SYSTEME DE SUIVI DES

PROGRAMMES DE PREVENTION
COMBINEE AUPRES DES
POPULATIONS CLES UTILISANT LE
CODE UNIQUE
Manuel d’utilisation de la plateforme web DHIS2

Janvier 2023
Tables des matières
Introduction ............................................................................................................................................................................................................. 1
Partie 1 : Se connecter à DHIS2 et accéder aux applications ........................................................................................................................ 2
1. Ouvrir DHIS2........................................................................................................................................................................................ 2
2. Se Connecter à DHIS 2 et Se déconnecter de DHIS 2................................................................................................................. 2
2.1. Se Connecter à DHIS2 ............................................................................................................................................................ 2
2.2. Se déconnecter de DHIS2 ...................................................................................................................................................... 3
3. Page d’accueil et tableau de bord ...................................................................................................................................................... 4
4. Naviguer dans l’application ................................................................................................................................................................. 4
4.1. Le menu « Profil » .................................................................................................................................................................... 4
4.2. Le menu principal « Apps » .................................................................................................................................................... 5
Partie 2 : Saisie des données des programmes de prévention et dépistage VIH ........................................................................................ 6
1. Saisie des données du programme de prévention auprès des populations PS, HSH, UDI et migrants ................................. 6
1.1. Sélection du formulaire de saisie du programme de prévention .................................................................................... 6
1.2. Saisie des données pour un ancien bénéficiaire.................................................................................................................. 7
1.3. Enregistrement et saisie des données pour un nouveau bénéficiaire...........................................................................12
1.4. Codification des intervenants ..............................................................................................................................................14
1.5. Rapport du programme code unique .................................................................................................................................15
2. Saisie des données du Programme dépistage VIH et de la syphilis : ...................................................................................16
2.1. Saisie des évènements ...........................................................................................................................................................16
2.2. Tableau des résultats .............................................................................................................................................................21
Partie 3 : Extraction des rapports et tableau de bord ...................................................................................................................................23
1. Extraction de rapport................................................................................................................................................................................23
1.1. Rapport d’événements ..........................................................................................................................................................23
1.1.1. Les données : ....................................................................................................................................................................24
1.1.2. Période ...............................................................................................................................................................................25
1.1.3. Unité d’organisation ........................................................................................................................................................26
1.1.4. Prestataire .........................................................................................................................................................................27
1.2. Sauvegarde du rapport d’événement ..................................................................................................................................28
1.3. Téléchargement sous format Excel.....................................................................................................................................29
2. Tableau des indicateurs .............................................................................................................................................................................30
2.1. Tableau croisé dynamique ....................................................................................................................................................30
2.1.1. Données : ..........................................................................................................................................................................31
2.1.2. Période ...............................................................................................................................................................................32
2.1.3. Unité d’organisation ........................................................................................................................................................33
2.1.4. Prestataire .........................................................................................................................................................................33
2.2. Tableau de bord .....................................................................................................................................................................34
2.2.1 Les filtres du tableau de bord ........................................................................................................................................36
2.2.2 Période ...............................................................................................................................................................................36
2.2.3 Unité d’organisation ........................................................................................................................................................36
2.2.4 Data visualizer...................................................................................................................................................................37

p. 2
 Introduction

Dans le cadre du développement d’un système de suivi des programmes de prévention

combinée auprès des populations clés (PS, HSH, PID et Migrants) utilisant le code unique, une
base de données web a été développée avec l’outil DHIS2 (District Health Information System
2).
Le présent guide d’utilisation de l’application DHIS2 est destiné au personnel des ONG
partenaires du programme national de lutte contre le sida impliqué notamment dans la saisie
et l’exploitation des données. II décrit le processus et les étapes à suivre pour accéder à la
plateforme, ouvrir les applications pour les modules de prévention combinée auprès des
populations clés (PS, HSH, PID, Migrants) et le module de dépistage du VIH et consultations
IST y compris la syphilis.
Ce manuel d’utilisateur a été établi en 2019. La présente mise à jour vise à l’actualiser selon la
version 2.36 de DHIS2 et le compléter avec la partie de l’extraction des bases de données,
des rapports des indicateurs et la présentation du tableau de bord.
A côté des consignes pratiques d’utilisation de DHIS2, le respect d’un certain nombre de
conditions préalables s’avère primordiale afin de garantir la fiabilité des données collectées.
Il s’agit en effet, du :
1. Respect du protocole de l’attribution du CIU dans sa version actualisée en décembre
2022,
2. Le code Unique doit correspondre à une seule personne. La reproduction du code
pour un ancien bénéficiaire doit passer par plusieurs contrôles avant sa considération,
3. Un code unique doit correspondre à un seul dossier sur DHIS2 quel que soit le
fournisseur de service dans la même organisation ou dans une organisation différente.
Toutes les prestations offertes à un même bénéficiaire doivent être enregistrées sur
le même dossier sur DHIS2,
4. L’utilisation des codes uniques pour les noms des intervenants (voir page 14),
5. La revue du rôle des EP non alphabétisés afin de leur attribuer la tâche de mobilisation
des populations pour le dépistage et aux activités du local et leur éviter ainsi
l’attribution des codes,
6. Les ONG intervenant dans les mêmes villes, sont invitées à collaborer pour établir la
cartographie des sites de fréquentation des populations clés et l’actualiser
périodiquement,
7. Sur la base de la cartographie, les ONG sont invitées à procéder à la répartition des
sites d’intervention sur le terrain et l’organisation des campagnes de dépistage du VIH
selon des critères bien définis,
8. Les ONG sont invitées à standardiser la saisie des noms des sites d’intervention. Les
ONG peuvent suivre l’exemple de l’ALCS dans ce sens qui a fait correspondre les
noms des sites à des numéros. Sur DHIS2, les utilisateurs saisissent uniquement des
numéros au lieu des noms des sites.

1
Partie 1 : Se connecter à DHIS2 et accéder aux applications
1. Ouvrir DHIS2

DHIS 2 est une application Web (c’est-à-dire accessible via un navigateur Internet (Google
chrome, Firefox Mozilla, opéra, etc.) lorsque vous avez une connexion Internet.
Pour démarrer DHIS 2, il faut lancer le navigateur Google chrome de préférence et dans le
champ ou la barre d’adresse saisir l’URL de DHIS2:
https://dhis2.codeunique.bluesquare.org/ et taper sur la touche entrée.

Pour sélectionner la langue française, cliquer dans l’onglet « Change language » puis choisir
« French ».
2. Se Connecter à DHIS 2 et Se déconnecter de DHIS 2

2.1. Se Connecter à DHIS2

Pour utiliser le système vous devez disposer d’un compte utilisateur accordé par le PNLS ou
l’UGFM. Pour se connecter à DHIS2, il faut saisir son Identifiant (Username) et son mot de
passe (Password) dans les champs correspondants et cliquer sur l’onglet « Entrer »

2
 2.2. Se déconnecter de DHIS2

Pour se déconnecter ou quitter l’application, vous allez dans le menu « profil »

Ensuite vous cliquez sur l’onglet « Déconnexion », ou quitter tout simplement le navigateur.

3
3. Page d’accueil et tableau de bord

Après la connexion, vous accédez à la page d’accueil ou tableau de bord suivant :

N’accorder pas d’importance aux graphiques affichés (Tableau de bord) dans cette section.
Vous trouverez plus de détails sur l’utilisation du tableau de bord dans la section de
l’extraction des rapports et tableau de bord
4. Naviguer dans l’application

4.1. Le menu « Profil »

Le menu « Profil » permet d’accéder à certaines fonctionnalités telles que :

 Paramètres : Permet de changer la couleur de l’interface et la langue.

 Profil de l’utilisateur : Donne les informations concernant l’utilisateur
 Compte de l’utilisateur : Permet de modifier les paramètres liés à l’utilisateur.
Cette fonctionnalité permet entre autres de modifier les noms d’utilisateurs et les
mots de passes permettant à ces derniers d’accéder à la plateforme.
Pour changer le mot de passe, vous cliquez sur « compte », et vous changer votre mot de
passe et vous cliquez sur « mettre à jour un mot de passe »

4
 4.2. Le menu principal « Apps »

Pour accéder aux différents modules de DHIS 2, vous cliquez sur le menu « Apps » et la
fenêtre suivante s’affiche permettant de sélectionner le module selon la tâche à accomplir.

5
Partie 2 : Saisie des données des programmes de prévention et dépistage VIH
1. Saisie des données du programme de prévention auprès des populations PS, HSH, UDI
et migrants
1.1. Sélection du formulaire de saisie du programme de prévention

Pour saisir les prestations du Code unique, cliquer sur le menu principal « Apps », puis cliquer
sur « saisie Tracker »

Lorsque vous cliquez sur le module « saisie Tracker » , la fenêtre suivante apparait :

6
Commencez par choisir l’unité d’organisation dans laquelle vous voulez saisir les données, en
fonction de vos droits d’accès, seulement une partie de la pyramide d’organisation sera visible.
Une fois l’unité d’organisation est choisie, vous choisissez le programme dans lequel vous allez
saisir les données, en fonction de vos droits d’accès, vous pouvez accéder à un ou plusieurs
programmes.
La liste des bénéficiaires saisie est automatiquement affichée sur l’écran d’accueil. vous cliquez
sur le bouton ci-dessous si vous voulez modifier les variables du tableau :

Une nouvelle fenêtre s’ouvrira afin de sélectionner de nouvelles variables comme indiqué ci-
dessous :

1.2. Saisie des données pour un ancien bénéficiaire

Si vous cherchez à saisir un bénéficiaire ayant déjà un code unique, vous saisissez son numéro
de code et vous cliquez ensuite sur la loupe pour accéder à son dossier.

7
La fenêtre suivante s’affiche, vous sélectionnez la ligne d’enregistrement et vous accédez au
dossier du bénéficiaire.

Attention : le dossier du bénéficiaire peut indiquer que ce n’est pas votre organisation qui a
offert la première prestation. Vous devez continuer à enregistrer la prestation suivante en
faveur du même bénéficiaire dans le même dossier
Un code unique doit en principe correspondre à un seul dossier sur DHIS2 quel que
soit le fournisseur de service dans la même organisation ou dans une organisation différente.
Toutes les prestations offertes à un même bénéficiaire doivent être enregistrées sur le même
dossier sur DHIS2

8
Si vous sélectionnez « Allez à l’enregistrement », vous allez saisir les données pour un autre
bénéficiaire qui a le même code que celui saisi (Doublon)

Attention : la création d’un nouveau dossier avec un code existant doit être le résultat de
plusieurs contrôles (au sein de votre organisation et l’organisation partenaire) pour confirmer
qu’il s’agit bien d’un nouveau bénéficiaire avec le même code unique.

Lorsque vous accédez au dossier du bénéficiaire, vous cliquez sur le bouton et vous faites
la saisie sur le formulaire dans la section « Saisie des données »

Le formulaire est composé de plusieurs partie :

 Une première partie avec des informations saisies automatiquement en rapport avec
la date et l’unité d’enregistrement

9
  Une partie réservée à la saisie des informations sur le profil du bénéficiaire (les
attributs)
 Une 3ème partie pour la saisie des données sur les prestations, cette dernière est
composée de plusieurs sections, les éléments de données de chacune d’elles sont
masqués, vous cliquez sur le titre de chaque section pour les faire apparaitre.

Les champs avec un astérisque rouge sont à saisir obligatoirement, les autres sont optionnels.
Si vous faites une erreur de saisie de certains champs, le système génère un message d’erreur
ou un avertissement.

Une fois vous terminez la saisie il existe 3 options :

10
  Enregistrer et continuer : si vous voulez arrêter la saisie et accéder au dossier
du bénéficiaire
 Enregistrer et ajouter si vous voulez enchainer avec une nouvelle saisie d’un
autre bénéficiaire.
 Annuler : si vous ne voulez pas sauvegarder les données saisies

Pour modifier les données déjà saisie, vous pouvez accéder au dossier du bénéficiaire, vous
cliquez sur la prestation que vous voulez modifier, vous cliquez sur le champ à modifier et
vous saisissez les nouvelles valeurs.

11
 1.3. Enregistrement et saisie des données pour un nouveau bénéficiaire

Avant d’enregistrer un nouveau bénéficiaire, il faut toujours passer par « chercher » le code
unique. S’il n’existe pas sur DHIS2, vous cliquez alors sur « Enregitrer ».

12
Une fois vous cliquez sur « enregistrer et continuer », deux situations se présentent :
1. Si le code n’existe pas sur DHIS2, le bénéficiaire est nouveau, et donc une fenêtre
va s’ouvrir pour enregistrer les prestations dans le dossier du bénéficiaire. Vous
cliquez sur +

2. Si le code unique existe sur DHIS2, il peut s’agir 1) d’un ancien bénéficiaire ou 2)
d’un nouveau bénéficiaire avec le même code. Et donc une fenêtre de vérification
de doublon s’ouvre :

 Dans le cas 1, vous cliquez sur la ligne de prestation et continuer la saisie

sur le même dossier.

 Dans le cas 2 c’est-à-dire qu’il s’agit d’un nouveau bénéficiaire, vous

cliquez sur « Enregistrer un nouveau bénéficiaire code unique »

13
 Attention : la création d’un nouveau dossier avec un code existant doit être le résultat de
plusieurs contrôles (au sein de votre organisation et l’organisation partenaire) pour confirmer
qu’il s’agit bien d’un nouveau bénéficiaire avec le même code unique.

1.4. Codification des intervenants

Afin de faciliter la saisie des intervenants et pour pouvoir l’exploiter, nous avons pensé à
établir un code à chaque intervenant
La méthode de codification choisie est la suivante :

1 XX YY 99 1 Numéro codant le sexe

Numéro codant allant de 1 à 3 (1 :
l’association masculin, 2 : Féminin,
Numéro de 1 à 6 3 : autre)
1 : ALCS
2 : AMSED
3 : ASCS
4 : OPALS 99 les 2 derniers
XX les 2 premières chiffres de l’année
5 : AHSUD XX les 2 premières lettres du prénom de naissance
6 : RDR lettres du nom de de la mère
famille

14
 1.5. Rapport du programme code unique

Pour afficher le tableau des différentes prestations fournies au bénéficiaire du programme code
unique, vous cliquez sur « rapports », vous sélectionnez « résumé du programme », puis vous
sélectionnez l’unité d’organisation et le programme concernés et les 2 dates limitant la période
pour laquelle vous voulez établir le rapport.

Le tableau des résultats suivant va s’afficher en mode lecture seulement :

15
2. Saisie des données du Programme dépistage VIH et de la syphilis :
2.1. Saisie des évènements

Pour accéder au formulaire de dépistage, vous allez au menu « APPS », et vous sélectionner
le module « Saisie »

La fenêtre suivante apparait, vous commencez par sélectionner 1) le programme « dépistage

du VIH et de la syphilis », puis sélectionner 2) le prestataire, puis 3) l’unité d’organisation,
Ensuite vous cliquez sur 4) « Nouveau », et vous choisissez 5) « Nouveau dans dépistage VIH
et syphilis »

16
et vous accédez au formulaire de saisie suivant.

17
Lorsque la stratégie de dépistage choisie est « Mobile », un champ « province » et un champ
« commune » (où s’est réalisé le dépistage mobile) s’affichent
Le champ province est une liste déroulante, vous pouvez choisir directement dans la liste
déroulante ou saisir les 3 premières lettres de la province pour faciliter la recherche.

Pour choisir la commune ou s’est réalisé le dépistage, vous cliquez sur , une liste des
unités d’organisations s’affiche, et vous choisissez votre commune et vous cliquez sur
« sélectionner ».

18
19
Vous pouvez saisir dans le champ de recherche les premières lettres de la commune pour
faciliter la recherche.

Lorsque vous terminez la saisie des données de dépistage, vous avez 3 possibilités :

 Sauvegarder et ajouter : si vous voulez enchainer avec un nouvel événement

 Sauvegarder et retourner à la page d’accueil du module « saisie évènement »
 Annuler : si vous ne voulez pas sauvegarder l’événement saisie

20
 2.2. Tableau des résultats

Dans la page d’accueil du module « Saisie » un tableau des événements enregistrés est affiché.

Vous pouvez télécharger cette liste au format « CSV » en cliquant sur le bouton
« télécharger »

Vous pouvez cliquer sur le bouton « masquer/afficher colonnes » pour sélectionner et

désélectionner les éléments à afficher sur le tableau.

Vous pouvez filtrer les données en cliquant sur la loupe en haut de chaque colonne, si vous
voulez arrêter le filtre, il suffit de cliquer sur fermer « x »
Si vous voulez modifier les données d’un cas enregistré, vous cliquez sur la ligne qui lui
correspond, puis vous cliquez sur « éditer »

21
Vous avez ensuite la possibilité d’ajouter les variables que vous voulez afficher dans le tableau
en cliquant sur « filtres supplémentaires » et en sélectionnant les variables qui s’affichent une
à une

22
Si Vous voulez garder les mêmes éléments du tableau, vous cliquez sur 1) les 3 points en haut
à droite et 2) sélectionnez « enregistrer la vue actuelle sous » comme indiqué ci-dessous :

Une nouvelle fenêtre comme ci-dessous, s’ouvrira pour donner un nom à la vue souhaitée
afin de pouvoir afficher le tableau avec les mêmes variables sélectionnées

Vous retrouvez le document renommé dans « Evénements enregitrés »

Partie 3 : Extraction des rapports et tableau de bord

1. Extraction de rapport
1.1. Rapport d’événements
A partir du menu Apps, vous cliquez sur « rapports d’événements »

23
Une nouvelle fenêtre s’ouvrira comme indiqué ci-dessous. La première étape est de
sélectionner « liste de lignes » en cliquant sur le bouton 1, puis il faut définir les 4
paramètres suivants (Données, Périodes, Unité d’organisation, prestataire) et ensuite cliquez
sur « mettre à jour »

1.1.1. Les données :

Une fois vous cliquez sur « données », vous aurez la possibilité de sélectionner le
programme selon les accès données (HSH par exemple).

24
Ensuite vous choisissez parmi la liste des variables du programme choisie ceux que vous
voudriez pour le rapport d’évènements (par exemple, date de prestation, date de naissance,
Code Unique, intervenant, Site d’intervention….).

1.1.2. Période

Ensuite vous cliquez sur « Période », vous avez la possibilité de définir une période de
rapport qui « commence par et se termine par » ou de choisir des périodes fixes comme
indiqué ci-dessous

25
 1.1.3. Unité d’organisation

Selon les accès de votre compte, vous choisissez l’unité d’organisation souhaitée comme
indiqué ci-dessous :

26
 1.1.4. Prestataire

Quand vous cliquez sur « Prestataire », vous aurez la possibilité de sélectionner votre
organisation parmi la liste des prestataires dans la liste

Vous cliquez sur « mettre à jour » et puis sur mise en page.

Une nouvelle fenêtre s’ouvrira et vous devez faire glisser prestataire du côté gauche vers le
côté droit comme indiqué ci-dessous et puis cliquez sur mettre à jour

Le tableau affiché n’indiquera ainsi que les évènements du prestataire choisi.

27
 1.2. Sauvegarde du rapport d’événement
Vous pouvez ensuite sauvegarder le rapport généré afin de l’utiliser pour les prochaines fois
tel qu’établi mais vous pouvez également modifier la période, l’unité d’organisation et autres
variables selon vos besoins et accès
Pour enregistrer ce rapport, cliquez sur « Favoris », puis sélectionnez « enregistrer sous »
comme indiqué ci-dessous

Une nouvelle fenêtre s’ouvrira afin de donner un nom et une description au rapport comme
indiqué ci-dessous puis cliquez sur enregistrer.

Le rapport sera ainsi enregistré dans Favoris. Pour l’ouvrir à nouveau les prochaines fois,
vous cliquez sur le menu apps et puis sur rapport d’événement

28
Ensuite vous cliquez sur « favoris » dans la fenêtre qui s’ouvrira, puis vous recherchez dans
la barre de recherche ou en cliquant à droite et sélectionner « crée par moi-même »
comme indiqué ci-dessous :

1.3. Téléchargement sous format Excel

Vous pouvez aussi télécharger le rapport pour exploitation sur Excel comme ci-dessous.
Vous cliquez d’abord sur « Télécharger » et puis vous sélectionnez « Microsoft Excel (XLS)

29
 2. Tableau des indicateurs
2.1. Tableau croisé dynamique
Afin de générer la liste des indicateurs, vous cliquez sur Apps et puis sur « Tableau Croisé
dynamique »

Une nouvelle fenêtre s’affiche. Comme pour le rapport d’événement, 4 paramètres doivent
être validés comme indiqué ci-dessous :

30
 2.1.1. Données :
Dans les données, vous cliquez sur « Indicateur » et puis vous sélectionnez « indicateurs de
programme »
Puis sélectionnez le programme approprié selon vos besoins et vos accès

Puis vous sélectionnez les indicateurs du programme choisi.

31
Vous pouvez choisir d’autres indicateurs d’un autre programme selon vos accès et vos
besoins comme indiqué ci-dessous :

2.1.2. Période
Ensuite vous cliquez sur « Période », vous avez la possibilité de définir une période de
rapport qui « commence par… et se termine par… » ou de choisir des périodes fixes
comme indiqué ci-dessous

32
 2.1.3. Unité d’organisation
Puis appuyez « Unité d’organisation » et ensuite sélectionnez les niveaux de la pyramide
selon vos besoins et vos accès en maintenant la touche « Ctrl » de votre clavier, appuyée

2.1.4. Prestataire
La dernière étape est de sélectionner le prestataire

33
Le tableau affiché indiquera les indicateurs sélectionnés

Pour la sauvegarde et le téléchargement en Excel du tableau des indicateurs, vous pouvez

vous référez aux consignes plus-haut relatives au rapport d’événement
2.2. Tableau de bord

Dans le menu Apps, cliquez sur tableau de bord comme indiqué ci-dessous

34
Puis cliquez sur + à gauche en haut de votre écran

Une nouvelle fenêtre s’ouvrira. Vous renseigner le 1/ « titre du tableau de bord », puis 2/ si
vous souhaitez donner une description au tableau de bord et 3/recherchez dans la barre de
recherche le tableau d’indicateur disponible (que vous avez enregistré dans favoris » et que
vous souhaitez ajouter à votre tableau de bord

Une fois, vous ajouter vos tableaux d’indicateurs sur votre tableau de bord, vous pouvez en
modifier la présentation, la période, l’unité d’organisation….

35
 2.2.1 Les filtres du tableau de bord
Vous cliquez sur « Ajouter le filtre » et puis vous choisissez la période, l’Unité d’organisation
selon vos accès et besoins

2.2.2 Période
Si vous cliquez sur « période », vous pouvez modifier selon vos besoins de reporting et
ensuite cliquez sur « confirmer »

2.2.3 Unité d’organisation

Si vous cliquez sur Unité d’organisation, vous pouvez choisir les régions ou les provinces
…selon vos droits d’accès à la pyramide

36
 2.2.4 Data visualizer

Vous cliquez et sélectionnez Ouvrir dans l’application Data Visualizer comme ci-
dessous

Un nouvel Onglet s’ouvre. Vous cliquez sur 1/ le bouton à gauche en haut et puis vous
sélectionnez 2/la présentation que vous souhaitez selon les choix proposés et ensuite vous
cliquez sur 3/ « mettre à jour »

37
Nous avons sélectionné dans cet exemple les « colonnes empilés » pour présenter nos
indicateurs

Vous cliquez ensuite sur « enregistrer »

38
Une fois vous reviendrez au tableau de bord, vous verrez qu’il mise à jour et que la
présentation que vous avez choisie apparait sur le tableau de bord comme ci-dessous :

Comme indiqué ci-dessous, vous aurez alors la possibilité de modifier les 4 paramètres
(Données, Période, Unité d’organisation et Prestataire) afin d’établir des présentations pour
d’autres indicateurs

39
40