Manuel d’utilisateur Système d’Information et de Gestion des Marchés Publics (SIGMAP)

Système d’Information et Gestion des Marchés

Publics « SIGMAP »

Guide d’utilisateur
V 1.0
Projet :
Manuel d’utilisateur Système d’Information et de Gestion des Marchés Publics
(SIGMAP)

Date : 11/01/2019
Auteur : 2SI/Assane NIANG
Référence : GU_SIGMAP

Historique des révisions

Date Version Description Auteur

11/01/2019 1.0 Création 2SI/Assane NIANG

Validation

Organisme Prénom et nom Fonction Date/Visa

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Table des matières
1. Introduction......................................................................................................................3
2. Espace fournisseur........................................................................................................4
2.1. Inscription.................................................................................................................4
ETAPE 1 : INSCRIPTION AU NIVEAU DU PORTAIL......................................................4
ETAPE 2. VALIDATION INSCRIPTION AU NIVEAU DU BACKOFFICE........................5
2.2. Connexion à l'espace fournisseur..........................................................................8
3. Plan de passation..........................................................................................................10
3.1. PUBLICATION SUR LE PORTAIL SIGMAP...........................................................10
3.2. Consultation sur le portail.....................................................................................12
4. Procédure de passation................................................................................................13
4.1. Préparation Dossier d'appels à la concurrence..............................................13
4.2. PUBLICATION AVIS SUR LE PORTAIL.............................................................20
4.3. Consultation sur le portail.................................................................................22
5. Enregistrement et ouverture des plis..........................................................................26
5.1. Publication Résultat...............................................................................................31
5.2. Consultation Résultat............................................................................................32
6. Litiges.............................................................................................................................32
6.1. Saisie Décision.......................................................................................................33
6.2. PUBLICATION LITIGES..........................................................................................34
6.3. Consulter Litiges sur le portail..............................................................................35
7. Administration FAQ.......................................................................................................36
8. PUBLICATION................................................................................................................40
8.1. Publication rapport ARCOP...................................................................................40
8.2. Consultation Rapport sur le portail......................................................................43
8.3. Liste Rouge des Fournisseurs..............................................................................44
8.4. Consultation de liste rouge sur le portail............................................................45

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1. Introduction
Ce manuel présente l’utilisation du portail de Système d’Information et de Gestion des
Marchés Publics du Burkina Faso.

Cette page regroupe l’ensemble des modules et fonctionnalités du portail.

1. Lien du site des autorités de régulation de la commande publique

2. Lien du site de la direction générale de contrôle des marchés publics et des
engagements financiers.
3. La page d'accueil du portail qui s'affiche par défaut.
4. L'onglet des plans de passation
5. L'onglet Avis généraux
6. L'onglet Appels à la concurrence
7. C'est le bouton de la page de connexion sur le portail
8. L'onglet des litiges
9. Voici l'onglet où on consulte des données statistiques
10. L'onglet des Résultats
11. Le bouton de consultation de l'offre
12. Espace de connexion du fournisseur
13. Bouton d'inscription sur le portail.
14. Ce bouton permet l'accès à l'enregistrement des nominations
15. Ce bouton permet d'accéder à la liste rouge
16. On clique pour accéder à la législation du marché public
17. Ce bouton vous permet d'accéder à la partie foire aux questions (FAQ)
18. Cliquez sur le bouton pour voir le lexique
19. Ce bouton permet d'accéder à la soumission électronique.

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2. Espace fournisseur
Pour utiliser les fonctionnalités de l'application et pour faire des soumissions, de
consultations, poser des questions et envoyer avis par email, Il faut s'enregistrer
gratuitement au niveau de l'espace entreprise.

2.1. Inscription
Le processus d'inscription est composé des deux étapes: inscription et validation (Portail et
BackOffice)

ETAPE 1 : INSCRIPTION AU NIVEAU DU PORTAIL

Cliquez sur le bouton "Je m'inscris " pour effectuer l'inscription fournisseur.

Le système affiche le formulaire suivant:

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Renseignez les champs obligatoires du formulaires puis cliquez sur le bouton " ".

Ceci est le message que le système affiche après validation du formulaire d'inscription
niveau portail.

NB: Le fournisseur recevra le mail de confirmation après validation de l'administrateur

au niveau du BackOffice

ETAPE 2. VALIDATION INSCRIPTION AU NIVEAU DU BACKOFFICE

Connexion à l’application BackOffice :

Pour vous connecter au système, lancez votre navigateur internet puis saisissez dans la
barre d’adresse, l’url de l’interface. Vous aurez la page de connexion ci-dessus.

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Pour vous connecter au système, renseignez le «Nom utilisateur» et le «Mot de passe»
puis cliquer sur «connexion». L’application vous présente la page d’accueil ou le menu
principal.

Voici le menu à suivre pour accéder l'écran du traitement de l'inscription des entrepreneurs.

Voici la liste des entrepreneurs à valider.

Sélectionnez un élément sur la liste puis cliquez sur le bouton "traiter".

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Cliquez sur le bouton "Valider" pour terminer la validation de l'inscription du fournisseur.

Voici le mail envoyé au fournisseur après validation. Cliquez sur le lien Sigmap pour accéder
sur le compte.

Renseignez le mot de passe reçu via puis cliquez sur le bouton "Activer"

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 2.2. Connexion à l'espace fournisseur

Cliquez sur le bouton connexion pour accéder au compte fournisseur

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Renseignez votre email et votre mot de passe pour accéder à votre compte.

1. Ce bouton vous permet de consulter les informations de l'Entreprise

2. Ce bouton vous permet de paramétrer les utilisateurs
3. Ce bouton vous permet la consultation des soumissions
4. Ce bouton vous permet d'accéder au coffre-fort électronique

Voici l'espace fournisseur avec l'ensemble des fonctionnalités qui s'y trouvent.

Vous avez la possibilité de voir toutes les informations de votre entreprise, de consulter les
soumissions et le coffre-fort, ajouter des utilisateurs et tester.

Pour ce faire, cliquez sur le lien "Entreprise"

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Vous aurez l'interface suivant:

Voici les données de l'entreprise et de son représentant, vous pouvez faire la mise à jour du
mot de passe du compte en cliquant sur le lien "Modifier mot de passe".

Renseignez les champs puis cliquez sur enregistrer pour valider le nouveau mot de passe ou
sur le bouton "Retour" pour annuler la saisie.

Cliquez sur cette icône pour se déconnecter

3. Plan de passation
3.1. PUBLICATION SUR LE PORTAIL SIGMAP

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10
Cliquez sur le lien "Publication nouveau(x) plan(s) de passation".

Vous avez l'interface suivante:

Voici la liste des plans de passation en attente de publication.

Sélectionnez un plan de passation sur la liste puis cliquez sur le bouton "Publier".

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11
Renseignez les champs puis cliquez sur le bouton "valider".

Confirmer la validation avec le bouton "OK". Une fois cette validation faite, vous pouvez
retrouver cette publication sur le portail.

3.2. Consultation sur le portail

Plan de passation publié au niveau du portail

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4. Procédure de passation
Il faut se connecter au backoffice avec le profil MINEFID.

Pour accéder au menu Passation des marchés il faut allez sur Mon menu->Passation des
marchés->Procédures de passation.

Vous aurez l'interface suivante:

Voici l'écran de procédure de passation dont les onglets types de marchés ont affichés avec
Travaux par défaut.

4.1. Préparation Dossier d'appels à la concurrence

4.1.1. CRÉATION D'UN AVIS D'APPELS D'OFFRE

Ajouter

Cliquez sur le bouton "Ajouter"

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Cette fenêtre montre la liste des réalisations, sélectionnez un élément sur la liste puis
cliquez sur le bouton "Suivant".

Vous aurez la liste des catégories sur cette étape:

Le système affiche la liste des catégories, Sélectionnez un type puis cliquez sur le bouton
"Suivant".

Renseignez les champs du formulaire puis cliquez sur le bouton "Valider" pour enregistrer la
saisie.

4.1.2. GESTION DE LA PROCÉDURE DE PASSATION

 Procédure de passation

Sélectionnez un dossier d'appel d'offre sur la liste puis cliquez sur le bouton "Gérer la
procédure".

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Pour faire les étapes de la procédure de passation, il faut cliquer sur la liste située à gauche
de l'écran.

Le DAO comporte la Préparation et Enregistrement et ouverture des plis.

Préparation

L'étape de la préparation est composée du Dossier d'appel d'offre et mise en validation.

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Vous cliquez sur le lien "Dossier d'appels d'offre", vous aurez l'onglet Informations
générales qui s'affiche par défaut.

Informations Générales

Renseignez les champs requis puis joindre la lettre de transmission. Une fois tous
les champs remplis, cliquez sur le bouton "Valider".

Allotissement

Cliquez sur l'onglet Allotissement. Le système affiche l'écran suivant:

Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour saisir un Allotissement.

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16
Renseignez les champs puis cliquez sur le bouton "Valider" pour enregistrer la saisie.

La couleur change sur chaque partie complétée.

Financement du projet:

Le système affiche l'interface de financement du projet.

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17
Renseignez le formulaire puis cliquez sur cette icone

Mise en validation

Renseignez les champs puis cliquez sur le bouton "Valider" pour enregistrer la saisie.

Les détails de la soumission pour validation.

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18
Le dossier est en cours de validation.

 VALIDATION DOSSIER

Connectez avec le profil DGCMEF pour valider le dossier

Une fois connecter avec le profil DGCMEF, allez sur Mon menu->Traitement des
dossiers->Revue DAO

Le système affiche l'interface de validation et de publication avec la liste des

autorités située à gauche de l'écran.

Valider dossier:

Cliquez sur cette icone pour valider du dossier .

Le système affiche le formulaire de validation du dossier.

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Renseignez les champs en important la lettre de transmission puis cliquez sur le
bouton "Valider".

4.2. PUBLICATION DOSSIER D'APPEL À LA CONCURRENCE SUR LE

PORTAIL

Toujours avec le profil DGCMEF pour la publication du dossier

Pour Publié dossier d'appel d'offre au niveau du portail, il faut aller sur

Mon menu-> Passation des marchés-> Publications avis d'appel d'offre

Cliquez sur cette icône pour publier le dossier d'avis d'appels d'offres sur de portail
du marché public.

Le système affiche la fenêtre suivante:

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20
Renseignez le formulaire puis cliquez sur le bouton "Valider" pour publier.

Dossier avis d'appels d'offre publié au niveau du portail.

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21
Vérification de l'état du dossier par le profil MINEFID pour continuer la procédure.

Connecter avec le profil MINEFID pour voir le statut du dossier validé.

Le système affiche dossier validé avec la date de validation.

Le système affiche avis publié avec la date de publication.

4.3. Consultation sur le portail

Allez sur la page d'accueil du portail des marchés public de Burkina

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22
La liste des appels d'offres est affichée par catégories. Cliquez sur cette icône
pour consulter l'offre.

Voici toutes les informations de l'offre sélectionnée. Vous avez la possibilité de faire de
nombreuses tâches à savoir, répondre à la consultation, poser une question ou envoyer cet
avis par email.

4.3.1. Envoyer l'avis par email:

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Vous avez la possibilité d'envoyer l'offre à quelqu'un pour information.

Renseignez le champ email puis cliquez sur le bouton "Envoyer".

Le message de confirmation après la validation.

Une fois l'email reçu par le récipiendaire ici aniang@ssi.sn, cliquez sur le lien pour consulter
l'offre envoyée.

4.3.2. Poser une question:

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24
La liste des appels d'offres est affichée par catégories. Cliquez sur cette icône
pour consulter l'offre ou poser une question.

Cliquez sur le bouton "Poser une question".

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25
Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour poser une question.

Renseignez les champs questions et CAPCHA puis cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour
valider la saisie.

5. Enregistrement et ouverture des plis

La partie enregistrement et ouverture des plis concerne les registres des retraits et dépôt
des fournisseurs, lots de soumissionnés et attribution provisoire.

Paramétrez d'abord le

Registre de retrait du DAO.

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Cliquez sur le lien "Registre retrait du DAO".

Le système affiche l'écran suivant:

Ajouter

Cliquez sur le bouton "Ajouter".

Renseignez les champs date et sélectionnez le nom du fournisseur dans la liste déroulante.
Le système importe les données manquantes au formulaire. Cliquez le bouton "valider"
.

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27
Voici le registre de retrait dépôt.

Registre de dépôt des plis

Cliquez sur le lien registrer dépôt des plis. Le système affiche l'écran suivant:

Voici l'écran de registre des plis.

Ajouter

Cliquez sur le bouton "Ajouter". Le système affiche le formulaire suivant:

Renseignez le formulaire puis cliquez sur le bouton "Valider".

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Lots soumissionnés

Cliquez sur le lien "Lots soumissionnés". Le système affiche l'écran suivant:

Cochez le bouton "Oui" puis validez le lot.

Attribution provisoire

Cliquez sur le lien "Attribution provisoire". Le système affiche l'écran suivant:

Cette partie sert à attribuer au fournisseur gagnant de l'appel d'offre.

Sélectionnez le fournisseur puis cliquez sur le bouton "Attributaire Provisoire"

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Le système affiche les éléments de dépôt du fournisseur sélectionné.

Sélectionnez puis cliquez sur le bouton "Valider".

Saisie Avis d'attribution

Sélectionnez un fournisseur sur la liste puis cliquez sur le bouton "Saisie Avis d'attribution"

Sélectionnez puis cliquez sur le bouton "Attributaire provisoire". Le système affiche le

formulaire suivant:

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30
Renseignez les champs puis cliquez sur le bouton "Valider".

5.1. Publication Résultat

Connectez au profil du DGCMEF pour publier l'avis d'attribution provisoire

Pour accéder à la fonctionnalité, aller sur Mon menu-> Passation des marchés->
Publication Avis d'attribution provisoires

Cliquez sur cette icône , le système affiche la fenêtre suivante:

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31
Renseignez les champs du formulaire puis cliquez sur le bouton "Valider"

Aller au niveau du portail pour vérifier la publication d'attribution

5.2. Consultation Résultat

Portail des marchés publics-> l'onglet "Résultat"

6. Litiges

Connectez-vous avec le profil ARCOP

Pour accéder et paramétrer les litiges, il faut cliquer sur Mon menu-> Puis Litiges

Ce module concerne les prises de décisions.

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 6.1. Saisie Décision

Pour accéder à la fonctionnalité, il faut clique sur Mon menu-> Litiges-> Saisie Décision

Ce bouton permet d'ajouter une décision

Ce bouton permet de modifier une décision

Ce bouton permet de supprimer une décision

Ce bouton permet de visualiser le fichier

Ce bouton permet de publier le fichier au niveau du portail

Ajouter

Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour effectuer l'enregistrement du litige. Le système affiche la
liste des types d'autorités contractantes.

Sélectionnez un type d'autorité contractante puis cliquez sur le bouton "Suivant" pour l'étape
suivante:

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33
Sélectionnez une autorité contractante puis cliquez sur le bouton "Suivant" pour l'étape
suivante:

Le système' affiche le formulaire d'ajout

Renseignez tous les champs puis cliquez sur le bouton "Valider" pour enregistrer la saisie.

6.2. PUBLICATION LITIGES

Pour publier un litige au niveau du portail il faut cliquer sur cette icône

Confirmer la publication en cliquant sur le bouton "OK"

La couleur devient verte après la publication

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 6.3. Consulter Litiges sur le portail

Portail des marchés publics

Sur onglet "Litiges" que se trouvent les éléments publiés. Cliquez sur cette pour
consulter le fichier.

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35
7. Administration FAQ

Cliquez sur cette icone pour ajouter une question FAQ.

La FAQ est l’ensemble des questions les plus récurrentes dans le domaine des marchées
public. Vous trouverez sur cette page FAQ, la liste des questions ainsi que leurs réponses
respectives.

Cliquez sur le bouton pour poser une question

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36
Renseignez les champs questions et CAPCHA puis cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour
valider.

NB: la question posée n'apparait pas automatiquement après la saisie, ça nécessite

une réponse au niveau du BackOffice.

Connecter au BackOffice pour répondre aux questions

Saisir votre login et mot de passe pour se connecter (utilisez les identifiants du DGCMEF).

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Pour accéder à la FAQ, il faut aller sur le menu Administration FAQ-> puis sur FAQ

Vous aurez l'interface suivante:

Cette page est composée de trois, questions posées qui s'affiche par défaut, questions
répondues et questions ignorées.

Cette page est composée de trois onglets que sont :

1. Questions posées qui s'affiche par défaut

2. Questions répondues
3. Questions ignorées.

Sélectionnez une question sur l'onglet qui s'affiche par défaut puis cliquez sur le bouton
"modifier"

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Renseignez le champ réponse puis cliquez sur le bouton" publié" pour répondre à la question
posée. Une fois la modification de la question faite, le système affiche la question et sa
réponse sur le portail. Les questions et les réponses ne sont visibles après validation de la
réponse dans la partie BackOffice.

Vous cliquez sur le bouton "Ignorer" si vous ne voulez pas répondre à la question.

Voici les questions au niveau du portail.

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39
8. PUBLICATION

Sur ce module, vous avez la possibilité de publier au niveau du backoffice puis consulter
l'élément publié au niveau portail.

8.1. Publication rapport ARCOP

La saisie du rapport ARCOP s'effectue au niveau du bac office. Connectez-vous avec le
profil ARCOP.

Vous aurez l'interface suivante:

À votre gauche, vous avez les fonctionnalités du module de publication.

Cliquez sur le lien Rapport ARCOP.

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40
 Ce bouton permet d’ajouter un rapport ARCOP

Ce bouton permet de modifier un rapport ARCOP

Ce bouton permet de supprimer un rapport ARCOP

Cet icône permet de visualiser le rapport ARCOP

Ajouter rapport

Cliquez sur le bouton "Ajouter" . Vous aurez le formulaire suivant :

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41
Renseignez les champs du formulaire puis cliquez sur le bouton "Valider".

Cliquez sur ce bouton pour publier le rapport.

Confirmer la publication en cliquant sur le bouton OK.

Page
42
 8.2. Consultation Rapport sur le portail

Cliquez sur le lien Rapport ARCOP pour consulter les éléments publiés au niveau du bac
office.

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43
 8.3. Liste Rouge des Fournisseurs

Connectez-vous avec le profil ARCOP.

Vous aurez l'interface suivante:

Cliquez sur le lien "Liste Rouge des Fournisseurs"

Ajouter Liste rouge

Cliquez sur le bouton "Ajouter". Le système affiche le formulaire suivant:

Renseignez le formulaire puis cliquez sur le bouton "Valider" pour enregistrer la saisie de la
liste rouge.

Page
44
Cliquez sur cette icone pour publier l'élément sur le portail.

La couleur de l'icône devient verte une fois publiée

8.4. Consultation de liste rouge sur le portail

Cliquez sur l'icône liste rouge pour consulter les éléments saisie et publiés.

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45
Voici la liste rouge qui a été publiée.

9. Annuaires

9.1. Insérer sur l' annuaire ARCOP

Pour insérer sur l'annuaire ARCOP, il faut cliquer sur Mon Menu->Annuaires->Annuaire
ARCOP.

Le système affiche la fenêtre suivante:

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46
Voici l'écran de la liste annuaire ARCOP. Vous avez la possibilité d'ajouter, de modifier ou de
supprimer.

Ajouter:

Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour remplir le formulaire.

Renseignez les champs puis cliquez sur le bouton "valider".

Voici la liste insérer.

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 9.2. Consulter Annuaire sur le portail

Il faut cliquer sur le lien Annuaire ARCOP sur le bas de la page du portail.

Voici la liste saisie au niveau du bac office de l'application

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NB: Faites le même procédé pour l'annuaire DGCMEF et l'annuaire Autorités
Contractantes.

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