des relations

publiques
efficaces
suggestions aux clubs

Les relations publiques sont menes de

manire diffrente de par le monde. Mais
quelles que soient les diffrences culturelles, tous les clubs ont en commun de
devoir aller la rencontre dun auditoire
vari : mdias, pouvoirs publics, monde des
affaires, autres associations, membres potentiels ou encore particuliers bnficiant
des actions du Rotary. Les relations publiques consistent dvelopper un message
pour communiquer efficacement avec ces
publics et identifier les mdias les plus
efficaces pour communiquer ce message.

Les composantes des

relations publiques

Savoir ce qui constitue une info

La communication crite
Les relations avec les mdias
Les relations externes
Nouveaux medias et medias non-traditionnels

Ce guide vous aidera dvelopper et utiliser des mthodes

et outils de relations publiques traditionnels comme innovants, travailler avec les medias, cooprer avec dautres
organisations ainsi qu valuer et mesurer le succs des
efforts de relations publiques de votre club.

Quest-ce qui constitue un bon sujet ?

Un bon sujet dinformation est soit quelque
chose dextraordinaire qui arrive une
personne ordinaire, soit quelque chose
dordinaire qui arrive une personne
extraordinaire. Les lments suivants sont
constitutifs dune info :
Actualit. Pour que votre histoire ait
une chance de devenir une info, elle
doit traiter dun vnement venir,
en cours ou juste achev. Utilisez des
mots tels que Aujourdhui, tt ce matin, hier ou demain pour en signifier
lactualit.
Proximit. Les journaux et autres mdias sont intresss prioritairement par
les sujets locaux qui intressent leurs
lecteurs. Tenez-en compte au moment
de choisir les sujets promouvoir
auprs des mdias.
Prominence. Un sujet incluant la participation de personnalits importantes
ou de clbrits locales ou nationales
a de grandes chances dintresser les
mdias.
Singularit. Dans bien des endroits
du monde, les mdias sont friands
dvnements inhabituels et inattendus.
Si votre club a accompli une action exceptionnelle ou si un de vos membres
sest distingu par une action hors du
commun, ne ratez pas cette occasion
de mdiatiser votre action.
Conflits. Les mdias consacrent souvent leur Une aux conflits qui couvrent
la surface de la terre. Faites connatre
les actions de votre club pour promouvoir la paix, par exemple en crivant
une lettre pour le courrier des lecteurs
en rponse un article rcent sur un
conflit particulier.

Jouer sur la corde sensible. Les

histoires personnelles susceptibles
dattirer la sympathie du public sont
trs prises par les mdias. Nhsitez
pas par exemple raconter lhistoire
dun bnficiaire dune action de votre
club ayant le potentiel de toucher le
public comme les membres de votre
club.
Importance. Le sujet choisi doit tre
considr comme important par un
vaste public.Votre action bnficiet-elle de nombreuses personnes ?
Citez une ou deux personnes pour
donner un ton vivant et humain
votre article. Partagez les efforts de
votre club. radication de la polio, eau,
environnement sont autant de sujets
porteurs.

Lexprience montre que, parmi

les nouvelles qui intressent la
presse, plusieurs thmes reviennent constamment :
Les portraits de bnvoles hors pair
Les liens qui se crent entre habi
tants de pays dvelopps et ceux des
pays en dveloppement
Les actions dun Rotary club local ou
de la Fondation
Les participants des programmes
dchange tels que les changes
de jeunes, les Centres du Rotary, les
bourses ou les EGE
Les rcits concernant des bnfi
ciaires des services du Rotary
Les activits PolioPlus, surtout si vous
tes dans une rgion endmique

La communication crite
Savoir crire simplement, logiquement et
succinctement est essentiel, le but tant en
gnral dattirer lattention dun journaliste
ou dun rdacteur. Les faits essentiels doivent toujours tre placs au dbut de votre
communication.

Info principale
Infos secondaires
Contexte

Le communiqu de presse
En haut gauche, inscrire les coordonnes
compltes de la personne contact ainsi que
les adresses des sites Internet du club et du
district. Le titre et la premire phrase, ou
accroche, sont les lments les plus importants du communiqu de presse. Ils doivent
attirer lattention et intresser immdiatement le journaliste ou rdacteur.
Le premier paragraphe
Il doit rpondre aux questions suivantes :
Qui ? La personne ou le groupe faisant
lobjet du communiqu
Quoi ? La manifestation ou laction
laquelle votre club participe
O ? Ladresse exacte de la manifestation ou de laction
Quand ? La date et lheure prcise
de la manifestation ou la priode
sur laquelle laction se droule
Pourquoi ? La raison pour laquelle
le sujet du communiqu intresse
le public

Les paragraphes suivants

Dcrivez la manifestation venir ou ce qui
a t ralis. Les opinions personnelles des
divers acteurs doivent faire lobjet de citations entre guillemets. Il est prfrable de
sen tenir aux informations essentielles.
Un communiqu de presse devrait se limiter
une page et traiter uniquement un ou
deux points.
Pour la tlvision, noubliez pas dindiquer
lexistence de bonnes images vido, comportant par exemple un vnement insolite ou
la prsence de personnalits.
Conclure tout communiqu par une prsentation gnrale du Rotary, rseau international de bnvoles au service de la collectivit.

La proposition de reportage
Les journalistes sont toujours en qute de
spcialistes. Une lettre proposant un sujet
denqute un journaliste et lui offrant
laide dexperts (joindre les qualifications)
dans un domaine prcis (alphabtisation, eau,
environnement, etc.) sera gnralement bien
reue. Le sujet propos doit tre compatible avec le mdia choisi et la conception de
linformation du journaliste.
Quelques conseils
Prsenter le sujet en une page
Expliquer pourquoi le sujet
intresse les lecteurs
Souligner son importance
Fournir des dtails pertinents
Proposer diffrentes approches
Donner des opportunits de
photographies

Courrier des lecteurs

Vous pouvez crire par fax ou par courrier
un rdacteur afin de ragir la publication
dun article ou un vnement dactualit et
demander ce que votre lettre soit publie
dans la rubrique Courrier des lecteurs du
journal ou magazine.
Quelques conseils
Dveloppez une ou deux ides au
maximum. Soyez clair et concis, et
prsentez lobjet de votre courrier ds
la premire phrase.
Soyez en phase avec lactualit. Si votre
lettre ne rpond pas un article ou
ditorial, elle doit traiter dun vnement rcent.

Une photo vaut tous

les mots du monde
Une bonne photo rendra votre article
plus intressant et accrotra ses
chances dtre publi. Toute stratgie
de relations publiques doit utiliser cet
outil. Quelques conseils :

Bien connatre les vues et opinions

du journal ou magazine auquel vous
crivez. Rfutez ou soutenez des dclarations prcises, apportez des informations nouvelles mais vitez dattaquer
les mdias en gnral et le journal en
particulier.
Vrifiez les spcifications de format du
journal ou magazine. Lidal est en gnral dcrire deux courts paragraphes
auxquels sont joints votre nom, votre
signature ainsi que vos coordonnes
compltes.

Dbats & Opinions

Cette rubrique dont le nom varie selon les
publications donne la parole des individus
extrieurs au journal ou magazine.Votre
contribution devra intresser la collectivit
et :
Donner votre point de vue
Faire rflchir
Alimenter le dbat
Lire dautres contributions dans ce journal
ou magazine avant de soumettre la vtre.
L encore, clart et concision sont les
matre-mots.

Savoir avant de prendre la photo quel

message vous voulez faire passer.
Utiliser si possible les services dun
professionnel ou un appareil photo
numrique de qualit.
Prfrer des photos de personnes en
action des photos de groupes ou de
poignes de mains.
Faire preuve dimagination. Un clich
original peut dcider de la publication
dun article.
Envoyer vos photos au journal le plus
tt possible.
Joignez une lgende reprenant le su
jet de larticle et vrifiez lorthographe
des noms propres. Les photos des
dirigeants actuels du R.I. peuvent
tre tlcharges sur le site
www.rotary.org.

Fiches-info
Vous pouvez tlcharger ces fiches pour
donner des informations gnrales sur
le Rotary aux mdias partir du site
www.rotary.org.

Le dossier de presse
Les journalistes ont parfois besoin de plus
dinformations que ce qui peut tre contenu
dans un communiqu, tout particulirement
lors de manifestations importantes.
Une plaquette, avec de prfrence
lemblme du Rotary, peut fournir les
informations dordre gnral ainsi que des
documents se rapportant plus prcisment
lvnement en question.
4

Parmi les documents devant y figurer :

Une fiche dinformation ou brochure
sur votre club
Une fiche dinformation sur le projet
Une fiche dinformation sur le
programme affrent

tude de cas
Le Rotary face des cas
de polio aux tats-Unis
En 2005, les experts sanitaires amricains ont eu la mauvaise surprise
de dcouvrir cinq cas de polio, les
premiers depuis 26 ans, dans une
communaut Amish du Minnesota.
En rponse un article du Washington
Post sur cet vnement, le R.I. a prpare
un Courrier des lecteurs type publi dans sa lettre dinformation PR Tips
et insistant sur le fait que la polio restera dangereuse dans le monde entier
tant quelle naura pas t radique.
La division Relations publiques du R.I.
a galement dvelopp un article type
proposer la presse locale pour
leur rubrique Dbats & Opinions. Ces
initiatives ont permis de nombreux
Rotariens du monde entier de faire
entendre leur voix par lintermdiaire
de courrier des lecteurs et autres.

Les relations
avec les mdias
Tout comme les fabricants font de la publicit pour leurs produits, les Rotariens doivent vendre leur message sur le Rotary
aux mdias. Il faut pour ce faire comprendre
leur fonctionnement.

Identifier les mdias porteurs

Avant denvoyer des articles la presse
crite, assurez-vous de bien cerner le lectorat concern. Lisez la presse locale et regardez la tlvision pour trouver une rubrique.
Invitez un journaliste faire un expos
votre club.Vous ferez ainsi sa connaissance
et obtiendrez des conseils pour travailler
avec des journalistes ainsi quune meilleure
comprhension de ce milieu.
Les mdias porteurs peuvent tre trs
divers : journaux locaux et rgionaux, radios
locales ; mdias spcialiss (ducation, sant,
etc.) ; tlvisions locales et cbles.

Liste des mdias

Une fois les mdias potentiels identifis
pour chaque sujet, tablissez une liste avec
les coordonnes compltes y compris
tlphone, fax et e-mail des journalistes,
rdacteurs ou directeurs de linformation
contacter. Pour les rdactions de grande
taille, les journalistes sont souvent spcialiss : le journaliste en charge du monde de
lentreprise sera intress par la journe
dorientation professionnelle organise
par votre club, celui en charge de lducation par une interview dun boursier de la
Fondation ou dun participant un change
de jeunes.

Aborder les mdias

Plusieurs stratgies sont possibles. Dans
tous les cas, soyez persuasifs et persistants
sans tre agressifs. Pour toucher sa cible, il
faut connatre les prfrences du journaliste.
E-mail : La plupart des reporters
apprcient ce moyen de communication rapide. La ligne Objet est importante. Elle doit attirer lattention
du journaliste afin dviter que votre
e-mail ne soit effac sans tre lu.
Tlphone : De nombreux rdacteurs
apprcient une brve description du
sujet au tlphone et des raisons pour
lesquelles cela pourrait intresser le
public. Les journalistes sont ainsi tout
de suite en mesure de vous indiquer
si cela suscite lintrt et quelles informations supplmentaires ils aimeraient
recevoir.
Fax : Les fax sont un moyen conomique et rapide denvoyer aux journalistes les informations quils ont requises,
mais la plupart naiment pas recevoir
des fax quils nont pas sollicits.
viter pour prendre contact.
Courrier : Envoyer une lettre dune
page exposant vos ides sil ny a pas
de date limite respecter.
Lettre personnelle : Seule ou pour
accompagner un communiqu de
presse, cette lettre peut permettre
de proposer une approche particulire
du sujet ou une ide dinterview. Elle
est par ailleurs un geste dattention
souvent apprci.
Dossier de presse : Utile pour
promouvoir plusieurs actions dans le
mme domaine ou plusieurs vnements lis, par exemple pour prsenter
une srie de confrences organises
sur un thme prcis au cours du mois
venir. Contenu : fiches-info, commu-

niqu de presse, photos (avec lgendes

jointes), programme es manifestations
et biographies des intervenants.
Certaines informations doivent tre adresses des services bien particuliers :
Agendas : Les mdias confient gnralement la gestion de leur rubrique
Agenda/Calendrier une personne ou
un service spcial. Renseignez-vous
lavance et envoyez-leur le programme
de vos manifestations avec un paragraphe prsentant brivement manifestation, lieu, date et heure, etc.
Messages dintrt public : Annonces
gratuites offertes par certains mdias,
y compris des radios et tlvisions,
diverses organisations. Le Rotary
International met votre disposition
des messages dintrt public prts
lemploi, disponibles en DVD et
cassettes Beta SP. Contactez les mdias
concerns pour obtenir le placement
gratuit de ces messages et informez le
sige de chaque demande par e-mail
pr@rotary.org.

Participer des entretiens

avec les mdias
Les journalistes sont toujours intresss par
de bonnes histoires. Il est donc important
de mettre leur disposition des porteparole comptents et connaissant bien le
Rotary et ses programmes. De bons porteparole dans votre rgion peuvent tre des
dirigeants de club, de district ou internationaux ou encore des personnes ayant
bnfici des programmes du Rotary : boursiers, participants EGE ou Youth Exchange,
Volontaires. Si une personnalit extrieure
ou un expert non-rotarien participe une
manifestation rotarienne, assurez-vous quils
sont suffisamment informs pour faire passer le message voulu.

Quelques suggestions pour russir vos

entretiens :
Fournir au journaliste divers documents utiles, dont une brve biographie
de la personne qui sera interviewe.
Prendre connaissance des points principaux qui seront abords et sentraner les traiter.
Penser au public. Faire des commen
taires qui le concerne.
tre la fois clair et concis. Prsenter
les faits dune faon simple et directe.
viter le vocabulaire technique et le
jargon rotarien.
Demander au journaliste de clarifier sa
question si besoin est.
Tout ce que vous dites un journaliste
pourra tre utilis, mme si ce dernier
vous dit le contraire.
Si un reporter pose une question
ngative, rpondre avec honntet et
ramener la conversation sur un terrain
plus positif.
Sinformer sur la date de publication de
larticle, mais ne pas demander voir la
copie avant parution.
Donner son numro de tlphone au
journaliste ; il se peut quil ait besoin
dun complment dinformation.

Quelques conseils
Se familiariser avec les publica
tions ou missions auxquelles vous
comptez soumettre vos informations.
Tenir des listes bien jour des
coordonnes des journalistes.
Personna-liser les courriers autant
que possible.
tre certain que larticle constitue
effectivement une information digne
dintrt.
Ne pas appeler les journalistes pen
dant le bouclage de leur publication.
Le faire de prfrence le matin.
tre bref et prcis lorsque vous vous
adressez des reporters.
tre bien inform et anticiper les
questions que lon pourrait vous
poser.
Faire parvenir des documents
dinformation tout de suite aprs la
prise de contact.
tre disponible. Donner aux journali
stes un numro de tlphone o ils
seront srs de vous joindre sils ont
besoin de plus dinformations ou
sils veulent vrifier une donne.
Se conformer toujours aux dates
spcifies par le journaliste.
Prvenir votre club lorsque vous en
voyez des informations la presse.
Savoir essuyer un refus et ne pas
insister au-del du raisonnable.

En cas de crise
Malgr vos efforts les plus louables, des
problmes peuvent survenir qui demandent
tre traits avec tact. La rgle dor pour
mettre fin des rumeurs est de tout
dire et de le dire vite. Il sagit avant tout
de limiter les dgts et de restaurer sa
crdibilit.

Linattendu : vous ne serez souvent

inform dune situation prjudiciable
que lorsque les journalistes vous
contacteront. Dans ce cas, assurez
les journalistes que vous leur donnerez rapidement une rponse mais ne
rpondez pas immdiatement. Prenez
le temps de demander conseil, par
exemple au personnel du Rotary qui
se tient votre entire disposition.

Il est toutefois recommand de ne pas

contacter les mdias mais dattendre quils
se manifestent et de consulter le Rotary
International (( +1-847-866-3237 ;
pr@rotary.org) avant de rpondre.
Il est galement bon de se prparer aux
ventualits suivantes :

 Le manque dinformation : les

rumeurs ne sont pas toujours fondes.
Ne vous emballez pas. Informez les
journalistes que vous leur rpondrez
une fois que vous aurez vrifi les faits.
Lescalade : afin dviter que la crise
ne stende, efforcez-vous de rpondre
honntement et le plus rapidement
possible aux questions poses.
La pression monte : nommez un
porte-parole du club qui rpondra aux
questions des journalistes et fera toutes les dclarations. Insistez auprs des
membres du club afin quils ne fassent
pas de dclarations isoles.
Le sentiment dtre assig : ne vous
repliez pas sur vous-mme. Demandez
des conseils juridiques et de relations
publiques. Restez ouvert au public et
aux medias car le Rotary na rien
cacher.
La panique : vitez dy cder. Ce faisant, vous donnerez une image positive
du Rotary.

particulier sur le rle du Rotary dans

cette aventure et sur son impact sur
le monde : Jappartiens une grande
organisation, le Rotary International,
et avec leur soutien je suis capable de
faire ces quelques gestes avec amour.
Le reportage de 2 minutes et 40
secondes a t diffus dans lmission
Making a Difference regarde ce jourl par environ un million de tlspectateurs. Le reportage montrait comment
Fary Moini et son Rotary club taient
parvenus collecter 250 000 USD
pour construire prs de Djalalabad
une cole quipe dun laboratoire
de sciences, dune bibliothque et
dune salle informatique et capable
daccueillir 2 000 enfants. NBC a
mme dpch une quipe de tl
sur place afin de filmer la premire
rentre des classes de cette cole
mixte. Mais cest par un article dans
un journal local que tout a commenc.

Relations
externes

Lorsquune crise a t rgle, contacter les

mdias pour les en informer.

tude de cas

Le Rotary International travaille depuis toujours avec dautres organisations. Pour monter la premire action du club de Chicago,
la construction de toilettes publiques, son
fondateur Paul Harris avait ainsi fait appel
des agences municipales et des entreprises
locales. Aujourdhui, le Rotary participe un
quartet de partenaires qui dirigent ensemble lInitiative mondiale pour lradication de
la polio. Collaborer avec une autre organisation permet tout la fois de sensibiliser
aux activits du club et daccrotre la porte
dune action et les ressources techniques et
financires disponibles pour la mener.

Un article dans la presse locale mne

une couverture mdiatique nationale
Un article du San Diego Tribune qui
prsentait Fary Moini, membre du
Rotary club de La Jolla Golden Triangle
(Californie, tats-Unis), comme une
hrone locale a attir lattention dun
producteur de NBC Nightly News qui la
contacte pour raliser un reportage
sur son action extraordinaire en faveur
des rfugis afghans au Pakistan et en
Afghanistan. Le reportage insistait en

Cest pour cette raison que le Rotary

International a tabli un rseau de plus
de 20 dlgus chargs de le reprsenter
auprs des Nations unies, de ses diffrentes
agences et dautres organisations internationales majeures. La liste de ces dlgus,
nomms chaque anne par le prsident
du Rotary International, est publie dans
lOfficial Directory. Nhsitez pas les contacter si vous envisagez une collaboration avec
une de ces organisations.

lun de leurs objectifs du millnaire

de Rduire de moiti, dici 2015,
le pourcentage de la population qui
na pas accs de faon durable un
approvisionnement en eau potable.
Afin de contribuer cet objectif, le
Rotary club dAtlanta (Gorgie, tatsUnis) et des Rotary clubs du Kenya ont
dvelopp un partenariat avec le
Center for Global Safe Water (CGSW)
de luniversit Emory et les Centers
for Disease Control and Prevention
(CDC) des tats-Unis. De ce partenariat est n en avril 2005 le Safe
Water and AIDS Project dans la province
de Nyanza, lOuest du Kenya. Ce
programme propose des groupes
daide aux victimes du SIDA de vendre
des systmes dassainissement (Safe
Water System), leur permettant ainsi
de dgager des revenus pour euxmmes et pour soutenir les veuves
et orphelins du SIDA tout en amliorant laccs une eau potable.

Quelques conseils
Dfinir clairement les obligations de
chaque partie.
Demander ce que ladresse du site
Internet de votre club ou district soit
ajoute la page Liens du site de lorganisation partenaire, avec une description de laction.
Organiser des activits de collecte de
fonds manifestations sportives, dfils, concerts pour financer laction.
En profiter pour promouvoir la collaboration avec lorganisation partenaire.
Proposer aux mdias des communiqus de presse communs.

Les partenaires de cette action

ont ainsi dvelopp un rseau de
distribution dquipement de traitement et de stockage domestique
de leau, et ont aid informer sur
les techniques dassainissement de
leau au sein de chaque foyer.

Pour plus de renseignements, visiter le site

www.rotary.org.

tude de cas

Dans le cadre de cette initiative, le

Rotary club dAtlanta a financ les
oprations de forage de 100 puits
dans deux districts de lEst du Kenya,
oprations effectues sous la supervision des Rotary clubs locaux. Un
membre de CGSW au Kenya supervise lensemble du programme et
soumet des rapports davancement.
Le CDC apporte pour sa part une
aide logistique, et ralise une tude
sur limpact sanitaire de laction avec
le Center for Global Safe Water.

Un partenariat efficace pour un

meilleur accs leau potable au Kenya
Plus dun milliard de personnes dans le
monde vivent sans accs rgulier une
eau potable, et plus de deux milliards
sont privs de systmes dassainissement fiables. Chaque anne, ils sont
plus de 2,2 millions de personnes,
pour lessentiel des enfants de moins
de cinq ans, mourir davoir bu une
eau contamine. Devant ce constat,
les Nations unies ont retenu comme

Autres mdias
Le Rotary met la disposition des clubs et
districts une varit doutils de relations
publiques afin de promouvoir efficacement
limage publique du Rotary.

les journaux et magazines. Ces annonces

peuvent tre galement reproduites sous
forme daffiches et poses dans les lieux
publics. Des annonces audio et vido sont
aussi disponibles pour vos radios et tlvisions locales.

Chanes publiques ou cbles

Certaines chanes cbles ou publiques
spcialises dans le service la collectivit
peuvent vous aider promouvoir le Rotary :
diffusion dun entretien ou de vidos, annonce des manifestations du club ou encore
dun intervenant prestigieux une runion
du club. Certaines permettent mme de
produire des missions dune heure entirement consacres au Rotary. Les vidos
du Rotary peuvent tre commandes
en ligne.

Messages dintrt public

De courts messages dassociations but
non-lucratif sont parfois diffuss gratuitement par les stations de radio et de tl.
Vous pourriez par exemple annoncer des
collectes de fonds, des projets dintrt
public ou parrains par le Rotary, la disponibilit de bourses dtudes, etc.
Le Rotary propose dsormais un cdrom
contenant des annonces pour diffusion dans

Vous pouvez vous procurer tous ces articles

sur le catalogue en ligne du Rotary
www.rotary.org.

Dvelopper un site Web

performant
Un site Web est un outil de communication recommand aux clubs et districts,
condition de suivre les quelques conseils
suivants : sadresser une audience prdfinie, dvelopper des sections pour chaque
type dutilisateur, crire dans un style clair
et concis, viter le jargon et les acronymes
rotariens, et surtout Tenir le site jour
et en faire un outil interactif. Photos, documents audio et vidos ajoutent laspect
gnral du site. Le Rotary International
invite les clubs et districts proposer sur
leurs sites des liens vers le site officiel du
Rotary, www.rotary.org, qui propose dsormais une rubrique infos RSS que les clubs
et districts peuvent utiliser pour leur site.

Panneaux, affiches
et autres supports
Utiliser les ressources que le
Rotary met votre disposition pour promouvoir le
Rotary et ses ralisations.
Vous pouvez ainsi crer vos
propres supports : affiches,
publications, papier lettres,
etc. Consulter le catalogue
du Rotary et passez vos
commandes en ligne au
www.rotary.org.

10

Supplments dans
la presse crite
Proposer votre journal local un supplment ou cahier spcial consacr au Rotary.
Demander aux Rotariens de participer en
achetant des encarts publicitaires pour
leurs entreprises. Collaborer ensuite avec
le rdacteur afin de mettre sous les feux
de lactualit des actions de service locales
et internationales du Rotary. Prsenter des
programmes tels que les bourses de la Fondation, les EGE, les subventions humanitaires
et PolioPlus. Un modle de supplment type
est disponible sur le site www.rotary.org.
Vous pouvez aussi commander photos et
affiches pour la presse crite sur le catalogue en ligne.

vnements
Certaines stations de radio et chanes
de tlvision diffusent rgulirement
des programmes consacrs aux activits
exemplaires daction dintrt public. La
plupart de ces programmes sont constitus
dinterviews, mais une chane de tlvision
locale peut galement filmer un reportage
dun projet mritant de passer lantenne.
Des stations de tlvision et de radio ont
collabor avec les Rotary clubs des collectes de fonds, passant parfois le micro aux
Rotariens. De mme, des clubs se sont
associs des efforts de collecte de fonds
dautres associations.

et des photos montrant le club en action.

Cette plaquette pourra tre distribue aux
journalistes, membres potentiels et invits
aux runions.

Exposs et discours
Les Rotariens peuvent tre invits faire
des prsentations relatives leur domaine
dexpertise dans des contextes varis. Essayer de mentionner le Rotary en voquant
son rseau de bnvoles et les actions
entreprises.

tude de cas

Plaquette du club

Les Rotariens franais soutiennent la

recherche sur les maladies du cerveau
Les Rotariens franais ont profit de la
2e journe nationale de sensibilisation
au Rotary pour inviter leurs compatriotes assister lavant premire
du film de Laurent Tirard, Molire ou le
comdien malgr lui, prsent dans prs

Outre des publications du Rotary telles que

Voici le Rotary [001-FR] et Le Rotary en bref
[419-FR], une brochure attrayante dcrivant
les actions et programmes de votre club
peut servir prsenter des tmoignages de
boursiers, membres EGE et autres. Inclure
un historique du club, les rsultats obtenus

11

de 300 salles de lhexagone. Les 60 000

cinphiles ont aussi eu droit la prsentation dun court mtrage de 6 minutes sur le Rotary. Lopration Espoir
en tte a ainsi rapport 600 000 USD
(10 USD/billet) au profit de la recherche sur les maladies crbrales qui touchent directement ou indirectement
environ 10 % de la population mondiale. Le choix dune cause qui touche
autant de personnes nest dailleurs pas
tranger au succs dune opration qui
a mobilis tous les districts de France.

en raison de lexistence de moteurs de recherche par mots cls qui font quil est trs
facile de rechercher des informations sur
une organisation et dobtenir des renseignements posts par un utilisateur nayant rien
voir avec lorganisation concerne. Les
CGM changent la faon dont nous partageons nos informations et formons nos
opinions.

Blog
Au moment de sa cration au dbut des
annes 90, le blog (aphrse de Web Log)
tait un simple journal intime ou journal
de bord en ligne. Le blog a volu et se
prsente aujourdhui sous une multitude
de formats. Dun point de vue purement
technique, un blog est un site Web utilisant
souvent un logiciel spcialis permettant
des mises jour rgulires en toute simplicit. Une section Commentaires et un abonnement par flux RSS permettent souvent
une certaine interactivit.

Chaque gouverneur a t invit

demander aux clubs de son district
de se mobiliser pour cette action.
Le magazine Le Rotarien a jou un rle
majeur dans la promotion de cette
opration coordonne au niveau national avec cration de matriel de promotion unique pour tous les districts
et mise en place dun numro vert.

Nouvelles
technologies,
nouveaux
mdias

On compte aujourdhui plus de 50 millions

de blogs, une popularit due en partie la
facilit avec laquelle les utilisateurs peuvent
tlcharger textes, photos et mme vidos
sur leur blog.

Derniers ns des mdias, les CGM (Citizengenerated media) sont des mdias produits
et raliss par les citoyens et diffuss sur le
Web. Ces outils qui donnent la parole tout
un chacun prennent de formes diverses :
forums de discussion, blogs, annonces, etc.
Le Web est ainsi en train de devenir le
moyen privilgi de recherche dinformations de nombreuses personnes qui
affirment mme faire plus confiance
leurs pairs quaux sources dinformation
traditionnelles.
Les CGM ont aussi un impact important sur
le marketing et la publicit, en particulier
12

Ce qui diffrencie les blogs des sites

Internet et des mdias traditionnels, cest
leur contenu. Les blogs les plus populaires
se limitent un seul sujet quils traitent
avec passion, en profondeur et parfois avec
esprit. Les meilleurs ont un style propre,
expriment leurs opinions avec force et gagnent la confiance de leurs lecteurs par leur
expertise, leur honntet et leur capacit
entretenir un change avec leur lectorat.
Un autre phnomne propre aux blogs, cest
la facilit avec laquelle les bloggeurs commentent, rpondent et proposent des liens
vers dautres blogs. Le monde du blog ou
blogosphre est une sorte de conversation gante laquelle chacun est libre
de sinviter et qui intgre aujourdhui

divers mdias : audio (Podcasts), vido

(Vlogs), images (photo blogs).
Les blogs sont un moyen simple et peu onreux de promouvoir les actions et manifestations de votre club, en particulier auprs
des journalistes qui lisent souvent les blogs
pour reprer des sujets darticles intressants. vos claviers !

Tlchargement de vidos
Avec plus de 50 sites exclusivement consacrs cette activit, il est aujourdhui trs
facile de tlcharger gratuitement les vidos
de vos actions sur le Web et de les faire dcouvrir aux internautes. Certains sites vous
aident mme raliser le montage de vos
vidos.Vous pouvez aussi utiliser des vidos
sur le site Internet ou le blog de votre club.

Podcasts

tude de cas

Le Podcasting ou baladodiffusion est un

moyen de diffusion de fichiers audio ou
vido sur Internet que lon nomme Podcasts
ou Balados. Le Podcasting permet le tlchargement automatique dmissions audio
ou vido en vue dune coute immdiate ou
ultrieure.

Le blog, bouteille la mer

des temps modernes
Lorsquil a consacr une de ses
runions de club linitiation de ses
membres au phnomne des blogs, le
Rotary club de Colombo Regency, Sri
Lanka, ne savait pas encore que cette
technologie allait devenir leur principal alli aprs quun terrible tsunami
ait frapp leur pays de plein fouet. En
effet, ds le lendemain de la catastrophe, les membres du club mettaient en
place leur premier blog grce auquel
ils purent rapidement demander de
laide et recevoir argent, nourriture et
mdicaments venus du monde entier.
Le blog permettait aussi au club dinformer quotidiennement ses gnreux
donateurs de lutilisation de leurs dons.

Comme les blogs, les Podcasts sont gnralement courts et spcialiss. Les Podcasts
sont des reprsentants de la push technology,
cest--dire que leur mode de distribution
personnalis se fait par abonnements, en
opposition la pull technology ou recherche
individuelle qui consiste appeler linformation soi, en faisant par exemple une
recherche sur le Web.
Si, dans le pass, le cot de production
dune mission de qualit tait prohibitif, les
technologies modernes rendent aujourdhui
cela possible un prix trs acceptable.
Encore faut-il apprendre utiliser ces
technologies et trouver de bonnes ides.

En une semaine, le club avait dj

reu 50 000 USD et pouvait compter
sur 35 000 USD supplmentaires en
promesses de dons. Ce succs, cest
notre blog que nous le devons, car
cet outil nous a permis de contacter
directement la communaut internationale , explique Chamila Wick
ramasinghe, la secrtaire du club.

Communiqu de presse
par e-mail
Si les fax traditionnels sont encore accepts
dans les salles de presse, le-mail offre de
nombreux avantages : possibilit de joindre photos et vidos un communiqu
de presse, gain de temps, etc. Choisir de
prfrence photos et vidos montrant les
Rotariens en action.

Le club a par ailleurs effectu des

arrangements avec lentreprise Lankafood.com, laquelle na fait aucun
bnfice dans cette opration,
pour grer les dons et commandes
de nourriture et mdicaments.

13

Messages dintrt public et autres

utilisations possibles
Les concepts prsents sur le CD-ROM
peuvent tre utiliss afin de dvelopper des messages dintrt public
pour les journaux, magazines et autres
mdias. Lutilisation de plusieurs
mdias renforce leffet de chaque
image et accrot laudience envisage.
Exemples :
Magazines/journaux
Contacter leurs services Publicit et
chercher obtenir un espace publici
taire gratuit ou prix rduit pour votre
message.
Livrets/Programmes
Si votre club ou lun de ses membres
est impliqu dans un thtre ou un
club sportif, cherchez obtenir la
publication de votre message.
Annuaires
Chercher obtenir, si possible gratu
itement, la publication de votre mes
sage dans lannuaire du tlphone,
de la chambre de commerce ou dans
tout autre directoire local.

Publications du district
Insrer votre message dans les publi
cations du district, avec une lgende
incitant les membres des clubs le
diffuser dans leurs mdias locaux.
Panneaux daffichage publics
Crer des affiches poser sur
des panneaux daffichage ou
dinformation du public ou encore
dans des btiments publics.
Gares/Aroports
Contacter la gare ou laroport pour
savoir quelle est lagence publicitaire
en charge du lieu, puis contacter cette
agence pour ngocier loctroi dun
espace publicitaire.
Cartes postales
Crer des cartes postales reprenant
lun des concepts prsents sur le
CD-ROM et les utiliser pour la correspondance du club ou comme cartes
de vux.
Sites Internet
Intgrer les images du CD-ROM au
site Internet de votre club.
Images et outils de relation publiques
tlchargeables partir du site
www.rotary.org.

14

valuer ses actions,

reconnatre leurs acteurs
tude de cas

Il est important dvaluer les rsultats de

ses efforts de relations publiques. Lisez les
journaux que vous avez contacts afin de
dcouper et conserver les articles publis.
Envoyez un mot de remerciement aux personnes qui vous ont aid.

Un district dveloppe son propre

questionnaire de relations publiques
En 2006, un responsable Relations publiques de district au Chili a dvelopp
un questionnaire destin tester les
connaissances des Rotariens chiliens
en matire de relations publiques. Les
questions portaient sur lutilisation
du site Web, les connaissances des
publications, et les efforts individuels
de relations publiques, y compris
lexposition mdiatique. Les rsultats
de ce questionnaire ont montr que de
nombreux Rotariens considrent quil
est difficile de naviguer et de trouver des informations et publications
prcises sur le site Web du Rotary.
Ils ont aussi montr que ces Rotariens avaient peu ou pas de contacts
avec les mdias locaux et taient peu
intresss par une formation aux
nouvelles technologies susceptibles
dtre utiles leur club. De nombreux
clubs ont par ailleurs indiqu ne pas
tre motivs par les relations publiques
et ne pas souhaiter crer leur propre
site Web. Ils estiment par ailleurs que
leur magazine rgional est dpass
et pas en phase avec leurs actions.

Prix Relations publiques du R.I.

Afin de reconnatre le travail des clubs et
districts dans ce domaine, le Rotary a cr
un prix Relations publiques. La comptition
et la slection ont lieu au niveau du district,
les candidatures devant tre soumises au
gouverneur. Pour plus de renseignements,
consulter le site www.rotary.org.

Suite ces rsultats, le district a

demand au coordinateur de zone
du groupe dappui Image publique de
prsenter des sessions sur la coopration avec les mdias et le rle des
clubs dans les relations publiques, la
suite desquelles de nombreux clubs
ont dvelopp une lettre dinformation
lattention de leurs mdias locaux.

15

Ressources
Le responsable Relations publiques du club
trouvera des renseignements auprs des
services suivants :
Le Secrtariat
Les services administratifs du Rotary
comprennent le sige Evanston, un
bureau desservant le Royaume-Uni et
lIrlande, ainsi que des bureaux dans
plusieurs pays dont un Zurich.Vous
trouverez leurs coordonnes dans
lOfficial Directory. Les outils de
communication, magazines officiels,
lettres dinformation, brochures,
programmes audiovisuels, matriel
ducatif, qui tiennent informs les
diffrentes parties du monde rotarien,
proviennent de ces bureaux.
Le site Internet
La section du site www.rotary.org
consacre aux relations publiques est
remplie dinformations utiles, avec
possibilit de tlcharger une foule
doutils et de ressources utiles.Vous
pouvez aussi commander vos publications en ligne http://shop.rotary.org.
PR Tips
Envoye deux fois par mois au format
lectronique, PR Tips, lettre dinformation des services Relations publiques
du sige, contient des conseils de
relations publiques, des informations
sur les nouveaux mdias et donne des
exemples de campagnes menes sur
le terrain par des Rotariens. Pour la
recevoir, crire pr@rotary.org ; pour
en consulter la dernire dition, visitez
le site www.rotary.org.

16

Planification
Une campagne de relations publiques russie demande temps, efforts
et planification. Le responsable Relations publiques du district doit
donc tablir, en concertation avec le gouverneur et les responsables
des commissions, une stratgie et un calendrier annuel.
Nous vous indiquons les dates des manifestations inscrites ce jour
lagenda du Rotary et des journes internationales afin de vous
permettre den planifier la publicit.

Planification anticipe

tablir un calendrier de planification des oprations de relations

publiques de district
Fixer la date des runions de suivi
Commander des documents promotionnels dans le Catalogue du
Rotary [019-FR]
Inciter les clubs postuler au Prix Relations publiques du Rotary

vnements rotariens susceptibles de

bnficier dune promotion

La prise de fonction du gouverneur

Lannonce des noms des boursiers de la Fondation Rotary
Larrive ou le dpart dune quipe EGE
Larrive ou le dpart des participants dun change de jeunes
La confrence de district
La cration dun club
La cration dun club Interact ou Rotaract
Une visite ou confrence prsidentielle dans votre rgion
Une action locale ou internationale parraine par le district
Les anniversaires des clubs ou lannonce de programmes
particulirement intressants
Les actions PolioPlus ou les projets mens par les Rotariens
de votre district (comme une mission mdicale bnvole)
La participation dune personnalit locale une action rotarienne
Une manifestation en conjonction avec les domaines prioritaires
du Rotary
Les mois du Rotary et diverses journes internationales

17

Juillet

Prise de fonction des nouveaux dirigeants 1er juillet

Journe mondiale de la population 11 juillet

Aot

Mois de leffectif
Journe internationale des peuples indignes du monde
9 aot
Journe internationale de la jeunesse 12 aot

Septembre

Mois des junes gnrations

Journe internationale de lalphabtisation 8 septembre
Journe internationale de la protection de la
couche dozone 16 septembre

Octobre

Mois de laction professionnelle

Journe internationale des Nations Unies du 3e ge
1er octobre
Journe mondiale de lhabitat Premier lundi du mois
Journe mondiale de la vue 11 octobre
Journe mondiale de lalimentation 16 octobre
Journe internationale lradication de la pauvret
17 octobre
Journe mondiale de la polio 24 octobre
Journe des Nations unies 24 octobre

Novembre

Mois de la Fondation Rotary

Semaine mondiale de lInteract (semaine du 5 novembre)
Disponibilit des dossiers des bourses dtudes
de la Fondation Rotary
Promouvoir les programmes de bourses de la Fondation
Journe mondiale du diabte 14 novembre
Journe mondiale de lenfance 20 novembre

Dcembre

Mois de la Famille
Annonce des tablissements dtudes assigns
aux boursiers
Journe internationale du SIDA 1er dcembre
Journe internationale des personnes
handicapes 3 dcembre
Journe internationale du bnvolat 5 dcembre
Journe internationale des migrants 18 dcembre
18

Janvier

Mois de la sensibilisation au Rotary

Journe mondiale contre la lpre 31 janvier

Fvrier

Mois de lentente entre les peuples

Assemble internationale du R.I.
(organise parfois en janvier)
Journe mondiale contre le cancer 4 fvrier
Anniversaire du Rotary/Journe mondiale
de la Paix 23 fvrier

Mars

Mois de lalphabtisation
Confrences de district de mars juin
EGE (en gnral de mars juin)
Journe internationale de la femme 8 mars
Semaine mondiale du Rotaract (semaine du 13 mars)
Date butoir des nominations pour le Prix des relations
publiques du Rotary auprs des gouverneurs mi-mars
Date butoir des nominations pour le prix
Projets coopratifs du R.I. 15 mars
Journe mondiale de leau 22 mars

Avril

Mois de la Revue
Journe internationale daction contre
les mines 4 avril
Journe mondiale la sant 7 avril
Date butoir de retour au sige des candidatures
pour le prix Projets coopratifs du R.I. 15 avril
Journe de la Terre 22 avril
Journe africaine de lutte contre la paludisme 25 avril

Mai

Date butoir de retour au sige des candidatures

au Prix des relations publiques du Rotary mi-mai
Journe internationale des familles 15 mai

Juin

Mois de la convivialit rotarienne

Prparation de lanne venir
Convention du Rotary (parfois en mai)
Journe mondiale de lenvironnement 5 juin

19

La mission du Rotary
La mission du Rotary International, lassociation mondiale des
Rotary clubs, est de servir autrui, de promouvoir des normes
thiques leves et de favoriser lentente internationale, la
bonne volont et la paix au travers de son rseau de dcideurs
locaux, civiques et professionnels.

Rotary International
Public Relations Division
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698 tat-Unis

( +1-847-866-3237
pr@rotary.org

257-FR(707)