Module Gestion de La FORMATION CONTINUE 30relu - RB

REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO
MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE,

HYGIENE ET PREVENTION
SECRETARIAT GENERAL
FORMATION DES EQUIPES CADRES DES ZONES DE SANTE

EN MANAGEMENT DES SOINS DE SANTE PRIMAIRES
MODULE FORMATION CONTINUE
Février 2022
TABLE DES MATIERES
TABLE DES MATIERES ................................................................................................................. 2

LISTE DES ACRONYMES ............................................................................................................. 4
LISTE DES TABLEAUX .................................................................................................................. 5
LISTE DES FIGURES ..................................................................................................................... 6
1.INTRODUCTION ....................................................................................................................... 1
2.OBJECTIFS DE LA FORMATION ................................................................................................ 1
2.1Objectif général ..................................................................................................................... 1
2.2Objectifs spécifiques ............................................................................................................. 1
3.CONTENU ................................................................................................................................ 1
4.CIBLE DU MODULE .................................................................................................................. 2
5.COMPETENCES ........................................................................................................................ 2
6.SITUATION PROBLEME ............................................................................................................ 2
CHAPITRE 1. LES CONCEPTS ET NOTIONS DE BASE EN RAPPORT AVEC LA FORMATION
CONTINUE .................................................................................................................................. 3
1.1.INTRODUCTION .................................................................................................................... 3
1.2.OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE .............................................................................................. 3
1.2.1.Objectif Spécifique ........................................................................................................ 3
1.2.2.Objectifs Opérationnels ................................................................................................ 3
1.3.INFORMATIONS UTILES ........................................................................................................ 3
1.3.1.Concepts et notions de base en Formation Continue .................................................. 3
1.3.2. Cycle de Gestion de la Formation Continue .................................................................... 5
RESUME ...................................................................................................................................... 7
EXERCICES ................................................................................................................................... 8
CHAPITRE 2. EVALUATION/ANALYSE DES BESOINS EN FORMATION DE LA ZONE DE SANTE... 9
2.1INTRODUCTION ..................................................................................................................... 9
2.2OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE ............................................................................................... 9
2.2.1Objectif Spécifique ......................................................................................................... 9
2.2.2Objectifs Opérationnels ................................................................................................. 9
2.3INFORMATIONS UTILES ......................................................................................................... 9
2.3.1PREALABLES POUR LA DEFINITION DES BESOINS EN FORMATION ............................... 9
2.3.2ANALYSE DES BESOINS EN FORMATION ...................................................................... 10
2.3.3IMPORTANCE DE L’ANALYSE DE BESOINS .................................................................... 11
2.3.4TYPES DE BESOINS EN FORMATION ............................................................................. 12
2.3.5 PROCESSUS D’ANALYSE DES BESOINS EN FORMATION .............................................. 13
RESUME .................................................................................................................................... 17
EXERCICE D’APPLICATION ........................................................................................................ 18
2
CHAPITRE 3. PLANIFICATION ET PROGRAMMATION CONJOINTE DES ACTIVITES DE
FORMATION CONTINUE DANS LA ZONE DE SANTE ................................................................ 19
3.1. INTRODUCTION ................................................................................................................. 19
3.2. OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE ........................................................................................... 19
3.2.1. Objectif Spécifique ..................................................................................................... 19
3.2.2. Objectifs Opérationnels ............................................................................................. 19
3.3 INFORMATIONS UTILES ...................................................................................................... 19
3.3.1 Elaboration du plan de formation dans la Zone de Santé .......................................... 19
3.3.2 La programmation conjointe des activités de formation continue ............................ 24
RESUME .................................................................................................................................... 29
CHAPITRE 4. GESTION ADMINISTRATIVE DES SESSIONS DE FORMATION ............................... 31
4.1 INTRODUCTION .................................................................................................................. 31
4.2 OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE ............................................................................................ 31
4.2.1 Objectif Spécifique ...................................................................................................... 31
4.2.2 Objectifs Opérationnels .............................................................................................. 31
4.3.1 DETERMINATION DES ACTIVITES A MENER AVANT, PENDANT ET APRES UNE SESSION
DE FORMATION .................................................................................................................... 31
4.3.2. DETERMINATION DES RESSOURCES NECESSAIRES POUR LA SESSION DE FORMATION
A ORGANISER. ...................................................................................................................... 37
4.3.3. ETABLISSEMENT DES RAPPORTS D’UNE SESSION DE FORMATION. ......................... 38
RESUME .................................................................................................................................... 41
CHAPITRE 5. SUIVI ET ÉVALUATION DU PLAN DE FORMATION DE LA ZONE DE SANTE .......... 43
5.1 INTRODUCTION .................................................................................................................. 43
5.2 OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE ............................................................................................ 43
5.2.1 Objectif Spécifique ...................................................................................................... 43
5.2.2 Objectifs Opérationnels .............................................................................................. 43
5.3.1LE SUIVI DES ACTIVITES DE FORMATION ..................................................................... 43
5.3.2SUIVI DES ACTIVITES DU PLAN DE FORMATION .......................................................... 43
5.3.3.EVALUATION DES RESULTATS DU PLAN DE FORMATION ............................................... 46
RESUME .................................................................................................................................... 48
EXERCICE .................................................................................................................................. 49
ANNEXES................................................................................................................................... 50
BIBLIOGRAPHIE ......................................................................................................................... 64
3
LISTE DES ACRONYMES
1. BCZ : Bureau Central de la Zone de Santé

2. CS : Centre de Santé
3. DPS : Division Provincial de la Santé
4. DQS : Data Quality Self Assessment
5. ECZ : Equipe Cadre de la Zone de Santé
6. FC : Formation Continue
7. HGR : Hôpital Général de Référence
8. IPS : Inspection Provinciale de la Santé
9. MCZ : Médecin Chef de Zone
10. PAO : Plan d’Action Opérationnel
11. PDZS : Plan de Développement de la Zone de Santé
12. PNDS : Plan National de Développement Sanitaire
13. PPDS : Plan Provincial de Développement Sanitaire
14. RDC : République Démocratique du Congo
15. RECO : Relais Communautaire
16. SRSS : Stratégie de Renforcement du Système de Santé
17. TDR : Termes de Référence
18. ZS : Zone de Santé
4
LISTE DES TABLEAUX
Tableau 1 Comparaison des pratiques de formation « traditionnelles » et de la formation

« vue comme soutien à la performance » ................................................................................. 4
Tableau 2.Types des besoins .................................................................................................... 12
Tableau 3. Caractéristiques des besoins en formation avec ou sans analyse des besoins ..... 13
Tableau 4.Modèle du Plan de Travail Commun ....................................................................... 27
Tableau 5. Modèle simplifié Mécanismes de gestion .............................................................. 28
Tableau 6. Principales activités relatives aux domaines de formation .................................... 33
Tableau 7. FORMULAIRE A LIVRE JOURNAL ............................................................................. 39
Tableau 8. FORMULAIRE B BILAN DE CLOTURE DES COMPTES ............................................... 40
Tableau 9. Responsabilités et outils de gestion d’une session de formation .......................... 50
Tableau 10 . FICHE D’EVALUATION DES BESOINS EN FORMATION ........................................ 52
Tableau 11 . FICHE SYNTHESE DES BESOINS EN FORMATION ................................................. 53
Tableau 12 Plan Trimestriel Conjoint de Formation ................................................................ 54
Tableau 13 RELEVE ANNUEL DES FORMATIONS PLANIFIEES ET REALISEES............................ 55
Tableau 14. Fiche Technique de planification d’une formation ............................................... 56
Tableau 15 PLAN DE FORMATION ............................................................................................ 58
Tableau 16. RAPPORT DE FORMATION REALISEE .................................................................... 59
Tableau 17.Formateurs ............................................................................................................ 59
Tableau 18.Objectifs d’apprentissage ...................................................................................... 60
Tableau 19 .Modules de formation et autres documents pédagogiques utilisés ................... 60
Tableau 20 Evaluation de la session par les participants ......................................................... 61
Tableau 21. Personnes devant exécuter le suivi : .................................................................... 62
Tableau 22 Décrire les principaux indicateurs choisis pour le suivi de la performance des
formés : .................................................................................................................................... 62
5
LISTE DES FIGURES
Figure 1 Cycle de la Formation Continue ................................................................................... 5

Figure 2. Exemple d'un besoin pour un Hôpital Général de Référence ................................... 10
Figure 3 Processus d’analyse des besoins en formation .......................................................... 15
Figure 4 Diagramme des causes ............................................................................................... 47
6
1. INTRODUCTION
Dans toutes nos zones de santé, les gestionnaires recourent la plus part du temps à la
formation continue pour remédier aux déficiences constatées dans l’accomplissement des
diverses tâches professionnelles.
Avant la publication des Normes et Directives de la Formation Continue, cette activité était
caractérisée par des tares telles que l’incoordination, la diversité dans la planification, la
programmation et le suivi des activités, les outils pédagogique…avec comme conséquences
la redondance pour certaines formations, l’absentéisme des personnels et agents à leurs
postes, formations de qualité douteuse avec caractérisée par l’absence d’impact sur la
performance des formés….
Avec la publication de la Politique et des Normes de la Formation Continue normalisation
des activités de formation continue, celle-ci a été érigée en système qui met en interaction
toutes les parties prenantes à tous les niveaux.
Ainsi, ce module compte amener les membres de l’ECZ à gérer conformément aux Normes
les étapes du Cycles de Gestion de la Formation Continue à savoir l’évaluation des besoins,
l‘élaboration des plans, la mise en œuvre et l’évaluation de ces plans. Les aspects de gestion
technique des sessions de formation sont traités dans le module formation des formateurs.
2. OBJECTIFS DE LA FORMATION
2.1 Objectif général

A la fin de ce module, les participants seront capables de gérer les activités de Formation
Continue conformément aux normes en la matière.
2.2 Objectifs spécifiques
De façon spécifique, à la fin de ce module, les participants doivent être capables de :

1) Expliquer les concepts de base relatifs à la Formation Continue.
2) Evaluer des besoins en formation pour l’ensemble des personnels et des prestataires
des structures de la zone de santé.
3) Elaborer un Plan de formation et le Programme Conjoint des activités de formation dans
la zone de santé.
4) Mettre en œuvre les sessions de formation conformément aux prescrits.
5) Assurer le Suivi et l’évaluation du plan de formation de la zone de santé.
3. CONTENU
Le module est structuré en 5 chapitres pour le besoin d’enseignement/apprentissage :
 Les concepts et notions de base en rapport avec la Formation Continue ;

 Evaluation des besoins en formation continue ;
 Planification des activités de formation continue dans la zone de santé ;
 Gestion des sessions de formation (mise en œuvre des sessions de formation) ;
 Suivi et évaluation du plan de formation.
1
4. CIBLE DU MODULE
Ce module est destiné aux équipes cadres de zone de santé qui pourront l’utiliser comme
document de référence lors de la formation en management des soins de santé primaires et
surtout comme outil de travail dans la gestion courante des activités de formation continue
dans leurs zones de santé.
5. COMPETENCES
Compétence 1 : Concevoir des documents et outils de travail de façon créative et

compréhensible.
Compétence 3 : Mener des recherches en matière de formation continue en vue de
l’amélioration de la qualité des soins et des services.
Compétence 4 : Développer les compétences des ressources humaines pour la santé.
Compétence 5 : Piloter le système de formation par un leadership intégré dans une
approche multidisciplinaire.
Compétence 6 : Se développer professionnellement en intégrant ses processus
d’apprentissage.
Compétence 7 : Gérer les ressources en utilisant les outils et en appliquant les procédures
adéquates.
Compétence 8 : Développer la connaissance de soi.
6. SITUATION PROBLEME
Le Ministère de la santé, via la Direction de formation continue organise une réunion

de concertation en vue de démarrer une nouvelle pratique dans la formation continue des
professionnels de santé. L’objectif du changement de pratiques pédagogiques est
d’augmenter la cohérence entre l’Approche Par Compétences prônée par le Ministère de
santé et les dispositifs pédagogiques visant à construire les savoirs sous-jacents aux
compétences ainsi que les compétences. En accord avec cette nouvelle politique, le
programme vise à rendre les participants davantage capables de travailler en autonomie, de
faire des liens avec la réalité professionnelle et d’appliquer les connaissances apprises...
Au cours de cette réunion, le directeur vous confie la tâche de monter un dispositif de

formation recourant à cette nouvelle approche au bénéfice des IT et ITA de votre ZS.
De manière méthodique, décrivez étape par étape votre démarche dans le montage de ce
dispositif.
Mais au cours de la réunion certains membres des ECZS dénoncent cette approche et disent
tout haut que celle-ci n’est pas efficace et quelle n’apporte pas des résultats positifs.
Ainsi le Directeur te charge de préparer un argumentaire pour convaincre certains de vos
collègues réfractaires au changement.
2
CHAPITRE 1. LES CONCEPTS ET NOTIONS DE BASE EN RAPPORT AVEC LA
FORMATION CONTINUE
1.1. INTRODUCTION
Pour une bonne compréhension des concepts qu’on utilise dans la formation, certaines
définitions sont très importantes. Le présent chapitre se chargera de cette tâche en
abordant tour à tour : les concepts psychopédagogiques de base et le cycle de gestion de la
formation continue.
1.2. OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE

1.2.1. Objectif Spécifique
À la fin de ce chapitre, l’apprenant doit être capable d’expliquer les concepts et notions de
base en rapport avec la Formation Continue.
1.2.2. Objectifs Opérationnels
Lorsqu’il aura à expliquer les concepts et notions de base en rapport avec la formation
continue, le participant devra être capable de :
1. Définir en les différenciant la formation initiale et la formation continue ;
2. Décrire le cycle de gestion de la formation continue.
1.3. INFORMATIONS UTILES
1.3.1. Concepts et notions de base en Formation Continue
1.3.1.1. La formation initiale
La formation initiale est la première formation obtenue au terme d'un cycle d'étude.
Elle s'oppose à la formation continue. Elle est aussi la formation acquise par l'individu dans le
cadre éducatif et dans le cadre d'apprentissage et d'expérience acquise au sein d’une
organisation.
1.3.1.2. La Formation continue ou formation en cours d’emploi
La formation en cours d’emploi est l’ensemble des expériences qui suivent la

formation. Initiale et qui aident le personnel de santé à garder, renforcer les compétences
nécessaires pour le travail ou à en acquérir de nouvelles.
La Formation Continue aide le personnel de santé à:
- préserver la qualité de leur travail et à bien exploiter les ressources disponibles ;

- adapter le comportement professionnel aux ressources disponibles (C’est à dire à
utiliser un matériel nouveau ou à faire face à une limitation soudaine des ressources) ;
- adapter leur comportement professionnel à l’évolution de la politique des soins de
santé ;
3
- adapter leur comportement professionnel à l’évolution de l’état de santé de la
population ;
- assumer de nouvelles responsabilités en cas de promotion ;
- apprendre à surmonter les points faibles de leur formation initiale (par exemple
aptitude insuffisante à résoudre les problèmes professionnels ou connaissances en
partie inadaptées) ;
- utiliser les ressources de façon rationnelle en contribuant ainsi à réduire le coût de la
santé.
La formation continue est donc une réponse au besoin de formation de tous qui sont dans la
vie professionnelle et qui doivent faire face aux nouvelles exigences en connaissances et
techniques des tâches qui leur ont été attribuées de suite de la formation classique qu’ils ont
reçue dans les institutions de formation.  
1.3.1.3 Différences d’approche entre formation initiale et formation continue
Tableau 1 Comparaison des pratiques de formation « traditionnelles » et de la formation

« vue comme soutien à la performance »
Activités du service Formation « traditionnelle » Formation vue comme

de formation soutien à la performance
Mission Développer, diffuser, former Directement liés, clairement
établis
Approche A la pièce réactive (répond aux Systématique
demandes) Proactive
Rôle des spécialistes  Formateur ; Conseiller en formation et
 Concepteur ; amélioration de la
 Administrateur. performance
Agents de changements
4
1.3.2. Cycle de Gestion de la Formation Continue
Figure 1.Cycle de Gestion de la Formation Continue au Niveau National
Structures du Système
IGS + SG+ services spécialisés
MECANISMES DE COORDINATION IPS + ses services spécialisés
DES ACTIVITES DE FORMATION CONTINUE DPS + ses services spécialisés
ZS
DANS LE SYSTEME SANITAIRE DE LA RDC
•Besoins exprimés par la population
•Situation épidémiologique
•Nouvelles stratégies à mettre en place
•Fonctionnement des services
•Demandes individuelles
Détermination
Evaluation de :
Des
L’exécution du
besoins en formation
programme
•Compilation
conjoint
des données
La satisfaction
(+ celles des enquêtes) Harmonisation Planification sous sectorielle
des besoins
•TTT des données Regroupement des activités de formation
en formation
•Prise des décisions Rationalisation (Directions/Programmes)
•feedback consolidation
•rapportage •Normes
•Directives
Coordination Technique
de la Direction de FC
Intégration des Programmation

plans sectoriels conjointe
des activités
Exécution du de formation
Programme Conjoint
5
Figure 1 Cycle de la Formation Continue
Ce Cycle explique comment les activités de formation continue de secteur de santé publique
sont gérées en commençant par l’étape 1 jusqu’à l’étape 5 ci-après :
1.3.2.1. La détermination des besoins en formation
Les besoins sont identifiés au niveau de différentes structures du Système de Santé à

tous les niveaux :
- Inspection Générale de la Santé et ses Directions, Secrétariat Général et ses Directions

et Programmes spécialisés ;
- Inspection provinciale de la santé et services spécialisé;
- Division provinciale de la santé et ses Bureaux.
- La Zone de Santé et les Structures sous-gestion (HGR et CS)
La structure de Coordination de la Formation Continue à tous les niveaux assure le

regroupement, l’harmonisation, la rationalisation et la consolidation avec la participation
de toutes les parties prenantes. Les outils utilisés à cette étape sont la fiche d’évaluation, le
guide d’évaluation et la fiche synthèse des besoins.
1.3.2.2. La planification sous sectorielle des activités de formation
Chaque structure planifie les activités et les intègre dans l’outil de planification sous-
sectorielle ; plan annuel des formations.
5
1.3.2.3. La Programmation conjointe des activités de formation
Il s’agit de l’intégration, par la Structure de Coordination de la FC et les parties

prenantes, des plans de formation des structures de chaque niveau en plan de formation
unique pour ce niveau : national, provincial et local
1.3.2.4. L’exécution de programme conjoint
C’est la mise en œuvre de programme de formation planifiée conjointement. Cette phase

passe par :
- la sélection rigoureuse des formateurs (voir critères et fiche individuelle dans les normes
de la FC) et le renforcement de leurs capacités en andragogie par la Structure chargée de
la Coordination de la FC ;
- l’organisation des sessions de formation dans les normes ;
- le suivi de l’exécution de plan de formation, des formateurs, des formés et des outils de
gestion.
1.3.2.5. L’évaluation de programme de formation
- L’évaluation conjointe du programme de formation (Structure de Coordination de la

FC et les parties prenantes) permet de prendre des mesures correctrices pour les
prochains cycles de planification
- Les outils/ canevas de rapport et le relevé annuel permettent d’évaluer les activités de
formation continue planifiées et réalisées.
6
RESUME
Le cycle de gestion de la formation continue est un outil de coordination des activités de la

formation en cours en d’emploi qui commence par la détermination des besoins en
formation, la planification sous-sectorielle de chaque structure de mise en œuvre, la
planification conjointe, la mise en œuvre et le suivi et l’évaluation des activités de
formation.
7
EXERCICES
1. Selon votre expérience dans le domaine de la formation, donner la différence

d’approches entre la formation initiale et la formation continue.
2. Comment pensez-vous appliquer le cycle de gestion de formation dans votre zone de

santé ?
8
CHAPITRE 2. EVALUATION/ANALYSE DES BESOINS EN FORMATION DE LA
ZONE DE SANTE
2.1 INTRODUCTION
Le processus de formation comme la planification qui commence par l’analyse de la

situation débouche sur des problèmes lesquels sont traduits en tâches déficientes. Le
présent chapitre décrit les besoins de formation à partir de la manière dont le personnel de
santé exécute leurs tâches, les analyses pour déceler les déficiences et déterminer si ces
déficiences peuvent être corrigées par la formation.
2.2 OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE
2.2.1 Objectif Spécifique

À la fin de ce chapitre, l’apprenant doit être capable d’évaluer les besoins en formation
pour les personnels et prestataires des structures de sa zone de santé.
2.2.2 Objectifs Opérationnels

Lorsqu’il aura à évaluer les besoins en formation pour les personnels et prestataires
des structures de sa zone de santé, le participant doit être capable de :
1. Enumérer les préalables pour la définition des besoins en formation.

2. Définir en termes opératoires l’analyse des besoins en formation.
3. Expliquer l’importance de l’analyse des besoins de formation.
4. Décrire les types des besoins en formation.
5. Appliquer le processus d’analyse des besoins en formation.
2.3 INFORMATIONS UTILES
2.3.1 PREALABLES POUR LA DEFINITION DES BESOINS EN FORMATION
Pour évaluer les besoins en formation dans la zone de santé, l’Equipe Cadre de la Zone
de Santé (ECZ), et toutes les parties prenantes, doivent tenir compte de:
 La capacité des personnels de santé et agents communautaires à répondre aux besoins

en soins exprimés par la population dans la prise en charge ;
 Capacités des prestataires à réagir à la situation épidémiologique de la zone de santé,
 Besoins en renforcement des capacités pour assumer les nouvelles fonctions ou
intégrer les nouvelles stratégies des soins dans la zone de santé ;
 Déficiences constatées dans le fonctionnement des services ;
 Besoins individuels en renforcement des capacités présentés par le personnel de
santé.
De façon générale il s’agira de dégager l’écart entre la performance visée dans le

fonctionnement des services ou dans vos différents plans avec la performance actuelle
comme le montre les schémas ci-dessous.
9
Une fois identifiés les besoins en formation devront être formalisés et consignés dans deux
fiches (Fiche d’évaluation des besoins en formation et Fiche Synthèse des Besoins en
Formation : Annexes 1 et 2) pour préparer le plan de formation de la zone de santé.
2.3.2 ANALYSE DES BESOINS EN FORMATION
2.3.2.1 QU’EST-CE QUE L’ANALYSE DES BESOINS ?
C’est un effort systématique de réflexion, d’observation, d'entretien et de collecte de

données (faits, opinions, attitudes) provenant de sources multiples visant à identifier et
documenter les écarts (besoins) entre un résultat actuel et un résultat désiré.
2.3.2.1.1 BESOIN ?
 Un besoin représente l’écart ou la différence entre un résultat désiré et un résultat

actuel ;
 Il ne peut se concevoir sans une énonciation du résultat désiré et actuel ;
 Il est mesurable quantitativement ou qualitativement ou par le truchement des
indicateurs ;
 Un besoin n’est pas une demande, une commande, un désir, une solution… Dans ces
cas, « recadrer » dans la perspective d’un besoin, compris entre un résultat visé et un
résultat actuel.
Figure 2. Exemple d'un besoin pour un Hôpital Général de Référence
Résultat désiré Maintenir à 80 % le taux de recouvrement des

Mauvaise créances
BESOIN ou ÉCART = RÉCUPERER 40 % DES CRÉANCES DUES
Résultat actuel Cette année, l’HGR n’a pu recouvrir que

40 % du montant total de ses créances
10
2.3.2.1.2 CATÉGORIES DES BESOINS
La Formation Continue dans le Système de Santé de la RDC doit répondre à 3 grandes

catégories des problèmes :
- Les problèmes auxquels la communauté doit faire face ;

- Les problèmes du système de santé national qui s’efforce d’assurer le niveau de soins
voulu ;
- Les problèmes que les agents de santé eux-mêmes rencontrent dans leur travail.
a. Les besoins communautaires peuvent s’exprimer de 3 façons :
- L’insatisfaction devant la qualité des services fournis par le système de santé ;

- Indirectement par la façon d’utiliser les services ;
- L’état de santé de la population (profil épidémiologique).
b. Les besoins du système de santé :
- Certaines compétences faisant défaut chez les agents des services de santé ;
- Profil des services de santé à fournir : étude des tâches, qui comprend l’évaluation du
travail, la supervision et l’audit.
c. Les besoins des agents de santé (l’initiative venant de l’agent lui-même) :
- Carence dans l’accomplissement de tâches précises ;

- Demande d’une formation complémentaire ;
- Préparation à assumer à d’autres tâches ou fonction.
2.3.3 IMPORTANCE DE L’ANALYSE DE BESOINS

Essentiellement, l’analyse de besoins permet de :
1) Décrire et documenter le problème, le besoin, la situation problème à améliorer.

2) Etablir les liens avec les enjeux de la zone de santé.
3) Préciser les profils des utilisateurs de vos services, le contexte de travail, les contenus,
les compétences attendues.
4) Définir les objectifs de formation, les indicateurs de mesure.
5) Envisager les conditions optimales de transfert en milieu de travail.
L’analyse des besoins en formation est réalisée dans le but de décider de la meilleure
stratégie d’intervention (formation et / ou autres), celle qui réduira ou éliminera les écarts
de performance identifiés, au bon moment, au meilleur coût et pour les individus ciblés.
Elle constitue un intrant incontournable à la conception de la formation puisqu’elle fournit

les éléments d’orientation, de planification et de stratégie nécessaires à la formulation
d’objectifs d’apprentissage. Bien menée, une analyse de besoins peut être réalisée assez
rapidement et produire des résultats justifiant l’investissement.
11
Peu importe le niveau de besoins ou qu’il soit individuel ou collectif, l’important est de le
reconnaître et de « faire le pont » avec les autres niveaux, de façon à bien situer la
contribution de la formation dans la réponse aux besoins.
2.3.4 TYPES DE BESOINS EN FORMATION

Un besoin exprimé à la formation peut se situer plusieurs niveaux :
Tableau 2.Types des besoins
NIVEAU EXEMPLES
1. Besoins de l’organisation (Objectifs « recupérer 40 % des créances de l’HGR »
opérationnels)
2. Besoin d’amélioration de la « effectuer un suivi régulier de l’exécution
Performance du budget de l’HGR »
3. Besoin de l’amélioration de « définir une procédure à suivre en cas
l’environnement du travail (outils, d’une mauvaise gestion des recettes »
procédures, processus pour mieux faire
le travail).
4. Besoin de formation (le savoir, savoir « connaître les étapes à suivre lors de la
faire, savoir être)pour mieux faire le réalisation de l’élaboration du plan de
travail. suvi »
Il existe aussi de besoins de formation :
 Besoins normatifs ;
 Besoins institutionnel ;
 Besoins comparatifs ;
 Besoins démontrés ;
 Besoins ressentis.
 Les besoins normatifs :
Sont définis par des experts appartenant à des associations professionnelles

reconnues ou à des milieux de recherche. Ils procèdent du développement perpétuel de la
science et de la technologie et reposent donc sur la nécessité de mettre à jour les
compétences selon les avancées réalisées dans le domaine de la recherche. Tout écart entre
les pratiques actuelles et les nouveaux standards définis par les experts est reconnu comme
étant le besoin normatif du professionnel ou du groupe.
 Les besoins institutionnels :
Des compétences que l’organisation juge essentielles de retrouver chez ses divers
groupes de professionnels en vue de remplir la mission qu’elle s’est donnée sont dites des
besoins institutionnels.
12
 Les besoins comparatifs :
Représentent les écarts observés entre un groupe ou des individus que l’on compare
entre eux.
 Les besoins démontrés :
Emanent de l’écart mesuré entre les compétences d’un professionnel et celles qui sont
recommandées par les spécialistes.
 Les besoins ressentis :
Constituent l’écart entre les compétences qu’un professionnel se reconnaît et celles

qu’il souhaite détenir.
Tableau 3. Caractéristiques des besoins en formation avec ou sans analyse des besoins
AVEC analyse des besoins SANS analyse des besoins
 La bonne solution au bon problème,  La solution formation appliquée sans

égard au problème,
 Une intervention mieux ciblée sur les
besoins (assez, à temps, pertinente),  Peut-être dénuée de sens pour
l’apprenant,
 Une intervention contributive aux
résultats de l’organisation,  Peut dérouter, démotiver ou susciter
la résistance,
 Investissement dans l’amélioration des
compétences,  Lien indéterminé avec les objectifs de
la zone de santé,
 Fournit les données essentielles,
 Peut-être une dépense injustifiée,
 Conception de l’intervention,
 L’intervention est conçue à partir des
 Possibilité de mesurer les résultats,
idées de l’expert sur le sujet,
 Sensibilise le milieu à la problématique,
 Résultats aléatoires, difficiles à
 Suscite l’engagement, il devient évaluer.
partenaire.
2.3.5 PROCESSUS D’ANALYSE DES BESOINS EN FORMATION
Les méthodes utilisables comprennent :
 Enquête par les équipes de santé auprès des leaders d’opinion ;

 DQS (Data Quality Self Assessment= Autoévaluation de la Qualité des données) ;
 Observation des prestataires en situation professionnelle ;
 Estimation du taux d’utilisation des services ;
13
 Revue documentaire : rechercher les principaux indicateurs de l’état de santé de la
population :
- État nutritionnel et développement psychosocial ;
- Taux de mortalité infantile ;
- Taux de mortalité maternelle ;
- Taux brut de mortalité ;
- Taux de mortalité par cause ;
- Proportion des décès dus à des maladies déterminées ;
- Morbidité (incident et prévalence).
Il n’est pas nécessaire d’entreprendre des enquêtes approfondies mais plutôt de consulter
les données existantes.
1. Déterminer le besoin ou l’écart entre la performance visée et la performance actuelle

Une performance est un résultat observable et quantifiable obtenu par
l’accomplissement d’un travail valorisé par l’individu ou l’organisation.
La performance peut être analysée au niveau :
- communautaires (niveau de satisfaction des besoins communautaires),

- des systèmes sanitaires (performances du système par rapport aux résultats attendus),
- des agents de santé (compétences).
2. Analyser les causes : qu’est-ce qui est à la base de ce problème de performance ?
 On tentera ensuite d’identifier les causes de non-performance, regroupées dans le

schéma en sept (7) grandes catégories. Généralement, plusieurs causes sont à l’origine
du problème, dont le manque de connaissances ;
 L’analyse des besoins réalisée dans cette optique, investiguera toutes les causes
possibles de non-performance, de façon à proposer les meilleures solutions.
14
Figure 3 Processus d’analyse des besoins en formation
15
3. Analyser les écarts de performance : Quel est le problème ?
→ La formation fait-elle partie de la solution ?
- On cherchera d’abord à reformuler toute demande de formation en terme de besoin

(écarts), compris entre une performance attendue et actuelle ;
- On étudiera le contexte de travail influençant la performance actuelle ;
- On examinera de quelle façon la résolution du problème appuiera la mission et les
objectifs de la zone de santé.
→ Identification des solutions : Que proposez-vous pour régler ce problème ?
- En fonction des causes identifiées et autres variables d’importance, on proposera une

stratégie systémique de résolution de problèmes ;
- Les individus manquent-ils de compétences (de connaissances, d’habiletés) pour faire
leur travail ?
- La formation fera alors partie de l’intervention proposée et on poursuivra avec l’analyse
des besoins de formation.
→ Analyser les besoins de formation : Quelles sont les compétences à développer ?
À partir des besoins de formation, compris entre les compétences attendues et actuelles,
on pourra définir les objectifs de formation.
L’analyse des besoins se complètera avec une définition plus fine des contenus, des agents
cibles et du contexte d’exercice des nouvelles compétences.
Un processus d’analyse de la situation bien mené permettra à l’Équipe Cadre de la Zone

de Santé (ECZ) de remplir les outils de gestion en l’occurrence la fiche d’évaluation des
besoins en formation explicité par un guide d'évaluation et la fiche Synthèse des Besoins en
Formation-Annexes 1 et 2 qui serviront des documents de base pour planifier et
programmer toutes les formations à réaliser au cours d’une période dans la zone de santé.
16
RESUME
Les préalables pour la détermination des besoins en formation se reposent à la satisfaction

des besoins de la communauté dans l’utilisation de services et de soins de santé.
L’analyse des besoins en formation est un effort systématique de réflexion, d’observation,

d'entretien et de collecte de données (faits, opinions, attitudes) provenant de sources
multiples visant à identifier et documenter les écarts (besoins) entre un résultat actuel et un
résultat désiré. L’analyse des besoins en formation est réalisée dans le but de décider de la
meilleure stratégie d’intervention (formation et / ou autres), celle qui réduira ou éliminera
les écarts de performance identifiés, au bon moment, au meilleur coût et pour les individus
ciblés.
Dans le domaine de la formation, Il existe des besoins normatifs, institutionnels,

comparatifs, démontrés et ressentis.
Ce processus d’analyse des besoins en formation comprend les étapes suivantes :
1. Déterminer le besoin ou l’écart entre la performance visée et la performance actuelle.

2. Analyser les causes : qu’est-ce qui est à la base de ce problème de performance ?
3. Analyser les écarts de performance : Quel est le problème ?
17
EXERCICE D’APPLICATION
A partir d’une déficience identifiée sur le terrain, veuillez bien :
a. déterminer la nature de la déficience ;

b. indiquer le moyen utilisé pour identifier la déficience ;
c. déterminer le poste (ou la catégorie du personnel qui occupe le poste) où la déficience a
été identifiée ;
d. préciser la (les) tâche (s) qui est (sont) à l’origine de la déficience ;
e. préciser le domaine d’apprentissage de la tâche ou des tâches présentant la déficience ;
f. préciser si cette tâche ou ces tâches déficientes peuvent faire l’objet d’une formation.
18
CHAPITRE 3. PLANIFICATION ET PROGRAMMATION CONJOINTE DES
ACTIVITES DE FORMATION CONTINUE DANS LA ZONE DE SANTE
3.1. INTRODUCTION
La planification est une étape très importante dans toute activité qui se veut efficace.
La planification de la formation continue devant se conformer au cycle de gestion des
activités de la formation devra aboutir à une programmation conjointe dans la zone de
santé.
3.2. OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE

3.2.1. Objectif Spécifique
A la fin de ce chapitre, l'apprenant doit être capable d'élaborer un Programme Conjoint des
activités de formation dans la zone de santé.
3.2.2. Objectifs Opérationnels
Lorsqu’il aura à élaborer un Programme Conjoint des activités de formation dans la zone de
Santé, l'apprenant devra être capable d’ :
 Elaborer un plan de formation continue pour sa zone de santé ;

 Etablir une programmation conjointe des activités de formation continue dans sa zone
de santé.
3.3.1 Elaboration du plan de formation dans la Zone de Santé
a) Plan d’activités de formation dans la zone de santé
Le plan doit indiquer (voir Annexes : Plan annuel conjoint et plan trimestriel de formation) :
- Les objectifs qu’il se fixe exprimés par les thèmes ;
- Les structures de la zone de santé bénéficiaires de la formation ;
- Les cibles ;
- Le lieu ;
- La période ;
- La source de financement ;
- Les ressources.
Considération préliminaire
Toute l’élaboration d’un plan de Formation Continue doit tenir compte, avant d’entrer
dans le détail des facteurs généraux ci-après : politique nationale, ressources disponibles,
besoins en formation continue, activités déjà en cours dans ce domaine, et aussi activités en
cours dans le secteur de la santé.
19
1. Politique nationale
Le programme de formation, doit être en accord avec la politique sanitaire nationale et

répondre aux priorités qu’elle exprime.
2. Ressource disponible
 Ressources humaines ;
 Ressources financières ;
 Réseau de communication et des transports ;
 Bâtiments et locaux ;
 Ressources existant au sein du service de santé pour le travail sur le terrain et l’aide aux
apprenants ;
 Les services auxiliaires techniques comme les installations d’imprimerie et de
reprographie ;
 Service de soins pour la prise en charge des participants et facilitateurs en cas d’un
problème de santé.
3. Besoins en Formation Continue
Les besoins identifiés devront être exprimés en tenant compte de : Catégorie et

nombre d’agent auxquels une Formation Continue serait utile connaissances théoriques et
pratiques que cette formation va leur conférer.
4. Activités en cours dans le domaine de la Formation Continue
La Formation Continue planifiée doit être analysée afin d’éviter la concurrence avec
des programmes analogues, d’adopter des programmes qui se complètent et réduire les
activités faisant double emploi.
5. Activités en cours dans le secteur de la santé
Il faudra éviter que le calendrier de la Formation entre en compétition avec d’autres

programmes prioritaires organisés dans le secteur de la Santé comme les campagnes de
vaccination de ou des épidémies à combattre.
b) Elaboration d’un Programme de formation (souvent traduit par les TERMES DE

RÉFÉRENCE)
Celle-ci devra de façon générale, décrire :
 Les buts ;
 Les objectifs ;
 La stratégie pédagogique ;
 La chronologie des activités ;
 Les dispositions concernant le suivi ;
 Les ressources nécessaires ;
 Le budget.
20
1. Buts du programme
Les buts :
- Sont exprimés en termes de résultats que l’on souhaite obtenir ;
- Portent en général sur le nombre des personnes à former, la nature de la formation et le
travail que les intéressés seront capables de faire à la fin de leur formation ;
- Indiquent également les changements qui résulteront du programme de formation ;
- Doivent, en tout état de cause, répondre aux besoins qui auront été préalablement
analysés ;
- Doivent déterminer les objectifs pédagogiques du programme et ceux-ci, le type de
formation à assurer.
2. Objectifs de l’apprentissage
 Par objectif de l’apprentissage, on entend ce que l’apprenant sera capable de faire à la

fin du programme de formation ;
 Tous les objectifs de l’apprentissage doivent :
- Découler d’une analyse des besoins ;

- Contribuer à la réalisation des objectifs du programme ;
- Etre concrètes ;
- Etre en rapport avec le travail de l’agent de santé ;
- Etre observables.
 Les objectifs de l’apprentissage ont un certain nombre de fins :

- Ils rendent évidents pour les formateurs et les apprenants ce qui doit être réalisé
dans chaque période d’apprentissage;
- Ils fournissent une base pour définir comment les progrès des étudiants doivent être
évalués ;
- Ils fournissent aussi une base pour une certaine partie de l’évaluation ;
- Ils désignent clairement la direction que doit suivre le processus éducatif et indiquent
les méthodes pédagogiques possibles.
3. Stratégie pédagogique
La stratégie pédagogique :
 Doit indiquer comment réaliser les buts du programme, et aussi les objectifs de
l’apprentissage ; Suivant les secteurs (c’est- à-dire selon qu’il concerne les attitudes,
les aptitudes manuelles ou les aptitudes à la communication), ces derniers exigeront
différents types de matériels d’enseignement ou d’apprentissage. Il s'agit ici des
méthodes et techniques actives à utiliser dans l'Enseignement/Apprentissage ;
 Doit également tenir compte du nombre d’apprenants et de divers facteurs
logistiques (suivant la provenance des apprenants, opter pour un atelier ou séminaire
de formation, enseignement par correspondance, série des sessions de formation
reparties sur des mois ou des armées.)
21
4. Chronologie des activités
 Elle doit tenir compte des autres activités, aussi bien en matière de formation
continue que dans le secteur de la santé en général, afin d’éviter les conflits de
priorité (voir Programmation Conjointe plus bas) ;
 Le programme peut comporter une série d’activités pédagogiques coordonnées de
façon à ce que chaque agent de santé puisse participer à plusieurs d’entre elles. En
pareil cas, il est important de veiller à ce que chaque activité s’appuie sur l’acquis des
activités précédentes et mène vers les compétences finales requises.
5. Suivi
 Le suivi doit être pris en compte dès le départ lorsqu’on analyse les activités qui
serviront de base aux objectifs de l’apprentissage.
 Cette analyse souvent faite par les formateurs eux seuls, devrait associer les
supérieurs hiérarchiques ou les gestionnaires du système de santé outre que le
programme est alors mieux adapté, ceux – ci sont davantage à même d’aider en
suite l’apprenant à appliquer ce qu’il a appris.
 Eviter de ne choisir qu’un agent de santé d’une catégorie ou d’un établissement
donné pour participer à un stage de formation continue d’influence sur ses collègues
pour pouvoir mettre en pratique ses nouvelles compétences. Il y a encore moins de
chances que la personne en question puisse persuader ses collègues d’accepter
qu’elle leurs inculque ce qu’elle a appris elle-même ou d’adopter des pratiques
nouvelles.
Il faudra former ensemble deux agents de santé de catégorie comparable et travaillant au

même endroit ou même plus, suivant l’importance de leur établissement et leur niveau.
Dans la hiérarchie, ce qui aurait comme avantage supplémentaire de leur offrir des
possibilités d’entraide et de partage de leur expérience.
6. L’après - formation
Elle commence lorsque la formation s’est achevée et que l’évaluation a révélé dans
quelle mesure les objectifs ont été atteints.
Elle doit permettre de répondre aux trois questions suivantes :
- Comment utiliser sur les tas la formation acquise ?

- Comment en évaluer les conséquences sur le terrain ?
- Comment assurer la maintenance et / ou l’approfondissement de cette formation ?
L’acte éducatif se continuera et se complétera sur place. C’est qu’il prendra toute sa valeur
et qu’il trouvera sa raison d’être.
 Application de la formation
La définition des buts de la formation doit normalement préciser l’intention dans

laquelle on a entrepris l’action de formation et les autres mesures qui doivent être associés.
22
Le responsable de formation ou l’utilisateur de l’agent peut donc s’y référer et contribuer à
l’application des mesures prévues (promotion, changement de poste, responsabilité,
dotation du nouveau matériel, équipement etc..).
Il doit également veiller aux conditions dans lesquelles doit être placé, le formé pour qu’il
puisse utiliser ses nouvelles aptitudes, compléter et confirmer aussi sur le tas ce qu’il a
acquis pendant la formation. Il doit si nécessaire, insister auprès du responsable
hiérarchique qui a demandé ou attribué le stage pour qu’il organise ce changement, autant
que l'utilisateur des formés ne le fait pas.
 Maintenance des acquis
Il n’est pas toujours possible d’utiliser les compétences acquises et nous devons faire
face au problème de l’évaporation chaque fois que les acquis ne sont pas consolidés par une
application dans le travail.
 « La dose de rappel » est souvent utilisée ; C’est une formation de courte durée
destinée à rappeler les acquis et à faire un exercice d’application. En dehors du plaisir de
retrouver les autres membres du groupe, les doses de rappel sont souvent inefficace car
pour des raisons de coût, elles ne peuvent être que courtes et espacées.
 Le regroupement des formés : Est une meilleure formule, encore faut-il l’organiser.
Le regroupement périodique du groupe des formés est une méthode efficace
d’enseignement par correspondance devrait être plus fréquemment utilisé pour
prolonger la formation, c'est-à-dire :
- Maintenir le niveau ;
- Consolider les connaissances ;
- Echanger les difficultés ;
- Demander les conseils aux autres et
- Les approfondir.
Cette méthode qui donne par ailleurs de résultats satisfaisants pour l’acquisition de
connaissances devraient être d’autant plus efficace pour maintenir les connaissances.
 L’auto formation
Toute session de formation doit avoir parmi ses objectifs : rendre l’apprenant capable
de prendre en charge sa propre formation, de poursuivre sa formation par lui-même.
Une formation continue digne de ce nom doit être essentiellement une auto formation
aidée et guidée par des stages.
7. Ressources nécessaires
Pour toute activité de formation, il est indispensable d’identifier les ressources financières,
humaines et matérielles nécessaires pour la mise en œuvre.
23
8. Budget
La budgétisation de la Formation Continue doit être prévisionnelle. Elle traduit l’expression

chiffrée des besoins exprimés, planifiés et programmés.
3.3.2 La programmation conjointe des activités de formation continue

S
La mise en œuvre de ces différents plans doit se faire, selon les directives nationales
passées par la Programmation Conjointe des activités de formation.
1) Définition
La « Programmation Conjointe » a été définie comme une approche proposée dans le cadre
de l’effort déployé par le Ministère de la Santé de mettre en place, à travers les structures de
coordination à tous les niveaux, des mécanismes de coordination des activités de formation
en cours d’emploi.
Elle consiste à mettre ensemble les parties prenantes dans les activités de formation en vue
d’élaborer une programmation commune pour une période donnée; C’est une approche
participative pour laquelle les avantages ci- après ont été épinglés :
- Le changement positif dans la perception même de l’activité de formation qui au lieu
d’être considérée comme exclusivement relevant de la compétence sous sectorielle
sera réhabilitée dans sa dimension systémique (c.à.d. contribuant à atteindre les
objectifs du système sanitaire grâce à la collaboration entre les différents éléments
composant ce système) ;
- L’implication de toutes les parties prenantes facilitée par le travail commun de
planification ;
- Toutes les leçons apprises par les acteurs de santé en mettant ensemble les stratégies
et ressources pour concourir au même but ;
- Les gestionnaires apprennent à concilier des tendances initialement considérées
comme incompatibles ;
- La rationalisation des déplacements des bénéficiaires vers les sites de formation
centralisés ;
- Tous les avantages d’une approche multidisciplinaire dans l’analyse de la situation et la
programmation des solutions ;
- L’intérêt porté mutuellement à ce que l’autre fait ;
- Le succès des contributions des différentes institutions partenaires, structures (BCZ,
HGR, CS…) et Programmes spécialisés à la formation continue qui deviennent plus
cohérentes, plus efficaces et plus efficientes ;
- L'élimination des duplications inutiles dans le contenu des formations pour les mêmes
cibles sont évitées ;
- L’avantage de constituer un prélude à la mise en commun des ressources allouées aux
activités de formation pour des résultats durables ;
- La réduction des coûts des activités de formation continue ;
- La capitalisation par chacune des parties prenantes des bénéfices d’une formation
organisée par un seul acteur ;
- La définition des rôles de chaque partie prenante dans l’atteinte des objectifs
communs et dans la pérennisation des résultats ;
24
- La sélection et la mobilisation des ressources optimales sont assurées : formateurs,
matériels didactiques…
- Le gaspillage des formations est évité grâce au sérieux du travail multidisciplinaire car
les acteurs se sentent liés par un engagement commun à réussir leur projet ;
- La prise en compte de l’environnement complet dans lequel va se dérouler l’activité de
formation est un gage de succès.
2) En quoi consiste la programmation conjointe des activités de formation continue ?
L’Implication de tous
C’est un effort collectif des toutes les parties prenantes pluridisciplinaires consistant à
travailler ensemble pour préparer, exécuter, suivre et évaluer sous une même coordination,
les activités de formation en cours d’emploi pour une période donnée dans la zone de
santé .Les parties prenantes sont constituées en groupe de travail.
Elle comprend trois étapes :

 La planification ;
 L’exécution y compris la gestion de l’après formation ;
 Le suivi et l’évaluation.
La Planification :
Le groupe de travail :
 Dégage une vision commune sur l’évaluation des besoins en formation ;
 Evalue et analyse ces besoins ;
 Harmonise les points de vue sectoriels en terme de priorisation de besoins et des
cibles de la formation ;
 Prépare un programme conjoint, complémentaire et consolidé de formation ;
 Insère le programme conjoint dans le contexte de référence de développement du
secteur santé en général et de la zone de santé en particulier (SRSS, PNDS, PPDS, PDZS,
PAO….).
L’Exécution :
Le groupe de travail:
- Définit les rôles de toutes les parties prenantes qui doivent travailler ensemble pour
atteindre les objectifs de la formation de la zone de santé;
- Situe ces rôles avant, pendant et après la formation ;
- Prend des dispositions pour que les actions à mener par les parties prenantes
respectent les normes en matière de formation.
Le Suivi et Évaluation :
Le groupe de travail :
- Définit le plan de suivi et évaluation suivant les Normes en matière de Formation
Continue ;
- Organise des revues périodiques des plans de travail ;
- Mène des activités de suivi et évaluation conjointes.
25
3) Programme conjoint
a. Définition
Le programme conjoint :
Est un ensemble d’activités de formation programmées pour une période donnée dans
divers domaines de santé, pour divers agents et leurs budgets relatifs compris dans un
même plan de travail commun :
 concerne deux ou plusieurs structures de la zone de santé et leurs partenaires

respectifs ;
 dispose d’un document de programmation conjointe.
Le Canevas du Document du Programme Conjoint comprend :
a. Un plan de travail commun ;

b. Un budget ;
c. Un mécanisme de coordination ;
d. Un mécanisme de gestion ;
e. La signature/l’engagement des toutes les parties pour joindre le programme.
MECANISMES DE GESTION ET DE COORDINATION
Les mécanismes de gestion de la Programmation Conjointe comprenant les tâches ci-

après :
- Repartir les responsabilités ;

- Établir les mécanismes de coordination ;
- Allouer et mobiliser les ressources ;
- Établir la communication entre parties prenantes ;
- Créer un environnement favorable ;
- Suivre et évaluer l’exécution du Programme Conjoint ;
- Faire le rapport sur le Programme Conjoint ;
- Trouver une option pour la gestion des fonds alloués au programme conjoint.
Quant à la coordination, les rôles des parties prenantes ont été définis dans le Document
sur la coordination des activités de formation continue en annexe.
Le Suivi et Évaluation du Programme Conjoint comportent les tâches ci-après ;
 Assurer le suivi tout au long de la durée du Programme ;

 En accord avec les directives de la Direction de Formation Continue ;
 Partager les informations ainsi que les progrès réalisés ;
 Réaliser des visites conjointes de suivi ;
 Procéder à l’évaluation suivant les références de la Direction de Formation Continue
 Recourir aux critères traditionnels d’évaluation : pertinence, efficience, efficacité,
impact et durabilité.
26
Questions spécifiques additionnelles de l’évaluation du programme:
 Efficacité ;
 Efficience ;
 Cohérence ;
 Gestion et coordination.
Le document comprend :
 Un plan de travail et un budget ;
 Des rôles détaillés et des responsabilités de toutes les parties prenantes pour la
coordination et la gestion des activités conjointes ;
 La signature de toutes les parties prenantes.
Tableau 4.Modèle du Plan de Travail Commun
Quoi? Qui? Où? Quand? Comment? Avec Indicateurs

Quoi? de suivi
Harmonisation des besoins en
formation
Élaboration du programme
conjoint des formations
Mobilisation des ressources
Faire le suivi du plan conjoint
Élaborer le Rapport sur
l’exécution du plan conjoint
27
Tableau 5. Modèle simplifié Mécanismes de gestion
Tâches Sous-tâche Responsables Ressources Coût

Repartir les Faire la proposition • Fournitures de
responsabilités de répartition bureau
• Reproduction
documents
Tenir des réunions • Documents de
d’adoption travail
• Canevas
répartition rôles
• Collation
• Indemnité
transport
Tenir des réunions
de gestion
Etablir les Préparer la • Fournitures de
mécanismes de proposition des bureau
coordination mécanismes • Reproduction
des documents
Tenir 8 réunions de • Fournitures
coordination par an • Collation
soit 2 réunions par • Indemnité de
trimestre transport
Procédures pour élaborer le Programme Conjoint
Ensemble, le groupe procède à :

- Identifier les besoins en formation ;
- Identifier les éléments/résultats communs ;
- Développer un plan de travail commun ;
- Evaluer la capacité du groupe à coordonner, gérer et assurer les ressources
nécessaires à la réalisation de la formation ;
- Préparer le document de Programme Conjoint ;
Le document du Programme Conjoint doit respecter le canevas en vigueur.
28
RESUME
Elaboration du plan de formation :
Le plan doit indiquer :

- Les objectifs qu’il se fixe exprimés par les thèmes ;
- Les structures de la zone de santé bénéficiaires de la formation ;
- Les cibles ;
- La durée
- Le lieu ;
- La période ;
- La source de financement ;
- Les ressources.
Elaboration du programme conjoint de formation dans la zone de santé :

Est un ensemble d’activités de formation programmées pour une période donnée dans
divers domaines de santé, pour divers agents et leurs budgets relatifs compris dans un
même plan de travail commun :
 concerne deux ou plusieurs structures de la zone de santé et leurs partenaires
respectifs ;
 dispose d’un document de programmation conjointe.
Le Canevas du Document du Programme Conjoint comprend :

Un plan de travail commun ;
Un budget ;
Un mécanisme de coordination ;
Un mécanisme de gestion ;
La signature/l’engagement des toutes les parties pour joindre le programme.
29
A partir des activités retenues lors de l’analyse des besoins en formation de la zone de
santé :
1. Elaborer pour chaque structure de la zone de santé un plan de formation annuel ;

2. Elaborer un plan conjoint de formation de la zone de santé.
30
CHAPITRE 4. GESTION ADMINISTRATIVE DES SESSIONS DE FORMATION
4.1 INTRODUCTION
Chaque session de formation est une réalité particulière, même pour le même type de
formation avec un même contenu. C’est pourquoi il faut la préparer, en bref l’organiser en
tenant compte de certains paramètres. Dans le présent chapitre nous développons
l’organisation d’une session de formation.

À la fin de ce chapitre, les participants doivent être capables gérer de manière administrative
des sessions de formation.

Lorsqu’ils seront appelés à gérer de manière administrative des sessions de formation, les
participants devront démontrer leur aptitude à :
 Déterminer les activités à mener avant, pendant et après une session de formation ;
 Déterminer les ressources nécessaires pour organiser une session de formation ;
 Etablir les rapports techniques et financiers d’une session de formation.
4.3.1 DETERMINATION DES ACTIVITES A MENER AVANT, PENDANT ET APRES UNE

SESSION DE FORMATION
4.3.1.1 Détermination des activités à mener avant une session de formation

Pour déterminer les activités de l’atelier/formation quatre étapes suivantes sont exigées :
- La rédaction des termes de référence de l’atelier/formation ;
- La rédaction du programme de l’atelier/formation ;
- L’identification des activités nécessaires à la réalisation du programme de
l’atelier/formation ;
- L’identification des activités nécessaires lors du suivi post-formation.
a) La rédaction des termes de référence

Le document intitulé « termes de référence » rédigé par les organisateurs de
l’atelier/formation fournit des renseignements sur :
- La raison d’être de l’atelier/formation ;
- Les objectifs de l’atelier/formation ;
- Les résultats attendus;
- La méthodologie utilisée;
- Les types de participants auxquels l’atelier est destiné ;
31
- Les facilitateurs responsables de la rédaction du programme de l’atelier de même
que les activités nécessaires à la réalisation de ce dernier ;
- Le lieu et les dates de l’atelier ;
- Les sources de financement pour assurer la couverture des frais des participants, des
facilitateurs, du matériel, des fournitures, etc.
La réalisation des termes de référence peut exiger plusieurs rencontres. Il est souhaitable
que cette activité soit déterminée au moins trois mois avant le début de l’atelier/formation.
Sur base des termes de référence, les organisateurs doivent rencontrer les facilitateurs pour
préparer le programme de l’atelier/formation.
b) La rédaction du programme de l’atelier/formation
Cette activité peut se dérouler sur une période de 3 à 7 jours, au moins 2 mois avant le
début de l’atelier/formation. Le programme de l’atelier doit comprendre les rubriques
suivantes :
- Les objectifs généraux de l’atelier/formation ;

- Les besoins d’apprentissage et les objectifs d’apprentissage ;
- Les méthodes et techniques d’apprentissage relatives à chaque objectif d’apprentissage
en fonction des connaissances habiletés et attitudes attendues ;
- Les activités d’apprentissage (les instructions sur les activités d’apprentissage et la
bibliographie) ;
- L’emploi du temps fondé sur la durée de chaque activité d’apprentissage ;
- Le programme détaillé (jour par jour et donnant des détails sur la conduite de
- La liste des documents de travail requis par objectif d’apprentissage et par activité
d’apprentissage ;
- La liste des documents devant être préparés par les facilitateurs ;
- La liste du matériel et de l’équipement didactique de même que des documents de
référence ;
- Le calendrier des activités à mener entre la fin de la rédaction du programme de l’atelier
et la fin de l’atelier/formation en spécifiant les personnes responsables de chacune
d’elles.
c) L’identification des activités nécessaires à la réalisation du programme

de l’atelier/formation
Cette activité relève de la responsabilité des organisateurs. Elle intervient tout juste
après la rédaction du programme de l’atelier. En règle générale, les domaines concernés par
cette activité sont les suivants :
- L’infrastructure de l’atelier/formation ;
- Les obligations officielles ;
- Les participants ;
- Les fournitures
- Le transport ;
- Le secrétariat ;
- La comptabilité.
32
Le tableau ci-dessous indique les principales activités relatives à chacun de ces domaines,
de même que leur période d’accomplissement.
Tableau 6. Principales activités relatives aux domaines de formation
RUBRIQUE ACTIVITES DELAI D’EXECUTION

(AVANT L’ATELIER)
1. Infrastructures 1.1. Visite de contrôle des Au moins une semaine
de l’atelier/ Infrastructures
2. formation
2.1. Prévoir des solutions de rechange Au moins un mois
sur les infrastructures
2.2. Explorer les possibilités des 3 mois
travaux sur le terrain
3. Obligation 3.1. Informer les autorités et obtenir 3 mois
leur accord
3.2. Décider des modalités de 1 mois
déroulement des cérémonies
d’ouverture et de clôture
3.3. Décider du nombre des invités 3 mois
pour la cérémonie d’ouverture
3.4. Envoyer les invitations pour la 14 jours
cérémonie d’ouverture
3.5. Envoyer les invitations pour la 1 semaine (avant fin
cérémonie de clôture atelier)
3.6. Envoyer les documents de 3 mois
l’atelier/formation aux facilitateurs
locaux
4. Participants 4.1. Préparer « note d’information 3 mois
générale » comprenant
information sur : hébergement,
dates de l’atelier/formation,
objectifs pédagogiques,
participants, facilitateurs,
obligations des participants
4.2. Inviter les participants 1 mois
4.3. Réserver chambres au lieu 1 mois
d’hébergement/d’hôtel
4.4. Confirmer les chambres du lieu 2 semaines
d’hébergement/d’hôtel et fournir
les noms …
4.5. Confirmer auprès des agences de Au fur et à mesure de
voyage, les dates de retour… l’arrivée des
participants
33
5. Fournitures 5.1. Vérifier la disposition sur le marché 3 mois
de bureau et local du matériel désiré…
transport
5.2. Commander les fournitures de 2 mois
bureau
5.3. Contrôler le matériel reçu 2 mois
5.4. Déposer le matériel didactique au 1 semaine
lieu de déroulement de
l’atelier/formation
5.5. S’assurer de la disponibilité d’un 1 mois
véhicule de liaison…
5.6. S’assurer de la disponibilité d’un 1 mois
véhicule approprié (s’il est prévu
des visites sur terrain)…
5.7. Si l’atelier/formation a lieu ailleurs 1 mois
qu’au lieu d’hébergement, prévoir
minibus…
5.8. Vérifier le fonctionnement du (ou 14 jours
des) véhicule (s)
6. Secrétariat 6.1. Etablir liste des tâches du 3 mois
Coordinateur de l’atelier et prévoir
contrat ou système de
compensation
6.2. Libérer totalement le 1 mois
coordonnateur de
6.3. Désigner et nommer 2 secrétaires
opérateurs de saisi, 1 chauffeur,
des facilitateurs locaux …suivant
exigence
6.4. Libérer totalement le personnel ci- 7 jours
dessus désigné
6.5. Installer le secrétariat au lieu de La veille
7. Comptabilité 7.1. Prévoir classeur des factures et 1 mois
autres documents comptables
7.2. Classer les factures par rubrique Avant et pendant
7.3. Enregistrer chaque jour les Avant et pendant
dépenses par rubrique
7.4. Arrêter les écritures… 2 jours avant fin atelier
7.5. Etablir le rapport financier 1 semaine après,
l’atelier
7.6. Déposer le rapport financier
34
Les organisateurs doivent créer des mécanismes de suivi périodique de ces activités.
Une semaine avant le début de l’atelier, les organisateurs et les facilitateurs doivent se
rencontrer au lieu de déroulement de l’atelier /formation pour :
- Revoir le programme de l’atelier/formation ;
- Contrôler les documents rédigés par les facilitateurs ;
- Préparer le contenu du kit des participants
- S’assurer que les dossiers des participants sont bien constitués (voir annexe 4) ;
- Superviser la distribution des dossiers des participants ;
- Contrôler les infrastructures de l’atelier (chaises, équipement audiovisuel, transport,
etc.)
- Contrôler les fournitures (transparents, marqueurs, crayons, blocs notes, gommes,
tableaux mobiles, rouleaux de papier pour tableaux mobiles, etc.)
- Vérifier les dispositions pour les cérémonies d’ouverture et de clôtures ;
- Contrôler les dispositions prises pour les pauses, etc.
d) Identification des activités nécessaires lors de la période du suivi post-

formation.
Dans le processus de management de la formation, l’évaluation et le suivi se placent

dans le contexte de la gestion de l’après formation.
Parmi les activités du suivi post-formation, il y a :
 La mise en place des dispositions pour que :

- Le formé soit mis en place au poste qu’il faut ;
- Les conditions du travail permettent au formé d’utiliser la formation reçue ;
- Les conséquences de la formation sur le terrain soient évaluées.
 La mise à disposition des moyens et instruments appropriés pour :
- Réaliser la supervision des formés (canevas);
- Mener des enquêtes CAP (Questionnaire d’enquête) ;
- Echanger d’expérience entre les personnels formés ;
- Visiter sur le terrain des personnels formés ;
- Opérer des enquêtes, entretiens avec les bénéficiaires ;
- Assurer la maintenance des acquis de la formation reçue :
 « Organiser des courtes sessions pour faire la « Dose de rappel » : C’est une formation
de courte durée destinée à rappeler les acquis et à faire un exercice d’application dans
le travail par le travail personnel ;
 Regrouper périodiquement le groupe des formés ;
 Organiser l’enseignement à distance ;
 Promouvoir l’autoformation.
35
4.3.1.2 Détermination des activités à mener pendant la formation
Durant la formation, il est planifié des activités qui doivent se dérouler pour que d’une
part l’organisation se prépare pour accueillir les participants et les mettre dans les
conditions d’apprentissage, et les participants se préparent à acquérir les nouvelles
connaissances pour améliorer leurs prestations.
Les principales activités pédagogiques qui se déroulent sont généralement :
- L’organisation des salles de classe ;

- L’enregistrement des participants ;
- La présentation des participants et des facilitateurs ;
- L’ouverture de la session de formation par la lecture du mot de bienvenu de l’autorité
compétente et de celui du partenaire technique et financier qui finance la session ;
- La lecture et la clarification des termes de référence de l’activité ;
- La soumission des participants au pré-test ;
- Le partage de l’agenda de la formation ;
- La mise à disposition des fournitures essentielles pour l’activité pédagogique ;
- La mise à disposition d’autres ressources matérielles indispensables à la tenue de la
session :
- Les facilitateurs organisent les animations des matières selon les méthodes et techniques
conformes aux directives de la Formation continue ;
- L’évaluation journalière des activités par les participants à la fin de la journée moyennant
une fiche d’évaluation ;
- La tenue régulière des réunions pédagogiques à la fin de la journée pour une auto-
évaluation visant à l’amélioration de la facilitation et de la méthodologie d’apprentissage
au regard des appréciations des participants.
- Au cours des heures non structurées, les participants sont conviés aux travaux
individuels et de groupes sous l’accompagnement des facilitateurs,
A la fin de la session, les participants sous soumis au pré-test et bénéficie des retro-
informations de la facilitation par rapport aux progrès enregistrés en comparaison des
niveaux de connaissances en termes de savoir, savoir-faire et savoir être à l’entrée et à la
sortie du processus de renforcement des capacités.
Ils sont également conviés à évaluer la session dans sa globalité pour aider l’organisation à
se remettre en question et de ce fait apporter des actions correctrices dans l’avenir. La
session se termine par une cérémonie de clôture présidée par l’autorité qui l’a ouverte ou
par son délégué et souvent précédée par le mot des remerciements des participants.
36
4.3.1.3 Détermination des activités à mener après la formation
Les activités à mener après une session de formation consistent en l’élaboration des
rapports de la formation et l’organisation des activités de post-formation
4.3.2. DETERMINATION DES RESSOURCES NECESSAIRES POUR LA SESSION DE FORMATION

A ORGANISER.
A partir des TDR de la session de formation, l’organisateur peut élaborer un cahier de

charges pour la session de formation. La charge portera principalement sur :
 La budgétisation prévisionnelle :
Celle-ci tient compte de différents coûts :
- Les coûts directs sont liés aux frais pédagogiques, inscriptions, honoraires des
formateurs, frais de séjour et de déplacement des participants, conception et édition de
documents, les fournitures de bureaux, la location de la salle, les frais de
communication (téléphonique et WEB) ;
- Les coûts indirects, liés à la gestion comprennent le prix du service de formation et
l'amortissement éventuel d'équipements spéciaux.
 La mise à disposition d’autres ressources matérielles indispensables à la tenue de la

session :
Les documents rédigés par les facilitateurs :
- Constitution des dossiers des participants (voir annexe 4) ;

- Constitution des kits des participants;
- Infrastructures de l’atelier/formation (chaises, équipement audiovisuel, transport, etc.) ;
- Fournitures (transparents, marqueurs, crayons, blocs notes, gommes, tableaux mobiles,
rouleaux de papier pour tableaux mobiles, etc.) ;
- Dispositions pour les cérémonies d’ouverture et de clôtures ;
- Dispositions prises pour les pauses, etc.
37
4.3.1.1 Organisation d’une salle de formation : en bistrot (cette figure nous montre une
disposition en bistrot et non en U
En outre je ne vois pas la pertinence de cette figure ici d’autant plus qu’il n’y a aucun texte
qui lui fait référence
4.3.3. ETABLISSEMENT DES RAPPORTS D’UNE SESSION DE FORMATION.
A la fin de toute session de formation, Il est recommandé de produire deux types de

rapports à savoir : le rapport technique et le rapport financier.
4.3.1.1 Le rapport technique
Le rapport technique est constitué de deux grandes parties :
a) Le rapport technique qui le résumé les activités pédagogiques et leurs résultats (voir
annexe 3).
b) Le rapport narratif qui comprend :
1) Contexte ou cadre de la mission.

2) Résumé du travail effectué.
3) But de la formation.
4) Objectifs de la formation.
5) Objectif Général.
6) Objectifs Spécifiques.
7) Résultats obtenus.
8) Méthodologie.
9) Déroulement (résumé des rapports techniques journaliers).
10) Résultats de l’évaluation.
11) Pré- et Posttest.
12) évaluations journalières (tendances illustrées par des graphiques).
38
13) évaluation finale.
14) Recommandations.
ANNEXES
- Horaire des sessions ;

- Rapports techniques journaliers ;
- Compte rendu des rapports pédagogiques journaliers ;
- Liste générique des participants ;
- Autres informations utiles.
4.3.1.2 Le rapport financier
Le rapport financier est destiné à la structure ou à l’organisation qui a assuré l’appui

financier, à la hiérarchie, aux organisateurs et aux facilitateurs.
Les buts du rapport sont :
 De comptabiliser toutes les dépenses ;

 De fournir une base d’estimation des coûts pour les ateliers à venir ;
 De déterminer les rubriques comptables susceptibles de générer des économies.
Le rapport financier doit être rédigé par le gestionnaire de l’atelier ou par la personne
responsable de la gestion des fonds. Les dépenses supportées par d’autres organisations
doivent être notées pour mémoire. Le rapport doit être vérifié par les organisateurs avant sa
parution.
Pour faciliter la rédaction du rapport financier, le gestionnaire de l’atelier doit obtenir les
factures ou préparer les pièces comptables pour tout type de dépense, les classer par
rubrique budgétaire et faire ressortir les soldes quotidiens en utilisant les formulaires A et B
ci-dessous :
Tableau 7. FORMULAIRE A LIVRE JOURNAL
RUBRIQUE :
MONTANT ALLOUE :
Date Dépense Solde Observations
39
Tableau 8. FORMULAIRE B BILAN DE CLOTURE DES COMPTES
MONTANT TOTAL ALLOUE :

Rubrique Montant alloué Dépense Solde N° de la Observation
facture
40
RESUME
Les activités à mener avant, pendant et après une session de formation comprennent :
- La rédaction des termes de référence de l’atelier/formation ;
- La rédaction du programme de l’atelier/formation ;
- L’identification des activités nécessaires à la réalisation du programme de
- L’identification des activités nécessaires lors du suivi post-formation.
Les ressources nécessaires pour organiser une session de formation sont formalisées dans
les TDR de la session de formation d’un cahier de charges. Ce cahier des charges portera
sur la budgétisation prévisionnelle et La mise à disposition d’autres ressources matérielles
indispensables à la tenue de la session.
L’établissement des rapports d’une session de formation comprend 2 types de rapports. Il

s’agit du rapport technique et du rapport financier.
41
Le BCZS se prépare d’organiser une session de formation sur le SNIS/DHIS2 en faveur

des prestataires de structures de soins de la zone de santé. Veuillez élaborer les termes de
référence pour matérialiser l’activité.
42
CHAPITRE 5. SUIVI ET ÉVALUATION DU PLAN DE FORMATION DE LA ZONE
DE SANTE
5.1 INTRODUCTION
On élabore un plan de formation des agents de santé pour leur permettre d’acquérir
des qualités de niveau acceptable de ce qu’ils font pour le service, la communauté et la
société en général. Pour mieux apprécier le comportement plus efficace acquis, ces agents
doivent être suivis sur le terrain à travers l’évaluation du plan de formation. Le présent
chapitre développe les informations sur le suivi et l’évaluation des activités de la formation.
À la fin de ce chapitre, les participants doivent être capables d'assurer le Suivi et l’évaluation
du plan de formation de leur zone de santé.

Lorsqu’ils auront à assurer le suivi et évaluation du plan de formation de leur zone de santé,
les participants devront être capable de :
 Définir les indicateurs appropriés du suivi des activités de formation ;

 Utiliser les outils appropriés pour le suivi des activités de formation ;
 Evaluer les résultats d’un plan de formation.
5.3.1 LE SUIVI DES ACTIVITES DE FORMATION
Le suivi et Evaluation des activités et du plan de formation/programme conjoint

s’inscrit dans le cadre général de suivi défini par la Zone de Santé. Cependant il est impératif
de tenir compte des spécificités par rapport à la gestion du programme de formation
continue.
5.3.2 SUIVI DES ACTIVITES DU PLAN DE FORMATION
Le suivi consiste à suivre de manière régulière, l’évolution des éléments principaux de

performance du programme conjoint de la zone de santé.
L’objectif général du suivi du plan ou programme conjoint est de comparer les réalisations
aux prévisions en rendant possible une mise en évidence des écarts (en référence aux
objectifs et à leurs performances).
43
Pour offrir la meilleure vision possible de la performance de la gestion de la formation,
l’Equipe Cadre de la Zone de Santé devra recourir à des indicateurs descriptifs et des
indicateurs analytiques qui se compléteront à cet effet.
Et, pour un tableau de bord pertinent et percutant, permettant de mettre en valeur le pôle
formation auprès de la hiérarchie, il s’agira d’effectuer une véritable sélection des
indicateurs les plus utiles et les plus percutants, et non de viser l'exhaustivité.
Le meilleur moyen pour la zone de santé de mettre en évidence l'efficience et l'efficacité de

la formation, est d'utiliser un tableau de bord regroupant des indicateurs clés.
1. Les indicateurs
a) Les indicateurs descriptifs
Les indicateurs descriptifs, appelés également indicateurs de gestion, permettent

d’évaluer le déroulement du plan de formation.
Parmi ces indicateurs, on distingue ainsi :

- Le listing du nombre de participants et du nombre d’heures de formation ;
- La durée moyenne d’une session de formation ;
- Le taux de présence aux sessions ;
- Le taux des formations réalisées/annulées ; 
- La proportion des personnels, prestataires agents ayant suivi une ou plusieurs
formations ;  
- La répartition des catégories professionnelles par thème de formation, catégorie
(Médecin, Pharmaciens, Infirmiers, ReCo…), niveau (BCZ, HGR, CS, Communauté)… ; 
- Le ratio Homme/femme par domaine de formation ;
- Les Ratios par nature des formations suivies (Obligatoires, lesquelles/non obligatoires) ;
- La durée moyenne des formations suivies ;
- Proportion des ateliers résidentiels ;
- Pourcentage des non formés dans un domaine de formation.
Indicateurs de Performance
Ils peuvent concerner :

 Les Indicateurs du programme :
Le Feedback des participants sur :
- Le Contenu ; 
- La prestation ;
- La pertinence ;
- L’habilité du formateur.
Ce feedback est consolidé et assuré aux formateurs pour le développement futur du

programme et leur prestation.
44
 Les Indicateurs Administratifs :
Le Feedback des participants avec des inputs des formateurs et des gestionnaires sur :
- Service d’hébergement ;
- Restauration ;
- Matériels ; 
- Supports des formateurs …
Des indicateurs de gestion plus subjectifs peuvent être également utilisés :
- L'ensemble des parties prenantes ont-elles bien été impliquées (ECZ, hiérarchie,
partenaires, responsables des structures bénéficiaires, formateurs, les cibles de la
formation) ;
- L'analyse des besoins en compétences a-t-elle été correctement effectuée ?
- Le contenu du programme de formation perçu comme adapté ?
- Pour des formations multidisciplinaires : Représentativité de chaque catégorie
professionnelle, du genre ...
Ainsi, ce cadre conceptuel doit permettre à la zone de santé de suivre avec la meilleure
visibilité possible la gestion de la formation pour mieux la réguler et pour pouvoir
communiquer avec transparence.
A) Les indicateurs de coûts
Des indicateurs de coûts sont également nécessaires dans l’évaluation de la formation. Ainsi,
on identifiera :
- Le montant des honoraires des formateurs ;
- Le montant de la prise en charge des participants (logement, restauration, transport…) ;
- Les frais de communication …
Les coûts indirects imputables à la formation :

- Le budget alloué à la formation (comparatif prévisionnel/réalisé) ;
- Les frais de location des locaux par jour ;
- Le coût unitaire de formation (le budget total divisé par le nombre des participants et
par le nombre de jours de formation)… ;
- Le montant des honoraires des formateurs par personne et par jour ;
- Le perdiem des participants par personne et par jour ;
- Les frais d’hébergement pour une session résidentielle : moyenne par personne et par
jour ;
- Les frais de restauration par participant et par jour ;
- Des frais de déplacement et des éventuels achats de matériel ;
- La répartition des dépenses de formation ;
- Les frais de communication par jour.
45
b) Les indicateurs analytiques
Les indicateurs analytiques ont une substance plus qualitative que des indicateurs
simplement descriptifs et peuvent combiner plusieurs indicateurs pour en créer un.
Ils s'attarderont sur :
- La qualité du dispositif de formation ;

- Son efficience (efforts pour atteindre les résultats) ;
- Son efficacité (adéquation résultats-objectifs) ;
- Le nombre de jours d’absence pour raison de formation ; 
- Information/communication sur la formation (séances d'information, diffusion des
directives, transmission à temps des directives, TDR, invitations…) ; 
- Distribution de Livret de participant, instructions sur les formalités administratives…
c) Les Tableaux de bord
Il est recommandé de ne pas utiliser tous les indicateurs de façon exhaustive, au risque
de noyer les informations percutantes parmi les autres. Un savant dosage et le choix
d’indicateurs parlant et répondant à de vrais problématiques de la formation au niveau de la
zone de santé seront plus utile à l’ECZ et à la hiérarchie.
Ainsi, selon les objectifs de la zone de santé et les priorités de la période, les indicateurs à
consigner dans le tableau de bord devront couvrir les coûts de la formation, d’en mesurer
l'efficience ou d’en mesurer l’efficacité. Des indicateurs descriptifs et des indicateurs
analytiques se compléteront pour offrir la meilleure vision possible de la performance de la
gestion de la formation.
Une fois ces indicateurs définis avec pertinence, il s’agit alors pour la zone de santé de les
mettre en rapport avec l’ensemble des coûts engagés, qu’il s’agisse de coûts directs ou de
coûts cachés.
5.3.3. EVALUATION DES RESULTATS DU PLAN DE FORMATION

1. Comment Evaluer la Formation
Vers un nouveau plan...
Le plan de formation ne doit pas être perçu comme un processus linéaire, mécanique,
mais bien comme un mouvement dynamique dans lequel chaque étape informe les autres.
Voilà une série de questions que l’on pourrait se poser collectivement :
Evaluer les résultats du plan
Ceci nous renvoie d’abord aux priorités qui ont été fixées et aux objectifs qui ont été
définis au préalable. Si des priorités n’ont pas été dégagées clairement et/ou si les objectifs
n’ont pas été définis de manière suffisamment précise,
46
Vous allez rencontrer immanquablement des difficultés à ce stade-ci du travail.
- Ce que nous avons réalisé correspond-il aux priorités fixées ? 

- L’effort de formation est-il en lien avec les grandes orientations définies ?
- Dans quelle mesure avons-nous atteint nos objectifs ?
En outre, deux questions peuvent être posées plus particulièrement : 
- Qui a ou qui n’a pas accès aux formations dans notre zone de santé ?
- La démarche a-t-elle amélioré les compétences de nos équipes en termes de l’offre des
services de qualité à la population?
Evaluer le processus, la démarche de travail
Evaluer le processus est un travail intéressant à mener dans la mesure où améliorer le

processus permet d’améliorer le résultat (voir aussi diagramme ci-dessous pour des pistes de
questionnement ; figure 4).
- Quelles sont nos pratiques de formations (durée moyenne, formation en résidentiel ou

en externe...) ? Ont-elles changé ?  
- Quels types de formation sont suivis ou pas dans la zone de santé ?
- Le plan a-t-il produit du changement à ce sujet ?  
- La formation a-t-elle été la bonne réponse aux besoins identifiés ?
- N’y a-t-il pas d’autres voies, plus efficaces, voire moins coûteuses en temps et en argent
? 
- Les méthodes choisies lors de la réalisation des différentes étapes sont- elles adéquates
(exemple : choix de former un groupe de discussion pour l’analyse des besoins en
compétences) ?  
- Nous sommes-nous concertés suffisamment ? Echangeons-nous davantage entre nous
sur les questions de formation ?  
- Sommes-nous capables de redéfinir, d’adapter le plan qui s’achève pour l’exercice
suivant ?
Diagramme des causes
Les procédures
utilisées pour L'organisation des
concevoir le plan de formations
La stratégie de la ZS : formation : • mieux gérer le
budget 
 clarifier ses valeurs, défis,  mieux • rédiger plus
priorités identifier ses clairement le
 mieux identifier ses besoins en cahier des charges
besoins en formation  Effets du
formation  impliquer plan de
La méthode de davantage
Se soucier les du transfert des acquis :
davantage formation
formation : acteurs
 changer le type de • s'assurer que ce transfert est faisable
formation • mettre en place un soutien social
 changer de formateur  
Figure 4 Diagramme des causes
47
RESUME
Le suivi consiste à suivre de manière régulière, l’évolution des éléments principaux de

performance du programme conjoint de la zone de santé.
L’objectif général du suivi du plan ou programme conjoint est de comparer les réalisations
aux prévisions en rendant possible une mise en évidence des écarts (en référence aux
objectifs et à leurs performances).
Pour offrir la meilleure vision possible de la performance de la gestion de la formation,
l’Equipe Cadre de la Zone de Santé devra recourir à des indicateurs descriptifs et des
indicateurs analytiques qui se compléteront à cet effet.
L’évaluation de la formation concerne les résultats et le processus d’un plan de formation :

Pour les résultats, elle vérifie les priorités qui ont été fixées et aux objectifs qui ont été
définis au préalable. Pour le processus elle s’intéresse à la démarche utilisée pour atteindre
les objectifs définis.
48
EXERCICE
En vous référant à deux sessions de formation que l’ECZ a organisées en faveur de ses
prestataires lors de deux dernières années,
1. Veuillez identifier les forces et les faiblesses que vous auriez dégagées.
2. Proposez des pistes de solutions au regard des faiblesses identifiées pour améliorer les
formations dans l’avenir.
49
ANNEXES
Annexe 1.
Tableau 9. Responsabilités et outils de gestion d’une session de formation
ETAPES CGF ORGANISATEUR STRUCTURE DE COORDINATION
Action Outils Action Outils
GESTION DES PROGRAMMES DE FORMATION
Détermination Identifier les 1. Fiche Intégrer, harmoniser, 2. Fiche synthèse

des besoins en besoins en d’évaluation des consolider les besoins des besoins en
formation formation pour besoins en en formation de tous formation
le sous-secteur formation les sous-secteurs ou
ou le service service.
Planification Elaborer le plan 3. Plan annuel des  Vérifier le respect 4. Fiche technique
sous sectoriel des formations formations des normes et de planification
des activités de du sous-secteur instructions en d’une formation
formation matière de
planification des
formations
 Compiler les
plans sous-sectoriels
et produire les plans
conjoints (annuel,
semestriel
trimestriel).
Programmation Elaborer le Elaborer le 5. Programme
conjointe des calendrier des plan/programme annuel conjoint
activités de formations pour conjoint. des formations
formation le sous-secteur
ou service
Exécution du Exécuter les Coordonner et 6. Fiche de
programme programmes de Superviser renseignements
conjoint formation l’exécution des individuel pour
programmes de formateur
formation.
50
Evaluation des Evaluer(1) 7. Rapport des Evaluer l’efficacité et 8. Relevé annuel
programmes de l’exécution formations l’efficience de des formations
formation effective des réalisées l’ensemble des planifiées et
formations, (2) programmes de réalisées
l’efficacité et formation
l’efficience de
ses propres
programmes de
formation
51
Annexe 2a
République Démocratique du Congo
Ministère de la Santé
STRUCTURE :………………………..
FICHE D’EVALUATION DES BESOINS EN FORMATION pour l’année..........
Tableau 10 . FICHE D’EVALUATION DES BESOINS EN FORMATION

Catégorie ou Domaine Problèmes identifiés et Pour le problème identifié :
niveau d’analyse susceptibles d’être résolus par Indicateur approprié ? et son niveau
d’évaluation des la formation actuel ?
besoins Indicateur Niveau de l’indicateur
1. Besoins Niveau de -
communautaires satisfaction de la -
population devant -
la qualité des -
services fournis -
par le système de
santé
Utilisation des -
services -
-
-
État de Santé de la -
population -
(profil -
épidémiologique) -
-
2. Besoins du - Disponibilité des -
Système compétences - à
Sanitaire différents postes -
du système
Sanitaire
Exécution des
tâches selon les
normes/ Directives
3. Besoins des Demande Nombre Type de formation Lieu
agents de Santé formation d’agents demandée
exprimées par les
agents dans le but
de :
- recyclage ;
- formation
complément
aire ;
- assumer des
nouvelles
fonctions ;
- stage de
perfectionne
ment etc...
Fait à............................................le........./......./....... Noms :
Fonctions :
52
Annexe 2b
Secrétariat Général
Province :
FICHE SYNTHESE DES BESOINS EN FORMATION

Année :……………
Tableau 11 . FICHE SYNTHESE DES BESOINS EN FORMATION
Structures
N° BESOINS IDENTIFIES ciblées Cibles Observations
Catégorie Nombre
Annexe 3a
Plan Annuel Conjoint des Formations
Zone de Santé :………………………………………………………………

Année : 20……
Bud
get
Pré
Structu vu
Durée(j)
res (en
Dom Thème de la bénéfic Li Source USD
aine Formation iaires Cibles eu Mois Financement )
Nombre
Caté Trim Partenaire Baill

gorie 1 Trim 2 Trim 3 Trim 4 d'appui eur
1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 11 12
TOTAL
53
Annexe 3b
Plan de Formation Trimestriel

Zone de Santé de :
Trimestre……….Année :…………
Plan Trimestriel Conjoint de Formation
Tableau 12 Plan Trimestriel Conjoint de Formation
Struc
tures
Thème de béné Budget
Durée(j)
Do
mai la ficiair Lie Source Prévu
ne Formation es Cibles u Mois Financement (en USD)
Cat
Nb
égo Partenaire Baill
re
rie …………. …………. ………… d'appui eur
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Pour le Groupe de Travail de la Formation Contenue

Le Point Focal VISA du MCZ :
Nom : Nom :
Signature : Signature :
54
Annexe 3c
Zone de Santé de :
RELEVE ANNUEL DES FORMATIONS PLANIFIEES ET REALISEES
Tableau 13 RELEVE ANNUEL DES FORMATIONS PLANIFIEES ET REALISEES
Formations Prévues dans le Plan

Réalisations
Conjoint
Personnels/
Source
Domai agents ciblés
Thème Structu Financemen
ne Nbre Coût
formatio res Dates Lieu Durée t
pers. (USD)
n ciblées (Partenaire/
Caté Nbre Formé
Bailleur)
gorie prévu s
EN
VRAC
/KIN 7jrs JICA 22500
TOTAL 160000
Fait à Kinshasa, le
01 Janvier 2014
Noms Fonctions Signature
Directeur …………………………
55
Annexe 3d
Tableau 14. Fiche Technique de planification d’une formation
République Démocratique du Congo

Secrétariat Général
Direction de Formation Continue
FICHE TECHNIQUE DE PLANIFICATION D'UNE FORMATION
Thème de la formation :
I. INFORMATIONS GENERALES
1.1. Identification du Service Organisateur
Dénomination :
Adresse : CODE Adresse postale:

Province: E-mail:
District : Téléphone:
ZS : Code d'Appel:
Phonie : Fréq.: heure:
1.2. EVALUATION DES BESOINS EN FORMATION
1.2.1. APPROCHE (encerclez le numéro correspondant à l'approche utilisée)

La structure organisatrice a procédé elle-même à l'identification des besoins, planifié les
1 formations et présenté le projet à l'Intervenant pour financement
Les besoins en formation ont été identifiés par une structure extérieure (structure
2 hiérarchique, partenaire d'appui,…)
3 Autre (à spécifier)
1.2.2. Besoins en formation (décrire brièvement les problèmes identifiés et susceptibles d'être résolus par
cette formation)
▪
▪
1.3. Cibles de la Formation:

Superviseurs directs des agents
Structure/Institution à former (leurs fonctions dans
Catégorie Nombre de provenance l'institution ou structure)
Prérequis exigés des agents à former :

▪
▪
▪
▪
▪
1.4. Profil des formateurs requis
56
Catégorie Qualification Expérience requise Formations requises
1.5. Lieu de la formation (si information disponible):
1.6. Temps:
▪ Date/Période prévue : ▪ Durée :
1.7. Type de session (cochez): session continue Résidentielle

session discontinue n Résidentielle
II. INFORMATIONS PEDAGOGIQUES

2.1. But de la Formation
2.2. Objectifs d'apprentissages
A. Objectif Général :
B. Objectifs spécifiques:
57
Tableau 15 PLAN DE FORMATION
Objectif
Spécifique N°…..:
Contenu Méthodologi
(réf. e Méthodes
Objectifs Informations d'apprentissa Média d'Evaluati
Opérationnels utiles) ge s on Durée
Théo
rie Pratique Totale
Durée
totale
58
Annexe 4a
Zone de Santé :
RAPPORT DE FORMATION REALISEE
(Remplir une fiche par formation)
I. INFORMATIONS GENERALES
1.1. Thème(s) de la formation :
1.2. Niveau, Structures et Catégorie d’agents ciblés
Tableau 16. RAPPORT DE FORMATION REALISEE
NIVEAU AGENTS FORMES

(central, intermédiaire STRUCTURE(S)
ou périphérique) Catégorie (fonctions) Nombre
TOTAL
1.3. Lieu de la Formation :……………………………………………………...

1.4. Durée Totale : ……………………………………………………
1.5. Type de session : session continue : Date du……………au ………..
session discontinue : (1) du………….au………….
(2) du………….au…………...
(3) du………….au……………
(4) du …………au……………
Résidentielle Non résidentielle
1.6.Formateurs
Tableau 17.Formateurs
Noms Qualifications Service Fonctions
59
1.7.structure ayant: (1) identifié les besoins en formation : ……………………………
(2) élaboré le plan de formation : ……………………………
(3) élaboré les outils pédagogiques : ……………………………
(4) exécuté la formation :………………………………………..
1.8. Intégration : a-t-elle été intégrée au plan conjoint du niveau central ou provincial
(répondre suivant le niveau où l’on se trouve) ?  OUI
 NON
II. INFORMATIONS PEDAGOGIQUES
2.1 Objectifs d’apprentissage
Tableau 18.Objectifs d’apprentissage
% des Participants ayant atteint de façon satisfaisante

l’objectif (ou estimation du niveau d’atteinte de
N° OBJECTIF
l’objectif par les participants)
2.2 Modules de formation et autres documents pédagogiques utilisés
Tableau 19 .Modules de formation et autres documents pédagogiques utilisés
Elaboré par
N° Titre (service/Structure/Prog Année de validation
ramme) :
60
2.3 Evaluation et Recommandations
2.3.1 Evaluation de la session par les Participants
Tableau 20 Evaluation de la session par les participants
POINTS FORTS
POINTS FAIBLES
2.3.2 Suggestions pour les sessions à venir

(Recommandations faites par les formateurs, apprenants et organisateurs après la
formation)
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------
III. FINANCES
3.1. Budget de la formation (en USD)
 Coût total (USD) : …………………………….
 Coût par participant par jour : …………………………….
3.2. source de financement
 ONG/Organisation gestionnaire : …………………………………

 Bailleur des fonds :……………………………………………..
61
IV. GESTION DE L’APRES-FORMATION
4.1. Mesures prises pour :

1°/. Mettre l’apprenant dans des conditions telles qu’il puisse utiliser ses nouvelles
aptitudes, compléter et confirmer sur le tas ce qu’il a acquis pendant la
formation (conditions de travail):
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………
2°/. Maintenir des acquis (sessions de rappel sur les connaissances/pratiques
acquises) :
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
4.2. Organisation du Suivi des formés
* Personne chargée de la coordination du suivi : Nom :

Service/ Structure :
Fonctions :
Tableau 21. Personnes devant exécuter le suivi :
Noms Structure/ Services Fonctions
Tableau 22 Décrire les principaux indicateurs choisis pour le suivi de la performance des
formés :
Indicateur Niveau acceptable de performance
62
Annexe 4b
Le dossier des participants
La Zone de Santé garde un dossier complet de chaque activité de formation et peut fournir,
sur demande, une copie de l’attestation de participation ou de réussite de chaque
participant pour une période d’au moins sept (7) ans.
Il faut conserver les dossiers en sécurité et respecter les mesures de confidentialité
prescrites par les différentes lois en vigueur.
Le dossier de participant doit contenir les renseignements suivants :
 Nom de l’organisateur de la formation et de l’organisation qui finance la formation ;

 Nom du participant et numéro de dossier permettant de l’identifier clairement;
 Titre de l’activité de formation suivie (et son numéro, s’il y a lieu);
 Dates de début et de fin de l’activité de formation;
 Rapport de participation ou note d’évaluation;
 Description sommaire des objectifs de l’activité de formation;
 Nom du formateur ou de l’équipe de formateurs responsables de la formation;
 Nom du formateur ou des membres de l’équipe qui ont participé à l’élaboration ou à
la réalisation de l’activité de formation, le cas échéant.
63
BIBLIOGRAPHIE
1. Ministère de la Santé Publique RDC – Normes et Directives Relatives à la Formation

Continue des Ressources Humaines de Santé en RDC - Janvier 2017
2. Ministère de la Santé Publique RDC –FORMATION EN MANAGEMENT DES SOINS DE
SANTÉ PRIMAIRES - Module Formation des Formateurs édition 2006
64

Module Gestion de La FORMATION CONTINUE 30relu - RB

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REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO

MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE,

FORMATION DES EQUIPES CADRES DES ZONES DE SANTE

MODULE FORMATION CONTINUE

TABLE DES MATIERES ................................................................................................................. 2

1. BCZ : Bureau Central de la Zone de Santé

Tableau 1 Comparaison des pratiques de formation « traditionnelles » et de la formation

Figure 1 Cycle de la Formation Continue ................................................................................... 5

2.1 Objectif général

2.2 Objectifs spécifiques

De façon spécifique, à la fin de ce module, les participants doivent être capables de :

 Les concepts et notions de base en rapport avec la Formation Continue ;

Compétence 1 : Concevoir des documents et outils de travail de façon créative et

Le Ministère de la santé, via la Direction de formation continue organise une réunion

Au cours de cette réunion, le directeur vous confie la tâche de monter un dispositif de

1.2. OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE

1.2.2. Objectifs Opérationnels

1.3. INFORMATIONS UTILES

1.3.1. Concepts et notions de base en Formation Continue

1.3.1.1. La formation initiale

1.3.1.2. La Formation continue ou formation en cours d’emploi

La formation en cours d’emploi est l’ensemble des expériences qui suivent la

- préserver la qualité de leur travail et à bien exploiter les ressources disponibles ;

1.3.1.3 Différences d’approche entre formation initiale et formation continue

Tableau 1 Comparaison des pratiques de formation « traditionnelles » et de la formation

Activités du service Formation « traditionnelle » Formation vue comme

Intégration des Programmation

Figure 1 Cycle de la Formation Continue

1.3.2.1. La détermination des besoins en formation

Les besoins sont identifiés au niveau de différentes structures du Système de Santé à

- Inspection Générale de la Santé et ses Directions, Secrétariat Général et ses Directions

La structure de Coordination de la Formation Continue à tous les niveaux assure le

1.3.2.2. La planification sous sectorielle des activités de formation

Il s’agit de l’intégration, par la Structure de Coordination de la FC et les parties

1.3.2.4. L’exécution de programme conjoint

C’est la mise en œuvre de programme de formation planifiée conjointement. Cette phase

1.3.2.5. L’évaluation de programme de formation

- L’évaluation conjointe du programme de formation (Structure de Coordination de la

Le cycle de gestion de la formation continue est un outil de coordination des activités de la

1. Selon votre expérience dans le domaine de la formation, donner la différence

2. Comment pensez-vous appliquer le cycle de gestion de formation dans votre zone de

Le processus de formation comme la planification qui commence par l’analyse de la

2.2 OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE

2.2.1 Objectif Spécifique

2.2.2 Objectifs Opérationnels

1. Enumérer les préalables pour la définition des besoins en formation.

2.3 INFORMATIONS UTILES

2.3.1 PREALABLES POUR LA DEFINITION DES BESOINS EN FORMATION

 La capacité des personnels de santé et agents communautaires à répondre aux besoins

De façon générale il s’agira de dégager l’écart entre la performance visée dans le

2.3.2 ANALYSE DES BESOINS EN FORMATION

2.3.2.1 QU’EST-CE QUE L’ANALYSE DES BESOINS ?

C’est un effort systématique de réflexion, d’observation, d'entretien et de collecte de

 Un besoin représente l’écart ou la différence entre un résultat désiré et un résultat

Figure 2. Exemple d'un besoin pour un Hôpital Général de Référence

Résultat désiré Maintenir à 80 % le taux de recouvrement des

BESOIN ou ÉCART = RÉCUPERER 40 % DES CRÉANCES DUES

Résultat actuel Cette année, l’HGR n’a pu recouvrir que

La Formation Continue dans le Système de Santé de la RDC doit répondre à 3 grandes

- Les problèmes auxquels la communauté doit faire face ;

a. Les besoins communautaires peuvent s’exprimer de 3 façons :

- L’insatisfaction devant la qualité des services fournis par le système de santé ;

b. Les besoins du système de santé :