LIVRE BLANC

GoToMeeting

Une communication efcace autour du projet : runions en ligne dans la gestion de projets.

www.gotomeeting.com

LIVRE BLANC

GoToMeeting

Sommaire
Rsum pour la direction ........................................................ 3 1. Problmes typiques dans les projets................................... 3 2. Conduite de projets dans lentreprise ................................. 4 3. La solution : Amliorez votre communication autour du projet ...................................................................... 5 4. Des runions en ligne comme outil dune communication efcace autour du projet ................................ 6 Conclusion ............................................................................. 7 Cinq conseils pratiques pour les chefs de projet ..................... 8 Citrix Online ............................................................................ 9

LIVRE BLANC

GoToMeeting

Rsum pour la direction

Quil sagisse dentreprises de taille moyenne ou des groupes : les projets font plus que jamais partie du quotidien du travail et se distinguent par des tches variables, des groupes de travail exibles et la participation de spcialistes externes. Dans ce contexte, motiver et diriger les quipes rparties gographiquement est un d croissant que les chefs de projet doivent relever. Une communication efcace autour du projet en constitue la cl. Vous dcouvrirez dans ce livre blanc davantage dinformations sur les tendances actuelles dans la conduite de projets, comment abordez les problmes typiques autour du projet au quotidien, 7 meilleures pratiques pour la communication efcace au sein de lquipe, comment les runions en ligne acclrent les processus de dcision et aident la gestion des quipes de projets disperses, 5 conseils pratiques pour les chefs de projet.

1. Problmes typiques dans les projets

Les objectifs de seulement un projet sur cinq sont atteints !
Source : Infora Selon une tude du cabinet de conseil Infora, les objectifs de seulement un projet IT sur cinq ont pu tre atteints entre 2006 et 2008. Selon la majorit des entreprises interroges, les dcits de la gestion de projet en sont la cause, et ceci sapplique aux projets dans tous les secteurs dactivit. Labsence de communication constitue dans ce rapport lun des plus grands risques. Tout responsable de projet connat la liste des problmes et de ses consquences ngatives immdiates : Les collaborateurs du projet ne connaissent quinsufsamment leurs objectifs et tches effectuer. Les blocs de travail sont nis en retard ou ne correspondent pas aux exigences. Des incomprhensions entravent la qualit et conduisent des boucles de coordination inutiles. Les collaborateurs dcisionnaires pour le projet sont dbords. Les dcisions prennent du retard. De longues dures dans la communication crite mettent en danger des chances importantes.

Une haute complexit constitue aujourdhui davantage un standard quune exception dans la conduite de projets.

LIVRE BLANC

GoToMeeting

2. Conduite de projets dans lentreprise

En gnral, plus un projet est complexe, plus les tches, les responsabilits et le besoin de coordination au sein de lquipe sont importants et une haute complexit constitue aujourdhui dans de nombreux cas davantage un standard quune exception. Un exemple ctif montre le quotidien tel quil se prsente aujourdhui dans de nombreuses entreprises: Le contrat est con directement par la direction : Pierre Dupont doit dvelopper pour un fabricant international de sucreries une barre chocolate au nouveau got fraise - fruit du dragon. En tant que chef de projet, il est invit grer une quipe internationale se composant de chimistes alimentaires, experts en got et spcialistes du marketing. Tous ensemble, ils doivent dbattre de ltat de ltude de march, dnir les armes adquats et dvelopper de nombreuses variantes de produits avec le laboratoire. En outre, de nombreuses discussions avec des fournisseurs et partenaires du monde entier sont galement de mise. Il convient par exemple de trouver les ingrdients justes ou dbaucher la stratgie de commercialisation, logo et design de lemballage inclus. Et le temps presse : la barre chocolate doit tre disponible dans seulement quelques mois dans les supermarchs, les kiosques et les stations-services, car la concurrence nattend pas.

Les collaborateurs cooprent de plus en plus entre eux en tant disperss sur plusieurs sites an de dvelopper des produits, dnir les processus commerciaux ou de discuter des nouvelles stratgies. Il nest donc plus possible aujourdhui de renoncer une collaboration intensive au sein de groupes de projets. Pour chaque projet, il sagit toujours de raliser un plan dans la dure impartie et dans le budget dni. Pour cela, les connaissances de la gestion dentreprise, de la direction du projet et des experts issus de plusieurs units organisationnelles spares, qui se retrouvent au sein des quipes, sont le plus souvent requises. Tandis que la conduite de projets relevait autrefois du domaine des ingnieurs ou des spcialistes IT, elle constitue aujourdhui dans toutes les branches et dpartements la condition pralable un dveloppement durable de lentreprise. Ceci rside entre autres galement dans le fait que de plus en plus de personnes travaillent en dplacement et que des experts sont rpartis dans les grandes entreprises du monde entier. Selon une tude de Nemertes Research, 60 70 % de tous les employs travaillent sur des sites diffrents de ceux de leurs suprieurs. Selon les rsultats de la socit dtude de march IDC, plus de 30 % des employs seront de toute faon des Mobile Workers en 2011, et nauront ainsi absolument aucun site xe. Ici se pose une question : Comment les entreprises peuvent elles tablir une culture de gestion de projets oriente vers lavenir si les collaborateurs ne se regroupent plus du tout gographiquement ? Pour porter leurs fruits, les actions en faveur de la gestion du savoir doivent suivre des objectifs oprationnels concrets et tre values rgulirement laune de ces objectifs. Communiquez les objectifs aux dcideurs, aux responsables du personnel et au personnel.

En 2011, plus de 30 % des employs seront des Mobile Workers .

Source : IDC

LIVRE BLANC

GoToMeeting

3. La solution : Amliorez votre communication autour du projet

La communication est le facteur dcisif la russite dun projet, cest ce qua constat la Deutsche Gesellschaft fr Projektmanagement e.V. (GPM), ou socit allemande de la gestion de projet, dans son tude Gestion de projet en 2008. Les meilleures pratiques suivantes peuvent vous aider amliorer votre communication autour du projet.

Meilleures pratiques
1. Formulez les objectifs en tant quinstruction daction concrte. Mauvais objectif : Rduction de la complexit de processus Meilleur objectif : Supprimer au minimum 3 des 10 tapes de processus . 2. Formulez galement toujours lobjectif global. Tous les membres du projet ne peuvent apporter leur crativit et leur comptence en termes de solution que lorsquils connaissent galement les tenants et les aboutissants du projet. 3. Dnissez des responsabilits clairement spares et xez-les par crit. Intgrez cette occasion les personnes impliques. 4. Encouragez lchange entre les collaborateurs du projet par ex. en organisant une confrence tlphonique ou Internet trois et en se limitant une courte dnition des objectifs. 5. Maintenez un contact personnel rgulier avec chaque membre de lquipe. Posez des questions ouvertes pour obtenir des avis. Exemples : Comment vois-tu la situation ? Qui devrait te soutenir davantage? Quels obstacles observes-tu ? 6. Fiez-vous la comptence spcialise de votre quipe. Demandez de manire cible quelles recommandations un collaborateur de projet donne pour son domaine de comptence. 7. Soyez persistant. Utilisez la fonction de rappel dOutlook et xez-vous des dates pour redemander des prcisions en temps rel. Les outils de gestion de projet peuvent aider encourager la communication au sein de projets, partager le savoir, conduire sans dtour les quipes vers le succs et, dans ce contexte, garder un il sur les prescriptions temporelles et budgtaires. Le recours aux confrences Internet a fait ses preuves au cours des dernires annes dans la communication au sein de projets avec des quipes disperses gographiquement. Elles permettent des rencontres rgulires sur Internet des cots ngligeables, au cours desquelles les participants parlent, mais peuvent galement travailler tous ensemble sur des documents. Les membres de lquipe peuvent participer depuis nimporte quel endroit du monde des runions de leur groupe de projet. Les quipes disperses peuvent ainsi se coordonner bien plus facilement. Par lchange personnel rgulier, des planications errones sont ainsi mentionnes sufsamment tt et sont donc galement limines plus rapidement. En Astuce : Pour contrler si la responsabilit a t clairement dnie : Laissez chaque membre du projet dcrire son propre rayon de responsabilit ainsi que sa perception de celui des autres. Comblez toutes les lacunes mises jour.
5

LIVRE BLANC

GoToMeeting

4. Runions en ligne en tant quoutil de communication de projet efcace

Les confrences en ligne crent une proximit comparable une rencontre personnelle. Les chefs de projet peuvent voir rgulirement leurs quipes, rduire la distance et encourager lchange de savoir entre elles. Assist par le logiciel, vous tes en mesure dchanger des informations avec vos collaborateurs comme sils se tenaient dans la mme salle. La meilleure condition pour former une quipe performante, forme dexperts disperss dans le monde entier.

Une collaboration plus efcace

Des runions en ligne sont organises rapidement et facilement. Fini les tches additionnelles pnibles et coteuses telles les rservations pour les voyages daffaires ou la recherche de locaux adquats pour les runions. Des voyages longs et fatigants ne sont pas ncessaires, les collaborateurs utilisent leur temps de travail de manire plus productive et communiquent avec bien plus defcacit que via le tlphone et les e-mails. Des coordinations rgulires et court terme ne constituent galement plus aucun problme pour les quipes internationales. Les avis et problmes peuvent tre fusionns sans devoir quitter son poste de travail. En outre, tous les collaborateurs sont tout aussi en forme les uns que les autres au cours des runions et ne sont pas gns par le dcalage horaire ou dautres fatigues dues au voyage. Et ce nest pas tout : tous les participants la runion sont logs la mme enseigne, personne nest avantag ou dsavantag.

Rduction des cots

Lchange pas pas et de longue haleine darguments par e-mail est supprim. Le nombre lev de messages lectroniques dans lentreprise diminue, les serveurs sont dsengorgs. Outre les confrences tlphoniques, les systmes de confrence en ligne permettent dconomiser les frais de connexion levs grce la transmission vocale intgre (voix sur IP), un avantage qui se fait particulirement ressentir dans le cadre des transactions internationales.

Interaction personnelle au-del des frontires

Tandis que la communication par messagerie lectronique est un champ particulirement propice aux malentendus, les confrences en ligne permettent une interaction directe entre les personnes, ressemblent de trs prs une runion classique et crent la conance. Les chefs de projet peuvent, grce ce support, mettre en place des structures de runion claires et galement organiser tout moment des runions spontanes: les runions de courts intervalles ne reprsentent aucun problme, mme avec des quipes disperses dans le monde. En outre, les sessions peuvent tre enregistres et ainsi documentes en toute scurit.

Productivit accrue lors des runions

Lexprience a montr que lors dune confrence en ligne, les participants en viennent plus rapidement lessentiel et scartent plus rarement du sujet. Lorsque tous les participants aux runions en ligne travaillent ensemble et en direct un seul et mme document et peuvent galement discuter entre eux comme lors dune rencontre sur place, la collaboration est galement plus plaisante. Les quipes peuvent ainsi fusionner, la productivit augmente. Qui plus est, les confrences en ligne ouvrent de nouvelles perspectives pour un travail distance et domicile exible.
6

LIVRE BLANC

GoToMeeting

Faibles investissements
Les conditions de base pour les runions en ligne sont donnes aujourdhui quasiment dans le monde entier. Pour participer une runion en ligne, il suft de disposer dun ordinateur normal avec accs Internet et dun logiciel spcial pour les confrences en ligne. Pour les prsentations, Internet remplace le vido-projecteur, les participants regardent le bureau du modrateur directement lcran et peuvent sentretenir laide dun casque et VoIP ou confrence tlphonique. Tous ont accs en temps rel des documents quils peuvent voir et diter. Pour raliser des runions en ligne, seuls de faibles investissements sont ncessaires. Le service est gnralement mis disposition via Internet. Un matriel compliqu installer nest pas ncessaire, tout comme des maintenances coteuses. Aucun risque conomique nest couru en raison des faibles investissements. Equipes virtuelles : Le nombre des collaborateurs travaillant essentiellement virtuellement a augment de 80 % au cours des cinq dernires annes. Entre 60 et 70 % de tous les employs travaillent sur dautres sites que ceux de leurs suprieurs. Source : Nemertes Research

Conclusion
Les projets sont aujourdhui un lment dterminant du quotidien des affaires dans les entreprises de toute taille. Une communication de premier ordre au sein de lquipe est ainsi dcisive pour une planication et une mise en uvre efcaces. Les chefs de projet relvent le d consistant collaborer avec des quipes disperses gographiquement et de les grer distance. Les confrences Web peuvent les soutenir. Elles facilitent lchange rgulier au sein de lquipe, permettent le dialogue personnel face face, ouvrent des conomies durables et acclrent considrablement la mise en uvre de projets. Comme les sessions peuvent tre enregistres et ainsi documentes en toute scurit, objectifs et directives sont faciles suivre et contrler. Ceci cre une transparence pour les chefs de projet et les collaborateurs. Les confrences Web sont rapidement prtes lutilisation et peu onreuses raison pour laquelle elles sont devenues un outil central de gestion de projet dans de nombreuses entreprises au cours des dernires annes.

LIVRE BLANC

GoToMeeting

Cinq conseils pratiques pour les chefs de projet

1. Etablissez la meilleure quipe
Slectionnez les collaborateurs les mieux adapts pour votre quipe et pas seulement ceux qui ont du temps ou qui sont sur place. Grce aux solutions de confrence Web, vous pouvez runir dans votre quipe galement des experts externes ou des collgues issus dautres succursales. Renseignez-vous donc pour savoir si dautres collaborateurs sont ventuellement disponibles sur dautres sites.

2. Fixez des objectifs clairs et des temps impartis

Un temps imparti clair est dcisif an que tous les participants au projet avancent dans la mme direction et puissent xer des priorits dans leur travail. Vous pouvez diviser les objectifs en phases de projet. Les temps impartis doivent tre appropris, ne doivent pas tre trop justes ni trop larges an dviter des reports.

3. Communiquez rgulirement avec votre quipe

La communication est le facteur de russite dcisif dans la conduite du projet. Dnissez les canaux dinformation et xez des runions rgulires et obligatoires. Montrez quune communication ouverte vous importe. Cela incite vos collaborateurs apporter leur savoir et faire avancer les processus.

4. Dlguez des tches

Les chefs de projet ont tendance vouloir tout faire eux mmes. Ils perdent ainsi du temps pour des tches plus importantes. Cdez des tches partielles dnies des collgues. Vous le verrez vous-mme : vous conomiserez non seulement du temps et de largent, mais mnagerez galement vos nerfs le sentiment dappartenance un mme groupe de vos collgues est galement renforc.

5. Analysez vos erreurs

Nayez pas peur danalyser encore une fois votre projet avant sa conclusion mme sil a t interrompu prmaturment. Si quelque chose a rat, vous pouvez jeter un regard sur le pass en vue de lavenir. Dcouvrez avant tout les erreurs systmatiques et rptes. Vous aurez alors appris quelque chose pour votre prochain projet.

LIVRE BLANC

GoToMeeting

Citrix Online
Citrix Online, division Online Services de Citrix Systems, Inc. (NASDAQ:CTXS) met disposition des solutions sres et conviviales en vue de la collaboration en ligne mondiale. Quil sagisse de GoToMyPCTM pour laccs et le travail sur des sites distance, GoToAssistTM pour lassurance client, GoToMeetingTM pour les runions en ligne ou GoToWebinarTM pour les sminaires Web, les clients plus de 35.000 entreprises et des centaines de milliers de particuliers optimisent facilement et efcacement leur distribution, leurs formations et leur service grce aux produits GoTo. La collaboration Web permet aux internautes de partager lcran en direct pour diter ensemble textes, calculs, graphiques et autres documents. La communication visuelle en temps rel via Internet permet de rduire considrablement les temps et les cots de dplacement et daccrotre la productivit. Qui plus est, les utilisateurs contribuent activement protger le climat et lenvironnement.

Essayez GoToMeeting :
Contacter le service des ventes Tl. +49 (0)721 35 44 99-400 Tester gratuitement GoToMeeting http://www.gotomeeting.com

Citrix Online Division 7414 Hollister Avenue Goleta, CA 93117 U.S.A. T +1 805 690 6400 info@citrixonline.com Media inquiries: pr@citrixonline.com T +1 805 690 2969

Citrix Online Europe Middle East & Africa Citrix Online UK Ltd Chalfont Park House Chalfont Park, Gerrards Cross Bucks SL9 0DZ United Kingdom T +44 (0) 800 011 2120 europe@citrixonline.com

Citrix Online Asia Pacic Level 3, 1 Julius Ave Riverside Corporate Park North Ryde NSW 2113 Australia T +61 2 8870 0870 asiapac@citrixonline.com

About Citrix Online Citrix Online solutions enable people to work from anywhere. Our products include GoToAssist for remote support, GoToManage for IT management, GoToMeeting for online meetings, GoToMyPC for remote access, GoToTraining for interactive online training and GoToWebinar for larger web events.

2011 Citrix Online, LLC. All rights reserved. Citrix is a registered trademark of Citrix Systems, Inc., in the United States and other countries. GoToAssist, GoToManage, GoToMeeting, GoToMyPC, GoToTraining and GoToWebinar are trademarks or registered trademarks of Citrix Online, LLC, in the United States and other countries. All other trademarks and registered trademarks are the property of their respective owners.
3.15.11/B-50216/PDF