Introduction

Avant de commencer, regardons quelques-uns des avantages d'une base de donnes. Accs l'information plus rapidement et facilement. Toute l'information se retrouve une seule place; dans votre base de donnes. Plus besoin d'essayer de regrouper l'information qui provient de plusieurs sources. Recherche Ad hoc facile. Ex.: Combien me reste-t-il en stock du produit X? Qui sont mes dix clients les plus importants en ce moment? Quels produits sont mes meilleurs vendeurs? Quels sont mes meilleurs reprsentants? Meilleur suivi de l'information. Meilleure gestion des donnes. Meilleure analyse des donnes. Meilleure prise de dcision. Mieux apte rpondre aux besoins de la clientle. Automatisation de certaines tches rptitives. POURQUOI APPRENDRE UNE BASE DE DONNES RELATIONNELLE? Ce type de base de donnes a plusieurs avantages compars une base de donnes simple aussi appele "flat file". Elle utilise beaucoup moins d'espace parce qu'elle rduit au minimum les redondances ou les rptitions des donnes. Pour mieux comprendre l'avantage d'un systme de gestion de base de donnes relationnel (SGBDR), utilisons un exemple de factures pour comparer ces deux types de BD et pour montrer certains concepts de base d'un SGBDR. Regardons quelques-unes des donnes que l'on retrouve normalement sur une facture: Ex.: Date, Numro de facture, Numro du vendeur, Numro du produit, Quantit vendue, Prix unitaire, Description du produit, sous total, Taxes, Total ... Voici quelques-unes de ces donnes dans un BD simple. No. Facture 1001 1002 1003 Client ABC ABC XYZ Produit 415 416 415 Description TRIANGLE CARR TRIANGLE Prix Unitaire 12.75 10.00 12.75 Qt ... 50 20 75

L'ide d'une base de donnes relationnelle est de rpartir les donnes dans plusieurs BD ou tables et de crer des connexions, des points communs, des liens, des relations entre chacune d'elles. Voici comment les variables pourraient tre divises dans une BD relationnelle.

Facture No. Facture No. Produit Qt vendue No. Vendeur No. Client

Client No. Client Adresse Code Postal No. tlphone Personne autorise

Vendeur No. Vendeur Nom Prnom No. Ass. Soc. Date d'embauche

Inventaire No. Produit Description Prix unitaire Qt disponible Qt commande

Dans le tableau prcdent, la table FACTURE va chercher les informations sur le client de la table CLIENT par le champ commun NO. CLIENT. Il est inutile de rcrire les donnes du client plusieurs fois. On peut

aller chercher l'information grce une relation entre ces deux tables: soit par le champ No. Client. La mme chose se produit pour les informations ncessaires pour les tables VENDEUR et INVENTAIRE par leurs variables communes NO. VENDEUR et NO. PRODUIT respectivement. De cette manire, il est inutile de rcrire les donnes redondantes ou rptitives. Ceci conserve de l'espace pour d'autres donnes. Pour les trois factures de l'exemple, on conomise de l'espace et du temps ne pas avoir rcrire les informations sur le client ABC ni la description et le prix unitaire du produit 415.

Dfinitions
L'utilisation d'une base de donnes apporte aussi de nouveaux termes comprendre. Voici une liste des termes qui seront utiliss pour toutes les pages sur les sujets d' Access. Champ : Une information ncessaire sur une personne, une chose ou un vnement. Ex.: couleur, taille, modle, date, nom, prnom, tlphone, adresses, description, commentaires etc. Enregistrement Un regroupement de champs qui dcrient une personne, une chose ou un vnement. Ex.: : nom, prnom, date de naissance, tlphone, numro d'assurance sociale ou compagnie, adresse, tlphone, tlcopieur, personne responsable ou dpartement, personne responsable, tlphone. Le champ tlphone est utilis de trois manires diffrentes. Il est soit le numro de tlphone d'un employ, d'une personne dans une compagnie ou d'un dpartement. Un regroupement d'enregistrements sur un thme un commun. Ex.: employs, inventaire, client, fournisseurs, vhicules, contacts etc. Un regroupement de tables, de requtes, de formulaires, et de rapports et de programmation qui constitue un systme complet. Ex.: gestion de la facturation, gestion de l'inventaire, immatriculation des vhicules, carnet de numro de tlphone, rservations etc.

Table: Base de donnes :

La dfinition d'une base de donnes prend maintenant un sens plus large qu'auparavant. Ce n'est plus juste un fichier qui contient de l'information utile pour l'utilisateur. Il contient aussi les requtes, les formulaires, les tats, les macros et les modules pour dvelopper une "application" ou un "systme" qui rpond aux besoins spcifiques de l'utilisateur.

Quelles sont les composantes d'Access?

Tables : Requtes : Formulaire : tat : Macro : Modules : Prsentation de l'information sur papier d'une manire pratique pour l'utilisateur. Dveloppement de routines pour automatiser certaines tches. Programmation Structure de la table, type de champs et les informations qui y sont entreposes. Recherche d'informations qui rpond certains critres dtermins par l'utilisateur. Prsentation de l'information l'cran d'une manire pratique pour l'utilisateur.

Cration d'une base de donnes

Pour vous aider comprendre la cration d'une base de donnes, cette page va dmontrer les tapes suivre. Afin d'viter la rptition du texte de ce site, il vous sera demand d'aller lire le texte d'autres pages pour les tables et les relations. L'exercice va consister crer une base de donnes pour la facturation d'une entreprise. La premire tape de la cration d'une base de donnes est l'analyse. C'est d'ailleurs probablement l'tape la plus importante. Si vous passez trop rapidement sur cette tape, vous allez ensuite perdre beaucoup de temps et d'efforts refaire ce qui aurait d tre accompli auparavant. Avant de crer votre base de donnes, il faut avoir une ide claire de ce que seront vos besoins pour celle-ci. Il faut prparer une analyse approfondie de vos besoins. Quelles sont les informations dont vous avez besoin? Ex.: Quelles informations ai-je besoin sur mes clients, sur mes fournisseurs, sur mon inventaire, sur mon personnel etc. Une technique parmi d'autres que vous pouvez utiliser consiste fonctionner " l'envers" (top-down). Songez aux formulaires et aux tats dont vous aurez besoin. Connaissant les rsultats dont vous avez besoin, il faut dcouvrir quels sont les champs ncessaires pour atteindre ceux-ci. Par exemple, il faut connatre les quantits vendues et quel prix unitaire avant de connatre le total des ventes . Vous pouvez aussi utiliser la technique "bottom-up". partir de la base, vous dterminez toutes les informations qui sont ncessaires pour les requtes, les formulaires et les tats de votre base de donnes. Vous pouvez utiliser les deux techniques pour vous assurer d'avoir toutes les informations ncessaires. Pour les besoins de l'exercice, prenez quelques instants et crivez sur une feuille quels champs que l'on retrouve sur une facture. Essayez de trouver autant de champs que vous pouvez.

Liste des champs

Voici la liste de champs que l'on peut retrouver une facture. Date, Numro de facture, Numro de client, Adresse de facturation du client, Ville, Numro de tlphone, Numro de tlcopieur, Adresse de courriel (courrier lectronique), Adresse de livraison, Personne contact, Conditions de paiement, Numro de produit, Description du produit, Prix unitaire du produit, Quantit achete, Total pour l'item, sous-total, TPS (Taxe sur le Produits et Services, 7% du total), TVQ (Taxe de vente du Qubec, 7,5% du total et de la TPS, TVA en Europe), Grand total, Escompte, Bon de commande, Numro du vendeur, Nom du vendeur ... Ouf! C'est peut tre un peu plus que vous vous attentiez. La seconde tape: regrouper les informations dans des tables. Il faut ensuite regrouper en entits toutes ces informations (champs) dans une table ou un "thme" en commun. Ex.: Est-ce que le champ "Escompte" ou "Conditions de paiement" ira dans l'entit (table) "Facture" ou avec "Client"? Je vais premirement vous dmontrer ma technique pour regrouper les champs dans des tables et pour dterminer les relations entre ces tables. Par aprs, on discutera de la technique de la normalisation. Ma technique est un peu plus simpliste et demande un peu d'exprience. L'utilisation de la technique de la normalisation est une manire difficile d'accomplir accomplir et raliser. Mais elle est infaillible lorsqu'on la comprend et on l'applique correctement. Ces deux manires veulent atteindre le mme rsultat : regrouper des champs dans des tables de manire la plus efficiente possible. Premirement ... ma technique. Le concept est de distribuer les champs dans le plus grand nombre de tables possibles. Mais il y a certaines rgles suivre:

Regroupement des champs dans des tables qui peuvent tre relies. Pas de ddoublement de champs, sauf pour les champs en commun. Pas de ddoublement d'entre d'information. Pas de champs calculables dont on peut avoir le rsultat avec les informations des autres champs des tables. Ex.: Total = Qt * Prix unitaire Il faut regrouper les champs dans des tables. Quels sont les champs que l'on peut regrouper ensemble? Pour vous aider dans cette tche, basez-vous sur des lments de la vie de tous les jours, du concret. Cela aide aussi de connatre les processus de l'entreprise. Quelles sont les oprations accomplies? Qui utilise quelle information? Pour la facture, on retrouve des lments qui distinguent la facture, le client, les produits et le vendeur. Ce sont les quatre tables qui seront utilises. S'assurer que les champs sont dans la bonne table. Qu'il n'y a pas de tables caches l'intrieur des autres. l'exception des champs en commun qui servent "relier" les tables, un champ ne devrait pas se retrouver dans plusieurs tables. Dterminer les cls primaires Une cl primaire est un champ, ou une srie de champs, qui permet de diffrencier un enregistrement des autres. Par exemple, bien qu'il puisse avoir plusieurs factures avec la mme date, la mme quantit achete, au mme client ou avec le mme vendeur, il n'y aura pas deux factures avec le mme numro de facture. Une cl primaire n'est pas obligatoire pour une table. Elle le devient lorsque vous voulez relier deux tables. L'une des tables doit avoir une cl primaire. Essayez de dterminer quel champ serait appropri pour une cl primaire pour la table Employs. Certainement pas le champ sexe. moins qu'il y ait seulement un homme et une femme dans l'entreprise. Cela limite un peu la croissance de l'entreprise! Fumeur? Permanence? Mme chose. Il y a seulement deux valeurs possibles (H ou F, Oui ou Non ...). Puisqu'on ne peut pas entrer deux fois la mme valeur dans une cl primaire, ceux-ci ne sont pas de bon choix. Il est possible d'utiliser le champ Nom de famille aussi longtemps que deux personnes dans l'entreprise n'aient pas le mme nom. Ensuite, il est toujours possible de crer une cl primaire compose de deux champs: nom de famille et prnom. Cette cl va fonctionner correctement jusqu' ce que deux employs aient le mme prnom et le mme nom. Pour rgler ce problme, il est possible de crer une cl primaire compose du nom de famille, du prnom et de la date de naissance. Cette cl primaire va fonctionner correctement jusqu' ce que ... Cela peut continuer longtemps. Rendu un certain point, vous verrez qu'il est prfrable d'avoir un champ nomm Numro d'employ ou Numro d'assurance sociale pour distinguer chacun des enregistrements de la table. Mais il y a des occasions o il est ncessaire d'avoir une cl primaire qui est compose de plusieurs champs. L'une de ces situations sera explique un peu plus loin sur cette page. Prenez quelques instants pour essayer de dterminer quels champs dans la table seraient appropris pour tre la cl primaire ou tre dans la cl primaire. L'explication pour appliquer la cl primaire sur un ou plusieurs champs de la table est sur la page Web suivante sur les tables. Dterminer les relations entre les tables Pour qu'une relation soit possible entre deux tables, il faut: 2 tables (ou requtes ou une combinaison des deux) 1 champ en commun dans chacune des tables. Mme type de champ (Texte avec texte, numrique avec numrique... sauf exception de numroauto avec numrique)

Mme longueur (Pas un champ long de 15 caractres avec un autre long de 50 caractres !) Mme genre d'information (Ex.: Code d'inventaire avec des codes d'inventaires, NAS avec NAS ...) Vous n'tes pas oblig de relier toutes les tables l'une l'autre. Il est possible d'accder l'information tant que les tables soient relies directement ou indirectement en elles. Vous trouverez plus de dtails sur la page des relations. Dterminer les types de relations (cardinalit) Il existe trois types de relations : 1 1, 1 plusieurs et plusieurs plusieurs. Afin de ne pas rpter le texte, vous trouverez toutes les informations ncessaires pour dterminer le type de relation et comment crer des relations sur la page sur les relations. Pour l'exemple qui est utilis sur ce site, voici comment relier les tables dont les informations se retrouvent sur une facture.

L'image ci-dessus dmontre la liste des tables avec les champs qui les composent. De plus, les lignes indiquent les relations entre les tables. La relation de types plusieurs plusieurs requiert une table intermdiaire compose, au minimum de la cl primaire des deux tables relier. C'est la raison d'tre de la table Transition Fact-Inv qui pourrait tout aussi s'appeler Items de la facture.

La normalisation et les formes normales.

L'avantage d'une base de donnes relationnelle est d'viter au maximum les rptitions ou les redondances d'information. La normalisation sert sparer la liste des champs en plusieurs tables pour avoir une base de donnes qui est plus efficace. On parle de retirer progressivement quelques problmes que l'on retrouve dans les bases de donnes pour afficher la base de donnes sous diffrentes formes normales (1re, 2ime, 3ime ...) Pour le moment, nous allons seulement regarder les trois premires formes normales. Premire forme normale : rptition des donnes Pour atteindre la premire forme normale, il faut liminer les groupes rptitifs en les sparant en plusieurs tables. Le travail accomplir pour atteindre la premire forme normale est d'viter compltement les rptitions d'entre de donnes. Par exemple, une facture peut contenir plusieurs produits. Numro de facture Numro de produit

1, 3, 5

Donc, il peut avoir plusieurs numros de produits pour une mme facture. Ceci est de la redondance et ce n'est pas une forme approprie pour conserver de l'information dans une base de donnes relationnelle. Comment fera-t-on ensuite pour relier une modification au bon produit? Il faut donc mettre Numro de produit dans une table autre que Facture. On peut en mme temps dplacer les champs similaires dans l'autre table. Le test de la deuxime forme normale va s'assurer que les champs sont la bonne place. Il faut s'assurer que l'utilisateur ne va entrer plusieurs fois la mme information. Par exemple, cela ne serait pas efficace d'avoir une table "Facture" qui contiendrait aussi les champs "Nom du client", "Adresse de livraison", "personne contact". Cela ne passerait pas la premire forme normale. La raison est qu'il faudrait que l'utilisateur rentre pour chaque facture la mme information qu'il a dj entre dans les factures prcdentes pour le mme client. Aprs tout, combien de fois peut-on entrer la mme adresse? Pas vraiment efficient! C'est pour cette raison qu'il faut "dcouper" la liste des champs dont vous avez besoin dans plusieurs tables pour avoir une forme efficiente d'entre et d'utilisation des donnes. La mme situation se rpte pour les informations sur le vendeur. Facture: Numro de facture, date, bon de commande, escompte Clients : Numro de client, adresse de facturation, ville, numro de tlphone, numro de tlcopieur, adresse de courriel, adresse de livraison, personne-ressource, escompte, conditions de paiement Employs : Numro du vendeur, nom, prnom, numro d'assurance sociale Inventaire : Numro de produit, description, prix unitaire, quantit achete, quantit disponible Il faut ensuite dterminer la cl primaire pour chaque table. Cela est ncessaire pour la seconde forme normale. Une cl primaire est un champ, ou une srie de champs, qui permet de distinguer un enregistrement des autres. Pour la table Facture, la cl primaire est le champ Numro de facture. Le contenu de tous les autres champs de la table peut se rpter ce qui serait contraire la convention d'une cl primaire. Deuxime forme normale: Dpendance directe la cl primaire Pour se rendre la deuxime forme normale, il faut premirement avoir pass travers la premire forme normale. Il faut ensuite liminer les dpendances partielles. Cela veut dire qu'il faut s'assurer que tous les champs de la table dpendent de la cl primaire de la table. Sinon, il faudra crer une nouvelle table ou dplacer le champ. Le problme pour ce niveau est le champ Quatit achete. Il dpend en mme temps du numro de facture et du numro de produit. Une facture peut avoir plusieurs produits. Mais un produit peut aussi se retrouver sur plusieurs factures. Il y a donc une relation de plusieurs plusieurs entre ces deux tables. Facture : Numro de facture, Date, bon de commande, escompte Clients : Numro de client, adresse de facturation, ville, numro de tlphone, numro de tlcopieur, adresse de courriel, adresse de livraison, personne-ressource, escompte, conditions de paiement Employs : Numro du vendeur, nom, prnom, numro d'assurance sociale Inventaire : Numro de produit, description, prix unitaire, quantit disponible Items : Numro de facture, Numro de produit, Quantit achete

Voici un exemple du contenu de la table items. Pour cette base de donnes, la table est appele Transition Fact-Inv puisqu'elle permet de relier les tables Facture et Inventaire. Vous remarquez aussi que la cl primaire de cette table est compose de deux champs: Numro de facture et Numro de produit. Ce sont aussi les cls primaires des tables Facture et Inventaire. Numro de facture 1 1 2 2 Numro de produit 1 2 1 2 Quantit achete 10 25 50 100

Dans cette table, un mme numro de facture et un mme numro de produit peuvent tre utiliss plusieurs fois. Mais seulement un la fois. Il n'y aura jamais deux fois le mme numro de facture et le mme numro de produit. Troisime forme normale : Dpendances partielles de la cl Troisime forme normale: liminer les dpendances transitives. Il faut s'assurer qu'il n'y a pas de tables qui soient caches parmi les autres. Aussi, les tables ne devraient jamais contenir de champs calculs. Par exemple, il ne devrait pas avoir les champs "sous total", "Total", "TPS", "TVQ", "TVA" ou "Autres taxes" dans les tables puisqu'il est possible de les calculer partir des donnes qui sont dj dans les tables. Il est possible d'avoir le "sous total" en multipliant les "Quantit vendue" par les "Prix unitaire". Donc, il est inutile de l'avoir dans les tables. La troisime tape est de dterminer les relations entre les diffrentes tables. Il faut regarder quelles sont les relations possibles entre les entits. Pour avoir une relation, deux tables doivent avoir au moins un champ en commun. On peut relier une facture un client par le champ "ID_Client". Ou encore, relier un produit une facture par le champ "ID_Produit" etc. Vous devriez ce moment vous apercevoir que certains champs seraient mieux placs dans une autre entit. Une fois que vous avez ralis les regroupements et dtermin les relations, vous avez votre base pour la cration des tables. Maintenant que vous avez les entits et les champs qui les composent, pensez quoi devrait ressembler vos formulaires et vos tats. Est-ce que les champs que vous avez choisis rpondent tous vos besoins? Prenez tout le temps ncessaire pour l'analyse. Il vous cotera beaucoup plus de temps et d'effort si vous passez trop rapidement la cration et oubliez des lments importants.

Attention!
Si vous tes dans le laboratoire d'informatique au moment de la cration de votre premire base de donnes, assurez-vous de sauvegarder le fichier sur le lecteur A: . Ne crez pas votre base de donnes sur le disque dur. Sinon, un technicien sera oblig de venir vous aider la dplacer sur votre disquette. chaque session, un tudiant "perd" sa base de donnes qu'il, ou elle, a cr sur le disque dur au lieu de sa disquette personnelle. Du menu Fichier, slectionnez l'option Nouveau. Access va ensuite vous demander quel nom vous voulez donner votre fichier et sur quel lecteur. Pour les besoins des dmonstrations appelez-le ACCESS1.MDB. Appuyez sur le bouton OK.

Maintenant que vous avez cr la base de donnes, il reste qu'a crer les tables, entrer l'information, crer les requtes, les formulaires, les tats, les macros et les modules pour votre base de donnes. Donc, il reste encore beaucoup de travail.

Rparer une base de donnes

Il peut arriver par accident que vous retirez la disquette sur laquelle se retrouve votre base de donnes avant de l'avoir ferm dans Access. Ou, la base de donnes s'est mal sauvegarde sur la disquette. Ceci peut endommager une base de donnes. Access vous offre une manire de rparer une base de donnes endommage. La procdure se fait en deux tapes: rparer et compacter la base de donnes. Le premier isole le problme et le second le retire de la base de donnes. Ouvrez le programme Access mais n'ouvrez aucune base de donnes. Du menu Outils, slectionnez l'option Utilitaires de base de donnes. Slectionnez l'option Rparer une base de donnes. Slectionnez le fichier rparer sur le disque dur ou la disquette.

Appuyez sur le bouton Rparer. Access va prendre quelques instants pour rparer votre base de donnes. Si tout s'est bien droul, Access vous affiche ensuite un message indiquant que la base de donnes a t rpare avec succs. Compacter une base de donnes La dernire tape a isol le problme. Mais celui-ci est encore dans la base de donnes. L'opration de compacter va non seulement retirer les enregistrements, les tables, les requtes et les tats que vous avez supprims de votre base de donnes, mais aussi le problme. Bien qu'ils ne soient plus accessibles, ils sont encore dans le fichier de la base de donnes. Ouvrez le programme Access mais n'ouvrez aucune base de donnes. Du menu Outils, slectionnez l'option Utilitaires de base de donnes. Slectionnez l'option Compacter une base de donnes. Slectionnez le fichier compacter sur le disque dur ou la disquette.

Appuyez sur le bouton Compacter. L'opration pour compacter une base de donnes consiste en crer une nouvelle avec seulement les lments qui sont encore utiles. Access va ensuite vous demander quel est le nom de la nouvelle base de donnes.

Donnez un nom la nouvelle base de donnes de votre choix dans la case "Nom du fichier". Appuyez sur la touche Entre ou le bouton Enregistrer. Malgr cette procdure, il est toujours possible que la base de donnes soit trop endommage pour tre rpare. C'est pour cette raison, autant pour les bases de donnes d'Access que pour tout autre document, que vous devriez avoir une copie de scurit de vos documents. N'oubliez pas qu'avec Access, il est impossible de faire une copie de scurit pendant que la base de donnes est ouverte. Vous pouvez copier le fichier de la base de donnes seulement aprs avoir quitt Access.

Introduction

Access Les tables

Les requtes Exercices sur les requtes C'est dans les tables qu'on retrouve les informations de la base de donnes. Ces tables sont structures. Sa structure contient la liste des Les formulaires Les formulaires graphiques champs ainsi que les proprits ou les caractristiques de ceux-ci. Les sous-formulaires Cette page vous donne non seulement les informations sur la cration d'une table, mais aussi sur l'ajout et la modification de celle- Les tats Les tats tiquette ci. Les macros Les relations Excercice sur Access Quiz sur Access
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Pour ce faire, la premire partie de cette page consiste la cration d'une table pour conserver certaines informations sur les employs d'une compagnie. Vous allez voir de cette manire toutes les tapes pour la cration et la gestion d'une table.

Au moment de la cration de vos tables pour vos besoins, n'oubliez surtout pas la phase d'analyse. Une bonne analyse en profondeur de vos besoins et des donnes dont vous avez besoin pour atteindre vos attentes peuvent la fin vous sauver beaucoup de temps et d'aggravations. Cette phase est explique en plus de dtails sur la page d'introduction d'Access. Avant de commencer, voici quelques explications sur les champs de la table Employs. Chaque enregistrement de la table doit avoir le nom et le prnom de la personne. Le poste est l'occupation que la personne occupe dans l'entreprise. Pour cet exemple, il n'y a que deux types de poste: les grants et les vendeurs. Le champ bureau indique le lieu de travail. Pour cette entreprise, il y a des employs Montral et Qubec. Les grants travaillent selon un salaire tandis que les vendeurs travaillent seulement commission. Pour terminer, il est ncessaire d'avoir la date d'embauche de l'employ. Voici la liste des champs de la table Employs ainsi que les caractristiques obligatoires. En plus de donner un nom au champ, il faut lui dterminer un type et, dans la plupart des cas, une taille. Il faut indiquer la taille des champs selon le nombre de caractres que vous voulez conserver dans ces champs.
Nom du champ Type de champ Taille Format Prnom Nom Poste Bureau Salaire Commission Embauche Texte Texte Texte Texte Montaire Montaire Date Date abrge 15 15 10 15

Cration d'une table

Pour cet exercice, il consiste crer une table qui contient de l'information sur les employs d'une compagnie. Avant mme d'entrer de l'information, il faut donner une structure cette table. Il faut dterminer une liste de champs ainsi que les caractristiques de ces champs. C'est seulement aprs cette tape qu'il sera possible d'entrer de l'information. Cliquez sur l'onglet Tables Appuyez sur le bouton Nouveau. .

Access vous offre plusieurs manires de crer une table de donnes. Le mode feuille de donnes vous affiche une grille dans laquelle vous crivez simplement les informations que vous voulez conserver. Vous pourrez ensuite choisir le mode cration pour changer les options qu'Access avait dtermines pour vous. Le mode cration contient toutes les options pour crer et personnaliser la structure d'une table de donnes. L'assistant Table vous donne de l'aide la cration d'une table en vous demandant de choisir parmi une liste de champs qui se retrouvent le plus souvent dans une table. Vous pouvez aussi importer une table partir d'une autre base de donne d'Access ou mme d'une feuille de travail d'Excel. La dernire option vous permet de faire un lien une autre table d'une autre base de donnes et d'accder ses informations. De la liste des choix, slectionnez l'option Mode Cration.

1. Donner un nom au champ

Lors de l'ajout d'un champ la structure d'une table, il faut lui donner un nom et un type de champ. Selon le type de champ, il faut aussi indiquer Access le nombre de caractres que vous voulez prserver dans le champ. Vous pouvez aussi, votre choix, ajouter un commentaire pour donner plus d'information sur le contenu du champ.

Les types de champs

Access vous donne le choix entre plusieurs types de champ

Texte

Peut contenir des chiffres ou des lettres. Par dfaut, Access indique que la taille du champ est de 50 caractres. Vous pouvez toujours modifier la taille du champ selon vos besoins. Le maximum est de 255 caractres. Utile pour inscrire des commentaires. La taille du champ n'est pas dtermine. Le maximum est de 65 535 caractres. Peut contenir des chiffres seulement. Vous pouvez aussi dterminer le nom de chiffres aprs la dcimale selon vos besoins.

Mmo

Numrique

Date/Heure

Peut contenir ou afficher des dates ou mme de l'heure. Bien qu'une date ou une heure soit affiche, Access conserve ces donnes sous forme de chiffre. Chaque chiffre reprsente une journe. Chiffre 1 est pour le 1 janvier 1900. Le chiffre 2 pour le 2 janvier ... Access conserve l'heure, les minutes et les secondes en fractions de journe. Donc 0,5 est l'quivalent de midi, 0,75 de 18h etc. C'est aussi plus facile de faire la diffrence entre deux dates. Il s'agit d'un type de champ numrique. Le format du champ est dj prt pour afficher le signe $. Champ numrique entier qui augmente automatiquement d'un (1) chaque nouvel enregistrement que vous ajoutez la table. Autrefois appel compteur. C'est idal pour ajout de nouvelles factures, de commandes ou de clients. Champ logique. Dtermine si un cas s'applique ou pas. Ex.: fumeur, non-fumeur. Access conserve l'information sous forme numrique. 0 = faux, -1 = vrai. Permet de faire un lien un objet provenant d'applications Windows. Il est capable de grer en liant ou en implantant dans la base de donnes (Object Linking and Embedding).

Montaire NumroAuto

Oui/Non

Objet OLE

Lien hypertexte Permet de faire un lien hypertexte un autre objet ou l'un des services de l'Internet qui permet le URL (Uniform Ressource Locator) tel que FTP, gopher, et les newsgroups. Assistant liste de choix Cet assistant vous permet d'accder une liste de choix prdtermin qui est contenu dans une autre table ou requte. Cette liste peut tre le contenu d'une tables, d'une requte ou que vous avez prpar vous mme.

Au choix de l'utilisateur, il est aussi possible d'ajouter une description. Ceci est pratique lorsque vous revenez quelques mois plus tard et voulez savoir pourquoi vous avez choisi d'avoir ces champs dans la table. Cette description va aussi apparatre dans le coin infrieur gauche de la fentre au moment de l'entre ou la modification des donnes.

Les proprits du champ

Au bas de l'cran, il y a les caractristiques ou les proprits du champ. Chacun est pratique selon les circonstances. La partie qui suit explique chacune de ces proprits et quand ceux-ci sont pratiques. Vous pouvez aussi aller chercher plus d'information sur l'une des proprits ci-dessous en plaant le pointeur sur celle-ci et en appuyant sur la touche F1.
Taille: Dtermine le nombre de caractre qui peut tre contenu dans un champ. Cette proprit est seulement valide pour les champs de type Texte. Les autres types de champs ont dj une taille prdtermine.

Format: Masque de saisie: Lgende: Valeur par dfaut: Valide si:

Dtermine la faon que l'information sera affiche dans le champ. Dtermine la faon que l'information sera entre dans le champ.

Texte qui sera affich dans la feuille de donnes, les formulaires et les tats la place du nom du champ. Dtermine une valeur initiale lors de l'ajout de nouveaux enregistrements.

Place des bornes ou des limites sur le genre d'information qui peut tre entr dans un champ. Par exemple, peu de personnes seraient prtes travailler pour un salaire ngatif. Affiche ce message si le contenu du champ ne respecte pas les restrictions de la proprit valide si.

Message si erreur: Null Interdit: Chane vide autorise: Index:

Si actif, ne permet pas d'avoir un contenu vide dans le champ. Permet d'insrer des espaces " " dans un champ.

Cette proprit est pour afficher les informations en ordre croissant lors de l'affichage. Elle est aussi ncessaire lors de la cration de relations avec d'autres tables.

Ces dernires proprits sont ceux qui sont disponibles pour les champs de type Texte. Voici quelques proprits supplmentaires disponibles pour les autres types de champs.
Dcimales (Numrique, Montaire): Nouvelles Valeurs (NumroAuto): Dtermine le nombre de dcimales qui sera conserv avec le chiffre.

Dtermine si le prochain chiffre sera la suite de la srie (Incrment) ou un chiffre au hasard (alatoire).

Pour avoir plus d'informations sur les proprits des champs: Placez le pointeur dans la proprit pour laquelle vous voulez plus d'informations. Appuyez sur la touche F1. L'aide d'Access va vous afficher l'information qu'elle possde sur cette proprit.

Cl primaire

Une cl primaire est un champ, ou une srie de champs, qui aide diffrencier un enregistrement de tous les autres d la table. Par exemple, on peut utiliser le numro d'assurance sociale pour diffrencier chacun des employs de la compagnie. Il n'y a pas deux qui sont identiques. On peut aussi utiliser un numro d'inventaire pour diffrencier chacun des produits des autres etc.

Une cl primaire peut aussi tre compose de plusieurs champs. Tant que la combinaison de champ diffrencie un enregistrement des autres. Par exemple, on peut ajouter une rservation sachant qu'il n'y aura pas deux personnes qui vont se prsenter en mme temps avec le mme nom. Si cela serait le cas, il faudrait ajouter un autre champ la cl primaire pour les diffrencier. Ou, on pourrait simplement crer un champ No. de rservation pour rgler le problme. L'utilisation de plusieurs champs pour composer une cl primaire est trs rare mais possible. La mthode pour insrer la cl primaire sur un ou des champs de la table sera explique un peu plus loin sur cette page; au moment de la modification de la table.

Cl secondaire
Une cl secondaire est un champ qui est reli la cl primaire d'une autre table. Par exemple, le champ de la table Facture peut tre reli la cl No. de client de la table Clients.

Sauvegarder la structure de la table

Aprs avoir conu une table, il faut la conserver.

Appuyez sur le bouton . OU Du menu Fichier, slectionnez l'option Enregistrer. Access va ensuite vous demander quel est le nom de la nouvelle table. Entrez le nom de votre choix. Pour cet exercice, entrez le nom Employs et appuyez sur le bouton OK. Access va possiblement vous demander si vous voulez ajouter une cl primaire votre table. Pour le moment, cette table n'a pas besoin de cl primaire. Elle sera ajoute un peu plus loin sur cette page. Appuyez sur le bouton Non.

Entre de donnes
Maintenant que la structure de la table est dfinie, il est possible d'entrer de l'information utile pour l'utilisateur; des donnes. Pour commencer, il y a des donnes sur les quatre employs du bureau de Montral. La prochaine tape consiste entrer ces donnes dans la table. Appuyez sur le bouton . OU Du menu Affichage, slectionnez l'option Mode Feuille de donnes. Access va vous montrer une grille pour entrer les donnes comme celle-ci (sans les donnes).

Entrez les informations suivantes sur les employs de la compagnie.

Prnom Nom Roger Denis Lepage Poste Grant Bureau Salaire Commission Embauche 92-01-01 43000 65000 23000 92-01-01 93-01-01 93-06-06

Montral 50000

Lambert Vendeur Montral Vendeur Montral

Suzanne Rmi ric

Gendron Vendeur Montral

Note: La dernire ligne d'une table ou d'une requte affiche toujours un "*" dans la case grise la gauche de la ligne. Ceci est pour indiquer la fin de celle-ci. Entrez les chiffres sans les signes $. Au laboratoire, entrez les dates en format anne (2 chiffres), mois, jour avec un tiret entre chacun.

Insrer un masque de saisie

Un masque de saisie est pour indiquer Access la manire que l'information soit entre dans une table. Vous pouvez

forcer l'utilisateur entrer les donnes d'une certaine manire. Par exemple, il est impensable d'avoir des lettres dans un numro de tlphone ou un numro d'assurance social. De mme, un code postal est une srie de lettres et de chiffres. Comment s'assurer que les donnes seront entres de la bonne manire ? C'est pour cette raison qu'il y a les masques de saisie. Access a dj quelques gabarits (modles) pour les donnes qui se retrouvent le plus souvent dans une base de donnes. La partie qui suit est pour vous dmontrer comment accder ces modles. Vous l'appliquerez selon vos besoins dans vos propres tables. Placez le curseur sur le champ que vous voulez ajouter un masque de saisie. Parmi sa liste de proprits, cliquez sur celle du masque de saisie. Au bout de la case, un bouton avec trois petits points l'intrieur vient d'apparatre.

Appuyez sur ce bouton.

Access va peut-tre vous demander de sauvegarder votre table avant de pouvoir continuer. Sauvegardez-la. Si Acces vous demande aussi une cl primaire, pour les besoins de l'exercice, n'en ajoutez pas pour le moment. La fentre avec la liste des modles vient d'apparatre.

Il y a plusieurs modles. Chacun est pour une occasion diffrente. Vous pouvez les utiliser pour entrer un numro de tlphone jusqu' un mot de passe. Une fois que vous aurez fait votre choix de masque de saisie, appuyez sur le bouton Suivant. La fentre suivante va apparatre.

Cette fentre vous montre le masque de saisie. Vous pouvez exprimenter en crivant du texte dans la case Essayer. Il vous est possible de changer le format du masque de saisie pour mieux rpondre vos besoins. En plaant le curseur dans la case Masque de saisie et en appuyant sur la touche F1, vous aurez une liste des possibilits pour le format du masque de saisie. Cette liste est trs dtaille et devrait tre lu attentivement. Une fois que vous aurez dtermin le masque de saisie, appuyez sur le bouton Suivant.

Access vous demande ensuite de quelle manire que l'information sera entrepos dans le champ: avec ou sans les symboles du masque de saisie (les parenthses, les espaces ainsi que les tirets). Faites votre choix et appuyez sur le bouton Suivant. Une dernire fentre devrait apparatre pour vous indiquer que la cration du masque de saisie est termine. moins que vous vouliez changer une option en appuyant sur le bouton Prcdent, il ne reste qu' appuyer sur le

bouton Terminer.

Ajouter un masque de saisie

L'option prcdente montrait comment utiliser les masques de saisies existant. Mais, il vous est aussi possible d'ajouter vos propres masques de saisies pour mieux rpondre vos besoins. Le texte qui suit montre les tapes suivre pour crer un nouveau masque de saisie. Le prochain exercice va crer un nouveau masque de saisie pour un code d'inventaire. Ce code est compos de trois lettres, d'un tiret et de quatre chiffres. Entrer dans le mode de masque de saisie en appuyant sur le bouton (...). Appuyez sur le bouton Appuyez sur le bouton nouveau. situ au coin infrieur gauche de la fentre. pour vous rendre la fin de la liste des masques de saisies et pouvoir en ajouter un

Une fentre va apparatre dont toutes les cases seront vides. C'est vous d'entrer le nom du masque de saisie, sa prsentation, s'il y a des espaces rservs. Vous pourrez mme ajouter un exemple du masque de saisie. Pour les besoins de l'exemple, entrez le texte suivant dans les cases appropries.

Une fois que vous avez entr les options voulues, appuyez sur le bouton Fermer. Vous pouvez ajouter autant de masques de saisie que vous voulez.

Insrer un Valide Si

La proprit Valide Si permet de mettre des limites ou des bornes l'entr de donnes. Par exemple, il y a trs peu de personnes qui aiment travailler pour un salaire ou une commission ngative. L'exercice consiste dmontrer le fonctionnement de ValideSi en l'utilisant pour ne pas permettre des valeurs ngatives aux champs Salaire et Commission. Ouvrez la table Employs en mode cration. Placez le pointeur sur le champ Salaire. Les proprits du champ vont apparatre dans la section du bas. Placez le pointeur dans la case Valide Si.

C'est dans cette case que vous mettez les critres de validation. Vous pouvez utiliser de diffrents oprateurs ( =, >, <, <=, >=, <>, Entre et, ou, Pas ...) pour crer le critre de validation. Pour l'exercice, il faut s'assurer que la valeur qui est entre dans le champ ne soit pas ngative. Dans la case Valide Si, entrez le critre suivant: >= 0 . Dans l'exercice, il est possible qu'une personne gagne aucun salaire ou aucune commission selon l'occupation de l'employ dans l'entreprise. Les grants gagnent seulement un salaire tandis que les vendeurs gagnent seulement une commission sur les ventes. Donc, il est possible d'avoir un salaire ou une commission gale zro.

La case Message si erreur est le texte qui va apparatre l'cran lorsque le contenu du champ ne respecte les critres de validation. Dans ce cas, si l'utilisateur entre un chiffre ngatif. Dans la case Message si erreur, entrez le texte suivant: Un employ de l'entreprise ne peut pas avoir un salaire ngatif. Entrez un chiffre positif ou zro. Rptez l'opration pour le champ Commission. La prochaine fois que vous entrerez ou modifierez le contenu des enregistrements, essayez d'entrer une valeur ngative pour voir le rsultat.

Modification de la table
Aprs un certain temps, vous vous apercevrez que des changements sont ncessaires une table. Elle a besoin de nouveaux champs. Ou, certains champs ont besoin d'tre modifis ou simplement limins. partir du mode feuille de donnes, appuyez sur le bouton OU Du menu Affichage, slectionnez l'option cration. OU partir du menu principal, slectionnez la table et appuyez sur le bouton Modifier. Pour l'exemple, il faut ajouter quatre nouveaux champs: Numro de poste, statut, permanence et commentaires. Le champ Numro de poste sera utilis pour diffrencier chacun des enregistrements. Il sera la cl primaire de la table. De plus, le champ Numro de poste sera insr au dbut de la structure de la table. Le champ Statut servira conserver le statut marital de l'employ. Ce champ sera du type Numrique. Il va conserver le statut marial selon un chiffre: 1 = clibataire, 2 = mari sans dpendants, 3 = mari avec dpendants, 4 = divorc, 5 = divorc avec allocation familiale. Donc, les seules chiffes valides sont entre 1 et 5. Il sera aussi utilis lors de la cration d'un formulaire. Le champ Permanence sera du type Oui/Non. Il va dterminer si la personne reu sa permanence dans l'entreprise. Le champ Commentaire sera de type mmo. Il sera possible d'crire des commentaires, au sujet de la performance de chacun des employs de l'entreprise.
Nom du champ Type de champ Taille Format Autre

Numro de poste Compteur Prnom Nom Poste Bureau Texte Texte Texte Texte 15 15 10 15

Salaire Commission Embauche Statut Permanence Commentaires

Montaire Montaire Date Numrique Oui/Non Mmo Entier long Date abrge Valide si: Entre 1 et 5

Insrer un champ
Placez le pointeur sur la ligne que vous voulez insrer un nouveau champ la table. Pour l'exercice, placez le pointeur sur la premire ligne de la table, soit la ligne du champ Prnom. Du menu dition, slectionnez l'option Insertion d'une ligne. OU Appuyez sur le bouton .

Une nouvelle ligne libre va apparatre. Les autres lignes seront dcales vers le bas. crivez le nom du champ. Pour l'exercice, il s'agit de Numro de poste. Slectionnez le type de champ Texte avec une taille de 15 caractres.

Insrez les nouveaux champs Statut, Embauche et Commentaires la fin de la table avec leurs proprits qui son dcrites dans la table ci-dessus.

Dplacer un champ
Pour changer l'ordre de prsentation des champs Cliquez sur la bote grise la gauche du nom du champ. En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, dplacez le champ vers le haut ou le bas selon vos besoins. Le champ va se rinsrer dans la structure de la table entre les deux champs dont la ligne qui la spare est plus paisse ds que vous lcherez le bouton de la souris.

Supprimer un champ
Cliquez sur la ligne du champ que vous voulez supprimer. Appuyez sur la touche Supprime. OU Du menu Edition, slectionnez l'option Supprimer les lignes.

Placer la cl primaire

La cl primaire est un champ, ou une srie de champs, qui permet de distinguer chacun des enregistrements. Chaque personne son numro d'assurance social, un numro de client ou d'employ. Celui-ci peut tre compos de lettres o de chiffres. L'une des choses qu'Access vrifie par aprs est de s'assurer qu'il n'y a pas deux enregistrements qui auront la mme information dans le champ. Par exemple, deux personnes peuvent avoir le mme numro d'assurance

sociale ou deux produits le mme numro de produits. Access ne permettra pas la cration de la cl primaire si deux enregistrements ont la mme information dans le champ choisi. Si vous avez absolument besoin que les deux enregistrements aient la mme information, il faudrait considrer un autre champ, ou une combinaison de champs, pour la cl primaire de la table.

Une table n'est pas oblige d'avoir une cl primaire. Elle a cependant besoin d'une cl primaire si d'autres tables veulent accder de l'information de cette table. Par exemple, la table Facture pourrait, grce aux relations entre les tables, accder l'information de la table Clients pour connatre le nom du client, son adresse et d'autres informations. Donc, pour trouver plus rapidement l'information et pour s'assurer qu'il n'y a pas deux clients avec le mme numro de clients, il faut que le champ Numro de client de la table Clients soit la cl primaire de cette table Pour cet exercice, le nouveau champ Numro de poste sera la cl primaire de la table. Placez le pointeur sur la ligne du champ qui sera la cl primaire de la table. Pour l'exercice, il s'agit du champ Numro de poste. Appuyez sur le bouton .

La cl place dans la bote grise la gauche du champ Numro de poste confirme que la cl primaire est sur ce champ. Si par erreur, vous avez choisi le mauvais champ pour la cl primaire, appuyez sur le bouton le champ comme cl primaire. pour dslectionner

Placer une cl primaire sur plusieurs champs

Une cl primaire peut aussi tre compose de plusieurs champs. Il y a mme des occasions o il est ncessaire d'avoi une cl primaire de cette faon. Pour cet exercice, la cl primaire sera compose des champs Prnom, Nom et Date d'embauche. Cliquez sur la petite bote grise la gauche du champ Prnom. En gardant un doit sur la touche CTRL, cliquez ensuite sur les botes grises la gauche des champs Nom et Embauche. Appuyez sur le bouton Voici le rsultat final. .

La cl place dans la bote grise confirme que la cl primaire est compose des champs Prnom, Nom et Embauche Cela veut dire qu'il est possible d'inscrire plusieurs fois la mme valeur dans l'un des champs. Mais il est impossible d'inscrire plusieurs fois les mmes valeurs dans tous les champs qui composent la cl primaire en mme temps. Par exemple, il est impossible d'avoir deux personnes ayant le mme prnom et nom qui sont embauchs en mme temps

Pour les besoins des prochains exercices, replacez la cl primaire sur le champ Numro de poste.

Liste de choix (liste droulante)

Les listes ont l'avantage de permettre d'entrer plus rapidement les donnes ainsi que de rduire le nombre d'erreurs l'entre. Il est aussi possible de limiter l'entre de donnes au contenu de la liste. Les prochains exercices consistent utiliser une liste de choix avec le champ Bureau. Retournez en mode cration. Placez le pointeur sur le champ Bureau. Au bas de l'cran, slectionnez l'onglet Liste de choix.

Au dbut la seule option disponible est le mode d'affichage des donnes qui est en mode texte. Changez l'option Afficher le contrle Zone de liste modifiable. Les autres options vont apparatre. L'option origine source vous demande quelle sera la source de la liste. Il y a trois options:
Liste de valeurs Liste de champs Table/requte Prends la liste des valeurs que vous entrez dans la case Contenu. Prends la liste des champs d'une table ou d'une requte. Prends la liste des valeurs des champs qui sont dans une table ou une requte que vous dterminez dans la case Contenu.

Pour les besoins de l'exercice, slectionnez l'option Liste de valeurs. Cette option vous permet d'crire les valeurs que vous voulez dans la liste. Il faut maintenant prparer une liste des valeurs qui seront affichs dans la liste. Placez le pointeur dans la case Contenu. Entrez le texte suivant: "Montral";"Qubec";"Hull" . Puisque le champ Bureau est de type Texte, il faut mettre des guillemets devant et aprs chaque valeur de la liste. Cela serait inutile pour un champ de type Numrique ou Montaire. Chaque valeur de la liste est spare par un point-virgule (;). Les autres options seront expliques dans les prochains exercices. Il reste la dernire option changer.

Changez la valeur de la case Limiter la liste Oui.

L'utilisateur ne pourra pas entrer des valeurs autres que celles dans la liste que vous avez crit. Access va afficher un message d'erreur s'il essait. Enregistrer les modifications de la table en appuyant sur le bouton Appuyez sur le bouton . OU Du menu Affichage, slectionnez l'option Mode Feuille de donnes. Placez le pointeur sur le champ Bureau de l'un des enregistrements. .

Le bouton de la liste va apparatre la droite de la case. Vous pouvez cliquez dessus pour choisir l'un des choix. Vous pouvez aussi commencer crire dans la case. Entrez dans la case la ville de Chicoutimi. Appuyez sur la touche Entre.

Access va vous afficher ce message d'erreur puisque Chicoutimi n'est pas dans la liste prdtermine. Appuyez sur le bouton OK. Slectionnez l'un des lments de la liste. Retournez en mode Cration en appuyant sur le bouton .

Le prochain exercice consiste utiliser une liste de choix en utilisant le nom des champs d'une table ou d'une requte

Changez le contenu de la case Origine source Liste de champs.

Changez le contenu de la case Contenu la table Employs. La liste va contenir seulement les noms des champs de la table Employs. Enregistrez le modifications de la table en appuyant sur le bouton Appuyez sur le bouton . OU Du menu Affichage, slectionnez l'option Mode Feuille de donnes. .

Access va afficher la liste des champs de la table slectionne. Cela peut tre pratique dans certains cas. La possibilit la plus intressante est de choisir parmi le contenu d'un autre table ou requte de la base de donnes. Pour raliser cet exercice, vous devez donc avoir une autre table ou requte qui servira de rfrence pour la liste de choix. Vous pourrez aller chercher le fichier demoacc2.mdb ou demoa2k2.mdb de la page des fichiers de dmonstrations selon que vous utilisez Access 97 ou 2000 respectivement. Retournez en mode cration en appuyant sur le bouton .

Changez le contenu de la case Origine source Table/requte. La source de cette liste de choix sera le contenu de la table Bureau que vous retrouverez dans la base de donnes demoacc2.mdb ou demoa2k2.mdb des fichiers de dmonstrations. Lorsque vous utilisez l'option Table/requte, la source de la liste peut tre n'importe quel table ou requte de votre base de donnes. Changez le contenu de la case Contenu la table Bureaux. Pour cet exercice, le contenu de la table Bureaux sera utilis. Changez le contenu de la case Colonne lie 1. C'est le contenu du premier champ de la table Bureaux qui sera ajout au champ Bureau de la table Employs. Changez le contenu de la case Nbr colonnes 3.

Le contenu des trois premiers champs de la table Bureaux sera affich. Cela fourni plus d'informations l'utilisateur pour faire le bon choix. Laissez l'option de la case En-ttes colonnes Non. L'en-tte des colonnes affiche au dessus de la liste le nom des champs. Cela peut tre inutile par moments comme pour ce cas. Changez le contenu de la case Largeurs colonnes 2cm;4cm;2cm . Vous pouvez dterminer la largeur de chaque champ qui sera affich. Il faut placer un point-virgule (;) entre la largeur de chaque colonne (champ). Laissez l'option de la case Lignes affiches 8. Un maximum de huit choix sera affich en mme temps l'cran. Une barre verticale va apparatre la droite si le nombre de choix possibles est plus que cela. Changez le contenu de la case Largeur liste 8cm. C'est la largeur totale de tous les champs qui seront affiches. Changez le contenu de la case Limiter la liste Non. Enregistrez le modifications de la table en appuyant sur le bouton Appuyez sur le bouton . OU Du menu Affichage, slectionnez l'option Mode Feuille de donnes. .

Vous remarquerez qu'il est plus facile de trouver le bon choix lorsqu'il a plus d'informations. Le contenu des trois premiers champs de la table Bureaux vont apparatre lorsque vous allez appuyer sur le bouton la droite de la cellule. C'est le contenu du premier champ qui sera plac dans cette cellule.

Ajout denregistrements
Apportez les ajouts aux enregistrements dj crs et ajoutez les autres enregistrements votre table.
Numro Prnom Nom de poste 1 2 3 Roger Denis Lepage Lambert poste Grant bureau salaire commission embauche statut permanence commentaires 92-01-01 43000 65000 92-01-01 93-01-01 2 1 1 oui oui oui

Montral 50000

vendeur Montral vendeur Montral

Suzanne Rmi

4 5 6 7

ric Roger lise Paul

Gendron Dubuc

vendeur Montral Grant Qubec 43000

23000

93-06-06 93-01-01

5 1 2 1

non oui oui non

Lavigueur vendeur Qubec Gendron vendeur Qubec

47000 22000

93-06-01 93-01-06

Le tri

Au moment d'afficher le contenu de la table en mode Feuille de donnes, l'option du tri affiche les enregistrements en ordre croissant ou dcroissant selon un champ. Dans le mode Feuille de donnes, vous retrouverez dans la barre d'outils les boutons suivants: Placez le curseur dans la colonne que vous voulez afficher en ordre croissant ou dcroissant. Appuyez sur l'un des boutons pour afficher la table selon ce champ dans l'ordre que vous voulez. . Ceux-ci

Tous les enregistrements seront affichs selon l'ordre que vous avez demand sur le champ o se trouve le pointeur ce moment.

Le filtre
L'option du filtre permet d'afficher seulement une partie des enregistrements : celle qui rpond aux critres que vous avez dtermine auparavant. Ceci est trs avantageux lorsque l'utilisateur veut retrouver rapidement quelques enregistrements parmi une grande masse de donnes. partir du mode Feuille de donnes, vous retrouverez les boutons pour crer, activer et dsactiver le filtre sur une table ou une requte: .

Cration d'un filtre

Dterminer les critres de slection. Vous pouvez choisir d'afficher seulement une partie des enregistrements; ceux qui rpondent certains critres. partir du mode feuille de donnes, appuyez sur le bouton .

La liste des champs de la table va apparatre l'un ct de l'autre. Pour retirer les filtres prcdents, appuyez sur le bouton .

Il ne reste qu' mettre les critres pour afficher seulement les enregistrements qui rpondent ces conditions. Pour l'exercice, il consiste afficher seulement les vendeurs de la rgion de Qubec. Donc, il faudra deux critres: l'un pour le champ Poste et l'autre pour le champ Bureau. Placez le pointeur dans la case Poste. Appuyez sur le triangle pointant vers le bas au bout de la case. De la liste, slectionnez le poste vendeur.

Placez le pointeur dans la case Bureau. Slectionnez Qubec parmi la liste.

La liste des choix rend facile de trouver l'information. Elle affiche seulement ce qui est contenu dans le champ. Mais il est aussi possible de crer ses propres critres. Par exemple, il est possible de savoir qui gagne un salaire suprieur 45 000 $ en mettant l'opration >45000 en dessous du champ Salaire. Il est aussi possible de combiner des critres. Dans cet exercice, deux critres sont combins. Poste est gale vendeur ET Bureau est gale Qubec.

Activer un filtre
Pour activer le filtre, appuyez sur le bouton . OU partir du menu Filtre, slectionnez l'option Appliquer le filtre. Access va ensuite vous montrer les enregistrements qui rpondent aux critres que vous avez choisi.

Dsactiver un filtre
Appuyez sur le bouton . OU Du menu Enregistrement, slectionnez l'option Afficher tous les enregistrements.

Imprimer la structure d'une table

Du menu Outils, slectionnez l'option analyse. Slectionnez l'option documentation. La fentre suivante va apparatre.

Slectionnez la ou les tables dont vous voulez imprimer la structure. Appuyez sur le bouton Options ...

La fentre suivante va apparatre.

Slectionnez les options dont vous avez besoin. Appuyez sur le bouton OK. Une fois revenue la fentre de documentation, appuyez sur le bouton OK. Access va gnrer l'tat que vous avez demand. Vous pouvez le voir l'cran ou l'imprimer: En appuyant sur le bouton . OU Du menu Fichier, slectionnez l'option Imprimer. OU Appuyez sur les touches CTRL et P.

Exporter une table

Access vous donne la possibilit d'exporter les donnes des tables. Celles-ci peuvent tre exportes vers d'autres bases de donnes ou dans le format d'autres applications tel qu'Excel ou Word. Vous pouvez de cette faon prendre avantage des possibilits de celles-ci pour des calculs, des analyses ou du publipostage par exemple. Il est noter cependant qu'il est prfrable d'exporter partir des requtes si vous avez seulement besoin d'une partie des enregistrements et non le tout. partir du menu principal, slectionnez l'onglet Tables . Cliquez sur la table que vous voulez exporter. Du menu Fichier, slectionnez l'option Enregistrer sous/Exporter.

Slectionnez l'option Vers un fichier ou une base de donnes externe. Appuyez sur le bouton OK.

Slectionnez le nom de votre choix. Slectionnez le type de format qui rpond vos besoins. Appuyez sur le bouton Exporter. Access va crer un nouveau document avec les donnes de tables dans le format que vous avez choisi.

Importer une table

L'option d'importer vous permet d'aller cherches des donnes provenant d'autres bases de donnes ou d'autres applications et de les ajouter votre base de donnes. Le prochain exercice consiste importer des donnes partir d'un fichier Excel. Si vous ne l'avez pas dj fait, sauvegardez le fichier demodb.xls partir de la page des fichiers de dmonstrations sur une disquette. partir du menu principal, slectionnez l'onglet Tables . Cliquez sur la table que vous voulez exporter. Du menu Fichier, slectionnez l'option Donnes Externes et Importer.

La prochaine partie prsume que vous avez enregistr le fichier demodb.xls sur une disquette. De la liste des lecteurs disponible du menu Regarder dans, slectionnez Disquette 3 (A). De la liste du menu Type de fichier, slectionnez l'option Microsoft Excel. Parmi la liste de fichiers sur la disquette, slectionnez le fichier demodb. Appuyez sur le bouton Importer. OU Double-cliquez sur le fichier demodb.xls.

Access a besoin de savoir parmi les feuilles de travail d'Excel sur laquelle se retrouvent les donnes importer. Pour l'exercice, ces donnes sur la feuille de travail nomm Feuil1. Il y a aucune autre information sur cette feuille autre que les donnes importer. Sinon, il aurait fallu donner un nom au bloc de cellules contenant les donnes importer. L'assistant d'importation appelle cela l'option "Afficher les plages nommes". Slectionnez l'option Afficher les feuilles de donnes. Slectionnez la feuille de donnes nomme Feuil1. Appuyez sur le bouton Suivant.

Access vous demande si les donnes de la premire ligne de la feuille de travail sont les noms des champs de la table importer. Dans ce cas, il est vrai que les donnes de la premire ligne sont les noms des champs. Cliquez sur l'option Premire ligne contient les en-ttes de colonnes. Appuyez sur le bouton Suivant.

Access vous demande si vous voulez crer une nouvelle table pour entreposer ces donnes et les ajouter une table qui existe dj. Pour l'exercice, les donnes seront conserves dans une nouvelle table. Slectionnez l'option Dans une nouvelle table. Appuyez sur le bouton Suivant.

Access vous demande maintenant plus d'informations sur chacun des champs, ou colonnes, des donnes importer. Pour changer les proprits de chacun des champs, il suffit de cliquer sur la bote grise contenant le nom du champ. Vous pourrez ensuite changer quelques proprits tel que le nom, l'indexation et si vous voulez importer le champ ou non. Si la premire ligne des donnes importer n'tait pas celle avec le nom des champs, vous pouvez le changer maintenant en entrant le nom de votre choix dans la case Nom du champ. Mme si vous avez rpondu oui la question deux fentres auparavant, vous pouvez encore changer le nom pour mieux rpondre vos besoins.

Access vous demande aussi si vous voulez indexer le champ. Les choix sont non, oui avec doublon et oui sans doublon. Ceci aide trier les enregistrement et aussi ncessaire lors des relations entre les tables. Elle acclre l'accs aux donnes aux tables relies. Placez un tri seulement sur les champs ncessaires pour vos besoins. Vous ralentissez la prsentation des donnes lorsque vous placez le tri sur plusieurs champs de la table. Une dernire option vous donne le choix d'importer seulement les champs dont vous avez besoin. Il vous est encore possible d'exclure un champ de l'importation. Il suffit de choisir le nom du champ et de cocher la case Ne pas importer le champ (sauter).

Access vous demande ensuite quel nom vous allez donner la table que vous importez. Ceci implique que vous n'importez pas les donnes dans une table qui existe dj. Vous avez aussi la possibilit d'activer l'assistant d'analyse de structure. Celui-ci analyse les donnes et regarde pour des ddoublements d'informations. Il vous demande ensuite s'il peut dcouper les donnes en plusieurs tables pour avoir une structure des tables la plus optimale possible. Pour les besoins de l'exercice, n'activez pas cette option. Vous pouvez aussi avoir de l'aide supplmentaire une fois que l'assistant termin son travail.

Access va ensuite vous confirmer l'importation des donnes selon les choix que vous avez demands. Appuyez sur le bouton OK.

Voici le rsultat de l'importation si vous ouvrez la table Employ 2.

Lier une table

Lier une table la base de donnes vous donne l'avantage d'accder des donnes qui sont l'extrieur de celle-ci sans pour autant la "grossir" . Vous pouvez aussi ajouter ou retirer des donnes de la table extrieure. Le dsavantage est que vous ne pouvez pas changer la structure de cette table. Le prochain exercice consiste lier la mme table que vous avez importe dans l'exercice prcdent. Plusieurs des tapes suivre pour lier une base de donnes externe ressemblent ceux de l'importation. Du menu Fichier, slectionnez les options Donnes externes et Lier.

La prochaine partie prsume que vous avez enregistr le fichier demodb.xls sur une disquette.

De la liste des lecteurs disponible du menu Regarder dans, slectionnez Disquette 3 (A). De la liste du menu Type de fichier, slectionnez l'option Microsoft Excel. Parmi la liste de fichiers sur la disquette, slectionnez le fichier demodb. Appuyez sur le bouton Attacher. OU Double-cliquez sur le fichier demodb.xls.

Slectionnez l'option Afficher les feuilles de donnes. Slectionnez la feuille de donnes nomme Feuil1. Appuyez sur le bouton Suivant.

Access vous demande si les donnes de la premire ligne de la feuille de travail sont les noms des champs de la table importer. Dans ce cas, il est vrai que les donnes de la premire ligne sont les noms des champs. Cliquez sur l'option Premire ligne contient les en-ttes de colonnes. Appuyez sur le bouton Suivant.

Pour terminer, Access vous demande quel est le nom que vous voulez donner la table attache. Pour les besoins de l'exercice, crivez dans la case Nom de la table attache: Employ 3.

Appuyez sur le bouton Terminer.

Access vous confirme que les donnes de la feuille de travail Feuil1 du fichier demodb.xls sont maintenant accessibles partir de votre base de donnes.

Pour diffrentier les tables de la base de donnes de ceux qui sont attachs, Access place une flche devant la table attache. Puisque les donnes proviennent du chiffrier d'Excel, l'icone de l'application apparat aussi.