PLAN DE CLASSIFICATION UNIFORME

DES DOCUMENTS DU MSSS

Septembre 2009

dition produite par :

Le Service de laccs linformation et des ressources documentaires du ministre de la
Sant et des Services sociaux

Le genre masculin utilis dans ce document dsigne aussi bien les femmes que les hommes.

TABLE DES MATIRES

PAGE

TABLE DES MATIRES ..............................................................................................................3

INTRODUCTION ...............................................................................................................................5

PARTIE 1 :

PRSENTATION DU PLAN DE CLASSIFICATION ................................................ 6

1.1

Dfinition et objectifs du plan de classification ............................................ 6

1.2

Obligations lgales et administratives du plan de classification................ 6

1.3

laboration du plan de classification ............................................................. 6

1.3.1

La structure de classification............................................................................... 7

1.3.1.1

Les niveaux de classification .............................................................................. 7

1.3.2

Le code de classification..................................................................................... 7

1.3.2.1

Code primaire...................................................................................................... 8

1.3.2.2

Code secondaire ................................................................................................. 8

1.3.2.3

Code tertiaire....................................................................................................... 9

1.3.3

Le titre de la rubrique .......................................................................................... 9

1.3.4

La description de la rubrique............................................................................... 9

1.4

Mise en application du plan de classification ............................................. 10

1.4.1

Classification des documents ........................................................................... 10

1.4.1.1

Codification........................................................................................................ 10

1.4.1.2

Attribution d'un dlai de conservation ............................................................... 12

1.4.1.3

Description et indexation................................................................................... 12

1.4.2

Classement des documents ............................................................................. 13

1.4.2.1

Identification du document ................................................................................ 13

1.4.2.2

Rangement du document.................................................................................. 13

1.4.3

Reprage des documents................................................................................. 13

1.4.4

Circulation des documents................................................................................ 13

1.5

Mise jour du plan de classification ............................................................ 14

LEXIQUE.......................................................................................................................................... 15

BIBLIOGRAPHIE............................................................................................................................. 18

ANNEXE........................................................................................................................................... 19

PARTIE 2 :

PLAN DE CLASSIFICATION UNIFORME

PARTIE 3 :

INDEX ALPHABTIQUE

INTRODUCTION
La Loi sur l'accs aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels (L.R.Q., ch. A-2.1) oblige les ministres et les organismes publics
classer leurs documents de manire en permettre le reprage et tablir et tenir jour une liste
de classement indiquant l'ordre selon lequel les documents sont classs. Le plan de classification
de ses documents tient lieu de liste de classement. Cette liste doit tre suffisamment prcise pour
faciliter l'exercice du droit d'accs. Dailleurs, toute personne qui en fait la demande a droit
daccs la liste de classement ou au plan de classification.
De plus, la Politique ministrielle de gestion des documents (INT-1994-001) stipule que tous
les documents crs ou reus sont codifis selon un plan de classification uniforme bas sur les
activits du Ministre.
L'application du plan de classification uniforme vise aider les units administratives atteindre
les objectifs suivants : uniformiser la classification des documents afin d'en faciliter le
classement et d'acclrer le reprage de l'information; ordonner la masse documentaire pour
permettre d'acclrer la prise de dcision; faciliter l'application des dlais du calendrier de
conservation.
Le plan de classification uniforme constitue un outil de base essentiel la gestion cohrente et
efficace de votre information documentaire. Le Service de laccs linformation et des
ressources documentaires, responsable de la gestion des documents pour le ministre de la
Sant et des Services sociaux, est donc heureux de vous prsenter ce plan de classification
uniforme des documents du Ministre et de vous expliquer sa procdure d'application. Nous vous
proposons galement un guide de gestion pour faciliter la classification des documents
informatiques 1 .
Nous dsirons remercier tous ceux et celles qui, au sein des diffrentes units administratives du
Ministre, ont contribu par leurs commentaires et suggestions l'laboration et la validation de
la structure du plan de classification uniforme du Ministre. Leur collaboration est indispensable
la ralisation d'un tel document.
Pour toute information relative au contenu et l'application du plan de classification uniforme,
n'hsitez pas communiquer avec le Service den laccs linformation et des ressources
documentaires qui se chargera de rpondre vos questions et qui s'occupera d'apporter les
ajustements ncessaires.

Pour plus dinformation, consultez la partie Guide de gestion des documents informatiques au MSSS
prsent dans le Manuel de gestion des documents administratifs.

PARTIE 1 : PRSENTATION DU PLAN DE CLASSIFICATION UNIFORME

1.1

Dfinition du plan de classification uniforme

Le plan de classification uniforme est un outil de gestion qui regroupe les documents par sujets,
selon une hirarchie logique base sur les principales activits d'un organisme.
Les objectifs viss par l'application du plan de classification uniforme sont :
Uniformiser la classification des dossiers.
Acclrer le reprage de l'information.
Constituer un dossier complet sur une activit ou un sujet donn.
Favoriser le classement des dossiers selon un ordre logique dans les classeurs.
Faciliter l'application du calendrier de conservation.
Faciliter la prise de dcision.

1.2

Obligations lgales et administratives du plan de classification uniforme

L'application du plan de classification uniforme constitue une obligation lgale et administrative

laquelle doivent se conformer toutes les units administratives du MSSS. Cette exigence
est nonce dans la Loi sur l'accs aux documents des organismes publics et sur la
protection des renseignements personnels (L.R.Q., ch. A-2.1) et dans la Politique
ministrielle de gestion des documents (INT-1994-001). Les units administratives doivent
donc se familiariser avec la procdure d'application du plan de classification uniforme afin de
pouvoir l'utiliser adquatement.

1.3

laboration du plan de classification uniforme

Le plan de classification uniforme des documents a t dvelopp par le Service de laccs

linformation et des ressources documentaires avec la collaboration des units administratives du
Ministre.
La dmarche d'laboration du plan de classification uniforme a ncessit une srie de rencontres
avec les reprsentants des units administratives. Les premires rencontres consistaient
prsenter la dmarche, identifier les activits de chaque unit administrative et prendre
connaissance de leurs principaux dossiers. La seconde tape fut de travailler la structuration
hirarchique et logique de leurs activits. Enfin, chaque unit administrative valida la structure
uniforme de classification pour s'assurer qu'elle correspondait leurs fonctions.

1.3.1

La structure de classification

La structure de classification est compose de trois lments :

un code numrique de classification;
un titre de rubrique;
une description de rubrique.
Ces lments sont dfinis et expliqus dans les sections 1.3.2 1.3.4.

1.3.1.1

Les niveaux de classification

Une structure de classification se divise en plusieurs niveaux: classes, sous-classes, divisions,

sous-divisions, etc. Chaque niveau reprsente un degr de prcision dans la structure de
classification, voluant du gnral au particulier.
La structure de classification du Ministre se compose de deux grandes classes :
1000 00

GESTION DES RESSOURCES ADMINISTRATIVES

2000 00

SYSTME SOCIOSANITAIRE

3000 00

SYSTME SOCIOSANITAIRE (SUITE DU 2000 00)

Ces classes se subdivisent en diffrentes sous-classes, puis divisions et sous-divisions, afin de

prciser de faon hirarchique les nombreuses activits du Ministre.

1.3.2

Le code de classification

Le code de classification est constitu de trois parties: le code primaire, le code secondaire et le
code tertiaire.

CODE PRIMAIRE

CODE
SECONDAIRE

CODE TERTIAIRE

4 chiffres

2 chiffres

2 chiffres

1000 3999

00 99

00 99

Obligatoire

Obligatoire

Facultatif

Service doc.

Service doc.

Unit adm. 2

Valid

Valid

Non valid 3

Les units administratives ont la possibilit de crer leur propre code tertiaire.
Le code tertiaire nest pas valid par le logiciel Gestion virtuelle lors de lattribution du code un
dossier.

1.3.2.1

Code primaire

Le code primaire est obligatoire. Il est compos de quatre chiffres. Les codes de premier niveau
(les classes) sont identifis par blocs de milliers: c'est le premier des quatre chiffres.
Exemple :

1000 00

GESTION DES RESSOURCES ADMINISTRATIVES

Les codes de second niveau (les sous-classes) sont identifis par bloc de centaines: c'est le
deuxime des quatre chiffres.
Exemple :

1000 00
1100 00

GESTION DES RESSOURCES ADMINISTRATIVES

Organisation et administration

Les codes de troisime niveau (les divisions) sont identifis par bloc de dizaines: c'est le troisime
des quatre chiffres.
Exemple :

1000 00
1100 00
1120 00

GESTION DES RESSOURCES ADMINISTRATIVES

Organisation et administration
Gestion administrative

Les codes de quatrime niveau (les sous-divisions) sont identifis par bloc d'unit: c'est le
quatrime des quatre chiffres.
Exemple :

1.3.2.2

1000 00
1100 00
1120 00
1121 00

GESTION DES RESSOURCES ADMINISTRATIVES

Organisation et administration
Gestion administrative
Planification administrative

Code secondaire

Le code secondaire est obligatoire. Il est compos de deux chiffres. Le code secondaire
reprsente le cinquime niveau de prcision dans la structure de classification. Il peut prendre les
valeurs 00 99.
Exemple :

1000 00
1100 00
1120 00
1121 00
1121 01

GESTION DES RESSOURCES ADMINISTRATIVES

Organisation et administration
Gestion administrative
Planification administrative
Orientation, priorit et objectif

1.3.2.3

Code tertiaire

Le code tertiaire est facultatif. Il est compos de deux chiffres. Le code tertiaire reprsente le
sixime niveau de prcision dans la structure de classification. L'utilisation du code tertiaire est
laiss la discrtion des units administratives et leur permet de prciser la structure de
classification en fonction de leurs propres besoins lorsque le justifie la complexit du sujet ou le
volume de documents. Il peut prendre les valeurs 01 99.
Exemple :

1.3.3

1000 00
1100 00
1120 00
1121 00
1121 01
1121 01 01

GESTION DES RESSOURCES ADMINISTRATIVES

Organisation et administration
Gestion administrative
Planification administrative
Orientation, priorit et objectif
Gestion des documents / Orientation, priorit et objectif

Le titre de la rubrique

Le titre de la rubrique permet d'identifier la srie documentaire laquelle appartient le document.

1.3.4

La description de la rubrique

La description prcise le contenu type de chaque rubrique afin de faciliter l'identification de la

bonne rubrique lors de l'attribution du code de classification un document. Pour une description
plus prcise, il est conseill de vous rfrer au calendrier de conservation.

1.4

Mise en application du plan de classification uniforme

L'utilisation du plan de classification uniforme s'effectue selon une procdure dtermine.

Certaines oprations peuvent s'effectuer l'aide du logiciel de gestion documentaire Gestion
virtuelle et sont prsentes sommairement dans ce document. Pour plus de prcisions
concernant l'utilisation des options du logiciel, consultez la section Guide d'utilisation du
logiciel Gestion virtuelle dans le Manuel de la gestion des documents administratifs.

1.4.1

Classification des documents

La classification est l'opration visant analyser et dterminer le sujet d'un document et lui
attribuer le code de classification et le dlai de conservation appropris.

1.4.1.1

Codification

La codification est l'opration visant attribuer un document classer un code de classification

correspondant sa description dans le plan de classification.

Analyse des documents

L'analyse permet de cerner le sujet principal d'un document.
effectuer une bonne analyse :

Voici quelques conseils pour

pour les documents produits, consulter si possible l'auteur du document;

pour les documents reus, lire attentivement le document;
ne pas se fier uniquement la mention objet ou sujet qui est inscrite sur le document;
pour les documents possdant plusieurs sujets, choisir le sujet le plus significatif et indexer
les autres sujets avec des descripteurs pour faciliter le reprage (voir la section 1.4.1.3
pour connatre la faon d'indexer).

Attribution du code de classification

Afin de dterminer le code de classification attribuer un document, on recherche le sujet du
document dans l'index alphabtique du plan de classification :
chercher le mot correspondant au sujet dans l'index;
si le mot n'est pas dans l'index, chercher ses synonymes;

10

 si le mot et les synonymes ne sont pas dans l'index, consulter la table des matires du
plan de classification pour identifier la srie documentaire laquelle se rattache le sujet du
document. Lorsque cette situation se produit, contactez le personnel du Service de
laccs linformation et des ressources documentaires afin de corriger l'index (voir
la section 1.5).

Validation du code de classification

Pour s'assurer de la pertinence du code de classification attribu au document :
consulter la description et, s'il y a lieu, la note d'application ou l'avertissement qui
accompagne le code de classification;
dterminer le niveau appropri de classification: classe, sous-classe, division, sousdivision, etc.;

Mention de rfrence du code de classification

La mention de rfrence du code de classification inscrite sur le document permet d'identifier
rapidement un document et facilite ainsi son classement :
pour un document produit, inscrire sur le document le code de classification prcd de
la mention N/Rf. (notre rfrence) sous la mention objet ou sujet;
pour un document reu, inscrire (au plomb) le code de classification retenu, dans le coin
suprieur droit du document.

N.B.:

un numro de rfrence est gnr automatiquement par le logiciel Gestion

virtuelle lors de l'ajout d'un document; ce n'est pas ce numro qui doit tre
transcrit sur le document mais bien le code de classification.

11

1.4.1.2

Attribution d'un dlai de conservation

L'attribution d'un dlai de conservation un document est l'opration qui dtermine les dures de
conservation de ce document selon l'utilisation qu'on en fait.
chaque code de classification est associ un ou plusieurs dlais de conservation. Ces dlais
sont labors en fonction du contenu et des types de documents. S'il est possible d'attribuer plus
d'un dlai au document, il est alors ncessaire de choisir celui qui s'applique plus particulirement
notre document.
Pour ce faire, on doit consulter le calendrier de conservation de la faon suivante :
reprer le dlai de conservation l'aide de l'index des codes de classification;
vrifier si le contenu correspond effectivement au document en question;
dterminer le statut du document (principal ou secondaire) en identifiant l'unit administrative
responsable;
identifier l'tat du document (actif, semi-actif ou inactif);
avec le logiciel Gestion virtuelle, il est possible de slectionner un des dlais de conservation
que le systme propose; le systme gnre alors automatiquement, partir de la date
d'ouverture du document, les priodes de conservation pour les tats actifs et semi-actifs, de
mme que le mode de disposition l'tat inactif.

1.4.1.3

Description et indexation

La description est l'opration qui permet de prciser le titre et le contenu d'un document.
au moment d'attribuer un titre au document, le logiciel Gestion virtuelle gnre
automatiquement le titre du code de classification et il est possible de prciser ce titre et de
complter sa description.
L'indexation est l'opration qui assure un reprage rapide et efficace de l'information en prcisant
le sujet et en dterminant les descripteurs et les mots-cls des documents.
avec le logiciel Gestion virtuelle, les mots-cls sont gnrs automatiquement. Il est aussi
possible dajouter des mots-cls tels des acronymes, des synonymes ou des expressions qui
faciliteront la recherche des documents.

12

1.4.2

Classement des documents

Le classement est l'opration visant ranger les documents dans un classeur conformment
l'ordre de classification tabli.

1.4.2.1

Identification des documents

L'identification d'un document s'effectue l'aide d'une tiquette. Cette tiquette comporte les
informations suivantes: code de classification, suite du code, titre du document, unit
administrative, numro de rfrence.
le logiciel Gestion virtuelle offre un modle pour l'impression des tiquettes par numro de
rfrence et un autre par unit administrative. Ces modles ont t dvelopps par le Service
de laccs linformation et des ressources documentaires et ils sont normaliss pour toutes
les units administratives.

1.4.2.2

Rangement des documents

Le rangement des documents est l'opration qui consiste regrouper dans les classeurs les
documents qui possdent un mme code de classification. Ils sont ensuite rangs par ordre
alphabtique, chronologique ou numrique. Afin de faciliter le reprage, les codes extrmes de
classification (dbut et fin) doivent tre identifis sur les classeurs.

1.4.3

Reprage des documents

Le reprage des documents doit s'effectuer rapidement afin de retrouver l'information dsire
dans les plus brefs dlais et avec un minimum d'effort.
le logiciel Gestion virtuelle permet de faire la recherche d'un document partir des mots-cls
ou des divers champs de recherche contenus dans les fiches documentaires (code de
classification, titre, unit administrative, responsable, etc.). Il est ensuite facile de retrouver le
document en consultant l'option Localisation de la fiche documentaire.

1.4.4

Circulation des documents

Le contrle de la circulation des documents permet de localiser les documents emprunts afin de
faciliter le travail du personnel d'une unit administrative.
La circulation des documents l'tat actif devrait s'effectuer selon la procdure d'emprunt suivante
:
rechercher le document l'aide de la procdure dcrite prcdemment (1.4.3);
reprer le document et le retirer de son classeur;
complter une fiche de circulation (voir annexe);

13

 placer la fiche de circulation la place du document dans le classeur;

au retour du document, ajouter la date de retour sur la fiche de circulation;
reclasser le document la place de la fiche de circulation.

1.5

Mise jour du plan de classification uniforme

Pour tre efficace, un outil comme le plan de classification doit rpondre aux besoins des units
administratives et de leur personnel. Il est donc important de s'assurer que le plan de
classification puisse reflter l'volution constante d'une organisation comme la ntre.
Ainsi, nous demandons aux units administratives de signaler au Service de laccs linformation
et des ressources documentaires tout changement apporter la structure de classification
(ajout, modification ou suppression) afin de nous permettre d'offrir un outil de travail complet et
jour.

Pour nous rejoindre :

Courrier :
Service de laccs linformation et des ressources documentaires
Division catalogage et gestion des documents
1075, chemin Sainte-Foy, 5e tage
Qubec (Qubec)
G1S 2M1

Tlphones et tlcopieur :
Martin Gagn
Stphanie Parent
Denis Perreault

(418) 266-7022
(418) 266-7021
(418) 266-7015

Tlcopieur :

(418) 266-7024

Courrier lectronique :
Martin Gagn / martin.gagne@msss.gouv.qc.ca
Stphanie Parent / stephanie.parent@msss.gouv.qc.ca
Denis Perreault / denis.perreault@msss.gouv.qc.ca

14

LEXIQUE
ARCHIVES :
Ensemble des documents, quelle que soit leur date ou leur nature, produits ou reus par
une personne ou un organisme pour ses besoins ou lexercice de ses activits et conservs
pour leur valeur dinformation gnrale.
BIBLIOTHQUE ET ARCHIVES NATIONALES DU QUBEC (BANQ) :
Organisme qui assure la conservation en permanence des documents verss par les
ministres et les organismes en vertu de la Loi sur les archives.
CALENDRIER DE CONSERVATION :
Outil de gestion qui dtermine les priodes dutilisation et les supports de conservation des
documents actifs et semi-actifs du Ministre et qui indique quels documents inactifs sont
conservs de faon permanente et lesquels sont limins.
CENTRE DE DOCUMENTS SEMI-ACTIFS (CDSA) :
Lieu o sont dposs et conservs moindre cot les documents semi-actifs dun
organisme conformment au calendrier de conservation des documents.
CLASSIFICATION :
Opration visant regrouper logiquement les documents dun organisme par sujet.
CODE DE CLASSIFICATION :
Inscription numrique identifiant chaque nomenclature du plan de classification et servant
dadresse de localisation pour le rangement des dossiers dans les classeurs.
CODIFICATION :
Opration visant attribuer un document classer un code de classification.
COLLECTION DE DOSSIERS (DOSSIERS EN SRIE) :
Ensemble de dossiers de mme nature, habituellement classs dans un ordre de reprage
continu (alphabtique, numrique, chronologique, etc.).
DCLASSEMENT :
Opration relative au transfert des documents semi-actifs au CDSA, au versement des
archives la BANQ ou llimination des documents devenus inutiles.

15

DESCRIPTEUR (mot-cl) :
Mot ou ensemble de mots servant dcrire un dossier et son contenu afin de faciliter son
reprage.
DOCUMENT :
Tout support dinformation, y compris les donnes quil renferme, lisibles par lhomme ou par
machine, lexception des documents viss la Loi sur Bibliothque et Archives nationales
du Qubec (L.R.Q., chapitre B-1.2).
DOCUMENT ACTIF :
Document couramment utilis des fins administratives, financires ou lgales et qui est
conserv dans les espaces de bureau.
DOCUMENT ESSENTIEL :
Document qui permet la continuit ou le rtablissement des oprations, des droits et des
obligations et dont la disparition aurait des consquences graves et irrparables pour le
Ministre.
DOCUMENT INACTIF :
Document qui nest plus utilis des fins administratives, financires ou lgales et qui doit
tre vers la BANQ ou tout simplement limin.
DOCUMENT SEMI-ACTIF :
Document qui est occasionnellement utilis des fins administratives, financires ou lgales
et que lon dpose par mesure dconomie au CDSA.
DOSSIER :
Ensemble de documents portant sur un sujet donn.
DOSSIER PRINCIPAL :
Dossier qui contient linformation la plus complte sur un sujet donn. Cest en fait le
dossier officiel ou le dossier matre de lorganisme. Le dtenteur du dossier principal
est habituellement lunit administrative mandataire.
DOSSIER SECONDAIRE :
Dossier qui contient une partie de linformation contenue dans le dossier principal ou une
copie de toute linformation contenue dans ce dernier.

16

MANUEL DE GESTION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS :

Outil de gestion dans lequel sont consignes les oprations et les procdures dapplication
du systme de gestion des documents administratifs du Ministre, depuis leur cration ou
leur rception jusqu leur destruction ou leur versement la BANQ.
MOT-CL :
Mot choisi dans le titre ou la description dun document caractrisant son contenu et
permettant la recherche de ce document.
PLAN DE CLASSIFICATION :
Outil de gestion dans lequel sont tablies, selon une structure logique, hirarchique et allant
du gnral au particulier, les activits du Ministre.
VERSEMENT DES DOCUMENTS :
Transfert la Bibliothque et Archives nationales du Qubec des documents devenus
inactifs.

17

BIBLIOGRAPHIE
DELAGE-HARVEY, Gisle. Vocabulaire de la gestion des documents administratifs (francoanglais). Montral, Office de la langue franaise du Qubec, 1982. 91 pages.

QUBEC (PROVINCE). ARCHIVES NATIONALES DU QUBEC.

archivistiques. Qubec, 1992. 184 pages.

Normes et procdures

QUBEC (PROVINCE). ARCHIVES NATIONALES DU QUBEC. Plan de classification type

des documents de gestion gouvernementaux. Qubec, 1995. 108 pages.

QUBEC (PROVINCE). ASSEMBLE NATIONALE (L.R.Q. chap. A-2.1). Loi sur laccs aux
documents des organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels. Qubec, 1994. 14 pages.

QUBEC (PROVINCE). ASSEMBLE NATIONALE (L.R.Q. chap. A-21.1). Loi sur les archives.
Qubec, 1992. 18 pages.

QUBEC (PROVINCE). INSPECTEUR GNRAL DES INSTITUTIONS FINANCIRES. Plan

de classification des documents. Qubec, Direction de lorganisation du travail et de
la gestion de linformation, 2002.

QUBEC (PROVINCE). MINISTRE DE LA SCURIT DU REVENU. Plan de classification

des documents. Qubec, Direction des ressources matrielles, Service de la gestion
des espaces et des documents, 1994.

QUBEC (PROVINCE). MINISTRE DU TOURISME. Guide de gestion des documents

administratifs. Qubec, Secrtariat du Ministre, 1993.

QUBEC (PROVINCE). RGIE DES ALCOOLS, DES COURSES ET DES JEUX. Plan de
classification des documents. Qubec, Secrtariat de la Rgie, 2006.

ROBERGE, Michel. La gestion de linformation administrative: application globale, systmique et

systmatique. Qubec, ditions Documentor, 1992. 298 pages.

ROUSSEAU, Jean-Yves et Carol COUTURE. Les fondements de la discipline archivistique.

Sainte-Foy, Presses de lUniversit du Qubec, 1994. 370 pages.

18

ANNEXE

Service de laccs linformation

et des ressources documentaires

FICHE DE CIRCULATION
GESTION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
Code de classification

Nom

Date de sortie

19

Date de retour