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Tutoriel 05 : Les documents

Le module de gestion de documents vous permet de crer ou de modifier les types de documents qui vous sont accessibles (factures, bons de commande, offres, note de crdit, bons de livraison, etc.) Les types de documents dpendent du package choisi.

5.1. Crer un nouveau document


1 2 3

1 2 3

Slectionnez lentreprise, autrement dit la socit qui met le document Slectionnez le type de document crer, une facture par exemple Cliquez sur le champ Destinataire pour ouvrir un annuaire interne, louverture de la fentre

cet annuaire souvre automatiquement

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c
4

b a

Encodez les premiers caractres du nom du destinataire. Slectionnez le destinataire souhait en


pour slectionner le premier destinataire de la liste ou en double-cliquant dans cette liste

pressant la touche

Autre mthode
5

Slectionnez la socit souhaite en cliquant sur

ou slectionnez la socit et la

personne de contact par dfaut en cliquant sur


Slectionner un contact dans la liste et cliquez sur le contact par dfaut.

pour slectionner une autre personne que

b Cliquez sur pour accder la fiche destinataire c Selon le mme principe que la recherche dun destinataire dans lannuaire, il est possible de
rechercher un destinataire par code Alpha, code postal ou ville. Pour plus de dtails, voir le tutoriel 02 Lannuaire .

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Cliquez sur le bouton ajouter La fentre passe en mode dition , les boutons Valider temporairement
et annuler

apparaissent

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10 9 7 8

7 Encodez la description du document. Cette description vous permet didentifier le document, elle saffiche dans la colonne description de longlet rsum 8 9

Encodez lorigine du document, Optionnel exemple : votre appel du 25/03/2011 (facultatif) Encodez une remarque, Optionnel Cette remarque ne sera pas visible sur la facture
Le champ Date vous permet de modifier la date de cration du document. La date de cration dun document ne peut pas tre antrieure celle dun autre document valid.

10

Slectionnez lchance du document. Par dfaut, Optimizze choisi lchance dfinie dans la fiche du

destinataire 11

Cliquez sur le bouton Valider temporairement


Le mode brouillon validation temporaire permet de sauvegarder le contenu dun document et de le modifier par la suite. Le document doit ensuite tre valid dfinitivement. Pour plus de dtails, voir 5.9. Erreur ! Source du renvoi introuvable.. Une fois valid, le document nest plus modifiable.

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Optimizze passe sur longlet Dtails , cet onglet vous permet dencoder les lignes qui constitueront votre document (une facture dans notre exemple).

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14

15

17

19

Pour encoder les lignes qui constitueront le dtail du document, tapez simplement le texte dans la description 12 . Ce champ description vous permet de taper plusieurs lignes de texte. Pour passer la ligne, pressez simplement la touche Enter Le champ remarque 13 vous permet dencoder une remarque qui (optionnellement) pourra tre imprime sur votre document (une facture dans notre exemple). Pour accder au champ remarque , 13 pressez la touche mme rsultat en cliquant sur ce champ laide de la souris. , vous pouvez obtenir le

Pressez nouveau

pour encoder la QTT 14

Pressez nouveau pour accder au champ Prix 15 qui vous permet dencoder un prix. Nous verrons plus tard comment utiliser les prix spcifis dans la fiche article
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Cliquez sur le libell TVA pour changer le taux de la ligne en cours. Par dfaut, le taux de
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TVA est celui qui est spcifi lors de la cration du document.

Slectionnez le nouveau taux de TVA

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h pour ne pas changer le taux de TVA i pour choisir le taux de TVA propre au document Cliquez sur TVA DOC
Cliquez sur annuler

Le champ 17 vous permet de spcifier une rduction valoir sur le prix encod, de telle sorte que votre destinataire puisse voir que le prix que vous lui proposez inclut une remise. Pour accder ce champ, presser nouveau la touche
Le cadre

g affiche le prix net (rduction comprise) de larticle k vous

Cocher la case rduction lorsque vous encodez le pourcentage de la ristourne dans une ligne permet dappliquer la rduction toutes les lignes de dtails suivantes. 18 Pour encoder une nouvelle ligne de dtails, cliquez sur le bouton ajouter pressez la touche flche vers le bas .

ou

=> Recommencez au point 12 . Vous pouvez encoder autant de ligne de dtail que vous le souhaitez
Remarques : Il est possible tout moment daccder directement un champ en cliquant dessus. La touche TAB permet de passer la colonne situe droite de la colonne en cours La touche SHIFT + TAB permet de retourner dans la colonne situe gauche de la colonne en cours. La touche flche vers le haut permet de remonter vers la ligne suprieure. La touche flche vers le bas permet de descendre vers la ligne infrieure. Si la ligne en cours est la dernire, une nouvelle ligne est cre. La case Multiligne permet dafficher une ou plusieurs lignes de dtail (retour la ligne inclus) si la case est coche. La colonne

f indique la faon dont lencodage t ralis

Encodage manuel signifie que le texte encod ne correspond aucun code article, rfrence fournisseur, code-barres ou N de lot. Le champ description est compos de simple texte. article Signifie quOptimizze a trouv un article correspondant votre encodage. code-barres Signifie que lencodage a t ralis depuis un scanner de code-barres numro de lot Signifie quOptimizze a identifi un N de lot correspondant a votre saisie. Il est galement possible dencoder une ligne de dtail sur base de la description dun article plutt que sur base du code Article. Dans ce cas, la description peut faire rfrence nimporte quelle langue prsente dans Optimzze. La dernire faon dencoder une ligne de dtail depuis la colonne description 12 se base sur la rfrence du fournisseur encode dans la fiche article. Le point 5.2. de ce tutoriel traitera en dtail la faon de procder lencodage dune ligne de dtail. 19

Cliquez sur longlet Rsum pour quitter ldition du document sans le valider. Pour

valider un document, voir 5.9. Erreur ! Source du renvoi introuvable.

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Le nouveau document a t ajout dans la liste, il est en mode brouillon

tant quil na pas t valid

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