Guide d’utilisation

Plateforme prise de
RDV

Version 1.0

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 DOCUMENT
Identité du document
Nom de l’application Prise de RDV
Affaire Applications mutualisées
Titre Manuel d’utilisation
Type de document PDF interactif
Etat Finale
Version 1.0
Dernière 51

Date Version Commentaires

14/09/2020 1.0 Evolution du document

Approbation de la version

Service Nom Visa

Chef de service Aziza HBIBA

Chef de département DAOP Anas BENOUHOUD

Diffusion de la version

Entreprise ou service Destinataire Fonction Pour action Pour info

ADD Equipe projet X X

Page 2
 SOMMAIRE
1. Introduction………………………………………………. 6
1.1. Contexte du projet……………….………………..……… 6
1.2. Objectif de ce document…………………........……. 6

2. Vision citoyen……………………………………….…… 7
2.1. lecture de l'interface……………….……..…………….. 7
2.2. Prendre un RDV…………………………….…………...... 8
2.3. Suivre un RDV…………………….…….…………………… 12

3. Vision back office………………………………………. 14

3.1. Lecture de l'interface………….…….………………….. 14
3.2. Espace mon compte……………….……………….……. 15

4. Fonctions ressource……………………………………. 16
4.1. Gestion des RDV……………………….………………….. 16
4.1.1. Utiliser les filtres pour la recherche………..……….…… 16
4.1.2. Annuler un RDV…………………………………..………………. 18
4.1.3. Confirmer un RDV…………..………………………..…………. 19
4.1.4. Donner un autre RDV………………………………..………... 19
4.1.5. Imprimer un RDV………………………………………..………. 22
4.1.6. Démarrer une vidéo consultation………………..………. 23
4.1.7. Réaffectation d’un RDV………………………………………… 23
4.1.8. Exporter un fichier Excel des RDV………………..……….
24
4.2. Ajouter un RDV…………………………………………….. 25
4.3. Impression des récapitulatifs…………….…...……. 26

Page 3
 SOMMAIRE

5. Fonctions administration ….……….………….…. 27

5.1. Gestion des agences…………………..……….……….. 27
5.1.1. Ajouter une agence……………………………….……………. 27
5.1.2. Modifier une agence……………………………………..……. 29
5.2. Gestion des profils………………………………...…….. 30
5.2.1. Ajouter un profil…………………………………….………….. 31
5.2.2. Modifier un profil………………………………………..…….. 31
5.3. Gestion des utilisateurs………………………..….….. 32
5.3.1. Ajouter un utilisateur…………………………………..…….. 32
5.3.2. Modifier un utilisateur…………………………………..…… 33
5.4. Gestions des champs supplémentaires…….…… 34
5.4.1. Ajouter un champs………………………………………..…… 34
5.4.2. Modifier un champs…………………………………..………. 35
5.5. Gestion référentiel prestation……………….……… 36
5.5.1. Ajouter une prestation……………………………..……….. 36
5.5.2. Modifier une prestation…………………………..………... 36
5.6. Gestion référentiel type prestation……….……… 37
37
5.6.1. Ajouter un type de prestation…………………..…….....
37
5.6.2. Modifier un type de prestation………………..…………
38
5.7. Paramétrage des prestations………………………..
38
5.7.1. Ajouter un paramétrage de presta…………….………. 40
5.7.2. Modifier un paramétrage de presta……………........
40
5.8. Gestion des prestations…………………………….... 41

Page 4
 SOMMAIRE

5. Fonctions administration ….………………………. 42

5.9. Gestion des ressources………………….……………… 42
5.9.1. Création des ressources………………………..……………. 42
5.9.2. Affectation des prestations…………………..……………. 44
5.9.3. Gestion des planning………………………………..………. 44
5.9.4. Modification des ressources……………………..……….. 46
5.10. Gestion des jours fériés……………………….……… 47
5.10.1. Ajouter des jours fériés…………………………..………… 47
5.11. Gestion des indisponibilités……………………….. 48
5.11.1. Ajouter des indisponibilités…………………….……….. 48
6. Rapports………………………..….……………………… 49
6.1. Nombre de RDV…………………………….…………….. 49
6.2. Délai d’obtention…………………………….…………… 50
6.3. Disponibilité………………………………….…………….. 50
6.4. Performance globale………………………….………… 51

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 1. INTRODUCTION
1.1. Contexte du projet
-Dans le cadre des initiatives lancées par L’Agence de Développement du
Digital, une nouvelle plateforme de prise de rendez-vous a été
développée afin d’assurer un meilleur télé-accueil au niveau des
administrations publiques.

1.2. Objectif de ce document

-Ce guide s'adresse à tous les utilisateurs de l’application de prise de
rendez-vous. Le guide décortique les différentes fonctionnalités :

• Gestion et prise des rendez-vous ;

• Paramétrage de l’application ;
• Consultation des rapports.

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 2. VISION CITOYEN
2.1. Lecture de l’interface
-L’accès à l’interface côté client/citoyen ce fait à travers le lien :
https://xxx.rdv.gov.ma elle contient une photo de l’établissement et un
descriptif concernant cette dernière que vous pouvez personnaliser en
même temps que les couleurs de l’interface.

Message d’accueil ou un
descriptif

-NB: Il existe aussi une version ARABE du site.

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 2. VISION CITOYEN
2.2. Prendre un RDV
-Pour prendre un RDV, il suffit de cliquer sur et
compléter le formulaire qui se compose de 4 parties.

-Le choix de la prestation concerne la nature de la demande et pourquoi

le citoyen souhaite prendre un RDV, il est composé de plusieurs questions
que vous pouvez personnaliser afin qu’il s’adapte au mieux à vos besoins
et vous permet d’orienter le client vers la bonne administration ou
département qui prendra en charge sa demande.

-Vous avez la possibilité de rajouter des questions supplémentaires

d’ordres facultatifs ou obligatoires.

-Une fois le client/citoyen remplit les différents champs il doit

impérativement cocher la case « je m’engage à respecter les conditions
générales d’utilisation » des conditions que vous pouvez ajouter en
fonction de votre établissement.

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 2. VISION CITOYEN
2.2. Prendre un RDV
-L’étape 2 du formulaire contient un récapitulatif de la première étape
ainsi qu’un calendrier des RDV disponibles pour le citoyen.

-Le calendrier affiche les dates par mois, mais le client/citoyen peut
changer ce dernier grâce à la petite flèche.

-Le client/citoyen doit choisir une date à condition qu’elle soit en vert et
un créneau horaire avant de passer à la 3 ème étape.

-Une date en gris signifie un jour indisponible pour la prise de RDV, cela
peut être un Week-end, jour férié, ou la totalité des RDV ont été pris.

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 2. VISION CITOYEN
2.2. Prendre un RDV
-La 3ème étape contient le même récapitulatif auquel vient s’ajouter la
date et l’heure du RDV.
-C’est dans cette étape que le client/citoyen doit remplir ses informations
personnelles (Nom, Prénom, Numéro de tél …)

NB: Les champs à remplir lors de cette étape sont 100% personnalisables
en fonction de votre besoin.

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 2. VISION CITOYEN
2.2. Prendre un RDV
-La 4ème étape est un récapitulatif globale avec une confirmation du RDV
qui est envoyée au citoyen à l’adresse Mail mentionnée lors des étapes
précédentes.

-Le client/citoyen peut l’ajouter à un agenda (Google, Outlook…) ou

même l’imprimer sous format papier.

-C’est grâce au code de confirmation visible dans cette étape que le

client/citoyen pourra faire le suivi de son RDV ou accéder à la visio
conférence.

-Vous avez aussi la possibilité de personnaliser les messages de cette

étape si vous avez besoin que le citoyen se présente avec des documents
ou quelques minutes avant son RDV.

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 2. VISION CITOYEN
2.3. Suivre un RDV
-Le client/citoyen doit accéder à la rubrique
afin d’effectuer le suivi de son RDV et avoir l’accès à la visio-conférence
pour un RDV en télé-accueil.

-L’accès se fait grâce aux informations enregistrées au préalable au

moment de la prise du RDV.

 Le code de confirmation que le citoyen avait reçu par Mail et à la

dernière étape de la prise du RDV
 Soit le numéro du téléphone ou l’adresse Mail.

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 2. VISION CITOYEN
2.3. Suivre un RDV
-Une fois connexion effectuée, le client/ citoyen aura accès à l’interface
suivante

 Un récapitulatif concernant le motif du RDV

 La possibilité d’accéder à la visio-conférence qui se fait quelques
minutes avant l’heure du RDV

-Le client/citoyen peut aussi annuler son RDV depuis cette interface.

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 3. VISION BACK OFFICE
3.1. Lecture de l’interface
-L’accès à l’interface côté Back office ce fait à travers le lien :
https://xxx.rdv.gov.ma/admin chaque utilisateur doit se connecter avec
son identifiant et mot de passe.

-Une fois connexion établie, l’utilisateur aura accès à l’interface Back

office avec des fonctionnalités qui vont apparaître en haut à droite de la
page.

NB: Ces fonctionnalités ne seront pas disponibles pour

tous les utilisateurs, car cela dépendra du profil de chacun.

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 3. VISION BACK OFFICE
3.2. Espace mon compte
-Cette rubrique permet à l’utilisateur de modifier les informations liées à
son compte comme:

 Nom
 Prénom
 Identifiant
 Mot de passe
 Adresse Email
 Numéro de téléphone

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4. FONCTIONS RESSOURCE
4.1. Gestion des RDV
-Une ressource aura accès principalement à la rubrique « Gestion » afin
de pouvoir prendre en charge les différents RDV

-La première partie de la rubrique « Gestion des RDV » est un filtre qui
permet de cibler rapidement un RDV, que ce soit par date, référence …
etc.

NB: Un administrateur aura accès aux RDV de toutes les ressources,

tandis qu’une ressource n’aura accès qu’à ses RDV.

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4. FONCTIONS RESSOURCE
4.1. Gestion des RDV
-Le résultat est affiché sous format d’un tableau de 11 colonnes et qui
contient :

Case à cocher : permet de sélectionner les lignes de rendez-vous afin

d’effectuer une action en masse,
Client/Citoyen : Ensemble des informations sur le client/citoyen,
Date de création : La date de création du rendez-vous sur le site,
Code de confirmation : Le code de confirmation du rendez-vous,
Mode : Le mode de prise du rendez-vous,
Date de rendez-vous : La date du rendez-vous,
Heure : L'heure du rendez-vous,
Etat : L'état du rendez-vous,
Objet de RDV : L'objet du rendez-vous (nature, prestation ...),
Responsable : Le responsable du rendez-vous (NB: une ressource n’aura
que ses RDV, alors qu’un administrateur aura l’accès aux RDV de tous
les agents)
Actions : Les actions possibles sur le rendez-vous,

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4. FONCTIONS RESSOURCE
4.1. Gestion des RDV
-Pour chaque RDV vous avez quelques actions à effectuer .

4.1.2 Annuler un RDV

-Un RDV peut être annulé par un agent en utilisant le bouton qui
donne accès au formulaire suivant :

Ce dernier contient :

1- Un récapitulatif du RDV
Choisi,

Non honoré par :

« Client/Citoyen » Si le
client/citoyen ne s'est pas
présenté lors du RDV

« Agence » Si l'agence n'a

pas honoré ou ne peut pas
honorer le RDV.

2- Après confirmation le client/citoyen reçoit un mail de notification avec

le motif d'annulation, vous pouvez aussi cocher la case « informer par
SMS » afin d’envoyer un SMS au client/citoyen concernant l’annulation.

NB: l’utilisation des sms est conditionnée par un abonnement avec un

opérateur
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4. FONCTIONS RESSOURCE
4.1.3 Confirmer un RDV
-Un RDV peut être confirmé une fois le client/citoyen s'est présenté lors
de ce dernier, grâce au bouton et qui donne accès au pop-in de
confirmation.

4.1.4 Donner un autre RDV

- Durant un rendez-vous, l’agent peut réserver un autre au même
client/citoyen avec le bouton l’avantage c’est que le formulaire est
rempli automatiquement.

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4. FONCTIONS RESSOURCE
4.1.4 Donner un autre RDV
-L’interface pour donner un autre RDV est similaire à celle disponible
pour le client/citoyen, à la différence de quelques fonctionnalités en plus.

L’agent à plus de possibilités lors de la recherche du RDV comme :

1. Le plutôt possible : un RDV le plus proche dans le calendrier.

2. Dans X jours : si le client/citoyen doit revenir pour un autre RDV,
mais d’ici quelques jours
3. Dans X mois : un RDV dans un mois ou plus.
4. Rendez-vous successifs : si vous voulez valider plusieurs RDV pour
le même client/citoyen avec un intervalle entre chaque RDV.
5. Recherche : La méthode classique, pareille que celle disponible
pour le client/citoyen.
6. Recherche étendue : une fonctionnalité qui permet de prendre des
RDV même hors plage de disponibilité, pendant les jours fériés et
même les week-end (à utiliser pour des cas exceptionnels)

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4. FONCTIONS RESSOURCE
4.1.4 Donner un autre RDV
-La deuxième fonctionnalité supplémentaire disponible pour les agents
lors de la prise d’un autre RDV, est de choisir directement la ressource qui
le prendra en charge dans un menu déroulant (si le profil le permet bien
sûr)

-C’est une option utile afin de prendre le RDV avec la bonne personne
pour prendre en charge le dossier du client/citoyen.

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4. FONCTIONS RESSOURCE
4.1.5 Imprimer un RDV
-L’impression des RDV se fait à l’aide du bouton
Elle permet de télécharger un fichier word avec les informations du
client/citoyen et du RDV.

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4. FONCTIONS RESSOURCE
4.1.6 Démarrer une vidéo consultation
-Le bouton est affiché seulement si la prestation est paramétrée avec
Vidéo-Conférence,

-La vidéo consultation est disponible 10min avant le rendez-vous, l’agent

doit cliquer sur le bouton affiche la vidéo consultation, il faut accepter au
niveau du navigateur l'accès au micro et à la caméra.

4.1.7 Réaffectation d’un RDV

-La réaffectation d’un RDV se fait avec le bouton elle permet de
transférer le RDV d’une ressource à une autre en cas d’indisponibilité

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4. FONCTIONS RESSOURCE
4.1.8 Exporter tous les RDV
-Sur la même interface « Gestion des RDV » vous avez la possibilité
d’exporter les RDV sous format Excel afin de le mettre à disposition à
l’accueil afin de vérifier auprès du client/citoyen s’il a bien pris un RDV.

L’action se fait avec le bouton

Qui est disponible en bas à droite de la page.

-Le fichier contient toutes les informations liées aux RDV ainsi que l’agent
qui doit le prendre en charge pour mieux orienter le client/citoyen chez la
bonne personne.

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4. FONCTIONS RESSOURCE
4.2. Ajouter un RDV
-C’est la deuxième rubrique qui apparait dans le menu après la gestion
des RDV.

-Cette dernière ressemble à la fonctionnalité « reprendre un autre RDV »

que nous avons vu avant.
La seule différence c’est que le formulaire est vide.

Page 25
4. FONCTIONS RESSOURCE
4.3. Impression des récapitulatifs
-C’est la dernière fonctionnalité à la disposition d’une ressource et qui
permet tout simplement l'accès à un agenda contenant la totalité des
RDV d’une façon journalière, hebdo ou mensuel ainsi que la possibilité de
filtrer ces derniers par prestation ou autre.

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 5. FONCTIONS ADMIN
5.1. Gestion des agences
-Le paramétrage des agences c’est la première étape à prendre en
considération si vous avez plusieurs établissements/agences, car tout ce
que vous allez programmer par la suite va être associé à ces
établissements ou agences.

5.1.1. Ajouter une agence.

-Dans cette interface vous devez cliquer sur le bouton
afin d’accéder au formulaire à remplir.

Page 27
 5. FONCTIONS ADMIN
5.1.1. Ajouter une agence.
-Dans le formulaire permettant la création des agences, vous aurez 2
questions qui sont importantes.

-Cette question vous permet de copier les informations d’un

établissement/agence déjà existent, cela a pour but d’accélérer la
création.

-Si vous avez des établissements/agences qui ne prennent pas de RDV, mais vous
souhaitez les ajouter à la base et leur donner un accès à la plateforme, il suffit de
cocher non visible par le citoyen afin que le système ne les comptabilise pas pour la
prise des RDV.

Page 28
 5. FONCTIONS ADMIN
5.1.2. Modifier une agence.
-Si votre établissement/agence change de numéro de téléphone, adresse
postale ou que vous avez renseigné une mauvaise information lors de la
création.

Vous avez la possibilité de modifier les informations grâce au bouton

Ou même supprimer carrément l’établissement/agence.

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 5. FONCTIONS ADMIN
5.2. Gestion des profils.
-Une plateforme comprend plusieurs utilisateurs, mais chaque utilisateur
aura un profil différent, ce dernier défini les habilités ou les droits qu’aura
chaque utilisateur au niveau de la plateforme.

Exemple d’organisation:

-Un profil qui gère toute l’organisation aura l’accès à toutes les
fonctionnalités de la plateforme, tandis que les autres profils n’aurons pas
le même accès en fonction de leurs emplacements dans l’organisation.

NB: Les 3 profils disponibles dans la plateforme ne sont pas figés, vous
pouvez en créer d’autres et leur donner une nomination en fonction de
votre organisation.

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 5. FONCTIONS ADMIN
5.2.1. Ajouter un profil.
-Pour créer des profils vous devez cliquer sur ensuite
remplir la nomination du profil en fonction de votre organisation
(superviseur, administrateur établissement ou autre), sur l’interface vous
aurez les 3 types de profils déjà créés que vous pouvez modifier afin que
ces derniers répondent à vos besoins.

5.2.2. Modifier un profil.

-Pour modifier un profil il suffit de
cocher ou décocher les
habilitations que vous souhaitez
lui accorder ou enlever en
Fonction de votre Organisation.

A noté qu’un profil ressource

Aura forcément moins en
Terme d’accès qu’un profil
Administrateur.

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 5. FONCTIONS ADMIN
5.3. Gestion des utilisateurs.
-Les utilisateurs de la plateforme sont des administrateurs, superviseurs,
etc, pour les ressources la gestion se fait dans la rubrique « Gestion des
ressources ».

5.3.1. Ajouter un utilisateur

-Pour créer un compte utilisateur vous devez aller sur
Et remplir les informations de l’utilisateur dans le formulaire et lui
associer un des profils que vous avez créé.

-L’utilisateur recevra un mail avec son identifiant et un mot de passe

provisoire qu’il va modifier par la suite dans espace compte.

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 5. FONCTIONS ADMIN
5.3.2 Modifier un utilisateur.
-La modification se fait grâce au stylé sur la première interface, elle
vous permet de :
• Modifier les informations de la personne
• Modifier le profil que vous lui avez associé
• Modifier son mot de passe

Page 33
 5. FONCTIONS ADMIN
5.4. Gestion des champs supplémentaires.
-Les champs supplémentaires sont nécessaires pour la récolte
d’informations afin de mieux connaître à l’avance l’objectif du RDV.
-Un champ supplémentaire peut être lié à une prestation en particulier,
ou toutes les prestations proposées par l’administration.

5.4.1. Ajouter un champ supplémentaire.

- C’est le bouton qui permet
d’accéder au formulaire afin d’ajouter des champs.

-Vous devez en premier remplir les informations du champ pour la

version Arabe et Français et sélectionner ensuite le type de champ que
vous souhaitez ajouter parmi la liste du menu déroulant.

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 5. FONCTIONS ADMIN
5.4.1. Ajouter un champ supplémentaire.
-Le champ peut être obligatoire ou facultatif, selon votre besoin, mais
pour ne pas compliquer la tâche au client/citoyen et perdre en efficacité,
un champ supplémentaire s’il n’est pas obligatoire n’a pas lieu d’être.

5.4.2. Modifier un champ supplémentaire.

-La modification d’un champ après sa création est tout à fait possible à
l’aide du bouton

-Vous pouvez modifier toutes les informations liées à ce dernier.

Page 35
 5. FONCTIONS ADMIN
5.5. Gestion référentiel prestations.
-La prestation est le deuxième choix qui apparait au client/citoyen après
le type de prestation, elle permet d’affiner l’objet du RDV, par exemple :

Type de prestation : demande d’information

Prestation : information liée au retrait du document ou du dépôt, etc.

5.5.1. Ajouter une prestation.

-l’ajout de la prestation est très simple il suffit de cliquer sur
et remplir les informations liées à cette
dernière, c’est à cette étape que vous allez définir la durée du RDV pour
cette même prestation.

5.5.2 Modifier une prestation.

-La modification d’une prestation se fait à partir , vous pouvez
modifier toutes les informations liées à la cette dernière.

Point de vigilance : Si vous avez déjà lié une prestation à un type de

prestation, la modification de la durée du RDV ne sera pas prise en
compte dans cette interface, vous devez procéder au changement dans la
rubrique « Administration  paramétrage des prestations »

Page 36
 5. FONCTIONS ADMIN
5.6. Gestion référentiel type prestations.
-Contrairement à la prestation, le type de prestation est la première
question qu’aura un client/citoyen au niveau du formulaire.

-Je vous mets un schéma afin de mieux cerner la différence entre les
deux.

1 Type de prestation

Las prestations
2
3 Champs supplémentaires

5.6.1. Ajouter un type prestations.

- L’ajout d’un type de prestation nécessite seulement le nom en
Français et en Arabe.

5.6.2. Modifier un type prestations.

-La modification aussi ne concernera que le nom du type de prestation.

Page 37
 5. FONCTIONS ADMIN
5.7. Paramétrage des prestations.
-Après avoir créé le type de prestations, prestations et les champs
supplémentaires s’il y en a, vous devez passer à l’étape paramétrage afin
d’effectuer une liaison entre les différents champs qui seront visibles pour
le client/citoyen.
Sans cette liaison les choix n’apparaîtront pas correctement.

5.7.1. Ajouter un paramétrage de prestation.

- La première étape dans le paramétrage des
prestations et la liaison entre le type et la prestation.
Une fois la liaison est faite, le système vous affichera automatiquement la
durée du RDV que vous avez défini au moment de la création des
prestations.

-La durée est modifiable si votre profil dispose de l’habilitation nécessaire

pour cette action.

-Les 2 questions suivantes sont très importantes pour un paramétrage

optimal.

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 5. FONCTIONS ADMIN
5.7.1. Ajouter un paramétrage de prestation.
-Délai minimal avant la prise de RDV : dans une organisation classique,
nous mettons 24H, comme ça un client/citoyen ne pourra pas prendre un
RDV le jour même ce qui donnera aux ressources le temps de préparer
les RDV de la journée.

-Le citoyen peut prendre plusieurs rendez-vous de cette prestation dans

la même journée : généralement c’est un non pour éviter à ce que le
client/citoyen monopolise plusieurs RDV dans la journée pour la même
prestation que ce soit par erreur ou intentionnellement.

-Vous devez ensuite mettre une durée pour reprise d’un autre RDV pour
la même prestation.

-Le champ commentaire n’est pas obligatoire, mais vous pouvez

l’exploiter afin d’afficher un message important au client/citoyen.

-Le reste du paramétrage concerne les questions que vous allez poser
pendant la 3 ème étape du formulaire prise de RDV et qui vous permet
de récolter des informations liées au client/citoyen.

Page 39
 5. FONCTIONS ADMIN
5.7.1. Ajouter un paramétrage de prestation.
-Ces questions peuvent être d’ordre obligatoire ou facultatif en fonction
de vos procédures internes.

-Vous pouvez en ajouter d’autres questions ou même des pièces jointes

pour votre client/citoyen à la fin du paramétrage.

5.7.2 Modifier un paramétrage de prestation.

-Après avoir lié vos types de prestations avec les prestations, ils
s’afficheront sous format liste que vous pouvez modifier à n’importe quel
moment à l’aide de l’icône .

Page 40
 5. FONCTIONS ADMIN
5.8. Gestion des prestations.
-Cette rubrique permet d’apporter quelques fonctionnalités
supplémentaires à vos prestations à l’aide du stylet

-Chaque type de prestation (en bleu) contient les prestations qui lui sont
associées.

-Vous pouvez depuis cette interface :

1. Rendre visible le type prestation aux clients/citoyens;
2. Activé ou désactivé une prestation en particulier;
3. Activé ou désactivé la visio-conférence pour une prestation;
4. Ajouter un champ supplémentaire à une prestation.

Point de vigilance : si un type de prestation et prestation est déjà

affectée à une ressource, vous ne pouvez pas les désactiver depuis cette
interface.

La solution de contournement disponible se résume à enlever

l’affectation de cette prestation à la ressource dans la rubrique « gestion
des ressources » afin qu’elle disparaisse du formulaire visible pour le
client/citoyen.

Page 41
 5. FONCTIONS ADMIN
5.9. Gestion des ressources.
-Parmi les paramétrages les plus importants de la plateforme, cette
rubrique vous permet de créer vos ressources, gérer la planification et
affecter des prestations.

5.9.1. Ajouter des ressources.

- Lors de l’ajout d’une nouvelle ressource, on
commence par l’affecter à un établissement, renseigner ses informations
et lui créer un compte pour se connecter à la plateforme.
Pour rappel, la ressource recevra un mail avec l’identifiant et le mot de
passe générique qu’elle pourra modifier une fois connecté à la
plateforme.

Page 42
 5. FONCTIONS ADMIN
5.9.1. Ajouter des ressources.
-Après la création du compte vous avez la question suivante :

1. Désactivé : la ressource sera créée, mais en mode inactif.

2. Visible pour la prise de RDV : la ressource peut recevoir les RDV
généré par le système.
3. Visible seulement pour la réaffectation : la ressource n’aura que les
RDV réaffecté manuellement par un gestionnaire de l’établissement
ou un superviseur. Cela permet d’avoir un back-up en cas de besoin.

-Une fois notre choix est fait on passe à l’étape d’après

Page 43
 5. FONCTIONS ADMIN
5.9.2. Affectation des prestations.
-Dans cette partie vous allez affecter la prestation et modifier la durée du
RDV si votre profil le permet.
-Pour affecter plusieurs prestations à la même ressource, nous allons voir
cela dans la rubrique « Modification des ressources ».

5.9.3. Gestion du planning.

-Vous avez 2 façons différentes pour alimenter la case horaire.

1. Ne pas renseigner une date dans cette rubrique afin que le planning
du lundi au dimanche se répète sur toutes les autres semaines.
2. Mettre un intervalle de date afin de mettre une autre planification
après, dans le cas ou vous avez des ressources qui changent d’horaire
chaque semaine ou mois.

-Vous serez amené à enregistrer 2 planning différents.

1. Un horaire continu
2. Un horaire Matin/midi

Page 44
 5. FONCTIONS ADMIN
5.9.3. Gestion du planning.
-Pour un horaire continu, vous allez mettre le début et la fin dans la case
Matin et rien dans la case après-midi qui restera en indisponible
Exemple:

-Pour un horaire avec une pause repas, vous allez alimenter les 2 cases
Matin et après-midi afin de libérer une heure ou 2 et éviter à ce que le
système attribut des RDV pendant cette tranche.
Exemple:

Point de vigilance : Vous devez impérativement mettre le chiffre 0 dans la

petite case « Nombre de RDV sur site » pour que la planification
s’enregistre.

Page 45
 5. FONCTIONS ADMIN
5.9.4. Modification des ressources.
-A l’aide de cette interface vous pouvez :
• Modifier les informations liées à la ressource
• Son identifiant et mot de passe
• Modifier la prestation affectée ou en ajouter d’autres
• Modifier l’horaire de travail ou en ajouter.

Pour les 2 premières modifications, la procédure est la même que pour

les utilisateurs, concernant les 2 autres, suivez les instructions dans les
captures d’écrans.

-Pour les
Prestations.

-Pour l’horaire.

Page 46
 5. FONCTIONS ADMIN
5.10. Gestion des jours fériés.
-L’ajout des jours fériés est important afin de bloquer les dates sur le
calendrier des RDV disponible pour le client/citoyen.

-Vous avez 2 types de jours fériés.

1. Les jours dont la date est la même chaque année
2. Les fêtes religieuses dont la date change chaque année.

-Pour les fêtes religieuses vous devez enregistrer le jour la date et l’année
afin que le système ne le prend en considération qu’une seule fois.

Exemple:

-Pour les autres jours fériés dont la date ne change pas, vous devez
mettre que le jour et le mois et laisser l’année vide afin que ce jour se
reconduit automatiquement sur toutes les années suivantes.

Exemple:

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 5. FONCTIONS ADMIN
5.11. Gestion des indisponibilités.
-Enregistrer une indisponible permet au système de ne pas affecter des
RDV à la ressource.

-Vous allez enregistrer les indisponibilités de 3 façons différentes.

• Indisponibilité de quelques heures : La date de début et de la fin va

être la même et vous allez renseigner que l’intervalle des heures
d’absence

• Indisponibilité d’une journée : Toujours la même date au début et à

la fin, cette fois-ci vous n’allez pas toucher à la partie des heures.

• Indisponibilité de plusieurs jours : La date de début va être

différente de la date de fin et aucune modification de l’heure.

-Point de vigilance : dans la case heure de fin le système met

automatiquement 59 minutes, cela permet de relancer la prise de RDV à
00.

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 6. RAPPORTS
6.1. Nombre de RDV.
-Pour extraire un rapport détaillé des RDV qui ont été pris au niveau de
votre plateforme, vous devez sélectionner la période que vous souhaitez
soit par date de création du RDV ou par date effective du RDV.

-Une fois vous avez renseigné votre date, vous pouvez cliquer sur
afin de
récupérer un fichier excel avec les données en question.

-Le fichier comprend plusieurs feuilles avec des graphes détaillés par type
de prestation, nombre de RDV etc.

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 6. RAPPORTS
6.2. Délai d’obtention.
-Cette rubrique vous permet de garder un œil sur les délais nécessaires
d’option d’un RDV pour le client/citoyen, plus le délai est long, plus il est
nécessaire de mettre plus de ressource afin de réduire ce dernier et
gagner en expérience client.

NB: vous pouvez extraire ce fichier aussi en format excel.

6.3. Disponibilités.
-Vous pouvez filtrer une période afin de connaître le nombre de
ressources que vous avez et qui peuvent générer jusqu’à combien de
RDV.

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 6. RAPPORTS
6.4. Performance globale.
-Cette interface est une synthèse des différents rapports disponibles au
niveau de la plateforme sous format graphes que vous pouvez ajouter à
vos mails, présentations, etc.

-Vous pouvez télécharger ce graphe sous plusieurs formats.

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