Fiche « 

fête de l’école » version 1

Suggestion de chronologie d’actions, points importants.

Décembre/Janvier:
-Fixer une date pour la fête, par exemple au cours d’une réunion de
préparation à un conseil d’école. En informer par la suite les directeurs et directrices de l’école. On
peut déjà demander si des danses ou spectacles sont prévus.

Janvier:
-Achats de jouets en solde pour les premiers lots de la tombola

Février/Mars:
-Contacter les intervenants pour vérifier leurs disponibilités/possibilités de
participer.
(Périscolaire, Enseignants pour les danses, Poney-club, Amis de Mondétour, groupe de musique
(avec ou sans sono?), Stand Paella…)
-Contacter la mairie via le directeur de l’élémentaire pour réserver le matériel.
Reconduire la liste de l’année d’avant si tout s’est bien passé l’année précédente (le matériel est
livré et monté durant les deux dernières semaines de juin par les services techniques).
-Fixer les dates de réunions d’avril et de fin mai/début juin.

Avril (juste après Pâques):

-Tenir une réunion pour fixer les grandes lignes de la fête (avec les
représentants des parents d’élèves et éventuellement quelques parents impliqués en plus).

Mai:
-Faire le bilan/inventaire de ce qu’on a dans le local.
-Voir si il y a besoin de commander du maquillage, des tickets de tombola…

Fin mai/début juin:

-Communiquer, par flyer ou autre moyen, à tous les parents pour les informer
de la fête dans les grandes lignes, leur demander de l’aide (stands, plats sucrés et salés) et de
récupérer des cadeaux pour la tombola par leur réseau professionnel ou amical (ça peut être fait
plus tôt, mais ça fait beaucoup de communication. Certains parents demandent une lettre à entête
de la FCPE ou du directeur). Prévoir un coin sur le flyer pour la réservation du repas avec
paiement à la réservation.
-Les inviter à la dernière réunion de préparation (qui se tient peu après) où on
va vraiment fixer les détails: liste des stands (matériel/responsable), horaires précis de la fête, prix
des différents tickets, liste des achats (budgets). Cette réunion est l’occasion de connaitre de
nouveaux parents qui sont d’accord pour s’investir, et qui parfois deviendront représentants.

En juin, 3 semaines avant la fête:

-Afficher, décorer les abords de l’école.
-Placer le ou les panneaux d’inscription au stands sur la placette entre les
écoles. Le ranger le soir sous le porche de la cantine, attention à la pluie!

Au cours du mois:
-Signer la convention du prêt des installations avec la mairie.
-Réserver les clefs de l’école auprès de la mairie également.. Attention, le
trousseau que nous donne la mairie n’est pas complet, il faut s’assurer que le jour de la fête le
directeur sera là (Monsieur Farré choisit à priori ce jour pour recevoir les parents des futurs élèves,
il est donc là.
-Collecter les chèques des parents qui ont réservé un repas, tenir informé le
responsable du stand restauration de l’évolution du nombre de réservations.
 -Vérifier avec le gardien qu’on aura bien accès à de l’eau: on en a besoin pour
la pêche à la ligne. Il laisse un tuyau branché dans les toilettes.
-Pour l’activité poney, les besoins sont spécifiques: ils rentrent par le côté
Grand-Frais, ils vont dans la cour maternelle. La personne en charge de ce stand a plus de travail
que les autres à tout boucler dans les semaines avant la fête.

Dans les derniers jours avant la fête:

-Faire les courses si on a décidé d’offrir l’apéritif.
-Vérifier une dernière fois la présence des intervenants, et leur heure
d’arrivée, faire un dernier point sur leurs besoins (Acheter les frites à Picard par exemple).

Le jour J:
-Espérer qu’il va faire beau, mais pas trop.

Points importants:
-Un responsable de stand doit fixer les règles de fonctionnement du stand, réunir le matériel (de
récupération de préférence), lister les besoins (en eau, électricité, ombre…), monter le stand le
jour de la fête (y compris une affiche avec le nom du stand et les règles du jeu), savoir ce que
devient le matériel après la fête (stocké dans le local à 90% des fois). Par contre, il n’est pas
obligatoirement responsable de la tenue du stand. Il faut que d’autres parents l’aident et
s’inscrivent, sinon le stand n’ouvre pas (ça c’est la théorie…). Attention à ne pas faire trop reposer
de choses sur une seule personne, elle risque de ne plus revenir, ce qui est normal.

-Traditionnellement, l’école prend en charge le paiement du groupe de musique folklorique et de la

SACEM, et nous on paye la sono (l’année dernière je crois que c’est Monsieur Farré qui l’a payée
par contre). Le groupe de Jean-Noël vient gracieusement, ils n’ont jamais rien accepté, à part un
repas et de la bière fraiche (des rockers, quoi…).

-Tous les parents organisateurs doivent être facilement identifiables pour pouvoir renseigner les
autres, on a opté ces dernières années pour des bandes de tissu coloré distribués le jour même à
arborer selon son choix (brassard, bandeau…)

-Certains stands ont besoin d’ombre, d’électricité, d’eau, de barrière. Il faut en tenir compte pour
leur placement (mais pas toujours facile d’anticiper l’ombre par exemple…)

-On peut créer une adresse mail spéciale pour la fête (gmail par exemple) et partager des
documents modifiables pour tenir à jour la liste des actions.

-Une liste whatsapp des parents organisateurs est très utile le jour de la fête, et après aussi pour
les photos.

-Si il y a un repas type paella, on prend en charge celui des intervenants pour les remercier.

-Après la fête: on fait les comptes et on débrief sur ce qui a marché ou pas, tant que c’est encore
frais dans les esprits (horaires, quantités, tenue des stands…).

Contacts:
Les Amis de Mondétour: Michel Mahé (mahemj91@gmail.com)
Le Groupe JustForFun: Jean-Noël Mangin (06 22 75 86 86)
Le Poney Club des Ulis: Anne-Solène Alix (contact@poneyclubdesulis.fr)
Art Roz Paella: Gregory Hua (gregory.hua@wanadoo.fr)