DÉPARTEMENT D'AUDIT INTERNE DE L'UNIVERSITÉ DE TOLEDO

PROCESSUS DE PAIE

Pratiques de contrôle

Les objectifs de contrôle suivants fournissent une base pour renforcer votre environnement de contrôle pour le processus
de traitement de la paie. Vous trouverez ci-dessous les objectifs et une liste des risques commerciaux et des pratiques de
contrôle associés. Ces informations peuvent servir de liste de contrôle lorsque vous commencez à examiner la force de vos
contrôles de processus actuels.

Ces informations sur les risques et le contrôle de l'entreprise peuvent vous aider à évaluer votre environnement de contrôle
interne et vous aider à concevoir et à mettre en œuvre des contrôles internes.

Efficacité et efficience des opérations

A. Les décaissements de paie et les registres critiques sont protégés.

B. La paie est traitée de manière rentable.
C. La paie est distribuée de manière rentable.
D. Un service de paie de qualité est fourni aux employés.
E. Les informations sur la paie sont fournies au personnel concerné pour répondre aux besoins d'informations de
gestion.

Fiabilité des rapports financiers

A. Les modifications apportées aux dossiers des employés sont dûment autorisées et enregistrées avec précision.
B. Les coûts salariaux sont calculés avec précision à partir de sources autorisées et enregistrés en temps
opportun.
C. Les soldes de paie enregistrés sont justifiés.
D. Les soldes de paie enregistrés sont évalués.
E. Les décaissements de paie sont traités avec précision et enregistrés en temps opportun.
F. Les changements de paie, les coûts et les décaissements sont traités et déclarés de manière fiable.
G. Les mesures de performance utilisées pour contrôler et améliorer le processus de paie sont fiables.

Conformité aux lois et réglementations applicables

A. L'Université se conforme aux lois et règlements sur la paie.

B. L'Université se conforme aux exigences de retenue d'impôt.
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PROCESSUS DE PAIE

Efficacité et efficience des opérations

A. Les décaissements de paie et les registres critiques sont protégés. Risques

commerciaux
• Des détournements et des paiements frauduleux se produiront.
• Les dossiers seront détruits ou perdus, ce qui empêchera la préparation de rapports financiers et
opérationnels fiables.
• Le personnel non autorisé modifiera les programmes informatiques.
• Les capacités de traitement, en particulier les capacités de traitement informatique, seront perdues,
détruites ou modifiées par des personnes non autorisées.
• Les documents seront mal utilisés ou modifiés par des personnes non autorisées, au détriment de
l'Université ou de ses employés.

Pratiques de contrôle
1. Installez des procédures de sécurité qui limitent les ajouts et les suppressions d'employés vers ou depuis la base de
données.
2. S'assurer que les systèmes de traitement de la paie et les informations écrites sont soumis à une sécurité physique.
3. S'assurer que des contrôles adéquats des chèques de paie existent (par exemple, mettre en place des contrôles pour
comptabiliser les chèques avariés, restreindre l'accès aux chèques, exiger une approbation écrite pour traiter les chèques,
utiliser des chèques pré-numérotés, restreindre l'accès au matériel de signature de chèques, sécuriser les chèques et le
dépôt direct avis jusqu'à ce qu'ils soient distribués aux employés, obtenir des reçus signés des personnes qui reçoivent
des chèques à distribuer ou retourner les salaires non réclamés à la fonction de trésorerie).

4. Veiller à ce que des contrôles adéquats de la masse salariale existent (par exemple, mettre en place des contrôles pour
mettre en œuvre des procédures écrites concernant l'accès aux espèces ou exiger ou encourager fortement le dépôt
direct de fonds par virement bancaire).
5. S'assurer que des contrôles adéquats sur les enregistrements critiques existent (par exemple, mettre en œuvre des
procédures écrites concernant l'accès, utiliser des coffres-forts et des armoires verrouillées ou un stockage hors site,
installer des contrôles d'accès sur des enregistrements informatisés ou restreindre l'accès aux fichiers maîtres). Exiger
6. une approbation écrite pour accorder des paiements en espèces et des avances aux employés. S'assurer que des
7. contrôles adéquats sont en place pour maintenir l'intégrité des programmes du système de paie, y compris les données
permanentes. (Remarque: Si l'Université apporte des modifications à son application logicielle de paie, les contrôles
informatiques généraux tels que l'autorisation des modifications de programme et les contrôles de sécurité doivent être
évalués par un professionnel du SPA.) Assurez-vous que des contrôles d'accès adéquats tels que les identifiants
8. d'utilisateur et les mots de passe sont utilisés et spécifiques. à chaque application de paie.

9. Séparez les tâches entre la préparation et l'autorisation de la paie, le rapprochement des comptes
bancaires, la signature des chèques et la distribution des chèques.
10. Vérifier les distributions de paie sur une base de test.
11. Rapprocher les comptes bancaires avec les éléments de rapprochement liés aux relevés bancaires.
12. Confirmbank régulièrement.
13. Évitez à tout prix les salaires en espèces; exiger des reçus signés lorsque les salaires sont payés en espèces.
14. Exiger l'identification et la signature des employés, si possible, pour recevoir un chèque de paie.

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PROCESSUS DE PAIE

B. La paie est traitée de manière rentable. Risques

commerciaux
• L'Université encourra des coûts de traitement excessifs.

Pratiques de contrôle
1. Comparez périodiquement les coûts de traitement de la paie interne aux coûts d'externalisation.
2. Regroupez les employés dans différents cycles de paie pour équilibrer les efforts de traitement chaque mois.
3. Faites le suivi de chaque exception au traitement normal de la paie pour déterminer la cause première. Autoriser
4. les avances de frais uniquement dans des circonstances très particulières.
5. Analysez le flux de travail du processus de paie pour identifier les goulots d'étranglement et les
opportunités d'amélioration.
6. Simplifiez le système de paie en minimisant le nombre de champs et d'options par champ.

C. La paie est distribuée de manière rentable. Risques

commerciaux
• L'Université n'utilisera pas la méthode de distribution la moins coûteuse disponible.
• La méthode de distribution ne satisfera pas les employés et entraînera des plaintes ou un moral bas
des employés.

Pratiques de contrôle
1. Faites passer les employés à moins de cycles de paie (par exemple, une ou deux fois par mois).
2. Encouragez tous les employés à adopter un système de paie par dépôt direct.
3. Concevoir des mesures de rendement pertinentes pour surveiller l'efficacité de la distribution de la
paie (par exemple, le coût du service de la paie par employé, le nombre d'employés sur un cycle de
paie mensuel, le pourcentage d'employés payés par dépôt direct).

D. Un service de paie de qualité est fourni aux employés. Risques

commerciaux
• Des paiements incorrects et / ou le fait de ne pas répondre aux questions en temps opportun entraîneront
l'insatisfaction des employés.

Pratiques de contrôle
1. Créez des contrôles pour garantir des paiements exacts et en temps opportun.
2. Fournissez un point de contact désigné pour les questions des employés.
3. Concevoir des mesures de performance pertinentes pour surveiller la qualité du service de paie (par exemple, le nombre
de requêtes soulevées par les employés ou le temps nécessaire pour répondre aux requêtes).

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PROCESSUS DE PAIE

E. Les informations sur la paie sont fournies au personnel concerné pour répondre aux besoins
d'informations de gestion.

Risques commerciaux
• Les besoins d'information de gestion concernant la paie ne seront pas définis.

Pratiques de contrôle
1. Identifier les façons dont les informations sur la paie peuvent être utilisées par l'Université pour répondre aux objectifs de gestion
et rendre compte des informations en conséquence.

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Fiabilité des rapports financiers

A. Les modifications apportées aux dossiers des employés sont dûment autorisées et enregistrées avec précision.

Risques commerciaux
• Des paiements non autorisés se produiront et / ou des fonds seront détournés (par exemple, des
employés fictifs seront inscrits sur la liste de paie et les employés licenciés ne seront pas supprimés
de la liste de paie).
• Des informations incorrectes dans le fichier principal de la paie entraîneront des paiements et des retenues
incorrects.
• Une sécurité inadéquate entraînera la destruction ou la perte des registres de paie, l'examen ou la divulgation
non autorisés d'informations confidentielles ou des modifications non autorisées des fichiers et des registres de
paie.
• Les registres de paie, y compris le fichier principal de la paie, seront perdus ou détruits. Les
• informations confidentielles seront examinées ou divulguées sans autorisation. Des modifications
• non autorisées seront apportées au fichier principal de la paie.
• Des taux de rémunération non autorisés et / ou déraisonnables entraîneront des coûts salariaux excessifs.

Pratiques de contrôle
1. Exiger une approbation écrite pour les modifications des informations sur les employés, telles que les ajouts et les
suppressions, les modifications des taux de salaire et de salaire et les retenues salariales autorisées.
2. Utilisez des formulaires de saisie correctement autorisés pour documenter les modifications apportées aux informations
3. sur les employés. Tenir à jour des dossiers papier appropriés pour les modifications des dossiers des employés.
4. Comparez périodiquement les dossiers électroniques des employés avec les informations sélectionnées dans les dossiers
personnels.
5. Assurez-vous que les systèmes informatiques ont des contrôles d'accès en place pour empêcher l'accès non autorisé
aux dossiers des employés.
6. Exiger des gestionnaires qu'ils informent immédiatement les ressources humaines des employés licenciés et
mutés ou de tout autre changement de paie afin que les dossiers des employés puissent être mis à jour en
temps opportun.
7. Autoriser, approuver et documenter correctement tous les paiements spéciaux effectués par la fonction de paie, tels
que les frais de déménagement, les frais de scolarité et les primes.
8. Utilisez des politiques et des procédures normalisées lors de l'embauche d'employés.

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PROCESSUS DE PAIE

B. Les coûts salariaux sont calculés avec précision à partir de sources autorisées et enregistrés en temps
opportun.

Risques commerciaux
• La masse salariale brute sera calculée de manière incorrecte. Les décaissements inappropriés ne seront ni
détectés ni corrigés.
• Les charges à payer pour les pensions, les vacances et les primes seront incorrectes et / ou non
• enregistrées. La dette fiscale sera incorrecte et / ou non enregistrée.
• Les seuils de fin de période pour la répartition de la main-d'œuvre et les accumulations de paie seront incorrects, ce qui
entraînera des informations inexactes enregistrées dans le grand livre général.
• Les retenues seront inexactes.
• Les codes de capitalisation et de dépense seront inexacts. Les
• déductions applicables seront incomplètes.
• Les états de paie ne seront pas résumés et affichés en temps opportun. Les
• entrées pour la préparation des écritures de journal seront inexactes.
• L'Université ne se conformera pas aux contrats syndicaux et aux autres lois et règlements
pertinents.
• Un écart existera entre les heures travaillées, les heures déclarées et les heures payées.
• Des montants incorrects seront versés aux employés.
• Des rapports de gestion et des registres de gains des employés inexacts seront préparés.
• Les primes, les vacances et les indemnités de maladie, les heures supplémentaires et autres éléments non standard ne seront pas
correctement déclarés et enregistrés.
• Des informations ou des documents manqueront ou seront perdus.

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PROCESSUS DE PAIE

Pratiques de contrôle
1. Vérifiez que les documents sources tels que les fiches de présence sont reçus pour tous les employés. Utilisez les
2. totaux par lots avant la fin du traitement et les totaux sont comparés aux rapports de post-entrée / mise à jour pour
les systèmes qui saisissent l'enregistrement du temps dans un fichier temporaire avant les mises à jour du
sous-grand livre.
3. Conservez des enregistrements de sauvegarde du temps des employés au cas où les documents sources seraient
4. perdus. Approuver tous les enregistrements de temps avant l'entrée.
5. Examiner et approuver les enregistrements de temps pour les heures inhabituelles ou non standard et pour les heures
6. supplémentaires. Préparez et vérifiez les totaux de contrôle pour la saisie des enregistrements de temps afin de vous assurer
que tous les enregistrements ont été saisis avec précision.
7. Concevoir des routines de validation informatique pour vérifier l'exactitude des données d'enregistrement des temps
(par exemple, vérifier le numéro d'employé, les heures travaillées et le code du département).
8. Concevez des routines de validation informatique pour faire correspondre les enregistrements de temps de la période de
paie avec les enregistrements des employés.
9. Concevoir des routines de validation informatique pour vérifier l'exhaustivité et l'exactitude des
déductions appliquées.
10. Mettre en œuvre des contrôles de traitement pour s'assurer que toutes les données de source de paie sont valides et
les données sources autorisées et dupliquées ne sont pas traitées. et
11. Exiger que le superviseur de la paie réconcilie les relevés de paie avec le chèque de paie
les registres de dépôt direct.
12. Exiger que le superviseur de la paie examine les retenues sur la paie pour s'assurer de la régularité de l'entité
montants, respect des exigences gouvernementales applicables, versement en temps opportun à
appropriée et un rapprochement en temps opportun avec les comptes du grand livre général.

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PROCESSUS DE PAIE

C. Les soldes de paie enregistrés sont justifiés. Risques

commerciaux
• Les transactions non autorisées ne seront pas détectées.
• Les erreurs dans le traitement, la synthèse et l'enregistrement des transactions de paie ne seront pas
détectées.
• Les services de main-d'œuvre fournis ne seront pas enregistrés.

Pratiques de contrôle
1. Demander au service de la paie de comparer analytiquement les montants enregistrés avec les montants budgétés et les
montants de la période précédente.
2. Effectuez une vérification individuelle à la fin de la période pour vous assurer que les dépenses de paie tout au long de la période
de rapport sont correctement enregistrées et que toutes les charges à payer, le cas échéant, sont exactes. S'assurer qu'un officiel
3. approprié examine suffisamment de pièces justificatives avant d'approuver et d'apporter des modifications d'entrée et des
ajustements aux données permanentes.
4. Réconciliez périodiquement les enregistrements de revenus bruts avec le grand livre général.
5. Réconcilier les décaissements et les retenues sur la paie avec le registre de paie, qui est
rapproché du grand livre général, et les décaissements réels.
6. Rapprocher les paiements en espèces avec le grand livre général.
7. Rapprocher les sous-grands livres (tels que la paie accumulée et les comptes de retenue) avec le grand
livre sur une base régulière.
8. Confirmpayroll enregistre périodiquement les informations avec les employés.
9. Comparez les rapports de paie à la liste approuvée des employés actifs qui ont effectué
un travail ou des services.
10. Veiller à ce que des rapports sur les chèques manquants, en double et en suspens soient périodiquement produits par
le système de paie et revu par la direction.

D. Les soldes de paie enregistrés sont évalués.

Risques commerciaux
• Les soldes enregistrés ne refléteront pas des évaluations réalistes dans des conditions existantes à
une date donnée.

Pratiques de contrôle
1. Examiner et approuver périodiquement les formules utilisées pour les régularisations.

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PROCESSUS DE PAIE

E. Les décaissements de paie sont traités avec précision et enregistrés en temps opportun. Risques

commerciaux
• Des paiements frauduleux et non autorisés seront effectués. Les
• paiements seront versés aux mauvaises personnes.
• Les décaissements seront enregistrés pour un montant erroné en raison d'erreurs administratives ou
mécaniques.
• Les décaissements ne seront pas résumés correctement et affichés en temps opportun. Les erreurs
• de paie importantes ou les transactions non autorisées ne seront pas détectées avant les
distributions de paie.
• Les entrées pour la préparation des écritures de journal seront inexactes et / ou incomplètes. Les
• frais de personnel seront sous-estimés.
• L'argent liquide sera détourné.

Pratiques de contrôle
1. Concevez des routines informatiques qui génèrent automatiquement des chèques de paie ou des dépôts de fonds
électroniques en fonction des montants enregistrés dans le registre de paie, calculez la valeur totale des décaissements
et enregistrez les écritures comptables dans les grands livres associés.
2. Utilisez les totaux par lots avant la fin du traitement et les totaux sont comparés aux rapports de saisie /
mise à jour pour les systèmes qui saisissent les paiements de paie dans un fichier temporaire. Utilisez une
3. régie d'avance ou un compte bancaire de paie à solde nul.
4. Exiger du gestionnaire de la paie qu'il examine le registre de paie après son traitement pour en vérifier le
caractère raisonnable avant la distribution et la recherche et corrige tout résultat inhabituel si nécessaire.

5. Exiger que le superviseur de la paie examine les montants des écritures récurrentes d'une période à l'autre pour en
vérifier le caractère raisonnable.
6. Rapprocher les décaissements de paie avec le registre de paie et rapprocher les retenues
sur la paie selon les registres de paie avec les décaissements réels.
7. Effectuer des rapprochements entre les paiements envoyés à la banque pour le dépôt direct et les
montants déposés dans les comptes des employés.

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PROCESSUS DE PAIE

F. Les changements de paie, les coûts et les décaissements sont traités et déclarés de manière fiable. Risques

commerciaux
• Les modifications non autorisées apportées aux programmes entraîneront des résultats de traitement non autorisés.
• L'utilisation de versions non autorisées de fichiers et / ou de programmes entraînera des transactions
commerciales non autorisées ou incorrectes.
• Les fichiers (transaction, référence ou maître) seront perdus, modifiés ou endommagés, entraînant des
inefficacités, des actifs perdus et / ou un traitement incorrect des transactions.

Pratiques de contrôle
1. Mettre en œuvre des contrôles pour maintenir l'intégrité des programmes des systèmes de paie (comme
l'autorisation des changements de programme et les contrôles de sécurité).
2. Utilisez uniquement les versions autorisées des programmes et des fichiers maîtres pour le traitement des transactions.
3. Assurez-vous que les noms des employés et autres informations applicables (comme l'adresse ou le compte bancaire)
pour le TEF ou le traitement réel des chèques sont extraits par le système du fichier principal des employés.

4. Interdire aux employés qui mettent à jour des programmes informatiques de paie d'autoriser ou de préparer la
paie ou d'imprimer des chèques.
5. Effectuez une vérification individuelle des ajustements saisis dans le système de paie via une
comparaison des rapports post-entrée avec les données de la source d'ajustement.
6. Assurez-vous que les données suspendues ou non valides sont répertoriées dans les rapports qui sont périodiquement
examinés et suivis au cours de la période de rapport en cours.

G. Les mesures de performance utilisées pour contrôler et améliorer le processus de paie sont fiables. Risques

commerciaux
• Des mesures inexactes créeront des perceptions erronées sur la performance des processus,
entraînant des décisions inappropriées.

Pratiques de contrôle
1. Collectez les données d'évaluation des performances et comparez-les aux performances passées en interne et aux
performances actuelles en externe parmi les concurrents et d'autres universités.

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PROCESSUS DE PAIE

Conformité aux lois et réglementations applicables

A. L'Université se conforme aux lois et règlements sur la paie. Risques

commerciaux
• L'Université encourra des amendes ou d'autres sanctions en cas de non-conformité.
• L'Université aura des problèmes de relations de travail si elle ne respecte pas les règles syndicales.

Pratiques de contrôle
1. Exiger que les services juridiques et des ressources humaines élaborent des procédures de paie
conformes aux lois et réglementations en vigueur (ou aient au moins revu les procédures de
conformité).
2. Tenir à jour un manuel des politiques et des procédures qui traite de la conformité légale et
réglementaire et en distribuer des copies à ceux qui administrent la paie.
3. Désignez un conseiller juridique pour superviser la conformité juridique et réglementaire en ce qui concerne la
paie.

B. L'Université se conforme aux exigences de retenue d'impôt. Risques

commerciaux
• L'Université encourra des amendes ou d'autres sanctions en cas de non-conformité.
• Les passifs ne seront pas enregistrés.

Pratiques de contrôle
1. Utilisez un bureau de traitement de la paie externe qui dispose d'un service de retenue à la source. Installez
2. un module de traitement de la retenue d'impôt entièrement testé dans le système de paie. Utilisez un
3. calendrier et une liste de contrôle pour les retenues d'impôt et le dépôt des formulaires fiscaux.
4. Postez les résumés annuels des salaires et des retenues aux employés conformément aux
exigences gouvernementales applicables.
5. Assurez-vous que les paiements spéciaux traités par la paie sont conformes aux exigences fiscales.
6. Demandez au service juridique ou au service de revoir périodiquement l'adéquation des procédures de
retenue.
7. Passez régulièrement en revue les taux de taxe sur la masse salariale par rapport aux normes et réglementations en vigueur.

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