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MANAGER À DISTANCE

EN SITUATION EXCEPTIONNELLE
Par Karine THEBERGE

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RESSOURCES HUMAINES
LE MANAGEMENT ET LA COMMUNICATION EN SITUATION EXCEPTIONNELLE

L’AGENT LE MANAGER À DISTANCE

Incertitudes Rassure l’agent


Guide l’agent

Stress

Adapte les missions


et activités de l’agent

Quelques conseils managériaux ✓ Adapter l’organisation de ses ✓ Piloter l’activité avec


équipes au contexte en des outils partagés
✓É
 valuer la situation et définir
définissant clairement le rôle
ses priorités - Maintenir une communication
de chacun
Identifier : régulière avec les services par
Créer une organisation simple, fluide
- les activités nécessaires et téléphone, mails, visioconférence.
qui permet de répondre à l’essentiel :
prioritaires à la continuité du service, - Définir des échéances pour la mise
- fixer des objectifs clairs et atteignables
- les activités qui doivent être au regard des priorités identifiées et en œuvre des actions et faire des
adaptées au regard du contexte, du contexte ; bilans intermédiaires.
- les activités, réunions, instances, - définir clairement le rôle de chacun - Mettre en place un suivi accessible
sessions de formation à reporter afin de répondre aux urgences et à tous afin de partager le suivi
ou à supprimer, continuer à gérer les activités du
de l’activité.
- les activités nouvelles pour répondre quotidien ;
Exemple : Établir un tableau de bord
au contexte ou anticiper ses - piloter l’activité avec des outils partagés
conséquences. pour faciliter les échanges. des actions en cours qui sera
complété régulièrement par les
Exemple : Point téléphonique régulier Exemple : Diffuser à tous les agents,
différents responsables d’actions
avec les encadrants de son équipe un document récapitulant les actions
pour fixer les priorités, les axes de prioritaires, les pilotes et les interve- et qui servira de support pour
travail. Les encadrants feront de même nants identifiés pour chaque action l’animation des temps d’échanges
avec leurs équipes. (échéances, principes…). ollectifs.

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MANAGER À DISTANCE EN SITUATION EXCEPTIONNELLE

✓C
 ommuniquer de façon Exemple : Diffuser régulièrement ✓ Affirmer le leadership et cultiver
transparente et claire un message d’encouragement aux la confiance mutuelle
- Communiquer clairement les collaborateurs, soulignant les avancées - Ne pas douter de ses choix
informations à l’ensemble de l’équipe ; réalisées, les remerciant et en se
- Identifier des relais managériaux
- s’assurer de la bonne compréhension tenant à leur disposition pour toute
des consignes et reformuler si question. - Délivrer un message de confiance
nécessaire ; dans les équipes
✓ Intégrer l’incertitude dans
- répondre clairement aux questions son management - Maintenir le lien avec son équipe
de son équipe ou expliquer pourquoi
- Relativiser la situation.
ce n’est pas possible.
- Se concentrer sur des objectifs ✓ Se projeter vers l’avenir
Exemple : Maintenir un temps
réalistes. - Se projeter sur l’après crise
d’équipe par semaine lors duquel
les informations seront délivrées. - Faire preuve de souplesse. avec un optimisme raisonné

- Être solidaire des décisions prises - Inciter les agents à mettre à profit
en les expliquant aux équipes cette situation exceptionnelle pour
✓A
 voir une posture de confiance,
rassurante et bienveillante (l’incertitude de la situation et conforter leurs compétences

- Montrer aux collaborateurs l’évolution des connaissances - Mettre en perspective la situation


qu’on leur fait confiance pour gérer peuvent engendrer des changements et ses enseignements pour le futur
au mieux leur activité. de stratégie, de décision).
Exemple : Proposer aux agents
- Rassurer les collaborateurs quant Exemple : Face à des situations de développer leurs compétences
à la gestion de la crise. de tension, adopter une posture grâce à la formation à distance,
- Se tenir disponible et en position rassurante en relativisant les difficultés d’engager une réflexion à moyen
d’écoute à l’égard de ses collaborateurs rencontrées et en expliquant terme sur vos processus au regard
en posant des règles de communication. les raisons des décisions prises. de l’expérience vécue.

LE MANAGEMENT À DISTANCE DANS LE CADRE DU TÉLÉTRAVAIL

Demander une information


à la personne concernée,
ne pas mettre toute
une équipe en copie d’un mail
qui ne le nécessite pas.

Animer la présence
en ligne pour
maintenir le lien
entre ses agents.

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✓D
 éfinir collectivement - Organiser régulièrement des réunions - Définir, avec chaque agent,
les modalités de communication d’équipe des livrables journaliers ou
au sein de son équipe hebdomadaires.

- Recenser les moyens pour contacter ✓ Animer la présence en ligne pour - Faire confiance à ses agents en leur
les membres de son équipe (mail, maintenir le lien entre ses agents laissant une plus grande autonomie
téléphone). et flexibilité pour atteindre les
- Maintenir des temps d’échange objectifs fixés, leur permettant
- Préciser les modalités par lesquelles en temps réel et visuels de s’adapter à des contraintes
les agents peuvent vous contacter (visioconférence...). mouvantes.
individuellement.
- Organiser des temps d’échange - Partager largement les objectifs
- Établir la fréquence et la nature individuel et régulier avec chaque individuels et collectifs afin que
des échanges avec les agents. agent. chaque agent dispose d’une vision
- Préciser les outils que vous utiliserez - Inciter les agents à garder du lien globale de l’action de son équipe.
(visio, tel, chat...) et s’assurer de avec leurs collègues et prévoir
la disponibilité des guides des temps d’échanges informels.
d’utilisation associés et/ou favoriser ✓ Etre agile et pragmatique
- Identifier les signes qui pourraient
l’entraide entre collègues pour alerter sur un potentiel isolement - Adapter les processus de travail
s’approprier les outils. d’un agent. et de validation pour tenir compte
du contexte.
- Définir les règles de “savoir-vivre” - Organiser un reporting régulier afin
numérique. de garder une bonne dynamique de - Simplifier ses processus pour
travail absorber une plus grande charge
Exemple : Organiser des petites
de travail en effectif réduit.
sessions de formation aux outils, Exemple : Utiliser les outils déjà
des mises en situation ou des défis en place dans la gestion de projet - Organiser l’écoute et la remontée
pour tester des fonctionnalités en les partageant, initier une équipe des difficultés opérationnelles par
(Le 1er qui partage son écran, sur Teams...). les agents.
le 1er qui modifie le titre d’un doc...). Exemple : Demander une information
à la personne concernée, ne pas
✓ Travailler en temps courts, mettre toute une équipe / direction en
✓ Organiser les activités sur la base d’objectifs et copie d’un mail qui ne le nécessite
de ses agents de livrables concrets pas, prioriser les activités... Faire
- Définir les objectifs individuels - S’assurer que chaque agent ait des des points réguliers, oser demander
et collectifs aux regards objectifs clairs et réalisables à courte s’il y a des difficultés, favoriser
des nouvelles priorités définies. échéance. la bienveillance entre collègues...

LES TECHNIQUES POUR UN TRAVAIL EFFICACE AVEC SES COLLABORATEURS

Mettre en place des


solutions simples pour
indiquer qu’on
ne nous dérange pas.

Essayer de trouver
un équilibre entre
Préserver vie pro / vie perso,
certains rituels. se fixer des limites.

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MANAGER À DISTANCE EN SITUATION EXCEPTIONNELLE

✓O
 rganiser son espace de travail ✓ Rythmer ses journées cloisonner ses activités. S’accorder
- Optimiser sa capacité de concentration des pauses, se déconnecter des
- Essayer de trouver un équilibre
en aménageant un espace dédié réseaux sociaux et si besoin
entre vie pro / vie perso, se fixer des
au télétravail ou prévoir d’informer paramétrer des alertes sur son
limites.
son entourage lorsque l’on est en smartphone pour respecter ses plages
- Définir ses moments de disponibilité horaires.
communication.
pour rester joignable en fonction
- S’installer confortablement en veillant de ses contraintes.
à avoir une bonne posture afin de se ✓ Garder le contact
- Prioriser ses tâches en réalisant une
sentir bien devant son poste de travail .
liste des choses à faire (to do list). - Informer son manager sur un
- S’assurer d’avoir tout l’équipement manque de maitrise des outils
- Prévoir de bouger et prendre l’air de
nécessaire pour bien travailler ou proposer de nouveaux outils
temps en temps.
à distance. qui facilitent le travail à distance.
- Préserver certains rituels.
Exemple : Mettre en place des - Solliciter son manager pour gérer
solutions simples pour indiquer - Se mettre en mouvement. les urgences.
qu’on ne nous dérange pas (panneau Exemple : Si son enfant est à la maison - Exprimer les contraintes que l’on
recto-verso “occupé” / “disponible”). et que personne ne peut le gérer, ne peut maîtriser.
Établir collectivement des règles de vie adapter son rythme de travail au sien
et prévoir ses réunions pendant - Trouver des solutions communes
pour prévenir des situations.
les siestes, etc... pour rompre le sentiment d’isolement
Sensibiliser les enfants à la situation
et conserver une dynamique
et établir des horaires de jeux, Retarder votre réveil de quelques d’équipe (temps d’échanges visio
de devoirs, de repas pour que les minutes, travailler en musique, se et téléphoniques avec ses collègues).
enfants gardent leurs repères. Leur maquiller si on en ressent le besoin.
expliquer qu’on a besoin de temps Exemple : Vous avez besoin de temps
Si on rencontre des difficultés d’emploi pour aider vos enfants dans leurs
pour travailler et qu’il faut respecter
du temps, en faire part à ses collègues devoirs, prévenez votre manager
certaines consignes, comme celle de
ne pas être dérangé dans son espace pour trouver la meilleure organisation. pour trouver plus de souplesse
de travail. S’imposer des horaires fixes pour bien dans votre temps de travail.

ATTENTION AUX RPS EN SITUATION DE TÉLÉTRAVAIL

Mis en garde du psychothérapeute 2. L


 es raisons pour lesquelles le responsable car certains agents
et associé fondateur du cabinet manager doit être encore plus peuvent se retrouver en sous-activité
spécialisé Eleas, Xavier Alas Luquetas vigilant et d’autres en suractivité. Dans les
dans un article publié dans « L’usine Le domicile de l’agent n’est pas un lieu deux cas les agents éprouveront des
nouvelle ». pensé par et pour le travail. Cela difficultés.
oblige donc à beaucoup de vigilance Des personnes peuvent se retrouver
1. Pour limiter le stress, les points et à repenser ses habitudes de travail. dans des situations d’épuisement sans
de vigilance à prendre en compte : Il n’y a plus d’échanges physiques qu’on ne s’en rende compte à temps
- Accepter le mode dégradé lié à toute entre collègues, ce qui rend plus parce que les « signaux faibles » sont
difficile la possibilité de repérer plus difficiles à repérer en tant que
situation de crise.
d’éventuels collègues en souffrance. manager.
- Se rendre disponible pour apporter
Les représentants des personnels Lorsque l’agent est seul chez lui
de l’aide.
sont moins accessibles, alors qu’ils en situation de télétravail imposée
- Rappeler aux agents de son équipe sont souvent les interlocuteurs au regard du contexte, il rencontrer
de se poser des limites, prendre des privilégiés des agents qui rencontrent des difficultés à décrocher. Pour ceux
pauses. des difficultés. qui ont une tendance naturelle à
- Proposer des moments en lien avec Il est important de bien définir son plan l’hyperactivité, cela peut être un
le reste de l’entreprise. de continuité d’activité en tant que contexte pour être submergé.

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La quarantaine exclut de la vie sociale Prévention : communiquer sur les 3. L
 es solutions à proposer en tant
de l’entreprise, isole et fragilise objectifs attendus et définir avec que manager
certaines personnes. Cette dimension
le salarié les plages horaires durant Permettre aux agents qui en
sociale est un des vecteurs de sens
lesquelles, étant en repos, il ne peut ressentent le besoin d’avoir accès à
et de reconnaissance pour l’individu.
être joint. une écoute attentive. L’agent peut
La CARSAT identifie quatre solliciter la chargée de mission RPS
principaux risques développés - La violence externe : Le télétravailleur
ou le médecin de prévention s’il en
par le télétravail : peut être victime de l’agressivité de ressent le besoin.
- L’isolement professionnel : perte du clients et devoir y faire face seul.
sentiment d’appartenance et se
Prévention : identifier, avec
retrouver
le télétravailleur, le problème à l’origine
Prévention : prévoir des contacts SOURCES
de cette violence et le résoudre.
réguliers avec les collègues et des - Guide à destination de ses encadrants
entretiens avec la hiérarchie pour faire - Les matériels inadaptés : source de réalisé par la Région Grand Est Alsace
le point sur les missions en cours et la stress Champagne-Ardenne Lorraine
charge de travail. - Santé Magazine
Prévention : mobiliser les moyens
- Le burn-out lié à la gestion du - L’usine nouvelle
de l’entreprise pour s’assurer que
temps : le salarié peut être enclin à - ARM formation
empiéter sur sa vie privée pour terminer le salarié bénéficie d’un outil de travail (image page de présentation)

son travail, et réciproquement. adapté à ses missions. - Point Org Sécurité

Prévoir des contacts réguliers


avec les collègues

Mobiliser les moyens


de l’entreprise

Identifier les problèmes


à l’origine de violences
externes et les résoudre.

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