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Avant propos

Ce manuel explique les différentes normes requises pour utiliser l’outil de Suivi d’activité. Tous
les menus, barres d'outils, boutons utilisés pour se déplacer, créer, enregistrer des données,
éditer, supprimer, etc. sont exposés.
Un nouvel utilisateur a besoin de connaître ces informations pour exploiter efficacement toutes
les fonctionnalités de l'application.

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Table de matière
I. Démarrage de l'application .................................................................................................................. 5
1. Connexion de l'application .............................................................................................................. 5
2. Page d’accueil .................................................................................................................................. 5
3. Déconnexion .................................................................................................................................... 6
II. Fonctionnalités de l’application .......................................................................................................... 7
1. Administration ................................................................................................................................. 7
1.1. Gestion des paramètres ........................................................................................................... 7
1.2. Documents et papiers administratifs ....................................................................................... 8
1.3. Gestion des évènements .......................................................................................................... 9
1.4. Gestion de la bannière ........................................................................................................... 10
1.5. Nomenclatures ....................................................................................................................... 11
1.6. Gestion des calendriers .......................................................................................................... 11
1.6.1. Jours de travail de la semaine ......................................................................................... 11
1.6.2. Jours de fêtes fixes .......................................................................................................... 12
1.6.3. Jours ouvrables ................................................................................................................ 12
2. Gestion des accès .......................................................................................................................... 13
2.1. Gestion des Groupes .............................................................................................................. 13
2.1.1. Ajouter un Groupe........................................................................................................... 13
2.1.2. Consultation Groupe ....................................................................................................... 14
2.1.3. Modification Groupe ....................................................................................................... 15
2.2. Gestion des Utilisateurs.......................................................................................................... 16
2.2.1. Ajouter un utilisateur ...................................................................................................... 16
2.2.2. Modification Utilisateur .................................................................................................. 18
3. Gestion des Projets........................................................................................................................ 18
3.1. Gestion des Clients ................................................................................................................. 18
3.2. Gestion des Produits .............................................................................................................. 19
3.3. Gestion des Projets ................................................................................................................. 21
3.3.1. Etape1 : Information Projet ............................................................................................. 21
3.3.2. Etape2 : Etude prévisionnelle .......................................................................................... 22
3.3.3. Etape3 : Gestion des phases............................................................................................ 23
3.3.4. Etape4 : Gestion des ressources...................................................................................... 24
3.3.5. Etape5 : Confirmation finale ........................................................................................... 25
3.4. Consultation Projet ................................................................................................................. 28

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3.5. Consultation des Ressources .................................................................................................. 30
4. Consommé..................................................................................................................................... 30
4.1. Saisie du Consommé............................................................................................................... 31
4.2. Consultation du Consommé ................................................................................................... 31
4.3. Consultation Consommé Administrateur ............................................................................... 32
5. Mission .......................................................................................................................................... 33
5.1. Ajout Mission .......................................................................................................................... 33
5.2. Consultation Mission .............................................................................................................. 34
6. Congé ............................................................................................................................................. 34
6.1. Ajouter demande Congé ........................................................................................................ 34
6.2. Consultation Congé ................................................................................................................ 35
7. Autorisation ................................................................................................................................... 35
7.1. Ajout Autorisation .................................................................................................................. 35
7.2. Consultation Autorisation ...................................................................................................... 36
8. Notification .................................................................................................................................... 36
9. Reporting ....................................................................................................................................... 37
9.1. Rapport d’activité hebdomadaire .......................................................................................... 37
9.2. Rapport d’activité mensuel .................................................................................................... 37
9.3. Tableau de bord des activités ................................................................................................. 37
9.4. Tableau de bord des filiales .................................................................................................... 39

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Date création :
Outil de suivi d’activité
Dernière mise à jour:
20/07/2020
26/10/2021

I. Démarrage de l'application
1. Connexion de l'application
Pour accéder au système:
• Utilisez l'un des navigateurs Web compatibles (Microsoft Internet Explorer 8 ou supérieur,
Google Chrome, Mozilla Firefox).
• Entrez l'URL dans la barre de recherche et une boîte d'identification est affichée.

Entrer le login

Entrer le mot de passe

En cliquant sur le bouton S’identifier, la page d'accueil sera affichée.


2. Page d’accueil
Après l'authentification, la page d'accueil sera affichée comme ci-dessous. Le menu sur le côté
gauche contient les différentes fonctionnalités de l'application entière, bien que seul l'utilisateur
approprié puisse gérer ces fonctionnalités.

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Date création :
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3. Déconnexion

Dans le coin droit de la page, cliquez sur le nom de l’utilisateur et cliquez sur
déconnexion pour fermer la session ouverte.

4. Modification Mot de passe


Cette fonctionnalité permet à l’utilisateur de modifier son mot de passe.

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Données à saisir:
o 1: Ancien Mot de passe ;
o 2: Saisir le nouveau mot de passe ;
o 3: Confirmer le mot de passe.

II. Fonctionnalités de l’application


Les sections suivantes décrivent les différents concepts associés à l’outil de suivi d’activité. Une
fois la session est ouverte, l'utilisateur peut exécuter les différentes fonctionnalités en fonction de
ses habilitations et de son profil:

1. Administration
Ce module assure la gestion des données de base de l’application. Il regroupe les
fonctionnalités suivantes :

1.1. Gestion des paramètres

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Cet écran permet à l'utilisateur de mettre à jour les paramètres pour personnaliser
l'application. L'utilisateur approprié peut uniquement mettre à jour la valeur du paramètre.

Cliquez sur ce bouton pour mettre


à jour la valeur du paramètre

Une autre nouvelle fenêtre s’affiche et l’utilisateur aura la main de modifier la valeur du
paramètre:

Données à saisir:
 1: Modifier la valeur du paramètre ;
 2: Cliquer sur valider pour enregistrer la nouvelle valeur.
1.2. Documents et papiers administratifs
Cette fonctionnalité permet à l’administrateur d’ajouter des documents à partager avec tous les
utilisateurs.

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En cliquant sur une autre nouvelle fenêtre s’affiche et l’administrateur


aura la main d’ajouter des documents.

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Données à saisir :
 1: Ecrire une description du document ;
 2: Cliquer sur choisir pour sélectionner le fichier à partir de votre bureau ;
 3: Cliquer sur télécharger pour lancer l’import du fichier sélectionné ;
 4 : Cliquer sur Ajouter pour valider l’ajout du document ;
Ainsi le document sera accessible à tous les utilisateurs au niveau la page d’accueil.
1.3. Gestion des évènements
Cette fonctionnalité permet à l’administrateur d’ajouter des événements à venir.

En cliquant sur une autre nouvelle fenêtre s’affiche et l’administrateur


aura la main d’ajouter les détails de l’évènement.

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Données à saisir:
 1: Saisir le titre de l’évènement ;
 2: Saisir le lieu de l’évènement ;
 3: Saisir la description ;
 4 : Sélectionner la date de l’évènement ;
Ainsi les informations sur l’évènement à venir seront partagées avec tous les utilisateurs au
niveau de la page d’accueil.
1.4. Gestion de la bannière
Cette fonctionnalité permet à l’administrateur d’ajouter une nouvelle image à la Bannière.

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Données à saisir :
 1: Sélectionner si l’image sera avec titre ;

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 2: Sélectionner si l’image sera avec lien de redirection vers un site ;


 3 : Sélectionner si le contour de l’image aura un couleur
 4 : Cliquer sur choisir pour sélectionner le fichier à partir de votre bureau ;
 5: Cliquer sur télécharger pour lancer l’import du fichier sélectionné.
1.5. Nomenclatures
Cette fonctionnalité permet à l’administrateur de personnaliser toutes les listes déroulantes de
l’application.

Données à saisir :
 1: Sélectionner la nomenclature ;
 2: Cliquer sur le bouton pour ajouter les valeurs de la nomenclature ;

Données à saisir :
 1: Saisir une clé d’accès ;
 2: Introduire un libelle pour la nomenclature ;
1.6. Gestion des calendriers
Cette fonctionnalité permet à l’administrateur de gérer le calendrier.
1.6.1. Jours de travail de la semaine
Cette fonctionnalité permet à l’administrateur de paramétrer les jours de travail de la semaine.

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1.6.2. Jours de fêtes fixes


Cette fonctionnalité permet à l’administrateur de paramétrer les jours de fêtes fixes.

1.6.3. Jours ouvrables


Cette fonctionnalité permet à l’administrateur de consulter les jours ouvrables de l’année en
cours qui sont générés automatiquement par le système chaque début d’année.

L’administrateur a la main de marquer un jour comme étant férié. En cliquant sur une
nouvelle fenêtre sera affichée. Ainsi les jours fériés ne sont pas pris en considération lors du
calcul du consommé non saisis.

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Données à saisir :
 1: Cocher s’il s’agit d’un jour férié ;
 2: Sélectionner un motif ;
 3 : Indiquer s’il s’agit d’une fête religieuse ;
 4 : Cocher s’il s’agit d’un congé payé ou non ;
2. Gestion des accès
Ce module assure la gestion des accès au système. Il regroupe les fonctionnalités suivantes :

2.1. Gestion des Groupes


Cette fonctionnalité permet à l’administrateur de gérer les groupes des opérateurs.
2.1.1. Ajouter un Groupe

En cliquant sur Une autre nouvelle fenêtre s’affiche.

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Données à saisir:
 1: Insérer code groupe ;
 2: Insérer libellé groupe ;
 3 : Cocher si le groupe aura le droit de consulter tous les projets ;
 4: Spécifier les droits d’accès en cochant la case correspondant à chaque fonctionnalité
puis cliquer sur valider.
Le groupe ajouté sera affiché dans le tableau comme ci-dessous, l’opérateur aura la main de
consulter les détails du groupe crée auparavant, modifier ou supprimer un groupe.

2.1.2. Consultation Groupe


Cette fonctionnalité permet de consulter les détails du groupe créé auparavant :

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2.1.3. Modification Groupe

Données à saisir:
 1: Le code groupe s’affiche automatiquement, et ne peut pas être modifié ;
 2 : Modifier le libellé du groupe ;
 3 : Modifier les habilitations adéquates au groupe.

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2.2. Gestion des Utilisateurs


Cette fonctionnalité permet à l’administrateur de gérer les utilisateurs en les affectant à des
groupes.

Cliquez sur ce bouton pour


ajouter un utilisateur

Les actions à effectuer sur chaque utilisateur sont les suivants :

Cliquer sur pour Modifier un utilisateur.

Cliquer sur pour supprimer un utilisateur.

Cliquer sur pour initialiser mot de passe.

Cliquer sur pour bloquer un utilisateur actif.

Cliquer sur pour activer un utilisateur suspendu.


2.2.1. Ajouter un utilisateur
Cette fonctionnalité permet à l’administrateur d’ajouter un nouvel utilisateur :

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Données à saisir:
 1 : Saisir l’identifiant de l’utilisateur ;
 2 : Saisir le nom de l’utilisateur ;
 3 : Sélectionner la date de naissance ;
 4 : Mentionner un numéro de télephone1 ;
 5 : Mentionner un numéro de télephone2 ;
 6 : Saisir le Mail1 ;
 7 : Saisir le Mail2 ;
 8 : Sélectionner la date du recrutement ;
 9 : Sélectionner depuis une liste déroulante le groupe dont il appartient cet utilisateur ;
 10 : Sélectionner depuis une liste déroulante le grade de l’utilisateur ;
 11 : Sélectionner depuis une liste déroulante la fonction de l’utilisateur;
 12 : Sélectionner depuis une liste déroulante le diplôme de l’utilisateur;
 13 : Activer l’accès au système ;

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 14 : Indiquer si l’utilisateur dispose du droit de validation ;


 15:Indiquer le salaire de l’utilisateur ;
 16: Cliquer sur valider pour enregistrer l’utilisateur.
Chaque utilisateur hérite les habilitations du groupe auquel il appartient.
2.2.2. Modification Utilisateur
Cette fonctionnalité permet à l’administrateur de modifier les informations d’un
utilisateur auparavant:

3. Gestion des Projets


Ce module assure la gestion des projets. Il regroupe les fonctionnalités suivantes :

3.1. Gestion des Clients


Cette fonctionnalité permet à l’administrateur de gérer la liste des clients :

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En cliquant sur une nouvelle fenêtre s’affiche et l’on aura la main d’introduire les
informations du client.

En cliquant sur on aura la main de modifier ou de désactiver les clients déjà crées.

3.2. Gestion des Produits

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Cette fonctionnalité permet la gestion des produits. Un tableau comme ci-dessous est affiché
présentant le libellé et le code du produit.

En cliquant sur une nouvelle fenêtre s’affiche et l’on aura la main


d’introduire les informations du produit :

Données à saisir :
 1 : Saisir le code du produit ;
 2 : Saisir le libellé du produit ;
 3 : Cocher s’il s’agit d’un produit applicable pour les projets ;
 4 : Cocher s’il s’agit d’un produit application à la régie.

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On aura la main de modifier ou supprimer les produits.


3.3. Gestion des Projets
Cette fonctionnalité permet de gérer des projets. Un tableau comme ci-dessous représente l’état
du projet, le client, le produit, la référence du projet le nom du projet, ainsi que la nature de la
pièce contractuelle nécessaire au déclenchement du projet.

Le bouton permet de créer un nouveau projet. Une nouvelle fenêtre s’affiche et l’utilisateur
aura la main d’introduire les informations du nouveau projet.
La prise en charge d’un nouveau projet est répartie sur 4 étapes :

3.3.1. Etape1 : Information Projet


Cette étape permet au chef de projet de saisir la fiche signalétique d’un nouveau projet.

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Données à saisir:
 1 : Choisir le produit ;
 2 : Choisir Nom et code client ;
 3: La référence du projet sera générée automatiquement par le système ;
 4 : Saisir le nom du projet ;
 5 : Sélectionner le directeur du projet (champ facultatif) ;
 6 : Sélectionner le chef du projet (champ obligatoire) ;
 7 : Choisir la nature de la demande (la pièce contractuelle du projet) ;
 8 : Saisir la date Réception de la pièce contractuelle du projet ;
 9 : Sélectionner l’entité ;
 10: Saisir le nom du responsable projet coté client (champ facultatif)
 11: Sélectionner les ressources prévues pour le projet ;
 12 : Sélectionner les phases prévu pour le projet ;

Cliquer sur pour passer à l’étape 2 : l’étude prévisionnelle.


3.3.2. Etape2 : Etude prévisionnelle
Cette étape permet de planifier les dates prévisionnelles de livraison.

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Données à saisir:
 1 : Saisir la date lancement théorique du projet ;
 2 : Saisir la date recette théorique du projet;
 3: Saisir la charge globale estimé pour le projet;
 4 : Saisir la date clôture théorique du projet;
 5 : Saisir la date début réelle du projet;
 6 : Saisir la date recette du projet;
 7 : Saisir la date MEP du projet.

Cliquer sur pour passer à l’étape 3 : la gestion des phases.


3.3.3. Etape3 : Gestion des phases
Cette étape permet de paramétrer les phases du projet.

En cliquant sur une nouvelle fenêtre s’affiche et l’utilisateur doit paramétrer les jalons
(date début, date fin) ainsi que la charge estimée pour chaque phase du projet.

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Données à saisir:
 1 : Choisir la phase à paramétrer ;
 2 : Saisir la charge estimée de la phase ;
 3: Sélectionner le statut de la phase (Non commencé, en cours, clôturé) ;
 4 : Saisir la date début théorique de la phase;
 5 : Saisir la date fin théorique de la phase;

En cliquant sur valider, la phase s’ajoute au tableau ainsi on aura la main soit de la modifier

soit de la supprimer .

Cliquer sur pour passer à l’étape 4 : la gestion des ressources.


3.3.4. Etape4 : Gestion des ressources
Cette étape permet d’affecter des collaborateurs sur les phases du projet.

En cliquant sur une nouvelle fenêtre s’affiche et l’utilisateur doit affecter des
collaborateurs sur les phases comme indique la fenêtre ci-dessous :

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Données à saisir:
 1 : Sélectionner la phase ;
 2 : La charge estimée pour la phase sélectionnée; (champ non modifiable)
 3: La charge restante possible à l’affection pour la phase sélectionnée; (champ non
modifiable)
 4: Sélectionner les ressources à affecter (liste à choix multiple) ;
 5 : Les ressources cochées seront affichées au niveau du tableau et on doit introduire la
charge estimée pour chaque ressources sur la phase sélectionnée ;

Cliquer sur pour passer à l’étape 5 : la confirmation finale.


3.3.5. Etape5 : Confirmation finale
Cette étape représente la dernière étape .Un récapitulatif est affiché ainsi l’utilisateur peut
vérifier tous les informations du projet.

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Cliquer sur pour confirmer la prise en charge du projet.


Une fois le projet est créé il passe par plusieurs états. L’état du projet conditionne les actions à
faire sur chaque projet.
o Etude : C’est l’état initial du projet. L’utilisateur aura la main soit de valider soit d’annuler
le projet ;
o Traitement : Le projet est validé et en cours, l’utilisateur aura la main de modifier le
projet ;
o Annulé : Le projet est non validé et aucune action ne peut être réalisé sur ce projet.
o Suspendu : Le projet est validé mais reporté à une date ultérieur;
o Clôturé : Projet finalisé.

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En cliquant sur un récapitulatif du projet sélectionné s’affiche et on aura la main de


suspendre ce projet.

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Données à saisir:
 1 : Sélectionner la date de Suspension ;
 2 : Sélectionner le motif de suspension ;
 3 : Saisir un commentaire ;

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En cliquant sur un récapitulatif du projet sélectionné s’affiche et on aura la main


de clôturer ce projet.

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Données à saisir:
 1 : Sélectionner la date de clôture;
 2 : Sélectionner le motif de clôture ;
 3 : Saisir un Avis ;
3.4. Consultation Projet
Cet écran permet de chercher et consulter la liste des projets crées auparavant.

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Une recherche multicritère est mise en place pour faciliter la consultation. Le système affiche la
liste des projets qui vérifient les critères de recherches introduits.

Cliquer sur pour exporter le résultat de la recherche en Excel.

Cliquer sur pour consulter les détails du projet sélectionné. Une nouvelle fenêtre s’affiche
comme indique la capture ci-après :

L’utilisateur a la main de consulter les informations globales du projet sélectionné, son état
actuel, sa charge prévue et le consommé réel, les dates théorique ainsi que les dates réelles.
Un tableau affiché représente les différentes phases du projet. Ainsi, on peut visualiser pour
chaque phase son statut, ses dates prévisionnelles et les dates réelles, la chargé estimée et celle
consommée de chaque ressource par phase.
La charge consommée est calculée automatiquement par le système à partir des durées
imputées lors de la saisie.
Si le projet est en dépassement le champs %consomme et charge consommée seront affichés en
Rouge.

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3.5. Consultation des Ressources


Cette fonctionnalité permet de consulter l’affectation des ressources sur les projets.

L’utilisateur doit sélectionner un collaborateur parmi la liste déroulante. Le système affichera par
la suite la liste des projets qui vérifie les critères de recherches introduits.
Un tableau comme ci-dessus sera affiché représentant les détails des projets à savoir la référence
du projet, le nom, l’état du projet, le produit, la charge estimée du collaborateur sélectionné par
projet, ainsi que la charge consommé par ce collaborateur par projet.
En sélectionnant un projet l’utilisateur peut visualiser les phases sur lesquelles le collaborateur
sélectionné est affecté.

Cliquer sur pour exporter le résultat de la recherche en Excel.


4. Consommé

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4.1. Saisie du Consommé


Cette fonctionnalité permet au collaborateur de saisir la répartition de ses heures de travail sur la
base d’une unité d’une heure. Chaque collaborateur ne verra apparaître, dans un menu déroulant,
que les projets sur lesquels il est affecté.

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Données à saisir :
 1 : Choisir la nature de l’activité ;
 2: Sélectionner le projet ;
 3 : Sélectionner la phase du projet. En cas d’un projet RUN un autre champ sera affiché
pour renseigner le numéro ticket;
 4 : Sélectionner l’application ;
 5 : Sélectionner l’étape (réunion, déploiement, maintenance…) ;
 6 : Saisir la durée prise par cette tache ;
 7 : Saisir le détail de la tache réalisée.

Cliquer sur pour valider la saisie. Une ligne sera ajoutée à la liste des consommés saisis.

Cliquer sur pour modifier une ligne de consommé saisie.

Cliquer sur pour supprimer une ligne de consommé saisie.


Pour la saisie des congés ou formation veuillez choisir la nature Autre.
4.2. Consultation du Consommé

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Outil de suivi d’activité

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Cette opération permet la consultation des consommés déjà saisie pour chaque projet ainsi que
les consommés non saisis.

Données à saisir:
 1 : Choisir le projet ;
 2 : Sélectionner la période de consultation ;
4.3. Consultation Consommé Administrateur
 Consulter Consommé :
Cette fonctionnalité offre la possibilité de consulter les saisies sur un intervalle du temps
sélectionné avec la possibilité de télécharger le résultat de la recherche en Excel.

 Consulter Consommé non saisi :


Cette fonctionnalité offre la possibilité de consulter les non saisis sur un intervalle du temps
sélectionné avec la possibilité de télécharger le résultat de la recherche en Excel.

Manuel d’utilisateur Consommé 32


Outil de suivi d’activité

Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021

5. Mission

Cette opération permet d’ajouter une mission.


5.1. Ajout Mission

Données à saisir :
 1 : Choisir le collaborateur concerné ;
 2 : Sélectionner le validateur ;
 3 : Saisir la date début de la mission ;
 4 : Saisir la date fin de la mission ;
 5 : Le nombre du jour de la mission sera affichée automatiquement par le système ;
 6 : Saisir l’heure de début de la mission ;

Manuel d’utilisateur Consommé 33


Outil de suivi d’activité

Date création :
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 7 : Saisir l’heure de fin de la mission ;


 8 : La durée de la mission sera affichée automatiquement par le système ;
 9 : Sélectionner le client ;
 10 : Choisir la nature de tache à réaliser chez le client.
5.2. Consultation Mission
Cette opération permet de consulter la liste des missions ainsi que leur statut de déclaration.

6. Congé
6.1. Ajouter demande Congé
Cette opération permet d’ajouter une demande de congé.

Données à saisir:
 1 : Choisir le collaborateur concerné ;
 2 : Sélectionner le validateur ;

Manuel d’utilisateur Consommé 34


Outil de suivi d’activité

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 3 : Saisir la date début du congé ;


 4 : Saisir la date reprise ;
 5 : Le nombre de jours sera affichée automatiquement par le système ;
 6 : Saisir l’objet du congé.
6.2. Consultation Congé
Cette fonctionnalité permet de consulter les demandes de congé ainsi que leur statut de
déclaration.

7. Autorisation
7.1. Ajout Autorisation
Cette fonctionnalité permet d’ajouter une demande d’autorisation.

Données à saisir:
 1 : Choisir le collaborateur concerné ;

Manuel d’utilisateur Consommé 35


Outil de suivi d’activité

Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021

 2 : Sélectionner le validateur ;
 3 : Saisir la date début de l’autorisation ;
 4 : Saisir la date fin de l’autorisation ;
 5 : La durée de l’autorisation sera affichée automatiquement par le Système.
7.2. Consultation Autorisation
Cette fonctionnalité permet de consulter les demandes d’autorisation ainsi que leur statut de
déclaration.

8. Notification
Cette fonctionnalité permet au validateur de consulter les demandes de congé, autorisation et
mission initiées sur l’application. Le validateur à la main soit de valider soit de rejeter ces
demandes.

Manuel d’utilisateur Consommé 36


Outil de suivi d’activité

Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021

9. Reporting

9.1. Rapport d’activité hebdomadaire


Cette fonctionnalité permet de visualiser le compte rendu d’activité (CRA) hebdomadaire des
collaborateurs et le télécharger en PDF.

9.2. Rapport d’activité mensuel


Cette fonctionnalité permet de visualiser le compte rendu d’activité (CRA) Mensuel des
collaborateurs et le télécharger en PDF.

9.3. Tableau de bord des activités

Manuel d’utilisateur Consommé 37


Outil de suivi d’activité

Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021

Cette fonctionnalité permet de visualiser la répartition des charges consommées par les
collaborateurs par activité sur une période du temps et télécharger le résultat en PDF.

Manuel d’utilisateur Consommé 38


Outil de suivi d’activité

Date création :
20/07/2020 Dernière mise à jour:
26/10/2021

9.4. Tableau de bord des filiales


Cette fonctionnalité permet de visualiser la répartition des activités sur les filiales sur une période
du temps et télécharger le résultat en PDF.

Manuel d’utilisateur Consommé 39

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