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1 — Recensez et catégorisez vos postes d’investissement
Avant toute chose, recensez les postes d’investissement, c’est-à-dire toutes les dépenses à
prévoir, telles que :
De manière générale, et particulièrement pour les projets en milieu associatif avec demandes
de subventions, le budget prévisionnel doit diversifier les sources de financement (public,
privé, etc.) pour :
rassurer chaque investisseur sollicité que tout ne repose pas sur lui ;
pallier les risques de désistement de l’un d’eux.
L’équilibre financier est recherché. Un financeur n’a pas vocation à vous aider à créer du
profit, mais à atteindre un objectif.
☝️En budget prévisionnel : dépenses = recettes. Une part d’autofinancement est donc souvent
ajoutée pour combler la différence entre les ressources et les dépenses prévues et montrer
l’implication de la structure.
la vente de produits,
la prestation de services,
les subventions,
les partenariats,
l’autofinancement, etc.
Lire aussi
o Méthode QQOQCP : définition et exemples concrets pour chaque
question
Ceci est d’autant plus important pour les associations qui demandent une subvention, ou les
entreprises qui sollicitent la participation d’un partenaire : vous devrez souvent traduire la
somme demandée en pourcentage du projet total.
Si le coût de la salle est valorisé, le budget total monte, mais la part demandée au financeur
baisse en pourcentage.
Ainsi, vous aurez une meilleure visibilité et une meilleure capacité à vous adapter en fonction
des contraintes rencontrées (changement de l’un des fournisseurs, retard sur l’une des tâches).
Il y a aussi moins de marge d’erreur.
Vous pouvez par exemple présenter dans un tableau Excel l’intitulé des grandes phases de
votre projet sous forme de colonnes, les mois sur des lignes distinctes et renseigner les coûts
de chaque étape à leur intersection. Il vous sera alors facile de faire la somme pour obtenir le
budget prévisionnel total.
Vous devez absolument vous entourer et faire participer vos collaborateurs à l’élaboration du
budget prévisionnel, pour fusionner toutes vos connaissances pratiques.
La surévaluation
Contrairement à ce qu’on peut lire ou entendre, ne gonflez pas trop les dépenses. Disons
qu’une petite marge de sécurité (+ 5 %) pour les plus incertaines est permise, mais de façon
générale, il vaut mieux coller au plus près de vos prévisions réelles.
Prévoyez plutôt une réserve de trésorerie pour ne pas subir trop lourdement une panne de
matériel ou une augmentation des charges, par exemple.
Certains préfèrent ajouter une ligne « frais de gestion » équivalente à 10 % du budget total en
bas de tableau.
La sous-évaluation
Ne sous-estimez pas non plus, un budget trop limité se révèle rapidement une source de
problèmes et de conflits entre plusieurs tâches, impliquant d’en annuler certaines au premier
abord secondaires, et pourtant essentielles (le contrôle de la qualité par exemple).
Dans les étapes de la mise en place de projet, l’analyse des facteurs de risques est justement
là pour éviter ce genre de situation.
Et si vous demandez à vos collaborateurs d’estimer leur future charge de travail, sachez qu’ils
auront tendance à être trop optimistes : ajoutez jusqu’à 20 % de marge de sécurité au temps
qu’ils estiment dédier à chaque tâche (principe de précaution).
Le budget prévisionnel doit découler du planning prévisionnel où toutes les ressources ont
été estimées et attribuées.
Comparez les coûts estimés par rapport aux coûts réels pour anticiper la suite.
☝️Gardez aussi une trace de vos calculs pour pouvoir les reprendre et comprendre comment
vous étiez arrivé à tel ou tel résultat. Et datez votre budget !
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et l’estimation de la rentabilité, ainsi que le suivi d’un compte d’exploitation de
projet ou de portefeuille, en distinguant les dépenses de type OPEX et CAPEX,
entre autres !
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