GUIDE

UTILISATEUR

DEMATERIALISATION DE LA CHAINE
COMPTABLE ET FINANCIERE
1

Phase d’ordonnancement - Version Cible - Edition Janvier 2021

 PREAMBULE

Dans le cadre de la continuité des efforts consentis en matière de modernisation de

l’administration, de simplification des procédures et de fluidification des circuits d’exécution
des opérations financières et comptables de l’Etat, la Trésorerie Générale du Royaume a mis
en place un dispositif de dématérialisation de la chaîne comptable et financière de l’Etat, en
coordination avec ses partenaires notamment, la Cour des comptes.

A cet effet, une première version du module portant sur la dématérialisation de la chaine
comptable et financière a été déployée depuis le 27 Juin 2020 intégrant des fonctionnalités
qui permettent aux services ordonnateurs et aux comptables assignataires de joindre et
d’échanger les documents et pièces justificatives lors des phases d’engagement et
d’ordonnancement de la dépense.

Cette version qui consiste en premier lieu en une expérimentation par l’ensemble des acteurs
en vue de s’approprier lesdites fonctionnalités et de réunir les prérequis nécessaires pour la
numérisation et le téléchargement (acquisition des scanners, débits réseaux,..). En second
lieu, il s’agit d’assurer la transition de l’exercice 2020 à l’exercice 2021 tout en maintenant
l’échange à la fois sous format papier et électronique durant le 1er trimestre de l’exercice
2021, avant d’être exclusivement dématérialisés à partir du 1er avril de la même année.

Ainsi, le présent guide d’utilisateur a pour objectif de décrire les fonctionnalités

supplémentaires et avancées de la « Phase d’ordonnancement » sur GID qui seront utilisées
en marche double en vue de s’y familiariser et s’y adapter avec l’organisation qu’il faut selon
le cas pour accompagner les différents intervenants.

2
 PREAMBULE SOMMAIRE

PARTIE I : PHASE D’ORDONNANCEMENT

CHEZ L’ORDONNATEUR : AGENT CHARGE DE L’INSERTION DES PIECES JUSTIFICATIVES

I.1 – GENERATION DE L’ORDONNANCE DE PAIEMENT……………..……………………………………………..………..…..….5
I.2 –INSERTION DES PIECES JUSTIFICATIVES…………………………………………………………………………………….…….…..6
I.3 – ATTESTATION DE L’AUTHENTICITE DES DOCUMENTS ET PIECES JUSTIFICATIVES AYANT FAIT L’OBJET
D’UNE DEMATERIALISATION DUPLICATIVE ………………..…………………………………………………………………………..…..9

CHEZ L’ORDONNATEUR : LE SIGNATAIRE

I.1 – CONTROLE DES PIECES JUSTIFICATIVES……………..……………………………………………..………..……………….……16
I.2 –SIGNATURE DE L’ORDONNANCE DE PAIEMENT………………………………………………………………………….……..20
I.3 – TRANSMISSION DE L’ACTE ………………..……………………………………………………………………………………………..25

CHEZ LE COMPTABLE : LE VISEUR

I.1 - ENREGISTREMENT DU COURRIER ENTRANT………………..………………………………………………………………….…..27
I.2 - AFFECTATION ET REAFFECTION DU COURRIER ………………..………………………………….……………………………..28

CHEZ LE COMPTABLE : L’AGENT CHARGE D’ETUDE

I.1 – ETUDE DES PIECES JUSTIFICATIVES DE L’ORDONNANCE DE PAIEMENT………………..………………………….. 31
I.2 – CHOIX DE DECISION DE CONTRÔLE………………..………………………………………………………..……………………….. 34

CHEZ LE COMPTABLE : LE VISEUR

I.1 - CONTROLE DES PIECES JUSTIFICATIVES……………………………………………………………………………………………. 38
I.2 – VISA DE LA DECISION DE CONTROLE DES ORDONNANCES DE PAIEMENT……………………………..…………40
I.3 – TRANSMISSION DE L’ACTE…………………………………………………………………………………………………………..……44

CHEZ L’ORDONNATEUR : LE SIGNATAIRE

I.6 – PRISE EN CHARGE (PEC) DE L’ORDONNANCE DE PAIEMENT ……………..……………………..……….……………..46

PARTIE II : RETOUR AVEC OBSERVATIONS

CHEZ LE COMPTABLE : L’AGENT CHARGE D’ETUDE

II.1 - INSERTION DE LA NOTE D’OBSERVATIONS………………..…………………..…………………………………………………..50
II.2 - ATTESTATION DE L’AUTHENTICITE DES DOCUMENTS ET PIECES JUSTIFICATIVES AYANT FAIT L’OBJET
D’UNE DEMATERIALISATION DUPLICATIVE………………..…………………………….………………………………………………..53

CHEZ LE COMPTABLE : LE VISEUR

II.1 - CONTROLE DES PIECES JUSTIFICATIVES…………………………………………………………………………………………….58
II.2 – VISA : RETOUR AVEC OBSERVATIONS………………………………………………………………………………………………60
II.3 – TRANSMISSION DE L’ACTE…………………………………………………………………………………………………………….…62

CHEZ L’ORDONNATEUR
II.1 - REPONDRE AU REJET……………………………………………………………………………………………………………..…….…….64
II.2 - SATISFAIRE LES OBSERVATIONS………………………………………………………………………………….………….…….……68
II.3 – SIGNATURE DE L’ORDONNANCE DE PAIEMENT ………………..…………………………………………………..………….72

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 PARTIE I
PHASE
D’ORDONNANCEMENT

CHEZ L’ORDONNATEUR

I.1 - GENERATION DE L’ORDONNANCE DE PAIEMENT

I.2 - INSERTION DES PIECES JUSTIFICATIVES
I.3 - ATTESTATION DE L’AUTHENTICITE DES
DOCUMENTS ET PIECES JUSTIFICATIVES AYANT FAIT
L’OBJET D’UNE DEMATERIALISATION DUPLICATIVE

4
I.1 - GENERATION DE L’ORDONNANCE DE PAIEMENT
Tout au long du présent guide, l’exemple illustratif portera sur une dépense de type « Marché » dont
le Sous type est « Marché alloti ». Toutefois le projet de la dématérialisation de la chaine comptable
et financière concerne l’ensemble des dépenses publiques, tout types confondus (Bon de
commande, contrat de droit commun,convention, versement, indeminités,etc).

Le processus de dématérialisation pour l’ensemble des types de dépenses est initié à partir d’un point
commun de départ, à savoir le bouton « Générer OP ».

Ainsi, pour l’ordonnancement des dépenses liquidables, l’utilisateur procède via les boutons : Dossier
de paiement  Liquider  Décompte  « Générer OP » ;

Concernant l’ordonnancement des dépenses non liquidables, l’utilisateur procède via les
boutons : Dossier de paiement  « Générer OP »;

Et finalement, pour l’ordonnancement des autres types de dépenses, l’utilisateur procède

directement à partir du premier écran de la dépense en question via « Générer OP ».

S’agissant d’une dépense liquidable portant sur un marché, l’utilisateur va générer l’OP à
partir du décompte et l’ordonnance de paiement prend l’état « En cours de saisie ».

5
I.2 - INSERTION DES PIECES JUSTIFICATIVES
Initiation du processus de la dématérialisation :

C’est à partir de cet état que le bouton « Pièces justificatives » apparait pour permettre à
l’utilisateur d’insérer les pièces justificatives numérisées, conformément à la nomenclature
des pièces justificatives des propositions de paiement des dépenses. (P.J).

Après avoir cliqué sur le bouton « Pièces justificatives » le système affiche l’écran ci-dessous,
où l’utilisateur pourra parcourir ses fichiers et joindre les pièces justificatives.

6
L’intitulé de la pièce justificative sélectionnée, qui doit être obligatoirement au format PDF,
apparait dans le champ 1 comme illustré ci-dessous.

La description de la pièce justifictaive selectionnée est à renseigner obligatoirement par

l’utilisateur au niveau du champ 2.

La pièce est prête à être ajoutée via le champ 3.

7
Une fois que l’ensemble des pièces justificatives sont insérées, l’utilisateur peut procéder à
l’enregistrement de l’opération.

Le bouton corbeille permet la suppression d’une pièce en cas d’erreur.

Après l’enregistrement, le système affiche une nouvelle fenêtre permettant à l’agent chargé
de l’insertion des PJs, issues d’une dématérialisation duplicative, d’attester leur authenticité.

8
I.2 - ATTESTATION DE L’AUTHENTICITE DES DOCUMENTS ET
PIECES JUSTIFICATIVES AYANT FAIT L’OBJET D’UNE
DEMATERIALISATION DUPLICATIVE

Après avoir cliqué sur le bouton « Enregistrer » une nouvelle fenêtre apparait, permettant à l’agent
d’attester l’authenticité des documents et pièces justificatives ayant fait l’objet d’une
dématérialisation duplicative.

L’agent doit obligatoirement attester l’authenticité de l’ensemble des PJs, autrement, le système
affiche un message bloquant l’invitant à attester l’authenticité de l’ensemble des pièces.

9
L’agent doit cocher l’ensemble de la liste des pièces justificatives qu’il a inséré.

Après validation, le système redirige l’agent vers la liste des ordonnances de paiement.

L’agent séléctionne à nouveau l’ordonnance de paiement à l’état « En cours de saisie ».

Puis sélectionne l’ordonnance de paiement concernée.

L’agent peut consulter l’historique des pièces justificatives insérées en cliquant sur le bouton « Pièces
Justificatives ».

10
La nouveauté est que cette fois-ci le système retrace l’historique de(s) l’agent(s) ayant procédé à
l’insertion en rajoutant à côté du libellé du document, le nom de l’agent ainsi que la date et l’heure de
l’opération (Champ 1).

L’utilisateur peut à l’aide de l’icône consulter les pièces justificatives précédemment insérées
(Champ 2).

Le bouton corbeille permet la suppression d’une pièce en cas d’erreur (Champ 3).

Si l’utilisateur apporte des modifications, après enregistrement, le système affiche à nouveau la

fenêtre permettant d’attester l’authenticité uniquement de(s) la nouvelle(s) pièce(s) rajoutée(s).

Si aucune modification n’a été effectuée, le bouton « Retour » (Champ 4) permet à l’utilisateur de
revenir à l’écran précédent.

Ensuite, l’utilisateur procède à la confirmation.

11
Après avoir confirmé, le système affiche que l’opération a été effectuée avec succès et l’OP
prend l’état « Saisie confirmée ».

Aucun changement n’a été apporté à ce niveau, l’ordonnance de paiement va suivre le

cheminement déjà existant sur le système, comme affiché ci-dessous.
L’utilisateur va procéder à la création du bordereau d’émission qui va envelopper l’OP.

L’utilisateur procède de la manière habituelle à la création d’un nouvel acte.

12
Ensuite, il choisit l’OP à insérer au niveau du borderau d’émission, puis confirme.

Le système affiche que l’opération a été effectuée avec succès.

Le bordereau d’émission prend l’état « En cous de saisie » et l’utilisateur procède à la

validation de la saisie.

Après avoir validé la saisiele système affiche que l’opération a été effectuée avec succès et le
bordereau d’émission passe de l’état « En cours de saisie » à l’état « Saisie confirmée ».

13
Après consultation du bordereau d’émission, l’utilisateur procède à sa validation.

Le système affiche que l’opération a été effectuée avec succès.

Une nouveauté apparait à ce stade portant sur la partie réservée aux références de signature, qui sera
désactivée chez les agents et utilisateurs et ne sera visible que chez les signataires habilités à signer
sur le système.

14
 CHEZ
L’ORDONNATEUR

LE SIGNATAIRE

I.1-CONTRÔLE DES PIECES JUSTIFICATIVES

I.2–SIGNATURE DE L’ORDONNANCE DE
PAIEMENT
I.3 – TRANSMISSION DE L’ACTE

15
I.1-CONTRÔLE DES PIECES JUSTIFICATIVES

Afin de procéder au contrôle des PJs préalablement insérées, le signataire consulte le bordereau
d’émission affiché à l’état « Validée », ensuite choisit l’ordonnance de paiement concernée par le
contrôle.

Puis saisit le lien « Pièces justificatives » au niveau de l’ordonnance de paiement.

Le système retrace l’historique de(s) l’agent(s) ayant procédé à l’insertion en rajoutant à côté du libellé
du document, le nom de l’agent et la date et l’heure de l’opération.

16
Le signataire peut procéder aux modifications nécessaires, en rajoutant une nouvelle pièce ou en
supprimant une pièce préalablement insérée par l’agent tel qu’illustré ci-dessous (PV de réception
supprimé par le biais de l’icône ).

Le signataire va parcourir la nouvelle pièce justificative corrigée.

17
En enregistrant, le signataire doit obligatoirement attester uniquement l’authenticité de la PJ
nouvellement insérée.

Le système va retracer l’historique des agents et signataires ayant procédé à l’insertion des PJS en
rajoutant à côté de chaque document le nom (agent ou signataire) ainsi que la date.

Après validation, le système redirige le signataire vers la liste des actes de type ordonnance de
paiement.

Il a toujours la possibilité de consulter à nouveau les pièces justificatives et d’apporter les modifications
nécessaires.

Une fois l’opération de modification est terminée, le signataire procède à la signature des ordonnances
de paiement.

18
Après consultation à nouveau du bordereau d’émission, le signataire procède à la signature de
l’ordonnance de paiement.

A ce stade, le système va afficher automatiquement au niveau des références signataire le nom du

signataire qui s’est authentifié sur le système, ainsi que la date du jour qui ne peut être modifiée et qui
est horodatée par le système GID.

Il est à noter que la date de signature est la date du jour qui ne peut être modifiée et qui est horodatée
par le système GID.

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I.3 – SIGNATURE DE L’ORDONNANCE DE PAIEMENT

En cliquant sur le bouton « Signer », quatre nouvelles fonctionnalités ont été rajoutées.

1. Confirmation de l’attestation d’authenticité des documents et pièces justificatives ayant fait

l’objet d’une dématérialisation duplicative

En cliquant sur le bouton « Signer », le système affiche au signataire une fenêtre lui permettant de
confirmer l’attestation d’authenticité des documents et PJs issues d’une dématérialisation duplicative,
insérées préalablement par l’agent ou par le signataire lui-même.

20
 2. Sélection des ordonnances de paiement à signer

En cliquant sur le bouton « Signer », le système affiche au signataire une deuxième fenêtre lui
permettant de confirmer l’opération de signature des ordonnances de paiement objet du bordereau
d’émission sélectionné.

3. Génération automatique de l’ordonnance de paiement signé

En cliquant sur le bouton « Signer », le système génère automatiquement l’ordonnance de paiement

signée au moyen de transactions dédiées dans le système, comportant le nom du signataire et la date
de signature.

Cette ordonnance de paiement sera insérée automatiquement parmi la liste des pièces justificatives.

21
 4. Génération automatique de l’attestation d’authenticité

En cliquant sur le bouton « Signer », le système génère aussi automatiquement une attestation
d’authenticité des documents et pièces justificatives ayant fait l’objet d’une dématérialisation
duplicative au niveau de laquelle l’historique des PJs est retracé.

22
Cetta attestation comportera un code QR (Code unique) avec un lien direct de vérification vers le
système GID, et sera insérée automatiquement parmi la liste des pièces justificatives.

Une fois que l’opération de confirmation de l’authenticité, de la sélection des OPs, ainsi que la
génération des documents natifs est terminée, le système affiche que l’opération a été effectuée avec
succès.

23
Le signataire peut vérifier au niveau de chaque OP, l’attetsation de confirmation ainsi que
l’existence des pièces justificatives issues d’une dématérialisation native et insérées
automatiquement parmi la liste des pièces justificatives.

En cas de changement de signataire, ce dernier peut, par le biais du bouton « Modifier signature »,
modifier la signature des ordonnances de paiement et le système va générer de nouvelles OPs
comportant la date du jour et le nom du nouveau signataire qui s’est authentifié.

Au niveau de l’exemple illustratif, l’ancienne OP sera écrasée au moment de la modification de

signature.

Le bouton « Pièces justificatives » au sein de chaque ordonnance de paiement, permet au signataire

de vérifier :

- La confirmation de l’authenticité des PJs issues d’une dématérialisation duplicative ;

- Les PJs issues d’une dématérialisation native et insérées automatiquement par le système, à
savoir :
o L’ordonnance de paiement signée ;
o L’attestation d’authenticité des documents et pièces justificatives ayant fait l’objet
d’une dématérialisation duplicative.

24
I.3 – TRANSMISSION DE L’ACTE
Une fois que l’opération de signature est terminée, l’utilisateur procède à la transmission du BE au
Trésorier.

L’utilisateur enregistre le départ du courrier sortant comme affiché ci-dessus, et la date

d’enregistrement ne sera plus à saisir mais sera automatiquement horodatée par le système.

L’utilisateur choisit l’acte concerné et procède à la validation, et c’est à partir de ce stade que le délai
du comptable public pour apposer son visa commence à courir, quand le flux d’échange sera
exclusivement électronique, et ce à partir du 1er Avril 2021.

25
 PARTIE I :
CHEZ LE TRESORIER

LE VISEUR

I.1 - ENREGISTREMENT DU COURRIER ENTRANT

I.2 - AFFECTATION ET REAFFECTION DU COURRIER

26
I.1 – ENREGISTREMENT DU COURRIER ENTRANT
Afin de procéder à l’affectation du bordereau d’émission, le comptable procède à l’enregistrement du
courrier par le biais de l’onglet courrier « Enregistrer arrivée du courrier ».

La date d’enregistrement ne peut plus être saisie, mais sera automatiquement horodatée par le
système.

L’annulation de l’enregistrement du courrier sera désactivée pour le courrier entrant, quand le flux
d’échange sera exclusivement électronique, et ce à partir du 1er Avril 2021.

Le Bureau d’Ordre virtuel du comptable a pour principal but d’organiser la répartition et l’affectation
du courrier.

Après validation, le comptable peut procéder à l’affectation de l’acte concerné.

27
I.2 - AFFECTATION ET REAFFECTION DU COURRIER

Au niveau de l’onglet « Instance », deux nouveaux liens ont été rajoutés, à savoir ; « A affecter » et
« A réaffecter ».

Le trésorier va procéder à l’affectation du courrier nouvellement entrant en saisissant le lien « A

affecter ».

Après avoir cliqué dessus, le système redirige vers une fenêtre d’affectation affichant l’ensemble des
actes en instance d’affectation.

28
Le trésorier peut filtrer les actes à affecter par ordonnateur ou sous-ordonnateur.

Ensuite il va saisir l’acte en cochant la case y afférente, puis choisir l’agent concerné par l’étude et lui
affecter l’acte par le biais du bouton « Affecter ».

La date d’affectation est horodatée par le système.

La liste des agents est une liste exhaustive de l’ensemble des agents du poste comptable.

Le trésorier va procéder à la réaffectation du courrier préalablement affecté aux agents, en saisissant

le lien « A réaffecter ».

Le système permet de filtrer les actes à réaffecter par ordonnateur ou sous-ordonnateur, et par état
« En cours d’étude » ou « Etude confirmée ».

Le système va tracer l’ensemble des actes à l’état choisi avec l’historique de l’agent d’étude, et le
comptable va sélectionner l’acte concerné par la réaffectation, ensuite il va saisir le nouvel agent, puis
lui affecter le dossier par le biais du bouton « Affecter ».

29
 PARTIE I :
CHEZ LE TRESORIER

L’AGENT CHARGE D’ETUDE

I.1 – ETUDE DES PIECES JUSTIFICATIVES DE

L’ORDONNANCE DE PAIEMENT
I.2 – CHOIX DE DECISION DE CONTRÔLE : VISA

30
I.1 – ETUDE DES PIECES JUSTIFICATIVES DE L’ORDONNANCE DE
PAIEMENT
Afin de procéder à l’étude des PJs de l’ordonnance de paiement, l’agent va consulter l’acte concerné
par l’étude en saisissant le lien « Bordereaux d’émission » affiché au niveau de son tableau de bord.

Le bordereau d’émission apparait à l’état «En cours d’étude ».

L’agent sélectionne l’acte concerné.

31
Puis clique sur l’ordonnance de paiement à étudier.

32
A ce niveau, l’agent chargé d’étude peut procéder au contrôle des PJs, en les téléchargeant par le biais
de l’icône .

33
I.2 – CHOIX DE DECISION DE CONTROLE : VISA

A l’issue du contrôle des pièces justificatives, l’agent procède au choix de la décision de contrôle des
pièces justificatives de l’ordonnance de paiement.

Lorsque la décision de contrôle porte sur un « Visa » ou une « Réquisition», le processus n’a subi aucun
changement le bordereau d’émission contenant les OPs à viser va suivre l’enchainement déjà existant
sur le système.

L’agent doit cocher les OPs concernée par la décision de contrôle choisie. Puis confirme.

Le système affiche que l’opération a été effectuée avec succès.

34
Le bordereau d’émission s’affiche à l’état « Etude confirmée », et l’agent procède à la confirmation
de la décision de contrôle.

Le système affiche que l’opération a été effectuée avec succès.

Et le bordereau d’émission passe à l’état « Contrôlée ».

L’agent consulte l’acte concerné en cliquant dessus.

35
Arrivé à ce stade, la partie réservée aux « Références Visa » sera désactivée chez les agents et ne sera
visible que chez les viseurs habilités à viser sur le système.

36
 PARTIE I :
CHEZ LE TRESORIER

LE VISEUR

I.1 – CONTRÔLE DES PIECES JUSTIFICATIVES

I.2 – VISA DE LA DECISION DE CONTROLE DES
ORDONNANCES DE PAIEMENT
I.3 – TRANSMISSION DE L’ACTE

37
I.1 - CONTRÔLE DES PIECES JUSTIFICATIVES
Afin de procéder au visa, le viseur consulte l’acte affiché à l’état « Contrôlée ».

Il choisi l’acte concerné par le Visa.

En cliquant dessus, le système redigire vers l’écran ci-dessous ;

Le trésorier séléctionne l’OP et procède au contrôle des pièces justificatives.

38
A l’issue du contrôle des pièces justificatives, le comptable procède au visa.

En déroulant la liste des viseurs, seul le nom du viseur qui s’est authentifié sur le système va apparaitre.

La date de visa est horodatée par le système GID et ne peut être saisie manuellement.

39
I.2 –VISA DE LA DECISION DE CONTROLE DES ORDONNANCES DE
PAIEMENT

Ainsi en cliquant sur le bouton « Viser », deux nouvelles fonctionnalités ont été rajoutées.

1. Génération automatique de l’ordonnance de paiement visée

En cliquant sur le bouton « Viser », le système génère automatiquement l’ordonnance de paiement,

issue d’une dématérialisation native, qui sera visée au moyen de transactions dédiées dans le système
et qui va tirer le nom du viseur ainsi que la date de visa à partir de la dépense.

Le visa du comptable sera apposé par le biais d’un code unique QR accompagné du nom du viseur ainsi
que de la date du Visa.

40
L’ordonnance de paiement visée sera insérée automatiquement parmi la liste des PJs.

41
Ainsi, le viseur peut consulter le document généré automatiquement par le système, à savoir ;
l’ordonnance de paiement visée, au niveau du nouvel onglet « Pièces justificatives trésorier ».

2. Signature de la décision de contrôle des ordres de paiement

En cliquant sur le bouton « Signer », Le système affiche au viseur une fenêtre lui permettant de
confirmer l’opération de signature de la décision de contrôle des ordonnances de paiement objet du
bordereau d’émission sélectionné.

En cas de changement de Viseur, ce dernier peut, par le biais du bouton « Modifier Visa », modifier le
Visa apposé, et le système va automatiquement générer une nouvelle ordonnance de paiement
comportant la date du jour et le nom du nouveau viseur qui s’est authentifié.

L’ancienne ordonnance de paiement générée automatiquement sera écrasée au moment de la

modification de signature.

42
L’utilisateur procède ensuite à la transmission de l’acte par le biais du bouton « Transmettre ».

43
I.3 – TRANSMISSION DE L’ACTE

Après avoir transmis l’acte à l’initiateur, l’utilisateur procède à l’enregistrement du courrier sortant.

L’utilisateur enregistre le départ du courrier sortant comme affiché ci-dessus.

La date d’enregistrement ne sera plus à saisir mais sera automatiquement horodatée par le système,
par contre l’annulation de l’enregistrement du courrier sortant est toujours possible.

L’utilisateur choisit l’acte concerné et procède à la validation.

44
 PARTIE I :
CHEZ L’ORDONNATEUR

LE SIGNATAIRE

I.1 – PRISE EN CHARGE (PEC) DE

L’ORDONNANCE DE PAIEMENT

45
I.1 – PRISE EN CHARGE (PEC) DE L’ORDONNANCE DE PAIEMENT
Comme illustré présedemment, l’utilisateur procède à l’enregistrement de l’arrivée du courrier
entrant.

L’annulation de l’enregistrement du courrier sera désactivée pour le courrier entrant, quand le flux
d’échange sera exclusivement électronique, et ce à partir du 1er Avril 2021.

Après validation, l’utilisateur peut procéder à la prise en charge de l’acte concerné.

L’utilisateur consulte la liste des bordereaux d’émission.

46
Puis procède à la prise en charge de l’ordonnance de paiement concernée. (Exemple illustratif – OP
N°581).

47
Le système affiche au niveau de l’acte les PJs rajoutées par le comptable, et l’utilisateur procède à la
prise en charge de l’acte qui va suivre l’enchaînement déjà existant sur le système.

48
 PARTIE II

CHEZ LE TRESORIER

L’AGENT CHARGE D’ETUDE

II.1 - INSERTION DE LA NOTE D’OBSERVATIONS

II.2 - ATTESTATION DE L’AUTHENTICITE DES

DOCUMENTS ET PIECES JUSTIFICATIVES AYANT
FAIT L’OBJET D’UNE DEMATERIALISATION
DUPLICATIVE

49
II.1 - INSERTION DE LA NOTE D’OBSERVATIONS

Pour le retour avec observations, l’enchainement de traitement du bordereau d’émission au sein du

système GID est le même que celui illustré au niveau de la partie I.

En effet, après que l’ordonnateur ait procédé à la génération de l’OP, puis à la création du bordereau
d’émission et enfin à sa transmission au comptable, ce dernier peut procéder à une décision de
contrôle « Retour avec observations », qui fait l’objet de la présente partie.

En consultant l’ordonnance de paiement et en choisissant la décision de contrôle « Retour avec

observations », le bouton « Note d’observations » s’affiche et permet à l’agent d’insérer la note
d’observations préalablement rédigée et sauvegardée au format PDF.

50
51
L’agent va parcourir ses fichiers et joindre la note d’observations.

L’icone corbeille permet la suppression de la note d’observations en cas d’erreur.

Après l’enregistrement, le système affiche une nouvelle fenêtre permettant à l’agent d’attester
l’authenticité de la pièce rajoutée.

52
Après validation le système affiche que l’opération a été effectuée avec succès, et l’ordonnance de
paiement s’affiche toujours à l’état «En cours d’étude».

L’agent consulte à nouveau l’ordonnance de paiement en cliquant dessus.

Ensuite, il choisit la décision de contrôle « Retour avec observations » et consulte à nouveau le lien
« Note d’observations ».

La nouveauté est que cette fois-ci le système retrace l’historique de l’agent ayant procédé à l’insertion
en rajoutant à côté du libellé du document, le nom de l’agent ainsi que la date et l’heure de l’opération.

53
L’utilisateur peut à l’aide de l’icône consulter la note d’observations précédemment insérée.

Le bouton corbeille permet la suppression de la pièce en cas d’erreur.

Si l’agent apporte des modifications, après enregistrement, le système affiche à nouveau la fenêtre
permettant d’attester l’authenticité de la nouvelle note d’observations.

Si aucune modification n’a été effectuée, le bouton « Retour » permet à l’agent de revenir à l’écran
précédent.

L’agent peut aussi rédiger les observations directement sur le système en choisissant l’intitulé du rejet
et en reseignant le motif au niveau du champ dédié au commentaire.

54
L’agent confirme l’opération, et l’acte passe à l’état « Etude confirmée ».

A l’issue de l’opération effectuée avec succès, l’acte passe à l’état « Contrôlée ».

L’agent sélectionne à nouveau le bordereau d’émission concerné.

55
Arrivé à ce stade, une nouveauté apparait portant sur la partie réservée aux références visa, qui sera
désactivée chez les agents et ne sera visible que chez les viseurs habilités à viser sur le système.

56
 PARTIE II

CHEZ LE TRESORIER

LE VISEUR

I.1 – CONTRÔLE DES PIECES JUSTIFICATIVES

I.2 – VISA : RETOUR AVEC OBSERVATIONS
I.3 – TRANSMISSION DE L’ACTE

57
I.1 - CONTRÔLE DES PIECES JUSTIFICATIVES
Afin de procéder au visa, le viseur consulte l’acte affiché à l’état « Contrôlée ».

Ensuite il sélectionne le bordereau d’émission concerné

58
59
I.2 – VISA : RETOUR AVEC OBSERVATIONS

A l’issue du contrôle des pièces justificatives, le comptable procède au visa du bordereau d’émission
retourné avec observations.

En déroulant la liste des viseurs, seul le nom du viseur qui s’est authentifié sur le système va apparaitre.

La date de visa est horodatée par le système GID et ne peut être saisie manuellement.

En cliquant sur le bouton « Viser », deux nouvelles fonctionnalités ont été rajoutées.

1. Confirmation de l’attestation d’authenticité des documents et pièces justificatives ayant fait

l’objet d’une dématérialisation duplicative

En cliquant sur le bouton « Viser », le système affiche au viseur une fenêtre lui permettant de
confirmer l’attestation d’authenticité de la note d’observations insérée préalablement par l’agent ou
par le viseur lui-même.

60
 1. Génération automatique de l’attestation d’authenticité

En cliquant sur le bouton « Viser », le système génère automatiquement une attestation d’authenticité
des documents et pièces justificatives ayant fait l’objet d’une dématérialisation duplicative au niveau
de laquelle l’historique de la note d’observations est retracé.

NOM
PRENOM

Cette attestation comporte un code QR (Code unique) avec un lien direct de vérification vers le
système GID, et elle sera insérée automatiquement parmi la liste des pièces justificatives du trésorier.

61
I.3 – TRANSMISSION DE L’ACTE

Après avoir transmis l’acte à l’initiateur, l’utilisateur procède à l’enregistrement du courrier sortant.

L’utilisateur enregistre le départ du courrier sortant comme affiché ci-dessus, et la date

d’enregistrement ne sera plus à saisir mais sera automatiquement horodatée par le système.

L’utilisateur choisi l’acte concerné et procède à la validation, et c’est à partir de ce stade que le délai
du comptable public s’arrête, quand le flux d’échange sera exclusivement électronique, et ce à partir
du 1er Avril 2021.

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 PARTIE II

CHEZ L’ORDONNATEUR

CHEZ L’ORDONNATEUR

II.1 - REPONDRE AU REJET

II.2 - SATISFAIRE LES OBSERVATIONS
II.3 - SIGNATURE DE L’ORDONNANCE DE
PAIEMENT

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II.1 - REPONDRE AU REJET
Afin de répondre au rejet, l’utilisateur procède à l’enregistrement de l’arrivée du bordereau d’émission
par le biais de l’onglet courrier « Enregistrer arrivée du courrier ».

L’annulation de l’enregistrement du courrier sera désactivée pour le courrier entrant, quand le flux
d’échange sera exclusivement électronique, et ce à partir du 1er Avril 2021.

Après validation, l’utilisateur peut procéder à la prise en charge de l’acte concerné.

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L’enchainement est toujours le même, l’utilisateur procède à la prise en charge de l’ordonnance de
paiement.

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L’utilisateur peut annuler la proposition en cliquant sur le bouton « Annuler la proposition ».

Il peut consulter la note d’observations avant de répondre au rejet.

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Après avoir cliqué sur le bouton « Répondre au rejet », le système génère une nouvelle OP
similaire à celle rejetée, mais tirant ses informations de la dépense et pointant sur les mêmes
pièces justificatives jointes à l’OP mère annulée.

L’OP garde la traçabilité par rapport à l’OP d’origine, les références de l’OP mère annulée,
figurent sur la nouvelle OP générée au niveau du lien « Afficher pièces justificatives de
l’ordonnance de paiement d’origine ».

L’ordonnance de paiement prend l’état « En cours de saisie ».

L’utilisateur peut satisfaire les observations en apportant les modifications nécessaires aux
pièces justificatives via le bouton « Pièces justificatives».

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II.3 - SATISFAIRE LES OBSERVATIONS

Après clic sur le lien « Pièces justificatives », le système affiche l’écran ci-après :

Afin de préparer les PJ de l’ordonnance de paiement en cours, l’utilisateur n’a pas besoin de
télécharger à nouveau les pièces, mais le système pointe automatiquement les pièces
justificatives tirées à partir de l’OP d’origine annulée.

Le lien « Masquer pièces justificatives de l’ordonnance de paiement d’origine », permet de

cacher l’historique des échanges (Champ 1).

L’icône permet de lier des pièces justificatives à partir de l’OP d’origine annulée (Champ
2).

Le lien « Parcourir » permet de joindre de nouveaux documents.

Le tableau affiché retrace, tous les envois entre ordonnateur et comptable de manière
horodatée, avec l’historique des documents échangés par date et par acteur.

A ce niveau, aucune modification ne peut être opérée sur les pièces justificatives se rapportant
à l’OP d’origine, annulée (Exemple illustratif – OP N°02).

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Le lien « Afficher pièces justificatives de l’ordonnance de paiement d’origine » permet de
lister l’ensemble des flux de documents échangés entre ordonnateur et comptable. (Champ
1).

L’icône corbeille permet la suppression d’une pièce justificative erronée (Champ 2).

L’icône permet soit d’ouvrir, soit d’enregistrer la pièce justificative (Champ 3).

L’icône confirme à l’utilisateur que la liaison est effectuée (Champ 4).

Comme illustré ci-dessous, l’utilisateur a gardé la liaison avec les documents n’ayant présenté
aucune remarque, et procède à l’insertion de nouveaux documents prenant en considération
les observations émises par le comptable comme indiqué sur l’écran ci-après.

Comme illustré ci-dessous, pour les documents pointés et liés à partir de l’historique, le
système rajoute l’icône pour garder la trace du lien par rapport à l’OP d’origine annulée.

Tandis que pour les documents nouvellement joints, le champ « lien » est vide.

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En enregistrant, l’utilisateur doit obligatoirement attester, uniquement, l’authenticité de la PJ
nouvellement insérée.

Il est à signaler que les pièces ayant été liées à partir de l’ancienne ordonnance de paiement seront
affichées avec l’ancien historique d’attestation et de confirmation de l’authenticité tel qu’illustré ci-
dessous.

Après que l’opération ait été effectuée avec succès, l’utilisateur consulte à nouveau le lien « Pièces
justificatives »

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Le système va retracer l’historique de l’agent ayant procédé à l’insertion de la PJ en rajoutant à côté
du document le nom de l’agent ainsi que la date de l’opération.

Ainsi les pièces justificatives liées ont été préalablement attestées et confirmées lors de la première
ordonnance de paiement, et par conséquent l’historique d’attestation et de confirmation de
l’authenticité ne subira aucune modification.

Seule la pièce nouvellement insérée par l’agent est affichée attestée authentique.

Suite à la confirmation de l’opération, l’OP passe de l’état « En cours de saisie », à l’état

« Saisie confirmée ».
Aucun changement n’a été apporté à ce niveau ; l’ordonnance de paiement va suivre le
cheminement déjà existant sur le système, et l’utilisateur va procéder à la création du
bordereau d’émission qui va envelopper l’OP de la manière la plus habituelle.

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I.3 – SIGNATURE DE L’ORDONNANCE DE PAIEMENT

Suite aux modifications effectuées, le signataire procède à la signature de l’ordonnance de paiement.

Le système va afficher automatiquement au niveau des références signataire le nom du signataire qui
s’est authentifié sur le système, ainsi que la date du jour qui ne peut être modifiée manuellement et
qui est horodatée par le système GID.

Ainsi, en cliquant sur le bouton « Signer », quatre nouvelles fonctionnalités ont été rajoutées tel que
relatées au niveau de la partie I.

1. Confirmation de l’attestation d’authenticité des documents et pièces justificatives ayant fait

l’objet d’une dématérialisation duplicative

En cliquant sur le bouton « Signer », Le système affiche au signataire une fenêtre lui permettant de
confirmer l’authenticité uniquement de la pièce ayant été rajoutée suite à la satisfaction du retour
avec observations.

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 2. Sélection des ordonnances de paiement à signer

En cliquant sur le bouton « Signer », Le système affiche au signataire une deuxième fenêtre lui
permettant de confirmer l’opération de signature des ordonnances de paiement objet du
bordereau d’émission sélectionné.

3. Génération automatique de l’ordonnance de paiement signé

En cliquant sur le bouton « Signer », le système génère automatiquement l’ordonnance de paiement

signée au moyen de transactions dédiées dans le système, comportant le nom du signataire et la date
de signature.

Cette ordonnance de paiement sera insérée automatiquement parmi la liste des pièces justificatives.

4. Génération automatique de l’attestation d’authenticité

En cliquant sur le bouton « Signer », le système génère automatiquement une attestation

d’authenticité des documents et pièces justificatives ayant fait l’objet d’une dématérialisation
duplicative au niveau de laquelle l’historique de la pièce justificative est retracé (PC de réception –
Exemple illustratif).

Cetta attestation comportera un code QR (Code unique) avec un lien direct de vérification vers le
système GID, et sera insérée automatiquement parmi la liste des pièces justificatives.

Ensuite le bordereau d’émission va suivre le même cheminement tel qu’illustré au niveau de la partie
I, à savoir la transmission et l’enregistrement du départ du courrier sortant.

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