Guide de Reference Adaptee Tome2

REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
Union – Discipline – Travail

_____
LE GUIDE
DE REFERENCE
DE SURVEILLANCE
PERMANENTE
(Tome 2)
CNCE / DACAI - Guide de Surveillance Permanente - Tome 2 / Août 2010

SOMMAIRE
Pages
TITRE 6 : ANNEXES………………………………………………………………………… 03
 Annexe 2: Liste des comptes sensibles………………………………………... 04

 Annexe 3: Fiche de contrôle de comptes………………...………………… 06
 Annexe 4: Fiche de décomposition de comptes………………………….. 08
 Annexe 5: Etat de contrôle de comptes……………………………………. 10
 Annexe 6: Liste des procédures sensibles…………………………………… 12
 Annexe 7: Fiche de contrôle de procédures sensibles…………………… 14
 Annexe 8: Etat de contrôle de procédures (contrôle de régularité)… 16
 Annexe 9:Etat de contrôle des procédures……………………………… 18
(Procédure incluant une vérification d'existence)
 Annexe 10 : Etat de contrôle de procédures (Etat de rapprochement) 20
 Annexe 11: Etat de contrôle des procédures (état de contrôle
des comptes nostro)……………………………………………. 22
 Annexe12: Instructions…...……………………………………………………... 25
 Annexe 13: Etat synthétique de contrôle des comptes………………..... 31
 Annexe 14: Etat synthétique de contrôle de procédures………………. 33
 Annexe 15: Fiche d'intégration d'un nouveau compte dans
la surveillance permanente………………………………… 35
 Annexe 16: Demande de régularisation du superviseur comptable… 37
 Annexe 17: Grille d'auto évaluation………………………………………… 39
 Annexe 18: Listes des procédures sensibles par service………………… 41
 DIRECTION DE LA COMPTABILITE (DC) ……………………………… 42
 DEPARTEMENT AUTONOME DE L’ADMINISTATION GENERALE (DAAG)
43
 DEPARTEMENT AUTONOME DES RESSOURCES HUMAINES (DARH)……
44
 DEPARTEMENT AUTONOME DES AFFAIRES JURIDIQUES (DAAJ).……... 45
 DIRECTION DU SYSTEME D’INFORMATION (DSI)………………….…..… 46
 DIRECTION DE L’EXPLOITATION ET DU RESEAU (DER)…………………. 47
 DIRECTION DES TRAITEMENTS BANCAIRES (DTB)…………………..….. 48
- FICHE DE CONTROLE DE PROCEDURE : Service Comptabilité……… 49
- FICHE DE CONTROLE DE PROCEDURE : Service DAAG……...……... 61
- FICHE DE CONTROLE DE PROCEDURE : Service DARH...……………. 62
- FICHE DE CONTROLE DE PROCEDURE : Service informatique...…... 79
- FICHE DE CONTROLE DE PROCEDURE : Service DER………….…….. 86
- FICHE DE CONTROLE DE PROCEDURE : Service DAAJ………..……. 99
- FICHE DE CONTROLE DE PROCEDURE : Service DTB………….……… 101
CNCE / DACAI - Guide de Surveillance Permanente - Tome 2 / Août 2010 2

ANNEXES :
OUTILS DE FORMALISATION
ANNEXES 2

Listes de comptes sensibles
Commentaires relatifs à l’annexe 2
Chaque service doit avoir sa liste de comptes sensibles à intégrer dans la surveillance formalisée.
Ces listes doivent être réalisées par les responsables de service en collaboration avec le superviseur
comptable.
Elles se composent :
- des numéros de comptes sensibles

- de leur libellé
- de leur type de vérification (décomposition de compte ou contrôle de cohérence)
- de leur fréquence de contrôle (mensuelle, trimestrielle ou semestrielle)
Ce document doit être mise à jour au fil de l’eau.
LISTE des COMPTES SENSIBLES

Surveillance Permanente
Département :

Numéro de compte Libellé du compte Type de contrôle Fréquence de contrôle
Chaque compte jugé sensible doit faire l’objet d’une fiche de contrôle.
Ces listes doivent être réalisées par les responsables de service et être validées le superviseur
comptable.
Ces fiches indiquent :
- le numéro du compte sensible ;

- son libellé ;
- la fréquence de contrôle (mensuelle, trimestrielle ou semestrielle) ;
- le type de contrôle à effectuer (décomposition de compte ou contrôle de cohérence) ;
- les critères d’anomalies ;
Ce sont les principaux éléments qui permettent de détecter des anomalies :
Sens du compte, libellé des opérations, délai maximum des suspens, etc.
- le document de formalisation du contrôle
Il convient d’indiquer la référence du document adapté au contrôle du compte.
- les justificatifs à joindre au document de formalisation du contrôle.
Il s’agit le plus souvent d’un état informatique justifiant le solde du compte issu du système
comptable et de la copie des pièces comptables de régularisation.

FICHE DE CONTROLE DE COMPTES
Numéro de compte :
Intitulé du compte :
Département : Personne responsable :
Fréquence de contrôle :
Vérification à effectuer :
Critères d’anomalie :
Document de
Formalisation du contrôle :
Justificatifs à joindre :
7 2 / Août 2010
CNCE / DACAI - Guide de Surveillance Permanente - Tome
ANNEXE 4
Fiche de décomposition de compte
La décomposition de compte consiste à identifier l’ensemble des écritures unitaires composant le

solde d’un compte à une date donnée afin de :
- vérifier le bien-fondé des écritures constituant le solde à la date de décomposition ;

- mettre en évidence les éventuelles écritures anormales ;
- procéder à la régularisation rapide des anomalies.
Dans ce cadre, seules doivent être expliquées avec pièces justificatives à l’appui les écritures
considérées comme anormales.
La fiche de décomposition comprend :
- le numéro du compte décomposé ;

- son libellé ;
- la date de réalisation de la décomposition le montant du solde décomposé ;
- la date de valeur de chaque écriture composant le solde ;
- leur montant et leur sens ;
- leur libellé ;
- les comptes des écritures de contrepartie.
Pour chaque écriture anormale,
- la date de l’apurement ;
- le montant apuré ;
- le compte de l’écriture d’apurement des commentaires sur les travaux.
En termes de justificatifs, il convient de joindre :
- une copie de la balance du compte ;

- une copie de chaque pièce comptable de régularisation.
Ce document doit être impérativement signé par le responsable de service.

FICHE DE DECOMPOSITION DE COMPTE
Date du contrôle : Département : Personne responsable :
COMPTE N° :
Libellé du compte :
Solde du compte :
ECRITURES INITIALES ECRITURES D’APUREMENT

Date de Montant Libellé Compte de Date de Montant Compte d’apurement Commentaires
valeur (Dt/Ct) contrepartie valeur (Dt/Ct)
9 2 / Août 2010
ANNEXE 5
Etat de contrôle de comptes

(Etat de contrôle de cohérence)
Cet état peut servir à la formalisation des contrôles de cohérence.

Ce type de contrôle consiste à effectuer :
- une analyse comparative de solde entre deux périodes identiques pour s’assurer de la
cohérence de leur évolution ;
- une recherche de montant anormaux ;
- une recherche des écritures de sens anormal.
Chaque compte contrôlé dans ce cadre donnera lieu à l’utilisation de cet état.
Ce dernier comprend :
- la référence de l’anomalie détectée ;

- la date de l’écriture anormale ;
- son montant ;
- l’explication de l’origine de l’anomalie ;
- les actions correctives engagées ;
- la date de régularisation.
Il convient de joindre à cet état la copie des éventuelles pièces comptables de régularisation.

FICHE DE CONTROLE DE COHERENCE DE COMPTE
COMPTE N° :
Libellé du compte :
Solde du compte :
Référence de Date d’origine Montant Explications Actions engagés Date de

L’anomalie Des anomalies (Dt/Ct) régularisation
Date :
Signature (Responsable Surveillance Permanente) :
112 / Août 2010

ANNEXE 6
Liste des procédures sensibles
Chaque service doit avoir sa liste de procédures sensibles à intégrer dans la surveillance
formalisée.
Ces listes doivent être réalisées par les responsables de service et validées par le coordinateur.
Elles se composent :
- du nom de chaque procédure ;

- de leur référence ;
- de leur fréquence de contrôle (mensuelle, trimestrielle ou semestrielle).
Ce document doit être mis à jour au fil de l’eau.
LISTE DES PROCEDURES SENSIBLES

Surveillance Permanente

Département :
Référence Fréquence
des procédures Description de contrôle
ANNEXE 7
Fiche de contrôle des procédures sensibles
Chaque procédure jugée sensible doit faire l’objet d’une fiche de contrôle.

Ces fiches doivent être réalisées par les responsables de services et validées par le
coordinateur.
Ces fiches indiquent :
- le nom de la procédure ;
- sa référence ;
- l’objectif du contrôle/les risques encourus ;
- la fréquence de contrôle ;
- la taille de l’échantillon ;
La taille de l’échantillon choisi varie en fonction de la procédure. Ainsi, par exemple, le

contrôle de la procédure d’ouverture de compte client peut se faire sur échantillon d’une
dizaine de dossiers. En revanche, lorsque la procédure intègre des existants (procédure de
gestion de caisse, de gestion des garanties reçues, etc.), un comptage exhaustif de ces derniers
est nécessaire.
- les vérifications à effectuer ;

- le document de formalisation du contrôle ;
Il convient d’indiquer la référence du document adapté au contrôle de la procédure.
- les justificatifs à joindre au document de formalisation du contrôle.
Les justificatifs à joindre varient en fonction de la procédure. Par exemple, copie de listing de
rejets, de pièces comptables de régularisation, etc.

FICHE DE CONTROLE DE PROCEDURE
Procédure :
Référence :
Service : Personne en charge : Responsable du service
But du contrôle
Risques encours
Taille de l’échantillon :
Contrôle à effectuer :
Fiche de contrôle à utiliser :
15 2010
CNCE / DACAI - Guide de Surveillance Permanente - Tome 2 / Août
ANNEXE 8
Etat de contrôle des procédures

(Contrôle de régularité)
Cet état peut servir à la formalisation des contrôles de régularité.
Ce type de contrôle consiste à vérifier la correcte application par les agents des différentes étapes
d’une procédure formalisée.
Il peut se faire sur la base d’un échantillon ou être exhaustif.
Chaque procédure contrôlée donnera lieu à l’utilisation de cet état.
Ce dernier comprend :
- la référence du document étudié ;

Indiquer la référence des opérations étudiées (ex : numéro du dossier de crédit, numéro de
comptes rendus de voyage, etc.)
- les anomalies constatées ;

Mentionner la nature des anomalies constatées dans le document étudié (pièces manquantes,
documents non signés, etc.)
- l’explication des anomalies ;

- les actions engagées ;

ETAT DE CONTROLE DE PROCEDURES
Procédure :
Référence :
Echantillon utilisé pour le compte :
Réf Anomalies Explications des anomalies Actions engagées Date de régularisation
Date :
Signature (Responsable Surveillance Permanente)
17 2010
ANNEXE 9

(Procédure incluant une vérification d’existences)
Cet état permet de formaliser le rapprochement entre :
- un inventaire complet des existants ;

- le solde comptable correspondant ;
- le solde de gestion.
Cet état se compose de trois rubriques :
- comptage des existences ;
Dans cette rubrique, sont détaillés :

 la catégorie ou la référence de l’existence (type de garanties, de titres, etc.) ;
 le nombre compté ;
 la valeur par catégorie ;
 des commentaires (éventuels).
- solde comptable
Dans cette rubrique, il convient de reporter le solde comptable correspondant à l’existence

contrôlée et d’identifier un éventuel écart entre ce dernier et le résultat de l’inventaire
physique. Tout écart devra être justifié et apuré.
- solde de gestion
Dans cette rubrique, le contrôle mentionné précédemment doit être effectué entre le total de
l’état de gestion et le résultat de l’inventaire physique. De la même manière, tout écart devra
être justifié et apuré.
Les pièces justificatives à joindre sont :
- une copie de la balance comptable à la date du contrôle ;

- une copie de l’état de gestion à la date du contrôle ;
- une copie des pièces comptables de régularisation.

(VERIFICATION D’EXISTANCE)
Date de contrôle : Département : Personne responsable :
COMPTAGE DES EXISTENCES
Catégorie / référence Nombre compté Valeur Commentaires
Total (A)
SOLDE COMPTABLE
Numéro de compte
Solde à la date de contrôle (B)

Commentaire sur l’écart constaté
SOLDE DE GESTION
Solde à la date contrôle (C)
Commentaires sur l’écart constaté
Date :
Signature (Responsable Surveillance Permanence) :
19 2010
ANNEXE 10

(Etat de rapprochement)
Cet état peut servir à la formalisation des rapprochements : rapprochement des positions front
office/back office ; rapprochement gestion/comptabilité pour les crédits, etc.
Ce type de contrôle consiste à rapprocher deux soldes issus de sources différentes.
Cet état comprend :
- les deux soldes à comparer (issus de leur applicatif respectif) ;

- l’écart éventuel ;
Ainsi q’un tableau détaillant :
- les différents éléments constitutifs de l’écart ;

- leur explication ;
- les actions correctives engagées ;
Il convient de joindre à cet état :
- une copie des deux balances ;

- une copie des pièces comptables de régularisation.

(RECONCILIATION)
Date de contrôle : Département : Personne responsable :
Procédure :
Référence :
Solde A :
Solde B :
Ecart :
Décomposition de l’écart Explications Actions entreprises Date de régularisation
Date :
21 2010
ANNEXE 11

(Etat de contrôle des comptes nostro)
Le contrôle des comptes nostro peut être effectué à l’aide de deux états :
- Etat de réconciliation des comptes nostro :
A la date du contrôle, doivent être reportés sur cet état, le solde du compte nostro enregistré
dans la comptabilité et le solde du compte indiqué sur le relevé de compte reçu de la
contrepartie.
Puis sont répertoriées les écritures (au débit ou au crédit) enregistrées dans les livres de la
CNCE et n’apparaissant pas sur le relevé de compte de la contrepartie et les écritures (au débit
ou au crédit) apparaissant sur les relevés de comptes de la contrepartie et qui ne sont pas
enregistrés dans les livres de la CNCE.
L’ajustement des soldes est obtenu en ajoutant aux soldes initiaux les écritures n’existant que
pour une des deux contreparties.
Tout écart devra être expliqué et régularisé.
- Etat de suivi des suspens en comptes nostro ;
Cet état est destiné à formaliser l’ensemble des suspens constatés et les actions correctives
engagées.
Les pièces justificatives à joindre sont :
- la copie du relevé de compte de la contrepartie ;

- la copie de la balance du compte nostro ;
- les copies des pièces comptables de régularisation.
Remarque :
Si un état de réconciliation des comptes nostro (automatique ou manuel) existe déjà, seul
l’état de suivi des suspens devra être utilisé.

RECONCILIATION DES COMPTES NOSTRO
Procédure :
Référence :
Correspondant : Devise : N° de compte :
Solde dans nos livres (A) Solde dans nos livres (B)
Ecritures au crédit sur le relevé de compte Ecritures au dédit dans nos livres non
non enregistrées dans nos livres enregistrées sur le relevé de compte bancaire
Date Description Montant Date Description Montant
Solde 1 Solde 2
Ecritures au crédit sur le relevé de compte Ecritures au dédit dans nos livres non
non enregistrées dans nos livres enregistrées sur le relevé de compte bancaire
Date Description Montant Date Description Montant
Solde 3 Solde 4
Solde ajouté Solde ajouté

(A) + solde 1 – solde 3 (B) + solde 2 – solde 4
Date :

RECONCILIATION DES COMPTES NOSTRO
Banque correspondante : Devise : Numéro de compte :
Référence Date d’origine Montant Date de

du suspend du suspens (Dt / Ct) Explications Actions engagées régularisation
Date :
24 2010
ANNEXE 12 :
Instructions
Les instructions de surveillance permanente sont de trois types :
- du Directeur général à chaque Directeur central;

- des Directeur centraux /département aux sous-directeurs/chefs de service ;
- du Directeur général au superviseur comptable.
Elles ont pour but de fixer aux principaux acteurs de la surveillance permanente, leur
responsabilité dans ce processus.

Directive du Directeur Général aux responsables de direction
Date :
De : M.X Directeur Général
A: M.Y Directeur central/département
M.Y,
Je vous prie de bien vouloir mettre en place et assurer le suivi de la surveillance permanente
dans la division dont vous êtes responsable.
Je vous rappelle que la surveillance permanente correspond aux contrôles journaliers de vos
agents et à des contrôles périodiques formalisés de vos responsables de service.
Ces contrôles doivent :
 concerner tous les services de votre division ;

 porter sur les comptes et procédures sensibles ;
 être formalisés dans des dossiers spécifiques ;
 faire l’objet de reporting spéciaux.
Vous devez vous assurer de son bon fonctionnement dans vos services et pour cela :
 intégrer les responsables de services à la réalisation de la surveillance permanente ;

 suivre la réalisation des vérifications ;
 faire quelques vérifications de comptes et de procédures sensibles ;
 déclencher des recherches complémentaires, si nécessaires ;
 informer le Directeur Général de tous les problèmes considérés comme importants :
Vos responsables de service devront réaliser la surveillance permanente de leurs services

selon la directive de présentation de leur mission que vous devrez leur envoyer.
Enfin, je vous rappelle que l’objectif commun de mise en place de la surveillance permanente
est :
 de développer la culture de contrôle dans notre implantation ;

 de renforcer la sécurité des opérations et des comptes ;
 d’améliorer la qualité des services à la clientèle.

Sincères salutations.
Le Directeur Général
Directive des responsables de direction/département aux

Sous directeurs/chefs de service

Date :
De : M.X Directeur central/département
A: M.Y Sous-directeur/chef de service
M.Y,
Je vous prie de bien vouloir mettre en place et assurer le suivi de la surveillance permanente
dans le service dont vous êtes responsable.
Je vous rappelle que la surveillance permanente correspond aux contrôles de premier niveau
Elle est basée sur :
 la sécurité au jour le jour :

Le contrôle quotidien du travail de votre personnel ;
 la supervision formalisée :
Vos vérifications périodiques des comptes et procédures sensibles dans des dossiers
formalisés.
Cette supervision devra être exercée de la façon suivante :

 motivation et entraînement de votre personnel ;
 formalisation de vos contrôles de comptes et de procédures sensibles dans des dossiers
spéciaux selon une fréquence déterminée ;
 analyse régulière d’états synthétiques de contrôle à votre responsable de division.
Je vous demande de bien vouloir définir les procédures et comptes qui peuvent être considérés
comme sensibles. Cette sélection devra être faite en collaboration avec le superviseur
comptable et l’auditeur interne.
Enfin, je vous rappelle que l’objectif commun de mise en place de la surveillance permanente
est :
 de développer la culture de contrôle dans notre implantation ;

 de renforcer la sécurité des opérations et des comptes ;
 d’améliorer la qualité des services à la clientèle.
Le Responsable de Direction

Directive du Directeur Général au superviseur comptable
Date :
De : M.X Directeur Général
A: M.Y Superviseur comptable
M.Y,
Dans le cadre de la surveillance permanente, je vous prie d’assurer la mission qui vous est
confiée en tant que superviseur comptable à savoir :

Au niveau du plan des comptes
 Aider les responsables de service dans la détermination des comptes sensibles à

intégrer dans les contrôles formalisés ;
 Effectuer une revue périodique des comptes généraux pour détecter des anomalies, par
exemple :
- compte en position normale ;
- écritures en suspens au–delà des limites admises ;
- écart important et inexpliqué avec le solde précédant.
 Informer les responsables de service des anomalies ;
 S’assurer que les régularisations sont effectuées rapidement.
Au niveau des opérations comptables
 S’assurer que les schémas comptables sont respectés et que chaque compte est utilisé à
bon escient ;
 Vérifier les opérations annulées et forcées ;
 S’assurer du respect des règles d’archivage des documents.
Enfin, vous devrez également effectuer toute action de formation que vous estimerez
nécessaire, en accord avec votre hiérarchie directe, pour remédier aux carences que vous
aurez pu constater.
Le Directeur Général
ANNEXE 13
Etat synthétique de contrôle des comptes.
Ce document synthétise l’ensemble des contrôles formalisés de comptes sensibles réalisés

durant le trimestre.
Sur cet état trimestriel sont indiqués :
- les numéros de comptes sensibles du service ;

L’ensemble des comptes sensibles du service (mentionné dans la liste des comptes sensibles)
doit apparaître dans ce tableau quelque soit leur fréquence de contrôle.
- leur libellé ;
- leur fréquence de contrôle telle qu’elle a été définie dans la liste des comptes
sensibles du service ;
- une indication (O/N) de la réalisation du contrôle durant le trimestre ;
- la date de réalisation du contrôle pour le trimestre concerné ;

- les commentaires du responsable de la Surveillance Permanente (responsable de
service) ;
Cette partie doit reprendre les principales constatations et anomalies relevées dans les états de
contrôle ainsi que les actions correctives entreprises.
- les commentaires du directeur central/département.
Ce document doit être impérativement signé par le responsable de service, puis par le
responsable de division et enfin par le Directeur Général.
ETAT SYNTHETIQUE
DE CONTROLE DES COMPTES
Trimestre :
Division : Service : Personne responsable :
Date :
Fréquence Date
COMPTES Réalisé ce trimestre
de contrôle du contrôle
Commentaires du responsable de la Surveillance Permanente :

Commentaires du responsable de division :
Signatures :
Responsable Surveillance Permanente Responsable de division Directeur Général
ANNEXE 14
Etat synthétique de contrôle des procédures
Ce document synthétise l’ensemble des contrôles formalisés de procédures sensibles réalisés

durant le trimestre :
Sur cet état trimestriel sont indiqués :
- les numéros de procédures sensibles du service ;

L’ensemble des procédures sensibles du service (mentionné dans la liste des procédures
sensibles) doit apparaître dans ce tableau quelque soit leur fréquence de contrôle.
- leur fréquence de contrôle telle qu’elle a été définie dans la liste des procédures
sensibles du service. ;
- une indication (O/N) de la réalisation du contrôle durant le trimestre ;
- la date de réalisation du contrôle pour le trimestre concerné ;
- les commentaires du responsable de la Surveillance Permanente (responsable de
service) ;
Cette partie doit reprendre les principales constatations et anomalies relevées dans les états de
contrôle ainsi que les actions correctives entreprises.
- les commentaires du directeur central/département.
Ce document doit être impérativement signé par le responsable de service, puis par le
responsable de division et enfin par le Directeur Général.

ETAT SYNTHETIQUE
DE CONTROLE DES POCEDURES
Trimestre :
Direction : Service : Personne responsable :
Date :
PROCEDURES Fréquence Réalisé ce Date

de contrôle trimestre du contrôle
Commentaires du responsable de la Surveillance Permanente :
Commentaires du responsable de division :

Signatures :
Responsable Surveillance Permanente Responsable de division Directeur Général
ANNEXE 15
Fiche de demande d’intégration d’un nouveau compte

Dans la surveillance permanente
A chaque ouverture de compte général ou auxiliaire, le superviseur comptable doit

remplir cette fiche sur laquelle il indique les caractères du compte et, s’il est jugé
sensible, les contrôles à effectuer dans le cadre de la surveillance permanente.
Cette fiche doit être envoyée au responsable du service en charge du suivi qui doit en
accuser réception.
Cette fiche indique les caractéristiques du compte :
 le numéro de compte ;
 sa devise ;
 son libellé ;
 son sens normal de fonctionnement.
Et s’il est jugé sensible et donc devant faire l’objet d’une supervision formalisée,
 le type de contrôle (décomposition/contrôle de cohérence) ;

 la fréquence du contrôle ;
 le nom du responsable du compte ;
 les principaux critères d’anomalies.
Ce sont les principaux éléments qui permettent de détecter des anomalies : sens du compte,
libellé des opérations, délai maximum des suspens, etc.

OUVERTURE D’UN NOUVEAU COMPTE
GENERAL OU AUXILIAIRE
Date :
De : Superviseur comptable
A:
Copie :
COMPTE N° :
Libellé :
Devise :
Dt / Ct :
Compte à inclure dans la Surveillance Permanente :
Personne responsable de la Surveillance Permanente :
Contrôle à réaliser :
Critères d’anomalie

ANNEXE 16
Demande de régularisation du superviseur comptable
Lorsqu’il détecte une anomalie dans les comptes, le superviseur comptable doit en informer le
responsable de service concerné au moyen de la fiche de demande de régularisation.
Le superviseur comptable doit faire une fiche par compte. Celle-ci peut toutefois contenir
plusieurs anomalies.
Elle est divisée en deux parties : l’une est consacrée à la description des anomalies et l’autre à
leur régularisation.
La partie consacrée à la description des anomalies, remplie par le superviseur comptable,

comprend :
- la date de l’écriture jugée anormale ;

- son montant ;
- les remarques du superviseur comptable.
La partie consacrée à la régularisation, remplie par le responsable de service, comprend :
- la date de régularisation ;
- le montant régularisé ;
Pour une anomalie, plusieurs écritures peuvent être passées.
- le/les compte(s) de contrepartie ;

- les commentaires du responsable de service.
Une fois, la régularisation effectuée, le responsable de service doit retourner la fiche signée au
superviseur comptable.

DEMANDE DE REGULARISATION
DU SUPERVISEUR COMPTABLE
Date :
De :
A:
Copie :
COMPTE N°
Libellé :
Devise :
Date Montant Commentaires du superviseur comptable
Date : Signature du superviseur comptable :
Date Montant Compte de contrepartie Commentaires du responsable de Surveillance Permanente
Date : Signature du chef de service
37 2010
ANNEXE 17
Grille d’autoévaluation
Cette grille d’autoévaluation permet aux responsables de service d’analyser les contrôles de
procédures sensibles et leur niveau de formalisation avant la mise en place de la surveillance
permanente.
L’utilisation de cette grille par chaque responsable de service doit intervenir à l’étape 9 de la
mise en place de la surveillance permanente.
Cette grille se compose :
- des procédures sensibles ;

Toutes les procédures indiquées dans la liste de procédures sensibles du service doivent
apparaître.
- des contrôles existants et leur description ;

- de leur fréquence ;
- de l’existence d’une formalisation de ces contrôles ;
- de l’existence de reportings relatifs à ces contrôles et de leur description ;
- de la périodicité de ces reportings (s’ils existent) ;
- du/des destinataires de ces reportings.
Une fois complétée, cette grille doit permettre aux responsables de service en liaison avec le
sous-directeur du contrôle interne déterminer ce qui peut être utilisé dans le cadre de la
surveillance permanente, ce qui doit être amélioré et ce qui doit être mis en place.

GRILLE D’AUTO EVALUATION
SURVEILLANCE PERMANENTE
Département :
Procédures/ Existence d’un Description Fréquence Contrôle Existence Description Fréquence Destinataire
Comptes contrôle (O/N) du contrôle du contrôle formalisé d’un du reporting du du reporting
sensibles (O/N) reporting reporting
39 2010
PROCEDURES SENSIBLES
ANNEXE 18

Listes des procédures sensibles par service
Les listes des procédures présentées dans cette annexe n’ont pas l’ambition d’être exhaustives
mais plutôt de sensibiliser au concept de procédure sensible dans chaque service.

DIRECTION COMPTABILITE (DC)
Département/ Fréquence
Procédure Responsable
Service de contrôle
DC1. Ouverture et clôture des comptes

Trimestrielle
généraux
DC2. Traitement des écritures comptables Trimestrielle
DC3. Suivi des écritures comptables non
Trimestrielle
standard
DC4. Schémas comptables Trimestrielle
DC5. Suivi des comptes spéciaux Trimestrielle
DC6. Réconciliation des nostri Trimestrielle

DC7. Suivi des produits reçus d’avance et des
Trimestrielle
charges payées d’avance.
DC8. Supplément comptable Trimestrielle
DC9. Amortissements Trimestrielle
DC10. Réévaluation Trimestrielle
DC11. Réserves obligatoires Trimestrielle

DC12. Classification des dépenses en
Trimestrielle
immobilisations ou frais généraux

DEPARTEMENT AUTONOME ADMINISTRATION GENERALE (DAAG)
DAAG1. Sécurité Trimestrielle
DAAG2 Gestion des assurances Annuelle
DAAG3. Gestion des dépenses courantes Trimestrielle

DAAG4. Gestion des frais de voyage et de
Semestrielle
représentation
DAAG5. Gestion des dépenses non budgétées Semestrielle
DAAG6. Rapprochement comptabilité/factures

Trimestrielle
payées
DAAG7. Achat d’immobilisations Semestrielle
DAAG8. Vente et mise à rebut des
Annuelle
immobilisations
DAAG9. Poursuite de l’activité Semestrielle
DAAG10. Gestion des réclamations Trimestrielle

DEPARTEMENT AUTONOME DES RESSOURCES HUMAINES (DARH)
DARH1. Recrutement du personnel Semestrielle
DARH2. Gestion de la paye Trimestrielle

DARH3. Gestion des congés, des absences et
Annuelle
des heures supplémentaires
DARH4. Suivi des comptes et des prêts du
Trimestrielle
personnel
DARH5. Code de déontologie Semestrielle

DARH6. Gestion de la séparation des pouvoirs
Semestrielle
et des signatures autorisées
DARH7. Suivi des frais du personnel Trimestrielle

DEPARTEMENT AUTONOME DES AFFAIRES JURIDIQUES (DAAJ)
DAAJ4. Garanties
DAAJ4.1. Garanties reçues Semestrielle
DAAJ4.2. Garanties émises Semestrielle

DIRECTION DU SYSTEME D'INFORMATION (DSI)
DSI.1. Sécurité logique Trimestrielle
DSI.2. Sécurité physique Semestrielle
DSI.3. Gestion de l’exploitation Trimestrielle
DSI.4. Gestion des développements Semestrielle
DSI.5. Procédures de back-up Trimestrielle

DSI.6. Equipement informatique:
Annuelle
Achat/inventaire/vente
DSI.7. Gestion des fournisseurs Annuelle
DSI.8. gestion de l’exploitation

DIRECTION EXPLOITATION RESEAU (DER)
DER1. Comptes clients
DER1.1. Ouverture des comptes clients Semestrielle

DER1.2. Suivi des comptes sans mouvement Trimestrielle
DER1.3. Suivi des comptes à courrier guichet Trimestrielle
DER1.4. Oppositions sur débits Semestrielle
DER2. Suivi des risques
DER2.1. Contrôles des limites clients Trimestrielle

DER2.2. Contrôles des autorisations de
Trimestrielle
découvert accordées au personnel
DER2.3. Rating des dossiers de crédits Trimestrielle
DER2.4. Vérifications des conditions atypiques Semestrielle
DER3. Préparation et suivi des dossiers de
crédits
DER3.1. Constitution du dossier de crédit Trimestrielle
DER3.2. Conservation des documents originaux Semestrielle
DER3.3. Décaissements de credit Trimestrielle
DER3.4. Renouvellement des dossiers de crédit Semestrielle
DER3.5. Suivi des engagements Mensuelle

DIRECTION DES TRAITEMENTS BANCAIRES (DTB)
DTB1. Service étranger

DTB1.1. Gestion des crédits documentaires
import (ouverture, modification, Trimestrielle
réalisation, commission prise)
DTB1.2. Gestion des crédits documentaires
export (pré notification, notification,
Trimestrielle
modification, réalisation, commission,
perçue)
DTB1.3. Gestion des paiements contre docs Trimestrielle
DTB1.4. Rapprochement comptabilité/
obligations contractuelles/ existence
Semestrielle
physique pour les crédits
documentaires import.
DTB1.5. Rapprochement comptabilité /
engagements contractuelles pour les Semestrielle
crédits documentaires export
DTB2. Cash et transferts de fonds
DTB2.1. Operations en espèces Mensuelle
DTB2.2 Sécurité du transport de fonds Trimestrielle
DTB2.3. Gestion des identifiants SWIFT et des
Trimestrielle
clés de télex
DTB2.4. Transferts étrangers Trimestrielle
DTB2.5. Transferts domestiques Trimestrielle
DTB2.6. Lutte contre le blanchiment d’argent Trimestrielle
DTB3. Impayés
DTB3.1. Gestion des impayés Trimestrielle
DTB3.2.Etablissement des provisions Trimestrielle
DTB3.3. Transfert de dossiers clients au
Semestrielle
précontentieux
DTB3.4. Procédure contentieuse Semestrielle
DTB3.5. Suivi des frais et des activités des
Annuelle
juristes
DTB4.Divers
DTB4.1. Gestion des réclamations Trimestrielle

Procédure : Ouverture et clôture de comptes généraux

Référence : DC 1
Service: Comptabilité Personne en charge: Responsable du service
Fréquence de contrôle : Trimestriellement
But du contrôle : S’assurer de la fiabilité de la balance comptable
Risques encourus : Non respect des demandes règlementaires et du siège en matière de reporting.
Pertes financières due à des réclamations concernant des soldes incorrects et due à des opérations frauduleuses
Taille de l’échantillon : Exhaustif
Contrôles à effectuer :
- Vérifier que les raisons données pour l’ouverture et la clôture d’un compte général sont valables, en particulier pour
les clôtures de comptes dont le solde n’est pas nul.
- Vérifier qui initie, autorise, enregistre, contrôle les ouvertures de comptes généraux.
- Vérifier la codification des comptes ouverts est correcte.
- Prendre les mesures correctrices nécessaires.
Fiche de contrôle à utiliser : - Utiliser la fiche de contrôle de procédure n°….

Justificatifs à joindre : - Copie des corrections effectuées.
CNCE / DACAI - Guide de Surveillance Permanente - Tome 249

/ Août 2010
Procédure : Traitement des écritures comptables

Référence : DC 2
But du contrôle : S’assurer de la fiabilité des enregistrements comptables.

Pertes financières due à des réclamations concernant des soldes incorrects et due à des opérations frauduleuses.
Risques encourus :
Taille de l’échantillon : Quelques écritures comptables initiées dans chaque service à des dates différentes.
Contrôles à effectuer : - Vérifier que la création, la vérification, l’entrée et le contrôle des écritures comptables entrent dans le cadre des
pouvoirs octroyés aux agents.
- S’assurer que les écritures comptables entrées le sont dans des délais satisfaisants.
Contrôler les raisons des retards non autorisés.
- Vérifier que les règles de classement et d’archivage des écritures comptables sont respectées.


/ Août 2010
Procédure : Suivi des écritures comptables non standard

Référence : DC 3

But du contrôle :
Minimiser les erreurs et s’assurer de l’enregistrement fiable des opérations.
Enregistrement de transactions frauduleuses. Enregistrement incorrect et avec retard de transactions entraînant une perte
Risques encourus :
financière et des erreurs de reporting.
- Vérifier l’existence et le contrôle régulier des listings de suivi des écritures comptables non standard :
Liste des écritures rejetées, listes des écritures annulées, liste des écritures modifiées, listes des écritures avec
date de valeur rétroactive.
- S’assurer que les corrections des erreurs trouvées lors des contrôles quotidiens sont faites rapidement.
- Vérifier que les règles de classement et d’archivage des listings d’anomalies sont respectées.
- Effectuer les corrections nécessaires. En cas de non respect des procédures, spécialement en cas de délai non
autorisé, les rappeler aux concernés.

- Copie des corrections d’anomalies.
- Copie des corrections effectuées.
Procédure : Schémas comptables

Référence : DC 4

/ Août 2010
But du contrôle : S’assurer que les enregistrements comptables sont conformes aux règles du siège et de la comptabilité locale.
Risques encourus : Enregistrement erroné d’opérations entraînant une perte financière et des erreurs de reporting.
- Vérifier que les schémas comptables utilisés sont conformes aux règles du groupe CNCE et aux règles comptables.
- Contrôler qui initie et vérifie les schémas comptables nouvellement créés.
- Vérifier la bonne utilisation des schémas comptables dans le cas d’opérations manuelles.
Une attention particulière devra être portée aux schémas comptables manuels des écritures de hors bilan.
Justificatifs à joindre : - Copie des corrections d’anomalies.

Procédure : Suivi des comptes spéciaux

Référence : DC 5
Service: Comptabilité Personne en charge: Superviseur comptable

/ Août 2010
But du contrôle : Minimiser les erreurs et s’assurer d’un enregistrement comptable fiable.
Risques encourus : Erreurs de reporting. Enregistrement des opérations frauduleuses
Exhaustif
- S’assurer que des contrôles réguliers des comptes de suspens et de transit sont réalisés dans chaque service.
- Vérifier que des explications satisfaisantes sont données concernant les écritures anciennes, les écritures non
identifiées et les régularisations fréquentes.
- Vérifier que les corrections d’anomalies détectées lors des contrôles quotidiens sont faites rapidement.
- Prendre les mesures correctrices nécessaires. En cas de no respect des procédures, les rappeler aux agents concernés.

Procédure : Réconciliation des nostro

Référence : DC 6
Service: Comptabilité Personne en charge: Responsable de service
Fréquence de contrôle : Mensuellement
But du contrôle :
Minimiser les erreurs et s’assurer d’un enregistrement comptable fiable.

/ Août 2010
Risques encourus : Pertes financières liées à la non réconciliation d’écritures.
- Réconcilier la balance comptable avec les extraits de compte de la contrepartie. Expliquer les différences.
- Vérifier que la procédure concernant les écritures en suspens est respectée et que les actions correctives sont mises
en place rapidement.
- Copie des soldes comptables.
- Copie des extraits de compte.
- Liste des écritures non réconciliées.
Procédure : Suivi des produits reçus d’avance et des charges payées

d’avance
Référence : DC 7
Trimestriellement.
But du contrôle :
S’assurer de la correction imputation des produits et charges conformément aux règles du siège.
Risques encourus : Erreurs dans la prestation des résultats.
Echantillon de produit reçu d’avance et des charges payées d’avance : commissions et intérêt payés et reçus d’avance, loyers
payé d’avance, etc.…

/ Août 2010
- Vérifier que les produits et les charges sont amortis selon une périodicité adéquate.
Analyser la conséquence de toute anomalie sur le compte de résultat.
- Vérifier l’exactitude de la méthode de calcul.
- S’assurer que les charges payées d’avance ont été autorisées au paiement.
- Vérifier si des indices de non respect des procédures ont été enregistrés.
Le cas échéant, s’assurer qu’ils ont été justifiés et autorisés par la direction.
- Prendre des mesures correctives nécessaires.
- Copie des soldes effectuées.
Procédure : Supplément comptable

Référence : DC 8
Trimestriellement.
But du contrôle :
Minimiser les erreurs et s’assurer d’un enregistrement comptable fiable.
Exhaustif
Contrôles à effectuer : - Réconcilier la balance comptable avec les extraits de compte de la contrepartie. Expliquer les différences.

/ Août 2010
- Utiliser la fiche de contrôle de procédure n°….

Procédure : Amortissements
Référence : DC9
Trimestriellement.
But du contrôle : Minimiser les erreurs et s’assurer d’un enregistrement comptable fiable.
Exhaustif
- Réconcilier la balance comptable avec les extraits de compte de la contrepartie. Expliquer les différences.

/ Août 2010
- Utiliser la fiche de contrôle de procédure n°….
Procédure : Réévaluations
Référence : DC10
Trimestriellement.
But du contrôle : S’assurer de la fiabilité de l’enregistrement comptable.
Risques encourus : Un mauvais enregistrement des produits et charges.
Contrôles à effectuer : - Vérifier que les règles comptables en matière de réévaluation sont conformes à celles du siège.
- Vérifier que les postes qui font l’objet d’une réévaluation sont inclus dans le processus de calcul automatique des
réévaluations.
- S’assurer que les résultats du calcul automatique sont contrôlés par les agents concernés. Vérifier que le calcul
manuel des réévaluations est régulièrement contrôlé par l’agent concerné avant son entrée en comptabilité. Vérifier
l’existence d’outils standards de calcul.
- Examiner les conséquences d’un mauvais calcul sur les états financiers de l’implantation.
Fiche de contrôle à utiliser : Utiliser la fiche de contrôle de procédure n°
Justificatifs à joindre : - Copie des calculs des réserves obligatoires.

/ Août 2010
- Copie des corrections effectuées
Procédure : Reserve obligatoire

Référence : DC 11
Trimestriellement.
But du contrôle : S’assurer du respect des exigences légales
Pénalités financière et dérogation d’image résultant du non respect des exigences légales.
Risques encourus :
Mauvaises gestion des liquidités due à l’inexactitude des données.
Taille de l’échantillon : Exhaustif.
Contrôles à effectuer : - Vérifier que tous les postes inclus dans le calcul des réserves obligatoires sont correctement identifiés et listés.
- S’assurer que les paramètres et méthodes de calcul sont contrôlés régulièrement par l’agent responsable avant
l’enregistrement comptable.
- Analyser l’impact d’une erreur de calcul sur l’état des liquidités.
- Vérifier que les paiements et retraits sont faits à temps.
Fiche de contrôle à utiliser : Utiliser la fiche de contrôle de procédures n°
- .copie des calculs de réévaluation.

/ Août 2010
Procédure : Sécurité (accès aux locaux, clés, combinaisons de coffres)

Référence : DAAG 1
Service: DAAG Personne en charge: Responsable de service
Fréquence de contrôle : Trimestriellement.
But du contrôle :
S’assurer de la fiabilité des mesures de sécurité.
Risques encourus : Infraction à la sécurité.
Taille de l’échantillon : Exhaustif.
Contrôles à effectuer : - S’assurer que la sécurité d’accès aux locaux est régulièrement vérifiée, y compris l’accès en dehors des heures de
travail.
- Vérifier que les registres d’accès et la conversation des enregistrements d’accès sont satisfaisants.
- S’assurer que la garde des clés est limitée
Fiche de contrôle à utiliser : Utiliser la fiche de contrôle des procédures n°
Copie des listes de personnel autorisé


/ Août 2010
Procédure : Gestion des assurances

Annuellement.
But du contrôle : S’assurer que les assurances couvrent l’activité, les immobilisations et les personnes physiques
Risques encourus : Exposition à des procédures légales, à des coûts de reconstruction et réaménagement
Contrôles à effectuer : - Vérifier que les polices d’assurance protègent contre les risques matériels financiers professionnels et la
responsabilité civile au tiers
- Vérifier que les conditions des compagnies d’assurance sont comparées et analyser avant la souscription d’une
police.
- Vérifier que toutes les conditions (mesures minimales de sécurité valeurs déclarées des équipements) des contrats
sont respectées
- Vérifier que les risques et les immobilisations sont réévalués au moins une fois par an
- Vérifier que les changements en termes de risque de propriété et de valeur sont pris en compte lors des
renouvèlements de police
- Prendre les mesures correctrices nécessaires
Utiliser la fiche de contrôle de procédure n°
Copie des contrats d’assurances.

/ Août 2010
Procédure : Gestion courante des dépenses

Trimestriellement.
But du contrôle : S’assurer que les dépenses sont contrôle et qu’elles sont conformes au budget.
Risques encourus : Engagement par le personnel de dépenses non autorisées
Taille de l’échantillon : Un échantillon des dépenses courantes les plus significatives
Contrôles à effectuer : - S’assurer qu’il y a une vérification systématique des conditions offertes par les différents fournisseurs.
- Vérifier que les ordres d’achat de dépenses courantes sont visés par les personnes autorisées.
- Rapprocher les dépenses enregistrées en comptabilité avec les factures originales
- Expliquer les écarts
- Vérifier que les dépenses sont régulièrement comparées avec les chiffres du budget.
- Vérifier que tous les écarts significatifs sont expliqués et la direction en est informée
- En cas de non respect des procédures, les rappeler aux personnes concernées
Justificatifs à joindre : Copie des corrections

/ Août 2010
Procédure : Gestion des frais de voyage et de représentation

semestriellement.
But du contrôle : S’assurer du suivi des frais de voyage et de représentation et du respect du budget.
Risques encourus :
Engagement des dépenses non autorisées
Taille de l’échantillon : Les factures les plus significatives
Contrôles à effectuer : - Vérifier qu’il y a une vérification systématique des conditions offertes par les différentes agences de voyages.
- S’assurer que les dépenses de voyage et de représentation sont engagées uniquement à titre professionnel.
- S’assurer qu’elles sont visées par des personnes autorisées.
- Rapprocher les dépenses de voyage et de représentation enregistrées en comptabilité avec les factures originales.
- Vérifier que les dépenses engagées sont régulièrement comparées avec les chiffres du budget.
- Vérifier que tous les écarts significatifs sont expliqués et la direction en est informée.
- En cas de non respect des procédures, les rappeler aux personnes concernées.

Justificatifs à joindre : Copie des corrections apportées

/ Août 2010
Procédure : Gestion des dépenses non budgétées
Semestriellement.
But du contrôle : S’assurer du bon suivi du budget.
Risques encourus : Engagement de dépenses sans autorisation.
Taille de l’échantillon : L’ensemble des dépenses non budgétées les plus significatives.
Contrôles à effectuer : - Vérifier que toutes les dépenses non budgétées sont automatisées avant d’être engagées.
- Vérifier que les dépenses non budgétées sont enregistrées, justifiées, autorisées par la direction et accompagnées de
la facture originale.
- Rapprocher les dépenses non budgétées enregistrées en comptabilité avec les factures originales.
- En cas de non respect des procédures, les rappeler aux personnes concernées.
Registre des dépenses non budgétées

Copie des corrections apportées
Procédure : Rapprochement comptabilité/ factures payées


/ Août 2010
Trimestriellement.
But du contrôle : S’assurer que les factures sont réglées conformément à la politique de la CNCE et aux conditions du fournisseur.
Risques encourus : Engagement de dépenses non autorisées.

Taille de l’échantillon : Un certain nombre de factures de différentes sortes et traitées par des agents différents.
Contrôles à effectuer : - Vérifier que toutes les factures sont enregistrées en charge à payer et que le paiement est dûment autoriser.
- Vérifier que la direction contrôle régulièrement les factures payées en s’assurant du respect des règles CNCE
- Rapprocher les factures originales avec la comptabilité
-
Etats de rapprochement
Copie des corrections réalisées.
Procédure : Achats d’immobilisations


/ Août 2010
Semestriellement.
But du contrôle S’assurer qu’il y a des appels d’offre pour tous les achats d’immobilisations
Risques encourus : Engagement par le personnel des dépenses excessives.
Contrôles à effectuer : - Vérifier que les spécifications détaillées sont définies avant le début de la procédure d’achat
- Vérifier que l’achat est inclus dans le budget
- Vérifier que les appels d’offre sont reçus et analysés parle personnel compétent
- Vérifier que chaque demande adressée au fournisseur est d’abord visée par la direction
- Vérifier que la facture est comparée avec la demande au fournisseur et la facture proforma avant le paiement
- Rapprocher les factures reçues des fournisseurs du paiement effectué
- Examiner les écarts
- Vérifier que la direction contrôle périodiquement les factures payées et qu’elles sont conformes aux règles CNCE en
la matière
Dossier des immobilisations
Justificatifs à joindre : Copie des corrections réalisées.
Procédure : Classification des dépenses en immobilisations ou frais

généraux
Annuellement.
But du contrôle : S’assurer du correct calcul des réévaluations et des amortissements
Risques encourus : Engagement de dépenses non autorisées

/ Août 2010
Exhaustif
Contrôles à effectuer : - Vérifier que la classification des dépenses en immobilisation ou frais généraux est faite selon les règles de la CNCE
- Vérifier que chaque achat est enregistré selon les schémas comptables établis pour les immobilisations ou pour les
frais généraux
- Examiner les anomalies
Justificatifs à joindre : Copie des corrections faites.
Procédure : Vente et mise au rebut d’immobilisations

Annuellement.
But du contrôle : S’assurer que les ventes et mise au rebut d’immobilisations sont conformes à la politique de la CNCE
Risques encourus : Perte financière

Contrôles à effectuer : - Vérifier que les demandes de vente et mise au rebut d’immobilisations sont réalisées conformément avec les règles
de la CNCE

/ Août 2010
- Vérifier que chaque vente et mise au rebut est approuvée par la direction.
- Vérifier qu’avant la vente, le prix de vent des immobilisations est comparé à la valeur comptable et aux conditions
du marché.
- Vérifier que la comptabilité et l’inventaire des immobilisations sont mis à jour immédiatement après la vente ou la
mise au rebut des immobilisations
- Expliquer les anomalies
- Prendre les mesures correctrices
Fiche de contrôle à utiliser : Utiliser la fiche de contrôle n°
Copie des demandes de vente et mise au rebut d’immobilisations
Copie de l’inventaire des immobilisations
Copie des corrections faites.
Procédure : Poursuite de l’activité

semestriellement.
But du contrôle : Vérifier que la procédure de poursuite d’activité est exhaustive et qu’elle a été testée
Risques encourus : Perte d’activité due au sinistre

Contrôles à effectuer : - Vérifier que le plan de secours inclut des mesures concernant les systèmes et les autres équipements (locaux,
communications, personnel, restauration, etc.)
- Vérifier que les coûts des différents fournisseurs sont comparés
- Vérifier que le plan de secours a été approuvé par la direction et qu’il a été communiqué à l’ensemble du personnel.

/ Août 2010
- Vérifier que le plan de secours est régulièrement testé
- Vérifier que les dysfonctionnements sont analysés et que des mesures correctrices sont prises.
Copie du plan de secours

Justificatifs à joindre : Copie des contrats avec les fournisseurs
Copie des dossiers de test.
Procédure : Réclamations
Trimestriellement.
But du contrôle : S’assurer de l’enregistrement des réclamations reçues et de leurs traitements correct
Risques encourus : Perte financière et dégradation d’image
Contrôles à effectuer : - Vérifier que le service administratif tient un registre de toutes les réclamations
- S’assurer que la direction est informée de toutes les réclamations émanant de la clientèle
- Vérifier qu’un courrier est systématiquement envoyé à temps
- Vérifier qu’il existe un dossier pour chaque réclamation contenant l’analyse des causes et les mesures correctrices
prises par la personne responsable
- Vérifier que les dossiers de réclamations sont systématiquement étudiés par les directions
- Examiner l’origine des réclamations lorsqu’elles sont répétitives et prendre les mesures correctrices nécessaires.

/ Août 2010
Copie du registre des réclamations

Copie des corrections effectuées
Procédure : Recrutement du personnel

Référence : DARH 1
Service: DARH Personne en charge: Responsable de service
Fréquence de contrôle : semestriellement.
But du contrôle : Recrutement de personnel incompétent. Nouveau arrivants incorrectement introduits à la CNCE
Risques encourus : Coût trop important des recrutements.

Dossiers des personnes recrutées sur la période.
Contrôles à effectuer : - S’assurer qu’un dossier a été fait pour chaque personne recrutée.
- Vérifier que les offres faites aux candidats ont été signées par les personnes autorisées.
- Vérifier que toutes les procédures administratives ont été engagées (notification au chef de service, paie, retraite,
contrôle médical, etc.)
- Vérifier que les nouveaux embauchés ont signé un accusé de réception du règlement interne
- Vérifier que la période d’essai a été correctement planifiée.

/ Août 2010
Utiliser la fiche de contrôle des procédures
Copie de toutes les corrections effectuées
Procédure : Gestion de la paie

Trimestriellement.
But du contrôle :
S’assurer de la bonne gestion de la paie
Risques encourus : Paiement non autorisé ou incorrect des employés
- S’assurer de la confidentialité des salaires.
- Vérifier qu’il y a un rapprochement entre le montant des salaires nets et le montant total des salaires versés.
- S’assurer que les nouveaux arrivants les fiches de paie est correctement paramétré (cotisation retraite, sociale, etc.
…)
- Prendre toutes les mesures correctrices nécessaires.

/ Août 2010
Justificatifs à joindre : Copie des corrections effectuées
Procédure : Gestion des congés, des absences et des heures supplémentaires

Annuellement.
But du contrôle : Mauvaise gestion des congés et non contrôle des absences
Risques encourus : Risque de fraudes au niveau des heures supplémentaires.
- Vérifier que les fiches de congés ont été visées et correctement enregistrées.
- Contrôler les soldes de congés afin d’identifier le personnel qui a un solde de congés important
- Vérifier que toutes les absences sont justifiées.
- Vérifier le règlement des heures supplémentaires (calcul, etc.) et leur validation.
- Prendre toutes les actions correctrices nécessaires.
Fiche de contrôle à utiliser : Utiliser la fiche contrôle procédure n°
Justificatifs à joindre : Copie des corrections effectuées.

/ Août 2010
Procédure : Suivi des comptes et des prêts au personnel

Trimestriellement.
But du contrôle : Non respect des procédures .non remboursement des prêts octroyés.
Risques encourus : Pertes potentielles en cas de non remboursement
Taille de l’échantillon : 10% à 20% des comptes et des prêts du personnel selon le nombre total.
Contrôles à effectuer : Comptes du personnel

-contrôler les soldes de comptes du personnel :
- écriture au crédit
- comptes systématiquement en position débitrice
- comptes en position débitrice sans autorisation
Prêt au personnel
- s’assurer que les conditions appliquées aux prêts au personnel sont conformes aux règles définies en interne.
- Vérifier que toutes les garanties spécifiées dans le contrat de prêt ont été prise.
- S’assurer que les contrats et les garanties sont conservés dans un endroit sécurisé.
- Vérifier que les remboursements s’effectuent normalement.
- Vérifier la procédure de remboursement des prêts pour le personnel quittant la banque.

/ Août 2010
Procédure : Code de déontologie

Fréquence de contrôle : Semestriellement.
But du contrôle : S’assurer que toutes les personnes en position sensible connaissent leurs devoirs en termes de code de déontologie vis-à-vis
des clients et de la banque
Risques encourus : Non respect des valeurs de la Caisse d’Epargne non respect du secret bancaire.
Taille de l’échantillon : 20% à 50 % des dossiers personnels et tous les dossiers des nouveaux arrivants durant la période.
Contrôles à effectuer : - S’assurer que le code de déontologie a été signé par toutes les personnes qui ont une position sensible (c a d celles
du front office, du service commercial, etc.…).
- S’assurer que les nouveaux arrivants ont signé le code de déontologie.
Justificatifs à joindre : Copie de toutes les corrections réalisées.

/ Août 2010
Procédure : Gestion de la séparation des pouvoirs et des signatures

autorisées.
Semestriellement.
But du contrôle : S’assurer que le registre des signatures autorisées est à jour et qu’il est correctement géré.
Mauvaise gestion de ce registre pouvant entraîner des pertes financière au cas où la banque serait en gagée par une personne
Risques encourus : sans signature autorisée
- Vérifier que le registre des signatures autorisées est à jour.

Contrôles à effectuer : - S’assurer que tout changement dans le registre a été notifié aux banques correspondantes et en interne.
Justificatifs à joindre : Copie de toutes les corrections réalisées

/ Août 2010
Procédure : Suivi des frais du personnel

Trimestriellement.
But du contrôle : S’assurer du bon suivi des frais du personnel
Faiblesse dans la gestion des frais du personnel peut conduire à des dépenses ou à des remboursements de frais de personnel
Risques encourus :
non justifiées
Taille de l’échantillon : 25% des dépenses de remboursement d’une période.
Contrôles à effectuer : - Vérification des dépenses ont été payées dans un délai normal après la dépense.
- S’assurer que la dépense de remboursement présente clairement le détail des dépenses, le nom des convives, les
facturettes de carte de crédit.
- Vérifier que toutes les demandes de remboursement ont été signées par une personne autorisée.
- S’assurer que toutes les dépenses ont été correctement enregistrées en comptabilité.
Justificatifs à joindre : Copie de toutes les corrections réalisées

/ Août 2010
Procédure : Sécurité logistique

Référence : DSI 1.
Service: DSI Personne en charge: Responsable de service
Trimestriellement.
But du contrôle :
Veiller au respect des normes
Des faiblesses dans la définition et le contrôle de la sécurité logique peuvent entrainer des accès non autorisé à des applications
ou à des données sensibles et peuvent causer des pertes importantes (confidentialité, modification ou destruction de données,
Risques encourus :
etc.).
Taille de l’échantillon : Tous les systèmes toutes les applications et tous les programmes.
- Vérifier que tous les systèmes, les applications et tous les programmes sont logiquement protégés.
- Vérifier que tous les droits d’accès sont correctement inventoriés et que les listes sont cohérentes avec l’activité et
qu’elles sont à jour.
- Vérifier que la piste d’audit des accès existe et qu’elle est contrôlée régulièrement
- Prendre toutes les mesures nécessaires
Copie des modifications effectuées.


/ Août 2010
Procédure : Sécurité physique

semestriellement.
But du contrôle : Veiller au respect des normes
En cas de mauvaise gestion des mesures de sécurité concernant les accès aux locaux informatiques, le feu, les installations
Risques encourus :
électriques une absence de contrôle de la sécurité physique pourrait entraîner la perte d’équipements et données informatiques
Contrôles à effectuer : - Vérifier que l’accès physique au service informatique est bien contrôlé.
- Vérifier que la liste des personnes autorisées à entrer au service informatique est cohérente et qu’elle est mise à jour.
- Vérifier qu’il y a des alarmes et des équipements anti-incendie. S’assurer qu’ils sont vérifier et testés régulièrement.
- Vérifier que toutes les procédures de secours sont à jour et bien connues.
- S’assurer que toutes les exigences en terme d’environnement (air conditionné, installations électriques) ont été
respectées.

/ Août 2010
Procédure : Contrôle de l’exploitation
trimestriellement.
But du contrôle :
Une mauvaise gestion de l’exploitation peut entrainer l’apparition d’anomalies dans le fonctionnement du système,
Risques encourus :
l’impossibilité de respecter les exigences réglementaires en matière de reporting et de perte d’opportunité d’affaires.
Taille de l’échantillon : Toutes les procédures de production, les papiers de travail et le registre des anomalies sur un mois
Contrôles à effectuer : - Vérifier que les procédures opérationnelles sont formalisées, à jour et bien connues du personnel informatique.
- Vérifier que le papier de travail qui est remplis de façon quotidienne, hebdomadaire et mensuelle
- Vérifier que les anomalies / problèmes sont enregistrées sur le registre des anomalies et que ce registre est à jour
- Prendre toutes les mesures correctrices nécessaires
Procédure : Gestion des développements


/ Août 2010
But du contrôle :
Une mauvaise gestion des développements peut conduire à une mauvaise priorisation des taches et à un manque
Risques encourus :
d’informations sur l’état d’avancements des projets. Au pire, des dates limites importantes peuvent être manquées
Taille de l’échantillon : Tous les projets et développements réalisés pendant la période achevée
Contrôles à effectuer : - Vérifier que la procédure de demande de travaux est en place au mois pour ce qui est des développements les plus
importants.
- Vérifier que ce document est correctement documenté et autorisé par les signataires appropriés.
- Vérifier que les rapports de gestion concernant la réalisation de la demande de travaux est à jour et qu’il existe une
méthodologie de programmation et que chaque programme développé en interne a une documentation propre
comme décrite dans les règles informatique interne
Procédure : Procédures de back up

Fréquence de contrôle : trimestriellement.

But du contrôle : S’assurer que toutes les données et tous les paramètres ont été inclus dans les procédures de back up et que les contrôles sont
réalisés régulièrement concernant le bon fonctionnement et la récupération des données.

/ Août 2010
Risques encourus : Impossibilité de poursuivre l’activité en cas de sinistre
Taille de l’échantillon : Procédures de back up sur un mois en accordant une attention particulière aux dates clés (fin de mois, fin d’années).
Contrôles à effectuer : - Vérifier que la procédure de back up identifie clairement le contenu des back up, leurs fréquences et les règles de
stockage.
- S’assurer que le cycle de conservation des back up respect les règles de la CNCE
- Contrôlé le stock de bandes de back up
- Vérifier l’adéquation des procédures de back up avec les besoins définis dans le plan de secours.
- Vérifier que des contrôles sont effectués sur le back up log
- S’assurer que les données peuvent être récupérées et que des tests sont effectués de façon régulière.
Procédure : Equipement informatique : achats / inventaires / ventes

Service DSI Personne en charge: Responsable de service

Fréquence de contrôle : annuellement.
But du contrôle : S’assurer de la bonne gestion des stocks (en qualité et en quantité)
Une gestion des équipements inadéquate peut entraîner des risques d’achat d’équipement inadaptés, non-conformes à la
Risques encourus :
stratégie de l’implantation des risques de vol en cas de procédure d’inventaire trop légère et des erreurs en comptabilité.
Taille de l’échantillon : Un échantillon représentatif des équipements informatiques achetés au cours de la période.
Contrôles à effectuer : - Vérifier que tous les achats d’équipements ont été techniquement validés et visés par les personnes autorisées.
- Vérifier que des devis ont été obtenus des fournisseurs pour tous les achats d’importance

/ Août 2010
- Vérifier les équipements informatiques sont inventoriés de façon exhaustive.
- Vérifier qu’un comptage physique a été fait et que trous les écarts ont été expliqués
- Vérifier que tout changement dans le stock d’équipements informatiques (achats, ventes, mises au rebus) est
correctement enregistré.
Procédure : Gestion des fournisseurs

annuellement.
But du contrôle : S’assure du bon choix des fournisseurs
Des faiblesses dans la gestion de fournisseurs peuvent conduire à la création de surcoûts pour payer des services qui ne sont
Risques encourus : plus utilisés ou peuvent exposer l’implantation à des pertes (en cas de non suivi des contrats de maintenance) ou des pénalités
(utilisation de produits sans détenir les licences)
Contrôles à effectuer : - Lister tous les fournisseurs de l’implantation et vérifier l’utilisation ou non leurs services
- Vérifier que tous les équipements informatiques ou assimilés, pour lesquels on ne dispose pas de pièces de rechange
font l’objet d’un contrat de maintenance et vérifier que les contrats sont renouvelés à bonne date.
- Vérifier que les logiciels utilisés dans l’implantation sont des copies autorisées sous licence

/ Août 2010
Procédure : Ouverture de comptes clients

Référence : DER 1.1
Service: DER Personne en charge: Responsable de service

But du contrôle : S’assurer de l’identification des clients
Risques encourus : Perte de données financières, fraudes, risque juridique.
Taille de l’échantillon : Quelques nouveaux comptes ouverts par différents agents et à des dates différentes.
Contrôles à effectuer : - Vérifier l’existence de contrôles réguliers

- Vérifier que les dossiers des clients contiennent tous les documents nécessaires à l’ouverture de compte : pièces
d’identité, statuts, pouvoirs, etc.…
- Vérifier que la personne ayant ouvert le compte y était autorisée
- Vérifier les informations entrées dans le système comptable sont conformes aux informations données par les clients

/ Août 2010
Procédure : Suivi des comptes sans mouvement

But du contrôle : Fiabilité des comptes clients

Non respect des règles de reporting au siège. Existence d’opérations frauduleuses. Pertes financières dues à l’enregistrement
Risques encourus :
incorrect d’opérations.
Contrôles à effectuer : - Vérifier qu’il existe un suivi régulier des comptes sans mouvement au service commercial.
- Vérifier qu’il existe une procédure de contrôle des comptes réactivés et qu’elle est respectée
- S’assurer qu’il y a des agents responsables de l’approbation des transactions hors de la réactivation d’un compte
- Prendre les mesures correctrices nécessaires. En cas de non respect de la procédure, rappeler aux chargés de la
clientèle.
Copie des corrections effectuées.
Copie du registre des comptes sans mouvement.

/ Août 2010
Procédure : Suivi des comptes à courrier guichet

trimestriellement.
But du contrôle : Respect des principes de lutte contre le blanchissement de l’argent
Risques encourus : Utilisation par les clients de leurs comptes pour gérer des fonds issus du trafic de drogues ou de toute autre activité criminelle.
Contrôles à effectuer : - Vérifier que la procédure d’ouverture d’un compte à courrier guichet est conforme aux exigences des instructions
relatives à la lutte contre le blanchissement de l’argent.
- Vérifier qu’il y a un suivi régulier des comptes à courrier guichet au service commercial.
- S’assurer que les règles en matière de classement et d’archivage sont respectées
- En cas de non respect de la procédure, rappeler au chargé de la clientèle
Justificatifs à joindre : Copie des comptes à courrier guichet
Copie de la procédure interne de lutte contre le blanchissement d’argent

/ Août 2010
Procédure : Opposition sur débits


But du contrôle : S’assurer de l’identification des clients
Risques encourus : Perte de données financières, fraudes, risque juridique.
Taille de l’échantillon : Quelques nouveaux comptes ouverts par différents agents et à des dates différentes.
Contrôles à effectuer : - Vérifier l’existence de contrôles réguliers

- Vérifier que les dossiers des clients contiennent tous les documents nécessaires à l’ouverture de compte : pièces
d’identité, statuts, pouvoirs, etc.…
- Vérifier que la personne ayant ouvert le compte y était autorisée
- Vérifier les informations entrées dans le système comptable sont conformes aux informations données par les clients

/ Août 2010
Procédure : Contrôle des limites clients

Référence : DER 2.1.

But du contrôle : S’assurer du respect des limites octroyées aux clients
Risques encourus : Pertes financières dues aux dépassements des limites autorisées
Contrôles à effectuer : - Vérifier que les limites clients sont bien définies et communiquées à l’ensemble des agents concernés
- Vérifier que les limites sont revues et mise à jour seulement âpres approbation de la direction et sans délai
- Vérifier que les agents obtiennent une autorisation avant de réaliser des transactions qui pourraient générer des
dépassements de limites.
- Vérifier qu’il y a un suivi efficace des dépassements de limite
- Vérifier que la direction est systématiquement informée des dépassements de limite
- Prendre les mesures correctrices nécessaires. En cas de non respect de la procédure, rappeler aux agents concernés.
Copie des limites clients
Justificatifs à joindre : Copie de l’état de dépassement des limites

/ Août 2010
Procédure : Contrôle des autorisations de découvert accordées au personnel

trimestriellement.
But du contrôle : S’assurer que toutes les opérations sont faites dans le cadre d’autorisations données
Risques encourus : Pertes financières dues à des opérations non autorisées ou frauduleuses
Taille de l’échantillon : Quelques dossiers autorisés par différents agents et à des dates différents
Contrôles à effectuer : - Vérifier que les autorisations sont clairement définies pour type d’opération
- Vérifier que des limites sont fixées aux membres du personnel et qu’elles sont régulièrement contrôlées
- Vérifier que la liste des autorisations définies sont strictement respectées.
- .s’assurer que tous les dépassements sont approuvés par la direction
- Vérifier que les autorisations sont périodiquement revues et visées par la direction
- En cas de non respect de la procédure, la rappeler aux agents concernés.
Copie de la liste des autorisations accordées au personnel

/ Août 2010
Procédure : Rating des dossiers de crédit

trimestriellement.
But du contrôle : S’assurer du contrôle effectif du risque de crédit
Risques encourus : Pertes financières dues au manque d’analyse des risques
Taille de l’échantillon : Quelques dossiers de crédit traités par différent agents et à des dates différentes
Contrôles à effectuer : - Vérifier que tous les dossiers de crédit font l’objet d’un rating conformément aux règles CNCE
- Vérifier que le rating donné est cohérent avec la situation financière du client et la qualité des garanties reçues.
- Vérifier que la liste des ratings est mise à jour et revue régulièrement par la direction
- Vérifier que toutes les évolutions de rating sont indiquées et expliquées
- Prendre les mesures correctrices nécessaires. En cas de non respect de la procédure la rappeler aux personnes
concernées
Copie de la grille de rating CNCE
Justificatifs à joindre : Copie de la dernière liste de rating.

/ Août 2010
Procédure : Vérification des conditions atypiques

semestriellement.
But du contrôle : Détecter les conditions atypiques (taux d’intérêt, commissions, etc.…)
Risques encourus : Erreurs, fraudes et malversations
Taille de l’échantillon : Quelques dossiers de clients choisis à partir de la liste des comptes clients bénéficiant de conditions spéciales.
Contrôles à effectuer : - Comparer les clients bénéficiant de conditions spéciales avec les clients moyens en termes de taille de rating de
volume d’affaire etc.
- Vérifier que les conditions spéciales sont approuvées par la direction
- Vérifier que tous les comptes client à conditions spéciales sont enregistrés sur la liste des comptes clients à
conditions spéciales négociées avec les conditions enregistrées dans le système
Copie de la liste des comptes clients à conditions spéciales

/ Août 2010
Procédure : Constitution de dossiers de crédit


But du contrôle : S’assurer que les dossiers de crédit ont été bien montés
Risques encourus : Décision prises sur la base d’une documentation incomplète conduisant à une perte financière.
Taille de l’échantillon : Quelques dossiers de crédit ouverts différents agents et à dates différentes.
Contrôles à effectuer : - Vérifier que les dossiers contiennent tous les documents mentionnés dans le check List des documents nécessaires à
l’octroi d’un crédit
- Vérifier qu’il y a un registre sur lequel sont enregistrés les documents manquants
- S’assurer que les dossiers de contenant la check list de documents (présents ou manquants) et les notes de relance
permet un contrôle exhaustif et permanant
- En cas de non respect de la procédure, la rappeler aux personnes concernées.
Check list de la documentation et des documents manquants
Notes de relance

/ Août 2010
Procédure : Conservation des documents originaux

Fréquence de contrôle : Semestriellement

But du contrôle S’assurer de la sécurité physique des documents originaux
Risques encourus : Perte financière due à perte des documents originaux
Contrôles à effectuer : - Vérifier qu’il existe un registre des documents conservés au coffre et qu’il est communiqué à tous les agents
responsables.
- S’assurer que tous les documents conservés au coffre sont enregistrés dans ce registre et qu’il y a périodiquement un
rapprochement entre celui-ci et des documents se trouvant au coffre
- En cas de non respect de la procédure la rappeler aux personnes concernes
Copie du registre des documents conservés au coffre
Copie des résultats du rapprochement.

/ Août 2010
Procédure : Décaissements de crédit


But du contrôle s’assurer que seuls les crédits autorisés sont décaissés
Risques encourus : perte financière due à un manque de contrôle
Taille de l’échantillon : Quelques décaissements effectués par différents agents.
Contrôles à effectuer : S’assurer que les signatures et les pouvoirs des signataires sont vérifiés sur l’ordre de décaissement avant le décaissement des
fonds.
Vérifier que le montant du décaissement demandé entre la date limite autorisée et est conforme à l’accord de crédit
Vérifier que tous les dépassements de limite ont été autorisés par la direction
Prendre les mesures correctrices nécessaires
En cas de non respect de la procédure la rappeler aux personnes concernées

/ Août 2010
Procédure : Renouvellement des dossiers de crédit

Fréquence de contrôle : semestriellement

But du contrôle : S’assurer que les informations permettant la prise de décision sont fiables
Risques encourus : Perte financière due à des informations non mises à jour concernant la situation financière des clients
Taille de l’échantillon : Quelques dossiers de crédit traité par différent agents
Contrôles à effectuer : - Vérifier qu’un état des dossiers de crédit qui vont arriver à échéance dans le prochain mois(ou une période plus
courte si nécessaire) est sorti régulièrement et qu’il est distribué aux agents responsables.
- S’assurer que tous les dossiers de crédit sont mis à jour à temps.
- Vérifier que les documents manquants apparaissant sur le précédent état des documents manquants ont bien été
obtenus.
- S’assurer de la preuve de l’existence d’actions engagées pour compléter le dossier de crédit
- En cas de non respect de la procédure la rappeler aux agents concernés
Justificatifs à joindre : Copie de la liste du dossier de crédit dont l’échéance doit arriver dans la période à venir

/ Août 2010
Procédure : Suivi des engagements

Fréquence de contrôle : Mensuellement

But du contrôle S’assurer du respect des règles en matière de crédit
Risques encourus : Perte financière due au dépassement des autorisations
Contrôles à effectuer : - Vérifier que tous les engagements sont enregistrés à temps
- Vérifier que tous les états de gestion sont produits distribués régulièrement
- Vérifier que les engagements enregistrés sont périodiquement rapprochés avec les dossiers de crédit
- S’assurer que les anomalies sont reportées à la direction
- S’assurer qu’il y a un rapprochement de l’état de l’état des engagements avec l’état comptable
- S’assurer que les écarts sont expliqués et corrigés
- En cas de non respect de la procédure, la rappeler aux agents concernés.
Copie de la liste des dossiers de crédit dont l’échéance doit arriver dans la période à venir

/ Août 2010
Procédure : Garanties reçues

Référence : DAAJ 1
Service: DAAJ Personne en charge: Responsable de service
But du contrôle :
S’assurer de la bonne exécution des opérations de garanties
Risques encourus : Perte financière due à une mauvaise imputation ou à une perte de documents
Contrôles à effectuer : - Rapprocher le solde comptable avec l’état de gestion des garanties reçues du service
- Rapprocher l’état de gestion des garanties reçues avec les garanties conservées au coffre
- S’assurer que le renouvellement des garanties reçues est réalisé en liaison avec le renouvellement des lignes de
crédit accordées aux clients
- S’assurer que tous les renouvellements de garantie sont enregistrés dans le registre des garanties reçues
- Vérifier que les garanties renouvelées sont conservées au coffre et enregistrées dans le registre des documents
conservés au coffre
- Vérifier que les états d’engagement sont à jour
- Et prendre les mesures correctrices nécessaires
Etat de gestion du service
Balance comptable

/ Août 2010
Procédure : Garanties émises

Référence : DAAJ 2
Service: DAAJ Personne en charge: Responsable de service

But du contrôle : S’assurer de la bonne exécution des opérations de garanties
Risques encourus : Perte financière due à des enregistrements incorrects ou à une perte de données
Contrôles à effectuer : - Rapprocher le solde comptable avec l’état de gestion des garanties émises
- Réconcilier l’état de gestion des garanties émises avec les contrats conservés au coffre
- S’assurer que les signatures et les pouvoirs des signataires sont vérifiés au moment de la demande par le client de
mise en place de la garantie
- Vérifier que le contenu de la garantie est conforme aux usages et qu’il a été approuvé par un juriste en cas de
garantie spécifique
- Vérifier que le montant de la garantie émise entre dans la limite de crédit autorisé
- Vérifier que toutes les garanties émises apparaissent correctement sur l’état des engagements
Copie du registre des garanties émises
Justificatifs à joindre : Copie des soldes comptables

/ Août 2010
Procédure : Gestion des crédits documentaires import

(ouverture, modification, réalisation, commissions)
Référence : DTB 1.1
Service: DTB 1 Personne en charge: Responsable de service
Fréquence de contrôle : trimestriellement

But du contrôle : S’assurer du respect de la politique de crédit et de la réglementation
Risques encourus : Perte financière due au dépassement de limite non autorisé
Taille de l’échantillon : Quelques dossiers de crédits documentaires import traités par différents agents
Contrôles à effectuer : - Vérifier que le montant du crédocs ouvert (ou sa modification) reste dans la limite autorisée.
- S’assurer du respect de la réglementation de change et autres lors de l’ouverture ou de la modification du crédocs
- Vérifier que le dossier est complet
- S’assurer que les procédures de vérification des documents, de remise de documents au bénéficiaire et de paiement
sont strictement respectées lors de la résiliation du crédocs
- Vérifier que tous les crédocs import ouverts entrent bien dans l’état des engagements
- En cas de non respect de la procédure, la rappeler aux agents concernés
Copie du registre des crédocs import

/ Août 2010
Procédure : Gestion des crédits documentaires export

(pré notification, notification, modification, réalisation,
commissions)

But du contrôle S’assurer du respect de la réglementation régissant les crédits documentaires
Risques encourus : Perte financière et d’image due à un non respect de la réglementation
Taille de l’échantillon : Quelques dossiers de crédits documentaires export traités par différents agents
Contrôles à effectuer : - S’assurer que le traitement des crédocs est conforme aux règles de change et autres règlements
- Vérifier que le dossier est complet
- Vérifier que la procédure de contrôle des documents et de paiement est bien respectée lors de la résiliation
- Vérifier que les commissions sont correctement calculées et perçues
- En cas de non respect de la procédure la rappeler aux agents concernés
Copie du registre des crédocs export
Procédure : Gestion des paiements contre documents

/ Août 2010

But du contrôle : S’assurer du respect de la politique de crédit
Risques encourus : Perte financière due à des dépassements non autorisés de limites
Taille de l’échantillon : Quelques dossiers gérés par différents agents
Contrôles à effectuer : - Vérifier que les paiements sont effectués à l’intérieur des limites autorisées
- Vérifier l’adéquation des documents reçus des clients avec les règles de contrôle de change avant le paiement.
- Analyser les conséquences des différences
- Vérifier que les dossiers sont complets
- Vérifier que toutes les lignes de crédit sont correctement enregistrées dans le dossier de l’engagement
- En cas de non respect de la procédure, la rappeler aux personnes concernées
Procédure : Rapprochement comptabilité / obligations contractuelles / existence

physique pour les crédocs import

/ Août 2010
But du contrôle : Veiller à la cohérence des informations
Risques encourus : Perte financière due à des dossiers erronés

Taille de l’échantillon : exhaustif
Contrôles à effectuer : - Rapprocher l’état comptable avec le registre des obligations contractuelles pour les crédocs import
- Expliquer la différence
- Rapprocher le registre des obligations contractuelles avec les crédocs import conservés au coffre
Copie du registre de l’obligation contractuelle
Copie de l’état comptable
Procédure : Rapprochement comptabilité / gestion / obligations

contractuelles pour les crédocs export

/ Août 2010
But du contrôle : Veiller à la cohérence des informations
Risques encourus : Perte financière due à des dossiers erronés
Contrôles à effectuer : - Rapprocher l’état comptable avec l’état de gestion pour le crédocs export
- Expliquer la différence
- Rapprocher l’état de gestion avec l’état des engagements de crédocs export
Copie de l’état de gestion
Copie de l’état comptable
Procédure : Opérations espèces

Fréquence de contrôle : mensuellement

But du contrôle : S’assurer de la sécurité des opérations
Risques encourus : Perte financière due au non respect des règles de sécurité

/ Août 2010
Contrôles à effectuer : - Vérifier que toutes les opérations en espèces sont réalisées conformément aux règlements de gestion de caisse
- Vérifier que toutes les opérations en espèce sont en registrées sur un registre spécifique et qu’elles sont
régulièrement rapprochées avec la comptabilité
- Vérifier que les instructions concernant la lutte contre le blanchiment de l’argent sont strictement respectées
- Vérifier que les mesures de sécurité (accès à la caisse, conservation des espèces en dehors des heures de travail) sont
respectées par tous les agents traitant les opérations de caisse.
- Vérifier que les encaisses physiques en caisse sont rapprochées de la comptabilité et du registre des caissiers.
- S’assure que les procédures d’ajustement de la caisse est bien définies et qu’elle est respectée
Copie du registre du caissier
Copie du rapprochement des espèces avec la comptabilité
Copie des ajustements de caisse
Procédure : Sécurité du transport de fonds

Service : DTB 2 Personne en charge: Responsable de service

Risques encourus : Perte financière due au non respect des règles de sécurité
Contrôles à effectuer : - Vérifier que la procédure de transfert des fonds inclut des mesures de sécurité suffisantes (confidentialité, escorte,
règles de conduite en cas de holà up, etc.…).
- Evaluer la qualité du service et la sécurité apportée par les transporteurs de fonds

/ Août 2010
- Vérifier que le transport de fonds fait l’objet d’un contrat d’assurance
Copie de la police d’assurance
Procédure : Gestion des identifiants SWIFT et des deux clés de télex


Risques encourus : Pertes financières dues au non respect des règles de sécurité
Contrôles à effectuer : - Vérifier que la procédure d’accès physique au système ainsi que d’accès aux données est bien définie et respectées.
- Une attention particulière doit être accordée à l’utilisateur des clés de test
- Vérifier que la séparation des tâches est respectée pour les opérations quotidiennes
- Vérifier la demande récente de clés perdues et analyser leurs causes
- Vérifier que la confidentialité est respectée et que des mises à jour sont effectuées régulièrement
- En cas de non respect, la rappeler aux agents concernés

/ Août 2010
Copie du règlement interne
Procédure : Transferts étrangers


But du contrôle : S’assurer du respect des règles en matière de change et de lutte contre le blanchiment de l’argent.
Risques encourus : Pertes financière et dégradation d’image dues au non respect des règles légales. Fraudes
Taille de l’échantillon : Quelques dossiers de transfert étrangers traités par des agents différents à des drayes différentes
Contrôles à effectuer : - Vérifier que les signatures et les pouvoirs sont vérifiés lors de la demande de transfert des clients
- Vérifier que toutes les demandes de transferts sont enregistrées dans le registre des transferts en devises étrangère et
réalisées rapidement.
- Analyser les raisons des retards
- S’assurer que toutes les informations nécessaires sont systématiquement vérifiées avant le traitement de chaque
transfert (nostro, montant minimum, taux de conversion, autorisation, etc.)
- Vérifier que les commissions sont correctement calculées et perçues.
- Vérifier que les règles en matière de lutte contre le blanchiment de l’argent sont appliquées.
- Analyser les exceptions
Justificatifs à joindre : Copie du registre de transfert de devise étrangère

/ Août 2010
Procédure : Transferts domestiques


But du contrôle : S’assurer du respect des règles en matière de change et de lutte contre le blanchiment de l’argent
Risques encourus : Perte financière et dégradation d’images dues au non respect des règles légales. Fraudes
Taille de l’échantillon : Quelques dossiers de transferts domestiques traités par des agents différents à des dates différentes
Contrôles à effectuer : - Vérifier que les signatures et pouvoirs des signataires sont vérifiés lors de la demande de transfert des clients
- Vérifier que toutes les demandes de transfert sont enregistrées dans le registre des transferts en monnaie domestique
et réalisées rapidement
- Analyser les raisons des retards
- S’assurer que toutes les informations nécessaires sont systématiquement vérifiées avant le traitement de chaque
transfert (nostro, montant minimum autorisations, etc.)
- Vérifier que les règles en matière de lutte contre le blanchiment de l’argent sont appliquées
- Analyser les exceptions
Copie du registre de transferts domestique

/ Août 2010
Procédure : Lutte contre le blanchement de l’argent


But du contrôle : S’assurer de la protection homogène et efficace de l’implantation contre les opérations de blanchiment
Risques encourus : Pertes financière et détérioration de l’image de la banque dues au traitement d’opérations liées à des activités criminelles
Taille de l’échantillon : Les dossiers conservés conformément aux instructions
Contrôles à effectuer : - Vérifier que la procédure de lutte contre le blanchiment de l’argent sale est définie conformément à l’instruction
locale
- Vérifier que l’ensemble du personnel a été sensibilisé aux règles relatives à la lutte contre le blanchiment de l’argent
- Vérifier que les dossiers concernant des opérations douteuses sont centralisés
- Vérifier qu’ils contiennent le détail des transactions douteuses
- Vérifier que ces dossiers sont conservés pendant la durée prescrite
- Vérifier que la direction est mises au courant des dossiers sensibles afin qu’elle puisse décider des mesures à
prendre
Copie de l’instruction de lutte contre le blanchiment de l’argent
Justificatifs à joindre : Copie des dossiers d’opérations douteuses

/ Août 2010
Procédure : Gestion des impayés

But du contrôle : S’assurer du bon reporting des impayés à la direction
Risques encourus :
Perte financière due à l’incapacité de détecter à temps la situation financière du client
Dossiers d’impayés
Contrôles à effectuer : - Vérifier que les dossiers d’impayés contiennent toutes les données nécessaires : nom du client, date de l’échéance,
l’opération ayant génère un dépassement
- Vérifier que les agents concernés contrôle régulièrement les états d’impayés et analysent les impayés avant de les
soumettre à la direction
- Vérifier l’état financier et le rating des clients douteux sont examinés fréquemment
Copie de l’état des impayés

/ Août 2010
Procédure : Etablissement des provisions


But du contrôle S’assurer que les risques sont correctement provisionnés
Risques encourus : Perte financière dues à un rating incorrect des clients entraînant un excès ou un manque de provision
Taille de l’échantillon : L’ensemble des dossiers de provision
Contrôles à effectuer : - Vérifier que le niveau de provisionnement de chaque client est réévaluer régulièrement par les personnes
responsables et que ces provisions sont bien inclues dans les fiches de provisions remis à la direction
- Vérifier que ces fiches contiennent le détail des engagements, le dernier rating du client et le montant des provisions
- Vérifier que la méthode de calcul des provisions est conforme avec les règles CNCE et la législation locale.
- S’assurer qu’elle est systématiquement appliquée à tous les clients identifiés comme douteux.
- En cas d’exception, se les faire expliquer
- Vérifier le calcul et l’enregistrement des provisions
Copie des fiches de provision

/ Août 2010
Procédure : Transfert de dossiers clients au précontentieux


But du contrôle : S’assurer du respect de la procédure de transfert des dossiers clients au précontentieux
Pertes financière dues à un mauvais suivi des impayés et à l’absence des indicateurs de transfert d’un dossier client au
Risques encourus :
précontentieux
Taille de l’échantillon : Etats de suivi des impayés, état des dossiers en précontentieux, un échantillon de dossiers suivis au précontentieux
Contrôles à effectuer : - Vérifier que les dossiers client sont transférer au précontentieux conformément à la politique de crédit et aux règles
juridiques locales et qu’ils sont complets
- Vérifier que les impayés sont provisionnés et vérifier l’existence des garanties
- Vérifier que les clients sont informés par recommander et que les mesures sont prises pour rechercher les clients
dont l’adresse est inconnue
- Si au cours de cette phase, un protocole sur restructuration de la dette a été signé avec le client,
- Vérifier qu’il est respecté
- Vérifier que le coût de la procédure judiciaire n’excède pas le montant de la créance douteuse
Copie de la liste des dossiers clients en précontentieux
Procédure : Procédure contentieuse


/ Août 2010
But du contrôle : S’assurer du respect de la procédure de transfert des dossiers clients au contentieux
Pertes financières due à un mauvais suivi des impayés et à l’absence de suivi des indicateurs de transfert d’un dossier client au
Risques encourus :
contentieux
Taille de l’échantillon : Etat des dossiers contentieux, un échantillon de dossiers clients traités au contentieux
Contrôles à effectuer : - Vérifier que les dossiers clients sont transférer au contentieux conformément à la politique de crédit et aux règles de
juridique locales et qu’ils sont complets
- Vérifier que la direction est informée du transfert des dossiers au contentieux
- Vérifier que les clients sont informés du passage de leurs dossiers au contentieux et de la clôture de leur compte par
corriger recommandé avec accusée de réception
- Vérifier que les mesures sont prises pour évaluer les garanties reçues et les provisions sur les créances douteuses
- S’assurer qu’il y a un suivi rigoureux de chaque phase du processus et des frais engagés pour la récupération de la
créance douteuse
- Vérifier que le cout de la procédure judiciaire n’excède pas le montant de la créance douteuse
- S’assurer que la direction est dûment informée de l’évolution des procédures engagées
Copie de la liste des dossiers clients douteux
Procédure : Suivi des frais et des activités des juristes

Fréquence de contrôle : Annuellement

But du contrôle : S’assurer de l’efficacité du support juridique et du contrôle effectif des coûts

/ Août 2010
Risques encourus : Pertes financière causées par un choix non judicieux des juristes
Contrôles à effectuer : - Vérifier que la réputation, les termes les conditions et les commissions des différents juristes sont comparés avant de
signer un contrat avec l’un d’eux
- Vérifier que les juristes envoient les informations régulières sur les actions engagées et sur l’état d’avancement des
affaires
- Vérifier que les dépenses des juristes sont justifiées par les récupérations obtenues
- S’assurer que les factures reçues des juristes sont contrôlées et visées avant paiement
Copie des contrats signés avec les juristes
Procédure : Gestion des réclamations

Fréquence de contrôle : trimestriellement
But du contrôle : Améliorer les services fournis à la clientèle
Risques encourus : Perte financière et dégradation de l’image de la banque par un mauvais traitement des réclamations
Taille de l’échantillon : Quelques dossiers de réclamations traités par différents agents à des dates différentes

/ Août 2010
Contrôles à effectuer : - Vérifier que toutes les réclamations sont systématiquement enregistrées dans le registre des réclamations dès leur
réception
- Vérifier que les réclamations sont traitées par des personnes différentes de celles qui les ont reçues
- A partir d’un échantillon, étudier les raisons et délai écoulé entre réclamation et la date de réponse au client
- Examiner le nombre de réclamations, le type d’opérations concernées, les raisons de ces réclamations (en
particulier, quand elles se répètent) et les délais de réponses
Copie du registre des réclamations

/ Août 2010

Guide de Reference Adaptee Tome2

Transféré par

Informations du document

Titre original

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Guide de Reference Adaptee Tome2

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

Union – Discipline – Travail

CNCE / DACAI - Guide de Surveillance Permanente - Tome 2 / Août 2010

 Annexe 2: Liste des comptes sensibles………………………………………... 04

CNCE / DACAI - Guide de Surveillance Permanente - Tome 2 / Août 2010 2

CNCE / DACAI - Guide de Surveillance Permanente - Tome 2 / Août 2010 3

Commentaires relatifs à l’annexe 2

- des numéros de comptes sensibles

Ce document doit être mise à jour au fil de l’eau.

LISTE des COMPTES SENSIBLES

CNCE / DACAI - Guide de Surveillance Permanente - Tome 2 / Août 2010 4

Commentaires relatifs à l’annexe 3

Ces fiches indiquent :

- le numéro du compte sensible ;

CNCE / DACAI - Guide de Surveillance Permanente - Tome 2 / Août 2010 5

CNCE / DACAI - Guide de Surveillance Permanente - Tome 2 / Août 2010 6

Département : Personne responsable :

Fiche de décomposition de compte

Commentaires relatifs à l’annexe 4

La décomposition de compte consiste à identifier l’ensemble des écritures unitaires composant le

- vérifier le bien-fondé des écritures constituant le solde à la date de décomposition ;

La fiche de décomposition comprend :

- le numéro du compte décomposé ;

Pour chaque écriture anormale,

En termes de justificatifs, il convient de joindre :

- une copie de la balance du compte ;

Ce document doit être impérativement signé par le responsable de service.

CNCE / DACAI - Guide de Surveillance Permanente - Tome 2 / Août 2010 8

Date du contrôle : Département : Personne responsable :

ECRITURES INITIALES ECRITURES D’APUREMENT

Etat de contrôle de comptes

Commentaires relatifs à l’annexe 5

Cet état peut servir à la formalisation des contrôles de cohérence.

- la référence de l’anomalie détectée ;

Ce document doit être impérativement signé par le responsable de service.

CNCE / DACAI - Guide de Surveillance Permanente - Tome 2 / Août 2010 10

Date du contrôle : Département : Personne responsable :

Référence de Date d’origine Montant Explications Actions engagés Date de

112 / Août 2010

Liste des procédures sensibles

Commentaires relatifs à l’annexe 6

- du nom de chaque procédure ;

Ce document doit être mis à jour au fil de l’eau.

LISTE DES PROCEDURES SENSIBLES

CNCE / DACAI - Guide de Surveillance Permanente - Tome 2 / Août 2010 12

Fiche de contrôle des procédures sensibles

Commentaires relatifs à l’annexe 7

CNCE / DACAI - Guide de Surveillance Permanente - Tome 2 / Août 2010 13

Ces fiches indiquent :

La taille de l’échantillon choisi varie en fonction de la procédure. Ainsi, par exemple, le

- les vérifications à effectuer ;

Il convient d’indiquer la référence du document adapté au contrôle de la procédure.

- les justificatifs à joindre au document de formalisation du contrôle.

CNCE / DACAI - Guide de Surveillance Permanente - Tome 2 / Août 2010 14

Service : Personne en charge : Responsable du service

Etat de contrôle des procédures

Commentaires relatifs à l’annexe 8

Cet état peut servir à la formalisation des contrôles de régularité.

Il peut se faire sur la base d’un échantillon ou être exhaustif.

Chaque procédure contrôlée donnera lieu à l’utilisation de cet état.

- la référence du document étudié ;

- les anomalies constatées ;

- l’explication des anomalies ;