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Chapitre 07.
Le temps de la rflexion est une conomie de temps.
(Latin. Publilius Syrus, Sentences, 1er sicle av. J.-C.)
Grer son temps, son espace et ses outils de travail
Comprendre le rle de lorganisation, de la planification et de la gestion des ressources dans lapprentissage
Organiser son espace de travail et ses outils dapprentissage, planifier et grer son temps, ses projets, ses tudes,
quest-ce que a veut dire? Quest-ce que a implique? Quels sont les principes, les stratgies et les instruments qui
guident ces oprations? Quelles sont les limites de lorganisation et de la planification? O, quand et dans quel contexte
est-il ncessaire de bien sorganiser, planifier et grer? Comment le faire?
Sorganiser et planifier: un temps de rflexion pralable laction
L'organisation, c'est d'abord dans la tte. Il n'y a pas de bonne organisation qui ne soit au pralable labore en pense.
Bien s'organiser, cela consiste tout dabord bien clarifier le but qu'on veut atteindre, recueillir toute l'information
pertinente, chercher les meilleures alternatives pour latteindre, puis concrtiser la solution choisie dans un plan et
une organisation appropris.
Sorganiser et grer: un temps de rflexion en cours daction
Planifier et sorganiser dans sa tte est une chose. Suivre un plan et ajuster son organisation la ralit de laction en
est une autre. Les choses se passent rarement tel quon la prvu. Les imprvus sont mme la rgle, plus que
lexception. Suivi, contrle, ajustement sont les oprations cl dune bonne gestion de laction.
Le degr d'organisation est considrer en fonction de la nature de la tche elle-mme et de l'importance qu'elle revt pour soi.
La ncessit de planifier l'ensemble d'une tche ou l'ensemble de ses activits, ordinaires et extraordinaires, communes
ou exceptionnelles, dpend souvent du degr d'importance qu'on accorde cette activit et de la nature mme de cette
activit. Si, par exemple, en voyage, on aime l'aventure et le hasard, il vaut peut-tre mieux ne pas tout contrler ni
organiser d'avance son itinraire. Si l'on veut garder ses rapports amoureux une certaine fracheur, il vaut peut-tre
mieux ne pas programmer ses rencontres. Par contre, si l'on veut avoir du temps pour soi, pour se dtendre, pour
s'amuser ou pour sa sant, il est peut-tre prfrable d'identifier les bouffe-temps et de faire vite et bien les petites
tches du quotidien, comme l'picerie ou l'entretien domestique.
Les avantages de s'organiser stratgiquement
Savoir o l'on s'en va
Prvoir les chances et se garder une marge de manuvre
Faire des choix judicieux quant l'utilisation optimale du temps et des ressources disponibles
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viter les surcharges et les goulots d'tranglement
Minimiser le stress et l'anxit
Oublis
Rendez-vous manqus, consignes, critres dvaluation et chances oublis, etc. Liens qui ne sont pas faits entre
diverses instructions donnes des moments diffrents par crit ou verbalement. Reposer plusieurs fois la mme
question lenseignant intervalles de temps.
Pertes, difficults ou lenteur retrouver des documents
Ne plus savoir o se trouvent des informations comme des consignes ou la date de remise de travaux. Ne pas savoir o
lon a class un texte donn. tre oblig de fouiller chacun de ses dossiers pour retrouver les documents auxquels on
fait rfrence. tre oblig davoir recours aux autres pour savoir ce quil faut faire.
Sentiment de confusion
Impression dtre perdu dans ses documents. Impression de ne plus savoir ce qui est prioritaire. Impression dtre
envahi par une profusion de matire apprendre.
Sentiment de manquer de temps
Impression dtre dbord, compress, que tout arrive en mme temps, quon ne pourra pas tout faire. Cette
impression est souvent gnratrice de stress et peut provoquer un rel tat de panique.
Chevauchements, engorgements, embouteillages
Toutes les chances semblent stre donnes rendez-vous la mme semaine: examens prparer, travaux remettre,
exposs, etc. Les consquences les plus probables en sont des retards, le bclage des tches et des solutions
expditives, avec les consquences que lon sait pour ce qui est des rsultats et de la satisfaction personnelle.
Il nexiste pas de mthode universelle dorganisation, de planification et de gestion. Il existe au contraire une trs
grande diversit de situations, de buts, dobjectifs, de mthodes et de moyens, mais une bonne organisation, une bonne
planification et une bonne gestion reposent sur quelques principes simples.
Principes de planification et de gestion de son temps
Accorder le temps ncessaire la planification
Quand on se sent press par le temps, on a tendance faire des conomies de temps sur le dos de lorganisation et de
la planification des oprations. Le stress nous pousse naturellement vers le passage laction immdiate. Cela aboutit
souvent leffet contraire: au lieu de gagner du temps, on en perd beaucoup, avec les consquences que lon connat
au plan psychologique (anxit, stress, panique, etc.)
Prciser ses buts immdiats et long terme
Savoir prcisment o lon veut aller, quels objectifs on veut atteindre. Plus la cible est prcise, plus il est facile de
prvoir lorganisation la plus fonctionnelle et de planifier de faon efficace. La rflexion sur la valeur comparative des
diffrents buts quon poursuit facilite aussi la dtermination des priorits. En cas de conflits dhoraire, on sait davance
quel objectif passera en premier, lequel en second, lequel sera laiss pour compte.
Avoir une vue densemble et voir venir de loin
Une bonne planification doit permettre davoir, la fois une vue densemble du projet (au dtriment du dtail) et une
vue dtaille de chaque tape ou composante du projet (au dtriment de la vue densemble). Elle permet de voir venir
les problmes potentiels longtemps davance et dy ragir en temps. Elle permet aussi dassurer une bonne intgration
des diffrentes tapes et composantes dun projet. La pire faon de grer un projet est la gestion par urgences, ou
gestion courte vue.
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Prvoir en dtail court et long terme
Une bonne planification commence par un dcoupage du projet en tapes et tches logiques, une description aussi
prcise et dtaille que possible des tapes franchir et des tches faire, une estimation aussi exacte que possible du
temps que prendra chaque tche. Ce dcoupage en tapes et en tches dont la dure a t estime de faon raliste,
permet dtaler judicieusement leur ralisation en fonction du calendrier des chances et du temps disponible, et en
cas de conflits, de mettre une priorit sur certaines tches.
Prvoir limprvisible: souplesse-flexibilit-versatilit
Les imprvus reprsentent la cause majeure des perturbations dhoraires et de plans de travail. Certaines tches
prennent plus de temps que prvu (estimation pralable irraliste), les disponibilits sont rduites (vnements
familiaux, problmes de sant), etc. Il est donc prudent de ne pas planifier trop serr et de se laisser une marge de
manuvre, de faire preuve dun grand ralisme dans lestimation des dures et de ses capacits de travail, de prvoir
du temps pour la recherche des informations manquantes, et de prvoir des changements ventuels des buts ou des
objectifs.
Tenir compte de ses capacits relles
Lesprit humain nest pas un ordinateur. Il travaille mieux sous certaines conditions favorables et devient
particulirement inefficient avec la fatigue et le stress prolong. Il faut donc ajuster sa planification et sa gestion ses
motivations (gots, disponibilits), ses capacits de concentration (lieux, moments, ambiances) et au fonctionnement
de sa mmoire (priodes de rappels et de rvision).
Garder une trace de son cheminement
Il faut tre en mesure de savoir o on en est tout moment. Il est souhaitable galement de savoir exactement ce
quon a fait de son temps (auto-valuation du cheminement, justification de son emploi du temps, dveloppement
dune expertise).
tre ordonn, oui, mais de quel ordre parle-t-on? Un ordre donn na de valeur quen fonction du but atteindre. Sa
principale qualit est donc dtre fonctionnel. En ce qui concerne les tudes, lordre choisi reflte souvent la
conception quon a de lapprentissage. On pourrait rsumer les deux ples de cette conception laide de deux
mtaphores. La premire, celle de la sdimentation : lapprentissage est conu comme une accumulation progressive de
connaissances, couche aprs couche, cours aprs cours. Lordre choisi est celui dun cartable o sempilent les
documents et notes de cours par ordre darrive, peu importe leur catgorie et leur valeur utilitaire. La deuxime est
celle de larchitecte : lapprentissage est vu comme une remise en question et une reconstruction constante des
concepts et de la matire. Lordre choisi en sera un qui permet la mobilit des connaissances et leur association par
ensembles et sous-ensembles toujours plus logiques.
Accessibilit rapide
Un ordre fonctionnel doit permettre un accs rapide et en tout temps des informations essentielles et des
documents classs. Il nexiste pas un mode de classement exemplaire. Celui-ci doit tre rflchi en fonction de chaque
projet. Chaque matire, chaque cours a des exigences qui lui sont propre. Le classement des documents de cours et leur
indexation doit tre pens en termes pratiques.
Sparer les informations relatives la gestion dun cours des informations relatives aux contenus dapprentissage
Tous les documents servant diriger un projet doivent tre runis et classs part et facilement disponibles en tout
temps : syllabus, chanciers, horaires, consignes pour les travaux, critres dvaluation, etc.
Des principes noncs ci-dessus, dcoulent un certain nombre de stratgies applicables aux tudes et toute forme
dapprentissage.
Faire linventaire des tches effectuer
Les principales tches caractristiques des tudes scolaires qui doivent tre planifies sont en gnral:
lassistance aux cours;
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la prparation et le suivi des cours: travail de prparation, organisation de la prise de notes avant le cours,
rorganisation de ses notes aprs de cours;
ltude personnelle: recherche documentaire, lectures, visites, visionnements, etc.
la prparation des examens: aide-mmoire, intriorisation, rappels, rvisions, pratiques;
les travaux individuels et collectifs: laboration de projets, recherche documentaire, lectures, plan du travail,
rdactions, vrifications, prsentation.
Estimer le temps pour chacune des tches et des tapes
Ce temps peut varier considrablement en fonction de chaque personne, de chaque cours et de chaque travail. La
familiarit avec la matire du cours, le volume des contenus imposs, la quantit de concepts nouveaux, les difficults
de comprhension, lexistence de manuels, labondance de la documentation, le type dexamens, les exigences de
performance sont quelques unes des variables prendre en compte dans lestimation du temps dune tche. Cette
capacit estimer assez justement le temps quil faut pour chaque tche se dveloppe avec les sessions, mais
condition quon ait valu aprs coup combien de temps a nous a rellement pris. Nous sommes souvent dincorrigibles
optimistes qui sous-estimons grossirement le temps ncessaire un apprentissage. Face linconnu, il vaut mieux
prvoir une fourchette plus raliste: un minimum (si tout va bien) et un maximum (si tout va mal). Exemple: la lecture,
la comprhension et lassimilation dun texte de 10 pages peut prendre de 1 heure (texte dans un domaine dj connu,
pauvre en informations nouvelles) 3 heures (texte trs condens sur un thme nouveau et difficile). Si lon doit en
faire un rsum ou en extraire des schmas titre daide-mmoire ou en vue dune pratique, il faudra compter de 1 2
heures supplmentaires. Cela peut paratre beaucoup, cependant le temps mis sur ltude en profondeur et une bonne
assimilation au fur et mesure est du temps regagn sur les priodes de prparation la veille des examens.
Dtecter les informations manquantes
On peut difficilement tout planifier davance et une fois pour toutes. Certaines donnes ne sont pas connues ds le
dpart: type de travaux, type dexamens, type de lectures. Des rajustements seront ncessaires tout au long de la
session ou de lanne. Il est souhaitable de doubler le plan de session (vue densemble et coordination de tous les cours)
dune planification hebdomadaire (vue dtaille et rajuste).
Produire un chancier raliste et souple
Se donner des chances pour terminer un travail ou une tape, une rvision de matire ou une lecture ne consiste pas
senfermer dans le carcan dun horaire rigide, mais plutt se fixer une plage et une limite dans le temps au del de
laquelle on sait que lon commencera prendre du retard. Contrairement un horaire que lon simpose avec des
tches prcises des heures fixes davance (et quon respecte rarement), lchancier laisse le loisir de passer dune
tche lautre en fonction des envies du moment et des disponibilits. Cest un outil de gestion plus souple et plus
respectueux du fonctionnement humain.
valuer ses disponibilits relles
Une chose est destimer un temps idal pour accomplir chaque tche, une autre chose est davoir ce temps l
disponible. La sant, les ralits de la vie familiale, celles du travail temps partiel ou de la profession font que les
disponibilits relles ne concident pas ncessairement avec un idal de temps consacrer aux tudes. Cette
confrontation entre disponibilits relles et temps dapprentissage idal va tre ncessaire aux dcisions: nombre et
choix des cours, priorits, temps allou pour chaque tche, etc.
Dterminer ses priorits
Il arrive malheureusement quon soit oblig, faute de temps, de choisir entre plusieurs objectifs qui nous tiennent
cur, et den sacrifier un ou deux. dfaut des disponibilits suffisantes pour tout mener bien, il est prfrable de
dcider davance quels sont les cours ou les parties de matire quon va privilgier, cest--dire celles auxquelles on
accordera les plages de temps les plus profitables, et celles pour lesquelles on cherchera tourner les coins plus ronds
(au risque davoir de moins bonnes notes et une qualit dapprentissage moindre). Selon quels critres? Intrt
personnel, valeur acadmique, possibilits de rcupration ultrieure, etc.
Faire rgulirement le point et rajuster son cheminement
Au cours dune session, et mme de semaine en semaine, nos prvisions sont susceptibles dtre bouleverses par un
grand nombre de facteurs: vnements familiaux, difficults dapprentissage imprvues, nouvelles donnes sur un
travail faire, etc. Un rajustement de son emploi du temps devient ncessaire. Il est souhaitable de se rserver une
petite priode de la semaine, gnralement tout la fin ou au tout dbut, pour faire le point et dcider des tches de
la semaine venir et des priorits au cas o tout ne pourrait tre fait.
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Les principes gnraux ainsi que les stratgies dorganisation, de planification et de gestion du temps se matrialisent
dans un certain nombre dinstruments dorganisation, de planification et de gestion.
Ordinateur
Lordinateur, comme son nom lindique, est un instrument dorganisation. Il est malheureusement encore sous utilis
comme moyen de gestion et par peu dlves. Il est surtout utilis pour sa fonction de traitement de texte (une machine
crire ultra sophistique). Alors que cet outil est en train de transformer lensemble des professions et des
communications, sa faible utilisation dans le cadre scolaire donne rflchir. Un ordinateur bien utilis pour stocker et
grer des contenus dapprentissage permet de tripler ou quadrupler le rendement scolaire, tout en prparant le terrain
pour une future profession. Ce nest donc pas un investissement considrer la lgre, mais au contraire un
environnement de dveloppement personnel qui vaut la peine dtre apprivois.
Fichiers, dossiers, classeurs, botes darchives
Il existe dautres outils que le cartable anneaux ou le cahier dcole pour classer et grer efficacement les contenus
des cours et les travaux. Lordinateur possde un systme de classement par ensembles et sous-ensembles (dossiers,
fichiers) qui facilite normment laccs aux informations et leur manipulation. On peut facilement se faire un systme
de classement de ses documents papier quivalent laide de feuilles volantes classes dans des chemises, classes
dans des dossiers, classs dans un classeur ou dans des botes darchives. Un tel systme permet de rpartir les
documents dun cours en fonction de leur utilit et de leur usage.
chancier synoptique
Un chancier synoptique est une feuille de papier qui nous donne, en un seul coup dil, le plan densemble dun
projet, comme la session au complet, tous les cours runis, dans le cas des tudes. Cet outil a pour intrt dassurer
une vision panoramique long terme. Son laboration permet de voir venir de loin, danticiper les problmes
dengorgement, de prvoir les marges de manuvre, dtaler leffort, de dfinir les vraies urgences et de placer les
diffrentes activits dtude aux moments les plus propices. Il est prfrable de ne pas surcharger ce document en
informations dtailles, afin de lui conserver une lisibilit rapide.
Calendrier
Il existe aussi des calendriers mensuels. Le calendrier mensuel peut remplir la mme fonction mais avec une perspective
plus courte (et le risque de perdre de vue le ou les mois venir).
Agendas
Les agendas existent sous plusieurs formes: lectronique, sur ordinateur, sous forme de cahier. Cest un outil de gestion
court terme. Il est prfrable, dans le cas des tudes, davoir un agenda la semaine plutt quau jour le jour.
Associ une liste hebdomadaire de tches, il permet une gestion souple des tches effectuer. Cet outil doit nous
accompagner comme une ombre o que nous allions!
Horaires
Les horaires sont des outils de planification court terme. Ils prcisent quand et combien de temps pour chaque
activit. Ils peuvent devenir facilement un vritable carcan et un superbe moyen dautoculpabilisation. En gnral, les
horaires ressemblent aux vux pieux du jour de lan. Quand on saperoit quon ne les respecte pas, on les laisse
tomber, et avec eux, malheureusement, toute ide de planification et de gestion.
Listes de tches
Les listes de tches faire sont un outil de gestion court terme et long terme. Elles peuvent tre quotidiennes (dans
le cas de nombreuses petites tches), hebdomadaires (les tches faire dans la semaine, avec ou sans prcision de
journe), globale (liste des projets raliser au cours dune session sans prcision de date).
Les inventaires de tche: tche par tche, tape par tape. Cet inventaire permet de dcider de semaine en semaine,
quelles tches ou parties de tches devront tre ralises, pour arriver en temps sans compression.
Un dossier des tches effectues. Plutt que de jeter ces listes journalires ou hebdomadaires, une fois les tches
accomplies, il peut tre intressant de les conserver dans un dossier part. On pourra aisment, partir de ces listes,
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2010 Franois Ruph. Tous droits rsrvs.
Franois Ruph est professeur associ au dpartement des sciences de lducation et chercheur lUnit de recherche en
ducation cognitive de lUQAT.
Ralisation de Mimi Cummins. http://mimicummins.com/
reconstituer son emploi du temps. Cette option offre divers avantages: pouvoir justifier le temps mis sur un travail et le
faire valoir auprs dun professeur; valuer avec plus de prcision combien de temps certaines oprations ont pris et
sen servir pour mieux planifier une prochaine session; faire le bilan de sa session.
Exemple d'chancier synoptique
Exemple d'une grille horaire
Exemple de planification d'une tche : l'essai comme travail de session
Exemple d'organisation pour le matriel d'un cours
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