PLANNING LHC : PROCEDURES

K. Foraz
Division ST Groupe Refroidissement et Ventilation (ST/CV)
CERN, Genve, Suisse
Rsum
La planification dun grand projet tel que le LHC doit tenir compte des
contraintes techniques mais aussi financires. Du fait de la complexit du
projet et du nombre dintervenants, la planification du LHC doit tre un
systme organis et structur. Cette ide amne une hirarchisation des
niveaux du systme planning. Le succs du projet dpendra des plannings
de dtails et de coordination de toutes les activits associes. La Division
ST joue un rle cl dans le projet LHC. Elle adaptera lexistant et fournira
les nouvelles infrastructures, de faon satisfaire les besoins du nouvel
acclrateur et de ses zones exprimentales, en tenant compte des
contraintes financires. La Division ST met la disposition du projet ses
comptences et ses ressources dans les domaines du gnie civil, du
refroidissement, du chauffage, de la ventilation, du transport, du contrle
daccs, des tlcommunications.
1.

INTRODUCTION

Le cot global, la date de mise en service, les performances finales de la machine sont les trois
facteurs influenant la russite du projet LHC.
Une planification efficace est essentielle. En effet, elle structure le projet en diffrents groupes,
ce qui permet de suivre chaque projet individuellement en termes de temps et de ressources, et de
coordonner ces diffrents groupes.
Le but de ce document est de prsenter le systme planning adopt pour le projet LHC.
2.

PLANNING : PROCESSUS ET PROCEDURES

2.1

Hirarchisation de la planification LHC

2.1.1

Raisons

Le directorat du projet LHC doit garder une vue gnrale du projet. Il doit avoir toutes les
informations ou rsums dinformations faisant apparatre les dates cls et les vnements majeurs
afin de se concentrer dessus.
Cette ide amne une hirarchisation des niveaux du systme planning.
2.1.2

Niveaux de planification

La planification du projet LHC est divise en 3 niveaux :

x

Le Planning Directeur
Le planning directeur, qui a t tabli au dbut du projet, fixe la stratgie et les objectifs du LHC.
Il couvre l'ensemble du projet, de la phase de conception la phase de rception des installations.
Les dates cls et les vnements majeurs y sont mis en vidence.

Les Plannings de Coordination

Les plannings de coordination sont tablis au dbut de chaque phase majeure : conception,
fabrication, installation et test. Ils reprennent les dates cls fixes par le planning directeur, et
assurent la coordination des plannings de dtails. Prsentant le progrs du projet, ils seront dits
priodiquement.
Les Plannings dtaills
Les plannings dtaills sont tablis pour le futur immdiat et couvrent une priode maximale de 4
mois. Ils reprennent les dates fournies par les plannings de coordination. Grce ces plannings,
on peut vrifier que les ressources ncessaires pour atteindre les buts fixs sont disponibles, et
que le travail faire est ralisable dans le temps allou.

2.1.3

Rles, responsabilits et actions de chaque niveau

De nombreuses personnes sont impliques dans le planning LHC. Heureusement, elles appartiennent
un nombre limit de groupes identifiables.
1. Durant la phase de lancement, le chef du projet a tabli un planning directeur, en tenant compte
des objectifs stratgiques fixs et des vnements majeurs du projet (arrt LEP, dbut de
l'exploitation LHC). Durant la phase de suivi du projet, il demandera des rapports de progrs
ainsi que des informations sur les vnements pouvant affecter le contrle de ces points.
2. Les coordinateurs de planning ont assist le chef du projet dans la phase de lancement pour
tablir le planning directeur et les lignes directrices pour les diffrents niveaux de coordination
du projet. Au cours du projet, ils seront linterface entre les diffrents groupes techniques et les
collaborateurs externes. Ainsi, ils prsenteront les conflits de ressources et de planification aux
divers groupes techniques impliqus afin de les rsoudre. Ils produiront des rapports danalyse de
risque, et attireront l'attention du chef du projet sur les circonstances pouvant affecter les points
de contrle. Ils produiront et distribueront des rapports de progrs, ainsi que des diagrammes
prsentant l'tat du projet durant la phase de suivi.
3. Durant la phase de lancement, les groupes techniques ont aid le chef du projet tablir les
points de contrle du projet. Leur principale activit est d'tablir des plans dtaills pour
l'excution du LHC. Ils devront grer les demandes de ressources et fournir des rapports de
progrs aussi souvent que possible.
4. Les collaborateurs externes et les contractants tabliront des plannings dtaills de leur travail,
et des rapports de progrs. Les contractants devront avoir un accs, limit et contrl, la base de
donnes centrale du planning.
Grce ces diffrents plannings, les estimateurs de cot pourront prvoir le cot des travaux
sur une priode donne, et prendre des mesures, pour, par exemple acclrer ou reporter des travaux
ou des paiements, afin de garder les dpenses dans un certain budget.
2.2

Communication de l'information

Il est essentiel pour un projet de la taille du LHC que chacun connaisse les buts du projet et la
situation actuelle. Les groupes techniques seront dpendants non seulement des autres groupes, mais
aussi du travail des universits et des entreprises extrieures. C'est pour cette raison qu'il est essentiel
qu'il y ait un dpt central de l'information sur le progrs du projet.

Il faut souligner que ce partage d'information fait partie du processus du planning. Deux
mcanismes permettent de dissminer l'information sur le projet LHC : le premier traditionnel est le
face--face, le second est via l'lectronique.
2.2.1

Face--face

Le groupe de planning central travaillera dans une boucle serre avec les groupes techniques :
produire des plannings dtaills et les insrer dans les plannings globaux. Dans cette situation o le
but est de tenir les personnes travaillant ensemble informes et de prvoir les problmes potentiels, il
n'y a pas de meilleure mthode pour transmettre l'information que les contacts personnels, que
l'information soit formelle ou informelle.
2.2.2

Via l'lectronique

Pour la transmission des dtails du projet, autant pour les personnes loignes gographiquement du
CERN, que pour celles qui ne sont pas directement impliques dans l'effort du planning, mais
intresses par une vision globale du projet, les coordinateurs produiront des rapports et des tableaux
montrant la situation actuelle, de frquents intervalles. Ils seront accessibles sous forme dimage ou
de texte, en utilisant le WWW.
2.3
2.3.1

Groupe technique ST
Rle de la division dans le projet

La Division ST joue le rle de "constructeur", fournissant l'infrastructure pour la machine, et les

expriences. Les btiments seront livrs cls en main selon les spcifications donnes par les
utilisateurs. ST fournira le support technique pour la construction des ouvrages, le refroidissement
par eau et par air des diffrents composants des acclrateurs, le chauffage des locaux, le contrle
d'accs, la manutention, les systmes vido
2.3.2

Planification et communication : mthodes appliques

Le groupe gnie civil et ses consultants ont tabli des plannings pour les 3 lots, en tenant compte des
facteurs de cot, de dlai et de qualit.
Cette analyse a abouti un dcoupage des points 1 et 5 en diffrentes zones. Une zone ne sera
accessible, par les autres corps de mtier, uniquement lorsque les travaux de gnie civil interne cette
zone seront finis.
A partir de ces dates, et des informations supplmentaires de la part des utilisateurs, les
groupes refroidissement et ventilation, transports, lectricit et pont-roulants pourront alors
coordonner leurs travaux, et fournir des plannings dtaills.
Dans un premier temps, il s'agira de vrifier que tous les travaux raliser ont t pris en
compte, btiment par btiment, qu'ils n'ont pas t prvus par deux groupes diffrents. Ce travail a t
en partie ralis au sein de la Division ST lors des estimations de prix.
Puis, dans un deuxime temps, il faudra coordonner ces travaux de faon efficace.
La communication du systme planning se fera par le biais de runions.
Les informations relatives aux plannings de dtail et ces plannings seront dites sur le WEB
(donc visibles par tous les groupes impliqus), et remis aux coordinateurs de planning.
Grce une planification efficace des travaux, les groupes pourront alors, en interne, planifier
les lancements d'tude de march, d'appels d'offres, et grer leurs ressources.

CONCLUSION
La gestion du projet LHC ne consiste pas uniquement dans la rsolution des problmes techniques
inhrents au projet, mais galement dans la matrise de tout son environnement, par une gestion
rigoureuse : planification des tches accomplir, organisation du travail, suivi de la ralisation, des
cots, communication de l'information