Edit par : CIIMES, www.ciimes.

org

Table des matires

partie I. Prsentation du module. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

1. Objectifs pdagogiques du module. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2. Plan du module. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 3. Informations sur le module. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

partie II. Travailler dans un environnement de travail collaboratif. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

1. Concepts relatifs la Netiquette. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 2. Concepts relatifs aux droits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 3. Concepts relatifs la CNIL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

partie III. Utiliser les outils dun espace de travail collaboratif / environnement numrique de travail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
1. Les principes de base d'un Bureau Virtuel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 2. Les actualits / News. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 3. L'agenda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 4. Lespace de documents partags. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 5. Les outils de communication. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 6. Les blogs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 7. Partage d'application. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

partie IV. Elaborer en commun un document de travail.. . . . . . . . . . . . . 55

1. Le Workflow : assurer le suivi des corrections, ajouts et suppression ; grer diffrentes versions de documents partags. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 2. Avec un logiciel de traitement de texte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 3. CVS, rgles de gestion de version. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Glossaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
CIIMES

 CIIMES

partie

I
Prsentation du module
1. Objectifs pdagogiques du module
Objectifs pdagogiques du module Dcouvrir qu'il est possible des utilisateurs gographiquement loigns de travailler en quipe travers l'utilisation des outils d'un espace collaboratif Prsenter les mthodes et les outils logiciels permettant des utilisateurs de mener un travail en commun travers les rseaux : partage d'information, cration et l'change de donnes informatises, outils de messagerie instantane ou non, ainsi que des applications diverses

CIIMES

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

2. Plan du module
Plan du module Travailler dans un environnement de travail collaboratif Utiliser les outils d'un espace de travail collaboratif / environnement numrique de travail Elaborer en commun un document de travail.

CIIMES

Prsentation du module

3. Informations sur le module

Informations sur le module Temps d'apprentissage : 4,5 h niveau de difficult du module : avanc Pr-requis : pour commencer ce module, il faut savoir changer et communiquer distance : module B6 modalits d'valuation : l'valuation de ce module est propose au travers de QCM. Des exercices d'application sont aussi proposs la fin de chaque chapitre et dans le chapitre final

CIIMES

 CIIMES

partie

II
Travailler dans un environnement de travail collaboratif
1. Concepts relatifs la Netiquette
Bien se comporter sur Internet Lorsque vous tes sur Internet, vous tes tenu de respecter les rgles de conduite propres Internet, c'est--dire ne pas importuner les autres et rester vous-mme. Vous n'tes jamais connect Internet de faon anonyme. Internet est un lieu dans lequel vous pouvez voir, changer des informations, partager, collaborer et progresser. On est ainsi moralement tenu de respecter autrui sur Internet. Cela s'applique aussi bien pour le courrier lectronique, les sites Web que vous visitez, notamment au niveau des droits d'auteur. Droits d'auteur Des lois s'appliquent pour protger les droits d'auteur dans les domaines du livre, de la musique ou de tout domaine cratif. Ces lois s'appliquent de la mme faon sur Internet. Les lois rgissant les droits des compositeurs de musiques s'appliquent aussi la cration de pages Web. Cela concerne aussi bien les images que le texte. Code rfrentiel C2i : Voir aussi Pour plus d'information, voir le module A2

CIIMES

12

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

Netiquette Netiquette Ensemble des conventions de biensance rgissant le comportement des internautes dans le rseau, notamment lors des changes dans les forums ou par courrier lectronique Voir aussi Les rgles de la Netiquette Attention Ceci est la traduction franaise du RFC 1855 Netiquette Guidelines d'octobre 1995. Cette traduction a t ralise par Jean-Pierre Kuypers <Kuypers@sri.ucl.ac.be>. Statut de cette note "Cette note est destine fournir de l'information la communaut de l'Internet. Cette note ne spcifie en aucune manire un standard de l'Internet. La diffusion de cette note peut se faire sans restriction. " () Rsum "Ce document prsente un ensemble minimum de rgles d'tiquette en matire de rseau (la Netiquette) que les institutions peuvent utiliser et adapter pour leur propre usage. Comme tel, il est dlibrment crit sous forme de liste, de manire en rendre l'adaptation plus aise et rendre facile (ou plus facile) la recherche d'un lment donn. Il convient aussi comme ensemble minimum de lignes de conduite pour les personnes, tant les utilisateurs que les gestionnaires. Cette note est l'oeuvre du groupe de travail Responsible Use of the Network (RUN) de l'IETF." () Sommaire Statut de cette note Rsum 1. Introduction 2. Communication de personne personne - Rgles pour l'utilisateur - Courrier lectronique - talk - Rgles pour le gestionnaire 3. Communication d'une personne plusieurs - Rgles pour l'utilisateur - Rgles gnrales pour les listes de distribution et les Nouvelles - Rgles pour les listes de distribution - Rgles pour les Nouvelles

CIIMES

Travailler dans un environnement de travail collaboratif

13

- Rgles pour le gestionnaire - Rgles gnrales - Listes de distribution - Nouvelles - Rgles pour le modrateur - Rgles gnrales 4. Services d'information - Rgles pour l'utilisateur - Rgles gnrales - Rgles pour les services interactifs en temps rel (MUD, MOO, IRC) - Rgles pour l'administrateur - Rgles gnrales 5. Bibliographie choisie 6. Considrations relatives la scurit 7. Adresse de l'auteur

CIIMES

14

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

2. Concepts relatifs aux droits

Liberts individuelles La banalisation de l'informatique fait courir des risques l'individu. En effet il est facile grce l'informatique de crer des bases de donnes contenant des informations nominatives sur des personnes, qui peuvent tre diffuses. L'informatique doit tre au service du citoyen et ne doit le desservir ni en termes de liberts individuelles ou publiques, ni en terme de vie prive. Il existe un organisme charg de la dfense du droit des personnes vis--vis des informations les concernant : la CNIL. En outre, il est formellement interdit de collecter des donnes nominatives faisant apparatre, de manire directe ou indirecte, les origines raciales, les convictions politiques ou religieuses d'individus. CNIL la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des liberts, cre en janvier 1978), est charge de s'assurer que les traitements concernant des informations caractre personnel soient conformes la loi.

CIIMES

Travailler dans un environnement de travail collaboratif

15

3. Concepts relatifs la CNIL

La loi informatique et liberts reconnat un droit d'accs et de rectification aux donnes concernant les individus. La loi dfinit notamment les droits suivants :

3.1. Droit l'information pralable

Droit l'information pralable Il concerne l'obligation d'informer toute personne de l'utilisation ou du stockage de donnes informatises la concernant

3.2. Droit de curiosit

Droit de curiosit Il concde tout individu la possibilit d'interroger un organisme afin de dterminer s'il possde des donnes le concernant

3.3. Droit d'accs direct

Droit d'accs direct Il permet tout individu d'accder aux donnes le concernant

3.4. Droit d'accs indirect

Droit d'accs indirect Il prvoit un intermdiaire pour l'accs des donnes sensibles

3.5. Droit d'opposition

Droit d'opposition il permet de s'opposer la collecte de donnes individuelles, ds lors que la collecte n'est pas rendue obligatoire par la loi

3.6. Droit de rectification

Droit de rectification Il autorise tout individu demander la correction des donnes le concernant en cas d'erreur. Par ailleurs l'organisme dtenant les informations a l'obligation de les rectifier ds lors qu'il est au courant qu'elles sont errones

3.7. Droit l'oubli

Droit l'oubli Il prvoit que les donnes informatises soient dtruites au bout d'un certain temps, ce afin de protger les individus

CIIMES

16

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

3.8. Exercice d'application

Exercice d'application : Concepts relatifs aux droits et la CNIL
DROITS Droit d'opposition Droit d'accs indirect Droit l'information pralable Droit de curiosit DEFINITIONS Dfinition 1: Il concerne l'obligation d'informer toute personne de l'utilisation ou du stockage de donnes informatises la concernant Dfinition 2: il concde tout individu la possibilit d'interroger un organisme afin de dterminer s'il possde des donnes le concernant Dfinition 3: il permet tout individu d'accder aux donnes le concernant Dfinition 4: il prvoit un intermdiaire pour l'accs des donnes sensibles Dfinition 5: il permet de s'opposer la collecte de donnes individuelles, ds lors que la collecte n'est pas rendue obligatoire par la loi Dfinition 6: il autorise tout individu demander la correction des donnes le concernant en cas d'erreur. Par ailleurs l'organisme dtenant les informations a l'obligation de les rectifier ds lors qu'elle est au courant qu'elles sont errones Dfinition 7: il prvoit que les donnes informatises soient dtruites au bout d'un certain temps, ce afin de protger les individus

Droit d'accs direct Droit rectification

Droit l'oubli

TAB. 1 : TEST D'APPARIEMENT

** *
Tout fichier contenant des informations nominatives sur des personnes physiques doit obligatoirement faire l'objet d'une dclaration la CNIL. En cas de manquement l'une de ces obligations, il est possible de porter plainte auprs de la CNIL, l'aide d'un simple courrier postal, afin de faire appliquer les dispositions lgales Le site Web de la CNIL

CIIMES

Travailler dans un environnement de travail collaboratif

17

IMG. 1 : LE SITE WEB DE LA CNIL

CIIMES

 CIIMES

partie

III
Utiliser les outils dun espace de travail collaboratif / environnement numrique de travail
1. Les principes de base d'un Bureau Virtuel
Le bureau Virtuel Le bureau Virtuel Le Bureau Virtuel est un portail de services destin une personne appartenant un espace de travail collaboratif. Il permet d'accder un environnement de travail personnalisable partir de n'importe quel ordinateur connect Internet, en France ou l'tranger.

CIIMES

20

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

IMG. 2 : UN EXEMPLE DE BUREAU VIRTUEL

Remarque L'accs ce bureau virtuel se fait partir d'un login et un mot de passe. En cas de problme de connexion (oubli de login, de mot de passe, etc. ) un service vous est en gnral propos. Contenu dun bureau Virtuel Le Ministre de l'ducation nationale, de l'enseignent suprieur et de la recherche favorise le dploiement de vritables environnements numriques de travail ou "bureaux virtuels" constitus d'un ensemble homogne de services numriques : travail collaboratif, vie scolaire et tudiante, mise disposition et gestion de ressources numriques, etc. Le bureau virtuel de l'lve Pour un lve, un bureau virtuel, c'est la possibilit d'accder en ligne, dans ou hors de l'tablissement, son emploi du temps, son cahier de texte, ses notes mais aussi de consulter des ressources documentaires ou des lments de cours mis disposition par les professeurs et de travailler en collaboration avec d'autres tudiants.

CIIMES

Utiliser les outils dun espace de travail collaboratif / environnement numrique de travail

21

IMG. 3 : UN EXEMPLE DE BUREAU VIRTUEL DFINI PAR LE MINISTRE

Exercice d'application : Principes de base d'un Bureau Virtuel Si votre universit dispose d'un espace collaboratif, dcouvrez en les fonctionnalits offertes : Agenda, Mailer, Carnet d'adresses, Signets, Espace de stockage de documents, Edition de page web, etc. Vous devez vous connecter l'aide d'un login et un mot de passe. Si votre universit ne dispose pas d'un espace collaboratif, crez un compte sur les espaces collaboratifs gratuits tel que mayeticvillage : http://www.mayetic.fr , ou yahoo groups : http://fr.groups.yahoo.com. Aprs inscription, vous devez vous connecter l'aide d'un login et un mot de passe et en dcouvrir les fonctionnalits offertes : Agenda, Mailer, Carnet d'adresses, Signets, Espace de stockage de documents, Edition de page web, etc.

CIIMES

22

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

2. Les actualits / News

Les espaces collaboratifs de travail permettent de partager de l'information et notamment d'inclure automatiquement de l'information publie sur un autre site web ou sur un autre espace collaboratif de travail News News Historiquement, on appelait ainsi les articles dans un Forum de discussion.

IMG. 4 : UN FORUM COMPRENANT DES NEWS

Exercice d'application : Les News 1. Dcouvrez les fils de News mis disposition dans votre universit si elle en dispose. Sinon vous pouvez parcourir ceux mis disposition par google: http://news.google.fr 2. Cherchez sur Internet un fil de News qui vous intresse Newsletter / Lettre dinformation Newsletter / Lettre dinformation Bulletin dinformation envoy rgulirement par un site Web. Sur le site, saisissez votre adresse courriel dans un formulaire dabonnement. La plupart des newsletters sont gratuites. Vous vous dsabonnez quand vous voulez en cliquant sur un lien web : en bas de la newsletter en gnral. En gnral on vous propose deux versions : HTML ou texte.

CIIMES

Utiliser les outils dun espace de travail collaboratif / environnement numrique de travail

23

IMG. 5 : FORMULAIRE D'INSCRIPTION UNE NEWSLETTER

CIIMES

24

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

IMG. 6 : VISUALISATION D'UNE NEWSLETTER DANS UN MAILER

CIIMES

Utiliser les outils dun espace de travail collaboratif / environnement numrique de travail

25

IMG. 7 : RSULTAT D'UNE DSINSCRIPTION UNE NEWSLETTER

Exercice d'application : Les Newsletter Si votre universit dispose d'un site web proposant un abonnement une newsletter effectuez les actions suivantes : 1. Abonnez-vous cette newsletter via le formulaire d'inscription 2. Vrifiez votre abonnement dans votre mailer 3. Dsabonnez-vous de la newsletter 4. Vrifiez votre dsinscription dans votre mailer Si votre universit ne dispose pas d'un site web proposant un abonnement une newsletter, effectuez aprs inscription, les actions prcdentes sur le site web suivant : http://education.france5.fr CMS (Content Management System) : Systme de gestion de contenu Egalement nomms progiciels de gestion du contenu (PGC), cessystmes permettent de grer le contenu des sites web qu'ils administrent sans savoir crire de code HTML ni utiliser d'outil de dveloppement. Le premier CMS notoirement connu a sans doute t PHP-NUKE qui a par la suite donn naissance toute une srie de logiciels dits "Nuke-like" () .

CIIMES

26

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

CMS Outil pour grer la publication d'information sur Internet, sans avoir besoin de programmer. On peut ainsi automatiquement crer et grer des sites d'actualit aussi bien que des boutiques virtuelles. Les flux RSS Les sites proposant un ou plusieurs fils d'actualits ou News au format RSS arborent parfois un des logos suivants : Les CMS proposent ainsi gnralement des outils natifs permettant de crer ou d'utiliser des fils RSS .

IMG. 8 : UN EXEMPLE DE FLUX RSS PROPOS SUR INTERNET

flux RSS Un flux RSS est une description synthtique du contenu ou d'une partie du contenu d'un site web, dans un fichier au format XML, afin de permettre son exploitation par d'autres sites web.

CIIMES

Utiliser les outils dun espace de travail collaboratif / environnement numrique de travail

27

XML eXtensible Markup Language, en anglais, langage informatique bas sur des balises permettant de structurer des donnes. N'importe quel webmaster, pour peu qu'il dispose des outils adquats, peut ainsi utiliser le flux RSS d'un autre site web afin d'afficher automatiquement sur son site les informations mises sa disposition. Qui plus est, dans la mesure o les informations sont au format XML, il est possible de personnaliser l'affichage des donnes selon sa propre charte graphique et il est galement possible d'agrger de multiples fils RSS au sein d'une mme page : on parle ainsi de syndication de contenu. A l'inverse, pour proposer un flux RSS sur son site et mettre ainsi une partie de son contenu disposition des autres webmasters, il suffit de crer un script charg de rcuprer les informations inclure dans le flux RSS et de les crire dans un fichier XML au format RSS. Utilisation de canaux RSS Il existe typiquement deux faons d'utiliser RSS : L'utilisation des fils RSS par un particulier pour son information personnelle. Il est alors ncessaire de disposer d'un outil spcifique, appel lecteur RSS ou encore agrgateur de news, afin d'exploiter les fils RSS [le client de messagerie Mozilla Thunderbird ou le navigateur Mozilla Firefox disposent d'un tel outil]. Ainsi l'utilisateur d'un lecteur RSS peut consulter en un seul endroit les dernires actualits de dizaines, et parfois de centaines de sites web, sans avoir les visiter et sans avoir communiquer d'informations personnelles. L'utilisation des fils RSS par un webmaster afin de syndiquer du contenu, c'est--dire publier automatiquement sur son propre site diverses informations manant d'autres sites.

CIIMES

28

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

IMG. 9 : UN ANNUAIRE DE FLUX RSS

CIIMES

Utiliser les outils dun espace de travail collaboratif / environnement numrique de travail

29

Exercice d'application : Flux RSS et CMS Si votre universit dispose d'un CMS ralisez les actions suivantes Crez un article de type texte et publiez-le sur le web Vrifiez qu'il est bien accessible sur le web Modifiez l'article cr en y ajoutant une photo, un lien vers un courriel, un lien vers un site web Intgrez un flux d'information propos par un site web de votre universit dans votre CMS. Si aucun site web de votre universit ne propose de flux d'information, vous pouvez utiliser ceux proposs dans l'annuaire des flux RSS suivant : http://pretty-rss.snyke.com/Annuaire_RSS/Annuaire_RSS.html Offrez votre flux d'information dans votre CMS. Contactez un autre tudiant (par courriel, tlphone, chat, etc.) pour qu'il intgre votre flux d'information dans son CMS Vrifiez qu'il est dynamiquement mis jour : C'est-- dire que si vous ajoutez ou modifiez une information dans votre CMS, cette modification sera effective dans le CMS de l'tudiant contact. Si votre universit ne met pas disposition de CMS, effectuez aprs inscription, les actions prcdentes sur le CMS propos par google :http://www.blogger.com/start?hl=fr

CIIMES

30

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

3. L'agenda
L'agenda est un outil trs perfectionn qui va vous permettre d'organiser au mieux votre vie universitaire et prive. Il est semblable aux logiciels de gestion d'agenda tel que Outlook. Vous pourrez ajouter et consulter des vnements, planifier des tches, envoyer automatiquement un courriel "Rappel" des vnements, crer votre propre agenda et le partager avec d'autres personnes. Calendrier Le calendrier est intgr dans l'interface de l'agenda. Il vous permet une recherche rapide des vnements ou des tches situs dans votre agenda.

IMG. 10 : UN CALENDRIER WEB

Les vnements Un vnement se rattache un agenda. Vous devez obligatoirement spcifier un nom, une date, une heure de dbut et de fin. Vous pouvez indiquer que l'vnement se droulera sur une journe entire. Si l' vnement est rptitif vous pouvez le spcifier travers un schma de rptition. La description de l'vnement et son lieu sont optionnels.

CIIMES

Utiliser les outils dun espace de travail collaboratif / environnement numrique de travail

31

IMG. 11 : UN VNEMENT SUR UN CALENDRIER WEB

Les tches Une tche se rattache un agenda. Vous devez obligatoirement spcifier un nom, une date et une heure d'chance. Vous pouvez indiquer que l'vnement se droulera sur une journe entire. Si la tche est rptitive vous pouvez le spcifier travers un schma de rptition. La description de la tche et son lieu sont optionnels.

CIIMES

32

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

IMG. 12 : UNE TCHE SUR UN CALENDRIER WEB

Envoyer automatiquement un courriel "Rappel" des vnements et des tches Vous avez la possibilit d'envoyer un courrier de "Rappel" pour vous ou vos amis sur l'approche d'un vnement ou d'une tche.

CIIMES

Utiliser les outils dun espace de travail collaboratif / environnement numrique de travail

33

IMG. 13 : UN "RAPPEL" SUR UN CALENDRIER WEB

Crer votre propre agenda Vous avez la possibilit de crer un nouvel agenda pour une autre activit. Vous devez obligatoirement spcifier un nom. La description de l'agenda est optionnelle.

CIIMES

34

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

IMG. 14 : CRATION D'UN AGENDA SUR UN CALENDRIER WEB

Partager votre agenda avec d'autres personnes Vous avez la possibilit de partager votre agenda avec d'autres personnes. Vous pouvez dfinir des droits d'accs aux informations contenues dans votre agenda lors de sa cration ou aprs sa cration. Les droits dterminent la faon dont les autres utilisateurs peuvent voir et modifier votre agenda. Ceci vous permet de dlguer la gestion de votre agenda ou de la partager avec une autre personne. Remarque Il est possible de synchroniser votre agenda [les vnements, les tches, les rappels, etc .] avec votre logiciel de gestion d'agenda habituel [Outlook, Sun calendar, etc ] .

CIIMES

Utiliser les outils dun espace de travail collaboratif / environnement numrique de travail

35

Exercice d'application : Agenda Si votre universit dispose d'un ENT avec un agenda reprenant les fonctionnalits prcdentes, ralisez les actions suivantes : Ajoutez un vnement dans votre agenda et vrifiez que l'on peut le visualiser Ajoutez une tche dans votre agenda et vrifiez que l'on peut la visualiser Crez un courriel "Rappel" de l'vnement et de la tche prcdente en spcifiant le courriel d'un tudiant Vrifiez que l'tudiant a bien reu le rappel Crez votre propre agenda Partagez cet agenda avec un tudiant Vrifiez que l'ajout d'une tache, d'un vnement est visualis par vous et l'tudiant Si votre universit ne dispose pas d'un ENT avec un agenda reprenant les fonctionnalits prcdentes, crez un compte sur les espaces collaboratifs gratuits tels que mayeticvillage : http://www.mayetic.fr , ou yahoogroups : http://fr.groups.yahoo.com. Aprs inscription, vous devez vous connecter l'aide d'un login et un mot de passe et raliser les actions prcdentes.

CIIMES

36

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

4. Lespace de documents partags

Disque dur virtuel Vous pouvez stocker et tlcharger sur votre disque dur virtuel vos fichiers distance

IMG. 15 : DISQUE DUR VIRTUEL : EXEMPLE

CIIMES

Utiliser les outils dun espace de travail collaboratif / environnement numrique de travail

37

IMG. 16 : UN AUTRE EXEMPLE DE DISQUE DUR VIRTUEL

Envoi de fichier Pour envoyer un fichier, cliquez sur l'icne

, puis

Cliquez sur Parcourir pour slectionner un fichier sur le disque dur de votre micro-ordinateur Cliquez sur Valider pour confirmer l'envoi du fichier Attention Votre fichier ne doit pas dpasser une certaine taille, en gnral = 10 Mo

CIIMES

38

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

Fonctions du disque virtuel Pour chaque fichier, il est possible d'effectuer ces actions : Supprimer

Renommer

Copier vers un autre dossier

Dplacer vers un autre dossier

Pour tlcharger un fichier, cliquez sur son nom. Exercice d'application : Espace de documents partags Si votre universit dispose d'un ENT avec un espace de documents partags reprenant les fonctionnalits prcdentes, ralisez les actions suivantes : Envoi de fichier : enregistrez un fichier sur votre espace de documents partags Renommez ce fichier dans votre espace de documents partags Copiez ce fichier vers un autre dossier Dplacez ce fichier vers un autre dossier Supprimez ce fichier de votre espace de documents partags Si votre universit ne disposepas d'un ENT avec un espace de documents partags reprenant les fonctionnalits prcdentes, crez un compte sur les espaces collaboratifs gratuits tels que mayeticvillage: http://www.mayetic.fr , yahoo groups: http://fr.groups.yahoo.com ou encore le bureau virtuel : http://www.lebureauvirtuel.com. Aprs inscription, vous devez vous connecter l'aide d'un login et un mot de passe et raliser les actions prcdentes.

CIIMES

Utiliser les outils dun espace de travail collaboratif / environnement numrique de travail

39

5. Les outils de communication

Consultez et envoyez des courriels Tout environnement numrique de travail dispose d'une application permettant de consulter et d'envoyer des courriels et grer un carnet d'adresses. Les fonctionnalits sont semblables celles de votre logiciel de messagerie habituel.

IMG. 17 : UNE APPLICATION WEBMAIL

Le carnet d'adresses Le carnet d'adresses est une fonctionnalit qui est intgre dans l'application Courriel. Il vous permet de grer et de sauvegarder les coordonnes de vos contacts personnels.

CIIMES

40

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

IMG. 18 : UN EXEMPLE DE CARNET D'ADRESSES

Grce au carnet d'adresses, vous pouvez: Crer un nouveau groupe de contact. Editer tous vos groupes de contacts. Envoyer un courriel un groupe. Crer un nouveau contact. Importer ou exporter vos contacts [ partir de votre logiciel de messagerie habituel]. Remarque Il est souvent possible de synchroniser votre carnet d'adresses avec votre logiciel de messagerie habituel.

CIIMES

Utiliser les outils dun espace de travail collaboratif / environnement numrique de travail

41

IMG. 19 : UN EXEMPLE DE CARNET D'ADRESSES SYNCHRONIS

CIIMES

42

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

Comment crer un nouveau contact ? Comment crer un nouveau contact ? Dans votre carnet d'adresses, cliquez sur l'action permettant d'ajouter un Nouveau Contact : un formulaire apparat. Remplissez alors les diffrents champs puis validez votre saisie pour crer votre nouveau contact.

CIIMES

Utiliser les outils dun espace de travail collaboratif / environnement numrique de travail

43

IMG. 20 : UN FORMULAIRE DE SAISIE DE CONTACT DANS UN CARNET D'ADRESSES

Comment grer ma liste de contacts ? Pour organiser votre liste de contacts vous pouvez crer des groupes par catgorie.

CIIMES

44

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

Exemple : ami(e)s, collgues de travail, famille... Pour crer un groupe de contacts, il faut avant tout avoir une liste de contacts. Cliquez sur l'action permettant de Crer un groupe : un formulaire apparat. Renseignez les diffrents champs, puis validez votre saisie pour crer votre nouveau groupe.

IMG. 21 : UN FORMULAIRE DE CRATION DE GROUPE DANS UN CARNET D'ADRESSES

Remarque L'application permettant de consulter et d'envoyer des courriels vous permettra alors d'envoyer facilement du courrier lectronique aux membres d'un groupe de la mme manire que pour une liste de diffusion.

CIIMES

Utiliser les outils dun espace de travail collaboratif / environnement numrique de travail

45

Favoris Vous pouvez grer les liens de vos sites favoris de la mme manire que dans votre navigateur habituel : crer un nouveau dossier ajouter un lien vers un site.

IMG. 22 : UN FORMULAIRE DE SAISIE D'UN SITE WEB DANS UN BUREAU VIRTUEL

Chat Vous avez disposition une salle de discussion en temps rel (chat) qui vous permet de communiquer avec d'autres membres "on-line " () de votre groupe. Cet outil est disponible dans chaque groupe d'utilisateurs.

CIIMES

46

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

IMG. 23 : UNE SALLE DE DISCUSSION EN TEMPS REL (CHAT) AU SEIN D'UN BUREAU VIRTUEL

Confrence tlphonique et / ou webinaire Un webinaire est un sminaire sur le Web combin une confrence tlphonique. Pour y participer, il vous faut : un tlphone, un ordinateur muni d'une connexion Internet de bonne qualit et un diffuseur de mdias Windows [pour la composante vido en ligne]. Vous pouvez : participer sur une base individuelle partir de votre poste de travail, ou encore prendre des dispositions pour participer en groupe avec des collgues dans un endroit dtermin.

CIIMES

Utiliser les outils dun espace de travail collaboratif / environnement numrique de travail

47

Exercice d'application : Outils de communication Si votre universit dispose d'un ENT avec des outils de communication reprenant les fonctionnalits prcdentes, ralisez les actions suivantes : 1. Consultez et envoyez des courriels 2. Dans le carnet d'adresses, ralisez les actions suivantes : Crer deux nouveaux contacts, Crer un nouveau groupe de contacts, Envoyer un courriel un groupe, Importer et exporter vos contacts via votre outil de messagerie habituel

3. De la mme manire que dans votre navigateur web habituel, crez un ou plusieurs nouveaux dossiers et ajoutez des liens vers des sites web. Si votre universit ne disposepas d'un ENT avec un espace de documents partags reprenant les fonctionnalits prcdentes, crez un compte sur les espaces collaboratifs gratuits tels que mayeticvillage: http://www.mayetic.fr , yahoo groups: http://fr.groups.yahoo.com ou encore le bureau virtuel : http://www.lebureauvirtuel.com. Aprs inscription, vous devez vous connecter l'aide d'un login et un mot de passe et raliser les actions prcdentes.

CIIMES

48

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

6. Les blogs
"Jusqu' ces dernires annes, on parlait de site, de portail, de pages Web. Mais personne ne connaissait le mot blog. Aujourd'hui, les blogs fleurissent. On en compterait entre 5 et 10 millions dans le monde. Il est dsormais raisonnable de parler de phnomne des blogs, avec un impact direct sur le volume d'informations disponibles. Les blogs, c'est le Web en temps rel, le Web vivant, celui qui se cre perptuellement" ( - Athena 210 / Avril 2005. ) Principe des blogs Blog Un blog [en franais blogue, journal web ou carnet web] est un site internet personnel permettant un internaute de publier facilement des informations en ligne sous forme de journal. Le terme blog est la contraction de weblog [au mme titre, blogue est la contraction de weblogue]. Le blog est donc une page web, s'appuyant gnralement sur un outil dynamique permettant de grer la mise en page du contenu, dans laquelle son auteur publie des actualits, des liens vers des sites web ou de courts textes de sa cration. Remarque Les blogs sont en gnral grs comme des CMS La notion de blog est troitement lie celle de fils RSS [ou canaux RSS], c'est--dire de permettre d'autres blogs [ou sites dots de cette fonctionnalit] d'agrger le contenu du blog en leur fournissant un flux XML leur permettant d'exploiter ce contenu et de l'intgrer directement.

CIIMES

Utiliser les outils dun espace de travail collaboratif / environnement numrique de travail

49

IMG. 24 : UN EXEMPLE DE BLOG

CIIMES

50

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

Exercice d'application : Blogs Si votre universit dispose d'un ENT avec un CMS reprenant les fonctionnalits prcdentes, ralisez les actions suivantes : 1. Crez des articles dans votre blog personnel 2. Vrifiez le rsultat sur web 3. Modifiez l'article cr en y ajoutant une photo, un lien vers un courriel, un lien vers un site web 4. Vrifiez le rsultat sur web Si votre universit ne met pas disposition de CMS, effectuez aprs inscription, les actions prcdentes sur le CMS propos par google : http://www.blogger.com/start?hl=fr

CIIMES

Utiliser les outils dun espace de travail collaboratif / environnement numrique de travail

51

7. Partage d'application
Principe partage d'application (n. m.) ou prise en main distance : logiciel permettant plusieurs personnes distantes d'utiliser la mme application simultanment sur leur micro-ordinateur respectif connect. Par exemple pc Anywhere est un logiciel professionnel de tlmaintenance en micro-informatique, conu et dit par Symantec, aujourd'hui utilis des fins pdagogiques pour la prise en main distance de postes de travail d'apprenants [voir aussi les freewares* : Net Meeting, VNC, CVS ou Timbuktu ] . Utilisation C'est une utilisation nouvelle des rseaux locaux dans de nombreuse entreprises. Les programmes utiliss par les postes de travail sont de plus en plus gourmands en ressources. Ils peuvent demander beaucoup d'espace sur le disque dur, dans la mmoire, et un processeur trs rapide. Le partage d'application permet de pallier ce problme, lorsqu'un poste de travail n'est pas assez performant, il est possible d'excuter les programmes non plus sur ce poste mais sur un serveur d'applications beaucoup plus puissant et qui pourra excuter de faon transparente de nombreux programmes en parallle. Lorsque l'utilisateur lance Word sur sa machine, l'application dmarre sur le serveur d'application, celui-ci envoie grce au rseau local l'image de Word. L'utilisateur peut travailler comme si l'application tait rellement en local. Les types de logiciels Tous types de logiciels peuvent tre partags. Certains logiciels [tel Netmeeting de Microsoft ] permettent aussi de partager un presse-papiers pour changer du texte, des images, etc. Le transfert de fichiers [autre que via un protocole FTP] est aussi une des possibilits lors des vidoconfrences et des visioconfrences.

CIIMES

52

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

IMG. 25 : UN EXEMPLE MONTRANT LE PARTAGE D'UN PRESSE-PAPIERS AVEC NETMEETING POUR CHANGER DU TEXTE

Exercice d'application Si votre environnement de travail vous le permet inscrivez-vous NetMeeting puis partagez un presse-papiers avec un autre tudiant. Lancez NetMeeting Appelez un utilisateur : il faut utiliser la bote de dialogue Nouvel appel du menu Appel. Configurez le partage d'applications presse-papiers Slectionnez l'application presse-papiers partager en cliquant sur le bouton Partager de la barre d'outils et en slectionnant l'application presse-papiers Une bote de dialogue vous informant que par dfaut les applications sont partages en mode visualisation s'affiche. Pour permettre aux autres personnes d'intervenir dans l'application, il suffit de cliquer sur le bouton Autoriser le contrle dans la barre d'outils. Le curseur apparaissant sur l'application est accompagn des initiales de l'utilisateur. Cette fonction de partage augmente beaucoup la charge de travail du processeur, ainsi que la quantit d'informations envoyes. Le partage du Presse-Papiers

CIIMES

Utiliser les outils dun espace de travail collaboratif / environnement numrique de travail

53

NetMeeting permet de rcuprer le presse-papiers de quiconque se trouve en runion pour le partager. Il est donc facile de transmettre des donnes numriques d'un poste vers les autres. ATTENTION : le dernier copier crase les donnes prcdemment dans le presse-papiers.

CIIMES

 CIIMES

partie

IV
Elaborer en commun un document de travail.
1. Le Workflow : assurer le suivi des corrections, ajouts et suppression ; grer diffrentes versions de documents partags
Principes On appelle WorkFlow [traduisez littralement "flux de travail" ]la modlisation et la gestion informatique de l'ensemble des tches accomplir et des diffrents acteurs impliqus dans la ralisation d'un processus mtier [aussi appel processus oprationnel]. Le terme de Workflow pourrait donc tre traduit en franais par Gestion lectronique des processus mtiers. De faon plus pratique le WorkFlow dcrit le circuit de validation, les tches accomplir entre les diffrents acteurs d'un processus, les dlais, les modes de validation et fournit chacun des acteurs les informations ncessaires pour la ralisation de sa tche. Pour un processus de publication en ligne par exemple, il s'agit de la modlisation des tches de l'ensemble de la chane ditoriale, de la proposition du rdacteur la validation par le responsable de publication.

CIIMES

56

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

IMG. 26 : UNE REPRSENTATION TRS SCHMATIQUE DE CE QUE POURRAIT TRE UN WORKFLOW DE PUBLICATION DE DOCUMENT

L'exemple ci-dessus est une reprsentation trs schmatique de ce que pourrait tre un workflow de publication de document sur un intranet l'aide d'une interface de publication : 1. Le rdacteur propose un article au chef de rubrique 2. Le chef de rubrique regarde le document et le valide 3. Le rdacteur en chef trouve que le document possde des lments incompatibles avec l'actualit et retourne le document au rdacteur 4. Le rdacteur revoit sa copie et la soumet au chef de rubrique 5. Le chef de rubrique corrige quelques coquilles et transmet l'article au rdacteur en chef 6. Le rdacteur en chef valide le document pour une publication en ligne

CIIMES

Elaborer en commun un document de travail.

57

Typologies de workflow On distingue gnralement deux types de Workflow : Le workflow procdural [aussi appel workflow de production ou workflow directif] correspondant des processus mtiers connus de l'entreprise et faisant l'objet de procdures pr-tablies : le cheminement du workflow est plus ou moins fig ; Le workflow ad hoc bas sur un modle collaboratif dans lequel les acteurs interviennent dans la dcision du cheminement : le cheminement du workflow est dynamique. Exercice d'application : Workflow Formations en ligne gratuites de mayeticvillage : Cration de formulaires : masques / Workflow Cliquez ici

CIIMES

58

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

2. Avec un logiciel de traitement de texte

Principes Lorsque l'on travaille plusieurs sur un mme document, les logiciels de traitement de texte volus vous offrent une panoplie d'outils facilitant la cration de commentaires ou d'autres marques de rvision. Avant tout, vous identifier Vous devez d'abord indiquer au logiciel qui vous tes, pour vous assurer que vos commentaires et autres corrections vous soient bien attribus. En gnral, on vous demande de renseigner vos nom et prnom ainsi que vos initiales :

IMG. 27 : UN FORMULAIRE POUR SAISIR SON NOM ET SES INITIALES

Crer des commentaires Il existe des commandes spcifiques pour placer un commentaire dans le document sans effectuer une correction directement dans le texte. Ces commandes sont en gnral accessibles via un menu spcifique.

CIIMES

Elaborer en commun un document de travail.

59

IMG. 28 : UN EXEMPLE DE MENU COMMENTAIRE ACTIV AVEC DES COMMANDES SPCIFIQUES

IMG. 29 : CAPTURE DCRAN AVEC DU TEXTE ET DES COMMENTAIRES

Effectuer des rvisions Il existe des commandes spcifiques pour faire apparatre les rvisions de chacun des auteurs. Vous devez d'abord activer le mode de rvision qui fait en sorte que les marques de rvision apparaissent dans le texte.

CIIMES

60

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

IMG. 30 : UN EXEMPLE DUN MODE RVISION ACTIV

Comparaison de documents en cte cte Il existe des commandes spcifiques vous permettant de comparer des documents qui contiennent des informations associes et ventuellement fusionner les documents.

CIIMES

Elaborer en commun un document de travail.

61

IMG. 31 : UN EXEMPLE DUN MODE COMPARAISON ACTIV

IMG. 32 : UN EXEMPLE DE COMPARAISON ET FUSION

CIIMES

62

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

Exercice d'application : Logiciel de traitement de texte Lancez le logiciel de traitement de texte mis disposition par votre universit et ralisez les actions suivantes : 1. Identifiez-vous 2. Crez un document textuel 3. Echangez ce fichier avec celui d'un autre tudiant 4. Ajoutez un commentaire sur le fichier de cet tudiant 5. Echangez nouveau ces fichiers 6. Visualisez les commentaires ajouts par l'tudiant 7. Acceptez les modifications proposes 8. Fusionnez les deux documents dans un nouveau fichier

CIIMES

Elaborer en commun un document de travail.

63

3. CVS, rgles de gestion de version

Principes CVS CVS [Concurrent Versions System] est un outil d'aide au dveloppement de logiciels. Trs prsent dans le monde des programmeurs Open Source, il est utile la communaut des dveloppeurs pour plusieurs raisons : CVS permet une gestion efficace et riche des diffrentes versions pour un projet logiciel : suivi et historique, pour l'ensemble des fichiers appartenant au projet. la gestion de versions se fait autant au niveau de l'ensemble du projet qu'au niveau de chaque fichier pris sparment CVS permet de favoriser un dveloppement en quipe : stockage centralis du code source sur un serveur et gestion des accs concurrents sur les fichiers de dveloppement. Ce qui distingue CVS d'autres outils de dveloppement collaboratif [notamment RCS] c'est la possibilit pour les dveloppeurs d'accder en mme temps un mme fichier pour le modifier, avec une prise en charge des modifications lorsque celles-ci ne gnrent pas de conflits. CVS s'intgre au processus qualit : il permet d'introduire des rgles pour une quipe et de conserver un historique complet de ce qui a t fait . Rgles de nommage des fichiers Pour pouvoir facilement retrouver un fichier, il faut choisir des noms les plus explicites possible. exemple n1 Si vous crivez une lettre votre assureur suite un dgt des eaux, n'appelez pas le fichier "assurance.doc" () , mais plutt "lettre inondation 4janv05.doc " () . Si ce document est destin tre modifi par une autre personne ou encore par un groupe de personne, il faudra se mettre d'accord sur une nomenclature particulire. Cette nomenclature permettra aux diffrents acteurs de retrouver plus facilement des informations. exemple n2 Imaginons que vous travaillez pour une grande compagnie internationale et que vous deviez faire un compte rendu de runion qui sera ensuite traduit dans la langue de travail de chaque participant.

CIIMES

64

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

L'entreprise vous propose un modle de document avec la nomenclature suivante : [date] [langue] [Auteur] [Description] [Objet] Votre premier fichier sera nomm ainsi "2005-07-23-xavier.paoli-crr-runionTravailProjet-1.0.doc" () :

Ainsi pour une simple relecture et ou une petite correction votre suprieur renommera le fichier en incrmentant le second chiffre de la version de cette faon : [2005-07-23-xavier.paoli-crr-runionDetravailDuProjet-1.1.doc] S'il s'agit d'un changement important ou d'une refonte, on incrmentera le second chiffre de la version de cette faon : "2005-07-23-xavier.paoli-crr-runionTravailProjet-2.0.doc" ()

CIIMES

Glossaire

Blog en franais blogue, journal web ou carnet web, est un site internet personnel permettant un internaute de publier facilement des informations en ligne sous forme de journal. Le terme blog est la contraction de weblog (au mme titre, blogue est la contraction de weblogue).

Bureau Virtuel Le bureau virtuel est un portail de services destin une personne appartenant un espace de travail collaboratif. Il permet daccder un environnement de travail personnalisable partir de n'importe quel ordinateur connect Internet, en France et l'tranger.

CMS Outil pour grer la publication dinformations sur Internet, sans avoir besoin de programmer. On peut ainsi automatiquement crer et grer des sites dactualit aussi bien que des boutiques virtuelles.

CNIL La commission nationale de l'informatique et des liberts, cre en janvier 1978, est charge de s'assurer que les traitements concernant des informations caractre nominatif sont conformes la loi.

CIIMES

66

MENER DES PROJETS EN TRAVAIL COLLABORATIF A DISTANCE

CVS Concurrent Versions System en anglais, est un outil d'aide au dveloppement de logiciels. Trs prsent dans le monde des programmeurs Open Source, il est utile la communaut des dveloppeurs pour plusieurs raisons.

News Historiquement, on appelait ainsi les articles dans un Forum de discussion.

Partage d'application Dans un logiciel de tlconfrence, fonction qui permet plusieurs utilisateurs travaillant sur des ordinateurs diffrents d'utiliser simultanment une application hberge par un seul serveur.

Flux RSS Cest une description synthtique du contenu ou d'une partie du contenu d'un site web, dans un fichier au format XML, afin de permettre son exploitation par d'autres sites web.

WorkFlow On appelle "WorkFlow" (traduisez littralement "flux de travail") la modlisation et la gestion informatique de l'ensemble des tches accomplir et des diffrents acteurs impliqus dans la ralisation d'un processus mtier (aussi appel processus oprationnel). Le terme de Workflow pourrait donc tre traduit en franais par Gestion lectronique des processus mtiers.

CIIMES