GUIDE DE FORMATION DES GESTIONNAIRES DES COOPERATIVES VILLAGEOISES DU PNBA
DOCUMENT DE FORMATION
Par Ahmed OULD SIDATY, Consultant Indpendant
Octobre 2008
2 TABBLE DE MATIERE
Introduction...............................................................................................................................3 Premire partie: La gestion administrative des coopratives...................................................4 Module. 1 : Principes de gestion et fonctionnement des coopratives ....................................5 1. Objectifs des coopratives ...................................................................................................6 2. Ressources des coopratives ..............................................................................................6 3. Qualit de membre...............................................................................................................6 4. Perte de qualit de membre.................................................................................................6 5. Reprsentation.....................................................................................................................7 6. Les instances des coopratives ...........................................................................................7 6.1 LAssemble gnrale....................................................................................................7 6.2. Conseil dAdministration................................................................................................8 6.2.1. Missions du Conseil dAdministration.........................................................................8 6.2.2. Composition et rles des membres du Conseil dAdministration ...............................8 6.3. Le Commissaire aux comptes .......................................................................................9 6.4. Comits spcialiss.......................................................................................................9 6.5. Le grant et le grant adjoint.......................................................................................10 Module 2. : Documents de gestion administrative des coopratives .....................................11 1. Registre de procs verbal ..................................................................................................12 2. Registre des adhrents ......................................................................................................13 3. Modle de convocation ......................................................................................................13 4. Cahier de suivi....................................................................................................................14 5. Cahier dor de la cooprative .............................................................................................14 6. Archivage des correspondance..........................................................................................14 Deuxime partie : La gestion comptable dune cooprative...................................................15 1. Journal de caisse ...............................................................................................................17 2. Journal de banque..............................................................................................................17 3. Reu de versement ............................................................................................................18 4. Reu de retrait....................................................................................................................18 5. Facture ...............................................................................................................................19 6. Contrle de caisse..............................................................................................................19 1. Documents de gestion du campement cotouristique .......................................................21 1.1. Cahier de suivi des arrives de touristes ....................................................................21 1.2. Carnet de facture.........................................................................................................21 2. Documents de gestion et de suivi de la boutique villageoise.............................................22 2.1. Documents de gestion de la boutique.........................................................................22 2.1.1. Cahier des achats.................................................................................................22 2.1.2. Journal de caisse..................................................................................................22 2.2. Documents de suivi de la boutique .............................................................................22 2.2.1. Inventaires des marchandises..............................................................................22 2.2.2. Inventaires des marchandises primes..............................................................22 2.2.3. Compte des charges de la boutique.....................................................................23 2.2.4. Compte du rsultat de la boutique........................................................................23 3. Documents de gestion et de la suivi de voiture.................................................................23 3.1. Documents de gestion de la voiture............................................................................23 3.1.1. Fiche de gestion dun voyage...............................................................................23 3.2. Documents de suivi de la voiture ................................................................................24 3.2.1. Compte du rsultat de la voiture par voyage........................................................24 3.2.2. Compte du rsultat mensuel de la voiture............................................................24 4. Documents de gestion et de la suivi de la transformation.................................................24 5. Documents de gestion et de la suivi de la transformation.................................................24
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Introduction
Le prsent document constitue une guide pour la formation en gestion et fonctionnement de coopratives et en gestion des Micro-projets quelles mnent. Il est ddi lintention des gestionnaires des coopratives et des agents de suivi. La formation objet du prsent guide didactique a pour but de renforcer leurs capacits dans un esprit de redynamisation afin quils amliorent ltat de gestion de leurs coopratives respectives et des micro-projets ayant t financs lintention de la population rsidente au PNBA.
Ce guide est structur en deux parties qui sont subdivises chacune en deux modules. Le plan du guide se prsente ainsi :
Premire partie : La gestion administrative des coopratives
Cette premire partie est consacre aux principes de la gestion et du fonctionnement des coopratives. Elle est subdivise en deux modules :
Module. 1 : Principes de gestion et fonctionnement des coopratives Module 2. : Documents de gestion administrative des coopratives
Deuxime partie : La gestion comptable dune cooprative
Cette deuxime partie est traite les documents de gestion comptable dune cooprative. Elle est subdivise en deux modules :
Module 1 : Documents de gestion comptable des coopratives Module 2 : Documents gestion et de suivi des micro-projets
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Premire partie: La gestion administrative des coopratives
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Module. 1 : Principes de gestion et fonctionnement des coopratives
6 Ce module a pour objectif de clarifier les principes de gestion et de fonctionnement des coopratives. Il traite plusieurs lments des statuts et du rglement intrieur type des coopratives de pche artisanale.
1. Objectifs des coopratives
Les coopratives du PNBA sont multifonctionnelles, elles regroupent un certain nombre dadhrents qui conviennent de mettre en commun diverses activits conomiques. Une socit cooprative est un organisme qui a pour objet primordial de faire avancer les intrts conomiques et sociaux des membres au moyen dune entreprise commune.
2. Ressources des coopratives
Les ressources de la cooprative sont toutes celles qui ne sont pas interdites par la loi et les rglements en vigueur, elles comprennent : - Les cotisations statutaires ; - Les subventions, les dons et legs ; - Les prts ; - Les revenus des biens et services de la cooprative.
3. Qualit de membre
Pour tre membre de la cooprative il faut :
Emettre une demande dadhsion crite ; Sacquitter des droits dadhsion ; Ne pas adhrer une autre cooprative ayant les mmes objectifs dans le ressort territorial du village concern ; Dployer tous les efforts en vue de participer activement la vie de la cooprative ; Respecter les statuts et rglement intrieur de la cooprative.
4. Perte de qualit de membre
La qualit de membre se perd dans lun des cas suivants :
La dmission prsente au Conseil dAdministration aprs rglement de tous les engagements vis--vis de la cooprative ; Le dcs ou dchance des droits civiques ; Le non respect des statuts, du rglement intrieur et des dcisions des organes ; La radiation prononce par le bureau aprs approbation par lassemble gnrale ; Le non paiement des cotisations ou dettes contractes envers la cooprative ; Toute autre cause aprs approbation de lassemble gnrale.
7 5. Reprsentation
Un membre de la cooprative ne peut reprsenter quun seul membre au cours des runions dassembles gnrale. Cette reprsentation doit tre motive par une procuration dment signe par les membres du CA de la cooprative. Les personnes dtenteur reprsentations doivent les signales avant toutes oprations de vote.
6. Les instances des coopratives
6.1 LAssemble gnrale
Elle englobe tous les membres, elle constitue lorgane suprme de dlibration et de dcision, ses dcisions engagent tous les membres (prsents ou absents, dissidents ou incapables). Il y a diverses assises dassemble gnrale :
Cest la premire assemble effectue dans la vie de la cooprative, pendant celle-ci les dispositions suivantes sont prises :
- Etablissement des listes des membres fondateurs ; - Approbation des statuts et rglement intrieur ; - Elaboration et approbation du plan daction de la cooprative ; - Election des membres du conseil dadministration de la cooprative.
6.1.2. LAssemble gnrale ordinaire :
Elle se tient la date fixe par les statuts de la cooprative, elle est convoque une fois par an tous les six mois qui suivent la clture de lexercice financier. Elle requiert la prsence des deux tiers (2/3) des membres qui sont avertis au pralable quinze (15) jours avant sa tenue. Pendant cette assise sont entendus le rapport du commissaire aux comptes relatif la gestion de la cooprative et ses ressources ainsi que celui du conseil dadministration de la cooprative, les questions suivantes sont tudies et dbattues :
Approbation des comptes et dcision de rpartition des bnfices; Accord ou refus du quitus des membres du conseil dadministration ; Constatation de la variation du capital social lors de lexercice prcdent; Evaluation des activits menes par la cooprative lors de lanne coule ; Se prononcer sur les cas dadmission et dexclusion de membres ; Toute autre question importante intressant les membres peut tre inscrite son ordre de jour.
Ces dcisions sont prises la majorit simple des voix des membres.
8 6.1.3. Assemble gnrale extraordinaire
Elle est convoque par le prsident du CA, sur demande des administrations de tutelle, des partenaires, et sur demande crite des 2/3 des membres pour dbattre des questions urgente. Son ordre de jour peut concerner :
Amendement des statuts ou rglement intrieur ; Dissolution de la cooprative ; Toute autre question urgente relevant des comptences de lassemble gnrale. Dans ces cas les dcisions sont prises la majorit simple des voix des membres.
6.2. Conseil dAdministration
Cest lorgane administratif et de gestion de la cooprative, il doit se runir au complet au moins une fois par mois. Les membres du Conseil dadministration doivent obir des critres dligibilit :
Etre rsident au niveau du village de faon permanente; Etre alphabtis ; Etre dynamique ; Etre honnte, ouvert et sage ; etc.
6.2.1. Missions du Conseil dAdministration
Le Conseil dadministration veille lexcution conforme des dcisions de lassemble gnrale et entre autre aux questions suivantes :
Planification des activits entreprendre ; Coordonner et suivre lensemble des activits ; Sensibiliser et animer les membres en vue dexcuter lensemble des activits de faon la plus efficiente possible ; Assurer une bonne circulation de linformation ; Dsigner des comits spcialiss chargs dexcuter ou de suivre les activits de la cooprative.
6.2.2. Composition et rles des membres du Conseil dAdministration
Le Conseil dAdministration de la cooprative est une quipe solidaire et homogne qui se compose ainsi :
Le prsident : Il prside le conseil dadministration de la cooprative et reprsente la cooprative auprs de tous les partenaires et devant la justice, cest son porte parole, il co-signe avec le trsorier tout mouvement de liquidit, Il exerce le contrle de toute les activits de la cooprative et veille ses intrts. Il est aussi larbitre en cas de conflits entre certains adhrents. En cas dempchement pour une longue dure ses fonctions sont assures par le vice prsident
9 Le vice prsident : Cest le collaborateur le plus proche du prsident, il laide dans lexcution de ses tches et prend ses pouvoirs en cas dempchement ou dabsence. Le prsident peut lui confier certaines de ses tches.
Le secrtaire gnral : Il est responsable des toutes les pices et archives administratives de la cooprative (P.V, Rglement intrieur, registre des adhrents etc.). Il est charg de la programmation des runions du conseil dadministration, de la tenue des P.V, des correspondances et de tous les documents administratifs en troite collaboration avec le grant et le grant adjoint.
Le trsorier : Il est responsable de tous les documents comptables de la cooprative (journal de caisse, journal de banque, etc.). Il est charg de toutes les oprations montaires et financires, il doit veiller la prservation des biens de la cooprative, il signe avec le prsident les sorties dargent et de matriels en stock. Il est ainsi charg de : - collecte des cotisations des membres - gre la caisse et le compte bancaire de la cooprative. - Suivi de la tenue de la comptabilit de la cooprative avec le grant et le grant adjoint.
La Reprsentante des femmes : Elle est lue par les femmes membres de la cooprative pour les reprsenter au conseil dadministration. Elle est charge de la promotion des femmes au sein de la cooprative et du suivi des activits fminines.
Le Reprsentant des jeunes : Il est lu par les jeunes membres de la cooprative (18 32 ans) pour les reprsenter au conseil dadministration. Il est charg de la promotion des jeunes au sein de la cooprative et du suivi des activits de la jeunesse.
Autres membres : les autres membres du conseil dadministration sont chargs de prsider et de superviser les comits spcialiss qui sont responsables du suivi de lexcution de lensemble des activits de la cooprative.
6.3. Le Commissaire aux comptes
Cest une personne dsigne par lassemble gnrale pour suivre les comptes de la cooprative. Il rend compte celle-ci lors de ses assembles gnrales. Pendant lexcution de ses tches, les membres du conseil dadministration de la cooprative ainsi que le grant et le grant adjoint doivent lui fournir tous les documents et renseignements ncessaires afin quil puisse effectuer correctement les tches qui lui sont dvolues par lassemble gnrale.
6.4. Comits spcialiss
Les comits spcialiss sont dsigns par le conseil dadministration et sont chargs dexcuter, de superviser et de suivre les diverses activits de la cooprative : le campement cotouristique, la transformation de poisson, la boutique communautaire, la commercialisation du poisson, etc.
10 6.5. Le grant et le grant adjoint
Le conseil dadministration recrute un grant et un grant adjoint qui se chargent des oprations quotidiennes au niveau du bureau de la cooprative. Ils prennent soin de la documentation. Ils doivent avoir les comptences requises pour assurer la tche de tenue de la documentation et ne dtiennent pas le pouvoir de dcision, ils se basent sur les PV de runion du conseil dadministration. Ils participent aux runions du bureau en tant que personnes ressources pour clarifier des aspects lis la gestion (observateurs). Ils sont contractuels, leurs contrats prcisent les engagements des deux parties. Selon les termes de ce contrat ils peroivent des indemnits mensuelles fixs en collaboration avec le CA. Ils peuvent tre virs de leurs fonctions par le conseil dadministration conformment aux termes du contrat sign entre les deux parties.
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Module 2. : Documents de gestion administrative des coopratives
12 Ce module a pour objectif dinitier les gestionnaires des coopratives du PNBA sur les documents de gestion administrative des coopratives. Ces documents sont particulirement adapts aux activits quelles mnent.
1. Registre de procs verbal
Cest un registre qui est tenue par le grant sous la supervision du secrtaire gnral. Il y inscrit tous les P.V de runion par ordre chronologique dans le temps (P.V. dassemble gnrale et P.V. de runion du CA).
Le modle de procs verbaux se prsente ainsi :
Cooprative du village de : Procs verbal de runion
N : date :
Le jour ______ en date de ________ sest tenue une runion du CA au sige de la cooprative du village de __________ ___ heures.
Les prsents la runion sont : Madames et Messieurs :
1. ________________________ 2. ________________________ 3. etc.
Dcisions convenues :
1________________________ 2________________________ 3. etc.
Lensemble des questions inscrites lordre de jour ont t dbattues, la runion est leve heures.
Le prsident Le Secrtaire Gnral
13 2. Registre des adhrents
Cest un document de gestion des membres dans lequel le grant sou la supervision du secrtaire gnral inscrit au fur et mesure les adhsions et ventuellement les observations relatives aux membres par exemples les cas de dmission ou dexclusion.
Les pages de ce cahier se prsentent ainsi :
N dordre Nom et prnom Date dadhsion Observations 001 002 003
etc. Marime M/ Sidi Amed O/ Sidi Sektou M/ Ahmed
etc. 1/6/1980 1/6/1980 2/6/1980
etc.
Dmission le 3/07/90
3. Modle de convocation
La convocation est un document rdig par le secrtaire gnral qui permet dinformer et dinviter les membres une runion.
Son modle se prsente ainsi :
Cooprative du village de : Procs verbal de runion
N : date :
Lensemble des adhrents de la cooprative du village de _________ sont invits assister une assemble gnrale extraordinaire en date de ___________ _____ heures au sige de la cooprative.
Ordre de jour :
1________________________ 2________________________ 4. etc.
La prsence de tous est vivement souhaite
Merci davance pour votre prsence
Le prsident Le secrtaire gnral
14 4. Cahier de suivi
Cest un cahier de suivi de la cooprative dans lequel le chef de chaque mission consigne ses remarques et recommandations que la cooprative doit entreprendre.
5. Cahier dor de la cooprative
Cest un cahier qui est prsent chaque fois aux visiteurs de haut rang pour consigner leurs observations.
6. Archivage des correspondance
Le grant classe par ordre chronologique les courriers dparts et arrives dans deux chrono diffrents en vue de les grer correctement.
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Deuxime partie : La gestion comptable dune cooprative
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Module 1 : Documents de gestion comptable des coopratives
17 Ce module fait un tat des documents ncessaires pour la tenue de la documentation comptable de la cooprative. Ces documents sont tenus au bureau de la cooprative par le grant et le grant adjoint sous la supervision du trsorier de la cooprative. Ils se prsentent comme suit :
1. Journal de caisse
Cest un registre comptable important dans lequel sont inscrits tous les mouvements de la caisse. Il est tenu par le grant et le grant adjoint et il est gard dans le bureau de la cooprative.
Date N rfrence Libelle Entre Sortie Solde Report du solde de la page N
Total
2. Journal de banque
Cest un registre comptable important qui la mme prsentation que le journal de caisse. Dans ce registre sont inscrits tous les mouvements du compte bancaire. Il est tenu par le grant et le grant adjoint et il est gard dans le bureau de la cooprative.
Date N rfrence Libelle Entre Sortie Solde Report du solde de la page N
Total
18 3. Reu de versement
Il se prsente ainsi :
Cooprative de : Reu de versement N : __________
Date : Montant :__ /___/___/___/___/___/ UM Mr : ______________________________________________________________
Montant en lettres : ____________________________________________ Ouguiya
Ecart : (entre la caisse et le journal de caisse): ________________________________ Observations : ______________________________________________________
Signatures :
Le grant Les membres comit de suivi (noms et prnoms) ayant procds au contrle
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Module 2 : Documents gestion et de suivi des micro-projets
21 Ce module a pour objectif dinitier les prsidents des comits spcialiss et les grants dactivits aux documents et procdures de gestion et de suivi des divers micro-projets des coopratives.
1. Documents de gestion du campement cotouristique
1.1. Cahier de suivi des arrives de touristes
Cest un cahier qui est tenu par le grant du campement cotouristique dans lequel il inscrit les donnes relatives aux touristes qui arrivent au campement.
Date Agen ce Nbr Pers National it G tente P. tente Plat Provenan ce Destination Objet Observations
1.2. Carnet de facture
Cest un carnet au sein duquel le grant du campement cotouristique consigne les diffrentes commandes afin quelles soient pays par les clients. Il se prsente comme suit :
Campement cotoutistique de :
Facture N : __________ Date : Client : ___________________________________________________________
Nombre/Quantit Dsignation Prix unitaire Prix total
Total En lettre En chiffre
Le grant
22 2. Documents de gestion et de suivi de la boutique villageoise
2.1. Documents de gestion de la boutique
2.1.1. Cahier des achats
Date Marchandises achetes Nbre Prix unitaire charges Prix de revient
2.1.2. Journal de caisse
Cest un cahier dans lequel le grant de la boutique inscrit tous les mouvements dargent la fin de chaque journe.
Date N rfrence Libelle Entre Sortie Solde Report du solde de la page N
Total
2.2. Documents de suivi de la boutique
Ces documents sont tenus rgulirement tous les trimestres par le comit de suivi de la boutique. Ce comit prsente ces rsultats au CA lors de la runion trimestrielle.
2.2.1. Inventaires des marchandises
Dsignation de la marchandise Nombre/Quantit Prix unitaire de revient Prix total
Total
2.2.2. Inventaires des marchandises primes
Dsignation de la marchandise Nombre/Quantit Prix unitaire de revient Prix total
Total 23
2.2.3. Compte des charges de la boutique
Il sagit ici de totaliser toutes les dpenses relatives aux charges de fonctionnement de la boutique (paiement du grant, remplacement de cadenas, rparation dune fentre, valeur de revient des marchandises primes, etc.)
2.2.4. Compte du rsultat de la boutique
Rsultat brut = (Montant en caisse + Valeur de la marchandise (PR) + crdits) (capital prcdent)
Rsultat net = Rsultat brut (Valeur de la marchandise prime (PR) + Frais de gestion)
3. Documents de gestion et de la suivi de voiture
3.1. Documents de gestion de la voiture
3.1.1. Fiche de gestion dun voyage
Cest une fiche qui est tenue par le grant de la voiture. Il permet davoir toutes les donnes relatives au chargement de la voiture et des dpenses inhrentes.
Dpart :
Voyage N : _______________________ Date : ________________________ Lieu de dpart : ___________________ Destination : ___________________
Nature Nbr/Qt P. unit dachat P. Total dachat P. Unit de vente P. Total de vente Observations
Total
Retour :
Nature Nbr/Qt Prix unitaire Prix Total Observations
Total
Charges :
Carburant :_______________________________________ Huiles :__________________________________________ Cartouches : ______________________________________ Main duvre :_____________________________________ Rparations ; ______________________________________ Autres : __________________________________________ Total : ___________________________________________ 24 3.2. Documents de suivi de la voiture
3.2.1. Compte du rsultat de la voiture par voyage
Rsultat net = (total des recettes aller + total recettes retour) Total charges
3.2.2. Compte du rsultat mensuel de la voiture
Date N de voyage Rsultat net
Rsultat net mensuel
4. Documents de gestion et de la suivi de la transformation
Cf fiche de gestion et de suivi de la transformation
5. Documents de gestion et de la suivi de la transformation
Cf fiche de gestion et de suivi du projet de dchets de RGueiba.
Le contrat de services : Contrat services Entre dune part, la cooprative du village de :_________ et dautre part, Monsieur , _________________________________, grant volontaire de la boutique Objet : travailler en tant que grant volontaire du boutique de la cooprative Conditions particulires : - se partager le bnfice raison de 50% pour chaque partie ; - ouvrir la boutique de 8 heures 22 heures ; - vendre aux prix dtermins ; - accepter dtre contrl par qui est mandat par la cooprative pour le faire ; - etc. Signatures : Le Grant : Pour la cooprative, Le Prsident