Signexpert

LA SIGNATURE
ÉLECTRONIQUE

Outil de performance
pour le cabinet
  Contexte
Sommaire
 Qu’est-ce que la signature
électronique ?
 Signexpert Paraph’
 Rappel du bouquet de services
CONTEXTE
 Nouvelles règles avec les NTICs 1/3
L’arrivée et la démocratisation des nouveautés Emergence de nouveaux espaces de partage SaaS
technologiques bouleversent la Profession et son avec les clients, l’importante croissance du travail
organisation collaboratif entre collaborateurs et experts…

L’invasion des réseaux sociaux et de la

« contamination »
vie professionnelle/ vie privée…
 Nouvelles règles avec les NTICs 2/3

Tout ce que je produis sous forme numérique peut-être copié et réutilisé …

….. voire déformé, transformé sans que quiconque

puisse le voire, l’empêcher, ni même le freiner !!!

« Si je veux protéger ma production, je dois : »

 « Signer » mes documents pour en marquer l’origine,
 « Sceller » ma production pour empêcher toutes
modifications
 Nouvelles règles avec les NTICs 3/3

Dans ce nouveau cadre, Signexpert permet de :

 S’inscrire dans le cadre de la loi de mars 2000 donnant
équivalence à l’Original papier sous réserve d’être signé
avec une signature électronique
 Empêcher toute modification sur le document numérique
 Garantir l’identité de l’Expert-Comptable dans la durée
 QU’EST-CE QU’UNE
SIGNATURE ÉLECTRONIQUE ?
 La signature électronique

 Une signature électronique c’est :

– un processus mathématique de protection du document (algorithme de
cryptage) ;
– indissociable du document signé ;
– vérifiable à chaque ouverture du document.

C’est la présence du certificat électronique, vérifié en temps réel,

qui donne une valeur certaine à la signature électronique.

 Une signature numérique nécessite :

– un certificat électronique (identité numérique) ;
– un logiciel permettant de signer électroniquement.
 Signature manuscrite = Signature électronique

Signature manuscrite Signature électronique

La CNI, identité de la personne Un certificat électronique, unique à
vérifiée par les empreintes digitales la personne, contrôlé par une
contrôlées par la Préfecture de Autorité de certification.
Police.

Un original papier portant la griffe Un original électronique, verrouillé

du signataire. par un certificat.
Ne peut être modifié. Ne peut être modifié.

Un stylo, support permettant de Un certificat électronique, support

réaliser la signature. permettant de réaliser la signature.

Une griffe unique à la personne, Un code secret,

vérifiable par la CNI. que seul le signataire détient.
 Fonctions de la signature électronique

 3 grandes fonctions selon la loi de mars 2000 repris

dans le règlement européen de juillet 2014 (e-IDAS)

– Intégrité :
• garantie d’intégrité du document (Algorithme mathématique de
cryptage avec la clé privée du signataire) ;
• toute modification « casse » la signature ou le document.
– Authenticité :
• identité et document sont liés et ne peuvent être séparés.
 Document certifié par une personne identifiée
– Non répudiation :
• le signataire ne peut nier avoir signé le document ;
• engagement au contenu du document.
 Clé accessible uniquement par son propriétaire
Caractéristiques d’un document signé
 Fonctions spécifiques à Signexpert

 3 grandes fonctions spécifiques à Signexpert

– Identifier & authentifier l’Expert-Comptable vis à vis de

ses interlocuteurs (clients, banques, partenaires
commerciaux, institutions…)
– Protéger la production de l’Expert-Comptable contre
toute modification
 Et donner une valeur légale aux documents numériques
– Faciliter la mobilité en permettant validation & signature
en mode nomade (chez le client, en déplacement…)
UN LOGICIEL POUR
VOTRE SIGNATURE
 Logiciel de signature électronique

 Signexpert’Paraph est un automate de signature

électronique :
– Il permet de sécuriser tous types de documents ou fichiers numériques
– Il effectue un traitement à l’unité ou par lot
– Il peut aussi fonctionner en tache de fond
– Le traitement peut atteindre jusqu’à 3 000 docs/H soit 1 signature toutes les
1à2s

 Paramétrage souple pour s’adapter à divers type

d’organisations.
 Licence exclusivement réservée aux porteurs Signexpert
 Fonctionne en local ou en mode TSE
 Peut fonctionner en Cloud dans certains cas
 Processus dématérialisés dans le cabinet

Secrétariat
Collaborateur
GED Envoie au client :
– Par mail
Prépare les comptes ou serveur – Par courrier
– Via la GED
à partir du logiciel métier du cabinet – Via l’espace client
– Via le coffre
numérique

Dossier Dossier
« En instance « Client »
de validation »

Démarrage
de Signexpert’Paraph

Expert-Comptable
Vérifie et valide
des documents
Principes de fonctionnement
de
 Principes généraux

1. Zones de traitement

2. Zones des fichiers

3. Zones des options et de

déclaration des identités
numériques
 Le principe des profils

Fonctions :
Signexpert’Paraph permet de définir des profils
spécifiques.
 Ce principe de profil vous permet d’appliquer des
traitements différenciés pour chaque type de
document.
 Vous pouvez créer autant de profils que nécessaire.
 Chaque profil a son propre paramétrage.

Exemple : Votre collaborateur crée les bulletins de paie qui arrivent dans un répertoire spécifique.
Lorsque vous sélectionnez le profil « Bulletin de paie », le logiciel appliquera le traitement uniquement
sur les documents de ce répertoire (préalablement spécifié).
 Démarrer/ Arrêter

1. Pour lancer le logiciel, il faut cliquer sur le menu démarrer

représenté par la flèche verte

2. Le logiciel vous demande 1 fois

votre code PIN et lance l’automate.
Pour arrêter le logiciel, cliquez sur la
flèche verte.

3. Il est possible d’ajuster la signature

visible sur le 1er document et de la
généraliser à l’ensemble des
documents en cliquant sur « Signer
tout »
 Fonctionnement de l’automate

Les documents du dossier

« A-Signer » disparaissent et
se retrouvent dans le dossier
« Docs Signés »

Fonctions :
1. Travail en tache de fond tant qu’il n’y a pas d’arrêt volontaire
2. Le démarrage n’est pas lié à l’ouverture de Windows et requiert une action volontaire
3. Signe tout type de fichiers
 Mise en place d’une règle de nommage

Fonctions :
1. Signexpert’Paraph permet de faire une recherche suivant des
règles de nommage définies.
Par exemple, parmi tous les documents qui se trouvent dans le
dossier « DEMO Paie Mai, seuls les documents
« ….A_Signer.pdf » seront scellés.

2. On peut programmer un changement de nom de fichier.

Exemple : « Client-Annelaure-A-signer.pdf » devient « Client-
Annelaure_Signé.pdf »
Ainsi, le document signé est facilement identifiable immédiatement
sans nécessité de l’ouvrir.
Respect de l’arborescence

Fonction :
Signexpert’Paraph respecte votre arborescence :
Ex : Votre arborescence comporte 1 dossier/client et différent sous-
dossiers. Après traitement, vous retrouvez la même arborescence
avec tous les répertoires et sous répertoires.
 Signature visible

Fonctions :
 Signexpert Paraph permet
d’ajouter une signature visible sur
les documents PDF ;
 Cette signature visible peut être
composée d’un logo, d’un graph
ou tout autre composition
graphique.
 Seul le format image peut être
utilisé pour une signature visible
 La signature visible est
accompagnée d’un texte
paramétrable
Paramétrer
 DÉCLARER VOTRE
CERTIFICAT SIGNEXPERT
 Déclarer votre certificat Signexpert 1/2

Pour fonctionner Signexpert Paraph’ nécessite que vous

déclariez votre certificat Signexpert. Cette étape est nécessaire
uniquement à la première utilisation.
1. Branchez votre Signexpert sur un port USB
2. Pour votre 1ère utilisation, cliquez sur le
bouton « Déclarer une identité numérique

3. Le panneau suivant s’ouvre.

Cliquez sur « Dispositif cryptographique
PKCS#11,
Puis cliquez sur Suivant…
 Déclarer votre certificat Signexpert 2/2

4. L’écran suivant affiche votre signature électronique

Signexpert.
Cliquez sur votre nom pour la sélectionner et faites
« Suivant ».

5. Cet écran permet de nommer votre

signature électronique et y associer
une image, un logo …
Cliquez sur « Terminer » pour valider la
déclaration de votre Signexpert.

Cette fonction est intéressante pour différencier plusieurs

certificats.
Ces éléments graphiques pourront être utilisés comme
signature visible sur les PDF.
CRÉER UN PROFIL
 Créer un profil 1/5

Par défaut, le logiciel est paramétré avec la

création d’un profil « Défaut ».
Ce profil comprend un paramétrage minimum.
La création d’un nouveau profil se fait à partir
du paramétrage du profil « Défaut » et peut
être enrichi de nombreux options.

Pour créer un nouveau profil, allez dans la zone

« Options ».
1. Cliquez sur le bouton « Configurer le
traitement »
 Créer un profil 2/5

2. Dans la zone de profil, cliquez sur l’icone « Ajouter

un nouveau profil »

3. Une nouvelle fenêtre s’ouvre vous

invitant à nommer votre nouveau profil
Exemple : « Factures »

4. Cliquez sur OK pour

valider la création du
nouveau profil
 Créer un profil 3/5

Spécifier les répertoires de votre nouveau

profil « Factures » :
 Cliquez ici pour spécifier le répertoire dans
lequel seront stockées les factures à signer.
Vous aurez accès à votre arborescence. Il suffit
de sélectionner le bon répertoire.
 Cliquez ici pour indiquer le répertoire dans
lequel doivent être stockés les documents
signés.
 Idem pour le répertoire des fichiers en erreurs
et les fichiers de logs (pour la traçabilité)

Focus sur les fonctions de chaque répertoire :

Parcourir Ouvrir le répertoire Vider le répertoire

 Créer un profil 4/5

Détail des boutons de la zone « Profils »

Dans l’ordre, de la droite vers la gauche, détail des différents icônes :

 Ajouter un nouveau profil :
 Supprimer le profil sélectionné
 Modifier le profil sélectionné
 Copier les paramètres à partir du profil : Permet de copier les paramètres du profil dans le presse-
papier
 Coller les paramètres dans le profil : Permet de coller les paramètres précédemment copié dans le
profil en cours.
 Importer un profil depuis un fichier : Permet d’importer un profil
 Importer des paramètres depuis un fichier : Permet d’importer les paramètres d’un profil
 Recharger le profil : Permet de recharger le profil courant depuis son fichier de configuration vers
l’interface graphique.
 Enregistrer les modifications : Permet d’enregistrer le profil courant dans son fichier de
configuration
 Exporter le profil dans un fichier : Permet d’enregistrer le profil courant dans un fichier.
 Exporter tous les profils dans un fichier : Permet d’archiver et enregistrer l’ensemble des profils
dans un fichier.
 Créer un profil 5/5

Différentes options peuvent être ajoutées à un nouveau profil :

 Ajout d’une signature visible ou d’un paraphe sur les documents PDF signés ;
 d’un jeton d’horodatage (qu’il est possible d’activer ou désactiver de façon ponctuelle);
 d’une adresse de signature ; Exemple : « Signé à Paris, le … »,
Un profil peut comporter plusieurs paramètres qui lui sont propres :
 Sélectionner les fichiers à traiter suivant une règle de nommage établie :
Exemple : Dans le même répertoire contenant divers documents, seuls seront signés les documents ….A-
signer.pdf.
 Changer le nom du fichier après signature
Exemple : Lors de la signature le logiciel change …..A-Signer.pdf en ……Signé.pdf. De cette façon, il devient plus
facile d’identifier un document signé sans ouvrir le document.
 Démarrer le traitement au lancement de l’application
 Arrêter le traitement une fois tous les fichiers traités
 Maintenir ou suppression des répertoires de l’arborescence des documents traités
 Afficher une demande de confirmation avant ou après le traitement
 Paramétrer l’utilisation d’un assistant permettant de gérer les attribues de la signature
ponctuellement.
AJOUT D’UNE SIGNATURE
VISIBLE SUR LE FORMAT
PDF
 Ajout d’une signature visible 1/3

1. En premier lieu, sélectionnez le profil

concerné.
Dans notre exemple, nous sélectionnons
le profil « Factures »

2. Dans la zone « Options » cliquez sur

« Configurer le traitement »
 Ajout d’une signature visible 2/3

3. Cliquez sur le menu « Preuve »

puis sur l’onglet Format LP7 »

4.Cliquez sur la ligne « PDF Signé » sur le

bouton « Configurer »
 Ajout d’une signature visible 3/3

5. Pour ajouter une image à votre signature cochez la case

« Signature visible » ;
6. Puis, cliquez sur « Fichier » pour associer l’image de
votre choix ;
Lorsque le bouton « Fichier » est sélectionné, vous avez
accès à votre arborescence pour sélectionner l’image ou le
fichier de votre choix à associer à la signature visible.
Autre possibilité, c’est de sélectionner l’image du votre
« Decorator » en cliquant ici
7. Cette zone permet d’ajouter le texte qui apparaitra sur
votre signature visible. Sélectionnez le texte de votre choix
8. Les 3 zones suivantes permettent de définir, La page sur
laquelle apparaitra la signature visible, la dimension de la
signature visible, la position de la signature sur la page.
Terminez en cliquant sur OK.
AJOUT D’UN PARAPHE
SUR LE FORMAT
PDF
 Ajout d’un paraphe 1/2

Il est possible de rajouter une image sur les PDF signés ayant la fonction de Paraphe.

Dans la zone des options, cliquez sur

« Preuve »

puis sur l’onglet « Contenu »

Puis sur la ligne « Contenu PDF
« Configurer »
Ajout d’un paraphe 2/2

Cette nouvelle fenêtre s’ouvre.

Cliquez sur « Ajouter une signature
image aux fichiers PDF à signer »
Deux options possibles :
 Ajouter l’image du decorator
 Ajouter un fichier image

Les menus suivants permettent de

positionner la signature sur la page

Cliquez sur OK pour valider votre

choix.
AJOUT D’UN JETON
D’HORODATAGE
Ajout d’un jeton d’horodatage

Il est possible d’ajouter un jeton

d’horodatage à chaque signature
numérique.
Ce jeton d’horodatage donne une
heure certaine incontestable.

Par défaut, cette fonction est

désactivée.
Pour l’activer, cliquez sur « Apposez une
contremarque de temps à la
signature »
Et cliquez sur OK pour valider votre
choix.

A tout moment, il est possible de

désactiver cette fonction.
AJOUT UNE RÈGLE DE
NOMMAGE
 Ajout d’une règle de nommage1/2

Signexpert Paraph permet de sélectionner les fichiers à traiter suivant une règle de nommage
que vous définissez :
Exemple : dans un dossier ou répertoire contenant un ensemble de documents, seuls ceux
dont le suffixe contient ….A-Signer.pdf seront traités.

Dans la zone « Configuration »

Cliquez sur « Avancer »
puis dans le menu « Filtre »
Deux possibilités :
1. Appliquer un filtre sur les dossiers ;
Dans ce cas, cliquez ici. Le filtre doit commencer
par .*
Exemple de dossier : .*Facture
2. Appliquer un filtre sur un type de documents
Dans ce cas, le filtre doit commencer par .* suivi
de son nom et terminer par .*
Exemple : de documents .*a-signer.*
Cliquez sur « OK pour valider.
 Ajout d’une règle de nommage 2/2

Signexpert Paraph’ permet changer le nom du fichier lors de la signature :

Exemple : le document « …. A-Signer.pdf », après signature devient « …signé.pdf »
Dans la zone « Configuration »
Cliquez sur « Avancer »
puis dans le menu « Nommage »
Deux possibilités :
1. Rajouter un suffixe au document signé :
Exemple : avant signature votre fichier se
nomme …..paie-mai.pdf. Après signature, il se
nommera ….paie-mai-signé.pdf. Cliquer sur
« Activer » et rajouter le nom dans ce champ
2. Changer le nom du fichier après signature :
Exemple : avant signature, le document se
nomme ….paie-mai-a-signer.pdf. Une fois signé, il
se nommera ….paie-mai-signé.
Cliquez sur « Activer » et définissez ici votre
règle de nommage puis « OK »
AJOUT D’UN ASSISTANT
DE SIGNATURE
 Ajouter un assistant de signature 1/2

Signexpert Paraph permet d’utiliser un assistant de signature. Il permet de :

 Ouvrir les documents 1 à 1 et le signer ou le rejeter
 Positionner une signature visible de façon ponctuelle

Pour activer cet assistant, cliquez sur « Avancé »

puis l’onglet « Visualisation »

Cet assistant permet de visualiser le document

avant signature.

Pour activer cette option, cochez la case

« Afficher une demande de confirmation avant le
traitement d’un document »

Vous pouvez également :

 Forcer la visualisation du document

 Afficher une demande de confirmation
après le traitement.

Valider le paramétrage en cliquant sur OK

 Ajouter un assistant de signature 2/2

L’assistant de signature permet :

 D’ajuster la signature visible en cliquant sur le bouton « Ajuster »
 Visualiser le document à signer
 Arrêter le logiciel

Après visualisation ou ajustement vous pouvez :

 Cliquer sur « Signer » : seulement le document visualisé sera signé et le suivant s’ouvrira pour
visualisation
 Cliquez sur « Signer tout » : tous les documents présents dans le répertoire seront signés sans être
ouvert au préalables.
 Cliquer sur « Rejeter » si vous ne voulez pas signer le document
 Cliquer sur « Rejeter tout » si l’ensemble du répertoire est à rejeter
 DÉMARRER LE TRAITEMENT AU
LANCEMENT DE L’APPLICATION

ARRÊTER LE TRAITEMENT LORSQUE

TOUS LES FICHIERS TRAITÉS
Démarrer et arrêter le traitement

Il est possible de paramétrer Signexpert Paraph’

pour :
 Lancer le traitement à l’ouverture du logiciel
 Arrêter le logiciel à la fin du traitement. Dans ce
cas, ne seront traités que les documents
présents au lancement du logiciel. Si des
documents sont rajoutés en cours de traitement,
ils ne seront pas pris en compte.

Pour activer cette option, cliquez sur

« Avancé » puis l’onglet « Traitement »
Cliquez sur les différents boutons en fonction
des paramètres souhaités;
Puis cliquez sur « OK » pour valider vos options
COMMANDER SIGNEXPERT
ET
PARAMÉTRER MON POSTE
Utiliser le portail Signexpert.fr

 Commandes Signexpert et Cachet Cabinet en ligne :

https://www.signexpert.fr/seec/login/auth
 Téléchargement des logiciels de signature :
https://www.signexpert.fr/cms/index.php/Presse-
Actualites/Actu-Signexpert
 Références des textes juridiques :
https://www.signexpert.fr/cms/index.php/Cadre-
legal/Les-textes-de-loi
 Vidéos et supports de formation :
https://www.signexpert.fr/cms/index.php/Supports/
Guides-d-installation
 Les usages & les partenaires …:
https://www.signexpert.fr/cms/index.php/Les-
partenaires
 Hotline 0 890 46 16 16 (9h-18h)
RAPPEL
DES
USAGES
Les usages dans le cabinet 2/3
Les usages dans le cabinet 3/3
Les usages dans le cabinet 1/3
MERCI DE VOTRE
ATTENTION