-1- Matriser loutil tlphone doc 2/2 02/00

LA PRISE DE RENDEZ VOUS PAR TELEPHONE

Cette trame nest quun exemple : utilisez le vocabulaire, largumentaire qui vous correspondent
afin dtre laise avec votre discours.


LE STANDARD :

1) Prsentez vous et demandez nominativement votre interlocuteur :
Bonjour madame, J acques Durand, je souhaite parler J ean Dubois

A la question ventuelle pour quelle entreprise ? plusieurs rponses sont possibles : Nom de votre
ancienne socit - Je lappelle titre personnel - Autre


2) Exploitez bon escient les rponses de la standardiste :

Quelques exemples :

- Il nest pas disponible ( absent, en runion etc
Quand puis-je le joindre ?
- Il sera l demain
Quand est-il le plus disponible : le matin ou laprs midi ?

- Puis-je prendre un message ?
Non merci, cest trs gentil je le rappellerai

Laissez moi vos coordonnes, il vous rappellera
Non merci, ce nest pas la peine, je le rappellerai
Non merci, je vais mabsenter, je le rappellerai

Cest quel sujet ?

Trs souvent la question cest quel sujet ? signifie que linterlocuteur est
occup. La standardiste sinterroge en fait sur la dcision prendre :
- Le dranger ? avec le risque de se faire reprendre si lappel nest pas
important.
- Ne pas le dranger ? avec le risque de se faire reprendre si lappel est
important.

Essayez, si la question na pas encore t aborde, dorienter la standardiste vers la
disponibilit de linterlocuteur :
Cest professionnel, je souhaite lui parler personnellement, cest important mais sans
caractre durgence, est-il disponible pour me parler au tlphone ?
J e lui ai envoy un document, il tait convenu que je le rappelle, cest important mais
sans caractre durgence, est-il disponible pour me parler au tlphone ?


3) Rappelez lheure indique par la standardiste

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LINTERLOCUTEUR :

1) Vrifiez si vous tes bien en ligne avec linterlocuteur demand :
Monsieur X ?


2) Prsentez vous : Prnom, nom, mtier, secteur dactivit ( ventuellement nom de la dernire
socit )
Bonjour Monsieur, J acques DURAND, je suis (assistant commercial, secrtaire,
responsable des ventes ) dans tel secteur dactivit


3) Indiquez clairement lobjet de votre appel :

je suis en train de me repositionner sur le plan professionnel.
J e vous tlphone car je souhaite vous rencontrer, titre indicatif


4) Enchanez avec une double proposition :
Pouvez vous maccorder un moment la semaine prochaine ou la suivante ? ( Fin
septembre ou dbut octobre ? ) ( Semaine 42 ou semaine 43 ? )



LES REPONSES LES PLUS COURANTES DE LINTERLOCUTEUR :


1) LINDISPONIBILITE : (formule sous toutes ses formes avec plus ou moins de prcision ) :
je nai pas le temps mon planning est plein cette semaine et je pars en cong la semaine
prochaine

Quelle que soit la rponse, reformulez clairement lindisponibilit et faites une autre proposition :
Si vous ntes pas disponible les deux prochaines semaines, la semaine daprs vous
convient-elle mieux ?

Rponse ngative de linterlocuteur : non, je suis galement trs occup cette semaine l
Quest-ce qui vous irait ?


A ce stade, ne justifiez pas lobjet du rendez vous cest parce que je
souhaite , ne mendiez pas cela ne prendra quune petite demi heure .
Continuez raisonner : recherche de disponibilit.

Ce nest pas vous de juger si cette indisponibilit est relle ou simplement un prtexte.



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2) POUR QUOI FAIRE : ( accompagn parfois par je ne recrute pas )

Invoquez toujours deux raisons
J e souhaite vous rencontrer ds maintenant pour deux raisons :
La premire pour mieux connatre votre entreprise et vrifier si mes comptences peuvent
un jour vous tre utiles, mme si cela nest pas immdiat ( par exemple )
( ou bien ) jai travaill dix ans dans tel secteur et je voudrais vrifier si mes comptences
sont adaptes votre activit, mme si vous navez pas de projet de recrutement
( ou autre )
La deuxime parce que je pense quen tant que responsable de tel service, vos conseils
peuvent mtre trs utiles dans le cadre de mes dmarches actuelles
(ou bien) je viens darriver dans la rgion et je pense quen tant que responsable de tel
service, vos conseils peuvent mtre trs utiles dans le cadre de mes dmarches dans une
rgion que je connais mal ,
(Impliquez le personnellement )

Enchanez de nouveau sur la disponibilit :
je suis prt me plier vos impratifs horaires, quelle date vous conviendrait ?


A ce stade, linterlocuteur est libre de sa rponse, ne la contestez pas :

REPONSE POSITIVE :

Fixez la date exacte et lhoraire, rappelez votre nom et pelez le, donnez vos coordonnes
tlphoniques en cas de contre temps.
Remerciez et saluez votre interlocuteur avant de raccrocher.


REPONSE NEGATIVE

Acceptez ce refus avec amabilit J e comprends . Le non fait partie de la rgle du jeu.
Remerciez votre interlocuteur davoir communiqu avec vous au tlphone
je vous remercie davoir pris le temps de me parler au tlphone

Assez souvent linterlocuteur, soulag que vous ninsistiez pas, va spontanment vous donner des
informations intressantes ( projet de recrutement au prochain trimestre ou au contraire blocage
de tout recrutement pour toute lanne en cours en raison de difficults ; information sur une
socit susceptible dtre intresse par votre profil )

Lorsque cela ne se produit pas, mais que vous sentez que votre interlocuteur reste bien dispos
votre gard, vous pouvez vous permettre daller au devant de ces informations :
Par exemple : Avant de raccrocher, jaimerai vous poser une dernire question : vous mavez dit que
vous naviez pas de projet de recrutement actuellement, pensez vous que cette situation peut voluer au
cours des prochains mois ?


Remerciez votre interlocuteur et raccrochez.