ENSETM Gestion de la documentation

Département STAIC
AOE S2
Applications Classement (suite)

12. Au service commercial, on doit classer les documents suivants :

 Dossiers clients. Le nombre de clients (700 actuellement) est en extension
 Dossiers représentants. On a un réseau de 25 représentants (multicartes)
 Dossiers de documentation : documentation commerciale, sociale, économique,
 Revues,
 Fiches prospection : les fiches des clients potentiels des différents départements permettant
de suivre les résultats des visites des représentants ;
 Dossiers en cours d’étude.
 Quel ordre de classement adopter dans chaque cas ? Pourquoi ?
 Comment ranger matériellement les divers documents ? Pourquoi ?

13. Pour chacun des cas ci-après, proposer le mode de classement et le matériel les mieux adaptés :

- 200 dossiers clients (un client nous consulte en moyenne 2 fois par mois).
- 100 dossiers fournisseurs (on passe en moyenne une commande par mois à chaque fournisseurs)
- 300 dossiers individuels du personnel
- 25 dossiers « litiges en cours » (dossiers volumineux)
- 20 à 30 dossiers de travail
- 50 dossiers « représentants » mis à jour chaque semaine
- une dizaine de biblorhaptes pour le classement chronologique des doubles.

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Application 13

Compléter au moyen de croix le tableau ci-dessous relatif aux divers modes de classement
Dossiers utilisés Niveau de classement localisation
Classeur Chemise Décentra-
Modes de classement
chemise A dans un vivant Semi-vivant mort individuel lisé centralisé
système hamac
Sur le bureau
horizontal

Dans des tiroirs anglais

ou des meubles à cases
Sur des rayonnages
vertical posé

Debout

Vertical ordinaire

A visibilité supérieure
suspendu

A visibilité latérale