f FP, DEPARTEMENT QUALITE ET HSE ‘Code = PROT.PHAZ Version 05 e Re PROGEDUREDE MATRISEDESINFORUATIONS | POPE ston: ssn Page: 1/14 er ane HISTORIQUE DE MODIFICATION —] Date Version | Motif dela modification “Auteur (8) | | oaoro19 ot Création RQ e| | Ajout de sommaire et meileur | oe/oe2020 o agencement des étapes et contenu dela RQ | prooédure | Prdcisions des das Ge conservation j | oBozr2ozt 03 des informations documentées et les. RQ | ries de maitise | Integration du mode de codification des | documents de sine alimentaire, suite 8 | soma) ts lo intbgration dans le champ du SMQ et Fa | des travaux du SMSDA | | Modification des ragles de gestion et de | ecco 95 | ceaicaton de certains documents, me | Rédactours Verifcatour ‘Anprobateur | Noms :BIESSAN Nom: M, TANO Nom: M. HOVE Prénom: Omelka rénom :Thieny Fonction: Assistante Qualité Fonction : Responsable QHSE | Date: 310572022 Date : 3108/2022 visa: jpop | | | ! wnDEPARTEMENT QUALITEETHSE | Code : PRO Version : 05 PROCEDURE DEMAITRISE DES INFORMATIONS [DoS TO ss iasonp9 DOCUMENTEES P = age: 2/11 SOMMAIRE 1 OBJECTIFS 2 CHAMPS D’APPLICATION.... 3. DOCUMENTS DE REFERENCE .......c0cnnennes 3 4 RESPONSABILITE... 5 DEFINITIONS ET ABREVIATIONS... 6 DESCRIPTION. eal 7 DOCUMENTS ASSOCIES annDEPARTEMENT QUALITE ET HSE Code : PROT.PM2 ] = 5 | Version: 05 SIPRi I | procepure DENATTRSEDES NFORMATIONS [1p raton:sts2022 - Aa [Page 3/11 1 OBJECTIES Cette procédure est mise en place afin de décrire les régles de maftrise des informations documentées nécessaires a Vefficacité du Systeme de Management de la Qualité (SMQ) de SIPROCHIM, et également du Systéme de Management de la Sécurité des denrées alimentaires (SMSDA) de SIPROCHIM. 2 CHAMPS D’APPLICATION La présente procedure ‘applique a tous les documents du SMMQ ou du SMSDA, pouvant attester de la réalisation d'une activité ou d'un processus, quiis soient sur support papier ou numérique. Elle est applicable aussi bien au sein de usine detergents qu’alimentaire. 3 DOCUMENTS DE REFERENCE Chapitre 7.5.1 Informations documentées — Généraiités / ISO 9001 version 2015 — ISO 22000 version 2018 Chapitre 7.5.2 Création et mise a jour des informations documentées / ISO 9001 version 2015 ISO 22000 version 2018 Chapitre 7.5.3 Maitrise des informations documentées / ISO 9001 version 2015 ISO 22000 version 2018 Chapitre 3 Termes et Definitions / ISO 9000 version 2015 - !$O 22000 version 2018 4 RESPONSABILITE Les pilotes et copilotes de processus sont responsables de la maitrise de la documentation du SMC/SMSDA de leurs processus respectis. Le Responsable Qualité assure la gestion de cette procédure et veille a son application. 5 DEFINITIONS ET ABREVIATIONS RQ : Responsable Qualité DU : Directeur dUsine. ‘SMQ:: Systeme de Management de la Qualité, ‘SMSDA : Systéme de Management de la Sécurité des Denrées alimentaires. Information documentée : Ce terme désigne une information qui nécessited'tre contréée et tenve & jour par un organisme, Une information documentée peut se présenter dans tous les formats et sur tous les supports, et provenir de toutes les sources que Yorganisme défiira comme pertinentes. Politique : Intentions et orientations dun organism, telles queles sont offcietlement formulées par sa direction antDEPARTEMENT QUALITE ET HSE | Code : PROT.PM2 a 2 'PRO-CHIM Vein: 05 \sieno.cul PROCEDURE DEMATRISE DES INFORMATIONS — | DSOD NP stan ogoy | ‘DOCUMENTEES Page:diit Processus : Ce terme désigne lensemble des activités interactives ou corrélées utlisant des ressources pour transformer les données d'entrée en données de sortie. Les processus permettent de mieux maitriser les interfaces entre les activités et incitent les différents acteurs a travailler vers un objectf commun et partage. Document : Ce terme désigne le support dinformation et information quil content Procédure : Ce terme désigne la meniére spéctite d'accomplir une activité. Mode Opératoire / Instructions de Travail: Ce terme désigne un document renfermant les consignes données pour réaliser une ‘opération partculére ou spéctique. Formulaire blanc : Ce terme désigne tout support permettant de recueilli les données ou |"information. Enregistrement / Evidences documentées : Ce terme désigne un document faisant état des résultats obtenus ou apportant la prewve de la réalsation d'une activité (formulaire renseignd). Norme : Ensemble de ragies édictées par un organisme indépendant dont robjectif est de fixer les conditions de maitrise d'un domaine dactivités. 6 DESCRIPTION 6.1 STRUCTURE DO ITAIRE La documentation du SMQ ou du SMSDA de SIPROCHIM est constituée principalement des differents types de documents suivants © Les documents intemes La Politique Qualité ou ta Politique SMSDA; Les processus ; ~ Les procédures ; = Les modes opératoires / Instructions de travail; ~ Les formulaires (fiches) ; = Les manuels. ‘© Les documents extemes, de maniére non exhaustive : = Les normes, codes d'usages; La réglementation locale (lis, décrets,arétés...) ou intemationale applicable; ~ Les guides techniques ; ~ Les fches de spéctications, ches de données sécurité, autres certfcats des toumisseurs ; - Etc, ant° DEPARTEMENT QUALITE ET HSE Code: PROLPM2 se LE | PRoceoure de Marais DES INFORMATIONS Neson0e Date de création : 31/05/2022 DOCUMENTEES Page:s/it 6.2 REGLE DE GESTION DES INFORMATIONS DOCUMENTEES: 6.2.1 Création, vérification et approbation des informations documentées 6.2.1.4. Création La création/rédaction des différents documents est assurée par les pllotes de processus en collaboration avec le Département ‘Qualité dans fe cadre de la mise en ceuvre du SMQ ou du SMSDA, et conformément aux exigences normatives et de cette présente procédure. Toute personne, ayant détecté un besoin de création d'un document doit en référer au pilote concemné, qui, aprés analyse soumet la requéte au Département Qualité qui trate la requéte. 6.2.1.2. Verification, Validation ou Approbation Chaque document créé doit faire Fobjet d'une verification. Le vérlicateur des documents a pour rBle de verifier Fadéquation, la pertinence du fond (exact, exhaust, réalisable, clarté) et le format du document. A la suite de cela, le verficateur signe dans la case prévue & cet effet située dans le cartouche de la page de garde, Tout document, une fois vériié passe au stade de validation afin d'étre approuve par Tapprobateur. IVElle signe dans la case prévue & cat effet située dans le cartouche den-éte, Rédacteur_ Verificateur Approbateur ‘Nom ‘Nom: ‘Nom. Prénom : Prénom Prénom. Fonetion = Fonction Fonction : Date Date: Date [Visas Visa. Visa [NB : Les formulaires ou fiches ne disposent pas de cartouche relat la création, la verification et la validation. Un formulaire est validé dés tors qu'il ait été codifié par le Département Qualité dans le SMQ/ SMSDA. Toutefois les informations cconcemant la création, la verification et 'approbation des formulaires sont disponibles dans le tableau de maitrise des Informations documentées (ENO1.PRO1.PM2). Is‘agit entre autres : du code, de la version, la date de création, la date de revision, le redacteur, ‘e verticateur, 'approbateur, 6.2.2 Circuit de Rédaction, Verification et Approbation des informations documentées Informations Documentées Rédigé par I ‘Verifié par — Approuvé par seer] Politique qualité / SMSDA. RQ | Coordonnateur général i DGA j Processus | PlotesCopiotes Processus | RQ/Supérieurherarcique | RO/ Drecteu corcesné / Cooronnateur | “Toute Personne habiliée ai Procedure | "ete Optiatornsd | RQ/ Supérieur higrarchique | RQ/ Directeurs / Coordonnateur Général Instruction de Travail Toute Persone habe | Ry Supéiewrhrachique | RO/Diectews /Cooronnaew Général | Fomuaire ou fches 7 Toute Personne habiltbe . | faregerenet | actu Oy OV Supérieur hiérarchique | RQ/ Directeurs / Coordonnateur Général | Manuel HACCP | ‘Secrétaire HACCP Equipe HACCP/ RQ. DU Alimentaire / Coordonnateur General | ManvelPRP [__Secréteire HACCP Equipe HACCP” RQ. DU Alimentaire / Coordonnateur Général | sit"___ DEPARTEMENT QUALITE ET HSE “J Code : PROT.PM2 em Version : 05 PROCEDURE DE} wATISEOES INFORMATIONS | DoD eon: 3108/2022 Page: 6/11 6.23. Référencement des informations documentées Tous les documents interes sont identiiés par les informations suivantes: = Le logo de SIPROCHIM ; Le systéme ou le service / département concemé Le code du document ; La version; Ladate de création ; Le tire du document. Code = DIRECTION / SERVICE CONCERNE of F : Date de création TITRE QUUBELLEDELINFORMATION DOCUMENTEE | DAREN La version iniiale de tous les documents est fa version 01 indiquée par « Version 01 ». Toute nowvelle version d'un document ‘annulera et remplacera la version précédente, il passera d'une version n a n+1. Numéro= 01 ; 02... 105... La date de mise en application de toute version (Politique, procédures, Instructions) figure sur le document, elle est identifiable par la date de signature de 'approbateur. Pour les formulaires, la date de mise en application correspond a la date de création. Le référencement des informations documentées, est & la charge du Département Qualité et se fait de la maniére spéciide ci- dessous 1 2 3. Identifier le type de document (Politiques, procédures, instructions de travail...) Déterminer fe processus auquel le document sera rttaché 7 Verifier la disponibilté des références dans le tableau de maitise des informations documentées (ENO1-PRO1- PM2) Procter @ la codification du document dans ledit tableau en associant les éléments suivants : > Le sigle quiat référence au type de document PQ : Politique Qualité PSDA : Politque de Sécurité des Denrées Alimentaires PM : Processus de Management PO : Processus de Réalsation ou Opérationne! PS : Processus Support PR : Procédure EN: Enregistrement IT: Instruction de Travail MSDA : Manuels HACCP et PrP KARR KKK KK > Un numéro d'ordre qui est le numéro chronologique du type de document dans le processus. > Le code du processus dont émane le document. Les codes sont unis par un point ou un tirt (. Ou -).ae DEPARTEMENTQUALITEETHSE | Code : PROT.PM2 Version: 05 SIERO-CHE PROCEDURE | * Tie Des INFORMATIONS —_| Date de création : 31/05/2022 Page 7/11 Exemple : % Procédure + PRO1.PS2:: Procédure 01 du Processus PS2 ‘© PRO2PS2 : Procédure 02 du Processus PS2 ‘© PR05.PS2 : Procédure 05 du Processus PS2 ‘> Instruction ‘© ITO1.POA : Instruction 01 du Processus PO4 + T02.PO4: Instruction 02 du Processus PO4 + T05,PO4: Instruction 05 du Processus PO4 ‘+ Enregistrement ENO1LPM2: Enregistrement 01 du Processus PM2 © ENO2PM2: Enregistrement 02 du Processus PM2 ‘© EN05.PM2: Enregistrement 05 du Processus PM2 Ci-dessous quelques ilustrations de référencement par processus : PROCESSUS CODE PROCESSUS PROCEDURE _ENREGISTREMENT INSTRUCTION MANAGER SIPROCHM PM Pmt PROLPMI =~ ENOLPMY ITOLPMt PELE Seal PM. Pe PROLPM2 ENOL PME rot pa [ASSURER LA PRODUCTION eran Po. Pot PROL.POI ENO1.PO! o1Pot ASGURER LES VENTES Po poz PROT.PO2 ENOT.PO? ro1Po2 CONCEVOIR ET ET prone | FO Pos PROL.POS ENO1.POS ro1.P03 [ASSURER LA PRODUCTION pore nbetiees | 62 Pos PROLPOM ENO1 POS Tro1POs GERER LES RESSOURCES Sanigene Ps Pst PROLPSI ENOLPSt rrotpst GERER LES RESSOURCES Rapes Ps ps2 PROM.PS2 ENO1.PS2 rrot.ps2 GERER LES ACHATS Ps Ps3 PROL.PS3 ENO1PS3 rro1pss GERER LES INFRASTRUCTURES PS Pst PROLPSA ENOL.PS4 Tot ps4 m—____DEPARTEMENT QUALITEETHSE ———_—‘| Code : PROT. PM2 1 Se ae MAREE Version : 05 PROCEDURE DE MAITRISE DES INFORMATIONS | Doe TO atiacogo9 DOCUMENTERS, Page:8/11 © Les Politiques et les Manuels Qualité sont codifés de facon particuliére : > Les manuel PrP ou HACCP: MSDA.Numéro d'ordre du manuel. > Lapoltique Qualité : PQ.Version et a politique SDA : PSDA.Version © Les documents particuiers (attestations, certficats, notes de service, cahier de charges, Mémo etc.) ne comportent pas de page de garde mais sont identifiés par leurs Numéros, libelés, la date, leur auteur et le logo de SIPROCHIM. ‘© Dans la version 04 de la présente procédure, il existat un mode de codification spéctique aux Instructions et Fiches rattachées aux procédures (Exemple : ENO3PRO1.PS4:: Enregistrement 03 de la Procédure 01 du Processus PS4). Ce mode de codification n'est plus applicable & compter de la date de validation de la version 05 de la procédure de mairise des informations documentées. Toutefois, le rétérencement de ces dits documents sera effectué conformémant au mode de codification en vigueur en cas de modification ou mise @ our de ces documents. ‘© Certains documents (formuiaires) dits documents systéme sont applicables dans ensemble des processus, avec la méme reference. Toutefois Ie titre du document et son contenu permet d'apporter des précisions additionnelles. Pour les besoins de service, SIPROCHIM utilise des documents extemes jugés nécessaires pour la planification et le {onctionnement du SMQ/SMSDA qui sont enregistrés au niveau de chaque acteur. Ces documents ne sont pas codifés dans le ‘systme mais sont identifables par leurs sources et libellés. Les documents extemes peuvent inclure tout type de document __ Qualit, technique, legaux ou autres. 6.24 Distribution, accds, récupération et utilisation des documents Le Responsable Qualité ou son assistant, assure la distribution des documents et s'assure & tout moment que les acteurs sont en possession de la version en vigueur. Tous les documents en vigueur du SMQ ou du SMSDA sont disponibles sur les lieux utilisation, et sur les serveurs informatiques de SIPROCHIM. AA intervalle réguiier (Chaque semaine), les documents sont sauvegardés sur un disque dur exteme, afin d’en assurer une récupération en cas de perte de données. Les destinataires des documents ont la responsabilité de la mise & disposition de ces documents aux personnes ayant droit pour utilisation. L’accessibité aux documents par des personnes étrangéres n'est permise qu'avec l'autorisation de la Direction. Des documents peuvent, selon les besoins, étre transmis a Textérieur de SIPROCHIM (client, fouisseur, auditeur etc). Cos diffusions sont considérées comme non contréiées et devront faire Fobjet d'une autorisation de la Direction atDEPARTEMENT QUALITE ET HSE _ (Code : PROT.PMZ sipgo.cul iM PROCEDURE DEMAITRISE DES INFORMATIONS | NOSOT-U5 as DOCUMENTEES Paerhnte 6.25 Stockage et protection des informations documentées Les informations documentées de format papier ou numérique sont stockés dans des endroits appropriés (chemises, classeurs ou dossiers informatiques...) et doivent étre tenus disponibies lors des audits ou tout autre controle. La responsabilité du stockage d'une évidence documentée est dévolue au pilote du processus concemé. Chague pilote de processus s'assure de Tefficacité de la protection de ses évidences documentées contre les sources de detérioration et d'insécurité (falsification, perte, etc.). Les pilotes sont sensibilisés afin que les informations documentées soient lisibles et facilement identifiables. Les versions originales des politiques, procédures et instructions sont stockées dans le bureau du Responsable Qualité, et sont protégées, restreignant ainsi leur acces a des personnes non autorisées. Celles en format électronique sont sauvegardées sur le réseau informatique dans des ordinateurs protégés par un mot de passe. 6.2.6 Modification et mise a jour des documents Les mises @ jour ou modifications de documents interviennent, sans y étre limité, dans les cas sulvants : mise en ceuvre de nouveau document ou réglementation, évolution des pratiques sur site, amelioration de document, recommandations d'audits... Le pilole de processus concemé est chargé de réaliser les modifications. Une fois les modifications apportées, le document est ‘soumis de nouveau au processus de vérfcation, validation et diffusion. Toute modification d'une information documentée genere : "= Une incrémentation de Findice de version (Selon le degré de modification, & défaut la version est inchangée mais une indication devrait permettre d'dentier la date de mise & jour). Le RQ est habilté & procéder au changement de version ou non. = Une mise @ jour de la date de version, en cas de changement de version ; De nouvelles verifications et approbations ; - Une nouvelle diffusion. Ainsi, es copies des versions physiques des documents devenus obsolétes sont retirées de chaque classeur par les pilotes de processus concemés pour destruction et 'exemplaire original de ces documents est revétu du tampon ~ ensuite archive par le Responsable Qualité dans un classeur prévu & cet effet. 2/1 pour ete Les documents obsolétes sur le réseau (Version électronique) sont supprimés, mais une copie est conservée par le RO dans un endroit approprié et selon la durée d'archivage ‘Selon les besoins, et au moins une fois chaque année, le Responsable Qualité organise une veile documentare, afin de s‘assurer de la pertinence des informations documentées, leur adéquation et leur utilisation (bonne version, utitsation, quand et la od eles ‘sont nécessaires). ontJ fi 1 DEPARTEMENT QUALITE ET HSE Code : PRO1.PM2 Version : 05 SIEBO-CHL | PROCEDURE DEMAMTRISE DES INFORMATIONS | Do. aapciona9 | DOCUMENTEES Pages ont Les modifications et mises a jour des documents extemes sont iitiées selon le cas par les organismes concemés tels que: !SO, CODINORM, 6.2.7 Conservation et élimination des informations documentées Les originaux des documents interes et externes en vigueur du SMQ/SMSDA sont conservés par le Département Qual qui en assure la gestion et la diffusion (copie, par email ou dans le réseau partagé). Les copies des documents sont aussi conservées au niveau des différents services concemés. La durée de conservation minimale de chaque document inteme est décrte dans le tableau de maitrise des informations documentées (ENO1.PRO'.PM2). Cette durée est variable en fonction du type du document et de sa criicité. Ele tient compte de ‘multiples exigences, notamment exigences contractuelies, exigences interes liées a la conservation, exigences normatives et réglementaites, le cas échéant, Une fois la durée de conservation des documents échue, ceux-ci pourraient étre détruts. Le mode élimination de chaque document est indiqué dans le tableau de maitrise des informations documentées (ENO1.PRO1.PM2) Les documents extemes sont conserves durant toute feur période de valdité. Ceux devenus obsolétes sont conserves trois (3) ans € compter de la date de publication de la nouvelle version. 6.2.8 Suivi des documents Llensemble des documents intemes en vigueur est suivi dans le Tableau de maitrise des informations documentées ENO1-PRO1- PM2. Le tableau des informations documentées permet de visualiser ensemble des informations documentées du systéme pour chaque ‘processus. Ainsi, & chaque création ou modification de document, le tableau est renseigné par le Département Qualité. Ce tableau permet d'affecter & chacun des documents les informations suivantes : ae — > Lettre du document, ] > La protection > Le type de document, > Lexistence dats e dossier qualité > Laditection/ Le service utlisateur > Le rédacteur > Laversion > Lapprobateur > Ladate de création de la version initiale VO1 > Ladate de révision > Ladistribution et raccessibilté > Lelicu de stockege > Le statut (valdé/ Non vaidé) > Ladurée de conservation minimale > Le mode d'éimination | > Lecode > Le vérfcateur 10/11sipgo.cuin DEPARTEMENT QUALITE ET HSE PROCEDURE DE MAITRISE DES INFORMATIONS. DOCUMENTEES Code : PROT.PMZ Version : 05 Date de creation : 31/05/2022 Page: 11/14 Les documents extemes (légaux et réglementaires) utiisés quant a eux sont suivis dans le tableau d'évaluation de ta cconformité aux exigences légales et reglementaires EN25.PM2 (Textes de fois, normes...) T DOCUMENTS ASSOCIES Tableau de maitrise des informations documentées ENO1-PRO1-PM2 wit