Les outils de gestion

lundi 25 janvier 2010 Anne JEZIORSKI et Benoît MAUGE, 1

Pharmaciens PAH
 Introduction

Pour une bonne gestion des stocks, il faut des outils de gestion
disponibles et remplis régulièrement.
 Grâce à ces documents, tous les produits en stocks sont
répertoriés, et leurs mouvements (entrée, sortie, etc...) justifiés.
 Une fois mis en place, ces outils de gestion mis à jour:
 Ils permettent un important gain de temps dans la
gestion du stock.
 Et permettent de savoir:

Quels sont les produits disponibles et en quelle quantité?
 Quelle est la CMM de chaque produit?
 Quand et en quelle quantité re-commander un produit?

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 Introduction

 La mise en place et la tenue régulière des documents de

gestion peuvent paraître contraignantes: de nombreux
documents sont à remplir
 MAIS, une fois réalisé, la bonne tenue de ces documents
vous fera gagner un temps précieux au final, et vous
protège.
 Tous les mouvements des produits sont enregistrés à
l'aide des différents registres.
 TRAÇABILITÉ des produits en stock et de leurs
mouvements, ce qui constitue un justificatif en cas de litige.

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 Les différents outils de
gestion
 La Fiche de stock
 Le Registre de Sortie des médicaments par malade

Le Registre de consultation/de distribution journalière
des médicaments
 Le carnet de Commande/livraison

Le Rapport de Synthèse mensuel de gestion des
médicaments
 Le Cahier de versement
 Le Cahier de péremption

La fiche des produits périmés/cassés
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 La fiche de stock:
C'est la carte d'identité d'un produit
 1 fiche pour chaque produit en stock

1 produit ( = 1 forme galénique + 1 dosage + 1 conditionnement)
= 1 DCI = 1 fiche de Stock
 La fiche de stock permet:
 De suivre chaque mouvement du produit (entrée, sortie...).
 De déterminer la CMM, afin de prévoir les quantités à
commander
 D'évaluer les pertes (stock théorique/inventaire physique,
produits périmés/cassés)
Elle est à remplir au fur et à mesure, Ne pas reporter son
remplissage, ce qui serait source d'erreurs et entrainerait une
mauvaise gestion du stock.

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 FICHE DE STOCK
Région médicale de : ZIGUINCHOR…………………………
District sanitaire : DIOULOULOU ………………
Structure sanitaire : POSTE DE SANTE DE KAFOUTINE………………………
Désignation (DCI) : PARACETAMOL ……………
Forme  COMPRIME……………………….. Dosage : 500 mg…………......
Unité : PLAQUETTE DE 10 COMPRIMES ……………………………………
Stock de sécurité: Stock maximum: Prix de vente d’une unité:

Date N° Provenance Entree Sortie Stock Remarques

ou restant
Destination
Noter la date
du
Fournisseur Quantit Quantité Quantité Noter la date
mouvement ou Patient é reçue délivrée restante en de
théorie péremption et
numéro de lot
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 L'inventaire Physique

A faire au minimum 1 fois par mois, si commande
mensuelle, et à mentionner sur les fiches de stock.
 A faire avant de passer chaque commande, pour calculer

la QAC.
 En théorie, la valeur du stock est connue grâce à la fiche

de stock MAIS l'inventaire physique permet de la mettre à

jour en cas de constatation d'un écart.
 En cas d'écart, essayer de le justifier, il peut être dû:

- À un oubli d'enregistrement de mouvement (ex: retrait de

médicaments périmés).
- A la « disparition de produits »?... il faudra surveiller!

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 L'inventaire Physique permet:
- D’identifier les écarts entre les stocks
théorique et physique.
- De réajuster les stocks.
- De déterminer quels produits et en quelle
quantité les commander.
- D’identifier les produits périmés ou détériorés.
 L'étiquette de position:

DCI – Nom Chimique

Dosage Forme Galénique

Prix de vente par unité de vente

(prix au comprimé ou à la plaquette ou par ampoule par exemple)

Stock maximum pour 1 mois :

Stock de sécurité pour une commande mensuelle
(= seuil de commande)
Stock maximum pour 15 jours:
Stock de sécurité pour une commande tous les 15 jou
(= seuil de commande)
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Le Registre de Sortie des
médicaments par malade
 Il permet d'enregistrer les quantités de produits données
aux malades.

Il contient les informations suivantes:

Date de la vente Provenance du patient

N° d'ordre Traitement donné: nom sdes
médicaments
N° d'ordonnance Quantité délivrée

ANom + Prénom
chaque + âge + sexe
fin de journée, du finPrix
à chaque total
de semaine et à chaque fin de
mois, le gérant tire un trait sur la largeur et note:
patient
 Le nombre total de clients
 Le total des recettes (en chiffres et lettres).
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 Le Registre de consultation
de distribution journalière
des médicaments
 C’est à partir du registre de sortie des médicaments
par malade que cet outil pourra être rempli.
 Pour chaque médicament, le cumul total des unités
dispensées aux patients du jour est fait.
 Ce total est alors enregistré dans la case croisement
de la ligne du médicament et de la date se sortie
correspondante.
 Pour apprécier les ruptures, il faut hachurer les cases
lorsque le médicament n’est pas disponible car en
rupture.
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 Le carnet de
Commande/livraison

Nom des
N produits et
Quantit Prix Prix
° présentation é unitaire total
commandée livrée commandé livré commandé livré

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 Le rapport mensuel de
gestion des
médicaments

On y mentionne :
 le produit,
 le solde de départ,
 le nombre de produits reçus,
 le nombre de produits sortis,
 les écarts et les ajustements,
 le solde final,
 la quantité nécessaire à commander,

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 Le cahier de versement
 Il est tenu par le gérant.
 Il permet de prouver qu’il a effectivement versé des fonds de la
recette (du jour ou de la période) au trésorier .
 Il contient les colonnes suivantes :
 Date du versement
 Nature du versement (de telle date à telle date)
 Montant du versement en chiffres et en lettres
 Signature du déposant, le gérant
 Signature du receveur, le trésorier ou son remplaçant

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 Le cahier de
Péremption
 C’est un cahier dont chaque page représente un mois de
l’année.
Chaque produit (nom, forme, dosage, n° de lot) ainsi que la
quantité reçue est notée à la page du mois et de l’année
de sa péremption, au moment de sa réception.
 Le 1er jour de chaque mois, le cahier est vérifié, les
médicaments périmés sont sortis des rayons et la
quantité des périmés retirés est notée sur une fiche,
appelée « fiche des périmés/cassés ».

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 Fiche des
Périmés/Cassés
 Elle contient les informations suivantes:
Date Désignation N° lot Quantité Prix valeur observation
/ unitaire s
forme/dosag
e

 Sur cette fiche, le gérant note les lots et les quantités de

médicaments périmés ou cassés, qui sont retirés du stock, et
mis dans une zone réservée.

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 La tenue de tous ces outils de gestion peut paraître
une perte de temps, contraignante...

Les remplir demande du temps mais leur utilisation

méticuleuse et régulière vous permettra vraiment
d'assurer une Bonne gestion de vos stocks et de vos
finances !

Et ainsi offrir un Service Médical optimal à la

population qui vous en sera forcément
reconnaissante !!!
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