Phase - Eng 01.01.2021

GUIDE
UTILISATEUR
DEMATERIALISATION DE LA CHAINE
COMPTABLE ET FINANCIERE
1
Phase d’engagement - Version Cible - Edition Janvier 2021

PREAMBULE
Dans le cadre de la continuité des efforts consentis en matière de modernisation de

l’administration, de simplification des procédures et de fluidification des circuits d’exécution
des opérations financières et comptables de l’Etat, la Trésorerie Générale du Royaume a mis
en place un dispositif de dématérialisation de la chaîne comptable et financière de l’Etat, en
coordination avec ses partenaires notamment, la Cour des comptes.
A cet effet, une première version du module portant sur la dématérialisation de la chaine
comptable et financière a été déployée depuis le 27 Juin 2020 intégrant des fonctionnalités
qui permettent aux services ordonnateurs et aux comptables assignataires de joindre et
d’échanger les documents et pièces justificatives lors des phases d’engagement et
d’ordonnancement de la dépense.
Cette version qui consiste en premier lieu en une expérimentation par l’ensemble des acteurs
en vue de s’approprier lesdites fonctionnalités et de réunir les prérequis nécessaires pour la
numérisation et le téléchargement (acquisition des scanners, débits réseaux,..). En second
lieu, il s’agit d’assurer la transition de l’exercice 2020 à l’exercice 2021 tout en maintenant
l’échange à la fois sous format papier et électronique durant le 1er trimestre de l’exercice
2021, avant d’être exclusivement dématérialisés à partir du 1er avril de la même année.
Ainsi, le présent guide d’utilisateur a pour objectif de décrire les fonctionnalités

supplémentaires et avancées de la « Phase d’engagement » sur GID qui seront utilisées en
marche double en vue de s’y familiariser et s’y adapter avec l’organisation qu’il faut selon le
cas pour accompagner les différents intervenants.
2
PREAMBULE SOMMAIRE
PARTIE I : PHASE D’ENGAGEMENT
CHEZ L’ORDONNATEUR : AGENT CHARGE DE L’INSERTION DES PIECES JUSTIFICATIVES

I.2 –INSERTION DES PIECES JUSTIFICATIVES…………………………………………………………………………………….…….…..5
I.3 – ATTESTATION DE L’AUTHENTICITE DES DOCUMENTS ET PIECES JUSTIFICATIVES AYANT FAIT L’OBJET
D’UNE DEMATERIALISATION DUPLICATIVE ………………..…………………………………………………………………………..…..8
CHEZ L’ORDONNATEUR : LE SIGNATAIRE

I.1 – CONTROLE DES PIECES JUSTIFICATIVES……………..……………………………………………..………..……………….……13
I.2 –SIGNATURE DE LA PROPOSITION D’ENGAGEMENT…………………………………………………………………….……..18
I.3 – TRANSMISSION DE L’ACTE ………………..……………………………………………………………………………………………..22
CHEZ LE COMPTABLE : LE VISEUR

I.1 - ENREGISTREMENT DU COURRIER ENTRANT………………..………………………………………………………………….…..24
I.2 - AFFECTATION ET REAFFECTION DU COURRIER ………………..………………………………….……………………………..25
CHEZ LE COMPTABLE : L’AGENT CHARGE D’ETUDE

I.1 – ETUDE DE LA PROPOSITION D’ENGAGEMENT………………..…….………………………………………………………….. 28
I.2 – CHOIX DE LA DECISION DE CONTRÔLE………………..…………………………………………………..……………………….. 30

I.1 - CONTROLE DES PIECES JUSTIFICATIVES……………………………………………………………………………………………. 36
I.2 – VISA DE LA PROPOSITION D’ENGAGEMENT…………………………….…………………………………………….…………37
I.3 – TRANSMISSION DE L’ACTE…………………………………………………………………………………………………………..……41
CHEZ L’ORDONNATEUR : LE SIGNATAIRE

I.6 – PRISE EN CHARGE (PEC) DE LA PROPOSITION D’ENGAGEMENT………..……………………..……….……………..43
PARTIE II : RETOUR AVEC OBSERVATIONS
CHEZ LE COMPTABLE : L’AGENT CHARGE D’ETUDE

II.1 - INSERTION DE LA NOTE D’OBSERVATIONS………………..…………………..…………………………………………………..47
II.2 - ATTESTATION DE L’AUTHENTICITE DES DOCUMENTS ET PIECES JUSTIFICATIVES AYANT FAIT L’OBJET
D’UNE DEMATERIALISATION DUPLICATIVE………………..…………………………….……………………………………………….49

II.1 - CONTROLE DES PIECES JUSTIFICATIVES…………………………………………………………………………………………….55
II.2 – VISA DE LA PROPOSITION D’ENGAGEMENT : RETOUR AVEC OBSERVATIONS…………………………………57
II.3 – TRANSMISSION DE L’ACTE…………………………………………………………………………………………………………….…59
CHEZ L’ORDONNATEUR
II.1 - REPONDRE AU REJET……………………………………………………………………………………………………………..…….…….61
II.2 - SATISFAIRE LES OBSERVATIONS………………………………………………………………………………….………….…….……64
II.3 – SIGNATURE DE LA PROPOSITION D’ENGAGEMENT ………………..…………………………………………………….….68
3
PARTIE I :
L’AGENT CHARGE PAR L’INSERTION DES

PIECES JUSTIFICATIVES
I.1 - INSERTION DES PIECES JUSTIFICATIVES
I.2 - ATTESTATION DE L’AUTHENTICITE DES

DOCUMENTS ET PIECES JUSTIFICATIVES
AYANT FAIT L’OBJET D’UNE
DEMATERIALISATION DUPLICATIVE
4
I.1 - INSERTION DES PIECES JUSTIFICATIVES
Une fois que la dépense est créée, validée et engagée, l’utilisateur peut initier le processus d’insertion
des pièces justificatives par le biais du bouton « Pièces justificatives », lorsque l’engagement de
dépense est à l’état « Validée ».
L’agent consulte les engagements de dépenses au niveau de son tableau de bord.
Puis, choisi parmi la liste des actes, l’engagement de dépenses affiché à l’état « Validée »
5
L’agent séléctionne la dépense concernée afin de procéder à l’insertion des pièces justificatives.
6
Après avoir cliqué sur le bouton « Pièces justificatives », le système affiche l’écran ci-dessous, où
l’utilisateur pourra parcourir ses fichiers et joindre les PJs conformément à la nomenclature des pièces
justificatives des propositions d’engagement.
Les pièces justificatives à insérées doivent être préalablement numérisées et enregistrées sous
format PDF.
L’intitulé de la pièce justificative sélectionnée apparait au niveau du champ 1 comme illustré ci-dessus.
7
La description de la pièce justificative sélectionnée est à renseigner obligatoirement par l’agent au
niveau du champ 2.
La pièce est prête à être ajoutée via le champ 3.
Le bouton corbeille permet la suppression d’une pièce en cas d’erreur (Champ 1).
Une fois l’ensemble des pièces justificatives insérées, l’agent peut procéder à l’enregistrement de
l’opération (Champ 2).
Après l’enregistrement, le système affiche une nouvelle fenêtre permettant à l’agent chargé de
l’insertion des PJs, issues d’une dématérialisation duplicative, d’attester leur authenticité.
I.2 - ATTESTATION DE L’AUTHENTICITE DES DOCUMENTS ET PIECES

JUSTIFICATIVES AYANT FAIT L’OBJET D’UNE DEMATERIALISATION
DUPLICATIVE
Après avoir cliqué sur le bouton « Enregistrer », une nouvelle fenêtre apparait, permettant à l’agent
d’attester l’authenticité des documents et pièces justificatives ayant fait l’objet d’une
dématérialisation duplicative.
8
L’agent doit obligatoirement attester l’authenticité de l’ensemble des PJs, autrement, le système
affiche un message bloquant l’invitant à attester l’authenticité de l’ensemble des pièces.
L’agent doit cocher toute la liste des pièces justificatives qu’il a inséré.
9
Après validation, le système redirige l’agent vers la liste des actes de type engagement de dépenses.
L’agent séléctionne à nouveau l’engagement de dépenses à l’état « Validée ».
Puis sélectionne la dépense concernée.
L’agent peut consulter l’historique des pièces justificatives insérées en cliquant sur le bouton « Pièces
Justificatives ».
10
La nouveauté est que cette fois-ci le système retrace l’historique de(s) l’agent(s) ayant procédé à
l’insertion en rajoutant à côté du libellé du document, le nom de l’agent ainsi que la date et l’heure de
l’opération (Champ 1).
L’utilisateur peut à l’aide de l’icône consulter les pièces justificatives précédemment insérées
(Champ 2).
Le bouton corbeille permet la suppression d’une pièce en cas d’erreur (Champ 3).
Si l’utilisateur apporte des modifications, après enregistrement, le système affiche à nouveau la

fenêtre permettant d’attester l’authenticité uniquement de(s) la nouvelle(s) pièce(s) rajoutée(s).
Si aucune modification n’a été effectuée, le bouton « Retour » (Champ 4) permet à l’utilisateur de
revenir à l’écran précédent.
Une fois que l’opération d’insertion des PJs est effectuée, une nouveauté apparait à ce stade portant
sur la partie réservée aux références de signature, qui sera désactivée chez les agents et utilisateurs et
ne sera visible que chez les signataires habilités à signer sur le système.
11
PARTIE I :
LE SIGNATAIRE
I.1-CONTRÔLE DES PIECES JUSTIFICATIVES
I.2–SIGNATURE DE LA PROPOSITION
D’ENGAGEMENT
I.3 – TRANSMISSION DE L’ACTE
12
I.1-CONTRÔLE DES PIECES JUSTIFICATIVES
Afin de procéder au contrôle des PJs préalablement insérées, le signataire saisi le lien « Pièces
justificatives ».
13
Le système retrace l’historique de(s) l’agent(s) ayant procédé à l’insertion en rajoutant à côté du libellé
du document, le nom de l’agent et la date et l’heure de l’opération.
Le signataire peut procéder aux modifications nécessaires, en rajoutant une nouvelle pièce ou en
supprimant une pièce préalablement insérée par l’agent tel qu’illustré ci-dessous (Rapport SCT
supprimé par le biais de l’icône ).
14
Le signataire va parcourir la nouvelle pièce justificative corrigée.
15
En enregistrant, le signataire doit obligatoirement attester, uniquement, l’authenticité de la PJ
nouvellement insérée.
Le système va retracer l’historique des agents et signataires ayant procédé à l’insertion des PJS en
rajoutant à côté de chaque document le nom (agent ou signataire) ainsi que la date.
Après validation, le système redirige l’agent vers la liste des actes de type engagement de dépenses.
L’agent séléctionne à nouveau l’engagement de dépenses à l’état « Validé ».
Puis sélectionne la dépense concernée.
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Le système va afficher automatiquement au niveau des références signataire le nom du signataire qui
s’est authentifié sur le système, ainsi que la date du jour qui ne peut être modifiée manuellement et
qui est horodaté par le système GID.
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I.2 - SIGNATURE DE LA PROPOSITION D’ENGAGEMENT
En cliquant sur le bouton « Signer », trois nouvelles fonctionnalités ont été rajoutées.
1. Confirmation de l’attestation d’authenticité des documents et pièces justificatives ayant fait

l’objet d’une dématérialisation duplicative
En cliquant sur le bouton « Signer », Le système affiche au signataire une fenêtre lui permettant de
confirmer l’authenticité des documents et PJs issues d’une dématérialisation duplicative, insérées
préalablement par l’agent ou par le signataire lui-même.
18
2. Génération automatique de l’état d’engagement signé
En cliquant sur le bouton « Signer », le système génère automatiquement l’état d’engagement signé
au moyen de transactions dédiées dans le système, comportant le nom du signataire et la date de
signature.
Cet état d’engagement sera inséré automatiquement parmi la liste des pièces justificatives.
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3. Génération automatique de l’attestation d’authenticité
En cliquant sur le bouton « Signer », le système génère automatiquement une attestation

d’authenticité des documents et pièces justificatives ayant fait l’objet d’une dématérialisation
duplicative au niveau de laquelle l’historique des PJs est retracé.
Cette attestation comportera un code QR (Code unique) avec un lien direct de vérification vers le
système GID, et sera insérée automatiquement parmi la liste des pièces justificatives.
Une fois que l’opération de confirmation de l’authenticité ainsi que la génération des documents natifs
est terminée, le système affiche que l’opération a été effectuée avec succès.
20
Il est à noter que la date de signature est la date du jour, qui ne peut être modifiée manuellement, et
qui est horodatée par le système GID.
En cas de changement de signataire, ce dernier peut, par le biais du bouton « Modifier signature »
(Champ 1), modifier la signature de la proposition d’engagement, et le système va générer un nouvel
état d’engagement comportant la date du jour et le nom du nouveau signataire qui s’est authentifié.
L’ancien état d’engagement sera écrasé au moment de la modification de signature.
Le bouton « Pièces justificatives » (Champ 2), permet au signataire de vérifier :
- La confirmation de l’authenticité des PJs issues d’une dématérialisation duplicative ;

- Les PJs issues d’une dématérialisation native et insérées automatiquement par le système, à
savoir :
o L’état d’engagement signé ;
o L’attestation d’authenticité des documents et pièces justificatives ayant fait l’objet
d’une dématérialisation duplicative.
Une fois que l’acte d’engagement de la dépense a été signé, l’utilisateur procède à sa transmission au
Trésorier. (Champ 3 – Capture 1).
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Après avoir transmis l’acte au trésorier, l’utilisateur procède à l’enregistrement du courrier sortant.
L’utilisateur enregistre le départ du courrier sortant comme affiché ci-dessus, et la date

d’enregistrement ne sera plus à saisir mais sera automatiquement horodatée par le système.
L’utilisateur choisi l’acte concerné et procède à la validation, et c’est à partir de ce stade que le délai
du comptable public pour apposer son visa commence à courir.
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PARTIE I :
CHEZ LE TRESORIER
LE VISEUR
I.1 - ENREGISTREMENT DU COURRIER ENTRANT

I.2 - AFFECTATION ET REAFFECTION DU COURRIER
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I.1 – ENREGISTREMENT DU COURRIER ENTRANT
Afin de procéder à l’affectation de la proposition d’engagement, le comptable procède à
l’enregistrement du courrier par le biais de l’onglet courrier « Enregistrer arrivée du courrier ».
La date d’enregistrement ne peut plus être saisie, mais sera automatiquement horodatée par le
système.
L’annulation de l’enregistrement du courrier sera désactivée pour le courrier entrant, quand le flux
d’échange sera exclusivement électronique, et ce à partir du 1er Avril 2021.
Le BO virtuel du comptable a pour principal but d’organiser la répartition et l’affectation du courrier.
Après validation, le comptable peut procéder à l’affectation de l’acte concerné.
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I.2 - AFFECTATION ET REAFFECTION DU COURRIER
Au niveau de l’onglet « Instance », deux nouveaux liens ont été rajoutés, à savoir ; « A affecter » et
« A réaffecter ».
Le trésorier va procéder à l’affectation du courrier nouvellement entrant en saisissant le lien « A

affecter ».
Après avoir cliqué dessus, le système redirige vers une fenêtre d’affectation affichant l’ensemble des
actes en instance d’affectation.
Le trésorier peut filtrer les actes à affecter par ordonnateur ou sous-ordonnateur, ensuite il va saisir
l’acte en cochant la case y afférente, puis choisir l’agent concerné par l’étude et lui affecter l’acte par
le biais du bouton « Affecter ».
La date d’affectation est horodatée par le système.
La liste des agents est une liste exhaustive de l’ensemble des agents du poste comptable.
25
Le trésorier va procéder à la réaffectation du courrier préalablement affecté aux agents, en saisissant
le lien « A réaffecter ».
Le système permet de filtrer les actes à réaffecter par ordonnateur ou sous-ordonnateur, et par état
« En cours d’étude » ou « Etude confirmée ».
Le système va tracer l’ensemble des actes à l’état choisi avec l’historique de l’agent d’étude, et le
comptable va sélectionner l’acte concerné par la réaffectation, ensuite il va saisir le nouvel agent, puis
lui affecter le dossier par le biais du bouton « Affecter ».
26
PARTIE I :
CHEZ LE TRESORIER
L’AGENT CHARGE D’ETUDE
I.1 – ETUDE DE LA PROPOSITION D’ENGAGEMENT

I.2 – CHOIX DE LA DECISION DE CONTRÔLE
27
I.1 – ETUDE DE LA PROPOSITION D’ENGAGEMENT
Afin de procéder à l’étude de la proposition d’engagement de dépenses, l’agent va consulter l’acte
concerné par l’étude en saisissant le lien « Engagement de dépenses » affiché au niveau de son tableau
de bord.
La proposition d’engagement apparait à l’état «En cours d’étude ».
L’agent sélectionne l’acte concerné.
28
A ce niveau, l’agent chargé d’étude peut procéder au contrôle des PJs, en les téléchargeant par le biais
de l’icône (Champ 1).
d’échange sera exclusivement électronique, et ce à partir du 1er Avril 2021 (Champ 2).
29
I.2 – CHOIX DE LA DECISION DE CONTROLE : VISA
A l’issue du contrôle des pièces justificatives, l’agent procède au choix de la décision de contrôle de la
proposition d’engagement de la dépense.
Si la décision de contrôle porte sur un retour avec observation, le bouton « Note d’observations » a
été préalablement implémenté au niveau du système (Version 1.0), permettant ainsi à l’agent d’insérer
éventuellement la note d’observations. (Voir partie II – Nouvelles fonctionnalités).
Tandis, que si la décision de contrôle porte sur un « Visa » ou un « Passer Outre», le processus n’a subi
aucun changement et la proposition d’engagement de dépenses va suivre l’enchainement déjà
existant sur le système.
Ainsi, l’agent sélectionne la décision de contrôle « Visa », puis procède à sa confirmation.
30
Le système affiche que l’opération a été effectuée avec succès.
L’acte d’engagement de la dépense s’affiche à l’état « Etude confirmée ».
Après consultation de l’acte, l’agent procède à la confirmation de la décision de contrôle.
31
Le système affiche que l’opération a été effectuée avec succès.
32
Et la proposition d’engagement de dépenses passe à l’état « Contrôlée ».
L’agent consulte l’acte concerné en cliquant dessus.
33
Arrivé à ce stade, la partie réservée aux « Références Visa » sera désactivée chez les agents et ne sera
visible que chez les viseurs habilités à viser sur le système.
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PARTIE I :
CHEZ LE TRESORIER
LE VISEUR
I.1 – CONTRÔLE DES PIECES JUSTIFICATIVES

I.2 – VISA DE LA PROPOSITION D’ENGAGEMENT
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I.1 - CONTRÔLE DES PIECES JUSTIFICATIVES
Afin de procéder au visa de la proposition d’engagement, le viseur consulte l’acte affiché à l’état
« Contrôlée ».
En cliquant dessus, le système redigire vers l’écran ci-dessous ;
A l’issue du contrôle des pièces justificatives, le comptable procède au visa de la proposition

d’engagement de dépense. En déroulant la liste des viseurs, seul le nom du viseur qui s’est authentifié
sur le système va apparaitre.
La date de visa est horodatée par le système GID et ne peut être saisie manuellement.
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I.2 – VISA DE LA PROPOSITION D’ENGAGEMENT
Ainsi en cliquant sur le bouton « Viser », deux nouvelles fonctionnalités ont été rajoutées.
1. Génération automatique de l’état d’engagement visé
En cliquant sur le bouton « Viser », le système génère automatiquement l’état d’engagement, issu
d’une dématérialisation native, qui sera visé au moyen de transactions dédiées dans le système et qui
va tirer le nom du viseur ainsi que la date de visa à partir de la dépense.
Le visa du comptable sera apposé par le biais d’un code unique QR accompagné du nom du viseur ainsi
que de la date du Visa.
L’état d’engagement visé sera inséré automatiquement parmi la liste des PJs.
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2. Génération automatique de l’attestation Référence Visa Comptable
En cliquant sur le bouton « Viser », lorsque le visa du comptable est requis, le système génère un
document intitulé « Référence visa comptable », comportant le visa électronique du comptable au
moyen d’une transaction dédiée sur le système GID qui contient les références de visa ainsi que toutes
les informations se rapportant à la dépense.
Cette attestation comporte un code QR attestant son authenticité et elle sera jointe automatiquement
au niveau du système GID parmi les pièces justificatives du Trésorier.
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Cette attestation est éditée et certifiée par les services ordonnateurs avant de l’attacher, en guise
d’apposition des références de visa d’engagement de dépenses, aux originaux papiers relatifs aux
marchés, conventions et contrats ainsi que leurs avenants éventuels et les bons de commandes.
Ainsi, le viseur peut consulter les documents générés automatiquement par le système au niveau du
nouvel onglet « Pièces justificatives trésorier », à savoir ;
- Etat d’engagement visé

- Attestation référence visa comptable
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En cas de changement de Viseur, ce dernier peut, par le biais du bouton « Modifier Visa », modifier le
Visa apposé, et le système va automatiquement générer un nouvel état d’engagement comportant la
date du jour et le nom du nouveau viseur qui s’est authentifié ainsi qu’une nouvelle attestation
« Référence visa comptable ».
Les anciennes pièces générées automatiquement seront écrasées au moment de la modification de

signature.
L’utilisateur procède ensuite à la transmission de l’acte par le biais du bouton « Transmettre ».
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Après avoir transmis l’acte à l’initiateur, l’utilisateur procède à l’enregistrement du courrier sortant.
L’utilisateur enregistre le départ du courrier sortant comme affiché ci-dessus.
La date d’enregistrement ne sera plus à saisir mais sera automatiquement horodatée par le système,
par contre l’annulation de l’enregistrement du courrier sortant est toujours possible.
du comptable public s’arrête.
41
PARTIE I :
LE SIGNATAIRE
I.1 – PRISE EN CHARGE (PEC) DE L’ACTE

D’ENGAGEMENT DE LA DEPENSE
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I.1 – PRISE EN CHARGE (PEC) DE L’ACTE D’ENGAGEMENT DE LA
DEPENSE
Comme illustré présedemment, l’utilisateur procède à l’enregistrement de l’arrivée du courrier
entrant.
Après validation, l’utilisateur peut procéder à la prise en charge de l’acte concerné.
43
L’utilisateur consulte les engagements de dépenses.
Puis procède à la prise en charge de l’engagement de la dépense concerné. (Exemple illustratif -

Marché N°03/2020).
44
Le système affiche au niveau de l’acte les PJs rajoutées par le comptable. Et l’utilisateur procède à la
prise en charge de l’acte qui va suivre l’enchaînement déjà existant sur le système.
45
PARTIE II
CHEZ LE TRESORIER
L’AGENT CHARGE D’ETUDE
II.1 - INSERTION DE LA NOTE D’OBSERVATIONS
II.2 - ATTESTATION DE L’AUTHENTICITE DES

DOCUMENTS ET PIECES JUSTIFICATIVES AYANT
FAIT L’OBJET D’UNE DEMATERIALISATION
DUPLICATIVE
46
II.1 - INSERTION DE LA NOTE D’OBSERVATIONS
Pour le retour avec observations, l’enchainement de traitement de la dépense au sein du

système GID est le même que celui illustré au niveau de la partie I.
En effet, après que l’ordonnateur ait procédé à la création de la dépense, puis à son
engagement et enfin à sa transmission au comptable, ce dernier peut procéder à une décision
de contrôle « Retour avec observations », qui fait l’objet de la présente partie.
Le bouton « Note d’observations » permet, pour le comptable, d’insérer la note

d’observations préalablement rédigée et sauvegardée au format PDF.
L’agent va parcourir ses fichiers et joindre la note d’observations.
47
L’icone corbeille permet la suppression de la note d’observations en cas d’erreur.
II.2 - ATTESTATION DE L’AUTHENTICITE DES DOCUMENTS ET PIECES

JUSTIFICATIVES AYANT FAIT L’OBJET D’UNE DEMATERIALISATION DUPLICATIVE
Après l’enregistrement, le système affiche une nouvelle fenêtre permettant à l’agent d’attester
l’authenticité de la pièce rajoutée.
Après validation le système affiche que l’opération a été effectuée avec succès, et
l’engagement de dépense s’affiche toujours à l’état «En cours d’étude».
48
L’agent reconsulte l’acte concerné
Ensuite, il choisit la décision de contrôle « Retour avec observations » et consulte à nouveau le lien
« Note d’observations ».
La nouveauté est que cette fois-ci le système retrace l’historique de l’agent ayant procédé à l’insertion
en rajoutant à côté du libellé du document, le nom de l’agent ainsi que la date et l’heure de l’opération.
L’utilisateur peut à l’aide de l’icône consulter la note d’observations précédemment insérée.
Le bouton corbeille permet la suppression de la pièce en cas d’erreur.
Si l’agent apporte des modifications, après enregistrement, le système affiche à nouveau la fenêtre
permettant d’attester l’authenticité de la nouvelle note d’observations.
49
Si aucune modification n’a été effectuée, le bouton « Retour » permet à l’agent de revenir à l’écran
précédent.
L’agent peut aussi rédiger les observations directement sur le système en choisissant l’intitulé du rejet
et en reseignant le motif au niveau du champ dédié au commentaire.
L’agent confirme l’opération, et l’engagement de la dépense passe à l’état « Etude confirmée ».
50
Puis, il consulte l’acte.
A l’issue de l’opération effectuée avec succès, l’engagement de dépense passe à l’état « Contrôlée ».
51
Arrivé à ce stade, une nouveauté apparait portant sur la partie réservée aux références visa, qui sera
désactivée chez les agents et ne sera visible que chez les viseurs habilités à viser sur le système.
52
PARTIE II
CHEZ LE TRESORIER
LE VISEUR
I.1 – CONTRÔLE DES PIECES JUSTIFICATIVES

I.2 – VISA DE LA PROPOSITION D’ENGAGEMENT :
RETOUR AVEC OBSERVATIONS
53
I.1 - CONTRÔLE DES PIECES JUSTIFICATIVES
Afin de procéder au visa de la proposition d’engagement, le viseur consulte l’acte affiché à l’état
« Contrôlée ».
En cliquant dessus, le système redigire vers l’écran ci-dessous ;
54
A l’issue du contrôle des pièces justificatives, le comptable procède au visa de la proposition
d’engagement de dépense retournée avec observation.
En déroulant la liste des viseurs, seul le nom du viseur qui s’est authentifié sur le système va apparaitre.
La date de visa est horodatée par le système GID et ne peut être saisie manuellement.
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I.2 – VISA DE LA PROPOSITION D’ENGAGEMENT : RETOUR AVEC OBSERVATIONS
En cliquant sur le bouton « Viser », deux nouvelles fonctionnalités ont été rajoutées.

En cliquant sur le bouton « Viser », le système affiche au viseur une fenêtre lui permettant de
confirmer l’attestation d’authenticité de la note d’observation insérée préalablement par l’agent ou
par le viseur lui-même.
En cliquant sur le bouton « Viser », le système génère automatiquement une attestation d’authenticité
des documents et pièces justificatives ayant fait l’objet d’une dématérialisation duplicative au niveau
de laquelle l’historique de la note d’observations est retracé.
56
Cette attestation comporte un code QR (Code unique) avec un lien direct de vérification vers le
système GID, et elle sera insérée automatiquement parmi la liste des pièces justificatives du trésorier.
57
Après avoir transmis l’acte à l’initiateur, l’utilisateur procède à l’enregistrement du courrier sortant.
L’utilisateur enregistre le départ du courrier sortant comme affiché ci-dessus, et la date

d’enregistrement ne sera plus à saisir mais sera automatiquement horodatée par le système.
du comptable public s’arrête.
58
PARTIE II
II.1 - REPONDRE AU REJET

II.2 - SATISFAIRE LES OBSERVATIONS
II.3 - SIGNATURE DE LA PROPOSITION
D’ENGAGEMENT
59
II.1 - REPONDRE AU REJET
Afin de répondre au rejet, l’utilisateur procède à l’enregistrement de l’arrivée de l’engagement de la
dépense par le biais de l’onglet courrier « Enregistrer arrivée du courrier ».
Après validation, l’utilisateur peut procéder à la prise en charge de l’acte concerné.
L’enchainement est toujours le même, l’utilisateur procède à la prise en charge de l’acte d’engagement
de la dépense.
60
61
L’utilisateur peut annuler la proposition en cliquant sur le bouton « Annuler la proposition ».
Il peut consulter la note d’observations avant de répondre au rejet.
Après avoir cliqué sur le bouton « Répondre au rejet » le système redirige l’utilisateur vers un nouvel
écran, où l’acte d’engagement de la dépense prend l’état « Validée » comme l’illustre la capture ci-
après :
L’utilisateur peut à tout moment consulter la note de rejet.
62
II.2 - SATISFAIRE LES OBSERVATIONS
L’utilisateur peut satisfaire les observations en apportant les modifications nécessaires aux pièces
justificatives via le bouton « Pièces justificatives».
Le lien indiqué sur la capture ci-dessous « Afficher historique pièces justificatives » permet de lister
l’ensemble des flux de documents échangés entre ordonnateur et comptable.
Après clic dessus, le système affiche l’historique des pièces justificatives, et donne la possibilité à
l’utilisateur de joindre de nouveaux documents ou de pointer sur les pièces antérieures n’ayant
présentées aucune anomalie.
63
Le tableau affiché ci-dessous retrace, tous les envois entre ordonnateur et comptable de manière
horodatée, avec l’historique des documents échangés par date et par acteur.
A ce niveau, aucune modification ne peut être opérée sur les pièces justificatives ayant fait l’objet d’un
envoi antérieur.
Afin de préparer les PJ de l’acte d’engagement en cours, l’utilisateur n’a pas besoin de télécharger à
nouveau les pièces, mais peut pointer directement les pièces justificatives correctes n’ayant fait l’objet
d’aucune observation de la part du comptable, à travers l’icône « Lier » .
64
Comme illustré ci-dessus, les documents n’ayant présenté aucune remarque ont été liés, et l’utilisateur
peut joindre de nouveaux documents prenant en considération les observations émises par le
comptable comme indiqué sur l’écran ci-après.
Comme illustré ci-dessous, pour les documents pointés et liés à partir de l’historique, le système
rajoute l’icône pour garder la trace du lien par rapport à l’acte d’engagement précédent.
Tandis que pour les documents nouvellement joints, le champ « lien » est vide.
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Une fois l’opération enregistrée, le système affiche que l’opération a été effectuée avec succès et
l’utilisateur peut procéder à la signature de l’acte.
En enregistrant, l’utilisateur doit obligatoirement attester, uniquement, l’authenticité de la PJ

nouvellement insérée.
Il est à signaler que les pièces ayant été liées à partir de l’ancienne proposition d’engagement seront
affichées avec l’ancien historique d’attestation et de confirmation de l’authenticité tel qu’illustré ci-
dessous.
Après que l’opération ait été effectuée avec succès, l’utilisateur consulte à nouveau le lien « Pièces
justificatives »
Le système va retracer l’historique de l’agent ayant procédé à l’insertion de la PJ en rajoutant à côté

du document le nom de l’agent ainsi que la date de l’opération.
66
Ainsi les pièces justificatives liées ont été préalablement attestées et confirmées lors de la première
proposition d’engagement, et par conséquent l’historique d’attestation et de confirmation de
l’authenticité ne subira aucune modification.
Seule la pièce nouvellement insérée par l’agent est affichée attestée authentique.
67
II.3 – SIGNATURE PROPOSITION D’ENGAGEMENT
Suite aux modifications effectuées, le signataire procède à la signature de la proposition
d’engagement.
Le système va afficher automatiquement au niveau des références signataire le nom du signataire qui
s’est authentifié sur le système, ainsi que la date du jour qui ne peut être modifiée manuellement et
qui est horodatée par le système GID.
Ainsi, en cliquant sur le bouton « Signer », trois nouvelles fonctionnalités ont été rajoutées.

En cliquant sur le bouton « Signer », Le système affiche au signataire une fenêtre lui permettant de
confirmer l’authenticité uniquement de la pièce ayant été rajoutée suite à la satisfaction du retour
avec observations.
68
2. Génération automatique de l’état d’engagement signé
En cliquant sur le bouton « Signer », le système génère automatiquement un nouvel état

d’engagement signé au moyen de transactions dédiées dans le système, comportant le nom du
signataire et la date de signature.
Cet état d’engagement sera inséré automatiquement parmi la liste des pièces justificatives.
En cliquant sur le bouton « Signer », le système génère automatiquement une attestation

d’authenticité des documents et pièces justificatives ayant fait l’objet d’une dématérialisation
duplicative au niveau de laquelle l’historique de la pièce justificative est retracé (Rapport sous-
commission technique – Exemple illustratif).
Cetta attestation comportera un code QR (Code unique) avec un lien direct de vérification vers le
système GID, et sera insérée automatiquement parmi la liste des pièces justificatives.
Ensuite l’acte d’engagement de la dépense va suivre le même cheminement tel qu’illustré au niveau
de la partie I, à savoir la transmission et l’enregistrement du départ du courrier sortant.
69

Phase - Eng 01.01.2021

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GUIDE

Phase d’engagement - Version Cible - Edition Janvier 2021

Dans le cadre de la continuité des efforts consentis en matière de modernisation de

Ainsi, le présent guide d’utilisateur a pour objectif de décrire les fonctionnalités

PARTIE I : PHASE D’ENGAGEMENT

CHEZ L’ORDONNATEUR : AGENT CHARGE DE L’INSERTION DES PIECES JUSTIFICATIVES

CHEZ L’ORDONNATEUR : LE SIGNATAIRE

CHEZ LE COMPTABLE : LE VISEUR

CHEZ LE COMPTABLE : L’AGENT CHARGE D’ETUDE

CHEZ LE COMPTABLE : LE VISEUR

CHEZ L’ORDONNATEUR : LE SIGNATAIRE

PARTIE II : RETOUR AVEC OBSERVATIONS

CHEZ LE COMPTABLE : L’AGENT CHARGE D’ETUDE

CHEZ LE COMPTABLE : LE VISEUR

L’AGENT CHARGE PAR L’INSERTION DES

I.1 - INSERTION DES PIECES JUSTIFICATIVES

I.2 - ATTESTATION DE L’AUTHENTICITE DES

L’agent consulte les engagements de dépenses au niveau de son tableau de bord.

La pièce est prête à être ajoutée via le champ 3.

I.2 - ATTESTATION DE L’AUTHENTICITE DES DOCUMENTS ET PIECES

L’agent séléctionne à nouveau l’engagement de dépenses à l’état « Validée ».

Puis sélectionne la dépense concernée.

Si l’utilisateur apporte des modifications, après enregistrement, le système affiche à nouveau la

I.1-CONTRÔLE DES PIECES JUSTIFICATIVES

L’agent séléctionne à nouveau l’engagement de dépenses à l’état « Validé ».

Puis sélectionne la dépense concernée.

1. Confirmation de l’attestation d’authenticité des documents et pièces justificatives ayant fait

En cliquant sur le bouton « Signer », le système génère automatiquement une attestation

L’ancien état d’engagement sera écrasé au moment de la modification de signature.

Le bouton « Pièces justificatives » (Champ 2), permet au signataire de vérifier :

- La confirmation de l’authenticité des PJs issues d’une dématérialisation duplicative ;

L’utilisateur enregistre le départ du courrier sortant comme affiché ci-dessus, et la date

I.1 - ENREGISTREMENT DU COURRIER ENTRANT

Le BO virtuel du comptable a pour principal but d’organiser la répartition et l’affectation du courrier.

Après validation, le comptable peut procéder à l’affectation de l’acte concerné.

Le trésorier va procéder à l’affectation du courrier nouvellement entrant en saisissant le lien « A

La date d’affectation est horodatée par le système.

L’AGENT CHARGE D’ETUDE

I.1 – ETUDE DE LA PROPOSITION D’ENGAGEMENT

La proposition d’engagement apparait à l’état «En cours d’étude ».

L’agent sélectionne l’acte concerné.

Ainsi, l’agent sélectionne la décision de contrôle « Visa », puis procède à sa confirmation.

L’acte d’engagement de la dépense s’affiche à l’état « Etude confirmée ».

Après consultation de l’acte, l’agent procède à la confirmation de la décision de contrôle.

L’agent consulte l’acte concerné en cliquant dessus.

I.1 – CONTRÔLE DES PIECES JUSTIFICATIVES

En cliquant dessus, le système redigire vers l’écran ci-dessous ;

A l’issue du contrôle des pièces justificatives, le comptable procède au visa de la proposition

1. Génération automatique de l’état d’engagement visé

- Etat d’engagement visé

Les anciennes pièces générées automatiquement seront écrasées au moment de la modification de

L’utilisateur procède ensuite à la transmission de l’acte par le biais du bouton « Transmettre ».

L’utilisateur enregistre le départ du courrier sortant comme affiché ci-dessus.

I.1 – PRISE EN CHARGE (PEC) DE L’ACTE

Après validation, l’utilisateur peut procéder à la prise en charge de l’acte concerné.

Puis procède à la prise en charge de l’engagement de la dépense concerné. (Exemple illustratif -

L’AGENT CHARGE D’ETUDE

II.1 - INSERTION DE LA NOTE D’OBSERVATIONS

II.2 - ATTESTATION DE L’AUTHENTICITE DES

Pour le retour avec observations, l’enchainement de traitement de la dépense au sein du

Le bouton « Note d’observations » permet, pour le comptable, d’insérer la note

L’agent va parcourir ses fichiers et joindre la note d’observations.

II.2 - ATTESTATION DE L’AUTHENTICITE DES DOCUMENTS ET PIECES