Planification et suivi de projet avec MSProject Manuel dutilisation

Version 1.3 - Juillet 2004

Ralis par la Direction des Systmes d'Information du CNRS (DSI)

Table des matires

Table des matires

TABLE DES MATIERES __________________________________________________________________ 3 A PROPOS DE CE MANUEL ________________________________ ______________________________ 5 MISES A JOUR ________________________________________________________________________ 7 A - CREER UN NOUVEAU PLANNING_______________________________________________________ 9 1. Enregistrer le nouveau planning .........................................................................................................................9 2. Dater le planning ....................................................................................................................................................9 3. Ajuster lchelle de temps .....................................................................................................................................9 B - CONSTRUIRE LE PLANNING _________________________________________________________ 11 1. Recommandations sur la dmarche de construction du planning .............................................................. 11 2. Entrer les noms des tches ................................................................................................................................ 11 3. Identifier les tches rcapitulatives ................................................................................................................. 12 4. Affecter les ressources aux tches .................................................................................................................. 12 4.1. Origine des ressources.............................................................................................................................12 4.2. Affectation des ressources aux tches..................................................................................................13 5. Entrer les dures estimes des tches et positionner des jalons................................................................ 13 6. Lier les tches entre elles.................................................................................................................................. 14 7. Ajuster les dures des tches ou appliquer des contraintes de date aux tches ...................................... 15 8. Faire vrifier le planning par les intervenants concerns........................................................................... 17 C - TENIR A JOUR UN PLANNING CONSOLIDE ET DES PLANNINGS DETAILLES __________________ 19 D - SUIVRE LAVANCEMENT DU PLANNING ________________________________________________ 21 1. Tenue jour du planning .................................................................................................................................... 21 2. Gestion des versions successives du planning ............................................................................................... 21 E - QUELQUES MENUS UTILES ___________________________________________________________ 23

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A propos de ce manuel

A propos de ce manuel
Ce manuel a pour but de prsenter les principes de planification et de suivi de projet avec loutil MSProject, version Standard 2002. La planification est un outil indispensable de management de projet, un moyen essentiel de prise de dcisions pour le chef de projet : pour dfinir les travaux raliser, fixer des objectifs, coordonner diverses actions, matriser les moyens requis, minimiser les risques rencontrs, enfin mettre en place une stratgie de management, notamment en suivant les activits en cours et en rendant compte de l'tat d'avancement du projet. La planification est aussi un facteur de communication entre les diffrents intervenants du projet. Une dmarche de planification simplifie est prsente dans ce manuel : elle est base sur une estimation des dures des tches et non des charges. Cette dmarche permet de grer de manire prcise un calendrier et une logique de droulement du projet. Ct ressources, elle permet didentifier les tches affectes aux diffrents intervenants du projet mais elle ne permet pas de grer de manire prcise le taux daffectation des ressources : chaque intervenant dans le projet devra donc vrifier le ralisme des e stimations qui le concernent. Par ailleurs, le prsent manuel ne couvre pas toutes les fonctionnalits offertes par loutil MSProject mais rsume lessentiel connatre pour crer et manipuler un planning ainsi que quelques recommandations ou mises en garde. Pour en savoir plus sur les fonctionnalits de loutil, se rfrer laide en ligne. Utilisation de ce manuel Le chapitre A dcrit la cration dun nouveau planning, partir dun modle de planning pour le projet qui prdfinit un certain nombre dlments (ressources, calendrier, prsentation). Le chapitre B explicite la construction dun planning, en faisant ressortir les prcautions prendre pour favoriser le suivi ultrieur du planning. Le chapitre C explique comment tenir jour plusieurs plannings et les consolider dans un seul. Le chapitre D traite du suivi du planning pendant la dure du projet. Enfin, le dernier chapitre donne quelques trucs utiles. Conventions Les noms de fentre, de zone de dialogue ou de zone de saisie apparaissent entre guillemets, par exemple onglet Prdcesseurs . Les noms de commande dun menu apparaissent en gras italique spars par des /, par exemple : menu Fichier/Imprimer

Ce pictogramme identifie des remarques utiles mais sans incidence sur le cours des instructions exposes.

Ce pictogramme identifie des informations lire et/ou excuter imprativement, qui peuvent influencer le cours des instructions suivantes. Assistance En cas de problme dans lutilisation de ce manuel, vous pouvez contacter lanimateur qualit.

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Mises jour

Mises jour
Fvrier 2004 Mars 2004

Version initiale du manuel dutilisation MSproject Ajout de prcisions pour le partage des ressources (ouverture du fichier contenant les ressources que lon veut partager en pralable au partage des ressources) Suppression de lutilisation dun menu : Affichage/ Utilisation des ressources, qui nest pas vraiment exploitable dans le contexte.

Mai 2004

Ajout de prcisions : annulation uniquement de la dernire action possible, ne pas modifier le calendrier standard, enregistrement de la planification initiale et suivi des drives Ajout de prcisions : ajuster la dure dune tche, enregistrer au format PDF.

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Dans MSproject, on ne peut annuler que la dernire action : penser sauvegarder rgulirement et vrifier les mises jour au fur et mesure.

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A - Crer un nouveau planning

A - Crer un nouveau planning

Un modle de planning est mis disposition de lquipe projet afin dhomogniser les prsentations, le calendrier et ventuellement les identifiants des ressources.

1. Enregistrer le nouveau planning

Ouvrir le modle de planning du projet (extension .MPT ). Enregistrer le planning avec Fichier/Enregistrer sous (Type de fichier = projet ). MSProject rajoute lextension .MPP . Le diagramme qui saffiche par dfaut louverture dun planning est le diagramme de Gantt. L'affichage Diagramme de Gantt prsente des informations concernant les tches du projet, la fois sous la forme de texte et de graphique barres. La partie gauche de cet affichage est constitue de colonnes dans lesquelles il est possible de saisir et modifier des noms de tche, des dures, des dates de dbut et de fin . Sur la partie droite de cet affichage, les barres du Gantt sont utilises pour prsenter sous forme graphique les dures de tche, leurs dates de dbut et de fin sur une chelle de temps, ainsi que les liaisons entre tches et les ressources affectes . Exemple :

2. Dater le planning
Mettre jour la date de dbut du projet avec Projet/Informations sur le projet. Modifier lentte et le pied de page avec Fichier/Mise en page (nom du planning, responsable de la mise jour, rfrence, date).

A chaque modification du planning, la date doit tre modifie dans le pied de page.

3. Ajuster lchelle de temps

Par dfaut dans le modle propos, le dcoupage principal se fait en mois et le dcoupage secondaire en semaines. Il est possible de modifier ce paramtre : Format/Echelle de temps. On peut galement utiliser le zoom de la barre d'outils pour augmenter ou diminuer l'chelle.

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B - Construire le planning

B - Construire le planning
1. Recommandations sur la dmarche de construction du planning
A la construction du planning, il est prfrable de prendre certaines prcautions afin dviter des surprises lors du suivi ultrieur du planning, par exemple des effets de bord automatiques non matriss lors de la mise jour dune dure ou dune date. Essentiellement, les principales difficults quon pourra rencontrer lors du suivi proviennent du fait que lon positionne en dur des dates de dbut ou de fin de tche : lorsquon planifie ainsi, MSProject positionne des contraintes sur les tches (sans le signaler explicitement) qui ensuite provoquent des effets de bord pas toujours attendus. On va donc essayer de planifier en sappuyant au maximum sur les dures des tches et les liens entre les tches. Ds lors, les tapes suivre dans lordre (dtailles ci-aprs) essaient de rpondre cet objectif : Entrer les noms des tches Identifier les tches rcapitulatives Affecter les ressources aux tches (cette action peut se faire galement au fur et mesure de lentre des tches). Entrer les dures estimes des tches et positionner des jalons (cette action peut se faire galement au fur et mesure de lentre des tches) Lier les tches entre elles (logique de droulement du projet) Ajuster les dures des tches ou appliquer des contraintes de date aux tches (dates de dbut ou de fin) Faire vrifier le planning par les intervenants concerns

2. Entrer les noms des tches

Pour entrer une tche dans le Gantt, se positionner sur la prochaine ligne vide ou in srer une ligne. Saisir le nom dans la zone Nom de la tche (de prfrence un verbe linfinitif). Ne pas mettre les tches de fond rcurrentes du projet ou celles qui sont plutt du ressort dun suivi dactions (ceci aurait pour consquence dalourdir le planning ou de le transformer en pense-bte ).

Pour afficher les informations sur une tche : double-cliquer sur la ligne de la tche ou menu Projet/Informations sur la tche ou bouton droit de la souris.

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B - Construire le planning

3. Identifier les tches rcapitulatives

Si le nombre de tches auquel on parvient est trop lev, cela nuit la clart de la lecture du planning : il est recommand dinsrer des tches rcapitulatives qui englobent des tches subordonnes. Une tche rcapitulative est reprsente par une ligne noire borne par des "pointes" sur le Gantt. Les tches rcapitulatives apparaissent en gras et les tches subordonnes sont en retrait sous ces dernires.

La dure, l s dates de dbut et fin dune tche rcapitulative sont calcules e automatiquement en fonction des lments prciss dans les tches subordonnes.

Pour positionner d tches rcapitulatives ou subordonnes, utiliser les flches du bandeau : es ( Hausser et Abaisser ) Par exemple : slectionner des tches qui seront subordonn es puis cliquer sur la flche Abaisser : la tche immdiatement au dessus devient leur tche rcapitulative, se positionner sur une tche existante ou insrer une ligne, puis cliquer sur la flche Hausser : la tche devient rcapitulative pour toutes celles situes en dessous. Le nom dune tche rcapitulative commence de prfrence par un nom (car elle correspond une macro tche ou une tape, par exemple intgration ). On peut masquer les tches abaisses (cliquer sur le signe devant les tches rcapitulatives) et ne garder que les tches rcapitulatives, ce qui est une faon de prsenter une version de synthse du pla nning.

4. Affecter les ressources aux tches

Pour chaque tche, il sagit didentifier la ou les personnes (ou lquipe) auxquelles va tre confie la ralisation de la tche.

4.1. Origine des ressources

Pour favoriser une identification commune des ressources au sein dun projet, deux options sont possibles. Utilisation du modle de planning On dfinit dans le modle de planning du projet une liste des ressources potentiellement utilisables (stru ctures du projet ainsi que la liste des personnes de lquipe projet). Chaque fois quun planning est cr avec ce modle, une liste de ressources initiale est cre. Par contre si une nouvelle ressource est ajoute au modle (nouvel arriv), elle nest pas reporte dans tous les plannings crs prcdemment avec ce modle. Utilisation du Partage de ressources Si on veut faire des plannings consolids (cf chapitre C) et pouvoir partager les mmes ressources entre plusieurs plannings (avec report des mises jour de ressources), il faut utiliser la fonctionnalit de Partage des ressources : o Ouvrir le fichier MSProject dans lequel se trouvent les ressources que lon souhaite partager. Ce fichier peut tre unique pour une quipe projet et tre exclusivement consacr la liste des ressources (non utilis pour une planification). o Se positionner dans le fichier qui souhaite importer les ressources. o Outils/Partage des ressources/Partager des ressources

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B - Construire le planning

o o

Cocher la case Utiliser les ressources et slectionner le fichier des ressources. Cocher la case Le groupe est prioritaire pour que en cas de conflit le fichier des ressources soit prioritaire (option coche par dfaut).

4.2. Affectation des ressources aux tches

Lensemble des ressources disponibles peut tre visualis en affichant le tableau des ressources avec Affichage/Tableau des ressources. Cet affichage prsente, sous forme de feuille de calcul, des informations concernant chaque ressource d u projet : le nom (cest en fait le pseudonyme de la personne, par exemple FVI , pour des raisons de si plim fication la saisie et laffichage) et le nom complet.

Pour affecter une ou plusieurs ressources une tche, afficher les Informations sur la tche , onglet Ressources . Entrer une ressource par ligne : soit en saisissant le pseudonyme de la ressource dans la zone Nom de la ressource , soit en choisissant la ressource dans la liste daide : pour cela se positionner sur la zone Nom de la ressource et afficher la liste daide droulante (icne flche droite de la zone).

Pour une planification simplifie, on nindique pas de pourcentage daffectation aux tches (zone units ). Il est possible dajouter des ressources soit directement lors de laffectation dune ressource une tche (le tableau des ressources est mis jour mais la nouvelle ressource apparat la fin de la liste daide et non par ordre alphabtique), soit dans le tableau des ressources (tout en ayant un numro dordre incrment, ce tableau est class par ordre alphabtique).

Il est recommand daffecter galement une ressource pour les tches rcapitulatives : on prcise ainsi le responsable de la macro tche ou de ltape.

5. Entrer les dures estimes des tches et positionner des jalons

Pour simplifier le processus de planification et son suivi, on ne gre pas le planning avec des charges mais avec des dures : c'est--dire quon va estimer une dure de ralisation partir du travail raliser pour la tche et des ressources que lon y a affect es. La dure choisie doit tre la fois raliste et raisonnable (une tche doit avoir une dure infrieure 4 semaines pour pouvoir matriser son avancement rel, dans lidal entre 5 et 10 jours). Donner des dlais trop courts entrane l'impossibilit de les respecter, tandis que des chances trop souples ne permettent pas l'optimisation du projet : il est en effet probable que les tches durent alors le temps prvu et que les dures ne soient pas revues. Par dfaut, la dure s'affiche en jours, mais il est possible de la modifier (Outils/Options/Prvisions). Noter aussi que MS Project calcule la dure en jours ouvrs : 1 semaine comprend 5 jours ouvrs, 1 mois 20 jours ouvrs en moyenne et 1 anne 10,5 mois ouvrs, soit 210 jours ouvrs.

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B - Construire le planning

Par dfaut dans le modle propos, le calendrier standard MSProject est utilis : aucun jour fri nest positionn : en tenir compte dans lestimation des dures.

Ne pas modifier le calendrier du projet (menu outils/modifier le temps de travail) car si le planning est consolid avec dautres plannings, le calcul des dates dans le planning consolid pourrait alors tre diffrent du planning dorigine.

Pour entrer une dure : soit se positionner dans la zone Dure de la ligne dune tche, soit dans les Informations sur la tche , onglet Gnral , soit directement sur la partie graphique du Gantt : en positionnant la souris sur la barre de la tche (curseur en forme de flche vers la droite) et en ajustant la taille de la barre (vers la droite ou la gauche).

Toute tche dont la dure est gale zro est un jalon, cest--dire un point de rfrence qui marque un vnement principal dans un projet (runion, livraison, dcision) et qui est utilis pour suivre s on avancement. Un jalon est reprsent par un losange sur le diagramme de Gantt. Pour positionner un jalon : soit mettre la dure de la tche 0 jour, soit cocher la case jalon dans les Informations sur la tche , onglet Confirm .

6. Lier les tches entre elles

Pour montrer la logique de droulement du planning, il est prfrable que chaque tche soit lie une autre, par exemple la tche 2 ne peut dbuter que lorsque la tche 1 est termine.

De plus, il est recommand de lier les tches entre elles pour favoriser le suivi ultrieur de lavancement : en effet, si une tche prend du retard, ce retard va se rpercuter sur toutes les tches lies suivantes ; dans le cas o aucune autre tche nest lie, on mesurerait moins bien limpact que ce retard pourrait avoir sur lensemble du projet. Pour lier une tche une ou plusieurs tches, afficher les Informations sur la tche , onglet Prdcesseurs . Entrer une tche par ligne : soit en saisissant le numro de la tche dans la zone N , soit en choisissant la tche dans la liste daide pour cela se positionner sur la zone Nom de la tche et afficher la liste daide droulante (icne flche droite de la zone). On peut aussi slectionner deux tches et cliquer sur licne Lier les tches Les tches peuvent tre disposes : les unes la suite des autres (type Fin/Dbut), option par dfaut, de la barre doutils.

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B - Construire le planning

dbuter en parallle (type Dbut/Dbut)

ou se terminent en mme temps (type Fin/Fin).

Pour choisir le type de lien, se positionner dans la zone Type et choisir dans la liste daide (mais il est prfrable de privilgier le lien par dfaut Fin/Dbut).

On peut aussi dterminer du retard ou de l'avance entre les tches . Pour lier une tche une prcdente avec du retard, il existe 2 possibilits (choisir en fonction de la logique relle de droulement des t ches) : soit une liaison Dbut/Dbut avec du retard : solution prfrer car si la premire tche prend du retard, le dbut de la seconde nest pas dcal pour autant, soit une liaison Fin/Dbut avec de l'avance (retard ngatif) : attention, si la premire tche prend du retard (sa dure augmente), le dbut de la tche 2 se dcale d'autant.

Ne pas abuser de ce type de liaison car il peut pnaliser le suivi futur du planning.

Si on insre une tche entre deux tches dj lies, MSProject rompt automatiquement la liaison existante et en cre deux nouvelles entre la tche insre, la prcdente et la suivante.

Eviter de lier entre elles les tches rcapitulatives : cela risque d'entraner des conflits ensuite entre les tches.

7. Ajuster les dures des tches ou appliquer des contraintes de date aux tches
Aprs avoir indiqu les liens entre les tches, les tches se dcalent dans le temps et on obtient un calendrier.

Jusquici, on na pas modifi explicitement les champs date de dbut et date de fin des tches : MSProject les a calcules automatiquement en fonction des dures et des liens entre tches.

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B - Construire le planning

A ce moment l, il est gnralement ncessaire de retravailler sur lestimation de la dure des tches (ne pas oublier de tenir compte des ressources qui sont affectes) ou bien de positionner des dates ou des contraintes de date sur les tches.

Attention cette tape de la planification, qui conditionne beaucoup le suivi ultrieur du planning.

Pour entrer une date de dbut ou de fin dune tche : soit se positionner dans la zone Dbut ou Fin de la ligne dune tche, soit dans les Informations sur la tche , onglet Gnral . Si on saisit une date de dbut, MSProject met une contrainte Dbut au plus tt le . Si on saisit une date de fin, MSProject met une contrainte Fin au plus tt le .

Pour connatre et modifier les contraintes de date sur une tche, afficher les Informations sur la tche , onglet Confirm . Par dfaut, la contrainte positionne est Ds que possible . Essayer de la conserver. Si une contrainte a t positionne prcdemment, mais na pas lieu dtre, positionner le type de contrainte Ds que possible (et si besoin, la date de la contrainte vide ou NC ). Les contraintes Doit commencer le et Doit finir le fixe nt des dates inamovibles et bloquent les futurs dcalages du planning. A utiliser donc lorsquune date est imprative. Lorsquune date de fin est incontournable pour une srie de tches, il est prfrable de positionner un jalon avec une contrainte Doit finir le et de lier la dernire tche aboutissant ce jalon.

Remarque : la premire colonne du Gantt est la colonne Indicateurs qui donne des informations diverses sur les tches et en particulier si des contraintes existent sur les tches ou pas. Voici quelques significations qui peuvent tre utiles : La tche est soumise une contrainte fixe (pas de dcalage possible) : Dbut Au Plus Tard Le Fin Au Plus Tard Le Doit Commencer Le Doit finir Le La tche est soumise une contrainte moyennement flexible : Dbut Au Plus Tt Le Fin Au Plus Tt Le.

Lorsque tous les liens et contraintes sont positionns, sassurer que les flches descendent (ordre chronologique des tches), par exemple :

Si ce nest pas le cas, dplacer les tches (glisser-dposer).

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B - Construire le planning

8. Faire vrifier le planning par les intervenants concerns

Chaque intervenant dans le projet, affect une ou plusieurs tches, doit vrifier quil pourra effectivement tenir les dlais de ralisation de ses tches, en fonction de son temps de prsence et de ses ventuelles autres activits. Pour cela, chacun peut visualiser les tches qui lui sont affectes (ne pas oublier de visualiser galement celles qui lui sont affectes dans le cadre dune quipe : groupe de travail, comit). Si des ajustements sont utiles, les demander la personne responsable de la tenue du planning. Pour afficher les tches affectes une ou plusieurs ressources, deux cas peuvent se prsenter : Sil sagit de visualiser les tches dune seule ressource, se positionner sur le Gantt : o Projet/Filtr pour : Utilisant les ressources o Slectionner la ressource. Sil sagit de visualiser les tches qui concernent plusieurs ressources, par exemple FVI et Equipe projet , se positionner sur le Gantt et crer un filtre spcifique. Par exemple : o Projet/Filtr pour : Plus de filtres o Cliquer sur le bouton <Crer> (case Tches coche) o Donner un nom au filtre : filtre -fvi o Remplir le premier critre : Nom du champ = Noms ressources , Condition = contient exactement , Valeur(s) = FVI o Sur la deuxime ligne, mettre un OU dans la colonne de droite ET/OU (si cette colonne a disparu du tableau, la faire rapparatre grce aux flches de dplacement) o Remplir le second critre : Nom du champ = Noms ressources , Condition = contient exactement , Valeur(s) = Equipe projet

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C - Tenir jour un planning consolid et des plannings dtaills

C - Tenir jour un planning consolid et des plannings dtaills

Hormis la possibilit de crer des tches rcapitulatives, il peut tre utile de travailler avec des plannings de plusieurs niveaux, par exe mple : un macro planning, sur la dure globale du projet, destination des partenaires du projet, un planning par phase du projet, un planning par macro tche de chaque phase, un planning dtaillant le travail effectuer par une composante dune quipe. Ds lors diffrentes personnes au sein de lquipe projet peuvent tenir jour le planning des tches dont elles sont responsables. Ces diffrents plannings peuvent tre consolids dans un planning global : chaque sous planning a pparat alors comme une tche rcapitulative du planning consolid, les mises jour effectues au niveau dun sous planning sont rpercutes louverture du planning consolid, de mme, lorsquon visualise le planning consolid, il est possible dapporter des modifications qui seront rpercutes dans les sous plannings.

Si on nutilise pas de liste de ressources partages, il ny a pas de consolidation des ressources, cest--dire que dans le planning consolid il y aura deux ressources FVI diffrentes si FVI apparat dans deux sous plannings.

Pour consolider dans un planning global , ouvrir ou crer un nouveau planning (qui sera le planning consolid) : se positionner sur la ligne de tche au-dessus de laquelle un sous planning doit tre insr, Insertion/Projet, slectionner le fichier souhait, enregistrer le planning consolid.

Conserver la case " Lier au projet " coche sinon toute modification dans le sous planning source ne sera plus rpercute dans le planning consolid.

Si on veut pouvoir lier des tches entre sous plannings, choisir <Insrer>. Sinon et afin de privilgier les modifications dans le sous planning source et pas dans le planning consolid, choisir <Insrer en lecture seule>.

Pour tablir une liaison entre tches de sous plannings, entrer dans la zone N de longlet Prdcesseurs : le nom du sous planning (cest le nom du fichier), le caractre \ , et le N de tche, par exemple Sous planning\18 .

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C - Tenir jour un planning consolid et des plannings dtaills

De manire plus simple, on peut aussi slectionner les deux tches et cliquer sur licne Lier les tches de la barre doutils. Les tches provenant dautres plannings apparaissent en gris sur le Gantt. Pour afficher le nom du projet auquel elles appartiennent, insrer la colonne Projet parmi les colonnes du Gantt.

Remarque : la premire colonne du Gantt La tche est un projet insr.

Indicateurs donne des informations sur les sous plannings :

La tche est un projet insr en lecture seule.

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D - Suivre lavancement du planning

D - Suivre lavancement du planning

1. Tenue jour du planning

Une fois le planning construit et vrifi par les intervenants, il est possible denregistrer cette planification initiale afin de pouvoir ensuite visualiser les dcalages. Pour enregistrer une planification initiale : Outils/Suivi/Enregistrer la planification initiale cliquer sur OK. Pour effectuer lavancement du planning : en fonction de ltat davancement des tches en cours, augmenter ou diminuer leur dure, ajouter des tches, revoir des affectations de ressources, etc. Pour observer les dcalages ventuels qui peuvent survenir entre ce qui a t prvu initialement et ce qui est e ffectivement ralis (si on a enregistr la planification initiale) : Affichage/GanttSuivi, penser ajuster lchelle de temps de cet affichage si besoin est.

2. Gestion des versions successives du planning

MSProject Standard noffre pas de possibilit de gestion de version automatise (il faudrait mettre en uvre un serveur Microsoft Project). Si on utilise des plannings consolids, les noms de fichier ne doivent pas changer. Pour chaque planning, on gre donc un seul fichier (qui doit toujours garder le mme nom) et on fait voluer la date dans le pied de page. Si on gre un planning de manire indpendante, on peut intgrer la date de dernire mise jour galement dans le nom du fichier (en plus du pied de page). Les modifications apportes au planning doivent donc tre signales par le responsable du planning aux intervenants concerns, par mail par exemple. Il est galement possible de commenter les tches, grce longlet Remarques des Informations sur la tche . Dans ce cas, la premire colonne du Gantt Indicateurs le signale :

Une remarque est attache la tche, la ressource ou l'affectation.

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E - Quelques menus utiles

E - Quelques menus utiles

Format/Style des barres Pour personnaliser la forme des barres du Gantt, ainsi que le texte qui apparat sur le planning. On peut aussi modifier le style dune ligne en particulier du Gantt : avec un clic droit sur la barre graphique et option Mise en forme de la barre Projet/Filtr pour : Pour slectionner une partie des tches ou des ressources (par exemple, sur le Gantt : que les rcapitulatives, que les jalons, pour une ressource) ; Pour dsactiver un filtre, cliquer sur Toutes les tches ou sur Toutes les ressources dans le menu Projet/Filtr pour : . Affichage/Calendrier Pour afficher un calendrier mois par mois avec les tches qui y sont planifies. Fichier/Mise en page Pour ajuster les options dimpression. En particulier pour le diagramme de Gantt, ouvrir longlet Affichage pour choisir le nombre de colonnes que lon veut imprimer ou lajustement de lchelle de temps la page (mais pour des grands plannings, ne pas oublier la possibilit de modifier l'chelle de temps Format/Echelle de temps). Masquer la colonne ou Insrer une colonne Pour afficher ou masquer des informations sur les tches ou les ressources (menu accessible aprs un clic droit sur une colonne du tableau Gantt ou du tableau des ressources). Fichier/Enregistrer sous Pour exporter le planning sous un format autre que MSProject (pour des destinataires ne layant pas sur leur poste), par exemple sous un format page Web ou Excel : Slectionner Type de fichier = Page Web ou Classeur Microsoft Excel Cliquer sur le bouton <Enregistrer>, <Suivant> Cocher Utiliser le mappage existant Slectionner Mappage DSI Cliquer sur le bouton <Terminer> Edition/Copier limage ou icne Pour copier laffichage dans un format image. Si vous avez cliqu sur Telle qu' l'cran ou Telle qu' l'impression , basculez dans le programme dans lequel vous voulez coller les informations Microsoft Project, puis collez l'image en utilisant la commande Coller du programme. Fichier/Imprimer Pour exporter le planning sous un format PDF, choisir Acrobat Distiller comme imprimante. Positionner les dates de lchelle de temps, puis <Ok>. Ceci ncessite davoir Acrobat Distiller install sur son poste.

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