’écart

Conclusions
(enseignement à tirer du projet pour les projets à venir)

16