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Table des matières

 3.1 - Stratégie d'approvisionnement - Introduction


o 3.1.1 - Planification des achats
o 3.1.5 - Évaluations des risques liés aux achats de niveau de complexité 1, 2 ou
3
o 3.1.10 - Traitement des risques signalés dans le document d'approbation
o 3.1.15 - Achats complexes
 3.5 - Instruments d'achat existants
o 3.5.1 - Offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement
obligatoires
 3.10 - Processus de passation de contrats concurrentiels
 3.15 - Processus de passation de contrats non concurrentiels
o 3.15.1 - Justification du processus non concurrentiel
o 3.15.2 - Code de conduite (unique source d’approvisionnement)
o 3.15.5 - Préavis d'adjudication de contrats
 3.15.5.1 - Délais prescrits pour les préavis d'adjudication de contrats
 3.15.5.5 - Procédures d’affichage d’un préavis d’adjudication de contrat
 3.15.5.10 - Énoncé des capacités (processus de contestation)
 3.15.5.15 - Exceptions aux préavis d'adjudication de contrats
 3.15.5.20 - Documentation du dossier d'achat
 3.20 - Calendrier d'approvisionnement
 3.21 - Gestion des achats urgents
 3.22 - Besoins urgents (Travaux publics et Services gouvernementaux Canada à titre
d’autorité contractante)
o 3.22.5 - Exceptions aux processus dans une situation d'urgence
o 3.22.10 - Besoins urgents (ministères et organismes fédéraux)
o 3.22.15 - Autres points à considérer en ce qui a trait à la gestion des besoins
urgents
 3.25 - Méthodes d'appel d'offres en vertu des accords commerciaux
 3.30 - Méthodes d'approvisionnement
 3.35 - Contrats
o 3.35.1 - Contrats comportant des autorisations de tâches
 3.35.1.1 - Définition
 3.35.1.5 - Application
 3.35.1.10 - Conditions d'utilisation
 3.35.1.15 - Documents d'approbation des contrats avec autorisations de
tâches
 3.35.1.20 - Demandes de soumissions et contrats subséquents
 3.35.1.25 - Formulaires
 3.35.1.30 - Limites financières des autorisations de tâches individuelles
 3.35.1.35 - Séparation des fonctions
 3.35.1.40 - Autorisation et émission d'autorisations de tâches
 3.35.1.45 - Administration des autorisations de tâches par les clients de
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
 3.35.1.50 - Modification d'une autorisation de tâches par le client
 3.35.1.55 - Surveillance et encadrement
 3.35.1.60 - Rapports sur les contrats avec autorisation de tâches
 3.40 - L'offre à commandes comme méthode d'approvisionnement
 3.45 - L'arrangement en matière d'approvisionnement comme méthode
d'approvisionnement
 3.50 - Achats assujettis aux accords commerciaux
o 3.50.1 - Approvisionnement d'ordre général
o 3.50.5 - Applicabilité des accords commerciaux aux offres à commandes et aux
arrangements en matière d'approvisionnement
 3.51 - Aperçu de l'intégrité
 3.55 - Exigences relatives à la sécurité industrielle (personnel ou organismes)
o 3.55.1 - Sécurité et calendrier
 3.60 - Achats de faible valeur
o 3.60.1 - Besoins
o 3.60.5 - Facteurs géographiques et achats de faible valeur
 3.65 - Stratégie en matière d'achats écologiques
 3.70 - Examen des approvisionnements
 3.75 - Petites et moyennes entreprises
o 3.75.1 - Rôle et initiatives du Bureau des petites et moyennes entreprises
o 3.75.5 - Outils et services en ligne de Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada et rôle du Bureau des petites et moyennes entreprises
 3.80 - Demandes assujetties aux ententes sur les revendications territoriales globales
(ERTG)
 3.85 - Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones
 3.90 - Passation de contrats avec d'anciens fonctionnaires
 3.95 - Propriété intellectuelle (PI)
 3.100 - Mesure corrective du rendement d'un fournisseur
 3.105 - Exception relative à la sécurité nationale
o 3.105.1 - Accords commerciaux et invocation de l'exception relative à la
sécurité nationale
o 3.105.5 - Textes relatifs à l'exception relative à la sécurité nationale
o 3.105.10 - Procédures pour l'invocation de l'exception relative à la sécurité
nationale
 3.110 - Services juridiques
 3.115 - Conférence des soumissionnaires
 3.116 - Visite des lieux
 3.120 - Rôles et protocoles d'entente
 3.125 - Corporation commerciale canadienne
 3.130 - Politique sur le contenu canadien
 3.135 - Surveillants de l'équité
 3.140 - Établissement du coût du cycle de vie
o 3.140.1 - Exigences générales
 3.145 - Coûts et profit
 3.150 - Normes et assurance qualité
o 3.150.1 - Normes, spécifications et description de l'achat
o 3.150.5 - Assurance officielle de la qualité à la source
o 3.150.10 - Programmes de listage
o 3.150.15 - Listes des produits homologués du ministère de la Défense nationale
o 3.150.20 - Office de normes générales du Canada
 3.150.20.1 - Aperçu de l'Office des normes générales du Canada
 3.150.20.5 - Listes, spécifications ou normes nouvelles
o 3.150.25 - Appareillage électrique
 3.155 - Cartes d'achat
o 3.155.1 - Cartes d'achat dans la passation de contrats
o 3.155.5 - Gestion des cartes d'achat
 3.160 - Paiements de redevances et contrats de licence
 3.165 - Marchandises contrôlées
 3.170 - Construction de navires, réparation, radoub et modernisation
o 3.170.1 - Renseignements à inclure dans l'Avis de projet de marchés et à
l'adjudication de contrat
o 3.170.5 - Approvisionnement en matière de construction navale
o 3.170.10 - Travaux de réparation, de radoub et de modernisation
 3.175 - Achats liés à la défense des États-Unis
 3.176 - Approvisionnements du Bureau de Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada en Europe – Allemagne
 3.180 - Programme mixte d'agrément
 3.185 - Ventes de matériel militaire à l'étranger
 3.190 - Système américain régissant les priorités et les attributions en matière de
défense
 3.195 - Gestion des risques
o 3.195.1 - Politique sur la gestion des risques du Secrétariat du Conseil du
Trésor
o 3.195.5 - Processus de gestion des risques liés à la limitation de la
responsabilité de l'entrepreneur
 3.195.5.1 - Processus de gestion des risques liés à la limitation de la
responsabilité de l'entrepreneur - Renseignements généraux
 3.195.5.5 - Évaluation des risques
 3.195.5.10 - Contrôle des risques
 3.195.5.15 - Financement des risques
 3.200 - Responsabilité de l'entrepreneur
o 3.200.1 - Responsabilité de l'entrepreneur - Renseignements généraux
o 3.200.5 - Indemnisation
 3.205 - Processus d'examen pour la création, le renouvellement et la prolongation des
offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement
o 3.205.1 - Processus d'examen
o 3.205.5 - Publication d’information sur l’offre à commandes ou l’arrangement
en matière d’approvisionnement dans l'application sur les offres à commandes et
arrangements en matière d'approvisionnement (Appli OCAMA)
o 3.205.10 - Emploi des documents uniformisés d’approvisionnement
ministériels
o 3.205.15 - Rapports sur les données d’utilisation
 3.1 - Annexe : Questions du Conseil du Trésor pour les fournisseurs uniques
 3.2 - Annexe : Raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité contenues dans les
accords commerciaux
 3.3 - Annexe : Contenu d'un modèle de préavis d'adjudication de contrat
 3.4 - Annexe : Gestion des autorisations de tâches
o 3.4.1 - Annexe : Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de
tâches à l'intention des clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
o 3.4.2 - Annexe : Modèle d'entente – à l'intention des clients de Travaux publics
et Services gouvernementaux Canada
 3.5 - Annexe : Exigences et processus d'approbation du Comité d'examen des
acquisitions
 3.6 - Annexe : Politique sur le contenu canadien : Règles de détermination de l'origine
 3.7 - Annexe : Lettre de demande d'exception relative à la sécurité nationale : Modèle
 3.8 - Annexe : Comparaison des différentes méthodes d'approvisionnement

3.1 Stratégie d'approvisionnement - Introduction

(2015-09-24)

a. Une stratégie d'approvisionnement précise en terme général la façon dont des biens,
des services ou des travaux en construction seront achetés, et comprendra, au plus
haut niveau, la détermination de conclure des contrats sur une base concurrentielle ou
non concurrentielle, des détails pertinents à l'appui des retombées industrielles et
régionales, ou d'autres objectifs. La stratégie peut être très simple, comme de prendre
la décision d'utiliser une offre à commandes, ou peut être très détaillée, laquelle serait
utilisée pour des grands projets.

b. L'élaboration d'une stratégie d'approvisionnement commence dès la première réunion


entre Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et le client et
souvent, même avant. Il s'agit de l'étape la plus importante dans le processus d'achat
puisqu'elle influe sur la portée du besoin et détermine l'ampleur de la concurrence.

c. Dans le cadre de l'élaboration de la stratégie d'approvisionnement, il faut tenir


compte des principes directeurs décrits à l'article  1.10.5 Principes directeurs. Plus
particulièrement, la stratégie d'approvisionnement doit satisfaire aux exigences
opérationnelles du client et être conforme aux exigences juridiques, tout en optimisant
les ressources et en réalisant les objectifs nationaux.

3.1.1 Planification des achats

(2011-10-04)

a. Voici une liste non exhaustive de certains des facteurs que le client et l'agent de
négociation des contrats peuvent prendre en considération lorsqu'ils élaborent la
stratégie d'achat :

i. la méthode d'approvisionnement;
ii. le coût total estimatif comprenant toutes les options, ainsi que les frais de
maintenance et d'entreposage, selon le cas;

iii. la période du contrat;

iv. les exigences relatives à la livraison;

v. le calendrier d'approvisionnement;

vi. les procédures d'évaluation et la méthode de sélection;

vii. les facteurs environnementaux;

viii. les produits commerciaux par opposition aux solutions personnalisées;

ix. les facteurs de risque;

x. possibilité de recourir à un surveillant de l'équité;

xi. la participation des petites et moyennes entreprises;

xii. les considérations relatives aux autochtones;

xiii. les autres objectifs nationaux;

xiv. la compatibilité avec les solutions existantes;

xv. la possibilité de regrouper les besoins;

xvi. l'aliénation du produit, le cas échéant;

xvii. le renouvellement (achat d'un bien ou d'un service de remplacement et tous


les frais de transfert).

b. Le titulaire du pouvoir d'approbation doit avoir l'occasion d'approuver ou de rejeter


la stratégie d'achat proposé dès que possible dans le processus, afin d'éviter qu'un
agent de négociation des contrats effectue un travail important en ce qui concerne une
stratégie qui peut ne pas être approuvée.

c. La stratégie d'achat doit indiquer toutes les dérogations aux politiques contractuelles.

d. Si, pour diverses raisons, la stratégie d'approvisionnement doit subir des


changements importants durant le processus d'achat, un plan d'achat révisé doit être
approuvé avant la mise en place ou l'achèvement du processus d'achat.

e. Pour des renseignements à cet égard, voir l’article 6.5 Documents d’approbation de


l’approvisionnement.
3.1.5 Évaluations des risques liés aux achats de niveau de complexité 1, 2 ou 3

(2014-09-25)

a. Dès que les principaux éléments de la stratégie d’approvisionnement ont été


déterminés, ou lorsqu’il est établi que l’approbation du Conseil du Trésor doit être
obtenue, l’agent de négociation des contrats doit réaliser une évaluation des risques
liés aux achats avant de préparer le document d’approbation. Pour obtenir des
directives sur la préparation des documents d’approbation, consulter l’article 6.5
Documents d’approbation des achats.

b. Le processus d’évaluation des risques liés aux achats est appliqué afin de déterminer
le niveau de risque auquel le gouvernement du Canada s’expose lorsqu’il conclut des
contrats. Ce processus d’évaluation sert également de fondement dans le choix des
stratégies de réaction aux risques à adopter pour atténuer les risques liés aux achats, et
il permet de guider l’agent de négociation des contrats lorsque des risques élevés sont
relevés.

c. Le processus d'évaluation des risques liés aux achats met l’accent sur :

i. l’évaluation tôt dans le processus des facteurs de risque contractuels


susceptibles de compromettre un achat;

ii. la définition des risques et des stratégies de réaction dans les documents
d’approbation;

iii. la communication de ces risques à la direction et aux clients, au besoin;

iv. la réévaluation des risques liés aux achats lorsque les circonstances
l’exigent, dans un cadre de suivi et d’amélioration continue.

d. En tout temps durant le processus d’approvisionnement, il peut s’avérer nécessaire


de réévaluer la complexité de l’achat ou les risques liés à l’achat en raison de facteurs
changeants associés à l’achat ou au contexte dans lequel il est effectué. Le cas
échéant, une nouvelle évaluation des risques liés aux achats doit être préparée afin de
déterminer si les facteurs de risques ont changé.

e. Pour les niveaux de complexité 1 à 3 inclusivement, les évaluations des risques liés


aux achats sont disponibles sur la page Le coin de l'approvisionnement  dans La
Source, le site intranet de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
(accessible à l'interne seulement).
f. Pour les niveaux de complexité 4 et 5 inclusivement, en raison des niveaux élevés
de risque et d’incertitude associés à ces niveaux de complexité, l’agent de négociation
des contrats doit communiquer avec les Services consultatifs de gestion des risques
(SCGR), qui travailleront avec ce dernier afin de mener une évaluation des risques
adaptée à la complexité d’un achat de niveau 4 ou 5.

g. Pour les achats visés par le Barème 3 des Pouvoirs d'approvisionnement en


services communs (c.à-d. qui relèvent des pouvoirs du Ministère), les agents de
négociation des contrats doivent déterminer les risques et les mesures de réponse aux
risques considérés comme moyens-élevés et élevés. Les agents de négociation des
contrats sont invités à discuter des enjeux associés à ces risques avec leur superviseur,
leur gestionnaire ou les SCGR.

h. Pour les achats devant être approuvés par le Conseil du Trésor, l’agent de


négociation des contrats doit consulter les SCGR et travailler en collaboration pour
faire en sorte que tous les risques moyens, moyens-élevés et élevés pertinents sont
indiqués correctement dans le document de présentation au Conseil du Trésor. Pour
obtenir plus de renseignements sur l’obtention de l’approbation du Conseil du Trésor,
consulter l’article 6.5.15.1 Achats nécessitant une présentation au Conseil du Trésor.

i. Lorsqu’une modification doit être approuvée avant d’être publiée, une évaluation des
risques liés aux modifications des achats doit être réalisée. Voir l’Annexe 6.4.6
Instructions relatives à l’approbation des modifications de contrats pour les
achats pour obtenir plus de détails.

j. Pour de plus amples renseignements sur le cadre d’évaluation des risques, voir
le Cadre d'évaluation des risques du Programme des approvisionnements .

3.1.10 Traitement des risques signalés dans le document d'approbation

(2014-09-25)

a. Le document d'approbation devrait contenir les éléments suivants :

i. énoncé des risques : définit les risques probables, les torts qu’ils pourraient
causer, la probabilité que ces torts se concrétisent et l’ampleur (ou la gravité) de
ses répercussions;

ii. réaction aux risques : il s’agit de la description des mesures pouvant être
prises pour réduire le niveau de risque. Ces mesures peuvent viser à réduire les
risques de manière à en atténuer les répercussions. Elles peuvent aussi viser à
éviter ou à prévenir les risques et ainsi réduire la probabilité qu’ils se
concrétisent;

iii. risques résiduels : les risques résiduels sont les risques qui demeurent une
fois mises en œuvre les mesures de réaction aux risques. Théoriquement, un
risque ne peut jamais être entièrement éliminé. C’est pourquoi il importe de
décrire le niveau restant de risque lié à l’achat. Le niveau résiduel de risque peut
jouer un rôle déterminant dans le choix de l’approche d’approvisionnement,
puisqu’il arrive que ce niveau résiduel soit inacceptable.

b. Une copie de l'évaluation des risques liés aux achats (voir l’article 3.1.5 Évaluations
des risques liés aux achats de niveau de complexité 1, 2 ou 3) dûment remplie doit
être jointe au document d'approbation et être conservée au dossier.

c. Le titulaire du pouvoir d'approbation pourra demander à l'agent de négociation des


contrats de revoir la stratégie d'approvisionnement ou les facteurs de risque, demander
de faire examiner le dossier par les Services juridiques, des analystes des coûts ou
d'autres spécialistes compétents ou encore de reprendre l'évaluation de la complexité
ou l'évaluation des risques.

d. Dans le cas d'une nouvelle évaluation des risques liés aux achats, une copie de celle-
ci doit être jointe au document d'approbation en indiquant de quelle version il s'agit et
la raison pour laquelle cette nouvelle évaluation a été effectuée.

3.1.15 Achats complexes

(2014-09-25)

Avec la publication de l’AP-105R1—Niveaux de complexité des achats, évaluation des


risques et pouvoirs d'approbation, le contenu de cet article a été révisé et intégré aux
articles 3.1.5 Évaluations des risques liés aux achats de niveau de complexité 1, 2 ou
3 et 6.5.15.1 Achats nécessitant une présentation au Conseil du Trésor.

Aux fins de référence, l’article 3.1.15 est disponible dans les Archives du Guide des
approvisionnements , version 2014-3.

3.5 Instruments d'achat existants

(2018-11-08)

a. Avant de déterminer une nouvelle méthode d'approvisionnement pour le besoin,


l'agent de négociation des contrats doit d'abord s'assurer que le bien ou le service n'est
pas déjà disponible au moyen d'un instrument d'achat existant. Les clients devraient
être encouragés à utiliser les offres à commandes (OC) ou les arrangements en matière
d'approvisionnement obligatoires ou non obligatoires pour satisfaire à leurs besoins, si
possible. Une liste des offres à commandes et des autres instruments est accessible à
partir de l'Application sur les offres à commandes et arrangements en matière
d'approvisionnement (Appli OCAMA). Pour en savoir plus sur l'Appli OCAMA,
consultez la section 3.205.5 Affichage des renseignements sur les offres à commandes
et les arrangements en matière d'approvisionnement dans l'application sur les offres à
commandes et arrangements en matière d'approvisionnement (Appli OCAMA).

b. Les fonctionnaires fédéraux qui ont besoin de renseignements supplémentaires ou


d'aide pour trouver des renseignements sur les offres à commandes peuvent écrire à
Achatsetventes.gc.ca, à achatsetventes.buyingandselling@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

c. Les fournisseurs qui ont besoin de renseignements supplémentaires sur les offres à
commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement peuvent
communiquer avec la Ligne Info du Bureau des petites et moyennes entreprises, au 1-
800-811-1148, ou par courriel, à : bpmeclient-osmeclient@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

3.5.1 Offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement


obligatoires

(2018-11-08)

a. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a mis en place un


certain nombre d'offres à commandes et d'arrangements en matière
d'approvisionnement qui doivent être utilisés avant que tout nouvel
approvisionnement soit envisagé, conformément à l'Avis sur la politique : ARCHIVÉ
- Initiative de transformation des processus opérationnels – Les prochaines étapes du
Conseil du Trésor.

b. Le recours aux offres à commandes et aux arrangements en matière


d'approvisionnement pour les biens et services énumérés ci-dessous est obligatoire, et
ces biens et services obligatoires sont énumérés dans l'Application sur les offres à
commandes et arrangements en matière d'approvisionnement (Appli OCAMA) .

o N91 : Carburants, lubrifiants, huiles et cires

o N70 : Équipement pour le traitement automatique de données à usage


général, logiciel, comprenant la microprogrammation, fournitures et
équipement de soutien
o N58 : Équipements des télécommunications, de détection et à rayonnement
cohérent

o N75 : Fournitures de bureau

o N74 : Machines de bureau, systèmes de traitement des textes et équipement


à classement visible

o N71 : Mobiliers

o R : Services professionnels, administratifs, et de soutien à la gestion


Sous-catégories :

 RO : Services professionnels

 R1 : Services de soutien administratif et de soutien à la gestion

 R2 : Recrutement de personnel (R2)

o D3 : Traitement de l'information et services de télécommunications


connexes

o N23 : Véhicules à effet de sol, véhicules moteur, remorques et cycles

o N84 : Vêtements, équipement individuel et insignes

c. Ces offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement


obligatoires s'appliquent à tous les ministères (y compris les Forces canadiennes) au
sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et à tous les marchés
de l'État qui sont soumis au Règlement sur les marchés de l'État et à la Politique sur
les marchés du Conseil du Trésor.

d. Comme par le passé, les ministères clients et organismes continuent de pouvoir


acheter des biens et des services. Toutefois, ils doivent d'abord vérifier s'il existe une
offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA)
obligatoire qui répond à leurs besoins. Si c'est le cas, les clients doivent l'utiliser.

e. Lorsqu'ils reçoivent une demande de biens ou de services appartenant à l'un des


groupes, les agents de négociation des contrats doivent déterminer si une offre à
commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement déjà établi peut
satisfaire au besoin. Le cas échéant, cette offre à commandes ou cet AMA doit être
utilisé.

f. Les biens ou les services ne devraient pas faire double emploi avec ceux qui sont
fournis en vertu d'une offre à commandes ou un arrangement en matière
d'approvisionnement existant à l'échelle nationale ou régionale. Si les biens ou les
services exigés sont de nature semblable ou identique aux biens ou services
disponibles dans le cadre d'une offre à commandes ou un AMA existant, une
justification complète doit être fournie pour appuyer le recours à un autre instrument
d'achat ou à une autre méthode d'approvisionnement. Pour le processus de création
d'une nouvelle offre à commandes ou un nouvel AMA, voir l'article 3.205 Processus
d'examen pour la création, le renouvellement et la prolongation des offres à
commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement.

g. Il faut souligner aux clients que s'ils utilisent une offre à commandes ou un
arrangement en matière d'approvisionnement obligatoire (à l'exception des offres à
commandes individuelles ministérielles), ils peuvent recevoir les biens et les services
plus rapidement et à moindres frais que s'ils envoient une demande à TPSGC La
valeur de l'achat sera limitée par leur pouvoir d'achat établi par le Secrétariat du
Conseil du Trésor.

h. Les ministères clients doivent utiliser les instruments d'achat obligatoires, comme les
offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement, qu'ils
agissent en leur propre nom ou par l'entremise de TPSGC, sauf dans les situations
suivantes :

o le bien ou le service disponible par l'entremise de l'offre à commandes ou de


l'arrangement en matière d'approvisionnement obligatoire ne répond pas aux
exigences opérationnelles justifiables, notamment les spécifications ou les dates
de livraison;

o la valeur du besoin excède la limite de commande subséquente de l'offre à


commandes ou la portée de l'arrangement en matière d'approvisionnement;

o un contrat, garantissant les travaux à un autre fournisseur, est déjà en place;

o le besoin est assujetti aux obligations contractuelles découlant d'ententes sur


les revendications territoriales globales (ERTG), et il n'existe aucune offre à
commandes ni aucun arrangement en matière d'approvisionnement obligatoire
qui traite des obligations contractuelles découlant des ERTG applicables;

o le besoin sera réservé conformément à la Stratégie d'approvisionnement


auprès des entreprises autochtones (SAEA), et il n'existe aucun instrument
d'achat obligatoire destiné aux marchés réservés dans le cadre de la SAEA;
o les biens et services seront acquis auprès de CORCAN au moyen d’une
demande de transfert de marchandises.

ii. Si TPSGC traite une demande, et que l'agent de négociation des contrats informe le
client qu'il existe une offre à commandes ou un arrangement en matière
d'approvisionnement obligatoire relativement au besoin du client, et que le client
conteste cette opinion, l'agent de négociation des contrats devra obtenir la décision du
gestionnaire ou du directeur responsable de cette offre à commandes ou de cet AMA.
Si le client croit que la décision rendue n'est pas appropriée, il peut soumettre la
question à son gestionnaire de compte d'approvisionnement au Secteur de
l'engagement des clients. Même si la décision finale ne relève pas des gestionnaires de
compte d'approvisionnement, ces derniers examineront la situation attentivement avec
le directeur responsable de l'offre à commandes ou de l'AMA, de manière à résoudre
clairement et rapidement la question.

iii. Si un ministère client traite lui-même ses achats et ne veut pas avoir recours à une
offre à commandes ou à un arrangement en matière d'approvisionnement obligatoire,
il doit communiquer avec l'agent de négociation des contrats responsable de l'offre à
commandes ou de l'arrangement en matière d'approvisionnement que le ministère
client ne désire pas utiliser et en expliquer les motifs.

iv. Si l'agent de négociation des contrats conteste les raisons invoquées, il en discutera
avec son gestionnaire et son directeur, le cas échéant, afin de prendre une décision. Si
le client considère que la décision rendue n'est pas appropriée, il peut soumettre la
question à son gestionnaire de compte d'approvisionnement au Secteur de
l'engagement des clients. Même si la décision finale ne relève pas des gestionnaires de
compte d'approvisionnement, ces derniers examineront la situation attentivement avec
le directeur responsable de l'offre à commandes ou de l'arrangement en matière
d'approvisionnement, de manière à résoudre clairement et rapidement la question.

v. L'agent de négociation des contrats devrait consigner tous les achats pour lesquels on
n'a pas utilisé une offre à commandes ou un arrangement en matière
d'approvisionnement obligatoire, et en expliquer les motifs.
Nota 1 : Les ministères ne peuvent pas mettre en place leur propre offre à commandes
ou arrangement en matière d'approvisionnement pour éviter d'avoir à utiliser une offre
à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement de TPSGC, car cela
nuirait aux avantages et aux économies à long-terme de l'approche
pangouvernementale de TPSGC.
Nota 2 : Si un prix plus bas est offert pour un produit ou un service équivalent, au
moyen d'une méthode autre que l'offre à commandes ou l'arrangement en matière
d'approvisionnement obligatoire, le ministère client est tenu d'en informer l'agent de
négociation des contrats responsable de l'offre à commandes ou de l'arrangement en
matière d'approvisionnement en question (soit celui que le ministère client ne désire
pas utiliser).

3.10 Processus de passation de contrats concurrentiels

(2012-01-11)

a. Le Règlement sur les marchés de l'État (RME) exige que l'on sollicite des
soumissions concurrentielles avant de conclure tout contrat, bien que le RME prévoie
des exceptions à cette règle.

b. Chaque fois que cela est possible, les entrepreneurs doivent être choisis en utilisant
un processus concurrentiel. On peut s'écarter plus ou moins de ce principe selon le
cadre dans lequel s'effectue l'achat. Le type de demandes de soumissions
concurrentielles que l'on peut utiliser dépendra également du cadre dans lequel
s'effectue l'achat.

c. Il incombe à l'agent de négociation des contrats de choisir le moyen le plus efficace


d'aviser les fournisseurs des occasions de marchés, tout en tenant compte des
exigences des accords commerciaux et des politiques énoncées dans le Guide des
approvisionnements.

d. Pour les procédures relatives à l'annonce publique et celles qui concernent la


publication d'un avis de projet de marché, de même que pour l'affichage des
documents de demandes de soumissions, voir les articles 4.75.10 Annonces
publiques à 4.75.25 Procédures pour l'affichage de documents de demandes de
soumissions sur le SEAOG. Pour les marchés  qui ne sont pas annoncés
publiquement, voir l'article 4.75.45 Utilisation des listes de fournisseurs. Pour des
renseignements supplémentaires sur les accords commerciaux, voir l'article 3.50
Achats assujettis aux accords commerciaux.

3.15 Processus de passation de contrats non concurrentiels

(2019-11-28)

a. Dans tous les cas où aucune soumission n'est sollicitée, l'autorisation légale de
recourir à une exception à la sollicitation de soumissions doit être entièrement justifiée
par le ministère client, avec renvoi à l'exception applicable aux soumissions
concurrentielles qui peut s'appliquer en vertu du Règlement sur les marchés de
l'État (RME) de la Loi sur la gestion des finances publiques et des dispositions des
accords commerciaux du Canada et des accords commerciaux internationaux limitant
les appels d'offres. On rappelle également aux agents de négociation des contrats
qu'ils doivent tenir compte des dispositions relatives à l'approvisionnement en vertu
des ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG).

b. Le RME exige que l'on fasse des demandes de soumissions concurrentielles avant de


conclure tout contrat. Cependant, on peut conclure un contrat sans lancer une
demande de soumissions, dans les cas suivants :

i. les cas d'extrême urgence où un retard serait préjudiciable à l'intérêt public


(RME 6.a));
Nota : Un cas d'extrême urgence peut être un danger pour la vie, réel ou
imminent, un désastre qui menace la qualité de la vie ou qui a causé la mort, ou
encore un événement pouvant conduire à des pertes ou des dommages
importants pour les biens appartenant à l'État. Pour de plus amples instructions
au sujet des besoins urgents, voir l'article 3.22 Besoins urgents (Travaux publics
et Services gouvernementaux Canada à titre d'autorité contractante).

ii. lorsque le montant estimatif des dépenses ne dépasse pas, selon le cas :

A. 25 000 $;

B. 100 000 $, s'il s'agit d'un marché portant sur la prestation de


services d'ingénieurs ou d'architectes, ou d'autres services nécessaires à la
planification, à la conception, à la préparation ou à la surveillance de la
construction, de la réparation, de la rénovation ou de la restauration d'un
ouvrage;

C. 100 000 $, s'il s'agit d'un marché que doit conclure le membre du


Conseil privé de la Reine pour le Canada responsable de l'Agence
canadienne de développement international et qui porte sur la prestation
de services d'ingénieurs ou d'architectes, ou d'autres services nécessaires
à la planification, à la conception, à la préparation ou à la surveillance
d'un programme ou d'un projet d'aide au développement international;
(RME 6.b))

iii. la nature du marché est telle qu'un appel d'offres ne servirait pas l'intérêt
public; ( RME 6.c))
iv. le marché ne peut être exécuté que par une seule personne. (RME 6.d))

L'exception ne devrait être évoquée que dans les cas où la nature du marché laisse
croire qu'il n'existe qu'un entrepreneur, par exemple en raison des exigences touchant
un brevet ou un droit d'auteur, de facteurs de compatibilité technique ou d'une
spécialisation technologique.
c. Il est nécessaire de faire preuve de plus de rigueur lorsque l'on évoque l'exception du
paragraphe 6d) du Règlement sur les marchés de l'État (RME) lorsqu'une seule
personne a la capacité d'exécuter le contrat. Lorsqu'il évoque l'exception du
paragraphe 6d) pour les marchés de plus de 25 000 $, l'agent de négociation des
contrats doit, avec l'aide du ministère client, répondre aux questions de l'Annexe 3.1
Questions du Conseil du Trésor pour les fournisseurs uniques. Les réponses à ces
questions doivent être jointes aux documents d'approbation et versées au dossier
d'achat (voir l'article 6.5.5.1 Instructions relatives au formulaire PAPC et l'Annexe 6.2
Instructions relatives à la demande de contrat).

d. En ce qui a trait aux marchés publics assujettis à un ou à plusieurs accords


commerciaux, les agents de négociation des contrats peuvent attribuer un contrat sans
solliciter des soumissions, uniquement si une ou plusieurs des raisons justifiant le
recours à l'appel d'offres limité qui sont précisées dans chaque accord commercial
applicable peuvent être appliquées. Pour obtenir de plus amples renseignements sur
l’appel d’offres limité, consulter 3.25. Méthodes d’appel d’offres en vertu des accords
commerciaux. Il convient de souligner que les appels d’offres limités ne donnent pas
nécessairement lieu à un processus non concurrentiel.

3.15.1 Justification du processus non concurrentiel

(2012-01-11)

a. Bien que le ministère client doive justifier toutes les exceptions à la sollicitation de
soumissions, il incombe à l'agent de négociation des contrats de s'assurer que la
justification peut être adéquatement appuyée. On rappelle également aux agents de
négociation des contrats de tenir compte des dispositions en matière
d'approvisionnement contenues dans les ententes sur les revendications territoriales
globales.

b. Si le client fournit des motifs qui ne sont pas acceptables, ou s'il n'en fournit aucun,
l'agent de négociation des contrats doit l'aviser des autres produits ou fournisseurs qui
peuvent satisfaire à la demande, le cas échéant, et essayer d'arriver à une entente avec
le client sur la stratégie d'approvisionnement la plus appropriée. Lorsque l'agent de
négociation des contrats ne peut conclure une entente, le gestionnaire hiérarchique
suivant devrait être consulté.

c. L'agent de négociation des contrats doit justifier entièrement le recours à toute


exception prévue dans le RME, en versant au dossier d'achat les documents appropriés
qui établissent la stratégie d'approvisionnement ainsi que la justification pour
l'exception utilisée (voir les articles 3.15 Processus de passation de contrats non
concurrentiels et 6.5.1 Plan d'achat). Les accords commerciaux contiennent également
des dispositions qui visent à documenter au dossier les raisons justifiant le recours à
un appel d'offres limité et l'article approprié doit être fourni à titre de justification, le
cas échéant. (Voir 3.15 Processus de passation de contrats non concurrentiels, alinéa
d. et 3.25 Méthodes d'appel d'offres en vertu des accords commerciaux, alinéa b.)

3.15.2 Code de conduite (unique source d’approvisionnement)

(2014-03-01)

Le contenu de cet article a été révisé et intégré aux articles 3.51 Aperçu de l'intégrité et 4.21
Dispositions relatives à l’intégrité. L'article 3.15.2 est disponible à des fins de consultation
dans les Archives du Guide des approvisionnements , Version 2013-7.

3.15.5 Préavis d'adjudication de contrats

(2013-06-01)

a. Le préavis d'adjudication de contrat (PAC) est un avis public destiné aux


fournisseurs pour leur faire part de l'intention d'un ministère ou d'un organisme
d'attribuer à un fournisseur sélectionné à l'avance, jugé comme étant le seul
fournisseur en mesure d'exécuter les travaux, un contrat pour un bien, un service ou
des travaux de construction, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur
intérêt à soumissionner en présentant un énoncé des capacités. Si aucun autre
fournisseur ne présente d'énoncé des capacités qui satisfait aux exigences établies
dans le PAC, l'agent de négociation des contrats peut alors procéder à l'attribution du
contrat au fournisseur sélectionné à l'avance. Il est important de noter que l'émission
d'un PAC ne constitue pas un processus concurrentiel. Il convient également de noter
qu'un processus relatif au PAC, même s'il est fait conformément à la Politique, ne
constitue pas un processus concurrentiel aux fins des accords commerciaux ou en cas
de plainte devant le Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE). Un contrat
attribué après l'affichage d'un PAC pour lequel aucun énoncé valide des capacités
n'est soumis pendant la période d'avis constitue un contrat (électronique) concurrentiel
uniquement en ce qui concerne les pouvoirs d'approbation des contrats.

b. Les objectifs du processus relatif aux préavis d'adjudication de contrats sont les
suivants :

i. offrir un processus d'achat efficace et économique, tout en étant équitable,


ouvert et transparent;

ii. donner aux fournisseurs éventuels la possibilité de prouver, au moyen d'un


énoncé des capacités, qu'ils sont en mesure de satisfaire aux exigences énoncées
dans le PAC;

iii. respecter les principes régissant les marchés publics en améliorant l'équité,
l'accès et la transparence.

c. Afin d'assurer la transparence du processus d'achat, un PAC ne peut être utilisé que
lorsqu'il y a suffisamment de justification pour ne pas solliciter de soumissions,
conformément aux exceptions du Règlement sur les marchés de l’État et, le cas
échéant, aux raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité qui sont précisées
dans chaque accord commercial. (Voir les articles 3.15 Processus de passation de
contrats non concurrentiels et 3.15.1 Justification du processus non concurrentiel.)

d. Le PAC doit être publié sur le Service électronique d'appels d'offres du


gouvernement (SEAOG) assuré par le minisite Appels d'offres sur
Achatsetventes.gc.ca. Cependant, avant de lancer le PAC, les agents de négociation
des contrats doivent s'assurer :

i. que le besoin est suffisamment détaillé afin que l'industrie comprenne les
exigences de haut niveau du gouvernement;

ii. qu'il y a une justification au dossier qui démontre la conformité à l'une des
exceptions du RME et, le cas échéant, à l'une des raisons justifiant le recours à
l'appel d'offres limité qui sont précisées dans chaque accord commercial;

iii. qu'un plan d'achat ou un document de planification et d'approbation


préalable des contrats (PAPC) est versé au dossier d'achat avant l'affichage
du PAC;

iv. que le fournisseur sélectionné à l'avance est évalué en fonction des mêmes
critères qui seront utilisés pour l'évaluation d'autres fournisseurs qui ont soumis
des énoncés des capacités; et
v. que les procédures stipulées aux articles 3.15 Processus de passation de
contrats non concurrentiels à 3.15.5.20 Documentation du dossier d'achat sont
respectées.

e. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que le Canada est en mesure
d'accepter un énoncé des capacités avant de publier un PAC. Lorsqu'il n'y a aucune
possibilité qu'un autre fournisseur présente un énoncé des capacités ou que le Canada
ne peut, pour des considérations liées aux programmes ou aux politiques, accepter un
énoncé des capacités d'un autre fournisseur, on ne doit pas publier de PAC. Par
conséquent, il n'est pas obligatoire d'utiliser un PAC pour les besoins non
concurrentiels, et il n'est pas nécessaire d'obtenir une approbation lorsque l'on décide
de ne pas publier de PAC pour un besoin. Dans de tels cas, lorsque le processus relatif
aux préavis d'adjudication de contrats n'est pas utilisé, les pouvoirs d'approbation des
contrats non concurrentiels s'appliquent à la stratégie d'approvisionnement et les avis
d'adjudication de contrat seront publiés après l'attribution du contrat. (Voir
l'article 3.15.5.15 Exceptions aux préavis d'adjudication de contrats pour les
exceptions au PAC et l'article 7.30 Rapports sur les achats et publication des avis
d'attribution de contrats pour les avis d'adjudication de contrat.)

f. Les préavis d'adjudication de contrats ne doivent pas être utilisés pour se soustraire
aux invitations à soumissionner électroniques ou traditionnelles lorsqu'il est
clairement établi que plus d'un fournisseur est en mesure d'exécuter les travaux.

g. Les préavis d'adjudication de contrats ne doivent pas être rédigés de manière à


décourager la présentation d'énoncés des capacités. Par exemple, l'avis ne
devrait pas indiquer : « Il ne s'agit pas d'une demande de soumissions concurrentielle
» ou « Il s'agit d'un achat de type fournisseur unique ».

3.15.5.1 Délais prescrits pour les préavis d'adjudication de contrats

(2012-01-11)

a. Bien que les préavis d'adjudication de contrats soient affichés pour une période
minimale de 15 jours civils sur le SEAOG, l'agent de négociation des contrats devrait
envisager une période d'affichage plus longue en fonction des circonstances
individuelles de chaque achat. Lorsqu'il s'agit de déterminer les délais prescrits pour
un PAC, les agents de négociation des contrats doivent tenir compte de la complexité
associée à l'achat.
b. De plus, si par souci d'efficience et de rapidité, les agents de négociation des contrats
peuvent entamer des négociations avec les fournisseurs sélectionnés à l'avance avant
la date de clôture de la période d'affichage des préavis d'adjudication de contrats, il
faut toutefois éviter que ces négociations ne confèrent un avantage indu au fournisseur
sélectionné à l'avance au cas où une contestation valide serait reçue avant l'attribution
du contrat. Par ailleurs, il faut indiquer au fournisseur sélectionné à l'avance qu'il ne
doit pas entreprendre les travaux ni engager des coûts avant l'attribution du contrat.

3.15.5.5 Procédures d’affichage d’un préavis d’adjudication de contrat

(2019-11-28)

a. Il incombe aux agents de négociation des contrats de préparer les préavis


d'adjudication de contrats pour affichage sur le SEAOG.

b. Le PAC doit respecter le modèle fourni à l'Annexe 3.3 Modèle de préavis


d'adjudication de contrat et doit comprendre les renseignements suivants :

i. Une explication de l'objectif du PAC;

ii. Une description du besoin suffisamment détaillée pour que l'industrie


comprenne les exigences de haut niveau du gouvernement;

iii. Les critères d'évaluation qui seront utilisés pour évaluer les énoncés des
capacités de tous les fournisseurs. Les énoncés de capacités présentés par les
fournisseurs éventuels seront évalués en fonction de ces critères. Les
renseignements fournis doivent être suffisants pour permettre à d'autres
fournisseurs de déterminer s'ils possèdent les capacités requises pour répondre
au besoin. Le fournisseur sélectionné à l'avance doit aussi respecter ces
critères. Nota : En règle générale, le Guide des approvisionnements renvoie
uniquement à l'Accord de libre-échange nord-américain (ALENA) et à l'Accord
sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC),
puisque le respect des exigences de procédure de ces accords entraîne
automatiquement le respect des exigences des autres accords de libre-échange
internationaux. Voir l'article 1.25.1 Accords commerciaux nationaux et
internationaux;

iv. L'applicabilité d'un ou de plusieurs des accords commerciaux à l'achat pour


lequel le PAC sera publié. Voir l'article 1.25.3 Détermination du champ
d’application d’un accord commercial;
v. Un énoncé précisant si le marché est réservé en vertu de la Stratégie
d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones;

vi. Un énoncé précisant si l'achat est assujetti à une ou plusieurs ententes sur
les revendications territoriales globales;

vii. Une justification pour le fournisseur sélectionné à l'avance;

viii. Un énoncé précisant que le projet de marchés satisfait à l'une ou plusieurs


des exceptions à la règle à la sollicitation de soumissions en vertu du Règlement
sur les marchés de l'état (voir l'article 3.15 b.);

ix. Un énoncé précisant les exceptions ou les raisons justifiant le recours à un


appel d'offres limité invoquées en vertu des accords commerciaux pertinents.
Ces exceptions doivent être pleinement et clairement justifiées par écrit dans le
dossier d'achat;

x. Un énoncé concernant le titre à la propriété intellectuelle, le cas échéant;

xi. La période du projet de marché ou la date de livraison, le cas échéant;

xii. Une estimation des coûts du projet de marchés, s'il y a lieu, pourvu que cela
ne nuise pas aux négociations avec le fournisseur sélectionné à l'avance ou ne
compromette pas la position concurrentielle du fournisseur en cas de décision
d'utiliser un processus de demandes de soumissions concurrentielles;

xiii. Le nom et l'adresse du fournisseur sélectionné à l'avance;

xiv. Une explication de la manière dont les fournisseurs peuvent répondre


au PAC;

xv. La date et l'heure de clôture pour la soumission d'un énoncé des capacités;

xvi. Le nom et l'adresse d'une personne-ressource pour les demandes de


renseignements et pour la soumission des énoncés des capacités.

c. Lorsque des renseignements importants non expressément précisés dans


le PAC deviennent disponibles ou que des précisions importantes sont requises, ils
doivent être transmis simultanément à tous les fournisseurs intéressés afin de garantir
l'équité, l'ouverture et la transparence. Ces renseignements doivent être fournis dans
un PAC modifié, avec report de la date de clôture, ou un nouveau PAC devrait être
publié, au besoin.

3.15.5.10 Énoncé des capacités (processus de contestation)


(2014-09-25)

a. Le processus relatif aux préavis d'adjudication de contrats (PAC) offre aux


fournisseurs la possibilité de présenter un énoncé des capacités portant sur les travaux
précisés dans un PAC.

b. Les énoncés des capacités présentés par les fournisseurs :

i. devraient être présentés par écrit dans les délais précisés dans le PAC; et

ii. comprendre les documents démontrant que le fournisseur satisfait aux


exigences et aux critères énoncés dans le PAC.

c. Malgré les délais précisés dans le PAC, il peut y avoir des circonstances où l'agent de
négociation des contrats pourrait considérer un énoncé des capacités reçu après la date
indiquée, mais avant l'attribution du contrat. Les agents de négociation des contrats
devraient discuter de la question avec leur gestionnaire respectif et avec les services
juridiques.

d. À la suite de la réception d'un énoncé des capacités, le processus suivant s'applique :

i. Tous les énoncés des capacités reçus dans les délais précisés dans
le PAC sont examinés par l'agent de négociation des contrats, conformément
aux critères stipulés dans le PAC. Le fournisseur sélectionné à l'avance indiqué
dans le PAC est également évalué en fonction de ces mêmes critères.
L'évaluation doit être consignée au dossier.

ii. Lorsque l'énoncé des capacités d'un fournisseur contient suffisamment de


renseignements pour indiquer qu'il satisfait aux exigences établies dans le PAC,
le fournisseur est informé de la décision de lancer un processus concurrentiel
pour le besoin avant d'enclencher le processus de demandes de soumissions.

iii. Si un énoncé des capacités est rejeté, un examen distinct du rejet est mené à
un niveau supérieur à celui du titulaire du pouvoir d'approbation sans toutefois
dépasser les seuils suivants :

A. Niveau de complexité 1 : gestionnaire

B. Niveau de complexité 2 : directeur ou directeur régional

C. Niveau de complexité 3 : directeur général ou directeur général


régional
D. Niveaux de complexité 4 et 5 : sous-ministre adjoint de la
Direction générale des approvisionnements

iv. Quant aux énoncés des capacités qui sont rejetés, les fournisseurs devraient
être informés par écrit de la décision de rejeter leur énoncé des capacités avant
l'attribution d'un contrat.

v. Les raisons justifiant la décision de rejeter un énoncé des capacités sont


consignées dans le dossier.

vi. On a justifié aux fournisseurs qui ont soumis un énoncé des capacités les
raisons pour lesquelles leur énoncé a été rejeté.

vii. Toute demande par un fournisseur de retirer ou d'annuler son énoncé des
capacités est documentée au dossier, et elle devrait être confirmée par écrit par
le fournisseur.

e. Si le marché est réservé en vertu de la Stratégie d'approvisionnement auprès des


entreprises autochtones, on doit prendre en considération uniquement les énoncés des
capacités provenant de fournisseurs autochtones.

f. Si le besoin faisant l'objet d'un PAC est annulé, on devrait en informer en temps


opportun les fournisseurs ayant déjà présenté un énoncé des capacités.

g. Les agents de négociation de contrats peuvent demander des renseignements


supplémentaires aux fournisseurs ou aux tiers intéressés, au besoin, afin de s'assurer
que les fournisseurs sont en mesure de satisfaire aux exigences du PAC.

3.15.5.15 Exceptions aux préavis d'adjudication de contrats

(2012-01-11)

a. Les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que le Canada est en
position d'accepter un énoncé des capacités avant de publier un PAC. Lorsqu'il n'y a
aucune possibilité qu'un autre fournisseur présente un énoncé des capacités ou que le
Canada ne peut, pour des considérations liées aux programmes ou aux politiques,
accepter un énoncé des capacités d'un autre fournisseur, le contrat devrait être attribué
selon un processus non concurrentiel rendu transparent grâce à la publication d'un avis
d'adjudication de contrat. Voici des exemples de situations où un PAC ne doit pas être
publié :

i. lorsque, pour des raisons de sécurité et d'intérêt public, l'information


comprise dans un PAC ne peut être transmise au public;
ii. les commandes de confirmation;

iii. le corps des commissionnaires (si le droit de premier refus s'applique);

iv. l'orientation du gouvernement (comme le Programme d'approvisionnement


en munitions);

v. les œuvres d'art;

vi. lorsque, dans des situations d'extrême urgence causées par des événements
imprévisibles par l'entité, les biens ou les services n'ont pu être achetés à temps
au moyen des procédures d'appel d'offres ouvertes ou sélectives;

vii. les produits de tabac achetés pour les détenus par Service correctionnel
Canada;

viii. les contrats de services non concurrentiels décrétés par des organismes de
réglementation, par exemple l'Office national des transports et le Conseil de la
radiodiffusion et des télécommunications canadiennes;

ix. les annonces regroupées qui font état d'un programme comprenant plusieurs
offres à commandes ou contrats non concurrentiels (les fournitures
pharmaceutiques et médicales sont les seuls produits qui peuvent bénéficier de
cette exclusion);

x. lorsqu'une entité doit acheter des services de consultation sur des questions
confidentielles dont on pourrait raisonnablement s'attendre à ce que la
divulgation compromette des secrets du gouvernement, entraîne des
perturbations économiques ou, pour des raisons analogues, soit contraire à
l'intérêt public.

b. Dans ces cas, la justification sur laquelle repose la décision de ne pas publier
un PAC devrait être bien documentée dans le dossier d'achat.

3.15.5.20 Documentation du dossier d'achat

(2013-06-01)

Lorsque la décision est prise de recourir à un PAC, les agents de négociation des contrats
doivent documenter dans le dossier d'achat les mesures prises au cours de chacune des étapes
du processus relatif aux PAC. Les dossiers d'achat doivent comprendre la documentation des
justifications, des raisons et des étapes connexes suivantes :
a. La justification du recours à un fournisseur sélectionné à l'avance, y compris
l'exception pertinente à la sollicitation de soumissions en vertu du RME et, s'il y a
lieu, les raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité en vertu des accords
commerciaux (voir les articles 3.15 Processus de passation de contrats non
concurrentiels à 3.15.5 Préavis d'adjudication de contrats).

b. Les mesures qui ont été prises pour déterminer si d'autres fournisseurs auraient été en
mesure d'exécuter les travaux. Lorsqu'une analyse de l'industrie est effectuée en vue
d'identifier les entreprises qui pourraient éventuellement exécuter les travaux et qu'une
entreprise est ainsi identifiée, mais qu'il subsiste un doute (ou une incertitude) quant à
la possibilité qu'il y ait d'autres fournisseurs pour ce besoin, un PAC doit alors être
publié. La justification du seul fournisseur connu basé sur l'analyse de l'industrie ainsi
qu'une stratégie approuvée d'approvisionnement doivent être versées au dossier
d'achat avant l'affichage d'un PAC; p. ex., le fournisseur identifié est la seule source
connue basée sur l'analyse de l'industrie. Si une analyse exhaustive du marché a été
effectuée et qu'il n'y a aucun doute qu'il n'existe qu'un seul fournisseur en mesure
d'exécuter ces travaux, un processus non concurrentiel serait alors plus approprié et
aucun PAC ne serait affiché.

c. Si l'on évoque l'exception du paragraphe 6d) du RME pour les marchés de plus de 25


000 $, les réponses aux questions contenues à l'Annexe 3.1 Questions du Conseil du
Trésor pour les fournisseurs uniques doivent également accompagner les documents
d'approbation et elles doivent figurer au dossier (voir l'article 3.15 d.).

d. Les critères d'évaluation ainsi que l'évaluation du fournisseur sélectionné à l'avance.

e. Une stratégie approuvée d'approvisionnement (voir l'article 6.5.1 Plan d'achat).

f. Le ou les avis du PAC affiché(s) sur le Service électronique d'appels d'offres du


gouvernement (SEAOG) et, s'il y a lieu, les avis modifiés.

g. Le processus ayant mené à l'acceptation ou au rejet d'un énoncé des capacités soumis
par un autre fournisseur ou d'autres fournisseurs, y compris l'examen par un tiers, s'il y
a lieu, ainsi que l'évaluation finale des fournisseurs (voir l'article 3.15.5.10 d.).

h. Les preuves que tous les fournisseurs ayant présenté un énoncé des capacités ont été
informés de la décision et qu'on leur a justifié, s'ils le demandent, les raisons pour
lesquelles leur énoncé a été rejeté (voir l'article 3.15.5.10 Énoncé des capacités
(processus de contestation)).

i. Les détails sur tout processus concurrentiel connexe, si effectué.


3.20 Calendrier d'approvisionnement

(2010-01-11)

a. Tôt dans le processus, l'agent de négociation des contrats devrait établir, en


consultation avec le client, un calendrier d'approvisionnement pour le cycle complet
d'approvisionnement. Voici ce qui doit être pris en considération, selon le cas :

i. l'examen et l'analyse des exigences du client;

ii. le temps nécessaire pour le processus de demande de renseignements;

iii. le processus du Comité d'examen des acquisitions;

iv. l'évaluation et l'approbation afin de recourir à un surveillant de l'équité;

v. l'approbation du plan d'achat ou de la planification et approbation préalable


des contrats;

vi. la préparation des demandes de soumissions;

vii. les exigences de traduction;

viii. le temps nécessaire pour la préparation et la réception des soumissions, des


offres ou des arrangements, y compris les visites des sites et la conférence des
soumissionnaires, le cas échéant;

ix. la période de la demande de soumissions et les prolongations;

x. la période de l'évaluation technique;

xi. l'évaluation financière;

xii. analyse comparative ou les autres tests préalables à l'attribution du contrat;

xiii. les recommandations dans le cadre des examens juridiques et financiers;

xiv. le processus d'évaluation;

xv. la nécessité de négocier;

xvi. l'obtention des attestations de sécurité;

xvii. le niveau d'approbation exigé;

xviii. la préparation des documents d'approbation;

xix. tout autre élément qui pourrait avoir une incidence sur le temps nécessaire
pour réaliser l'achat.
b. Dans le cours normal des choses, les ébauches des présentations finales doivent
parvenir au Secrétariat du (SCT) and Conseil du Trésor (CT) sept semaines avant
qu'elles ne soient portées à un ordre du jour du CT.

c. D'une manière générale, l'agent de négociation des contrats devrait prévoir au moins
16 semaines pour qu'une soumission, une offre ou un arrangement acceptable soit
traitée aux fins d'obtenir l'approbation du CT. En présumant qu'aucune contestation ne
sera déposée pendant son déroulement, le processus d'achat global peut prendre
jusqu'à six mois pour la réalisation d'un achat important pour le client. Lorsqu'il est
raisonnable de prévoir qu'il faudra obtenir l'approbation du CT, il faut s'assurer que la
période de validité soit suffisamment longue pour que les soumissions, les offres ou
les arrangements soient encore valides au moment de l'approbation du CT.

3.21 Gestion des achats urgents

(2011-05-16)

a. Un besoin (ou achat) urgent doit faire l'objet de mesures immédiates et comporte une
notion d'urgence. L'agent de négociation des contrats devra déterminer, après
consultation avec le client et la direction de TPSGC lorsque nécessaire, si le besoin
doit être traité comme un achat urgent. L'utilisation du qualificatif « urgent » dépendra
des priorités du ministère client et de celles du gouvernement dans son ensemble. Par
exemple, les achats pour lesquels des retards imprévus pourraient entraîner
d'importantes conséquences économiques, avoir des répercussions sur les programmes
de santé et sécurité ou nuire à la réalisation en temps opportun d'une étape clé d'un
projet ou d'un programme peuvent être considérés comme des achats urgents.

b. Dans la plupart des cas, il importe que TPSGC participe très tôt au processus, tout en
respectant les rôles et responsabilités, afin de s'assurer que l'on développe une
stratégie globale d'approvisionnement qui répond aux objectifs opérationnels du
client.

c. Une fois que le besoin a été identifié comme « urgent », les moyens suivants peuvent
être utilisés :

i. TPSGC et le client devraient adopter une méthode de travail d'équipe


globale, selon laquelle des employés dévoués travaillent en étroite collaboration
avec l'équipe de projet du client. Lorsqu'il y a plusieurs besoins urgents, il
faudrait envisager la possibilité de désigner une seule personne ressource dans
chaque ministère, et cette personne serait chargée de coordonner tous les achats.
ii. il est primordial de mettre en place des voies de communication efficaces,
qui s'adressent à tous les intervenants, et ce, dès le départ. Une attention
prioritaire est accordée aux besoins urgents, et des processus d'examen
simultanés devraient être élaborés et utilisés dans la mesure du possible.

iii. les agents de négociation des contrats devraient donner des renseignements
à l'industrie dès que possible, par l'entremise d'outils préalables à la demande de
soumissions tels que la demande de renseignements (DDR), la demande
d'expression d'intérêt et de qualification (DEIQ) et les demandes de
renseignements sur les prix et la disponibilité (P et D), s'il y a lieu. Veuillez
consulter l'article 4.5 pour des détails sur l'utilisation de ces outils.

iv. si l'approbation du projet par le Conseil du Trésor (CT) est nécessaire et que
le client ne l'a toujours pas obtenue, il faut envisager la possibilité d'élaborer
d'une proposition conjointe au CT, signée par les deux ministres, afin d'obtenir,
par la même occasion, l'approbation (préliminaire) du contrat. On devrait
toujours communiquer avec l'analyste du Secteur des programmes du
Secrétariat du CT (SCT) pour obtenir ses recommandations et conseils en
regard au contenu et sur le processus d'approbation au cours de l'élaboration
d'une présentation au CT.

3.22 Besoins urgents (Travaux publics et Services gouvernementaux Canada à titre


d’autorité contractante)

(2019-11-28)

a. Une situation d’extrême urgence est définie conformément à l’Avis sur la Politique
des marchés 2007-04 – Marchés non concurrentiels du Conseil du Trésor, comme
suit :

i. une situation réelle ou imminente qui menace la vie;

ii. une catastrophe menaçant la qualité de vie ou la sécurité de la population


canadienne;

iii. une catastrophe entraînant la perte de vies;

iv. une catastrophe entraînant des pertes ou des dommages considérables pour
l'État.

b. Conformément à la Partie III – Plafonds des marchés conclus en cas d'urgence de


la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés, tout ministère ou organisme peut
conclure et modifier un contrat d’une valeur totale maximale d’un million de dollars
(incluant les modifications et toutes les taxes applicables [y compris la TPS ou
la TVH]) afin de répondre à un besoin dans une situation d'extrême urgence. De tels
contrats devraient être approuvés par le cadre supérieur disponible au plus haut
échelon. Avant d’appliquer ces directives, il est important de vérifier les politiques de
délégation de pouvoirs et de mise en œuvre internes de chaque ministère.

c. La Partie III de la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés comprend


également des dispositions relatives au pouvoir exceptionnel de passation de contrats
en cas d’urgence permettant au ministre de Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada (à titre d’autorité contractante) de conclure un contrat non
concurrentiel d’une valeur totale maximale de quinze millions de dollars, sans
demander l’approbation au Conseil du Trésor, afin de répondre à des besoins urgents
exprimés par les ministères dans le cadre desquels les risques humains et/ou financiers
sont élevés. Nota : le ministre de TPSGC a délégué ce pouvoir au sous-ministre
adjoint de la Direction générale des approvisionnements et au sous-ministre adjoint
délégué de la Direction générale des approvisionnements.

d. Le pouvoir de passation de contrats en cas d’urgence de la Direction générale des


approvisionnements de TPSGC accordée aux ministères clients peut être exercé
seulement si tous les critères suivants s’appliquent :

i. les dispositions de chaque accord commercial applicable concernant


l’exception relative à la sécurité nationale ou une urgence sont invoquées;

ii. le besoin ne peut pas être satisfait par les procédures normales de passation
de contrats à cause de l'urgence de la situation;

iii. le ministère client concerné obtient pour le ministre


de TPSGC l’approbation de son ministre pour que TPSGC puisse répondre au
besoin urgent en son nom.

b. Le cadre supérieur au plus haut échelon disponible doit approuver tout contrat visant
à répondre à un besoin urgent. Les agents de négociation des contrats
de TPSGC doivent fournir un plan d'achat ou une note d’information qui décrit les
raisons pour lesquelles le besoin urgent est nécessaire et qui identifie les dispositions
des accords commerciaux applicables invoquées concernant l’urgence et la stratégie
d’approvisionnement proposée.
c. Dans certains cas d'urgence, le Canada pourrait devoir limiter la responsabilité d’un
entrepreneur ou accorder une indemnisation. Même si TPSGC agit à titre d’autorité
contractante, il incombe au ministère client d’obtenir l’approbation de son dirigeant
principal des finances (DPF) relativement à la limitation de la responsabilité. L’article
8.5 de la Politique sur la prise de décisions concernant la limitation de la
responsabilité des entrepreneurs dans les marchés de l’État du CT se lit comme suit :

En situation d'urgence dans les cas où la limitation de la responsabilité de


l'entrepreneur ou son indemnisation est justifiée et lorsque le retard à obtenir
l'approbation de cette limitation ou indemnisation peut être préjudiciable à l'intérêt
public, l'autorité contractante doit obtenir, au minimum, l'approbation préalable de
l'agent financier principal du ministère ou de ses délégués avant de conclure un
marché. Les ministères doivent inclure l'évaluation financière et tous les détails
relatifs à la limitation ou à l'indemnisation dans le rapport envoyé au Secrétariat du
Conseil du Trésor du Canada dans les 60 jours suivant l'obtention de l'autorisation de
commencer les travaux ou suivant le début des travaux. L'agent financier principal du
ministère ou ses délégués doivent approuver ce rapport.

d. Les agents de négociation des contrats doivent fournir les détails relatifs au recours à
ce pouvoir de passation de contrats en cas d’urgence dans un rapport au Secrétariat du
Conseil du Trésor (Directrice exécutive, Division de la politique d'approvisionnement)
dans les 60 jours civils suivant l’autorisation ou le début des travaux. La partie III de
l'Appendice C de la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés exige que le
rapport contienne les éléments suivants :

i. des renseignements détaillés sur les circonstances de la situation d'urgence;

ii. le type et la valeur du contrat adjugé;

iii. les raisons expliquant pourquoi la demande de soumissions n'est ni pratique


ni possible;

iv. le niveau de délégation du ministère ou de l'organisme auquel le pouvoir de


passation de marchés en cas d'urgence a été accordé.

b. Ratification des contrats d’urgence


L’approbation du Conseil du Trésor est requise pour tout contrat d’urgence de plus de
quinze millions de dollars. Si un contrat d’urgence de plus de quinze millions de
dollars est conclu, la ratification du contrat doit être obtenue auprès du Conseil du
Trésor le plus tôt possible. Si une autorité contractante utilise les pouvoirs de
passation de contrats en cas d’urgence par erreur et si la valeur du contrat dépasse les
limites de base ou exceptionnelles du Ministère, la ratification pourrait également
s’avérer nécessaire. En plus du rapport faisant état du contrat d’urgence, la
présentation au Conseil du Trésor portant sur la ratification doit également être
soumise.

c. Pour les approvisionnements d'urgence assujettis aux ententes sur les revendications
territoriales globales (ERTG) les agents de négociation des contrats devraient
communiquer avec la Division des Services consultatifs en matière
d'approvisionnement autochtones (SCMAA) par courriel à tpsgc.rcndgaertgsaea-
ncrabclcapsab.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca, afin de déterminer l'incidence que pourrait
avoir une entente sur les revendications territoriales globales sur la stratégie
d’approvisionnement globale. Pour de plus amples renseignements, consultez
l'article 9.35 Traités modernes.

3.22.5 Exceptions aux processus dans une situation d'urgence

(2016-04-04)

a. En ce qui a trait à la Politique sur les mesures correctives du rendement des


fournisseurs (PMCRF), une exception peut être faite conformément à
l'article 8.180.25 Exceptions.

b. En ce qui concerne les dispositions relatives à l'intégrité (voir l'article 3.51 Aperçu


de l'intégrité), les agents de négociation des contrats doivent vérifier auprès
du registraire d’inadmissibilité et de suspension (le registraire) que le fournisseur n’est
pas inadmissible à l’obtention d’un contrat. Lorsqu'une situation d'urgence survient en
dehors des heures normales de travail et que le registraire n'est pas disponible, les
agents de négociation des contrats devraient faire des efforts raisonnables pour
consulter la Liste d’inadmissibilité et de suspension avant d’attribuer un contrat et
suivre le processus de vérification le jour suivant. Si un contrat a été attribué à un
fournisseur inadmissible en raison d’une situation d’urgence, les agents de
négociation des contrats doivent communiquer avec le Secrétariat de l’intégrité du
programme des approvisionnements à l’adresse TPSGC.DGAIntegrite-
ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca pour obtenir des directives sur la façon d’en
aviser la Direction générale de la surveillance (DGS).

3.22.10 Besoins urgents (ministères et organismes fédéraux)

(2013-03-21)
a. Conformément à la Partie III de la Directive du Conseil du Trésor sur les marchés,
tout ministère ou organisme peut conclure et modifier un contrat d’une valeur totale
maximale d’un million de dollars (incluant les modifications et toutes les taxes
applicables [y compris la TPS ou la TVH]) afin de répondre à un besoin dans une
situation d'extrême urgence. De tels contrats devraient être approuvés par le cadre
supérieur disponible au plus haut échelon. Avant d’appliquer ces directives, il est
important de vérifier les politiques internes de délégation de pouvoirs et de mise en
œuvre de chaque ministère.

b. La Directive du Conseil du Trésor sur les marchés renferme aussi les pouvoirs


exceptionnels de passation des contrats en cas d’urgence suivants :

i. Le ministre responsable de l'Agence canadienne de développement


international (ACDI) – quatre millions de dollars pour un programme ou un
projet d’aide internationale;

ii. Le ministre de la Défense nationale (MDN) – cinq millions de dollars pour


des services en réponse à un besoin urgent de carburant, de nourriture, d'eau et
de services de transport dans le cadre de déploiements urgents d'unités des
Forces canadiennes, conformément à des consignes opérationnelles, lorsque des
personnes seront exposées à un danger considérable ou qu'il existe un risque
financier prononcé;

iii. Le ministre des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI)


– quinze millions de dollars pour des marchés de services liés aux chancelleries,
afin de faire face à une situation d’extrême urgence ou à des menaces liées à la
sécurité nationale dans les missions canadiennes à l’étranger et où il y a un
risque pour les personnes ou un risque financier important;

iv. Le ministre des Pêches et des Océans – dix millions de dollars pour réagir
aux situations d’urgence causées par des déversements d’hydrocarbures pouvant
présenter un risque important pour la vie humaine ou sur le plan financier.

c. Le pouvoir de passation de contrats en cas d’urgence mentionné aux alinéas b. ii.,


iii., et iv. peut être exercé seulement si tous les critères suivants s’appliquent :

i. les dispositions de chaque accord commercial applicable concernant


l’exception relative à la sécurité nationale ou une urgence sont invoquées;

ii. le besoin ne peut pas être satisfait par les procédures normales de passation
de contrats à cause de l'urgence de la situation;
iii. le ministre du ministère concerné approuve l’invocation des pouvoirs
spéciaux.

b. Si le besoin est visé par une offre à commandes (OC), le client peut seulement passer
une commande subséquente conformément aux limites des commandes subséquentes
établies dans l’OC. Si la valeur du besoin est supérieure à la limite de l’offre à
commandes, le client devrait communiquer avec TPSGC pour traiter la commande
subséquente en son nom.

c. Si le besoin n’est pas visé par une OC, l’approvisionnement peut être traité par le
ministère client s’il est dans les limites de ses pouvoirs de passation de contrats en cas
d’urgence. En ce qui concerne un approvisionnement qui n’est pas dans la limite de
ses pouvoirs de passation de contrats en cas d’urgence, le client doit communiquer
immédiatement avec TPSGC et lui envoyer une demande concernant cet
approvisionnement. Le client doit clairement préciser l’exigence technique et
devraient fournir, dès que possible, les renseignements sur les fournisseurs et la
disponibilité, s’ils les connaissent, et les justifications relatives au besoin urgent,
conformément à l’alinéa 3.22 e.

d. Conformément aux instructions figurant à l'alinéa 3.22 g., les détails relatifs au


recours à ce pouvoir de passation de contrats en cas d’urgence doivent être fournis
dans un rapport au Secrétariat du Conseil du Trésor dans les 60 jours civils suivant
l’autorisation ou le début des travaux. Ceci s’applique à tous les ministères clients qui
attribuent des contrats en vertu de leur pouvoir délégué en cas d’urgence et à toutes
les directions générales de TPSGC qui attribuent des contrats en vertu du pouvoir
délégué en cas d’urgence d’un million de dollars du ministre de TPSGC.

e. Pour la ratification des contrats, voir l'alinéa 3.22 h.

f. Pour les approvisionnements d'urgence assujettis aux ententes sur les revendications
territoriales globales (ERTG), voir l'alinéa 3.22 i.

3.22.15 Autres points à considérer en ce qui a trait à la gestion des besoins urgents

(2013-03-21)

Il est important de comprendre qu’il ne faut pas être trop contraignant pendant une situation
d’urgence et que le processus devrait être, jusqu’à un certain point, déterminé par le besoin et
l’échéancier. Voici quelques points que les agents de négociation des contrats devraient
considérer avant qu’une situation d’urgence se produise afin de réduire les risques et les
pertes durant ce qui peut être une période très difficile, et faciliter l’approvisionnement lors
d’une situation où il est essentiel d’être rapide, calme et souple.

a. Rester calme et concentré sur le problème. Consulter les procédures ministérielles


établies pour faciliter la passation de contrats en cas d’urgence.

b. Créer une équipe engagée pour répondre aux besoins en matière de passation de
contrats en cas d’urgence, selon la demande ou de façon plus permanente.

c. Être prêt à fournir une réponse rapide et désigner un agent de liaison qui sera le point
de contact pour aider et coordonner les ressources d’une organisation.

d. S'assurer que son équipe est prête à réagir à une situation d'urgence en mettant à sa
disposition les outils nécessaires pour lui faciliter la tâche.

e. Être disponible et s'assurer que tous les intervenants clés participent à toutes les
réunions et séances essentielles.

f. Mobiliser TPSGC tôt dans le processus (ministères clients).

g. Entretenir des liens de communication ouverts avec tous les intervenants.

h. Identifier immédiatement le cadre supérieur disponible au plus haut échelon pour


approuver un contrat si l’autorité d’urgence d’un million de dollars du ministère est
exercée (ministères clients).

i. Informer régulièrement les cadres supérieurs et documenter toutes les décisions et


tous les écarts dans le cadre du processus.

j. Identifier les spécialistes susceptibles d'aider au sein du ministère, comme les


services juridiques, les conseillers en politiques, les analystes financiers, les
conseillers en gestion des risques et les experts des biens et services.

k. Développer des liens avec d’autres ministères du gouvernement et d’autres ordres de


gouvernement (provincial et territorial) et collaborer avec eux.

l. Établir un processus pour les achats rapides, y compris le traitement accéléré des
approbations.

m. Envisager de nouvelles solutions novatrices.

n. Réduire les risques et être préparé.

3.25 Méthodes d'appel d'offres en vertu des accords commerciaux


(2019-11-28)

a. Il existe trois méthodes d'appel d'offres en vertu des accords commerciaux, soit
l'appel d'offres ouvert; l'appel d'offres sélectif et l'appel d'offres limité.

i. Appel d'offres ouvert : méthode où un avis de projet de marché (APM) est


publié; tout fournisseur peut présenter une soumission.

C'est la démarche préférée.

ii. Appel d'offres sélectif : méthode pouvant impliquer le recours à une liste à
utilisation unique de fournisseurs préqualifiés ou le recours à une liste
permanente de fournisseurs préqualifiés. Lorsque l'appel d'offres sélectif est
utilisé, tous les fournisseurs préqualifiés doivent être invités à participer à
l'appel d'offres, sauf si l'entité responsable du marché public limite le nombre de
fournisseurs autorisés à soumissionner dans sa demande de préqualification et
énonce aussi dans celle-ci les critères de sélection du nombre restreint de
fournisseurs.

TPSGC applique de la façon décrite ci-dessous les obligations procédurales se


rapportant à la qualification préalable qui figurent dans les accords
commerciaux sous le titre « appel d'offres sélectif ». Il convient de souligner
que lorsqu'un marché public est assujetti à un accord commercial, un APM doit
être publié aux deux étapes du processus.

Les obligations des accords commerciaux concernant la qualification préalable


sont appliquées de la façon décrite ci-dessous.

A. Impliquant le recours à une liste unique de fournisseurs


préqualifiés :

Il s'agit d'un processus d'approvisionnement en deux étapes, dont la


première étape comporte la publication d'un APM lorsque les
fournisseurs éventuels intéressés satisfont à des exigences de participation
préétablies. Lors de la deuxième étape, les documents de soumission sont
envoyés aux fournisseurs préqualifiés désignés au cours de la première
étape.

Dans le cas des marchés publics assujettis à un ou à plusieurs accords


commerciaux internationaux, un APM doit être publié aux deux étapes du
marché public (il est également accepté que l'APM original soit modifié
une fois que la date de clôture des soumissions est établie). Tout
fournisseur qui désire présenter une soumission à la deuxième étape peut
le faire, s'il reste suffisamment de temps pour mener à bonne fin le
processus de qualification préalable.

B. Impliquant le recours à une liste permanente de fournisseurs


préqualifiés* :

Un APM est publié et les fournisseurs éventuels intéressés satisfont à des


exigences de participation préétablies. Une liste des fournisseurs
préqualifiés est ensuite établie et mise à jour, et utilisée pour différents
processus de demandes de soumissions individuels.

Pour les processus de demandes de soumissions utilisant la liste, les


fournisseurs préqualifiés reçoivent les documents de soumission. Tout
autre fournisseur éventuel qui demande les documents de soumission doit
être pris en compte s'il reste suffisamment de temps pour mener à bonne
fin le processus de qualification préalable.

Pour les listes assujetties à l'ALEC et (ou) à un ou à plusieurs accords


commerciaux internationaux, un avis annuel confirmant l'existence de la
liste de fournisseurs préqualifiés doit être publié dans le Service
électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) (utiliser le
formulaire d'APM). Au sein de TPSGC, les obligations concernant les
listes permanentes de fournisseurs préqualifiés sont opérationnalisées en
tant qu'arrangements en matière d'approvisionnement.

*On peut utiliser l'expression « liste de fournisseurs » pour désigner une


liste permanente de fournisseurs qualifiés; l'expression « liste à utilisation
multiple » est utilisée dans de nombreux accords commerciaux.

iii. Appel d'offres limité : Il s'agit d'une méthode d'appel d'offres dans le cadre
de laquelle, dans des circonstances particulières, un agent de négociation des
contrats peut choisir de s'écarter de certaines obligations procédurales des
accords commerciaux applicables pour un marché public en particulier.

L’appel d’offres limité ne doit pas être utilisé pour éviter la concurrence entre
les fournisseurs, pour exercer une discrimination à l’encontre de fournisseurs ou
pour protéger des fournisseurs nationaux. Les règles des accords commerciaux
concernant les spécifications techniques doivent tout de même être respectées.
Il s’agit de la méthode utilisée par défaut lorsqu’un appel d’offres limité
s’inscrit dans un processus concurrentiel. Cependant, s’il y a lieu, un appel
d’offres limité peut être non concurrentiel ou utilisé pour avoir recours à un
fournisseur unique. Dans tous les cas, il est recommandé que les agents de
négociation des contrats continuent d’appliquer les obligations procédurales des
accords commerciaux dans toute la mesure du possible et choisissent de
s’écarter des obligations procédurales uniquement dans les circonstances
permises et au besoin.

Lorsque plus d'un accord commercial s'applique, un motif justifiant l'appel


d'offres limité doit se trouver dans la disposition de chaque accord sur l'appel
d'offres limité, tout comme le renvoi aux obligations procédurales desquelles
l'agent de négociation des contrats peut choisir de s'écarter.

En général, les agents de négociation des contrats qui respectent les obligations
des appels d'offres limités énoncées dans l'AMP-OMC et l'AECG respecteront
également les exigences des autres accords commerciaux. Cependant, pour plus
de certitude, les agents de négociation des contrats devraient consulter les
dispositions des accords commerciaux applicables concernant l'appel d'offres
limité. Les articles suivants comprennent des exemples des dispositions sur
l'appel d'offres limité :

A. l'article 513 : Appel d'offres limité du chapitre 5 de l'ALEC;

B. l'article 1016 : Procédures d'appel d'offres limitées du chapitre


10 de l'ALENA;

C. l'article 19.12 : Appel d'offres limité du chapitre 19 de l'AECG;

D. l'article XIII : Appel d'offres limité de l'AMP-OMC.

Un résumé des raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité énoncées


dans les accords commerciaux ainsi que des obligations procédurales desquelles
l'agent de négociation des contrats peut choisir de s'écarter lorsqu'il utilise un
appel d'offres limité se trouve à l'annexe 3.2 : Raisons justifiant le recours à
l’appel d’offres limité contenues dans les accords commerciaux.

b. Pour connaître la procédure relative à la publication sur le SEAOG, voir


l'article 4.75.20 Procédure d’affichage d’un avis de projet de marchés sur le Service
électronique d’appel d’offres du gouvernement.

En plus des procédures d’appel d’offres décrites précédemment, les sociétés d'État peuvent
avoir recours à un avis de projet de marché pour annoncer des marchés éventuels. Cet avis est
habituellement publié au début de l'année financière et il contient la liste des marchés que
prévoit de conclure l'entreprise au cours de l'année financière à venir.

Il n'est pas nécessaire que les fournisseurs éventuels fassent parvenir une réponse à la suite de
l'avis de projet de marché.

Pour les sociétés d’État, l'avis de projet de marché peut également servir d'avis dans le cadre
d'un système de qualification préalable. Lorsqu'on s'en sert à cette fin, les fournisseurs sont
tenus d'y donner une réponse. Les documents de soumission sont envoyés uniquement aux
soumissionnaires qui satisfont aux exigences de qualification préalable.

3.30 Méthodes d'approvisionnement

(2011-05-16)

a. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a recours à


différentes méthodes pour répondre à ses besoins dans le domaine des achats.
L'ensemble de ces méthodes comprend, entre autres, des contrats définissant
exactement les biens et les services à fournir à des clients en particulier avant des
dates précises, ainsi que différents instruments d'achat à appliquer par un certain
nombre de ministères et d'organismes pour des besoins initiaux parfois peu précis.

b. Les trois méthodes d'approvisionnement en biens et en services suivantes peuvent


être utilisées par TPSGC pour la passation de marchés concurrentiels et non
concurrentiels :

i. les contrats (y compris les contrats avec autorisations de tâches);

ii. les offres à commandes;

iii. les arrangements en matière d'approvisionnement.

c. L'agent de négociation des contrats, en consultation avec le client, choisit la méthode


d'approvisionnement qui satisfait le mieux aux besoins du client.

d. Pour en savoir davantage sur quand avoir recours à un contrat (y compris les contrats
avec autorisations de tâches), à une offre à commandes ou à un arrangement en
matière d'approvisionnement, consulter les articles 3.35 Contrats, 3.40 L'offre à
commandes comme méhtode d'approvisionnement et 3.45 L'arrangement en matière
d'approvisionnement comme méthode d'approvisionnement. Les agents de
négociation des contrats devraient également consulter le tableau comparatif à
l' Annexe 3.8 : Comparaison des différentes méthodes d'approvisionnement, qui les
aidera à déterminer la meilleure méthode d'approvisionnement à utiliser lorsqu'il est
impossible d'établir d'avance la nature exacte, la quantité et les échéances des besoins.

3.35 Contrats

(2011-05-16)

a. En règle générale, les contrats portant sur des biens, des services et des travaux de
construction sont établis pour répondre aux besoins uniques et bien définis d'un
ministère client, mais ils peuvent également servir à répondre aux besoins de plusieurs
clients. Ils sont utilisés lorsqu'il n'est pas justifié d'avoir recours à une offre à
commandes (OC) ou à un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA).

b. Pour plus de renseignements sur le contenu exigé pour un contrat, voir


le Chapitre 4 - Processus de demandes de soumissions.

3.35.1 Contrats comportant des autorisations de tâches

(2010-01-11)

3.35.1.1 Définition

(2011-05-16)

Le contrat avec autorisations de tâches (AT) est une méthode d'approvisionnement de services
selon laquelle l'ensemble ou une partie des travaux sont réalisés selon la demande,
conformément à des conditions préétablies et à un processus administratif englobant des
autorisations de tâches. Les contrats avec autorisations de tâches sont utilisés dans les cas où
il existe un besoin précis du client d'obtenir rapidement et à répétition une ou plusieurs
catégories de services pendant la durée du contrat. Dans le cadre de contrats avec
autorisations de tâches, le travail à réaliser peut être défini, mais la nature et les échéances
précises des services, des activités et des produits livrables requis ne sont connues qu'au
moment où le service est demandé pendant la durée du contrat. Le contrat avec autorisations
de tâches doit préciser les conditions du recours aux autorisations de tâches. L'AT est un outil
administratif structuré grâce auquel le client autorise un entrepreneur à effectuer les travaux
« selon la demande », conformément aux modalités du contrat. Les autorisations de tâches ne
sont pas des contrats individuels.

3.35.1.5 Application

(2011-05-16)
a. Les contrats avec autorisations de tâches peuvent être utilisés pour répondre à des
besoins en services, notamment :

i. des services professionnels;

ii. des services professionnels en informatique;

iii. des services de recherche et d'appui techniques;

iv. certains types de services de réparation et de révision (R et R) dont les


autorisations des travaux sont considérées comme des autorisations de tâches,
c.-à-d. les demandes de travaux supplémentaires, les équipes mobiles de
réparation, les enquêtes spéciales et études techniques, les commandes des
travaux envisagés.

b. Les contrats avec autorisations de tâches ne doivent pas servir dans le cas de
construction navale ou de radoub de navires. Ils ne doivent pas servir non plus pour
les autorisations de travail de R et R qui ne sont pas considérés comme des
autorisations de tâches : relevé des avis de sélection et des demandes prioritaires de
sélection; demande de matériel réparable; ordre de transfert de matériel; ordre de
transfert de véhicules (OTV).

c. Bien que les autorisations de tâches soient utilisées pour obtenir des services, elles
peuvent également servir à l'achat de biens accessoires qui sont liés à un service
particulier lorsque ces biens deviennent par la suite la propriété du gouvernement.
Lorsque l'achat de biens accessoires est nécessaire, le formulaire Planification et
approbation préalable des contrats (PAPC) ou le plan d'achat (voir 3.35.1.15
Documents d'approbation des contrats avec autorisations de tâches) ainsi que la
demande de soumissions et le contrat subséquent doivent préciser les conditions
régissant l'achat de biens accessoires et les limites applicables. Il ne faut pas avoir
recours aux autorisations de tâches pour demander à l'entrepreneur d'acquérir des
biens non pertinents aux travaux visés au nom du client afin de déroger au processus
normal d'achat. Par exemple, un contrat avec autorisations de tâches pour des services
de génie ne peut servir à l'achat de logiciels, à moins que cela ne soit précisé dans la
demande de soumissions initiale ainsi que dans les modalités de paiement du contrat.

d. Les directeurs peuvent approuver ou interdire les catégories d'achats pour lesquelles
il est possible de faire appel à des autorisations de tâches.

3.35.1.10 Conditions d'utilisation


(2011-05-16)

a. Les contrats avec autorisations de tâches utilisés à mauvais escient peuvent donner
lieu à des problèmes majeurs entre le gouvernement et ses fournisseurs,
entre TPSGC et ses clients, de même que pour le gouvernement aux yeux du grand
public. Lorsqu'un contrat avec autorisations de tâches est envisagé comme méthode
d'approvisionnement pour un achat particulier, l'agent de négociation des contrats doit
suivre les procédures applicables décrites au paragraphe 3.35.1 Contrats comportant
des autorisations de tâches avant de faire approuver la démarche d'achat. Dans les cas
où les autorisations de tâches ne sont émises que par TPSGC, certaines de ces
procédures peuvent ne pas s'appliquer (c.-à-d. les rôles et les responsabilités, les
limites à respecter par les clients pour l'émission d'autorisations de tâches, le guide
destiné aux clients de TPSGC, le document d'entente, certaines exigences en matière
de rapports).

b. Aux fins d'utilisation des contrats avec autorisations de tâches, l'agent de négociation
des contrats doit :

i. faire en sorte que le contrat avec autorisations de tâches soit la méthode


d'approvisionnement appropriée pour ces services (voir le paragraphe 3.35.1.5
Application et l'Annexe 3.8 : Comparaison des différentes méthodes
d'approvisionnement ci-jointe et les autres sections relatives aux méthodes
d'approvisionnement précisées dans le Guide des approvisionnements);

ii. décider s'il faut permettre au client d'émettre des autorisations de tâches et
en déterminer les limites financières. Ces décisions devraient être prises
par TPSGC avec l'aide du client, conformément au paragraphe 3.35.1.30
Limites financières des autorisations de tâches individuelles;

iii. fournir au client le Guide pour la préparation et la gestion des autorisations


de tâches – à l'intention des clients de TPSGC(Annexe 3.4.1 : Guide pour la
préparation et la gestion des autorisations de tâches – à l'intention des clients de
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada), lui expliquer l'objet du
Guide et en discuter au besoin;

iv. conclure une entente avec le client concernant les rôles et les responsabilités
des deux organisations, notamment les responsabilités relatives aux rapports. À
cet égard, nous encourageons fortement l'utilisation du Modèle d'entente portant
sur l'utilisation des autorisations de tâches (Annexe 3.4.2 : Modèle d'entente – à
l'intention des clients de Travaux publics et Services gouvernementaux
Canada). L'entente doit inclure les dispositions pour la présentation en temps
opportun de documents, notamment :

A. des exemplaires de toutes les autorisations de tâches avec leurs


pièces jointes;

B. des exemplaires de toutes les révisions apportées aux autorisations


de tâches avec leurs pièces jointes;

C. des exemplaires de toutes les demandes de paiement et de toutes


les factures, accompagnées des rapports connexes.

v. appliquer les procédures décrites aux paragraphes 3.35.1.15 Documents


d'approbation des contrats avec autorisations de tâches à 3.35.1.60 Rapports;

vi. discuter avec le client, au besoin, de l'utilisation des contrats avec


autorisations de tâches, notamment le processus administratif d'autorisation et
d'émission des autorisations de tâches.

3.35.1.15 Documents d'approbation des contrats avec autorisations de tâches

(2011-05-16)

a. Pour les contrats avec autorisations de tâches, le formulaire Planification et


approbation préalable des contrats (PAPC) ou le plan d'achat par contrat avec
autorisations de tâches doit traiter, le cas échéant :

i. des raisons pour lesquels les services visés se prêtent bien à cette méthode
d'approvisionnement;

ii. de la justification des limites financières proposées pour l'émission


d'autorisations de tâches par les clients;

iii. d'un énoncé attestant que le Guide pour la préparation et la gestion des
autorisations de tâches à l'intention des clients de Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada a été fourni au client et fait l'objet de discussions
avec lui, le cas échéant;

iv. d'un énoncé attestant qu'une entente a été conclue avec le client sur les rôles
et les responsabilités des deux organisations, ou indiquant qu'une telle entente
sera conclue avec le client avant le lancement de la demande de soumissions.
v. d'un énoncé attestant que des discussions ont eu lieu avec le client sur
l'utilisation des contrats avec autorisations de tâches, et ce, avant que le client
n'autorise la première tâche;

vi. d'une description du processus de suivi du contrat et des activités qui seront
mises en place ou réalisées.

b. Voir le Chapitre 6 - Approbations et pouvoirs pour obtenir des renseignements


additionnels concernant l'utilisation et la préparation du formulaire PAPC et du plan
d'achat.

c. Les pouvoirs relatifs à l'approbation des contrats avec autorisations de tâches et à la


modification des dispositions d'un contrat avec autorisations de tâches sont conformes
aux pouvoirs contractuels décrits au Chapitre 6 - Approbations et pouvoirs.

3.35.1.20 Demandes de soumissions et contrats subséquents

(2017-08-17)

a. Les agents de négociation des contrats doivent faire en sorte que la demande de
soumissions et les contrats subséquents qu'ils publient et utilisent pour établir des
contrats avec autorisations de tâches respectent l'approche type relative à l'émission
des demandes de soumissions (reportez-vous aux chapitres 3 et 4). Pour toute partie
des travaux à réaliser « selon la demande », la demande de soumissions et le contrat
subséquent doivent comprendre les éléments suivants :

i. un énoncé des travaux clairement défini, décrivant de manière générale la


portée des travaux qui seront visés par les autorisations de tâches;

ii. une description du processus administratif menant à l'autorisation et à


l'émission d'autorisations de tâches et toutes les clauses du Guide
des CCUA portant sur les autorisations de tâches. Dans le cas de plusieurs
contrats avec autorisations de tâches, la partie de la demande de soumissions
traitant de l'évaluation doit comprendre un processus de classement des
entrepreneurs (généralement dans le cadre de la clause relative à la méthode de
sélection), et la partie portant sur le contrat subséquent doit comprendre le
processus de classement des entrepreneurs et le processus de répartition du
travail (à réaliser au moment de l'attribution du contrat). Les clauses suivantes
du Guide des CCUA relatives aux autorisations de tâches (AT) doivent être
utilisées pour tous les clients, selon le
cas : B9030C, B9031C, B9051C, B9053C, B9054C, B9056C, C9010C, C9011
C;

iii. les limites financières à respecter par les clients pour l'autorisation et
l'émission d'autorisations de tâches conformément au paragraphe 3.35.1.30
Limites financières des autorisations de tâches individuelles;

iv. le formulaire pertinent d'autorisation et l'émission des autorisations de


tâches. Reportez-vous au paragraphe 3.35.1.25 Formulaires pour plus
d'information à ce sujet;

v. les modalités de paiement applicables aux AT, comme la ou les bases de


paiement (p. ex., les clauses des CCUA C0204C et C0209C) et la ou les
modalités de paiement. Consulter l’article 4.70.20. Bases de paiement du Guide
des approvisionnements pour plus d’information;

vi. l'obligation du Canada et la responsabilité totale du Canada;

A. lorsque tous les travaux visés par un contrat seront exécutés au


moyen d'autorisations de tâches :

1. la clause du Guide des CCUA B9030C doit être utilisée


afin de limiter l'obligation du Canada et pour offrir une garantie des
travaux minimums à l'entrepreneur; et

2. la clause du Guide des CCUA C9010C doit être utilisée


afin de limiter la responsabilité du Canada lorsque le contrat avec
autorisations de tâches est sujet à une limitation des dépenses. Le
« coût total estimatif » figurant à la page titre du contrat doit égaler
la limite totale des dépenses précisée dans la clause.

B. lorsqu'une partie seulement des travaux sera exécutée au moyen


d'autorisations de tâches :

1. la clause du Guide des CCUA B9031C doit être utilisée


afin de limiter l'obligation du Canada en vertu des autorisations de
tâches; et

2. la clause du Guide des CCUA C6001C doit être utilisée


afin de limiter la responsabilité du Canada lorsque le contrat avec
autorisations de tâches est sujet à une limitation des dépenses. Le
« coût total estimatif » figurant à la page titre du contrat doit égaler
la limite totale des dépenses précisée dans la clause.

b. Les agents de négociation des contrats ont la responsabilité de surveiller l'utilisation


des autorisations de tâches, mais ils doivent également envisager d’inclure dans leurs
contrats la clause B9056C du Guide des CCUA concernant la présentation de rapports
d’utilisation des autorisations de tâches par l'entrepreneur. Consultez également le
paragraphe b. de l’article 8.70.20 Administration des contrats avec autorisations de
tâches pour obtenir des détails sur l'administration des contrats avec autorisations de
tâches.

3.35.1.25 Formulaires

(2013-11-06)

L'agent de négociation des contrats doit utiliser le formulaire PWGSC- TPSGC 572 ,


Autorisation de tâches, pour l'autorisation de tâches émises par TPSGC et des clients autres
que le ministère de la Défense nationale (MDN). Ce formulaire se trouve dans le site
du Catalogue de formulaires  de TPSGC. Dans le cas des contrats qui ne sont pas pour
le MDN, il est aussi possible d'utiliser des formulaires d'AT élaborés et approuvés localement.
Le Formulaire d'autorisation des tâches DND 626 doit être utilisé pour les contrats du MDN.
Il ne faut pas utiliser les formulaires PWGSC-TPSGC PWGSC- TPSGC 942  (Commande
subséquente à une offre à commandes), PWGSC-TPSGC 1379  (Travaux imprévus ou
nouveaux travaux) et le bon de commande GC 111  (Commande d'achat) comme
formulaires d'autorisation de tâches dans les contrats avec autorisations de tâches.

3.35.1.30 Limites financières des autorisations de tâches individuelles

(2013-01-28)

a. Les autorisations de tâches peuvent être autorisées et émises par le client ou TPSGC.
Les agents de négociation des contrats de TPSGC à qui des pouvoirs d'approbation et
de signature des marchés de services ont été délégués ne sont pas limités par un
montant maximal pour les autorisations de tâches individuelles et ce, jusqu'à
concurrence de la valeur approuvée du contrat, à moins d'avis contraire de leurs
gestionnaires. La décision de permettre au client d'émettre des autorisations de tâches
revient à TPSGC, en consultation avec le client. Lorsque que le client sera autorisé à
émettre des autorisations de tâches, les agents de négociation des contrats
de TPSGC doivent établir un montant maximal des AT (taxe sur les produits et
services [TPS] ou taxe de vente harmonisée [TVH] incluse) pouvant être établies par
le client. Au moment d'établir une telle limite pour les autorisations de tâches et leurs
révisions, les agents de négociation des contrats devraient tenter d'atteindre un
équilibre entre l'efficacité opérationnelle et la gestion des risques contractuels, et ils
devraient tenir compte des éléments suivants :

i. toute entente conclue entre le client et TPSGC sur les conditions


d'utilisation des autorisations de tâches (voir 3.35.1.10 Conditions d'utilisation);

ii. le rendement du client et des membres de l'industrie en ce qui a trait à


l'utilisation efficace des contrats avec autorisations de tâches, du point de vue de
l'agent de négociation des contrats et de leurs collègues et gestionnaires
de TPSGC;

iii. les compétences en matière d'approvisionnement et de gestion des contrats


qui existent au sein du ministère client :

A. De la formation est offerte ou requise?

B. Les politiques et les procédures du ministère client sont-elles en


place et mises en application? Par exemple, le ministère de la Défense
nationale (MDN) a sa propre procédure interne pour l'administration des
autorisations de tâches; cette procédure est définie à l'article 3.3.2 du
Manuel de l'administration de l'approvisionnement(MAA) de ce
ministère;

iv. les besoins opérationnels, par exemple l'importance des délais pour
certaines tâches;

v. la portée du contrat et les risques associés à chacune des tâches :

A. clarté et degré de précision de l'énoncé des travaux du contrat;

B. complexité et durée prévues de chacune des tâches;

C. degré de facilité de l'établissement du coût des tâches;

D. valeur moyenne de l'autorisations de tâches, fréquence des tâches


et nombre prévu de tâches pour la durée du contrat;

vi. s'il y a lieu, la valeur totale estimative des travaux qui seront effectués sans
recourir à des autorisations de tâches, par rapport à la valeur totale estimative
des travaux qui réalisés par l'entremise d'autorisations de tâches;

vii. la fréquence des rapports portant sur les autorisations de tâches.


b. De plus, en déterminant le montant à partir duquel les autorisations de tâches
individuelles doivent être approuvées par TPSGC, les agents de négociation des
contrats doivent veiller à ce que la participation de TPSGC ajoute de la valeur au
processus d'autorisation des tâches tout en veillant à ce que TPSGC puisse garder un
contrôle adéquat du processus d'AT. Cette valeur ajoutée peut se présenter sous
différentes formes, par exemple la surveillance financière ou des comparaisons avec
des contrats semblables exécutés pour d'autres clients afin d'assurer l'optimisation des
ressources financières. La limite financières des autorisations de tâches pour les
clients devrait être établie en fonction de l'expérience du ministère en matière
d'administration des autorisations de tâches. De plus, les agents de négociation des
contrats pourraient envisager d'établir une limite de sorte que TPSGC puisse autoriser
un nombre représentatif d'autorisations de tâches.

3.35.1.35 Séparation des fonctions

(2011-05-16)

La Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du Conseil du Trésor
exige que le pouvoir de conclure un contrat ou une modification soit distinct du pouvoir
d'attestation décrit dans l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Au chapitre
3 du Rapport de la vérificatrice générale du Canada de décembre 2008, le Bureau de la
vérificatrice générale a soulevé des questions concernant l'application de la séparation des
fonctions dans les autorisations de tâches et a indiqué que le regroupement des fonctions
d'approvisionnement et d'attestation sous la responsabilité d'une seule personne n'est pas
conforme à la Politique du Conseil du Trésor sur la délégation du pouvoir décisionnel. Par
conséquent, bien que les autorisations de tâches ne soient pas des contrats
individuels, TPSGC applique le principe de la séparation des fonctions aux autorisations de
tâches émises pour les propres besoins de TPSGC : le signataire de l'autorisation de tâches,
à TPSGC, ne doit pas également certifier les factures connexes. Dans son Guide pour la
préparation et la gestion des autorisations de tâches à l'intention des clients de Travaux
publics et Services gouvernementaux Canada, le Ministère recommande cette pratique à tous
ses clients. Toutefois, comme il est stipulé dans la directive du CT précitée, lorsque les
processus actuels des clients ou d'autres circonstances ne permettent pas la séparation de ces
fonctions, des mesures de contrôle peuvent être mises en place par le client. Celui-ci doit
s'assurer que ses processus en cours ou ses mesures de contrôle alternatives peuvent soutenir
un examen approfondi.

3.35.1.40 Autorisation et émission d'autorisations de tâches


(2016-04-04)

a. L'organisation cliente autorisée à attribuer des tâches à l'entrepreneur doit autoriser et


émettre les autorisations de tâches conformément au processus décrit dans le contrat.
L'organisation cliente est au moins tenue de :

i. veiller à ce que les travaux de l'AT, y compris les produits livrables et les
échéances, s'il y a lieu, soient conformes à la portée des travaux définis dans le
contrat;

ii. fournir à l'entrepreneur la description des tâches et les modalités de


paiement, et connaître le niveau d'effort requis, s'il y a lieu;
En fixant des dates ou des délais pour l'accomplissement des tâches, il faut tenir
compte de la date d'expiration du contrat. Les tâches doivent être terminées
avant cette date d'expiration; toutefois, si elles ne peuvent pas l'être, l'agent de
négociation des contrats doit, avant d'établir l'AT, émettre une modification au
contrat en vue de prolonger la période d'application du contrat jusqu'à la date de
fin des travaux.

iii. mettre la dernière main à l'autorisation de tâches, notamment sa valeur


globale (TPS ou TVH en sus), conformément au contrat;

iv. recueillir toutes les signatures requises (du client ou de TPSGC, ou des
deux, s'il y a lieu, ainsi que de l'entrepreneur) et indiquer la date de ces
signatures sur l'AT.

b. Dispositions relatives à l'intégrité

i. Une fois la vérification terminée conformément à l’article 5.16 Conformité


en matière d'intégrité, les agents de négociation des contrats devraient veiller à
ce que le résultat de la vérification de l’intégrité soit intégré au dossier d’achat
aux fins de toute transaction subséquente avec ce fournisseur.

ii. Dans le cas où un fournisseur ne se conforme pas aux dispositions relatives


à l’intégrité du contrat pendant la durée du contrat (voir l'article 5.16), les
agents de négociation des contrats doivent demander conseil au Secrétariat de
l’intégrité du programme des approvisionnements (SIPA), par courriel, à
l’adresse suivante : TPSGC.DGAIntegrite-ABIntegrity.PWGSC@tpsgc-
pwgsc.gc.ca. 

3.35.1.45 Administration des autorisations de tâches par les clients de Travaux


publics et Services gouvernementaux Canada
(2011-05-16)

Pour plus d'information à ce sujet, voir l'Annexe 3.4.1 Guide pour la préparation et la gestion
des autorisations de tâches à l'intention des clients de Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada.

3.35.1.50 Modification d'une autorisation de tâches par le client

(2011-05-16)

a. Le client peut modifier une autorisation de tâches (AT) qu'il a initialement autorisée,
pourvu que les travaux respectent la portée et la valeur du contrat ainsi que la limite
des pouvoirs du client établie dans le contrat. Toute modification à l'AT doit être
approuvée par l'entrepreneur. Une modification d'AT qui porterait la valeur totale de
l'AT à un niveau supérieur à la limite accordée au client doit être signalée à l'agent de
négociation des contrats.

b. Une AT autorisée peut être modifiée, soit pour diminuer la portée de certaines


activités ou pour annuler la tâche au complet. Cependant, une AT ne peut être
modifiée en vue d'être annulée. En cas de manquement de l'entrepreneur ou pour des
raisons de commodité pour le Canada, les dispositions de résiliation contenues dans
les conditions générales s'appliquent et le contrat peut être résilié en tout ou en partie
pour inexécution ou pour des raisons de commodité. De telles circonstances doivent
être signalées à l'agent de négociation des contrats de TPSGC.

3.35.1.55 Surveillance et encadrement

(2011-05-16)

a. Les agents de négociation des contrats doivent vérifier les autorisations de tâches
pour s'assurer qu'elles respectent les modalités contractuelles. Ils doivent également
examiner les rapports d'avancement des travaux afin de s'assurer que les travaux sont
réalisés conformément au contrat et aux autorisations de tâches, et ils doivent
surveiller les dépenses par rapport à la valeur du contrat.

b. Si la surveillance des autorisations de tâches autorisées et émises démontre que le


processus d'AT n'est pas conforme au contrat ou à l'entente conclue avec le client, des
mesures correctives particulières doivent être prises. La question est abordée dans le
modèle d'entente, qui se trouve à l'annexe 3.4.2, au paragraphe 5. L'agent de
négociation des contrats doit informer l'entrepreneur lorsque la limite des pouvoirs du
client précisée dans le contrat est réduite ou révoquée. De plus, le recours aux
dispositions relatives aux pénalités ou à la résiliation des contrats ne devrait pas avoir
lieu sans consultation préalable des Services juridiques.

3.35.1.60 Rapports sur les contrats avec autorisation de tâches

(2013-06-27)

Les agents de négociation des contrats doivent présenter des rapports sur les contrats avec
autorisation de tâches (AT) ou sur les modifications qui y sont apportées. Voir
l’article 7.70.35 Codage des contrats avec autorisations de tâches pour de plus amples détails.

3.40 L'offre à commandes comme méthode d'approvisionnement

(2018-06-21)

a. Une offre à commandes (OC) est une offre qu’un fournisseur fait au Canada et qui
permet à ce dernier d’acheter des biens, des services ou une combinaison des deux,
selon la demande, pendant une période déterminée, en ayant recours à un processus de
commande subséquente qui incorpore les modalités ainsi que les prix de l’offre à
commandes.

b. Une offre à commandes n'est pas un contrat. Un contrat distinct est conclu chaque
fois qu'on passe une commande subséquente pour la fourniture de biens et/ou la
prestation de services dans le cadre d'une offre à commandes. Lorsqu'on passe une
commande subséquente, le Canada s'engage sans condition à accepter l'offre du
fournisseur pour la fourniture des biens et (ou) la prestation des services décrits dans
l'offre à commandes, dans la mesure précisée. La responsabilité du Canada est limitée
à la valeur réelle des commandes subséquentes passées par les utilisateurs identifiés
dans le délai de validité précisé dans l'offre à commandes.

c. Cette méthode d'approvisionnement est utilisée pour satisfaire aux exigences des
ministères et organismes pendant une période déterminée, lorsque les détails précis
sur les quantités prévues pour la période ne sont pas connus au préalable. Les offres à
commandes peuvent autoriser un client ou plus à passer des commandes subséquentes
pour des biens et des services directement auprès des offrants sans dépasser le
montant maximal indiqué dans l'OC. Si cela est précisé dans l'OC, TPSGC peut passer
des commandes subséquentes dont la valeur dépasse la limite accordée au client.

d. Pour une description des cinq types d'offres à commandes qui peuvent être autorisés,
voir l'article 7.10.1 Offres à commandes.
e. Une offre à commandes peut être valide pendant une ou plusieurs années. La
sélection de la période appropriée est un processus qui varie beaucoup selon le bien au
service visé.

f. La quantité de biens et(ou) le niveau de service identifiés dans la demande d'offres à


commandes et les offres à commandes subséquentes ne constituent qu'une
approximation des besoins donnée de bonne foi par le Canada à l'intention des
offrants.

g. L'ensemble des politiques, des règlements et des procédures du gouvernement en ce


qui a trait à l'attribution des contrats, y compris les procédures prévues dans les
accords commerciaux, s'appliquent à l'offre à commandes comme méthode
d'approvisionnement.

h. Le total des dépenses estimatives des besoins (la valeur totale estimative de
l'ensemble des commandes subséquentes) qu'on propose de satisfaire grâce à l'offre à
commandes comme méthode d'approvisionnement, la taxe sur les produits et services
ou la taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) incluse, doit être utilisé pour déterminer
l'applicabilité des procédures prévues dans un accord commercial dont le
gouvernement du Canada est signataire. Si on compte établir plus d’une offre à
commandes à la suite d’une demande d’offre à commandes (DOC), la somme de la
valeur estimative totale de toutes les offres à commandes
connexes, TPS ou TVH incluse, doit être utilisée aux fins de l’approbation.

i. Les agents de négociation des contrats devraient envisager d'avoir recours à une offre
à commandes lorsque cela est approprié, compte tenu des avantages et des
désavantages de la méthode.

A. Les avantages de l'offre à commandes comme méthode


d'approvisionnement peuvent comprendre :

1. un meilleur service aux clients (lorsqu’une offre à commandes est


en place, les clients peuvent passer des commandes rapidement);

2. l’amoidrissement du risque de surestimer le besoin.

B. Les désavantages de l'offre à commandes comme méthode


d'approvisionnement peuvent comprendre :

1. le fait que l’approvisionnement n’est pas garanti à ce prix puisque


l’offrant peut se retirer;
2. des prix pouvant être moins concurrentiels.

j. Les offres à commandes peuvent être de nature concurrentielle (voir les instructions
uniformisées 2006 du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat) ou non
concurrentielle (voir les instructions uniformisées 2007).

k. Pour plus de renseignements sur le processus concurrentiel d'invitation à


soumissionner pour les demandes d'offres à commandes (DOC), voir le Chapitre 4 -
Processus de demandes de soumissions.

l. On peut attribuer une offre à commandes sur une base non concurrentielle à un
offrant pour l'éventail complet des biens et des services présentés dans son catalogue.
Les pouvoirs d'approbation pour les besoins non concurrentiels alors s'appliqueraient.

m. L'offre à commandes est habituellement considérée pour les biens et les services
lorsque :

A. un ou plusieurs clients commandent à répétition la même série de biens, de


services, ou les deux, et qu'on ne connaît pas à l'avance la demande réelle (p. ex.
la quantité ainsi que la date et le lieu de livraison);

B. quelques-unes des conditions suivantes sont présentes :

1. les biens, les services, ou les deux sont bien définis;

2. on peut établir des prix ou une base de tarification à l'avance,


habituellement par un processus concurrentiel, et il n'y a aucun besoin ou
aucune intention de négocier au moment où on passe la commande
subséquente;

3. les biens et les services, ou les deux sont facilement disponibles et


doivent faire l'objet de commandes subséquentes lorsque les besoins sont
exprimés;

4. à la date de la commande subséquente, il n'y a aucun besoin ou


aucune intention de renégocier les modalités du contrat.

n. L'offre à commandes comme méthode d'approvisionnement ne peut pas être utilisé


lorsque :

A. les prix, la base de tarification ou les conditions ne sont pas définis ou


peuvent changer n'importe quand, à la discrétion du fournisseur;
B. les utilisateurs identifiés des offres à commandes ont l'intention de
renégocier les prix et la base de tarification préétablis, ou les conditions de
l'offre à commandes;

C. l'intention est de demander des soumissions chaque fois qu'on a besoin de


biens ou de services. Dans ces cas, une autre méthode d'approvisionnement, par
exemple l'arrangement en matière d'approvisionnement, devrait être envisagé.

o. Les ministères et organismes sont autorisés par TPSGC à passer des commandes


subséquentes à chaque offre à commandes, comme cela est défini dans l'offre à
commandes. Voir l'alinéa (a) du paragraphe 4.10.20.1 Procédures d'offre à
commandes .

p. Lorsque les exigences administratives d'un accord commercial s'appliquent à l'offre à


commandes comme méthode d'approvisionnement, l'ensemble du processus d'achat, y
compris toutes les offres à commandes dont on autorise l'utilisation et les commandes
subséquentes passées, fait partie du champ de compétence du Tribunal canadien du
commerce extérieur (TCCE).

q. Si la demande d’offres à commandes et le contrat subséquent visant les biens ou les


services offerts comprennent une exigence relative à la sécurité, les agents de
négociation des contrats devraient tenir compte du mode de gestion de ces exigences
(p. ex. les exigences relatives à la sécurité de base et le mode de gestion des
différentes exigences relatives à la sécurité comme celles de la TI, la production
et/ou COMSEC). L’agent de négociation des contrats doit s’assurer qu'un contrat
découlant d’une offre à commandes renferme les exigences relatives à la sécurité
appropriées et que le client est conscient qu’il lui incombe de confirmer la cote de
sécurité réelle de l’organisation ou du personnel avant d’émettre une commande
subséquente.

IMPORTANT : Si l’on exige des attestations de sécurité pour la TI, la production


et/ou COMSEC, assurez-vous de demander à la Direction de la sécurité industrielle
canadienne (DSIC) de vous garantir ces types particuliers de sécurité, puisqu’il s’agit
d’attestations propres au marché, et non d’autorisations d’ensemble dont les
organisations sont titulaires.

r. Pour obtenir des renseignements sur les pouvoirs d’approbation dans le cadre des
offres à commandes, consultez l’article 4.10.20.5 Classement et méthode pour les
offres à commandes.
3.45 L'arrangement en matière d'approvisionnement comme méthode
d'approvisionnement

(2018-12-06)

a. Un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) est un arrangement non


exécutoire entre le Canada et un fournisseur préqualifié, qui permet aux ministères et
organismes d'attribuer des contrats et d'obtenir des soumissions à partir d'un bassin de
fournisseurs préqualifiés pour des besoins précis, dans les limites de la portée de
l'AMA.

b. L'AMA n'est pas un contrat pour la fourniture des biens et services qui y sont décrits
et aucune des parties n'est légalement liée suite à la signature d'un AMA uniquement.
L'intention d'un arrangement en matière d'approvisionnement est d'établir un cadre
pour permettre le traitement expéditif de demandes de soumissions individuelles qui
débouchent sur des contrats exécutoires pour les biens et services décrits dans ces
demandes de soumissions.

c. On peut avoir recours à un AMA :

i. lorsqu'il est impossible de définir l'ensemble du besoin avec précision au


début du processus et qu'il est prévu d'établir un bassin de fournisseurs
préqualifiés auprès desquels les clients et TPSGC peuvent obtenir des
soumissions en vue de répondre à des besoins précis;

ii. lorsqu'un produit est acheté sur une base régulière (biens ou services);

iii. lorsqu'une offre à commandes ne convient pas, en raison des variables


touchant les commandes subséquentes (p. ex., diverses méthodes ou bases de
paiement, ou l'énoncé des travaux ou le produit est difficile à établir d'avance);

iv. lorsqu'une demande de soumissions simplifiée, établie par les


utilisateurs/clients, peut être utilisée pour obtenir des soumissions
concurrentielles auprès des fournisseurs préqualifiés;

v. lorsque le choix se fera selon le meilleur rapport qualité-prix, comme cela


est indiqué dans l'AMA et la demande de soumissions subséquente;

vi. lorsqu'il est plus efficace pour TPSGC de définir le cadre d'achat au nom
d'autres utilisateurs ou les clients plutôt que d'agir comme autorité contractante.

d. En règle générale, les arrangements en matière d'approvisionnement sont émis à la


suite d'un processus de demande d'arrangement en matière d'approvisionnement
(DAMA). Pour plus de renseignements sur le processus de demandes de soumissions,
voir le Chapitre 4 – Processus de demandes de soumissions. Lorsqu'ils élaborent la
stratégie d'approvisionnement, les agents de négociation des contrats devraient
prendre en considération ce qui suit :

i. si des accords commerciaux nationaux et internationaux s'appliquent à la


demande de soumissions (voir l'article 3.50 Achats assujettis aux accords
commerciaux);

ii. si des prix plafonds seront compris ou non dans les arrangements en matière
d'approvisionnement;

iii. le mode de gestion des exigences relatives à la sécurité (p. ex. les exigences
de base relatives à la sécurité et le mode de gestion des différentes exigences
relatives à la sécurité). L'agent de négociation des contrats doit s'assurer qu'un
contrat découlant d'un AMA renferme les exigences appropriées relatives à la
sécurité et que le client est conscient qu'il lui incombe de confirmer la cote de
sécurité réelle de l'organisation ou du personnel, avant d'émettre le contrat.
IMPORTANT : Si l'on exige des attestations de sécurité pour la TI, la
production et/ou COMSEC, assurez-vous de demander à la Direction de la
sécurité industrielle canadienne (DSIC) de vous garantir ces types particuliers
de sécurité, puisqu'il s'agit d'attestations propres au marché, et non
d'autorisations d'ensemble dont les organisations sont titulaires.

iv. la façon dont l'utilisation de l'AMA sera surveillée et la façon dont il en sera


fait rapport.

b. Chaque AMA devrait contenir des instructions claires sur la façon d'utiliser l'AMA,


et désigner les ministères et organismes qui peuvent l'utiliser.

c. Un besoin qui serait normalement couvert par l'accord commercial le demeurera


lorsqu'une demande de soumission est émise ou un contrat attribué par l'entremise
d'un arrangement en matière d'approvisionnement comme méthode
d'approvisionnement.

i. L'utilisation de cette méthode d'approvisionnement est considérée comme


étant un appel d'offres sélectif en vertu de l'Accord de libre-échange nord-
américain, de l'Accord économique et commercial global entre le Canada et
l'Union européenne et de l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation
mondiale du commerce. Par conséquent, un avis de projet de marchés (APM)
doit être affiché pour chaque marché distinct dans le cadre d'un arrangement en
matière d'approvisionnement (AMA) qui dépasse le seuil pertinent de l'accord
commercial et pour fournir les délais requis par les accords. Pour plus de
renseignements, voir les articles 4.10.25.5 Accords commerciaux internationaux
et utilisation des arrangements en matière d'approvisionnement et 4.10.25.10
Processus continu de qualification.

ii. L'utilisation de cette méthode d'approvisionnement est considérée comme


arrangements en matière d'approvisionnement en vertu de l'Accord de libre-
échange canadien (ALEC). Pour les arrangements en matière
d'approvisionnement en vertu de l'ALEC, l'entité acheteuse doit indiquer
comment les achats subséquents seront effectués auprès d'un fournisseur lors de
l'appel à un arrangement en matière d'approvisionnement.

3.50 Achats assujettis aux accords commerciaux

(2012-01-18)

3.50.1 Approvisionnement d'ordre général

(2019-11-28)

a. Pour les achats assujettis à un ou plusieurs accords commerciaux du Canada, on doit


respecter les dispositions qui y sont précisées relativement à la publicité et aux avis
publics à diffuser. Cela comprend tous les minis appels d'offres pour les achats
effectués dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement. La marche
à suivre est généralement la même pour tous ces accords. En cas de manque
d'uniformité, l'agent de négociation des contrats doit choisir les dispositions qui
démontrent le plus d'ouverture, par exemple la période de soumission la plus longue.

b. Les dispositions relatives à la publicité et aux avis publics sont décrites dans chacun
des accords commerciaux, dont ceux-ci :

i. Accord de libre-échange nord-américain, Article 1010 : Invitation à


participer du chapitre 10;

ii. Accord économique et commercial global (AECG) entre le Canada et


l’Union européenne Article 19.6 : Avis;

iii. Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du


commerce, Article VII : Avis;
iv. Accord de libre-échange canadien, Article 506 : Avis d’appel d’offres.

c. Pour plus de renseignements sur la façon de déterminer dans quels cas les accords
commerciaux s'appliquent, voir la section 1.25.3 Détermination du champ
d’application d’un accord commercial.

d. Sous réserve de certaines exceptions, les achats concurrentiels assujettis aux accords
commerciaux doivent être annoncés dans le Service électronique d'appels d'offres du
gouvernement (SEAOG) par l’entremise du site Appels
d'offres d’Achatsetventes.gc.ca. Dans les cas appropriés, on peut communiquer
directement avec les fournisseurs éventuels après que l'avis est affiché, conformément
aux procédures décrites à l'article 4.75.35 Communication directe avec les
fournisseurs pendant la période de demandes de soumissions.

3.50.5 Applicabilité des accords commerciaux aux offres à commandes et aux


arrangements en matière d'approvisionnement

(2019-11-28)

a. L'agent de négociation des contrats doit déterminer si un ou plusieurs accords


commerciaux s'appliquent à chaque achat.

b. L'applicabilité des accords commerciaux aux offres à commandes et aux


arrangements en matière d'approvisionnement dépend de trois facteurs :

i. si le ministère pour lequel l'OC ou l'AMA a été prévue est visé par les
accords;

ii. si le bien ou le service est assujetti aux accords;

iii. si la valeur totale estimative de l'ensemble des commandes subséquentes


(contrats) à l'offre à commandes (OC) ou de l'ensemble des contrats dans le
cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) (qui détermine
la valeur totale estimative de l'offre ou de l'arrangement) est égale ou supérieure
aux seuils de l'accord commercial.

c. La valeur totale estimative est déterminée avant l'appel d'offres, auquel moment il est
déterminé si les accords commerciaux s'appliquent ou non. Si c'est le cas, les appels
d'offres dans le cadre des offres à commandes et des arrangements en matière
d'approvisionnement sont lancés conformément aux accords.

d. En vertu d’une offre à commandes, les commandes subséquentes ne peuvent


constituer des achats distincts aux fins d’un accord commercial et peuvent être faites
sans se reporter aux procédures d’un accord commercial, pourvu que l’on respecte les
procédures établies dans l’OC concernant les commandes subséquentes.

e. En vertu d’un arrangement en matière d'approvisionnement, chacun des contrats


subséquents ne peut pas être effectué dans le cadre de l'AMA sans avoir évalué, au
stage de la DAMA ou au moment d’attribuer un contrat, l'applicabilité des accords
commerciaux et les obligations procédurales.

f. Pour plus de renseignements sur la détermination du champ d’action, consultez la


section 1.25.3 Détermination du champ d’application d’un accord commercial.

g. Pour plus de renseignements sur les accords commerciaux et l'utilisation des


arrangements en matière d'approvisionnement, voir les articles 4.10.25.5 Accords
commerciaux internationaux et utilisation des arrangements en matière
d'approvisionnement à 4.10.25.20 Processus continu de qualification.

3.51 Aperçu de l'intégrité

(2016-04-04)

a. Afin de renforcer l’intégrité des approvisionnements et de veiller à ce que le


gouvernement fasse affaire avec des fournisseurs dont le comportement est éthique au
Canada et à l’étranger, le gouvernement du Canada a mis en place un régime
d'intégrité à l'échelle du gouvernement pour ses activités d'approvisionnement et ses
transactions immobilières. Ce régime encourage la mise en place de pratiques
commerciales éthiques, assure l'application régulière de la loi pour les fournisseurs et
maintien la confiance du public à l’égard du processus d’approvisionnement. Il est
transparent, rigoureux et conforme aux pratiques exemplaires au Canada et à
l'étranger, et appuie une concurrence transparente et un marché canadien éthique.

b. Le régime d’intégrité est administré par Travaux publics et services


gouvernementaux Canada (TPSGC) en vertu de la Loi sur le ministère des Travaux
publics et des Services gouvernementaux, la Loi sur la gestion des finances
publiques ainsi qu'au moyen de l'application de divers protocoles d'entente qui ont été
conclus avec d'autres ministères et organismes gouvernementaux et certaines société
d’État. Le régime d'intégrité comprend la Politique d'inadmissibilité et de
suspension et les dispositions relatives à l'intégrité de la section 01 des instructions
uniformisées 2003, 2004, 2006, 2007 et 2008 et des conditions
générales 2005, 2010A, 2010B, 2010C, 2020, 2029, 2030, 2035 et 2040 du Guide des
clauses et conditions uniformisées d’achat de TPSGC.
Nota : Les agents de négociation des contrats devraient se familiariser avec le contenu
de la Politique d’inadmissibilité et de suspension.

c. Le régime d’intégrité s'applique aux contrats d'approvisionnement, aux contrats de


construction, aux contrats immobiliers et aux contrats de service. Tous les contrats et
toutes les demandes de soumissions, y compris celles qui donneront lieu à une liste de
fournisseurs préqualifiés, doivent inclure les dispositions relatives à l’intégrité.
Comme la Politique est incorporée par renvoi, toute exception s’appliquant au régime
d’intégrité s’appliquera donc également. Des exceptions précises à l’application du
régime sont énumérées à la Section 4. Champ d'application de la Politique
d’inadmissibilité et de suspension.

d. Le gouvernement du Canada pourrait attribuer des contrats à des soumissionnaires,


offrants ou fournisseurs qui seraient autrement inadmissibles à l’obtention de contrats
ou suspendus par le biais de mécanismes fournis dans le régime d’intégrité (c.-à-d. les
exceptions relatives à l’intérêt public et les ententes administratives). Des
renseignements supplémentaires concernant les ententes administratives et les
exceptions relatives à l’intérêt public sont fournis à la Section 14. Entente
administrative et Section 15. Exception destinée à protéger l’intérêt public de
la Politique d'inadmissibilité et de suspension ainsi que dans les articles 4.21.1
Ententes administratives et 4.21.2 Exceptions relatives à l’intérêt public du Guide des
approvisionnements.

e. Les détails au sujet du processus relatif à l’intégrité sont décrits aux articles
suivants : 

o 4.21 Dispositions relatives à l’intégrité;

o 4.45 Attestations et renseignements supplémentaires;

o 5.16 Conformité en matière d’intégrité;

o 6.4.1. Annexe : Pouvoirs d'approbation et pouvoirs supplémentaires de


signature des contrats à l'appui des programmes des clients seulement - autres
que ceux de la Corporation commerciale canadienne;

o 8.70.2 Conformité avec les dispositions relatives à l’intégrité;

o 8.70.5 Modification de contrats;

o 8.90 Cession de contrats.

3.55 Exigences relatives à la sécurité industrielle (personnel ou organismes)


(2010-01-11)

Lorsqu'ils élaborent la stratégie d'approvisionnement et qu'ils en établissent le calendrier


d'approvisionnement, les agents de négociation des contrats devraient tenir compte de toute
exigence en matière de sécurité industrielle. La stratégie d'approvisionnement et les
documents d'approbation devraient préciser l'existence de toute exigence en matière de
sécurité.

3.55.1 Sécurité et calendrier

(2014-11-27)

a. Les calendriers d'approvisionnement doivent tenir compte du fait que les processus
d'enquête de sécurité sur l’organisation, le personnel et le matériel peuvent prendre un
temps considérable. L'agent de négociation des contrats doit prévoir un délai
d'exécution aussi long que possible afin de permettre à la Direction de la sécurité
industrielle canadienne (DSIC) d'effectuer les enquêtes de sécurité sur les
organisations et sur le personnel, et de donner aux soumissionnaires suffisamment de
temps pour mettre en œuvre les recommandations relatives à la sécurité avant
l'attribution du contrat.

b. Afin d’être proactif en ce qui concerne les exigences relatives à la sécurité et d’éviter
des retards dans le processus d’enquête de sécurité, les agents de négociation des
contrats ou les ministères clients peuvent parrainer des soumissionnaires éventuels qui
ne sont pas inscrits auprès de la DSIC (s'ils sont connus), leur recommander de
remplir le formulaire Demande d’enquête de sécurité sur une organisation du secteur
privé (DESOSP) et le remettre à l’avance à la DSIC. Pour obtenir de plus amples
renseignements sur les demandes d’enquête de sécurité sur une organisation du
secteur privé, visiter le site Web de la DSIC. Pour obtenir des renseignements sur la
façon de se procurer le formulaire DESOSP, consulter l'article 4.30.10 Sécurité
industrielle dans le cadre de contrats.
Remarque : Si le client identifie des fournisseurs établis à l'étranger lorsqu’il émet la
demande, il doit communiquer avec la DSIC pour obtenir les clauses applicables.
L’agent de négociation des contrats de TPSGC devra aussi communiquer avec
la DSIC au sujet de la vérification de la sécurité avant l’attribution du contrat. Si des
attestations de sécurité sont exigées pour les fournisseurs établis à l'étranger, les délais
nécessaires pour les fournir pourraient avoir une incidence importante sur le
calendrier d'approvisionnement.
c. Enquête de sécurité sur le personnel  : Les délais approximatifs pour effectuer une
enquête de sécurité sur le personnel sont comme suit :

i. cote de fiabilité simple : 7 jours ouvrables;

ii. cote de fiabilité complexe : 120 jours ouvrables;

iii. cote de sécurité de niveau secret : 75 jours ouvrables

d. Enquête de sécurité sur les organisations : Le Secteur de la sécurité industrielle ne


publie pas de délais pour effectuer les enquêtes relatives à la Vérification
d’organisation désignée (VOD) ou l’Attestation de sécurité d’installation (ASI).

3.60 Achats de faible valeur

(2013-04-25)

a. Les besoins dont la valeur est inférieure à 25 000 $, incluant toutes les taxes
applicables, sont considérés comme des achats de faible valeur (AFV).

b. Tous les AFV seront réalisés conformément aux dispositions de la Directive sur le


traitement des achats de faible valeur (disponible sur GCpédia - Suite des politiques
du Programme des approvisionnements ).

3.60.1 Besoins

(2014-09-25)

a. Lorsqu'ils procèdent à un achat de faible valeur (AFV), les agents de négociation des
contrats :

i. ne doivent pas fractionner les besoins de façon à ce que leur valeur soit
inférieure au seuil établi pour les AFV (voir 6.1 Renseignements généraux);

ii. doivent utiliser la méthode la plus efficace et la plus économique possible


en vue de sélectionner un entrepreneur, soit en lançant une demande de
soumissions ou en faisant appel à un fournisseur unique lorsqu'il n'est pas
rentable de lancer une demande de soumissions;

iii. doivent déterminer la stratégie d'approvisionnement la plus pertinente pour


chaque AFV de façon à obtenir la meilleure valeur possible et s'assurer que
chaque marché est exécuté en temps opportun et de façon rentable, tout en
respectant les principes directeurs de Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada (TPSGC), notamment en matière de service à la
clientèle, de concurrence, de responsabilité et d'équité (voir 1.10.5 Principes
directeurs);

iv. doivent effectuer une évaluation des risques (voir 3.1.5 Évaluation des
risques liés aux achats de niveau de complexité 1, 2, et 3) .

v. doivent indiquer dans le dossier d'achat les raisons du choix de la stratégie


d'approvisionnement retenue et la façon dont la valeur estimative du contrat (à
moins de 25 000 $) a été établie.

b. Des outils électroniques sont disponibles pour l'identification et la sélection d'un


fournisseur en régime concurrentiel ou non concurrentiel. Ces outils comprenennt :

i. le système Données d'inscription des fournisseurs (DIF);

ii. le Système automatisé de rotation des fournisseurs (SARF);

iii. SELECT;

iv. le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG);

v. les répertoires téléphoniques et répertoires commerciaux en ligne.

3.60.5 Facteurs géographiques et achats de faible valeur

(2013-04-25)

Cet article a été supprimé conformément à l'ARCHIVÉ - Avis relatif aux politiques 91R1 -
Comptes rendus.

L'article 3.60.5 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des
approvisionnements , Version 2013-3.

3.65 Stratégie en matière d'achats écologiques

(2010-01-11)

a. La mise en œuvre de la Politique d'achats écologiques exige l'établissement et la


mise en œuvre des possibilités de performance environnementale tant au niveau
stratégique qu'opérationnel, en tenant compte des habitudes d'achats des ministères,
des objectifs en matière de développement durable et des autres priorités du
gouvernement du Canada.

b. Dans le cadre de l'élaboration de la stratégie d'approvisionnement, les ministères


doivent prendre en considération la protection de l'environnement et appuyer le
développement durable. Les agents de négociation des contrats doivent documenter
les considérations environnementales et les décisions prises en rapport avec
l'intégration des exigences environnementales.

c. Pour les biens et services dans le cadre de gestion des biens et des services, les
agents de négociation des contrats doivent élaborer un plan sur les achats écologiques,
et les marchés doivent être effectués conformément à ce plan. Ce plan complet sert
d'exemple de pratiques exemplaires en matière d'achats écologiques.

d. Les agents de négociation des contrats peuvent consulter l'Annexe 2.2 : Achat


écologique : facteurs environnementaux et indicateurs d'évaluation pour déterminer
les facteurs qui doivent être traités dans la stratégie d'approvisionnement.

e. Pour plus de renseignements sur les questions environnementales et les mesures


d'atténuation à l'appui de la Politique d'achats écologiques, allez à la page Web
Trousse de sensibilisation à l'environnement dans le lien Élaboration des
spécifications pour les achats écologiques, et à la section 3.2, Sélection en fonction
des compétences techniques, des Lignes directrices concernant l'intégration des
facteurs de performance environnementale dans le processus d'approvisionnement du
gouvernement fédéral. Il faut également tenir des diverses considérations liées à la
performance environnementale énumérées dans la Liste de contrôle des achats
écologiques.

3.70 Examen des approvisionnements

(2018-12-06)

a. Le gouvernement a déterminé que ses activités d'achat devaient être conformes et


appuyer les objectifs nationaux en matière de développement industriel et régional, de
développement économique des Autochtones, d'environnement, la Stratégie
d'approvisionnement en matière de défense et d'autres objectifs socio-économiques
approuvés.

b. L'objectif de la Politique sur l'examen des acquisitions du Conseil du Trésor est de


favoriser l'utilisation des achats pour appuyer les objectifs socio-économiques
nationaux d'une manière qui est entièrement conforme aux autres objectifs du
gouvernement (p. ex., accorder la priorité aux besoins opérationnels, à la concurrence,
à l'équité et à l'accessibilité), le tout dans le cadre des obligations du Canada en
matière de commerce international.
c. La stratégie d'approvisionnement de biens et de services de plus de 2 000 000 $ doit
faire l'objet d'un examen afin d'en déterminer les retombées socio-économiques
éventuels et de garantir des retombées maximales pour le Canada. Le mécanisme
principal de sélection pour l'examen des retombées socio-économiques est l'inclusion
du plan annuel d'approvisionnement à court terme du ministère.

d. L'examen est effectué par le Comité d'examen des acquisitions (CEA)


interministériel, qui est responsable de faire le lien entre les objectifs nationaux du
gouvernement et les achats qui sont effectués. Les agents de négociation des contrats
devraient consulter l' Annexe 3.5 : Exigences et processus d'approbation du Comité
d'examen des acquisitions pour les détails sur le processus à suivre.

e. Le CEA est composé d'un certain nombre de ministères


fédéraux : TPSGC (président), le ministère client, Industrie Canada, les ministères et
organismes régionaux, Affaires indiennes et du Nord Canada, Environnement Canada,
Emploi et Développement social Canada, Conseil national de recherches Canada,
Finances Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor.

f. Industrie Canada et les ministères et organismes économiques et régionaux


examinent les achats afin d'en déterminer les retombées industrielles et régionales.
Pour plus de renseignements sur le Programme des retombées industrielles et
régionales, voir l'article  9.45 Programme de retombées industrielles et régionales. Les
autres ministères, tels que Affaires indiennes et du Nord Canada, examinent les achats
afin de déterminer les possibilités d'atteindre les autres objectifs nationaux, comme le
développement économique des Autochtones.

g. Le CEA recommande aux ministères d'exécution et aux ministères responsables des


marchés des stratégies d'approvisionnement appropriées et d'autres initiatives
possibles à l'appui des objectifs du gouvernement en ce qui concerne les divers achats.

h. L'examen obligatoire des achats ne s'applique pas dans les cas suivants :

i. aide étrangère fournie par l'Agence canadienne de développement


international ou pour son compte;

ii. achats effectués par la Corporation commerciale canadienne pour le compte


d'organismes qui ne sont pas assujettis à la présente politique, par exemple les
gouvernements étrangers;

iii. l'achat, la modification ou l'entretien courant de biens immobiliers;


iv. besoins en matière de sécurité du Centre de la sécurité des
télécommunications du ministère de la Défense nationale, du Service canadien
du renseignement de sécurité, et de la Gendarmerie royale du Canada, aux fins
de la tenue d'enquêtes criminelles.

Nota : Malgré cette exemption, les organisations susmentionnées doivent appliquer au


besoin les principes de la Politique, conformément aux exigences en matière de
sécurité liées à leurs achats.
i. Comme cela est indiqué dans la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT),
les ministères peuvent, en cas d'extrême urgence, conclure des contrats sans avoir à
soumettre leur stratégie d'approvisionnement pour examen en vertu de la Politique sur
l'examen des acquisitions du CT. Cette mesure devrait être mentionnée dans toute
présentation ou rapport subséquent au CT ou au Secrétariat du CT (si une présentation
ou un rapport est exigé), et elle devrait également être signalée au Secrétariat
du CEA dans les 60 jours civils.

j. Le CEA répartit les achats selon les catégories suivantes :

i. les achats soumis aux accords commerciaux internationaux;

ii. tous les autres achats, y compris les besoins soumis à l’Accord de libre-
échange canadien (ALEC), sous réserve des exceptions suivantes :

A. les ventes de matériel militaire à l'étranger;

B. les services de sécurité;

C. les services d'aide temporaire;

D. les achats dans le cadre du Programme d'approvisionnement en


munitions;

E. les besoins assujettis à la Politique en matière de construction


navale.

Nota : Les achats soumis aux accords commerciaux internationaux ne sont pas
examinés afin d'en déterminer les retombées socio-économiques, sauf dans le cas des
marchés réservés aux entreprises minoritaires ou autochtones.
k. Le Conseil consultatif de la réparation et de l'entretien procèdera à l'examen des
retombées socio-économiques relatives aux besoins de réparation et de révision de
matériel militaire, sous la direction stratégique du CEA.
l. Pour les grands projets de l'État (GPE) ou pour les besoins de plus de 100 000 000 $,
un Comité consultatif supérieur chargé d'un projet (CCSP) est habituellement formé;
ce dernier s'acquittera des fonctions d'examen des achats, conformément à la Politique
du CT sur la gestion des GPE. Si un CCSP n'est pas mis sur pied, le CEA examinera
l'achat. Pour plus de renseignements sur les GPE, voir l'article  9.5 Les grands projets
de l'État.

m. Pour ce qui est des achats proposés dont la valeur se situe entre 2 000 000 $ et
100 000 000 $, l'agent de négociation des contrats doit rédiger le document
« Description détaillée » et le transmettre au Secrétariat du CEA une fois qu'il aura été
examiné, conformément aux processus d'approbation de son secteur. Ce document
doit être conservé dans le dossier contractuel.

n. Des exemplaires des documents Description détaillée et Compte rendu de décision


doivent être conservés dans le dossier d'achat.

3.75 Petites et moyennes entreprises

(2012-01-18)

3.75.1 Rôle et initiatives du Bureau des petites et moyennes entreprises

(2010-01-11)

a. Le Bureau des petites et moyennes entreprises (BPME) soutient l'engagement du


gouvernement du Canada consistant à offrir de la valeur à la population canadienne,
c'est-à-dire :

i. encourager et aider les petites et moyennes entreprises (PME) à participer


au processus d'achat du gouvernement fédéral;

ii. améliorer les liens entre l'offre et la demande, et influencer le changement


dans les achats du gouvernement;

iii. effectuer une analyse économique de l'approvisionnement du gouvernement


du Canada et du secteur privé.

Pour plus de renseignements, visiter le site Web du Bureau des petites et moyennes
entreprises.

b. Le Bureau réalise les six activités suivantes à l'appui des fournisseurs de plus petite
taille :
i. fournir des renseignements et des services-conseils aux PME qui veulent
faire affaire avec le gouvernement;

ii. aider à éliminer les obstacles à la concurrence et à simplifier le processus


d'attribution des marchés publics;

iii. cerner et rechercher les occasions d'encourager le lancement de biens et de


services novateurs;

iv. collaborer à l'amélioration des politiques et des meilleures pratiques d'achat;

v. travailler étroitement avec la collectivité des PME pour que leurs


préoccupations et leurs points de vue soient exprimés et entendus;

vi. travailler avec les PME afin de les intéresser aux occasions offertes par le
gouvernement fédéral.

3.75.5 Outils et services en ligne de Travaux publics et Services gouvernementaux


Canada et rôle du Bureau des petites et moyennes entreprises

(2014-09-25)

Le Bureau des petites et moyennes entreprises et de l'engagement stratégique (BPME-ES)


offre les démonstrations suivantes d'outils en ligne à des groupes et à des particuliers.

a. Le service de Données d'inscription des fournisseurs (DIF) : Il s'agit d'un répertoire


de fournisseurs qui veulent faire affaire avec le gouvernement fédéral. Cette base de
données est accessible à tous les acheteurs et à toutes les autorités administratives du
gouvernement fédéral. Il importe que les fournisseurs s'inscrivent dans le DIF,
puisque cette base de données constitue le fondement du processus de passation de
contrats.

b. Personnes-ressources responsables des NIBS est une liste des principales personnes-


ressources en matière d'achat aux bureaux de TPSGC.

c. Service électronique d'appels d'offres du gouvernement : Le Service électronique


d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) est le babillard où le gouvernement du
Canada affiche ses occasions d'affaires et où les fournisseurs peuvent les chercher en
ligne. Le site Achatsetventes.gc.ca/appels-d-offres est le site officiel où le Canada
honorera ses obligations au titre des accords commerciaux qu'il a signés et est la
source faisant autorité pour les appels d'offres du gouvernement du Canada. Pour de
plus amples renseignements sur le SEAOG, consulter le site Appels
d'offres d'Achatsetventes.gc.ca ou communiquer avec la LigneInfo au 1-800-811-
1148.

3.80 Demandes assujetties aux ententes sur les revendications territoriales globales
(ERTG)

(2015-09-24)

Les agents de négociation des contrats qui reçoivent une demande possiblement assujettie à
une entente sur les revendications territoriales globales (ERTG) doivent se reporter à
l'article 9.35 Ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG) pour connaître les
obligations qui en découlent et qui doivent être respectées au cours du processus d'achat.

3.85 Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones

(2010-01-11)

La stratégie encourage tous les ministères fédéraux à réserver certains contrats à des
fournisseurs autochtones lorsque toutes les exigences opérationnelles peuvent être assurées.
Pour plus de renseignements sur cette stratégie, voir l'article  9.40 Stratégie
d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones.

3.90 Passation de contrats avec d'anciens fonctionnaires

(2015-09-24)

a. Les contrats attribués à des anciens fonctionnaires qui touchent une pension ou qui
ont reçu un paiement forfaitaire doivent résister à l'examen scrupuleux du public et
constituer une dépense équitable des fonds publics. (Voir la section 16.8 Anciens
fonctionnaires qui ont reçu un paiement forfaitaire ou qui touchent une pension du
gouvernement de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor.)

b. Un ancien fonctionnaire, est tout ancien employé d'un ministère au sens de la Loi sur
la gestion des finances publiques, un ancien membre des Forces armées canadiennes
ou un ancien membre de la Gendarmerie royale du Canada. Un ancien fonctionnaire
peut être

i. un individu;

ii. un individu qui s'est incorporé;

iii. une société constituée d'anciens fonctionnaires;


iv. une entreprise à propriétaire unique ou une entité dans laquelle la personne
visée détient un intérêt important ou majoritaire.

c. Délai d'attente suite au départ à la retraite


Lorsqu'il s'agit de passer un contrat avec un ancien fonctionnaire ou un ancien titulaire
de charge publique, les dispositions de la Loi sur les conflits d’intérêts, les Mesures
d'observation concernant l'après-mandat du Code de valeurs et d'éthique de la fonction
publique et le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui
concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat s'appliquent. Ces codes fournissent
les renseignements sur l'applicabilité du délai d'attente à la suite du départ à la retraite.
Le délai d'attente ne s'applique pas aux anciens membres de Forces armées
canadiennes ou de la Gendarmerie Royale du Canada (GRC)

d. Pouvoir d'approbation
Les agents de négociation des contrats doivent indiquer dans le document
d’approbation qu’un contrat sera attribué à un ancien fonctionnaire. L'approbation du
Conseil du Trésor peut être exigée pour l'attribution d'un contrat de services à un
ancien fonctionnaire, selon sa valeur ou la situation. Pour plus de renseignements, voir
l'Annexe 6.4.1 Pouvoirs d'approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des
contrats à l'appui des programmes des clients seulement - autres que ceux de la
Corporation commerciale canadienne, paragraphe 1.1.1.

e. Réduction des honoraires

i. Pour les contrats de services non concurrentiels attribués à d'anciens


fonctionnaires qui touchent une pension, la formule de réduction des honoraires
ci-dessous s'applique à l'établissement des honoraires maximaux payables
pendant la période de réduction des honoraires d'un an.

ii. Conformément à la Directive sur le réaménagement des effectifs, pour les


contrats de services non concurrentiels attribués à d'anciens fonctionnaires qui
reçoivent une pension et un paiement forfaitaire, le début de l'application de la
formule de réduction des honoraires est reporté à la fin de la période de
paiement forfaitaire. Voir le paragraphe f. ci-dessous.

iii. Formule de réduction des honoraires


Q= ((T+A)/260) - (P/260)
où les variables de la formule correspondent à :

Q
taux maximal quotidien;
T
niveau actuel de traitement maximal que touchait l'ancien fonctionnaire, ou le
coût salarial estimatif d'exécution du travail par un fonctionnaire compétent;
A
coût des avantages sociaux habituels, 30 p. 100;
P
la pension reçue pendant une année.
Exemple :
traitement maximal = 60 000 $; avantages sociaux de 30 p. 100 du salaire;
pension après 35 ans de service = 42 000 $ (60 000 $ x 0,7);
taux quotidien= (60 000 + 18 000)/260 - 42 000/260 = 138,46 $.
Nota : Une « pension » représente une pension ou une allocation annuelle
versée en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP) et toute
augmentation versée en vertu de la Loi sur les prestations de retraite
supplémentaires dans la mesure où elle touche la LPFP. La pension ne
comprend pas les pensions payables conformément à la Loi sur la pension de
retraite des Forces canadiennes, à la Loi sur la continuation de la pension des
services de défense, à la Loi sur la continuation des pensions de la
Gendarmerie royale du Canada et à la Loi sur la pension de retraite de la
Gendarmerie royale du Canada, à la Loi sur les allocations de retraite des
parlementaires et à la partie de la pension versée conformément à la Loi sur les
Régime de pensions du Canada.
iv. Aucune exception à l'application de cette formule ou au taux maximum
permis ne sera faite sans l'approbation préalable du CT.

f. Directive sur le réaménagement des effectifs

i. En plus des exigences relatives à la politique de réduction des honoraires du


contrat visant les anciens fonctionnaires qui touchent une pension, la somme à
verser en honoraires professionnels aux anciens fonctionnaires, qu'ils touchent
ou non une pension, aux membres des Forces canadiennes et aux membres de
la GRC, qui ont reçu une somme forfaitaire à la suite de leur cessation d'emploi
faisant partie d'un programme de réduction ou d'une initiative de
réaménagement des effectifs, a été limitée pendant la période à laquelle
s'applique le paiement forfaitaire.

ii. La politique de limitation des honoraires du contrat ne s'applique pas s'il ne


s'agit pas de contrats de services passés avec d'anciens fonctionnaires.
iii. Aux fins de la présente politique, la « période du paiement forfaitaire »
signifie la période mesurée en semaines de salaire à l'égard de laquelle un
paiement a été fait pour faciliter la transition vers la retraite ou vers un autre
emploi par suite de la mise en place des divers programmes de réduction des
effectifs de la fonction publique. La période d'application du paiement
forfaitaire ne comprend pas la période visée par l'allocation de fin d'emploi, qui
se mesure de façon similaire.

iv. Pour les contrats de services concurrentiels ou non concurrentiels attribués à


un ancien fonctionnaire pendant la période de paiement forfaitaire, le montant
total des honoraires qui peut être payé est de 5 000 $, incluant les taxes
applicables. La politique de limitation des honoraires du contrat s'applique à
tous les anciens fonctionnaires, y compris les anciens membres des Forces
canadiennes et de la Gendarmerie royale du Canada qui reçoivent un paiement
forfaitaire.

v. Les frais généraux raisonnables, tels les frais de déplacement, sont exclus
de la limite de 5 000 $. Toutefois, en raison de la sensibilité de ces contrats, ces
coûts devraient être rigoureusement contrôlés. Les ministères et organismes
doivent obtenir l'approbation du Conseil du Trésor pour tous les contrats où
d'anciens fonctionnaires pourraient recevoir des honoraires qui dépasseraient 5
000 $ au cours de la période de paiement forfaitaire.

vi. Lorsqu'un ancien fonctionnaire travaille à titre d'employé salarié ou de


sous-traitant pour un fournisseur établi qui négocie des contrats avec le Canada,
la politique de limitation des honoraires du contrat ne s'applique pas.

g. Divulgation proactive
Après le 1er janvier 2013, les ministères devront inclure des renseignements sur les
marchés de services et les modifications de marché de plus de 10 000 $ attribués à
d’anciens fonctionnaires qui reçoivent une pension au titre de la Loi sur la pension de
la fonction publique sur la page Divulgation des contrats de leur site Web. Pour de
plus amples renseignements à cet égard, consulter les Lignes directrices sur la
divulgation proactive des marchés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor
du Canada.

3.95 Propriété intellectuelle (PI)

(2015-09-24)
a. Avant l'émission d'une demande de soumissions ou l'attribution d'un contrat, l'agent
de négociation des contrats doit définir la propriété intellectuelle (PI) déjà existante
avant l'attribution du contrat et, à l'inverse, la PI qui sera générée à la suite du contrat.
Les conflits peuvent être évités en étant clair dès le début, ce qui permet de réduire les
coûts ultérieurs.

b. La propriété intellectuelle désigne tous les droits qui découlent d'un contrat et qui
peuvent faire l'objet de droit d'auteur, de marque de commerce, de brevet ou de
licence, entre autres. Tous les contrats peuvent éventuellement comporter des droits
de PI. Il est beaucoup plus probable que les contrats dont l'objectif consiste à réaliser
quelque chose de nouveau ou à intégrer de nouveaux processus comportent des droits
de PI. C'est dans les contrats de recherche et développement, dans le développement
des logiciels ou dans la production de nouveaux documents écrits que les
considérations en matière de PI sont les plus pertinentes. Une définition de « propriété
intellectuelle » et « droit de propriété intellectuelle » figure dans les conditions
générales 2040 du guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat.

c. Les agents de négociation des contrats peuvent trouver des détails complets sur la
Politique relative à la propriété intellectuelle dans les politiques du Conseil du Trésor
suivantes :

i. ARCHIVÉ - Politique sur le titre de propriété intellectuelle découlant des


marchés d'acquisition de l'État;

ii. Guide de mise en œuvre concernant la politique intitulée : Titre de propriété


intellectuelle découlant des marchés d'acquisition de l'État;

iii. ARCHIVÉ - Politique des marchés avis 2000-2 du SCT : Nouvelle


Politique sur le droit de propriété sur la propriété intellectuelle découlant des
marchés publics.

d. La position par défaut de la politique du gouvernement est de permettre aux


entrepreneurs de conserver les droits de PI générés en vertu des contrats
gouvernementaux, ce qui vise à favoriser la commercialisation de nouvelles idées,
étant donné que le secteur privé a une plus grande capacité à cet égard. Les exceptions
sont décrites dans les références aux politiques ci-dessus.

e. L'agent de négociation des contrats doit donc déterminer à l'étape de la planification


la façon dont la PI sera traitée, la PI prévue et la façon dont la PI sera identifiée et
sécurisée pour l'utilisation du client et du gouvernement du Canada. Encore une fois,
ce processus peut se révéler très long et extrêmement complexe. Le pire danger en ce
qui a trait à la PI est de ne pas déterminer dès le début ce qui constitue les
renseignements originaux et les renseignements de base. Si cet exercice est reporté à
la fin du contrat, le Canada se retrouve extrêmement désavantagé.

f. Le ministère client doit décider dans quelle mesure le Canada doit détenir les droits
de PI. Toutefois, l'agent de négociation des contrats devrait discuter avec le ministère
client des besoins de celui-ci pour s'assurer qu'il connaît la mesure dans laquelle
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) peut obtenir, à son
intention, les droits dont il a besoin pour utiliser la PI créée en vertu des contrats qu'il
passe, que le Canada ou l'entrepreneur soit propriétaire de ces droits. Par exemple,
sous réserve des pratiques de l'industrie, le Canada peut ne pas pouvoir obtenir la
propriété des droits de PI, même s'il le désire. Dans ces cas, les clauses contractuelles
de TPSGC visent à s'assurer que même lorsque l'entrepreneur est propriétaire de ces
droits, cela n'empêche pas le ministère client de se servir de la PI correspondante, à
l'exception de l'exploitation commerciale de cette PI par le Canada.

g. Le tableau ci-dessous donne un résumé des options contractuelles :

Tableau 1 : Options contractuelles pour les droits de propriété intellectuelle

Services de Contrat de
Options de Contrat de biens Contrat de biens
recherche et de services sans
propriété comportant des sans travaux de R
développement (R travaux de R et
intellectuelle travaux de R et D et D prévus
et D) D prévus

L'entrepreneur L'entrepreneur Le Canada détient Le Canada détient


Défaut détient les droits détient les droits les droits d'auteur les droits d'auteur
de PI de PI

Le Canada détient Le Canada détient L'entrepreneur L'entrepreneur


les droits de PI les droits de PI détient les droits détient les droits
Option
de PI, y compris de PI, y compris
les droits d'auteur les droits d'auteur

Ministère client Sans objet Sans objet Aucune modalité Aucune modalité
affirme qu’il sur les droits sur les droits
n’y a aucun de PI indiquée au de PI indiquée au
droit de PI contrat contrat

3.100 Mesure corrective du rendement d'un fournisseur

(2011-06-29)

Pour plus de renseignements sur la Politique sur les mesures correctives du rendement des
fournisseurs, les agents de négociation des contrats devraient consulter l'article 8.180
Politique sur les mesures correctives du rendement des fournisseurs. Pour plus de
renseignements sur le rejet d'une soumission, d'une offre ou d'un arrangement découlant d'une
mesure corrective du rendement du fournisseur, voir l'article 5.55 Rejet des soumissions,
offres ou arrangements.

3.105 Exception relative à la sécurité nationale

(2012-01-18)

3.105.1 Accords commerciaux et invocation de l'exception relative à la sécurité


nationale

(2018-12-06)

L'exception relative à la sécurité nationale (ESN) prévue dans tous les accords commerciaux
du Canada permet au Canada de soustraire l'achat à certaines ou à l'ensemble des modalités
d'un accord commercial pertinent, lorsque le Canada le juge nécessaire afin de protéger ses
intérêts en matière de sécurité nationale précisés dans le texte de l'ESN. L'objectif de
l'ESN est de faire en sorte que les parties à l'accord ne soient en aucune façon tenues de
compromettre leurs intérêts en matière de sécurité nationale par l'application des obligations
des accords commerciaux.

3.105.5 Textes relatifs à l'exception relative à la sécurité nationale

(2018-12-30)

a. Le texte pertinent à chaque accord commercial se trouve dans les documents


suivants :

i. pour l'ALENA, Article 1018 : Exceptions du Chapitre 10;

ii. pour l'AECG, Article 19.3 : Exceptions concernant la sécurité et exceptions


générales du Chapitre 19;
iii. pour l'AMP-OMC, Article III : Exceptions concernant la sécurité et
exceptions générales;

iv. pour le PTPGP, Article 29.2 : Exceptions concernant la sécurité du Chapitre


29;

v. pour l’Accord de libre-échange Canada-Chili, Article Kbis-16 : Exceptions;

vi. pour l’Accord de libre-échange Canada-Colombie, Article 1402 : Sécurité


et exceptions générales du Chapitre 14;

vii. pour l’Accord de libre-échange Canada-Honduras, Article 17.3 : Sécurité et


exceptions générales du Chapitre 17;

viii. pour l’Accord de libre-échange Canada-Corée, Article 22.2 : Sécurité


nationale du Chapitre 22;

ix. pour l’Accord de libre-échange Canada-Panama, Article 16.03 : Sécurité et


exceptions générales du Chapitre 16;

x. pour l’Accord de libre-échange Canada-Pérou, Article 1402 : Sécurité et


exceptions générales du Chapitre 14.

xi. pour l'Accord de libre-échange Canada–Ukraine (ALECU), Article 10.4 :


Exceptions concernant la sécurité et exceptions générales du Chapitre 10;

xii. pour l'ALEC, Article 801 : Sécurité nationale.

b. Le Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE), dans sa décision PR-98-005, a


conclu que le « niveau le plus élevé de formulation et de conseil en matière de
politiques de fond au ministère sur la totalité de l'activité d'approvisionnement... » a le
pouvoir d'invoquer l'exception relative à la sécurité nationale (ESN) afin de soustraire
l'achat des accords commerciaux du Canada. L'autorité pour le ministère des Travaux
publics et des Services gouvernementaux revient au sous-ministre adjoint (SMA) du
Programme des approvisionnements (PA).

c. De plus, conformément au pouvoir conféré au ministre en vertu de l'article 6 de


la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, en
conjonction avec l'alinéa 24(2)(d) de la Loi d'interprétation, TPSGC a décidé que ce
pouvoir particulier ne sera pas délégué à un cadre supérieur de niveau moins élevé que
celui de sous-ministre adjoint, en raison de la nature de l'exception. TPSGC a
également décidé que seul le SMA du PA peut invoquer une ESN lorsque
le PA de TPSGC est l'autorité contractante. Voir les procédures pour l'invocation de
l'exception relative à la sécurité nationale à la section 3.105.10.

d. Le fait d'invoquer l'ESN en vertu des accords commerciaux n'influe pas sur
l'obligation de se conformer au Règlement sur les marchés de l'État (RME), y compris
en ce qui a trait aux raisons justifiant le recours à un fournisseur unique, à d'autres
questions liées à la stratégie de sélection des fournisseurs et aux limites de l'agent de
négociation des contrats. Les activités d'approvisionnement dans le cadre desquelles
on invoque et applique l'ESN demeurent assujetties aux autres règlements et aux
autres politiques ministérielles et gouvernementales pertinentes; cela peut comprendre
l'affichage d'un avis de projet de marché (APN) ou d'un préavis d'adjudication de
contrat (PAC) dans le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement
(SEAOG), le cas échéant, bien que les exigences relatives à la sécurité peuvent y faire
obstacle à l'occasion.

e. Si l'ESN est invoquée et appliquée à un approvisionnement, les agents de


négociation des contrats doivent insérer l'énoncé suivant dans tous les avis aux
soumissionnaires ainsi que dans tous les documents d'invitation à soumissionner :
« Ce marché fait l'objet d'une exception relative à la sécurité nationale; il n'est donc
pas assujetti aux dispositions des accords commerciaux. »

3.105.10 Procédures pour l'invocation de l'exception relative à la sécurité nationale

(2018-12-30)

a. Toute demande d'invocation de l'ESN dans le but de soustraire l'achat d'un accord


commercial, ou d'une combinaison desdits accords, sera normalement présentée par le
ministère client au SMA du PA pour approbation, peu importe la valeur du marché,
lorsque le PA de TPSGC est l'autorité contractante.

b. La demande doit être présentée sous forme d'une lettre de la personne responsable du
niveau équivalent à celui du SMA dans le ministère client. La lettre doit décrire la
nature de l'achat proposé et, selon l'accord commercial qui s'applique, comment cela
se rapporte :

i. aux « intérêts du Canada en matière de sécurité nationale » ou, en ce qui


concerne les obligations internationales du Canada, au « maintien de la paix et
de la sécurité internationales ». (ALEC : Article 801); et(ou)

ii. aux « intérêts essentiels de sa sécurité, relativement à l'achat d'armes, de


munitions ou de matériel de guerre, ou aux achats indispensables à la sécurité
nationale ou aux fins de la défense nationale ». [ALENA : Article 1018
(1); AECG : Article 19.3 (1); AMP-OMC : Article III (1); PTPGP : Article
29.2; Canada-Chili : Article Kbis-16 (1); Canada-Colombie : Article 1402 (1);
Canada-Honduras : Article 17.3 (1); Canada-Corée : Article 22.2; Canada-
Panama : Article 16.03 (1); Canada-Pérou : Article 1402 (1); Canada-Ukraine :
Article 10.4 (1)].

c. Lorsqu'il examinera les demandes d'invocation de l'ESN, le SMA du PA déterminera


seulement s'il faut ou non invoquer l'ESN; à cette étape, il ne se penchera pas sur les
autres questions comme les méthodes d'approvisionnement, les plans
d'approvisionnement ou l'autorisation de conclure un contrat. Les ministères clients
devraient travailler avec les agents de négociation des contrats de TPSGC pour
déterminer quelle méthode d'approvisionnement utiliser, en parallèle avec toute
demande d'approbation de l'ESN. Ils doivent garder à l'esprit que même si l'ESN est
invoquée et appliquée à l'approvisionnement, le gouvernement continue d'avoir pour
politique d'avoir recours à la concurrence, sous réserve des exceptions relatives à la
passation de contrats concurrentiels prévues dans le Règlement sur les marchés de
l'État (RME).

d. Les demandes relatives à l'ESN sont examinées par le Groupe des services


spécialisés d'approvisionnement (GSAA) du Secteur des services de soutien en
matière d'approvisionnement (SSSA) avant qu'elles soient soumises à l'approbation
du SMA du PA. Une fois que le SMA du PA a pris la décision d'invoquer ou non
une ESN, le SMA du PA avisera le ministère client par écrit de la décision prise. Pour
le processus d'approbation de l'ESN, voir le paragraphe 1.1.4 de l'Annexe 6.4.1 :
Pouvoirs d'approbation et pouvoirs supplémentaires de signature des contrats à l'appui
des programmes des clients seulement - autres que ceux de la Corporation
commerciale canadienne.
Nota : Les agents de négociation des contrats désirant obtenir des conseils pour aider
les ministères clients à rédiger et à demander l'ESN de façon adéquate devraient
communiquer avec le GSSA par courriel, à l'adresse tpsgc.ersnceasns-
nsensscc.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca. Il est fermement recommandé qu'un projet de
lettre de demande d'ESN soit envoyé au Groupe des services spécialisés
d'approvisionnement pour examen avant qu'il ne soit présenté au SMA responsable au
ministère client pour signature. Pour un modèle de lettre de demande d'ESN, voir
l'Annexe 3.7 : Lettre de demande d'exception relative à la sécurité nationale – Modèle.
e. À la suite de l'invocation d'une ESN, l'agent de négociation des contrats doit indiquer
dans tous les documents d'approvisionnement qu'une ESN a été invoquée et qu'elle est
appliquée à l'approvisionnement en question. La raison d'être de l'invocation et les
accords commerciaux particuliers dont l'approvisionnement est exclu doivent être
énoncés dans les documents d'approbation de l'approvisionnement. Une copie de la
lettre d'approbation de l'ESN doit être conservée dans les dossiers.

3.110 Services juridiques

(2014-09-25)

a. Tous les avocats des Services juridiques sont des agents du ministère de la Justice.
Le rôle de des Services juridiques de TPSGC est de fournir des services juridiques
à TPSGC. Les services juridiques relatifs aux achats ne doivent être assurés que par
les Services juridiques de TPSGC ou par un bureau régional de Justice Canada, lequel
a convenu avec les Services juridiques de TPSGC de fournir les services juridiques à
un bureau régional. La participation des Services juridiques à l'examen des documents
contractuels proposés a pour objectif de :

i. garantir que les contrats sont juridiquement valables et exécutoires et qu'ils


reflètent précisément la relation visée entre le Canada et l'entrepreneur;

ii. garantir que les obligations respectives des parties sont exprimées
clairement et que les intérêts du Canada sont protégés;

iii. déterminer les conséquences des modifications des conditions générales


uniformisées relatives aux risques et la responsabilité supplémentaires assumés
par le Canada.

b. Lorsque la participation des Services juridiques est nécessaire, les agents de


négociation des contrats doivent fournir au conseiller juridique responsable un accès à
tous les documents et dossiers pertinents. Les conseillers juridiques devraient avoir
l'occasion d'examiner les documents d'approvisionnement tôt dans le processus
d'achat, afin de faciliter la prise de décisions éclairées et l'incorporation des
modifications nécessaires. Dans le cadre de l'achat de biens et de services, cela
signifie avant l'émission des demandes de soumissions et des demandes d'offres à
commandes ou d'arrangements en matière d'approvisionnement. Pour tout ce qui est
relié à l'administration du contrat, de l'offre à commandes ou de l'arrangement en
matière d'approvisionnement, on doit consulter les Services juridiques avant
l'adoption, par les agents de négociation des contrats, de toute mesure ayant force
exécutoire.

c. Les agents de négociation des contrats doivent consulter un conseiller juridique :

i. si cela est déterminé lors de la réalisation d’une évaluation des risques liés
aux achats;

ii. pour les contrats qui renferment des conditions particulières ou des
dérogations aux conditions générales et supplémentaires de TPSGC ou de la
Corporation commerciale canadienne;

iii. toutes les fois que des travaux sont complétés à la suite d'une demande
verbale d'un représentant d'un client et qu'une confirmation de commande est
demandée;

iv. dans tous les cas où une garantie doit être obtenue afin d'assurer le
remboursement d'une dette ou le respect d'une obligation envers le Canada, en
particulier pour tous les contrats en vertu desquels le paiement est garanti au
moyen d'une lettre de crédit;

v. pour toutes les lettres de confort, d'intention et d'autorisation;

vi. pour tous les contrats pouvant soulever des questions relatives à un conflit
d'intérêts ou au code régissant l'après-mandat d'anciens fonctionnaires;

vii. pour toutes les lettres de crédit;

viii. pour toute cession proposée d'un contrat à un tiers;

ix. pour tous les cas de séquestre, d'insolvabilité ou de faillite d'un


entrepreneur;

x. pour toutes les résiliations pour manquement, raisons de commodité et par


consentement mutuel;

xi. pour tous les contrats de défense dans lesquels les dispositions de
l'article 20 de la Loi sur la production de défense relativement à la propriété de
fournitures d'État ou de constructions pourraient s'appliquer;

xii. pour tous les protocoles d'entente et les projets de décret.

xiii. pour toutes modifications conditionnelles (voir l'article 8.180 Politique sur


les mesures correctives du rendement des fournisseurs.)
d. On peut également communiquer avec les Services juridiques concernant toute
question pour laquelle un agent de négociation des contrats croit que des conseils
juridiques seraient appropriés ou utiles, entre autres pour ce qui suit :

i. tout contrat proposé pour des services susceptible de donner lieu à


l'établissement d'une relation employé-employeur;

ii. tout contrat proposé dans lequel une clause stipulant les dommages-intérêts
fixés en argent doit être incluse pour couvrir la livraison en retard ou l'exécution
non satisfaisante des travaux;

iii. tout différend qui survient après l'attribution d'un contrat;

iv. toute discussion ou communication avec des avocats externes.

e. Privilège du secret professionnel de l'avocat

i. Les communications entre un client et son avocat sont protégées par le


privilège du secret professionnel de l'avocat et exemptées de divulgation en
vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Le privilège du secret professionnel
de l'avocat permet aux clients de divulguer tous les renseignements pertinents à
leur conseiller juridique en sachant que ces renseignements demeureront
confidentiels. Il existe cependant trois conditions pour que le secret
professionnel s'applique :

A. la communication doit être adressée à un avocat praticien occupant


un poste de conseiller juridique au gouvernement (cela comprend
également un avocat du secteur privé embauché par le ministère de la
Justice pour fournir des services juridiques dans certains cas);

B. la communication doit avoir pour objectif de donner ou de recevoir


des conseils juridiques, plutôt que des conseils stratégiques ou des
conseils sur des matières extrajudiciaires;

C. la demande de conseils juridiques et les conseils donnés doivent


avoir été prévus comme étant confidentiels. Un avis indiquant que la
communication est « protégée par le privilège du secret professionnel de
l'avocat » peut ne pas être suffisant pour prouver que les parties
prévoyaient que la communication serait protégée. La preuve reposera en
fait sur les actions du client qui doit divulguer la communication
uniquement aux personnes qui ont un besoin direct de savoir, selon
chaque cas. Les agents de négociation des contrats doivent se montrer
particulièrement prudents quant aux courriels renfermant des conseils
juridiques, et ils ne doivent pas les acheminer à des personnes qui n'ont
pas un besoin direct de savoir.

ii. Les trois conditions doivent être satisfaites pour que le privilège s'applique.
Si l'une quelconque des conditions n'est pas satisfaite, toutes les
communications entre l'avocat et le client concernant la matière traitée ne seront
plus visés par le secret professionnel.

iii. Le privilège du secret professionnel de l'avocat est le privilège du client, qui


seul peut y renoncer, intentionnellement ou non intentionnellement. La
renonciation intentionnelle se produit lorsqu'un client, après consultation avec
un conseiller juridique, décide de divulguer les communications privilégiées en
connaissance des conséquences de cette décision. La renonciation non
intentionnelle se produit lorsqu'en dépit du fait que les parties souhaitent
toujours qu'elle demeure confidentielle, la communication est divulguée à une
tierce partie qui n'a pas besoin de savoir. Une fois la communication divulguée
à une tierce partie qui n'a pas besoin de savoir, le secret professionnel ne
s'applique plus. Cela signifie que les conseils juridiques ne sont plus protégés et
qu'ils sont sujets à divulgation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, si
aucune autre exception ne s'applique. Cela signifie également que toutes les
autres communications relatives au même sujet entre le conseiller juridique et le
client peuvent perdre leur privilège et leur protection.

iv. Les communications soumises au privilège du secret professionnel de


l'avocat peuvent être sujettes à la divulgation obligatoire prévue par la loi. Par
exemple, la Loi sur le vérificateur général autorise le vérificateur général à
examiner les conseils juridiques sur des questions pertinentes à sa fonction de
vérification. Le vérificateur général ne peut pas divulguer les conseils
juridiques. La divulgation au vérificateur général ne constitue pas une
renonciation au privilège, et l'information demeure confidentielle et protégée
par le privilège.

v. Les conseils juridiques ne devraient pas être divulgués à l'insu du conseiller


juridique et sans sa recommandation à cet égard. Toutes les questions
concernant le privilège du secret professionnel de l'avocat devraient être portées
à l'attention des Services juridiques.

3.115 Conférence des soumissionnaires


(2016-01-28)

a. La conférence des soumissionnaires vise à fournir des renseignements aux


fournisseurs et à veiller à ce qu’ils obtiennent tous les mêmes renseignements. Une
conférence ne doit avoir lieu que si elle est nécessaire pour que les fournisseurs
comprennent pleinement le projet de marché.

b. La participation des fournisseurs est facultative puisque la conférence des


soumissionnaires sert à fournir de l’information et à donner l’occasion aux
soumissionnaires de poser des questions au sujet du projet ou du processus de marché,
lesquelles peuvent être facilement abordées par courriel si un soumissionnaire ne
participe pas à la conférence. Seuls les renseignements fournis avec les participants de
la conférence peuvent être fournis avec les soumissionnaires qui n’y ont pas participé.

c. Lorsqu'une conférence des soumissionnaires est prévue, l'avis de projet de marchés


(APM) et les documents de demande de soumissions doivent clairement énoncer que
l'on tiendra une conférence des soumissionnaires et indiquer le lieu, la date et l'heure,
ainsi que le niveau de l’attestation de sécurité requis (si détenir une attestation de
sécurité est nécessaire pour avoir accès aux lieux).

d. La clause A9083T du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA)


devrait être utilisée lorsqu’une conférence des soumissionnaires aura lieu et pour
fournir les directives pour y participer. La clause A9083T devrait également être
utilisée pour préciser le lieu, l'heure et les modalités administratives de la conférence
des soumissionnaires dans le document de demande de soumissions. La clause
des CCUA équivalente pour les demandes d’offres à commandes est la
clause M9083T. Pour les demandes d’arrangements en matière d’approvisionnement,
utiliser la clause S0026T.

e. La conférence des soumissionnaires se tient normalement au bureau de Travaux


publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) qui émet la demande de
soumissions, ou à un autre endroit approprié que ce bureau aura choisi. Il est
préférable de choisir un endroit accessible au public afin que les soumissionnaires ne
soient pas tenus de détenir une attestation de sécurité valide ou d’être accompagnés
par un représentant du gouvernement.

f. Bien que la conférence des soumissionnaires fasse normalement l'objet d'une seule
réunion, la portée de la demande peut exiger la tenue de plusieurs conférences
régionales à l'échelle du pays.
g. La conférence devrait être fixée à une date qui :

i. donnera aux fournisseurs suffisamment de temps pour obtenir et examiner


la demande de soumissions;

ii. permettra la préparation et la distribution du procès-verbal suffisamment tôt


pour que les fournisseurs puissent préparer et soumettre leur soumission avant
la date de clôture de la demande de soumissions;

iii. permettra aux soumissionnaires d’obtenir le niveau d’attestation de sécurité


requis.

h. Les agents de négociation des contrats devraient demander dans le document de


demande de soumissions que les fournisseurs indiquent par écrit, avant la date de la
réunion, le nom de leurs représentants qui participeront à la réunion ainsi qu’une liste
des points qu’ils désirent aborder.

i. Avant la tenue de la conférence, les agents de négociation des contrats doivent


préparer un ordre du jour avec les points à aborder, y compris les questions soulevées
par les fournisseurs. TPSGC présidera toutes les conférences des soumissionnaires et
préparera un procès-verbal qui comprendra toute précision ou modification apportée
aux spécifications qui risquent de modifier le besoin. La participation des ministères
clients est également prévue afin qu’ils puissent répondre aux questions portant sur le
besoin.

j. Le procès-verbal de la conférence des soumissionnaires doit être mis à la disposition


de tous les participants suffisamment à l'avance pour leur permettre de préparer et
présenter leur soumission avant la date de clôture de la demande de soumissions. Pour
les demandes de soumission initialement affichées dans le Service électronique
d’appels d’offres du gouvernement (SEAOG), les procès-verbaux doivent également
être affichés dans le SEAOG; dans le cas de demandes de soumissions qui ne sont pas
affichées dans le SEAOG, les procès-verbaux doivent être mis à la disposition de tous
les fournisseurs qui ont déjà demandé le document de demandes de soumissions ou
ceux qui ont été invités à soumissionner. La nature délicate des renseignements
contenus dans le procès-verbal doit être examinée avant de sélectionner la manière
adéquate de le rendre disponible.

k. Toutes les précisions ou les modifications apportées à la demande de soumissions


découlant de la conférence des soumissionnaires seront intégrées par l’entremise
d’une modification de la demande de soumissions. Une copie des modifications de la
demande de soumissions doit être disponible dans le SEAOG ou, dans le cas de
demandes de soumissions qui ne sont pas affichées dans le SEAOG, mise à la
disposition de tous les fournisseurs qui ont déjà demandé le document de demandes de
soumissions ou ceux qui ont été invités à soumissionner.

l. Lorsque cela est possible, l’utilisation de divers moyens techniques comme la


vidéoconférence, la téléconférence ou la diffusion Web pourrait être envisagée afin de
permettre aux fournisseurs de participer directement ou indirectement à la conférence.
Des enregistrements vidéo ou audio de la conférence pourraient être fournis aux
fournisseurs qui n'auraient pu y assister; il est toutefois déconseillé de permettre aux
fournisseurs d'enregistrer la conférence à leurs propres fins.

m. Les fournisseurs qui ne participent pas à la conférence des soumissionnaires peuvent


tout de même présenter une soumission.

3.116 Visite des lieux

(2014-06-26)

a. La visite des lieux peut être facultative ou obligatoire. Si elle est obligatoire, tous les
fournisseurs sont tenus d’y participer, même ceux qui affirment connaître les lieux en
question.

b. La visite des lieux doit être organisée de concert avec le ministère client. Les agents
de négociation des contrats devraient toujours y participer.

c. Lorsqu’une visite des lieux est prévue, l’avis de projet de marchés (APM) et les
documents de demande de soumissions doivent clairement énoncer que l’on tiendra
une visite facultative ou obligatoire des lieux, et indiquer le lieu, la date, l’heure ainsi
que le niveau de l’attestation de sécurité requis (si détenir une attestation de sécurité
est nécessaire pour avoir accès aux lieux). Pour préciser le lieu, l’heure et les
modalités administratives de la visite des lieux dans le document de demande de
soumission, les clauses A9038T ou A9040T du Guide des clauses et conditions
uniformisées d'achat (CCUA) doivent être utilisées respectivement pour les visites des
lieux facultative ou obligatoire.

d. La nécessité d’exiger une visite obligatoire des lieux devrait être étudiée
attentivement et être bien documentée dans le dossier d’achat dans le cadre de la
planification du marché. La décision de rendre la visite des lieux obligatoire devrait
tenir compte des coûts et des inconvénients relatifs qui seront imposés aux
fournisseurs qui ne résident pas à proximité des lieux.
e. L‘exigence à l’effet que le fournisseur doive détenir une attestation de sécurité valide
au niveau requis pour avoir accès aux lieux ou à des renseignements ou des biens de
nature délicate doit être prise en compte lors de l’organisation d’une visite des lieux
puisque cela peut affecter le calendrier et limiter l’accès des fournisseurs. Les clauses
A9038T ou A9040T du Guide des CCUA, qui doivent être utilisées respectivement
pour les visites des lieux facultative ou obligatoire, offrent des options, dépendant si
des exigences relatives à la sécurité sont liées à la visite ou non.

i. Pour que les représentants du fournisseur reçoivent une attestation de


sécurité du personnel de la Direction de la sécurité industrielle canadienne
(DSIC), le fournisseur doit déjà avoir obtenu un filtrage et une attestation de
sécurité d’organisation.

ii. Les attestations de sécurité du personnel peuvent demander du temps selon


les antécédents personnels et le niveau d’attestation de sécurité exigé.

iii. Les agents de négociation des contrats et les ministères clients devraient
convenir de solutions de rechange advenant le cas où une attestation de sécurité
ne pourrait être obtenue à temps pour la visite des lieux. Par exemple : La date
de la visite des lieux peut-elle être reportée? Si détenir une attestation de
sécurité pour l’accès à des renseignements ou à des biens de nature délicate
n’est pas nécessaire pour accéder aux lieux, les fournisseurs peuvent-ils
simplement être accompagnés par un représentant du gouvernement?

iv. Avant la visite des lieux, une Liste de vérification des exigences relatives à
la sécurité (LVERS) doit être remplie et soumise à la DSIC. Un formulaire
Enquête de sécurité sur une organisation du secteur privé (ESOSP) peut
également être soumis avec la LVERS afin d’entamer le processus de filtrage
pour tout soumissionnaire qui ne serait pas encore enregistré auprès de la DSIC.
Des renseignements au sujet du formulaire ESOSP et sur la façon de se le
procurer sont disponibles à l’article 4.30.10 Sécurité industrielle dans le cadre
de contrats.

v. Les agents de négociation des contrats doivent confirmer auprès de


la DSIC que les fournisseurs qui visiteront les lieux, ou leur(s) représentant(s),
détiennent les attestations de sécurité requises.

vi. L’agent de sécurité de l’entreprise du fournisseur est responsable de


s’assurer que l’attestations de sécurité de son représentant est valide et au
niveau requis pour la visite des lieux.
f. La visite devrait être fixée à une date qui :

i. donnera aux fournisseurs suffisamment de temps pour obtenir et examiner


la demande de soumissions;

ii. donnera aux fournisseurs suffisamment de temps pour obtenir l’attestation


de sécurité requise et permettra à la DSIC de confirmer que les fournisseurs
détiennent l’attestation de sécurité requise;

iii. permettra la préparation et la distribution du procès-verbal suffisamment tôt


pour que les fournisseurs puissent préparer et soumettre leur soumission avant
la date de clôture de la demande de soumission.

b. Lorsqu’une visite obligatoire des lieux est prévue, l’APM et les documents de
demandes de soumissions doivent clairement indiquer :

i. que la visite est obligatoire;

ii. le niveau de de l’attestation de sécurité requis (si détenir une attestation de


sécurité est nécessaire pour avoir accès aux lieux ou à des renseignements ou
des biens de nature délicate);

iii. que les soumissions des fournisseurs qui ne participent pas à la visite seront
jugées non recevables.

b. Si une visite des lieux facultative est prévue, l’APM et les documents de demandes
de soumissions doivent clairement indiquer :

i. que la visite est facultative;

ii. le niveau de de l’attestation de sécurité requis (si détenir une attestation de


sécurité est nécessaire pour avoir accès aux lieux ou à des renseignements ou
des biens de nature délicate);

iii. que les fournisseurs qui ne participent pas à la visite peuvent tout de même
présenter une soumission.

b. Les agents de négociation des contrats devraient demander dans le document de


demande de soumissions que les fournisseurs indiquent par écrit, avant la date de la
réunion, le nom de leurs représentants qui visiteront les lieux ainsi qu’une liste des
points qu’ils désirent aborder.

c. Pour toutes les demandes de soumission initialement affichées dans le Service


électronique d’appels d’offres du gouvernement (SEAOG), les procès-verbaux
doivent également être affichés dans le SEAOG; dans le cas de demandes de
soumissions qui ne sont pas affichées dans le SEAOG, les procès-verbaux doivent être
mis à la disposition de tous les fournisseurs qui ont déjà demandé le document de
demandes de soumissions ou ceux qui ont été invités à soumissionner. La nature
délicate des renseignements contenus dans les procès-verbaux doit être examinée
avant de sélectionner la manière adéquate de les rendre disponibles.

d. Le ministère client doit être avisé qu’il est tenu d’informer TPSGC de toute
précision, ou modification apportée aux spécifications, à la suite de la visite des lieux.
La demande de soumissions initiale doit alors être modifiée conformément à ces
changements ou précisions.

e. Les modifications à la demande de soumissions doivent être disponibles dans


le SEAOG ou, dans le cas de demandes de soumissions qui ne sont pas affichées dans
le SEAOG, mises à la disposition de tous les fournisseurs qui ont déjà demandé le
document de demandes de soumissions ou ceux qui ont été invités à soumissionner.

3.120 Rôles et protocoles d'entente

(2010-01-11)

Les agents de négociation des contrats devraient tenir compte des protocoles d'entente des
ministères clients lorsqu'ils déterminent les rôles et les responsabilités dans le cadre de la
planification et de la gestion des achats. Les agents de négociation des contrats devraient
consulter l' Annexe 1.1 : Matrice des responsabilités de TPSGC et des ministères clients dans
le cadre de l'acquisition de biens et de services (générique) et l'Annexe 1.2 : Ententes sur le
partage des responsabilités particulières concernant la répartition des responsabilités
entre TPSGC et le ministère client, ainsi que l'article  9.5.15 Protocole d'entente avec le
ministère client concernant les grands projets de l'État.

3.125 Corporation commerciale canadienne

(2017-04-27)

Pour des renseignements sur les achats au nom de la Corporation commerciale canadienne
(CCC), les rôles et les responsabilités de la CCC et de TPSGC, ainsi que sur les protocoles
d'entente pertinents, voir l'article  9.55 Corporation commerciale canadienne.

3.130 Politique sur le contenu canadien

(2019-05-30)
a. La Politique sur le contenu canadien est une politique autorisée par le Cabinet. Elle
favorise le développement industriel au Canada en limitant, dans des circonstances
particulières, la concurrence pour les marchés publics aux fournisseurs de biens et de
services canadiens.

b. Portée

i. La Politique s'applique aux marchés réalisés par Approvisionnements et


Services Canada, qui fait maintenant partie de Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada (TPSGC). Par conséquent, cette politique
s'appliquera en règle générale à la passation de contrats pour des biens et des
services par la Direction générale des approvisionnements, sauf pour les
catégories d'achats qui ne relevaient pas de l'ancien ASC. La Politique ne
s'applique pas lorsqu'un autre ministère du gouvernement passe ses propres
marchés et, en règle générale, elle ne s'appliquerait pas aux marchés de travaux
de construction qui ont été passés antérieurement par l'ancien Travaux publics
Canada.
De plus, suite à une décision du cabinet, le ministère de la Défense nationale
doit appliquer la Politique sur le contenu canadien à toutes les transactions ou
commandes applicables lorsqu'il achète ou acquiert autrement des matériels de
défense.

ii. La Politique s'applique aux achats concurrentiels dont la valeur estimative


est de 25 000 $ ou plus, sauf dans les cas suivants :

A. les marchés publics soumis aux accords commerciaux


internationaux

B. les achats réalisés pour favoriser l'aide aux pays en


développement, mais elle s'applique aux achats effectués par l'Agence
canadienne de développement international (ACDI) pour son propre
compte;

C. les achats effectués par les bureaux des approvisionnements


de TPSGC situés à l'étranger; et

D. la méthode de sélection autorisée par le Cabinet, y compris pour


les retombées industrielles et régionales, la construction navale, la
réparation, la révision et la modernisation de mi-durée des navires.

c. Biens et services canadiens


i. On considère comme des biens canadiens les biens qui sont entièrement
fabriqués au Canada. On peut aussi considérer que les produits renfermant des
éléments importés sont d'origine canadienne pour les besoins de l'application de
cette politique lorsqu'ils ont subi des changements suffisants au Canada de
manière à répondre à la définition précisée dans les Règles d'origine de l'Accord
de libre-échange nord-américain (ALENA). Aux fins de cette détermination, il
faut remplacer le terme « territoire » qui figure dans les Règles d'origine de
l'ALENA par « le Canada ».

ii. On considère que les services fournis par des individus établis au Canada
constituent des services canadiens. Lorsqu'un besoin consiste en l'achat de
seulement un service, lequel est fourni par plus d'un individu, le service sera
considéré comme canadien si au moins 80 pour cent du prix total de la
soumission pour le service est fourni par des individus établis au Canada.

iii. Autres produits et services canadiens :Les textiles sont considérés comme


des produits canadiens lorsqu'ils sont conformes à une règle d'origine modifiée,
dont il est possible d'obtenir des exemplaires auprès de la Division des
vêtements et textiles, Direction des produits commerciaux et de consommation
(DPCC).

iv. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la détermination de


l'origine des biens ou des services dans le cadre de la Politique sur le contenu
canadien, consulter l'annexe 3.6 Politique sur le contenu canadien : règles de
détermination de l'origine.

d. Préparation d'une demande de soumissions

i. Lorsqu'un besoin est visé par la Politique sur le contenu canadien, l'agent de
négociation doit d'abord déterminer s'il y a au moins deux fournisseurs
admissibles sur le marché. Les fournisseurs admissibles sont ceux qui
fournissent des biens ou des services canadiens susceptibles de satisfaire au
besoin.

ii. Par la suite, selon le nombre de fournisseurs admissibles, l'agent de


négociation doit décider si le besoin visé sera limité exclusivement ou
conditionnellement aux biens ou services canadiens, ou si le besoin visé sera
ouvert à tous les fournisseurs.
A. Limité exclusivement :la demande de soumissions ou la demande
d'offres à commandes sera limitée exclusivement aux fournisseurs qui
pourraient offrir des biens ou des services canadiens, lorsque l'agent de
négociation des contrats est d'avis qu'il existe, sur le marché, au moins
deux de ces fournisseurs.

a. Les attestations pour les achats concurrentiels limités


exclusivement aux biens ou services canadiens figurent dans le
guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA), aux
clauses A3051T, A3052T, A3053T, A3055T, A3056T et A3059T p
our les demandes de soumissions et aux
clauses M3051T, M3052T, M3053T, M3055T, M3056T et M3059
T pour les demandes d'offres à commandes.

b. À l'exception des soumissions qui sont dépouillées au


cours d'une séance publique, l'agent de négociation de contrats doit
établir si :

1. le soumissionnaire doit accompagner sa


soumission de l'attestation du contenu canadien.

2. le soumissionnaire devrait présenter l'attestation


remplie avec sa soumission, mais ce n'est pas obligatoire. Si
l'attestation n'est pas remplie et n'accompagne pas la
soumission, l'agent de négociation des contrats en informera
le soumissionnaire et lui donnera un délai afin de fournir
cette attestation remplie. L'agent de négociation de contrats
n'oblige normalement pas les soumissionnaires à soumettre
des attestations avec leur soumission, sauf si le client a
besoin de toute urgence des biens ou des services
nécessaires.

c. Pour les soumissions ouvertes publiquement, le


soumissionnaire devra présenter l'attestation remplie avec sa
soumission.

B. Limité conditionnellement :la demande de soumissions ou la


demande d'offres à commandes sera limitée conditionnellement lorsque
l'agent de négociation des contrats n'est pas certain qu'il existe, sur le
marché, au moins deux fournisseurs de biens ou services canadiens.
a. Les attestations pour les achats concurrentiels limités
conditionnellement aux biens ou services canadiens figurent dans le
guide des CCUA, aux
clauses A3061T, A3062T, A3063T, A3065T, A3066T et A3069T p
our les demandes de soumissions et aux
clauses M3061T, M3062T, M3063T, M3065T, M3066T et M3069
T pour les demandes d'offres à commandes.

b. Le soumissionnaire doit fournir l'attestation du contenu


avec sa soumission.

C. Ouvert :lorsque l'agent des contrats est d'avis qu'il n'existe pas au


moins deux fournisseurs de biens et(ou) de services canadiens, la
demande de soumissions ou la demande d'offres à commandes doit
s'adresser à tous les fournisseurs. Les soumissionnaires ne sont pas tenus
de fournir une attestation.

iii. Lorsque la stratégie de sélection des fournisseurs est définie, l'agent de


négociation de contrats doit préparer l'avis de projet de marchés (APM). Le
marché est alors codé dans le Service électronique d'appels d'offres du
gouvernement (SEAOG) comme suit :

A. limité exclusivement, code O-5;

B. limité conditionnellement, code O-4; ou

C. ouvert, code O-1.

iv. Lorsque l'achat est assujetti à la Politique sur le contenu canadien, et que la
concurrence a fait l'objet d'une limitation exclusive ou conditionnelle, le
soumissionnaire doit attester le contenu canadien en présentant une attestation
que le bien ou le service offert satisfait à la définition des biens et des services
canadiens.

A. Lorsqu'un besoin consiste en l'achat de plusieurs biens ou services,


l'agent de négociation des contrats doit décider, dès l'étape de la
planification de l'achat, si l'attestation de contenu canadien sera présentée
en utilisant la méthode globale ou individuelle :

a. globale :Les soumissions visant plusieurs articles seront


attestées globalement. Un minimum de 80 pour cent du prix total
de la soumission doit consister en biens canadiens pour satisfaire
aux exigences de la Politique; ou

b. individuelle :Les soumissions visant plusieurs articles qui


sont attribuées en utilisant la méthode individuelle seront attestées
individuellement. Dans ces cas, les fournisseurs doivent alors
indiquer séparément chaque produit qui est conforme à la définition
des produits canadiens.

B. Pour les besoins se composant de plusieurs services, au moins


80 pour cent du prix total de la soumission doit correspondre à des
services fournis par des individus établis au Canada.

C. Pour les besoins se composant d'un mélange de biens et de


services, au moins 80 pour cent du prix total de la soumission doit
correspondre à des biens et à des services canadiens. Voir l'annexe 3.6
Politique sur le contenu canadien : règles de détermination de
l'origine pour un exemple sur la manière de déterminer si les biens et les
services satisfont à la règle de 80 pour cent.

D. Une soumission peut être acceptée en partie sans qu'il soit


nécessaire de présenter à nouveau une attestation.

e. Traitement des soumissions

i. Le fournisseur doit démontrer que sa soumission répond à la définition de


biens et(ou) de services canadiens et il doit présenter une attestation remplie.
Lorsqu'on utilise les clauses A3052T et A3062T du guide des CCUA pour les
demandes de soumissions, et les clauses M3052T et M3062T pour les
demandes d'offres à commandes, le fournisseur doit indiquer clairement la
nature de chaque produit.

ii. Les soumissions auxquelles s'appliquent la Politique sur le contenu


canadien seront évaluées comme suit :

A. Si le processus d'achat était limité exclusivement aux biens et


services canadiens et que :

a. le soumissionnaire devait présenter l'attestation avec sa


soumission, seules les soumissions contenant une attestation valide
seront évaluées. Le processus d'évaluation des soumissions peut se
dérouler lorsque au moins une soumission est accompagnée d'une
attestation valable sinon, il faut émettre de nouveau la demande de
soumissions; ou

b. le soumissionnaire ne devait pas présenter l'attestation


avec sa soumission, l'agent de négociation des contrats doit
communiquer avec ce dernier pour lui fournir un délai à l'intérieur
duquel il présentera l'attestation remplie. Si le soumissionnaire ne
présente pas l'attestation remplie dans le délai prescrit, sa
soumission sera jugée non recevable. Une soumission ne doit être
transmise au ministère client pour évaluation qu'une fois que
l'attestation signée est reçue. Le processus d'évaluation des
soumissions peut se poursuivre, à la condition qu'au moins une
soumission soit accompagnée d'une attestation valide; sinon, il faut
émettre de nouveau la demande de soumission.

B. Si le processus d'achat était limité conditionnellement aux biens


et(ou) services canadiens, l'agent de négociation des contrats doit d'abord
déterminer s'il y a au moins deux soumissions comprenant une attestation
valide de contenu canadien. Dans un tel cas, l'évaluation sera limitée aux
soumissions certifiées; sinon, toutes les soumissions seront évaluées. Si
les soumissions avec une certification valide sont ultérieurement
déclarées non recevables ou si elles sont retirées et qu'il reste moins de
deux soumissions recevables comportant une attestation valide de biens
et(ou) de services canadiens, l'évaluation se poursuivra pour les
soumissions qui contiennent une attestation valide. Si toutes les
soumissions comportant une attestation valide sont ensuite déclarées non
recevables ou si elles sont retirées, alors le reste des soumissions sera
évalué. (Voir la clause A3070T du guide des CCUA.)

iii. TPSGC peut vérifier la validité des attestations. Si une attestation est


déclarée non recevable, les biens et(ou) les services offerts sont alors réputés
non conformes à la définition du contenu canadien. La vérification des
attestations ne doit aucunement influencer le prix proposé ni aucun élément
important de la soumission.

f. Attribution de contrats
Les contrats attribués en fonction des soumissions qui respectent la définition du
contenu canadien de la Politique sur le contenu canadien doivent inclure la
clause A3060C ou M3060C du guide des CCUA, selon le cas.
g. Contenu canadien et ERTG ou SAEA
Veuillez communiquer avec tpsgc.rcndgaertgsaea-ncrabclcapsab.pwgsc@tpsgc-
pwgsc.gc.ca pour obtenir des conseils sur ces situations.

h. Vérifications et examens discrétionnaires des comptes


L'autorisation permettant des vérifications discrétionnaires des comptes découle soit
des clauses contractuelles ou d'une loi (Loi sur la production de défense, article 19). Si
un agent de négociation des contrats a des préoccupations en ce qui concerne
l'attestation de contenu canadien selon la Politique sur le contenu canadien, il devrait
discuter l'usage d'une vérification ou examen discrétionnaire des comptes avec son
gestionnaire et la Direction des politiques du Programme des approvisionnements.

i. Pour plus de renseignements sur les Règles de détermination de l'origine dans le


cadre de la Politique sur le contenu canadien, voir l'annexe 3.6 Politique sur le
contenu canadien : règles de détermination de l'origine.

3.135 Surveillants de l'équité

(2017-04-27)

Pour les achats qui nécessitent l'approbation ministérielle ou supérieure, les agents de
négociation des contrats doivent évaluer formellement, lors du choix de la stratégie
d'approvisionnement, les mérites du recours aux services d'un surveillant de l'équité.

a. Les agents de négociation des contrats peuvent étudier l'option de recourir aux
services d'un surveillant de l'équité pendant le choix de la stratégie
d'approvisionnement lorsqu'une assurance accrue de l'équité est souhaitée (p. ex., à la
demande du client, un approvisionnement de nature complexe).

b. Les agents de négociation des contrats doivent remplir le Formulaire d'évaluation et


de recommandation de la surveillance de l'équité PWGSC-TPSGC 587  pour le
recours optionnel et obligatoire aux services d'un surveillant de l'équité et le soumettre
au sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction générale des approvisionnements
(DGA) aux fins de signature.

c. Le formulaire signé est ensuite acheminé au SMA de la Direction générale de la


surveillance (DGS). Si le SMA de la DGA ne recommande pas le recours aux services
d'un surveillant de l'équité dans une situation où celle-ci est optionnelle (voir alinéa b
ci-dessus), le formulaire n'est pas transmis au SMA de la DGS, mais doit être
conservé dans le dossier d'achat.
d. Le SMA de la DGS examine la demande de recours aux services d'un surveillant de
l'équité pour le compte du Comité des affaires opérationnelles (CAO), et lui transmet
sa recommandation. Le CAO prendra une décision à savoir si le recours aux services
d'un surveillant de l'équité est approprié et souhaitable.

e. Pour plus de renseignements, consulter la Politique sur la surveillance de l'équité .


(Voir également les articles  1.50 Surveillance de l'équité et 5.25 Recours à des
surveillants de l'équité.)

3.140 Établissement du coût du cycle de vie

(2010-01-11)

L'établissement du coût du cycle de vie se rattache aux quatre étapes du processus d'achat : de
la planification et l'achat à l'utilisation et l'aliénation. Actuellement, la Politique d'achats
écologiques s'applique à toutes les activités d'approvisionnement du gouvernement fédéral. La
Politique exige que les considérations liées à la performance environnementale soient
intégrées dans le processus de prise de décision en matière d'approvisionnement de la même
manière que le prix, le rendement, la qualité et la disponibilité. Pour plus de renseignements et
des outils au sujet de l'établissement du coût du cycle de vie, voir l'article  2.20 Achat
écologique et définition des besoins.

3.140.1 Exigences générales

(2010-01-11)

a. La Politique d'achats écologiques s'harmonise avec les politiques du Conseil du


Trésor (CT) sur les biens et les services acquis, et elle renforce la nécessité de tenir
compte de la performance environnementale et des coûts tout au long du cycle de vie
des biens et des services acquis, incluant la planification, l'achat, l'utilisation et
l'aliénation. Certains éléments de coût relatifs aux facteurs environnementaux, dont on
pourrait tenir compte dans l'évaluation de l'optimisation des ressources dans le cadre
de l'évaluation des soumissions, des offres ou des arrangements comprennent :

i. des coûts d'exploitation comme l'énergie ou l'eau consommée par le produit


pendant sa durée de vie;

ii. les coûts indirects (un équipement de technologie de l'information moins


écoénergétique produira plus de chaleur, ce qui forcera le système d'air
climatisé du bâtiment à travailler davantage et fera augmenter les frais
d'électricité);
iii. les coûts administratifs comme le respect des exigences du Système
d'information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT);

iv. l'investissement au départ pour économiser par la suite, comme le fait


d'exiger un niveau supérieur d'isolation dont les dépenses supplémentaires
peuvent être recouvrées grâce à la diminution des coûts d'énergie;

v. le coût des dispositions en matière d'aliénation;

b. L'établissement total du coût du cycle de vie représente la somme des coûts du


produit, des ressources, de l'exploitation, et des imprévus (PREI) relativement à un
achat. La technique PREI est essentielle pour l'évaluation des soumissions, des offres
ou des arrangements. Par le biais de la Politique d'achats écologiques, le Canada a
renforcé les considérations liées à la performance environnementale dans le cadre du
processus d'achat. Dans ce contexte, l'optimisation des ressources comprend plusieurs
facteurs comme les coûts, le rendement, la disponibilité, la qualité et la performance
environnementale.

c. La technique PREI devrait être utilisée pour les grands projets de l'État et pour les
achats dont les coûts d'exploitation représentent une partie importante du coût total du
produit, p. ex. les grands projets de construction et les achats de véhicules à moteur.
(Voir le Chapitre 9 - Achats spéciaux.)

3.145 Coûts et profit

(2010-01-11)

a. Pour qu'un contrat soit attribué de manière non concurrentielle ou suite à un


processus concurrentiel, il est nécessaire de négocier les prix avec le soumissionnaire
retenu; le coût prévu et le profit deviennent partie de la stratégie et servent à
déterminer le type de contrat envisagé qui doit être mis en place.

b. L'agent de négociation des contrats doit évaluer le coût de l'étape de la planification


des achats. L'estimation conceptuelle des coûts est calculée à partir d'un mélange de
normes industrielles et de données historiques pour un achat comparable. Le budget
total et l'estimation du projet devraient être examinés en utilisant un prix optimiste et
un prix pessimiste pour déterminer une échelle de coûts. Il importe de tenir compte
des coûts fixes, des influences externes, telles le taux de change, ainsi que l'offre et la
demande. De plus, l'établissement d'un fonds d'urgence et d'un fonds de réserve de
gestion devrait être envisagé. Il serait avantageux d'inclure une description de la
portée des travaux et la base de l'estimation. Les hypothèses formulées doivent être
documentées et un aperçu de l'échelle de coûts doit être fourni.

c. Dans les négociations contractuelles générales, le profit est une représentation du


risque qu'un soumissionnaire prend dans la réalisation du contrat. Si le Canada assume
la majeure partie du risque, le profit appliqué devrait être faible. Si le soumissionnaire
assume le risque, le profit permis devrait être plus élevé. Bien que ce ne sont pas tous
les contrats qui exigent l'application de la Politique sur le profit et de toutes ses
composantes, cette dernière regroupe en fait les facteurs dont on doit tenir compte
dans la négociation du profit applicable. Les facteurs détaillés dans la Politique
devraient en faire partie, même si une analyse et des calculs détaillés ne sont pas
effectués.

d. Pour plus de renseignements sur les coûts et le profit, voir le Chapitre 10 - Coûts et
profits.

3.150 Normes et assurance qualité

(2012-01-18)

3.150.1 Normes, spécifications et description de l'achat

(2019-05-30)

a. On devrait utiliser les normes ou les spécifications canadiennes reconnues pour


l'achat de biens et de services, sauf quand cela n'est pas justifié par le volume ou la
nature particulière de ce que l'on achète.

b. Lorsqu'il n'existe pas de normes nationales canadiennes, on devrait utiliser, chaque


fois que cela est possible, des spécifications canadiennes élaborées par un organisme
rédacteur de normes reconnu. Lorsqu'on ne dispose pas de telles spécifications, on
devrait utiliser, si elles sont appropriées, des normes ou des spécifications
américaines, internationales ou étrangères pertinentes.

c. Pour juger de la pertinence de normes ou de spécifications américaines,


internationales ou étrangères, l'agent de négociation des contrats devrait consulter le
client, et peut faire appel à l'Office des normes générales du Canada (ONGC). Pour
déterminer si ces normes devraient être utilisées, il faut établir dans quelle mesure :

i. la norme ou spécification tient compte du point de vue canadien;


ii. la probabilité que les produits que l'on trouve au Canada soient conformes à
la norme ou spécification;

iii. la probabilité que la norme ou spécification soit discriminatoire à l'égard


des produits.

d. Les agents de négociation des contrats doivent évaluer si les normes, les
spécifications (y compris les spécifications élaborées par le client), ou les descriptions
d'achat incorporées dans une demande par un client sont pertinentes et applicables.

e. Si la demande ne comprend pas une norme, une spécification ou une description


d'achat en vigueur que l'agent de négociation des contrats juge appropriée, celui-ci
doit recommander au client de modifier sa demande afin de l'y ajouter.

f. Les agents de négociation des contrats sont également responsables de déterminer la


nécessité d'établir une nouvelle norme, spécification ou description d'achat, si on ne
dispose d'aucune de ces dernières pour un produit ou service particulier.

g. Les clients sont responsables d'énoncer leurs exigences en matière d'assurance


officielle de la qualité (AOQ), ce qui comprend l'assurance, le contrôle et l'inspection
de la qualité, dans leur demande et dans la documentation technique qui
l'accompagne.

h. La déclaration du client devrait définir clairement et complètement les exigences


techniques et les exigences en matière d' AOQ, et elle doit désigner le responsable de
l'inspection et l'endroit où s'effectue celle-ci.

i. L'ampleur de l' AOQ peut varier, selon les exigences techniques du contrat et les


antécédents du soumissionnaire.

j. L'exigence en matière d' AOQ peut être précisée en tenant compte de ce qui suit :

i. la norme de qualité en fonction de laquelle la vérification sera menée, par


exemple ISO 9001-2015, ISO 9001-2015 plus AQAP-2110, ou l'équivalent;

ii. la nécessité pour le fournisseur d'établir et de maintenir en place des


systèmes en vue d'assurer la qualité;

iii. la nécessité pour le fournisseur de donner la preuve de conformité;

iv. les mesures de vérification de la qualité qui seront prises par le


gouvernement;

v. l'inspection par le destinataire;


vi. la nécessité pour le fournisseur de fournir la preuve de conformité selon une
spécification ou une norme acceptable d'assurance de la qualité;

vii. la nécessité pour le fournisseur de présenter des échantillons pour


approbation, tels que fournis avant l'attribution du contrat, des premiers articles
de production, de préproduction, d'homologation ou cachetés;

viii. la nécessité pour le fournisseur de présenter un plan d'inspection;

ix. la nécessité pour le responsable de l'inspection de vérifier si le produit


fourni :

A. est identique à tous égards au produit homologué au cours du


processus d'établissement des listes des produits homologués ou de la
liste du programme d'homologation (LPH), ou de la liste du programme
de certification (LPC);

B. est fabriqué dans les mêmes conditions que le produit homologué


au cours du processus d'établissement des LPH ou LPC;

C. donne des détails sur les essais, les preuves et le contrôle


d'acceptation.

k. On peut exiger des fournisseurs, en remplacement des conditions ci-dessus, qu'ils se


fassent inscrire sur une liste de programme d'homologation acceptable, comme ISO
9001-2015, ISO 9001-2015 plus AQAP-2110, ou l'équivalent, prévoyant des contrôles
et des vérifications adéquats.

l. Lorsque l'option précitée est adoptée, il faut vérifier la conformité du fournisseur aux
normes établies. L'agent de négociation des contrats doit informer le client qu'il
dispose des programmes de listage de l' ONGC ou d'autres programmes de listage,
grâce auxquels il est possible de réduire le besoin d' AOQ. Par exemple,
le Programme de certification et d'homologation de l' ONGC et les listes des produits
homologués sont exploités sur une base de récupération des coûts et ne comportent
pas de frais directs pour le ministère client ni l'utilisation des ressources de ce dernier.

m. Si la demande d'un client ne précise pas d'exigence en matière d' AOQ, ou prévoit un


niveau insuffisant, lorsque la nature de l'achat indique un besoin d' AOQ, l'agent de
négociation des contrats doit aider le client à élaborer un cadre approprié d' AOQ et
l'informer de l'incidence financière et opérationnelle du fait d'exiger l' AOQ, pour le
client, le fournisseur et TPSGC.
n. Lorsqu'une demande ne précise pas qu'un système d'assurance de la qualité doit être
établi, on devrait demander au client de prendre en considération l'établissement d'un
tel système dans les cas où :

i. toute non-conformité aurait des répercussions importantes en ce qui a trait à


la sécurité d'utilisation du produit, à sa fiabilité ou son exploitation; par
exemple, des vêtements pour l'Arctique, des extincteurs et du matériel ou des
services de sécurité;

ii. il s'agit d'un produit de conception nouvelle, fabriqué selon les


spécifications du gouvernement;

iii. il s'agit d'un produit ou service pour lequel, dans le passé, les
soumissionnaires actuels ne se sont pas conformés aux spécifications, ou de
besoins semblables, qui ont donné lieu antérieurement à des plaintes
continuelles de la part du client;

iv. il s'agit d'un produit d'une grande complexité technique, d'un produit qui
présente des exigences d'interchangeabilité rigoureuses, d'un produit
« critique » dont la non-conformité aurait pour résultat la défaillance d'un
système dont il fait partie;

v. il s'agit d'un produit ou service que l'on achète pour la première fois et pour
lequel on ne dispose d'aucun dossier de rendement; ou

vi. au moins un fournisseur éventuel a un système de qualité déficient.

Nota 1 : Cette exigence vise à bien protéger à la fois le client et TPSGC.

Nota 2 : L'agent de négociation des contrats peut également tenir compte du système
d'assurance de la qualité d'un fournisseur si le besoin a une valeur monétaire importante.
Toutefois, les questions relatives à la nature du besoin sont habituellement plus importantes
que la valeur.

3.150.5 Assurance officielle de la qualité à la source

(2010-01-11)

a. On doit avoir recours à l'assurance officielle de la qualité (AOQ) à la source quand


l'une des conditions suivantes s'applique :

i. l'auteur de la demande d'achat a désigné un responsable de l'inspection autre


que le destinataire;
ii. les coûts d'inspection à la source sont justifiés par les avantages retirés;

iii. les articles sont tels que la conformité ne peut pas être déterminée
convenablement à la réception parce que :

A. le produit présente des caractéristiques essentielles qui ne sont pas


visibles dans l'article final;

B. le produit présente des caractéristiques de sécurité et de sûreté


particulières;

C. l'emballage ou le conditionnement spécial serait détruit;

D. la livraison s'effectue à plusieurs endroits; ou

E. les conditions ou les moyens ne sont pas adéquats au point de


destination.

iv. le dossier du fournisseur indique une performance marginale ou de qualité


insatisfaisante, et les conditions ne permettent pas de s'approvisionner auprès
d'autres fournisseurs.

b. L'AOQ à la source peut être effectuée par un responsable de l'inspection désigné par
le client ou par un responsable de l'inspection délégué par TPSGC au nom du client.
Dans le cadre de l'inspection, on doit constituer un dossier des données sur le
rendement du fournisseur en ce qui a trait à la qualité et faire parvenir au secteur/à la
région concerné des copies de tous les rapports d'inspection.

c. TPSGC a le pouvoir d'imposer des exigences de qualité supplémentaires pour les


services de la marine civile, p. ex. l'inspection et les dispositions en vue du soutien
technique. Ce pouvoir est prévu dans le document no 749386 du CT, paragraphe VI,
recommandation 2, du 5 mai 1977.

3.150.10 Programmes de listage

(2019-05-30)

a. Les programmes de listage sont destinés à accélérer l'achat et à établir, à l'avance et


indépendamment de tout achat déterminé, une liste des produits ou des services qui
sont conformes aux normes ou spécifications de rendement reconnues. Normalement,
on établit des programmes d'homologation et de listage dans les situations où :

i. les exigences relatives à des essais retarderaient la livraison;


ii. les frais de contrôle d'acceptation seraient prohibitifs;

iii. l'assurance préalable de conformité du produit ou de capacité de production


du fournisseur est nécessaire;

iv. des procédures et du matériel d'essai complexes sont nécessaires;

v. des produits sont achetés à intervalles réguliers et en grandes quantités.

Nota : Avant de passer un contrat, les agents de négociation des contrats devraient
vérifier auprès des organismes rédacteurs de normes (responsables du listage), si le
produit ou le service offert a été approuvé. (Voir 3.150.10 b))
b. L'inscription d'un produit ou d'un service sur une liste signifie uniquement que le
produit ou le service est conforme aux normes ou spécifications de rendement
reconnues. Le fait de figurer sur la liste ne libère pas le fournisseur de ses obligations
contractuelles de livrer des articles ou rendre des services qui satisfont aux exigences
définies, et ne garantit pas l'acceptation en vertu d'un contrat.

c. Tant l'ONGC que le ministère de la Défense nationale (MDN) élaborent et mettent à


jour ces listes. L'autorité d'homologation peut retirer l'homologation et rayer un
produit d'une liste dans les circonstances suivantes :

i. Modification de la formule. Modification de la formule employée par le


fournisseur à l'égard du produit, qui diminue la qualité de ce dernier.

ii. Changement de processus. Modification du procédé de fabrication d'un


produit, qui diminue la qualité de ce dernier.

iii. Échec sur le terrain. Échec authentifié sur le terrain attribuable au fait que le
produit n'est pas conforme à la norme ou à la spécification pertinente.
L'authentification d'un tel échec exige généralement une enquête approfondie
accompagnée d'essais en laboratoire. Les utilisateurs devraient signaler à
l'autorité d'homologation les échecs sur le terrain dont ils ont connaissance.

iv. Échec de vérification. Non-conformité aux exigences d'un essai de


vérification du produit ou du système, ou omission de fournir, sur demande, des
échantillons pour les essais ou des données pour le maintien de l'homologation.

v. Retrait pour un motif valable. Le fournisseur ne fait plus d'affaires, est


déménagé ou ne répond pas aux demandes de prix.

vi. Modifications de la norme ou de la spécification. Les listes peuvent être


annulées par l'autorité d'homologation responsable lorsque les normes ou
spécifications de référence sont annulées, remplacées ou modifiées de façon à
influer sur l'homologation existante.

vii. Appels. Le fournisseur dont l'homologation est révoquée peut faire un appel
en se conformant aux procédures d'appel établies par l'autorité d'homologation.

Nota : Lorsqu'il y des indications de non-conformité, et que TPSGC et le client


déterminent qu'un soumissionnaire qualifié ne respecte pas les normes pertinentes,
l'agent de négociation des contrats doit en aviser l'autorité d'homologation.
d. Lorsqu'un programme de listage est utilisé pour un achat, les agents de négociation
des contrats doivent indiquer dans l'Avis de projet de marchés (APM), dans la
demande de soumissions, et dans les documents contractuels que le fournisseur et son
produit doivent figurer dans la liste appropriée suivante :

i. Liste du programme d'homologation (LPH)

A. sous-tapis;

B. agents de sécurité;

C. cartouches remises à neuf;

D. vêtements de protection;

E. pare-vapeur en polyéthylène;

F. peintures;

G. mobilier de bureau;

H. gants médicaux;

I. Programme d'acceptation des laboratoires;

J. Entreprise de contrôle à quai;

K. moquettes;

L. Programme de certification du personnel affecté aux essais non


destructifs;

M. fournisseurs de services de contrôle de l'Administration


canadienne de la sûreté du transport aérien;

N. revêtement intermédiaire souple perméable à la vapeur.

ii. Liste du programme de certification (LPC) :


A. pare-vapeur en polyéthylène;

B. gants en caoutchouc chirurgicaux et pour examen;

C. revêtement intermédiaire souple perméable à la vapeur;

D. vêtements de protection contre la chaleur et les flammes, destinés


aux sapeurs-pompiers;

E. vêtements de travail portés par les sapeurs-pompiers forestiers à la


ligne de feu;

F. Programme d'acceptation des laboratoires.

iii. Liste des systèmes d'assurance de la qualité inscrits ISO 9001 (ISO 9000 -


Systèmes de management de la qualité) :
Ceci est une liste des compagnies qui sont conformes aux modèles de systèmes
de la qualité ISO 9001 : 2015.
Nota :L’ISO 9001 : 2008 a complétée la période de transition, est annulée et
remplacée par la quatrième et toute dernière version standard d’ISO 9001 :
2015.

iv. Liste des systèmes de management de l'environnement inscrits :


Liste des compagnies qui sont conformes aux exigences de l'ISO 14001 :
2015 – système de management de l'environnement.

v. Liste des normes d'hygiène et de sécurité au travail certifiées


Liste des compagnies qui sont conformes aux exigences des
normes OHSAS 18001 : 1999 relative au système de management de la santé et
de la sécurité au travail.

vi. Liste des systèmes certifiés d'assurance de la salubrité des aliments


(Avantage Hazard Analysis and Critical Control Point [HACCP] de l'Alberta et
de l'Ontario)

A. Le Programme de certification Avantage HACCP de l'Alberta


(AHA!) est un processus structuré permettant d'évaluer un système de
management de la salubrité des aliments par rapport à la norme Avantage
AHA! du ministère de l'Agriculture, de l'Alimentation et du
Développement rural de l'Alberta.

B. Le Programme de certification Avantage HACCP de l'Ontario est


un processus officiel dans le cadre duquel un système de gestion de la
salubrité des aliments est évalué par rapport à la norme
Avantage HACCP du ministère de l'Agriculture, de l'alimentation et des
affaires rurales de l'Ontario.

vii. Liste des systèmes certifiés d'assurance de la qualité de l'eau potable


(ministère de l'Ontario) :
Le Programme d'agrément vise à reconnaître les organismes d'exploitation de
réseaux résidentiels municipaux d'eau potable qui prouvent, grâce à un
agrément par une tierce partie indépendante, que leur système de gestion de la
qualité respecte les exigences de la Norme de qualité de l'eau potable on
Ontario et qu'ils gèrent leurs réseaux d'eau potable de façon méthodique et
systématique.

3.150.15 Listes des produits homologués du ministère de la Défense nationale

(2010-01-11)

a. accumulateurs;

b. décalcomanie, pour identification militaire;

c. composants électroniques, actifs : tubes électroniques, modules électroniques;

d. semi-conducteurs, filtres, microstructures, cristaux piézoélectriques et oscillateurs;

e. composants électroniques, passifs : condensateurs, connecteurs, relais et résistances;

f. agents et produits chimiques de lutte contre les incendies;

g. fondant, soudure liquide, base de colophane;

h. joints d'étanchéité;

i. agencements pour tuyaux;

j. appareils hydrauliques;

k. matériaux d'isolation et d'emballage;

l. revêtements marins et industriels et produits connexes;

m. quincaillerie mécanique;

n. panneaux d'information, éclairés intégralement;

o. produits du pétrole;
p. plaque de plastique, laminée, recouverte de métal;

q. circuits imprimés;

r. caoutchouc : tuyaux, pneumatiques et chambres à air;

s. soudure, pour usage électronique;

t. fils et câbles.

3.150.20 Office de normes générales du Canada

(2012-01-18)

3.150.20.1 Aperçu de l'Office des normes générales du Canada

(2015-09-24)

a. L'agent de négociation des contrats doit connaître l'Office des normes générales du
Canada (ONGC) et ses responsabilités. L'ONGC est un organisme du gouvernement
fédéral qui offre des services complets d'élaboration de normes et d'évaluation de la
conformité axés sur les clients tout en appuyant les intérêts des intervenants
(gouvernement, industrie et consommateurs) en matière d'économie, de
réglementation, d'approvisionnement, de santé, de sécurité et d'environnement. Au
cours des étapes de la planification des achats, l'entrepreneur pourrait devoir, dans le
cadre de certains biens, satisfaire aux normes ou aux spécifications de l'ONGC, et de
fournir une référence dans la demande de soumissions et dans les documents
contractuels.

b. L'ONGC est accrédité par le Conseil canadien des normes comme organisme


d'élaboration de normes et d'enregistrement de produits et services de qualité et de
management environnemental. Il fournit également des services de certification de
personnel ainsi que des services consultatifs et de formation liés aux normes et à la
certification. C'est lui qui agit comme tierce partie indépendante, pour TPSGC, en
matière d'homologation.
Nota : Il existe d'autres organismes de normalisation accrédités au Canada. Les agents
de négociation des contrats doivent communiquer avec l'ONGC pour obtenir de plus
amples renseignements.

c. L'ONGC gère l'élaboration des spécifications et des normes consensuelles et il


élabore et tient à jour des programmes de listage d'homologation, de certification et
d'enregistrement de systèmes de qualité et de management environnemental, en vue
d'apporter son soutien au processus d'achat et de promouvoir de bonnes pratiques
commerciales.

d. L'ONGC fournit de plus l'expertise et l'information requises et sert d'organe de


liaison pour la normalisation, tant au niveau national qu'international. Il procède à
l'évaluation de la pertinence des normes et des spécifications, à l'enregistrement des
systèmes de qualité et de management environnemental, et il met sur pied les
programmes de listage de certification et d'homologation pour les produits et les
services.

e. Le catalogue de l'ONGC contient : une liste de plus de 350 normes et spécifications


portant sur environ 80 domaines, en français et en anglais, pour les produits et
services; des programmes de listage pour un nombre sélectionné de ces produits et
services; d'autres services offerts par l'ONGC.

f. La Division de l'accréditation du personnel de l'ONGC a été sélectionnée par le


Secrétariat du Conseil du Trésor comme organisme de certification pour le
Programme de certification des approvisionnements, de la gestion du matériel et des
biens immobiliers.

g. Les organismes gouvernementaux, les fournisseurs et le grand public peuvent obtenir


les publications de l'ONGC, les renseignements sur le programme de listage ou la
documentation nécessaire pour faire une demande d'inscription sur une liste en
communiquant à l'adresse suivante :

Office des normes générales du Canada


Place du Portage III, 6B1
11, rue Laurier
Gatineau (Québec) K1A 1G6

Téléphone : 819-956-0425
Courriel : ONGC.CGSB@tpsgc-pwgsc.gc.ca
OU
En visitant le site Web de l'Office des normes générales du Canada.

3.150.20.5 Listes, spécifications ou normes nouvelles

(2010-01-11)
a. Lorsque l'on a établi la nécessité d'une nouvelle norme, une nouvelle spécification ou
un nouveau programme de listage, et qu'il n'existe aucun document ou aucune liste
convenable en cours d'élaboration, l'agent de négociation des contrats devrait faire
appel à l'ONGC ou, étant donné que les clients sont responsables de la définition des
besoins, suggérer au client de le faire.

b. En cas de besoin urgent d'une nouvelle norme ou spécification, on peut demander à


l'ONGC d'élaborer une norme de l'ONGC par opposition à une norme nationale
canadienne.

c. Si le besoin d'une norme est limité à un seul client ou à un seul secteur ou une seule
région, on peut mettre sur pied un programme d'homologation au niveau du client, du
secteur ou de la région. Des procédures qui ne limitent pas la concurrence et l'égalité
des chances pour tous les fournisseurs devraient être établies par le client, le secteur
ou la région concerné, et la diffusion des listes devrait être restreinte si on applique
des critères autres que ceux de rendement technique. Dans les cas où l'on diffuse les
listes établies par un client, un secteur ou une région, on doit énoncer les critères
d'homologation.

3.150.25 Appareillage électrique

(2010-01-11)

a. Il incombe au client de déterminer si l'appareillage requis est soumis aux dispositions


du Code canadien de l'électricité, Partie I, et de préciser les cas où celui-ci devra être
certifié ou approuvé en vertu du Code.

b. Il incombe aux fournisseurs de se conformer aux codes et aux normes de


construction, y compris aux dispositions du Code canadien de l'électricité, Partie I.

c. Si l'appareillage électrique doit être certifié ou approuvé, les documents de demandes


de soumissions doivent renfermer une clause appropriée indiquant l'organisme
accrédité par le Conseil canadien des normes. Les clauses figurent à la sous-section 5-
B du Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat.

d. L'appareillage électrique doit être spécialement inspecté par un organisme approuvé


par le Chef - inspecteur d'appareils électriques de la province, territoire ou ville, où
l'appareillage électrique doit être installé et exploité.

3.155 Cartes d'achat

(2012-01-18)
3.155.1 Cartes d'achat dans la passation de contrats

(2017-06-21)

a. Les agents de négociation des contrats doivent connaître l'utilisation et l'application


des « cartes d'achat ». Conformément à cette politique qui a pour objectif d'offrir un
moyen facile et pratique de se procurer des biens et des services tout en assurant un
contrôle financier efficace. C'est la politique du gouvernement d'utiliser la carte
d'achat pour approvisionner les ministères en biens et en services, et d'en faire le
paiement, (dans les limites des pouvoirs déléguées aux ministères) lorsqu'il est
efficient, rentable et possible du point de vue opérationnel, de recourir à cette
méthode. La politique s'applique à toutes les organisations désignées comme
ministères au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

b. Les agents de négociation des contrats sont invités à consulter Directive sur les
paiements.

3.155.5 Gestion des cartes d'achat

(2010-01-11)

a. La carte d'achat a été au premier plan de la majorité des améliorations du processus


d'achat et de paiement dans les ministères clients. L'utilisation accrue des cartes
d'achat a eu des effets sur le cadre de contrôle traditionnel sur support papier. Le
Bureau du vérificateur général, qui a procédé à un examen général de l'utilisation des
cartes d'achat, a insisté, dans son rapport, sur la nécessité pour les ministères de mettre
en place de meilleurs contrôles et une meilleure surveillance.

b. Les « cartes d'achat ministériel » sont conçues pour éliminer le support papier du
processus d'achat. Ces cartes permettent à un employé de faire des achats à crédit qui
seront payés en entier par le ministère à l'émetteur de la carte utilisée. Les cartes ne
comportent pas de frais et des rabais conditionnels peuvent être obtenus en échange
du règlement électronique ou d'un règlement plus rapide, ou des deux.

c. Comme pour une carte de crédit individuelle :

i. le titulaire reçoit un relevé mensuel sur lequel sont énumérés ses achats;

ii. chaque titulaire possède une limite de crédit;

iii. les fournisseurs reçoivent de 97 à 98,5 p. 100 du prix d'achat dans les deux
jours suivant l'achat.
d. À la différence d'une carte de crédit individuelle :

i. le ministère est tenu de payer des factures individuelles pour chaque carte
ou une facture « unifiée » résumant les achats du mois effectués par tous les
titulaires;

ii. une responsabilité maximale de 50 $ est établie pour le ministère en cas
d'utilisation frauduleuse de la carte;

iii. il existe une application spéciale des pouvoirs financiers;

iv. un ministère peut avoir accès à toutes les transactions effectuées au moyen
d'une carte.

e. La carte est émise au nom de l'employé qui est désigné responsable des achats;
cependant, la responsabilité incombe d'abord au ministère parrain. Il faut retenir avant
tout que le montant des achats et les limites mensuelles des cartes d'achat sont
contrôlés par l'organisation qui utilise la carte.

f. L'utilisation de cartes d'achat dans les ministères et organismes fédéraux présente des
possibilités d'économie très importantes au chapitre du processus des achats jusqu'au
paiement. Les ministères clients peuvent réduire et simplifier le processus d'achat de
biens et de services grâce à l'utilisation des cartes d'achat. Les commandes d'achat
locales et les petites caisses sont éliminées, et un seul paiement est effectué pour des
achats multiples. La facilité et la souplesse d'utilisation des cartes incitent à n'acheter
qu'à mesure que les besoins se déclarent, plutôt que d'acheter en nombre. En utilisant
une carte d'achat et en réglant ensuite ces achats par voie électronique, il est possible
de réaliser des économies importantes. Pour l'ensemble du gouvernement, cette
méthode permet d'éliminer des frais substantiels pour l'ensemble du processus d'achat.

3.160 Paiements de redevances et contrats de licence

(2010-01-11)

a. Si des paiements de redevance, des accords d'assistance technique ou des licences de


fabrication sont exigés ou prévus comme cela est exigé, l'agent de négociation des
contrats doit planifier en conséquence dans le cadre de la stratégie
d'approvisionnement présentée pour approbation. L'établissement de ces types
d'accord peut prendre beaucoup de temps et être très complexe.
b. Dans le cadre de l'exécution de certains contrats, principalement ceux qui relèvent de
la défense, les entrepreneurs peuvent avoir à obtenir de l'aide technique ou des
licences de fabrication de tiers.

c. Selon la pratique commerciale courante, l'entrepreneur conclut une entente portant


sur l'assistance technique et(ou) sur un contrat de licence. Cependant, dans certains
cas, il peut être plus avantageux pour le Canada, de conclure, en son nom propre, un
contrat de licence, lorsque sont en cause des inventions, des brevets, des droits
d'auteur, des secrets commerciaux, des marques de commerce, des données
techniques, de l'expertise et des dessins industriels.

d. Afin de ne pas avoir à payer des droits qui appartiennent déjà au gouvernement, les
agents de négociation des contrats devraient s'assurer qu'il n'existe pas de contrat de
licence conclu au nom du Canada qui pourraient éviter de payer des redevances.

e. Les agents de négociation des contrats devraient réduire au minimum l'utilisation de


produits brevetés en établissant des exigences de rendement plutôt que des
caractéristiques de produits. Lorsqu'il n'y a pas d'autre choix, on épuise d'abord toutes
les possibilités du marché pour l'achat de produits brevetés par la voie d'accords de
production en vertu de licences, de redevances, etc., avant d'avoir recours à
l'article 19 de la Loi sur les brevets ou l'article 22 de la Loi sur la production de
défense.

f. Le paiement d'une redevance d'au plus 5 p. 100 du prix de vente de l'article breveté
requiert l'approbation d'un directeur. Une redevance de plus de 5 p. 100 doit être
approuvée par le sous-ministre avant de conclure un contrat.

g. Lorsqu'il y a une augmentation du montant de la redevance ou lorsque des


redevances doivent être payées pour d'autres articles pendant toute la durée du contrat,
il faut appliquer les mêmes lignes directrices en matière d'approbation.

h. Lorsque l'approbation du sous-ministre pour le paiement de redevances supérieures à


5 p. 100 est requise, les renseignements suivants doivent être fournis à la partie 2 de la
Demande de contrat :

i. des précisions sur les redevances;

ii. une estimation des achats ultérieurs prévus qui pourraient dépasser
l'exigence stipulée dans la présentation;

iii. les observations des Services juridiques.


i. De concert avec les Services juridiques, l'agent de négociation des contrats doit
examiner les avantages et les désavantages de l'obtention d'une licence au nom du
Canada ou de l'entrepreneur. Ces avantages et désavantages doivent être examinés par
rapport à la nature des fournitures qui seront fabriquées, des dépenses engagées par le
Canada, des achats éventuels du Canada et de la relation qui existe entre l'entrepreneur
éventuel et le concédant (par exemple, l'entrepreneur peut être une filiale du
concédant).

j. Avantages- Si le contrat de licence est au nom du Canada, celui-ci peut :

i. négocier les modalités et s'assurer qu'aucune restriction n'est imposée


relativement à l'utilisation, la vente, la location ou l'échange des fournitures.
Des restrictions de cette nature pourraient éventuellement empêcher le Canada
de remplir les obligations qu'il a contractées dans le cadre d'accords de défense
internationaux;

ii. disposer d'une latitude absolue en ce qui concerne le choix des


entrepreneurs;

iii. surveiller la façon dont l'assistance technique nécessaire sera fournie et


utilisée.

k. Désavantages– Si le contrat de licence est au nom du Canada, celui-ci peut :

i. entrer dans des négociations contractuelles distinctes du contrat qui


l'intéresse;

ii. devoir assumer de lourdes responsabilités en matière de secret, de non-


divulgation et d'obligation d'informer le concédant des améliorations et des
nouveaux perfectionnements;

iii. être lié par toutes les modalités de l'accord et devoir payer des redevances à
un taux préétabli et assumer d'autres responsabilités pendant une longue
période.

l. Les redevances que les entrepreneurs et leurs sous-traitants doivent payer à des tiers,
dans le cadre de l'exécution d'un contrat de défense, seront payées si elles sont
valables dans la soumission, et si le Canada juge que les montants facturés sont
acceptables.
m. Lorsqu'un contrat de licence doit être conclu au nom de l'entrepreneur, l'approbation
pour un tel contrat peut être demandée en même temps que l'approbation pour l'achat
des biens ou des services.

n. Lorsque la licence doit être au nom du Canada, l'agent de négociation des contrats
devrait, au moment où il négocie le contrat de licence et le montant de la redevance
prendre en considération les éléments suivants :

i. les droits de fabrication, dont l'utilisation des brevets et des dessins du


concédant;

ii. l'assistance technique, notamment :

A. la production de plans, dessins et devis descriptifs, etc.;

B. les jours-personnes consacrés par le concédant aux études


techniques, à la fois à l'établissement du concédant et à celui du fabricant
choisi par le Canada;

C. les frais de déplacement et de subsistance versés aux représentants


du concédant;

iii. obtenir, au nom du Canada, le droit de modifier ou de faire modifier les


plans, dessins, etc., et, au besoin, de construire ou faire construire ou de réparer
ou faire réparer les articles en question par une entreprise autre que celle du
concédant.

o. L'approbation du sous-ministre adjoint est exigée avant la conclusion de toute


entente contractuelle visant l'exercice des droits du Canada en vertu de l'article 22 de
la  Loi sur la production de défense ou de l'article 19 de la Loi sur les brevets. Les
droits dévolus au Canada par ces lois ne doivent être exercés que dans des
circonstances exceptionnelles, en tenant compte de l'intérêt du public et après avoir
épuisé toutes les possibilités du marché. Nota : Des exemples de circonstances
pourraient être le cas lorsque le titulaire d'un brevet refuse de produire ou d'autoriser
des tiers à produire, en vertu d'une licence, un produit vital pour la défense du Canada,
ou encore, lorsque la situation de monopole créée par le brevet entraîne l'imposition
de prix déraisonnables au Canada. Il serait très inusité que ces droits soient exercés
pour autre chose que du matériel de défense.

3.165 Marchandises contrôlées

(2010-01-11)
a. Depuis le 30 avril 2001, aucune nouvelle marchandise contrôlée ne peut-être fournie,
à moins que les personnes ne soient inscrites, exemptées ou exclues par la Direction
de la sécurité industrielle canadienne. Le projet de loi S-25 a modifié la Loi sur la
production de défense en établissant un nouveau régime pour réglementer l'accès à
certains biens, documentation technique, et technologie militaires contrôlés et de
nature militaire, désignés sous le nom de marchandises contrôlées.

b. Même si la demande de soumissions ne porte pas sur des marchandises contrôlées, il


se peut que les propositions présentées en contiennent. Il est interdit de remettre des
marchandises contrôlées à des personnes qui ne sont pas inscrites, exemptées ou
exclues, conformément au Programme des marchandises contrôlées.

3.170 Construction de navires, réparation, radoub et modernisation

(2018-12-06)

Les procédures que suit TPSGC pour la sélection de fournisseurs devant effectuer des travaux
sur les navires du gouvernement canadien sont tirées de la Politique sur l'approvisionnement
en matière de construction navale du gouvernement. Cette politique vise à encourager la
concurrence entre les divers chantiers navals du Canada. Pour tous les besoins concurrentiels
en matière de construction navale, tels que définis par la Politique et assujettis à l’Accord de
libre-échange canadien, les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que les détails
relatifs aux restrictions ou aux pratiques sont clairement stipulés dans l'avis de projet de
marchés ou la demande de soumissions.

3.170.1 Renseignements à inclure dans l'Avis de projet de marchés et à


l'adjudication de contrat

(2010-08-16)

L'APM et la demande de soumissions doivent porter la mention suivante :

« Pour le présent besoin, la stratégie de sélection du fournisseur sera restreinte à la province


ou territoire d'origine (selon le cas) ou zone d'origine (selon le cas) conformément à la
Politique sur l'approvisionnement en matière de construction navale »

Dans le cas de besoins dont la valeur est inférieure à 2 M $ et assujettis à la Politique sur
l'approvisionnement en matière de construction navale, l'avis d'adjudication de contrat doit
également contenir lesdits détails.

3.170.5 Approvisionnement en matière de construction navale


(2018-06-21)

Remarque : Les procédures suivantes ne s'appliquent que lorsque le besoin n'est pas assujetti à
l'ALENA et à l'AMP-OMC. L'Annexe 1001.2b, alinéa 1.a) du chapitre 10 de l'ALENA et
l'annexe 5 Services de l'AMP-OMC prévoient que « la construction et la réparation de
navires » ne sont pas assujetties à ces mêmes accords.

a. Voici les définitions qui s'appliquent à la stratégie concernant le choix des


fournisseurs pour les marchés de construction, de réparation, de radoub et de
modernisation de mi-vie des navires

i. Origine du navire - le port d'attache opérationnel du navire.

ii. Zone d'origine - on reconnaît les zones d'origine suivantes Est du Canada,
Canada atlantique (Terre-Neuve et Labrador, Île-du-Prince-Édouard, Nouvelle-
Écosse et Nouveau-Brunswick), Québec et Ontario. Ouest du Canada tous les
chantiers navals situés à l'ouest de l'Ontario ainsi qu'au Yukon, au Nunavut et
dans les Territoires du Nord-Ouest.

iii. Province ou territoire d'origine - on reconnaît les provinces ou territoires


d'origine suivants.

b. Dans le cas des marchés dont la valeur est de 25 000 $ ou moins, la concurrence peut
se limiter à la province ou au territoire d'origine du navire.

c. Pour les nouveaux travaux de construction d'une valeur supérieure à 25 000 $, des
demandes de soumissions en régime de concurrence au niveau national doivent être
lancées dans les circonstances suivantes 

i. Le besoin est suffisamment défini pour permettre l'évaluation de


soumissions concurrentielles selon des normes reconnues.

ii. Des chantiers navals libres, à l'Est et dans l'Ouest du Canada, possèdent la
capacité technique nécessaire pour exécuter le travail.

iii. Le navire acheté est d'un type qui peut être transporté et les coûts imprévus
(voir 3.170.10 (c)) de ce transport ne sont pas disproportionnés par rapport au
coût total.

d. Pour les nouveaux travaux de construction d'une valeur supérieure à 25 000 $, des
demandes de soumissions en régime de concurrence doivent être lancées dans la zone
d'origine lorsque les conditions énumérées ci-dessus, à l'exception de la procédure
c.iii., sont respectées.
3.170.10 Travaux de réparation, de radoub et de modernisation

(2010-08-16)

a. Les travaux de réparation, de radoub et de modernisation de mi-vie de navires dont


la valeur est supérieure à 25 000 $ feront l'objet d'une invitation à soumissionner dans
la région d'origine du navire, à condition qu'il existe une concurrence suffisante.

b. Si les conditions permettant une concurrence suffisante (deux soumissionnaires ou


plus) ne sont pas présentes, le besoin pourra toujours être comblé dans la zone
d'origine pourvu qu'un contrat satisfaisant puisse être négocié avec le chantier naval
libre capable de réaliser les travaux. S'il n'est pas possible de négocier un contrat
satisfaisant, la zone de concurrence devra être élargie à tout le pays.

c. Les coûts imprévus pour la réparation, le radoub et la modernisation de navires


seront uniquement les coûts qui sont directement liés au transport des navires comme
il est indiqué ci-dessous 

i. Dans le cas des navires qui peuvent être transportés sans équipage Les
documents d'invitation à soumissionner doivent préciser le point de départ et le
point de livraison. Les soumissionnaires devront proposer un coût pour le
transport du navire à partir du point de départ et, une fois les travaux terminés,
pour le transport du navire au point de livraison. Lorsque l'État conservera la
responsabilité de la livraison du navire entre le chantier naval ou l'installation de
radoub et le port d'attache du navire, par remorquage commercial, par transport
par rail, par route ou par un autre moyen approprié, les documents d'invitation à
soumissionner devront indiquer le coût du transport du navire, qui sera ajouté
au prix évalué. (Voir la clause A0240T du guide des CCUA.)

ii. Dans le cas des navires qui sont transportés avec un équipage Les
documents d'invitation à soumissionner doivent indiquer le coût imprévu qui
sera ajouté au prix évalué pour le transport du navire et de son équipage
minimum de livraison d'après la distance géographique entre le port d'attache du
navire et le chantier naval ou l'installation de radoub où les travaux seront
exécutés, et

A. Le coût du carburant selon le prix actuel du marché et selon la


consommation de carburant par le navire à sa vitesse la plus économique.

B. Dans le cas des radoubs de navires sans équipage, les coûts de


transport de l'équipage minimum de livraison selon les dernières
directives du Conseil du Trésor. (Voir la clause A0240T du guide
des CCUA).

C. Dans le cas des radoubs de navires avec équipage, les coûts


imprévus ne comprendront que le coût du carburant nécessaire au
transport du navire et ne comprendront aucun coût de transport de
l'équipage. (Voir la clause A0240T du guide des CCUA).

d. Les achats par attribution directe de contrats à des chantiers particuliers ne doivent se
faire que lorsque les conditions permettant une concurrence à l'échelle du pays, d'une
zone ou d'une province ou d'un territoire ne sont pas présentes. Cela peut se produire
dans l'un ou l'autre des cas ci-après

i. Un seul chantier est capable de réaliser le travail.

ii. Pour l'exécution du travail, il faut avoir accès à des installations spéciales
qui se trouvent à proximité d'un seul chantier.

iii. Les exigences ne sont pas suffisamment définies pour permettre l'évaluation
de soumissions concurrentielles selon les normes généralement reconnues.

iv. Un besoin urgent nécessite l'utilisation du chantier le plus près qui peut
exécuter le travail.

v. Des exigences opérationnelles spéciales de la part du client limitent le


déplacement du navire au-delà d'un endroit précis.

3.175 Achats liés à la défense des États-Unis

(2010-01-11)

a. Les achats de biens et de services militaires effectués par le Canada sont souvent liés
et techniquement intégrés à des biens et à des services identiques ou comparables à
ceux qui font l'objet d'achats militaires des États-Unis (É.-U.). Par conséquent, le
Canada et les É.-U. ont convenu de partager les données et le matériel techniques
auxquels il n'est pas facile d'accéder pour réaliser un achat, ou de permettre d'y
accéder.

b. L'agent de négociation des contrats doit savoir que des ententes et des processus
existent entre le Canada et les É.-U. pour faciliter l'accès aux données et au matériel
techniques dans le cadre de la planification des achats et de l'élaboration de la
stratégie. Pour plus de renseignements, voir le Chapitre 9 - Achats spéciaux.
c. Il existe trois sujets de préoccupation pour l'agent de négociation des contrats dans la
planification des achats militaires dans le cadre des efforts de marchés communs entre
le Canada et les É.-U. :

i. Programme mixte d'agrément;

ii. ventes de matériel militaire à l'étranger

iii. Système américain régissant les priorités et les attributions en matière de


défense.

3.176 Approvisionnements du Bureau de Travaux publics et Services


gouvernementaux Canada en Europe – Allemagne

(2014-06-26)

Conformément aux obligations du Canada en vertu de l’Organisation du traité de l’Atlantique


Nord (OTAN) – Convention sur le statut des forces, toutes les demandes de soumissions et
tous les contrats et approvisionnements entrepris par le Bureau de Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada en Europe (TPSGC Europe) situé à Koblenz, en Allemagne,
doivent respecter les lois allemandes. Cela étant dit, tous les approvisionnements
de TPSGC Europe doivent aussi respecter les procédures et les politiques du Programme des
approvisionnements dans toute la mesure du possible.

3.180 Programme mixte d'agrément

(2010-01-11)

Un protocole d'entente entre le ministre de la Défense nationale et le Secrétariat de la Défense


des États-Unis établit un programme mixte d'agrément qui accorde aux entrepreneurs agréés
de chaque pays un accès mutuel aux données techniques non classifiées des deux pays. Le
protocole veille à ce que des contrôles et des mécanismes d'application efficaces et appropriés
soient établis dans chaque pays pour protéger ces données techniques. Le Règlement sur le
contrôle des données techniques est le document sur lequel est fondée la mise en application
de ce programme.

3.185 Ventes de matériel militaire à l'étranger

(2016-01-28)

a. Le programme de ventes de matériel militaire à l'étranger est une méthode


mutuellement profitable pour les gouvernements pour l'achat d'articles et de services
de défense provenant des É.-U.
b. Le recours à un fournisseur unique dans le cadre du programme de vente de matériel
militaire des É.-U. à l'étranger peut être envisagé comme méthode
d'approvisionnement lorsque les biens ou les services requis concernent l'équipement
militaire d'origine américaine et lorsque, selon les renseignements dont on dispose à
ce moment, les biens ou les services en question sont disponibles, ou peuvent l’être,
auprès du DoD des É.-U.

c. Lorsque l'administration centrale de Travaux publics et Services gouvernementaux


Canada (TPSGC) détermine qu'il faut avoir recours à un fournisseur unique dans le
cadre du programme de vente de matériel militaire des É.-U. à l'étranger, la demande
est acheminée au bureau de TPSGC à Washington. La décision d’avoir recours à un
fournisseur unique dans le cadre du programme de vente de matériel militaire des É.-
U. à l'étranger doit être convenablement documentée.

d. De plus amples renseignements au sujet du programme de vente de matériel militaire


des É.-U. à l'étranger sont fournis à l'article 9.15 Vente de matériel militaire des États-
Unis à l'étranger.

3.190 Système américain régissant les priorités et les attributions en matière de


défense

(2013-01-28)

a. Le Système américain régissant les priorités et les attributions en matière de défense


sert à assurer la disponibilité rapide des ressources de l'industrie nécessaires pour
répondre aux exigences courantes du programme national de défense et de préparatifs
d'urgence, et à établir un système de fonctionnement visant à assurer une réponse
rapide de l'industrie en situation d'urgence nationale. Les cotes de priorité ont pour
objet d'appuyer les programmes de défense autorisés sous réserve de certaines
exceptions.

b. Les agents de négociation des contrats doivent demander l'aide de l'agent des
services d'attribution et des priorités de défense, Bureau des petites et moyennes
entreprises et de l'engagement stratégique, afin de déterminer si le système peut être
utilisé pour les achats effectués aux États-Unis, dans le cas d'un contrat lié à la
défense. Avant l'attribution d'un contrat, et en tenant compte de ce qui précède, les
agents de négociation des contrats doivent insérer la clause appropriée du Guide des
clauses et conditions uniformisées d'achat dans tous les contrats canadiens de défense
passés auprès de fournisseurs américains, et dans tous les contrats canadiens de
défense passés auprès de fournisseurs canadiens.
c. Pour diverses raisons, il est possible que des fournisseurs américains soient
incapables de fournir du matériel à des entrepreneurs canadiens dans les délais voulus,
même si l'on a rapidement demandé et obtenu une cote de priorité.

3.195 Gestion des risques

(2012-01-18)

3.195.1 Politique sur la gestion des risques du Secrétariat du Conseil du Trésor

(2017-08-17)

a. La Politique sur la gestion des risques du Conseil du Trésor (CT) fournit un cadre
pour la gestion des risques au sein du gouvernement du Canada.

b. L'objectif de la Politique est de sauvegarder la propriété et les intérêts du


gouvernement, ainsi que les intérêts des employés dans l'exercice de leurs fonctions.
Le CT est responsable de surveiller si la Politique permet d'appuyer les programmes
de gestion des risques du ministère.

c. La Politique établit qu'il appartient à chaque ministère de gérer efficacement ses


propres risques. Les ministères sont responsables d'obtenir les indemnisations
nécessaires pour les pertes, ainsi que la restitution et la récupération des biens dans
l'éventualité d'incidents néfastes ou préjudiciables découlant au sein de leur ministère.
Les ministères doivent se conformer aux politiques du CT suivantes : Politique sur les
services juridiques et l'indemnisation et Directive sur les paiements. Pour plus de
renseignements sur les demandes de versements supplémentaires, voir l'article 8.55
Demande de versement supplémentaire.

d. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) gère les risques liés
au processus d'achat en appliquant un plan d'achat et une structure contractuelle seins
qui réduisent l'exposition du Canada à une perte. TPSGC collabore avec les ministères
clients pendant le processus de passation de contrats afin d'aider le client à
comprendre le processus de gestion des risques relativement à leurs responsabilités.

3.195.5 Processus de gestion des risques liés à la limitation de la responsabilité de


l'entrepreneur

(2011-10-04)

3.195.5.1 Processus de gestion des risques liés à la limitation de la responsabilité de


l'entrepreneur - Renseignements généraux
(2015-09-24)

Le processus de gestion des risques est tout simplement un processus de gestion qui s'applique
au risque et qui comprend les étapes suivantes :

a. identification et analyse des risques;

b. examen des techniques de gestion des risques;

c. sélection d'une ou de plusieurs techniques appropriées;

d. mise en œuvre des techniques choisies;

e. surveillance des résultats.

3.195.5.5 Évaluation des risques

(2010-01-11)

a. L'évaluation des risques est le processus dans le cadre duquel les risques et leurs
résultats possibles sont déterminés et mesurés d'après leur probabilité de se produire et
leur degré de gravité. Le résultat de l'évaluation des risques est un rapport sur la valeur
quantifiée des risques, utilisé pour orienter la prise de décision dans le processus de
passation de contrats. L'évaluation des risques est un outil important, car il constitue la
base du processus de prise de décision fondé sur les risques.

b. La profondeur et la complexité des évaluations des risques qui sont effectuées par les
organismes clients, comme les auteurs de la demande d'achat, peuvent varier. Les
évaluations des risques peuvent être réalisées par des entreprises à forfait dans le
cadre d'une offre à commandes ou directement par un organisme client. La décision
quant à savoir qui effectue l'évaluation des risques doit tenir compte de la capacité
technique, des ressources et du financement.

c. Chaque évaluation des risques doit examiner et mesurer les sources de pertes
(risques) potentielles sur lesquelles l'entrepreneur exerce un contrôle. L'évaluation des
risques peut également déterminer et distinguer les risques sur lesquels le ministère
client exerce un contrôle. Des exemples de risques généraux comprennent notamment
la propriété, les biens, la responsabilité juridique, le personnel et la réputation.

d. L'évaluation des risques se fonde sur les divers risques que l'organisme client
recense. L'information sur les risques peut provenir de diverses sources, telles que les
documents, les données, les questionnaires, les enquêtes, les essais exploratoires et les
descriptions des processus.
3.195.5.10 Contrôle des risques

(2010-01-11)

Le contrôle des risques comprend le traitement des risques qui exigent la prise de mesures
pour éviter, prévenir, réduire ou transférer les pertes. Le contrôle des risques peut se produire
avant ou après la survenance d'une perte. Les diverses méthodes de contrôle des pertes
exigent habituellement qu'un organisme élabore, mette en œuvre et tienne divers processus et
procédures afin d'assurer l'efficacité et la réussite du programme de contrôle des risques.

a. L' évitement des pertes est la technique par laquelle un organisme s'abstient de
diverses activités en raison du degré de gravité du risque. Par exemple, un
entrepreneur peut fermer un secteur d'activité donné parce que les pertes subies par ce
dernier menacent la viabilité de l'entreprise. Par exemple, une entreprise de services
alimentaires peut vendre son secteur d'activité lié aux produits du tabac à cause de la
possibilité que des recours collectifs coûteux soient intentés.

b. La prévention des pertes est la technique utilisée pour empêcher l'occurrence de


pertes ou pour réduire la probabilité qu'elles se produisent. On retrouve souvent des
mesures de prévention des pertes dans les processus techniques ou automatisés, tels
que la détection des intrusions et le contrôle de l'accès. Sous leur forme plus simple,
les mesures de prévention des pertes peuvent comprendre des éléments comme les
miroirs à grand angle sur les véhicules pour prévenir les accidents en marche arrière.

c. La réduction des perte sest la technique utilisée pour réduire les conséquences d'une
perte une fois qu'elle s'est produite. Les mesures de réduction des pertes peuvent
comprendre les systèmes techniques, tels que les systèmes automatiques d'extinction
incendie (p. ex., les extincteurs). De telles mesures peuvent se trouver dans les
processus d'application de gestion, tels que les plans de continuité des opérations ou
les programmes de gestion des crises.

d. Le transfert par contrat aux fins du contrôle est une mesure de contrôle des risques
qui utilise des conditions contractuelles pour transférer le risque de perte ou
l'obligation de contrôler les pertes pour un entrepreneur. Une de ses formes les plus
remarquables est l'exigence contractuelle relative à l'indemnisation, qui oblige
l'entrepreneur à dédommager les pertes qu'il cause. En plus d'une condition
d'indemnisation, un contrat peut contenir d'autres conditions, telles que la
responsabilité pour les pertes, qui peut viser précisément des types de pertes et le
montant de l'obligation financière. De plus, l'entrepreneur peut devoir gérer et
surveiller les pertes dans la réalisation du contrat et faire rapport aux clients.
3.195.5.15 Financement des risques

(2010-01-11)

a. Le financement des risques est la technique selon laquelle les organismes fournissent
un financement pour les pertes possibles. Bien que la forme la plus connue de
financement des risques soit l'assurance, il existe d'autres méthodes auxquelles on a
fréquemment recours. Le Canada fait appel à l'option de l'auto-assurance dans les
risques liés à la gestion auxquels il est exposé et sur lesquels il exerce un contrôle.

b. Le Canada fait appel à l'option de l'auto-assurance à titre de méthode par défaut pour
son propre financement des risques parce qu'il dispose du pouvoir législatif et de la
capacité, comme entité souveraine, de lever des fonds directement pour assumer les
pertes.

c. Il incombe aux entrepreneurs de financer les risques sur lesquels ils exercent un
contrôle. Bien que d'autres options de financement des risques soient disponibles, les
entrepreneurs ont le plus souvent recours à l'assurance commerciale pour financer
leurs risques. Les entrepreneurs font appel au marché de l'assurance commerciale pour
obtenir de l'assurance et, sur le marché, les polices d'assurance sont souscrites et
financées par les assureurs, tandis que les courtiers d'assurance assument les fonctions
de marketing et de distribution.

d. Les entrepreneurs peuvent gérer le financement des risques selon divers modèles :

i. le transfert d'assurance, selon lequel l'entrepreneur achète une assurance


commerciale, avec des franchises standard, transférant la majeure partie des
risques financiers à l'assureur en échange d'une prime;

ii. la rétention auto-assurée, qui veut que l'entrepreneur assume la


responsabilité financière jusqu'à un certain niveau et qu'il transfère aux
assureurs les risques supérieurs à ce niveau. Cette méthode est différente de
celle de la franchise parce que l'entrepreneur doit gérer les risques conservés par
le biais des mesures de contrôle et d'autofinancement des risques;

iii. les modes alternatifs de financement des risques, qui comprennent d'autres
formes de sources de financement des risques, telles que les marchés financiers,
les marchés des obligations et l'assurance « captive ».

e. Dans le cadre de la passation de contrats, le Canada peut exercer les options de


financement des risques suivantes afin de garantir un niveau approprié de protection
financière de la part des entrepreneurs :
i. l' assurance prise en charge par l'entrepreneur, selon laquelle le Canada
autoassure ses propres risques et se fie au jugement de l'entrepreneur pour
déterminer ses propres exigences en matière d'assurance;

ii. l' assurance précisée par le gouvernement, selon laquelle le Canada


autoassure ses propres risques et détermine les types et les limites minimales de
couverture d'assurance que l'entrepreneur doit maintenir;

iii. l' assurance prise en charge par le gouvernement, selon laquelle le Canada
achète et contrôle l'assurance pour obtenir des économies d'échelle dans le cadre
des projets auxquels participent de nombreuses parties.

3.200 Responsabilité de l'entrepreneur

(2012-01-18)

3.200.1 Responsabilité de l'entrepreneur - Renseignements généraux

(2018-12-06)

a. La Politique sur la prise de décisions concernant la limitation de la responsabilité des


entrepreneurs dans les marchés de l'État du Secrétariat du Conseil du Trésor (CT)
régit le processus d'approbation applicable à la limitation de la responsabilité de
l'entrepreneur. Les agents de négociation des contrats doivent comprendre
l'application de la Politique afin de garantir la conformité et de protéger les intérêts du
gouvernement du Canada. La Politique s'applique à tous les marchés canadiens
soumis au Règlement sur les marchés de l'État et à la Politique sur les marchés
du CT pour les risques sous le contrôle de l'entrepreneur.

b. La Politique établit le cadre pour la prise de décision, ce qui permet l'application et la


répartition appropriées des risques de responsabilité dans les contrats. Elle décrit en
détail les étapes à suivre et les approbations à obtenir pour limiter la responsabilité de
l'entrepreneur et ce, afin de garantir l'efficacité de la gestion des programmes et de la
prestation des services pour le bénéfice de la population canadienne. Un élément clé
de la prise de décision fondée sur les risques est l'exigence que des évaluations des
risques soient réalisées par les ministères clients.

c. La Politique définit quatre modèles d'approvisionnement qui établissent la mesure


dans laquelle la responsabilité de l'entrepreneur peut être limitée et le niveau
d'approbation exigé :
i. Le modèle 1 comprend le type le plus courant des marchés et représente 90
p.100 environ de tous les marchés passés par le Canada. Dans ce modèle, seule
la responsabilité de l'entrepreneur envers le Canada (responsabilité de première
partie) peut être limitée. Des groupes de produits  communément achetés
pour lesquels une évaluation générale des risques a été effectuée. Dans ce
modèle, la limitation de la responsabilité des tiers et de l'indemnisation de
l'entrepreneur doit être approuvée par le CT.

ii. Le modèle 2 comprend les achats complexes, qui comportent un degré élevé
d'incertitude ou de risque parce que la technologie n'a pas été soumise à des
essais ou que les produits n'ont pas été mis à l'épreuve ou qu'ils sont uniques ou
se situent au stade du développement. Dans ce modèle, TPSGC a le pouvoir de
limiter la responsabilité de première partie. La limitation de la responsabilité
des tiers ou de l'indemnisation de l'entrepreneur doit être approuvée par le CT.

iii. Le modèle 3 comprend les contrats dans lesquels on dispose d'une marge de
manœuvre limitée pour négocier les dispositions portant sur la responsabilité,
par exemple dans le cadre des accords intergouvernementaux ou lorsqu'il
n'existe aucune solution de rechange valable pour répondre aux exigences d'un
programme. Dans ce modèle, TPSGC peut limiter la responsabilité des tiers.
Les cas d'indemnisations de l'entrepreneur doivent être approuvés par le CT.

iv. Le modèle 4 a trait aux contrats de services très spécialisés qui visent à
assurer la santé, la sécurité et le mieux-être économique de la population
canadienne. Dans ce modèle, TPSGC peut limiter la responsabilité de première
partie. La limitation de la responsabilité des tiers et de l'indemnisation de
l'entrepreneur doit être approuvée par le CT.

3.200.5 Indemnisation

(2010-01-11)

L'indemnisation est l'obligation pour une partie à un contrat de dédommager une autre partie
lorsque cette dernière a subi une perte. La position par défaut actuelle du Canada quant à
l'indemnisation dans le cadre des marchés est de demeurer silencieux. Cela permet aux deux
parties de se fier à leurs droits légitimes respectifs en cas de perte. Les exceptions à cette
position sont les suivantes :

a. lorsqu'il n'est pas dans l'intérêt financier du Canada de s'en remettre à la common law
ou au Code civil;
b. lorsque les modalités d'un groupe de biens et services comprennent une
indemnisation déterminée du Canada par l'entrepreneur;

c. lorsque le Canada convient d'indemniser l'entrepreneur en raison de circonstances


exceptionnelles ou lorsque l'achat est soumis aux modalités relatives aux ventes de
matériel militaire à l'étranger. Conformément à cette condition, le ministère client doit
assumer la responsabilité financière pour un transfert important au Canada des risques
déterminés par une évaluation des risques. Un transfert important a lieu lorsque la
valeur évaluée des risques est supérieure à la limite de la responsabilité de
l'entrepreneur.

3.205 Processus d'examen pour la création, le renouvellement et la prolongation des


offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnement

(2018-11-08)

a. Le bureau de premier intérêt (BPI) pour des biens ou des services précis est désigné
comme étant l’équipe de gestion des catégories, et chaque équipe compte un réviseur
de catégories chargé d’endosser la création, la prolongation ou le renouvellement de
toutes les offres à commandes (OC) et de tous les arrangements en matière
d’approvisionnement (AMA).

b. Les agents de négociation des contrats sont encouragés à faire appel à un réviseur de
catégories au début et tout au long de la phase de planification de l’approvisionnement
afin d’obtenir ses commentaires en vue d’accélérer le processus d’endossement.

c. Avant de créer, de renouveler ou de prolonger une OC ou un AMA, les agents de


négociation des contrats doivent soumettre un formulaire de demande d'approbation
d'un réviseur des catégories pour la gestion de catégorie  (Version MSWord 105
Ko) (Aide avec les formats de fichier) au réviseur des catégories approprié, qui
évaluera la demande et ensuite :

i. endossera la demande telle quelle, sans commentaire ni recommandation;

ii. endossera la demande, mais ajoutera des commentaires, recommandations


ou conditions (approbation conditionnelle); ou

iii. rejettera la demande et fournira des justifications à l’appui.

d. Si un produit ou un service requis ne figure pas dans une catégorie en particulier,


l’agent de négociation des contrats doit demander l’endossement de l’OC ou de
l’AMA auprès :
i. du superviseur ou du gestionnaire dans le Secteur de la capitale nationale;
ou

ii. du réviseur de catégories régional en dehors du Secteur de la capitale


nationale.

b. La justification du réviseur de catégories doit être incluse dans les documents


d’approbation si la création, le renouvellement ou la prolongation d’une OC ou
d’un AMA nécessite la duplication d’une OC ou d’un AMA existant.

c. Si le réviseur de catégories endosse la demande de manière conditionnelle ou la


rejette, celle-ci peut être soumise à nouveau une fois révisée.

d. Les agents de négociation des contrats doivent inclure la décision définitive du


réviseur de catégories ainsi que les documents d’évaluation dans le formulaire
Planification et approbation préalable des contrats ou dans le plan d’achat.

e. Pour plus de détails, consultez l’arbre de décision pour la création, le renouvellement


et la prolongation des offres à commandes et des arrangements en matière
d'approvisionnement  (version PDF 60,45 Ko) (Aide avec les formats de fichier).

f. Pour communiquer avec un réviseur de catégories, consultez la Liste des réviseurs de


catégories  (Version PDF 50,27 Ko) (Aide avec les formats de fichier).

3.205.1 Processus d'examen

(2015-07-29)

En appui à l'AP-72R2  :  Processus d’examen pour la création, le renouvellement et la


prolongation des offres à commandes et des arrangements en matière d’approvisionnement,
le contenu de cet article a été révisé et déplacé vers l'article 3.205 Processus d'examen pour
la création, le renouvellement et la prolongation des offres à commandes et des arrangements
en matière d'approvisionnement.

L'article 3.205.1 est disponible à des fins de consultation dans les Archives du Guide des
approvisionnements , Version 2015-1.

3.205.5 Publication d’information sur l’offre à commandes ou l’arrangement en


matière d’approvisionnement dans l'application sur les offres à commandes et
arrangements en matière d'approvisionnement (Appli OCAMA)

(2018-11-08)
a. L'Appli OCAMA est une Application Web sécurisée qui permet à des utilisateurs
connus et fiables de gérer et de consulter les OC et les AMA du gouvernement
fédéral.

b. Les agents de négociation des contrats doivent prendre les mesures suivantes pour
afficher leurs offres à commandes et leurs arrangements en matière
d'approvisionnement dans l'Appli OCAMA :

i. Obtenir un compte Achatsetventes.gc.ca sécurisé : Les agents de


négociation des contrats ont besoin d'un compte sécurisé sur
Achatsetventes.gc.ca pour pouvoir modifier les renseignements dans
l'application Web d'OCAMA. Pour obtenir un compte Achatsetventes.gc.ca, un
agent de négociation des contrats doit d'abord avoir une identité numérique
approuvée par le gouvernement du Canada (GC) telle que maCLÉ. Un agent de
négociation des contrats pourrait alors obtenir les autorisations nécessaires pour
accéder à l'Appli OCAMA en faisant parvenir une demande par courriel à
l'adresse suivante : achatsetventes.buyingandselling@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

ii. Lire le guide de l'utilisateur de l'Appli OCAMA : Comme les étapes


suivantes ne sont qu'un résumé, consultez le guide de l'utilisateur de l'Appli
OCAMA pour obtenir des instructions complètes. Les agents de négociation des
contrats peuvent consulter le guide de l'utilisateur de l'Appli OCAMA en ligne
après avoir reçu les autorisations nécessaires.

iii. Examiner et modifier les renseignements concernant l'offre à commandes


ou l'arrangement en matière d'approvisionnement :

A. Une fois connecté à Achatsetventes.gc.ca et à l'Appli OCAMA,


examinez les renseignements de base de votre OC ou de votre AMA. Ces
renseignements de base sont téléchargés automatiquement à partir du
système de l'Environnement automatisé de l'acheteur (EAA) deux jours
après la publication de l'OC ou de l'AMA. Si les renseignements de base
doivent être révisés, vous devez le faire dans l'EAA. Consultez la section
2.1 du guide de l'utilisateur de l'Appli OCAMA pour en savoir plus.

B. Examinez tous les autres renseignements, en ajoutant ou en


modifiant l'information, au besoin, directement dans l'Appli OCAMA.
Des documents pertinents (par exemple des listes de prix) peuvent être
joints et des liens Internet pertinents peuvent être ajoutés.
C. Assurez-vous que l'information sur les offres à commandes ou les
arrangements en matière d'approvisionnement dans l'Appli
OCAMA figure dans les deux langues officielles et est conforme à la Loi
sur les langues officielles du Canada (LLO). Une attention particulière
doit être accordée à la description de l'OC ou de l'AMA qui est
téléchargée à partir du champ « Titre du document » de l'OC ou l'AMA,
lequel est entré manuellement dans l'EAA.

iv. Publier l'OC ou l'AMA dans l'Appli OCAMA selon les indications du guide


de l'utilisateur.

3.205.10 Emploi des documents uniformisés d’approvisionnement ministériels

(2015-07-29)

a. Pour émettre une demande d’offre à commandes (DOC) ou une demande


d’arrangement en matière d’approvisionnement (DAMA), les agents de négociation
des contrats doivent employer le modèle uniformisé d’approvisionnement pertinent.

b. Les clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA) doivent être employées lors
de la préparation des documents d’approvisionnement. D’autres clauses pourraient
être employées dans des circonstances particulières, sous réserve d’approbation par
les Services juridiques.

c. Si l’emploi d’une clause non uniformisée devient un besoin récurrent, une demande
visant son inclusion dans le Guide des CCUA doit être soumise à la Division des
outils relatifs au processus d’approvisionnement de la Direction de la politique et du
processus d’approvisionnement à l’adresse
suivante : Outilsd'approvisionnement.ProcurementTools@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

3.205.15 Rapports sur les données d’utilisation

(2018-11-08)

Par souci d'efficacité de la gestion et de la surveillance des offres à commandes et des


arrangements en matière d'approvisionnement, les agents de négociation des contrats doivent
examiner attentivement les exigences de comptes rendus pertinentes et déterminer la
meilleure façon de les respecter. Les sources d'information pour les OC et les AMA
comprennent, sans toutefois s'y limiter :

a. Application sur les offres à commandes et arrangements en matière


d'approvisionnement (Appli OCAMA) ;
b. les ministères clients;

c. les systèmes de suivi internes;

d. les équipes de gestion des catégories;

e. la Direction des services en analytique d’affaires (DSAA);

f. les offrants ou les fournisseurs.

Annexe  3.1 : Questions du Conseil du Trésor pour les fournisseurs uniques

(2018-12-06)

Fournir des réponses, selon le cas, aux questions contenues dans le modèle ci-dessous afin
d'expliquer et de justifier le recours à l'exception 6. (d) du Règlement sur les marchés de
l’État (RME) pour l'attribution d'un contrat de biens ou de services à un fournisseur unique.
L'agent de négociation des contrats doit répondre à toutes les questions, avec l'aide du
ministère client, et confirmer, le cas échéant, qu'une question ne s'applique pas au contrat ou à
l'offre à commandes sous examen. Quelques exemples de réponse sont également fournis à
titre de ligne directrice.

Nota :Dans le cas de contrats ou d'offres à commandes portant sur des services, les agents de
négociation des contrats devraient être convaincus que le contrat de services en question est
l'instrument pertinent, par opposition à d'autres instruments tels qu'une subvention, une
contribution ou un contrat de travail, que ce soit pour un emploi d'une durée déterminée ou
occasionnel ou une nomination par un ministre.

Questions du Conseil du Trésor en réponse aux clients en matière d'appels d'offres uniques

NO
QUESTION RÉPONSE DU CLIENT
.

Le marché à fournisseur exclusif Si vous avez répondu « oui », précisez quelle était la
1
proposé est-il lié à un achat et à une stratégie d'acquisition antérieure mise en œuvre
stratégie d'acquisition antérieurs en par TPSGC. Indiquez le numéro de dossier du contrat
vue d'obtenir des quantités antérieur (p. ex. l'achat initial a été annoncé comme un
supplémentaires ou du soutien en besoin concurrentiel, et il était indiqué que du matériel
service? Si oui, quelle était la stratégie supplémentaire serait acheté ultérieurement auprès du
approuvée? fournisseur retenu).
Indépendamment de la stratégie Si vous avez répondu « oui » à la question no 1, ce
approuvée, est-il réalisable ou besoin peut-il être annoncé comme un besoin
abordable de faire appel à la concurrentiel?
concurrence?
Si la réponse est « non », répondez à la question ci-
dessous.

Si non, établir le coût, le calendrier et Expliquez pourquoi ce besoin ne peut être annoncé
les autres aspects connexes. comme un besoin « concurrentiel ».

Le fournisseur ou ses distributeurs Si vous avez répondu « oui », vous devriez donner des
approuvés détiennent-ils en renseignements concernant le fournisseur, et préciser s'il
exclusivité le titre de propriété s'agit d'un fabricant de l'équipement ou d'un revendeur de
intellectuelle (PI) pour les biens et les produits à valeur ajoutée exclusif autorisé.
services visés? Si oui, fournir des
Indiquez clairement pourquoi nous faisons directement
détails. Quels sont les droits
affaire avec cette entreprise, par exemple :
d'utilisation du Canada relativement à
la PI, le cas échéant? a. Nous faisons directement affaire avec le
constructeur OEM, l'entreprise ABC ltée, puisqu'elle
est le propriétaire, le concepteur du matériel et le
2
détenteur exclusif du titre de PI. L'entreprise
n'autorise PAS les revendeurs à valeur ajoutée ou
des distributeurs pour leur équipement.

b. Nous faisons affaire avec l'entreprise XYZ


Distribution inc. puisqu'elle est l'unique distributeur
et le seul revendeur autorisé, à valeur ajoutée, pour
vendre et offrir du soutien technique au Canada pour
l'équipement assemblé par le constructeur OEM,
l'entreprise ABC ltée.

Y a-t-il dans les lois et les règlements Existe-t-il une législation provinciale ou fédérale qui
des dispositions qui interdisent le oblige les clients à acheter uniquement les biens et
3 recours au régime de concurrence services décrits?
pour ce bien ou ce service? Si oui,
fournir des détails.
Y a-t-il d'autres sources Si vous vous invoquez de l'exception du paragraphe 6d)
d'approvisionnement pour le même du Règlement sur les marchés de l'État, vous devriez
matériel ou soutien ou leur indiquer qu'aucun autre fournisseur ne peut répondre aux
équivalent? Si non, expliquez. caractéristiques de rendement obligatoires déterminées
par le client. Vous devriez faire référence à la
justification de fournisseur unique qui est jointe.

Y a-t-il d'autres sources Si la réponse est « oui » et que d'autres sources


d'approvisionnement pour le même d'approvisionnement existent, nous devons alors lancer
matériel ou soutien ou leur un processus concurrentiel.
4 équivalent? Si non, expliquez. Si oui,
Si une recherche déjà effectuée confirme qu'un seul
quelles options de rechange ont été
fabricant peut satisfaire aux exigences de rendement
envisagées et pourquoi n'ont-elles pas
obligatoires, nous devons le mentionner.
été recommandées?
Nota : Le fait d'avoir différents fabricants « préévalués »
dans le cadre d'un processus d'évaluation n'est pas
suffisant, à moins que ce processus n'ait été effectué
avec TPSGC. De même, choisir un fabricant simplement
parce qu'il est le « meilleur » ou parce qu'il offre les
« prix les plus bas » n'est pas acceptable sans processus
concurrentiel lancé par TPSGC.

5 La proposition tient-elle compte des L'équipement requis doit-il être compatible avec
modes de fonctionnement communs l'équipement existant, les logiciels existants, ou avec de
ou de la compatibilité avec l'équipement utilisé dans d'autres installations au Canada,
l'équipement existant? Si oui, quels en Amérique du Nord et ailleurs dans le monde?
sont les coûts et les répercussions sur
Si la réponse est « oui », nous devons, au moins :
les opérations qui sont engendrés par
la gestion de multiples versions? a. Indiquer clairement quel équipement et ou
logiciel du client (ou d'autres centres de recherches)
doit être compatible avec le besoin actuel.

b. Préciser ce qu'entend le client par


« compatible ». Les machines communiquent-elles
entre elles d'une installation à l'autre? Des
échantillons font-ils l'objet d'un examen croisé et
sont-ils comparés d'une installation à l'autre? Nous
devons être précis.

c. Déterminer les coûts opérationnels et les


répercussions liés à la gestion de multiples versions
(plusieurs fabricants, plusieurs programmes
logiciels). Quel serait le prix de la non-conformité
pour le client? Le coût d'une nouvelle formation? Le
coût lié à l'obligation de réexaminer les protocoles,
les procédures, les processus? Y a-t-il un coût lié au
fait de retarder ce programme plus longtemps?

Expliquez pourquoi le prix est juste et Le client peut indiquer tout renseignement préliminaire
raisonnable; décrivez comment on est fourni par le fournisseur (proposition financière). De
arrivé au soutien des prix et résumez même, TPSGC, à titre d'agent de négociation des
6
les négociations. contrats, sera responsable de négocier un prix juste et
raisonnable et de s'assurer que ces prix sont justes et
raisonnables pour le Canada.

7 Y a-t-il d'autres facteurs qui ont


amené à recommander le recours à un
processus non concurrentiel? Si oui,
fournissez les détails et la justification
raisonnée.

a) Quelle est la probabilité que le Est-il possible que l'on acquiert de l'équipement ou des
contrat soit modifié ou qu'un contrat services de garantie supplémentaires? Si c'est le cas, nous
subséquent soit attribué à la même devrions intégrer des « options d'achat » au contrat.
personne?

Décrivez les mesures qui ont été Le client a-t-il déployé des efforts pour trouver des
prises pour trouver différents fournisseurs éventuels et déterminer ce qui est offert
fournisseurs et expliquez les dans la collectivité des fournisseurs?
répercussions que les seuils fixés dans
- TPSGC indiquera quels accords commerciaux
les accords commerciaux ou les
s'appliqueraient.
limites de passation/modification des
marchés prévues dans la Directive « Le spécialiste de l'approvisionnement de TPSGC a
consulté le client concernant les besoins futurs, et le
du CT sur les marchés auront sur la client a confirmé qu'il n'aura pas besoin d'autre
stratégie d'approvisionnement équipement »; ou« Le spécialiste de l'approvisionnement
proposée? de TPSGC a consulté le client concernant les besoins
futurs et le client a confirmé, qu'il pourrait avoir besoin
d'autre équipement; par conséquent, les options d'achat
d'équipement supplémentaire seront intégrées au
contrat. »

TPSGC affichera un préavis d'adjudication de contrat sur


le Service électronique d'appels d'offres du
gouvernement (SEAOG) afin de s'assurer qu'il n'existe
réellement aucun fournisseur en mesure de répondre à ce
besoin.

Cette exigence est assujettie aux accords commerciaux


suivants : ALEC, ALENA, AECG, AMP-OMC, etc.

b) Compte tenu du mandat de votre Le client doit établir toute stratégie d'achat à long terme
organisation, décrivez les efforts qui servira à répondre aux besoins à venir :
déployés pour conclure des ententes
Le client cherchera à savoir s'il est possible de regrouper
d'acquisition à long terme permettant
ses achats avec d'autres ministères.
de composer avec des activités
semblables (p. ex. l'émission d'une Le client encouragera TPSGC à inclure une gamme
offre permanente). supplémentaire d'équipement dans les offres à
commandes ultérieures, dans la mesure possible.

TPSGC désignera aussi le chef d'équipe national des


biens et services et discutera de la possibilité d'inclure
cette exigence aux offres à commandes ultérieures.

Annexe  3.2 : Raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité contenues dans
les accords commerciaux

(2019-11-28)

1. Résumé des raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité.


(Il convient de noter que les codes du processus d'attribution des contrats pour chaque
type d'attribution sont incorporés par renvoi.)

L'appel d'offres limité peut être utilisé uniquement dans des circonstances précises.
Lorsque plus d'un accord commercial s'applique, un motif justifiant l'appel d'offres
limité doit se trouver dans la disposition de chaque accord sur l'appel d'offres limité.
Tous les accords de libre-échange du Canada autorisent le recours à l'appel d'offres
limité :

a. si, en réponse à un avis initial, à une invitation à participer ou à une


invitation à soumissionner :

i. aucune soumission n'a été présentée ou aucun fournisseur n'a


demandé à participer,

ii. aucune soumission conforme aux prescriptions essentielles


énoncées dans la documentation relative à l'appel d'offres n'a été
présentée,

iii. aucun fournisseur ne satisfait aux conditions de participation, ou

iv. les soumissions présentées ont été concertées,

à condition que l'entité contractante ne modifie pas substantiellement les


prescriptions énoncées dans les avis ou la documentation relative à l'appel
d'offres (code du processus d'attribution des contrats 05);

b. si les marchandises ou services ne peuvent être fournis que par un


fournisseur particulier et qu'il n'existe pas de marchandise ou de service de
rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant pour l'une des
raisons suivantes (code du processus d'attribution des contrats 71) :

i. le marché concerne une œuvre d'art,

ii. protection de brevets, de droits d'auteur ou d'autres droits


exclusifs, ou

iii. absence de concurrence pour des raisons techniques;

c. pour des livraisons additionnelles à assurer par le fournisseur de


marchandises ou de services initial qui n'étaient pas incluses dans le marché
initial dans les cas où un changement de fournisseur pour ces marchandises ou
services additionnels (code du processus d'attribution des contrats 74 pièces
compatibles).

i. n'est pas possible pour des raisons économiques ou techniques


telles que des conditions d'interchangeabilité ou d'interopérabilité avec
des matériels, logiciels, services ou installations existants qui ont fait
l'objet du marché initial, et

ii. causerait des inconvénients importants à l'entité contractante ou


entraînerait pour elle une duplication substantielle des coûts;

d. uniquement lorsque cela est strictement nécessaire dans les cas où, pour des
raisons d'extrême urgence dues à des événements qui ne pouvaient pas être
prévus par l'entité contractante, l'appel d'offres ouvert ou sélectif ne permettrait
pas d'obtenir les marchandises ou les services en temps voulu (code du
processus d'attribution des contrats 81);

e. pour des marchandises achetées sur un marché de produits de base (code du


processus d'attribution des contrats 20);

f. si l'entité contractante acquiert un prototype ou une première marchandise


ou un premier service mis au point à sa demande au cours de l'exécution d'un
contrat particulier de recherche, d'expérimentation, d'étude ou de
développement original, et pour les besoins de ce contrat. Le développement
original d'une première marchandise ou d'un premier service peut englober une
production ou une fourniture limitée ayant pour but d'incorporer les résultats
d'essais sur le terrain et de démontrer que la marchandise ou le service se prête à
une production ou à une fourniture en quantités conformément à des normes de
qualité acceptables mais n'englobe pas la production ou la fourniture en
quantités visant à établir la viabilité commerciale ou à amortir les frais de
recherche et développement. Les marchés ultérieurs de ces marchandises ou
services nouvellement mis au point sont cependant assujettis aux accords
applicables (code du processus d'attribution des contrats 72);

g. pour des achats effectués dans des conditions exceptionnellement


avantageuses qui ne se présentent qu'à très court terme en cas d'écoulements
inhabituels comme ceux qui résultent d'une liquidation, d'une administration
judiciaire ou d'une faillite, mais pas pour des achats courants effectués auprès
de fournisseurs habituels (code du processus d'attribution des contrats 21); ou
h. dans les cas où un marché est adjugé au lauréat d'un concours de conception
architecturale (code du processus d'attribution des contrats 22), à condition :

i. que le concours ait été organisé d'une manière compatible avec les
principes des accords applicables, en particulier en ce qui concerne la
publication d'un APM, et

ii. que les participants soient jugés par un jury indépendant, en vue de
l'adjudication du marché au lauréat;

Seuls l'ALEC, l'ALENA et les accords bilatéraux du Canada avec le Chili, la


Colombie, le Honduras, le Panama et le Pérou autorisent le recours à l'appel
d'offres limité :

i. lorsqu'une entité a besoin de services de consultation sur des questions de


nature confidentielle dont on pourrait raisonnablement s'attendre que la
divulgation compromette des informations confidentielles du gouvernement,
cause des perturbations économiques ou soit d'une autre façon semblable
contraire à l'intérêt public (code du processus d'attribution des contrats 23);

Seuls le PTPGP et les accords bilatéraux du Canada avec le Chili, le Honduras


et le Panama autorisent le recours à l'appel d'offres limité :

j. si des services de construction supplémentaires qui n'étaient pas prévus


dans le marché initial mais qui étaient dans les objectifs de la documentation
originale relative à l'appel d'offres sont devenus nécessaires, à la suite de
circonstances imprévisibles, afin de compléter les services de construction qui y
sont décrits. Cependant la valeur totale des marchés adjugés pour l'exécution
des services de construction supplémentaires ne peut dépasser 50 p. 100 de la
valeur du marché initial (code du processus d'attribution des contrats 24);

Seul l'ALEC autorise le recours à l'appel d'offres limité :

k. si les produits ou les services ne peuvent être fournis que par un fournisseur
particulier et qu'il n'existe pas de produits ou de services de rechange ou de
remplacement raisonnablement satisfaisants pour l'une des raisons suivantes
(code du processus d'attribution des contrats 71) :

i. la fourniture des produits ou des services est contrôlée par un


fournisseur qui dispose d'un monopole légal;
ii. afin d'assurer la compatibilité avec des produits existants ou
l'entretien de produits spécialisés, lorsque cet entretien doit être assuré par
le fabricant de ces produits ou son représentant;

iii. les travaux doivent être exécutés sur un bien par un entrepreneur
conformément aux dispositions d'une garantie visant le bien ou les
travaux originaux;

iv. les travaux doivent être exécutés sur un bâtiment loué ou un bien
connexe, ou des parties de celui-ci, et ne peuvent être exécutés que par le
locateur;

v. le marché porte sur des abonnements à des journaux, magazines ou


autres périodiques;

l. si le marché porte sur des produits ou des services de consultation


concernant des questions de nature confidentielle ou privilégiée dont la
divulgation dans le cadre d'un processus d'appel d'offres ouvert est
raisonnablement susceptible de compromettre des informations confidentielles
du gouvernement, de donner lieu à l'abandon d'un privilège, de causer des
perturbations économiques, ou d'être par ailleurs contraire à l'intérêt public
(code du processus d'attribution des contrats 23).

Pour plus de certitude quant à la question de savoir s'il existe des raisons appropriées
justifiant le recours à l'appel d'offres limité, les agents de négociation des contrats
devraient consulter les dispositions des accords commerciaux applicables concernant
l'appel d'offres limité.

2. Résumé des obligations procédurales desquelles les agents de négociation des


contrats peuvent choisir de s'écarter lorsqu'ils utilisent un appel d'offres limité.

Lorsqu'il existe une raison valide d'avoir recours à l'appel d'offres limité, un agent de
négociation des contrats peut, en fonction de la nature du marché public, choisir de
s'écarter de certaines obligations procédurales des accords commerciaux applicables
pour un marché public en particulier.

Lorsque les agents de négociation des contrats ont recours à l'appel d'offres limité,
tous les accords de libre-échange du Canada leur permettent de s'écarter de certaines
obligations procédurales concernant :

a. Avis (Avis de marché envisagé, Avis résumé et Avis de marché


programmé);
b. Conditions de participation;

c. Qualification des fournisseurs (Systèmes d'enregistrement et procédures de


qualification, Appel d'offres sélectif, Listes à utilisation multiple et
Renseignements sur les décisions des entités contractantes);

d. Documentation relative à l'appel d'offres;

e. Modifications à la documentation relative à l'appel d'offres;

f. Délais; et

g. Traitement des appels d'offres et adjudication des marchés.

Les règles des accords commerciaux concernant les spécifications techniques doivent
tout de même être respectées. Lorsque les agents de négociation des contrats utilisent
un appel d'offres limité, il leur est recommandé de continuer d'appliquer les
obligations procédurales des accords commerciaux dans toute la mesure du possible et
de choisir de s'écarter des obligations procédurales uniquement dans les circonstances
permises et au besoin.

Pour plus de certitude quant à la question de savoir quelles sont les obligations
procédurales desquelles les agents de négociation des contrats peuvent s'écarter
lorsqu'ils ont recours à l'appel d'offres limité, les agents de négociation des contrats
devraient consulter les dispositions des accords commerciaux applicables concernant
l'appel d'offres limité.

Annexe  3.3 : Contenu d'un modèle de préavis d'adjudication de contrat

(2019-11-28)

Un préavis d'adjudication de contrat (PAC) doit être préparé dans les deux langues officielles.
Le modèle de préparation d'un PAC ci-dessous doit être utilisé par les agents de négociation
des contrats. Les encadrés comprennent des conseils pour son utilisation ainsi que des
exemples de certains des points énoncés.

1. Préavis d'adjudication de contrat


Commencer par une explication de ce qu'est un PAC en
inscrivant l'énoncé ci-dessous dans tous les préavis
d'adjudication de contrats.
Un PAC est un avis public informant la collectivité des fournisseurs qu'un ministère
ou organisme a l'intention d'attribuer un contrat pour des biens, des services ou des
travaux de construction à un fournisseur sélectionné à l'avance, ce qui permet aux
autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé
des capacités. Si aucun fournisseur ne présente un énoncé des capacités qui satisfait
aux exigences établies dans le PAC, au plus tard à la date de clôture indiquée dans
le PAC, l'agent de négociation des contrats peut procéder à l'attribution du contrat au
fournisseur sélectionné à l'avance.

2. Définition des besoins


Fournir une description suffisamment détaillée du besoin
afin que l'industrie puisse comprendre les exigences de
haut niveau du gouvernement.

o Le ministère (indiquer le nom de l'organisme) requiert la fourniture


d'une quantité x (décrire le produit, le système ou le matériel,
p. ex., des permis d'utilisation de logiciel, un système de
communications air-sol, du matériel de lutte contre
l'incendie), conformément (le cas échéant) à la norme/spécification/au
règlement no x. Le produit/système/matériel (selon le cas) doit (décrire les
principales caractéristiques physiques, fonctionnelles ou
autres caractéristiques essentielles, y compris les critères
de performance, et toute exigence d'intégration avec des
systèmes ou du matériel existants. Mentionner aussi un numéro
de pièce ou de modèle, et/ou un nom de marque, le cas échéant,
et ajouter les mots « ou l'équivalent ». Inscrire tous les
renseignements sur tout élément facultatif, les quantités, les
périodes, etc.).

o OU
Le ministère (indiquer le nom de l'organisme) requiert (décrire les
services, p. ex. « la fourniture de services d'architecture ou
de génie »; « la fourniture de services d'enquête technique et
d'ingénierie en soutien à... »; « l'exécution d'une étude de x
afin d'évaluer... »; « l'exécution d'une vérification
financière de x afin de déterminer... »; « l'élaboration d'un
modèle économique afin de permettre l'analyse... »). Les travaux
nécessiteront ce qui suit : (énumérer les tâches et décrire les
objectifs, les résultats attendus, les normes de performance,
les contraintes et, dans la mesure du possible, les livrables).
3. Critères d'évaluation de l'énoncé des capacités (Exigences essentielles minimales)
Décrire les critères en fonction desquels les énoncés des
capacités présentés par les fournisseurs éventuels seront
évalués. Cela donnera à l'agent de négociation des
contrats une base adéquate pour évaluer l'énoncé des
capacités d'un fournisseur éventuel. Le fournisseur
sélectionné à l'avance doit être évalué en fonction des
mêmes critères.

o Tout fournisseur intéressé doit démontrer au moyen d'un énoncé des


capacités que son produit/matériel/système (selon le cas) satisfait aux
exigences suivantes :
(Résumer les caractéristiques fonctionnelles essentielles ou,
si nécessaire pour définir correctement les biens, les
caractéristiques physiques ou de conception, et décrire toute
exigence d'interchangeabilité avec des systèmes ou du matériel
existants. Inscrire également, dans la mesure du possible, les
critères de performance ou de production. Le cas échéant,
faire référence aux normes, spécifications et/ou
réglementations canadiennes ou internationales.)

o OU
Tout fournisseur intéressé doit démontrer au moyen d'un énoncé des capacités
qu'il satisfait aux exigences suivantes : (cette liste devrait comprendre
les qualifications jugées essentielles pour exécuter les
travaux)

 Expérience (p. ex., x années d'expérience au cours des


x dernières années à effectuer y; x nombre de projets de
taille, de portée et complexité semblables);

 Connaissances et compréhension de (p. ex., matériel x;


modèle économique x; logiciel x);

 Études (p. ex., doit posséder un grade de premier


cycle d'une université reconnue dans le domaine des [p.
ex., affaires, sciences politiques]);

 Désignation, accréditation et/ou certification professionnelle (p.


ex., ingénieur, comptable général accrédité).
4. Applicabilité des accords commerciaux à l'achat
Inscrire, le cas échéant, un énoncé précisant si l'achat
proposé est assujetti à un ou plusieurs accords
commerciaux.
Le présent achat est assujetti à l'accord commercial (aux accords commerciaux)
suivant(s) (insérer l'accord commercial ou les accords commerciaux
applicable(s)) :

o Accord de libre-échange canadien (ALEC)

o Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce


(AMP-OMC)

o Accord de libre-échange nord-américain (ALENA)

o Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union


européenne (AECG)

Nota : En règle générale, le Guide des


approvisionnements renvoie uniquement à l'Accord de
libre-échange nord-américain (ALENA) et à l'Accord sur
les marchés publics de l'Organisation mondiale du
commerce (AMP-OMC), puisque le respect des exigences de
procédure de ces accords entraîne automatiquement le
respect des exigences des autres accords de libre-échange
internationaux. Cependant, tous les ALE doivent être
consultés et énumérés dans les demandes de soumissions.
Voir l'article 1.25.1 Accords commerciaux nationaux et
internationaux.
5. Marché réservé en vertu de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises
autochtones
Inscrire, le cas échéant, l'énoncé suivant lorsque le
marché est réservé dans le cadre de la Stratégie
d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones
(SAEA).
Ce marché est réservé aux fournisseurs autochtones, conformément à la Stratégie
d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA) du gouvernement.
Par conséquent, seuls les fournisseurs qui satisfont à la définition d'« entreprise
autochtone », telle que définie dans la SAEA, peuvent soumettre un énoncé des
capacités.

6. Entente(s) sur les revendications territoriales globales


Inscrire, s'il y a lieu, un énoncé concernant
l'applicabilité de l'achat à l'une ou à plusieurs des
ententes sur les revendications territoriales globales.
Cet achat est assujetti à ______________________ (insérer l'entente sur les
revendications territoriales globales applicable).

7. Justification du recours à un fournisseur sélectionné à l'avance


Indiquer la(les) raison(s) justifiant le recours au
fournisseur sélectionné à l'avance. Cela devrait
clairement démontrer pourquoi ce fournisseur a été
identifié comme étant le seul à pouvoir exécuter les
travaux ou satisfaire aux exigences du gouvernement.
(Voir l'article 3.15.1 Justification du processus non
concurrentiel)

8. Exception(s) au Règlement sur les marchés de l'État


Indiquer toute exception pertinente invoquée en vertu
du Règlement sur les marchés de l’État (RME).
L'exception suivante (ou les exceptions suivantes) au Règlement sur les marchés de
l'État est (sont) invoquée(s) pour cet achat : paragraphe __________ (par
exemple : paragraphe 6d) - « une seule personne est capable
d'exécuter le marché »).

9. Exclusions et/ou raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité

Indiquer, le cas échéant, les exceptions et/ou les


raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité
(voir l'Annexe 3.2 Raisons justifiant le recours à
l'appel d'offres limité contenues dans les accords
commerciaux) invoquées en vertu des accords commerciaux
visés.

Les exclusions et/ou les raisons justifiant le recours à un appel d'offres limité
suivantes sont invoquées en vertu de (article de l'accord (ou des accords)
commercial(aux) précisé(s)) :
o Accord de libre-échange canadien (ALEC) - article(s) _____ (insérer
l'article ou les articles applicable(s))

o Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce


(AMP-OMC) - article(s) _____ (insérer l'article ou les articles
applicable(s))

o Accord de libre-échange nord-américain (ALENA) -


article(s) _____ (insérer l'article ou les articles applicable(s))

o Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union


européenne (AECG) - article(s) _____ (insérer l'article ou les
articles applicable(s))

Nota 1 : Les accords commerciaux ne mentionnent pas les


préavis d'adjudication de contrats, mais si l'achat
couvert par un accord commercial est adjugé à un
fournisseur, il y a lieu d'indiquer les exclusions ou les
raisons justifiant le recours à un appel d'offres limité.

Nota 2 : En règle générale, le Guide des


approvisionnements renvoie uniquement à l'Accord de
libre-échange nord-américain (ALENA) et à l'Accord sur
les marchés publics de l'Organisation mondiale du
commerce (AMP-OMC), puisque le respect des exigences de
procédure de ces accords entraîne automatiquement le
respect des exigences des autres accords de libre-échange
internationaux. Voir l'article 1.25.1 Accords commerciaux
nationaux et internationaux.

10. Titre de propriété intellectuelle


Lorsqu'un titre de propriété intellectuelle découle de
l'exécution d'un contrat, un énoncé devrait préciser si
ce titre fait l'objet d'une exception en vertu de
la ARCHIVÉ - Politique sur le titre de propriété
intellectuelle découlant des marchés d'acquisitions de
l'État du Conseil du Trésor ou si la propriété
intellectuelle demeure celle de l'entrepreneur.
o Le titre de propriété intellectuelle découlant du contrat proposé reviendra à
l'entrepreneur.

o OU
Le Canada compte conserver le titre de toute propriété intellectuelle découlant
du contrat proposé puisque le principal but du contrat est (insérer
l'exception appropriée à la  ARCHIVÉ - Politique sur le
titre de propriété intellectuelle découlant des
marchés d'acquisitions de l'état du Conseil du Trésor,
p. ex., de générer des connaissances et de l'information pour
dissémination publique).

11. Période du contrat proposé ou date de livraison


Préciser la période du contrat proposé ou la date de
livraison requise, y compris le renouvellement éventuel
ou les années d'option.

o Le produit/système/matériel (selon le cas) doit être livré


le _____________ (insérer la date de livraison requise ou
demandée). Si le contrat comporte des quantités optionnelles
et/ou des biens optionnels, insérer la date de livraison (p.
ex., dans un délai de x jours de l'exercice de l'option).

o OU
Le contrat proposé est pour une période de x années, à partir du (insérer la
date de début estimée) jusqu'au (insérer la date d'exécution
estimée). Si le contrat comprend une option pour en prolonger
la période, insérer les renseignements sur l'option, p. ex.,
deux périodes d'un an.

o OU
Si le contrat comprend des livrables, préciser la(les) date(s)
de livraison.

12. Coût estimatif du contrat proposé


Inscrire un coût estimatif, s'il y a lieu, à condition
que cela ne soit pas préjudiciable aux négociations avec
l'entrepreneur éventuel (fournisseur sélectionné à
l'avance) ou à sa position par rapport à ses concurrents
si le besoin fait l'objet d'une demande de soumissions
traditionnelle ou électronique (peut être exprimé en
fourchette de prix).
La valeur estimée du contrat, y compris toute option, est de x $ (TPS/TVH en sus).

13. Nom et adresse du fournisseur sélectionné à l'avance


Inscrire le nom et, habituellement, l'adresse du
fournisseur sélectionné à l'avance (entrepreneur proposé)
dans le PAC.

14. Droit des fournisseurs de présenter un énoncé des capacités.


Fournir une explication à l'intention des fournisseurs
sur la façon de procéder pour répondre au PAC.
Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les biens, les
services ou des services de construction décrits dans ce PAC peuvent présenter par
écrit un énoncé des capacités à la personne-ressource dont le nom figure dans cet avis
d'ici la date de clôture, laquelle est aussi précisée dans cet avis. L'énoncé de capacités
doit clairement démontrer que le fournisseur satisfait aux exigences publiées.

15. Date de clôture pour la présentation des énoncés des capacités


Inscrire la date de clôture (le jour, le mois et l'année)
jusqu'à laquelle les énoncés de capacités sont acceptés.
Voir l'article 3.15.5.1 Délais prescrits pour les préavis
d'adjudication de contrats.
La date et l'heure de clôture pour l'acceptation d'énoncés des capacités sont (p. ex.
le 11 février 2011 à 14 h (HE)).

16. Demande de renseignements et présentation des énoncés des capacités


Fournir le nom, le titre, l'adresse, les numéros de
téléphone et de télécopieur ainsi que l'adresse
électronique de la personne-ressource à qui les
fournisseurs peuvent adresser leurs questions ou
présenter un énoncé des capacités.
Les demandes de renseignements et les énoncés des capacités doivent être présentés
à :
(Nom et titre de la personne-ressource)
(Adresse)
Téléphone :
Télécopieur :
Courriel :
Annexe  3.4 : Gestion des autorisations de tâches

(2011-01-11)

Annexe  3.4.1 : Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâches à


l'intention des clients de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

(2011-05-16)

1.0 Objet

Le but du Guide pour la préparation et la gestion des autorisations de tâchesest de fournir des
conseils sur les procédures aux clients de Travaux publics et Services gouvernementaux
Canada (TPSGC) lorsque TPSGC attribue des contrats des services avec autorisations de
tâches (AT) et que le client est autorisé à émettre des autorisations de tâches. Ce guide
renferme des conseils sur la préparation et la gestion des autorisations de tâches. Plusieurs
principes abordés dans ce document s'appliquent également aux autres mécanismes servant à
la commande sur demande de produits ou de services dans le cadre d'un contrat. Pour les
besoins du ministère de la Défense (MDN), ce guide est un supplément à la procédure interne
pour l'administration des autorisations de tâches reproduite à l'article 3.3.2 du Manuel de
l'administration de l'approvisionnement(MAA) du MDN.

2.0 Définitions

2.1 Contrat avec autorisations de tâches

Un contrat avec autorisations de tâches (AT) est une méthode d'approvisionnement de


services où l'ensembleou une partiedes travaux seront réalisés sur demande selon des
conditions préétablies et un processus administratif concernant les autorisations de tâches.

2.2 Autorisation de tâches

L'autorisation de tâches (AT) est un outil administratif structuré grâce auquel TPSGC ou le


client autorise un entrepreneur à effectuer les travaux sur demande, conformément aux
modalités du contrat.

3.0 Application d'un contrat avec autorisations de tâches

a. Un contrat avec autorisations de tâches peut servir lorsqu'il existe un besoin précis en
matière de services, mais que la nature exacte et les échéances des services requis, les
activités et les produits livrables ne seront connus qu'au moment où les service seront
demandés pendant la période d'application du contrat. TPSGC détermine s'il serait
préférable, compte tenu des besoins des clients, d'établir un contrat avec autorisations
de tâches. Si le client est autorisé à établir des autorisations de tâches, la limite de son
pouvoir d'approbation serait stipulée dans le contrat. Toutes les autorisations de tâches
qui dépassent cette limite devront être acheminées à TPSGC aux fins d'autorisation.
Un contrat avec autorisations de tâches peut être établi pour plusieurs années. Cette
méthode élimine le besoin d'établir un nouveau contrat tous les ans. Dans certains cas,
plusieurs contrats avec autorisations de tâches peuvent être créés lorsqu'un seul
contrat ne pourrait répondre à toutes les exigences. Le classement des entrepreneurs,
le processus de répartition du travail, la responsabilité totale du Canada envers les
autorisations de tâches et la limite d'autorisation sont alors précisés dans le contrat.

b. Voici quelques exemples de contrats avec autorisations de tâches :

i. marché de services de traduction dont le travail à accomplir est


généralement défini et dont les tâches précises en matière de traduction (p. ex.,
50 000 mots à traduire) doivent être effectuées sur demande;

ii. demande portant sur l'entretien d'équipement dont les travaux d'entretien
général sont définis dans le contrat et dont les activités d'entretien en cas de
défaillance de l'équipement sont autorisés au cas par cas;

iii. demande visant l'obtention des services d'un spécialiste en informatique


pour une période déterminée, mais dont les activités et les produits livrables ne
sont pas connus à l'avance, de même que les échéances et le niveau d'effort
prévu.

c. Les contrats avec autorisations de tâches offrent certains avantages. Ils permettent
notamment d'atténuer les risques contractuels grâce à des tâches mieux définies, de
déterminer le niveau d'effort pour chacune des tâches et d'évaluer avec précision le
coût de chaque tâche, assurant ainsi une meilleure gestion du contrat.

d. Lorsqu'ils sont bien utilisés, les contrats avec autorisations de tâches offrent un cadre
structuré procurant rapidité opérationnelle et souplesse aux clients. Or, pour que ces
contrats soient fructueux, TPSGC et le client autorisé doivent comprendre clairement
et accepter leurs responsabilités et leurs rôles respectifs en ce qui concerne la gestion
du contrat, y compris l'approbation et l'émission des autorisations de tâches ainsi que
la gestion de celles-ci. Les contrats avec autorisations de tâches mal utilisés peuvent
donner lieu à des problèmes majeurs entre le gouvernement et ses fournisseurs,
entre TPSGC et ses clients, de même que pour le gouvernement aux yeux du grand
public.
4.0 Conditions d'utilisation

a. Pour avoir recours à des contrats avec autorisations de tâches, l'agent de négociation
des contrats de TPSGC doit à tout le moins :

i. s'assurer, en consultation avec le client, qu'un contrat avec autorisations de


tâches est la méthode d'approvisionnement appropriée pour les services requis;

ii. décider s'il donnera au client le pouvoir d'approuver et d'émettre des


autorisations de tâches, et fixer la limite financière de ce pouvoir. Ces décisions
seront prises à la suite de consultations avec le client, et les dispositions
connexes seront décrites dans le contrat. Toutes les autorisations de tâches qui
dépassent la limite déterminée doivent être acheminées à TPSGC aux fins
d'autorisation et d'émission;

iii. discuter avec le client afin de convenir des rôles et des responsabilités des
deux organisations, y compris les responsabilités du client relatives à la
production de rapports;

iv. au besoin, discuter avec le client du recours à des contrats avec


autorisations de tâches, notamment en ce qui a trait à l'administration des
autorisations de tâches.

5.0 Processus d'autorisation des tâches et activités de gestion connexes

Le client qui est autorisé à attribuer des tâches aux entrepreneurs doit le faire conformément
au processus d'émission et de gestion des autorisations de tâches décrit dans le contrat. Si la
tâche ne semble être comprise dans la portée des travaux, il faut consulter TPSGC avant
d'envisager le recours à une AT.

Les responsabilités du client sont les suivantes :

a. Énoncé des travaux de l'AT ou description de la tâche

i. (i) s'assurer que la description de la tâche (ou la tâche modifiée) applicable


aux travaux requis (activités à réaliser, produits livrables, date de fin des
principales activités ou de fourniture des produits livrables ou les deux, selon le
cas) contenue dans l'AT est conforme à l'Énoncé des travaux (EDT) du contrat;
cela comprend :

A. (A) veiller à ce que le libellé de l' AT ne soit pas susceptible de


créer de relations employeur-employé. Voir la publication RC 4110,
Employé ou travailleur indépendant? de l'Agence du revenu du Canada;
B. fixer les dates ou les délais pour l'accomplissement des tâches en
tenant compte de la date de fin du contrat. Une tâche doit être terminée au
plus tard à la date de fin du contrat; toutefois, si elle ne peut pas
l'être, TPSGC doit établir une modification au contrat en vue de prolonger
la date d'achèvement du contrat, avant que l'AT ne soit autorisée et émise;

ii. fournir à l'entrepreneur la tâche ou la description des travaux, le calendrier,


les quantités et les dispositions de paiement connexes, conformément aux
modalités du contrat;

iii. faciliter le transfert des connaissances à la fin des travaux afin de réduire la
dépendance à l'égard d'un expert-conseil ou un entrepreneur en particulier;

iv. consulter l'entrepreneur et l'agent de négociation des contrats de TPSGC,


s'il y a lieu.

b. Étape de l'autorisation des tâches

i. La réponse de l'entrepreneur doit être étudiée par le client afin d'assurer sa


conformité aux dispositions de paiement stipulées dans le contrat et ses
modifications. Par exemple, les catégories de ressources et les tarifs négociés
préalablement et stipulés dans le contrat et ses modifications permettent à
l'entrepreneur de calculer le prix des travaux pour la tâche en question.

ii. Si des ressources sont précisées dans le contrat (c.-à-d. que des personnes
sont nommées pour certaines catégories), le remplacement de ces ressources
doit s'effectuer conformément aux conditions du contrat ou aux modifications
subséquentes, et il doit respecter les critères de sélection du candidat. Dans le
cas des contrats ne désignant pas des ressources précises, le client doit remplir
et conserver au dossier une évaluation des nouvelles ressources retenues.
L'évaluation doit comporter une vérification approfondie des compétences de la
ressource visée et veiller à ce que celle-ci possède toutes les compétences
exigées dans le contrat et ses modifications.

iii. Avant d'autoriser une tâche, le client doit s'assurer que :

A. la tâche respecte la limite des pouvoirs du client; si la valeur de la


tâche est supérieure à la valeur maximale des tâches pouvant être
approuvées par le client établie dans le contrat et ses modifications,
l' AT doit être acheminée à TPSGC aux fins d'autorisation;

B. la tâche peut être terminée avant la date d'expiration du contrat;


C. l'autorisation de la tâche n'entraînera pas de dépassement de la
valeur cumulative maximale de l'ensemble des autorisations de tâches.

iv. L'AT est finalisée, y compris la valeur globale de la tâche, conformément


aux conditions du contrat, et le client ou TPSGC autorise l'AT en la signant et
en y apposant la date.

v. L'entrepreneur signe l'AT autorisée par le client ou TPSGC, y appose la


date et remet l'original signé ainsi que les pièces jointes et un duplicata comme
le précise le contrat.

c. Début des travaux relatifs à une AT

Les travaux relatifs à une AT ne peuvent être entrepris avant qu'un contrat avec
autorisations de tâches ait été attribué et que l'AT ait été autorisée et émise
conformément aux modalités du contrat. Il ne faut jamais attribuer un contrat ou
approuver une AT rétroactivement. Le formulaire d'AT doit être autorisé par le client
et, s'il y a lieu, par TPSGC, et signé par l'entrepreneur avant le commencement des
travaux.

d. Gestion de l'autorisation de tâches

i. Avant la mise en place du contrat ou du processus d'AT, le client doit


informer TPSGC lorsque des personnes autres que le chargé de projet ou le
responsable technique participent au processus d'AT. Le client doit également
confirmer que ces personnes ont suivi une formation sur l'utilisation des
autorisations de tâches.

ii. Le client doit informer l'autorité contractante de TPSGC s'il compte


remplacer la personne désignée comme chargée de pouvoir dans le contrat, pour
que celui-ci puisse être modifié en conséquence.

iii. Le client doit créer et tenir à jour un registre de toutes les tâches autorisées
dans le cadre du contrat et remettre ce registre à TPSGC, selon l'entente conclue
entre les deux organisations.

iv. Le client doit effectuer un suivi de l'exécution des tâches et des travaux
réalisés, procéder à un examen approprié des coûts et fournir des rapports à
l'autorité contractante de TPSGC, selon l'entente conclue entre les deux
organisations.
v. Le client doit avoir en place une marche à suivre pour veiller à ce que les
taux de facturation, les catégories de ressources ou d'autres dispositions de
paiement compris dans les autorisations de tâches autorisées et émises soient
conformes aux modalités du contrat.

vi. Le client doit fournir à l'autorité contractante de TPSGC, en temps


opportun, un rapport complet sur le rendement ou les enjeux relatifs à une AT.

vii. Le client doit veiller à ne pas dépasser la limite financière


des AT individuelles précisée dans le contrat avec autorisations de tâches ou la
limite imposée pour la valeur cumulative de toutes les autorisations de tâches
dans le cadre du contrat.

viii. Avant d'autoriser le paiement d'une facture conformément aux procédures


ministérielles relative aux AT autorisées et émise, le client doit s'assurer :

A. que les feuilles de temps sont conformes au contrat, s'il y a lieu;

B. que les services ont été offerts, reçus et acceptés; s'il y a lieu, le
nombre d'heures communiqué par la ressource de l'entrepreneur dans sa
feuille de présence devrait être corroboré par une personne ayant une
bonne connaissance de l'effort requis pour accomplir les travaux;

C. que la facture est conforme aux conditions et aux modalités de


paiement stipulées dans le contrat ou les modifications subséquentes, et
que les documents à l'appui requis sont complets et approuvés et qu'ils
ont été ajoutés au dossier. Voir le paragraphe 7 ci-dessous portant sur la
séparation des fonctions .

6.0 Modification d'une Autorisation de tâches autorisée par le client

a. Le client peut modifier une AT qu'il a initialement autorisée, pourvu que les travaux
respectent la portée et la valeur du contrat ainsi que la limite des pouvoirs du client
établie dans le contrat. Toute modification à l'AT doit être approuvée par
l'entrepreneur. Une modification qui accroîtrait la valeur totale de l'AT au-delà de la
limite accordée au client doit être approuvée par l'agent de négociation des contrats
de TPSGC.

b. Une AT autorisée peut être modifiée, soit pour diminuer la portée de certaines


activités ou pour annuler la tâche au complet. Cependant, une AT ne peut être
modifiée en vue d'être annulée. En cas de manquement de l'entrepreneur ou pour des
raisons de commodité pour le Canada, les dispositions de résiliation contenues dans
les conditions générales s'appliquent et le contrat peut être résilié en tout ou en partie
pour inexécution ou pour des raisons de commodité. De telles circonstances doivent
être signalées à l'autorité contractante de TPSGC.

7.0 Séparation des fonctions

La Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du Conseil du Trésor
(CT) exige que le pouvoir de conclure un contrat ou une modification soit distinct du pouvoir
d'attestation décrit dans l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Au chapitre
3 du Rapport de la vérificatrice générale du Canada de décembre 2008, le Bureau de la
vérificatrice générale a soulevé des questions concernant l'application de la séparation des
fonctions dans les autorisations de tâches et a indiqué que le regroupement des fonctions
d'approvisionnement et d'attestation sous la responsabilité d'une seule personne n'est pas
conforme à la Politique du CT sur la délégation du pouvoir décisionnel. Par
conséquent, TPSGC recommande que les clients veille à ce que la personne qui signe
l'AT soit différente de celle qui certifie les factures connexes. Toutefois, comme il est stipulé
dans la directive du CT précitée, lorsque les processus actuels des clients ou d'autres
circonstances ne permettent pas la séparation de ces tâches, des mesures de contrôle peuvent
être mises en place par le client. Celui-ci doit s'assurer que ses processus en cours ou ses
mesures de contrôle alternatives peuvent soutenir un examen approfondi.

8.0 Mesures correctives

L'autorité contractante de TPSGC peut appliquer auprès du client des mesures correctives,


comme la réduction ou l'annulation de son pouvoir d'émettre des autorisations de tâches,
lorsque tout porte à croire que le processus d'AT n'est pas respecté conformément au contrat
et à l'entente conclue entre le client et TPSGC.

9.0 Conseils

9.1 Planification de la méthode d'approvisionnement

a. Ne pas exiger de TPSGC qu'il établisse plus de catégories de main-d'œuvre et de


contrats que nécessaire.

b. Ne pas ajouter de nouvelles catégories dans le contrat pour cibler des personnes
particulières.

9.2 Relations employeur-employé


a. Éviter de décrire le travail comme s'il s'agissait d'un emploi en précisant le nombre
d'heures de travail par jour ou par semaine ou la manière de mener les travaux.

b. Éviter les affectations à long terme ou une relation qui requiert un apport continu
d'argent provenant du ministère ou de l'organisme; énoncer clairement les dates de
début et de fin des travaux, et veiller à ce que l'entrepreneur établisse ses heures de
travail.

c. Éviter de dicter à l'entrepreneur la conduite des travaux; les travaux et les résultats
devraient uniquement être vérifiés par le chargé de projet ou le responsable technique.

d. Éviter de demander que l'entrepreneur travaille dans les installations du


gouvernement.

9.3 Administration des autorisations de tâches

a. Éviter de fractionner un besoin pour contourner la limite des pouvoirs d'achat


accordés au client dans le cadre du contrat.

b. Éviter les descriptions de tâches pour des autorisations de tâches qui pourraient créer
un conflit d'intérêts.

c. Faire en sorte que le prix soit juste et raisonnable pour la tâche visée et qu'il soit
conforme à la base de paiement du contrat.

d. Faire en sorte que les fonds soient suffisants.

Annexe  3.4.2 : Modèle d'entente – à l'intention des clients de Travaux publics et


Services gouvernementaux Canada

(2015-02-25)

Remarques à l'intention de l'autorité contractante de TPSGC :


(Supprimer les instructions avant d'acheminer au client l'entente et le courriel dûment remplis)

1. Il est préférable d'utiliser une entente lorsqu'il a été déterminé que les besoins du
client seraient mieux satisfaits par l'entremise d'un contrat avec autorisations de tâches
(AT), sous réserve de toute procédure sectorielle ou régionale concernant son
utilisation. À cette fin, voici un modèle d'entente d'utilisation des autorisations de
tâches visant à officialiser les procédures administratives entre le client et Travaux
publics et Services gouvernementaux Canada.
2. Le modèle peut être acheminé par courriel au client; l'acceptation de ce dernier doit
être reçue avant la présentation du plan d'achat ou du formulaire Planification et
approbation préalable du contrat (PAPC).

3. Voici un modèle de courriel :

Objet :Numéro de la demande ___________, entente d'utilisation des autorisations de tâches,


acheminée par courriel

Monsieur ________/Madame _________(inscrire le nom du client),

À notre avis, la demande mentionnée en objet, ci-dessus, devrait être intégrée à un contrat
avec autorisations de tâches (AT). À cet fin, vous trouverez ci-joint le document d'entente
d'utilisation des autorisations de tâches, qui officialiserait les procédures administratives entre
nos deux organisations pour le besoin visé par les présentes. Une copie du Guide pour la
préparation et la gestion des autorisations de tâches – à l'intention des clients de TPSGC est
également joint au présent message.

Avant de passer à l'étape de l'approbation interne, par Travaux publics et Services


gouvernementaux Canada (TPSGC), de la stratégie d'approvisionnement, nous vous prions de
confirmer, au nom de votre ministère, que vous acceptez l'entente d'utilisation des
autorisations de tâches décrit ci-dessous, c'est-à-dire que votre ministère comprend clairement
ses rôles et responsabilités ainsi que ses obligations en matière de production de rapports à
l'égard du processus proposé d' AT, ainsi que le droit de TPSGC de mettre en œuvre toute
mesure corrective qui pourrait lui sembler nécessaire.

Veuillez nous confirmer que vous comprenez le processus d'utilisation des autorisations de
tâches décrits dans la présente, par retour du courriel, d'ici le ________(insérer la
date et l'heure) (heure de fermeture des bureaux), car tout délai de réponse aura des
répercussions sur la date prévue de diffusion de l'appel d'offres.

Je reste à votre disposition pour discuter de toute information contenue dans le présent
message.

Je vous prie d'agréer mes salutations distinguées,

______________(insérer le nom de l'autorité contractante


de TPSGC)

ENTENTE ENTRE

TRAVAUX PUBLICS ET SERVICES GOUVERNEMENTAUX CANADA


_______________(inscrire le nom de la division de TPSGC) et

__________________(inscrire le nom du client;; pour le MDN,


inscrire le nom de la division, p. ex. D MAR P 3-5)

(ci-après désigné sous le nom de « client autorisé »)

CONCERNANT L'UTILISATION D'AUTORISATIONS DE TÂCHES

DANS LE CADRE DU CONTRAT N O____________(inscrire le numéro du


contrat)

1. Objet
Le présent document vise à officialiser l'entente entre Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada (TPSGC) et le client autorisé en ce qui a trait à leurs
responsabilités et à leurs rôles respectifs dans le cadre de l'utilisation du contrat avec
autorisations de tâches susmentionné (voir la « Matrice des rôles et des
responsabilités » ci-jointe). Il est essentiel que le client autorisé et l'autorité
contractante de TPSGC travaillent en étroite collaboration pendant toute la durée du
contrat.

2. Durée d'application de l'entente


Les modalités de cette entente seront en vigueur pour toute la durée du contrat.

3. Autorisation de tâches
Comme précisé dans le contrat (lorsque attribué), l'autorité compétente désignée par le
client autorisé peut approuver les autorisations de tâches jusqu'à une limite de _____ $
( insérer le montant) chacune, taxe sur les produits et services (TPS) ou taxe de vente
harmonisée (TVH) en sus, y compris toute modification aux autorisations de tâches
autorisées. Toute AT d'une valeur supérieure à cette limite ou toute modification à
une AT approuvée qui porterait la valeur totale de l' AT à un niveau supérieur à cette
limite doit être approuvée par ________(insérer selon le cas :
« l'autorité compétente désignée par le client autorisé
et l'autorité contractante de TPSGC » ou « l'autorité
contractante de TPSGC ») avant d'être établie.

4. Processus de modification du contrat


Le client autorisé comprend qu'il ne doit pas demander à l'entrepreneur d'effectuer des
travaux qui ne sont pas prévus dans le contrat ou qui sortent de son cadre, et qu'il ne
doit pas établir d' AT qui porterait la valeur cumulative des autorisations de tâches à
une somme supérieure à la valeur du contrat. Tout changement prévu au contrat doit
être approuvé au préalable, par écrit, par l'autorité contractante de TPSGC, grâce à la
diffusion d'une modification de contrat établie avant l'autorisation de travaux ou
l'émission d'autorisations de tâches supplémentaires. Si le contrat doit être modifié à
quelque moment que ce soit au cours de sa période d'application , le client autorisé
doit en informer l'autorité contractante de TPSGC, par écrit (courriel), et lui fournir
les renseignements suivants :

a. une description claire et exacte des raisons pour lesquelles il demande la


modification du contrat (p. ex. la raison pour laquelle les travaux ne peuvent pas
être terminés avant la date d'expiration du contrat, la raison du manque de
fonds, etc.);

b. la valeur cumulative des autorisations de tâches (TPS/TVH en sus) établies


jusqu'à maintenant;

c. les dépenses totales (TPS/TVH en sus) engagées dans le cadre du contrat


jusqu'à maintenant;

d. la ventilation estimative des prix de tous les travaux additionnels requis;

e. les conséquences qu'aurait le fait de ne pas modifier le contrat;

f. la raison pour laquelle on demande une modification de contrat plutôt que


d'établir un nouveau marché;

g. l'état du marché de remplacement dans le cas de travaux continus.

Si TPSGC détermine que le contrat ne peut pas être modifié, le client autorisé en sera
informé. Si le contrat peut être modifié, le client autorisé transmettra alors à l'autorité
contractante de TPSGC une demande de modification ( PWGSC-TPSGC 9200)
dûment signée.
5. Gestion des marchés – mesures correctives
Si des indices portent à croire que le client autorisé ne respecte pas les conditions de
l'entente, l'autorité contractante de TPSGC discutera de la question avec le
représentant du client autorisé, l'entrepreneur ou les deux, et elle prendra les mesures
correctives qu'elle juge appropriées parmi les suivantes :

a. modifier l'information requise dans les rapports demandés, ou changer la


fréquence de ceux-ci;

b. discuter avec le personnel du client autorisé chargé de l'établissement des


autorisations de tâches ou avec l'entrepreneur, au besoin;
c. réduire la limite financière imposée pour chaque AT ou suspendre ou
révoquer le pouvoir délégué au client relativement à l'approbation des
autorisations de tâches.

Les deux parties acceptent de respecter les modalités de la présente entente. De plus, il
est entendu et convenu que cette entente peut être modifiée périodiquement, au
besoin. À l'exception des modifications requises à la suite des mesures correctives
prévues aux points 5 a) à c) ci-dessus, aucune modification ne sera mise en œuvre
avant qu'une entente officielle n'ait été formalisée et acceptée par courriel par les deux
parties.

Matrice des rôles et des responsabilités pour les contrats avec autorisations de tâches

Rôles et responsabilités

 P = principal responsable

 S = rôle de soutien

 - = sans objet

Processus d'autorisation de tâches (AT)

Numer Client
Activité TPSGC
o autorisé

Veiller à ce que le personnel autorisé à établir des autorisations de P -


1.1
tâches soit adéquatement formé.

Si plus d'un contrat est attribué pour combler un même besoin, voir à P -
1.2
ce que le travail soit réparti conformément au contrat.

Veiller à ce que le travail à effectuer selon chaque AT ne sorte pas du P S


1.3
cadre du contrat.

Confirmer qu'il reste suffisamment de fonds non engagés dans le cadre P -


1.4
du contrat.
Veiller à ce que la valeur de l'AT à approuver ne dépasse pas la limite P -
financière imposée au client autorisé à l'égard de chaque AT.
1.5
Soumettre toute AT dépassant cette limite à l'autorité contractante
de TPSGC à des fins d'autorisation.

Veiller à ce que les autorisations de tâches soient établies P -


1.6 conformément au processus d'autorisation des tâches décrit dans le
contrat.

Veiller à ce que la date de livraison ou d'achèvement de l' AT soit, au P -


1.7
plus tard, la date d'expiration du contrat.

Veiller à ce que la ventilation des coûts ou les modalités de paiement P -


1.8 et les catégories de personnel fournies par l'entrepreneur respectent
strictement les conditions du contrat.

Veiller à ce que l'ampleur de la participation et les autres éléments de P -


1.9
coût correspondent au travail à accomplir.

Exigences en matière de rapports

Numer Client
Activité TPSGC
o autorisé

Envoyer un exemplaire de chaque AT dûment signée et approuvée (y P -


compris les pièces jointes) et de toute modification aux autorisations de
2.1
tâches approuvées à l'autorité contractante de TPSGC dès qu'elle sont
émises.

2.2 Fournir à l'autorité contractante de TPSGC un rapport P -


d'utilisation ________)(inscrire« mensuel » ou« trimestriel », selon le
cas), y compris, au minimum : une liste de chaque AT ou modification
d' AT établie, en précisant le numéro d' AT, le numéro de modification,
le titre ou une courte description de chaque tâche, les dates de début et
de fin de chaque tâche, l'état (terminée ou en cours) de chaque AT ainsi
que les dépenses totales engagées pour l'ensemble des autorisations de
tâches à ce jour, la limite des dépenses applicable à chaque tâche, telle
qu'elle est indiquée dans le contrat, et les dépenses cumulatives
engagées à ce jour dans le cadre du contrat.

Gestion des contrats

Numer Client
Activité TPSGC
o autorisé

Veiller à ce que le personnel désigné par le client autorisé pour P S


3.1 administrer le processus d' AT comprenne bien le processus d' AT, au
besoin.

Signaler sans attendre les problèmes de rendement de l'entrepreneur à P -


l'autorité contractante de TPSGC afin qu'elle puisse prendre les
mesures correctives qui s'imposent relatives au contrat. Des
autorisations de tâches autorisées par le client peuvent être modifiées,
pourvu que les travaux soient conformes à la portée et à la valeur du
contrat ainsi qu'à la limite des pouvoirs du client autorisé établie dans
le contrat. Toute modification à l' AT doit être approuvée par
l'entrepreneur. Toute modification de l' AT qui porterait sa valeur au-
delà de la limite du client doit être signalée à l'agent de négociation de
3.2
contrats de TPSGC. Une AT autorisée peut être modifiée, soit pour
diminuer la portée d'activités ou pour annuler l' AT au complet.
Cependant, une AT ne peut être résiliée pour inexécution ou pour des
raisons de commodité. En cas de manquement de l'entrepreneur ou
pour des raisons de commodité pour le Canada, les dispositions de
résiliation contenues dans les conditions générales s'appliquent et le
contrat peut être résilié en tout ou en partie pour inexécution ou pour
des raisons de commodité. De telles circonstances doivent être
signalées à l'agent de négociation des contrats de TPSGC.

Veiller à ce que chaque facture soit conforme aux modalités du contrat P -


et de chaque AT autorisée et émise. De plus, veiller à ce que la
personne qui signe l'autorisation de tâches ne soit pas la même que
celle qui certifie les factures connexes, à moins que les processus des
3.3 clients en place ou d'autres circonstances ne permettent pas la
séparation de ces fonctions. Le cas échéant, des mesures de contrôle
peuvent être mises en place par le client autorisé. Des exemplaires de
toutes les demandes de paiement et des factures, avec les rapports
connexes, doivent être fournis à l'autorité contractante de TPSGC.
Suivre de près la mise en œuvre du contrat en veillant à ce que toutes - P
3.4 les tâches autorisées et émises soient bien conformes à la portée du
contrat.

Prendre toute mesure corrective jugée nécessaire si des indices portent - P


à croire que le processus d' AT ne se déroule pas comme prévu (voir
3.5
l'article intitulé «  Gestion des contrats – mesures correctives » de la
présente entente).

Veiller à ce que l'entrepreneur respecte les exigences en matière de - P


3.6
production de rapports.

Établir des rapports d'utilisation, tenir à jour des statistiques sur P P


3.7 l'utilisation et faire en sorte que les limites financières du contrat ne
sont jamais dépassées.

Annexe  3.5 : Exigences et processus d'approbation du Comité d'examen des


acquisitions

(2018-06-21)

a. Le Secrétariat du Comité d'examen des acquisitions (CEA) relève du Secteur de la


politique, du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique, et peut être joint au 819-
956-3513 ou par courriel à : secretariatducea.prcsecretariat@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

b. Lorsque le CEA doit procéder à un examen, le Secrétariat doit demander à l'agent de


négociation des contrats d'élaborer des stratégies d'approvisionnement à soumettre
au CEA, lesquelles feront partie de la documentation de référence. En tant que
membre du CEA, l'agent de négociation des contrats joue un rôle de premier plan dans
les délibérations de ce Comité. Les recommandations du CEA sont consignées dans le
compte rendu d'examen qui accompagne la présentation du contrat au Conseil du
Trésor (CT).

c. Les recommandations qui comportent des coûts ou des risques accrus doivent être
étayées par une analyse des coûts et avantages, effectuée à partir des facteurs énoncés
dans la politique du CT. Cette analyse est effectuée par le ministère responsable du
programme qui profitera des retombées attendues.

d. Les approvisionnements de défense et les approvisionnements importants de la


Garde côtière canadienne régis par la Stratégie d’approvisionnement en matière de
défense sont exclus de l'exigence d'obtenir l'approbation du CTavant de lancer une
demande de soumissions dans laquelle une proposition de valeur cotée et pondérée
fait partie des critères d'évaluation des soumissions.

e. Le recours aux coefficients de pondération pour l'évaluation des retombées socio-


économiques doit se limiter, sauf dans des circonstances exceptionnelles, aux achats
d'une valeur supérieure à 50 M $. Lorsque l'on applique des coefficients de
pondération pour l'évaluation des retombées socio-économiques, on doit faire
approuver la stratégie d'approvisionnement par le CT avant l'émission de la demande
de soumissions, quels qu'en soient les niveaux de délégation. L'approbation
du CT doit être obtenue par le ministère qui propose les stratégies de remplacement.

f. Lorsque les retombées socio-économiques ou environnementales font partie de


l'évaluation des soumissions, le CEA peut demander à l'agent de négociation des
contrats de fournir les résultats de cette évaluation.

g. Il se peut que l'agent de négociation des contrats doive assurer un suivi auprès
du CEA quant aux résultats des recommandations du Comité. Toutefois, c'est au
ministère responsable du programme auquel ces retombées socio-économiques
profiteront qu'il revient de surveiller celles-ci.

h. Pour tous les achats prévoyant une disposition relative à un contenu local ou des
retombées économiques et régionales, y compris les marchés pour lesquels le CEA a
prescrit des avantages relatifs au contenu local et de nature économique et régionale,
les agents de négociation des contrats doivent s'assurer que l'avis de projet de marchés
et les documents de demandes de soumissions donnent des détails relatifs aux
restrictions ou aux pratiques. Lorsque la valeur de l'achat est de 2 M $ ou moins et que
l'on cherche à obtenir des retombées liés au contenu local ou de nature économique et
régionale, ces achats doivent être signalés comme étant des « circonstances
exceptionnelles ». Dans le rapport, les agents de négociation des contrats devront
également inclure les détails relatifs aux restrictions dans l'avis d'adjudication de
contrat.

i. Les étapes du processus d'examen et d'approbation des projets de marché sont les
suivantes :

i. Le document « Description détaillée » (voir l' Exhibit A : Description


détaillée - Comité d'examen des acquisitions) est transmis aux membres
du CEA par courriel. Ceux-ci disposent de cinq jours ouvrables pour étudier
chaque projet. À n'importe quel moment pendant ces cinq jours, les membres
peuvent demander au Secrétariat du CEA de suspendre un projet pour permettre
des discussions plus poussées ou des éclaircissements.

ii. Les demandes concernant un projet en particulier qui ont été transmises par
les membres au Secrétariat du CEA seront acheminées directement à l'agent de
négociation des contrats responsable, pour obtenir une réponse de sa part.

iii. Si aucune demande n'est reçue à la fin de la cinquième journée, le


Secrétariat du CEA diffuse alors un compte rendu de décision.

iv. Des exemplaires de la Description détaillée et du compte rendu de décision


sont fournis à tous les membres du CEA et à l'agent de négociation des contrats
de TPSGC dont le nom figure sur la Description détaillée.

v. Un projet suspendu sera réactivé seulement si une directive à cet égard est
reçue par courriel de la part du membre du CEA qui a demandé la suspension.

vi. Les projets de marché qui ont été initialement évalués à moins de 2 M $
doivent être examinés par le CEA si leur valeur totale estimative atteint 2 M $
ou plus.

vii. Les modifications apportées à un projet doivent être indiquées dans la


Description détaillée par l'agent de négociation des contrats. Ce dernier doit en
faire part au Secrétariat du CEA, qui mettra au courant les membres
du CEA des modifications, afin qu'elles fassent l'objet d'un examen. Les
membres du CEA disposent de trois jours ouvrables pour examiner les
modifications. Une fois ce délai écoulé, un compte rendu de décision sera émis.

j. Les points suivants doivent être pris en considération au moment de rédiger la


Description détaillée :

i. les retombées socio-économiques doivent être clairement indiquées, le cas


échéant, dans le document détaillé;

ii. en ce qui concerne la valeur du projet, il doit être clairement indiqué dans le
document détaillé s'il s'agit d'un seul contrat qui ne nécessite qu'une approbation
de la part du CEA pour l'ensemble du projet ou d'une partie d'un contrat pour
lequel plusieurs projets doivent être soumis séparément au CEA, pour examen
et approbation.

Exhibit A : Description détaillée - Comité d'examen des acquisitions


(2010-01-11)

Conformément à la Politique sur l'examen des acquisitions du Conseil du Trésor, les


renseignements suivants à propos d'une demande d'achat vous sont soumis pour étude.
Si aucune demande de temps additionnel n'a été faite pour évaluer le potentiel socio-
économique de cette exigence avant la date ci-dessus, on vous informera par courriel
qu'aucun autre examen n'est nécessaire. Si vous croyez qu'un autre examen est
nécessaire, vous devrez en indiquer la raison et énoncer les avantages qui en seront
retirés.

( Date à être déterminée par le Secrétariat du Comité d'examen des


acquisitions) / Date to be determined by the Procurement Review Committee
Secretariat)

Comité d'examen des acquisitions (CEA) - Description détaillée


Procurement Review Committee (PRC) - Detail Document

CEA No (à être déterminé par le Secrétariat du CEA)/ PRC No : (to be determined by


the PRC Secretariat)

Titre du projet / Project Title :

Ministère opérationnel / Operating Department :

No du projet / Project Ref. No :

Valeur du projet / Project Value : ______M $ / $______M

Valeur estimative du contrat / Estimated Contract Value : ______M $ / $______M

Description des biens ou services / Commodity Description :

État du projet / Project Status :

Stratégie d'approvisionnement et autres renseignements pertinents / Procurement


Strategy and Other Related Information :

Competitive / Concurrentiel : ( ) Service électronique d'appels d'offres du


gouvernement (SEAOG) ( ) Source unique / Directed ( ) PAC/ ACAN ( )

Source(s) d'approvisionnement / Source(s) of supply :

Justification du recours à un fournisseur unique ( le cas échéant) / Justification for


Sole Sourcing ( if applicable) :

Code de catégorie d'achat / Procurement Category Code :


Spécifications / Specifications :

Militaires / Military( ) Commercial / Commercial( )

Achats aux fins de développement (le cas échéant)/ Developmental Procurement (if


applicable) :

Date prévue d'attribution du contrat / Estimated Contract Award Date :

Points de contact / Contact Points :

Autorité contractante de TPSGC/ PWGSC Contracting Authority :

Téléphone / Telephone : ( ) ______


Télécopieur / Fax : ( ) _______
Courriel / E-mail : ______________

Responsable du projet au ministère opérationnel / Operating Department Project


Authority : ________________
Téléphone / Telephone : ( ) ______
Télécopieur / Fax : ( ) _______
Courriel / E-mail : ______________

Secrétariat du CEA/ PRC Secretariat


819-956-3513

Annexe  3.6 : Politique sur le contenu canadien  : Règles de détermination de


l'origine

(2018-12-06)

* Pour obtenir des renseignements généraux sur la Politique sur le contenu canadien, veuillez
consulter la section 3.130 Politique sur le contenu canadien.

a. Les Règles d'origine canadiennes applicables aux produits (chapitre 4 et l'annexe
401 de l'Accord de libre-échange nord-américain) et le Système harmonisé (SH) des
tarifs douaniers du Canada servent à déterminer si les composants importés et utilisés
dans la fabrication d'un article à revendre au gouvernement sont suffisamment
modifiés ou transformés au Canada pour que le l'article soit considéré comme étant
« canadien ».

b. Le SH de désignation et de codification des marchandises est un système de


classification structuré que le Canada et la plupart des pays commerçants ont adopté
aux fins des douanes. Les plus récents tarifs douaniers du Canada se trouvent sur le
site web de l'Agence des services frontaliers du Canada.

c. Aux fins de cette détermination, il faut remplacer le terme « territoire » qui figure
dans les règles d'origine par le terme « le Canada ».

d. Un produit renfermant des composants importés peut être présumé canadien si ces
composants ont été suffisamment modifiés au Canada pour satisfaire aux exigences de
la nouvelle définition. Il y a trois étapes principales pour déterminer si un produit
partiellement ou entièrement fabriqué au moyen de composants importés correspond à
la définition qui figure dans les règles d'origine :

i. Trouver dans le SH le numéro tarifaire qui correspond le mieux au produit


ultime à vendre.

ii. Trouver dans le SH le numéro tarifaire qui correspond le mieux aux
composantes importées utilisées dans la fabrication du produit ultime.

iii. Consulter la section des règles d'origine qui détermine si la transformation


effectuée au Canada permet de considérer les produits comme étant canadiens.

Exemple 1 : Établir si un produit est canadien

a. Un soumissionnaire propose des chapeaux qui sont fabriqués au Canada à partir de


cuir de veau importé.

b. Analyse du contenu canadien :

i. Chercher « chapeaux » dans l'index du SH la définition qui correspond au


type de chapeaux à vendre, c'est-à-dire : Chapeaux et autres coiffures, tressés ou
fabriqués par l'assemblage de bandes en toutes matières, même garnis. Le
numéro du SH est 6504.00. Les deux premiers chiffres indiquent que le produit
est dans la liste du chapitre 65.

ii. Chercher « cuir de bovins » dans l'index. Le terme se retrouve sous l'en-tête
du SH 41.04.

iii. Enfin, consulter les règles d'origine qui prescrivent les exigences à satisfaire
pour que les biens inscrits dans le SH soient considérés comme étant canadiens
(section XII, chapitre 65, Coiffures et parties de coiffures). La deuxième règle
du chapitre 65 s'applique : Un changement à la classification 65.04 à 65.07 pour
tout produit dont la position ne fait pas partie de ce groupe. Comme le cuir de
bovins est classé dans un autre groupe, le produit ultime à vendre est considéré
comme étant suffisamment transformé, de sorte que les chapeaux sont présumés
canadiens aux fins de la présente politique.

Exemple 2 : Déterminer si un groupe de biens et de services satisfait à la règle de 80 pour


cent sur la détermination de l’origine

a. TPSGC a émis une demande de soumissions pour :

o 100 meubles en bois des types utilisés dans les bureaux;

o 100 radiateurs à accumulation, incluant entretien et réparation;

o 100 appareils téléphoniques, incluant entretien et réparation; et

o 100 sièges pivotants en métal.

b. Un soumissionnaire a proposé :

o des meubles en bois de types utilisés dans les bureaux, qui ont été importés
non finis et qui ont subi une finition au Canada;

o des radiateurs à accumulation fabriqués grâce à de la main-d'œuvre et des


matériaux canadiens ainsi qu'à des parties importées. L'entretien et la
réparation sont effectués par du personnel établi au Canada;

o des appareils téléphoniques fabriqués grâce à de la main-d'œuvre et des


matériaux canadiens ainsi qu'à des parties importées. L'entretien et la
réparation sont effectués par des individus établis aux États-Unis;

o des sièges pivotants en métal fabriqués grâce à de la main-d'œuvre et des


matériaux canadiens ainsi qu'à des parties importées.

c. Voici le prix des biens et des services offerts dans la soumission :

o 100 meubles en bois des types utilisés dans les bureaux à 150 $ chacun = 15
000 $

o 100 radiateurs à accumulation à 200 $ chacun = 20 000 $


Entretien et réparation = 5 000 $

o 100 appareils téléphoniques à 50 $ chacun = 5 000 $

o Entretien et réparation = 1 000 $

o 100 sièges pivotants en métal à 25 $ chacun = 2 500 $

o Prix total de la soumission= 48 500 $


d. Analyse du contenu canadien :

o Meubles en bois des types utilisés dans les bureaux :

A. Des meubles en bois des types utilisés dans les bureaux


(SH 9403.30.10) ont été importés non finis et ont été finis au Canada en
les peignant.

B. Aux termes de l'ALENA, les règles d'origine s'appliquant à la


sous-position SH 9403.30 (meubles en bois des types utilisés dans les
bureaux) exigent le passage d'un autre chapitre ou de la sous-position
9403.90, à la condition que la teneur en valeur régionale ne soit pas
inférieure à 60 pour cent lorsque la méthode de la valeur transactionnelle
est utilisée ou 50 pour cent lorsque la méthode du coût net est utilisée.

C. En règle générale, les articles finis et non finis relèvent de la même


position ou sous-position lorsque l'article non fini présente les
caractéristiques essentielles du produit fini. Par conséquent, le bien final
(meubles en bois fini) relève de la même sous-position (SH 9403.30) que
le bien non fini. De plus il n'y a eu aucun changement de la sous-position
9403.90. Cette règle n'est donc pas respectée.

D. Par conséquent, les meubles en bois des types utilisés dans les
bureaux sont considérés comme non canadiens.

o Radiateurs à accumulation :

A. Les radiateurs à accumulation (SH 8516.29) ont été fabriqués


grâce à de la main-d'œuvre et des matériaux canadiens ainsi qu'à des
parties importées (SH 8516.90).

B. Aux termes de l'ALENA, les règles d'origine s'appliquant à la


sous-position SH 8516.29 (radiateurs à accumulation) exigent un
changement de toute autre sous-position, y compris une autre sous-
position à l'intérieur de ce groupe. Cette règle est respectée.

C. Par conséquent, les radiateurs à accumulation sont considérés


comme des biens canadiens.

o Appareils téléphoniques :
A. Les appareils téléphoniques pour usagers (SH 8517.11) ont été
fabriqués grâce à de la main-d'œuvre et des matériaux canadiens ainsi
qu'à des tubes en matières plastiques importés (SH3917).

B. Pour être canadiennes, les règles d'origine de


l'ALENA s'appliquant à la sous-position SH 8517.11 (appareils
téléphoniques pour usagers) exigent le passage à la sous-position 8517.11
de n'importe quelle sous-position. Cette règle est respectée.

C. Par conséquent, les appareils téléphoniques pour usagers sont


considérés comme des biens canadiens.

o Sièges pivotants en métal :

A. Les sièges pivotants en métal (SH 9401.30.10) ont été fabriqués


grâce à de la main-d'œuvre et des matériaux canadiens ainsi qu'à des
parties importées (SH 9401.90).

B. Aux termes de l'ALENA, les règles d'origine s'appliquant à la


sous-position SH 9401.30 (sièges pivotants en métal) exigent un
changement de tout autre chapitre ou de la sous-position 9401.90 pourvu
qu'il y ait une teneur en valeur régionale d'au moins 60 pour cent, lorsque
la méthode de la valeur transactionnelle est utilisée, ou de 50 pour cent,
lorsque la méthode du coût net est utilisée.

C. Une fois le calcul effectué, on constate que la teneur en valeur


régionale est de 37 pour cent au moyen de la méthode de la valeur
transactionnelle et de 23 pour cent au moyen de la méthode du coût net.

D. Par conséquent, les sièges pivotants en métal sont considérés


comme des biens non canadiens.

o Entretien et réparation des appareils téléphoniques :


L'entretien et la réparation des appareils téléphoniques sont effectués par
des individus établis aux États-Unis. Par conséquent, ces services sont
considérés comme non canadiens.

o Entretien et réparation des radiateurs à accumulation :


L'entretien et la réparation des radiateurs à accumulation sont effectués par des
individus établis au Canada. Par conséquent, ces services sont considérés
comme canadiens.
ii. Calcul du pourcentage du prix de la soumission considérée canadienne

o Biens et services canadiens :

A. 100 radiateurs à accumulation = 20 000 $

B. 100 postes téléphoniques d'usagers = 5 000 $

C. Entretien et réparation = 5 000 $

D. Total des produits et services canadiens = 30 000 $

 Biens et services non canadiens :

A. 100 meubles en bois des types utilisés dans les bureaux = 15 000 $

B. 100 postes téléphoniques d'usagers = 2 500 $

C. Entretien et réparation = 1 000 $

D. Total des produits et services non canadiens = 18 500 $

E. Prix total de la soumission = 48 500 $

 Pourcentage du prix de la soumission que représentent les produits


et services canadiens = 30 000 $ / 48 500 $ = 62 %

ii. Conclusion
Le fournisseur n'a pas satisfait à l'exigence concernant le contenu canadien, selon
laquelle « pas moins de 80 pour cent du prix de la soumission représente des biens et
des services canadiens ».

Annexe  3.7 : Lettre de demande d'exception relative à la sécurité nationale :


Modèle

(2018-12-06)

(Les clients devraient utiliser leur propre papier à lettre ministériel à en-tête; et supprimer les
instructions qui apparaissent dans la lettre.)

(Insérer la date)

Adresse :

_________(Insérer le nom du sous-ministre adjoint du Programme


des approvisionnements de Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada)
Sous-ministre adjoint (Insérer le titre du SMA : « Approvisionnement
maritime et de défense » ou « Approvisionnements »)
Programme des approvisionnements
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Place du Portage, Phase III, 11A1 – Salle _________(Insérer
« 113 » ou « 110 »)
11, rue Laurier
Gatineau (Québec) K1A 0S5

Madame, Monsieur, __________(Inscrire le nom du SMA du PA,


de TPSGC concerné):

Objet Demande d'exception relative à la sécurité nationale pour l'approvisionnement


du _____(Insérer le titre du projet ou la description de
l’approvisionnement)

Je vous écris pour demander que vous invoquiez l'exception relative à la sécurité nationale
contenue dans tous les accords commerciaux du Canada, actuels et futurs, y compris l'Accord
sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce, Article III(1); l'Accord de
libre-échange nord-américain, Article 1018(1); et l’Accord de libre-échange canadien
(ALEC), Article 801, concernant l'approvisionnement du ______(Insérer une
description de l'approvisionnement).

(Insérer la justification relative à la sécurité nationale.


Ajoutez une description de l'approvisionnement et des
renseignements supplémentaires sur l'objectif du projet au
besoin pour démontrer la nécessité du projet pour la
protection des intérêts du Canada en matière de sécurité
nationale, par exemple son lien avec la participation du
Canada à des opérations militaires et à la campagne
antiterrorisme au pays ou à l'étranger).

Pour les raisons décrites dans le présent document, cet approvisionnement est nécessaire pour
la protection des intérêts du Canada en matière de sécurité nationale. Par conséquent, je
demande que vous invoquiez l'Exception relative à la sécurité nationale pour exempter
l'approvisionnement susmentionné de l'application de tous les accords commerciaux actuels et
futurs du Canada à toutes fins quelles qu'elles soient. Veuillez communiquer
avec _____(Insérer le nom, le titre et le numéro de téléphone du
chargé de projet) si vous avez besoin de renseignements supplémentaires sur la nature
des besoins avec _____(Insérer le nom, le titre et le numéro de
téléphone du responsable de la sécurité) pour plus de détails sur la nature
de la menace pour la sécurité nationale.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

________________________
Signature du sous-ministre adjoint approprié
__________(Inscrire le nom et le titre du SMA du client)

(Inscrire le nom du ministère)

Annexe  3.8 : Comparaison des différentes méthodes d'approvisionnement

(2015-02-25)

Le tableau suivant compare les différentes méthodes d'approvisionnement à utiliser lorsqu'il


est impossible d'établir d'avance la nature exacte, la quantité et les échéances des besoins.

Tableau de comparaison

Arrangement en
Méthodes Contrat avec
Offre à commandes matière
d'approvisionnement autorisations de tâches
d'approvisionnement

Déterminer la Un contrat avec L'offre à commandes Cette méthode


méthode à utiliser autorisations de tâches (OC) est utilisée comme d'approvisionnement est
(AT) est une méthode méthode utilisée pour établir un
d'approvisionnement de d'approvisionnement bassin de fournisseurs
services où l'ensemble lorsqu'il est possible de préqualifiés pour
ou une partie des définir clairement le certains types de biens et
travaux sont réalisés sur besoin, mais que les de services,
demande selon des quantités (l'ampleur de lorsqu'une OC ne
conditions préétablies, la participation) et les convient pas en raison de
y compris un processus délais ne sont pas l'incapacité de définir
administratif connus. L' OC est clairement le besoin à
comportant des utilisée lorsque le client l'avance et lorsqu'on
autorisations de tâches. ou TPSGC ne sont pas souhaite faire appel à la
Les contrats prêts à offrir une clause concurrence pour le
avec AT sont utilisés de garantie des travaux besoin. L'arrangement en
lorsque le client désire minimums, ou qu'ils matière
rapidement et à désirent conserver d'approvisionnement
répétition une ou plusieurs sources (AMA) établit un cadre
plusieurs catégories de d'approvisionnement. permettant le traitement
services pendant la Elle sert à répondre aux expéditif de demandes
durée du contrat. Dans exigences des ministères de soumissions
le cadre de contrats et des organismes individuelles, qui mènent
avec AT, le travail à relatives à des biens et à des contrats.
réaliser peut être défini, des services communs
mais la nature et les offerts sur le marché en
échéances précises des établissant une entente
services, des activités et avec les fournisseurs
des produits livrables pour qu'ils fournissent
requis ne seront ces biens et ces services
connues qu'au moment au cours d'une période
où le service sera requis déterminée. Une
pendant la période commande subséquente
d'application du contrat. à une offre à commande
Le contrat avec AT doit est un contrat.
préciser les conditions
d'émission des
autorisations de tâches.
L' AT est un outil
administratif structuré
grâce auquel le client
autorise un
entrepreneur à effectuer
les travaux sur
demande,
conformément aux
modalités du contrat.
Les autorisations de
tâches ne sont pas des
contrats individuels.

Processus de la Une demande de Une demande d'offre à Une demande


demande de soumissions vise à commandes (DOC) vise d'arrangement en matière
soumissions et sélectionner un ou des à sélectionner un ou d'approvisionnement
critères d'évaluation soumissionnaires pour plusieurs offrants qui (DAMA) vise à établir
conclure des contrats satisfont aux critères un bassin de fournisseurs
pour des services qui d'évaluation de la (liste de fournisseurs)
seront rendus sur demande afin qu'ils qui satisfont aux critères
demande, selon des fournissent d'évaluation de la
conditions préétablies à TPSGC des biens, des demande afin d'établir
et selon un processus services, ou les deux, des arrangements en
administratif selon une base de matière
comportant des tarification préétablie et d'approvisionnement
autorisations de tâches. selon des modalités (AMA). Un AMA est un
Dans certains cas, définies. La quantité de arrangement conclu
plusieurs contrats avec biens et les efforts entre le Canada et des
autorisations de tâches requis pour les services fournisseurs préqualifiés
peuvent être créés et, s'il y a lieu, les qui permet à des
lorsqu'un seul contrat dépenses prévues et utilisateurs désignés
ne peut répondre à précisées dans la OC ne d'obtenir des
toutes les exigences. La constituent qu'une soumissions à partir d'un
quantité de biens et le approximation des bassin de fournisseurs
niveau de service besoins. préqualifiés pour des
précisés dans la besoins précis, dans les
demande de limites de la portée de
soumissions ne l'AMA.
constituent qu'une
approximation des
besoins, mais le contrat
comprendra une clause
de garantie des travaux
minimums ou toute
autre considération.

Le contrat impose une L'obligation Il n'y a aucune obligation


obligation et il faut contractuelle ne de la part du Canada
engager suffisamment s'applique au Canada d'acheter des biens ou
de fonds dès le début que lorsqu'une des services du
du contrat pour couvrir commande subséquente fournisseur durant l'étape
les dépenses prévues, est passée. Chaque de l'AMA. L'obligation
puisque le contrat doit commande subséquente contractuelle devient
Obligation être examiné au constitue un contrat réelle dès l'attribution
contractuelle préalable. L'obligation distinct et les fonds sont d'un contrat.
contractuelle n'est engagés au même
limitée que par une moment. Une OC n'est
clause de garantie des pas un contrat. L'offrant
travaux minimums ou est tenu de respecter les
d'autres considérations disposition de son offre
dans le contrat. jusqu'au retrait de cette
dernière.

Convention Un contrat signé est un La commande Chaque contrat


obligatoire accord comportant des subséquente constitue constituera un accord
obligations légales l'acceptation de l'offre et distinct conclu entre le
conclu entre le est un contrat exécutoire ministère responsable du
ministère ou conclu entre le ministère contrat et le fournisseur.
l'organisme responsable responsable du contrat
du marché et le et l'offrant.
fournisseur.
L'autorisation de tâches
n'est pas un contrat; il
s'agit plutôt d'un
processus administratif
qui permet la
réalisation de tâches
particulières
conformément aux
modalités du contrat.

Le travail est autorisé Le travail est autorisé Lorsque des besoins sont
sur demande au sur demande lorsqu'une établis, des demandes de
moment de commande subséquente soumissions fondées sur
Autorisation de l'approbation est passée. les conditions de
travail d'une AT par le client l'AMA sont lancées et
ou TPSGC. les travaux sont autorisés
par l'entremise de
contrats d'AMA.

Le pouvoir du client L'autorité responsable Le responsable des


pour établir une de l'OC établira le arrangements en matière
autorisation de tâches montant maximal de la d'approvisionnement
est établi dans le commande subséquente établira la limite
contrat. Lorsqu'un dans l'OC pour contractuelle dans les
client requiert des l'utilisateur désigné de arrangements en matière
services particuliers façon à ce qu'elle ne d'approvisionnement
décrits dans le contrat, dépasse pas le montant pour le client ou
une AT est émise pour précisé dans la Directive l'utilisateur désigné.
autoriser l'exécution des du Conseil du Trésor Cette limite ne doit pas
travaux par (CT) sur les marchés, dépasser le montant
Limites financières
l'entrepreneur, pourvu appendice C. Voir précisé dans la Directive
que l'AT respecte la l'alinéa 4.10.20.1 a. pour du CT sur les marchés,
portée des travaux du plus d'information à ce appendice C. Voir
contrat et la limite des sujet. l'alinéa 4.10.25.1 c. pour
pouvoirs d'autorisation plus d'information à ce
d'AT du sujet.
client; TPSGC peut
émettre des
autorisations de tâches
qui dépassent la limite
de pouvoir du client.

Garantie des travaux Lorsque tous les Sans objet Sans objet
minimums ou autres travaux du contrat sont
clauses autorisés par
l'intermédiaire d' AT, le
client doit s'engager à
commander une
quantité minimale de
biens ou de services, et
le contrat doit
restreindre les attentes
de l'entrepreneur; p. ex.,
par une « garantie des
travaux minimums ».

Les dispositions de La méthode


Les dispositions de paiement sont fermes : d'établissement des tarifs
paiement sont fermes :  base de consiste normalement en
un prix ou un taux
 base de paiement plafond; parfois, aucun
paiement tarif n'est fourni avant le
 modalités de lancement d'un
 modalités de paiement processus de soumission
paiement pour les besoins
Dispositions de  taux fermes individuels. Si
paiement l'AMA comporte des
 taux fermes tout compris, etc.
prix plafond, les
tout compris, etc. fournisseurs pourront
réduire leurs tarifs en
fonction du besoin ou de
l'énoncé des travaux
décrits dans la demande
de soumissions.

Le suivi par le client du Le suivi, par le client, Le suivi par le client du


rendement de du rendement et de rendement de
l'entrepreneur et de l'utilisation conforme l'entrepreneur et de
l'utilisation des d'une OC par le client l'utilisation conforme
Surveillance et autorisations de tâches ou l'offrant, et la d'un AMA par le client,
rapports par le client, et la production de rapports et la production de
production de rapports connexes, constitue une rapports connexes,
connexes, constitue une condition d'utilisation de constitue une condition
condition de l'utilisation l'OC par le client. d'utilisation de
du contrat par le client. l'AMA par le client.