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REPUBLIQUE ISLAMIQUE DE MAURITANIE


Honneur Fraternit Justice

PARC NATIONAL DU BANC DARGUIN
















GUIDE DE FORMATION DES GESTIONNAIRES DES
COOPERATIVES VILLAGEOISES DU PNBA







DOCUMENT DE FORMATION





Par Ahmed OULD SIDATY, Consultant Indpendant





Octobre 2008


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TABBLE DE MATIERE

Introduction...............................................................................................................................3
Premire partie: La gestion administrative des coopratives...................................................4
Module. 1 : Principes de gestion et fonctionnement des coopratives ....................................5
1. Objectifs des coopratives ...................................................................................................6
2. Ressources des coopratives ..............................................................................................6
3. Qualit de membre...............................................................................................................6
4. Perte de qualit de membre.................................................................................................6
5. Reprsentation.....................................................................................................................7
6. Les instances des coopratives ...........................................................................................7
6.1 LAssemble gnrale....................................................................................................7
6.2. Conseil dAdministration................................................................................................8
6.2.1. Missions du Conseil dAdministration.........................................................................8
6.2.2. Composition et rles des membres du Conseil dAdministration ...............................8
6.3. Le Commissaire aux comptes .......................................................................................9
6.4. Comits spcialiss.......................................................................................................9
6.5. Le grant et le grant adjoint.......................................................................................10
Module 2. : Documents de gestion administrative des coopratives .....................................11
1. Registre de procs verbal ..................................................................................................12
2. Registre des adhrents ......................................................................................................13
3. Modle de convocation ......................................................................................................13
4. Cahier de suivi....................................................................................................................14
5. Cahier dor de la cooprative .............................................................................................14
6. Archivage des correspondance..........................................................................................14
Deuxime partie : La gestion comptable dune cooprative...................................................15
1. Journal de caisse ...............................................................................................................17
2. Journal de banque..............................................................................................................17
3. Reu de versement ............................................................................................................18
4. Reu de retrait....................................................................................................................18
5. Facture ...............................................................................................................................19
6. Contrle de caisse..............................................................................................................19
1. Documents de gestion du campement cotouristique .......................................................21
1.1. Cahier de suivi des arrives de touristes ....................................................................21
1.2. Carnet de facture.........................................................................................................21
2. Documents de gestion et de suivi de la boutique villageoise.............................................22
2.1. Documents de gestion de la boutique.........................................................................22
2.1.1. Cahier des achats.................................................................................................22
2.1.2. Journal de caisse..................................................................................................22
2.2. Documents de suivi de la boutique .............................................................................22
2.2.1. Inventaires des marchandises..............................................................................22
2.2.2. Inventaires des marchandises primes..............................................................22
2.2.3. Compte des charges de la boutique.....................................................................23
2.2.4. Compte du rsultat de la boutique........................................................................23
3. Documents de gestion et de la suivi de voiture.................................................................23
3.1. Documents de gestion de la voiture............................................................................23
3.1.1. Fiche de gestion dun voyage...............................................................................23
3.2. Documents de suivi de la voiture ................................................................................24
3.2.1. Compte du rsultat de la voiture par voyage........................................................24
3.2.2. Compte du rsultat mensuel de la voiture............................................................24
4. Documents de gestion et de la suivi de la transformation.................................................24
5. Documents de gestion et de la suivi de la transformation.................................................24


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Introduction



Le prsent document constitue une guide pour la formation en gestion et
fonctionnement de coopratives et en gestion des Micro-projets quelles mnent. Il
est ddi lintention des gestionnaires des coopratives et des agents de suivi. La
formation objet du prsent guide didactique a pour but de renforcer leurs capacits
dans un esprit de redynamisation afin quils amliorent ltat de gestion de leurs
coopratives respectives et des micro-projets ayant t financs lintention de la
population rsidente au PNBA.

Ce guide est structur en deux parties qui sont subdivises chacune en deux
modules. Le plan du guide se prsente ainsi :

Premire partie : La gestion administrative des coopratives

Cette premire partie est consacre aux principes de la gestion et du fonctionnement
des coopratives. Elle est subdivise en deux modules :

Module. 1 : Principes de gestion et fonctionnement des coopratives
Module 2. : Documents de gestion administrative des coopratives

Deuxime partie : La gestion comptable dune cooprative

Cette deuxime partie est traite les documents de gestion comptable dune
cooprative. Elle est subdivise en deux modules :

Module 1 : Documents de gestion comptable des coopratives
Module 2 : Documents gestion et de suivi des micro-projets

















4

























Premire partie: La gestion administrative des coopratives
























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Module. 1 : Principes de gestion et fonctionnement des
coopratives























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Ce module a pour objectif de clarifier les principes de gestion et de fonctionnement
des coopratives. Il traite plusieurs lments des statuts et du rglement intrieur
type des coopratives de pche artisanale.

1. Objectifs des coopratives

Les coopratives du PNBA sont multifonctionnelles, elles regroupent un certain
nombre dadhrents qui conviennent de mettre en commun diverses activits
conomiques.
Une socit cooprative est un organisme qui a pour objet primordial de faire
avancer les intrts conomiques et sociaux des membres au moyen dune
entreprise commune.

2. Ressources des coopratives

Les ressources de la cooprative sont toutes celles qui ne sont pas interdites par la
loi et les rglements en vigueur, elles comprennent :
- Les cotisations statutaires ;
- Les subventions, les dons et legs ;
- Les prts ;
- Les revenus des biens et services de la cooprative.

3. Qualit de membre

Pour tre membre de la cooprative il faut :

Emettre une demande dadhsion crite ;
Sacquitter des droits dadhsion ;
Ne pas adhrer une autre cooprative ayant les mmes objectifs dans le ressort
territorial du village concern ;
Dployer tous les efforts en vue de participer activement la vie de la
cooprative ;
Respecter les statuts et rglement intrieur de la cooprative.

4. Perte de qualit de membre

La qualit de membre se perd dans lun des cas suivants :

La dmission prsente au Conseil dAdministration aprs rglement de tous les
engagements vis--vis de la cooprative ;
Le dcs ou dchance des droits civiques ;
Le non respect des statuts, du rglement intrieur et des dcisions des organes ;
La radiation prononce par le bureau aprs approbation par lassemble
gnrale ;
Le non paiement des cotisations ou dettes contractes envers la cooprative ;
Toute autre cause aprs approbation de lassemble gnrale.

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5. Reprsentation

Un membre de la cooprative ne peut reprsenter quun seul membre au cours des
runions dassembles gnrale. Cette reprsentation doit tre motive par une
procuration dment signe par les membres du CA de la cooprative. Les personnes
dtenteur reprsentations doivent les signales avant toutes oprations de vote.

6. Les instances des coopratives

6.1 LAssemble gnrale

Elle englobe tous les membres, elle constitue lorgane suprme de dlibration et de
dcision, ses dcisions engagent tous les membres (prsents ou absents, dissidents
ou incapables).
Il y a diverses assises dassemble gnrale :

6.1.1. LAssemble gnrale constitutive (inaugurante) :

Cest la premire assemble effectue dans la vie de la cooprative, pendant celle-ci
les dispositions suivantes sont prises :

- Etablissement des listes des membres fondateurs ;
- Approbation des statuts et rglement intrieur ;
- Elaboration et approbation du plan daction de la cooprative ;
- Election des membres du conseil dadministration de la cooprative.

6.1.2. LAssemble gnrale ordinaire :

Elle se tient la date fixe par les statuts de la cooprative, elle est convoque une
fois par an tous les six mois qui suivent la clture de lexercice financier. Elle requiert
la prsence des deux tiers (2/3) des membres qui sont avertis au pralable quinze
(15) jours avant sa tenue.
Pendant cette assise sont entendus le rapport du commissaire aux comptes relatif
la gestion de la cooprative et ses ressources ainsi que celui du conseil
dadministration de la cooprative, les questions suivantes sont tudies et
dbattues :

Approbation des comptes et dcision de rpartition des bnfices;
Accord ou refus du quitus des membres du conseil dadministration ;
Constatation de la variation du capital social lors de lexercice prcdent;
Evaluation des activits menes par la cooprative lors de lanne coule ;
Se prononcer sur les cas dadmission et dexclusion de membres ;
Toute autre question importante intressant les membres peut tre inscrite
son ordre de jour.

Ces dcisions sont prises la majorit simple des voix des membres.



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6.1.3. Assemble gnrale extraordinaire

Elle est convoque par le prsident du CA, sur demande des administrations de
tutelle, des partenaires, et sur demande crite des 2/3 des membres pour dbattre
des questions urgente. Son ordre de jour peut concerner :

Amendement des statuts ou rglement intrieur ;
Dissolution de la cooprative ;
Toute autre question urgente relevant des comptences de lassemble
gnrale.
Dans ces cas les dcisions sont prises la majorit simple des voix des membres.

6.2. Conseil dAdministration

Cest lorgane administratif et de gestion de la cooprative, il doit se runir au
complet au moins une fois par mois.
Les membres du Conseil dadministration doivent obir des critres dligibilit :

Etre rsident au niveau du village de faon permanente;
Etre alphabtis ;
Etre dynamique ;
Etre honnte, ouvert et sage ; etc.

6.2.1. Missions du Conseil dAdministration

Le Conseil dadministration veille lexcution conforme des dcisions de
lassemble gnrale et entre autre aux questions suivantes :

Planification des activits entreprendre ;
Coordonner et suivre lensemble des activits ;
Sensibiliser et animer les membres en vue dexcuter lensemble des activits
de faon la plus efficiente possible ;
Assurer une bonne circulation de linformation ;
Dsigner des comits spcialiss chargs dexcuter ou de suivre les
activits de la cooprative.

6.2.2. Composition et rles des membres du Conseil dAdministration

Le Conseil dAdministration de la cooprative est une quipe solidaire et homogne
qui se compose ainsi :

Le prsident : Il prside le conseil dadministration de la cooprative et reprsente la
cooprative auprs de tous les partenaires et devant la justice, cest son porte
parole, il co-signe avec le trsorier tout mouvement de liquidit, Il exerce le contrle
de toute les activits de la cooprative et veille ses intrts. Il est aussi larbitre en
cas de conflits entre certains adhrents. En cas dempchement pour une longue
dure ses fonctions sont assures par le vice prsident

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Le vice prsident : Cest le collaborateur le plus proche du prsident, il laide dans
lexcution de ses tches et prend ses pouvoirs en cas dempchement ou
dabsence. Le prsident peut lui confier certaines de ses tches.

Le secrtaire gnral : Il est responsable des toutes les pices et archives
administratives de la cooprative (P.V, Rglement intrieur, registre des adhrents
etc.). Il est charg de la programmation des runions du conseil dadministration, de
la tenue des P.V, des correspondances et de tous les documents administratifs en
troite collaboration avec le grant et le grant adjoint.

Le trsorier : Il est responsable de tous les documents comptables de la cooprative
(journal de caisse, journal de banque, etc.). Il est charg de toutes les oprations
montaires et financires, il doit veiller la prservation des biens de la cooprative,
il signe avec le prsident les sorties dargent et de matriels en stock. Il est ainsi
charg de :
- collecte des cotisations des membres
- gre la caisse et le compte bancaire de la cooprative.
- Suivi de la tenue de la comptabilit de la cooprative avec le grant et le
grant adjoint.

La Reprsentante des femmes : Elle est lue par les femmes membres de la
cooprative pour les reprsenter au conseil dadministration. Elle est charge de la
promotion des femmes au sein de la cooprative et du suivi des activits fminines.

Le Reprsentant des jeunes : Il est lu par les jeunes membres de la cooprative
(18 32 ans) pour les reprsenter au conseil dadministration. Il est charg de la
promotion des jeunes au sein de la cooprative et du suivi des activits de la
jeunesse.

Autres membres : les autres membres du conseil dadministration sont chargs de
prsider et de superviser les comits spcialiss qui sont responsables du suivi de
lexcution de lensemble des activits de la cooprative.

6.3. Le Commissaire aux comptes

Cest une personne dsigne par lassemble gnrale pour suivre les comptes de la
cooprative. Il rend compte celle-ci lors de ses assembles gnrales. Pendant
lexcution de ses tches, les membres du conseil dadministration de la cooprative
ainsi que le grant et le grant adjoint doivent lui fournir tous les documents et
renseignements ncessaires afin quil puisse effectuer correctement les tches qui lui
sont dvolues par lassemble gnrale.

6.4. Comits spcialiss

Les comits spcialiss sont dsigns par le conseil dadministration et sont chargs
dexcuter, de superviser et de suivre les diverses activits de la cooprative : le
campement cotouristique, la transformation de poisson, la boutique communautaire,
la commercialisation du poisson, etc.


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6.5. Le grant et le grant adjoint

Le conseil dadministration recrute un grant et un grant adjoint qui se chargent des
oprations quotidiennes au niveau du bureau de la cooprative. Ils prennent soin de
la documentation. Ils doivent avoir les comptences requises pour assurer la tche
de tenue de la documentation et ne dtiennent pas le pouvoir de dcision, ils se
basent sur les PV de runion du conseil dadministration. Ils participent aux runions
du bureau en tant que personnes ressources pour clarifier des aspects lis la
gestion (observateurs). Ils sont contractuels, leurs contrats prcisent les
engagements des deux parties. Selon les termes de ce contrat ils peroivent des
indemnits mensuelles fixs en collaboration avec le CA.
Ils peuvent tre virs de leurs fonctions par le conseil dadministration conformment
aux termes du contrat sign entre les deux parties.





































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Module 2. : Documents de gestion administrative des coopratives


























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Ce module a pour objectif dinitier les gestionnaires des coopratives du PNBA sur
les documents de gestion administrative des coopratives. Ces documents sont
particulirement adapts aux activits quelles mnent.

1. Registre de procs verbal

Cest un registre qui est tenue par le grant sous la supervision du secrtaire
gnral. Il y inscrit tous les P.V de runion par ordre chronologique dans le temps
(P.V. dassemble gnrale et P.V. de runion du CA).

Le modle de procs verbaux se prsente ainsi :

Cooprative du village de :
Procs verbal de runion

N : date :


Le jour ______ en date de ________ sest tenue une runion du CA au sige de la
cooprative du village de __________ ___ heures.

Les prsents la runion sont : Madames et Messieurs :

1 ; ___________________
2. ____________________
3. ____________________
4. etc

Ordre du jour :

1. ________________________
2. ________________________
3. etc.

Dcisions convenues :

1________________________
2________________________
3. etc.

Lensemble des questions inscrites lordre de jour ont t dbattues, la runion est
leve heures.

Le prsident Le Secrtaire Gnral



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2. Registre des adhrents

Cest un document de gestion des membres dans lequel le grant sou la supervision
du secrtaire gnral inscrit au fur et mesure les adhsions et ventuellement les
observations relatives aux membres par exemples les cas de dmission ou
dexclusion.

Les pages de ce cahier se prsentent ainsi :

N dordre Nom et prnom Date dadhsion Observations
001
002
003

etc.
Marime M/ Sidi
Amed O/ Sidi
Sektou M/ Ahmed

etc.
1/6/1980
1/6/1980
2/6/1980

etc.


Dmission le 3/07/90



3. Modle de convocation

La convocation est un document rdig par le secrtaire gnral qui permet
dinformer et dinviter les membres une runion.

Son modle se prsente ainsi :

Cooprative du village de :
Procs verbal de runion

N : date :


Lensemble des adhrents de la cooprative du village de _________ sont invits
assister une assemble gnrale extraordinaire en date de ___________ _____
heures au sige de la cooprative.


Ordre de jour :

1________________________
2________________________
4. etc.

La prsence de tous est vivement souhaite


Merci davance pour votre prsence

Le prsident Le secrtaire gnral

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4. Cahier de suivi

Cest un cahier de suivi de la cooprative dans lequel le chef de chaque mission
consigne ses remarques et recommandations que la cooprative doit entreprendre.

5. Cahier dor de la cooprative

Cest un cahier qui est prsent chaque fois aux visiteurs de haut rang pour
consigner leurs observations.

6. Archivage des correspondance

Le grant classe par ordre chronologique les courriers dparts et arrives dans deux
chrono diffrents en vue de les grer correctement.




































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Deuxime partie : La gestion comptable dune cooprative

























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Module 1 : Documents de gestion comptable des coopratives


























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Ce module fait un tat des documents ncessaires pour la tenue de la
documentation comptable de la cooprative. Ces documents sont tenus au bureau
de la cooprative par le grant et le grant adjoint sous la supervision du trsorier de
la cooprative. Ils se prsentent comme suit :

1. Journal de caisse

Cest un registre comptable important dans lequel sont inscrits tous les mouvements
de la caisse. Il est tenu par le grant et le grant adjoint et il est gard dans le bureau
de la cooprative.

Date N rfrence Libelle Entre Sortie Solde
Report du solde de la page N





Total


2. Journal de banque

Cest un registre comptable important qui la mme prsentation que le journal de
caisse. Dans ce registre sont inscrits tous les mouvements du compte bancaire. Il est
tenu par le grant et le grant adjoint et il est gard dans le bureau de la cooprative.

Date N rfrence Libelle Entre Sortie Solde
Report du solde de la page N





Total














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3. Reu de versement

Il se prsente ainsi :


Cooprative de :
Reu de versement N : __________

Date : Montant :__ /___/___/___/___/___/ UM
Mr : ______________________________________________________________

Montant en lettres : ____________________________________________ Ouguiya

Libelle : _________________________________________________________

__________________________________________________________________
Le grant lIntress




4. Reu de retrait

Il se prsente ainsi :



Cooprative de :
Reu de retrait N : __________

Date : Montant :__ /___/___/___/___/___/ UM
Mr : ______________________________________________________________

Montant en lettres : ________________________________________ ____ Ouguiya

Libelle :_________________________________________________________

__________________________________________________________________
Le grant lIntress









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5. Facture

Elle se prsente ainsi :


Cooprative de :
Facture N : __________
Date :
Client : ___________________________________________________________


Nombre/Quantit Dsignation Prix unitaire Prix total





Total En lettre En chiffre

Le grant


6. Contrle de caisse

Contrle de caisse


Contrle de caisse en date du_________________________________________

Effectu par : ______________________________________________________

Montant total effectivement en caisse en chiffres et lettres : ___________________
__________________________________________________________________


Solde du journal de caisse en chiffres et lettres : ___________________________

___________________________________________________________________

Ecart : (entre la caisse et le journal de caisse):
________________________________
Observations : ______________________________________________________

Signatures :

Le grant Les membres comit de suivi (noms et prnoms)
ayant procds au contrle

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Module 2 : Documents gestion et de suivi des micro-projets
























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Ce module a pour objectif dinitier les prsidents des comits spcialiss et les
grants dactivits aux documents et procdures de gestion et de suivi des divers
micro-projets des coopratives.

1. Documents de gestion du campement cotouristique

1.1. Cahier de suivi des arrives de touristes

Cest un cahier qui est tenu par le grant du campement cotouristique dans lequel il
inscrit les donnes relatives aux touristes qui arrivent au campement.

Date Agen
ce
Nbr
Pers
National
it
G
tente
P. tente Plat Provenan
ce
Destination Objet Observations





1.2. Carnet de facture

Cest un carnet au sein duquel le grant du campement cotouristique consigne les
diffrentes commandes afin quelles soient pays par les clients. Il se prsente
comme suit :



Campement cotoutistique de :

Facture N : __________
Date :
Client : ___________________________________________________________


Nombre/Quantit Dsignation Prix unitaire Prix total





Total En lettre En chiffre

Le grant








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2. Documents de gestion et de suivi de la boutique villageoise

2.1. Documents de gestion de la boutique

2.1.1. Cahier des achats


Date Marchandises achetes Nbre Prix unitaire charges Prix de
revient




2.1.2. Journal de caisse

Cest un cahier dans lequel le grant de la boutique inscrit tous les mouvements
dargent la fin de chaque journe.

Date N rfrence Libelle Entre Sortie Solde
Report du solde de la page N





Total


2.2. Documents de suivi de la boutique

Ces documents sont tenus rgulirement tous les trimestres par le comit de suivi de
la boutique. Ce comit prsente ces rsultats au CA lors de la runion trimestrielle.

2.2.1. Inventaires des marchandises

Dsignation de la marchandise Nombre/Quantit Prix unitaire
de revient
Prix total



Total

2.2.2. Inventaires des marchandises primes

Dsignation de la marchandise Nombre/Quantit Prix unitaire
de revient
Prix total


Total
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2.2.3. Compte des charges de la boutique

Il sagit ici de totaliser toutes les dpenses relatives aux charges de fonctionnement
de la boutique (paiement du grant, remplacement de cadenas, rparation dune
fentre, valeur de revient des marchandises primes, etc.)

2.2.4. Compte du rsultat de la boutique

Rsultat brut = (Montant en caisse + Valeur de la marchandise (PR) + crdits)
(capital prcdent)

Rsultat net = Rsultat brut (Valeur de la marchandise prime (PR) + Frais de
gestion)

3. Documents de gestion et de la suivi de voiture

3.1. Documents de gestion de la voiture

3.1.1. Fiche de gestion dun voyage

Cest une fiche qui est tenue par le grant de la voiture. Il permet davoir toutes les
donnes relatives au chargement de la voiture et des dpenses inhrentes.

Dpart :

Voyage N : _______________________ Date : ________________________
Lieu de dpart : ___________________ Destination : ___________________

Nature Nbr/Qt P. unit
dachat
P. Total
dachat
P. Unit
de vente
P. Total
de vente
Observations


Total

Retour :

Nature Nbr/Qt Prix unitaire Prix Total Observations

Total

Charges :

Carburant :_______________________________________
Huiles :__________________________________________
Cartouches : ______________________________________
Main duvre :_____________________________________
Rparations ; ______________________________________
Autres : __________________________________________
Total : ___________________________________________
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3.2. Documents de suivi de la voiture

3.2.1. Compte du rsultat de la voiture par voyage

Rsultat net = (total des recettes aller + total recettes retour) Total charges

3.2.2. Compte du rsultat mensuel de la voiture

Date N de voyage Rsultat net


Rsultat net mensuel

4. Documents de gestion et de la suivi de la transformation

Cf fiche de gestion et de suivi de la transformation

5. Documents de gestion et de la suivi de la transformation

Cf fiche de gestion et de suivi du projet de dchets de RGueiba.

Le contrat de services :
Contrat services
Entre dune part, la cooprative du village de :_________ et dautre part, Monsieur ,
_________________________________, grant volontaire de la boutique
Objet : travailler en tant que grant volontaire du boutique de la cooprative
Conditions particulires :
- se partager le bnfice raison de 50% pour chaque partie ;
- ouvrir la boutique de 8 heures 22 heures ;
- vendre aux prix dtermins ;
- accepter dtre contrl par qui est mandat par la cooprative pour le
faire ;
- etc.
Signatures :
Le Grant : Pour la cooprative, Le Prsident