FOAD – GERER SON TEMPS

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LIVRET 1 :

GERER SON TEMPS

Concepteur : Mme NAJIA KALAI

ISTA HAY HASSANI

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La gestion du temps
Le temps est une contrainte incontournable, il n’y a que douze mois dans l’année, sept jours
dans une semaine, vingt quatre heures dans une journée et au cours de ces vingt quatre
heures, que de tâches avons nous à effectuer ?

Chaque individu, dans sa vie personnelle et professionnelle dispose en effet d’un capital
temps qu’il doit savoir gérer, organiser de façon à accomplir toutes les activités qui lui sont
imposées ou toutes celles qu’il souhaite mener à bien.

Pour ne pas avoir à être confronté à l’angoisse du manque de temps et pour faire au contraire
partie des personnes qui arrivent à mener de front une carrière professionnelle efficace et une
vie personnelle équilibrée, il faut :

 Tout d’abord, effectuer un diagnostic de sa propre gestion de temps ;

 appliquer une méthode rigoureuse de gestion du temps disponible
 utiliser des outils qui facilitent la gestion du temps.

I) Le diagnostic de la gestion du temps :

La gestion du temps passe d’abord par une remise en cause personnelle des habitudes que
chacun d’entre nous a prises. Il faut donc procéder par une auto-analyse qui peut se dérouler
en 3 étapes :

a) l’observation : on recense pendant une période assez longue toutes les tâches effectuées.
On peut utiliser une feuille d’observation conforme au modèle suivant :

N° d’ordre Nature de la provoquée subie durée

tâche effectuée

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b) La récapitulation :

A la fin de la période, on établit un « tableau récapitulatif » où sont reportés les totaux des
feuilles d’observation.

Tableau dont le tracé peut être le suivant :

Nature de la Temps consacré à cette tâche Dont tâches subies

tâche pendant la période

en durée en % du temps en durée en % du temps

total total

c) l’analyse :

Cette phase constitue le travail le plus difficile, mais aussi le plus intéressant. Il s’agit là
notamment :

 de détecter les tâches :

 inutiles, qu’il faut supprimer

 déligables à un autre collègue dont la compétence est plus adoptée
 non effectuées et qui auraient dû être faits.

 de rechercher les facteurs du temps pendant la manière de les éliminer.

II) La méthode de gestion du temps :

Pour réussir à effectuer toutes les activités prévues dans le temps dont on dispose et en
respectant les échéances (date et heure) fixées, il est conseillé de procéder selon la méthode
suivante. Cette méthode se décompose en 4 étapes :

1) Evaluer le temps dont on dispose pour effectuer les travaux :

on utilise le plus souvent un support papier (calendrier ou agenda).
2) Recenser toutes les activités à effectuer, en indiquant pour chacune l’échéance (date,
heure).
3) Evaluer le temps nécessaire à l’exécution de chaque activité.
4) Planifier les différentes activités : on répartit maintenant les différentes activités dans le
temps disponible, en les classant dans l’ordre chronologique de leur exécution. Cet ordre,
appelé « ordre de priorité » dépend de 2 éléments :

 le caractère urgent de la tâche

 le caractère essentiel de la tâche.

On effectuera ainsi dans l’ordre :

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1° les tâches essentielles et urgentes

2° les tâches urgents non essentielles
3° les tâches essentielles non urgentes
4° les tâches non urgentes et non essentielles.

III) Les outils de la gestion du temps :

Gérer le temps peut s’avérer long et fastidieux. C’est pourquoi un certain nombre d’outils ont
été conçus pour faciliter cette gestion

1) Les calendriers et les agendas : Ils permettent la saisie, la mise à jour, la consultation et le
contrôle des différentes activités à effectuer. Ils sont simples à utiliser et bien adaptés,
quand il n’y a qu’un seul utilisateur.
2) Les supports informatisés : dans le domaine professionnel, la gestion du temps devient plus
complexe. En effet, les opérations à effectuer sont plus nombreuses et font souvent
intervenir plusieurs personnes. On a de plus en plus souvent recours à des outils
informatisés plus au moins sophistiqués. On peut tout d’abord utiliser un simple agenda
électronique de poche, destiné à enregistrer les noms, adresses, n° de téléphone et les
rendez-vous. Ceux - ci seront classés chronologiquement de façon à pouvoir être affichés
automatiquement.

On peut également se servir d’un agenda électronique complet, qui permet de gérer l’emploi
du temps d’une personne ou d’un groupe entier sur micro-ordinateur grâce à un logiciel
spécifique ou simplement grâce à la fonction « Agenda qui figure parmi les accessoires de
windows.

3) Les listes de contrôle (ou check-lists) :

la liste de contrôle est établie sous forme de tableau dans lequel toutes les tâches à accomplir
sont classées chronologiquement par ordre de priorité. Ce tableau permet de contrôler
l’exécution de chaque tâche :

N° d’ordre opérations à Echéance observation

chronologique effectuer
prévue effectif

4) Les plannings (ou plannigrammes)

Ce sont des supports matériels très visuels qui présentent :

 le temps en abscisse, c’est à dire horizontalement (heure - jour )

 les tâches à effectuer en ordonnée, c’est à dire verticalement.

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IV) l’intérêt d’une bonne gestion de temps :

Une bonne gestion du temps est bénéfique :

Pour l’individu lui-même (elle lui permet de réduire sa fatigue physique, intellectuelle et
d’apaiser ses propres tensions).
Pour l’entreprise qui l’emploie (augmentation de la rentabilité et de la qualité du travail).

ACTIVITE N° 1
ANNEXE

Savez vous gérer votre temps ?

Le test suivant va vous permettre de répondre à cette question.

ANNEXE :

LA GESTION DU TEMPS ET VOUS

1. Arrivez-vous à terminer ce que vous avez prévu dans le temps imparti ?

1 jamais 2 rarement 3 souvent 4 toujours

2. Vous arrive-t-il d’avoir le sentiment d’être « débordé » ?

1 souvent 2 quelquefois 3 rarement 4 jamais

3. Les imprévus vous empêchent-ils d’atteindre les buts que vous vous étiez fixés ?

1 toujours 2 parfois 3 rarement 4 jamais

4. Vous arrive-t-il de « papillonner », de rester à ne rien faire ?

1 très souvent 2 souvent 3 rarement 4 jamais

5. Vous arrive-t-il de vous fixer des objectifs à atteindre dans un délai bien déterminé ?

1 jamais 2 parfois 3 souvent 4 toujours

6. Utilisez-vous des outils pour gérer votre temps (calendrier, agenda, cahier de textes...) ?

1 jamais 2 de façon irrégulière 3 assez régulièrement 4 très régulièrement

7. Ces outils sont-ils pour vous :

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1 inutiles 2 facultatifs 3 utiles 4 indispensables

8. Savez-vous « par quel bout » entreprendre le travail qui vous est confié ?

1 jamais 2 parfois 3 souvent 4 toujours

9. Organisez-vous votre travail de façon à réaliser certaines tâches à certains moments plus
propices ?

1 jamais 2 parfois 3 souvent 4 régulièrement

10. Y a-t-il des activités que vous négligez faute de temps bien qu’elles vous tiennent à
cœur ?

1 beaucoup 2 quelques-unes 3 une ou deux 4 aucune

Calculez votre score

Totalisez les points acquis à chaque question.

1. Si vous avez plus de 30 points, vous maîtrisez déjà bien la gestion de votre temps. Bravo !
Ce dossier peut toutefois vous aider à améliorer encore votre score.
2. Si vous avez de 20 à 30 points, vous ressentez la nécessité de savoir gérer votre temps,
mais vous ne maîtrisez pas les outils qui peuvent vous y aider et que vous allez découvrir
dans ce dossier.
3. Si vous avez moins de 20 points, vous avez certainement le sentiment d’être toujours en
retard par rapport à vos échéances. Ce dossier va vous être très utile !

Comment planifier son temps ?

Pour réussir à planifier son temps de manière efficace, il faut s’atteindre à suivre une
méthode. On peut par exemple adopter la méthode NERAC qui comporte cinq étapes :

1° Noter :
Une fois que l’on a bien déterminé ses objectifs, et donc les activités qui en découlent, il est
nécessaire de faire une liste précise des tâches à accomplir.
Exemple : les travaux à effectuer, les rendez-vous, les personnes à appeler au téléphone.

2° Estimer :
à chacune des tâches inscrites dans un liste, il faut attribuer une durée, exemple, la durée
d’une tâche quelconque peut être évaluée selon une durée précise, l’estimation des durées ne
peut être faite avec certitude : c’est pourquoi la totalité du temps de travail ne doit pas être
planifiée.

3° Réserver :
On considère généralement que 60% du temps de travail seulement doit être planifié. Les
40 % de temps restant seront réservés pour des activités imprévues.

Ou pour des activités de réflexion, de documentation, de formation personnelle.

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4° Arbitrer :
Il faut fixer des priorités, c’est à dire du degré d’importance des tâches en fonction de leur
conséquence et donc déterminer l’ordre de leur exécution. Il apparaît bien souvent que 80 %
du temps est consacré à des activités nombreuses mais secondaires, alors qu’on ne consacre
que 20 % du temps à des activités importantes mais peu nombreuses. Dans le travail
quotidien, il vaut mieux commencer par les tâches les plus importantes même si elles sont
longues à réaliser plutôt que par des tâches faciles ou rapides à exécuter mais de moindre
importance.

5° Contrôler :
Le contrôle du suivi de l’emploi du temps doit permettre de répondre à 3 questions :
 quelles sont les tâches qui ont été réalisées ?
 dans quelle mesure les objectifs ont ils été atteints ?
 Comment remédier aux écarts entre prévisions et objectifs ?

METHODE NERAC POUR PLANIFIER LE TEMPS

Noter

les tâches à accomplir

Estimer

La durée des tâches

Réserver

du temps libre

Arbitrer

les priorités

Contrôler

La réalisation des tâches

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Le temps a-t-il de la valeur ?

Une situation :

Une enquête a été réalisée récemment auprès de 1000 personnes prises au hasard. Voici les
questions qui leur ont été posées :

1) Avez-vous assez de temps ?

2) Pour vous, le temps est-il de l’argent ?
3) Pour vous, l’argent vaut - il plus que le temps ?
4) Le temps est-il pour vous plus précieux que l’argent ?
5) Avez-vous réfléchi à la quantité de temps dont vous disposez pour vos affaires
professionnelles et privées ?

Les résultats de cette enquête ont été les suivants :

 90 % des personnes interrogées ont répondu « non » à la 1ère question.

 50 % ont répondu « oui » à la 2ème question
 90 % ont répondu « non » à la 3ème question
 40 % ont répondu « oui » à la 4ème question
 70 % ont répondu « non » à la 5ème question

Les principales causes des pertes de temps

 Pas de priorité
 Tentative de trop en faire en une seule fois.
 Interruptions téléphoniques
 Détermination imprécise des objectifs
 Incapacité de dire « non »
 Bavardage
 Information incomplète
 Visiteurs impromptus et bavards
 Trop de notes pour les dossiers où les tâches à faire
 Manque de discipline personnelle
 Ne pas terminer une tâche entreprise
 Préparation insuffisante des communications
 Impatience et préparation
 Interruptions non prévues.
 Manque de motivation et comportement indifférant
 Distraction et bruit
 Mauvais système de classement
 Réunions trop longues et trop fréquentes
 Attentes
 Mauvaise utilisation d’outils
 Temps de transport long (par exemple : embouteillage)

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DEVOIR N° 1

Utiliser un planning

Le comité d’entreprise de la société où vous travaillez à l’intention d’organiser cette année un

arbre de Noël qui doit se dérouler le samedi 21 décembre à partir de 20 h. A l’occasion de
cette manifestation, des jouets seront remis aux enfants du personnel et un buffet accompagné
d’une animation par plusieurs artistes sera organisé.

TRAVAIL A FAIRE :

A partir de la liste des opérations à effectuer et de leur durée (annexe 1) , complétez le

planning présenté en annexe 2 en traçant les traits correspondants aux périodes d’exécution
des tâches.

Attention ! Les travaux administratifs ne peuvent en aucun cas être effectués les samedis et
dimanches, jours de fermeture de l’entreprise.

ANNEXE 1 :

A partir du 8 novembre
A. Adresser une lettre aux organisations susceptibles de fournir une salle et attendre les
réponses (le choix de la salle ne dépend pas du nombre de participants inscrits) : 20 jours

28/11/
B. Dépouiller les réponses. Visiter les salles et choisir celle qui convient. Attendre le contrat
de location : 15 jours

02/12/
C. Signer le contrat et le retourner avec chèque d’acompte : 1 jour

05/12/
D. Rédiger et diffuser une note à tout le personnel de la société lui demandant de
retourner le coupon-réponse pour l’attribution des jouets et la participation à la soirée
(aucun jouet ne sera attribué si le coupon-réponse n’est pas retourné) :
2 jours

09/12
E. Attendre les réponses du personnel et les dépouiller : 2 jours

02/12
F. Prendre contact avec les artistes susceptibles d’animer la soirée.
Attendre les réponses : 15 jours

09/12/
G. Choisir les artistes qui conviennent et leur adresser une lettre demandant l’envoi d’un
contrat par retour du courrier : 2 jours
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11/12
H. Réceptionner le contrat et retourner le contrat signé (tout doit être signé un mois avant
la fête) : 2 jours

28/11
I. Prendre contact avec plusieurs traiteurs pour le buffet. Attendre les réponses des menus
proposés : 8 jours

28/11
J. Choisir le traiteur et lui préciser le nombre exact de participants (chaque traiteur souhaite
en général connaître ce nombre 15 jours avant la fête pour passer les commandes) :2 jours

2/12
K. Lancer un appel d’offres aux grossistes en jouets. Attendre les catalogues : 15
jours

9/12
L. Choisir le grossiste en fonction des catalogues reçus : 1 jour

10/12
M. Commander le nombre exact de jouets sélectionnés à partir des coupons-réponses
renvoyés par le personnel : 3 jours

10/12
N. Attendre la livraison des jouets : 10
jours

18/12
O. Emballer les jouets et les étiqueter : 3 jours

20/12
P. Installer les jouets. Décorer la salle, mettre la table (la salle n’est disponible
que la veille) 1 jour

21/12
Q. Mettre en œuvre la fête elle-même : 1 jour (le 21.12)

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NOVEMBRE DECEMBRE
TACHES V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S DLMMJVS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

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EVALUATION SUR LA GESTION DU

TEMPS

Durée : 1h 30 mn
Note/20

Vous travaillez au service vente de la société TOUTELEC, spécialisée dans la vente

d’appreils électroménagers. Vous êtes chargé(e) d’organiser l’emploi du temps de votre directeur
RAHMOUNI, vous disposez (en annexe 1) de la liste des activités qu’il doit effectuer cette
semaine.

Travail à faire :

I- Organisez la semaine de votre directeur en utilisant son agenda joint « en annexe 1 », que vous
élaborez sur papier. 10pts/

II- Notez la durée de chaque activité de Monsieur RAHMOUNI. 05pts/

III- Etablissez un questionnaire destiné à rechercher les causes des pertes de temps auprès d’un
directeur, d’une Secrétaire, d’un employé. 05pts/

Annexe 1

Jeudi et Vendredi : séminaire de 2 jours à Rabat

Lundi 16h30 : rendez-vous avec client à l’extérieur, durée prévue : 2 heures

Mardi 9 h : téléphoner à Filatis S.A les chiffres du devis (le devis n’est pas prêt ; temps de
préparation : 1 h)

Mercredi 14 h : réunion avec les chefs de service ; durée : 1h30mn

Mercredi 16h : Rendez-vous avec un client (durée : 30 mn).

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ELEMENTS DE REPONSE

I/ Agenda semainier sur lequel seront portés les activités de monsieur RAHMOUNI en se basant
sur les annontations écrites sur l’annexe 1.

II/
Séminaire à Rabat………………………………… 2H
Rendez-vous avec un client à l’extérieur…………. 2H
Téléphoner à la société FILATIS…………………. 1H
Réunion avec les chefs de service………………… 1H30MN
Rendez-vous avec un client………………………. 30MN

III/ Les causes de pertes de temps

 Interruptions téléphoniques
 Déterminations imprécises des objectifs
 Incapacité de dire « non »
 Bavardages
 Visiteurs impromptus et bavards
 Ne pas terminer une tâche entreprise
 Préparation insuffisante des commuications
 Interruption non prévues
 Réunions trop longues et trop fréquentes
 Mauvais système de classement
 Prise en charge des tâches inutiles et de moindre importance

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