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Guide d'laboration d'un plan de gestion des

achats et des stocks


Atelier de formation sur la gestion des achats et des stocks
Addis Abbeba, 21-25 fvrier 2005

Fonds Mondial pour la Lutte contre le SIDA, la TB et le Paludisme


email: paul.lalvani@theglobalfund.org; luca.libassi@theglobalfund.org;
habiyamberev@who.int

Sommaire
1.

Diffrentes tapes depuis l'approbation de la subvention la mise en


oeuvre

2.

Plan de la gestion des achats et des stocks: les pralables

La capacit du bnficiaire principal assurer la gestion des achats et des


stocks

Cycle de gestion des achats et des stocks

3.

Mchanisme d'change d'information sur les prix

4.

Rsum et conclusions

1. Diffrentes tapes du Fonds Mondial:


Depuis l'approbation de la subvention sa mise en oeuvre

Approbation
de la
subvention

BP prsente le
plan de GAS
au FM

Evaluation du
plan par LFA

Rvision du
Plan

A quelle tape se trouve chacun des pays


et quel niveau sera chaque pays la fin de la semaine?

Approbation du
plan par le FM
et paiement

Mise en
oeuvre

Elments cl du plan de
Gestion des Achats et des Stocks

Writing the Procurement and Supply


Management PlanVersion 1
(for PRs/SRs that conduct some or all the procurement inhouse)
Prepared by the Global Fund Procurement Team

1
Product
Selection

International &
National Laws

Version
Version 1
Version 2
Version 3

Version
Version A
Version B
Version C

PSM
CYCLE
cu 3
rem
en
t

Quality
Assurance/
Quality
Control

Pro

Page de couverture

Procurement
Policies &
Systems

5 tion
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Coordination

PRs
Institutional
Capacity
for PSM

2
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Fo cedu
Pro

Management
Information
Systems

6
E
Ra nsuri
tio
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se

Management
Capacity

4
Inventory
Management

Types of PSM Plans


PSM plan for PRs/SRs that conduct some or all the procurement in-house
PSM plan for PRs/SRs that completely outsource procurement to a procurement
agent
PSM plan for PRs that coordinate procurement conducted by SRs

Types de Plans de GAS


Plan GAS pour les Bnficiaires principaux/sous bnficiaires qui se chargent de
tout ou partie des achats en interne
Plan GAS pour les Bnficiaires principaux/sous bnficiaires qui sous-traitent
entirement les achats un agent
Plan GAS pour les Bnficiaires principaux qui coordonnent les achats effectus
par les sous-bnficiaires

La page de garde devrait comporter les informations suivantes:

Plan de Gestion des achats et des stocks


Pour une priode d'un an de

Writing the Procurement and Supply


Management PlanVersion 1
(for PRs/SRs that conduct some or all the procurement inhouse)

Prepared by the Global Fund Procurement Team

1
Product
Selection

Pays:

Version
Version 1
Version 2
Version 3

Composante:
Srie:
Phase 1 ou Phase 2:
Numro de la Subvention

Catgorie de produit

Produits pharmaceutiques

Produits mdicaux et matires premires


(hors produits pharmaceutiques)
Equipements mdicaux (rayons X, matriel de
3
laboratoire, etc.)
Services (en rapport avec GAS, par ex., AQ, SGI,
4
URM, etc.)
Produits et services non mdicaux (par ex.,
5 vhicules, ordinateurs, constructions, conseils
financiers, etc.)
2

Total

Montant total de la subvention (US $)


Achats totaux en % de la subvention
Personne (nom, titre, dpartement)responsable pour
cette subvention. Donnez le nom et les dtails de contact
(tl., courriel, etc.).
Personne (nom, titre, dpartement) responsable de
toutes les activits GAS. Donnez le nom et les dtails de
contact (tl., courriel, etc.).
Dates dintroduction:

An 1 (US$)

An 2 (US$)
(option)

Total 2 ans
(US$)

PSM
CYCLE
cu 3
rem
en
t

Quality
Assurance/
Quality
Control

Pro

International &
National Laws

Bnficiaire principal:

Procurement
Policies &
Systems

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Titre proposition/subvention:

Coordination

PRs
Institutional
Capacity
for PSM

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Pro

Management
Information
Systems

6
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Management
Capacity

4
Inventory
Management

Types of PSM Plans


PSM plan for PRs/SRs that conduct some or all the procurement in-house
PSM plan for PRs/SRs that completely outsource procurement to a procurement
agent
PSM plan for PRs that coordinate procurement conducted by SRs

Writing the Procurement and Supply


Management PlanVersion 1

Prepared by the Global Fund Procurement Team

1
Product
Selection

Procurement
Policies &
Systems

Version 3

5 ion
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Version
Version 1
Version 2

PSM
CYCLE
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Quality
Assurance/
Quality
Control

International &
National Laws

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PRs
Institutional
Capacity
for PSM

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Management
Information
Systems

Coordination

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Management
Capacity

Pro

Elments cl du plan de Gestion des Achats et des Stocks

(for PRs/SRs that conduct some or all the procurement inhouse)

4
Inventory
Management

Types of PSM Plans


PSM plan for PRs/SRs that conduct some or all the procurement in-house
PSM plan for PRs/SRs that completely outsource procurement to a procurement
agent
PSM plan for PRs that coordinate procurement conducted by SRs

Dcrire la capacit institutionnelle du BP assurer


la gestion des achats et des stocks ainsi que les
lments du cycle de GAS

Utiliser les systmes et donnes existants

Court & concis: environ 10 pages

Le processus de dveloppement du plan de GAS


doit commencer temps: difficult des BP

Incluez les annexes avec information sur les


produits acheter (e.g., quantits, prix estims,
inclusion dans la LME, tat du brvet du produit,
etc.)

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Product
Choix
du
Selection
Produit

4
Inventory
Gestion
Management
des stocks

Writing the Procurement and Supply


Management PlanVersion 1
(for PRs/SRs that conduct some or all the procurement inhouse)
Prepared by the Global Fund Procurement Team

1
Product
Selection

International &
National Laws

Version
Version 1
Version 2
Version 3

Quality
Assurance/
Quality
Control

PSM
CYCLE
cu 3
rem
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Procurement
Policies &
Systems

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PRs
Institutional
Capacity
for PSM

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Management
Information
Systems

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Management
Capacity

Pro

Elments cl du plan de
Gestion des Achats et des Stocks

4
Inventory
Management

Types of PSM Plans


PSM plan for PRs/SRs that conduct some or all the procurement in-house
PSM plan for PRs/SRs that completely outsource procurement to a procurement
agent
PSM plan for PRs that coordinate procurement conducted by SRs

Prsentez un organigramme de lunit de GAS et indiquez comment elle sinsre


dans la structure gnrale du BP, ANRM, MdF, MdS (indiquez les dpendances
rciproques ventuelles).

Capacit du BP assurer la GAS :


1.1 Capacit de gestion

MOF

e.g.
UNICEF

Procurement
Agent

Capacit du BP assurer la GAS :


1.2 Politiques, systmes et capacit dachat

Lorganisation qui sera charge des achats dispose-t-elle de rgles


crites et de manuels dtaills qui soulignent le besoin de transparence et
de concurrence? Sinon, comment et quand cette lacune sera-t-elle
comble? Veillez mettre le manuel la disposition du LFA pour examen.
Indiquez la valeur totale estime des achats raliss par ce dpartement
au cours de 12 derniers mois (pour tous les produits et toutes les sources
de financement).
Indiquez la valeur totale estime des achats raliser au cours de 12
prochains mois, compte tenu de toutes les nouvelles sources de
financement (y compris les achats financer par le Fonds mondial.
Exprimez les montants en US$ et en pourcentage de la capacit dachat
actuelle. Expliquez comment le BP grera efficacement cette
augmentation des achats.
Veuillez joindre tout commentaire ou information supplmentaires.

Capacit du BP assurer la GAS :


1.3 Systmes dassurance de la qualit et capacit
Il appartient au BP de garantir que les produits achets laide dun financement
du Fonds mondial respectent les critres ANRM en termes denregistrement,
BPF, etc.
Existe-t-il une autorit nationale de rglementation des mdicaments (ANRM) capable
denregistrer les mdicaments, de procder des inspections BPF, etc.?
Tous les produits pharmaceutiques source unique ou limite acheter sont-ils
prqualifis par lOMS ou enregistrs pour utilisation dans des pays membres du plan de
coopration d'inspection pharmaceutique ou de la confrence internationale sur
l'harmonisation des exigences techniques relatives l'homologation des produits
pharmaceutiques (ICH ou PIC)? Cette information est obligatoire pour les ARV, les
mdicaments TB, et doit tre incluse dans lannexe 2.
Si des mdicaments doivent tre achets, existe-t-il des laboratoires convenablement
quips et disposant dun personnel suffisant pour tester les produits achets laide de la
prsente subvention? Quel est le niveau de laboratoire le plus lev dans le pays (niveaux
1 3, comme dfinis par lOMS). Si des laboratoires adquats ne sont pas disponibles,
cette activit sera-t-elle sous-traite? O?
Quelle est la procdure en cas de rejet dun produit?

Capacit du BP assurer la GAS :


1.4 Droit national et international

Les BP sont tenus de respecter les lois nationales et internationales, en particulier


pour ce qui concerne les droits de proprit intellectuelle (DPI) et les brevets.
Veuillez dcrire comment le BP assurera le respect des politiques du Fonds
mondial cet gard.

Capacit du BP assurer la GAS :


1.5 Coordination

Si un pays bnficie dautres sources de financement pour la mme maladie,


indiquez comment les divers flux montaires seront utiliss (par ex., fonds
PEPFAR pour les ARV de deuxime ligne, fonds MAP pour des
provinces/districts supplmentaires non viss par le Fonds mondial, etc.). Il nest
pas ncessaire de citer le montant des subventions fournies par dautres
donateurs.
Expliquez comment la gestion des achats et des stocks sera coordonne pour
ces produits.

Capacit du BP assurer la GAS :


1.6 Capacit des systmes de gestion des informations

Dcrivez le type de SGI actuel aux niveaux central et rgional (manuel, informatis
ou mixte) et dans quelle mesure ils peuvent runir les informations relatives la valeur
des achats et au calendrier, la hauteur des stocks sur les diffrents sites, au nombre
de personnes soignes, etc.
Sil nexiste pas de SGI complet, indiquez si, quand et comment le BP entend obtenir
et mettre en place un tel systme.

Cycle de Gestion des Achats et des Stocks:


2.1 Choix du produit

Veuillez complter les colonnes pertinentes dans le tableau suivant. Si les


produits, par exemple, sont choisis sur la base de directives nationales de
traitement standard (DTS), compltez uniquement cette colonne. Les informations
sont uniquement ncessaires pour les catgories de produits indiques
(Voir Tableau la Page 4)

Cycle de Gestion des Achats et des Stocks:


2.2 / 3Procdures de prvision, planification des achats

2.2
Procdures de prvision
Dcrivez les procdures de prvision en vue de dterminer la quantit de produits
ncessaires et indiquez quelles mthodes ont t appliques pour prvoir les
besoins en produits (par ex., morbidit, consommation, capacit du service de
sant). Indiquez combien de patients doivent tre viss au cours des annes 1 et
2. Comment la hauteur des stocks a-t-elle t calcule?
2.3
Planification des achats
Lintrt de cette section est de comprendre quels biens et services vont tre
achets, quand ils seront achets et par qui, quelles procdures dachat seront
utilises et quel sera le cot total estim. Toutes ces informations doivent tre
fournies dans les annexes 1a et 1b.
Donnez un bref rsum des questions financires souleves comme la valeur
totale des achats, les produits supplmentaires inclus dans le plan GAS qui
nauraient pas t cits, etc. Assurez-vous que les budgets du plan de travail, des
annexes et de la page de garde sont cohrents.

Cycle de Gestion des Achats et des Stocks:


2.2 / 3Procdures de prvision, planification des achats
Annexe 1a: Liste des produits acheter(cots et quantits estims)
Catgorie Produit
de produit
Ex. ARVs,
anti-TB
AntiPaludisme

Dosage

Cot
unitaire
estim
(US$)
(indiquez
par
comprim,
inj., ml,
etc) *2

An 1

An 1

An 2

An 2

Quantit
estime

Cot total
(US$)

Quantit
estime

Cot total
(US$)

[1] Indiquer le nom du dpartment ou de l'organisation effectuera les achats


*2 Indiquez si vous avez des prix spciaux (ex. Fondation Clinton)

Achat
effectuer
par[1]

Mthode
d'achat
(ngociation
directe,
appel d'offre
national ou
international
, etc)

Cycle de Gestion des Achats et des Stocks:


2.4 Gestion des stocks

2.4

Gestion des stocks

Existe-t-il un espace de stockage suffisant tous les niveaux de la chane de distribution?


Donnez des estimations de lespace de stockage total existant, disponible et ncessaire en
raison des achats supplmentaires suite la prsente subvention. Sil ny a pas despace
suffisant, indiquez une solution de rechange. Reliez cette partie laugmentation prvue des
achats grce la subvention du Fonds mondial (par exemple, si le volume total est doubl, y
aura-t-il suffisamment despace de stockage?).

Existe-t-il des installations de rfrigration suffisantes? Expliquez.

Dcrivez brivement votre politique de rduction des pertes et gaspillages pour cause de
premption, de vol, de dtrioration, etc.

Le systme de gestion des stocks permet-il de collecter des donnes pour chaque site de
distribution et de traitement?

Cycle de Gestion des Achats et des Stocks:


2.5 Distribution

2.5

Distribution

Combien de points, environ, se chargeront de la distribution des produits? Faites la distinction


entre les points de distribution, par exemple, les pharmacies centrales, les magasins rgionaux
et le nombre de sites de traitement, par exemple, les hpitaux et les cliniques.

Quel sera le pourcentage approximatif du pays couvert par la distribution?

Existe-t-il des difficults significatives distribuer les produits auprs de centres de sant (par
ex. absence de routes, zone de conflit arm, trs longues distances, etc.)?

Quel est le rythme moyen de distribution auprs des centres de sant (par ex., hebdomadaire,
mensuel, trimestriel, etc.)?

Existe-t-il une capacit suffisante pour garantir la distribution des produits temps et dune
manire sre (par exemple, dans des camions bchs, des voitures, des caissons scells sur
motos, etc.?) Sinon, dcrivez des solutions de rechange comme la location ou lachat de
vhicules supplmentaires ou la sous-traitance.

Cycle de Gestion des Achats et des Stocks:


2.6 Utilisation rationnelle
2.6

Garantie dutilisation rationnelle des mdicaments

Existe-t-il un guide de diagnostic et traitement des PVVIH? Est-ce que le personnel t form
l'utilisation des ARvs?

Quelles seront les mesures appliques pour encourager le commencement et lobservance du


traitement (par ex, utilisation dune combinaison de doses fixes de mdicaments, une seule prise
par jour, emballages plastifis, ducation et assistance par la communaut, dure du traitement,
etc.)?

Existe-t-il un systme de suivi des ractions secondaires et de la rsistances des mdicaments?


Si oui, dcrivez brivement comment le systme fonctionne. Sinon, dcrivez les mesures prises
pour crer un tel systme.

2.7

Autres

Les patients/clients paieront-ils pour les produits acquis grce la subvention du Fonds
mondial? Si oui, indiquez combien le patient paiera et quoi sera destin largent.

Les patients/clients payaient-ils pour ces produits avant lintervention du Fonds mondial (
savoir laide dautres sources de financement)?

Modification du plan de GAS pendant sa mise


en oeuvre
Comme le plan couvre une periode de 2 ans, il peut tre ncessaire de modifier
les produits et les quantits acheter par exemple s'il y a eu rvision du guide de
diagnostique et de traitement.
Pour les changements importants, le BP devra fournir une justification crite au
FM . Le LFA valuera cette justification et fera une recommendation au FM qui
confirmera si ces changements sont acceptables.
Voir politique de gestion des achats et des stocks du FM, p 5.

Mchanisme de suivi des prix des mdicaments

Systme de suivi de collecte d'information


sur les prix des mdicaments achets avec
la subvention du FM et mettre cette
information la disposition du public.
Si cette information est disponible temps et
rgulirement, cela permettra au FM et aux
autres partenaires de connatre les meilleurs
prix, les meilleures sources, pour une
meilleure efficacit du programme.

Voir www.theglobalfund.org

Price Reporting Mechanism:


Sample output

+ unit price

Rsum et Conclusion
Commencer l'laboration du plan temps
Le plan doit tre simple, court et concis
Exploiter les systmes et des donnes existants
Demander de l'assistance technique si vous n'avez pas la capacit
requise
Mettre en place un systme de suivi des prix pour une meilleure
performance
Suivi des lments suivants :

Fonds demands

Fonds reus

Cot des produits achets

Valeur des produits distribus

Valeur des produits consomms