SID : La transformation des établissements

Aziz Mouline VP Pilotage et Qualité

Claire Année-Desmas, Responsable de la DAPEC
Youssef Yahyi, Responsable PID
Thierry Warconsin, DSI

09 octobre 2020
 La genèse du SID de Rennes 1

 Rapport du HCERES 2016 mentionnant la nécessaire

amélioration de notre système d’information

 Nécessaire fiabilisation du pilotage et des bases de

données de l’établissement SID

 Construction des tableaux de bord indispensables au

plan de modernisation et développement (PMD en
2017 suites aux difficultés financières de Rennes 1)

 Constat : le SID n’est plus une option mais une

ardente obligation

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1. L’apport du SID au pilotage de l’établissement
2. SID : Le model CORE
3. SID : Lots et démonstration de Rennes1 et
partenaires
4. SID : Nouveautés à court et moyen terme
5. Modèle économique et tarifs proposés

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1. L’apport du SID au pilotage de l’établissement

Cas Rennes 1

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  Un récent rapport de la cour des comptes (février 2019) note que
« la mise à niveau des systèmes d’information des universités n’a pas non
plus été au rendez-vous, lors du passage aux RCE, leur hétérogénéité
pénalisant les universités »

 Nouvel environnement et nouveaux défis nécessitent la refonte du

système d’information orienté vers un indispensable SID afin
d’améliorer le pilotage d’établissement et d’obtenir des gains en
efficience

Le SID permet de fiabiliser les Le SID doit se présenter sous la

données, de suivre en temps
réel les activités de l’université
afin d’en renforcer le pilotage,
d’élaborer des tableaux de bord
forme d’une plateforme web
dynamique, ouverte à tous, et qui
met en images des données
facilitant leur compréhension et
leur interprétation
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Intérêt du SID : l’approche Rennes 1
Etre informé à partir des données afin de mieux piloter (intelligence distribuée) :
 Permettre l’analyse et le suivi d’indicateurs pertinents
 Rendre possible des requêtes questionnant des bases différentes
 Faciliter la prise de décision
 Permettre un suivi historique des données propices à la prévision

Recherche Formation RH Finance Patrimoine …

(SID) : Vue transversale pour le pilotage de l’établissement

Le SID regroupe ainsi l’ensemble des données opérationnelles de l’établissement

permettant la production des tableaux de bord pour faciliter :
 Le pilotage règlementaire ( au niveau du ministère et autre )
 Le pilotage stratégique (au niveau de l’établissement)
 Le pilotage tactique (au niveau d’une composante ou d’un service)
 Le pilotage opérationnel (au niveau d’un utilisateur)

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 Transformation vers
l’extérieur Transformation de l’intérieur

TUTELLE ET
EXTERIEURS RH FINANCES/METIERS
- GPEEC et approche - Réorganisation de la
- Organise le dialogue
compétences chaîne financière
avec le ministère
(indicateurs (analyse des
données plutôt que - Sécurise la donnée
stratégiques, production
sécurisée de la donnée..) traitement)
- Définition commune
et les financeurs
(CNRS, INSERM …) - Méthode de travail
et efficience - Normalise l’échange
- Facilite le dialogue
- Outille les dialogues
avec les partenaires
- Ouverture sur de de gestion
(lycées, salons,
journées PO,…) nouveaux outils
- Outille les instances
- Accessibilité des - Disponibilité de
indicateurs - Dialogue entre
entités l’indicateur
métiers/support

Efficience = Gain financier

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2. SID : Le model Core

2.1 : Déploiement Université de Rennes 1

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La solution retenue :

 Une chaine décisionnel complète

 Un cout faible

 Un système de reporting produit par Microsoft

Le nombre d’utilisateurs est illimité :
1000 utilisateurs à Rennes 1,
386 000 consultations de rapports (entre octobre 2018 et
septembre 2020)

 Un outil Self-BI

Partager la Décloisonner
Portage politique
méthode l’organisation

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Finances

Couverture fonctionnelle
Comptabilité Comptabilité SIG & Trésorerie Missions
Budget
Client fournisseur

Formation
Inscriptions Réussite Candidature SISE & OSIPE Frais scolarité

RH
Affectation Poste Absence Carrière Paye

Patrimoine
Surface Affectation Consommation Intervention Equipement

Service enseignant Formation Continue

Volume Contrat &
Services Inscription Frais scolarité
d’enseignement convention

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Architecture du SID
Alimentation 429 Packages
Sources 1503 exécutables de traitement Stockage et agrégation Restitution
Traitement Traitement
Captage Stockage pérenne Calcul Cubes Restitution
technique fonctionnel

Sifac
❶ ❷ ❸ ❻ ❻ ❼
SSIS SSIS SSIS ❺
Appogè Rejet Rejet
technique Fonctionnel
Cube Finance Cube SFCA
OPI
Règles

Abyla
métier
Entrepôt de
❻ ❻
donnée ( DW)
PCVUE
(Conservation
Siham
❹ de donnée Cube Formation Cube Pointage Paie
détaillée)
❻ ❻
OSE Zone de préparation PBIRS
(staging Area)
SFC ODS &
Cube Patrimoine Cube OSE
JDP
SQL Server 2016 SQL Server
❻ ❻
KX E 2016 E Excel
209 Tables 274 Tables
SISE
Cube Transverse
Cube RH En cours

❻
Cube Connexion

5H pour 18 540 164 de lignes

Outil de développement Visual Studio 2013 et Management studio Power BI

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 Pourquoi un Model Core ?
Solution CORE suite analyse Spécifique université XX non
Spécifique
besoins Rennes1 et évolution couvert par la solution
Rennes 1
partenaires standard

SID université U-XX=

(2)+(3)
Solution Core

(1) (2) (3) (4)

Une solution décisionnelle

pré-paramétrée Une Solution CORE qui
supportant les concepts s’enrichit au fur et à mesure
partagés. des évolutions du SID au
bénéfice de tous

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2. SID : Le model Core

2.2 : Organisation d’un projet d’intégration

de la solution Core dans un établissement partenaire

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Déroulement Intégration Model Core
Intervention à distance (5 jours)

UR1 4,5 j U-XX UR1 ½j U-XX

U-XX UR1
Préparation Planification
Installation Recette Validation
prérequis intervention Traitement
environnement de environnement environnement
environnement de environnement retours recette
test test test
test test avec U-XXX

U-XXX se met en ordre de marche pour l’intégration sur l’environnement de production : planning interne,
matrice des droits, plan communication….

Intervention sur Site (10 jours)

UR1 4j U-XX UR1 1j UR1 5j

U-XX UR1
Préparation Planification
intervention Installation Validation Transfert de
prérequis environnement environnement de environnement Formation
environnement de compétence
production avec production production
production U-XXX

Communication et démarrage SID U-XX

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 Les livrables

Solution Core Documents

Packages d’alimentations
Base de donnée d’attente
Entrepôt de donnée
Cube OLAP
Rapport d’intervention
Dictionnaire de données
Procédures d’exploitation
Procédures d’installation
Document de formation

Les rapports de Rennes 1 et ceux des universités partenaires

pourront être partagés entre les établissements

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2. SID : Le Model Core

2.3 : Organisation de l’évolution du Model Core

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Quelle organisation pour l’évolution du Model Core ?
Enrichir le Model Core au bénéfice de tous est notre objectif

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 3. Les lots du SID

Tous les lots de la solution SID sont disponibles à la carte

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Entrée budgétaire Lot SID Finances :
Commande achat (pas de
Commande vente (pas de Exemple d’indicateurs
disponibles
limite d’antériorité)
BUDGET (à partir de 2017) limite d’antériorité)
Commandes, pré
Commandes HT, TTC, Nb
commandes en HT, TTC, Nb
AE / CP Montant et Tx par:
par:
d’exécution par : • Nom client
• Fournisseur
• Exercice
• Exercice
• Exercice • CRB
• CRB
• CRB • CFI
• Compte comptable
• CFI • Société
• EOTP
• Enveloppe • EOTP
• CFI

Entrée
• Compte budgétaire • Centre de profit
• Centre de coût
• DF • Article
• Article
• Fonds • Type de commande

thématique
• Statut
• Type de budget • Compte comptable
• Compte budgétaire
• … • Numéro piece
• Nombre
• Date de livraison
• Date de livraison
• Facturée - Livrée
• … ANALYSE FINANCIERE

Entrée comptable
SIG , Haut de bilan et
Trésorerie par :

FOURNISSEUR (pas de limite d’antériorité) CLIENT (pas de limite d’antériorité) • Exercice

• Période comptable
Factures, avoirs, mandats en HT, TVA, TTC, Factures et avoirs en HT, TVA, TTC, Nb • Société
Nb par: par: • Composante
• Nom client • Nom client • Nb de jours
• Exercice • Exercice • …
• CRB • CRB
• CFI • CFI
• Société • Société MISSION
• Délai de recouvrement • Délai de recouvrement
• Date de rapprochement • Date de rapprochement • Exercice
• EOTP • EOTP • Typologie d’agent
• Article • Article • Typologie de mission
• Type de facture • Type de facture • Composante
• Statut facture • Statut facture • Nb de jours
• Numéro pièce • Numéro pièce • …
• Compte comptable • Compte comptable
• Date de livraison • Date de livraison
• … • …

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Démo Rennes 1 et partenaires

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 Suivi des Régime d’inscription
Suivi des
effectifs parcours
Domaine de formation

Réussite
Effectifs étudiants toute Niveau de formation
population confondue
Nombre d’admis
Nombre de formations au diplôme

Effectifs SISE au 15 janvier Redoublants

Néo-bacheliers

Poursuite des néo-bacheliers

Effectifs étudiants sauf formations Site géographique
initiales Etape N-1 (L3, LP,
M1, M2, Doctorat)
Genre

Etape N+1 (DUT,

Effectifs étudiants sauf CPGE et Boursier L3, M1, M2)
paramédicaux
Nationalité Non inscrits à UR1 en N+1

Effectifs étudiants étrangers Mobilité

Suivi du
Primo- entrants devenir
Doctorat d’université
Observatoire

Lot SID Formation: Exemple L1 LP L3 M&D

d’indicateurs disponibles
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Démo Rennes 1

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 Lot SID Patrimoine
Occupation des locaux Exemple d’indicateurs

Occupation
géographique par :
• Campus
• Batiment
• Type d’utilisateur
• Type de locaux
• Finalité d’utilisation

Affectation des locaux

Affectation des locaux

par :
• Destination d’usage
• Type d’utilisateur

Consommation des bâtiments

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Démo Rennes 1

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 Lot SID RH
Agent Exemple d’indicateurs

Vision des agents par :

• Service
• Genre
• Date d’entrée/sortie
• Poste
• UO et UHI
• Catégorie
• Statut
• ETP – ETPT - Effectif

Masse salariale

Vision masse salariale :

• Service
• Genre
• Categorie
• Statut
• Période

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Démo Rennes 1

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Retour d’expérience :

• Université de la Réunion

• INP Toulouse

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4. SID : Nouveautés à court et moyen terme

28
SID : Les évolutions en cours, les nouveautés à venir

Pstage
Lot Formation ADE
Candidatures (Parcours
sup, Campus France)

Lot Finances Marchés

Journal des pièces

Lot Transverse Indicateurs croisés

DSG
Lot Règlementaire P2CA
DPGECP
CQ Indicateurs communs

Autres SI Suite Cocktail

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 Portail SID transversal : indicateurs croisés

Finances : RH : Formation : Patrimoine :

- Budget et exécution - Nb effectifs et - Nb étudiants total et
engagement/payé ETPT sise
- Taux de réussite - Nombre de M²
encaissé -
- Nb diplômés - Taux d’occupation
- Par enveloppe et BIATSS/Enseignant
- Par type diplôme - Type de salle (bureau,
compte budg /chercheur
- Néo-entrant UR1 et enseignement…)
- Nb commande et nb -
non présent UR1 en - Consommation (gaz,
facture Titulaire/Contractuel
N+1 électricité..)
- CFI pour Labo /hébergé
Exemple : Nb Exemple : Taux
Exemple indicateurs : - Affectation
d’étudiants par régime d’occupation par type de
Taux d’exécution et Exemple : Nb
inscription et niveau salle
montant N et N-1 personnels par type

Exemple indicateurs croisés:

- Nb Enseignants /étudiants
- Nb d’agent service ou plateforme /M²
- Rapport Biatss /enseignant
- Masse salariale composante/effectif composante (cout moyen par
composante)
- Rapport Biatss / étudiants
- Budget composante/ nombre d’étudiants composante
- Coût des fluides / m²

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5. Modèle économique et tarifs proposés

31
Une offre efficace et pertinente

Prix d’acquisition d’un périmètre : 10 000 € HT

prix support model Core : 5 000 € HT par an et

par périmètre

durée de convention : 3 ans

Exemple acquisition du lot finance :

coût sur 3 ans 25 000 € HT

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 Nos partenaires

Université de la Réunion
INP de Toulouse
Université Toulouse 1 Capitole

Université Toulouse 2– Jean Jaurès

Université Toulouse 3 – Paul Sabatier

Université Rennes 2 Université Bretagne Occidentale

Université Bretagne Sud

Un SID reconnu et soutenu par la DGESIP

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 Notre SID :

• Un modèle technique robuste

• Un modèle économique attractif sans aucune
avance de fonds
• Des équipes techniques et fonctionnelles
dédiées pour vous accompagner dans votre
démarche
• Une plateforme web dynamique ouverte à tous

Rejoignez-nous !
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 Contacts :
aziz.mouline@univ-rennes.fr
claire.desmas@univ-rennes1.fr
youssef.yahyi@univ-rennes.fr