PockGuidManaCont FR

NIFICATION
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PL
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UE
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MIL
FA
CDC/JSI
Guide de Poche de la Gestion

des Approvisionnements
en Contraceptifs
IO N
LO
IQ
T
GIS
DEPARTMENT OF HEALTH & HUMAN SERVICES

Centers for Disease Control and Prevention
National Center for Chronic Disease Prevention and Health Promotion
Atlanta, Georgia 30333
CDC
CENTERS FOR DISEASE CONTROL
AND PREVENTION
Ce guide a t prpar avec lassisstance technique et le support des Centers for Disease Control and Prevention (CDC).
Lorganisme des tats-Unis pour le dveloppement international (United States Agency for International Development) a
assur le financement de ce projet via un Participating Agency
Service Agreement avec les CDC (HRN-P-00-9700014-00).
Le texte anglais original a t publi en octobre 1998.
Guide de Poche de la Gestion

des Approvisionnements
en Contraceptifs
Janvier 2000
PREFACE
Le Guide de poche de la gestion des approvisionnements en contraceptifs couvre
l'une des plus importantes composantes de tout programme offrant des
services de planification familiale, savoir le systme logistique qui gre
la livraison, la qualit et le stockage des approvisionnements en
contraceptifs. Ces approvisionnements sont essentiels : sans eux, il
n'existerait pas de service de planification familiale.
Ce guide est destin au personnel des services de planification familiale
ou des formations sanitaires charges de la gestion des
approvisionnements en contraceptifs, ainsi qu'au responsable de ces
activits logistiques. Ce livret n'a pas la prtention de traiter de tous les
aspects de la logistique. Il a pour objet uniquement de servir de rfrence
en ce qui concerne les principes et les formules de logistique dans le but
de faciliter la gestion correcte et efficace des approvisionnements (en
contraceptifs et en autres produits).
La Partie I de ce guide de poche est destine au personnel des formations
sanitaires et des dpts, ainsi quaux responsables. Il couvre les principes
de base de la logistique, et explique comment maintenir des niveaux
appropris d'approvisionnements de contraceptifs en stock, quelles sont
les rgles d'entreposage respecter, comment utiliser les donnes
logistiques, et les problmes logistiques les plus courants ainsi que leurs
solutions.
La Partie II est destine aux responsables. Il traite des principes de
direction du personnel, et contient un questionnaire que les responsables
peuvent utiliser au cours de la visite de supervision pour valuer les
activits logistiques. Le personnel de clinique peut galement utiliser le
questionnaire afin dvaluer de faon informelle leur systme de
logistique.
Si vous dsirez un manuel complet sur la gestion des
approvisionnements en contraceptifs, vous pouvez obtenir un
exemplaire gratuit des Directives de Logistique pour la Planification Familiale
en vous adressant :
Assistant Director for Health Policy and Communication
Division of Reproductive Health
Centers for Disease Control and Prevention
4770 Buford Highway, NE, MS K-20
Atlanta, GA 30341-3717 USA
Tlphone : (770) 488-5200
Fax : (770) 488-5374
Courrier lectronique : ccdinfo@cdc.gov
Site web : www.cdc.gov/nccdphp/drh
Vous pouvez galement obtenir d'autres exemplaires de ce Guide de
poche la mme adresse.
Remerciements
Ce Guide de poche, crit par Susanna Binzen des Centers for
Disease Control and Prevention, est bas sur des textes crits
par les CDC (Family Planning Logistics Guidelines, 1993), le
Family Planning Logistics Management Project de John Snow,
Inc. (Family Planning Logistics Management Course de septembre
1995, Fiches Factuelles : Un instrument pour le conseiller en
logistique, 1997 et Concepts of Logistics System Design par Richard
Owens et Timothy Warner, 1992) et le projet Family Planning
Management Development de Management Sciences for
Health ( Improving Contraceptive Supply Management
Volume I, Numro 4 du document The Family Planning Manager,
1992 et The Family Planning Managers Handbook: Basic Skills and
Tools for Managing Family Planning Programs, James Wolff, Linda
Suttenfield et Susanna Binzen, Eds., 1991).
L'auteur tient remercier Laurent Carrer pour son excellente
traduction, ainsi que ses collgues pour leurs rvisions
approfondies de la traduction franaise, en particulier : Jay
Friedman et David Gittelman des CDC, Norbert Pehe, Gerry
Breton et Marilyn Noguera de John Snow, Inc., Paul Auxila de
Management Sciences for Health et Neal Ewen. L'auteur
souhaite aussi remercier Linda Allain et Babette Mann pour leur
rvision linguistique. L'auteur est aussi extrmement
reconnaissant Barbara Lord des CDC pour son excellent
travail de graphisme et de mise en page.
TABLE DES MATIRES

INTRODUCTION
QU'EST-CE QUE LA LOGISTIQUE CONTRACEPTIVE ? 1
BREF GLOSSAIRE LOGISTIQUE 3
PARTIE I
GESTION DES APPROVISIONNEMENTS EN CONTRACEPTIFS 5
Donnes logistiques essentielles 5
La fiche de stock 6
Le registre des activits quotidiennes 9
Le bon de commande et de sortie 12
Le systme de contrle d'inventaire maximum/minimum 15
Evaluation de l'tat des stocks 20
Commande des approvisionnements 21
RESPECT DES BONNES PRATIQUES D'ENTREPOSAGE 22

Premier Expir, Premier Sorti 24
A la rception des approvisionnements de contraceptifs 24
Dure de vie et conditions d'entreposage 25
Quand vrifier la qualit des contraceptifs 27
Comment vrifier la qualit des contraceptifs 27
Problmes associs la qualit des contraceptifs 31
Gestion des plaintes relatives aux contraceptifs 32
Ralisation d'un inventaire physique 34
Exigences en surface de stockage 39
UTILISATION DES DONNES LOGISTIQUES 42

Estimation des besoins 42
Couple-annes de protection 45
PROBLMES LOGISTIQUES COURANTS, CAUSES PROBABLES,

SOLUTIONS POSSIBLES 48
PARTIE II
SUPERVISION DE LA GESTION DES STOCKS 53
Principes de supervision 53
Ralisation d'une visite sur le terrain 54
Manuel de procdures d'approvisionnement
en contraceptifs61
AUTRES SOURCES D'INFORMATION 63

Index 65
INTRODUCTION
Qu'est-ce que la logistique contraceptive ?
Le systme de la logistique contraceptive est une partie
extrmement importante de tout programme offrant des
services de planification familiale. Il s'agit du systme assurant
lacheminement des contraceptifs depuis le fabricant jusqu'au
client de la planification familiale. Ce processus englobe de
nombreuses activits telles que le transport et l'entreposage des
contraceptifs, le maintien des stocks des niveaux adquats, et
la tenue de fiches de gestion du stock. Si le systme logistique
ne fonctionne pas correctement, les points de prestation de
services ne recevront pas les approvisionnements de
contraceptifs ncessaires au client.
L'objectif d'un systme logistique contraceptif est de permettre
d'obtenir :
les bonnes quantits
des bons produits
au bon endroit
au bon moment
en bonne condition
et au bon cot.
En d'autres termes, le personnel qui gre les
approvisionnements de contraceptifs doit dterminer :
Combien (quantit et cot)
Quels sont les contraceptifs qui seront envoys
o ( quel endroit)
quand et
comment les transporter afin qu'ils arrivent dans de
bonnes conditions.
GUIDE DE POCHE DE LA GESTION DES APPROVISIONNEMENTS EN CONTRACEPTIFS
Afin d'offrir aux clients de la planification familiale de bons

services contraceptifs, vous devez vous assurer que vous
disposez :
de la bonne quantit de produits en stock (sans excs mais
en quantit suffisante) ;
de contraceptifs de bonne qualit (non prims, non
endommags).
d'une slection complte des mthodes contraceptives
offertes par votre programme et demandes par vos

clients.
BREF GLOSSAIRE LOGISTIQUE
Bref glossaire logistique

Ce guide utilise les termes logistiques suivants.
Approvisionner/livrer : Fournir un produit contraceptif ou tout
autre article un lieu d'entreposage ou point de prestation de
services. Un lieu d'entreposage approvisionne un autre lieu
d'entreposage, mais pas un client. Quand on parle de quantits
fournies, on fait souvent rfrence aux donnes sur les sorties.
Dlai de livraison : Le temps ncessaire pour que les nouveaux
produits commands arrivent destination et soient prts tre
expdis au prochain niveau ou tre distribus aux clients.
Distribuer (aux utilisateurs) : Fournir un contraceptif ou tout
autre article l'utilisateur final (le client). Un prestataire de
services distribue des contraceptifs un utilisateur de la
planification familiale dans une formation sanitaire ou dans un
autre point de prestation de services.
Formation sanitaire ou point de prestation de services :
Cliniques ou autres sites o les contraceptifs sont distribus aux
utilisateurs.
Mthode contraceptive : Catgorie de contraceptifs, tels que les
contraceptifs oraux, les dispositifs intra-utrins (DIU ou
strilet), les contraceptifs injectables et les condoms.
Priode de revue ou intervalle de commande : L'intervalle de
temps entre les vrifications de niveaux de stock pour
dterminer s'il y a lieu ou non de passer une nouvelle
commande, ou entre les priodes rgulires de commande.
Produit contraceptif : Nom de la mthode et de la marque d'un
contraceptif. Des marques diffrentes d'une mme mthode
contraceptive sont considres comme tant des produits
diffrents. Par exemple, Lo-Femenal et Microgynon sont des
marques diffrentes de pilules contraceptives orales combines,
et sont des produits contraceptifs diffrents.
Rupture de stock : Etat d'un point de prestation de services ou
d'un entrept nayant plus un article particulier en stock.
GESTION DES APPROVISIONNEMENTS EN CONTRACEPTIFS
PARTIE I
Gestion des approvisionnements
en contraceptifs
Par exemple, le gestionnaire d'un centre de planification

familiale reoit un rapport sur le nombre de cycles de pilules
contraceptives distribus aux utilisateurs lors du dernier
trimestre, calcule la consommation moyenne mensuelle et note
que celle-ci a augment depuis le dernier rapport ; il estime
alors le temps que pourra durer le stock actuel, dtermine si ce
stock sera puis avant la date prvue pour la prochaine
livraison, et place une commande d'urgence, ou emprunte des
pilules un autre entrept.
Donnes logistiques essentielles

La personne responsable de la gestion des approvisionnements
de contraceptifs au point de prestation de services doit avoir les
donnes suivantes sur chaque produit contraceptif utilis au
point de prestation de services.
Stock disponible : Quelle est la quantit du produit
utilisable en stock ? (sources d'informations : fiches de
stock et inventaire physique)
Taux de consommation : Quelle est la quantit moyenne
distribue aux utilisateurs chaque mois ? (sources
d'informations : le registre des activits quotidiennes ou
les rapports mensuels ou trimestriels)
Pertes et ajustements : Quel est le volume des pertes des
approvisionnements dans le systme et quelle en est la
raison ? (sources d'informations : fiches de stock ou autres
registres d'inventaire)
5
PARTIE I
Pour grer correctement toute activit, y compris

l'approvisionnement en contraceptifs, un gestionnaire doit :
Obtenir les donnes ncessaires ;
Les analyser ;
Dcider de l'action prendre ;
Agir !
La fiche de stock
Pour chaque produit contraceptif (chaque marque de chaque
mthode) dans l'aire de stockage, il doit y avoir une fiche de
stock correspondante. Cette fiche fournit des informations
essentielles sur les quantits en stock de ce produit, les pertes ou
les ajustements de stock et le dlai de livraison. Elle est
galement appele fiche de vrification d'inventaire ou bin
card quand elle est conserve avec les produits.
L'objectif de la fiche de stock est de fournir un enregistrement
actualis de tous les mouvements de stock (les quantits de ce
produit reues et sorties ou limines d'une faon quelconque)
et la quantit actuellement en stock.
Utilisez la fiche de stock dans les situations suivantes :
Aprs chaque ajout ou retrait de stock des tagres. Enregistrez
la date et le montant sur la fiche de stock, et calculez le
nouveau solde du stock.
Chaque fois qu'un inventaire physique est effectu. La quantit
trouve lors de l'inventaire doit tre reporte sur la fiche de
stock. Toute diffrence entre le total constat pendant
l'inventaire physique et le solde calcul doit tre reporte
dans la colonne Perte/Ajustement, et explique dans la
colonne Remarques.
Chaque fois que des produits sont perdus (dommages ou
premption), ou chaque fois qu'il faut effectuer des
ajustements la quantit du stock, par exemple du fait de
prlvements d'chantillons en vue des tests d'assurance
qualit.
Les dlais de livraison peuvent tre calculs pour chaque
produit en comptant le nombre de jours entre la date de la
commande (si la formation sanitaire place des commandes) et la
date laquelle le produit sera disponible. Les deux dates
doivent tre inscrites sur la fiche de stock.
La fiche de stock illustre la page suivante est uniquement
titre d'exemple. Les fiches de stock peuvent contenir d'autres
donnes importantes en plus de celles figurant dans cet
exemple : prix, source et date de premption du contraceptif.
6
322
323
324
323
2/7
6/7
10/7
Numro
du bon
15/6
10/6/99
Date
Du dpt rg.
A linfirmire S.
Au dpt rg.
Au docteur P.
De/A
Commande et sortie
Numro de stock : 47201
Couloir N 1 Range 1
Produit : pilule combineLo-Femenal

Emplacement dans lentrept :
700
Demande
700
Reue
Quantit
100
200
Sortie
Niveau de stock maximum : 4 mois

Niveau de stock minimum : 2 mois
Unit demballage : 100 cycles par boit
Fiche de stock
1,280
580
680
880
Stock
Perdue/ disponible
Ajuste
Solde report
nouveau
Remarques
Quantit maximum : 1,360 cycles

Quantit minimum : 680 cycles
Dernire CMM : 340 (6/99)
Remplissage de la fiche de stock

Produit doit inclure et la mthode contraceptive, et la marque
du produit.
Emplacement dans l'entrept indique l'endroit dans
l'entrept o ce produit est stock (ce renseignement n'est
ncessaire que s'il s'agit d'un grand entrept).
Numro de stock est le numro attribu au produit soit par le
fabricant, soit par l'entrept central (cela peut ne pas tre
ncessaire dans certains systmes).
Niveau de stock maximum et Niveau de stock minimum
indique le niveau le plus lev et le niveau le plus bas devant
tre maintenus pour ce produit ce point de prestation de
services. Les niveaux sont formuls en mois
d'approvisionnement (voir les explications sur le systme de
contrle d'inventaire maximum/minimum page 15).
Unit d'emballage est le nombre d'units individuelles
contenues dans un emballage standard de ce produit.
Quantit maximum et Quantit minimum sont les quantits
les plus leves et les plus basses du produit qui devraient tre
en stock au point de prestation de services, au taux de
consommation actuel. Les niveaux de stock sont multiplis par
la consommation moyenne mensuelle (CMM) afin d'obtenir ces
quantits (explications, page 19). Notez ces quantits au crayon,
car elles doivent tre rgulirement recalcules. Indiquez
toujours ces quantits en termes d'lments individuels, et non
pas en termes dunits plus importantes, comme des botes ou
des cartons.
Date reprsente la date du mouvement enregistr. La date est
utilise pour calculer le dlai de livraison moyen.
La colonne Numro du bon de commande et de sortie est
utilise pour enregistrer le numro inscrit sur le bon utilis pour
la transaction.
De/A indique la provenance ou le destinataire des produits
reus ou sortir.
Les colonnes Quantit Demande, Reue et Sortie sont

utilises chaque fois que ce contraceptif est command/
demand, reu partir de l'entrept ou sorti de l'aire de
stockage. Enregistrez la quantit et la date (et le numro du bon
de sortie selon les besoins).
La colonne Perte/Ajustement est utilise pour enregistrer toute
modification exceptionnelle l'inventaire, par exemple le retrait
de contraceptifs endommags ou prims, une correction aprs
un inventaire physique, ou le prlvement de produits en stock
pour la conduite de tests de qualit.
Le Stock disponible doit tre calcul chaque fois qu'une
quantit est ajoute ou retire du stock. Comparez le nouveau
total avec les quantits maximum et minimum notes dans la
partie suprieure de la fiche. Aprs un inventaire physique,
entrez dans cette colonne le total trouv.
La colonne Remarques doit tre utilise pour noter des
explications relatives aux entres dans la colonne Perte/
Ajustement, et pour apporter toute autre clarification juge
utile.
Le registre des activits quotidiennes

Le registre des activits quotidiennes enregistre des
renseignements sur chaque client de planification familiale du
point de prestation de services : le produit contraceptif qu'elle/
il a reu (par mthode et par marque), et le nombre d'units
dispenses ce client.
Les donnes du registre des activits quotidiennes sont
rcapitules dans des rapports mensuels ou trimestriels. Ces
donnes sur les quantits distribues aux utilisateurs sont celles
qui conviennent le mieux aux calculs logistiques, car elles
refltent de manire exacte les quantits distribues aux
utilisateurs et le taux de consommation (le nombre d'units par
mois).
Un registre des activits quotidiennes peut tre une grande

feuille de papier ou un cahier. Vous en trouverez un exemple
la page suivante. Le registre doit inclure les donnes suivantes :
Date
Nom du client
Numro du client (attribu par le programme)
Type de client (nouveau client ou visite de suivi) si votre
programme classe ainsi les types de clients
Nombre d'units de contraceptifs (p. ex., cycles de pilules,
condoms individuels, doses de contraceptif injectable)
distribues aux utilisateurs pendant la visite, par :
Mthode de contraception (contraceptif oral, DIU,
injectable, Norplant, condom, tablettes de mousse
vaginale , client rfr pour la strilisation)
Marque de contraceptif (par exemple, Oral
Lo-Femenal et Microgynon ; DIUCopper T et
Multiload).
Le registre des activits quotidiennes peut galement inclure
d'autres donnes spcifiques sur le client dont votre
programme peut avoir besoin pour la gestion et la planification.
Dans l'exemple suivant, le registre est aussi utilis pour le suivi
des clients rfrs pour la strilisation et pour la planification
familiale naturelle.
10
11
Totaux de cette page :
Date
Nom du
client
Nom de la clinique :
No du
client
DIU
Multiload
Noristerat
Depo-Provera
Microlut
Ovrette
Eugynon
Lo-Femenal
Microgynon
Revisite
Nouveau
Type Contraceptifs
Pilules
Contraceptifs
de
oraux
progestatives injectables
combins
client
Nova T
Copper T
Quantit de contraceptifs distribus cette visite
Anne :
Rfer
pour
Strilisation
Mois :
Planification familiale naturele
LE REGISTRE DES ACTIVITS QUOTIDIENNES
Tablettes de mousse vaginale

Condoms
Le bon de commande et de sortie

Dans les centres qui commandent leurs propres
approvisionnements, le bon de commande et de sortie (BCS)
est utilis pour placer une commande d'approvisionnements, et
sert aussi de reu lorsque l'approvisionnement est livr. Il est
sign chaque tape du processus de commande et de
rception.
Le BCS doit se composer d'un exemplaire original et de trois
copies. Une copie doit tre garde par la personne qui passe la
commande au moment de la passation de cette commande ; une
autre copie doit tre conserve par la personne qui prpare la
livraison ; la troisime copie est destine la personne recevant
la commande et la copie finale est renvoye la personne qui a
expdi la commande comme accus de rception. Certains
programmes peuvent exiger une copie supplmentaire pour le
responsable ayant donn l'approbation officielle.
Dans les systmes d'allocation dans lesquels les mouvements
de stock sont initis par le niveau suprieur, un bon de sortie
est utilis au lieu d'un BCS. Ce formulaire est rempli en quatre
exemplaires par l'entrept de sortie qui en conserve une copie
comme dossier des expditions en cours. Trois copies
accompagnent la livraison : une copie est conserve par le
centre de rception, une autre est conserve par l'expditeur, et
la copie restante est renvoye l'entrept expditeur comme
accus de rception.
12
BON DE COMMANDE ET DE SORTIE
Date : _______________
N du bon : _______
Expdi : _________________________
_________________________
_________________________
Bon de Commande
Article
Sortie
Stock
Quantit Quantit Quantit Remarques
disponible demande expdie
reue
BON DE COMMANDE
Demand par : ____________________________ Date : ____________
Approuv par : ____________________________ Date : ____________
SORTIE
Approuv par : ____________________________ Date : ____________
Expdi par : _____________________________ Date : ____________
RECEPTION
Reu par : ________________________________ Date : ____________
13
BON DE SORTIE
Date : ___________
N de
srie
Numro du bon de sortie : _____________

Expdi : ____________________________
____________________________
____________________________
Quantit Sortie
Article
Expdie
Reue
Remarques
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Approuv par : ______________________________ Date: __________
Expdi par : _______________________________ Date: __________
Reue par : ________________________________ Date: __________
14
Le systme de contrle d'inventaire

maximum/minimum
L'utilisation d'un systme de contrle d'inventaire maximum/
minimum (max/min) vous aide viter l'excdent de stock
(pouvant entraner le gaspillage des contraceptifs) et la pnurie
ou la rupture de stocks de contraceptifs. Un systme max/min
permet d'assurer que la quantit en stock se situe toujours entre
les niveaux maximum et minimum tablis.1
Dans ce systme, des niveaux maximum et minimum
d'approvisionnement sont assigns chaque niveau du
programme. Les niveaux maximum et minimum sont exprims
en nombre de mois de stock. Par exemple, une formation
sanitaire peut avoir conserver un maximum de quatre mois
de stock de tous les produits et un minimum d'un mois ; un
dpt rgional peut avoir un maximum de six mois et un
minimum de trois.
Pour dterminer les quantits maximum et minimum de
chaque produit contraceptif, multipliez le niveau maximum ou
minimum par la consommation moyenne mensuelle de ce
produit.
La consommation moyenne mensuelle (CMM) est
l'quivalent d'un mois d'approvisionnement. En gnral, elle
est la moyenne mensuelle de la quantit de ce produit
distribue aux utilisateurs pendant les 3 derniers mois. (Les
donnes sur les quantits distribues aux utilisateurs
proviennent du registre des activits quotidiennes ou des
rapports rcapitulatifs des quantits distribues aux
utilisateurs.)
Consommation
moyenne
mensuelle
Quantit distribue
en 3 mois
3
1. Ce qui vient dtre dcrit est appel un systme de commande force o

tous les produits sont commands sur la base d'un calendrier fixe. Pour
d'autres variations du systme de contrle max/min, consultez les Directives
de Logistique pour la Planification Familiale.
15
Toutefois, si la quantit distribue aux utilisateurs est

irrgulire et n'a pas suivi une tendance gnrale, la moyenne
doit alors tre calcule sur les 6 derniers mois.
La CMM doit tre calcule sparment pour chaque produit
contraceptif (mthode et marque). La CMM doit tre recalcule
rgulirement, soit chaque fois que vous placez une commande,
soit chaque mois ou chaque trimestre.
Feuille de calcul de consommation
moyenne mensuelle (CMM)
Moyenne sur trois mois
Quantit distribue aux
utilisateurs il y a trois mois
+
+
Il y a deux mois
Le mois dernier
Total
= Consommation
moyenne mensuelle
Moyenne sur six mois
Quantit distribue aux
utilisateurs il y a six mois
+
+
Il y a cinq mois
Il y a quatre mois
Il y a trois mois
Il y a deux mois
Le mois dernier
Total
= Consommation
moyenne mensuelle
16
Fixer des niveaux maximum et minimum

Dans certains programmes de planification familiale, les
niveaux maximum et minimum sont dfinis pour tous les
niveaux du systme par le bureau central. Si votre programme
ne suit pas cette pratique, il peut tre souhaitable denvisager de
la mettre en place. Les instructions qui suivent sont destines
un systme d'approvisionnement sur demande de type forc,
dans le cadre duquel les formations sanitaires commandent leur
approvisionnement sur un calendrier rgulier. D'autres
systmes tablissent les niveaux maximum et minimum de
faon diffrente.
Pour dfinir les niveaux maximum et minimum, veuillez suivre
les tapes suivantes :
Calculez le Dlai de livraison moyen en regardant les
enregistrements des commandes et des livraisons

effectues sur les fiches de stock ou les copies de bon de
commande et de sortie, et en en faisant la moyenne. En cas
de variations trs importantes dans les dlais de livraison
du systme, il est recommandable d'utiliser le dlai de
livraison le plus long, au lieu du dlai moyen.
Dterminez le Stock de scurit, exprim en mois. Celui-
ci doit tre gal au moins la moiti du nombre de mois

entre les commandes rgulires (cet cart est appel
Intervalle de commande ou Priode de revue) ou les
livraisons rgulires. En cas de fluctuations habituelles et
considrables dans la demande au cours de l'anne, ou si
les livraisons ne sont pas fiables, le stock de scurit doit
tre plus lev.
17
Le niveau de stock minimum est gal au stock de scurit (en

mois d'approvisionnement) plus le dlai de livraison moyen (en
mois).
Stock de
scurit
(en mois)
Dlai de livraison
(en mois)
Niveau de stock
minimum
Feuille de calcul pour dterminer

le niveau de stock minimum
Stock de
scurit
(en mois)
Dlai de livraison
(en mois)
Niveau de stock
minimum
Pour obtenir le niveau de stock maximum, ajoutez l'intervalle

de commande ou la priode de revue au niveau de stock
minimum.
Stock minimum
(en mois)
Stock de lintervalle
de commande
=
(en mois)
Niveau de stock
maximum
Feuille de calcul pour dterminer le niveau

de stock maximum
Stock minimum
(en mois)
Stock de lintervalle
de commande
=
(en mois)
18
Niveau de stock
maximum
Calcul des quantits maximum et minimum

Les niveaux de stock maximum et minimum (en mois) sont
multiplis par la CMM pour obtenir les quantits maximum et
minimum.
Niveau de stock
maximum (mois)
Niveau de stock
minimum (mois)
CMM
Quantit maximum
(nombre)
CMM
Quantit minimum
(nombre)
Feuille de calcul des quantits maximum et minimum

Niveau de stock
minimum (mois)
Niveau de stock
maximum (mois)
Consommation
moyenne
mensuelle
Quantit
maximum
Consommation
moyenne
mensuelle
Quantit
minimum
Chaque fois que vous recalculez la CMM, vous devez

galement recalculer les quantits maximum et minimum, et
noter les nouveaux rsultats sur la fiche de stock.
Chaque fois que des approvisionnements de contraceptifs sont
reus ou sortis et que les quantits sont consignes sur la fiche
de stock, vous devez comparer le nouveau stock rsiduel aux
quantits maximum et minimum. Si l'approvisionnement pour
un type de contraceptif tombe en dessous du niveau minimum,
essayez de rpondre aux questions suivantes :
19
S'agit-il d'une circonstance exceptionnelle, ou est-ce que la
demande pour ce contraceptif est en augmentation

constante ? Dans le second cas, recalculez la CMM.
Les commandes arrivent-elles en retard ? Dans ce cas,
dterminez-en la raison et voyez si le problme peut tre

corrig. Dans le cas contraire, augmentez le niveau du
stock de scurit.
Evaluation de l'tat des stocks

Pour vous assurer que vos niveaux de stock sont appropris,
effectuez le calcul suivant pour chaque produit contraceptif.
Stock
disponible
CMM
Mois de stock
disponible
Ce calcul vous indique la dure de votre approvisionnement

actuel si le taux de consommation reste constant. Si le rsultat
est infrieur au temps restant avant la prochaine livraison
d'approvisionnement, il est peut-tre ncessaire d'organiser une
livraison d'urgence.
Feuille de calcul pour dterminer les mois
de stock disponible
Stock
disponible
CMM
20
Mois de stock
disponible
Voici un exemple du calcul de mois de stock disponible pour

quatre produits contraceptifs.
Stock
disponible
CMM
Mois de
stock
disponible
Lo-Femenal
combinaison orale
470 cycles
180
2,6
Ovrette pilules
progestatives
320 cycles
45
7,1
Condoms Blue & Gold
1,200
condoms
420
2,9
Depo-Provera
520
ampoules
92
5,7
Produit
Commande des approvisionnement

Chaque fois que vous tes prt passer une commande pour un
nouvel approvisionnement, vous devez recalculer la CMM en
utilisant les chiffres les plus rcents et recalculer les quantits
maximum et minimum.
Pour commander des produits (d'un entrept) ou les livrer ( un
point de prestation de services), utilisez les formules suivantes
pour chaque produit contraceptif :
Quantit
maximum
Stock
disponible
Stock en
commande
21
Quantit
commander
Feuille de calcul pour dterminer la quantit commander

Quantit maximum
Stock disponible
= (Total partiel)
Quantit dj en commande
(mais non reue)
= Quantit commander
Respect des bonnes pratiques d'entreposage

L'entreposage correct consiste conserver les produits de faon
ce qu'ils soient toujours disponibles, accessibles et en bon tat.
Pour vous assurer que les contraceptifs ne sont pas
endommags lors de leur entreposage, respectez les directives
indiques ci-dessous. Les points de prestation de services qui
distribuent aux utilisateurs peu de contraceptifs peuvent
conserver leur approvisionnement sur une tagre ou dans une
armoire au lieu d'un magasin, mais ces mmes principes sont
toujours valables.
22
RESPECT DES BONNES PRATIQUES D'ENTREPOSAGE
DIRECTIVES POUR UN BON EMMAGASINAGE

DE PRODUITS DE SANT
Nettoyer et dsinfecter rgulirement le magasin ou le
dpt.
Emmagasiner les produits de sant dans une pice sans
humidit, bien claire et bien ventile, l'abri de la
lumire directe du soleil.
Vrifier quil ny a pas de fuites d'eau dans la pice.
Vrifier que le matriel anti-incendie est disponible et
accessible et sassurer que le personnel peut l'utiliser.
Emmagasiner les produits en latex loin des moteurs
lectriques et des lumires fluorescentes.
Maintenir les conditions frigorifiques, y compris la chane
de froid, pour les produits qui en ont besoin.
Garder les analgsiques et autres substances contrles dans
un endroit ferm cl.
Emmagasiner sparment les produits inflammables avec
les mesures de prcaution qui s'imposent.
Empiler les cartons sur des palettes ou des tagres au
moins 10 centimtres du sol, 30 centimtres des murs et
des autres piles, et une hauteur de 2.5 mtres maximum.
Disposer les cartons sorte que les flches () pointent vers le
haut et pour que les tiquettes d'identification, les dates
de premption et les dates de fabrication soient visibles.
Emmagasiner les produits de sant de manire faciliter la
gestion de stock selon le principe du premier expir,
premier sorti (dcrit par la suite).
Emmagasiner les produits de sant l'abri des insecticides,
des produits dangereux, des vieux dossiers, des
fournitures de bureau et de tout autre quipement.
Procder la sparation et la destruction de tout produit
endommag ou prim conformment aux rgles et
procdures en vigueur.
23
Premier Expir, Premier Sorti

Pour s'assurer que les contraceptifs ne sont pas prims avant
leur distribution aux utilisateurs, suivez le principe Premier
Expir, Premier Sorti. Le principe de base de ce systme est de
toujours utiliser le stock le plus ancien en premier.
la rception des cartons de contraceptifs, inscrivez
clairement sur le carton la date de premption comme dcrit

dans la section suivante.
Empilez les cartons par date afin que les stocks les plus
anciens soient en haut ou l'avant des nouveaux

approvisionnements, afin que les anciens produits soient
les plus faciles atteindre.
Sortir d'abord les anciens approvisionnements, en vrifiant
que leur date de premption n'est ni proche ni dpasse.
A la rception des approvisionnements

de contraceptifs
A la rception des approvisionnements de contraceptifs,
veuillez suivre les procdures suivantes :
Vrifiez leur date de premption. Si la bote indique la date de
fabrication au lieu de la date de premption, calculez cette

dernire en ajoutant la dure de vie du produit (figurant
dans le tableau la page suivante) la date de fabrication.
Relevez la date de premption sur la bote en crivant l'aide
de chiffres et lettres de grande taille.

Evaluez cette date de premption et assurez-vous que le dlai
avant la date de premption est suffisant pour permettre

un certain entreposage la fois par le programme et (dans
le cas de pilules, de condoms ou de spermicides) par le
client avant que les produits ne soient utiliss. Si la date de
premption n'est pas assez loigne, renvoyez le produit
au fournisseur pour viter de distribuer par mgarde des
contraceptifs prims.
Vrifiez l'intgrit des cartons avant de les ouvrir. En cas de
dommage, vous devez en examiner soigneusement le

24
contenu. Notez sur la fiche de stock ainsi que sur le bon de

commande et de sortie que les cartons des articles sont
arrivs endommags.
Vrifiez quelques contraceptifs pour vous assurer qu'ils sont
en bon tat, sans altration. (Voir Comment vrifier la

qualit des contraceptifs dans la suite de cette section
pour plus de dtails.)
Dure de vie et conditions d'entreposage

Entreposs dans de bonnes conditions, les contraceptifs
demeurent efficaces pendant quelques annes aprs leur
fabrication. Cette priode constitue leur dure de vie. Pour
bnficier d'une dure de vie complte, les contraceptifs
doivent tre entreposs dans les conditions dcrites dans le
tableau ci-dessous.
25
Type de
contraceptif
Conditions
dentreposage requises
Dure de vie
Contraceptifs
oraux
Entreposage dans un
endroit frais et sec labri
de la lumire directe du
soleil.
5 ans
Condoms
une temprature
ambiante infrieure 40C.
Ne soumettre longtemps ni
une humidit leve, ni
la lumire directe du soleil,
ni l'ozone.
Ne pas conserver
proximit de produits
chimiques.
3 5 ans
DIU
15 30C.
protger de la lumire
directe du soleil et de
l'humidit excessive.
7 ans
Spermicides
15 30C.
Pas de fluctuation
excessive de temprature
ou d'humidit.
3 5 ans
(5 ans pour les
prodiuts donns
par USAID,
3 ans pour les
autres)
Norplant
Temprature infrieure
30C.
Endroit sec.
5 ans
Injectable
15 30C.
A l'abri de la lumire directe
du soleil.
Conservez les ampoules
en position verticale.
4 5 ans
(4 ans pour les
produits donns
par USAID, 5 ans
pour les autres
donateurs)
Les informations indiques sur l'emballage des produits

remplacent celles figurant dans ce tableau.
26
Quand vrifier la qualit des contraceptifs

Il est trs important de s'assurer du bon tat des contraceptifs
avant leur distribution. La qualit des contraceptifs doit tre
vrifie plusieurs stades :
Ds la rception des approvisionnements de contraceptifs,
le personnel responsable de la gestion des stocks doit

examiner les botes (intrieur et extrieur) pour dtecter
toute marque ventuelle de dommage.
Le personnel qui distribue les contraceptifs aux
utilisateurs doit en vrifier l'intgrit avant de les

distribuer.
Si les approvisionnements trouvs en bon tat l'arrive
sont distribus aux utilisateurs dans les 6 mois qui suivent,

ils n'ont pas besoin d'tre vrifis nouveau sauf en cas de
situation exceptionnelle, par exemple suite des dgts
causse par une inondation.
Si les approvisionnements sont conservs dans l'entrept
pendant une dure suprieure 6 mois, ou si les

conditions d'entreposage sont mauvaises (par exemple, en
cas de chaleur ou d'humidit excessive), ils doivent tre
vrifis rgulirement.
Comment vrifier la qualit des contraceptifs

Les tapes suivantes vous aideront procder une vrification
complte :
la rception des approvisionnements de contraceptifs ou
lors d'une inspection rgulire, prlevez un chantillon

alatoire dans un ou deux cartons. Il est important que
l'chantillon soit prlev partir d'un carton entier, et non
pas juste partir d'une section. Par exemple, prenez une
bote intrieure en haut, une autre en bas et une ou
plusieurs sur les cts du carton.
Slectionnez une ou plusieurs units du produit dans les
botes intrieures (par exemple DIU ou paquets de pilules).

Inspectez leur qualit et inscrivez les rsultats.
27
Une fois l'inspection termine, n'oubliez pas de replacer
chaque unit dans sa bote d'origine.

Replacez toutes les botes dans le carton.
Datez et apposez vos initiales sur le carton, et notez qu'il a
t inspect.
Les contraceptifs sont fabriqus par lots ou groupes. Par
exemple, 500 000 condoms sont fabriqus en mme temps ; ils
constituent un lot, et toutes les units dans ce lot portent le
mme numro de lot. Chaque lot a un numro qui l'identifie. Si
le stock d'un contraceptif contient plusieurs numros de lots,
veillez prlever un chantillon dans chaque lot. N'oubliez pas
de noter le numro de lot dans les rsultats.
28
Au cours d'une inspection des contraceptifs, veillez dtecter

les signes de dtrioration potentielle suivants, et retirez les
produits qui en sont porteurs :
SIGNES DE DETERIORATION POTENTIELLE DE LA QUALITE
Ne pas Utiliser ni Distribuer si :
Contraceptifs oraux
Les pilules sont visiblement endommages (casses,
fissures, miettes, dcolores).
L'emballage d'aluminium de ces pilules est dchir.
Des pilules manquent dans le paquet.
Les signes de dtrioration sont vidents (marques marron,
pilules s'crasant facilement).
Condoms
Des paquets de condoms du lot sont fragiles, ou
endommags de quelconque faon.
Des paquets de condoms ont jauni.
Le sceau du paquet de condoms n'est pas intact.
DIU
L'emballage strile est dchir ou perfor.
Le contenu du produit n'est pas complet.
Remarque : Le strilet cuivre n'est pas endommag si le cuivre
apparat noirci ou terne.
Contraceptifs injectables
Un dpt reste au fond de l'ampoule mme aprs quelle a
t vigoureusement secoue.
L'ampoule de verre n'a plus son bouchon.
Remarque : Si le contenu de l'ampoule apparat spar, secouez le flacon
immdiatement avant son emploi. Pour qu'elle puisse tre utilise, la
solution doit toujours apparatre blanchtre, et ne pas contenir de dpt.
29
SIGNES DE DETERIORATION POTENTIELLE DE LA QUALITE

SUITE
Ne pas Utiliser ni Distribuer si :
Implants
Le paquet strile de l'implant est dchir.
Il manque une ou plusieurs capsules, ou les capsules sont
dcolores (cest--dire pas blanches).
Une ou plusieurs capsules sont casses ou tordues.
Gel spermicide
Le tube de gel est pliss ou perc.
L'applicateur est difficile visser sur l'embouchure du
tube.
Tablettes de mousse vaginale
Le paquet est dchir, ou il manque des comprims.
Le paquet est boursoufl (indiquant une fuite d'humidit).
Le papier mtallis comporte des craquelures.
Les comprims sont dcolors (ils doivent tre blancs).
Les comprims sont mous, humides, mouills ou s'effritent
facilement.
Diaphragmes
Le sceau du paquet est endommag.
Le diaphragme semble sale (seul le prestataire de service
doit vrifier ce point).
Examin contre-jour, le diaphragme rvle des trous ou
des fissures (seul le prestataire de service doit vrifier ce
point).
30
Problmes associs la qualit des contraceptifs

Si vous dtectez un problme associ un contraceptif lors de
la rception d'un approvisionnement, d'une vrification
priodique par chantillonnage, de la distribution d'un
contraceptif, ou la suite de plaintes documentes des clients,
les contraceptifs provenant de la bote ou du numro de lot
doivent tre examins trs soigneusement. Prlevez un
chantillon (comme cela est dcrit dans le paragraphe
prcdent intitul Comment vrifier la qualit des
contraceptifs ), et dterminez si les autres units sont
galement dfectueuses.
Si seul le contraceptif initialement dtect semble tre
dfectueux, distribuez le reste aux clients tout en restant
particulirement attentif aux problmes et aux plaintes.
Si vous dtectez d'autres contraceptifs dfectueux, marquez la
bote comme tant potentiellement dfectueuse , et mettezla de ct afin qu'elle ne soit plus utilise. Faites part du
problme votre suprieur hirarchique. N'oubliez pas
d'inclure les informations suivantes dans votre rapport :
RAPPORTS SUR LES PROBLEMES
DE QUALITE DES CONTRACEPTIFS
Produit
Marque
Numro(s) de lot(s)
Fabricant
Organisme donateur
Nature de la plainte ou du problme
Source(s) de la plainte ou des
informations
Nombre de plaintes
Historique du transport
Historique de l'entreposage
31
S'il est dtermin que les contraceptifs sont dfectueux, ils

doivent tre limins en respectant les rglements en vigueur
dans votre tablissement, et ceux imposs par l'organisme
donateur.
Gestion des plaintes relatives aux contraceptifs

Toutes les plaintes provenant des clients relatives aux
contraceptifs doivent tre prises au srieux. Non seulement la
sant des clients est-elle extrmement importante, mais leur
confiance dans le contraceptif l'est galement. Si les clients
commencent douter de la qualit des contraceptifs, il est
probable qu'ils ne les utiliseront pas, et il est possible qu'ils
cessent d'avoir confiance dans les services offerts dans le cadre
du programme.
Chaque fois que vous recevez une plainte de la part dun client,
recueillez les informations suivantes et consignez-les par crit :
Date de la plainte
Produit
Marque
Formulation ou type
Numro de lot
Nature de la plainte
Ces informations vous seront ncessaires ultrieurement si

vous soumettez un rapport votre suprieur hirarchique,
comme cela est dcrit plus haut.
Essayez de dterminer si un problme de qualit est vraiment
l'origine de la plainte. Par exemple, il est possible qu'un
prestataire se plaigne d'une dcoloration des DIU ou d'une
sparation de la solution injectable, bien que ces produits
demeurent efficaces, et puissent continuer tre utiliss en
toute scurit.
Parfois, le soi-disant problme ne reflte pas vraiment un dfaut
du produit, mais plutt un manque de connaissances de la part
du client ou du prestataire. Il est possible de remdier la
32
situation en fournissant au client des informations correctes, et

en le rassurant.
Si les plaintes sont attribuables un problme dont lexistence
est souponne ou a t vrifie (par exemple des pilules qui
s'miettent, des condoms qui se dchirent), vrifiez d'autres
chantillons de la mme marque et du mme lot pour
rechercher davantage de preuves de l'existence du problme. Si
d'autres units du mme lot prsentent le mme problme,
n'utilisez pas cet approvisionnement et retirez-le de votre
stock ; tablissez ensuite un dossier concernant le problme, et
signalez ce dernier votre suprieur hirarchique.
Au cas o des approvisionnements provenant d'un lot donn
auraient des problmes de qualit, et que vous ayez reu en
mme temps des approvisionnements provenant d'autres lots,
inspectez aussi des chantillons dans ces derniers.
Chaque fois qu'un problme de qualit se prsente, essayez de
dterminer quelle en est la cause. Les approvisionnements ontils t stocks de faon inadquate ? Avez-vous t inform
qu'ils ont subi de mauvaises conditions de transport ? Etaientils proches de leur date de premption lorsqu'ils vous ont t
livrs ? S'il est possible de prvenir la cause du problme
l'avenir, assurez-vous de prendre les mesures correctives
appropries.
Souvenez-vous que les clients doivent recevoir des
contraceptifs de bonne qualit, et en tre satisfaits. Prenez
chaque plainte, ainsi que chaque suggestion, au srieux.
33
Ralisation d'un inventaire physique

Un inventaire physique est un compte de tous les contraceptifs
en stock. Les objectifs de cet inventaire sont les suivants :
Vrifier que la quantit de produits sur les tagres est la
mme que celle indique dans les registres de stock.

Si ncessaire, corriger les registres.
Dterminer combien d'articles en stock ne sont pas
utilisables du fait soit qu'ils sont endommags ou prims,

soit qu'ils ont t perdus, puis retirez-les du stock.
Identifier toute mesure corrective ncessaire en vue
d'assurer que les contraceptifs sont reus, emmagasins et

inscrits au stock en toute scurit et de manire efficace.
Fournir loccasion d'organiser la salle d'entreposage.
Le personnel doit effectuer un inventaire au moins une fois par

an, et plus souvent s'il y a beaucoup de diffrences entre les
soldes rels et les soldes ports sur les fiches de stock, ou
lorsque le point de prestation de services est de petite taille. Les
petits points de prestation de services n'ont pas suivre le
processus formel dcrit ci-dessous, mais leur personnel doit
vrifier frquemment les quantits relles de produits en stock,
et sassurer quelles correspondent celles indiques sur la fiche
de stock.
Pour raliser un inventaire dans un tablissement abritant un
stock substantiel de contraceptifs :
Choisissez une date l'avance et tablissez une date de
dmarcation prcdant cette date de quelques jours.

L'inventaire doit inclure seulement les contraceptifs qui
sont reus ou expdis avant cette date. Tout contraceptif
reu aprs la date de dmarcation doit tre mis de ct (et
non inscrit dans les registres) jusqu' la fin de l'inventaire.
Prparez l'aire de stockage. Assurez-vous que tous les
registres de stock ont t mis jour, que tous les cartons

sont soigneusement empils de faon ce que tous les
produits soient facilement accessibles et que tout carton
partiel (ouvert) soit visible, et non pas dissimul sous des
cartons pleins.
34
Arrangez-vous pour que des membres du personnel soient
prsents le jour de l'inventaire au cas o il serait ncessaire

de dplacer des cartons, puis de les remettre en place.
Pour plus d'exactitude, deux personnes doivent effectuer
sparment des comptages physiques, puis les comparer. Si les
deux montants obtenus ne sont pas identiques, il faut
recompter les articles en question jusqu' ce que la cause de la
diffrence soit identifie.
Dveloppez une procdure claire pour enregistrer le compte :
Commencez une extrmit de l'alle et progressez vers
l'autre extrmit avant de procder l'alle suivante (si

votre aire de stockage est assez grande pour contenir
plusieurs alles).
Procdez de haut en bas des tagres. N'omettez aucune
pile ou range.
Enregistrez tous les comptes sous forme d'units simples
(p. ex., le nombre de cycles de pilules ou le nombre de

condoms) plutt que sous forme de nombre de cartons ou
de botes, tant donn que la quantit de produits
contenue varie. Soyez certain de compter les quantits
relles dans les cartons partiels (ouverts).
Si la mme mthode contraceptive comprend des marques
ou des formulations diffrentes, comptez et enregistrez

chaque marque ou formulation sparment.
Si certains produits sont endommags ou prims,
enregistrez cette information sur une feuille spare

consacre spcialement aux articles endommags ou
prims. Retirez ces approvisionnements du stock.
35
Les membres du personnel chargs de l'inventaire doivent aussi

chercher tout contraceptif dont la date de premption est
imminente, et noter cette date ainsi que la quantit de ces
contraceptifs.
Une fois l'inventaire physique termin, comparez le compte
physique de chaque article au montant indiqu sur la fiche de
stock. S'il y a des diffrences, il faudra essayer d'en trouver la
cause. Les diffrences peuvent provenir des facteurs suivants :
Un comptage erron lors de l'inventaire en cours, ou d'un
inventaire prcdent.
Des articles prcdemment retirs du stock, ou reus en
stock mais non consigns sur les fiches de stock.

Un carton manquant lors de l'inventaire.
Des contraceptifs endommags ou prims consigns sur
une feuille spare, mais non dduits du solde sur la fiche

de stock.
Des articles n'tant pas leur emplacement dsign.
Des vols.
Inscrivez les raisons de toute diffrence remarque sur le

formulaire d'inventaire physique.
Lorsque les montants de l'inventaire et ceux de la fiche de stock
auront t rconcilis, suivez les dmarches suivantes :
Inscrivez les montants sur les fiches de stock et inscrivez
Inventaire physique dans la colonne des remarques.

Si la quantit releve lors de l'inventaire est diffrente de
celle calcule, indiquez dans la colonne Remarques que

vous avez effectu une correction, par exemple Corrig
la suite du compte physique ou S'est avr prim lors
de l'inventaire .
Le formulaire de registre de stock doit tre sign et dat par la
ou les personnes ayant ralis l'inventaire, ainsi que par le
suprieur hirarchique en charge des approvisionnements. Ce
formulaire doit tre conserv dans les archives de
ltablissement.
36
Dans des entrepts plus grands abritant de nombreux produits,

ce processus d'inventaire physique complet risque de gner le
travail, particulirement si l'tablissement est trs actif. Il est
toujours prfrable de choisir le moment le plus calme de
l'anne ou du trimestre pour raliser un inventaire physique
complet.
Une autre mthode possible est le dnombrement cyclique ou
inventaire physique continu. A l'aide de cette mthode, un
seul produit ou plusieurs sont compts un moment donn
chaque jour, chaque semaine ou chaque mois, plutt que d'avoir
fermer l'entrept et de tout compter le mme jour. La
procdure d'chantillonnage peut tre simple (par exemple,
comptez un produit au cours de la premire semaine de chaque
mois, de faon ce que tout soit compt au moins une fois par
an), ou plus cible (comptez tous les articles coteux ou ceux
qui se vendent rapidement deux fois par an, puis compter le
reste une fois seulement). Les stratgies de dnombrement
priodique requirent davantage de planification, mais elles
perturbent moins le rythme des oprations de routine de
l'entrept.
37
38
Date : __________________________
Date : ________________________
Solde sur
les fiches
de stock
Titre : __________________________
Stock
disponible
Titre : _________________________
Date de
premption
Signature : _______________________
N de lot
ou N de
casier
Commentaires
Date : __________________________
Titre : __________________________
Signature : _____________________
Diffrence
Entrept/Site : _________________________
Signature : ____________________
Commentaires :
Produit
Programme : ___________________________
INVENTAIRE PHYSIQUE
Exigences respecter en surface de stockage

Si la demande de contraceptifs est en croissance, et que votre
aire de stockage est dj presque remplie, il vous faudra peuttre vous procurer plus d'espace.
Pour calculer la surface de stockage qui vous sera ncessaire,
suivez les tapes suivantes :
Choisissez une date future ( plus ou moins long terme,
selon votre planning).

Pour chaque contraceptif, estimez ce que la consommation
moyenne mensuelle (CMM) sera cette date si les

tendances actuelles se poursuivent. (Pour ce faire, veuillez
vous reporter la section suivante concernant l'estimation
des besoins.)
Pour chaque contraceptif, multipliez le niveau de stock
maximum par sa CMM estime afin de voir combien

d'units de chaque contraceptif devront tre stockes
Utilisez la formule suivante pour calculer la surface de
stockage totale pour chaque produit contraceptif :

Calcul des exigences en surface de stockage
Nombre de
cycles/unitis
stocker
Nombre de
cartons
Nombre de
cycles/unitis
par carton
Taille du carton
(volume)
Nombre de cartons
Surface de stockage ncessaire
Ceci vous donnera le volume de surface de stockage ncessaire

en pieds ou mtres cubes. Aprs avoir calcul l'espace
ncessaire pour chaque produit contraceptif, faites le total.
Si vos calculs portent sur un stock important de contraceptifs,
vous devez vous rappeler que la hauteur d'une pile de cartons
ne doit pas dpasser 2,50 m et que, par consquent, il faut
39
diviser par 2,5 pour dterminer la surface au sol ncessaire

minimum en mtres carrs. Ensuite, il faut multiplier cette
surface au moins par deux, de manire rserver de l'espace
pour des alles (si la taille de votre installation de stockage le
permet), pour la manutention et pour la ventilation.
Finalement, prenez la racine carre de ce chiffre pour calculer la
longueur et la largeur de la salle dont vous aurez besoin, ou
utilisez une autre configuration de longueur et largeur. Pour
vos calculs, utilisez la fiche de calcul, les formules et les
informations suivantes :
Espace dentreposage ncessaire
2,5
Surface au sol
Surface au sol
Surface totale
ncessaire
Longueur et largeur
de la surface au sol
Surface totale
ncessaire
Tailles des cartons (volumes) pour les contraceptifs

donns par USAID
Condoms (6 000 units)
0,11 mters3
3,7 pieds3
Contraceptifs oraux
(1 200 cycles)
0,04 mters3
1,3 pieds3
DIU (200 DIU)
0,04 mters3
1,3 pieds3
Contraceptifs injectables
(Depo-Provera)
(400 ampoules)
0,04 mters3
1,3 pieds3
Tablettes de mousse
vaginale
(4 800 comprims)
0,05 mters3
1,6 pieds3
40
Feuille de calcul pour dterminer la surface de stockage

Quantit dunits
Nombre dunits par carton

Volume des cartons
(en mtres cubes)
Additionner le volume
de tous les produits

contraceptifs
Limite de la hauteur des piles
2,5
(2,50 mtres)
Mtres carrs de surface au
sol devant tre occupe par

des botes
2
surface de manutention,
lespace pour les alles
Total de mtres carrs

2 pour prendre en compte la
Prendre la racine carre
Longueur largeur de la
surface au sol
41
Utilisation des donnes logistiques

Estimation des besoins
Il peut savrer utile de procder lanalyse des donnes sur les
contraceptifs dispenss aux utilisateurs, de manire reprer
les tendances et tablir des prvisions dans lobjectif dune
meilleure planification. Bien que l'estimation officielle des
besoins en contraceptifs pour un programme de planification
familiale soit habituellement ralise au niveau central de
l'organisation, il peut tre bnfique pour le personnel des
formations sanitaires de procder lui-mme lestimation de
ses besoins, particulirement en cas de changements dans le
niveau de la demande. Mme si vous n'tablissez pas une
estimation complte des besoins, il peut tre utile d'examiner
les tendances au niveau de l'utilisation des contraceptifs. Il est
possible quune demande croissante de contraceptifs signifie
quil est ncessaire pour la formation sanitaire denvisager de se
procurer une plus grande surface de stockage pour les
contraceptifs ou davantage d'espace pour la prestation des
services, dengager plus de prestataires de services, ou effectuer
d'autres changements appropris.
Pour tablir une simple estimation des besoins au niveau de la
formation sanitaire, suivez les tapes suivantes pour chaque
mthode de contraception (et pour chaque marque ou
formulation si vous en distribuez plusieurs) :
Rassemblez toutes vos donnes concernant le nombre de
contraceptifs distribus aux utilisateurs (par exemple, 810

cycles de Lo-Femenal distribus au cours du premier
trimestre, 1 792 distribus au cours du deuxime trimestre,
etc.).
Plus vous possdez de donnes, plus votre vue d'ensemble
sera exacte. Si vous procdez une estimation des besoins

par anne, essayez d'inclure les donnes dau moins trois
annes dactivit ; si vous procdez une estimation
trimestrielle, assurez-vous que vos donnes portent sur au
moins six trimestres dactivit.
42
UTILISATION DES DONNES LOGISTIQUES
Pour chaque contraceptif, reportez sur un graphe la
quantit qui a t distribue aux utilisateurs pour chaque

priode (anne ou trimestre).
Voyez s'il est possible de dtecter une tendance. (Si vous
faites une estimation trimestrielle, vous observerez peuttre une tendance saisonnire.)
Si vous remarquez une tendance essentiellement linaire
(c.--d. que lorsque les points sont relis, ils forment une
ligne relativement droite), continuez cette ligne dans la
mme direction vers l'avenir, jusqu' la date sur laquelle
porte cette estimation.
Regardez la date future sur laquelle porte votre estimation,
et notez o la ligne projete la croise. Si vous utilisez des

donnes trimestrielles, ce point reprsente la quantit de
contraceptifs utiliser en un trimestre ; s'il s'agit de
donnes annuelles, il reprsente la quantit utilise en un
an.
Nombre de cycles de Lo-Femenal

distribus aux utilisateurs
La figure suivante illustre une estimation base sur six

trimestres de donnes.
900
850
800
750
700

1
Trimestres
43
10
La figure indique qu'au dbut du dixime trimestre, il se peut

que la formation sanitaire utilise prs de 900 cycles de LoFemenal par trimestre.
Malheureusement, il est rare que les donnes de distribution
aux utilisateurs forment prcisment des lignes droites. S'il n'y
a pas de tendance linaire, utilisez la technique de semimoyenne :
Divisez les donnes en deux priodes gales et calculez la
moyenne pour chaque priode.

Reportez ces deux points sur le graphique, reliez-les par
Nombre de cycles de Lo-Femenal

distribus aux utilisateurs
une ligne et continuez cette ligne vers la droite.
900
850
800
750
700

Trimestres 1 3
Trimestres 4 6
10
Semi-moyenne
La figure indique qu'au commencement du dixime trimestre,

il se peut que la formation sanitaire utilise prs de 900 cycles de
Lo-Femenal par trimestre.
Avec chacune de ces techniques, il faut aussi considrer les
facteurs qui peuvent entraner un changement de direction des
lignes. La demande venir pourrait tre affecte par des
vnements actuels ou futurs, tels que des campagnes
d'information recommandant des mthodes contraceptives
plus long terme, une augmentation de l'utilisation des condoms
44
pour la prvention du VIH, ou l'arrive de nouveaux

prestataires offrant des produits ou des services contraceptifs.
Si, durant le cours de son activit, le programme a connu des
ruptures de stocks, cela veut dire que l'utilisation des
contraceptifs a t plus faible que la demande relle. Dans ce
cas, il vous sera peut-tre utile d'estimer quelle aurait t le
niveau d'utilisation s'il y avait eu suffisamment de stocks pour
rpondre la demande, et de vous servir de prfrence de ce
dernier chiffre.
Plus l'estimation est projete loin dans l'avenir, moins elle a de
chances dtre exacte ; il vous faudra donc procder
priodiquement de nouvelles estimations de besoins.
Une fois que vous avez tabli une estimation, il faut la conserver
et vous y rfrer. Votre prvision de l'utilisation future n'est
qu'un chiffre estimatif ; il faut surveiller l'utilisation relle pour
confirmer l'exactitude de votre estimation. S'il y a une
diffrence considrable entre la ralit et votre estimation,
essayez d'en dcouvrir la cause. Qu'auriez-vous pu prendre en
compte qui vous a chapp ? Que s'est-il pass que vous auriez
pu anticiper ? Que s'est-il pass que vous n'auriez pas pu
anticiper ? La diffrence est-elle si importante qu'il vous faudra
peut-tre modifier votre estimation des besoins, et vos
commandes futures ?
Couple-annes de protection
Le Couple-annes de protection (CAP) est un outil qui permet
d'utiliser des donnes concernant les quantits de contraceptifs
distribues, et d'estimer combien de clients (ou de couples) ces
contraceptifs ont servi. Le CAP est parfois utilis pour valuer
un programme, ou pour tablir des objectifs. Il peut aussi servir
analyser un mlange de mthodes utilises par une clinique
ou un programme particulier.
Le CAP traduit les donnes sur les produits en donnes sur les
personnes ; si un couple a besoin de 4 doses de contraceptif
injectable par an, 8 doses distribues correspondent deux
couples, soit deux CAP.
45
Il peut tre utile pour les formations sanitaires offrant la

planification familiale de revoir leurs donnes sur la
distribution aux utilisateurs (c.--d., combien de contraceptifs
de chaque type ont t distribus en un an), et d'estimer
combien de CAP ont t fournis. Les calculs CAP standard sont
prsents dans le tableau de la page ci-dessous ; ils tiennent
compte de conditions telles que la perte ou l'endommagement
des approvisionnements, et le retrait prcoce des DIU et des
implants. Il est peut-tre souhaitable, dans le cadre de votre
programme, d'utiliser des facteurs de conversion diffrents,
bass sur les pratiques ou conditions locales, si vous possdez
des donnes exactes sur les taux d'utilisation.
Comment calculer
les couple-annes de protection (CAP)
Mthode
contraceptive
Facteur
Description
Pilules (cycles)
15
15 cycles par couple par an
Condoms
(pices/units)
120
120 units par couple par an
DUI
(pices/units)
3,5
Fournit en moyenne 3,5 ans de

protection
4
6

Norplant
(units)
3,5
Fournit en moyenne 3,5 ans de

protection
Strilisation
(procdures)
10 (Asie,
Am. latine) ou
8 (Afrique,
ProcheOrient)
Fournit en moyenne 10 ou 8 ans

de protection
Contraceptifs
injectables
(ampoules/doses)
Depo-Provera
Noristerat
46
Dans l'exemple ci-dessous, une formation sanitaire a runi ses

donnes de distribution aux utilisateurs couvrant l'anne
prcdente, et analys son mlange de mthodes.
Mthod
contraceptive
Contraceptifs oraux
Units
distribues
CAP
% mlange
de mthodes
750
50
24,4
3 000
25
12,2
16
56
27,4
144
36
17,6
Norplant
17,5
8,6
Strilisation
20
9,8
204,5
100
Condoms
DIU
Contraceptifs
injectables (Depo)
Totaux
Les CAP peuvent aussi traduire les donnes sur les personnes
en donnes sur les produits ; si vous avez une estimation du
nombre de personnes que vous allez servir, vous pouvez
calculer le nombre de contraceptifs dont vous aurez besoin.
Pour ce faire, utilisez les facteurs numriques du tableau cidessus, mais dans le cas des pilules, des condoms et des
produits injectables, multipliez par le facteur indiqu au lieu de
diviser. Par exemple, si vous avez l'intention de fournir des
pilules 100 couples, multipliez 100 par 15. Pour les DIU et
Norplant, aucune multiplication n'est ncessaire car le
nombre de couples devenant utilisateurs de ces moyens
contraceptifs est le mme que le nombre de DIU ou d'ensembles
Norplant qui seraient ncessaires pour cette anne.
47
Problmes logistiques courants, causes

probables, solutions possibles
Le tableau suivant prsente cinq problmes logistiques
communs, ainsi que leurs causes probables et les solutions
possibles pour y remdier.
Problme
Insuffisance
de stock
Excdent
de stock
Causes probables
Solutions
possibles
Mauvaise estimation
des besoins
Amliorer les donnes

utilises pour l'estimation
des besoins.
Comptes inexacts ou
non termins des
produits en stock
Revoir les procdures de

contrle d'inventaire
(p. ex. la tenue
des registres et
les stocks).
Augmentation
saisonnire de
l'utilisation des produits
Ajuster les quantits de

commandes ou de
sorties en tenant compte
des variations
saisonnires.
Mauvaise estimation
des besoins
Amliorer les donnes

utilises pour l'estimation
des besoins.
Comptes inexacts ou
non termins des
produits en stock
Revoir les procdures de

contrle d'inventaire
(p. ex., la tenue
des registres et
les stocks).
Baisse saisonnire de
l'utilisation des produits
Ajuster les quantits de

commandes ou de
sorties en tenant compte
des variations
saisonnires.
48
PROBLMES LOGISTIQUES COURANTS, CAUSES PROBABLES, SOLUTIONS POSSIBLES
Problme
Stock
prim
Causes probables
Solutions
possibles
Baisse d'utilisation due

aux prfrences des
clients
Former le personnel pour

faire face aux effets
secondaires et aux
rumeurs, ou ajuster
l'estimation des besoins
si la tendance continue.
Il est maintenant
possible de se procurer
le mme produit auprs
d'autres sources
Amliorer la coordination
avec d'autres
programmes ; dcouvrir
les raisons pour
lesquelles les clients
utilisent d'autres
sources.
Excdent de stock
(Cf. solutions pour les

excdents de stock cidessus)
Le produit le plus
ancien n'a pas t
utilis en premier
Utiliser les procdures

Premier expir/Premier
sorti ; amliorer les
pratiques d'entreposage.
Acceptation de produits
ayant atteint leur date
de premption ou s'en
approchant
Mettre en uvre une

ligne de conduite
stipulant que les produits
doivent avoir une dure
de vie minimum lors de
leur rception.
Inutilis cause d'une

dtrioration de
l'emballage
Amliorer les procdures

de stockage ; utiliser les
articles endommags
pour les sances de
formation ; mettre en
uvre une ligne de
conduite stipulant qu'il
ne faut pas accepter de
produits endommags.
49
Problme
Stock
endommag
Diffrences
entre les
registres de
stock et
l'inventaire
physique
Causes probables
Solutions
possibles
Manutention
inapproprie
Faire part de ses

impressions au
personnel du dpt ;
renforcer la supervision
du personnel pour
amliorer les procdures
de manutention.
Stockage inappropri
Revoir les lignes

directrices concernant le
stockage correct des
produits ; augmenter la
supervision du stockage;
rparer ou rnover les
installations de
stockage; rduire
l'exposition des produits
la lumire, l'eau, aux
produits chimiques et
aux insectes et animaux
nuisibles.
Reus et sorties
enregistrs de faon
errone, ou erreurs
d'arithmtique
S'appliquer plus lors de

l'enregistrement des
entres et lors des
calculs ; simplifier les
formulaires et les
registres ; offrir des cours
de recyclage au
personnel ; se procurer
des calculatrices.
Enregistrement des
transactions en retard
Encourager un
enregistrement et une
vrification promptes de
toutes les transactions.
Utilisation d'units de
comptabilit incorrectes
Mettre en uvre une

ligne de conduite
stipulant que tout le
monde doit utiliser les
mmes units (p. ex., les
cycles de pilules, pas les
cartons).
50
PROBLMES LOGISTIQUES COURANTS, CAUSES PROBABLES, SOLUTIONS POSSIBLES
Problme
Causes probables
Solutions
possibles
Inventaires physiques
raliss trop peu
frquemment
Assurer que les

inventaires sont effectus
priodiquement.
Mme produit stock

dans des
emplacements
diffrents
Rassembler les units du

mme produit dans un
mme emplacement.
Vols, larcins
Amliorer la scurit.
51
SUPERVISION DE LA GESTION DES STOCKS
PARTIE II
Supervision de la gestion des stocks
Cette section est destine la personne qui supervise le
personnel charg de la gestion des stocks de contraceptifs. En
outre, les membres du personnel responsables de la logistique
peuvent utiliser cette section pour valuer de faon informelle
leur systme logistique.
Principes de supervision
Il est extrmement important pour un responsable de passer

autant de temps relever les choses bien gres et faire des
commentaires leur sujet, qu' rsoudre les problmes.
Les tches d'un responsable sont les suivantes :
Faire lloge du travail bien fait, et lencourager par tous
les moyens possibles.

Soutenir les efforts des employs en les aidant obtenir ce
dont ils ont besoin pour bien faire leur travail.

Travailler avec le personnel la rsolution des problmes.
Identifier les besoins de formation du personnel.
Former les membres du personnel afin qu'ils acquirent les
comptences requises, ou faire le ncessaire pour qu'ils

puissent se former.
Assurer un suivi des problmes et des requtes.
53
PARTIE II
Une bonne supervision est essentielle un programme de

planification familiale bien organis. Le rle essentiel du
responsable du personnel est de guider et d'pauler les
membres du personnel de manire ce qu'ils accomplissent
bien leurs tches. Le responsable doit s'assurer que les membres
du personnel ont les connaissances et les comptences
ncessaires pour s'acquitter de leurs activits de logistique ; cela
peut vouloir dire fournir une formation sur le tas si un employ
a besoin d'amliorer ses comptences.
Motiver les membres du personnel, et leur rappeler les
principes et objectifs du programme de planification

familiale.
Sassurer que les lignes directrices et procdures de
logistique tablies sont connues et respectes.
Ralisation d'une visite sur le terrain

Lorsqu'un responsable visite un point de prestation de services,
l'un des aspects du programme examiner est le systme de
logistique contraceptive. Le responsable peut se servir de toutes
les questions suivantes (ou d'une partie d'entre elles),
regroupes en catgories, afin de vrifier que le systme de
logistique fonctionne correctement.
Toute rponse ngative indique un problme auquel il faut
remdier.
Gestion des stocks
Oui
Non
Les registres de stock sont-ils exacts ?

(Correspondent-ils ce qui se trouve
sur les tagres ?)
Les calculs arithmtiques sont-ils corrects ?
Existe-t-il des registres complets pour

les quantits de contraceptifs distribus
aux utilisateurs ?
Les quantits calcules sur les fiches

de stock correspondent-elles gnralement
aux quantits enregistres au cours de
l'inventaire physique ?
Tenue des registres :

Les registres de stock sont-ils jour ?
(Vrifier les fiches de stock/registres
de contrle de stock pour voir s'ils ont
t utiliss rcemment.)
54
Oui
Non
La consommation moyenne mensuelle

a-t-elle t calcule rcemment et
avec exactitude ?
La formation sanitaire a-t-elle russi

viter les ruptures de stock ?
La vrification de la qualit des

contraceptifs est-elle effectue
immdiatement avant qu'ils
ne soient distribus aux utilisateurs ?
Tous les problmes signals sont-ils

appuys par une documentation crite ?
Niveaux de stock :
Les niveaux de stock pour chaque
contraceptif se trouvent-ils entre
les niveaux minimum et maximum ?
Assurance de la qualit :
Existe-t-il un systme permettant des
vrifications de qualit pour sassurer que
les contraceptifs sont utilisables ?
Inventaire physique :
Un inventaire physique est-il effectu
au moins une fois par an ? (Dans un
tablissement de petite taille, il devrait
avoir lieu une fois par mois ou une
fois tous les deux mois.)
Passation des commandes :

Si la formation sanitaire commande

elle-mme ses approvisionnements,
les commandes sont-elles places
temps afin de maintenir les stocks entre
les niveaux maximum et minimum tablis ?
Les quantits de produits commander
sont-elles calcules correctement ?
55
Oui
Non
Manque-t-il des rapports pour

les six mois derniers ?
Les rapports sont-ils remplis

correctement ?
L'information contenue dans

les rapports est-elle exacte ?
Les contraceptifs prims ou endommags

sont-ils retirs et mis au rebut conformment
aux lignes directrices du programme ?
Soumission de rapports :
Les rapports sont-ils soumis temps ?
Mise au rebut :
Y a-t-il une enqute annuelle sur les
contraceptifs prims ou endommags,
ou des inventaires physiques lorsque
des contraceptifs inutilisables sont
mis de ct ?
Fournitures :
Existe-t-il un manuel de procdures
de logistique ou d'approvisionnement
auquel les membres du personnel
peuvent se rfrer ?
Y a-t-il suffisamment de formulaires
pour la prparation des rapports et
la passation des commandes ?
56
Conditions de stockage
Oui
Non
Les piles de cartons sont-elles sur des

palettes ou des tagres (et pas sur
le plancher) ?
Existe-t-il un espace entre les piles

de cartons et le mur ?
Y a-t-il suffisamment d'espace (au moins

30 centimtres/1 pied) entre les piles ?
Les contraceptifs sont-ils stocks

sparment par mthode et par produit ?
Les contraceptifs inutilisables sont-ils

stocks sparment des contraceptifs
utilisables ?
Stocks correctement empils :

Les cartons sont-ils empils un
maximum de 2,50 mtres de hauteur ?
Organisation :
Les produits les plus souvent utiliss
sont-ils stocks dans un endroit
facile d'accs ?
Prvention de la premption :
Les dates de premption sont-elles
marques clairement sur toutes les botes ?
Les botes sont-elles arranges en fonction
du principe Premier Expir, Premier Sorti ?
(Les produits qui vont expirer en premier
sont-ils gards en avant des autres ou dans
un endroit plus accessible ?)
57
Temprature :
La temprature de l'aire de stockage
est-elle infrieure 40 C ?
Ventilation :
Y a-t-il des ventilateurs ou un systme de
ventilation permettant l'air de circuler
dans toute l'aire de stockage lorsqu'il
fait trs chaud ?
Maintien d'un environnement sec :
Les planchers et les murs sont-ils secs ?
Les toits, les fentres et les entres de
portes sont-ils dpourvus de fuites ?
Espace de travail :
Y a-t-il une surface de stockage suffisante
pour tous les produits ncessaires ?
L'aire de stockage est-elle assez grande
pour permettre la distribution, la rception
et la vrification des approvisionnements ?
Eclairage :
Y a-t-il suffisamment de lumire pour
lire facilement les marques et tiquettes
d'identification ?
Les contraceptifs sont-ils protgs de
la lumire directe du soleil et de
la lumire fluorescente ?
Propret :
L'aire de stockage est-elle propre, bien
range et dpourvue de poussire ?
58
Oui
Non
Oui
Bon ordre :
L'aire de stockage pour les contraceptifs

contient-elle uniquement des contraceptifs
et autres approvisionnements ncessaires ?
(Les produits chimiques doivent tre
gards distance des stocks de contraceptifs,
et l'aire de stockage ne doit pas tre encombre
d'quipements mdicaux briss, de vieux
dossiers et de matriels, ou de tous autres objets.}
Prvention des dommages :
Les cartons de condoms ouverts sont-ils

gards distance des moteurs lectriques,
des lumires fluorescentes et de la chaleur ?
Absence d'insectes et d'animaux nuisibles :
Les aires de stockage sont-elles dpourvues
de signes indiquant la prsence d'insectes
nuisibles et de rongeurs (insectes vivants
ou morts, ufs d'insectes, prsence de
morsures ou de perforations sur les cartons) ?
Scurit :
Y a-t-il un systme de scurit limitant
l'accs l'aire de stockage ?
Non
Si l'aire de stockage est dote de portes

et de fentres, celles-ci sont-elles sres ?
Les extincteurs sont-ils facilement

accessibles ?
Accs :
Une personne autorise dtenant une cl
de l'installation est-elle disponible durant
toutes les heures de service de faon ce
que les membres du personnel de la
formation sanitaire puissent se procurer
des fournitures lorsqu'ils en ont besoin ?
59
Si vous avez rpondu NON l'une des questions ci-dessus,

quelle quelle soit, cela veut dire qu'il faut corriger la situation.
Souvenez-vous que le travail d'un manager est de : rechercher
l'information ncessaire, analyser cette information, dcider en
consultation avec le personnel des mesures prendre, et agir.
S'il y a un problme, commencez par parler aux employs et
leur demander la ou les causes du problme. Puis travaillez en
collaboration avec eux pour dvelopper une solution.
Si vous dcouvrez un problme lors d'une visite et que vous
travaillez en collaboration avec le personnel pour identifier une
solution, vous devez vrifier ltat de cette situation au cours de
votre visite suivante pour voir si tout se passe bien, ou si une
aide plus approfondie est ncessaire.
Un responsable doit non seulement poser les questions cidessus, mais aussi considrer les situations suivantes :
Y a-t-il eu des changements au niveau de la demande
rcemment ? (Observez la tendance de consommation

moyenne mensuelle.)
Y a-t-il eu des quantits manquantes ou des ruptures de
stocks ? (Identifiez, le cas chant, la cause.)

Y a-t-il eu des problmes d'obtention des
approvisionnements (tels que des retards ou des

expditions insuffisantes) ?
Quel est le taux de perte des produits dans le systme
(c.--d., pertes dues la premption, l'endommagement,

la disparition des produits, etc.) ? Ce taux est-il lev au
point de constituer un problme ?
Quelles sont les activits de logistique qui ont t bien
gres rcemment ?
60
Manuel de procdures d'approvisionnement

en contraceptifs
Un manuel dcrivant l'organisation et la gestion du systme
d'approvisionnement en contraceptifs est un outil essentiel la
fois pour les employs de la clinique et pour leur suprieur
hirarchique. Les nouveaux membres du personnel, ainsi que
ceux qui sont plus expriments, doivent tre capables de se
rfrer aux procdures logistiques.
Le manuel d'approvisionnement en contraceptifs doit dcrire
comment :
Emmagasiner correctement tous les contraceptifs.
Calculer la CMM et les quantits de produits maximum et
minimum.
Commander des approvisionnements (commandes
habituelles et commandes d'urgence) si la formation

sanitaire ralise ses propres commandes.
Le manuel doit aussi contenir les lments suivants :
Les niveaux Max/Min maintenir.
Le calendrier des commandes et des livraisons.
Tous les formulaires utiliss par la clinique et les
instructions pour les remplir.

Les outils, instructions et lignes directrices relatifs la
supervision.
Des descriptions d'emploi pour la ou les personnes
charges de la gestion des stocks.

Un tel manuel est habituellement produit par le bureau central
du programme. Si le manuel n'existe pas, le responsable doit
demander au bureau central d'en produire un.
61
AUTRES SOURCES D'INFORMATION
AUTRES SOURCES D'INFORMATION

Disponible auprs de : Assistant Director for Health Policy and
Communication, Division of Reproductive Health, Centers for
Disease Control and Prevention, Mail Stop K-20, 4770 Buford
Highway, NE, Atlanta, GA 30341-3717 USA Tlphone : (770) 4885200 Fax : (770) 488-5374. Site Web : http://www.cdc.gov/
nccdphp/drh Courrier lectronique : ccdinfo@cdc.gov
Family Planning Logistics Guidelines, Centers for Disease Control and
Prevention et le Family Planning Logistics Management Project,
John Snow, Inc. Dcembre 1993. Edition espagnole, Guas Logsticas
Para Programas de Planificacin Familiar, Juin 1996.
Family Planning Methods and Practice : Africa, Centers for Disease
Control and Prevention, 1999
Disponible auprs du projet Family Planning Logistics Management,

John Snow, Inc., 1616 North Fort Myers Drive, 11th Floor, Arlington,
VA 22209 USA Tlphone : (703) 528-7474 Fax : (703) 528-7480 Site
Web : http://www.jsi.com/intl/fplm
Directives de Logistique pour la Planification Familiale (Version franaise
de Logistics Guidelines ). Dcembre 1995.
Fiches Factuelles sur les Contraceptifs (mis jour continuellement)

Pipeline V. 1.4 : Guide de l'utilisateur (un systme pour le suivi et la
planification des approvisionnements). Mai 1999.
Les Indicateurs Composites (un outil pour l'valuation et la comparaison
dans le temps des systmes logistiques). Fvrier 1997.
63
RESSOURCES/INDEX
Un Guide Pratique pour les Prvisions : Manuel de prvisions et

d'estimations des besoins en produits pour les programmes de
planification familiale et de prvention du SIDA/MST. 1994
Disponible auprs du projet Family Planning Management

Development, Management Sciences for Health, 891 Centre Street,
Boston, MA 02130 USA Tlphone : (617) 527-7766 Fax : (617) 5271363 Site Web: http : //www.msh.org
Stratgies de gestion pour amliorer les services de planification familiale :
Un compendium du management de la planification familiale, Janice
Miller et James Wolff, rd., le Projet FPMD, Management Sciences
for Health, 1996.
Amliorer la gestion des stocks de contraceptifs , Management de la
planification familiale, 1992, Volume I, Numro 4.
Guide des responsables des programmes de planification familiale : Aptitudes
et outils essentiels pour la conduite des programmes de planification
familiale, James Wolff, Linda Suttenfield, et Susanna Binzen, rd.,
Kumarian Press, West Hartford, Connecticut, 1994.
64
INDEX
INDEX
Approvisionnements en contraceptifs, rception des24
Approvisionnements, commande des21
Approvisionner3
Bon de commande et de sortie 12
exemple 13
Bon de sortie 12
exemple 14
Commande des approvisionnements 21
formule pour la 21
Conditions de stockage, questions relatives la supervision 57
Consommation moyenne mensuelle (CMM) 15
formule15
feuille de calcul 16
Couple-annes de protection (CAP) 45
comment calculer 46
Date de premption 24
Dlai de livraison moyen 17
Dlai de livraison 3, 6
Directives pour un bon entreposage 23
Distribuer3
Donnes logistiques
lments essentiels des 5
utilisation des 42
Dure de vie 25
Echantillon27
Excdent de stock 48
Exigences en surface de stockage
feuille de calcul 41
formule39
Fiche de stock 6, 36
exemple 7
Formation sanitaire 3
Gestion des stocks, questions relatives la supervision54
Insuffisance de stock 48
Intervalle de commande 3
Inventaire physique 34
exemple de formulaire38
Livrer 3
Manuel d'approvisionnement en contraceptifs 61
Mthode contraceptive 3
Niveaux maximum/minimum 15, 18
formule pour les 18
Numro de lot 28
Priode de revue 3
Pertes et ajustements 5
Physique, inventaire34
Plaintes relatives aux contraceptifs 32
Point de prestation de services 3
65
Premier Expir, Premier Sorti 24

Problmes logistiques courants 48
Produit contraceptif 3
Qualit des contraceptifs 27
comment vrifier la 27
gestion des plaintes relatives la 32
problmes associs la 31
quand vrifier la 27
Quantits maximum/minimum 15
calcul des 19
Rapport traitant des problmes de qualit des contraceptifs 31
Rception des approvisionnements en contraceptifs 24
Registre des activits quotidiennes 9
exemple 11
Rupture de stock 3
Semi-moyenne, technique de 44
Signes d'alerte en matire de qualit des contraceptifs 29
Situation des stocks, valuation de la 20
Sortie 3
Stock de scurit 17
Stock disponible 5
Stock endommag 50
Stock prim 49
Supervision, principes de 53
Systme de contrle d'inventaire
Maximum/Minimum (Max/Min) 15
Tailles des cartons (volumes) 40
Taux de consommation 5
Tendances d'utilisation des contraceptifs 42
Visite sur le terrain 54
66
Le Guide de poche de la gestion des approvisionnements en

contraceptifs est destin l'une des personnes les plus
importantes dans toute formation sanitaire ou point de
prestation de services fournissant des services de planification
familiale : la personne charge de la gestion des stocks de
contraceptifs.
Ce guide concis de gestion des stocks de contraceptifs offre des
informations faciles utiliser sur les sujets suivants :
Comment toujours garder une quantit approprie
d'approvisionnements en stock.
Comment emmagasiner les contraceptifs correctement.
Comment commander les quantits correctes.
Comment s'assurer de la qualit des contraceptifs.
Le Guide de poche contient aussi les outils pratiques suivants :
Feuilles de calcul.
Exemples de formulaires de gestion des stocks.
Instructions point par point.

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NIFICATION

Guide de Poche de la Gestion

DEPARTMENT OF HEALTH & HUMAN SERVICES

Guide de Poche de la Gestion

TABLE DES MATIRES

RESPECT DES BONNES PRATIQUES D'ENTREPOSAGE 22

UTILISATION DES DONNES LOGISTIQUES 42

PROBLMES LOGISTIQUES COURANTS, CAUSES PROBABLES,

AUTRES SOURCES D'INFORMATION 63

GUIDE DE POCHE DE LA GESTION DES APPROVISIONNEMENTS EN CONTRACEPTIFS

Afin d'offrir aux clients de la planification familiale de bons

offertes par votre programme et demandes par vos

BREF GLOSSAIRE LOGISTIQUE

Bref glossaire logistique

GESTION DES APPROVISIONNEMENTS EN CONTRACEPTIFS

Par exemple, le gestionnaire d'un centre de planification

Donnes logistiques essentielles

Pour grer correctement toute activit, y compris

GUIDE DE POCHE DE LA GESTION DES APPROVISIONNEMENTS EN CONTRACEPTIFS

Numro de stock : 47201

Produit : pilule combineLo-Femenal

Niveau de stock maximum : 4 mois

Quantit maximum : 1,360 cycles

GESTION DES APPROVISIONNEMENTS EN CONTRACEPTIFS

GUIDE DE POCHE DE LA GESTION DES APPROVISIONNEMENTS EN CONTRACEPTIFS

Remplissage de la fiche de stock

GESTION DES APPROVISIONNEMENTS EN CONTRACEPTIFS

Les colonnes Quantit Demande, Reue et Sortie sont

Le registre des activits quotidiennes

GUIDE DE POCHE DE LA GESTION DES APPROVISIONNEMENTS EN CONTRACEPTIFS

Un registre des activits quotidiennes peut tre une grande

Totaux de cette page :

Quantit de contraceptifs distribus cette visite

Planification familiale naturele

LE REGISTRE DES ACTIVITS QUOTIDIENNES

GESTION DES APPROVISIONNEMENTS EN CONTRACEPTIFS

Tablettes de mousse vaginale

GUIDE DE POCHE DE LA GESTION DES APPROVISIONNEMENTS EN CONTRACEPTIFS

Le bon de commande et de sortie

GESTION DES APPROVISIONNEMENTS EN CONTRACEPTIFS

BON DE COMMANDE ET DE SORTIE

GUIDE DE POCHE DE LA GESTION DES APPROVISIONNEMENTS EN CONTRACEPTIFS

Numro du bon de sortie : _____________

GESTION DES APPROVISIONNEMENTS EN CONTRACEPTIFS

Le systme de contrle d'inventaire

1. Ce qui vient dtre dcrit est appel un systme de commande force o

GUIDE DE POCHE DE LA GESTION DES APPROVISIONNEMENTS EN CONTRACEPTIFS

Toutefois, si la quantit distribue aux utilisateurs est

GESTION DES APPROVISIONNEMENTS EN CONTRACEPTIFS

Fixer des niveaux maximum et minimum

enregistrements des commandes et des livraisons

ci doit tre gal au moins la moiti du nombre de mois

GUIDE DE POCHE DE LA GESTION DES APPROVISIONNEMENTS EN CONTRACEPTIFS

Le niveau de stock minimum est gal au stock de scurit (en

Feuille de calcul pour dterminer

Pour obtenir le niveau de stock maximum, ajoutez l'intervalle

Feuille de calcul pour dterminer le niveau

GESTION DES APPROVISIONNEMENTS EN CONTRACEPTIFS

Calcul des quantits maximum et minimum

Feuille de calcul des quantits maximum et minimum

Chaque fois que vous recalculez la CMM, vous devez

GUIDE DE POCHE DE LA GESTION DES APPROVISIONNEMENTS EN CONTRACEPTIFS

S'agit-il d'une circonstance exceptionnelle, ou est-ce que la

demande pour ce contraceptif est en augmentation