Comment mieux organiser, planifier et grer mes ressources

Grer son temps, son espace et ses outils de travail

Comprendre le rle de lorganisation, de la planification et de la gestion des ressources dans lapprentissage

Organiser son espace de travail et ses outils dapprentissage, planifier et grer son temps, ses projets, ses tudes, quest-ce que a veut dire? Quest-ce que a implique? Quels sont les principes, les stratgies et les instruments qui guident ces oprations? Quelles sont les limites de lorganisation et de la planification? O, quand et dans quel contexte est-il ncessaire de bien sorganiser, planifier et grer? Comment le faire?
Sorganiser et planifier: un temps de rflexion pralable laction

L'organisation, c'est d'abord dans la tte. Il n'y a pas de bonne organisation qui ne soit au pralable labore en pense. Bien s'organiser, cela consiste tout dabord bien clarifier le but qu'on veut atteindre, recueillir toute l'information pertinente, chercher les meilleures alternatives pour latteindre, puis concrtiser la solution choisie dans un plan et une organisation appropris.
Sorganiser et grer: un temps de rflexion en cours daction

Planifier et sorganiser dans sa tte est une chose. Suivre un plan et ajuster son organisation la ralit de laction en est une autre. Les choses se passent rarement tel quon la prvu. Les imprvus sont mme la rgle, plus que lexception. Suivi, contrle, ajustement sont les oprations cl dune bonne gestion de laction.
Le degr d'organisation est considrer en fonction de la nature de la tche elle-mme et de l'importance qu'elle revt pour soi.

La ncessit de planifier l'ensemble d'une tche ou l'ensemble de ses activits, ordinaires et extraordinaires, communes ou exceptionnelles, dpend souvent du degr d'importance qu'on accorde cette activit et de la nature mme de cette activit. Si, par exemple, en voyage, on aime l'aventure et le hasard, il vaut peuttre mieux ne pas tout contrler ni organiser d'avance son itinraire. Si l'on veut garder ses rapports amoureux une certaine fracheur, il vaut peut-tre mieux ne pas programmer ses rencontres. Par contre, si l'on veut avoir du temps pour soi, pour se dtendre, pour s'amuser ou pour sa sant, il est peut-tre prfrable d'identifier les bouffe-temps et de faire vite et bien les petites tches du quotidien, comme l'picerie ou l'entretien domestique.

Les avantages de s'organiser stratgiquement

Savoir o l'on s'en va Prvoir les chances et se garder une marge de manuvre Faire des choix judicieux quant l'utilisation optimale du temps et des ressources disponibles viter les surcharges et les goulots d'tranglement Minimiser le stress et l'anxit

Les symptmes des problmes dorganisation

Oublis Rendez-vous manqus, consignes, critres dvaluation et chances oublis, etc. Liens qui ne sont pas faits entre diverses instructions donnes des moments diffrents par crit ou verbalement. Reposer plusieurs fois la mme question lenseignant intervalles de temps. Pertes, difficults ou lenteur retrouver des documents Ne plus savoir o se trouvent des informations comme des consignes ou la date de remise de travaux. Ne pas savoir o lon a class un texte donn. tre oblig de fouiller chacun de ses dossiers pour retrouver les documents auxquels on fait rfrence. tre oblig davoir recours aux autres pour savoir ce quil faut faire. Sentiment de confusion Impression dtre perdu dans ses documents. Impression de ne plus savoir ce qui est prioritaire. Impression dtre envahi par une profusion de matire apprendre. Sentiment de manquer de temps Impression dtre dbord, compress, que tout arrive en mme temps, quon ne pourra pas tout faire. Cette impression est souvent gnratrice de stress et peut provoquer un rel tat de panique. Chevauchements, engorgements, embouteillages Toutes les chances semblent stre donnes rendez-vous la mme semaine: examens prparer, travaux remettre, exposs, etc. Les consquences les plus probables en sont des retards, le bclage des tches et des solutions expditives, avec les consquences que lon sait pour ce qui est des rsultats et de la satisfaction personnelle.

Principes, stratgies et instruments dorganisation, de planification et de gestion

Il nexiste pas de mthode universelle dorganisation, de planification et de gestion. Il existe au contraire une trs grande diversit de situations, de buts, dobjectifs, de mthodes et de moyens, mais une bonne organisation, une bonne planification et une bonne gestion reposent sur quelques principes simples. Principes de planification et de gestion de son temps
Accorder le temps ncessaire la planification

Quand on se sent press par le temps, on a tendance faire des conomies de temps sur le dos de lorganisation et de la planification des oprations. Le stress nous pousse naturellement vers le passage laction immdiate. Cela aboutit souvent leffet contraire: au lieu de gagner du temps, on en perd beaucoup, avec les consquences que lon connat au plan psychologique (anxit, stress, panique, etc.)
Prciser ses buts immdiats et long terme

Savoir prcisment o lon veut aller, quels objectifs on veut atteindre. Plus la cible est prcise, plus il est facile de prvoir lorganisation la plus f onctionnelle et de planifier de faon efficace. La rflexion sur la valeur comparative des diffrents buts quon poursuit facilite aussi la dtermination des priorits. En cas de conflits dhoraire, on sait davance quel objectif passera en premier, lequel en second, lequel sera laiss pour compte.
Avoir une vue densemble et voir venir de loin

Une bonne planification doit permettre davoir, la fois une vue densemble du projet (au dtriment du dtail) et une vue dtaille de chaque tape ou composante du projet (au dtriment de la vue densemble). Elle permet de voir venir les problmes potentiels longtemps davance et dy ragir en temps. Elle permet aussi dassurer une bonne intgration des diffrentes tapes et composantes dun projet. La pire faon de grer un projet est la gestion par urgences, ou gestion courte vue.
Prvoir en dtail court et long terme

Une bonne planification commence par un dcoupage du projet en tapes et tches logiques, une description aussi prcise et dtaille que possible des tapes franchir et des tches faire, une estimation aussi exacte que possible du temps que prendra chaque tche. Ce dcoupage en tapes et en tches dont la dure a t estime de faon raliste, permet dtaler judicieusement leur ralisation en fonction du calendrier des chances et du temps disponible, et en cas de conflits, de mettre une priorit sur certaines tches.
Prvoir limprvisible: souplesse -flexibilit-versatilit

Les imprvus reprsentent la cause majeure des perturbations dhoraires et de plans de travail. Certaines tches prennent plus de temps que prvu (estimation pralable irraliste), les disponibilits sont rduites (vnements familiaux, problmes de sant), etc. Il est donc prudent de ne pas planifier trop serr et de se laisser une marge de manuvre, de faire preuve dun grand ralisme dans lestimation des dures et de ses capacits de travail, de prvoir du temps pour la recherche des informations manquantes, et de prvoir des changements ventuels des buts ou des objectifs.
Tenir compte de ses capacits relles

Lesprit humain nest pas un ordinateur. Il travaille mieux sous certaines conditions favorables et devient particulirement inefficient avec la fatigue et le stress prolong. Il faut donc ajuster sa planification et sa gestion ses motivations (gots, disponibilits), ses capacits de concentration (lieux, moments, ambiances) et au fonctionnement de sa mmoire (priodes de rappels et de rvision).
Garder une trace de son cheminement

Il faut tre en mesure de savoir o on en est tout moment. Il est souhaitable galement de savoir exactement ce quon a fait de son temps (auto -valuation du cheminement, justification de son emploi du temps, dveloppement dune expertise).

Principes dorganisation de son espace et de ses outils de travail

tre ordonn, oui, mais de quel ordre parle-t-on? Un ordre donn na de valeur quen fonction du but atteindre. Sa principale qualit est donc dtre fonctionnel. En ce qui concerne les tudes, lordre choisi reflte souvent la conception quon a de lapprentissage. On pourrait rsumer les deux ples de cette conception laide de deux mtaphores. La premire, celle de la sdimentation : lapprentissage est conu comme une accumulation progressive de connaissances, couche aprs couche, cours aprs cours. Lordre choisi est celui dun cartable o sempilent les documents et notes de cours par ordre darrive, peu importe leur catgorie et leur valeur utilitaire. La deuxime est celle de larchitecte : lapprentissage est vu comme une remise en question et une reconstruction constante des concepts et de la matire. Lordre choisi en sera un qui permet la mobilit des connaissances et leur association par ensembles et sous-ensembles toujours plus logiques. Accessibilit rapide Un ordre fonctionnel doit permettre un accs rapide et en tout temps des informations essentielles et des documents classs. Il nexiste pas un mode de classement exemplaire. Celui-ci doit tre rflchi en fonction de chaque projet.

Chaque matire, chaque cours a des exigences qui lui sont propre. Le classement des documents de cours et leur indexation doit tre pens en termes pratiques. Sparer les informations relatives la gestion dun cours des informations relatives aux contenus dapprentissage Tous les documents servant diriger un projet doivent tre runis et classs part et facilement disponibles en tout temps : syllabus, chanciers, horaires, consignes pour les travaux, critres dvaluation, etc.

Stratgies dorganisation, de planification et de gestion

Des principes noncs ci-dessus, dcoulent un certain nombre de stratgies applicables aux tudes et toute forme dapprentissage. Faire linventaire des tches effectuer Les principales tches caractristiques des tudes scolaires qui doivent tre planifies sont en gnral:

lassistance aux cours; la prparation et le suivi des cours: travail de prparation, organisation de la prise de notes avant le cours, rorganisation de ses notes aprs de cours; ltude personnelle: recherche documentaire, lectures, visites, visionnements, etc. la prparation des examens: aide-mmoire, intriorisation, rappels, rvisions, pratiques; les travaux individuels et collectifs: laboration de projets, recherche documentaire, lectures, plan du travail, rdactions, vrifications, prsentation.

Estimer le temps pour chacune des tches et des tapes Ce temps peut varier considrablement en fonction de chaque personne, de chaque cours et de chaque travail. La familiarit avec la matire du cours, le volume des contenus imposs, la quantit de concepts nouveaux, les difficults de comprhension, lexistence de manuels, labondance de la documentation, le type dexamens, les exigences de performance sont quelques unes des variables prendre en compte dans lestimation du temps dune tche. Cette capacit estimer assez justement le temps quil faut pour chaque tche se dveloppe avec les sessions, mais condition quon ait valu aprs coup combien de temps a nous a rellement pris. Nous sommes souvent dincorrigibles optimistes qui sousestimons grossirement le temps ncessaire un apprentissage. Face linconnu, il vaut mieux prvoir une fourchette plus raliste: un minimum (si tout va bien) et un maximum (si tout va mal). Exemple: la lecture, la comprhension et lassimilation dun texte de 10 pages peut prendre de 1 heure (texte dans un domaine dj connu, pauvre en informations nouvelles) 3 heures (texte trs condens sur un

thme nouveau et difficile). Si lon doit en faire un rsum ou en e xtraire des schmas titre daide-mmoire ou en vue dune pratique, il faudra compter de 1 2 heures supplmentaires. Cela peut paratre beaucoup, cependant le temps mis sur ltude en profondeur et une bonne assimilation au fur et mesure est du temps regagn sur les priodes de prparation la veille des examens. Dtecter les informations manquantes On peut difficilement tout planifier davance et une fois pour toutes. Certaines donnes ne sont pas connues ds le dpart: type de travaux, type dexamen s, type de lectures. Des rajustements seront ncessaires tout au long de la session ou de lanne. Il est souhaitable de doubler le plan de session (vue densemble et coordination de tous les cours) dune planification hebdomadaire (vue dtaille et rajuste). Produire un chancier raliste et souple Se donner des chances pour terminer un travail ou une tape, une rvision de matire ou une lecture ne consiste pas senfermer dans le carcan dun horaire rigide, mais plutt se fixer une plage et une limite dans le temps au del de laquelle on sait que lon commencera prendre du retard. Contrairement un horaire que lon simpose avec des tches prcises des heures fixes davance (et quon respecte rarement), lchancier laisse le loisir de passer dune tche lautre en fonction des envies du moment et des disponibilits. Cest un outil de gestion plus souple et plus respectueux du fonctionnement humain. valuer ses disponibilits relles Une chose est destimer un temps idal pour accomplir ch aque tche, une autre chose est davoir ce temps l disponible. La sant, les ralits de la vie familiale, celles du travail temps partiel ou de la profession font que les disponibilits relles ne concident pas ncessairement avec un idal de temps consacrer aux tudes. Cette confrontation entre disponibilits relles et temps dapprentissage idal va tre ncessaire aux dcisions: nombre et choix des cours, priorits, temps allou pour chaque tche, etc. Dterminer ses priorits Il arrive malheureusement quon soit oblig, faute de temps, de choisir entre plusieurs objectifs qui nous tiennent cur, et den sacrifier un ou deux. dfaut des disponibilits suffisantes pour tout mener bien, il est prfrable de dcider davance quels sont les cours ou les parties de matire quon va privilgier, cest -dire celles auxquelles on accordera les plages de temps les plus profitables, et celles pour lesquelles on cherchera tourner les coins plus ronds (au risque davoir de moins bonnes notes et une qualit dapprentissage moindre). Selon quels critres? Intrt personnel, valeur acadmique, possibilits de rcupration ultrieure, etc.

Faire rgulirement le point et rajuster son cheminement Au cours dune session, et mme de semaine en semaine, nos prvisions sont susceptibles dtre bouleverses par un grand nombre de facteurs: vnements familiaux, difficults dapprentissage imprvues, nouvelles donnes sur un travail faire, etc. Un rajustement de son emploi du temps devient ncessaire. Il est souhaitable de se rserver une petite priode de la semaine, gnralement tout la fin ou au tout dbut, pour faire le point et dcider des tches de la semaine venir et des priorits au cas o tout ne pourrait tre fait.

Les instruments dorganisation, de planification et de gestion des tudes

Les principes gnraux ainsi que les stratgies dorganisation, de planification et de gestion du temps se matrialisent dans un certain nombre dinstruments dorganisation, de planification et de gestion. Ordinateur Lordinateur, comme son nom lindique, est un instrument dorganisation. Il est malheureusement encore sous utilis comme moyen de gestion et par peu dlves. Il est surtout utilis pour sa fonction de traitement de texte (une machine crire ultra sophistique). Alors que cet outil est en train de transformer lensemble des professions et des communications, sa faible utilisation dans le cadre scolaire donne rflchir. Un ordinateur bien utilis pour stocker et grer des contenus dapprentissage permet de tripler ou quadrupler le rendement scolaire, tout en prparant le terrain pour une future profession. Ce nest donc pas un investissement considrer la lgre, mais au contraire un environnement de dveloppement personnel qui vaut la peine dtre apprivois. Fichiers, dossiers, classeurs, botes darchives Il existe dautres outils que le cartable anneaux ou le cahier dcole pour classer et grer efficacement les contenus des cours et les travaux. Lordinateur possde un systme de classement par ensembles et sous-ensembles (dossiers, fichiers) qui facilite normment laccs aux informations et leur manipulation. On peut facilement se faire un systme de classement de ses documents papier quivalent laide de feuilles volantes classes dans des chemises, classes dans des dossiers, classs dans un classeur ou dans des botes darchives. Un tel systme permet de rpartir les documents dun cours en fonction de leur utilit et de leur usage. chancier synoptique Un chancier synoptique est une feuille de papier qui nous donne, en un seul coup dil, le plan densemble dun projet, comme la session au complet, tous les

cours runis, dans le cas des tudes. Cet outil a pour intrt dassurer une vision panoramique long terme. Son laboration permet de voir venir de loin, danticiper les problmes dengorgement, de prvoir les marges de manuvre, dtaler leffort, de dfinir les vraies urgences et de placer les diffrentes activits dtude aux moments les plus propices. Il est prfrable de ne pas surcharger ce document en informations dtailles, afin de lui conserver une lisibilit rapide. Calendrier Il existe aussi des calendriers mensuels. Le calendrier mensuel peut remplir la mme fonction mais avec une perspective plus courte (et le risque de perdre de vue le ou les mois venir). Agendas Les agendas existent sous plusieurs formes: lectronique, sur ordinateur, sous forme de cahier. Cest un outil de gestion court terme. Il est prfrable, dans le cas des tudes, davoir un agenda la semaine plutt quau jour le jour. Associ une liste hebdomadaire de tches, il permet une gestion souple des tches effectuer. Cet outil doit nous accompagner comme une ombre o que nous allions! Horaires Les horaires sont des outils de planification court terme. Ils prcisent quand et combien de temps pour chaque activit. Ils peuvent devenir facilement un vritable carcan et un superbe moyen dautoculpabilisation. En gnral, les horaires ressemblent aux vux pieux du jour de lan. Quand on saperoit quon ne les respecte pas, on les laisse tomber, et avec eux, malheureusement, toute ide de planification et de gestion. Listes de tches Les listes de tches faire sont un outil de gestion court terme et long terme. Elles peuvent tre quotidiennes (dans le cas de nombreuses petites tches), hebdomadaires (les tches faire dans la semaine, avec ou sans prcision de journe), globale (liste des projets raliser au cours dune session sans prcision de date). Les inventaires de tche: tche par tche, tape par tape. Cet inventaire permet de dcider de semaine en semaine, quelles tches ou parties de tches devront tre ralises, pour arriver en temps sans compression. Un dossier des tches effectues. Plutt que de jeter ces listes journalires ou hebdomadaires, une fois les tches accomplies, il peut tre intressant de les conserver dans un dossier part. On pourra aisment, partir de ces listes,

reconstituer son emploi du temps. Cette option offre divers avantages: pouvoir justifier le temps mis sur un travail et le faire valoir auprs dun professeur; valuer avec plus de prcision combien de temps certaines oprations ont pris et sen servir pour mieux planifier une prochaine session; faire le bilan de sa session.