LE TRAITEMENT DES DONNEES COMPTABLES

Objectif(s) : Prsenter une synthse sur les diffrentes solutions comptables. Pr-requis : Principes comptables. Modalits : Schma d'organisation comptable.

TABLE DES MATIERES LE TRAITEMENT DES DONNEES COMPTABLES .................................................................. 1 Chapitre 1. INTRODUCTION. ........................................................................................................ 2 Chapitre 2. LE SYSTEME CLASSIQUE. ....................................................................................... 2 2.1. Le journal. ........................................................................................................................ 2 2.1.1. Dfinition. .......................................................................................................... 2 2.1.2. Exemple. ............................................................................................................ 2 2.1.3. Principe de la partie double. ............................................................................ 2 2.2. Le grand livre. ................................................................................................................. 3 2.3. La balance des comptes................................................................................................... 3 2.3.1. Dfinition. .......................................................................................................... 3 2.3.2. Exemple. ............................................................................................................ 3 2.4. De la balance aux documents de synthse. .................................................................... 4 2.5. Le tableau ou compte de rsultat de l'exercice. ............................................................ 5 2.5.1. Dfinition. .......................................................................................................... 5 2.5.2. Exemple. ............................................................................................................ 5 2.6. Le bilan. ............................................................................................................................ 5 2.6.1. Dfinition. .......................................................................................................... 5 2.6.2. Exemple. ............................................................................................................ 6 2.7. L'organisation du systme classique.............................................................................. 6 Chapitre 3. LE SYSTEME CENTRALISATEUR.......................................................................... 7 3.1. Principes. .......................................................................................................................... 7 3.2. Organisation. ................................................................................................................... 8 Chapitre 4. LE TRAITEMENT INFORMATISE. ......................................................................... 8 4.1. Organisation gnrale des traitements. ......................................................................... 8 4.2. Evolution des systmes d'information comptables....................................................... 9 4.3. Le traitement faon de la comptabilit ou externalisation. ...................................... 9 4.4. Le traitement informatis dans les entreprises et les administrations. ...................... 9 4.5. Tenue, structure et fonctionnement des comptes selon l'arrt ministriel du 22 juin 1999. ................................................................................................................................. 9 4.5.1. Monnaie. ............................................................................................................ 9 4.5.2. Livre des procdures. ....................................................................................... 9 4.5.3. Comptabilit informatise. ............................................................................ 10 4.5.4. Ecritures comptables et pices justificatives. ............................................... 10 4.5.5. Procdure de clture. ..................................................................................... 10

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Chapitre 1. INTRODUCTION. Linformatisation du traitement des informations comptables est gnralise dans les entreprises et les administrations. Pour comprendre lorganisation actuelle des travaux comptables avec les outils informatiques, il est ncessaire de faire rfrence aux mthodes et rgles de base de toute comptabilit rgulirement tenue. Plusieurs systmes dorganisation sont distinguer : - le systme classique, - le systme centralisateur, - le systme informatis, - les systmes dinformations comptables.

Chapitre 2. LE SYSTEME CLASSIQUE. 2.1. Le journal. 2.1.1. Dfinition. A partir des pices justificatives ou documents de base, les oprations sont enregistres dans lordre chronologique, au jour le jour, dans un journal unique appel Journal Gnral. Chaque opration fait lobjet dune criture encore appele article. Cette prsentation traditionnelle est utilise essentiellement dans les formations en comptabilit (livres, cours, ...) pour des raisons pdagogiques, de simplification et de clart. 2.1.2. Exemple. Exemple dcriture classique :

Chaque criture est date. Le libell mentionne la nature et la rfrence ou numro du document de base (facture, chque, ... ) servant de preuve de lopration conomique enregistre. Pralablement lenregistrement de lcriture, il est indispensable de reprer les comptes utiliss et le sens de leur mouvement, dbit ou crdit. Cette tache dimputation ou de codification est trs importante car situe en amont des traitements comptables, elle dtermine la qualit et la fiabilit de la comptabilit. 2.1.3. Principe de la partie double. Pour respecter le principe de la partie double, chaque criture doit tre quilibre : Montant du dbit = Montant du crdit

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Les totaux de bas de page doivent tre reports en haut de la page suivante ou en fin de journal afin de contrler lgalit : Totaux des dbits = Totaux des crdits 2.2. Le grand livre. Les critures enregistres dans le journal doivent tre reportes dans les comptes. Lensemble des comptes constitue le grand livre de lentreprise. Parmi les comptes, on distingue :

les comptes gnraux (caisse, banque, achats, ventes, TVA, clients, fournisseurs ...) ; les comptes individuels des tiers pour chaque client et chaque fournisseur. 2.3. La balance des comptes. 2.3.1. Dfinition.

Cest un tableau, prsent priodiquement, en fin danne, fin de semaine, le plus souvent en fin de mois qui regroupe tous les comptes mouvements pendant la priode avec leur solde respectif. La balance est un instrument de contrle dont les proprits sont les suivantes : Total des dbits = Total des crdits Total des soldes dbiteurs = Total des soldes crditeurs 2.3.2. Exemple.

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2.4. De la balance aux documents de synthse.

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2.5. Le tableau ou compte de rsultat de l'exercice. 2.5.1. Dfinition. Ce compte, recense tous les comptes de charges et tous les comptes de produits mouvements pendant lexercice comptable. Les comptes sont classs selon leur caractre dexploitation, financier ou exceptionnel. Le solde de ce compte indique le rsultat de lexercice :

bnfice comptable de lexercice, ou perte comptable de lexercice. RESULTAT de lexercice = PRODUITS - CHARGES 2.5.2. Exemple.

2.6. Le bilan. 2.6.1. Dfinition. Il reprsente la situation de lentreprise une certaine date : louverture ou la clture de lexercice. Il regroupe tous les comptes dactif (emplois) et tous les comptes de passif (ressources). Il fait apparatre le rsultat de lexercice et la situation nette de lentreprise. RESULTAT de lexercice = Total de l'ACTIF - (CAPITAL + DETTES)

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2.6.2. Exemple.

2.7. L'organisation du systme classique.

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Chapitre 3. LE SYSTEME CENTRALISATEUR 3.1. Principes. Ce systme permet :

la division du travail et la rpartition des taches comptables (saisie, suivi, contrle) en raison de lexistence de plusieurs journaux spcialiss par catgorie doprations, le regroupement des informations de mme nature. journal des achats, journal des ventes, journal de banque, journal de caisse, journal des oprations diverses, ...

Ainsi, il est possible dutiliser plusieurs journaux auxiliaires regroupant les oprations identiques :

Pralablement lenregistrement des oprations dans les journaux auxiliaires, les documents de base doivent tre tris par nature. Chaque jour, les enregistrements sont saisis dans les diffrents journaux auxiliaires avec mise jour des comptes individuels des clients et des fournisseurs. Aprs totalisation des diffrents journaux auxiliaires, les totaux ainsi obtenus sont reports ou transfrs, par centralisation, globalement dans un journal unique, en fin de mois : le journal gnral. Les comptes de tiers : clients et fournisseurs peuvent tre regroups en fin de mois sous forme :

de relevs nominatifs des clients ou balance des clients de relevs nominatifs des fournisseurs ou balance des fournisseurs.

Avec la gnralisation de la tenue informatise des comptabilits, la mise jour permanente des comptes et les performances des logiciels spcialiss permettent la connaissance en temps rel de la situation de lensemble des comptes par simple consultation avec possibilit ddition. La conception des logiciels de gestion et de comptabilit sinspire des principes dorganisation traditionnelle.

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3.2. Organisation.

Chapitre 4. LE TRAITEMENT INFORMATISE. Lorganisation comptable et les traitements vus prcdemment se retrouvent dans les fonctionnalits des diffrents progiciels de comptabilit disponibles actuellement dans les entreprises et les administrations publiques et prives. 4.1. Organisation gnrale des traitements. Aprs imputation sur un bordereau de saisie ou sur le document comptable de base lui mme, les informations sont saisies au clavier dans un journal provisoire ou brouillard de saisie. Cependant, lexigence dun document crit devrait disparatre avec le dveloppement des changes dinformations par la voie tlmatique. Aprs contrle, les critures saisies font lobjet dune validation qui entrane la mise jour automatique des comptes. Par la suite, la base de donnes ainsi constitue est utilise pour :

les ditions des documents comptables : journaux, comptes, balances, les consultations lcran des comptes, les traitements comptables situs en aval : tableau de rsultat, bilan, prparation des dclarations fiscales, tableau danalyse, ...
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4.2. Evolution des systmes d'information comptables. De plus en plus, les systmes sont intgrs les uns aux autres afin daccrotre la vitesse de traitement et de transmission des donnes. Les diffrentes comptabilits se trouvent ainsi regroupes : comptabilit gnrale, comptabilit analytique, contrle de gestion, gestion financire, gestion prvisionnelle. Lintrt essentiel de cette intgration rside dans la saisie unique des vnements quelle que soit leur utilisation ultrieure. Plusieurs possibilits existent en matire dintgration :

comptabilit analytique autonome de la comptabilit gnrale, comptabilit analytique semi-intgre avec la comptabilit gnrale pour certaines applications, comptabilit analytique ou de gestion totalement intgre la comptabilit gnrale.

La comptabilit gnrale tient un rle central majeur do limprieuse ncessit de la qualit de sa tenue afin dassurer la fiabilit des informations transmises au systme de dcision et de pilotage de lentreprise. La transmission des donnes comptables et financires connat actuellement un changement trs important du fait de la dmatrialisation des supports dinformations, associs au large dveloppement des changes de donnes informatiss par lintermdiaire des outils de la tlmatique (exemple : Transferts des Donnes Fiscales Sociales et Comptables). 4.3. Le traitement faon de la comptabilit ou externalisation. La comptabilit peut tre tenue par une entreprise de comptabilit, un Cabinet dExpertise Comptable (CEC) ou un Centre de Gestion Agr (CGA). Lentreprise na pas investir en matriels informatiques et logiciels comptables. Le rapport qualit-cot du service est convenable en raison de la qualit de la prestation, mais lentreprise reste cependant dpendante du prestataire cause des dlais ncessaires pour la transmission des documents. 4.4. Le traitement informatis dans les entreprises et les administrations. Ce traitement est de plus en plus frquent en raison de la baisse des cots des matriels et logiciels de comptabilit-gestion ainsi que pour leur facilit dutilisation et leur convivialit. Il ncessite cependant un personnel comptent, dot de qualits dadaptation aux volutions permanentes des diffrents domaines de la gestion des entreprises et aussi des administrations. 4.5. Tenue, structure et fonctionnement des comptes selon l'arrt ministriel du 22 juin 1999. 4.5.1. Monnaie. La tenue dune comptabilit en Euro est un choix irrvocable. Elle peut tre tenue en monnaie trangre. Les soldes des comptes sont alors convertis dans la monnaie nationale ou en Euros. 4.5.2. Livre des procdures. La tenue dun document dcrivant les procdures et lorganisation comptables est obligatoire pour faciliter la comprhension du systme de traitement et la ralisation des contrles.
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4.5.3. Comptabilit informatise. Lorsquelle est informatise, lorganisation de la comptabilit implique laccs la documentation relative aux analyses, la programmation et lexcution des traitements, en vue notamment de procder aux tests ncessaires la vrification des conditions denregistrement et de conservation des critures. 4.5.4. Ecritures comptables et pices justificatives. Le Plan Comptable 1999 prcise que chaque criture doit s'appuyer sur une pice justificative date, tablie sur support papier ou sur un support assurant la fiabilit, la conservation et la restitution en clair de son contenu pendant les dlais requis. Le caractre dfinitif des enregistrements pour les comptabilits informatises est assur par une procdure de validation interdisant toute modification ou suppression. 4.5.5. Procdure de clture. Une procdure de clture priodique doit figer la chronologie des oprations et tre applique aux mouvements enregistrs jour par jour ou par rcapitulation mensuelle. Pour les comptabilits informatises, lirrversibilit des enregistrements est garantie par la production de documents crits, identifis, numrots et dats ds leur tablissement par des moyens offrant toute garantie en matire de preuve.

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