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Ce manuel explique les différentes normes requises pour utiliser l’outil de Suivi d’activité. Tous
les menus, barres d'outils, boutons utilisés pour se déplacer, créer, enregistrer des données,
éditer, supprimer, etc. sont exposés.
Un nouvel utilisateur a besoin de connaître ces informations pour exploiter efficacement toutes
les fonctionnalités de l'application.
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Table de matière
I. Démarrage de l'application .................................................................................................................. 5
1. Connexion de l'application .............................................................................................................. 5
2. Page d’accueil .................................................................................................................................. 5
3. Déconnexion .................................................................................................................................... 6
II. Fonctionnalités de l’application .......................................................................................................... 7
1. Administration ................................................................................................................................. 7
1.1. Gestion des paramètres ........................................................................................................... 7
1.2. Documents et papiers administratifs ....................................................................................... 8
1.3. Gestion des évènements .......................................................................................................... 9
1.4. Gestion de la bannière ........................................................................................................... 10
1.5. Nomenclatures ....................................................................................................................... 11
1.6. Gestion des calendriers .......................................................................................................... 11
1.6.1. Jours de travail de la semaine ......................................................................................... 11
1.6.2. Jours de fêtes fixes .......................................................................................................... 12
1.6.3. Jours ouvrables ................................................................................................................ 12
2. Gestion des accès .......................................................................................................................... 13
2.1. Gestion des Groupes .............................................................................................................. 13
2.1.1. Ajouter un Groupe........................................................................................................... 13
2.1.2. Consultation Groupe ....................................................................................................... 14
2.1.3. Modification Groupe ....................................................................................................... 15
2.2. Gestion des Utilisateurs.......................................................................................................... 16
2.2.1. Ajouter un utilisateur ...................................................................................................... 16
2.2.2. Modification Utilisateur .................................................................................................. 18
3. Gestion des Projets........................................................................................................................ 18
3.1. Gestion des Clients ................................................................................................................. 18
3.2. Gestion des Produits .............................................................................................................. 19
3.3. Gestion des Projets ................................................................................................................. 21
3.3.1. Etape1 : Information Projet ............................................................................................. 21
3.3.2. Etape2 : Etude prévisionnelle .......................................................................................... 22
3.3.3. Etape3 : Gestion des phases............................................................................................ 23
3.3.4. Etape4 : Gestion des ressources...................................................................................... 24
3.3.5. Etape5 : Confirmation finale ........................................................................................... 25
3.4. Consultation Projet ................................................................................................................. 28
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3.5. Consultation des Ressources .................................................................................................. 30
4. Consommé..................................................................................................................................... 30
4.1. Saisie du Consommé............................................................................................................... 31
4.2. Consultation du Consommé ................................................................................................... 31
4.3. Consultation Consommé Administrateur ............................................................................... 32
5. Mission .......................................................................................................................................... 33
5.1. Ajout Mission .......................................................................................................................... 33
5.2. Consultation Mission .............................................................................................................. 34
6. Congé ............................................................................................................................................. 34
6.1. Ajouter demande Congé ........................................................................................................ 34
6.2. Consultation Congé ................................................................................................................ 35
7. Autorisation ................................................................................................................................... 35
7.1. Ajout Autorisation .................................................................................................................. 35
7.2. Consultation Autorisation ...................................................................................................... 36
8. Notification .................................................................................................................................... 36
9. Reporting ....................................................................................................................................... 37
9.1. Rapport d’activité hebdomadaire .......................................................................................... 37
9.2. Rapport d’activité mensuel .................................................................................................... 37
9.3. Tableau de bord des activités ................................................................................................. 37
9.4. Tableau de bord des filiales .................................................................................................... 39
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Date création :
Outil de suivi d’activité
Dernière mise à jour:
20/07/2020
26/10/2021
I. Démarrage de l'application
1. Connexion de l'application
Pour accéder au système:
• Utilisez l'un des navigateurs Web compatibles (Microsoft Internet Explorer 8 ou supérieur,
Google Chrome, Mozilla Firefox).
• Entrez l'URL dans la barre de recherche et une boîte d'identification est affichée.
Entrer le login
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Outil de suivi d’activité
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021
3. Déconnexion
Dans le coin droit de la page, cliquez sur le nom de l’utilisateur et cliquez sur
déconnexion pour fermer la session ouverte.
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021
Données à saisir:
o 1: Ancien Mot de passe ;
o 2: Saisir le nouveau mot de passe ;
o 3: Confirmer le mot de passe.
1. Administration
Ce module assure la gestion des données de base de l’application. Il regroupe les
fonctionnalités suivantes :
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021
Cet écran permet à l'utilisateur de mettre à jour les paramètres pour personnaliser
l'application. L'utilisateur approprié peut uniquement mettre à jour la valeur du paramètre.
Une autre nouvelle fenêtre s’affiche et l’utilisateur aura la main de modifier la valeur du
paramètre:
Données à saisir:
1: Modifier la valeur du paramètre ;
2: Cliquer sur valider pour enregistrer la nouvelle valeur.
1.2. Documents et papiers administratifs
Cette fonctionnalité permet à l’administrateur d’ajouter des documents à partager avec tous les
utilisateurs.
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021
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Données à saisir :
1: Ecrire une description du document ;
2: Cliquer sur choisir pour sélectionner le fichier à partir de votre bureau ;
3: Cliquer sur télécharger pour lancer l’import du fichier sélectionné ;
4 : Cliquer sur Ajouter pour valider l’ajout du document ;
Ainsi le document sera accessible à tous les utilisateurs au niveau la page d’accueil.
1.3. Gestion des évènements
Cette fonctionnalité permet à l’administrateur d’ajouter des événements à venir.
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021
Données à saisir:
1: Saisir le titre de l’évènement ;
2: Saisir le lieu de l’évènement ;
3: Saisir la description ;
4 : Sélectionner la date de l’évènement ;
Ainsi les informations sur l’évènement à venir seront partagées avec tous les utilisateurs au
niveau de la page d’accueil.
1.4. Gestion de la bannière
Cette fonctionnalité permet à l’administrateur d’ajouter une nouvelle image à la Bannière.
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Données à saisir :
1: Sélectionner si l’image sera avec titre ;
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021
Données à saisir :
1: Sélectionner la nomenclature ;
2: Cliquer sur le bouton pour ajouter les valeurs de la nomenclature ;
Données à saisir :
1: Saisir une clé d’accès ;
2: Introduire un libelle pour la nomenclature ;
1.6. Gestion des calendriers
Cette fonctionnalité permet à l’administrateur de gérer le calendrier.
1.6.1. Jours de travail de la semaine
Cette fonctionnalité permet à l’administrateur de paramétrer les jours de travail de la semaine.
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021
L’administrateur a la main de marquer un jour comme étant férié. En cliquant sur une
nouvelle fenêtre sera affichée. Ainsi les jours fériés ne sont pas pris en considération lors du
calcul du consommé non saisis.
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021
Données à saisir :
1: Cocher s’il s’agit d’un jour férié ;
2: Sélectionner un motif ;
3 : Indiquer s’il s’agit d’une fête religieuse ;
4 : Cocher s’il s’agit d’un congé payé ou non ;
2. Gestion des accès
Ce module assure la gestion des accès au système. Il regroupe les fonctionnalités suivantes :
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021
Données à saisir:
1: Insérer code groupe ;
2: Insérer libellé groupe ;
3 : Cocher si le groupe aura le droit de consulter tous les projets ;
4: Spécifier les droits d’accès en cochant la case correspondant à chaque fonctionnalité
puis cliquer sur valider.
Le groupe ajouté sera affiché dans le tableau comme ci-dessous, l’opérateur aura la main de
consulter les détails du groupe crée auparavant, modifier ou supprimer un groupe.
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021
Données à saisir:
1: Le code groupe s’affiche automatiquement, et ne peut pas être modifié ;
2 : Modifier le libellé du groupe ;
3 : Modifier les habilitations adéquates au groupe.
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021
Données à saisir:
1 : Saisir l’identifiant de l’utilisateur ;
2 : Saisir le nom de l’utilisateur ;
3 : Sélectionner la date de naissance ;
4 : Mentionner un numéro de télephone1 ;
5 : Mentionner un numéro de télephone2 ;
6 : Saisir le Mail1 ;
7 : Saisir le Mail2 ;
8 : Sélectionner la date du recrutement ;
9 : Sélectionner depuis une liste déroulante le groupe dont il appartient cet utilisateur ;
10 : Sélectionner depuis une liste déroulante le grade de l’utilisateur ;
11 : Sélectionner depuis une liste déroulante la fonction de l’utilisateur;
12 : Sélectionner depuis une liste déroulante le diplôme de l’utilisateur;
13 : Activer l’accès au système ;
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
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En cliquant sur une nouvelle fenêtre s’affiche et l’on aura la main d’introduire les
informations du client.
En cliquant sur on aura la main de modifier ou de désactiver les clients déjà crées.
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021
Cette fonctionnalité permet la gestion des produits. Un tableau comme ci-dessous est affiché
présentant le libellé et le code du produit.
Données à saisir :
1 : Saisir le code du produit ;
2 : Saisir le libellé du produit ;
3 : Cocher s’il s’agit d’un produit applicable pour les projets ;
4 : Cocher s’il s’agit d’un produit application à la régie.
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
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Le bouton permet de créer un nouveau projet. Une nouvelle fenêtre s’affiche et l’utilisateur
aura la main d’introduire les informations du nouveau projet.
La prise en charge d’un nouveau projet est répartie sur 4 étapes :
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20/07/2020 Dernière mise à jour:
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Données à saisir:
1 : Choisir le produit ;
2 : Choisir Nom et code client ;
3: La référence du projet sera générée automatiquement par le système ;
4 : Saisir le nom du projet ;
5 : Sélectionner le directeur du projet (champ facultatif) ;
6 : Sélectionner le chef du projet (champ obligatoire) ;
7 : Choisir la nature de la demande (la pièce contractuelle du projet) ;
8 : Saisir la date Réception de la pièce contractuelle du projet ;
9 : Sélectionner l’entité ;
10: Saisir le nom du responsable projet coté client (champ facultatif)
11: Sélectionner les ressources prévues pour le projet ;
12 : Sélectionner les phases prévu pour le projet ;
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
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Données à saisir:
1 : Saisir la date lancement théorique du projet ;
2 : Saisir la date recette théorique du projet;
3: Saisir la charge globale estimé pour le projet;
4 : Saisir la date clôture théorique du projet;
5 : Saisir la date début réelle du projet;
6 : Saisir la date recette du projet;
7 : Saisir la date MEP du projet.
En cliquant sur une nouvelle fenêtre s’affiche et l’utilisateur doit paramétrer les jalons
(date début, date fin) ainsi que la charge estimée pour chaque phase du projet.
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20/07/2020 Dernière mise à jour:
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Données à saisir:
1 : Choisir la phase à paramétrer ;
2 : Saisir la charge estimée de la phase ;
3: Sélectionner le statut de la phase (Non commencé, en cours, clôturé) ;
4 : Saisir la date début théorique de la phase;
5 : Saisir la date fin théorique de la phase;
En cliquant sur valider, la phase s’ajoute au tableau ainsi on aura la main soit de la modifier
soit de la supprimer .
En cliquant sur une nouvelle fenêtre s’affiche et l’utilisateur doit affecter des
collaborateurs sur les phases comme indique la fenêtre ci-dessous :
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20/07/2020 Dernière mise à jour:
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Données à saisir:
1 : Sélectionner la phase ;
2 : La charge estimée pour la phase sélectionnée; (champ non modifiable)
3: La charge restante possible à l’affection pour la phase sélectionnée; (champ non
modifiable)
4: Sélectionner les ressources à affecter (liste à choix multiple) ;
5 : Les ressources cochées seront affichées au niveau du tableau et on doit introduire la
charge estimée pour chaque ressources sur la phase sélectionnée ;
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
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Données à saisir:
1 : Sélectionner la date de Suspension ;
2 : Sélectionner le motif de suspension ;
3 : Saisir un commentaire ;
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Données à saisir:
1 : Sélectionner la date de clôture;
2 : Sélectionner le motif de clôture ;
3 : Saisir un Avis ;
3.4. Consultation Projet
Cet écran permet de chercher et consulter la liste des projets crées auparavant.
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021
Une recherche multicritère est mise en place pour faciliter la consultation. Le système affiche la
liste des projets qui vérifient les critères de recherches introduits.
Cliquer sur pour consulter les détails du projet sélectionné. Une nouvelle fenêtre s’affiche
comme indique la capture ci-après :
L’utilisateur a la main de consulter les informations globales du projet sélectionné, son état
actuel, sa charge prévue et le consommé réel, les dates théorique ainsi que les dates réelles.
Un tableau affiché représente les différentes phases du projet. Ainsi, on peut visualiser pour
chaque phase son statut, ses dates prévisionnelles et les dates réelles, la chargé estimée et celle
consommée de chaque ressource par phase.
La charge consommée est calculée automatiquement par le système à partir des durées
imputées lors de la saisie.
Si le projet est en dépassement le champs %consomme et charge consommée seront affichés en
Rouge.
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021
L’utilisateur doit sélectionner un collaborateur parmi la liste déroulante. Le système affichera par
la suite la liste des projets qui vérifie les critères de recherches introduits.
Un tableau comme ci-dessus sera affiché représentant les détails des projets à savoir la référence
du projet, le nom, l’état du projet, le produit, la charge estimée du collaborateur sélectionné par
projet, ainsi que la charge consommé par ce collaborateur par projet.
En sélectionnant un projet l’utilisateur peut visualiser les phases sur lesquelles le collaborateur
sélectionné est affecté.
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Données à saisir :
1 : Choisir la nature de l’activité ;
2: Sélectionner le projet ;
3 : Sélectionner la phase du projet. En cas d’un projet RUN un autre champ sera affiché
pour renseigner le numéro ticket;
4 : Sélectionner l’application ;
5 : Sélectionner l’étape (réunion, déploiement, maintenance…) ;
6 : Saisir la durée prise par cette tache ;
7 : Saisir le détail de la tache réalisée.
Cliquer sur pour valider la saisie. Une ligne sera ajoutée à la liste des consommés saisis.
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021
Cette opération permet la consultation des consommés déjà saisie pour chaque projet ainsi que
les consommés non saisis.
Données à saisir:
1 : Choisir le projet ;
2 : Sélectionner la période de consultation ;
4.3. Consultation Consommé Administrateur
Consulter Consommé :
Cette fonctionnalité offre la possibilité de consulter les saisies sur un intervalle du temps
sélectionné avec la possibilité de télécharger le résultat de la recherche en Excel.
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021
5. Mission
Données à saisir :
1 : Choisir le collaborateur concerné ;
2 : Sélectionner le validateur ;
3 : Saisir la date début de la mission ;
4 : Saisir la date fin de la mission ;
5 : Le nombre du jour de la mission sera affichée automatiquement par le système ;
6 : Saisir l’heure de début de la mission ;
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021
6. Congé
6.1. Ajouter demande Congé
Cette opération permet d’ajouter une demande de congé.
Données à saisir:
1 : Choisir le collaborateur concerné ;
2 : Sélectionner le validateur ;
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021
7. Autorisation
7.1. Ajout Autorisation
Cette fonctionnalité permet d’ajouter une demande d’autorisation.
Données à saisir:
1 : Choisir le collaborateur concerné ;
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021
2 : Sélectionner le validateur ;
3 : Saisir la date début de l’autorisation ;
4 : Saisir la date fin de l’autorisation ;
5 : La durée de l’autorisation sera affichée automatiquement par le Système.
7.2. Consultation Autorisation
Cette fonctionnalité permet de consulter les demandes d’autorisation ainsi que leur statut de
déclaration.
8. Notification
Cette fonctionnalité permet au validateur de consulter les demandes de congé, autorisation et
mission initiées sur l’application. Le validateur à la main soit de valider soit de rejeter ces
demandes.
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021
9. Reporting
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021
Cette fonctionnalité permet de visualiser la répartition des charges consommées par les
collaborateurs par activité sur une période du temps et télécharger le résultat en PDF.
Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021