Guide de rfrence rapide pour la planification de projet

Avec Microsoft Project 2010 Standard ou Professional

Un projet est une entreprise temporaire initie dans le but de fournir un produit, un service ou un rsultat unique (PMBOK).

1 Commencer un
nouveau projet
1. Crer un nouveau fichier de projet

Pour atteindre cet objectif, ds sa nomination, le chef de projet doit laborer un plan et conduire un certain nombre dactions qui lui permettront de rpondre aux exigences de son client en respectant le dlai et le budget fixs. Dans cette perspective, la planification est un acte essentiel du chef de projet. Avant de raliser cette planification, la premire tape consiste initialiser un nouveau projet, en partant dun projet vierge ou en utilisant un modle.

Pour crer un nouveau projet vierge dans Project 2010, cliquer sur Nouveau dans le menu Fichier, puis sur Nouveau projet. Pour crer un nouveau projet partir d'un modle cr prcdemment dans Project 2010, cliquer sur Nouveau dans le menu Fichier puis sur Mes Modles. A noter que le site Office.com propose de nombreux modles, accessibles en cliquant sur Plans (toujours depuis Nouveau dans le menu Fichier) il faut tre connect Internet.

2. Dfinir la date de dbut du projet 3. Dfinir le calendrier du projet 4. Enregistrer le fichier de projet

Dans longlet Projet, cliquer sur Informations sur le projet. Dans la zone Date de dbut, entrer une date de dbut pour votre projet. Dans longlet Projet, cliquer sur Modifier le temps de travail. Dterminer les horaires de travail et identifier les jours chms (jours fris par exemple) pour le projet. Dans le menu Fichier, cliquer sur Enregistrer. Aprs avoir choisi lemplacement du fichier, saisir le nom du projet dans la zone Nom de fichier. A noter que le fichier Project comporte une extension .mpp .

2 Planifier les tches

1. Saisir les tches

Lorsque le projet a t initialis, ltape suivante consiste raliser la planification du projet. Celle-ci permet daboutir un planning, avec une liste de tches et de jalons hirarchiss et lis. Dautres informations, comme les estimations des dures, charges et des dates prvisionnelles peuvent galement tre renseignes. Une nouveaut majeure de Project 2010 est le choix du mode de planification pour les tches, qui peut tre automatique ou manuel.

Cliquer sur le bouton Diagramme de Gantt situ droite de la barre dtat (en bas droite de la fentre de Project) ou choisir laffichage Diagramme de Gantt gauche de longlet Tche. Ensuite, dans la colonne Nom de la tche, saisir lensemble des tches, y compris celles qui seront converties ensuite en tches rcapitulatives ou en jalons. A noter que depuis longlet Tche, il est possible de crer directement des jalons et des tches rcapitulatives en cliquant sur les boutons Jalon et Rcapitulatif (disponibles depuis le groupe Insrer). Remarque Il est possible dafficher la Tche rcapitulative du projet via longlet Outils Diagramme de Gantt Format. Celle-ci permet de synthtiser sur une seule ligne les principales donnes du projet (dure, charge globale, dbut, fin du projet).

2. Choisir le mode de planification

La planification automatique permet dutiliser le moteur de planification traditionnel de Project. Elle est plus contraignante pour lutilisateur car un minimum dinformations est requis pour la planification. En contrepartie, la gnration du planning est facilite. La planification manuelle permet dutiliser Project comme Excel : les informations requises traditionnellement pour dcrire une tche colonnes Dure, Dbut et Fin ne sont pas requises. Des donnes textuelles peuvent tre saisies dans ces colonnes, la place de chiffres ou de dates. Ce mode de planification manuel doit tre rserv aux tches sur lesquels le chef de projet na pas ou peu de visibilit au moment de la planification. Pour choisir entre ces deux modes de planification, pour chaque tche, cliquer sur les boutons Planification manuelle ou Planification automatique disponibles depuis longlet Tche. Pour dfinir le mode de planification par dfaut, cliquer sur le bouton de slection situe sur la barre dtat (en bas gauche de lcran de Microsoft Project).

3. Hirarchiser les tches

Le principe de base consiste positionner les tches et les jalons au-dessous des tches rcapitulatives, qui reprsentent des phases ou des lots de travail. Ensuite, pour les hirarchiser, cliquer sur une tche (ou plusieurs tches), puis sur les boutons Abaisser ou Hausser disponibles depuis longlet Tche. Plusieurs niveaux hirarchiques sont possibles.

4. Saisir les dures

Cliquer sur le champ Dure d'une tche et entrer une dure, par exemple, taper 4j pour indiquer 4 jours. Pour spcifier un jalon, saisir 0j. Pour indiquer qu'une dure est une estimation, ajoutez un point d'interrogation, taper par exemple 6j?. Remarque Il est prfrable de ne pas entrer de dates de dbut et de fin pour les tches. Entrer plutt une dure et laisser Project 2010 dfinir automatiquement ces dates, qui peuvent changer en fonction des liaisons et des ressources affectes aux tches.

5. Lier des tches pour afficher les relations

Slectionner les tches lier, puis cliquer sur le bouton Lier les tches dans longlet Tche. Pour modifier le type de dpendance (par dfaut Fin Dbut), double-cliquer sur la ligne situe entre les tches modifier directement sur le diagramme de Gantt, puis slectionner une liaison de tche dans la liste Type de la bote de dialogue Interdpendance des tches.

3 Affecter les
ressources
1. Dfinir la liste des ressources

Laffectation de ressources permet dassocier aux tches les ressources ncessaires leur accomplissement. Il est possible daffecter plusieurs ressources une mme tche. En plus de ressources de travail (personnes ou toute autre ressource consommant de la charge comme une machine-outil), vous pouvez affecter des ressources matrielles (par exemple du ciment) et des ressources de cots (par exemple les frais de dplacement) aux tches.

Cliquer sur le bouton Liste des ressources de Microsoft Project).

situ droite de la barre dtat (en bas droite de la fentre

Dans la colonne Nom de la ressource, saisir les noms des ressources du projet puis dfinir leurs attributs (type de ressource, cot horaire, capacit maximale, unit pour les ressources matrielles). 2. Entrer la charge de travail ncessaire la ralisation des tches Lors de la planification des tches, les chefs de projet peuvent dterminer une estimation de la charge (quantit de travail) ncessaire pour raliser les tches. Pour entrer cette charge, ajouter la colonne Travail l'affichage Diagramme de Gantt (cliquer sur le bouton Diagramme de Gantt situ droite de la barre dtat pour lafficher). Depuis la liste qui saffiche dans len-tte de la colonne Ajouter une nouvelle colonne (situe droite de la table de donnes), choisir Travail.

3. Dfinir le type de tche

Au moment de laffectation des ressources, Project 2010 dtermine la planification de la tche en fonction du type de tche. Des modifications de dures peuvent avoir lieu au fur et mesure que des ressources sont affectes aux tches.

Fonctionnement des types de tches

Le travail, la dure et la capacit (% de l'allocation) sont dtermins par la formule suivante : Travail = Dure x Capacit. Type de tche... Si vous modifiez le travail... La dure change La dure change La capacit change Si vous modifiez la dure... Si vous modifiez la capacit... La dure change La dure change Le travail change

Tche capacit fixe Tche travail fixe Tche dure fixe

Le travail change La capacit change Le travail change

En fonction du mode de fonctionnement souhait, qui doit tre dtermin en fonction des informations primaires connues au moment de laffectation des ressources (que Project ne doit pas recalculer) et des donnes que Project 2010 doit recalculer, il est ncessaire de choisir le type de tche : Pour dfinir un type de tche par dfaut pour l'intgralit du projet, cliquer sur Options dans longlet Ficher, puis cliquer sur la rubrique Planification. Dans la zone Type de tche par dfaut, slectionner Capacit fixe (par dfaut), Dure fixe ou Travail fixe. Pour changer le type de tche pour une tche individuelle double-cliquer sur la tche. Dans la bote de dialogue Informations sur la tche qui apparat, cliquer sur l'onglet Avances puis effectuer son choix dans la zone Type de tche.

4. Affecter des ressources aux tches et inversement !

Affecter les ressources aux tches. Cliquer sur le bouton Diagramme de Gantt situ droite de la barre dtat, puis, pour chaque tche, cocher dans la colonne Noms ressources les ressources ncessaires. En cliquant sur le bouton Affecter les ressources disponibles dans longlet Ressource, il est galement possible de raliser des affectations. Pour cela, slectionner une tche, cliquer sur le bouton, choisir la (ou les) ressource(s) ncessaires puis cliquer sur le bouton Affecter. A noter que la colonne Units de la bote de dialogue Affecter les ressources permet de dterminer hauteur de combien la ressource est utilise (pour une ressource travail, fixer les units 50% permet dindiquer que la ressource sera utilise mi-temps). Affecter les tches aux ressources (uniquement pour les utilisateurs de Project 2010 Professional) Il est dsormais possible daffecter des tches aux ressources laide du planificateur dquipe. Pour accder cet affichage, cliquer sur le bouton Planificateur dquipe situ droite de la barre dtat. La partie suprieure de laffichage prsente un planning avec les disponibilits de chaque ressource. La partie infrieure affiche la liste des tches non affectes : pour les affecter, glisser-dplacer les tches vers les ressources souhaite, situes au-dessus.

5. Rsoudre les problmes de surutilisation des ressources

Aprs avoir ralis lensemble des affectations de ressources, certaines surutilisation de ressources peuvent apparatre (ds lors quelles sont utilises au mme moment sur plusieurs tches par exemple). Avec Project 2010, ces surutilisations sont signales directement partir de laffichage Diagramme de Gantt. En ralisant un clic droit sur une tche o apparat licne , il est possible de replanifier la tche la prochaine date o la ressource est disponible (commande Replanifier la prochaine date disponible du menu contextuel). Les surutilisations sont galement visibles depuis laffichage Planificateur dquipe : ds quune ressource est surutilise, un encadrement rouge apparat.

4 Dfinir la rfrence du
projet
1. Enregistrer la planification initiale

Pour pouvoir piloter efficacement un projet, il est ncessaire de comparer rgulirement la situation actuelle du projet avec le rfrentiel dengagement, matrialis dans Project par la planification initiale. Lenregistrement de la planification initiale permet de raliser une photographie un instant t du planning, qui pourra tre confrontes aux informations jour du projet.

Une fois la planification et les affectations des ressources termines et lorsque le planning propos a t approuv par le client et le management, enregistrer la planification initiale. Dans longlet Projet, cliquer sur Dfinir la planification initiale. Il est possible denregistrer jusqu 11 planifications initiales. Cliquer tout dabord sur le bouton Diagramme de Gantt situ droite de la barre dtat. Pour afficher dans le diagramme de Gantt la planification initiale, cliquer sur longlet Outils Diagramme de Gantt Format, puis choisir la planification initiale afficher en cliquant sur le bouton Planification initiale. Dans longlet Affichage, cliquer sur Table et slectionner Variation. Cette table permet de comparer les dates de dbut et de fin de chaque tche avec le rfrentiel dengagement. Pour afficher dautres donnes relatives la planification initiale (par exemple, les champs Dure planifie, Travail planifi), il est possible dafficher de nouvelles colonnes. Cliquer sur len-tte de la colonne Ajouter une nouvelle colonne (situe droite de la table de donnes) pour les afficher.

2. Afficher la planification initiale dans un Diagramme de Gantt 3. Afficher les donnes de planification dans une table

5 Mettre jour la
progression
1. Grer les modifications

La mise jour de l'avancement du projet permet de sassurer que le projet se droule correctement au fur et mesure que le travail est ralis. ce stade, il est ncessaire de se concentrer sur la gestion des modifications, la mise jour du calendrier, le suivi de la progression et la communication des informations relatives au projet.

La gestion des modifications comprend la modification des dures, des dates, des dpendances, des affectations de ressources ou des tches en fonction des modifications demandes ou des nouvelles informations. Maintenez les champs actuels jour et comparez-les la planification initiale. Il est conseill de choisir une unique mthode pour suivre l'avancement. Il est possible de saisir un pourcentage achev, les dates de dbut et de fin relles, les dures relles et restantes ou le travail rel et restant. Pour indiquer facilement un pourcentage davancement sur une tche, cliquer les boutons Achev de longlet Tche ( ). Le bouton du mme onglet permet de mettre jour lavancement des tches slectionnes conformment la date dtat. Remarque La date dtat est la date du jour, mais elle peut tre dtermine galement via la commande Informations du projet de longlet Projet. Pour saisir la dure relle (dlai dj consacr la tche) et la dure restante (dlai qui reste consacrer la tche), utiliser la commande (accessible via le bouton Marquer sur le suivi) de longlet Tche. Dans la bote de dialogue qui saffiche, saisir les champs Dure relle et Dure restante.

2. Suivre les dates et les dures relles

3. Suivre les charges et les cots rels

Pour saisir les charges et cots consomms, utiliser la table Suivi. Dans longlet Affichage, cliquer sur Table, puis choisir Suivi. Entrer les donnes d'avancement dans les champs Travail rel ou Cot rel pour chaque tche. Vous pouvez galement utiliser la table Suivi pour entrer des pourcentages davancement, des dates de dbut et de fin relles et des dures relles et restantes.

6 Communiquer les
informations du projet
1. Crer et exporter la chronologie

Une bonne communication est un facteur essentiel de russite dun projet. Project 2010 fournit de nombreuses faons d'imprimer et de distribuer les informations relatives au projet, dtailles ou globales, rapidement et efficacement. En particulier, la chronologie permet de prsenter synthtiquement les grandes phases et principaux jalons du projet.

Pour afficher la frise chronologique, cocher la case Chronologie de longlet Affichage. Pour ajouter des tches, tches rcapitulatives ou jalons la frise, les slectionner puis raliser un clic droit sur la slection et choisir la commande Ajouter la chronologie dans le menu contextuel qui saffiche (il est galement possible deffectuer un GlisserDplacer). Longlet Outils Chronologie Format permet de mettre en forme la chronologie puis de lexporter vers PowerPoint ou Outlook par exemple, via la commande Copier la chronologie (utiliser ensuite la commande Coller dans lapplication de destination).

2. Imprimer un affichage

Dfinir l'affichage actuel comme il est souhait qu'il s'imprime (choix des colonnes et de leur largeur, mise en forme du diagramme de Gantt). Ensuite, dans le menu Fichier, cliquer sur Imprimer pour faire apparatre les options dimpression. Cliquer sur Mise en page pour finaliser la mise en page (choix des marges, de len-tte et du pied de page) avant de cliquer le bouton Imprimer pour lancer limpression. Dans longlet Projet, cliquer sur Rapports visuels pour visualiser les donnes du projet sous la forme de tableaux croiss dynamiques dans Microsoft Office Excel 2010 et de diagrammes croiss dynamiques dans Microsoft Office Visio Professional 2010. Il est galement possible de visualiser des rapports qui ne ncessitent pas Excel ou Visio. Dans longlet Projet, cliquer sur Rapports. Double-cliquer sur une catgorie de rapports, puis sur le rapport prdfini. Il est possible de le personnaliser en cliquant sur le bouton Modifier. Un aperu avant impression du rapport saffiche ensuite. Pour imprimer le rapport, cliquer sur Imprimer.

3. Gnrer un rapport

7 Clore le projet
1. Crer un rapport final

Ce n'est pas parce que le projet est presque termin que le travail du chef de projet l'est aussi. Certains dtails du projet mritent peut-tre dtre finaliss et il reste obtenir l'acceptation du client pour les livrables finaux. Une bonne pratique consiste procder une session leons apprises , afin de noter les domaines d'amlioration et les meilleures pratiques pour lavenir. Il est galement ncessaire dapporter les dernires mises jour au plan du projet, avant de larchiver.

Dans longlet Projet, cliquer sur Rapports visuels pour visualiser les donnes du projet sous la forme de tableaux croiss dynamiques dans Microsoft Office Excel 2010 et de diagrammes croiss dynamiques dans Microsoft Office Visio Professional 2010. Il est galement possible de visualiser des rapports qui ne ncessitent pas Excel ou Visio. Dans longlet Projet, cliquer sur Rapports. Double-cliquer sur une catgorie de rapports, puis sur le rapport prdfini. Il est possible de le personnaliser en cliquant sur le bouton Modifier. Un aperu avant impression du rapport saffiche ensuite. Pour imprimer le rapport, cliquer sur Imprimer.

2. Enregistrer un projet sous forme de modle

Une fois le projet termin, il peut tre intressant de tirer profit des leons apprises au cours du projet en crant un modle pour les projets venir. Dans longlet Fichier, cliquer sur Enregistrer sous, puis dans la zone Type de fichier, choisir Modle.