Inv-Cont F

VrificationInterne
Vrificationducadredecontrledesstocks
Juin2010

Table des matires 3
Table des matires

SOMMAIRE EXCUTIF...........................................................................................................................................5
1. INTRODUCTION..............................................................................................................................................9
1.1 CONTEXTE ................................................................................................................................................9
1.2 OBJ ECTIFS.................................................................................................................................................9
1.3 TENDUE DE LA VRIFICATION .................................................................................................................9
1.4 MTHODOLOGIE .....................................................................................................................................10
2. NONC DASSURANCE.............................................................................................................................11
3. DESCRIPTION DU STOCK DE FOURNITURES LECTORALES.......................................................12
4. VALUATION GLOBALE............................................................................................................................13
4.1 CONCLUSION DE LA VRIFICATION .........................................................................................................13
4.2 GRILLE DVALUATION...........................................................................................................................13
5. OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS..........................................................................................17
5.1 CONCEPTION DU CADRE DE CONTRLE DES STOCKS ...............................................................................17
5.2 MISE EN UVRE DES CONTRLES INTERNES............................................................................................19
5.3 RLES ET RESPONSABILITS, ET SPARATION DES TCHES.....................................................................31
5.4 EXACTITUDE DES INFORMATIONS DANS LE SYSTME FINANCIER ............................................................33
5.5 J USTIFICATION DES BESOINS EN STOCKS.................................................................................................35
6. CONCLUSION.................................................................................................................................................39

Sommaire excutif 5
Sommaire excutif
Contexte
En aot 2009, le dirigeant principal de la vrification interne dlections Canada a propos, lors
de la runion du Comit de vrification, de modifier le plan de vrification de 2009-2010 de
faon y ajouter la vrification du cadre de contrle des stocks de fournitures lectorales. La
proposition a t recommande pour approbation par le Comit de vrification, et approuve par
le directeur gnral des lections. Cette recommandation faisait suite des observations faites
par le Bureau du vrificateur gnral lors de la vrification des tats financiers antrieurs de
lorganisme.

Ce rapport prsente les rsultats de la vrification portant sur la conception et la mise en uvre
des contrles relatifs aux stocks de fournitures lectorales. Lquipe de vrification a tent de
savoir si le cadre de contrle des stocks dlections Canada tait adquat pour assurer latteinte
des objectifs de lorganisme et rduire les risques relis aux stocks, et sil pouvait soutenir une
vrification externe des tats financiers fonds sur les contrles.

Le cadre de contrle est le processus conu et excut par les responsables de la gouvernance, la
direction et dautres membres du personnel afin de fournir une assurance raisonnable que les
objectifs de lorganisme seront atteints en ce qui concerne la fiabilit de son information
financire et de gestion sur le stock de fournitures lectorales.
Objectifs de la vrification
La vrification du cadre de contrle des stocks de fournitures lectorales vise fournir une
valuation indpendante la haute direction et assurer celle-ci que :
le cadre de contrle des stocks est adquat et appropri pour lections Canada;
les contrles existants ont t correctement mis en uvre;
les rles et responsabilits appropris, y compris la sparation des tches, ont t tablis;
les procdures destines assurer lexactitude de linformation dans le systme financier
sont adquates;
les besoins en stocks physiques sont correctement justifis, compte tenu des besoins
oprationnels et des options technologiques.
tendue de la vrification
La vrification a valu le cadre de contrle des stocks au Centre de distribution dlections
Canada au 440, chemin Coventry, Ottawa, o la plupart des fournitures lectorales de
lorganisme sont entreposes. La vrification a couvert seulement les contrles internes, pour
lanne financire 2009-2010, touchant les fournitures lectorales. Les articles promotionnels et
les fournitures de bureau sont comptabiliss comme dpenses lors de leur achat et ne font pas
partie de cette vrification.

6 Vrification du cadre de contrle des stocks
Conclusion
De faon gnrale, la vrification a dmontr qulections Canada dispose de processus,
pratiques, procdures et contrles appropris pour grer les stocks de fournitures lectorales.
Certaines lacunes ont cependant t observes lors de la vrification :
La documentation du cadre de contrle des stocks de fournitures lectorales est
inadquate. Pour que les contrles soient adquats et fonctionnent correctement, il
importe que la documentation des contrles soit jour.
Les documents ne contiennent pas toujours de preuves que les contrles ont t excuts.
Cela augmente le risque quun contrle ne soit pas effectu correctement, et rend difficile
la surveillance adquate par la gestion de lensemble des contrles.
Certains mouvements de stocks ne sont pas comptabiliss en temps opportun. Cela peut
entraner des erreurs dans linformation financire et de gestion concernant les stocks de
fournitures lectorales.
Une politique de dcompte cyclique et priodique, incluant un dcompte complet de fin
danne, devrait tre tablie.
La gestion des stocks devrait tre revue pour considrer les cots-bnfices des
diffrentes options technologiques modernes en gestion des stocks.

La correction de ces lacunes permettrait damliorer la gestion des stocks de fournitures
lectorales et amliorerait la qualit de linformation financire et de gestion concernant les
stocks. Elle faciliterait galement la vrification de linventaire pour les tats financiers de
lorganisme.

On peut regrouper les recommandations en 4 catgories. La documentation et les ajustements
aux contrles sont plus oprationnels et court terme; le dveloppement et lanalyse stratgique
sont plus stratgiques et long terme.

Documentation
R1 Cadre de contrle
R13 Sparation des tches
R14 Types daccs dans le SGF
R15 Rapprochement priodique
R16 Surveillance active
Ajustements aux contrles
R2 Preuves de contrles
R3 Contrle du bon de commande
R4 Comptabilisation des mouvements de
stocks
R7 Ajustements de linventaire
R8 Risque daccs
R11 Emplacement des articles en stock
Dveloppement
R5 Stocks dans les bureaux des directeurs du
scrutin
R6 Saisie de commandes internes et externes
R9 Politique de dcomptes
R10 Dcompte complet de fin danne
R12 Traitements des retours
Analyse stratgique
R17 Analyse des options technologiques et
modes de livraison
R18 Analyse des donnes concernant les
retours

Sommaire excutif 7
Voici les principales conclusions et recommandations se rattachant chaque objectif de la
vrification.

Conception du cadre de contrle des stocks
Le cadre de contrle des stocks de fournitures lectorales existe, mais doit tre amlior et
renforc. cette fin, lorganisme doit :
revoir et documenter le cadre de contrle des stocks, y compris les rles et responsabilits
des intervenants dans le processus;
sassurer que les documents utiliss pour grer les stocks contiennent une preuve que les
contrles ont t excuts.

Mise en uvre des contrles internes
Les contrles internes relatifs aux fournitures lectorales sont gnralement en place et
fonctionnent bien. Toutefois, afin damliorer davantage le fonctionnement de ces contrles,
lorganisme doit :
sassurer que les articles reus sont bien ceux qui ont t commands, en comparant le
bon de livraison avec le bon de commande original;
revoir les procdures de comptabilisation des mouvements de stocks;
sassurer que les lots et les trousses sont retirs de linventaire seulement au moment o
ils sont utiliss;
sassurer que les commandes des clients externes et internes sont retires du Systme de
gestion des fournitures (SGF) seulement lorsque les fournitures sont expdies;
effectuer tous les ajustements ncessaires la suite de modifications (dsutude, retour)
avant que le dcompte de fin danne ne soit effectu;
rvaluer le risque associ au fait que des employs autres que ceux dlections Canada
ont accs lentrept;
tablir une politique pour les dcomptes cycliques et priodiques, et faire le suivi des
rsultats des dcomptes;
effectuer un dcompte annuel complet en fin danne financire;
sassurer que le SGF indique tous les emplacements pour chaque article en stock;
revoir les procdures de traitement des retours de fournitures lectorales.

Clarification des rles et responsabilits, y compris la sparation des tches
Les rles et responsabilits lgard du cadre de contrle des stocks ne sont pas clairement
dfinis. Afin damliorer davantage le fonctionnement des contrles internes, lorganisme doit :
renforcer la sparation des tches relatives aux stocks et mettre en place des contrles
compensatoires lorsque ncessaire;
terminer la mise jour des diffrents types daccs dans le SGF.

Exactitude de linformation dans le systme financier
La surveillance du cadre de contrle des stocks doit tre amliore. cette fin, lorganisme doit :

documenter le processus relatif au rapprochement priodique et faire un suivi de tout
problme sans tarder;
sassurer que le programme de surveillance des activits lies aux stocks signale en temps
opportun les problmes et les risques identifis.

Justification des besoins en stocks physiques
Le processus danalyse des besoins en stocks doit tre amlior. cette fin, lorganisme doit :
analyser les nouvelles options technologiques actuellement disponibles pour le systme
de gestion des stocks et pour la livraison des fournitures lectorales;
analyser les retours de fournitures lectorales aprs les lections afin de valider les
besoins.

1. Introduction 9
1. Introduction
1.1 Contexte
Pour accomplir son mandat, lections Canada doit assembler des stocks suffisants de fournitures
lectorales avant chaque lection. Ces fournitures se composent principalement de publications
et de formulaires utiliss par les directeurs du scrutin et de documents distribus aux partis
politiques et aux candidats.

Au cours des cinq dernires annes, le Centre de distribution du chemin Coventry a t en tat
dalerte constant en raison de la frquence des lections. Certaines activits se sont chevauches,
comme le traitement des retours des bureaux des directeurs du scrutin et lassemblage des
fournitures pour la prochaine lection, augmentant de faon importante la charge de travail et,
par le fait mme, le risque derreurs. De plus, des modifications lgislatives, comme le projet de
loi C-31
1
, ont donn lieu la rimpression de manuels et autres documents, augmentant encore le
volume des activits relies aux stocks. Dans ce contexte, lorganisme a commenc revoir la
gestion de ses stocks ainsi que le processus des dcomptes dinventaire.

Le Bureau du vrificateur gnral, qui vrifie les tats financiers dlections Canada depuis
2003-2004, a signal des lacunes concernant le cadre de contrle des stocks de fournitures
lectorales, soit un manque de sparation des tches et labsence de mcanisme compensatoire de
revue ou de surveillance pour compenser ce manque. Le Bureau du vrificateur gnral a soulev
ces points de nouveau loccasion de la vrification des tats financiers de 2008-2009. En
rponse ces observations, lections Canada a commenc certaines activits de vrification des
stocks. Lorganisme a procd des dcomptes partiels en mai, juin et novembre 2009, et a
effectu un dcompte complet des articles lectoraux en stock au 31 mars 2010.
1.2 Objectifs
La vrification du cadre de contrle des stocks visait dterminer si :
le cadre de contrle des stocks est adquat et appropri pour lections Canada;
les contrles existants ont t correctement mis en uvre;
les rles et responsabilits appropris, y compris la sparation des tches, ont t tablis;
les procdures pour assurer lexactitude de linformation dans le systme financier sont
adquates;
les besoins en stocks physiques sont correctement justifis, compte tenu des besoins
oprationnels et des options technologiques.
1.3 tendue de la vrification
La vrification a valu le cadre de contrle des stocks au Centre de distribution du 440, chemin
Coventry, Ottawa, o la plupart des fournitures lectorales dlections Canada sont
entreposes. Elle a couvert seulement les contrles internes, pour lanne financire 2009-2010,

1
Loi modifiant la Loi lectorale du Canada et la Loi sur lemploi dans la fonction publique, L.C. 2007, ch. 21.

touchant les fournitures lectorales. Les articles promotionnels et les fournitures de bureau sont
comptabiliss comme dpenses lors de leur achat et ne font pas partie de cette vrification.
1.4 Mthodologie
Notre vrification tait fonde sur lapproche de lInstitut des vrificateurs internes et du Manuel
de lICCA. Nous avons men des entrevues avec la direction et avec les personnes cls relies
aux stocks. Par la suite, nous avons identifi et document, au nom de la direction, les activits
de contrle cls relies aux processus identifis, les objectifs de contrle pour ces activits et les
assertions connexes des tats financiers. Nous avons galement identifi les propritaires des
processus ainsi que les personnes charges de lexcution des contrles cls.

Nous devions valuer la conception de tous les contrles des stocks et nous assurer quils avaient
t mis en uvre. Pour valuer la conception de chaque contrle, nous nous sommes demand si
le contrle, considr individuellement ou en association avec dautres, permettait de prvenir ou
de dtecter les inexactitudes ventuelles et de les corriger efficacement en temps opportun.

Nous avons aussi test la conception et la mise en uvre des activits de contrle cls. Lquipe
de vrification a tenu compte de la conception de chaque contrle avant de dterminer si elle
devait en vrifier la mise en uvre. Des contrles mal conus peuvent reprsenter une faiblesse
importante pour le cadre de contrle interne de lorganisme, et lquipe de vrification les a nots
pour en faire part la direction ainsi quau Comit de vrification
2
.

2
Chapitre 5141.121 Manuel de lICCA Lorsque le vrificateur prend connaissance de faiblesses importantes dans
la conception ou la mise en uvre du contrle interne, il doit en informer le plus rapidement possible le comit de
vrification ou son quivalent. Il doit aussi en informer le plus rapidement possible la direction, au niveau
hirarchique appropri. [J ANV. 2006]

2. nonc dassurance 11
2. nonc dassurance
Selon mon jugement professionnel titre de dirigeant principal de la vrification, je suis davis
que les procdures de vrification utilises et les lments probants recueillis sont appropris et
suffisants pour appuyer lopinion formule dans le prsent rapport. Cette opinion repose sur une
comparaison entre les conditions qui prvalaient au moment de la vrification, et les critres de
vrification prtablis convenus avec la direction. Les conclusions ne sappliquent qu lentit
examine, telle que dcrite la section tendue de la vrification de ce rapport.

3. Description du stock de fournitures lectorales
Le stock de fournitures lectorales comprend des publications et formulaires utiliss par les
directeurs du scrutin pour administrer les lections, ainsi que des documents pour distribution
aux entits politiques (incluant les candidats). Les fournitures lectorales incluent des articles
individuels, ainsi que des articles assembls en trousses et en lots, et doivent tre prpares et
envoyes aux 308 directeurs du scrutin temps pour une lection. Lors dune lection gnrale,
plus de 800 tonnes de fournitures doivent tre envoyes aux bureaux des directeurs du scrutin.

Les fournitures lectorales sont entreposes au centre de distribution sur la rue Coventry
Ottawa. lections Canada utilise galement des entrepts privs, qui rencontrent les normes de
scurit ncessaires. Selon les besoins oprationnels, les fournitures lectorales sont parfois
envoyes lavance aux directeurs du scrutin, et entreposes localement.

Le SGF est utilis pour grer et comptabiliser les fournitures lectorales. Le SGF est un systme
qui a t conu pour les besoins dlections Canada. Linformation dans le SGF est utilise pour
tablir la valeur des stocks dans les tats financiers.

Aux tats financiers de 2009-2010, le bilan inclut un montant de 8,2 millions $ en stock. Le stock
de fournitures lectorales est comptabilis au cot moyen, et le cot est considr comme une
dpense lorsquil est utilis lors dune lection.

4. valuation globale 13
4. valuation globale
4.1 Conclusion de la vrification
De faon gnrale, la vrification a dmontr qulections Canada dispose de processus,
pratiques, procdures et contrles appropris pour grer les stocks de fournitures lectorales.
Certaines lacunes ont cependant t observes lors de la vrification. Les observations cls cet
gard sont les suivantes :
La documentation du cadre de contrle des stocks de fournitures lectorales est
inadquate. Pour que les contrles soient adquats et fonctionnent correctement, il
importe que la documentation des contrles soit jour.
Les documents ne contiennent pas toujours de preuves que les contrles ont t excuts.
Cela augmente le risque quun contrle ne soit pas effectu correctement, et rend difficile
la surveillance adquate par la gestion de lensemble des contrles.
Certains mouvements de stocks ne sont pas comptabiliss en temps opportun. Ceci peut
entraner des erreurs dans linformation financire et de gestion concernant les stocks de
Une politique de dcompte cyclique et priodique, incluant un dcompte complet de fin
danne, devrait tre tablie.
La gestion des stocks devrait tre revue pour considrer les cots-bnfices des
diffrentes options technologiques modernes en gestion des stocks.

La correction de ces lacunes permettrait damliorer la gestion des stocks de fournitures
lectorales et amliorerait la qualit de linformation financire et de gestion concernant ces
stocks. Elle faciliterait galement la vrification de linventaire pour les tats financiers de
lorganisme.
4.2 Grille dvaluation

Critre

Cote Explication
Recommandation
et
rponse
Objectif 1
Conception du cadre de contrle
des stocks

Cadre de contrle des
stocks de fournitures
lectorales

J
Il existe un cadre de contrle des stocks qui a
pu tre observ lors de la vrification.
Plusieurs contrles devraient tre revus pour
sassurer quil y a une preuve approprie que
les contrles ont t excuts.
La surveillance de la direction sur lefficacit
des contrles en place est insuffisante.

R2 Preuves des
contrles
Documentation complte
et jour des contrles

R
La documentation des contrles des stocks est
inadquate et incomplte.

R1 Documentation
du cadre de contrle


Critre

Cote Explication
Recommandation
et
rponse
Objectif 2
Mise en uvre des contrles internes

Rception et entreposage
des fournitures
lectorales

J
En gnral, il y a des contrles adquats pour la
rception et lentreposage des fournitures
lectorales.
Le bon de livraison devrait tre compar au
bon de commande original pour confirmer la
quantit et les articles reus.
Les documents relatifs la commande
devraient inclure des preuves que les contrles
ont t excuts.

R3 Contrle du
bon de commande
tablissement des cots
des fournitures
lectorales

V
Les fournitures lectorales sont comptabilises
au cot moyen.
Des contrles adquats existent pour le calcul
du cot moyen.

Assemblage des articles
en trousses et en lots

B
De nombreux contrles ont t observs pour
lassemblage des trousses et des lots.
Les documents devraient inclure des preuves
appropries que les contrles ont t excuts.
Les procdures relatives aux mouvements de
stocks devraient tre revues de manire les
comptabiliser au bon moment et dassurer
lexactitude de linformation sur les stocks.
R4
Comptabilisation des
mouvements de
stocks
Expdition des
fournitures lectorales

J
De trs bons contrles ont t observs pour
lenvoi des fournitures lectorales aux
directeurs du scrutin.
Les documents devraient inclure des preuves
que les contrles ont t excuts.
Il faudrait ajouter au SGF une fonction
indiquant les fournitures entreposes dans les
bureaux des directeurs du scrutin.
Les procdures devraient assurer que les
livraisons sont comptabilises dans le SGF
lorsquelles sont retires de linventaire.

R5 Stocks dans les
bureaux de
directeurs de scrutin

R6 Saisie des
commandes internes
et externes
Maintenance dun
systme dinventaire
permanent

B
Le SGF est le systme de gestion des stocks.
En gnral, il offre des fonctionnalits
adquates pour la gestion des stocks.
Les revues pouvant occasionner des
ajustements linventaire devraient tre
effectues avant le dcompte final.
La direction devrait rvaluer le risque associ
au fait que des employs autres que ceux
dlections Canada ont accs lentrept.

R7 Ajustements de
linventaire

R8 Risque daccs

4. valuation globale 15

Critre

Cote Explication
Recommandation
et
rponse
Comptabilisation des
fournitures lectorales

O
Des dcomptes partiels cycliques sont effectus
par la direction.
La cause des erreurs identifies devrait faire
lobjet dun suivi adquat.
Un dcompte annuel devrait tre effectu en fin
danne financire.
Le SGF devrait indiquer tous les emplacements
pour chaque article en stock.

R9 Politique de
dcomptes

R10 Dcompte
complet de fin
danne

R11 Emplacement
des articles en stock

R12 Traitement
des retours
Objectifs 3
Rles et responsabilits, et sparation de
tches

Rles et responsabilits

B
Les rles et responsabilits relativement aux
contrles internes devraient tre documents et
communiqus aux employs.

Sparation des tches

J
La sparation des tches nest pas toujours
adquate.
Lorsque la taille dun organisme ne permet pas
une sparation des tches complte, un contrle
compensatoire adquat devrait tre mis en
uvre.

R13 Sparation
des tches
Sparation des tches du
Systme de gestion des
fournitures

B
La mise jour des diffrents types daccs au
SGF devrait tre mene terme.

R14 Types daccs
dans le SGF
Objectif 4
Exactitude des informations dans le systme
financier

Surveillance active des
contrles internes
O
Les contrles internes devraient faire lobjet
dune surveillance active.
Les activits de surveillance devraient tre
documentes, et les rles et responsabilits
dfinis.
Le rapprochement mensuel devrait tre
considr complet lorsque les diffrences
identifies ont t rgles.

R15
Rapprochement
priodique
Suivi sur les problmes et
risques
J
Des procdures de suivi informelles ont t
observes.
Les problmes et risques reprs devraient tre
communiqus en temps opportun.

R16 Surveillance
active
Objectif 5

Justification des besoins en stocks
Options technologiques J

Certaines recherches ont t commences sur
les options technologiques de gestion des
stocks.
Une analyse des options technologiques, avec

R17 Analyse des
options
technologiques et
des modes de
livraison


Critre

Cote Explication
Recommandation
et
rponse

les cots-bnfices de chacune, devrait tre
effectue.
Lorganisme devrait valuer la possibilit
dutiliser de nouveaux modes de livraison de
fournitures grce aux technologies modernes.
Besoins oprationnels B
Il existe un systme complexe danalyse des
besoins en fournitures lectorales pour chaque
circonscription, mais il nest pas bien
document.
Une analyse des retours aprs chaque lection
devrait tre faite pour valider les besoins en

R18 Analyse des
donnes concernant
les retours

V B J O R G
Satisfaisant Amlioration
mineure
requise
Amlioration
modre
requise
Amlioration
importante
requise
Insatisfaisant Inconnu / Ne
peut tre
valu

5. Observations et recommandations 17
5. Observations et recommandations
Cette section prsente les observations, les conclusions et les recommandations pour chacun des
objectifs de vrification.
5.1 Conception du cadre de contrle des stocks
5.1.1 Cadre de contrle des stocks de fournitures lectorales
Un cadre de contrle efficace, bas sur les risques, devrait tre en place pour les stocks de
fournitures lectorales. Il devrait tre maintenu, suivi et valu, et des mesures correctives
doivent tre apportes en temps opportun lorsque des problmes sont dtects.
Le cadre de contrle, tel que dfini par le COSO et par lICCA, comprend les cinq composantes
suivantes :
lenvironnement de contrle;
le processus dapprciation des risques de lentit;
le systme dinformation (y compris les processus connexes) pertinent pour linformation
financire, et les communications;
les activits de contrle;
la surveillance des contrles.

Notre analyse a couvert la gestion des stocks, la rception, lexpdition, lentreposage,
lassemblage, les dcomptes cycliques et priodiques, les rapports financiers, ainsi que les
procdures mensuelles et de fin danne.

Selon notre analyse et nos observations, lections Canada possde un cadre de contrle des
stocks qui est gnralement adquat et appropri, mais qui comprend certaines lacunes. Les
principales lacunes observes sont les suivantes :
La documentation sur les contrles nest ni jour ni complte.
Plusieurs contrles nincluent pas une preuve montrant que les contrles ont t excuts.
Certains contrles ne sont pas excuts adquatement, ou par les personnes appropries.
La surveillance de la direction sur les activits et les contrles relatifs aux stocks de
fournitures lectorales est insuffisante.

Pour assurer lexactitude des informations provenant des systmes, il importe de crer et de
documenter des contrles appropris, et de surveiller adquatement les activits de contrle. Le
cadre de contrle devrait tre revu et document pour assurer lexistence, lexhaustivit et
lexactitude de linformation financire et de gestion concernant les stocks de fournitures
lectorales.
5.1.2 Documentation des contrles internes
La documentation des processus oprationnels relatifs aux stocks a t ralise par une firme de
consultants en 2006, et ce document a t mis jour par le Secteur des finances en 2008. On y
trouve une description des activits effectues au Centre de distribution concernant la rception,

lexpdition et lassemblage des fournitures lectorales. On y trouve aussi de linformation sur le
Systme de gestion des fournitures, les dcomptes physiques priodiques, les articles risqus et
dsuets, les retours de fournitures lectorales aprs les lections, les commandes en attente, les
ajustements dinventaires et les procdures mensuelles et de fin danne financire.

Les informations contenues dans ce document ne sont ni compltes ni jour. Le document
prsente une description des processus oprationnels, mais aucun contrle interne nest
mentionn. Les rles et responsabilits de chaque intervenant relatifs chaque processus ne sont
pas clairement prciss. Rien nindique quel contrle interne doit tre effectu chaque tape du
processus et qui en est responsable.

Lquipe de vrification a obtenu des descriptions des procdures pour chaque activit relie aux
stocks, soit la rception des fournitures, lentreposage, lexpdition, lassemblage et les
dcomptes. Ces descriptions sont relativement jour et numrent les tapes suivre pour
chaque activit, mais elles nindiquent pas les contrles internes cls.

Lquipe de vrification a donc prpar une description narrative des diffrentes tapes du
processus, en signalant les contrles existants ainsi que les contrles manquants. La direction
devrait mettre cette description jour au moins une fois par anne et faire un suivi rgulier afin
de sassurer que les contrles sont rellement effectus et sont efficaces. De plus, les rles et
responsabilits des divers intervenants dans le processus devraient y tre documents.

Pour se conformer la politique sur le contrle interne du Conseil du Trsor, tout organisme doit
avoir un cadre de contrle document pour chacun de ses processus oprationnels. Lorsque les
contrles ne sont pas documents, le risque augmente quils ne soient pas connus ou quils soient
appliqus incorrectement, compromettant ainsi la qualit de linformation financire et de
gestion concernant les stocks.

Nous avons galement constat sur les documents (bon de commande, rapport, rapprochement,
etc.) labsence de preuves dexcution des contrles, et cela pour plusieurs activits de contrle.
Labsence de telles preuves augmente le risque que le contrle ne soit pas excut et rend plus
difficile une surveillance adquate des contrles.

Recommandation
1. Le cadre de contrle des stocks devrait tre revu et document pour assurer lexistence,
lexhaustivit et lexactitude de linformation financire et de gestion concernant les stocks
de fournitures lectorales.

Rponse de la direction
Responsable : Directeur, Prparation du personnel en rgion

Nous sommes daccord avec cette recommandation.

La Direction de la Prparation du personnel en rgion va revoir et documenter tous les processus
et vrifier tous les contrles existants relativement la gestion des stocks. La Direction sengage

ajouter les contrles ncessaires manquants afin dassurer lexactitude de linformation
financire et de gestion.

Date prvue : 30 juin 2011

2. Les documents utiliss pour grer les stocks devraient inclure une preuve (signature, initiales,
date, explication de lanalyse, etc.) montrant que les contrles ont t excuts.



La Direction de la Prparation du personnel en rgion a dbut la revue du cadre de contrle.
Elle va aussi sassurer quil y a des preuves appropries que les contrles dfinis dans ce cadre
de contrles ont t excuts. Ce changement de processus sera document.


5.2 Mise en uvre des contrles internes
Afin que les fournitures lectorales soient enregistres conformment aux normes comptables du
Manuel de lICCA, lquipe de vrification sest assure que les contrles taient conus pour
permettre, soit individuellement, soit en association avec dautres contrles, de sassurer que les
assertions suivantes sont rencontres et cela pour toutes les activits relatives aux stocks :
Ralit : Les oprations et les vnements qui ont t enregistrs se sont produits et se
rapportent lorganisme.
Exhaustivit : Toutes les oprations et tous les vnements qui auraient d tre
enregistrs lont bien t.
Exactitude : Les montants et autres donnes qui se rapportent ces oprations et
vnements ont t enregistrs de faon approprie par lorganisme.
Sparation des priodes : Les oprations et les vnements ont t enregistrs dans la
bonne priode.
Classement : Les oprations et les vnements ont t enregistrs dans les comptes
adquats.

Les contrles doivent tre conus pour assurer la prvention, la dtection et la correction
efficaces des possibilits dinexactitudes importantes; ils peuvent tre constitus autant de
contrles automatiss que de contrles manuels. Une dficience du contrle interne nest pas
ncessairement elle seule suffisamment grave pour constituer une dficience importante.
Cependant, une combinaison de dficiences touchant un mme solde de compte, une mme
information fournir, une mme assertion pertinente ou une mme composante du contrle
interne peut accrotre les risques danomalies au point de constituer une dficience importante.

5.2.1 Rception et entreposage des fournitures lectorales
Le Centre de distribution doit sassurer dobtenir toutes les fournitures lectorales ncessaires
pour la conduite dune lection. Plus de 800 tonnes darticles sont assembles en vue dtre
distribues aux bureaux des directeurs du scrutin. Une grande partie de ce matriel doit tre
command, et doit ensuite tre reu et entrepos au Centre de distribution.

Lorsque des fournitures lui sont livres, le Centre de distribution sassure que :
les fournitures livres appartiennent bien lections Canada;
les articles reus sont bien ceux qulections Canada avait commands;
la quantit reue est bien la quantit commande;
les articles ne sont pas endommags;
la rception est comptabilise correctement dans le SGF.

De faon gnrale, de bons contrles ont t conus et mis en uvre cette fin. Cependant, dans
certains cas, il nexiste aucune preuve montrant que ces contrles sont excuts.

Pour que les rceptions de fournitures soient enregistres intgralement dans le systme
dinventaire, il faut que les articles reus soient exactement ceux quon a commands et quils
soient bien inscrits dans le SGF. Lquipe de vrification a constat que le bon de commande
original provenant de la section des approvisionnements nest pas compar au bon de livraison
pour confirmer que les quantits reues pour chaque article sont les mmes que celles
commandes. Ce contrle devrait tre effectu, et la personne responsable des rceptions devrait
apposer ses initiales sur la copie du bon de commande. De plus, le bon de commande devrait tre
conserv avec la copie du bon de livraison et remis au commis pour saisie dans le SGF.

Recommandation
3. Le bon de livraison devrait tre compar au bon de commande original pour sassurer que
lorganisme a reu la bonne quantit darticles ainsi que les bons articles, et le bon de
commande devrait contenir une preuve que le contrle a t excut.



La Direction de la Prparation du personnel en rgion a commenc ajouter des preuves
(initiales de la personne responsable de la rception) sur le bon de commande pour confirmer
lexactitude des quantits reues ainsi que lexactitude de larticle reu. Ce changement de
processus sera document.

Date prvue : Effectif immdiatement.

Lquipe du Centre de distribution sassure que les articles reus appartiennent bien lections
Canada en vrifiant le bon de livraison provenant du fournisseur. Par la suite, le commis la

rception sassure que la marchandise reue nest pas endommage. Si elle est endommage, elle
est retourne au fournisseur. Un contrle relatif la quantit reue est ensuite effectu, pour
sassurer que la quantit reue correspond bien celle inscrite sur le bon de commande. Nous
avons constat un bon contrle en ce qui concerne la saisie de la rception dans le SGF, avec
preuve dexcution et de supervision inscrite sur le bon de livraison.

Au cours de notre vrification des contrles pour la rception des fournitures, nous avons
remarqu que les documents ne contenaient pas de preuve quils avaient t rviss (p. ex. une
signature manuelle ou un commentaire inscrit manuellement) dans les cas suivants :
Deux diffrents comptes de la quantit reue sont effectus et on inscrit sur le bon de
livraison les quantits dcomptes, mais personne ny appose ses initiales comme preuve
que le contrle a rellement t effectu.
Sur le bon de livraison, on trouve la signature de la personne qui sest occupe de la
rception, mais aucune explication des contrles effectus par cette personne.

Labsence de preuve dexcution dun contrle augmente le risque que le contrle ne soit pas
effectu. Dans un tel contexte, des problmes peuvent passer inaperus et entraner des erreurs.
En outre, la surveillance du contrle devient plus difficile.

Recommandation (voir recommandation n
o
2, section 5.1)
5.2.2 tablissement du cot des fournitures lectorales
Afin dvaluer lexactitude des informations financires sur linventaire, nous avons vrifi les
procdures dtablissement du cot des fournitures lectorales. Notre vrification nincluait pas
les procdures relatives lachat des fournitures lectorales. Ces fournitures sont comptabilises
au cot moyen pondr. Le cot est imput aux rsultats de la priode durant laquelle les articles
sont utiliss. Dans les tats financiers de lexercice termin le 31 mars 2010, les fournitures
lectorales en inventaire ont t values $8.2 millions au bilan.

Pour toutes les fournitures lectorales en stock, le cot moyen est calcul de la manire suivante :
Articles : Le cot moyen dun article est rvalu seulement lors de la rception. Lorsque
des articles sont reus, le cot rel de larticle est extrait de FreeBalance et utilis en
conjonction avec les donnes dinventaire en cours pour calculer le nouveau cot moyen
pondr.
Trousses : Le cot moyen pondr dune trousse est rvalu chaque fois quon recalcule
le cot moyen pondr dun article qui en fait partie.
Lots : Le cot moyen pondr dun lot est rvalu chaque fois quon recalcule le cot
moyen pondr dun article ou dune trousse qui en fait partie.

Lorsquun nouvel article est entr dans le SGF, le cot dachat y est inscrit manuellement.
Seulement une personne est assigne cette tche, et elle sassure que le cot original entr dans
le SGF correspond la facture initiale. Par la suite, chaque fois que ce montant est modifi, une
entre est cre dans la table de vrification dvaluation indiquant la variation des stocks. Le
tableau inventaire sommaire est ajust en consquence.

Nous considrons que les contrles pour le calcul du cot moyen sont adquats.
5.2.3 Assemblage des articles en trousses et en lots
En vue de la distribution aux directeurs du scrutin des documents, formulaires et autres
fournitures ncessaires une lection, les articles en stock sont assembls en trousses et en lots.
Les lots comprennent des articles et/ou des trousses, et les trousses comprennent des articles.

Le stock de fournitures lectorales est compil dans le Systme de gestion des fournitures de
trois faons diffrentes : par articles, par trousses et par lots. Lors de leur achat, les articles sont
inscrits linventaire comme tant des articles en stock, et ils sont entreposs au Centre de
distribution dlections Canada.

Les lots et les trousses sont assembls partir des articles au Centre de distribution. Dans le
SGF, les articles assembls en trousses ou en lots sont retirs de la catgorie articles en
inventaire pour tre ajouts aux catgories trousse en inventaire ou lot en inventaire .
Les quantits darticles par lot et par trousse sont dtermines pour chaque circonscription selon
des donnes de la gographie lectorale ou dautres informations fournies par les directeurs du
scrutin et les secteurs daffaires concerns.

Pour lassemblage des lots et des trousses, nous avons constat que de forts contrles existent et
quils sont bien mis en uvre. Nous avons assist lassemblage de 50 trousses et avons t
satisfaits des contrles en place. Un nombre suffisant dtapes est prvu pour vrifier que les
articles requis sont rassembls adquatement (numro darticle, nombre darticles, date de
rvision, unit de distribution). Plusieurs dcomptes sont effectus afin que la bonne quantit
darticles soit prise en compte pour lassemblage, et une excellente supervision est effectue afin
que les articles soient assembls adquatement.

Lorsque lassemblage est termin, une feuille intitule Rapport dassemblage est remplie par le
responsable de lassemblage. Ce dernier y inscrit la quantit assemble, la date, le nombre
demploys ayant travaill lassemblage et le nombre dheures consacres lopration, et y
appose ses initiales. Le rapport est alors remis pour comptabilisation dans le systme. Ensuite,
une feuille de contrle dinventaire est remplie et la comptabilisation de lassemblage est inscrite
dans le systme dinventaire. On y retire les articles rassembls et on y ajoute les trousses et lots
assembls, et la personne charge de ces tapes appose ses initiales sur la feuille de contrle
dinventaire comme preuve que lassemblage a t inscrit dans le systme.

Sur le rapport, rien natteste que plusieurs dcomptes ont t effectus pour sassurer que la
quantit par article tait adquate. Labsence de telles preuves augmente le risque que le contrle
ne soit pas excut et rend plus difficile une surveillance adquate des contrles.

Recommandation (voir recommandation n
o
2, section 5.1)

Selon nos observations, il arrive rgulirement que les articles soient retirs du SGF ds que la
feuille de composition de trousses/lots est remise aux personnes responsables de rassembler les
articles. Par ailleurs, il arrive rgulirement que des articles soient enlevs physiquement des
tablettes et retirs du systme dinventaire pour ntre assembls en lots et trousses que quelques

semaines plus tard. Le fait de retirer les articles du SGF alors quils ne sont pas encore enlevs
des tablettes de lentrept fausse la sparation des priodes et le classement des oprations
dassemblage, entranant potentiellement des erreurs. Les articles doivent tre retirs de
linventaire des articles et ajouts linventaire des trousses/lots uniquement lorsquils sont
retirs de linventaire physique et apports la table dassemblage.

Recommandation
4. Les procdures de comptabilisation des mouvements de stocks devraient tre revues de
manire ce que ces mouvements soient comptabiliss au moment du changement dans
linventaire, afin dassurer une information financire et de gestion adquate.



La Direction de la Prparation du personnel en rgion travaille prsentement la revue et la
documentation des processus de comptabilisation des mouvements des stocks lors de
lassemblage des trousses et des lots afin de sassurer de lexactitude de linventaire physique et
linformation financire dans le SGF.

Date prvue : 30 Septembre 2010.

5.2.4 Lexpdition des fournitures lectorales
Il existe deux grandes catgories dexpdition des fournitures lectorales : les envois destins
aux bureaux des directeurs du scrutin et les commandes des clients internes et externes faites via
le Systme de gestion des fournitures.

Les envois destins aux bureaux des directeurs du scrutin et aux entits politiques

Les envois prdtermins distribus toutes les circonscriptions
Les envois destins lensemble des 308 bureaux des directeurs du scrutin sont envoys selon un
calendrier denvoi prtabli. Ces envois sont constitus de fournitures lectorales assembles en
trousses et en lots. Chaque envoi peut compter de nombreux lots et trousses. Lors dune lection
gnrale, chaque directeur du scrutin reoit gnralement quatre envois contenant au total une
trentaine de lots et trousses.

Ces envois sont prpars selon les procdures dassemblage du Centre de distribution, placs
dans des monoteneurs, puis stocks soit au Centre de distribution ou dans des entrepts
indpendants jusqu leur expdition vers les circonscriptions. Les entrepts indpendants
appartiennent une entreprise prive et le niveau de scurit y est trs lev. cette tape, les
lots ne sont pas retirs de linventaire dans le SGF car ils ne sont pas encore utiliss pour une
lection.

Au moment prvu dans le calendrier denvoi pour llection gnrale, les lots sont expdis aux
bureaux des directeurs du scrutin. Ils sont alors automatiquement retirs de linventaire dans le
SGF et inclus dans les dpenses, mme sils ne sont pas encore utiliss. Le SGF ne permet pas de
grer cette situation autrement.

Le fait de retirer les fournitures lectorales du systme dinventaire ds quelles sont envoyes au
bureau des directeurs du scrutin nest pas conforme au principe du classement des oprations
comptables et fausse le montant dinventaire. Pour pallier cette lacune, le groupe des finances
effectue une correction manuelle de faon remettre ces lots/trousses en inventaire dans les
livres comptables.

Nous avons constat que plusieurs bons contrles sont en place pour lassemblage des lots et des
trousses mis dans les monoteneurs. Il sagit des mmes contrles appliqus au dcompte des
quantits inclure dans les lots et trousses discuts la section relative lassemblage (4.2.3).
part le manque de preuve que les dcomptes sont effectus, nous avons constat que les contrles
cet gard sont bien appliqus.

Envois destins divers intervenants
Pour des raisons oprationnelles, il faut parfois effectuer des livraisons des intervenants autres
que les directeurs du scrutin (p. ex. tous les candidats dune province donne ou tous les agents
financiers des associations de circonscription dun parti politique).

Les commandes des clients internes et externes faites via le systme dinventaire

Il sagit de commandes individuelles inities dans le SGF par les diffrents groupes ci-dessous :

Commandes externes
Les commandes faites par le public sont inities par le personnel autoris du groupe des
Renseignements. Les articles en stock tels que des urnes vides, des atlas, des cartes et des isoloirs
non utiliss sont vendus des municipalits, des coles, des universits, des parlementaires et
des tudiants. Le prix de vente est gal au cot dachat de larticle.

Commandes internes
Le personnel autoris de chaque division dlections Canada, comme les oprations,
ladministration, les communications et les finances, peut accder au SGF et passer une
commande interne au Centre de distribution.

Commandes provenant directement des directeurs du scrutin
Les directeurs du scrutin peuvent passer des commandes dans le SGF via lintranet. Le SGF est
contrl par lagent des oprations et du matriel, qui a la responsabilit dapprouver ces
commandes.

Conclusion
De faon gnrale, nous avons constat que de bons contrles sont en place pour lexpdition des
fournitures lectorales et que les oprations dexpdition sont enregistres adquatement dans les
systmes.

Nous avons cependant constat un manque de preuves montrant que certaines activits de
contrle ont bel et bien t excutes. Nous avons aussi constat que dans certaines situations,
les oprations ne sont pas enregistres au bon moment. Labsence de preuve dexcution dun
contrle augmente le risque que le contrle ne soit pas excut. Des problmes peuvent ainsi
passer inaperus et entraner des erreurs, et il devient plus difficile de surveiller le
fonctionnement des contrles.

Le fait que certaines oprations de retrait dinventaire ne soient pas inscrites au moment
appropri fausse la sparation des priodes et le classement des oprations et peut entraner des
erreurs dans linformation financire et de gestion concernant les stocks.

Recommandations (voir recommandation n
o
2, section 5.1) :
5. Une fonction supplmentaire devrait tre ajoute dans le SGF pour permettre didentifier les
lots et trousses qui ont t envoys aux bureaux des directeurs du scrutin sans quil soit
ncessaire de les retirer immdiatement du systme dinventaire. Ces lots et trousses
devraient tre retirs du systme dinventaire seulement au moment o ils sont utiliss.



Les fonctionnalits du processus lot release seront revues et analyses afin de dterminer la
faisabilit informatique du SGF. Le but sera dajouter une fonctionnalit au SGF qui permettrait
dindiquer que les lots ont t expdis sans pour autant les rduire des stocks. Les lots et les
trousses expdis avant le dclenchement de llection seraient par consquent rduits des stocks
au moment du dclenchement de llection.

Date prvue : 30 septembre 2011

6. Pour les commandes des clients internes et externes effectues via le systme dinventaire,
nous recommandons un processus en deux tapes : 1) une fois la commande autorise dans le
SFG, la quantit serait engage; 2) une fois la quantit expdie, elle serait retire du SGF.



Une analyse dimpact au niveau de la technologie est en cours dans le but didentifier les
modifications requises au SGF afin de pouvoir retirer la quantit en stock dans le SGF au
moment de lexpdition des commandes internes et externes.


5.2.5 Le maintien dun systme dinventaire permanent
Aperu gnral
Le Systme de gestion des fournitures a t conu pour aider lections Canada grer les
fournitures lectorales ncessaires la conduite dune lection. Pour mettre en uvre la
comptabilit dexercice comme lexige la Stratgie dinformation financire (SIF), un module de
calcul des cots a t ajout au systme en 2001.

Selon nos constatations, le SGF fournit la direction linformation ncessaire la prise de
dcisions. Il est facilement utilisable, et la direction peut y obtenir des rapports pertinents pour
grer les stocks. Le systme actuel fournit des informations dtailles sur toutes les fournitures
utilises par lections Canada, et identifie sparment les lments qui sont usage interne, tels
que les fournitures de bureau grs par lAdministration, et les fournitures lectorales, qui sont
ncessaires la conduite dun scrutin ou qui sont utilises par les parlementaires.

Comme le SGF sert grer la fois des fournitures lectorales et des fournitures de bureau (non
lectorales), le systme demande dindiquer, lors dune nouvelle entre, sil sagit de fournitures
lectorales ou non lectorales. tant donn que le traitement comptable nest pas le mme dans
les deux cas, il est primordial que cette tape soit bien faite. Pour sen assurer, la direction
devrait faire des revues priodiquement concernant les diffrents types de fournitures.

Nous avons constat quun tel examen est effectu annuellement, mais pas ncessairement au
moment opportun. Tout examen qui peut occasionner un ajustement de linventaire dans le SGF
devrait tre fait avant le dcompte final de fin danne financire.

Le fait de ne pas ajuster le stock comptable avant le dcompte annuel augmente le risque que des
fournitures non lectorales soient incluses par erreur dans le solde du compte aux tats
financiers. Dans ce cas, des problmes de classement peuvent passer inaperus et entraner des
erreurs, et faire en sorte que le classement des oprations nest pas adquat.

Recommandation
7. Toute revue qui peut occasionner un ajustement de linventaire dans le SGF devrait tre faite
avant le dcompte final de fin danne financire.

Responsable : Directrice, Finances en passation de marchs

La direction est daccord avec cette recommandation et la mettra en uvre au cours de lexercice
financier en cours.

Date prvue : 31 mars 2011

Rles et responsabilits
Oprations
Le chef de la gestion du matriel et de lapprovisionnement est responsable de toute mise jour
de la liste des utilisateurs du SGF. Chaque changement est fait aprs approbation du superviseur
dun utilisateur. Il existe diffrents types daccs au SGF, et ces accs sont normalement grs
par types demploys.

Le chef de la gestion du matriel et de lapprovisionnement est aussi responsable de veiller ce
que des quantits suffisantes de fournitures lectorales soient disponibles en temps opportun en
prvision dune lection.

Administration
La Direction de lAdministration est responsable de la gestion des fournitures non lectorales,
(p. ex. enveloppes, papier usage interne). Ces fournitures sont utilises tout au long de lanne
financire de faon continue. Les fournitures non lectorales ntant pas vises par la prsente
vrification, nous navons pas analys le processus oprationnel qui sy rattache.

Centre de distribution
Les stocks de fournitures lectorales dlections Canada sont physiquement situs au 440,
chemin Coventry, Ottawa, o le SGF est galement accessible. Laccs au Centre de
distribution est fortement contrl par un agent de scurit et par des cartes daccs lectroniques
lentre. Tous les visiteurs doivent signer lentre et tre accompagns lintrieur par le
personnel du Centre de distribution.

Il y a trois locaux verrouills au 1
er
tage, et autant au 2
e
tage. Les articles risqus tels que les
reus dimpt, les bulletins de vote vierges, les bulletins de vote spciaux et des articles
promotionnels sont stocks dans ces locaux. Nous avons cependant constat que des employs
autres que ceux dlections Canada ont accs lentrept du Centre de distribution. Bien que les
articles risqus soient entreposs dans des cages cadenasses, il y a tout de mme un certain
risque de perte de stock caus par des employs autres que ceux dlections Canada.

lections Canada utilise galement dautres installations dentreposage, gres par des firmes
prives, pour entreposer les retours des bureaux des directeurs du scrutin aprs une lection en
attendant le traitement de ces retours, pour entreposer les monoteneurs en attente de livraison aux
bureaux de circonscription et pour stocker des fournitures excdentaires en cas de besoin. La
scurit ces entrepts est de haut niveau.

Recommandation
8. Le risque associ au fait que des employs autres que ceux dlections Canada ont accs
lentrept devrait tre rvalu.


Nous sommes daccord avec cette observation.

Le Centre de distribution a des locaux sous cl qui contiennent tous les articles attrayants qui
sont risque lev comme les bulletins de vote vierges, les reus des candidats et la liste des
lecteurs.

Lorganisation est consciente que le personnel de la GRC et les personnes affectes la
maintenance du btiment ont accs des espaces communs au deuxime tage du Centre de
distribution, l o lections Canada gardent les articles non attrayants ou faible risque (urnes,
isoloirs, et des botes pour la cueillette des CIE). lections Canada est prt grer ce risque.

5.2.6 La comptabilisation des fournitures lectorales
Le dcompte priodique des stocks, habituellement excut une frquence annuelle ou semi-
annuelle, consiste compter les articles en stock, comparer les rsultats avec les donnes du
systme dinventaire et rconcilier les diffrences en ajustant les donnes afin de bien reprsenter
la ralit. Ce dcompte peut galement aider identifier des causes derreur et faire les
ajustements ncessaires au contrle.

De son ct, le dcompte cyclique vise compter un nombre restreint darticles en stock une
frquence rapproche jusqu ce que tous les articles soient dcompts au moins une fois dans
lanne. Le dcompte cyclique se diffrencie du dcompte priodique par son objectif
didentifier les causes des erreurs et de les corriger la source. Il assure aussi un dcompte plus
frquent des articles qui le requirent.

Il nexiste aucune politique crite concernant les dcomptes priodiques et cycliques, mais
lobjectif de la direction est deffectuer le dcompte cyclique dau moins chaque article une fois
par anne. En raison de la rcente succession de gouvernements minoritaires, il y a eu moins de
dcomptes dans les dernires annes. En 2009-2010, lorganisme a effectu 60 dcomptes
cycliques, touchant seulement 36 % des articles. Il a cependant procd certains dcomptes
priodiques, soit un dcompte partiel en novembre 2009 et, pour la fin de lanne financire
2010, un dcompte complet des articles en stock, excluant les trousses et les lots.

Labsence de dcomptes cycliques augmente le risque que des carts ne soient pas rapidement
dtects et corrigs. Par ailleurs, labsence de dcomptes complets augmente le risque que les
fournitures lectorales ne soient pas comptabilises exhaustivement, adquatement et
prcisment, et que linformation financire et de gestion sur linventaire soit inadquate.

Recommandations
9. Lorganisme devrait tablir une politique crite concernant les dcomptes cycliques et
priodiques, faire le suivi des rsultats de ces dcomptes et prendre des mesures correctives
lorsque les carts sont importants.



La Direction de la Prparation du personnel en rgion sengage revoir et documenter les
procdures de dcomptes cycliques des fournitures lectorales dans le but deffectuer un
dcompte de chaque article en stock au moins une fois par anne selon les priorits
oprationnelles. La Direction entend galement faire un suivi sur les carts importants et les
documenter.

Date prvue : 31 dcembre 2010

10. Pour assurer la prcision du montant de linventaire en fin danne financire, un dcompte
annuel devrait tre effectu en fin danne financire.



La Direction de la Prparation du personnel en rgion sengage revoir et documenter les
procdures de dcompte en fin danne financire. La Direction entend galement faire un suivi
des carts importants, les documenter, et faire les ajustements ncessaires.


Emplacement des articles au Centre de distribution
Au Centre de distribution, lquipe de vrification a constat quaucun plan de lentrept nest
disponible et quil nest pas toujours facile de savoir o les articles sont rangs. Par exemple, il
arrive quon trouve des botes dun numro darticle dans une range et un tage de lentrept et
que lon trouve des botes du mme numro darticle dans une autre range du mme tage ou
dun tage diffrent. Le fait que tous les emplacements pour un mme numro darticle ne soient
pas indiqus dans le systme augmente le risque que la liste dinventaire ne soit pas intgrale, et
rend la tche des employs plus difficile. Il existe une indication demplacement pour les articles
dans le SGF, mais nous avons constat que cette information tait souvent inexacte, ou quil
ntait pas mentionn que lon pouvait trouver larticle deux endroits diffrents.

Recommandation
11. Le Systme de gestion des fournitures devrait indiquer tous les emplacements pour chaque
article afin dassurer lefficacit de la gestion des stocks et lintgralit de la liste
dinventaire.



Prsentement, un rapport existe qui prcise lemplacement physique de tous les articles en stock.
Nous croyons important toutefois de renforcer aux employs limportance de suivre ces
procdures et assurer un suivi priodique des changements de locations des articles en stock.


Gestion des stocks dsuets
Les responsabilits ne sont pas clairement dfinies en ce qui concerne le traitement des stocks
dsuets. Lors de notre vrification, nous navons pu identifier clairement les personnes qui
autoriseraient une radiation dans le systme ou la destruction de stocks dsuets. Aucune
documentation sur ce rle nest disponible. Cette situation pourrait entraner une pnurie de stock
adquat lors dune lection, ou des dpenses dentreposage inutiles.

Retours de fournitures lectorales
Il nexiste aucune politique sur les retours de fournitures lectorales aprs une lection. Le
traitement des retours dans le systme peut prendre jusqu six mois. Plusieurs raisons ont t
voques pour expliquer ce dlai, dont le manque despace au Centre de distribution, le manque
de personnel et la priorit accorde aux prparatifs pour la prochaine lection. Ce dlai dans le
traitement des retours cause des erreurs invitables sur la quantit et la valeur relles des
fournitures en stock, ce qui peut fausser les informations dans le systme financier et occasionner
des dpenses supplmentaires.

Recommandation
12. Les procdures de traitement des retours de fournitures lectorales devraient tre revues afin
dassurer une bonne gestion et une comptabilisation adquate des stocks.



En rgle gnrale, tous les fournitures lectorales retournes au Centre de distribution
dlections Canada par les DS sont traites ds leurs rceptions et par la suite remis en stock. Ce
processus peut prendre jusqu six mois avant dtre entirement complt.

Toutes les fournitures pouvant tre rutilises pour un vnement lectoral subsquent sont
remises en stock et un ajustement est fait dans le SGF; toutes les fournitures qui sont considres
dsutes sont envoyes une usine de recyclage et toutes les fournitures qui sont de nature
dlicate sont conserves pour une priode de temps prolonge (tel que spcifi par la Loi
lectorale du Canada), ou disposes de manire scuritaire.


Lorsquun gouvernement minoritaire est lu, le traitement des retours de fournitures lectorales
par les DS devient moins urgent, la priorit est dirige vers lachat et lassemblage des
fournitures lectorales pour la prochaine lection gnrale qui pourrait tre appele tout
moment.

Nous proposons une revue du processus relatif au traitement des retours de fournitures
lectorales, qui sera effectu par un consultant spcialis en gestion des stocks. Cette revue
permettra d'identifier des approches alternatives pour le traitement des retours de fournitures
lectorales suite l'lection d'un gouvernement minoritaire.


5.3 Rles et responsabilits, et sparation des tches
5.3.1 Rles et responsabilits
La responsabilit de la mise en place dun cadre de contrle appropri et efficace incombe aux
gestionnaires de lorganisme. La conception des contrles internes doit tablir les rles et
responsabilits des diverses personnes impliques dans les processus lis aux stocks.

Nous avons constat que les rles et responsabilits lgard du cadre de contrle des stocks ne
sont pas clairement tablis, ne sont pas bien compris de tous et ne sont pas adquatement
documents. Cela augmente le risque que le cadre de contrle ne fonctionne pas efficacement et,
par le fait mme, que des erreurs se produisent.

Recommandations (voir recommandation n
o
1, section 5.1)
5.3.2 Sparation des tches
Le but de la sparation des tches est dassurer que les erreurs sont dceles et de limiter les
risques de dissimulation dirrgularits ou derreurs. Il convient dorganiser les tches de faon
que, pour une mme opration, une mme personne ne puisse pas tre en mesure de commettre
des omissions, des erreurs ou des fraudes et de les dissimuler dans le cours normal des tches qui
lui sont confies.

lections Canada doit viter dattribuer une mme personne des tches incompatibles
comprenant la fois :
la conservation des fournitures lectorales;
lautorisation des oprations lies ces fournitures lectorales;
lenregistrement des oprations y affrentes;
lexcution de la tche;
le contrle.

Lorsquune mme personne exerce des fonctions incompatibles, le risque derreur
intentionnelle ou non est plus lev.

Voici des situations o nous avons relev une sparation inadquate des tches :
Certains employs affects lentrept ont accs aux stocks physiques et peuvent
galement apporter des modifications dans le SGF.
Certains employs qui ont lautorit de dclencher des dcomptes cycliques ont accs aux
stocks physiques et peuvent aussi entrer dans le SGF les ajustements rsultant de ces
dcomptes.

lections Canada est une petite entit, avec un personnel rduit, ce qui peut limiter les
possibilits de sparation des tches. Dans les cas o il est difficile dassurer une bonne
sparation des tches, la direction doit exercer une surveillance accrue et mettre en place des
contrles compensatoires appropris.

Recommandation
13. lections Canada devrait renforcer la sparation des tches pour les activits relatives aux
stocks, et mettre en uvre des contrles compensatoires lorsque la sparation des tches est
impossible.



La sparation des tches sera galement aborde lors de la revue du cadre de contrle. Les
procdures relatives la sparation des tches au niveau de la gestion des stocks ont
commences tre mises jour et documentes. Les procdures relatives la rception des
fournitures lectorales ont t mises jour et documentes par exemple, la personne responsable
des rceptions ne fait plus la saisie de la rception dans le SGF.


5.3.3 Sparation des tches dans le SGF
Le chef de la gestion du matriel et de lapprovisionnement est responsable de toute mise jour
de la liste des utilisateurs du SGF. Chaque changement est fait aprs approbation du superviseur
dun utilisateur. Il existe diffrents types daccs au SGF, et ces accs sont normalement grs
par types demploys.

Lquipe de vrification a constat que plusieurs types daccs taient disponibles, mais
quaucune directive nindiquait quel type daccs devait tre attribu pour chaque type
demploy. Une mise jour des diffrents types daccs par types demploys est en cours afin
de mieux moduler laccs aux diffrentes fonctions du SGF.

Recommandation
14. La mise jour des diffrents types daccs par types demploys devrait tre complte afin
que laccs diffrentes fonctions du SGF soit limit aux employs autoriss.



La direction terminera la mise jour des diffrents types dutilisateurs et des diffrents types
daccs actuellement en cours. Cette revue permettra dassurer que la sparation des tches est
approprie.

Date prvue: 31 dcembre 2010

5.4 Exactitude des informations dans le systme financier
Lquipe de vrification a valu la pertinence des activits de surveillance sur le contrle des
stocks afin dassurer lexactitude des informations financires et de gestion concernant les

Notre analyse des procds en place a rvl que les activits de surveillance en question ne sont
pas suffisamment documentes. De plus, certains problmes ou risques constats dans ce
domaine pourraient ne pas tre communiqus et corrigs dans des dlais raisonnables.
5.4.1 Suivi et contrle des procdures par la direction
Afin dassurer lexactitude de linformation provenant dun systme financier, il importe non
seulement dtablir de bons contrles, mais aussi de surveiller adquatement ces contrles.

Lquipe de vrification a observ que des procdures de surveillance et de suivi existent pour le
contrle des stocks, mais ne font pas lobjet dune documentation suffisante. Plusieurs
procdures ne sont pas documentes et ne peuvent tre identifies. Consquemment, il est trs
difficile pour la direction de dterminer si les procdures ou les politiques sont respectes. Il est
difficile aussi de bien cerner les rles et les responsabilits de chacun des employs ainsi que de
la direction. Une bonne documentation du processus de surveillance faciliterait la tche de
chacun, et les rles et responsabilits de chacun seraient beaucoup plus clairs. Cela permettrait
dassurer un suivi adquat sur les divers contrles en place.

Nos entrevues avec le personnel de la Direction des finances reli au contrle des stocks nous ont
permis de constater que les directeurs effectuent certains suivis et contrles pour certaines
procdures afin dassurer lexactitude de linformation financire produite par le systme. Par
exemple, des rapprochements dinventaire mensuels sont prpars. Ces rapprochements tiennent
compte des achats, des envois, des retours, des ajustements et des articles dsuets. Il existe donc
un processus pour rapprocher le systme FreeBalance et le SGF. Cependant, les problmes
dcels dans les rapprochements ne font pas toujours lobjet dun suivi rapide.


Les activits de surveillance des contrles internes devraient tre documentes. Les procdures
relatives la surveillance des contrles des stocks devraient galement tre documentes, en
prcisant clairement les rles et responsabilits de chacun.

Recommandation
15. Le processus relatif au rapprochement dinventaire priodique devrait tre document, et
tout problme dtect lors du rapprochement devrait faire lobjet dun suivi en temps
opportun.

Responsable : Directrice, Finances et passation de marchs

La direction est daccord avec cette recommandation. Le processus de rapprochement priodique
sera document dici le 31 dcembre 2010.
De plus, un suivi en temps opportun des problmes relevs lors des rapprochements priodiques
a dj t mis en place et une description de ce suivi sera intgre dans la documentation ci-haut
mentionne.


5.4.2 Identification et communication des risques et problmes.
Pour assurer une surveillance active des contrles, il importe davoir des procds non seulement
pour valider le bon fonctionnement des contrles, mais aussi pour traiter sans dlai les problmes
ou les occasions damlioration qui ont t identifis.

Par ailleurs, pour assurer une gestion efficace des risques, la direction doit pouvoir dtecter et
valuer les risques importants pouvant influencer les objectifs de lorganisation. Les
informations relatives aux risques doivent circuler rapidement au sein de lorganisation pour que
les intervenants puissent prendre les mesures appropries.

lheure actuelle, lections Canada ne possde pas de programme formel de surveillance active
et de suivi pour le contrle des stocks. Il nexiste pas non plus de documentation sur les faons
de procder pour signaler un risque ou un problme touchant le systme dinventaire. Si les
risques et les problmes ne sont pas communiqus aux personnes concernes dans un dlai
raisonnable, la direction aura plus de difficult prendre les dcisions appropries.

Recommandation
16. Le programme de surveillance de linformation financire lie aux stocks de fournitures
lectorales devrait tre mis en place et communiquer en temps opportun les problmes et
risques identifis.

Responsable : Directrice, Finances et passation de marchs

La direction est daccord avec cette recommandation. Un programme de surveillance active
couvrant l'information financire lie aux stocks de fournitures lectorales sera tabli et
document dici le 31 Mars 2011. Entre temps, des vrifications priodiques continueront d'tre
effectues.


5.5 Justification des besoins en stocks
Pour assurer une bonne gestion des stocks, il est important davoir la bonne quantit de
fournitures lectorales disponible au bon moment et au bon endroit. lections Canada devrait
effectuer des analyses priodiques de ses besoins oprationnels pour sassurer de maintenir des
stocks adquats de fournitures lectorales. En outre, il conviendrait denvisager le recours de
nouvelles options technologiques, comme par exemple les documents lectroniques
tlchargeables.
5.5.1 Les options technologiques et les besoins oprationnels
Les changements technologiques ouvrent de nouvelles possibilits. Pour sassurer que le systme
actuel de gestion des stocks est le plus appropri pour lections Canada, il serait important de
faire une revue priodique des options technologiques disponibles, en valuant les diverses
options en termes de cots-bnfices.

Une revue du systme de gestion des stocks a t entreprise, et la dernire bauche de cette revue
est date de juillet 2008. Ltude conclut que le SGF couvre le cycle complet dachats, mais quil
lui manque certaines composantes cls associes la gestion moderne des stocks. Il est peut-tre
possible damliorer certaines composantes du systme actuel, mais ltude nindique pas
lesquelles, ni les cots-bnfices des options de rechange proposes. tant donn ltat constant
de prparation lectorale, aucune action lie ce projet ntait en cours au moment de notre
vrification.

Dans le contexte actuel de prparation lectorale, lections Canada na pas pu tudier et
implanter de nouvelles formes de livraison des fournitures lectorales. Certaines options
technologiques ont t envisages, mais il ny avait, au moment de notre vrification, aucun plan
pour leur mise en uvre. La direction a indiqu son intention daborder lanne prochaine la
question de la rduction des stocks avec lutilisation de formulaires lectroniques. Lobjectif
serait que les directeurs du scrutin puissent accder lectroniquement certains formulaires et les
imprimer leurs bureaux. Cela permettrait de rduire les cots dentreposage et de livraison des
fournitures lectorales, et de rduire le risque que des fournitures primes restent entreposes.

lections Canada pourrait tirer avantage de certaines nouvelles options technologiques lies la
gestion de linventaire, qui pourraient augmenter lefficience du processus et en rduire les cots.
Il serait appropri pour la direction de faire un examen du systme actuel de gestion de

linventaire et valuer les cots-bnfices du systme actuel et des autres options modernes
disponibles. De plus, lutilisation de solutions technologiques modernes, comme les documents
lectroniques, pourraient rduire les besoins en inventaire et galement contribuer rduire de
dsutudes des articles en stock.

Recommandation
17. La direction devrait analyser les diffrentes options technologiques disponibles pour la
gestion des stocks et la livraison des fournitures lectorales. Cette analyse devrait valuer
les cots-bnfices des diffrentes options et dterminer celles qulections Canada
aurait intrt mettre en uvre.



Le plan oprationnel de la direction prcise quun appel doffre sera lanc au cours des prochains
mois afin de retenir les services dune firme spcialise en systmes de gestion dentrepts
(Warehouse Management Systems) dans le but didentifier diffrentes options technologiques
novatrices dans la gestion des stocks.

Date prvue : 31 Mars 2011

Une analyse plus approfondie des formulaires existants sera effectue dans le but de les convertir
en format lectronique et ainsi rduire la quantit de matriel qui serait expdi aux directeurs du
scrutin en prparation pour et durant la 42
ime
lection gnrale.

Date prvue : processus continue jusquau moment deffectuer lacquisition du matriel pour la
42
ime
lection gnrale.

5.5.2 Justification des besoins oprationnels en inventaire
Un bon systme de gestion des stocks permet de gnrer des commandes et dassurer les
approvisionnements dune faon efficace et efficiente. Mais il est important de commander la
bonne quantit au bon moment pour chaque article en stock. Il faut aussi avoir des contrles
permettant dobtenir une justification approprie des articles en stock. Ces contrles peuvent tre
informatiss ou manuels et doivent tre documents.

Les rapports disponibles dans le systme dinventaire sont souvent les outils utiliss afin de
justifier une demande dachat ou une demande de stock. Un systme doit tre capable de gnrer
des rapports sur lutilisation des articles, sur lhistorique des oprations, sur les tendances, sur les
cots, sur les besoins et sur les rapprovisionnements ainsi que divers rapports pouvant aider
justifier les besoins dachat et/ou de renflouement des stocks.

Nous avons constat que certains procds et contrles assurent actuellement la justification ou
la ncessit du besoin de stock. Ainsi, le Systme de gestion des fournitures est capable de

fournir une multitude de rapports, par exemple sur les quantits en stock et sur les quantits
ncessaires par lot et par trousse dassemblage. Ces rapports servent dterminer les quantits
requises pour lassemblage du matriel de la prochaine lection, de mme que les quantits
commander. Des contrles manuels et des approbations par signature sont galement utiliss afin
dassurer la ncessit et lautorisation des achats. Nous avons galement repr dans le systme
plusieurs contrles informatiques daccs, de cration de bons de commande et dapprobation
lectronique par le directeur. Tous ces contrles permettent de justifier les besoins de
linventaire.

Certaines lacunes ont aussi t releves, touchant la documentation de la justification, les besoins
en stock, ainsi que linformation sur les retours et les ratios.

Documentation du processus dachat
Au moment de la vrification, il nexistait pas de processus dachat crit et document.
Cependant, il existait une bauche de document interne expliquant les tapes importantes du
processus dachat, qui a t prpare avec laide de consultants externes. Ce document na jamais
t rvis et approuv par la direction. Par ailleurs, il nillustre pas la faon dont une demande de
fournitures ou dinventaire est gnre, et comment elle doit tre justifie.

Selon nos observations, le processus de gnration de commande semble complexe, car plusieurs
rapports et calculs complexes sont utiliss afin de renflouer les stocks. Plusieurs tapes
manuelles et informatiques doivent tre franchies avant den arriver lachat de fournitures
lectorales ou autres. Plus les tapes sont nombreuses dans un processus, plus le risque derreur
est lev. Le manque de directives et de documentation sur les faons de procder augmente
aussi le risque derreurs, dachats inutiles ou de pnuries de fournitures.

Une documentation expliquant clairement la faon de procder ainsi que les rles et
responsabilits des intervenants garantirait mieux une justification adquate des besoins en
stocks de fournitures lectorales.

Retours de fournitures lectorales
Lutilisation de linformation sur les retours de fournitures lectorales aiderait grandement les
gestionnaires dterminer la bonne quantit de matriel envoyer chacun des directeurs du
scrutin. Selon nos observations, aucun ratio ni aucune information nest disponible sur les retours
darticles aprs un scrutin. lections Canada est conscient que plusieurs articles sont retourns
par les directeurs du scrutin, mais ne dispose pas dinformation en termes de quantits ou de
pourcentages sur les articles retourns.

Les retours de fournitures peuvent indiquer que les besoins de stocks ont t mal valus au
dpart. Lachat darticles en trop grandes quantits peut entraner des cots dentreposage
inutiles et mme engendrer des cots de dsutude.

Linformation sur les retours de fournitures lectorales serait dune grande utilit dans le calcul
des quantits requises pour une lection gnrale. Ces donnes permettraient de confirmer si les
formules de calcul actuellement utilises sont les bonnes ou si un ajustement est ncessaire.

Recommandation
18. Une analyse des retours aprs une lection devrait tre effectue afin de valider lexactitude
des besoins identifis en fournitures lectorales.



Une analyse des donnes relativement au matriel retourn par les directeurs du scrutin suite la
dernire lection gnrale et remis en inventaire est en cours. Nous planifions dvelopper un
processus rigoureux danalyse des retours du matriel lectoral suite la 41
ime
lection gnrale
dans le but didentifier les articles pour lesquels les quantits expdies taient excessives.

Il sera important dincorporer dans nos assemblages futurs une certaine gestion du risque en se
basant sur les rsultats de cette analyse.

Date prvue : processus continue jusquau moment deffectuer lacquisition et lassemblage du
matriel pour la 42
ime
lection gnrale.

6. Conclusion
La prsente vrification a t effectue en rponse aux observations faites par le Bureau du
vrificateur gnral dans le cadre de la vrification des tats financiers dlections Canada. Nous
tenons remercier le personnel charg de la gestion des stocks de fournitures lectorales pour sa
collaboration, qui tait essentielle la prparation dun rapport de vrification objectif et utile.

La mise en uvre des recommandations dans ce rapport devrait permettre de faciliter le
processus de vrification des tats financiers, en plus damliorer la gestion des stocks et de faire
en sorte que la direction reoive une information financire et de gestion sur le stock de
fournitures lectorales exacte permettant de mieux supporter la prise de dcision.

Inv-Cont F

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