NSIA BANQUE BENIN SA

Référence : RH-007
DESCRIPTION DE Date d’émission : 2021

FONCTION Date de révision : 07 Juillet 2021

Version : N° 2

I. IDENTIFICATION

TITRE DE LA FONCTION :
ASSISTANTE DE DIRECTION
Localité du poste Cotonou

Nom & Prénoms du Titulaire

Classe de la fonction (après pesée)

Effectif de postes pour l’emploi

Supérieur Hiérarchique direct DIRECTEUR GENERAL

Supérieur Fonctionnel NEANT
Fonctions Subordonnées
Direction DIRECTION GENERALE
Unité

II. POSITION DANS L’ORGANIGRAMME

DIRECTEUR GENERAL

ASSISTANTE DE DIRECTION

III. RAISON D’ETRE DE LA FONCTION

Réaliser le secrétariat, le suivi de certains dossiers et rendez-vous d’une direction fonctionnelle ou

auprès du chef d’établissement. Organiser pour le directeur le traitement et la circulation de
l’information, des documents et des communications téléphoniques.

IV. FINALITES DE LA FONCTION

Contribuer à la bonne organisation des activités au sein de la Direction Générale

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FONCTION : CHEF SECTION MAINTENANCE
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V. DOMAINES D’ACTIVITES TACHES PRINCIPALES

- Accueil physique et téléphonique,
- Réception, traitement et orientation des appels et messages
téléphoniques,
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents
(enregistrement, tri, diffusion et archivage),
- Prise de rendez-vous, tenue de l’agenda du directeur
- Planification des réunions internes et externes dans les
agendas électroniques et réservation des salles de réunion,
- Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers,
décisions, procès-verbaux, arrêtés,
- Prises de notes et rédaction de comptes-rendus,
1) GESTION DU - Préparation et suivi de dossiers,
- Reproduction des documents,
SECRETARIAT
- Classement et archivage des documents : courriers, notes,
comptes-rendus, décisions,
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau
(photocopieuse, fax)
- Réaliser le secrétariat, le suivi de certains dossiers et rendez-
vous d’une direction fonctionnelle
- Organiser pour le directeur le traitement et la circulation de
l’information, des documents et des communications
téléphoniques.

- Respect strict du secret professionnel

- Respect du code de déontologie
- Respect du code vestimentaire
2) RESPECT DU SECRET
PROFESSIONNEL ET
CODE DE
DEONTOLOGIE

VI. DIMENSIONS (Chiffres significatifs)

VII. RESPONSABILITE – DELEGATIONS – MARGE D’AUTONOMIE

7.1- Intérim

Remplacement à assurer : Néant

Remplacement assuré par : Néant

7.2- Autonomie (après pesée du poste) :

7.3- Pouvoirs :

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FONCTION : CHEF SECTION MAINTENANCE
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7.4- Relations fonctionnelles

Internes : 

Externes :

7.5- Comités ou réunions :

- Réunion

VIII. CONTRAINTES PARTICULIERES

- Horaires : NEANT
- Nuisances : NEANT
- Sécurité : NEANT
- Autres : NEANT

IX. PROFIL EXIGE PAR L’EMPLOI

Formation initiale (Diplôme) BAC+2/3

Formation professionnelle Secretariat de Direction, Communication et

relation publique, Marketing et Action
Commercial, Gestion des Ressources Humaines,
Administration Générale
Connaissances particulières •Connaissance de l’outil informatique et des
logiciels de bureautique
•Connaissance générale de l’organisation
administrative et fonctionnelle d’une banque
Expérience indispensable 2 ans

Compétences spécifiques •Bureautique

•Techniques de secrétariat
•Techniques d’accueil physique et téléphonique
•Classement et archivage
•Communication/relations interprofessionnelles

Qualités requises Accueil, discrétion, Respect des délais, courtoisie,

propreté, honnêteté, rigueur, dynamisme,
vigilance, bonne capacité d’organisation et
d’adaptation, maîtrise de soi.

FILIERES D'ACCES A L'EMPLOI - EVOLUTIONS POSSIBLES

Conseiller Clientèle Assistante RH Assistante Juridique

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Mail Room Assistante de Direction Réception

X. DEFIS MAJEURS
-

XI. OUTILS ET DOCUMENTS NECESSAIRES

- Ordinateur, Scanner, outlook etc..

XII. APPROBATION DE LA DESCRIPTION DE FONCTION

Signataires Nom & Prénoms Date Visa

Approuvé par le Supérieur

Hiérarchique N+1

Approuvé par le Supérieur

Hiérarchique N+2

Approuvé par le Directeur

des Ressources Humaines

XIII. SIGNATURE DU TITULAIRE DU POSTE

Nom & Prénoms Date Signature

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