Audit de conformit des factures

Introduction Une volution dcisive Un changement long terme Les PGI et les factures dmatrialises Une solution simple Des solutions plus sophistiques Obligations juridiques De leur utilisation par le plus grand nombre

Introduction EDI les premiers changes lectroniques

- Il sagissait de rduire le stock au minimum dans les grandes structures: cela concerne le secteur automobile, la grande distribution
FABRICANT Pices SOUS TRAITANT
Commande Livraison Fabrication

Facturation

Stock tampon

Une volution dcisive

La loi de finances 2002 et une directive europenne changent tout en matire de facturation. Jusqu'ici, il y avait la facture papier et la facture dmatrialise par EDI. Depuis le 1er juillet, il est aussi possible d'changer des factures lectroniques via internet. Plus besoin de grands projets couteux

Un changement long terme

Tout le monde - les fournisseurs, en particulier attend du texte qu'il dbloque la situation. Bercy y a mme adjoint d'autres autorisations, comme l'autofacturation, la facturation par lots ou l'change transfrontalier Depuis le 1er juillet 2003, tout le monde peut changer des donnes dans un format non structur, des images lisibles par tous

Les PGI et les factures dmatrialises

La loi de finances 2002 a dj permis de dmatrialiser les factures dans les PGI des fins darchivage. La conservation sur CD-ROM des doubles des factures de lentreprise est devenu une ralit Limprimante Acrobat est utilise dans ce cas (fichiers .pdf)

Que font les diteurs de progiciels?

Depuis longtemps ceux-ci conservent la possibilit de rditer les factures do une position trs assouplie de ladministration fiscale. La conservation du chemin daudit est la principale qualit des PGI. Mais ils fournissent des imprims de haute qualit pour prserver leurs marges

Une solution simple: prparation

Limpression en couleurs ou avec un primprim est onreuse Limpression Acrobat sur support numrique peut la remplacer trs avantageusement tout en amliorant larchivage dans lentreprise Lenvoi par messagerie au client est-il possible simplement?

Une solution simple: Envoi

La ou les factures envoyes doivent tre non modifiables Comme en support papier, il ny a pas lieu dy apposer une signature Une attestation de transmission dont la fiabilit est garantie doit tre conserve Il ne sagit pas dune signature lectronique

Une solution simple: attestation de transmission

Que font les grands acteurs du march ? Outlook permet de signer un courrier La poste, aprs la LRAC sintresse la signature des courriers, France-tlcom galement Il sagit dun courrier lectronique sign

Une solution simple: signature

Mais quest-ce que cest ? Notion de cryptage Cest un moyen probant Notion juridique de non-rpudiation Laccus de rception lectronique aussi (Outlook, AOL,e-mail de rception), mais la journalisation des envois doit exister

Cryptage

Dcryptage

Une solution simple: journalisation

La preuve ne peut tre apporte que par lhorodatage Le squencement des envois est un contrle bien connu qui permet de sassurer de lexhaustivit et de lexistence des factures une date donne Conclusion : les courriers doivent tre horodats systmatiquement, soit par leur intgration au PGI (journalisation), soit par un tiers (La poste, France Tlcom)

Des solutions plus sophistiques

En B to C, gnralisation de la dmatrialisation Les clients possdent un accs Internet Ils sont tous identifis par lmetteur de la facture Ils sont en fait en Extranet Lidentification et lauthentification permettent la non-rpudiation et lhorodatage

Des solutions plus sophistiques: Objectifs

Le systme dinformation est l larte centrale de la relation clients Le niveau de scurit de la signature est proportionnel aux enjeux: SPAM et virus pour les fournisseurs daccs Vols, fraudes pour les tablissements financiers

Des solutions plus sophistiques: Organisation

Lidentification puis lauthentification permet au client daccder directement aux informations de son compte: La relation contractuelle est totalement dmatrialise (mme le prlvement) Les factures sont en fait archives par le fournisseur En fait le niveau de scurit et de prennit des changes lectroniques est li la puissance du fournisseur

Des solutions plus sophistiques: Externalisation

Leur utilisation est pour linstant rduite aux fournisseurs qui mettent un grand nombre de factures Certains avaient dj externalis lenvoi papier, afin de rduire les cots de structure Ils utilisent maintenant le savoir-faire de spcialistes pour mettre leurs factures lectroniques et les archiver Il sagit de plate-forme EXTRANET tierces

Prestataires de services

Obligations juridiques
Chez lmetteur (fournisseur): ladministration doit pouvoir contrler de faon inopine le dispositif: Celui-ci doit faire lobjet dune dclaration pralable La journalisation et la conservation des factures doit tre assure La prsentation dattestations de transmission est obligatoire

Obligations juridiques
Chez le destinataire (client): Il sagit dune simple impression et/ou un archivage lectronique du document reu Les moyens de contrle de ladministration restent identiques, mme si la dmatrialisation pouvait rendre la fraude plus aise, mais les moyens de duplication actuel sont si performants

De leur utilisation par le plus grand nombre

La gnralisation de la facture lectronique ne constitue quune extension de support Les pratiques existantes sont conserver, assortie des prcautions dusage en cas de nouveaut (archivage, recherche, scurit) , en utilisant tous les moyens de simplification permettant de raliser des conomies considrables

De leur utilisation par le plus grand nombre

Un des freins est constitu par la fonction courrier (mise sous pli, affranchissement, expdition) Mais quelle conomie ralise ! Et quelle modernit dans une relation B to B ou louverture du courrier papier du fournisseur est remplace par limpression de la pice jointe un courrier lectronique Suggre au client la mise en place dun archivage lectronique

De lutilisation par le plus grand nombre

Ladministration joue un rle considrable dans la rvolution numrique Les experts-comptables sont un des lments cls de ce dispositif Leur devoir de conseil conduit prsenter la facture lectronique comme une source dconomies importante tant en cots apparents quen cots cachs

Repres 1,7 milliard de factures sont changes chaque anne en France. 20 milliards de factures sont changes chaque anne en Europe. Cot moyen de traitement d'une facture (tri, enregistrement, saisie, archivage) : 15 euros pour l'metteur/fournisseur, et 8 euros pour le client/rcepteur. 4 % des factures sont traites via EDI. 250 entreprises (toutes de grande taille) sont inscrites auprs de la DGI comme faisant de l'EDI. 96 % des factures traites sont sous format papier. 40 % des factures devraient tre dmatrialises ou lectroniques en 2005. 22 % des entreprises sont capables de fournir des donnes rcapitulatives directement leur systme comptable.