Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
Cr le06/05/2003
Version du09/05/2003
La gestion de linformation est devenue un enjeu stratgique majeur lintrieur des organisations.
Daprs lobservation des projets des dirigeants dentreprises (enqute Benchmark, octobre 2002), la
gestion documentaire et la gestion des connaissances semblent tre les premires priorits, devant
lutilisation des outils collaboratifs (outils Groupware) et la modlisation informatique des
processus mtier. Cette hirarchie des grandes orientations dmontre une volont de faire circuler
linformation de manire plus efficace, de rendre les connaissances moins parses et plus prennes,
pour une meilleure gestion des comptences.
rponse
aux
attentes
des
La Gestion Electronique des Documents (GED) est une des solutions utilises par les entreprises et
les organisations pour rpondre la problmatique doptimisation de la gestion de linformation, et
par consquent des connaissances et des comptences.
Aprs quelques annes dexistence, les avantages de la GED sont bien identifis et rpondent aux
besoins exprims par les utilisateurs (homognit, volutivit, scurit des documents recensant
linformation,) Lexistence sur le march de nombreuses solutions, avec un large choix de
fonctionnalits, montre lintrt quaccorde le monde professionnel la GED.
Nanmoins, la dcision de mettre en place un outil de Gestion Electronique des Documents constitue
un dfi ambitieux car elle intgre la fois une dimension fonctionnelle et architecturale. Dans la
majorit des cas, elle est loccasion de mener une rflexion sur loptimisation des processus
organisationnels. De ce fait, un tel projet est constitu de diffrentes phases majeures :
Dfinition des besoins fonctionnels,
Rflexion sur les besoins techniques et les architectures cibles (choix de loutil,
intgration des diffrents environnements comme la multiplicit des applications
sources, la diversit des formats de documents, etc.),
Rdacteurs : Raphal SIBLER raphael.sibler@voirin-consultants.com
VOIRIN Consultants
www.voirin-consultants.com info@voirin-consultants.com
V01
Page 1/12
Cr le06/05/2003
Version du09/05/2003
V01
Page 2/12
15%
25%
souplesse dutilisation est assure par des applications informatiques (progiciel de gestion avance de
base de donnes) adaptes aux activits des organisations.
a. Lorganisation de linformation
La GED est un moyen dorganiser linformation documentaire. Elle constitue un outil de
dmatrialisation qui limite la masse importante de papiers prsents dans les organisations. Elle
garantit lhomognit du support documentaire et permet de standardiser les documents.
Linformation est classe dans une arborescence intelligente adapte lorganisation et aux
besoins des tablissements (flux de production, processus, services, ). Cette architecture
documentaire volue en fonction des transformations du milieu dans lequel elle se dveloppe.
3.La mise en
documentaire
place
un
outil
de
gestion
La mise en place dun outil de gestion documentaire doit respecter certaines tapes indispensables
une dmarche structure et matrise.
1. Dfinition du primtre, des objectifs et des enjeux
Au pralable, une rflexion doit tre mene pour dfinir prcisment :
Le primtre du projet : Quels sont les dpartements, services ou activits impacts ?
Quels sont les documents (papiers ou informatiques) concerns ? Leur volumtrie
actuelle et prvisionnelle,,
Les objectifs du projet : Pourquoi mne-t-on ce projet ? Quelles sont les chances
court, moyen et long terme ? Que faut-il formaliser ? A qui ces informations serontelles diffuses ? Quelles sont les priorits de diffusion ?
Les enjeux du projet : dun point de vue technique, organisationnel, financier,
humain,
2. Diagnostic
Sur la base du primtre, le diagnostic permet de bien connatre lorganisation existante afin de
mettre en place la solution la mieux adapte.
Ce diagnostic est ralis sur le terrain par :
des interviews de collaborateurs,
lobservation de lorganisation des activits et des flux documentaires,
lidentification de ses points forts et de ses points faibles,
une rflexion quant aux possibilits damlioration et de rationalisation des
processus,
Les lments rsultants du diagnostic sont :
la formalisation de la situation actuelle, de ses atouts et faiblesses,
la formalisation de lorganisation cible atteindre lissue du projet,
un chancier du projet mettant en vidence les actions mener, les responsabilits et
dlais associs.
et externes est capitale car les prestataires doivent assimiler les connaissances mtiers de lentreprise
et simprgner de sa culture.
Mise en place de retours dexprience
Lorsque les chances de dploiement dune GED sont trop loignes, le projet GED risque dtre
considr comme du vaporware . Le dploiement rapide dune premire version permet de juguler
ce risque et de recueillir les premiers jugements des utilisateurs afin damliorer le fonctionnement
de loutil dans ses versions ultrieures.
Collecte
Production
Consultation
Cration de documents
Sources
Traitement des
documents Consultation
Workfl
ow
Docum
ents
exista
nts
Inter
net
validat
ion)
des documents
Tri/
Stocka
ge/
Indexa
tion
Utilisate
urs
nomad
es
Utilisate
urs
interne
s
Titre
[Corps du texte]
Base
de
donn
es
GED
Internet
Mtadonnes
(Versio n,
Auteur,
Moteur de recherche
6.
Les risques
Ds le lancement du projet de mise en place dune GED, le chef de projet doit prendre en
considration les sources potentielles dchec.
Mauvaise dtermination des objectifs du projet
Il est essentiel que la Direction de lentreprise assigne des objectifs clairs et tangibles au chef de
projet.
Mauvaise interface graphique
La premire impression qua lutilisateur de la GED est celle laisse par linterface graphique. Si
cette dernire est mdiocre, il y a de fortes chances quil utilise peu loutil.
V01
Page 10/12
V01
Page 10/12
V01
Page 11/12
V01
Page 11/12
V01
Page 12/12