Réunion 8 : 7 Décembre 2017

Motif de la réunion : Organisation de la semaine de Noël, et de l’afterwork du 19 décembre

Liste des présents :

- Selin Caha
- Thibaud Formond
- Coline Gandon
- Charles Jacquot
- Corentin Rasle
- Océane Sénépart

Absent : Camille Armigaud et Arthur DeWitt

Point a aborder :

1) L’organisation de l’afterwork du 19/12

2) Organisation de la boutique pour la semaine de Noël
3) Le petit déjeuner pendant la semaine de Noël
4) Répartition du travail

Informations échangées :

1) L’organisation de l’afterwork du 19/12

• Thème de l’événement : Rédemption
• Communication de l’événement :

Chaque association prépare des esquisses pour les affiches. Il y aura une mise en
commun, et on lance la communication lundi pour l’événement.

Génius a proposé de changer les photos de profil pour accentuer la communication de

l’événement. Suite à ça, nous avons demandé à la JBTV de nous prêter leur matériel pour
faire les photos. Nous n’avons pas encore de date pour la séance de shooting. Nous ne
savons pas encore qui va traiter les photos.

• Nous souhaitons également obtenir la JBTV comme prestataire pour l’événement,

mais toutes les associations organisatrices ne sont pas encore d’accord.
Nous avons contacté la JBTV en amont, si toutes les associations sont d’accords, ils
pourront venir. Nous avons également les prix exacts de ce que nous couterait leur
intervention.
 2) Organisation de la boutique pour la semaine de Noël
• Début de la semaine de Noël le 13 décembre. On ouvre la boutique de 10h à 15h
chaque jour.
• Nous allons organiser une vente de ticket de tombola
Les lots choisis seront des produits boutique et nous essayons d’obtenir des sponsors
pour avoir des lots plus attrayant afin d’avoir un maximum de participation.
Concernant ces lots, nous aimerons avoir des consoles de jeux comme la Nitendo
Switch, ou des places de cinéma ou des réductions dans certains restaurants.
• La vente des ticket tombola auront lieu en même temps que la boutique.

3) Le petit déjeuner pendant la semaine de Noël

Le petit déjeuner de Noël aura lieu officiellement le 18 décembre.

Nous souhaitons faire des crêpes. Nous devons toujours contacter Starbuck pour nous aider
à financer le petit déjeuner.

Autres points aborder :

- Organisation pour la semaine du saint valentin

- Yatch club nous demande de décaler notre pot cheer’up du 30 mars. Avant
d’accepter, nous voulons faire le pot durant la semaine des arts. A voir si cela est
possible avec le BDA.
- Corentin a besoin des chiffres exacts des ventes de la boutique

Points à réévoquer pour la prochaine réunion du 21 décembre

 4) Répartition du travail

Pour l’afterwork et la semaine de Noël

Tâches à effectuer Délai Qui ?

Demander l’obtention des vestes au Avant la fin du weekend Océane
BDE pour la boutique
Contacter les sponsors pour des lots Avant mardi 12 décembre Charles et
de tombola Car nous devons lancer la Arthur
communication et la vente des
tickets commence mercredi 13
décembre
Obtenir le support des tickets de Avant mercredi 13 décembre Corentin
tombola
Organiser les lots possibles : on
prévoit environ 10 ou 15 lots
Contacter la banque pour les lots
Contacter le BDA pour le pot Avant les vacances Coline
cheer’up
Contacter la NGA pour la switch Avant la fin du weekend Coline
Contacter les grands magasins pour Avant lundi 11 décembre Océane
la switch
Trouver un bar pour l’afterwork AU PLUS TOT Camille, Coline
et Océane
Création des affiches et mise en Avant lundi 11 décembre, pour Selin et
place de la communication : pour lancer la communication lundi Thibaut
l’afterwork et la semaine de
Noël/tombola
Contacter Starbuck pour le petit Avant jeudi 14 décembre Arthur
déjeuner

A venir :

- Le planning de la boutique pour la semaine de Noël

- La répartition des tâches pour le petit déjeuner
- La liste des lots pour la tombola
- Date de la séance de shooting