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Prsentation du logo de la Vrificatrice gnrale :

Les trois crochets reprsentent les trois types de vrification : la


vrification financire, la vrification de conformit et la vrification
d'optimisation des ressources.
Les trois onduls symbolisent en mme temps :

les trois objectifs recherchs en optimisation des ressources :


l'conomie, l'efficience et l'efficacit ainsi que;

la rivire Saint-Maurice qui, la rencontre de deux iles principales, se


divise en trois cours deau l'embouchure du fleuve Saint-Laurent
donnant ainsi le toponyme Trois-Rivires la ville.

Le 28 septembre 2016

Monsieur Yves Lvesque, maire


Ville de Trois-Rivires
1325, place de lHtel-de-Ville, C.P. 368
Trois-Rivires (Qubec) G9A 5H3
OBJET :

Rapport annuel 2015

Monsieur le Maire,
Conformment larticle 107.13 de la Loi sur les cits et villes (RLRQ,
chapitre C-19), je vous transmets, pour dpt la prochaine sance
ordinaire du Conseil, le rapport annuel de la Vrificatrice gnrale de la Ville
de Trois-Rivires, pour lexercice financier termin le 31 dcembre 2015.
Ce rapport inclut galement le rapport des auditeurs externes sur la
vrification des comptes relatifs la Vrificatrice gnrale.
Veuillez agrer, Monsieur le Maire, lexpression de mes sentiments
distingus.

La Vrificatrice gnrale,

Andre Cossette, CPA auditrice, CA


AC/lt
p.j.

TABLE DES MATIRES

Page
INTRODUCTION ............................................................................................................... 1
1. MOT DE LA VRIFICATRICE GNRALE ........................................................................ 5
2. AUDIT DTATS FINANCIERS VILLE DE TROIS-RIVIRES ........................................... 13
3. AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX ........................................... 21

Comit organisateur des ftes du 375e anniversaire de Trois-Rivires inc. ......................... 24


Corporation des vnements de Trois-Rivires inc. ..................................................... 25
- Mandat spcial Revue des contrles internes .................................................... 28
- Mandat spcial Adjudication de contrats .......................................................... 36
Corporation de dveloppement culturel de Trois-Rivires .............................................. 39
Corporation pour le dveloppement de l'ile Saint-Quentin .............................................. 42
Fondation Trois-Rivires pour un dveloppement durable ............................................. 46
Innovation et dveloppement conomique de Trois-Rivires .......................................... 49
- Mandat spcial Suivi des recommandations / Revue des rgles dthique et
des pratiques de saine gouvernance ................................................................. 53
Socit de transport de Trois-Rivires ...................................................................... 66

4. AUDIT DTATS FINANCIERS AUTRES ORGANISMES .................................................. 69


5. VRIFICATION DE LA CONFORMIT ........................................................................... 75
6. VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES ..................................................... 79
6.1
6.2
6.3

Gestion de la prsence au travail .......................................................................... 81


Gestion des remboursements des frais de dplacement et de reprsentation .................. 113
Vrifications spcifiques en matire dattribution de contrats ....................................... 131

7. SUIVI DES RECOMMANDATIONS ............................................................................... 139

ANNEXE B

COMIT DE VRIFICATION .......................................................................... 163

Dans ce rapport, le genre masculin est utilis sans aucune discrimination et uniquement dans le but dallger le texte.

annuel

DISPOSITIONS DE LA LOI SUR LES CITS ET VILLES ...................................... 155

Rapport

ANNEXE A

2015

8. RAPPORT DES ACTIVITS DE LA VRIFICATRICE GNRALE ....................................... 143

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

INTRODUCTION

Les contribuables confient des sommes importantes ladministration municipale qui doit,
en contrepartie, sacquitter de ses responsabilits par lutilisation saine et judicieuse des
ressources dont elle dispose. Le rle de la Vrificatrice gnrale, en portant un regard
objectif et indpendant, est de contribuer rassurer le conseil municipal et les
contribuables sur la qualit de la gouvernance et de la gestion des deniers publics.

La Vrificatrice gnrale doit effectuer la vrification des affaires et comptes de la ville et


de toute personne morale qui fait partie du primtre comptable de la municipalit ou dont
elle, ou un mandataire de celle-ci, nomme plus de 50 % des membres du conseil
dadministration ou dtient plus de 50 % des parts ou actions votantes en circulation.

Pour mener bien ses travaux, la Vrificatrice gnrale sappuie sur les normes
canadiennes daudit (NCA) telles que dfinies par lOrdre des comptables professionnels
agrs du Canada. Les rsultats des vrifications sont valids auprs des gestionnaires et
leurs commentaires apparaissent aprs les sujets traits, sil y a lieu. Les
recommandations de la Vrificatrice gnrale dcoulent de lapplication normale des
procds daudit. Toutefois, elles ne couvrent pas toutes les lacunes de systmes quune
tude approfondie aurait pu rvler.

La vrification, telle que le stipule larticle 107.8 de la Loi sur les cits et villes (RLRQ,
chapitre C-19), comporte dans la mesure juge approprie, la vrification financire, la
vrification de la conformit des oprations aux lois, rglements, politiques et directives et
la vrification de loptimisation des ressources.

annuel
Rapport

Je remercie les gestionnaires et les employs pour leur pleine et entire collaboration lors
de lexcution de mes travaux et vous invite prendre connaissance de mon sixime
rapport annuel titre de Vrificatrice gnrale.

2015

Les pages qui suivent, font tat des rsultats des mandats de vrification que jai raliss
au cours des douze derniers mois et qui mritent dtre ports lattention des membres du
Conseil.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

MOT DE LA VRIFICATRICE GNRALE

Le mot de la vrificatrice gnrale me permet dinformer le conseil


municipal de mes proccupations lgard de diffrents sujets touchant la
gestion de la ville et de mettre en lumire des constatations dordre gnral
dgages par mes travaux de vrification raliss au cours de la dernire
anne.
1.1

Cette anne, mes propos porteront dabord sur lintrt que jentretiens
lgard du projet du District 55 et des travaux de vrification que je compte
entreprendre sur la ralisation du nouveau colise. Jaborderai brivement
lengagement de la ville lgard du nouveau centre des congrs.

1.2

Par la suite, je commenterai les rsultats du suivi que jai effectu sur
les recommandations que javais adresses au conseil dadministration
dInnovation et Dveloppement conomique Trois-Rivires (IDTR). Je
reviendrai de nouveau la charge sur la ncessit de rendre oprationnel le
comit de vrification de la ville. Jmettrai galement quelques
commentaires sur les rsultats de deux mandats de vrification que jai
raliss sur la gestion de la prsence au travail et sur la gestion des
remboursements des frais de dplacement et de reprsentation. Je
terminerai en apportant quelques commentaires sur les primes accordes
aux employs de la ville occupant une double fonction et sur lopportunit
pour la ville de rcuprer des sommes dargent de firmes professionnelles ou
dentrepreneurs interpels par la Commission Charbonneau.
1.3

PROJETS DE DVELOPPEMENT
Comme je lavais not dans mes rapports prcdents, la ville investit,
depuis quelques annes, des dizaines de millions de dollars dans diffrents
projets de grande envergure, afin dacclrer son dveloppement rsidentiel,
commercial et industriel. Quil suffise de mentionner Trois-Rivires-sur-SaintLaurent, lamphithtre Cogeco, les nouveaux espaces industriels dont le
Parc des Hautes-Forges et celui du Carrefour 40/55, le District 55, la
construction du colise et le nouveau centre des congrs au centre-ville.
1.4

Le dveloppement du District 55 a retenu mon attention en raison de


son importance et de par son impact sur le dveloppement futur de la Ville
de Trois-Rivires. La ville investit des millions de dollars dans des
infrastructures pour desservir un territoire de 10 millions de pieds carrs qui
abritera des quartiers rsidentiels, des commerces, un htel et des
restaurants. Ce projet a ncessit des achats et des changes de terrains
avec des prometteurs immobiliers.
En parallle ce vaste projet de dveloppement, la ville a dcid de
construire un nouveau colise de 5 000 places au cout approximatif de

1.6

annuel

2015

1.5

Rapport

Prambule

MOT DE LA VRIFICATRICE GNRALE

55,4 millions de dollars et compte recevoir une subvention du gouvernement


du Qubec de 27 M$ pour financer une partie des couts de la construction.
Plusieurs options de partenariat furent envisages avec les organismes
publics du milieu pour mettre sur pied ce projet, que ce soit avec lUniversit
du Qubec Trois-Rivires, le complexe sportif Alphonse-Desjardins et la
Commission scolaire du Chemin-du-Roy. De plus, un prometteur priv
intress dans le dveloppement du District 55 a manifest son intrt
simpliquer dans ce projet. Le choix de lemplacement du nouveau colise a
galement fait lobjet de diverses propositions.
1.7

La ville a finalement dcid de construire elle-mme le nouveau colise.


Lemplacement choisi se situe dans le District 55 et les terrains ncessaires
ont dj fait lobjet dune offre dachat de la part de la ville.

1.8

Comme je lai souvent mentionn, il ne mappartient pas de me


prononcer sur la pertinence des investissements effectus par la ville. Je me
dois cependant de minterroger sur la qualit de la gouvernance et du cadre
de gestion que la ville met en place pour assurer une saine gestion de ses
investissements. galement, je dois massurer que des processus
administratifs et des contrles permettent une gestion de projets efficace et
conomique tout au long de la ralisation des diffrentes phases des projets
mais surtout que le conseil municipal dispose dinformations de gestion
compltes pour appuyer les diffrentes dcisions quil doit prendre.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

1.9

Tout comme je lavais fait pour le projet Trois-Rivires-sur-Saint-Laurent


et dans le cadre de lacquisition des terrains des parcs industriels, je compte
massurer, dans mes prochains travaux de vrification, que la dcision de
procder la construction du nouveau colise respecte les meilleures
pratiques de gestion. Pour ce faire, je mappuierai sur des critres de
vrification reconnus en gestion de projets, tel que :
1.10

les dcisions de lancer le projet font suite une analyse adquate des
besoins;
la conception du projet tient compte des besoins identifis;
des contrles sont en place et permettent le suivi des principales
activits de gestion du projet;
un processus de reddition de comptes la direction et au conseil
municipal sur les diffrentes tapes de ralisation du projet est en place;
ltablissement des couts de ralisation et des frais dexploitation ainsi
que les sources de revenus et de financement sont estims sur des
bases solides.

Les critres numrs ci-dessus feront partie de ceux sur lesquels je


mappuierai pour porter un jugement clair sur la qualit des pratiques de
gestion suivies.
1.11

MOT DE LA VRIFICATRICE GNRALE

En parallle linvestissement important de 55,4 M$ que ncessitera la


construction du nouveau colise, la ville a conclu une entente avec une
socit immobilire pour la construction dun nouveau centre des congrs.
En vertu de cette entente, cette socit recevra de la ville une aide
mensuelle de 158 300 $ chelonne sur une priode de 20 ans, soit une
somme totale de 37 992 000 $.
1.12

Jai pris connaissance du sommaire soumis au conseil municipal pour


appuyer sa dcision relative cet important engagement de la ville. Jai not
que ce sommaire prsentait quelques imprcisions, notamment sur limpact
neutre quaurait ce projet sur les finances de la ville. De plus, cet
engagement important de la ville sest-il inscrit dans une vue densemble des
besoins de la population de Trois-Rivires? Le conseil municipal avait-il toute
linformation ncessaire pour appuyer sa dcision?
1.13

INNOVATION ET DVELOPPEMENT CONOMIQUE TROIS-RIVIRES (IDTR)


Dans mon rapport annuel 2014, javais fait tat des rsultats dun
mandat de vrification ralis chez Innovation et Dveloppement
conomique Trois-Rivires (IDTR) et dont un des objectifs tait de
massurer que les dispositions relatives lthique et aux conflits dintrts
adoptes par IDTR taient conformes aux pratiques reconnues pour une
socit qui reoit et gre des fonds publics. Cette anne, jai effectu le suivi
des recommandations que javais formules cet gard.
1.14

Le nouveau code dthique et de dontologie lintention des


administrateurs et des membres de comits dinvestissement et celui
applicable aux employs rpondent mes recommandations. Toutefois, je
recommande un meilleur arrimage entre ces deux codes afin de vhiculer un
message cohrent et uniforme lensemble de lorganisation. Ces codes
devraient promouvoir des valeurs identiques et dcrire des objectifs
quivalents. Par ailleurs, les dispositions du code applicable aux employs
devraient tre modifies afin de ne pas permettre un employ dexploiter
une entreprise paralllement son emploi chez IDTR.

annuel

Les lus ont lobligation dexercer les contrles ncessaires pour


sassurer que les fonds publics mis leur disposition par les contribuables
sont grs adquatement. Ils doivent donc se munir de mcanismes pour
exercer des contrles appropris sur ladministration qui ils ont confi ces
fonds. Tel que le prvoit larticle 107.17 de la Loi des cits et villes, la mise
sur pied dun comit de vrification oprationnel peut contribuer grandement
lexercice de ce contrle.
1.16

Rapport

COMIT DE VRIFICATION (COMIT DAUDIT)

2015

1.15

10

MOT DE LA VRIFICATRICE GNRALE

Le comit de vrification cr en 2003 par la rsolution C-2003-721 du


conseil municipal na pas jou le rle de contrle qui est le sien en
rencontrant notamment la vrificatrice gnrale et les vrificateurs externes
dsigns par la ville pour pouvoir suivre de prs la production de
linformation financire et la mise en uvre des recommandations mises
par ces derniers autant sur la qualit des donnes financires que celles sur
la qualit de la gestion.
1.17

Contrairement plusieurs grands organismes publics et privs, la ville


na pas jug bon de profiter du plein exercice de ce contrle que reprsente
un comit de vrification pleinement oprationnel.

1.18

Afin de rendre objectif et impartial le fonctionnement du comit de


vrification, il devrait tre compos dlus municipaux et idalement de
citoyens possdant des connaissances et des comptences de gestion dans
diffrents domaines. Sa composition devrait exclure les membres du comit
excutif et les cadres suprieurs de la ville.
1.19

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Recommandation
2016-01

Je recommande la ville dactualiser la structure du comit de


vrification, de nommer ses membres et de le rendre oprationnel afin quil
puisse jouer le rle pour lequel il a t constitu.
1.20

GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL


Au cours de la dernire anne, la ralisation dun mandat de vrification
sur la qualit de la gestion de la prsence au travail ma amene, entre
autres, recommander ladministration municipale de complter sa
politique de gestion de la prsence au travail afin de mieux encadrer les
gestionnaires dans les rles et les responsabilits qui leurs sont attribus. De
plus, afin de mobiliser davantage les gestionnaires vers latteinte de
meilleurs rsultats en termes de la prsence au travail, des objectifs et des
indicateurs de gestion devraient tre tablis. Enfin, la Direction de la scurit
publique devrait se donner lassurance que le recours aux heures
supplmentaires par rapport aux couts de lajout deffectifs est la solution la
plus conomique.
1.21

GESTION DES REMBOURSEMENTS DES FRAIS DE DPLACEMENT ET DE REPRSENTATION


galement, suite un mandat de vrification sur la gestion des
remboursements des frais de dplacement et de reprsentation, jai
recommand ladministration un resserrement des contrles exercs sur ce
type de dpenses et un meilleur suivi de la politique adopte par la ville cet
gard.
1.22

MOT DE LA VRIFICATRICE GNRALE

11

DOUBLE FONCTION
Lexamen de la rmunration des employs ma permis de constater
que depuis quelques annes, des titulaires de postes administratifs de la ville
occupent des doubles fonctions ou assument des responsabilits plus
grandes et reoivent pour ce faire des primes allant jusqu 20 % de leur
rmunration. Pour les annes 2013, 2014 et 2015, ces montants
stablissent plus de 500 000 $. Sil est vraiment de lintention de la ville de
rendre permanent ce cumul de fonctions, elle devrait envisager labolition de
certains postes administratifs et les redfinir loccasion de rformes
administratives venir.
1.23

Recommandation
2016-02

Direction

Je recommande la ville de revoir son organigramme en fonction des


besoins de lorganisation, dliminer les postes quelle ne compte pas
remplacer et combler ceux quelle dsire conserver.
1.24

La Ville a chemin dans la rvision de certains organigrammes. De ce fait,


actuellement seulement trois personnes reoivent des primes de doubles fonctions.

PROGRAMME DE REMBOURSEMENT VOLONTAIRE


En novembre dernier, le gouvernement du Qubec a instaur un
programme de remboursement volontaire en vue de faciliter la rcupration
des sommes payes injustement la suite de fraudes ou de manuvres
douteuses dans le cadre de contrats publics. Ce programme fut mis sur pied
la suite des travaux de la Commission Charbonneau.
1.25

GESTION CONTRACTUELLE
Mandats

1.27

Dnonciations

1.28

Au cours de lexercice, jai effectu deux mandats de conformit en lien


avec la gestion contractuelle.
Je souligne de nouveau que le chapitre 1 des rglements de 2011 sur la
gestion des contrats de la ville rpond un objectif de transparence et de

2015

Nous sommes en action sur ce sujet et sommes complter les informations


gouvernementales requises pour se prvaloir de nos droits.

annuel

Direction

Je recommande la ville, dans le cadre de ce programme, de suivre les


rsultats obtenus et ceux venir afin de prserver tout intrt quelle pourrait
avoir dans la rcupration de sommes payes injustement en lien avec les
contrats publics. La date limite pour ce faire est le 1 novembre 2016.
1.26

Rapport

Recommandation
2016-03

12

MOT DE LA VRIFICATRICE GNRALE

saine gestion des fonds publics l'gard des citoyens et des contribuables
de la ville qui peuvent soumettre la Vrificatrice gnrale toute situation
dont ils ont connaissance et qui semble contrevenir au prsent rglement.
Ces derniers utilisent cette prrogative que leur confre ce rglement et
depuis sa mise en application, jai reu des dnonciations que je traite dans la
mesure de mes moyens et des ressources qui me sont alloues.
Les conclusions, suite au travail de vrification, qui soulvent des
possibilits de fraude ou dinconduite sont soumises aux autorits
comptentes, incluant lUPAC, le bureau des plaintes du MAMOT, les
autorits policires ou ladministration municipale incluant la direction des
ressources humaines.
1.29

thique et conflit dintrts

Trois-Rivires
de
Ville

gnrale

TOTAL

6
8
1
1
16

1
6

Transfr

Total

2016

Autres

Vrificatrice

2015

2
2

Ferm

Contravention aux lois, rglements et politiques

3
3

En cours

2014

Fraude, corruption, abus de confiance, dtournement, vols

2013

Les dossiers analyss se rpartissent comme suit :


2011

1.30

2012

Conclusions

5
1
1

1
1

COLLABORATION
En terminant, je souligne, la collaboration que je reois des diffrents
services administratifs dans la ralisation de mes travaux de vrification.

1.31

Afin de produire des rapports de vrification les plus prcis et les plus
utiles possible, je soumets aux gestionnaires mes observations afin dobtenir
leurs commentaires sur son contenu et sur mes recommandations. Le cas
chant, japporte les modifications que je juge ncessaires.
1.32

Afin de mieux informer les lecteurs de mon rapport annuel, jinvite les
gestionnaires me faire parvenir leurs commentaires sur les sections qui les
concernent et je les publie. Ils peuvent ainsi apporter leur point de vue et
toutes les nuances quils jugent ncessaires.

1.33

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

13

AUDIT DTATS FINANCIERS VILLE DE TROIS-RIVIRES

15

RAPPORT SUR LES TATS FINANCIERS DE LA VILLE


Audit 2015

Laudit des tats financiers consolids de la Ville de Trois-Rivires, pour


lexercice termin le 31 dcembre 2015, a t ralis conjointement avec
lauditeur externe nomm par le conseil municipal. Laudit permet dobtenir
lassurance raisonnable que les tats financiers ne comportent pas
danomalies significatives.
2.1

Normes

2.2

Responsabilits
de la direction

2.3

Extrait
rapport daudit

2.4

Laudit a t effectu conformment aux normes daudit gnralement


reconnues du Canada. Un audit implique la mise en uvre de procdures en
vue de recueillir des lments probants concernant les montants et les
renseignements fournis dans les tats financiers. Le choix des procdures
relve du jugement de lauditeur et, notamment, de son valuation des
risques que les tats financiers comportent des anomalies significatives, que
celles-ci rsultent de fraudes ou derreurs. Laudit comporte galement
lapprciation des mthodes comptables retenues et du caractre
raisonnable des estimations comptables faites par la direction.
Laudit ne dgage pas la direction de ses responsabilits. La direction
est responsable de la prparation et de la prsentation fidle de ses tats
financiers ainsi que du contrle interne, des politiques et procdures quelle
considre comme ncessaires pour permettre la prparation dtats
financiers exempts danomalies significatives.
Jai mis, titre dauditrice, lopinion sans rserve suivante le 12 mai
2016 :

mon avis, les tats financiers consolids donnent, dans tous leurs
aspects significatifs, une image fidle de la situation financire de la Ville de
Trois-Rivires et des organismes qui sont sous son contrle au 31 dcembre
2015, ainsi que des rsultats de leurs activits, de la variation de leurs actifs
financiers nets (leur dette nette) et de leurs flux de trsorerie pour lexercice
termin cette date, conformment aux normes comptables canadiennes
pour le secteur public.

Chapitre SP 3410 Paiements de transferts du Manuel de comptabilit de CPA Canada pour le secteur public

annuel

La ville a revu son interprtation de la norme sur la comptabilisation des


paiements de transferts 1, afin de lharmoniser avec celle du vrificateur
gnral et de la firme de comptable externe, do lmission dun rapport
sans rserve pour lexercice termin le 31 dcembre 2015. Les tats
financiers pour lexercice termin le 31 dcembre 2014 ont t redresss en
consquence.

2.6

Rapport

Redressement

2015

2.5

16

AUDIT DTATS FINANCIERS VILLE DE TROIS-RIVIRES

INFORMATIONS FINANCIRES
Reprsentations
graphiques

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

2.8

2.9

Pour fins de comprhension et danalyse des tats financiers de la ville,


jai expos graphiquement linformation financire significative des dernires
annes.

2.7

AUDIT DTATS FINANCIERS VILLE DE TROIS-RIVIRES

17

2.10

Rapport

annuel

2015

2.11

18

AUDIT DTATS FINANCIERS VILLE DE TROIS-RIVIRES

Dette
long terme

Pour prsenter lvolution de la dette, jai choisi dutiliser la dette


consolide long terme telle que prsente la page S37 de ltat financier,
laquelle correspond lensemble des obligations que la ville et ses
organismes ont contractes et pour lesquelles ils se sont engags.
2.12

Hausse dette LT

2.14

Engagements

2.15

Subventions

2.16

Recommandation
2016-04

2.17

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

2.13

La dette long terme slve, au 31 dcembre 2015, 394 439 476 $,


en hausse de 5 312 225 $ par rapport lexercice prcdent.

En vertu de divers contrats, la ville sest engage pour les annes


futures pour une somme globale de 151 M$. Ces engagements sont en lien
principalement avec ses activits de fonctionnement, soit le dneigement de
rues, la cueillette, le transport et lenfouissement des ordures et des matires
recyclables, les installations sportives, la gestion dvnements et autres.
De plus, la ville a adopt par rsolution le versement de subventions
diffrents organismes pour un montant total de 66 M$ payable pour les
annes futures, stalant de 2016 2040. De ce montant, 54 M$ est relatif
un projet avec la Commission scolaire du Chemin-du-Roy non ralis ce
jour et pour lequel la ville na toujours pas modifi son entente.
Je recommande la ville, dans ses ententes de partenariat, de sassurer
de la gestion adquate des fonds publics quelle investit et de prvoir les
mesures ncessaires pour permettre une reddition de comptes approprie.

AUDIT DTATS FINANCIERS VILLE DE TROIS-RIVIRES

Cautions

2.18

Poursuites

2.19

Rclamations

2.20

Excdent

2.21

19

Par ailleurs, la ville cautionne et garantit des montants diffrents


organismes pour une somme maximale pouvant atteindre 18 M$. Il est donc
impossible dvaluer les dbourss nets que la ville pourrait devoir payer en
cas de dfaut de ces organismes.
La ville fait face diverses poursuites totalisant 11,7 M$. De ce
montant, 6,5 M$ est en lien avec le projet de construction de lamphithtre
Cogeco. Il est impossible dvaluer le dnouement de ces litiges et les
montants que la ville pourrait, le cas chant, devoir verser.
La ville a galement reu des rclamations pour une somme de 4,5 M$
de fournisseurs en lien avec des contrats octroys pour la construction de
lamphithtre et pour lesquels aucune procdure lgale navait t
entreprise. Il est impossible dvaluer le dnouement et les montants que la
ville pourrait devoir verser.

La ville dgage un excdent de fonctionnement des fins fiscales de


10 190 019 $ malgr la comptabilisation dune dpense exceptionnelle de
2,1 M$ en lien avec un litige.
PASSIF AU TITRE DES SITES CONTAMINS

Au cours de lexercice 2015, une nouvelle norme comptable est entre


en vigueur 2.

Inventaire

La ville a d procder linventaire de ses terrains et dterminer ceux


qui rpondaient la norme du passif au titre des sites contamins. la suite
de cet exercice, quatre terrains acquis dans le cadre du projet Trois-Riviressur-Saint-Laurent et destins la revente, prsentaient toujours de la
contamination. Le cout estim pour les dcontaminer slve 1,4 M$. Par
ailleurs, deux autres terrains acquis dans le cadre du projet du parc industriel
du Carrefour 40/55 prsentaient des couts de dcontamination estims de
400 000 $. Un passif a t comptabilis.

valuation

2.24

2.22

Chapitre SP 3260 Passifs au titre des sites contamins du Manuel de comptabilit de CPA Canada pour le
secteur public

annuel

La vrification de loptimisation des ressources effectue lan pass et


portant sur la Gestion des transactions immobilires a mis en lumire la
problmatique leffet que les valuations, lors dacquisitions de terrains, ne
prennent pas toujours en compte lensemble des risques pourtant vidents
dans certains cas, notamment, ceux lis la contamination et la qualit
des sols.

2015

2.23

Rapport

Norme

20

AUDIT DTATS FINANCIERS VILLE DE TROIS-RIVIRES

Dcontamination

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Reclassement

Au total, les couts supplmentaires lis la dcontamination de ces six


terrains sont valus 1,8 M$. Ces sommes sajouteront aux montants dj
investis pour dcontaminer le site Trois-Rivires-sur-Saint-Laurent. La ville
avait pourtant acquis des terrains, en principe, dcontamins.
2.25

Par ailleurs, en lien avec les acquisitions des terrains du parc industriel
du Carrefour 40/55, la ville a reclass, pour une valeur de 1 214 759 $, des
terrains quelle destinait la revente, dans les immobilisations de la ville
puisquil sagit de zones de conservation naturelle et des zones de marais.
Ces terrains ne pourront donc pas tre utiliss pour les fins commerciales
auxquelles ils taient destins.
2.26

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

21

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

Audit des
organismes

3.1

Organismes
paramunicipaux

3.2

Firmes
comptables

3.3

23

Il existe, sur le territoire de la Ville de Trois-Rivires, sept organismes


paramunicipaux qui correspondent la dfinition de larticle 107.7 de la Loi
sur les cits et villes (RLRQ, chapitre C-19) et, de ce fait, doivent faire lobjet
dun audit par la Vrificatrice gnrale.
Ces entits sont :

Comit organisateur des ftes du 375e anniversaire de Trois-Rivires inc.;


Corporation des vnements de Trois-Rivires inc.;
Corporation de dveloppement culturel de Trois-Rivires;
Corporation pour le dveloppement de l'ile Saint-Quentin;
Fondation Trois-Rivires pour un dveloppement durable;
Innovation et dveloppement conomique de Trois-Rivires;
Socit de transport de Trois-Rivires.

Les firmes suivantes massistent pour laudit des tats financiers :


Deloitte s.e.n.c.r.l./s.r.l.
MALLETTE S.E.N.C.R.L.

ces organismes, sajoute la Rgie de gestion des matires


rsiduelles de la Mauricie qui se dfinit comme une rgie et pour laquelle la
ville fait une consolidation proportionnelle dans son rapport financier.
3.4

REDDITION DE COMPTES
Contrle et
subventions

3.5

Normes
comptables

3.6

Responsabilit

3.7

Procdures

3.8

Ces organismes, par dfinition, sont contrls et subventionns, pour la


plus grande partie de leurs oprations, par des fonds publics en provenance
de la ville.

annuel

Un audit implique donc la mise en uvre de procdures en vue de


recueillir des lments probants concernant les montants et les informations
fournies dans les tats financiers. Le choix des procdures relve du
jugement de lauditeur et notamment de son valuation des risques que les
tats financiers comportent des anomalies significatives, que celles-ci
rsultent de fraude ou derreurs.

Rapport

Ma responsabilit, titre dauditrice, consiste exprimer une opinion


sur les tats financiers, sur la base de mon audit. Pour ce faire, je dois
obtenir lassurance raisonnable que les tats financiers, pris dans leur
ensemble, ne comportent pas danomalies significatives.

2015

Les audits ont t effectus conformment aux normes canadiennes


daudit (NCA). Ces normes stipulent que la direction est responsable de la
prparation et de la prsentation fidle de ses tats financiers ainsi que du
contrle interne quelle considre ncessaire pour permettre la prparation
dtats financiers exempts danomalies significatives. Les obligations lies au
contrle interne englobent notamment, lobligation de tenir des comptes, de
choisir et dappliquer des conventions comptables, dtablir et de veiller la
protection des actifs ainsi qu la prvention et la dtection des erreurs et
des fraudes.

24

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

COMIT ORGANISATEUR DES FTES DU 375E ANNIVERSAIRE DE TROIS-RIVIRES INC.


Constitution et
mandat

3.9
Lorganisme, rattach la Direction de la culture, des loisirs et de la vie
communautaire, a t constitu en mai 2006 comme compagnie sans but
lucratif (Partie III de la Loi sur les compagnies, RLRQ, chapitre C-38). Il a t
cr pour raliser des activits de clbration et de commmoration du
375e anniversaire de fondation de Trois-Rivires, lesquelles ont pris fin en
2009.

Conseil
dadministration

Le conseil dadministration se compose de treize membres nomms


par le conseil municipal, dont deux sont des lus municipaux. Pour les
annes 2014 et 2015, la Ville de Trois-Rivires na pas procd la
nomination de ses membres.

Exercice 2015

Les derniers tats financiers sont en date du 31 dcembre 2010.


Aucuns tats financiers nont t produits pour les exercices termins les
31 dcembre 2011, 31 dcembre 2012, 31 dcembre 2013, 31 dcembre
2014 et 31 dcembre 2015. La corporation na pas de ressources pour
produire des tats financiers, dfendre ses intrts et pourvoir ses
obligations.

Sommes dues

3.12 Rappelons que les sommes dues une employe et trois fournisseurs
demeurent impayes.

3.10

3.11

Recommandation 3.13
2016-05

Je recommande la ville de prendre les mesures ncessaires pour


rgulariser les oprations de cette corporation.

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

25

CORPORATION DES VNEMENTS DE TROIS-RIVIRES INC.

Lorganisme est une corporation paramunicipale rattache la


Direction de la culture, des loisirs et de la vie communautaire et qui la Ville
de Trois-Rivires a confi la gestion de lamphithtre Cogeco de TroisRivires et des programmes de diffusion sy rattachant. Il est galement
responsable de la ralisation du programme danimation de la rue des
Forges et du programme de bonification des vnements. galement, la
corporation assure la gestion des activits Les nuits polaires et Les Dlices
dautomne. Lanne 2015 constitue la premire anne dactivits de
lamphithtre Cogeco dont louverture sest faite en juillet 2015.
3.15

Conseil
dadministration

3.16 Le conseil dadministration se compose de neuf membres nomms par


le conseil municipal, dont deux sont des lus municipaux.

Informations
financires

3.17 Les actifs nets au 31 dcembre 2015 sont de 2 374 485 $ en hausse
de 2 094 124 $ et sont constitus principalement :

Passifs

3.18

Excdent

3.19

des immobilisations corporelles de 1 080 024 $;


de crances recevoir de 568 085 $;
dencaisse de 369 106 $; et
de frais pays davance de 301 382 $.

Les passifs totalisent 1 952 891 $ et sont constitus principalement de


la dette. Au cours de lexercice, la corporation a contract un emprunt de
1 200 000 $ garanti par une hypothque mobilire sur luniversalit des biens
et par un cautionnement de la Ville de Trois-Rivires au montant de
1 200 000 $. Cet emprunt est remboursable par versements mensuels de
20 000 $ incluant capital et intrts au taux de 3,5 %.
Les revenus pour lexercice termin le 31 dcembre 2015 sont de
8,3 M$ incluant le versement, par la Ville de Trois-Rivires, dhonoraires de
gestion de 2 178 686 $. Les charges slvent 8 000 336 $. Lorganisme
dgage un excdent des produits sur les charges de 317 464 $.

2015

annuel

Mandat

Lorganisme a t constitu le 21 juillet 2009 en vertu de la Partie III de


la Loi sur les socits du Qubec et a dbut ses activits en janvier 2010.
Le 25 mars 2015, un changement de nom a t enregistr et lorganisme est
maintenant connu sous le nom de Corporation des vnements de TroisRivires inc.
3.14

Rapport

Constitution

26

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

Apports

Les revenus et les charges incluent des apports non montaires reus
sous forme de biens et de services qui se chiffrent 1 137 192 $.

Mesure

3.21

Engagements
et obligations

3.22

Extrait
rapport daudit

3.23

3.20

La mesure de ces changes est tablie partir des ententes entre


lorganisme et ses fournisseurs. Il en rsulte une incertitude relative la
mesure puisque les conditions rattaches ces changes peuvent ne pas
reflter les conditions commerciales normales avec une contrepartie
montaire.
la date du dpt des tats financiers, le 21 juin 2016, les
engagements et les obligations contractuelles de lorganisme slevaient
11 475 024 $.
mon avis, les tats financiers donnent, dans tous leurs aspects
significatifs, une image fidle de la situation financire de la Corporation des
vnements inc., au 31 dcembre 2015, ainsi que des rsultats de son
exploitation et de ses flux de trsorerie pour l'exercice termin cette date,
conformment aux normes comptables canadiennes pour les organismes
sans but lucratif du secteur public.
3.24

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Illustration 3.25

Vrificatrice

Jai mis, titre dauditrice, lopinion suivante le 21 juin 2016 :

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

Recommandations

27

Lorganisme en tait sa premire anne doprations de


lamphithtre Cogeco. Laudit a rvl des faiblesses importantes quant aux
contrles entourant lintgralit des revenus lis aux activits de vente de
marchandises, ce qui ma amene faire une rvision approfondie des
contrles internes.
3.26

Mandat 3.27
spcial

Vingt-et-une recommandations ont t formules lorganisme et elles


ont trait la gouvernance, aux contrles entourant les revenus et les
dpenses, la sparation de tches inadquates sous certains aspects et les
contrles entourant ces activits. Les rsultats de mes travaux sont
reproduits aux pages 28 et suivantes.

Adjudication 3.28
des contrats

Rapport

annuel

2015

Par ailleurs, la corporation disposait dun budget de 1 200 000 $ pour


procder lacquisition de mobilier et dquipements. Jai ralis un mandat
spcial de conformit de ladjudication des contrats. Le rapport est reproduit
aux pages 36 et suivantes.

28

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

MANDAT SPCIAL REVUE DES CONTRLES INTERNES


A. Gouvernance
1.- Compte de dpenses du directeur gnral
Le conseil dadministration approuve indirectement, par la liste des chques, les comptes de
dpenses du directeur gnral. Toutefois, cette faon de faire ne constitue pas une reddition de
comptes formellement approuve.
Recommandation

Je recommande, en labsence dun comit daudit, que le conseil dadministration


ou le trsorier approuve les comptes de dpenses du directeur gnral.

Direction

Le Trsorier approuvera les comptes de dpenses du directeur gnral.

La politique de gestion ne fait aucune mention quant au remboursement des frais dessence du
directeur gnral. De plus, le contrat de travail du directeur gnral ne mentionne pas que les frais
dessence, pour usages personnels ou affaires, sont pays par la corporation. Le remboursement
de lessence au directeur gnral ne sinscrit donc sous aucune politique ou convention.
Recommandation

Je recommande de dfinir clairement les termes concernant le remboursement


de lessence au directeur gnral.

Direction

Ce point a t discut verbalement entre le directeur gnral et les membres du CA lors


de la signature du contrat. Un amendement sera apport au contrat du directeur gnral
et prsent au CA. Les frais dessence du directeur gnral apparaissaient toujours dans
le dtail des paiements Visa la liste des chques mis prsents et approuvs au CA.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

2.- Politique de gestion Frais dessence

3.- Gestion contractuelle


Lembauche dune firme spcialise en recherche de commandites a cr des attentes leves.
Cependant, les revenus attendus se sont limits 124 000 $ par anne pour trois (3) ans. Le
contrat avec cette firme prvoyait le paiement de commissions de 15 % sur les montants de
commandites conclues. galement, le contrat stipulait que les sommes dcoulant des ententes
avec les commanditaires seront payables sur rception des paiements par la Corporation des
vnements selon un chancier inclus dans les contrats des partenaires financiers.
Un montant de 37 200 $ a t pay en 2015 la firme relativement des ententes avec les
commanditaires pour les annes 2016 et 2017 alors que selon le contrat ces sommes auraient d
tre payes selon les annes correspondantes suite la rception des sommes des
commanditaires. Par ailleurs, des commissions de 15 % ont t payes sur des ventes de loges
couvertes par des changes de services non montaires.
Recommandation

Malgr que deux de mes rapports prcdents aient fait lobjet de


recommandations en lien avec la gestion contractuelle avec cette firme, je
recommande que les ententes soient respectes tel que stipules au contrat et

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

29

que la corporation prenne les dispositions ncessaires pour que les drogations
lentente, par le paiement lavance de sommes non encore encaisses par la
corporation soient adresses.
Puisque le conseil dadministration a approuv ce contrat, je recommande que la
fin du contrat, avant le terme, soit approuve par le conseil dadministration.
Direction

Les paiements faits cette firme taient des avances faites selon les termes du contrat.
Considrant les rsultats obtenus par cette firme, la direction a dcid, par prudence,
darrter les avances un certain moment. En date daujourdhui, les avances faites ne
dpassent pas les honoraires payables cette firme en fonction des contrats de
commandites obtenus. Nous allons informer le Conseil dadministration des dtails de la
fin du contrat avant terme.

4.- Ententes de partenariat


La corporation a conclu des ententes avec diffrents partenaires, lesquels, souvent, comprennent
lchange de services. Certaines de ces ententes gnrent la comptabilisation de revenus titre
dapports non montaires pour la corporation. La somme comptabilise, titre dapport non
montaire en 2015, slve 1 137 192 $ et est constitue principalement de publicit. Toutefois,
les termes des ententes devraient dfinir la juste valeur marchande des changes commerciaux.
titre dexemple, un partenaire, dans la rvision du contrat, a dfini que les 2 460 billets valus
prs de 164 000 $ par la corporation correspondaient, dans son entente 91 518 $, soit une valeur
commerciale escompte de 44 %. Par ailleurs, lentente avec le Centre de pdiatrie sociale
sapparente davantage un don qu un change de services avec la corporation. Certaines
ententes de services pour des changes de publicit sont faites avec des ratios 3 pour 1.
Le manuel de comptabilit de CPA Canada, pour le secteur public (SP4210.16), stipule que lorganisme
peut dcider de comptabiliser les apports de biens et de services, mais il ne doit le faire que :
1)
2)
3)

si la juste valeur de ces apports peut faire lobjet dune estimation raisonnable;
si les biens et services sont utiliss dans le cours normal de ses activits; et
si les biens et services auraient d tre achets par lorganisme dfaut dun apport.

Recommandation

Je recommande, la signature des ententes, de dfinir la juste valeur marchande


des contreparties et de comptabiliser que lorsque celles-ci correspondent la
dfinition des normes comptables.

Direction

Lors dchange de services, nous tenterons, le plus possible, dobtenir des ententes
signes dterminant les justes valeurs des biens ou services fournis. Selon nous, les
montants qui ont t enregistrs aux livres rpondent aux critres des normes comptables.

Recommandation

Je recommande que le conseil dadministration dfinisse une politique tablissant


les rgles pour lattribution des billets de faveur et titre dchange de services.

annuel

Par ailleurs, pour lactivit Trois-Rivires en blues, 35 % de lassistance constituait des billets titre
de faveur ou en change de services.

Rapport

Les rgles dfinissant lattribution de billets de faveur ou en change de services ne sont pas
dfinies. Les limites ne sont pas fixes. Les billets accords titre de faveur ou en change de
services, soit au personnel, aux partenaires ou collaborateurs, ont reprsent au total 9 944 billets.
Le pourcentage de lassistance constitu des billets titre de faveur ou en change de services
excde dans certains cas la valeur dfinie au contrat.

2015

5.- Billets de faveur et en change de services

30

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

Direction

Nous allons prsenter au conseil dadministration une politique tablissant les rgles pour
lattribution de billets de faveur.

6.- Contractant sapparentant plus un employ


Jai constat quun contrat de service pourrait sapparenter plus lembauche dun employ qu un
sous-contractant. Lutilisation dun bureau et des quipements de la corporation en sont des
indications. Pour la corporation, des dductions la source pourraient tre payer si, suite une
vrification, le gouvernement considrait que le contractant tait en fait un employ. Pour le
contractant, les dpenses dduites de ses revenus pourraient tre refuses et des impts
pourraient sappliquer.
Recommandation

Je recommande de rgulariser le statut de lemploy/contractant.

Direction

Les risques lis cette entente sont connus et ont t valus et la direction considre
quil sagit dun sous-contractant. Nanmoins, le statut de cette personne sera rvalu
la fin du contrat actuel se terminant en janvier 2017.

7.- Immobilisations corporelles


(report dune recommandation mise lors de laudit du 31 dcembre 2014)

Recommandation

Je recommande llaboration
immobilisations corporelles.

Direction

Une politique sera prsente lors dun prochain CA.

dune

politique

damortissement

pour

les

8.- Demandes de subventions

Recommandation

Je recommande le suivi des demandes de subventions par le conseil


dadministration.

Direction

Nous ferons un suivi des demandes et obtention de subventions au conseil


dadministration.

Vrificatrice

gnrale

Ville

Le conseil dadministration nest pas tenu formellement inform des demandes de subventions et
de la rception ou non de ces dernires. Le conseil dadministration ne participe pas toutes les
dcisions ayant une incidence financire qui pourraient tre significatives pour lorganisme.
Certaines des subventions pourraient contenir des clauses particulires dont le respect ou non
pourrait entrainer des impacts pour la gestion de lorganisme.

de

Trois-Rivires

Il nexiste aucune politique damortissement des immobilisations corporelles. Seul le seuil de


capitalisation a t incorpor dans la politique de gestion. Une mauvaise estimation de la dure et de la
mthode damortissement pourrait gnrer une sur ou sous-valuation de la dpense damortissement.

B. Revenus
9.- Approbation des prix par le directeur gnral
Dans la plupart des cas, les listes de prix pour les divers vnements et programmations sont
approuves par le directeur gnral, mais non de faon crite. Il nest pas possible de vrifier que
les prix sont bien approuvs. Certains prix de vente pourraient faire lobjet de modifications et ne
pas tre conformes.

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

Recommandation

Je recommande lapprobation crite par le directeur gnral des listes de prix de


vente des produits et services.

Direction

Nous allons faire signer les listes de prix par le directeur gnral.

31

10.- Vente de marchandises


Les revenus lis aux activits de vente de marchandises constitus principalement de revenus de
bar et boisson reprsentent une part importante des revenus de lorganisme (164 K$). Les
contrles associs cette activit sont ncessaires. Les procdures en place sont dfinies,
toutefois, celles-ci ne sont pas suivies rigoureusement. Une feuille dinventaire permet de
dterminer les ventes effectues, mais celles-ci ne sont pas concilies avec les ventes dclares
selon le systme de ventes (Matre D).
titre dexemple, certains revenus de bar, lors dune activit, nont pas t comptabiliss dans le
systme de ventes (Matre D). La comptabilisation des revenus reposait sur la conciliation des
inventaires. Il na pas t possible de valider le montant comptabilis. Et puisque les gratuits
reprsentent une part importante des consommations, la conciliation des ventes avec les
inventaires est dautant plus importante.
Lors de lactivit lie au spectacle douverture le 6 septembre 2015, les oprations comptabilises
dans le systme de ventes (Matre D), titre de gratuits tre refactures la Ville de TroisRivires ne correspondent pas ce qui a t factur la ville. Par ailleurs, les inventaires
conservs lentrept central ne sont pas balancs priodiquement. En consquence, il nest pas
possible de sassurer que lensemble des oprations sont comptabilises intgralement de faon
adquate.
Recommandation

Je recommande que la feuille dinventaire soit valide avec la feuille des ventes
Matre D, selon une base de contrle par chantillonnage.
Je recommande que les traces de vrification soient apparentes.

Direction

La vrification des feuilles dinventaire sera faite avec traces de vrification. Linventaire de
lentrept et la conciliation des inventaires seront faits plus rgulirement. Concernant la
facture faite la Ville de Trois-Rivires pour les consommations du 6 septembre, nous
avons revalid toutes les consommations avec les coupons reus afin dtre certain de
facturer les bonnes quantits. Nous avons revrifi et les quantits factures
correspondent bien aux coupons de consommations reus.

C. Inventaires

Je recommande la mise en place de cartes daccs lectroniques pour vrifier les


accs cet entrept.
Je recommande un dcompte mensuel de lentrept et la conciliation des
inventaires.

Direction

Nous allons demander la Ville de Trois-Rivires linstallation dune serrure lectronique.


Linventaire de lentrept et la conciliation des inventaires seront faits plus rgulirement.

annuel

Recommandation

Rapport

Les inventaires de boissons sont maintenus dans un entrept central do sont approvisionns les
diffrents points de ventes. Cet entrept est accessible par plusieurs personnes. Il nest donc pas
possible dattribuer la responsabilit de lensemble des activits entre/sortie de marchandise.

2015

11.- Entrept central

32

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

D. Salaires
12.- Aucune obligation de vider les banques dheures en fin danne
Depuis 2015, il ny a pas dobligation dutiliser les heures accumules et mises en banque en fin
danne. Il y a une augmentation de 37 035 $ dans les salaires payer en fin danne en lien avec
les banques dheures payer. Ne pas encadrer les heures banquables peut gnrer des comptes
payer importants.
Recommandation

Je recommande au conseil dadministration de limiter les banques dheures en fin


danne.

Direction

Lanne 2015 fut une anne exceptionnelle en lien avec le dmarrage des oprations de
lAmphithtre et beaucoup demploys ont fait beaucoup plus dheures que la normale et
il apparaissait clairement que ce temps ne pourrait tre repris dans lanne sans quil y ait
un manque de services. Lobjectif est de retourner avec une obligation de vider les
banques dheures dici 2017.

13.- Employs temporaires

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Certains employs temporaires dont le dossier est inactif dans Acomba et ne travaillant
donc plus pour la corporation ont encore des soldes de vacances impays en fin danne.
Par ailleurs, ces employs nont pas reu de cessation demploi. Certains employs
pourraient se voir lss.
Recommandation

Je recommande de verser aux employs ayant un statut inactif les soldes de


vacances impayes et de produire la cessation demploi tel que le prescrit la
Commission des normes, de lquit, de la sant et de la scurit au travail.

Direction

Concernant les cessations demploi et les statuts des employs, une procdure a t mise
en place et elle sera applique.

14.- Sparation des tches Oprations de la paie


La sparation des tches pour les oprations de la paie est inadquate. La mme employe est
responsable dentrer les nouveaux employs au systme, de traiter la paie et deffectuer les
paiements des salaires. La mise jour du fichier maitre des employs et le calcul de la paie
constituent des tches incompatibles.
Bien quil y ait quelques contrles compensatoires tels que lautorisation des feuilles de temps, la
responsabilit de contrevrifier le nombre dheures payes par rapport au nombre dheures
autorises nest pas effectue, cela fait en sorte que le contrle dapprobation des feuilles de temps
perd beaucoup de son efficacit et le risque de fraude ou que des erreurs se produisent est
prsent.
Recommandation

Je recommande deffectuer une sparation de tches adquate pour assurer que


les contrles entourant la paie soient efficaces.

Direction

Nous allons effectuer une sparation des tches. Ce sera ladjointe administrative qui fera
lenregistrement des employs au fichier matre de la paye. La commis comptable fera le
traitement de la paye. Le directeur administratif et financier valide la paye avant lenvoi
Desjardins.

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

33

E. Taxes
15.- Rclamation de taxes non rcuprables
Les nuits polaires constituent une activit subventionne 100 %. Seulement une partie des taxes
payes pourraient tre rclames titre de crdit sur intrant. Un montant valu 12 088 $ aurait
t rclam en trop. Le gouvernement pourrait rclamer le remboursement de ces montants
auxquels pourraient sajouter des pnalits et des intrts.
Recommandation

Je recommande de rgulariser la situation.

Direction

En considrant les revenus de commandites en services et lvnement de la course, les


taxes peuvent tre rclames 100% selon nous.

NDLR

Les spcialistes consults recommandent de rgulariser la situation. La Vrificatrice


gnrale nest pas en accord avec le commentaire de la direction.

F. Sparation des tches


16.- Sparation des tches - dbourss
La personne responsable des entres au systme informatique ne devrait pas tre signataire des
chques. La rpartition des tches est inadquate, ce qui pourrait entrainer des manipulations de
donnes.
Recommandation

Je recommande que les signataires autoriss des chques soient deux membres
du conseil dadministration, le directeur gnral et le directeur des finances.

Direction

Il y a toujours 2 signataires sur les chques. Maintenant, cest la nouvelle commis


comptable qui est responsable des entres au systme informatique et elle nest pas une
signataire autorise. Les chques seront signs par le directeur administratif et financier
ou le directeur gnral ainsi que le Prsident du CA ou le Trsorier. Ladjointe
administrative demeure une signataire autorise lors dabsences, avec un suivi du
directeur administratif et financier au retour.

G. Activits

Je recommande de revoir les contrles entourant les coupons de publicit


changeables contre des cartes points.

Direction

Pour 2016, nous regardons prsentement la possibilit denvoyer des cartes points prcharges aux partenaires au lieu de certificats changeables contre des cartes points.

annuel

Recommandation

Rapport

Les coupons mis titre de publicit et changeables contre des cartes points lors des Dlices
dautomne sont des feuilles 8 x 11 qui ont pour seul lment de contrle les initiales de la responsable
et une date. Comme les coupons peuvent tre changs contre des cartes points dans nimporte quel
guichet de vente pendant lvnement et que la plupart des commis sont des bnvoles, il peut leur tre
difficile de faire la diffrence entre les coupons rellement mis par la corporation et, ventuellement,
des faux. Des revenus potentiels pourraient tre perdus et la corporation pourrait tre lse.

2015

17.- Les Dlices dautomne

34

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

18.- Les Dlices dautomne


Pour faciliter la vente des cartes points lors de lactivit Les Dlices dautomne, des cartes sont
prpares davance. Certaines de ces cartes nont pas t vendues et ont t effaces directement
dans le systme. Il na pas t possible de sassurer que lensemble des revenus ont t
comptabiliss. Seuls les revenus faisant lobjet dun dpt ont t comptabiliss.
Recommandation

Je recommande que les cartes prpares davance fassent lobjet dun suivi
rigoureux.
Je recommande quaucune transaction ne soit efface de la base de donnes.

Direction

Nous avons discut de ces points avec notre fournisseur de services afin que ce genre de
situations ne survienne pas lavenir et les faons de faire ont t revues.

19.- Signature des bordereaux de dpt Les Dlices dautomne

Recommandation

Je recommande de revoir lensemble des contrles internes entourant lactivit


Les Dlices dautomne.

Direction

Des contrles compensatoires taient en place. Nanmoins, nous allons revoir les
procdures de contrles. Nous avons demand notre fournisseur de services davoir des
rapports de billetteries sans quivoque.

20.- Trois-Rivires en blues


Les rsultats financiers de lactivit Trois-Rivires en blues et le spectacle ZZ Top nont pas apport
les rsultats escompts. Le protocole dentente conclut entre la Corporation des vnements et la
Corporation Trois-Rivires en blues prvoyait que si lactivit se soldait positivement, les profits
taient partags entre les deux corporations. Toutefois, le protocole ne prvoyait pas le cas o
lactivit serait dficitaire.

gnrale

La Corporation des vnements a donc absorb une dficit de 124 111 $ malgr le versement par la
ville dune subvention Trois-Rivires en blues de 115 000 $ pour ses activits dont 50 000 $
supplmentaire pour lactivit ZZ Top. De plus, mme si le protocole dentente entre le Corporation
des vnements et Trois-Rivires en blues ne le prvoyait pas, 504 billets de faveur ont t donns
la Corporation Trois-Rivires en blues, qui sest charge de la distribution et de la vente de ces billets.
Une somme de 29 736 $ a t comptabilise titre de billets de faveur dans les livres de la
Corporation des vnements. Cette somme reprsente une perte potentielle de revenus pour la
Corporation des vnements.

Vrificatrice

Ville

de

Trois-Rivires

diffrents moments de la journe, lorsque les caisses contiennent beaucoup dargent, des
bordereaux de dpts sont complts par les caissiers des diffrents guichets de vente de cartes
points. Or, puisque les revenus de cartes points sont difficiles corroborer, la signature du
bordereau de dpt constitue un lment de contrle important. Jai constat que certains
bordereaux de dpt ntaient pas signs. Le risque de fraude ou de vol nest pas limit puisque les
contrles ne sont pas en place. Ceci reprsente des lacunes de contrle interne importantes.

Je recommande au conseil dadministration de dfinir un protocole pour les


gratuits.

Recommandation

Je recommande que les protocoles dentente soient dfinis et approuvs par le


conseil dadministration et quils spcifient les situations tant positives que
ngatives.

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

Direction

35

Pour lentente de co-production avec Trois-Rivires en Blues, chaque partie assumait ses
risques selon les responsabilits dfinies lentente, par contre nous aurions d clarifier la
situation des billets pour les commanditaires de Trois-Rivires en Blues dans lentente
signe bien quelle tait considre et spcifie au niveau des diffrents scnarios
budgtaires prsents au Conseil dadministration.

21.- Contrat avec Evenko ZZ Top

Direction

Ces forfaits VIP spciaux taient offerts aux membres du fanclub de ZZTop et permettaient
de rencontrer les artistes ou dobtenir une srigraphie signe par ZZTop donc des
lments que seulement le groupe pouvait offrir. Ce sont des formules que ZZTop
appliquait sur lensemble des spectacles de sa tourne. De notre part, nous avons
conserv la valeur du billet applicable dans la section concerne, donc aucun revenu na
t perdu cet gard.

annuel

Je recommande, une fois de plus, de bien dfinir les termes et conditions des
ententes.

Rapport

Recommandation

2015

Le contrat avec Evenko pour le concert de ZZ Top en coopration avec le Festival de Trois-Rivires
en blues ne prvoyait pas que certains billets seraient rservs pour les gens voulant rencontrer les
membres du groupe ZZ Top et que les sommes rcoltes en surplus par le rseau Ovation et
verses la Corporation des vnements devraient tre reverses Evenko. La Corporation des
vnements pourrait se voir perdre certains avantages conomiques si tous les termes du contrat
ne sont pas mis par crit.

36

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

MANDAT SPCIAL ADJUDICATION DE CONTRATS


1.

CONTEXTE

La corporation disposait dun budget de 1 200 000 $ pour procder lacquisition de


mobilier et dquipements. Lattribution de contrats et la gestion contractuelle comportent
plusieurs tapes dont lidentification des besoins, la dfinition de ceux-ci, la prparation et
la publication des appels doffres publics ou sur invitation, la slection des fournisseurs et
le suivi des contrats. La rigueur mise dans lapplication de ce processus assure lquit et
la comptitivit des fournisseurs et favorise lacquisition des biens et de services aux
meilleurs couts. Cest dans ce contexte que jai effectu une vrification de conformit de
ladjudication des contrats.
2.

OBJECTIFS ET PORTE

Les objectifs de ce mandat sont de :

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

dterminer si le processus dappel doffres est fait conformment aux lois,


politiques et rglements en vigueur; et
sassurer que le processus favorise la comptitivit des fournisseurs.

Mes travaux ont t effectus en juin 2016.


Jai slection dix (10) contrats pour lacquisition de biens et de services. Jai vrifi si le
type dappel doffres public ou sur invitation tait adquat, le nombre de soumissionnaires
invits, les rponses reues, la documentation de faon gnrale, la documentation
relative louverture des soumissions et le processus dattribution. Les rsultats des tests
sont prsents par catgorie selon le type de biens et services.
3.

RSULTATS

De faon gnrale, les soumissions reues sont conformes aux rgles tablies. Des
recommandations sont formules quant aux types dappels doffres utiliser pour
maximiser la comptitivit. galement la dfinition des besoins sont parfois mal dfinis et
les estims budgtaires sont prciser.
3.1 quipements de sonorisation, visuels et accessoires
Par le processus dacquisition de biens et services, une firme sest vue octroyer des
commandes pour une somme de 556 388 $ pour de la fourniture de biens et services en
lien avec la sonorisation, des projecteurs vidos et diffrents accessoires. lexception
dun contrat o lappel doffres sest fait de faon publique par S@O, les autres
acquisitions ont t faites suite un processus dappel doffres sur invitation.

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

37

Je constate que lorsque la corporation a procd par appels doffres publics, cinq (5)
soumissionnaires ont dmontr de lintrt et ont dpos des soumissions. Pour les
soumissions sur invitation, de faon gnrale, trois (3) soumissionnaires taient sollicits,
mais seulement deux (2) fournisseurs soumissionnaient, ce qui limite la comptition.
Un contrat a t fractionn en deux (2) volets. Le total des deux (2) volets reprsentait un
montant estim plus de 100 000 $ (incluant les taxes). Toutefois, chacun des volets, pris
sparment, se situait sous les 100 000 $. La corporation a procd par appel doffres sur
invitation, ce qui mon avis est non conforme.
3.2 Ameublement de bureau
Le processus dacquisition pour la fourniture dameublement de bureau sest fait par appel
doffres sur invitation. Un (1) seul des trois (3) soumissionnaires a rpondu linvitation et
la proposition, pour une somme de 39 578 $, a t accepte. La soumission ne
comportant pas destim budgtaire, il na pas t possible de sassurer que la proposition
tait avantageuse pour la corporation. Par ailleurs, le fait quun seul soumissionnaire ait
rpondu linvitation permettait la ngociation la baisse des prix. Rien nindique quune
telle opration a t faite.
3.3 Services de scurit
Lappel doffres de services pour assurer la scurit sest aussi fait sur invitation. Deux (2)
soumissions ont t reues et la soumission la plus basse totalisant 85 600 $ plus les
taxes a t accepte par le conseil dadministration le 27 avril 2015.
La demande de services a toutefois t prolonge et le montant du contrat, au final, selon
le procs-verbal du 1er au 4 octobre 2015, sest tabli 138 500 $ plus les taxes. Ceci
reprsente une hausse de 62 %. La dfinition des besoins lorigine tait incomplte. Audel de 100 000 $, la demande doffre de services doit se faire par appel doffres public.
Il na pas t possible de sassurer que les biens et services ont t acquis au meilleur
cout puisque le maximum de soumissionnaires susceptibles de rpondre la demande na
pas t sollicit par appel doffres public.

Direction

de bien dfinir ses besoins et de procder au calcul des estims pour


sassurer que le mode dappel doffres corresponde aux politiques et
rglements;
daller en appel doffres public pour tout contrat de 100 000 $ et plus,
tel que dfini par la politique.

3.1 Lappel doffres pour lacquisition dquipements de sonorisation sest effectu sur 2
volets (Volet 1 : Systme de retour personnel et volet 2 : Microphones et cbles, qui
sont des dossiers distincts). Le but de procder lappel doffres en deux volets tait
dobtenir le meilleur prix pour chacun des volets, en fonction des forces de chacun des
fournisseurs. Les montants octroys sont de 41 681,66 $ pour le systme de retour
personnel, et de 31 302,76 $ pour les microphones et cbles. Le total de cette
dpense est au montant de 72 984,42 $ donc, selon la Politique de la Corporation des
vnements de Trois-Rivires, un contrat qui comporte une dpense de 25 000 $

annuel

2015

Je recommande la Corporation des vnements de Trois-Rivires inc. :

Rapport

Recommandation

38

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

(taxes incluses) et plus, et de moins de 100 000 $ (taxes incluses), la sollicitation des
offres auprs des fournisseurs se fait sur appel doffres sur invitation.
3.2 Une estimation pour lachat des ameublements avait t effectue par la direction
mme le budget dimmobilisation. Les cots rels de la dpense relie lachat
dameublement ont t compars la valeur de ce qui avait t estim pralablement
avant lappel doffres. La plupart des prix de la soumission reue taient moindres que
ce qui avait t budgt.
3.3 Lors de lappel doffres sur invitation pour la scurit de lAmphithtre, un nombre
dheures avait t valu pour la priode du 8 juin au 15 septembre 2015 pour assurer
la scurit de lAmphithtre durant la priode estivale. Le contrat avait t octroy au
soumissionnaire ayant prsent la plus basse soumission conforme pour cette priode.
compter du 15 septembre, les besoins de la Corporation en ce qui a trait la scurit
ont changs. Une dcision a t prise afin dassurer la scurit de lAmphithtre
24h/24h lanne et non seulement pour la saison estivale. la date de terminaison,
le mandat a t prolong jusqu un temps indfini, aux mmes conditions, avec le
meilleur taux horaire. Une rsolution a t entrine par les membres du conseil
dadministration pour ce prolongement. (Rencontre tenue par courriel entre le 1er et 4
octobre 2015.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

3.4 Procs-verbaux
Par ailleurs, les procs-verbaux prsentent linformation du nombre de soumissionnaires
invits et du choix du soumissionnaire retenu. Toutefois lensemble des informations quant
aux soumissionnaires invits, les prix des soumissions, etc., ne sont pas prsentes.
Recommandation

Je recommande la Corporation des vnements de Trois-Rivires inc.


dajouter, dans ses procs-verbaux, les informations relatives aux
soumissionnaires invits, ceux qui ont rpondu et les prix soumissionns.

Direction

Lors des rencontres du conseil dadministration ou comit excutif, tous les documents de
rapports danalyse pour les appels doffres ont t remis et prsents aux membres avant
ladoption des rsolutions. Les rapports danalyse contenaient toutes les informations
ncessaires pour la prise de dcision par les membres. Les rapports prsents
contenaient les informations suivantes : numro dappel doffres, description de lobjet du
contrat, les noms des soumissionnaires demands, les soumissions reus avec les
montants, lestimation des cots et les recommandations de la direction. Aprs avoir pris
connaissance des rapports danalyse, les membres autorisaient les dpenses.

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

39

CORPORATION DE DVELOPPEMENT CULTUREL DE TROIS-RIVIRES


Constitution

3.29

Mandat

3.30

Conseil
dadministration

3.31

Extrait
rapport daudit

3.32

Constitu en corporation en mai 1997, lorganisme, rattach la


Direction de la culture, des loisirs et de la vie communautaire, vise de faon
gnrale promouvoir le dveloppement culturel de la Ville de TroisRivires. La ville lui confie la gestion des salles de spectacles, des salles
dexpositions, la diffusion des arts et le soutien au milieu culturel.
Lorganisme gre plusieurs subventions pour lesquelles il existe des
affectations dorigine externe prcisant les conditions respecter pour utiliser
ces ressources financires. Lorganisme sest conform aux exigences dans
lutilisation de ces ressources.
Le conseil dadministration de la Corporation de dveloppement culturel
est compos de treize membres nomms par le conseil municipal, dont deux
sont des lus municipaux.
Jai mis, titre dauditrice, lopinion suivante le 22 mars 2016 :

mon avis, les tats financiers donnent, dans tous leurs aspects
significatifs, une image fidle de la situation financire de la Corporation de
dveloppement culturel de Trois-Rivires, au 31 dcembre 2015, ainsi que des
rsultats de ses activits et de ses flux de trsorerie pour l'exercice termin
cette date, conformment aux normes comptables canadiennes pour le
secteur public.
3.33

Situation
financire

Au 31 dcembre 2015, les actifs et les passifs slvent 9 949 466 $


comparativement 4 866 730 $ quils taient au 31 dcembre 2014. La
hausse des actifs est principalement attribuable la capitalisation des
rnovations de lglise St.James. En 2013, lorganisme sest port acqureur
de lglise St.James et sest engag effectuer le projet Mise en valeur et
occupation de lglise St.James et de son presbytre dont le budget
estimatif prvu est de 3 283 630 $. Ce budget est financ par divers
organismes, dont le ministre de la Culture et des Communications du
Qubec, pour un montant de 2 462 700 $ et par la Ville de Trois-Rivires
pour un montant de 720 930 $. Au 31 dcembre 2015, les engagements
auprs de divers fournisseurs en lien avec le projet taient de 2,6 M$.

Protocole

3.35

annuel
Rapport

Le protocole dentente avec la ville prvoit que si la corporation est


dficitaire, la ville verse, sur autorisation du conseil municipal, des frais de

2015

3.34

40

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

gestion supplmentaires quivalent lcart entre les revenus et les


dpenses, aprs que la corporation y ait affect ses surplus accumuls. Par
contre, si elle dgage un surplus, la ville permet la corporation de
conserver ses surplus doprations annuels jusqu concurrence de 75 000 $
et ses surplus accumuls jusqu concurrence de 150 000 $. Aux tats
financiers, pour lexercice termin le 31 dcembre 2015, lexcdent dgag
slve 332 487 $ et a permis la comptabilisation dune somme de
263 300 $ verser la Ville de Trois-Rivires.
Cautionnement

La ville se porte garante des affaires de la corporation pour un montant


de 78 000 $.

Contribution

3.37 La contribution de la ville slve 3 401 500 $ et est rpartie dans une
proportion de :

3.36

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Apports

3.38

Illustration

3.39

184 042 $ pour oprer les salles de spectacles;


891 359 $ pour les lieux patrimoniaux;
252 141 $ pour les lieux multidisciplinaires;
289 777 $ pour les arts visuels; alors que
1 647 205 $ servent au fonds dadministration; et
136 976 $ sont allous en subventions.

Par ailleurs, la ville fournit gratuitement les locaux ncessaires aux


activits administratives et assume les dpenses dlectricit, de combustible
et de rparation dans les btiments occups par lorganisme, mais dont la
ville est propritaire. En raison de la complexit dterminer une juste valeur
des apports reus titre gratuit, ceux-ci ne sont pas constats dans les tats
financiers.

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

Jai reconduit deux recommandations mises antrieurement. La


premire a trait la conciliation des taxes de vente. La seconde est en lien
avec la mise en place dun code dthique et de dontologie pour les
membres du conseil dadministration afin quil prcise et encadre mieux la
notion de bnfice direct , quil fasse mention de diffrents lments qui
pourraient ventuellement tre source de conflits dintrts, ex : nature des
faveurs, services, cadeaux. galement, jai recommand dexiger une
dclaration annuelle crite de conformit de la part des personnes
concernes par ce code. Limplantation de ces 2 recommandations tait en
cours dexcution.

annuel

2015

3.40

Rapport

Recommandations

41

42

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

CORPORATION POUR LE DVELOPPEMENT DE LILE ST-QUENTIN


Constitution
et mandat

3.41

Conseil
dadministration

3.42

Illustration

3.43

Fondement de
lopinion avec
rserves

3.44

Constitu en vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies du


Qubec en fvrier 1982, lorganisme, rattach la Direction de la culture,
des loisirs et de la vie communautaire, coordonne les services et les activits
offerts la clientle. Il a la responsabilit de la ralisation des amnagements
tre effectus sur lile Saint-Quentin appartenant la Ville de Trois-Rivires.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Le conseil dadministration se compose de onze membres nomms par


le conseil municipal, dont quatre sont des lus municipaux.

Le 11 mai 2016, jai mis une opinion avec rserves. Compte tenu des
lacunes de contrle interne, il ntait pas possible de sassurer de lintgralit
de certains revenus de perception de faon satisfaisante. Par consquent,
mon audit de ces produits sest limit aux montants inscrits et je nai pas pu

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

43

dterminer si des ajustements pourraient devoir tre apports en ce qui


concerne les produits, lexcdent (linsuffisance) des produits sur les
charges, lactif court terme et les soldes de fonds.
galement, du fait que je nai pu runir suffisamment dlments
probants pour mettre une opinion sur les stocks dun montant de 19 349 $
au 3 dcembre 2014 et que les stocks douverture ont une incidence sur la
dtermination des rsultats des activits de lorganisme, je nai pas t en
mesure dtablir si des ajustements pourraient tre ncessaires.

Stocks

3.45

Extrait
rapport daudit

3.46

Restructuration

Jai mis, titre dauditrice, lopinion suivante le 11 mai 2016 :

mon avis, lexception des incidences possibles des problmes


dcrits dans le paragraphe Fondement de lopinion avec rserves , les
tats financiers donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une image
fidle de la situation financire de la Corporation pour le dveloppement de l'ile StQuentin au 31 dcembre 2015, ainsi que des rsultats de ses activits et de
ses flux de trsorerie pour l'exercice termin cette date, conformment aux
normes comptables canadiennes pour le secteur public.
3.47

Malgr que jai exprim une opinion avec rserves, et tel que je lai
mentionn dans mon rapport annuel de lan dernier, des changements
importants se sont raliss pour le bnfice de la corporation. Le nouveau
directeur gnral est entr en fonction en fvrier 2015. Lorganisme a revu sa
mission, ses objectifs et a ralis un plan daction bas sur sa vision
stratgique.
3.48

Suivi 3.49
Mandats spciaux

La mise en place de ce plan daction, incluant la rvision des contrles


internes et le suivi des recommandations contenues dans mes rapports
spciaux dats du 27 mai 2015 et du 27 fvrier 2013, est en cours
dimplantation.

Les actifs de lorganisme slvent, au 31 dcembre 2015, 855 694 $,


les passifs sont de 678 435 $ et le solde des actifs nets est de 177 259 $.

Immobilisations 3.52

Au cours de lexercice, la corporation a reu de la Ville de TroisRivires, un montant de 400 000 $ pour procder lacquisition
dimmobilisations. Cette somme est comptabilise titre dapports reports
affrents aux immobilisations corporelles.

annuel

Actifs nets 3.51

Rapport

Malgr que les revenus de lorganisme soient en baisse par rapport


ceux de 2014, les dpenses sont galement en baisse et permettent la
ralisation dun excdent des produits sur les charges de 7 099 $
comparativement 2014 qui prsentait un dficit de (66 573 $). La baisse de
revenus est en lien avec la restructuration des activits et la nouvelle mission
de lorganisme.

2015

Rsultats 3.50

44

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

Recommandations 3.53

Laudit 2015 a apport de nouvelles recommandations qui ont t


formules au conseil dadministration, voici les principales.

Constat 3.54

En vertu des statuts et rglements de la corporation, une assemble


gnrale annuelle devrait avoir lieu au plus tard 90 jours suivant la fin de
lexercice financier. Or, il ny a aucune assemble gnrale annuelle.

Recommandation 3.55

Jai recommand lorganisme de se conformer aux rglements


gnraux de la corporation, et plus particulirement son article 12 relatif
lassemble gnrale annuelle, et de tenir annuellement ladite assemble.

Direction

Le conseil dadministration a demand la direction gnrale, lors de la rencontre du 24 mars


2016, de prparer un projet dactualisation des rglements gnraux qui sera prsent
lautomne 2016 pour respect et application des normes par le conseil dadministration
conformment aux statuts de constitution de la corporation.

Constat 3.56

Il nexiste aucun code dthique applicable aux administrateurs et aux


employs de la corporation. Labsence dun code dthique peut accentuer
les risques de comportements nuisibles la corporation.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Recommandation 3.57

Je recommande dadopter un code dthique pour les membres du


conseil dadministration et les employs tre sign au cours de lanne
2016 pour les membres du conseil dadministration et les employs en place
et lembauche pour les nouveaux employs.
Le code devrait inclure une dclaration des intrts et des liens, dterminer
et quantifier les rgles applicables pour les tats de faveurs, services ou
cadeaux et contenir une dclaration annuelle de conformit.

Direction

Au cours de lanne 2016, la direction gnrale proposera au conseil dadministration, pour


adoption, un code dthique pour les membres du conseil dadministration et les employs en
lien avec des modles de corporation similaire lile Saint-Quentin.

Constat 3.58

Le trsorier du conseil dadministration est li une personne de


ladministration. Ces liens ont t dclars au conseil dadministration et
inscrits au procs-verbal du 25 aout 2015 lors de lembauche. Toutefois, le
procs-verbal du 28 octobre 2015 autorise lemploye agir comme
rpondante secondaire dans les dossiers relatifs aux oprations financires
et courantes de la Corporation de lile St-Quentin. La sparation de tches
est inadquate.

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

45

Recommandation 3.59

Je recommande que soit retire lautorisation du trsorier du conseil


dadministration de signer des chques pour la corporation malgr ce que
prvoit larticle 18 des rglements gnraux de la corporation et que soient
revus les rles et responsabilits.

Direction

Le conseil dadministration proposera un modle de contrle interne la vrificatrice gnrale


permettant au trsorier de signer les chques en respectant la sparation des tches et les
contrles internes demands.

Constat 3.60

Laudit a permis de constater que durant lexercice 2015 et dbut 2016,


des commandes des fins personnelles ont t effectues par des
employs via des factures de la corporation.
Bien que ces commandes personnelles aient t faites avec lintention
dtre rembourses par les employs, il y a un risque potentiel doubli de
remboursement; ainsi, des dpenses personnelles pourraient se retrouver
aux livres de la corporation.
3.61

Recommandation 3.62

Je recommande quaucune commande des fins personnelles ne soit


effectue par et pour les employs de la corporation.

annuel

2015

Une note de service a t remise aux cadres et employs ce sujet en mars 2016. Chacun
des cadres doit informer son personnel de cette nouvelle directive. Cette pratique sera
interdite.

Rapport

Direction

46

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

Constitution

3.63

Mandat

3.64

Organisme de
bienfaisance

3.65

Ville

Reprenant ses activits en 2011, cet organisme de bienfaisance a pour


mission de participer, raliser et promouvoir des actions et des projets de
dveloppement durable, cibls par le plan daction de la Ville de TroisRivires, afin de contribuer lamlioration de la qualit de vie des citoyens
de la Ville de Trois-Rivires.
Lorganisme est une fondation municipale et est class comme un
organisme de bienfaisance enregistr aux termes de la Loi de limpt sur le
revenu et, ce titre, nest pas assujetti limpt sur le revenu.
Le conseil dadministration se compose de sept membres nomms par
le conseil municipal, dont deux sont des lus municipaux.

Comptabilit

Lorganisme utilise la comptabilit par fonds pour rendre compte de ses


activits. Le fonds dadministration rend compte des activits gnrales de la
fondation et le fonds compensatoire rend compte de projets damnagement
spcifiques.

Extrait
rapport daudit

gnrale
Vrificatrice

Lorganisme a t constitu le 2 juin 1999 en vertu de la Partie III de la


Loi sur les compagnies du Qubec sous le nom de La Fondation en
environnement de lile St-Quentin et a modifi son nom le 12 octobre 2010
aprs quelques annes dinactivits. Il relve de la Division Hygine du
milieu et dveloppement durable de la Direction des travaux publics.

Conseil
dadministration

de

Trois-Rivires

FONDATION TROIS-RIVIRES POUR UN DVELOPPEMENT DURABLE

Actifs

3.66

3.67

3.68

Jai mis, titre dauditrice, lopinion suivante le 8 avril 2016 :

mon avis, les tats financiers donnent, dans tous leurs aspects
significatifs, une image fidle de la situation financire de la Fondation TroisRivires pour un dveloppement durable au 31 dcembre 2015, ainsi que des
rsultats de son exploitation et de ses flux de trsorerie pour l'exercice
termin cette date, conformment aux normes comptables canadiennes
pour les organismes sans but lucratif du secteur public.
3.69

Au 31 dcembre, les actifs de lorganisme slvent 127 109 $ et sont


constitus principalement de lencaisse et dun dpt de garantie sur un
terrain au montant de 13 304 $.
3.70

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

Passif

3.71

Subventions

3.72

Recommandations

3.73

47

Le passif slve 32 753 $ et inclut une somme de 34 584 $ affecte


pour le projet damnagement faunique du marais St-Eugne, le projet
dacquisition de proprit conserver dans la tourbire Red Mill et
lamnagement de lomble de fontaine dans le bassin versant de la rivire
aux Sables.
Les revenus de lorganisme slvent 79 333 $ et incluent une
subvention de 30 000 $ de la Ville de Trois-Rivires et lamortissement de
lapport report, qui origine, lui aussi, dune subvention de la Ville de TroisRivires, au montant de 28 214 $ pour combler le dficit courant. Les
dpenses slvent 79 333 $.
Laudit 2015 a apport de nouvelles recommandations qui ont t
formules au conseil dadministration, voici les principales.

Constat 3.74

La Fondation reoit annuellement une subvention de fonctionnement


de la Ville de Trois-Rivires dun montant de 30 000 $. Les frais moyens
annuels de fonctionnement des deux dernires annes slvent 72 130 $.
La ville a galement vers, en 2012, une subvention de 75 000 $ pour
permettre la Fondation dponger les dficits annuels.
Au rythme de croissance des dpenses, le solde de 24 595 $, au
31 dcembre 2015, de cette subvention pourrait ne pas tre suffisant pour
ponger le dficit de fonctionnement de la Fondation en 2016.
3.75

La Fondation nest pas autosuffisante et pourrait devoir recourir des


subventions supplmentaires de la Ville pour assurer son fonctionnement ou
procder des restructurations.
3.76

Recommandation 3.77

Constat 3.78

Lorganisme, dans le cours de ses activits, acquiert des servitudes de


conservation. Plusieurs proprits sont vises par les diffrentes mesures de
conservation, notamment les terrains dsigns par le zonage daire
cologique ou de conservation naturelle, les rserves naturelles dcrtes
par le ministre du Dveloppement Durable, de lEnvironnement et de la
Lutte contre les Changements Climatiques (MDDELCC), etc.

annuel

Le plan daction final de la Fondation comprend le ou les responsables de chaque projet, le


moment de ralisation fix, de mme que le moyen de financement relatif au projet.
Actuellement, en prparation aux rencontres du conseil dadministration chaque
administrateur reoit un document de suivi du plan daction sous forme de liste daction qui
linforme de lavancement de chaque projet.

Rapport

Direction

2015

Je recommande la mise en place dun plan daction et des prvisions


budgtaires tre approuves par le conseil dadministration pour assurer la
prennit de lorganisme.

48

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

Les servitudes de conservation peuvent tre lobjet dune compensation


suite lmission dun certificat dautorisation mis par le MDDELCC.
3.79

En effet, il arrive que certains promoteurs dveloppent des projets


immobiliers sur des territoires prsentant des caractristiques cologiques
dintrt. Ils doivent alors obtenir du MDDELCC, un certificat dautorisation
qui peut prvoir des servitudes de conservation en faveur de la corporation
pour compenser la perte de territoire dintrt.
3.80

La Fondation na pas de registre lui permettant dassurer le suivi des


servitudes acquises et les obligations qui en dcoulent, le cas chant. Il
nest pas possible pour la Fondation de sassurer du suivi et des obligations
lis aux acquisitions de servitudes.
3.81

Recommandation 3.82

Je recommande que la Fondation mette en place un registre des


servitudes quelle a acquises en indiquant au minimum les numros de lot,
les propritaires, les emplacements et les obligations lies aux servitudes
pour assurer une gestion adquate de ses acquis et de ses obligations.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Direction

La Fondation mettra en place un registre des servitudes de conservation en collaboration


avec la Ville de Trois-Rivires.

Constat 3.83

Des copies de sauvegarde informatique sont effectues, mais ne sont


pas conserves dans un endroit protg lextrieur des bureaux de la
Fondation.
Il y a un risque que les donnes de la Fondation puissent tre perdues
en cas de sinistre, de vol ou autre.
3.84

Recommandation 3.85

Je recommande que des copies de sauvegarde soient conserves


lexterne, dans un endroit protg du vol et du feu.

Direction

Lensemble des copies de sauvegarde informatique de la Fondation seront conserves


lextrieur du bureau, dans un endroit protg du vol et du feu.

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

49

INNOVATION ET DVELOPPEMENT CONOMIQUE DE TROIS-RIVIRES


Constitution

3.86

Entente

3.87

Mandat

3.88

Innovation et dveloppement conomique de Trois-Rivires (IDTR)


est mandat par la Ville de Trois-Rivires pour exercer ses pouvoirs en
matire de dveloppement local et rgional, suite la modification, le 21 avril
2015 de la Loi sur les comptences municipales par le projet de loi numro
28 (2015, chapitre 8). Une entente crite, signe le 7 dcembre 2015, dfinit
les modalits dexercice des pouvoirs ainsi dlgus.
IDTR offre aussi des services de premire ligne daccompagnement
ou de soutien technique ou financier auprs dentrepreneurs potentiels ou
dj en activits et fait de la location dimmeubles. Il gre laroport de TroisRivires et voit promouvoir, planifier et dvelopper des activits
touristiques et de congrs sur le territoire de la Ville de Trois-Rivires.
3.89 Lorganisme utilise la comptabilit par fonds pour rendre compte de ses
activits.

Conseil
dadministration

3.90

Extrait
rapport daudit

3.91

Financement

Le conseil dadministration se compose de neuf membres votants


nomms par le conseil municipal, dont trois sont des lus municipaux.
Jai mis, titre dauditrice, lopinion suivante le 19 avril 2016 :

mon avis, les tats financiers donnent, dans tous leurs aspects
significatifs, une image fidle de la situation financire de Innovation et
dveloppement conomique Trois-Rivires, au 31 dcembre 2015, ainsi que des
rsultats de son exploitation et de ses flux de trsorerie pour l'exercice termin
cette date, conformment aux normes comptables canadiennes pour le
secteur public.
Le financement des activits de lorganisme IDTR provient, malgr la
restructuration des activits lies au changement de la Loi, dans une
proportion de 79 %, dapports de la Ville de Trois-Rivires qui slve 4,7 M$
3.93

annuel

2015

3.92

Rapport

Comptabilit

Lorganisme, connu jusquen dcembre 2009, sous le nom de Socit


de dveloppement conomique de Trois-Rivires (C.L.D. Trois-Rivires) a
t constitu conformment ses statuts de fusion dats du 1er janvier 2006
et du 3 janvier 2008 en vertu de la Partie III de la Loi sur les compagnies du
Qubec. Cette corporation est assujettie la Loi sur laccs linformation.

50

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

sur un total de 5,9 M$. Les dpenses les plus importantes comprennent les
salaires et avantages sociaux de 2,5 M$. Les couts des activits lies au
technocentre sont de 676 190 $ alors que les dpenses lies aux outils
promotionnels sont de 272 456 $. Les crances douteuses slvent
101 711 $. Cest la Ville de Trois-Rivires qui a assum la perte nette du fonds
local dinvestissement au montant de 782 344 $.
Surplus

Lorganisme IDTR a termin lanne avec un surplus de 1 359 964 $.


Puisque la perte nette de 782 344 $ du Fonds local dinvestissement (FLI) a
t assume par la ville plutt que par lorganisme, ce montant reprsente
un gain pour lorganisme. En vertu de larticle 284 de la Loi, les droits,
obligations, actifs et passifs lis aux contrats de prts conclus avec le
gouvernement, pour le Fonds local dinvestissement (FLI) et toute aide
accorde sous forme de prts des entrepreneurs, dans le cadre du FLI,
devenaient ceux de la ville depuis le 21 avril 2015. Au 20 avril 2015, les
diffrents actifs et passifs transfrs, de IDTR la ville, se rpartissaient
comme suit :
3.94

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Actifs transfrs :
Passifs pris en charge par la ville
Cautionnement

3.95

Illustration

3.96

2 555 546 $
3 337 890 $

La ville cautionne lorganisme pour un montant de 16,7 M$.

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

51

Au cours de lexercice, lorganisme a cd la ville, titre gratuit, la


station mto. la date du transfert, la valeur comptable nette de la station
mto de 270 400 $ tait gale laide gouvernementale reporte. Aucun
gain ni perte na rsult de cette opration.
3.97

Entente
CEGEP

3.98

Financement

3.99

Terrain

Recommandations

Constat

IDTR a sign, en 2014, un protocole dentente avec le CEGEP de


Trois-Rivires pour un projet de construction dun immeuble en coproprit
au Parc Micro Sciences de Trois-Rivires. La part de IDTR dans le projet
slve 3 700 000 $ avant les taxes. Au 31 dcembre 2015, des contrats
de services ont t octroys pour 4 792 330 $ avant taxes; la quotepart de
IDTR est value 2 635 782 $ et reprsente 55 % des couts.
La partie du projet assume par IDTR sera finance par une aide
financire, sous forme de contribution non remboursable, du ministre des
Finances et de lconomie du Qubec en vertu du Fonds de diversification
conomique des rgions du Centre-du-Qubec et de la Mauricie pour une
somme maximale autorise de 1 135 000 $, par une subvention reue de la
Ville de Trois-Rivires dun montant de 500 000 $ et par une dette long
terme auprs dune institution financire dun montant autoris de
4 200 000 $ laquelle dette est cautionne par la Ville de Trois-Rivires.
3.100 Au cours de lexercice, la Ville de Trois-Rivires a cd, titre gratuit,
IDTR et au CGEP de Trois-Rivires, le lot 5 490 214 ayant une superficie
de 3 368,3 m2, situ en bordure de la Place du Technoparc. Ce terrain avait
une valeur de 185 680 $.

Laudit 2015 a galement apport de nouvelles recommandations en


lien avec lvaluation de la provision pour mauvaises crances et la
dmarcation de comptes payer.
3.101

Les apports reus de la ville ne sont pas rpartis entre les diffrents
fonds. Il nest pas possible dtablir le rendement attendu des fonds.
3.102

La Ville de Trois-Rivires verse annuellement des sommes IDTR


pour :
3.104

superviser lexploitation, ladministration et lopration de laroport;


oprer un bureau dinformation touristique et la gare maritime; et
promouvoir les parcs industriels de Trois-Rivires.

annuel

Constat

Rapport

Jai recommand au conseil dadministration dtablir un montant


dapports tre comptabilis dans le fonds dimmobilisations et que ces
apports et toutes les transactions soient effectus dans le compte bancaire
cet effet.

2015

Recommandation 3.103

52

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

Les couts lis ces activits ne sont pas comptabiliss distinctement. Il


nest donc pas possible de connaitre les couts de ces activits et de les
comparer aux budgets allous.
3.105

Recommandation 3.106

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Jai recommand de revoir la charte des comptes pour permettre la


mise en place dune comptabilit par activits.

Direction

La direction de lorganisme a rpondu favorablement lensemble de ces recommandations.


Les changements sont en cours de ralisation.

Mandat
spcial

3.107

En 2015, jai effectu une vrification spciale portant sur la Revue des
rgles dthique et des pratiques de saine gouvernance. Les rsultats de
cette vrification furent prsents au conseil dadministration le 2 juillet 2015.
Le suivi des recommandations lies ce mandat spcial apparaissent aux
pages 53 et suivantes.

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

53

SUIVI DES RECOMMANDATIONS


REVUE DES RGLES DTHIQUE ET DES PRATIQUES DE SAINE GOUVERNANCE
TABLE DES MATIRES
1.

CONTEXTE ............................................................................................................. XX

2.

OBJECTIFS ET PORTE DU MANDAT .......................................................................... XX

3.

RSULTATS DU SUIVI DES RECOMMANDATIONS ......................................................... XX


3.1

LABORATION DUN NOUVEAU CODE DTHIQUE ET DE DONTOLOGIE LINTENTION


DES ADMINISTRATEURS ET MEMBRES DUN COMIT DINVESTISSEMENT .............. XX

3.2

MODIFICATION DU CODE DTHIQUE ET DE DONTOLOGIE APPLICABLE


AUX EMPLOYS .............................................................................................. XX

3.3

ADOPTION DE DEUX NOUVELLES POLITIQUES : POLITIQUE DE SOUTIEN AUX


ENTREPRISES ET POLITIQUE DE SOUTIEN AUX PROJETS STRUCTURANTS POUR
AMLIORER LES MILIEUX DE VIE ....................................................................... XX

ANNEXE 1 DESCRIPTION DTAILLE DES RECOMMANDATIONS 2015 .................................. XX


1.

CONTEXTE

annuel

un administrateur de IDTR;
la directrice gnrale de la Ville de Trois-Rivires;
le directeur gnral de IDTR.

Rapport

la suite de ce rapport, le conseil dadministration de IDTR a mis en place un comit de


gouvernance afin dexaminer les constats et les recommandations et proposer des plans
daction pour y rpondre. Le comit de gouvernance tait compos des personnes
suivantes :

2015

En juin 2015, jai revu les rgles dthique et les pratiques de gouvernance de Innovation
et Dveloppement conomique Trois-Rivires (IDTR) et jai produit un rapport faisant
tat de mes observations et recommandations. Les rsultats de mon rapport ont t
communiqus au conseil dadministration de IDTR en juillet 2015 et ont t intgrs dans
mon rapport annuel 2014.

54

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

En janvier 2016, le comit de gouvernance a mis un rapport qui faisait tat de ses
propositions en vue de rpondre mes recommandations. Sur la base de ce rapport,
IDTR a par la suite mis en uvre des plans daction, dont certains sont rsums ainsi :
mise en place dun nouveau Code dthique et de dontologie applicable aux
administrateurs et aux membres de comits dinvestissement, incluant un accus de
rception et un formulaire de divulgation des intrts et des liens;
revue du Code dthique et de dontologie des employs, incluant un engagement de
lemploy et un formulaire de divulgation des intrts et des liens;
mise en place de deux nouvelles politiques dintervention du Fonds de dveloppement
des territoires (FDT), soit la Politique de soutien aux entreprises et la Politique de
soutien aux projets structurants pour amliorer les milieux de vie;
laboration dun projet de Politique dinvestissement commune Fonds local
dinvestissement (FLI) et Fonds local de solidarit (FLS);
mise en place dune politique de recouvrement de crances;
laboration dun plan de rentabilisation des oprations immobilires tre adopt.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Les deux politiques dintervention du FDT ont t adoptes par la Ville Trois-Rivires dans
le cadre des nouvelles normes imposes par le ministre des Affaires Municipales et de
lOccupation du Territoire (MAMOT) conformment aux dispositions de la Loi sur les
comptences municipales (RLRQ, chapitre C-47.1). Quant la Politique dinvestissement
commune FLI et FLS, elle navait pas encore t approuve par le conseil municipal de la
ville au moment de raliser mes travaux.
Il est souligner que la Loi sur les comptences municipales (Qubec) a t modifie le
21 avril 2015 la suite de ladoption du Projet de loi numro 28 Loi concernant
principalement la mise en uvre de certaines dispositions du discours du budget du 4 juin
2014 et visant le retour lquilibre budgtaire en 2015-16 (2015, chapitre 8). La mise
en uvre du Projet de loi numro 28 a notamment eu pour effet dapporter diverses
modifications concernant la gouvernance municipale en matire de dveloppement local
et rgional.
Ainsi, selon le nouveau cadre lgislatif en vigueur, il incombe dsormais la Ville de TroisRivires de prendre les mesures afin de favoriser le dveloppement local et rgional sur
son territoire. cette fin, elle peut confier lexercice de certains pouvoirs un organisme
comme IDTR dans le cadre dune entente crite qui dfinit les modalits dexercice des
pouvoirs ainsi dlgus. Une telle entente a t signe entre IDTR et la Ville de TroisRivires le 7 dcembre 2015 (lentente IDTR-Ville).
2.

OBJECTIFS ET PORTE DU MANDAT

Le mandat a consist valuer ladquation de certains plans daction ou mesures mises


en place par IDTR la lumire des recommandations formules dans mon dernier
rapport. Plus spcifiquement, jai valu ladquation des politiques suivantes qui mont
t transmises, soit :

code dthique des administrateurs;


code dthique des employs;
politique de soutien aux entreprises;
politique de soutien aux projets structurants pour amliorer les milieux de vie.

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

55

Le primtre de mes travaux ne comprenait pas :


lvaluation de la mise en uvre et de lefficacit de ces codes et politiques;
lvaluation de la mise en uvre des dispositions de la Loi sur les comptences
municipales (Qubec) ou de lentente IDTR-Ville.
Mes travaux ont t mens de manire indpendante et ont impliqu une combinaison de
procds, incluant lexamen des documents transmis, et des discussions. Le mandat a t
ralis du 31 mai au 20 juin 2016.
3.

RSULTATS DU SUIVI DES RECOMMANDATIONS

Sommaire des rsultats


Le tableau 1 ci-dessous prsente le sommaire des rsultats du suivi des recommandations.
Ainsi, sur la base de mes travaux, les plans daction mis en uvre par IDTR sont
gnralement satisfaisants, mais des amliorations sont requises concernant le code
dthique des administrateurs et le code dthique des employs. Les rsultats tiennent
compte du nouveau contexte dans lequel IDTR mne ses activits.
Tableau 1 - Sommaire des rsultats du suivi
Satisfaisant
Non
avec
satisfaisant
amliorations

5 Recommandation relative aux


rgles de gouvernance applicables
aux comits dinvestissement

4 Recommandation relative aux


rgles dthique et de conflits
dintrts applicables aux employs

Adoption de deux nouvelles


politiques dintervention du FDT : soit
- Politique de soutien aux entreprises
6 Recommandation relative
- Politique de soutien aux projets
aux projets immobiliers en raison
structurants pour amliorer les
du nouveau contexte daffaires de
milieux de vie
IDTR
laboration dune Politique
dinvestissement commune FLI et
FLS

En cours

2015

Modification du Code dthique et de


dontologie de IDTR afin de le
rendre applicable aux employs

1 et 2 Recommandations relatives
aux rgles dthique et de conflits
dintrts applicables aux
administrateurs et officiers

Applique

annuel

laboration dun nouveau code


dthique et de dontologie
lintention des administrateurs ou
des membres dun comit
dinvestissement

Rfrence aux recommandations mises


(voir annexe 1)

Rapport

Rfrence aux plans daction de IDTR

56

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

Rfrence aux plans daction de IDTR

Rfrence aux recommandations mises


(voir annexe 1)

Applique

laboration dun plan de rentabilit


des oprations immobilires

Approche IGOPP

3 Recommandation relative au
programme de formation sensibilisant
les administrateurs sur les pratiques
exemplaires en matire dthique et
de gouvernance

8 Recommandation pour le
dveloppement dun tableau de bord
offrant une vue densemble aux
membres du CA

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

10 Recommandation relative la
mise en place dune grille de contrle
de suivi des documents ncessaires
la prise de dcision
Mise en place de la politique de
recouvrement des crances

En cours

7 Recommandation pour la mise


en place doutils danalyse
permettant dappuyer les
recommandations des comits
dinvestissement
Projet tableau de bord en
dveloppement et outils danalyse

Satisfaisant
Non
avec
satisfaisant
amliorations

9 Recommandation relative la
mise en uvre dune procdure
descalade lors dun dfaut de remplir
des obligations dun dbiteur

Rsultats dtaills
Les rsultats dtaills, suite aux analyses des codes dthique et de dontologie
applicables aux administrateurs et membres de comits dinvestissement et celui
applicable aux employs, de mme que ladoption de deux nouvelles politiques, sont
prsents aux sections 3.1, 3.2 et 3.3 accompagns de mes conclusions. Les
recommandations vises par les plans daction de IDTR sont reproduites lannexe 1.
3.1

LABORATION DUN NOUVEAU CODE DTHIQUE ET DE DONTOLOGIE LINTENTION DES


ADMINISTRATEURS ET MEMBRES DUN COMIT DINVESTISSEMENT

Sommaire de la recommandation
Il tait recommand dassujettir les administrateurs et officiers de la corporation des rgles
complmentaires aux rglements gnraux. Ces rgles devraient tre quivalentes celles
mises en uvre dans dautres organismes qui reoivent et grent des fonds publics. Il tait
aussi recommand dassujettir les membres des comits dinvestissement des rgles
dthique officielles de manire viter des conflits dintrts rels, potentiels ou apparents.
Le texte intgral des recommandations 1, 2 et 5 mises en 2015 est reproduit lannexe 1.

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

57

Analyse du plan daction de IDTR


Code dthique et de dontologie
IDTR a dvelopp un nouveau code dthique et de dontologie lintention de ses
administrateurs et membres dun comit dinvestissement (le Code dthique des
administrateurs ). Ce code a t approuv le 9 fvrier 2016. Il complte les Rglements
gnraux de la corporation et sinspire en grande partie du Rglement sur le code
dthique et de dontologie des lus municipaux trifluviens (2014, chapitre 31) (le Code
dthique des lus trifluviens ). Par consquent, les rgles dthique et de dontologie
applicables aux administrateurs et aux membres dun comit dinvestissement sont
quivalentes celles applicables aux lus municipaux trifluviens.
Si le Code dthique des administrateurs reprend plusieurs dispositions du Code dthique
des lus trifluviens, il comporte en revanche des diffrences importantes avec le Code
dthique des employs. Entre autres, les deux codes noncent des objectifs diffrents et
ils font la promotion de valeurs qui sont galement diffrentes. Certaines dfinitions
mriteraient aussi dtre harmonises (p.ex. : les dfinitions de personne lie et
personne apparente ). Enfin, le Code dthique des employs renferme des
dispositions que lon ne retrouve pas dans le Code dthique des administrateurs (p.ex. :
les employs sont assujettis un devoir de rserve alors que ce nest pas le cas pour les
administrateurs et les membres de comits dinvestissement).
Par consquent, dans un souci de cohrence et duniformit, un meilleur arrimage entre le
Code dthique des administrateurs et le Code dthique des employs est souhaitable,
notamment afin dtablir un cadre commun en matire de gestion de lthique et de
vhiculer des messages cohrents et uniformes au sein de la corporation.

annuel

Toutefois, les articles 20 28 du Code dthique des administrateurs prvoient une


procdure dexception quon ne retrouve pas dans le Code dthique des lus trifluviens.
Selon ces articles, lorsquune personne vise est lie une personne physique ou encore
une entreprise, un groupe ou une association qui rclame laide financire de IDTR,
une procdure senclenche alors pour dterminer si le requrant de laide financire est
effectivement li ou non une personne vise. Si oui, un comit ad hoc est alors

Rapport

De plus, le Code dthique des administrateurs nonce, larticle 12, le principe selon
lequel une personne vise ne peut, sciemment, avoir un intrt direct ou indirect dans un
contrat avec IDTR. L encore, cette interdiction se retrouve galement dans le Code
dthique des lus municipaux trifluviens (article 11).

2015

Rgles relatives aux conflits dintrts


Les rgles relatives aux conflits dintrts sont nonces aux articles 7 15 du Code
dthique des administrateurs ainsi quaux articles 20 28. Entre autres, on y lit quil est
interdit une personne vise dagir, de tenter dagir ou domettre dagir de faon
favoriser ses intrts personnels ou, dune manire abusive, ceux de toute autre personne
lie (article 7). Il est galement interdit toute personne vise de se prvaloir de sa
fonction pour influencer ou tenter dinfluencer une dcision de manire favoriser ses
intrts personnels ou, de manire abusive, ceux de toute autre personne lie (article 8).
Ces rgles sinspirent des valeurs nonces au code et elles sont cohrentes avec celles
contenues dans le Rglement sur le code dthique et de dontologie des lus municipaux
trifluviens (articles 6 et 7).

58

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

form pour dterminer si laide financire peut ou non tre accorde au requrant. De
plus, larticle 27 permet aussi quune personne vise puisse, personnellement, dposer
une demande daide financire au conseil dadministration de IDTR.
Telle quelle est rdige, la procdure des articles 20 28 est complexe et prte
confusion, en plus de soulever des enjeux et des risques. Dune part, sa mise en
application pourrait mener des personnes vises avoir un intrt direct ou indirect dans
un contrat avec IDTR, ce qui ne serait pas compatible avec les rgles dictes aux
articles 7 15 du code ainsi qu larticle 8.4 des Rglements gnraux. De plus, on peut
se questionner sur la ncessit de mettre sur pied un comit ad hoc pour dterminer si
une aide financire peut ou non tre accorde un requrant qui est li une personne
vise, tant donn que chaque politique dinvestissement FDT ou FLI/FLS prvoit dj la
constitution dun comit dapprobation (ou comit dinvestissement) dont le mandat est
danalyser les demandes daide financire et de faire les recommandations appropries
sur la slection des bnficiaires.

Conclusion
En gnral, le code dthique des administrateurs rpond adquatement aux
recommandations mises. Toutefois, des amliorations sont requises.
Recommandation O2016-01 :
Dans un souci de cohrence et duniformit, je recommande :

un meilleur arrimage entre le code dthique des administrateurs et le code


dthique des employs. Les deux codes devraient avoir un cadre commun en
matire de gestion de lthique, promouvoir des valeurs identiques, dcrire des
objectifs quivalents et vhiculer des messages cohrents et uniformes. Certaines
dfinitions devraient tre harmonises (p.ex. : personne lie et personne
apparente ) afin dviter des interprtations diffrentes. Enfin, IDTR devrait
examiner certaines dispositions du Code dthique des employs pour dterminer
celles qui pourraient tre incorpores au Code dthique des administrateurs;

que la procdure dcrite aux articles 20 28 du Code dthique des administrateurs


soit revue ou clarifie pour viter que sa mise en application mne des situations
qui seraient incompatibles avec les rgles dictes aux articles 7 15 du mme
code ainsi qu larticle 8.4 des Rglements gnraux de la corporation.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Rappelons quentre 2008 et 2014, IDTR a consenti des prts et des subventions
totalisant plus de 420 000 $ des entreprises directement lies des administrateurs ou
des officiers de la corporation. De plus, en 2014, IDTR a consenti une aide financire dans
le cadre du programme Jeunes promoteurs alors quun officier de la corporation avait un
intrt personnel important dans cette transaction. Dans ce contexte, le code dthique des
administrateurs devrait tendre vers ladoption de rgles suffisamment exigeantes pour
encadrer les risques de conflits dintrts, tout en considrant que IDTR est un mandataire
de la Ville de Trois-Rivires dans lexcution de sa mission de dveloppement conomique.

Par ailleurs, si une personne vise tait susceptible davoir un intrt direct ou
indirect dans un contrat intervenir avec IDTR dans le cadre dune demande daide

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

59

financire, la dcision daccorder ou non laide financire devrait tre ultimement


communique au conseil municipal de la Ville de Trois-Rivires pour approbation
finale. En plus des informations prvues larticle 5.2.1 de lentente IDTR-Ville, les
informations suivantes devraient tre transmises au conseil municipal :
le nom de la personne vise qui a dpos une demande daide financire IDTR;
la nature de ses liens et intrts;
le montant de laide financire consentie par IDTR la personne vise et, le
cas chant, la somme de tous les montants qui lui ont t accords, soit
directement ou indirectement, depuis quelle agit comme administrateur ou
membre dun comit dinvestissement de la corporation;
une confirmation que la personne vise a dclar son lien ou son intrt et
quelle na pris part aucune discussion entourant la dcision daccorder ou non
laide financire;
un rsum de la dcision du comit dapprobation ou dinvestissement.
Commentaires de la direction :

3.2

MODIFICATION DU CODE DTHIQUE ET DE DONTOLOGIE APPLICABLE AUX EMPLOYS

Sommaire de la recommandation
Il tait recommand de revoir le Code dthique et de dontologie des employs de IDTR
de manire le rendre plus cohrent avec les rgles reconnues en matire dthique et de
conflit dintrts. Entre autres, il tait recommand que le code contienne une disposition
interdisant toute aide financire, sous quelque forme que ce soit, une compagnie ou une
socit par actions si un employ, ou une personne laquelle il est li ou apparent,
dtient plus de 20 % des actions de ladite personne morale. Le texte intgral de la
recommandation 4 mise en 2015 est reproduit lannexe 1.
Analyse du plan daction de IDTR
La version originale du code dthique et de dontologie des employs de IDTR spcifiait
quun employ tait en conflit dintrts vis--vis une socit si cet employ dtenait,

2015

annuel

Nous recommanderons au conseil dadministration dharmoniser les codes dthiques des


administrateurs ainsi que celui des employs;
la procdure dcrite aux articles 20 28 du code dthique seront ajusts aux articles 7 15 du mme
code destin aux administrateurs;
une fiche complte sera complte et jointe aux procs-verbaux de lorganisme pour tout projet dont
une personne serait susceptible davoir un intrt direct ou indirect dans un contrat intervenir avec
lorganisme. Cette fiche comprendra entre autres :
le nom de la personne vise;
la nature de ses liens avec IDE Trois-Rivires;
le montant de laide financire consentir et le cas chant, la somme des montants tre
accords dans le cadre dun contrat ou achat de vente de services, biens, etc.;
une confirmation que la personne vise dclare son lien ou intrt et quelle na pas particip au
processus dattribution;
un rsum de la dcision du comit ad hoc ou comit dapprobation.
Ultimement, cette fiche sera communique au conseil municipal de la Ville de Trois-Rivieres pour
approbation finale.

Rapport

60

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

directement ou indirectement, 75 % ou plus d'une catgorie de titres comportant un droit


de vote. Cette disposition tait problmatique dans la mesure o elle pouvait mener les
employs ne divulguer que les intrts de plus de 75 % quils dtiennent dans une
entreprise.
En rponse aux recommandations mises, le Code dthique des employs a t adopt
le 6 fvrier 2016.
Un changement important a t la suppression de lancienne rgle voulant quil y ait un
conflit dintrts seulement si un employ dtenait, directement ou indirectement, 75 % ou
plus d'une catgorie de titres comportant un droit de vote. Dornavant, selon larticle 7, les
employs doivent divulguer par crit tout intrt ou lien quils ont dans une socit ou avec
une personne lie susceptible de faire affaire avec la corporation. Cette divulgation doit se
faire au directeur gnral au moyen dun formulaire de divulgation dintrts ou de liens.
La divulgation est obligatoire indpendamment de la nature de lintrt ou du lien. Il
appartient ensuite au directeur gnral de prendre les mesures ncessaires afin dviter
que lintrt ou le lien ainsi divulgu ne compromette lindpendance desprit, lobjectivit
et limpartialit de lemploy.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Larticle 7 du code est adquat dans la mesure o il met en lumire deux types de
contrles pour grer les risques associs aux conflits dintrts :
1) la divulgation obligatoire des intrts et liens par les employs; et
2) un contrle de supervision par le directeur gnral qui, par la suite, doit prendre les
moyens appropris pour grer les risques, le cas chant.
Par contre, lajout de larticle 8 au Code dthique des employs prte confusion. Cet
article stipule que lemploy qui cr une entreprise ou possde un commerce est alors
soumis aux mmes rgles quun administrateur de IDTR et devrait alors soumettre une
demande de financement potentielle un comit ad hoc indpendant pour fins
danalyse. Ce comit devra alors valuer la situation et dterminer ladmissibilit du ou des
projets auxquels lemploy de IDTR est associ ou li, conformment la procdure des
articles 20 28 du Code dthique des administrateurs.
En plus des observations et recommandations formules ailleurs dans ce rapport en
regard de la procdure des articles 20 28 du Code dthique des administrateurs,
lapplication de larticle 8 du Code dthique des employs engendre des risques dans la
mesure o il semble permettre un employ de constituer et dexploiter une entreprise
paralllement son emploi au sein de IDTR. Or, moins dexcuter un travail temps
partiel ou sur une base temporaire, un dirigeant ou un employ permanent temps plein
ne devrait pas, pendant les heures de travail normales, consacrer son temps des
affaires autres que celles lies ses fonctions au sein de la corporation. Si une telle
situation devait se produire, elle devrait faire lobjet dune divulgation sans dlai afin que
les mesures appropries soient prises pour grer les risques conformment larticle 7.
Enfin, tel quindiqu dans la section prcdente, il pourrait tre opportun, dans un souci de
cohrence et duniformit, darrimer le Code dthique des employs et le Code dthique
des administrateurs.

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

61

Conclusion
En gnral, le Code dthique des employs rpond adquatement aux recommandations
mises. Toutefois, des amliorations sont requises.
Recommandation O2016-02 :
Je recommande :

un meilleur arrimage entre le Code dthique des employs et le Code dthique


des administrateurs afin de vhiculer un message cohrent et uniforme. Les deux
codes devraient promouvoir des valeurs identiques et dcrire des objectifs
quivalents;

de revoir larticle 8 du Code dthique des employs afin den clarifier lintention,
tant entendu quil ne devrait pas permettre un dirigeant ou un employ
dexploiter une entreprise paralllement son emploi IDTR, sauf si cette
situation a t divulgue et que les mesures appropries ont t prises pour grer
les risques.

Commentaires de la direction :

le processus de nomination des membres des comits;


la dure et le renouvlement des mandats des membres de comits;
les rles et les responsabilits.
Se reporter au texte intgral de la recommandation 5 mise en 2015 et reproduit
lannexe 1 en tenant compte de la nouvelle ralit de IDTR la suite de la mise en
uvre du projet de loi numro 28.

annuel

Sommaire de la recommandation
Il tait recommand de revoir les rgles et pratiques de gouvernance entourant le
fonctionnement des comits spciaux et des comits dinvestissement de IDTR tant
donn quelles taient vagues, incompltes ou non uniformes. Entre autres, les lacunes
releves portaient sur :

2015

ADOPTION DE DEUX NOUVELLES POLITIQUES : POLITIQUE DE SOUTIEN AUX ENTREPRISES ET


POLITIQUE DE SOUTIEN AUX PROJETS STRUCTURANTS POUR AMLIORER LES MILIEUX DE VIE

Rapport

3.3

Nous arrimerons les 2 codes dthique afin de vhiculer le mme message. Les 2 codes feront la
promotion des valeurs identiques ainsi que des objectifs quivalents;
nous redfinirons larticle 8 du code des employs afin dviter toute ambigut. Ainsi un employ peut
sil le dclare au conseil dadministration, exploiter une entreprise paralllement son emploi chez
IDE Trois-Rivires condition de :
dvoiler cette situation la direction gnrale et au conseil dadministration de lorganisme;
ne pas utiliser le temps rmunr des fins autres que son emploi occup chez IDE TroisRivires;
ne pas demander daide financire et de vente de biens et services lorganisme.

62

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

Analyse du plan daction de IDTR


Selon la Loi sur les comptences municipales (Qubec), il incombe dsormais la Ville de
Trois-Rivires de prendre les mesures afin de favoriser le dveloppement local et rgional
sur son territoire. La ville peut toutefois confier lexercice de certains pouvoirs IDTR, ce
quelle a fait en signant lentente IDTR-Ville.
En vertu de cette entente, la Ville de Trois-Rivires a confi les pouvoirs suivants
IDTR, notamment :

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

prendre toute mesure afin de favoriser le dveloppement industriel, commercial et


touristique sur le territoire trifluvien;
prendre toute mesure de soutien lentrepreneuriat, incluant lentrepreneuriat de
lconomie sociale;
laborer et veiller la ralisation dun plan daction pour lconomie et lemploi ou
adopter diffrentes stratgies en matire de dveloppement de lentrepreneuriat;
mettre en uvre et effectuer le suivi de lentente relative au FDT intervenue avec
le MAMOT.
Dans le cadre de la mise en uvre de lentente IDTR-Ville, deux nouvelles politiques
dintervention du FDT ont t adoptes, soit la Politique de soutien aux entreprises et la
Politique de soutien aux projets structurants pour amliorer les milieux de vie. Approuves
le 14 dcembre 2015 par le conseil municipal de la Ville de Trois-Rivires, les politiques
dintervention du FDT ont t labores et conues avec pour objectif de se conformer
aux directives gouvernementales applicables. Soulignons quune nouvelle politique
dinvestissement commune FLI et FLS est aussi en cours de finalisation et devra tre
soumise au conseil municipal de la ville pour approbation.
Lentente IDTR-Ville prvoit aussi la constitution de comits dapprobation de projets (ou
comit dinvestissement). Le mandat de chaque comit est danalyser les demandes
daide financire et de faire les recommandations appropries pour la slection des
bnficiaires. Les rgles de composition de ces comits sont fixes par la Ville de TroisRivires. On y prvoit, entre autres, que chaque comit doit tre compos, au minimum,
dun lu municipal, dun membre du comit excutif de la ville et dun reprsentant de la
haute direction de la ville. Les autres reprsentants du comit sont proposs par IDTR
mais approuvs par la ville.
Les recommandations du comit sont faites au conseil dadministration de IDTR qui doit
approuver chaque mesure daide financire en y indiquant pour chacune :

le nom du bnficiaire, son adresse et son secteur dactivits;


le montant de linvestissement effectu par le bnficiaire de laide financire;
la nature et le montant de laide accorde au bnficiaire;
le nombre demplois crs ou tre crs;
le nombre demplois consolids ou tre consolids.

IDTR doit aussi mettre en place des mesures de suivi et de reddition de comptes et doit
tenir des comptes et des registres appropris, prcis et exacts.

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

63

Conclusion
Les politiques dintervention du FDT et la version soumise de la politique dinvestissement
commune FLI et FLS sont gnralement adquates dans la mesure o elles ont t
labores et conues en considrant le nouveau contexte daffaires de IDTR.
Recommandation O2016-03 :
Je recommande que chaque politique soit bonifie de manire prvoir que lanalyse des
demandes daide financire et des projets soumis tienne compte, en plus des critres de
slection ou dadmissibilit dj noncs, des rgles et principes contenus dans le Code
dthique des administrateurs et le Code dthique des employs de IDTR.
Commentaires de la direction :

Rapport

annuel

2015

Nous ajouterons aux rgles dadmissibilit des Fonds FLI/FLS et FDT, des rgles et critres ainsi que des
principes contenus dans le code dthique des administrateurs et des employs.

64

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

ANNEXE 1

DESCRIPTION DTAILLE DES RECOMMANDATIONS 2015

Recommandation O2015-01 :
Considrant que les Rglements gnraux de IDTR comprennent des rgles dordre gnral en matire
dthique et de conflits dintrts, je recommande :

dassujettir les administrateurs et officiers de la corporation des rgles complmentaires quivalentes


celles mises en uvre dans dautres organismes qui reoivent et grent des fonds publics;

au minimum, ces rgles doivent comprendre une dfinition reconnue de personne lie ou de
personne apparente ;

de plus, les rgles doivent prvoir quaucune aide financire, sous quelque forme que ce soit, ne doit
tre consentie par IDTR toute compagnie ou socit par actions dans laquelle un administrateur
ou un officier, ou une personne laquelle il est li ou apparent, dtient plus de 20 % des actions de
ladite personne morale;

les rgles doivent prvoir des dispositions entourant le favoritisme, la malversation, les abus de
confiance et autres inconduites du mme genre auxquelles peuvent s'exposer des administrateurs
dans l'exercice de leurs fonctions.

Je recommande que toute question relative lexistence ou non dun conflit dintrts soit soumise au
conseil dadministration qui devra tudier la question et prendre une dcision relativement loctroi de
laide financire. Dans chaque cas ltude, le conseil dadministration doit dterminer si sa dcision
respecte ce quoi la ville sattend en vertu des ententes applicables et si une personne raisonnablement
bien informe conclurait quil y a un conflit dintrts ou non.
Recommandation O2015-03 :

de
Ville

Je recommande de revoir le Code dthique et de dontologie des employs de IDTR de manire tre
plus cohrent avec les rgles reconnues en matire dthique et de conflits dintrts :

Recommandation O2015-05 :

Vrificatrice

Recommandation O2015-04 :

Je recommande la mise en uvre dun programme de formation pour sensibiliser davantage les
administrateurs de la corporation sur les pratiques exemplaires en matire dthique et de gouvernance
dans le contexte dun organisme qui reoit et gre des fonds publics.

gnrale

Trois-Rivires

Recommandation O2015-02 :

le code doit stipuler quaucune aide financire, sous quelque forme que ce soit, ne devra tre consentie par
IDTR toute compagnie ou socit par actions dans laquelle un employ, ou une personne laquelle il
est li ou apparent, dtient plus de 20 % des actions de ladite personne morale.

Pour assurer des pratiques de saine gouvernance, je recommande que :

un processus officiel soit tabli pour la nomination des personnes habiles siger sur les comits
spciaux et les comits dinvestissement. Ces nominations, entrines par le conseil dadministration,
devraient tre faites sur la base de critres de comptence et dexprience ainsi quen fonction des
qualifications et des connaissances de chaque personne. Leur mandat devrait tre dun an, renouvelable;

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

les politiques dinvestissement de IDTR soient revues, notamment afin duniformiser le rle et les
responsabilits de ces comits et les processus en place pour exercer leur mandat;

les membres des comits soient assujettis des rgles officielles dthique et de conflits dintrts,
lesquelles seront ensuite mises en uvre grce des procdures sur la divulgation dintrts et de
liens ainsi que sur le respect des rgles en matire de conflits dintrts;

les rgles dthique et de conflits dintrts applicables aux membres de comits doivent stipuler
quaucune aide financire, sous quelque forme que ce soit, ne doit tre consentie par IDTR toute
compagnie ou socit par actions dans laquelle un membre de comit dinvestissement, ou une
personne laquelle il est li ou apparent, dtient plus de 20 % des actions de ladite personne morale.

65

Recommandation O2015-06 :
Je recommande quune politique dinvestissement et quun plan dinvestissement soient labors pour
encadrer les projets immobiliers de IDTR et que des mesures dvaluation et de performance soient
tablies et prsentes au conseil dadministration pour quil en fasse un suivi rigoureux.
Recommandation O2015-07 :
Je recommande IDTR de mettre en uvre des outils danalyse qui permettront dappuyer les
recommandations des comits dinvestissement sur des critres qualitatifs et quantitatifs et une
documentation complte, telle que les plans daffaires.
Recommandation O2015-08 :
Je recommande IDTR de dvelopper un tableau de bord complet permettant au conseil dadministration
davoir un portrait densemble des activits de la corporation et den faire un suivi sur une base
trimestrielle. Ce tableau de bord doit notamment inclure :

des renseignements pertinents et jour sur les divers dossiers dinvestissement ou daide consentie
par la corporation en fonction de ses mandats;

une analyse de risques permettant de dceler lavance les dossiers problmatiques et les cas de
dfaut pour un dossier particulier ou un dbiteur de la corporation.

Recommandation O2015-09 :

annuel

Je recommande la mise en place dune grille de contrle de suivi pour sassurer que les documents
pertinents la prise de dcision, tels les tats financiers, les budgets et les analyses prvisionnelles, soient
inclus au dossier pour sassurer que le conseil dadministration possde linformation ncessaire pour une prise
de dcision claire quant lapprobation dun nouveau dossier dinvestissement ou dune nouvelle demande
daide financire.

Rapport

Recommandation O2015-10 :

2015

Je recommande la mise en uvre dune procdure descalade, lorsquun dbiteur de la corporation est en
dfaut de remplir ses obligations en vertu des ententes applicables, pour en informer le conseil
dadministration et, lorsque les situations nont pas t rsolues un autre niveau, de dterminer les
actions appropries prendre en consquence.

66

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

Mandat

3.108

Audit 2015

3.109

Position

3.110

Extrait
rapport daudit

3.111

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

SOCIT DE TRANSPORT DE TROIS-RIVIRES

Normes

Cet organisme public de transport a t constitu le 21 juin 2001 et


modifi par le chapitre 66 modifiant la Loi sur les socits de transport en
commun. Sa mission est dorganiser et fournir le transport en commun sur le
territoire de la ville. Le conseil dadministration se compose de sept membres
nomms par le conseil municipal, dont cinq sont des lus municipaux.
Laudit des tats financiers consolids de la Socit de transport de
Trois-Rivires, pour lexercice termin le 31 dcembre 2015, a t ralis
conjointement avec lauditeur externe nomm par le conseil dadministration.
La direction de la STTR a modifi sa position, relativement la
comptabilisation des paiements de transferts recevoir du gouvernement du
Qubec, pour se conformer aux normes comptables canadiennes pour le
secteur public. Les tats financiers, pour lexercice termin le 31 dcembre
2014, ont t redresss, ce qui ma permis dmettre une opinion sans
rserve.
Jai mis, titre dauditrice, lopinion suivante le 20 avril 2016 :

mon avis, les tats financiers donnent, dans tous leurs aspects
significatifs, une image fidle de la situation financire de la Socit de
transport de Trois-Rivires au 31 dcembre 2015, ainsi que des rsultats de
ses activits, de la variation de ses actifs financiers nets (dette nette) et de
ses flux de trsorerie pour l'exercice termin cette date, conformment aux
normes comptables canadiennes pour le secteur public.
3.112

Laudit a t effectu conformment aux normes canadiennes daudit


(NCA). Ces normes stipulent que la direction est responsable de la
prparation et de la prsentation fidle de ses tats financiers ainsi que du
contrle interne, des politiques et procdures quelle considre comme
ncessaires pour permettre la prparation dtats financiers exempts
danomalies significatives. Les obligations lies au contrle interne englobent
notamment, lobligation de tenir des comptes, de choisir et dappliquer des
conventions comptables, dtablir et de veiller la protection des actifs ainsi
qu la prvention et la dtection des erreurs et des fraudes.
3.113

AUDIT DTATS FINANCIERS ORGANISMES MUNICIPAUX

Illustration

67

3.114

Recommandation 3.115

Jai recommand la socit de revoir ses procdures relativement


la scurit informatique.

Projet GIRO

3.116

Projet SIPE

3.117

annuel
Rapport

En ce qui a trait au projet SIPE, il vise lintgration et les liaisons de


bases de donnes pour rendre le transport intelligent. Le cout final estim de
ce projet est de 610 000 $. Le projet, avec la firme Roche, a dbut en 2010
et il est prvu se terminer en 2016. En complment ce projet, la socit
sest engage pour 130 000 $ pour des services professionnels avec la firme
Roche pour la prparation, le suivi et le dploiement du projet.

2015

La STTR a mis de lavant, conjointement avec la Socit de transport


de Sherbrooke, la Socit de transport de Saguenay et la Socit de
transport de lOutaouais, un projet nomm GIRO qui vise le dveloppement
dun systme daide lexploitation et linformation aux voyageurs du
transport adapt. Le cout du projet, dans lensemble, est estim 600 000 $
et le dploiement est prvu sur une priode de vingt-quatre mois.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

69

AUDIT DTATS FINANCIERS AUTRES ORGANISMES

Autres examens
dtats financiers

4.1

Dispositions
de la Loi

4.2

Coopration
des firmes
comptables

Tous les organismes mont fait parvenir leurs tats financiers pour
lexercice se terminant au cours de lanne 2015. Les firmes comptables
mont achemin les rapports rsumant leurs constatations et les
recommandations remises au conseil dadministration ou aux dirigeants de
ces organismes, sil y a lieu. Jai reu tous les renseignements, rapports et
explications que jai jugs ncessaires.

71

Conformment mon mandat, jai reu et examin les tats financiers


des quinze organismes qui ont bnfici dune aide ou dune subvention
gale ou suprieure 100 000 $ de la Ville de Trois-Rivires.
Ces organismes, conformment larticle 107.9 de la Loi sur les cits
et villes (RLRQ, chapitre C-19), sont tenus de faire auditer leurs tats
financiers et leur auditeur doit transmettre la Vrificatrice gnrale les
documents demands.

Rapport

annuel

2015

4.3

72

AUDIT DTATS FINANCIERS AUTRES ORGANISMES

RAPPORTS DE LAUDITEUR SANS RSERVE


Rapports
conformes
Liste des
organismes

Les tats financiers des neuf (9) organismes suivants taient


accompagns dun rapport de lauditeur sans rserve.
4.4
4.5
Organisme ou
personne morale

Trois-Rivires

Subvention
2015

Subvention
2014

400 000 $

400 000 $

MALLETTE

Soutenir le
dveloppement de
la vie universitaire

200 000 $

200 000 $

Muse qubcois de
culture populaire

MALLETTE
SENCRL

Support financier

204 000 $

195 000 $

LOrchestre
symphonique de
Trois-Rivires inc.

Deloitte
S.E.N.C.R.L./s.r.l.

Organisation de
programmes
musicaux

220 000 $

230 000 $

Socit de
dveloppement
commercial du
centre-ville de TR

Mathon et
Bergeron CPA

Remise de la taxe
impose aux
membres

275 902 $

291 716 $

Morin Cadieux

Dvelopper
lexcellence
sportive

141 000 $

139 000 $

Les Aigles Can-Am

Raymond
Chabot Grant
Thornton sencrl

Club professionnel
de baseball

225 000 $
**

225 000 $

Corporation de
lexposition agricole du
centre du Qubec

Dsaulniers,
Glinas,
Lanouette
s.e.n.c.r.l.

Exposition agricole,
industrielle et
commerciale

100 000 $

100 000 $

Deloitte

Organisation du
Grand Prix
de TR (courses
automobiles)

863 000 $
*

908 000 $
*

MALLETTE

Fondation de
lUniversit du Qubec
Trois-Rivires

de

GP3R inc.

Ville

Objet de la
subvention
Organisation du
Festivoix

Festivoix de
Trois-Rivires

Centre rgional
dentrainement et
dvnement de la
Mauricie

SENCRL
SENCRL

SENC

S.E.N.C.R.L./s.r.l.

* Excluant galement la somme de 75 000 $ que la ville verse la Corporation de


lAmphithtre pour aider raliser les feux dartifices du GP3R.
** Excluant la somme de 70 000 $, taxes exclues dont lorganisme a obtenu une
mainleve pour lacquisition et linstallation dun tableau indicateur au stade de baseball
Fernand-Bdard.

gnrale
Vrificatrice

Firme
comptable

Les subventions de la ville excluent les avances de fonds, sil y a lieu


et les avantages en biens et services non spcifiquement comptabiliss dans les organismes.
Autres
observations

Des recommandations, adresses par les auditeurs, ont t


achemines au conseil dadministration du Centre rgional dentrainement et
dvnement de la Mauricie (CREM), du GP3R inc. et de la Corporation de
lexposition agricole du centre du Qubec.
4.6

AUDIT DTATS FINANCIERS AUTRES ORGANISMES

73

RAPPORTS DE LAUDITEUR COMPORTANT UNE RSERVE


Rapports
avec rserve

4.7

Intgralit
des revenus

4.8

Paiements de
transferts et
consolidation

4.9

Les tats financiers des cinq (5) organismes suivants taient


accompagns dun rapport de lauditeur avec une rserve.
Comme cest le cas dans de nombreux organismes de bienfaisance et
dans certains organismes but non lucratif, il nest pas toujours possible de
vrifier, de faon satisfaisante, lintgralit des revenus de dons, de
commandites ou de certaines activits. Laudit pour les organismes Festival
international de danse Encore, Fondation les Forges inc. et Fondation RSTR,
sest limit aux montants comptabiliss dans les livres de ceux-ci.
Linterprtation de lapplication de la norme comptable portant sur les
paiements de transferts est lorigine de lopinion avec rserve des tats
financiers de la Commission scolaire du Chemin-du-Roy et le fait quelle na
pas consolid les tats financiers de lorganisme Complexe multidisciplinaire
Les Estacades.

Flux de
trsorerie

4.10

Liste des
organismes

4.11

Commission
scolaire du Chemindu-Roy

Deloitte
S.E.N.C.R.L./s.r.l.

Festival
international de
danse Encore

Subvention
2015

Subvention
2014

Parcs-coles et
complexe sportif
Les Estacades

622 148 $

568 000 $

Labranche
Therrien Daoust
Lefranois inc.

Organisation du
festival de danse
Encore

193 000 $
*

293 000 $
*

Fondation les
Forges inc.

Deloitte
S.E.N.C.R.L./s.r.l.

Organisation du
festival de posie

129 000 $

124 000 $

Fondation RSTR

Raymond Chabot
Grant Thornton

Implantation service
dhmodynamie

100 000 $

100 000 $

Labranche
Therrien Daoust
Lefranois inc.

Projet logements
sociaux rue Hertel

434 108 $

400 000 $

**

**

SENCRL

Office municipal
dhabitation de
Trois-Rivires

Objet de la
subvention

* Excluant un prt sans intrts de 57 900 $


** Excluant la quotepart de 705 674 $ du dficit de lorganisme absorb par la ville
Les subventions de la ville excluent les avances de fonds, sil y a lieu
et les avantages en biens et services non spcifiquement comptabiliss dans les organismes.

annuel

Firme
comptable

Rapport

Organisme ou
personne morale

2015

LOffice municipal dhabitation de Trois-Rivires na pas prpar ltat


des flux de trsorerie, ce qui constitue une drogation aux normes
comptables canadiennes pour les organismes sans but lucratif.

74

AUDIT DTATS FINANCIERS AUTRES ORGANISMES

Observations
CSCDR

Autres
sommes

Des recommandations qui mritaient dtre portes mon attention ont


t adresses au conseil dadministration de la Commission scolaire du
Chemin-du-Roy par ses auditeurs.
4.12

Le montant des subventions verses aux organismes par la Ville de


Trois-Rivires, exclut le montant des dpenses quelle assume, que ce soit
pour des travaux dinfrastructures, des services de surveillance ou de
scurit, des contributions sous diverses formes verses par dautres
corporations municipales qui sont sous la gouverne de la ville ou les dettes
assumes ou cautionnes par la ville.
4.13

AVIS AU LECTEUR
Examen

Les tats financiers de lorganisme Trois-Rivires en Blues inc. sont


accompagns dun Avis au lecteur. Un Avis au lecteur ne constitue pas une
mission daudit ou dexamen. Par consquent, il ny a pas dopinion de
lauditeur sur ces tats financiers. La convention signe avec la Ville de
Trois-Rivires nexigeait quun rapport financier des oprations
puisquinitialement la subvention de la ville ne devait pas excder 100 000 $.
4.14

Cependant, pour lanne 2016, la convention signe sous lautorit de


la rsolution C-2016-0117 du conseil municipal, prvoit maintenant cette
obligation.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

4.15

Organisme

4.16
Organisme ou
personne morale
Trois-Rivires en
Blues inc.

Firme
comptable
MALLETTE
SENCRL

Objet de la
subvention
Organisation de
lvnement
TR en blues

Subvention
2015

Subvention
2014

115 000 $

65 000 $

Les subventions de la ville excluent les avances de fonds, sil y a lieu


et les avantages en biens et services non spcifiquement comptabiliss dans les organismes.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

75

VRIFICATION DE LA CONFORMIT

Introduction

77

Conformment mon mandat, je fais rapport sur le rsultat des


vrifications de la conformit aux lois, rglements, politiques et directives
ralises pour lanne 2015.
5.1

VRIFICATION DU TAUX GLOBAL DE TAXATION REL


Mandat

Extrait
rapport daudit

Comparaison
avec lanne
prcdente

Utilit du
taux global

5.2
Jai effectu laudit du taux global de taxation rel (TGT) calcul pour
lexercice termin le 31 dcembre 2015 conformment aux normes daudit
gnralement reconnues du Canada. Ce taux a t tabli par la direction de la
municipalit sur la base des dispositions de la section III du chapitre XVIII.1 de
la Loi sur la fiscalit municipale (chapitre F-2.1).
5.3

Jai mis, titre dauditrice, lopinion suivante le 12 mai 2016 :

mon avis, le taux global de taxation rel, de lexercice termin le


31 dcembre 2015 de la municipalit, a t tabli dans tous ses aspects
significatifs, conformment aux exigences lgales.
5.4

Le TGT est le quotient des revenus de taxes divis par lvaluation


5.5
imposable de la mme anne.
TGT 2015 Revenus de taxes admissibles
valuation imposable

165 569 616 $


9 710 420 578 $

1,7051 %

TGT 2014 Revenus de taxes admissibles


valuation imposable

158 158 767 $


9 550 085 288 $

1,6561 %

Essentiellement, le TGT sert au calcul des paiements tenant lieu de


taxes sappliquant aux immeubles dinstitutions gouvernementales du rseau
de lducation, de la sant et des services sociaux. Il faut noter quil sert
galement tablir lindice deffort fiscal de la ville lorsquil est multipli par la
valeur de lvaluation moyenne des rsidences unifamiliales.
5.6

Extrait
rapport daudit

5.8

Jai effectu laudit du traitement de la rmunration des lus


municipaux de la Ville de Trois-Rivires, que ce soit la rmunration verse
titre de membre du conseil municipal ou titre de membre du conseil
dadministration dun organisme mandataire pour lexercice termin le
31 dcembre 2015. Mon audit a t effectu conformment aux normes
daudit gnralement reconnues du Canada.
Jai mis, titre dauditrice, lopinion suivante le 21 juillet 2016 :

mon avis, le traitement des lus municipaux en lien avec la


rmunration du conseil municipal donne, dans tous ses aspects significatifs,
une image fidle conformment au Chapitre 32 des rglements de 2014, de
la Ville de Trois-Rivires, pour lexercice termin le 31 dcembre 2015.
5.9

annuel

5.7

Rapport

Mandat

2015

VRIFICATION DU TRAITEMENT DES LUS

78

VRIFICATION DE LA CONFORMIT

Organisme
mandataire ou
supramunicipal

galement, le traitement des lus municipaux en lien avec les


membres du conseil dadministration dun organisme mandataire donne,
dans tous ses aspects significatifs, une image fidle de ce qui est divulgu
conformment larticle 11 de la Loi sur le traitement des lus municipaux.
5.10

AUDIT DES FRAIS DE RECHERCHE ET DE SOUTIEN REMBOURSS AUX LUS


Mandat

5.11

Extrait
rapport daudit

5.12

Jai effectu laudit des frais de recherche et de soutien rembourss aux


lus municipaux de la Ville de Trois-Rivires, pour lexercice termin le
31 dcembre 2015. Mon audit a t effectu selon les normes daudit
gnralement reconnues du Canada.
Jai mis, titre dauditrice, lopinion suivante le 21 juillet 2016 :

mon avis, les frais de recherche et de soutien des conseillers et


conseillres donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une image fidle
conformment la Loi sur les cits et villes (C-19, a. 474.01 et 474.04.1), au
Rglement sur le remboursement des dpenses de recherche et de soutien
(chapitre C-19, r. 4) et la rsolution C-2013-926 de la Ville de TroisRivires.
5.13

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

AUTRES VRIFICATIONS
Lecture des
procs-verbaux

Jai examin les aspects financiers des procs-verbaux des diffrentes


instances de la ville et des organismes municipaux.
5.14

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

79

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

81

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

83

TABLE DES MATIRES


1. VUE DENSEMBLE ....................................................................................................... 83
1.1 COUTS ET ENVERGURE DES ABSENCES ............................................................... 86
1.2 POLITIQUES DE GESTION, RLES ET RESPONSABILITS ......................................... 87
1.3 SYSTME DINFORMATION ET DOSSIERS DES EMPLOYS ....................................... 88
2. MANDAT ET PORTE DE LA VRIFICATION ..................................................................... 89
3. RSULTATS DE LA VRIFICATION .................................................................................. 90
3.1 ENCADREMENT PAR LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES .......................... 90
3.2 OPTIMISATION DU COUT DE LA MAIN-DUVRE LA DIRECTION DE LA
SCURIT PUBLIQUE (POLICE) ............................................................................. 96
ANNEXE 1 ...................................................................................................................... 111
ANNEXE 2 ...................................................................................................................... 112
TABLEAU 1
TABLEAU 2
FIGURE 1
FIGURE 2
FIGURE 3
FIGURE 4
FIGURE 5
FIGURE 6
FIGURE 7
FIGURE 8
FIGURE 9A
FIGURE 9B
FIGURE 10
FIGURE 11
FIGURE 12

VOLUTION DES COUTS DE LA RMUNRATION EFFECTUE EN HEURES


SUPPLMENTAIRES ...................................................................................... 85
SALAIRE DES EMPLOYS TEMPORAIRES ........................................................ 85
TAUX DE CSST ........................................................................................... 86
COUT DES CONGS DE MALADIE ................................................................... 87
RMUNRATION DES POLICIERS ................................................................... 97
RPARTITION DE LA RMUNRATION DES POLICIERS ...................................... 98
RPARTITION DES HEURES DABSENCES DES POLICIERS
MOYENNE 2013 2015 ............................................................................... 99
CAUSES DES HEURES SUPPLMENTAIRES ................................................... 101
DISTRIBUTION DES HEURES SUPPLMENTAIRES PAR MOIS (2013-2015) ........ 103
DISTRIBUTION DES HEURES SUPPLMENTAIRES PAR JOURNE ..................... 103
DISTRIBUTION DES HEURES DABSENCES POUR LANNE 2015 ...................... 104
HEURES SUPPLMENTAIRES PAR POLICIER POUR 2013-2014-2015 .............. 105
TEMPS SUPPLMENTAIRE PAR CATGORIES ................................................ 106

La prsence au travail et limplication du personnel permettent la ville doffrir des


services de qualit aux citoyens. Pour favoriser une prsence au travail, la ville doit
sassurer de grer efficacement les situations qui engendrent une absence de son
personnel. Ces absences rsultent souvent davantages accords par la ville ses
employs et sont prvus dans les conventions collectives et les ententes de travail. Parmi

annuel

Les ressources humaines constituent lactif le plus important pour la ville. Au cours de
lanne 2015, 1 506 employs ont reu une rmunration totalisant 87 millions de dollars.
Ce montant reprsente en moyenne 43 % des charges de fonctionnement de la ville
(excluant la dpense damortissement des immobilisations).

2015

VUE DENSEMBLE

Rapport

1.

COUT DES SALAIRES ET AVANTAGES SOCIAUX ET NOMBRE DEFFECTIFS (TC)


PAR CATGORIES DE PERSONNELS ............................................................... 84
RMUNRATION DES POLICIERS ................................................................... 97

84

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES


GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

ceux-ci, il y a les vacances annuelles, les congs sociaux et les jours fris. Par ailleurs,
dautres situations peuvent aussi amener le personnel sabsenter, cest le cas
notamment lorsque des employs sont absents pour des raisons mdicales ou ont eu des
accidents conduisant des invalidits de courte ou longue dure. En outre, certains
employs participent des activits syndicales ou bnficient de congs sans solde.
La ville a conclu cinq conventions collectives avec les diffrents groupes demploys et
deux ententes de travail avec son personnel cadre et cadre suprieur. La convention
collective des pompiers est chue depuis le 31 dcembre 2013 et dautres conventions
collectives viennent chance au cours des annes 2015, 2016 et 2017.
La ville investit annuellement des sommes considrables pour couvrir les couts de la
main-d'uvre. Le tableau 1 ci-dessous prsente la dpense en salaires 3 et avantages
sociaux par catgories de personnels ainsi que le nombre quivalent deffectifs-personnes
par anne (EPA) 4.
TABLEAU 1 COUT DES SALAIRES ET AVANTAGES SOCIAUX ET NOMBRE DEFFECTIFS (TC)
PAR CATGORIES DE PERSONNELS
2012
Rmunration
Cadres
Trois-Rivires

Professionnels

15 432 436 $
582 787 $

2013
$

166 16 510 220 $


11

728 983 $

(EPA)

Nombre
deffectifs

2014
$

172 17 430 299 $


14

758 646 $

(EPA)

Nombre
deffectifs

2015
$

178 18 545 915 $


14

(EPA)

Nombre
deffectifs

180

779 225 $

14

Cols blancs

16 055 767 $

336 16 411 347 $

339 16 556 983 $

338 17 116 893 $

332

Cols bleus

14 238 424 $

266 14 327 624 $

259 14 007 970 $

248 12 659 452 $

209

Policiers

16 040 534 $

172 16 916 063 $

175 16 980 841 $

173 16 855 713 $

170

Pompiers

4 376 783 $

Sous-total

66 726 731 $

1 023 69 562 994 $

15 431 428 $

17 008 639 $

Main-duvre employs 82 158 159 $

1 023 86 571 633 $

Charges sociales 6
Total

de
Ville

gnrale
Vrificatrice

(EPA)

Nombre
deffectifs

72

4 668 757 $

73

4 996 436 $

74

5 785 325 $

77

1 032 70 731 175 $

1 025 71 742 523 $

982

17 087 678 $

15 494 662 $

1 032 87 818 853 $

1 025 87 237 185 $

982

En raison de la ncessit de remplacer les absences pour certaines catgories de


personnels ou pour combler des besoins, la ville a eu recours du personnel rmunr en
heures supplmentaires. Les heures supplmentaires seffectuent principalement dans les
units administratives de la Direction de la scurit publique et de la Direction des travaux
La rmunration comprend le salaire vers pour tenir compte des heures rgulires travailles et des heures
supplmentaires effectues par les employs rguliers et temporaires, de mme que les diverses primes. Diffrentes
absences rmunres sont galement incluses dans la rmunration que ce soit les congs sociaux, les jours fris,
les vacances, les absences lies la maladie ou aux accidents de travail.
4 Le nombre deffectifs-personnes par anne correspond au nombre demploys permanents et surnumraires convertis
en employs temps plein communment appel quivalent temps complet (TC).
5 Donnes extraites des rapports financiers 2012-2013-2014-2015
6
Les charges sociales incluent les ajustements lis aux rgimes de retraite.
3

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

85

publics. La figure 1 prsente lvolution des couts de la rmunration effectue en heures


supplmentaires pour lensemble des employs de la ville pour les annes 2012 2015.
FIGURE 1

VOLUTION DES COUTS DE LA RMUNRATION EFFECTUE EN HEURES SUPPLMENTAIRES

galement, la ville recourt des employs temporaires pour combler des besoins qui
peuvent tre de nature ponctuelle ou sur une base plus rgulire. La dpense relie au
paiement des salaires des employs temporaires est prsente dans la figure 2.
SALAIRE DES EMPLOYS TEMPORAIRES 7

Excluant les avantages sociaux

Rapport

annuel

2015

FIGURE 2

86

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES


GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

1.1 COUTS ET ENVERGURE DES ABSENCES


Sant et scurit au travail
La sant et la scurit au travail constituent des enjeux majeurs de la gestion des
ressources humaines. Les couts lis la cotisation pour la Commission de la sant et de
la scurit au travail (CSST) se sont levs en 2015 430 918 $.
La figure 3 prsente le taux de cotisation la CSST applicable lensemble des salaires
assurables des employs de la ville en comparaison au taux de lunit de classification 8.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

FIGURE 3

TAUX DE CSST

Le niveau favorable du taux de cotisation la CSST pour la ville est le reflet de la baisse
enregistre du nombre de jours perdus la ville suite des accidents de travail et de la
gravit de ceux-ci.
Maladie
Les conventions collectives prvoient une banque de journes de maladie pour les employs.
la fin de lanne, les journes non prises peuvent, selon les groupes demploys, tre
reportes, converties en congs dutilit ou tre payes. Le cout des journes de maladie
accumules dans les banques et payes aux employs en fin danne ainsi que le salaire pay
aux employs absents en raison de maladie au cours de lanne sont prsents dans la
figure 49. Il est noter que si le nombre de jours de maladie pris par un employ au cours
dune anne est plus lev que le nombre de jours de maladie permis, cet employ pourrait ne
pas tre rmunr ou recevoir une rmunration prvue en vertu des contrats dassurance
salaire.
8
9

Unit de classification : Services de ladministration municipale ou dune bande indienne


Cette figure exclut les absences pour maladie payes en vertu des rgimes collectifs dassurance maladie et exclut
galement les journes converties en cong dutilit.

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

FIGURE 4

87

COUT DES CONGS DE MALADIE

1.2 POLITIQUES DE GESTION, RLES ET RESPONSABILITS


La ville a adopt, en avril 2009, une Politique de gestion de la prsence au travail afin de
se doter doutils pour encadrer les dispositions relatives la gestion des absences
prvues par les diffrentes conventions collectives et ententes de travail.
Les objectifs de cette politique sont, entre autres, duniformiser la gestion de
labsentisme, de favoriser la prsence au travail des employs et dassurer des effectifs
adquats pour que la ville soit en mesure de remplir sa mission envers les citoyens.

La Politique de gestion de la prsence au travail prcise les diffrentes responsabilits en


regard de la prsence au travail, lesquelles concernent les employs, les gestionnaires et
le directeur des ressources humaines.

annuel
Rapport

La politique indique que si le taux dabsentisme dun employ est anormalement lev ou
si la ville a un motif srieux de considrer que plusieurs absences de lemploy sont
injustifies ou sans motif valable ou quelles correspondent une pratique non dsire,
lemploy sera plac dans le programme de contrle des absences que lon appelle le
programme de suivi de labsentisme .

2015

Un grand principe nonc par la politique est que lorsquun employ est absent, la ville
doit pouvoir valuer si labsence est justifie ou non. Pour ce faire, elle doit tre en mesure
de connaitre la nature de la justification de labsence. Pour cette raison, le motif pour
raisons personnelles nest pas acceptable pour justifier une absence.

88

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES


GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

Parmi les rles attribus aux employs, ils doivent prsenter un taux dabsentisme
acceptable et ne doivent pas sabsenter sous de faux motifs. Les gestionnaires quant eux
doivent appliquer uniformment les dispositions relatives la prsence au travail et signaler
les cas anormaux dabsentisme. Le directeur des ressources humaines a, pour sa part, la
responsabilit de lapplication et du maintien de la politique et du programme dabsentisme.
Le volet sant et scurit au travail est encadr par la Politique de sant et scurit au
travail, adopte en octobre 2007. Les rles et responsabilits des employs, gestionnaires
et de la Direction des ressources humaines y sont dcrits.
Les employs doivent, entre autres, prendre connaissance des programmes qui encadrent
le secteur, participer lidentification et llimination des risques, respecter la
rglementation en vigueur, ne pas mettre en danger la scurit et la sant dautres
personnes et collaborer avec tous les intervenants du domaine.
Quant eux, les gestionnaires doivent entre autres :

Les gestionnaires des diffrentes directions ont la responsabilit de sassurer que les
heures de travail ou dabsences ainsi que les primes relies au travail sont enregistres
correctement dans le systme SOFE qui est utilis pour produire les paies des employs
et quelles sont le reflet des conventions collectives.
La Direction gnrale doit pour sa part superviser les gestionnaires dans lexercice de leurs
responsabilits, informer le conseil municipal de ltat de ralisation des programmes et plans
daction, tudier les recommandations et superviser la mise en uvre des programmes.

gnrale

Sajoutent, sous la gouverne de la Direction des ressources humaines, trois autres


politiques qui concernent, entre autres, la formation et le dveloppement professionnel, la
dotation ainsi que laccueil et lintgration.

Vrificatrice

Ville

de

Trois-Rivires

sassurer que les employs connaissent et respectent les rgles de scurit et


utilisent de faon scuritaire les quipements;
identifient et corrigent les risques du milieu de travail en utilisant les diffrents
mcanismes leur disposition;
procdent aux enqutes et analyses daccident;
collaborent avec les diffrents intervenants dont la Direction des ressources
humaines.

1.3 SYSTME DINFORMATION ET DOSSIERS DES EMPLOYS


Les diffrents codes dactivits et de travail, de mme que les codes dabsences, sont
dfinis dans le systme SOFE. Ces codes permettent, entre autres, de distinguer les
heures lies au travail rgulier, supplmentaire ou en surplus, de mme que les activits
de formation, de remplacement, de garde et autres. Le systme permet de calculer la

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

89

rmunration des employs en fonction des diffrents taux et des primes applicables et
effectue la gestion des banques dheures.
En outre, le systme permet didentifier les diffrentes absences telles les vacances,
maladies, maladies sans solde, maladies long terme, accidents du travail, congs dutilit,
jours fris, congs sociaux, librations syndicales, congs sans solde, etc.
Le systme SOFE comprend galement le fichier maitre des employs qui inclut les
informations personnelles des employs, les informations relatives aux dates demploi, les
annes danciennet, les taux horaires des employs et toutes autres informations
ncessaires la gestion des paies et avantages sociaux. La Direction des ressources
humaines a la responsabilit du maintien de ces informations et dassurer leur
confidentialit.
La Direction des finances a la responsabilit de produire les paies des employs partir
des informations provenant du systme SOFE.
2.

MANDAT ET PORTE DE LA VRIFICATION

En vertu des dispositions des articles 107.8 et 107.13 de la Loi sur les cits et villes, jai
ralis un mandat de vrification doptimisation des ressources portant sur la gestion de la
prsence au travail la Ville de Trois-Rivires. Ce mandat a t ralis conformment aux
normes relatives aux missions de certification mises par les Comptables professionnels
agrs du Canada.
Les objectifs de vrification poursuivis dans le cadre de ce mandat visaient dterminer si
ladministration municipale stait dote dorientations et dobjectifs permettant de rduire
les absences des employs et les couts relis aux absences, et si la Direction des
ressources humaines avait mis en place les moyens permettant de suivre et de contrler
latteinte des rsultats.

Mes travaux visaient principalement les activits effectues entre le 1er janvier 2013 et le
31 dcembre 2015, cependant certains de mes commentaires peuvent concerner des
situations antrieures cette priode. Mes travaux ont pris fin en mai 2016.

annuel
Rapport

La responsabilit de la Vrificatrice gnrale de la Ville de Trois-Rivires consiste fournir


une conclusion sur les objectifs de la vrification. Pour ce faire, jai recueilli les lments
probants suffisants et adquats pour fonder raisonnablement ma conclusion et pour
obtenir un niveau lev dassurance. Mon valuation est base sur les critres que jai
jugs valables dans les circonstances et qui sont exposs lannexe 1.

2015

Ils visaient galement vrifier si la Direction de la scurit publique (police) disposait de


ressources humaines en nombre adquat et avait mis en place des mcanismes pour
minimiser le cout des absences.

90

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES


GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

3.

RSULTATS DE LA VRIFICATION

Lencadrement au regard de la gestion de la prsence au travail est donn principalement


par la Politique de gestion de la prsence au travail adopte en 2009 par le conseil
municipal. Toutefois, cette politique devrait tre complte par des guides de gestion qui
prciseraient les responsabilits des divers intervenants et les processus de gestion. Ceci
favoriserait le suivi des absences et lidentification des comportements corriger et
permettrait un meilleur contrle des couts relis aux absences par le suivi dindicateurs de
gestion et la mise en place de tableaux de bord.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Ladministration municipale na pas identifi dobjectifs, sous forme de taux dabsentisme


atteindre, pour les diffrentes catgories de personnels et catgories dabsences et ne
les a pas adresss aux diffrentes directions. Elle se prive dune occasion de mobiliser les
gestionnaires vers latteinte de meilleurs rsultats.
La dpense en heures supplmentaires pour les policiers sest leve 4,6 M$ pour les
annes 2013, 2014 et 2015, et a reprsent 15 % des gains rguliers lesquels sont de
30,7 M$. Ainsi, pour assurer le maintien de leffectif minimum 10, le nombre de policiers
temporaires nest pas suffisant, car la direction doit recourir dans une proportion
importante des effectifs qui travaillent en surtemps. Ceci en raison du fait que la
Direction de la scurit publique (police) doit composer avec une multitude dabsences qui
sont pourtant en majorit prvisibles, car elles rsultent des congs permis par la
convention collective des policiers.
Or, la Direction de la scurit publique (police) na pas lassurance que le recours aux
heures supplmentaires pour maintenir leffectif minimum est la solution la plus
conomique. En effet, elle na pas procd des analyses comparatives pour valuer les
couts engendrs par le recours aux heures supplmentaires par rapport aux couts de
lajout deffectifs temporaires lesquels lui permettraient de rduire les heures
supplmentaires.
3.1 ENCADREMENT PAR LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
En matire de gestion de la prsence au travail, la Direction des ressources humaines
joue un rle dterminant. Elle est responsable de la mise en place dun encadrement qui
permet de communiquer les orientations de la Direction gnrale lgard de la prsence
au travail, de dfinir les rles et les responsabilits ainsi que les modalits de gestion qui
sappliquent et de sassurer de leur respect par les gestionnaires. Elle doit aussi mettre en
place un ensemble de mesures favorisant la prsence au travail et disposer dinformations
de gestion portant sur la frquence et la dure des absences ainsi que leurs couts.
10

Pour tre conforme aux exigences de la Loi sur la police, la Direction de la scurit publique (police) doit maintenir en
tout temps un nombre deffectifs policiers minimum de 157 policiers lequel est dtermin en prenant en compte, entre
autres, les besoins de scurit de la ville.

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

91

3.1.1 POLITIQUE, GUIDES DE GESTION ET CODE DTHIQUE


Lencadrement au regard de la gestion de la prsence au travail est donn principalement
par la Politique de gestion de la prsence au travail adopte en 2009 par le conseil
municipal. La politique nonce les objectifs poursuivis et dcrit les rles et responsabilits
des employs, des gestionnaires ainsi que de la Direction des ressources humaines. Elle
dcrit galement la notion dabsence fautive et elle comprend un Programme de suivi de
labsentisme qui prcise les mesures mettre en place et le suivi effectuer lorsquun
employ prsente des comportements dabsences corriger.
Bien que le contenu de la politique traite de plusieurs aspects de la gestion de la prsence
au travail, jai constat certaines lacunes. Par exemple, afin de prciser les rles et
responsabilits des divers intervenants ainsi que le processus de gestion des absences et
les procdures qui sappliquent, la politique devrait tre complte par des guides de
gestion. Ceci favoriserait lapplication uniforme par les gestionnaires des rgles relatives
la gestion de la prsence au travail et le dveloppement doutils de gestion permettant de
suivre et de contrler les absences et les couts. Aussi, cela assurerait une reddition de
comptes de la part des directions sur lapplication et le respect de la politique et des rgles
en vigueur.
Jai constat que la Direction des ressources humaines, qui est responsable de
lapplication de la politique, nvalue pas dans quelle mesure la politique est respecte.
Dautre part, un suivi plus serr lui permettrait dajuster le soutien quelle offre aux
gestionnaires ainsi que la formation et les outils de travail ncessaires aux gestionnaires
pour mieux les soutenir dans lexercice de leurs rles et responsabilits.
Jai constat que la ville a adopt un Code dthique et de dontologie des employs
municipaux trifluviens en 2012 lequel encourage les employs adopter des
comportements et des attitudes intgres et honntes. Le code dthique a fait lobjet dune
prsentation lensemble des employs de la ville. Il est aussi disponible, via lintranet de
la ville, lensemble des intervenants.

Le taux dabsentisme est un indicateur reconnu pour suivre la prsence au travail. Il se


calcule en considrant les heures dabsences des employs sur les heures totales o

annuel
Rapport

Les absences entrainent des couts et ont des impacts sur la productivit; cest pourquoi
elles doivent faire lobjet dun suivi par ladministration municipale. Une bonne pratique de
gestion pour une ville consiste se doter dobjectifs portant sur la prsence au travail et
exprims sous forme dun taux dabsentisme. Afin quil soit utile la gestion, ce taux
dabsentisme doit tre adress aux principales directions et tre labor en collaboration
avec les gestionnaires. La politique doit prvoir galement la faon dont les objectifs
seront suivis et contrler quelle frquence.

2015

3.1.2 DTERMINATION ET SUIVI DES OBJECTIFS

92

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES


GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

lemploy doit tre prsent au travail. Ces heures excluent les heures de congs autoriss
tels les vacances et les congs sociaux.
Jai constat que ladministration municipale na pas identifi dobjectifs, sous forme de
taux dabsentisme atteindre, pour les diffrentes catgories de personnels et catgories
dabsences et ne les a pas adresss aux diffrentes directions.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Toutefois, la Direction des ressources humaines, dans son rapport annuel dactivits pour
lanne 2013, prsente le taux dabsentisme pour lensemble des secteurs de la ville. On
constate que pour lanne 2011 le taux dabsentisme se situe en moyenne 3,2 % alors
quil est de 2,7 % pour les annes 2012 et 2013. Ce taux dabsentisme reprsente une
moyenne de lensemble des secteurs. Il serait opportun didentifier les secteurs o les
absences sont les plus nombreuses et dlaborer des plans daction afin de les diminuer.
Dans son rapport annuel dactivits 2014, la Direction des ressources humaines ne
prsente pas de donnes portant sur le taux dabsentisme.
Par ailleurs, pour certains secteurs dactivits, les absences ont des impacts sur la
dpense en heures supplmentaires en raison de la ncessit de remplacer les effectifs
absents. Cest le cas notamment pour la Direction de la scurit incendie et de la scurit
civile, la Direction de la police et la Direction des travaux publics. Or, jai constat quil ny
a pas dobjectifs permettant de limiter les couts des absences et les impacts sur la
productivit. De tels objectifs permettraient de suivre et de contrler le recours aux heures
supplmentaires ainsi que le taux dutilisation de surplus deffectifs, de mme que la
baisse de productivit engendre par les absences.
La ralisation de ces objectifs devrait tre supporte par des plans daction. Un suivi sur
une base rgulire, laide doutils tels des tableaux de bord, constitue de bonnes
pratiques de gestion adopter.
Labsence dindicateurs et de suivis ne permet pas de mobiliser les gestionnaires et de
reconnaitre les meilleures pratiques ou du moins celles qui, en raison dune gestion
proactive, permettent de limiter ou de rduire les absences.
Jai constat toutefois quil y a certaines donnes dabsences qui sont identifies
annuellement. Ainsi, chaque anne, lors de la prparation du budget, la Direction des
finances identifie, en fonction des informations disponibles, un nombre moyen de jours
dabsences pour les diffrentes catgories demploys : cadres, cols bleus, cols blancs,
pompiers et policiers. Cette information est communique la Direction gnrale lors de la
prparation du budget annuel. Toutefois, ces donnes sont de porte trop gnrale. Elles
ne sont pas analyses pour dterminer les amliorations qui devraient tre apportes et
ne sont pas utilises pour identifier des objectifs atteindre par catgories dabsences, de
personnels et par directions.

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

93

Programme de suivi de labsentisme


Jai constat que depuis la mise en place du programme en 2009, 17 employs ont t
inscrits au programme dabsentisme. De ce nombre, trois ont fait lobjet de mesures
disciplinaires et des mesures administratives impliquant un suivi des absences sont en
cours pour 7 employs.
Je nai pas t en mesure de juger si ce nombre est justifi compte tenu des taux
dabsentisme et des comportements dabsences des employs. En effet, ces
informations ne sont pas cumules de faon rgulire. Toutefois, le nombre demploys
touchs par ces mesures mapparait peu lev compte tenu du nombre demploys la
ville et de la priode concerne, soit environ 7 annes.
3.1.3 VALUATION DES MESURES MISES EN PLACE POUR DIMINUER LES ABSENCES
La Direction des ressources humaines a mis en place diffrentes mesures pour favoriser
la prsence au travail. Certaines dentre elles proposent des incitatifs financiers aux
employs afin dencourager lassiduit et de diminuer labsentisme.
Cest le cas des journes maladie non prises qui peuvent, dans certains cas, tre
compenses ou converties, jusqu une limite tablie lavance, en congs dutilit. Tel
quillustr la figure 4 de la page 87, pour lensemble des employs de la ville, la somme
verse, pour compenser les banques de maladie non utilises sest leve 4,6 M$ pour
les annes 2013, 2014 et 2015. Quant aux sommes verses pour des journes de
maladie occasionnelle, o un employ, tout en tant absent en raison de maladie, reoit
une rmunration, elles se sont leves 3,3 M$.

annuel

Finalement, jai constat que la ville encourage occasionnellement et de faon limite,


pour certains vnements particuliers, la pratique en groupe dactivits physiques en
finanant une partie des frais dinscription des employs certaines activits sportives.

2015

Jai constat de bonnes pratiques. Ainsi, des mesures de nature prventive ont t mises
en place dans le but de favoriser la sant physique et psychologique des employs. Un
programme daide permet aux employs davoir accs un ventail dintervenants,
principalement des psychologues et des travailleurs sociaux, lorsquils font face des
difficults dordre psychologique, conjugal, familial, personnel, professionnel ou
motionnel. Bien que cette mesure soit reconnue comme favorisant lamlioration de la
sant des employs, jai constat quau cours des annes 2014 et 2015 seulement 111 et
113 employs se sont prvalus de cette mesure.

Rapport

tant donn le cout de ces mesures, il est important que des analyses soient effectues
pour valuer les retombes attendues sur la prsence au travail et dvaluer si le cout des
mesures est justifi compte tenu des incitatifs quelles reprsentent. Ces valuations
seraient utiles si les ententes devaient ventuellement tre modifies. Or, je nai pas eu
lassurance que de telles analyses taient effectues.

94

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES


GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

3.1.4 SOUTIEN AUX GESTIONNAIRES


La Direction des ressources humaines doit offrir un soutien aux gestionnaires. Ainsi, elle
doit rendre disponibles des informations de gestion et des outils pour faciliter
lidentification et le suivi des absences du personnel.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Jai constat que la politique portant sur la gestion de la prsence au travail bien quelle
mentionne que lemployeur considre que le taux dabsentisme de lemploy est
anormalement lev lorsquil dpasse la moyenne de celui de son groupe dappartenance
de faon significative aucune statistique nest compile et analyse par la Direction des
ressources humaines pour guider les gestionnaires dans lanalyse des absences des
employs. Par exemple, des donnes portant sur les groupes dappartenance devraient
tre produites et communiques aux gestionnaires de faon rgulire pour les guider dans
lanalyse des absences de leurs employs. En outre, la Direction des ressources
humaines devrait analyser les donnes, dgager des tendances ce sujet et produire la
Direction gnrale des informations portant sur les absences.
Aussi, les gestionnaires doivent exploiter les donnes du systme et gnrer la production
de rapports. En effet, le systme SOFE permet la production de donnes sur les absences
par groupe dappartenance et par directions. Or, mes travaux mont permis de constater
que peu de rapports sont produits cet effet. Les gestionnaires se privent dinformations
de gestion leur permettant deffectuer une gestion de la prsence au travail et didentifier
rapidement les employs dont les habitudes dabsences requirent un suivi. Jai constat
galement quil ny a pas eu de formations offertes aux gestionnaires pour leur permettre
de produire des informations de gestion.
Recommandation 2016-01 :
Je recommande la Direction gnrale de communiquer des objectifs sur la prsence
au travail sous forme dun taux dabsentisme ainsi que sur la rduction du cout des
absences, entre autres, les heures supplmentaires et de convenir avec la Direction
des ressources humaines de linstauration dun mcanisme de suivi et de contrle qui
prend en compte le suivi dindicateurs par des tableaux de bord par directions et par
secteurs dactivits.
Commentaires de la direction :
Votre rapport met en lumire les efforts dploys dans notre organisation au cours des dernires annes,
soit la diminution du nombre d'effectifs (passant de 1 023 en 2012 982 en 2015), la rduction de la
rmunration supplmentaire (passant de 3,8 M en 2012 3,2 M en 2015) ainsi que la diminution de la
rmunration des employs temporaires (passant de 7,8 M en 2012 6,3 M en 2015).
chaque anne, nous demandons nos gestionnaires, lors de la prparation budgtaire, de
requestionner la pertinence de l'utilisation des temporaires et des heures supplmentaires, manifestement
ces efforts ont port fruit.

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

95

Dans cette optique, et toujours soucieux de s'amliorer, nous fournissons mensuellement nos directeurs,
depuis octobre 2015, un rapport sur le temps supplmentaire effectu et sur l'utilisation de personnel
temporaire. Ce rapport permet au directeur de voir le portrait global des dpenses de cette nature par
rapport au budget et au pourcentage d'utilisation. De plus, les listes nominatives de tous les employs
ayant fait du temps supplmentaire et des employs temporaires sont fournies.
Finalement, nous explorerons et exploiterons mieux les possibilits de notre logiciel de paie-RH afin de
cibler des indicateurs significatifs, tels les taux d'absentisme par direction et par catgorie d'employs.
Nous en laborerons des tableaux de bord pour mieux guider nos gestionnaires. Nous tablirons les cibles
attendues. Cela nous donnera une tribune pour former nos gestionnaires l'application uniforme des
diffrentes conventions, aux cots directs et indirects relis l'absentisme (temps supplmentaire,
remplacement, etc.) ainsi qu'aux moyens favorisant une meilleure prsence au travail.

Recommandation 2016- :
Je recommande la Direction des ressources humaines :

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

de sassurer que la politique de gestion de la prsence au travail soit complte


par des guides de gestion prcisant les rles et les responsabilits ainsi que le
processus et les procdures se rapportant la gestion des absences par les
diffrentes directions de la ville;
de dvelopper des outils de gestion pour permettre lidentification et le suivi des
informations de gestion portant sur les absences, leur cout, entre autres, le recours
au surtemps et de sassurer, par llaboration de tableaux de bord, de permettre un
suivi par les gestionnaires;
de sassurer dobtenir une reddition de comptes de la part des directions de la ville
sur le respect de la politique de gestion de la prsence au travail;
dvaluer, au moment opportun, les retombes attendues des mesures mises en
place pour favoriser la prsence au travail;

annuel

Suite aux diffrentes rencontres de travail lies cette vrification, suite notre rencontre dexplication du
prsent rapport et suite la lecture du prsent document, je suis en accord avec vos recommandations et
je pense que le tout permettra notre organisation damliorer ses processus de contrle et suivi. La
Direction des ressources humaines assurera une implantation et un suivi des recommandations souleves.
Le tout s'intgrera dans les objectifs 2017 de ma Direction. Je viserai le 2e quart de 2017 pour les
recommandations 2 et 3, le dernier quart de 2017 pour les recommandations 4 et 6. Quant la 5e
recommandation, davantage de temps sera requis afin de mesurer les rsultats alors, c'est davantage en
2018 que le tout s'effectuera.

Rapport

Commentaires de la direction :

2015

de mettre en place un suivi des objectifs et de produire une reddition de comptes


la Direction gnrale sur les rsultats atteints en termes dabsentisme et de couts
des absences incluant les heures supplmentaires.

96

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES


GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

3.2 OPTIMISATION DU COUT DE LA MAIN-DUVRE LA DIRECTION DE LA SCURIT


PUBLIQUE (POLICE)
La Direction de la scurit publique (police) concourt au maintien de la paix, de lordre et
de la scurit publique. Les oprations policires regroupent, entre autres, les divisions de
la surveillance du territoire, de la scurit des milieux, des enqutes et du soutien
oprationnel. Lorganigramme de la Direction de la police est prsent lannexe 2.
Pour tre conforme aux exigences de la Loi sur la police, la direction doit maintenir en tout
temps un nombre deffectifs policiers minimum lequel est dtermin en prenant en compte,
entre autres, les besoins de scurit de la ville. Le nombre deffectifs policiers a t
autoris par le ministre de la Scurit publique lors de la prsentation du plan
dorganisation des services en 2009 et a t tabli 157 policiers.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

La Direction de la scurit publique (police) regroupe, en 2015, environ 197 policiers dont
la majorit est affecte la division surveillance du territoire. Le nombre deffectifs dont
dispose la Direction de la scurit publique (police) est plus lev que le niveau deffectifs
minimum requis. Par ailleurs, certains postes sont ddis des projets spciaux alors que
dautres sont requis en respect de partenariats conclus avec dautres corps policiers.
Les policiers rguliers sont au nombre de 157 en 2015. Sajoutent ce nombre,
40 policiers temporaires dont 15 ont le statut dauxiliaires. La convention collective des
policiers limite 15 le nombre de policiers auxiliaires dont la ville peut disposer. Les
policiers temporaires qui ont le plus danciennet acquirent le statut dauxiliaires. Ils sont
utiliss temps complet et sont intgrs de faon rgulire aux quipes de patrouilleurs
qui assurent la surveillance du territoire. Quant la division des enqutes, elle compte
environ 30 employs dont 20 sont des policiers enquteurs.
Les policiers temporaires sont utiliss pour remplacer les policiers rguliers et auxiliaires
qui ne peuvent sacquitter de leurs occupations rgulires suite aux diffrentes
affectations. Ils peuvent aussi pallier le surcroit de travail sous certaines conditions
nonces par la convention collective. Ils remplacent galement les absences de toute
nature des policiers rguliers, entre autres, les absences de longue dure.
Pour les annes 2013 2015, la rmunration des policiers, excluant les avantages
sociaux et les sommes verses pour tenir compte dajustements rtroactifs aux annes
antrieures, a vari de 15,4 M$ 17,2 M$ ce qui reprsente une augmentation annuelle
moyenne de 5,5 %.
Le tableau 2 et la figure 5 de la page 97 prsentent pour les annes 2013, 2014 et 2015 la
rpartition de la rmunration des employs de la Direction de la scurit publique
(police).

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

97

GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

TABLEAU 2

RMUNRATION DES POLICIERS


2013

2014

2015

Gain rgulier 31,1 M$

9 456 428 $

10 376 552 $

11 233 038 $

31 066 018 $

Surtemps 4,6 M$ et repos 42 k$

1 541 872 $

1 587 547 $

1 528 410 $

4 657 829 $

182 642 $

194 725 $

292 723 $

670 090 $

1 884 667 $

2 142 837 $

2 302 220 $

6 329 724 $

76 745 $

61 715 $

52 743 $

191 203 $

564 825 $

376 102 $

443 689 $

1 384 616 $

Formation 634 k$ et utilit formation 36 k$


Cong conventionn (utilit-fri-vacances 5,9 M$),
congs sociaux 101 k$ et parental 327 k$
Activit syndicale 191 k$
Assurance et indemnit 1,4 M$
CSST 114 k$ et travaux lgers 79 k$

Total

99 927 $

39 475 $

54 073 $

193 475 $

Maladie 753 k$, paiement banque maladie inutilise 619 k$

445 722 $

433 181 $

493 297 $

1 372 200 $

Paiement banque cong conventionn non utilis 1,05 M$

320 006 $

347 035 $

380 655 $

1 047 696 $

363 313 $

403 444 $

1 604 998 $

15 922 482 $

17 184 292 $

48 517 849 $

Boni 375 k$, rtro 547 k$, prime 548 k$ et allocation 134 k$

838 241 $

11

15 411 075 $

RMUNRATION DES POLICIERS

11
12

Exclut un montant de 957 873 $ pay en 2013 titre de paiement rtroactif pour les annes 2012 et 2011.
Exclut la rmunration des membres de ltat-major et exclut les remboursements lis aux travaux effectus par lERM
et Accs tabac .

Rapport

annuel

2015

FIGURE 5

12

98

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES


GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

Les congs conventionns reprsentent une partie importante des dpenses relies la
rmunration des policiers. Ils sont constitus principalement des charges relies aux
vacances et dans une moindre mesure aux jours fris, aux congs sociaux et aux congs
en temps repris lesquels correspondent principalement aux heures supplmentaires mises
13
en banque afin dobtenir des congs .
Une part importante des dpenses rsulte du temps supplmentaire effectu. La dpense
en heures supplmentaires a reprsent 15 % des gains rguliers pour ces annes et
sest leve 4,6 M$. Il y a eu un total de 79 658 heures supplmentaires effectues au
cours de cette priode.
tant donn limportance des couts relis aux congs conventionns et aux absences en
raison dinvalidit et de maladie des employs, jai voulu vrifier quelle proportion de la
rmunration des policiers correspondait des heures travailles. Ces donnes ont t
compiles partir des heures enregistres dans le systme SOFE.
RPARTITION DE LA RMUNRATION DES POLICIERS

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

FIGURE 6

Lgende
ABS = Absence
ABSN = Absence non rmunre
ALD = Absence longue dure
ETUDEPOL = Formation
13

SUPP = Supplmentaire
TH = Temps lhoraire
TRAV = Travail

Les policiers ont la possibilit daccumuler 90 heures effectues en temps supplmentaire dans une banque dheures
et dobtenir des congs en temps repris par la suite. la fin dune anne, un total de 27 heures accumules dans
cette banque peuvent tre reportes.

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

99

Une analyse des heures enregistres au systme de paie des employs rvle que 67 %
des heures totales correspondent des heures rgulires consacres des activits de
travail. 6 % des heures totales enregistres correspondent des heures supplmentaires
effectues (9 % par rapport aux heures de travail). Les heures dabsences des employs
reprsentent 27 % des heures enregistres dans le systme.
La figure 7 prsente, pour les annes 2013, 2014 et 2015, la rpartition des heures
dabsences des policiers par catgories.
FIGURE 7

RPARTITION DES HEURES DABSENCES DES POLICIERS MOYENNE 2013 2015


Maladie
occasionnelle 6%

Activits syndicales
2%

Reprise de temps
banqu 7%

Assurances salaire
15%
CSST 1%
Congs parentaux
10%

Formation 5%

Suspension 4%
Congs
conventionns
48%

Autres 2%

Les heures en absence pour maladie occasionnelle reprsentent 6 % des heures


dabsences. Elles sont de nature imprvisible. En gnral, ces absences sont dune dure
dune journe.

annuel

Par ailleurs, 15 % des heures dabsences sont attribuables aux invalidits de courte et de
longue dure. Elles surviennent de faon imprvisible, mais peuvent faire lobjet dune
planification ultrieurement.

Rapport

Elles peuvent galement concerner dautres congs conventionns tels les congs
parentaux qui reprsentent 10 % des absences.

2015

Jai constat que les heures dabsences des policiers sont en grande partie prvisibles.
Elles sont attribuables en majorit aux congs conventionns pour tenir compte
principalement des vacances, des jours fris, des congs dutilit et des congs sociaux
(dcs dun membre de la famille, mariage, naissance, etc.).

100

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES


GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

Les absences en reprise de temps reprsentent 7 % des heures dabsences. Elles


correspondent principalement aux heures effectues en heures supplmentaires et mises
en banque.
Finalement, les activits de formation inhrente au travail du policier engendrent des
absences de leurs occupations rgulires dans une proportion de 5 %.
3.2.1 PLANIFICATION DES BESOINS DEFFECTIFS
Afin dassurer le respect de leffectif minimum et de combler les besoins de faon
conomique, la direction doit disposer dun nombre deffectifs qui lui permet de combler
les besoins gnrs par la charge de travail tout en considrant les absences prvisibles
et en estimant les absences non prvisibles de son personnel.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Jai voulu massurer que la Direction de la scurit publique (police) avait effectu des
analyses lui permettant de connaitre le nombre optimal de policiers temporaires dont elle
doit disposer pour combler les besoins de main-duvre de faon conomique et dans
quelle proportion lutilisation deffectifs policiers en temps supplmentaire comblait des
besoins ponctuels et non rcurrents.
En effet, lutilisation de ressources payes en temps supplmentaire pour combler des
besoins rcurrents savre une solution non conomique long terme ceci en raison de la
majoration du taux horaire et de la possibilit daccumuler des heures majores afin
dobtenir des congs qui gnrent eux aussi du temps supplmentaire en crant des
possibilits dobtenir des congs. Par ailleurs, le temps supplmentaire peut tre une
source dimproductivit sil est rcurrent en raison des heures de travail exiges par le
personnel en supplment des horaires rguliers.
En disposant dun nombre adquat de ressources, la direction pourra minimiser les couts
de la main-duvre en recourant du personnel temporaire supplmentaire et en
identifiant les conditions pour lesquelles le recours aux heures supplmentaires, malgr la
majoration de la rmunration et la possibilit quil engendre dobtenir des congs, savre
conomique.
Heures supplmentaires pour maintenir leffectif minimum
En raison de limportance des heures supplmentaires effectues et des couts qui y sont
associs, jai analys les informations de gestion portant sur les heures supplmentaires
pour les annes 2013, 2014 et 2015.
La figure 8 de la page 101 prsente la rpartition des heures effectues en temps
supplmentaire par les policiers pour les annes 2013, 2014 et 2015.

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

CAUSES DES HEURES SUPPLMENTAIRES

14

Somme des codes 11001 et 11002

Rapport

Lanalyse des donnes permet de constater que dans une proportion de 40 % les heures
supplmentaires effectues au cours des annes 2013, 2014 et 2015 sont ncessaires en
raison de lobligation de maintenir leffectif minimum. Pour ces annes, cela correspond
une dpense de 1,8 M$ pour un total de 31 804 heures 14.

annuel

2015

FIGURE 8

101

102

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES


GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

Ainsi, pour assurer le maintien de leffectif minimum, le nombre de policiers temporaires


nest pas suffisant, car la direction doit recourir dans une proportion importante des
effectifs qui travaillent en temps supplmentaire. Ceci en raison du fait que la direction doit
composer avec une multitude dabsences qui sont pourtant en majorit prvisibles.
En effet, les congs conventionns doivent tre accords si les conditions nonces dans
la convention collective sont respectes. Par exemple, si les absences dans une quipe
15
de patrouilleurs en raison de congs accords nexcdent pas 6 policiers et un officier, la
direction ne peut refuser les congs demands.
Or, la direction na pas lassurance que le recours au temps supplmentaire pour maintenir
leffectif minimum est la solution la plus conomique. En effet, elle na pas procd des
analyses comparatives pour valuer les couts engendrs par le recours au temps
supplmentaire par rapport aux couts de lajout deffectifs lesquels lui permettraient de
rduire le temps supplmentaire et par le fait mme les absences. Selon les informations
de la figure 7 de la page 99, les congs en temps repris correspondent 7 % des heures
totales dabsences pour les annes 2013, 2014 et 2015.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

La direction ne sait pas dans quelle mesure un nombre plus important de policiers
temporaires lui aurait permis de combler les besoins de faon plus conomique. Elle
risque de combler des besoins constants et rcurrents de main-duvre avec des effectifs
rmunrs en temps supplmentaire ce qui est une solution non conomique.
Pour lanne 2015, 15 tests ont t effectus et ils correspondaient des horaires pour
juillet, aout, novembre et dcembre. Ils ont couvert 4 quipes de patrouilleurs.
Les rsultats des tests ont rvl quen moyenne le ratio de congs permis par la
convention tait accord, soit 6 agents et un officier en cong en moyenne par quipe de
patrouilleurs. Toutefois, des absences imprvisibles dues des maladies faisaient en
sorte que pour lensemble des tests, il y avait en moyenne 7,33 employs en absence par
quipe. Pour combler ces absences, la direction a cdul dans ses horaires 4 employs
en temps supplmentaire par quipe.
Jai effectu galement 9 autres tests portant sur lanne 2015 qui se sont rapports
4 quipes de patrouilleurs. Je voulais examiner la proportion et les impacts des absences
de longue dure afin de vrifier de quelle faon les besoins taient combls, soit par du
personnel temporaire ou par le recours au surtemps.
Sur les 9 tests, il y avait en moyenne 5 absences de longue dure par quipe en raison
daccidents du travail, de maladie et de congs conventionns particulirement les congs
parentaux. De plus, il y avait en moyenne par quipe 1,8 absence due des affectations
sur dautres postes ou pour activits syndicales.
15

Les quipes de patrouilleurs sont au nombre de 5 et elles sont constitues denviron 22 policiers.

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

103

Ainsi, les tests effectus ont rvl quen tout temps, la direction devait recourir des
effectifs rmunrs en heures supplmentaires dans une proportion de plus du quart des
effectifs. Ceci en raison du nombre des absences occasionnes principalement par les
congs conventionns.
Jai analys comment se distribuaient dans lanne les heures supplmentaires effectues
au cours des annes 2013, 2014 et 2015. Les tableaux suivants prsentent cette distribution.
FIGURE 9A

DISTRIBUTION DES HEURES SUPPLMENTAIRES PAR MOIS POUR LES ANNES


2013-2014-2015

Lgende
Heures supplmentaires banques

annuel

2015

DISTRIBUTION DES HEURES SUPPLMENTAIRES PAR JOURNE

Rapport

FIGURE 9B

Heures supplmentaires payes

104

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES


GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

Jai voulu comparer le lien entre les donnes du temps supplmentaire et celles des
absences. La figure 10 prsente cette distribution.
DISTRIBUTION DES HEURES DABSENCES POUR LANNE 2015

Vacances

Maladies

Congs dutilit

Fri

Temps repris

Formation

Vrificatrice

gnrale

Ville

Lgende
Principaux motifs des absences

de

Trois-Rivires

FIGURE 10

Jai constat que les heures supplmentaires effectues ne sont pas distribues
galement par mois. En effet, elles sont plus importantes durant les mois dt. Il y a par
contre un besoin constant deffectuer des heures supplmentaires pour tous les mois de
lanne ce qui pourrait rvler quune partie des heures supplmentaires effectues en
raison du maintien de leffectif et du remplacement dun officier rpondent des besoins
rcurrents et constants et que le recours aux heures supplmentaires nest pas la solution
la plus conomique pour combler les besoins.

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

105

Jai aussi analys le nombre dheures effectues par employ en heures supplmentaires
au cours des trois dernires annes. Jai constat que 15 % des employs avaient
effectu 35 % des heures en temps supplmentaire ce qui quivalait une moyenne
annuelle de 306 heures supplmentaires. Cette situation na pas t analyse par la
direction bien quelle pourrait avoir des impacts sur la sant des employs de mme que
sur la productivit. Pour lensemble des policiers, la moyenne des heures supplmentaires
pour les 3 annes est de 384 heures. La figure 11 prsente les heures supplmentaires
par policier.
Finalement, jai vrifi dans quelle mesure les policiers temporaires taient utiliss par la
direction. Pour 2015, les analyses que jai effectues ont rvl que 40 policiers
temporaires ont t rmunrs en moyenne 40 heures par semaine. Le temps
supplmentaire annuel moyen par policier temporaire a t de 142 heures. Les policiers
temporaires dont dispose la direction sont donc utiliss de faon rgulire et mme
au-del. La direction ne peut miser sur une plus grande utilisation des policiers
temporaires pour combler les besoins rcurrents et constants.

annuel

2015

HEURES SUPPLMENTAIRES PAR POLICIER POUR 2013-2014-2015

Rapport

FIGURE 11

106

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES


GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

3.2.2 LES OPPORTUNITS DE DIMINUER LE TEMPS SUPPLMENTAIRE


Jai voulu massurer que la direction avait analys les opportunits de diminuer le temps
supplmentaire effectu. La figure 12 prsente la rpartition des heures effectues en
temps supplmentaire en fonction des diverses causes lexception du maintien de
leffectif minimum (lequel a fait lobjet danalyses prcdemment).
TEMPS SUPPLMENTAIRE PAR CATGORIES

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

FIGURE 12

Ainsi, lexception du maintien de leffectif minimum, le temps supplmentaire est


ncessaire en raison principalement de travaux en continuit dappels, dvnements
spciaux et de tmoignages non requis.
Jai voulu massurer si, dans un souci dconomie, la direction avait analys les opportunits
de rduire le nombre dheures supplmentaires effectues en raison de ces causes.

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

107

Jai constat que la direction na pas les outils ncessaires et na pas procd lanalyse
de lensemble des opportunits de rduire la dpense en temps supplmentaire. Au cours
des trois dernires annes, lanalyse de la figure 8 de la page 101, qui prsente les
causes des heures supplmentaires, permet de constater que 6 175 16 heures
supplmentaires ont t payes relativement des travaux identifis comme en continuit
dappel et 8 356 17 heures en temps continu.
Mme si ces travaux se doivent dtre effectus, je nai pas eu lassurance que toutes les
heures effectues devaient ltre en surtemps puisque la direction na pas de grille
dcisionnelle permettant de prioriser les travaux et na pas tabli les conditions justifiant le
recours au temps supplmentaire. tant donn que les dossiers nont pas tous la mme
importance, il est possible que certains travaux auraient pu tre reports et effectus par
du personnel travaillant en temps rgulier.
Aussi, au cours de ces annes, la rubrique tmoignage non requis a ncessit
6 740 18 heures en temps supplmentaire, ce qui reprsente environ 409 522 $ 19 plus les
avantages sociaux. Il sagit des heures effectues en surtemps au palais de justice, en
attente pour comparaitre dans diffrentes causes et pour lesquelles, il ny a pas eu
comparution. Malgr que ces frais ne soient pas totalement sous la responsabilit de la
Direction de la police, avec les facilits informatiques et la proximit du quartier gnral et
du palais de justice, les opportunits de diminuer les heures supplmentaires notamment
par le recours aux moyens lectroniques nont pas t analyses.

Par ailleurs, jai constat, au cours des dernires annes, quune bonne pratique a t
adopte par la direction ce qui a contribu rduire de faon significative des heures

annuel

16

Rapport

Dautre part, les conventions collectives permettent la mise en banque dheures pour
tude qui engendrent elles aussi la possibilit dobtenir des congs. Il ne ma pas t
possible destimer le nombre total dheures rmunres en temps supplmentaire
engendres par les activits de formation. En effet, la direction ne cumulait pas cette
information.

2015

Jai constat galement que les activits de formation engendraient un nombre important
dheures supplmentaires. Ceci en raison principalement de deux facteurs. Dune part, les
dplacements requis pour assister aux formations sont effectus en temps
supplmentaire. Lors de la vrification, un test effectu a rvl quune formation dune
dure de 32 heures a ncessit 4 heures de dplacement, lesquelles quivalent
6 heures de travail rgulier puisque les heures effectues en surtemps sont majores. De
plus, les heures effectues en temps supplmentaire peuvent tre mises en banque et
elles engendrent du surtemps par la possibilit dobtenir des congs.

Code 12002
Code 21001
18
Somme des codes 13002 et 22002
19
Le temps et demi pay est en moyenne de 60,76 $/heure
17

108

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES


GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

supplmentaires effectues en surveillance dvnements spciaux tels le Festivoix, les


activits au parc portuaire et celles au centre-ville. En effet, la direction tend concentrer
ses activits de surveillance en dehors des sites dvnements plutt que deffectuer
galement une surveillance sur les sites, laquelle est sous la responsabilit des
organisateurs. Ce changement a gnr une rduction de 2 879 heures supplmentaires.
3.2.3 GESTION DES ABSENCES POUR MALADIE OCCASIONNELLE
En raison de la ncessit de remplacer les effectifs absents et des couts qui y sont
associs dont, entre autres, les heures supplmentaires, il est ncessaire danalyser les
absences pour maladie occasionnelle des employs afin que des mcanismes soient mis
en place pour apporter les amliorations souhaites, sil y a lieu. Ces absences doivent
tre gres par le suprieur immdiat de lemploy.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Comme lindique la figure 7 de la page 99, les heures dabsences pour maladie
occasionnelle reprsentent 6 % du total des heures dabsences des policiers et elles
totalisent 20 678 heures en 2015.
Jai constat que la direction navait pas mis en place de processus de gestion pour
identifier les employs qui sabsentent souvent et/ou qui prsentent des modles
dabsences rcurrents, soit un taux dabsentisme lev et/ou des absences nombreuses
qui prcdent ou suivent des congs, par exemple les lundis et/ou les vendredis. Elle se
prive dune opportunit de rduire les absences et par le fait mme le temps
supplmentaire effectu.
3.2.4 SUIVI BUDGTAIRE
La direction procde de faon mensuelle au suivi des dpenses en comparant le montant
des dpenses relles au budget prvu. Lanalyse permet didentifier les carts.
Jai constat que les outils de suivi budgtaire portant sur les couts de main-duvre sont
insuffisants. Par exemple, il ny a pas dindicateurs permettant de suivre les rsultats
touchant lvolution des heures supplmentaires, le taux dabsentisme, le nombre
deffectifs, etc. La direction ne sest pas dote de critres pour effectuer de telles analyses.
Ces critres laideraient prioriser les analyses et cibler les problmatiques, entre
autres, l o des dpassements budgtaires sont importants, et intervenir au moment
opportun par la mise en place de contrles afin de rduire les dpenses.
Ces contrles pourraient rsulter dans le suivi rgulier dindicateurs et de tableaux de
bord, lesquels permettraient dintervenir en cours danne sur des sujets tels le nombre de
temporaires, le recours au temps supplmentaire et le taux dabsentisme.

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

109

Recommandation 2016- :
Je recommande la Direction de la scurit publique (police) :

(7)

(8)

(9)

(10)

de procder aux analyses lui permettant de dterminer le nombre deffectifs


policiers temporaires dont elle doit disposer afin dutiliser de faon conomique
les ressources financires ddies aux paiements de la main-duvre;
danalyser les opportunits dorganiser le travail de faon minimiser le recours
aux heures supplmentaires;
de se doter de processus de gestion pour grer les absences en raison de
maladie occasionnelle des employs;
de mettre en place des outils de gestion favorisant le suivi de la main-duvre
et la reddition de comptes, entre autres, de se doter dindicateurs de gestion
permettant de suivre le nombre deffectifs, le recours au temps supplmentaire,
labsentisme ainsi que des critres danalyses pour effectuer le suivi qui lui
permet dintervenir en temps opportun lorsquil y a des dpassements
budgtaires importants.

Commentaires de la direction :
Bien que je diffre d'opinion quant au fait qu'il n'y a pas eu d'analyses sur certains aspects, je suis en
accord avec les recommandations du rapport et leur formulation. En effet, je considre que si nous avons
actuellement 40 ressources temporaires ou auxiliaires c'est assurment parce qu'une analyse de besoins
a t effectue dans le pass que ce soit en terme d'heures combler ou en considrant plusieurs autres
facteurs tels la rtention de personnel, le cot de formation reli l'intgration et la ncessit de maintenir
une certaine exprience sur le territoire lors du dploiement des quipes de faon assurer un service de
qualit la population. Je comprends cependant que cette analyse ne repose sur aucun document et je
vais y remdier avec les outils dont je serai en mesure de disposer.

annuel
Rapport

Je tiens galement vous ritrer que le temps supplmentaire pay pour des tmoignages non requis de
mme que pour la formation l'ENPQ est un trs fort pourcentage hors de notre contrle. Dans le cas
des tmoignages non requis, nous allons nous concentrer sur la pertinence de l'assignation de certains de
nos policiers dans le plan d'action. Les moyens lectroniques dont vous faites mention de mme que la
proximit du quartier gnral ne m'apparaissent pas comme tant des solutions applicables dans l'tat
actuel des oprations relies aux tribunaux et qui, effectivement, ne sont pas sous notre contrle. En ce
qui concerne l'ENPQ, partir du moment o l'cole nous confirme que les plages horaires sont utilises en
totalit pour la diffusion de la formation, soit 9 heures par jour, nous n'avons d'autres moyens que
d'assumer le transport en T/S puisqu'il s'agit de l'application de la convention. La mise en banque du
temps tude ne reprsente pas uniquement des heures associes au transport, mais galement des
heures d'tude dj intgres dans les plans de formation de l'cole en sus des heures de formation. Par

2015

Le temps supplmentaire reprsente une dpense importante au sein de notre direction et il m'apparait
important de s'assurer qu'il soit autoris lorsque nous ne pouvons faire autrement et s'assurer d'optimiser
l'utilisation de notre systme de gestion de la paie comme outil de suivi budgtaire pour nos gestionnaires.

110

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES


GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

exemple, pour le programme court universitaire en enqutes nous devons prvoir 55 heures en temps
supplmentaire pour le temps tude. Ce nombre a t ajust depuis les dbuts de cette formation puisqu'il
tait de 80 heures au moment de l'intgration de cette formation.
Je comprends dans les tableaux que vous prsentez en lien avec la rpartition du temps supplmentaire
que la libration du prsident du syndicat plein temps n'est pas prise en compte dans les activits
syndicales pour des raisons d'alimentation dans le systme SOFE mme si cette dpense reprsente prs
de 120 000 $ annuellement et je demanderai la direction des RH de corriger la situation. Je vais
galement m'assurer que nous disposons de codes d'alimentation informatiques suffisants afin de bien
comprendre la rpartition du temps supplmentaire.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Vous recevrez aujourd'hui le plan d'action de la Direction de la police en lien avec les recommandations
spcifiques la concernant. Ce plan a t dvelopp en tenant compte des outils dont nous disposons
actuellement et en prsumant de la disponibilit de certains outils qui doivent tre, soit dvelopps par la
Direction des ressources humaines, soit faire l'objet d'acquisition de notre part via les budgets disponibles.

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

111

ANNEXE 1
ENCADREMENT ET OUTILS DE GESTION
Objectif de vrification
Sassurer que la Direction des ressources humaines identifie les orientations et des
objectifs permettant de rduire les absences des employs et les couts relis aux
absences et met en place les moyens permettant de suivre et de contrler latteinte des
rsultats.
Critres de vrification
La Direction des ressources humaines :
a mis en place un encadrement qui permet dattribuer les rles et les responsabilits
lgard de la gestion de la prsence au travail et des couts relis aux absences ainsi
que des modalits de gestion respecter;
se dote dorientations et dobjectifs pour rduire les absences des employs et les
couts gnrs par ces absences, les communique lensemble des gestionnaires et
sassure que ceux-ci prcisent des cibles pour leurs units administratives;
dispose dinformations de gestion suffisantes pour connaitre la nature, la frquence et
le cout des absences des employs et en assure le suivi;
soutient la mise en place dun ensemble de mesures cohrentes pour favoriser la
prsence au travail;
dveloppe les habilets de gestion ncessaires pour optimiser la prsence au travail.
UTILISATION CONOMIQUE DES RESSOURCES LA DIRECTION DE LA SCURIT PUBLIQUE (POLICE)

annuel
Rapport

Critres de vrification
La Direction de la scurit publique (police) :
value et prend les moyens pour disposer de ressources humaines en nombre
adquat afin doptimiser le cout de la main-duvre;
sest dote dorientations et dobjectifs portant sur la rduction des absences et des
couts quelles gnrent;
analyse les absences du personnel et en connait les causes.

2015

Objectif de vrification
Afin dassurer une utilisation conomique des ressources financires ddies aux
paiements de la main-duvre, sassurer que la Direction de la scurit publique (police)
dispose de ressources humaines en nombre adquat et que des mcanismes de gestion
sont en place pour minimiser les couts relis aux absences.

112

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES


GESTION DE LA PRSENCE AU TRAVAIL

ANNEXE 2

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Organigramme Direction de la police

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

113

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DES REMBOURSEMENTS DES FRAIS DE DPLACEMENT ET DE REPRSENTATION

115

TABLE DES MATIRES


1. VUE DENSEMBLE ...................................................................................................... 115
1.1 ENCADREMENT ................................................................................................. 115
1.2 AUTRES INDEMNITS REMBOURSABLES .............................................................. 116
1.3 PROCDURIER .................................................................................................. 116
1.4 DPENSES BUDGTAIRES .................................................................................. 117
1.5 RLES ET RESPONSABILITS ............................................................................. 117
2. MANDAT ET PORTE DE LA VRIFICATION .................................................................... 118
3. RSULTATS DE LA VRIFICATION ................................................................................. 118
3.1 ENCADREMENT DES REMBOURSEMENTS DE DPENSES ....................................... 119
3.2 MODES DE REMBOURSEMENTS .......................................................................... 121
3.3 TYPES DE DPENSES ........................................................................................ 125
ANNEXE 1

OBJECTIFS ET CRITRES DE VRIFICATION ................................................... 129

TABLEAU 1

PRINCIPAUX POSTES BUDGTAIRES VISS PAR LA VRIFICATION .................... 117

1.

VUE D'ENSEMBLE

Dans lexercice de leurs fonctions, les employs cadres et syndiqus ainsi que les lus
municipaux sont appels se dplacer lintrieur du territoire de la Ville de Trois-Rivires,
parfois mme lextrieur, pour assumer certaines responsabilits. Ils encourent, du mme
coup, des frais lis des dplacements, des repas, des sjours, des formations et autres.
1.1 ENCADREMENT
Afin de guider le personnel de la ville quant la nature et la hauteur des dpenses
rembourser, la ville a tabli des rgles particulirement lgard des frais de dplacement,
de sjour et de repas.

En vigueur depuis le 12 mai 2015, la Politique CE-2015-0356 sur le remboursement des


frais de transport (allocation pour usage dautomobiles), des frais de sjour et de repas est
applicable pour les employs municipaux. Les diffrentes conventions collectives de travail
et contrats de travail rfrent tous cette politique, sauf pour les brigadiers scolaires o des
rgles particulires sappliquent.

annuel

Dautre part, les frais pour des allocations de repas payables parce quun salari est requis
de travailler en temps supplmentaire ou parce quil na pas bnfici de sa priode de
repas ou encore lorsque celle-ci a t interrompue, sont encadrs par les conventions

Rapport

2015

Les membres du conseil, pour leur part, sont assujettis aux rgles du chapitre 3 de la Loi sur
le Traitement des lus et, particulirement pour les conseillers et conseillres, le Rglement
sur les frais de recherche et de soutien est la source de rfrence.

116

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DES REMBOURSEMENTS DES FRAIS DE DPLACEMENT ET DE REPRSENTATION

collectives de chacun des groupes. Lemploy reoit ces sommes par le systme du
traitement de la paie. Dans certains cas, la Ville de Trois-Rivires remboursait directement le
restaurateur ou le traiteur. Cette mthode sapplique aussi pour des repas pris lors de
rencontres ou de runions.
En outre, deux politiques internes traitent de lutilisation des vhicules automobiles de la
Ville de Trois-Rivires en fonction des obligations dvolues aux officiers cadres et certains
officiers cadres du Service de la scurit publique.
La Ville de Trois-Rivires a galement adopt, le 12 dcembre 2011, la Politique CE-2011863 sur lutilisation des vhicules. Entre autres, ses principaux objectifs sont didentifier les
usagers potentiels des vhicules de service et ceux de la communauto et den dfinir les
conditions dutilisation.
Ainsi, selon cette politique, un vhicule de service est mis la disposition dun employ 24 h
par jour, pendant toute lanne pour des fins relies au travail. Les dplacements entre le
lieu de travail et le domicile sont les seuls dplacements des fins personnelles autoriss.
Les communautos, quant elles, sont un nombre dautomobiles ou vhicules mis la
disposition dun groupe demploy(e)s pour des fins de dplacements occasionnels sur le
temps de travail.

Trois-Rivires

1.3 PROCDURIER

Vrificatrice

gnrale

Ville

La Ville de Trois-Rivires dbourse galement pour dautres lments acquitts par les
membres de son personnel. cet gard, il y a la cotisation professionnelle annuelle de ses
cadres et cadres suprieurs membres dune association caractre municipal ou relie
directement au domaine dactivits, la formation et le perfectionnement professionnel. cet
effet, la Politique CE-2005-438 portant sur la formation et le dveloppement professionnel,
est applicable.

de

1.2 AUTRES INDEMNITS REMBOURSABLES

La Politique CE-2015-0356 sur le remboursement des frais de transport (allocation pour


usage dautomobiles), des frais de sjour et de repas convient de certaines rgles de
remboursement, mais nen cre pas pour autant des impratifs. Diffrentes informations et
pices justificatives sont ncessaires pour produire une demande de remboursement.
Les rclamants doivent prsenter un formulaire de remboursement (304-5) sur lequel les
frais sont consigns et o les paiements effectus par carte dachat ou ayant fait lobjet
dune avance dj verse y seront soustraits. Le formulaire rempli doit tre sign par le
requrant et approuv par le suprieur immdiat ou le directeur avant dtre achemin au
service des comptes payables.

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DES REMBOURSEMENTS DES FRAIS DE DPLACEMENT ET DE REPRSENTATION

117

1.4 DPENSES BUDGTAIRES

Tableau 1 Principaux postes budgtaires viss par la vrification


2016

2015

2014

Frais de dplacement (310)


Frais de congrs et colloques (311)
Frais de reprsentation (314)
Frais de repas au travail (315)
Frais indirects de formation (316)
Frais de scolarit (317)
Rceptions (493)
Cotisations / abonnements (494)
Frais de recherche et de soutien (498)

132 361
115 514
45 345
98 911
38 040
10 000
109 020
194 637

104 186
66 667
32 781
67 865
36 277
18 700
110 531
162 693

117 289
69 474
31 006
71 889
41 494
14 353
107 902
262 864

131 474
85 988
24 266
89 147
24 780
17 702
130 108
261 491

101 154

91 721

85 068

103 605

TOTAUX

844 982 $

(budget)

(excluant dpenses lectorales)

(rel)

691 421 $

(rel)

801 339 $

2013
(rel)

868 561 $

Pour toutes les catgories de dpenses de la ville, payes par les cartes dachat, les
dbourss annuels moyens, pour 2014 et 2015, sont de 542 400 $ et ont t raliss
laide de 151 cartes dachat.
1.5 RLES ET RESPONSABILITS
Parmi les oprations de mise en uvre des modalits lies au remboursement, plusieurs,
dans lensemble des diffrents intervenants, ont un rle cl. Voici les principaux :

Directeur des ressources humaines


o Informer les employs de la prsente politique et sassurer que tous les cadres et employs
municipaux ont pris connaissance du contenu de la politique.

Rglement 2011, chapitre 210 20

Directeur de lapprovisionnement
o dtermine les employs pour lesquels une carte dachat est requise et tablit les paramtres
dutilisation de ladite carte.

Rglement dlguant certains employs le pouvoir dautoriser des dpenses et de passer des contrats en consquence
au nom de la ville.

20

annuel

Suprieur ou directeur
o Autoriser les dplacements ncessitant lutilisation dun vhicule automobile personnel ainsi que
les surprimes dassurance affaires; les frais de sjour et de repas.

Rapport

2015

Politique CE-2015-0356

118

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DES REMBOURSEMENTS DES FRAIS DE DPLACEMENT ET DE REPRSENTATION

2.

MANDAT ET PORTE DE LA VRIFICATION

En vertu des dispositions des articles 107.8 et 107.13 de la Loi sur les cits et villes, jai
ralis un mandat de vrification doptimisation des ressources portant sur la gestion des
remboursements des frais de dplacement et de reprsentation. Ce mandat a t ralis
conformment aux normes relatives aux missions de certification mises par les
Comptables professionnels agrs du Canada.
Ma vrification visait dterminer si les remboursements de dpenses aux employs et aux
lus sont encadrs adquatement et sils sont conformes, aux rglements, aux politiques et
directives en vigueur ainsi quaux conventions collectives.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

galement, je voulais vrifier si les dplacements sont raliss de faon efficiente et si


lencadrement mis en place par la ville favorise les comportements thiques permettant de
prvenir les abus.
Dans le cadre de la prsente vrification, jai slectionn des dossiers parmi ceux des
diffrentes catgories demploys viss, soit : les lus, les employs syndiqus cols blancs
et cols bleus, les policiers, les pompiers, les brigadiers, les cadres et les cadres suprieurs
et parmi lesquels diffrents modes de paiement ont t utiliss : par carte dachat de la ville
(crdit), remboursement suite la prsentation dun compte de dpenses (formulaire 304-5),
remboursement sur la paie et finalement, le paiement de factures produites par un
fournisseur de la ville et signes par lutilisateur.
La responsabilit de la Vrificatrice gnrale de la Ville de Trois-Rivires consiste fournir
une conclusion sur les objectifs de la vrification. Pour ce faire, jai recueilli les lments
probants suffisants et adquats pour fonder raisonnablement ma conclusion et pour obtenir
un niveau lev dassurance. Mon valuation est base sur les critres que jai jugs
valables dans les circonstances et qui sont dcrits lannexe 1.
Ma vrification visait principalement une slection de remboursements effectus en 2014 et
en 2015. Elle sest chelonne de dcembre 2015 aout 2016.
3.

RSULTATS DE LA VRIFICATION

Les rgles rgissant les diffrents modes de remboursement et de paiement des frais de
dplacement, de sjour, de repas et de reprsentation, les activits de formation et la
cotisation professionnelle sont en place, mais quelques-unes sont imprcises des
degrs diffrents pour certains lments. La multiplicit des modes de remboursements
affaiblit le contrle et est peu efficient. cet gard, une facture peut tre rembourse
deux reprises laide dune photocopie en utilisant deux modes de remboursement
distincts, ce qui a t constat trois reprises dans des dossiers diffrents. Toutefois, ces
erreurs ont t dtectes et les correctifs apports. De plus, le paiement de factures de
repas fait directement aux fournisseurs chappe aux rgles de la politique.

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DES REMBOURSEMENTS DES FRAIS DE DPLACEMENT ET DE REPRSENTATION

119

Lnonc de la politique voulant que tous les frais dune mme activit doivent tre
rclams sur un mme formulaire (304-5) nest pas respect malgr les facilits prvues
au sommaire dudit formulaire.
Certains dossiers dmontrent que lefficience et lconomie ne sont pas toujours prises en
compte lors de certains dplacements. Cest le cas notamment lors de dplacements
effectus dun difice municipal vers un autre, et ce, deux ou trois reprises la mme
journe ou encore selon un itinraire plus long. Jai aussi constat que des dplacements
en raison dun rappel au travail, lorsquune personne cadre est en vacances ou en cong
sont rembourss.
Les directeurs de la ville et le maire ne sont pas imputables de leurs dpenses un niveau
hirarchique suprieur, encore moins un comit daudit. Ltude dun dossier dmontre
quune personne rclame et sautorise des factures de repas dont le montant est suprieur
au maximum tabli, et ce, 6 fois sur 7. Quant au montant raisonnable attribu la
consommation dalcool sur une facture de repas, il y aurait parfois lieu den limiter le
pourcentage, car une proportion de 50 % peut paraitre leve dans certains cas.
3.1 ENCADREMENT DES REMBOURSEMENTS DE DPENSES
Il est essentiel que les dpenses rembourses aux employs et aux lus soient justifies,
valides et autorises. Les pices justificatives fournies pour le remboursement devraient
toujours tre des originaux pour viter tout ddoublement en raison des diffrents modes
de paiement qui peuvent tre utiliss. Ainsi, il ma t permis de cibler trois factures dont
les remboursements avaient t faits deux reprises par des moyens distincts et ce, pour
des employs diffrents. Au moment de ma vrification, jai constat que ces cas avaient
t rgulariss.

Certaines dpenses ne font pas lobjet dune directive ou dun balisage quant aux
montants rembourss pour diffrents vnements et je cite, titre dexemple, mais de
faon non limitative : lenvoi de fleurs lors dun dcs, le remboursement des frais
engendrs par une crevaison et le paiement dun repas loccasion dun anniversaire. Il

annuel
Rapport

Un suprieur ou un directeur doit autoriser les dplacements et signer le formulaire 304-5


de lemploy. Quant au directeur lui-mme, il signe et autorise son propre formulaire. La
politique ne prvoit aucun mcanisme de revue, dexamen ou dautorisation un niveau
suprieur pour les cadres suprieurs, le directeur gnral et le maire. Le mandat dun
comit de gouvernance ou le comit daudit pourrait, pour tous ces cas, jouer un rle de
modrateur et contrer cette lacune en prvenant toute forme dabus possible.

2015

Selon les instructions de la politique CE-2015-0356, toutes les factures doivent tre
annotes par des informations indiquant la raison du repas (sujet), le nombre de
personnes, si applicable, et, dans la mesure du possible, le nom des participants.
quelques exceptions prs, rares sont les cas o toutes les informations sont consignes.

120

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DES REMBOURSEMENTS DES FRAIS DE DPLACEMENT ET DE REPRSENTATION

serait ncessaire dtablir une ligne de conduite pour viter de crer des prcdents et
des prjudices parmi les diffrentes classes demploys des diverses directions, et ce,
surtout lorsque le requrant autorise lui-mme sa dpense.
La politique CE-2015-0356 prcise que les dpenses de repas incluent les frais de service
et les pourboires, mais elle ne mentionne aucunement si les frais relis aux
consommations alcoolises sont inclus dans la notion dun repas. Bien entendu, un niveau
de tolrance est observ jusqu une limite acceptable. Cette limite acceptable est laisse
au jugement de la personne qui autorise la facture. Deux cas prcis ont dmontr que
cette limite atteignait jusqu 50 % de la facture du repas.
Paralllement, les employs doivent sassurer de bien cumuler leur kilomtrage de faon
faire une scission lorsque le 5 000 km rclam en frais de dplacement est atteint et
procder alors au changement de taux prvu la politique. Au moins un cas sest gliss
en 2015. Cest la vigilance des commis des comptes payables qui a permis de dceler
cette situation. La demande de remboursement a t retenue et rachemine au
demandeur pour correction. Pour sassurer dun contrle, un rapport informatis est
maintenant produit trimestriellement par la Trsorerie afin de dtecter ce type de cas.

Je recommande la Direction des finances :

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

de sassurer dobtenir, pour toutes les transactions, des documents originaux


pour appuyer les dpenses effectues afin de rduire les risques dun double
remboursement et de renforcer les contrles inhrents;
de faire en sorte que toutes les factures de repas, rembourses directement un
fournisseur (ex. : restaurant), soient assujetties aux rgles de la politique CE-20150356 et quelles soient annotes avec les informations requises par la politique,
soit la raison du repas, le nombre de personnes et le nom des participants;
de dterminer le seuil de raisonnabilit tolr quant au remboursement de
consommations alcoolises prises lors de repas;

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Recommandation VOR-2016- :

de procder la mise en place dun processus de revue ou dautorisation des


remboursements de dpenses personnelles pour les cadres suprieurs et le maire
et toute personne qui sautorise elle-mme. Celui-ci pourrait se dfinir par un
comit de gouvernance, le comit daudit ou le comit excutif qui aurait la
discrtion dtablir des rgles dans le but de prvenir les abus;
dtablir, en collaboration avec la Direction des ressources humaines et la
Direction gnrale, des directives pour encadrer les dpenses relatives aux
clbrations, aux activits de reconnaissance, mortalit et autres payes par les
directions.

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DES REMBOURSEMENTS DES FRAIS DE DPLACEMENT ET DE REPRSENTATION

121

Commentaires de la direction :

La politique no CE-2015-0356 adopt le 12 mai 2015 balise le remboursement des frais relis aux
dplacements des employs municipaux. Forts des commentaires et constats de votre
vrification, nous dterminerons, ds prsent, de nouvelles rgles plus strictes de vrification et
de validation des pices justificatives accompagnant les rclamations. Les paiements seront
dsormais effectus que lorsque les rclamations respecteront en tout point les politiques de la
Ville. Nous allons faire un rappel aux employs de lobligation de respecter les clauses des
politiques et de complter adquatement le formulaire 304-5.
Concernant les factures de repas payes directement au fournisseur, nous allons galement
exiger que les employs compltent le formulaire 304-5. La politique sera modifie en ce sens.
En ce qui a trait au maire, nous vous rfrons larticle 25 de la Loi sur le traitement des lus.
Un mcanisme dautorisation pour les remboursements faits aux directeurs sera mis en place.
Il y aura aussi une rflexion relativement aux remboursements de consommation alcoolise,
savoir sil serait appropri den limiter la consommation par un %, comme vous le suggrez ou
dune autre faon.
Nous nous pencherons aussi sur la possibilit dtablir des critres pour les dpenses lors de
clbrations, reconnaissance, mortalit et autres.
Aprs vrification, il y a bel et bien eu quun seul cas en 2015 o le seuil de 5 000 km a t atteint
et pour lequel les remboursements suivants ont t faits en respectant la clause des taux de la
politique.
3.2 MODES DE REMBOURSEMENT

annuel

Dans la pratique, cette procdure nest pas applique puisquun formulaire distinct est
utilis pour une mme activit selon que les remboursements sont faits directement
lemploy par chque ou par petite caisse, ou encore pays par carte dachat. Il est
impossible, la seule lecture dun formulaire davoir une vue densemble des frais
encourus pour une activit quelconque par exemple, une activit de formation
schelonnant sur deux jours.

Rapport

Il est cependant utilis de faon inefficace quant au but recherch par cette politique, car
son premier paragraphe de larticle 6, il est stipul que Tous les frais relatifs une mme
activit doivent tre rclams sur un mme formulaire (kilomtrage, repas, hbergement).

2015

Le formulaire 304-5 est le document sur lequel lensemble des pices justificatives sont
regroupes pour effectuer une rclamation pour une ou des activits dont des dbourss
ncessitent un remboursement. Ce document est llment cl de la politique
CE-2015-0356 et en fait partie intgrante.

122

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DES REMBOURSEMENTS DES FRAIS DE DPLACEMENT ET DE REPRSENTATION

Un grand nombre de demandes de remboursement sont partiellement compltes ou ne


le sont que trs vaguement quant aux lieux et motifs des dplacements et elles ne sont
pas retournes aux demandeurs aux fins dobtenir la description requise par la politique.
Jai constat, dans certains cas, quun employ pouvait faire autoriser des formulaires
pour des dpenses par diffrentes personnes dun niveau hirarchique suprieur, sans
que ce soit ncessairement le directeur. Certaines dpenses pourraient tre autorises en
double ou certains suprieurs pourraient ne pas avoir le mme niveau de tolrance par
exemple, en ce qui a trait aux dpassements du cout des repas.
Utilisation de la carte dachat
Les dpenses dfrayes avec la carte dachat mise au nom de la ville font lobjet dun
relev mensuel pour chaque dtenteur. Chaque titulaire est restreint une limite
mensuelle dtermine. Un paiement prautoris est effectu la compagnie mettrice par
les comptes payables, mais, chaque mois, les dtenteurs dun compte individuel doivent
fournir la documentation et les pices justificatives au service des comptes payables qui
les vrifie en fonction des relevs consolids par dpartement.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Les relevs mensuels des cadres suprieurs sont autoriss par eux-mmes sans examen
supplmentaire ou rvision par un niveau hirarchique suprieur.
Le directeur de lapprovisionnement, dans son mandat dlgu par larticle 6 du
Rglement dlguant certains employs le pouvoir dautoriser des dpenses et de
passer des contrats en consquence au nom de la Ville 21, a, depuis le dbut de lanne
2015, relgu lexercice de ce pouvoir qui est maintenant sous le contrle du comptable
de la Direction des finances. Un procdurier, non dat, guide les actions entreprendre
pour lmission, les paramtres et lensemble des oprations en lien avec les cartes
dachat.
Les dpenses faites en lien avec les dplacements, les repas et les frais de sjour dfrays
avec la carte dachat ont t examines pour tous les relevs des mois de juin, juillet et
aout 2015.
De faon gnrale, pour lensemble des relevs de cartes dachat produits au cours de ce
trimestre, jai observ labsence de dtails sur les factures. Les informations concernant la
raison des repas, le nombre de personnes prsentes et les noms sont manquantes. Parmi
les relevs examins, trois dossiers ont attir particulirement mon attention.
Carte dachat - Employ (A) : les tests ont permis de constater quau mois de juin, il
manque une pice, aux mois de juillet et daout deux pices sont manquantes pour
21

2011, chapitre 210

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DES REMBOURSEMENTS DES FRAIS DE DPLACEMENT ET DE REPRSENTATION

123

chacun des mois. De plus, au mois de juillet 2015, une facture pour une consommation
alcoolise seulement a t paye alors quelle naurait pas d tre autorise selon les
informations qui mont t fournies.
Carte dachat - Employ (B) : lexamen a permis de dceler qu laide dune photocopie
dune facture de restaurant, la dpense avait t porte sur la carte dachat et rclame
une deuxime fois son compte de dpenses par le formulaire 304-5. Les employs des
comptes payables ont dcel cette duplication et le montant a t crdit lemploy.
Pour ces trois relevs, une seule facture de repas est manquante. De faon gnrale, la
plupart des sommes rclames pour des repas excde le maximum permis en allocation.
Jai constat que 6 des 7 factures de repas payes avec la carte dachat taient dun
montant suprieur au maximum permis par la politique. Ces dpassements sont toujours
autoriss par lemploy lui-mme. Une facture de 220 $ a t paye pour 7 personnes dont
90 $ plus pourboire pour des consommations alcoolises, ce qui quivaut un peu plus de
50 % de la facture. La politique CE-2015-0356 est muette ce sujet.
Carte dachat - Employ (C) : lanalyse des pices a permis de dceler un achat au
montant de 50 $ sur PayPal, mais aucun document na t joint pour expliquer la dpense.
Les factures de restaurant pour des repas manquent dinformations; elles concernent
plusieurs personnes, mais les noms ne sont pas indiqus.
Au service des comptes payables, aucune dmarche nest effectue pour exiger une pice
non fournie avec le relev puisquil est de la responsabilit du dtenteur de la carte
dachat de la joindre son relev.
Remboursement par petite caisse
Lorsquune facture, particulirement pour un repas, est infrieure 50 $, son
remboursement peut tre effectu laide de la petite caisse de la direction la condition
que le formulaire 304-5 y soit joint et, par le fait mme, les informations requises en vertu
de la politique doivent aussi y apparaitre. Cette faon de faire rend plus difficile le contrle
puisque pour un mme vnement, une facture de repas pourrait tre rembourse en
double. Un cas a par ailleurs t cibl et rgularis postrieurement.

Lors de lexamen de six dossiers, jai constat, cependant, quau moins une direction
applique rigoureusement les principes de la politique en annotant la facture des
informations requises malgr labsence du formulaire 304-5. Dautres, toutefois,

annuel
Rapport

Les paiements de certaines factures de repas sont faits directement aux fournisseurs.
Cette faon de procder chappe aux rgles de la politique CE-2015-0356 puisque le
formulaire 304-5 na pas tre produit et que les informations sur la facture ny sont pas
consignes.

2015

Paiement directement au fournisseur

124

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DES REMBOURSEMENTS DES FRAIS DE DPLACEMENT ET DE REPRSENTATION

consignent seulement une brve description comme rencontre ou rencontre de


travail et occasionnellement le nombre de personnes. Jai t en mesure de remarquer
que des paiements seffectuent avec seulement une photocopie de la facture signe ou
laide dun duplicata de la copie du commerant ou tout simplement avec un tat de
compte du fournisseur qui y indique seulement le numro de la facture. Loriginal pourrait
donc facilement tre rclam en utilisant un autre mode de paiement.
Pour un mme fournisseur, trois paiements de lots de factures ont t effectus alors
quils contenaient au moins une photocopie de facture. Le dossier de lanne entire
contenait 19 paiements, ce qui reprsente un peu plus de 15 % de paiements de lots faits
avec au moins un duplicata.

Recommandation VOR-2016- :
Je recommande la Direction des finances :

(6)

(7)

de prciser la politique afin de prvoir, lors de repas pris par plus dune
personne, que les rclamations de remboursement soient prsentes par la
personne ayant le niveau hirarchique le plus lev du groupe, pour sassurer de
lapprobation de la facture au niveau suprieur adquat;
de procder une rvision des processus dmission des chques pour
automatiser les remboursements et inclure le paiement sur la paie plutt que de
procder par lmission dun chque.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Un dossier comportait un lment additionnel de vrification. Le dpartement concern


produit un document Excel sur lequel les pices y sont inscrites et calcules pour
corroborer avec ltat de compte du fournisseur, ce qui est une bonne pratique.
Malheureusement, dans ce dossier, dans deux cas sur les trois examins, le document
Excel comportait des erreurs justifies par lajout de factures qui taient, en fait, des
duplicatas informatiss. Ce document, qui a servi produire la demande de paiement, a
eu pour effet daugmenter le paiement au fournisseur du montant des nouvelles factures
qui nen taient pas.

Commentaires de la direction :

Nous favorisons plutt que la facture soit paye par la personne qui est lorigine de la
convocation ou dont la nature de la rencontre est le plus en lien avec ses activits. Par exemple,
une facture de repas servi lors dune rencontre de discussion sur le schma damnagement
devrait tre acquitte par un cadre ou le directeur de lamnagement, mme si le directeur
gnral ou le DGA est prsent.
Nous nous pencherons sur la faisabilit dinclure les remboursements de dpenses sur la paie
des employs plutt que dmettre un chque.

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DES REMBOURSEMENTS DES FRAIS DE DPLACEMENT ET DE REPRSENTATION

125

3.3 TYPES DE DPENSES


Dplacements
Plusieurs employs utilisent leur vhicule personnel, et ce de manire quasi quotidienne
dans le cadre de leur emploi. Leurs dplacements se situent pratiquement toujours dans la
Ville de Trois-Rivires et le kilomtrage rclam peut slever jusqu 60 ou 70 kilomtres
par jour.
Jai observ que le kilomtrage effectu pour se rendre dun btiment vers un autre tait
parfois rclam deux trois fois par jour par une mme personne. Pourtant, la politique
stipule quil est du devoir de chaque employ de sassurer de maximiser son emploi du
temps en rationalisant ses dplacements, mais elle est muette au sujet de la distance la
plus conomique.
Lexamen des dossiers dmontrant les remboursements les plus levs au cours des
annes 2014 et 2015 indique, dans certains cas, des remboursements de distances
variant de 4 000 6 000 km par anne, principalement lintrieur des limites du territoire.
En 2016, la ville a procd une analyse pour dterminer sil tait plus avantageux de
fournir un vhicule aux employs viss, dutiliser la communauto ou de rembourser les
frais de kilomtrage. Les conclusions devraient tre mises en application au cours de
lanne et revues annuellement par la suite.
Dans certains cas, les dplacements faits par du personnel cadre lors dune journe de
cong sont rclams partir du lieu de rsidence et pour dautres, partir du lieu de
travail. La politique ndicte pas de rgle de conduite lors de journes de vacances, de
cong ou de fin de semaine.

annuel
Rapport

La signature dun suprieur (cadre) ou celle du directeur concern est requise en tout
temps sur le formulaire 304-5, celui-ci doit, avant de recommander le remboursement,
sassurer du respect des rgles de la prsente politique et de la conformit des distances
rclames sil y a lieu. Malgr cet nonc de la politique, il est souligner que les commis
des comptes payables, aprs vrification des informations consignes au formulaire
304-5, corrigent rgulirement, autant la hausse qu la baisse, les totaux des montants
rclams.

2015

Jai constat quune direction autorise le formulaire dun employ avec seulement un total
mensuel de kilomtrage, ce qui est insuffisant. Par contre, dans une autre direction, jai
observ une bonne pratique voulant que les distances du numro dun btiment de dpart
au numro de celui visit soient indiques et en plus, elles sont bonifies des heures
darrive et de dpart.

126

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DES REMBOURSEMENTS DES FRAIS DE DPLACEMENT ET DE REPRSENTATION

Frais de sjour
Lorsquune activit dune journe et plus ncessite un dplacement plus de
100 kilomtres, les frais de sjour sont rembourss lemploy sur prsentation de la
facture originale dtaille de ltablissement.
Lexamen des dossiers cibls a permis de constater que la pice tait toujours jointe la
rclamation. Celle-ci tait parfois faite par lemploy et rembourse suite la prsentation
du formulaire 304-5 et parfois paye par la carte dachat du dtenteur. Je nai pas retrouv
de rgle visant dterminer quel mode de paiement devait tre privilgi, mais lutilisation
du formulaire 304-5 visant regrouper les dpenses dune mme activit ntait pas utilis
de faon efficace puisque deux formulaires distincts sont utiliss; un pour le
remboursement lemploy des frais de dplacement et un second pour les frais de
sjour pays par la carte dachat.
Frais de repas

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Les frais de repas incluent le montant du repas, les taxes et le pourboire. Il a t permis
dobserver que lalcool est galement rembours lorsque faisant partie de la facture
jusqu une limite acceptable. Le seuil dacceptabilit jug raisonnable nest toutefois pas
dfini.
Une exception vient prciser quavec lautorisation du directeur concern, le montant
rembours peut tre suprieur au maximum permis. Gnralement, le montant se situe
sous cette barre. Toutefois, puisque dans plusieurs cas, la personne rclamante sautorise
elle-mme, lacceptation de factures excdant les maximums permis semble tre pratique
courante plutt quune pratique exceptionnelle.
Toutes les factures qui concernent un repas pour deux personnes ou plus devraient tre
dfrayes par la personne ayant le niveau hirarchique le plus lev dans le groupe. Cette
faon de faire permettrait un meilleur contrle et lautorisation des dpenses au niveau
hirarchique appropri.
Frais de scolarit en lien avec le perfectionnement professionnel
Le dveloppement professionnel de la main-duvre est essentiel au maintien et
lamlioration de la qualit des services rendus la population. La ville encourage
vivement ses employs sinscrire dans un cheminement de dveloppement et de
perfectionnement continu dans le but de constamment bonifier leurs comptences
personnelles et professionnelles. cet effet, la ville rembourse certains frais de scolarit
prvus la politique.
Jai constat quau moins deux cas de demandes de subvention pour perfectionnement
professionnel ont t traits comme sil sagissait dune formation exige par la ville, ce qui

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DES REMBOURSEMENTS DES FRAIS DE DPLACEMENT ET DE REPRSENTATION

127

eut pour effet de rembourser lemploy ses frais de dplacement et de repas alors quils
ne devaient pas ltre. Ce fut ainsi pour trois sessions.
Codification des heures de travail
Plusieurs cas de formation ayant un numro dautorisation dans le systme SOFE ne font
pas lobjet dune codification adquate sur la paie. En effet, ces journes sont plutt
codes au travail et de ce fait, il est impossible davoir une vue juste des couts
engendrs par lensemble des dpenses de formation du personnel.
Recommandation VOR-2016- :
Je recommande la Direction des finances :

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

de mettre en place les conclusions de lanalyse conomique des options de


dplacement privilgier pour sassurer doptimiser les couts de dplacement des
employs qui prsentent des frais de kilomtrage levs ou ayant plusieurs
dplacements dans la mme journe et de les revoir annuellement;
de modifier et automatiser le formulaire 304-5 afin de prvoir lajout en lettres
moules du nom du signataire qui autorise le formulaire et de le bonifier pour
inclure les points de dpart et darrive, les raisons des dplacements et permettre
de cumuler les informations de gestion appropries.
dtablir un nombre fixe de kilomtres pour les dplacements entre les diffrents
btiments de la ville;
de dterminer la rgle suivre pour le remboursement du kilomtrage en
dehors des heures de travail et lors des congs, savoir si, pour se rendre un
btiment quelconque de la ville, le point de dpart est le lieu de la rsidence ou le
lieu de travail;

2015

En 2016, la Direction des travaux publics a procd une analyse sur loptimisation de lutilisation
des vhicules base sur les donnes de 2015. Dans le rapport, on y mentionne entre autres, quil
est plus avantageux de rembourser des frais de kilomtrage que de fournir un vhicule tant quil
est en de de 10 000 km annuellement. Cest pourquoi lon constate une diminution de la flotte
de vhicules (excluant la Scurit publique) de 14,8% depuis 2008 ainsi quune rationalisation de
lutilisation entre les dpartements en fonction des besoins. Par exemple, en 2016, le nombre de
vhicules de la communauto la Direction des ressources humaines a t diminu puisque

annuel

Commentaires de la direction :

Rapport

de sassurer que les dplacements faits au cours dune journe tiennent compte
de lorganisation du travail et dun itinraire assurant lconomie dans la distance et
lefficience dans lhoraire.

128

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DES REMBOURSEMENTS DES FRAIS DE DPLACEMENT ET DE REPRSENTATION

lanalyse dmontrait que lutilisation ne justifiait plus dy avoir 3 vhicules. Annuellement, le


rapport dutilisation des vhicules sera analys et revu.
Nous nous pencherons sur la possibilit dtablir une grille de kilomtre de dplacement entre
diffrents btiments de la Ville.
La politique balise sur quelles bases les distances parcourues doivent tre calcules.
Le formulaire 304-5 sera modifi pour y prvoir le nom du signataire qui autorise en lettres
moules ainsi que lajout des points de dpart et darrive.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

la page 126 de votre rapport, vous faites tat dun cas de remboursement de frais de
dplacement pour du perfectionnement. Si vous faites rfrence 2 employs de la Direction des
technologies de linformation, laissez-nous vous expliquer la situation. lautomne 2014, une
formation sadressant exclusivement aux employs municipaux a t conue par la Ville de
Qubec de concert avec lUniversit Laval. Plusieurs employs des TI ont t invits y
participer. Deux employs ont accept dy participer. Ceux-ci suivaient dj une formation
universitaire. Comme cette formation pouvait sinscrire dans leur parcours universitaire, les cots
de formation ont t assums par la Ville, comme le prvoit la politique. Par contre, comme cette
formation a t recommande et juge utile par les cadres de la direction, les frais de
dplacement ont t rembourss.
Bref, nous retenons que gnralement nos politiques sont adquates. Cependant, nous referons
leur mise jour pour y considrer vos recommandations. Depuis un certain nombre dannes,
nous tentons de limiter le nombre demploys et dviter les doubles vrifications. Cest ce qui
nous a amens confier limputabilit et la responsabilit aux employs cadres. Comme exprim
dans notre commentaire la page 121, nous allons revoir les validations afin de sassurer du
respect des politiques. videmment, cela occasionnera lajout dheures de travail.

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

GESTION DES REMBOURSEMENTS DES FRAIS DE DPLACEMENT ET DE REPRSENTATION

129

ANNEXE 1
OBJECTIFS ET CRITRES DE VRIFICATION

Objectif de vrification
Sassurer que les remboursements de dpenses aux employs et aux lus sont encadrs
adquatement et quils sont conformes aux lois, aux rglements, aux politiques et
directives en vigueur ainsi quaux conventions collectives.
Critres de vrification
Lensemble des situations est couvert par les politiques, lois, rglements,
directives et conventions collectives.
Les remboursements sont effectus conformment ceux-ci.

Objectif de vrification
Vrifier si les dplacements sont raliss de faon efficiente.
Critres de vrification
Vrifier si le mode de dplacement utilis est optimal et conomique compte
tenu des possibilits offertes.

Objectif de vrification

annuel
Rapport

Critres de vrification
Les risques lis la nature des remboursements de dpenses sont encadrs
adquatement.
Les modes de paiement sont dtermins.

2015

Vrifier si lencadrement mis en place par la ville favorise les comportements thiques et
sil permet de prvenir les abus.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

131

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

VRIFICATIONS SPCIFIQUES EN MATIRE DATTRIBUTION DE CONTRATS

133

TABLE DES MATIRES


1.

CONTEXTE ....................................................................................................... 133

2.

MANDAT ET PORTE DE LA VRIFICATION ........................................................... 133

3.

RSULTATS DE LA VRIFICATION .......................................................................


3.1 RPARTITION DES APPELS DURGENCE 9-1-1 ............................................
3.2 QUIPEMENT SCNOGRAPHIQUE SYSTME DE SONORISATION ................
3.3 ACQUISITION DUN CAMION AUTOPOMPE ...................................................

1.

134
134
135
136

CONTEXTE

Lattribution de contrats et la gestion contractuelle comportent plusieurs tapes dont les


principales sont : lidentification des besoins, la dfinition de ceux-ci, la prparation et la
publication des appels doffres, publics ou sur invitation, la gestion du processus dappel
doffres, la slection du fournisseur, la gestion et le suivi du contrat.
Pour une municipalit, ladjudication des contrats est un processus critique dont la
complexit, les enjeux et les risques demandent ladoption des meilleures pratiques. Il est
donc essentiel pour tout organisme municipal de se doter dun encadrement rigoureux afin
de sassurer que les fonds publics soient parfaitement utiliss.
La ville est assujettie aux rgles en matire dattribution de contrats principalement prvues
aux articles 573 et suivants de la Loi sur les cits et villes (RLRQ, chapitre C-19) et divers
rglements22. Des politiques et rgles internes viennent complter les dispositions lgislatives
et rglementaires applicables, dont le Rglement sur la gestion des contrats de la Ville de
Trois-Rivires (2011, chapitre 1). De plus, la Loi sur la transparence et lthique en matire
de lobbyisme (RLRQ chapitre T-11.011) et la Loi sur lintgrit en matire de contrats
publics (L.Q. 2012, chapitre 25) sajoutent ce cadre juridique.

22

Principalement le Rglement sur ladjudication de contrats pour la fourniture de certains services professionnels et le
Rglement sur les contrats de construction des organismes municipaux
23
article 107.8 Loi sur les cits et villes
24
article 100 du Rglement 2011, chapitre 1

annuel

Dans sa responsabilit de vrification, le Vrificateur gnral de la ville est tenu de sassurer


de la conformit aux lois, rglements, politiques et directives, incluant la vrification de
loptimisation des ressources 23. En vertu du Rglement sur la gestion des contrats de la Ville
de Trois-Rivires, le Vrificateur gnral peut examiner le droulement de toute procdure
dappel doffres afin de sassurer de lefficacit des processus dattribution de contrats suivis
par la ville, de discerner les possibles malversations, de vrifier lefficacit des mesures
mises en place, de dtecter les lacunes et de recommander des modifications 24.

2015

MANDAT ET PORTE DE LA VRIFICATION

Rapport

2.

134

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

VRIFICATIONS SPCIFIQUES EN MATIRE DATTRIBUTION DE CONTRATS

Cest dans ce cadre que jai procd la vrification des dossiers dattribution de contrats
suivants :

1 dossier relatif un contrat de services visant la rpartition des appels durgence;


1 dossier relatif lacquisition dun vhicule dincendie;
1 dossier relatif lacquisition dun systme de sonorisation.

Mes travaux ont t raliss de juin septembre 2016.

3.

RSULTATS DE LA VRIFICATION

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Dans tous les cas examins, le dlai et le mode de publication des appels doffres ont t
respects. La Direction de lapprovisionnement a le souci de prvoir un dlai appropri
pour y rpondre. La Direction de lapprovisionnement est galement sensible aux
demandes des soumissionnaires potentiels comme en dmontre les divers addendas
publis pendant les processus.
Dans lensemble des cas analyss, je conclus que la Direction de lapprovisionnement
dmontre clairement une volont de respecter les dispositions lgislatives et
rglementaires applicables et elle sest galement conforme lensemble de ses
politiques et rgles internes. Je remarque toutefois que des amliorations peuvent tre
apportes notamment au niveau de la prcision des estims budgtaires. Par ailleurs, la
Direction de lapprovisionnement napplique pas de faon systmatique la possibilit de
ngocier la baisse les prix lorsquun seul soumissionnaire est conforme. galement, il
pourrait tre avantageux de mettre sur pied un comit externe et indpendant pour valider
des spcifications techniques lorsque applicable.
3.1

Rpartition des appels durgence 9-1-1

Aprs une tude de ses besoins et des couts associs aux services de rpartition des
appels 9-1-1, la ville a pris la dcision de procder par un appel de qualification visant
qualifier des entreprises pour ensuite les inviter soumissionner. La Ville de Trois-Rivires
est la seule grande ville au Qubec avoir imparti son service de rpartition primaire 9-1-1.
Suite au lancement public de lappel de qualification, seulement deux entreprises ont
soumis leur candidature. La ville a procd lvaluation de ces deux entreprises,
lesquelles ont obtenues la note de passage de 70 %. Il est noter que cet appel de
qualification a servi valuer la comptence, lexprience et lexpertise dentreprises
pouvant ultimement tre invites soumissionner sur le projet dimpartition.
Jai t en mesure de constater que le processus dappel de qualification mis en place a
t fait avec rigueur et qualit, incluant la documentation de lappel de qualification et
lvaluation des propositions. De plus, la composition et le fonctionnement du comit de

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

VRIFICATIONS SPCIFIQUES EN MATIRE DATTRIBUTION DE CONTRATS

135

slection respectent les dispositions lgislatives et rglementaires ainsi que les bonnes
pratiques en la matire.
Par la suite, seules les deux entreprises qualifies ont t invites soumissionner un prix
au moyen dun appel doffres sur invitation. Le processus visait attribuer le contrat au
soumissionnaire conforme ayant le plus bas prix. Contrairement ce qui a t indiqu
dans la documentation lors de lappel de qualification, cette deuxime tape na pas t
effectue par un appel doffres sur invitation avec systme de pondration valu par un
comit de slection.
Lors de ce deuxime appel doffres sur invitation pour demandes de prix, le
soumissionnaire ayant prsent le prix le plus bas tait inadmissible, ne dtenant pas
lautorisation de contracter de lAutorit des Marchs Financiers (AMF), autorisation
obligatoire pour le contrat vis.
Mme si le processus a eu pour effet de nobtenir quun seul soumissionnaire conforme, il
ne semble pas que cela ait contribu lobtention dun rsultat inadquat. En effet, la ville
a obtenu un prix offrant des conomies importantes suite la ngociation avec le seul
soumissionnaire conforme.
Lconomie totale ralise suite la rengociation du prix soumis est de 727 000 $ plus
les taxes chelonn sur une priode de 10 annes. Le prix final au contrat savre
toutefois plus lev que le prix soumis par le soumissionnaire non conforme dun montant
de 406 620 $.
3.2

quipement scnographique Systme de sonorisation

Jai constat que dans ce dossier la ville sest conforme lensemble des dispositions
applicables en matire dattribution de contrats et que rien nindique un manquement
quelconque aux bonnes pratiques en la matire. La ville a dlgu des comptences

annuel

Malgr la rigueur du processus mis en place, il appert que le rsultat obtenu na pas
permis de rpondre adquatement au besoin recherch en terme de qualit de
sonorisation.

Rapport

La ville a octroy, suite un processus dappel doffres, la conception et la grance de la


construction de son amphithtre au consortium Groupement Dessau/Pluritec. Cest ce
consortium qui avait la responsabilit de llaboration du devis technique reli au systme
de sonorisation. Cette partie du projet a t sous-traite par le consortium Groupement
Dessau/Pluritec la firme Trizart, spcialiste dans le domaine.

2015

Dans le cadre du projet de construction de lamphithtre de Trois-Rivires sur le SaintLaurent, le systme de sonorisation a fait lobjet dun appel doffres spcifique pour la
fourniture et linstallation du systme de sonorisation.

136

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

VRIFICATIONS SPCIFIQUES EN MATIRE DATTRIBUTION DE CONTRATS

quelle ne possde pas des experts dans le domaine afin dobtenir les ressources
performantes pour rpondre aux produits et services spcifiques.
La ville a encadr le processus des appels doffres en fournissant, au consortium
Groupement Dessau/Pluritec, la documentation gnrale incluant les clauses gnrales
administratives, les avis aux soumissionnaires et les formulaires de soumissions. Toutes
les clauses touchant de prs ou de loin au processus dappel doffres ont t rvises par
la ville, expliques au consultant et utilises par celui-ci.
Cependant, la ville na pas particip llaboration de la documentation technique de
lappel doffres, nayant pas les connaissances ni lexpertise requise pour raliser le design
dun systme de sonorisation sur mesure pour un amphithtre dune telle ampleur. Les
firmes mandates par la ville utilisent leur propre documentation. Jai remarqu que
certains documents produits par les firmes externes ne correspondent pas aux meilleures
pratiques en matire dlaboration de critres dadmissibilit et de conformit.
Il mest impossible de commenter plus longuement le processus dattribution et de gestion de
ce contrat, les parties concernes tant actuellement devant les tribunaux.
Acquisition dun camion autopompe

Dans le cadre des besoins courants du service des incendies, la ville a procd
lacquisition dun camion autopompe pour un montant total de 606 000 $. La ville a
lhabitude de procder une telle acquisition et a, dans lensemble de son processus,
suivi les spcifications habituelles.
Dans le but daugmenter la concurrence et de sassurer dune saine gestion des fonds
publics, la Direction de lapprovisionnement a permis le dpt de soumissions visant des
modles quivalents mais devant respecter les spcifications demandes. La ville a
galement permis aux concurrents de prsenter une soumission pour un camion usag, le
tout en sassurant dindexer le montant de la soumission dans un tel cas afin de respecter
la rgle du traitement quitable. De plus, afin de mieux rpondre la demande du march,
la ville a, par addenda, modifi le dlai de livraison initialement prvu de 90 240 jours.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

3.3

Les spcifications indiques au devis technique semblent adquates et bien


documentes. Lanalyse des besoins a t effectue par les bonnes personnes et avec
rigueur.
Cependant, je ne suis pas en mesure de valider si la totalit des spcifications exiges
pour cet appel doffres sont essentielles ou dpassent le rel besoin des utilisateurs.
mon avis, seule une expertise technique externe et indpendante aurait permis de ltablir.
Dans ce cas prcis, un des deux soumissionnaires sest plaint auprs de la ville davoir t
ls en ne pouvant pas prsenter une soumission avec un modle dune gamme

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

VRIFICATIONS SPCIFIQUES EN MATIRE DATTRIBUTION DE CONTRATS

137

infrieure, prtextant ainsi ne pas pouvoir soumettre un prix plus comptitif et ainsi obtenir
le prix le plus bas.
Je ne peux pas conclure que la ville a agi incorrectement en nacceptant pas un tel modle
dune gamme infrieure, sachant que toutes les spcifications exiges nauraient pas t
rencontres. La rigueur du processus dattribution de ce contrat ne peut tre mise en
doute, la ville ayant agi en conformit avec lensemble des dispositions applicables.
Toutefois, tant donn lcart de prix et le fait quil ny avait quun seul soumissionnaire
conforme, la ville pouvait tenter de ngocier un meilleur prix, ce quelle na pas fait.
Jai galement constat une diffrence importante entre le prix obtenu et lestim
budgtaire (de lordre de 109 000 $). Lvaluation des couts et des estims budgtaires
est une tape fondamentale afin dtre en mesure dvaluer adquatement la valeur
conomique des soumissions reues. Jai constat que dans le cas dacquisition de biens
cette valuation ne reflte pas toujours la ralit actuelle des prix du march puisquelle a
t tablie plusieurs mois auparavant. Cette faon de faire nuit la Direction de
lapprovisionnement qui se voit alors dans lobligation de fournir des explications et
dobtenir les autorisations ncessaires auprs du conseil municipal.

Recommandation 2016- :
Je recommande la Direction de lapprovisionnement :

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

dactualiser les estims budgtaires pour reflter les prix au moment du


lancement des processus dattribution de contrats, notamment en matire de
biens;

de voir ngocier le prix soumis dans tous les cas o un seul soumissionnaire
est conforme et quil existe un cart important avec lestimation.

annuel

dans le cas prcis du service de scurit incendie, mettre en place un comit


technique externe visant valider les spcifications techniques ncessaires aux
acquisitions de camions et quipements;

Rapport

de sassurer quun reprsentant de la ville soit impliqu activement dans tous les
processus dattribution de contrats lorsquune firme externe en est responsable;

2015

de sassurer davoir une meilleure harmonie entre sa documentation


contractuelle et celle utilise par ses mandataires afin de respecter les standards
de la ville;

138

VRIFICATION DOPTIMISATION DES RESSOURCES

VRIFICATIONS SPCIFIQUES EN MATIRE DATTRIBUTION DE CONTRATS

Commentaires de la direction :

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Nous sommes dj en chantier par rapport lensemble des recommandations suggres et celles-ci
cadrent avec notre vision de notre Direction. Pour ce qui est de la recommandation # 4, nous considrons
que chaque achat est unique et que lintervention dun expert indpendant nest pas une assurance que ce
qui sest pass ne puisse pas se reproduire. Cest une question de planification et de dfinition de besoins
tout en comparant loffre disponible sur les marchs.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

139

SUIVI DES RECOMMANDATIONS

141

INTRODUCTION
Politique
du suivi

7.1

Suivi

7.2

Indicateur

7.3

La politique de la Vrificatrice gnrale est damorcer le suivi des


recommandations au cours de lanne qui suit leur parution dans le rapport
annuel. Le cycle du suivi des recommandations dune anne donne
schelonne gnralement sur un horizon nexcdant pas trois ans, sauf
dans des circonstances trs particulires o certaines recommandations font
lobjet dun suivi pour une ou deux annes additionnelles.
Je massure que les recommandations formules la suite de mes
travaux de vrification ont t prises en compte et que les entits vrifies
ont remdi aux dficiences constates. Cet exercice complte la vrification
initiale et permet dinformer les membres du conseil municipal sur les actions
qui ont t entreprises pour rpondre aux recommandations et sur les
progrs accomplis cet gard.
Le pourcentage des recommandations de la Vrificatrice gnrale qui
ont fait lobjet de mesures correctives concrtes est un indicateur essentiel
pour sassurer que les directions appliquent promptement ses
recommandations.

RSULTATS
Globalement, les rsultats compils donnent un taux dapplication et de
progrs satisfaisants de 73 %.

annuel

2015

7.4

Rapport

Taux
dapplication

SUIVI DES RECOMMANDATIONS

valuer

Non
appliques

Primes

Progrs
insatisfaisants

Progrs
satisfaisants

Tableau rcapitulatif

Appliques
2015

7.5

Appliques
antrieurement

Illustration

Nombre

142

VRIFICATION FINANCIRE ET DE CONFORMIT

Recommandations RA 2002
Recommandations RA 2003
Recommandations RA 2004
Recommandations RA 2005
Recommandations RA 2006
Recommandations RA 2007
Recommandations RA 2008
Recommandations RA 2009
Recommandations RA 2010
Recommandations RA 2011
Recommandations RA 2012
Recommandations RA 2013
Recommandations RA 2014

5
11
10
7
8
1
8
9
3
9
5
4
80

4
10
9
7
7
1
7
7
2
4
3
61

1
1
1
1
1
2
2
9

1
2
1
2
6

1
1

1
1
1
3

28
11
7
16
8
6
33
25
12
4
9
4
22
185

26
11
7
14
7
3
9
2
2
81

1
1
1
3

3
9
1
1
14

1
1
9
1
12

1
1

1
5
1
7
1
15

23
12
2
22
59

21
27
15
27
53
143

16
11
12
19
58

3
5
28
36

12
1
2
19
34

1
1

4
1
1
6

1
1
1
4
7

1
1

Sous-total

Approvisionnement 2003
Gestion des licences informatiques 2004
Plan des mesures d'urgence 2004
Gestion de l'valuation 2005
Gestion de la dette 2006
Outils de gestion 2008
Approvisionnement 2012
PT I & projets 2013
Infrastructures des T I
Projet T rois-Rivires sur Saint-Laurent 2014
Gestion des transactions immobilires 2015
Dneigement 2015
Contrles gnraux informatiques 2015
ORGANISMES DU PRIMTRE COMPTABLE 107.7

/Fs 2010
/Fs 2011
/Fs 2012
/Fs 2013
/Fs 2014

Vrificatrice

Sous-total

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

VRIFICATION D'OPTIMISATION DES RESSOURCES

Sous-total
Total
Appliques (b) + (c)
Progrs satisfaisants (d)
Non appliques

408

200

39

57

19

25

60

(a)

(b)

(c)

(d)

(e)

(f)

(g)

(h)

49%

10%
5%

2%

6%

14%

14%

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

143

RAPPORT DES ACTIVITS DE LA VRIFICATRICE GNRALE

145

INTRODUCTION
Priode

Reddition de
comptes

Ce rapport couvre les activits du Bureau de la Vrificatrice gnrale


de septembre 2015 septembre 2016.
8.1

La reddition de comptes est une valeur de gestion que je privilgie


particulirement. Elle permet de rendre compte de mes activits et de la
faon dont jassume ma fonction de Vrificatrice gnrale par rapport aux
responsabilits qui me sont confres par la Loi.
8.2

RLE ET CHAMPS DE COMPTENCE


Organismes
vrifis

8.3

Autres
organismes

8.4

La vrificatrice gnrale doit effectuer la vrification des comptes et


affaires de la ville et de toute personne morale qui fait partie du primtre
comptable de la municipalit ou dont elle ou un mandataire de celle-ci
nomme plus de 50 % des membres du conseil dadministration ou dtient
plus de 50 % des parts ou actions votantes en circulation. Cette vrification
comporte, dans la mesure juge approprie par la Vrificatrice gnrale, la
vrification financire, la vrification de conformit et la vrification
doptimisation des ressources.
La vrificatrice gnrale peut procder galement la vrification des
comptes ou des documents de toute personne qui a bnfici dune aide
accorde par la ville ou une de ses personnes morales, relativement son
utilisation. Elle peut enfin procder la vrification du rgime ou de la caisse
de retraite dun comit de retraite de la ville ou dune de ses personnes
morales lorsque ce comit lui en fait la demande avec laccord du conseil.

OBJECTIFS GNRAUX

rencontrer adquatement les obligations lgales et professionnelles de la fonction;

utiliser les ressources mises ma disposition de faon conomique, efficace et efficiente;

inciter la ville adopter les principes dune saine gouvernance dans la gestion des fonds
publics;

inciter la ville produire, pour la prise de dcisions, une information complte et


pertinente;

tre laffut de toutes occasions conduisant une utilisation plus efficace et efficiente
des fonds publics.

annuel

2015

Afin de macquitter de mes responsabilits, je me suis donne les


8.5
objectifs gnraux suivants, que je poursuivrai tout au long de mon terme :

Rapport

Objectifs

146

RAPPORT DES ACTIVITS DE LA VRIFICATRICE GNRALE

PARTAGE DES CONNAISSANCES OU DEXPERTISES


Processus

Lapprentissage continu est pour moi une valeur importante et le


partage des connaissances sinscrit dans ce processus. Ainsi, je favoriserai :
8.6

la coordination de mes travaux de vrification avec ceux des vrificateurs externes de la


ville;

lchange avec les vrificateurs gnraux des autres villes pour bnficier de lexpertise
de chacun et partager les expriences de travail;

tre membre active au sein de lAssociation des vrificateurs gnraux municipaux du


Qubec.

DESCRIPTION ET EXCUTION DES TRAVAUX


8.7

Organismes
audits

8.8

Rencontres
avec les CA

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Rapports daudit

Les travaux de vrification financire ont men lmission de rapports


de lauditeur et ont t raliss en conformit avec les normes canadiennes
daudit.

Corporation des vnements de Trois-Rivires inc.;

Corporation de dveloppement culturel de Trois-Rivires;

Corporation pour le dveloppement de lIle Saint-Quentin;

Fondation Trois-Rivires pour un dveloppement durable;

Innovation et dveloppement conomique de Trois-Rivires;

Socit de transport de Trois-Rivires;

Ville de Trois-Rivires.

La Vrificatrice gnrale a rencontr tous les conseils dadministration


afin de dposer son rapport sur les tats financiers. Un mmoire de
recommandations a t remis la direction de ces organismes; il en est fait
mention au chapitre 3 Vrification financire Organismes municipaux .
8.9

8.10
VOR

Voici les organismes qui ont t audits par la Vrificatrice gnrale :

Jai galement excut deux mandats spciaux inclus au chapitre 3.

Jai effectu trois (3) vrifications doptimisation des ressources,


lesquelles sont reproduites au chapitre 6 de mon rapport annuel.
8.11

RAPPORT DES ACTIVITS DE LA VRIFICATRICE GNRALE

lments de
vrification

147

Les travaux de vrification de la conformit des oprations de la ville et


de ses organismes ont port notamment sur les lments suivants :
8.12

taux global de taxation;

suivi des procs-verbaux des diffrentes instances;

conformit aux statuts et rglements des organismes municipaux;

conformit la loi;

frais de recherche et de soutien des lus;

traitement des lus.

RESSOURCES HUMAINES
Collaboratrice

Madame Louise Tellier, titre de secrtaire de direction, me seconde


troitement dans les devoirs de ma charge. Sa comptence et ses
connaissances approfondies des diffrents dossiers que j'ai traiter en font
une ressource indispensable au bon fonctionnement de mon service.
8.13

8.14 Aprs avoir suivi une formation sur la vrification de l'optimisation des
ressources, elle s'est implique davantage dans cette partie de mes travaux
de vrification.

cette ressource, sajoutent les firmes et personnes suivantes qui ont


conseill et assist la vrificatrice gnrale dans ses diffrents travaux :
8.15

Conseiller
Mme Anne-Hlose Bdard, M.Sc. CIA, CGAP, CRMA, PMP, directrice principale Deloitte

Mme Cline Gaulin, CPA, CA, Spcialiste en vrification d'optimisation des ressources

M. Pierre Gignac, LL.B, MBA, directeur principal, Gouvernance, risque et conformit


Deloitte S.E.N.C.R.L./s.r.l.

Me Stphane Lpine, LL.B, MBA, associ Therrien Couture avocats SENCRL

M. Arthur Roberge, Consultant et conseiller en gestion et vrification intgre

Mandataire

Deloitte S.E.N.C.R.L./s.r.l.

Mallette SENCRL

2015

S.E.N.C.R.L./s.r.l.

annuel

Rapport

Autres
ressources

148

RAPPORT DES ACTIVITS DE LA VRIFICATRICE GNRALE

PLANIFICATION STRATGIQUE 2014-2016


Voici les grandes lignes qui composent ma planification stratgique :

8.16

Assister les lus dans leur fonction de contrle


Accroitre la transparence de ladministration municipale envers le conseil et la population en
favorisant la reddition de comptes. Rpondre aux attentes du conseil municipal par des
missions valeur ajoute axes sur les enjeux actuels.
Contribuer la saine gestion de ladministration municipale
Promouvoir une saine administration des fonds publics et la responsabilisation de leur
utilisation. Raliser des travaux de vrification doptimisation des ressources avec des
solutions novatrices, conomiques et efficaces. Raliser un travail de qualit et fournir des
rapports de qualit rpondant aux exigences. Contribuer, de faon constructive et significative
lamlioration de la qualit de la gestion de la ville.
Amliorer nos pratiques de faon continue

Mandat

Le mandat, les obligations et les pouvoirs de la Vrificatrice gnrale sont dfinis aux articles
107.1 107.17 de la Loi sur les cits et villes et reproduits lannexe A . Ses travaux
comprennent la vrification financire, la vrification de la conformit des oprations aux lois,
rglements, politiques et directives et la vrification de loptimisation des ressources.

Mission

lintrieur des ressources financires alloues, fournir aux citoyens et aux lus, de faon
objective et indpendante, une opinion sur la gestion des affaires municipales en vue den
accroitre la qualit.

Vision

Faire de la fonction de Vrificatrice gnrale une composante valeur ajoute incontournable


dans lamlioration continue de la performance administrative de la Ville de Trois-Rivires.

Valeurs

Ville

de

Trois-Rivires

Contribuer crer une valeur ajoute. Bien identifier et valuer les risques importants.
laborer des solutions conomiques et efficientes. Favoriser le dveloppement des
connaissances et des comptences par la formation continue et en lien avec les partenaires.

gnrale
Vrificatrice

Client
Partenaires

Lindpendance, lobjectivit et le respect : les assises.


La transparence, la rigueur, le courage managrial et lapprentissage continu : les
engagements.
Lintgrit et la persvrance : les forces.

Le conseil municipal de la Ville de Trois-Rivires.

Les vrificateurs gnraux municipaux du Qubec.


Les organismes de normalisation en vrification, en comptabilit et en gestion.
Les cabinets de comptables professionnels agrs et consultants.

RAPPORT DES ACTIVITS DE LA VRIFICATRICE GNRALE

149

PLANIFICATION STRATGIQUE 2014-2016

Assister les lus dans leur fonction de contrle.


Orientation
Axe dintervention

1.1

Vrification financire - Pour une prise de dcision claire

Objectifs

Rencontrer les obligations lgales


et professionnelles de la fonction
en rassurant les lus quant la
fidlit des tats financiers et du
respect des normes comptables
canadiennes

Indicateurs

Cibles annuelles

Vrification financire de la
ville - Rapport

1 rapport daudit

Vrification financire des


organismes municipaux Rapports

100 % Rapports daudit

Suivi /Fs organismes


subventionns

100 % annuellement

Axe dintervention

1.2

Vrification de conformit rglementaire

Objectifs

Rassurer les lus quant au respect


des lois et rglements

Cibles

Taux global de taxation

1 rapport par anne

Suivi des procs-verbaux Conseil municipal / Comit


excutif

100 % annuellement

Traitement des lus

1 rapport par anne

Frais recherche et
secrtariat

1 rapport par anne

Contribuer la saine gestion de ladministration publique.


Orientation

Des travaux valeur ajoute

Objectifs

Indicateurs

Cibles

Inciter la ville adopter les


principes dune saine gouvernance
pour la gestion des fonds publics

Raliser des travaux de


vrification doptimisation
des ressources ayant des
enjeux importants pour
ladministration municipale

2 rapports par anne

annuel

2.1

2015

Axe dintervention

Rapport

Indicateurs

150

RAPPORT DES ACTIVITS DE LA VRIFICATRICE GNRALE

Axe dintervention

2.2

Linfluence des travaux de la Vrificatrice gnrale

Objectifs

Favoriser lapplication des


recommandations formules aux
entits par la VG

Indicateurs

Cibles

% des recommandations
donnant lieu des progrs
satisfaisants

Suivi annuel

% des plans daction


reus des entits suite
la vrification

100 % annuellement

Ressources humaines
Orientation
Axe dintervention

Indicateurs

Cibles

Soutenir le dveloppement des


comptences professionnelles

Moyenne du nombre de
jours de formation par
personne

VG = 8 jours
Secrtaire = 4 jours

Renforcer la mobilisation du
personnel par lenrichissement de
tches

Heures dassistance de la
secrtaire dans les travaux
de VOR

Croissance annuelle de :
- 15 % - 2015
- 20 % - 2016 & 2017

4.1

Objectifs

Indicateurs

Cibles

Appliquer le Manuel dassurance


qualit (MAQ) personnalis pour la
fonction de VG

Rvision triennale externe


dossier

1 rvision triennale

Actualisation de la planification
stratgique

Rvision annuelle

100 %

Actualisation de la politique
dapprovisionnement du BVG

Rvision triennale

1 rvision triennale

Vrificatrice

gnrale

Trois-Rivires

Objectifs

de

Loptimisation des comptences

Ville

3.1

Lamlioration continue
Orientation
Axe dintervention

Des travaux de qualit

RAPPORT DES ACTIVITS DE LA VRIFICATRICE GNRALE

151

TABLEAU DE BORD DU BVG


Prsentation

Voici le tableau de bord du Bureau de la Vrificatrice gnrale cr en


fonction des six axes dintervention dfinis par quatre grandes orientations. Les
objectifs et les cibles y sont illustrs ainsi que les rsultats pour les annes vises.
8.17

8.18

Objectif

Cible
2015

Rsultat
2010 2011 2012 2013 2014 2015
2015

Vrification financire
Ville

1 rapport

Organismes 107.7

6 rapports

Organismes 107.9

15 examens

15

Taux global de taxation

1 rapport

Traitement des lus

1 rapport

Dpenses de recherche et de soutien

1 rapport

100 %

100 %

2 rapports

Jours de formation vrificatrice gnrale

8 jours

10

Jours de formation secrtaire

4 jours

Heures d'assistance dans les travaux de VOR

> 20 %

> 20 %

Appliquer Manuel assurance qualit

Rvision
externe

100 %

Actualisation annuelle Planification stratgique

100 %

100 %

Actualisation de la Politique d'approvisionnement

100 %

100 %

Faire le suivi des recommandations

Vrification de conformit

Procs-verbaux

Vrification d'optimisation des ressources


Nombre de rapports
Faire le suivi des recommandations

Ressources humaines

Septembre 2015
Septembre 2016

---

annuel

---

Rapport

Lgende

Rpartition des
heures de
travail

---

2015

Amlioration continue

152

RAPPORT DES ACTIVITS DE LA VRIFICATRICE GNRALE

VRIFICATION DES COMPTES DU BVG


8.19

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Rapport des
auditeurs
indpendants

annuel

2015

153

Rapport

RAPPORT DES ACTIVITS DE LA VRIFICATRICE GNRALE

154

RAPPORT DES ACTIVITS DE LA VRIFICATRICE GNRALE

BUREAU DE LA VRIFICATRICE GNRALE


TAT DES CRDITS ET DES DPENSES
POUR LEXERCICE TERMIN LE 31 DCEMBRE 2015
Crdits
2015

8.20
Crdits
budgtaires

Rmunration
Contribution de l'employeur
Transport et communication
Services professionnels et administratifs
Location, entretien et rparation
Biens et non durables
Rpartition de dpenses : assurance et formation

Dclaration 8.21

Dpenses
2015

Dpenses
2014

228 238
59 444
6 300
84 850
21 000
9 450
2 648

237 501
49 065
5 850
81 004
21 807
7 230
3 346

215 922
56 567
7 102
76 720
20 809
7 695
2 266

411 930

405 803

387 081

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Je dclare que les informations contenues dans ce rapport


correspondent la situation telle qu'elle se prsentait le 5 mai 2016.

La Vrificatrice gnrale,

Andre Cossette, CPA auditrice, CA


AC/lt

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

155

ANNEXE A - LOI SUR LES CITS ET VILLES

157

IV.1. Vrificateur gnral


107.1. Le conseil de toute municipalit de 100 000 habitants et plus doit avoir un fonctionnaire
appel vrificateur gnral.
107.2. Le vrificateur gnral est, par rsolution adopte aux deux tiers des voix des membres
du conseil, nomm pour un mandat de 7 ans. Ce mandat ne peut tre renouvel.
107.3. Ne peut agir comme vrificateur gnral :
1 un membre du conseil de la municipalit et, le cas chant, d'un conseil d'arrondissement;
2 l'associ d'un membre vis au paragraphe 1;
3 une personne qui a, par elle-mme ou son associ, un intrt direct ou indirect dans un
contrat avec la municipalit ou une personne morale vise au paragraphe 2 de l'article 107.7.
Le vrificateur gnral doit divulguer, dans tout rapport qu'il produit, une situation susceptible
de mettre en conflit son intrt personnel et les devoirs de sa fonction.
107.4. En cas d'empchement du vrificateur gnral ou de vacance de son poste, le conseil
doit :
1 soit, au plus tard la sance qui suit cet empchement ou cette vacance, dsigner, pour
une priode d'au plus 180 jours, une personne habile le remplacer;
2 soit, au plus tard la sance qui suit cet empchement ou cette vacance, ou au plus tard
celle qui suit l'expiration de la priode fixe en vertu du paragraphe 1, nommer un nouveau
vrificateur gnral conformment l'article 107.2.

107.6. Le vrificateur gnral est responsable de l'application des politiques et normes de la


municipalit relatives la gestion des ressources humaines, matrielles et financires
affectes la vrification.

annuel

Dans le cas o le budget de la municipalit prvoit des crdits pour des dpenses de
fonctionnement relies l'exploitation d'un rseau de production, de transmission ou de
distribution d'nergie lectrique, 50 % seulement de ceux-ci doivent tre pris en considration
dans l'tablissement du total de crdits vis au deuxime alina.

Rapport

Sous rserve du troisime alina, ce crdit doit tre gal ou suprieur au produit que l'on
obtient en multipliant le total des autres crdits prvus au budget pour les dpenses de
fonctionnement par :
1 0,17 % dans le cas o le total de ces crdits est de moins de 100 000 000 $;
2 0,16 % dans le cas o le total de ces crdits est d'au moins 100 000 000 $ et de moins de
200 000 000 $;
3 0,15 % dans le cas o le total de ces crdits est d'au moins 200 000 000 $ et de moins de
400 000 000 $;
4 0,14 % dans le cas o le total de ces crdits est d'au moins 400 000 000 $ et de moins de
600 000 000 $;
5 0,13 % dans le cas o le total de ces crdits est d'au moins 600 000 000 $ et de moins de
800 000 000 $;
6 0,12 % dans le cas o le total de ces crdits est d'au moins 800 000 000 $ et de moins de
1 000 000 000 $;
7 0,11 % dans le cas o le total de ces crdits est d'au moins 1 000 000 000 $.

2015

107.5. Le budget de la municipalit doit comprendre un crdit pour le versement au


vrificateur gnral d'une somme destine au paiement des dpenses relatives l'exercice de
ses fonctions.

158

ANNEXE A - LOI SUR LES CITS ET VILLES

107.7. Le vrificateur gnral doit effectuer la vrification des comptes et affaires :


1 de la municipalit;
2 de toute personne morale qui satisfait lune ou lautre des conditions suivantes :
a) elle fait partie du primtre comptable dfini dans les tats financiers de la municipalit;
b) la municipalit ou un mandataire de celle-ci nomme plus de 50 % des membres de son
conseil d'administration;
c) la municipalit ou un mandataire de celle-ci dtient plus de 50 % de ses parts ou actions
votantes en circulation.
107.8. La vrification des affaires et comptes de la municipalit et de toute personne morale
vise au paragraphe 2 de l'article 107.7 comporte, dans la mesure juge approprie par le
vrificateur gnral, la vrification financire, la vrification de la conformit de leurs oprations
aux lois, rglements, politiques et directives et la vrification de l'optimisation des ressources.
Cette vrification ne doit pas mettre en cause le bienfond des politiques et objectifs de la
municipalit ou des personnes morales vises au paragraphe 2 de l'article 107.7.
Dans l'accomplissement de ses fonctions, le vrificateur gnral a le droit :
1 de prendre connaissance de tout document concernant les affaires et les comptes relatifs
aux objets de sa vrification;
2 d'exiger, de tout employ de la municipalit ou de toute personne morale vise au
paragraphe 2 de l'article 107.7, tous les renseignements, rapports et explications qu'il juge
ncessaires.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

107.9. Toute personne morale qui reoit une subvention annuelle de la municipalit d'au
moins 100 000 $ est tenue de faire vrifier ses tats financiers.
Le vrificateur d'une personne morale qui n'est pas vise au paragraphe 2 de l'article 107.7
mais qui reoit une subvention annuelle de la municipalit d'au moins 100 000 $ doit
transmettre au vrificateur gnral une copie :
1 des tats financiers annuels de cette personne morale;
2 de son rapport sur ces tats;
3 de tout autre rapport rsumant ses constatations et recommandations au conseil
d'administration ou aux dirigeants de cette personne morale.
Ce vrificateur doit galement, la demande du vrificateur gnral :
1 mettre la disposition de ce dernier, tout document se rapportant ses travaux de
vrification ainsi que leurs rsultats;
2 fournir tous les renseignements et toutes les explications que le vrificateur gnral juge
ncessaires sur ses travaux de vrification et leurs rsultats.
Si le vrificateur gnral estime que les renseignements, explications, documents obtenus d'un
vrificateur en vertu du deuxime alina sont insuffisants, il peut effectuer toute vrification
additionnelle qu'il juge ncessaire.
107.10. Le vrificateur gnral peut procder la vrification des comptes ou des documents
de toute personne qui a bnfici d'une aide accorde par la municipalit ou une personne
morale vise au paragraphe 2 de l'article 107.7, relativement son utilisation.
La municipalit et la personne qui a bnfici de l'aide sont tenues de fournir ou de mettre la
disposition du vrificateur gnral les comptes ou les documents que ce dernier juge utiles
l'accomplissement de ses fonctions.

ANNEXE A - LOI SUR LES CITS ET VILLES

159

Le vrificateur gnral a le droit d'exiger de tout fonctionnaire ou employ de la municipalit ou


d'une personne qui a bnfici de l'aide les renseignements, rapports et explications qu'il juge
ncessaires l'accomplissement de ses fonctions.
107.11. Le vrificateur gnral peut procder la vrification du rgime ou de la caisse de
retraite d'un comit de retraite de la municipalit ou d'une personne morale vise au
paragraphe 2 de l'article 107.7 lorsque ce comit lui en fait la demande avec l'accord du
conseil.
107.12. Le vrificateur gnral doit, chaque fois que le conseil lui en fait la demande, faire
enqute et rapport sur toute matire relevant de sa comptence. Toutefois, une telle enqute
ne peut avoir prsance sur ses obligations principales.
107.13. Au plus tard le 31 aout de chaque anne, le vrificateur gnral doit transmettre au
maire, pour dpt au conseil la premire sance ordinaire qui suit sa rception, un rapport
constatant les rsultats de sa vrification pour l'exercice financier se terminant le 31 dcembre
prcdent et y indiquer tout fait ou irrgularit qu'il estime opportun de souligner concernant,
notamment :
1 le contrle des revenus, y compris leur cotisation et leur perception;
2 le contrle des dpenses, leur autorisation et leur conformit aux affectations de fonds;
3 le contrle des lments d'actif et de passif et les autorisations qui s'y rapportent;
4 la comptabilisation des oprations et leurs comptes rendus;
5 le contrle et la protection des biens administrs ou dtenus;
6 l'acquisition et l'utilisation des ressources sans gard suffisant l'conomie ou l'efficience;
7 la mise en uvre de procds satisfaisants destins valuer l'efficacit et rendre
compte dans les cas o il est raisonnable de le faire.
Le vrificateur gnral peut galement, en tout temps, transmettre au maire ou au prsident du
conseil dadministration dune personne morale vise au paragraphe 2o de larticle 107.7 un
rapport faisant tat des constatations ou recommandations qui, son avis, mritent d'tre
portes l'attention du conseil ou du conseil dadministration, selon le cas, avant la
transmission de son rapport annuel. Le maire ou le prsident du conseil dadministration doit
dposer le rapport son conseil la premire sance ordinaire qui suit sa rception.
Lorsque le vrificateur gnral transmet un rapport au prsident du conseil dadministration
dune personne morale vise au paragraphe 2o de larticle 107.7, il doit galement en
transmettre une copie au maire de la municipalit pour dpt au conseil la premire sance
ordinaire qui suit sa rception.

Dans ce rapport, il dclare notamment si les tats financiers reprsentent fidlement leur
situation financire et le rsultat de leurs oprations la fin de leur exercice financier.

annuel

107.15. Le vrificateur gnral fait rapport au conseil d'administration des personnes morales
vises au paragraphe 2 de l'article 107.7 de sa vrification des tats financiers avant
l'expiration du dlai dont ils disposent pour produire leurs tats financiers.

Rapport

Dans ce rapport, qui doit tre remis au trsorier, le vrificateur gnral dclare notamment si :
1 les tats financiers reprsentent fidlement la situation financire de la municipalit au
31 dcembre et le rsultat de ses oprations pour l'exercice se terminant cette date;
2 le taux global de taxation rel a t tabli conformment la section III du chapitre XVIII.1
de la Loi sur la fiscalit municipale (chapitre F-2.1).

2015

107.14. Le vrificateur gnral fait rapport au conseil de sa vrification des tats financiers de
la municipalit et de l'tat tablissant le taux global de taxation.

160

ANNEXE A - LOI SUR LES CITS ET VILLES

107.16. Malgr toute loi gnrale ou spciale, le vrificateur gnral, les employs qu'il dirige
et les experts dont il retient les services ne peuvent tre contraints de faire une dposition
ayant trait un renseignement obtenu dans l'exercice de leurs fonctions ou de produire un
document contenant un tel renseignement.
Le vrificateur gnral et les employs qu'il dirige ne peuvent tre poursuivis en justice en
raison d'une omission ou d'un acte accompli de bonne foi dans l'exercice de leurs fonctions.
Aucune action civile ne peut tre intente en raison de la publication d'un rapport du
vrificateur gnral tabli en vertu de la prsente loi ou de la publication, faite de bonne foi,
d'un extrait ou d'un rsum d'un tel rapport.
Sauf une question de comptence, aucun pourvoi en contrle judiciaire prvu au Code de
procdure civile (chapitre C-25.01) ne peut tre exerc ni aucune injonction accorde contre le
vrificateur gnral, les employs qu'il dirige ou les experts dont il retient les services lorsqu'ils
agissent en leur qualit officielle.
Un juge de la Cour d'appel peut, sur demande, annuler sommairement toute procdure
entreprise ou dcision rendue l'encontre des dispositions du premier alina.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

107.17. Le conseil peut crer un comit de vrification et en dterminer la composition et les


pouvoirs.
Malgr le premier alina, dans le cas de lagglomration de Montral, le conseil est tenu de
crer un tel comit qui doit tre compos dau plus 10 membres nomms sur proposition du
maire de la municipalit centrale. Parmi les membres du comit, deux doivent tre des
membres du conseil qui reprsentent les municipalits reconstitues. Ces deux membres
participent aux dlibrations et au vote du comit sur toute question lie une comptence
dagglomration.
Outre les autres pouvoirs qui peuvent lui tre confis, le comit cr dans le cas de
lagglomration de Montral formule au conseil dagglomration des avis sur les demandes,
constatations et recommandations du vrificateur gnral concernant lagglomration. Il
informe galement le vrificateur gnral des intrts et proccupations du conseil
dagglomration sur sa vrification des comptes et affaires de la municipalit centrale.
linvitation du comit, le vrificateur gnral ou la personne quil dsigne peut assister une
sance et participer aux dlibrations.
V. Vrificateur externe
108. Le conseil doit nommer un vrificateur externe pour au plus trois exercices financiers,
sauf dans le cas dune municipalit de 100 000 habitants ou plus o le vrificateur externe doit
tre nomm pour trois exercices financiers. la fin de son mandat, le vrificateur externe
demeure en fonction jusqu ce quil soit remplac ou nomm nouveau.
Le greffier doit, si le vrificateur externe nomm pour un exercice n'est pas celui qui a t en
fonction pour l'exercice prcdent, indiquer au ministre des Affaires municipales et de
lOccupation du territoire le nom du nouveau vrificateur externe le plus tt possible aprs la
nomination de ce dernier.
108.1. Si la charge du vrificateur externe devient vacante avant l'expiration de son mandat, le
conseil doit combler cette vacance le plus tt possible.
108.2. Sous rserve de l'article 108.2.1, le vrificateur externe doit vrifier, pour l'exercice pour
lequel il a t nomm, les tats financiers, l'tat tablissant le taux global de taxation et tout
autre document que dtermine le ministre des Affaires municipales et de lOccupation du
territoire par rglement publi la Gazette officielle du Qubec.

ANNEXE A - LOI SUR LES CITS ET VILLES

161

Il fait rapport de sa vrification au conseil. Dans son rapport, il dclare, entre autres, si :
1 les tats financiers reprsentent fidlement la situation financire de la municipalit au
31 dcembre et le rsultat de ses oprations pour l'exercice termin cette date;
2 le taux global de taxation rel a t tabli conformment la section III du chapitre XVIII.1
de la Loi sur la fiscalit municipale (chapitre F-2.1).
108.2.1. Dans le cas d'une municipalit de 100 000 habitants et plus, le vrificateur externe
doit vrifier pour chaque exercice pour lequel il a t nomm :
1 les comptes relatifs au vrificateur gnral;
2 les tats financiers de la municipalit et tout document que dtermine le ministre des
Affaires municipales et de lOccupation du territoire par rglement publi la Gazette officielle
du Qubec.
Il fait rapport de sa vrification au conseil. Dans le rapport traitant des tats financiers, il
dclare entre autres si ces derniers reprsentent fidlement la situation financire de la
municipalit au 31 dcembre et le rsultat de ses oprations pour l'exercice termin cette
date.
108.3. Le vrificateur externe doit transmettre au trsorier le rapport prvu l'article 108.2 ou,
selon le cas, celui prvu au paragraphe 2 du premier alina de l'article 108.2.1.
Le rapport prvu au paragraphe 1 du premier alina de l'article 108.2.1 doit tre transmis au
conseil la date qu'il dtermine.
108.4. Le conseil peut exiger toute autre vrification qu'il juge ncessaire et exiger un rapport.
108.4.1. Le vrificateur externe a accs aux livres, comptes, titres, documents et pices
justificatives et il a le droit d'exiger des employs de la municipalit les renseignements et les
explications ncessaires l'excution de son mandat.
108.4.2. Le vrificateur gnral doit mettre la disposition du vrificateur externe tous les
livres, tats et autres documents qu'il a prpars ou utiliss au cours de la vrification prvue
l'article 107.7 et que le vrificateur externe juge ncessaires lexcution de son mandat.

113. Le directeur gnral est le fonctionnaire principal de la municipalit.


Il a autorit sur tous les autres fonctionnaires et employs de la municipalit, sauf sur le
vrificateur gnral qui relve directement du conseil.

annuel

VII. Directeur gnral

Rapport

108.6. Le vrificateur externe peut tre un individu ou une socit. Il peut charger ses
employs de son travail, mais sa responsabilit est alors la mme que s'il avait entirement
excut le travail.

2015

108.5. Ne peuvent agir comme vrificateur externe de la municipalit :


1 un membre du conseil de la municipalit et, le cas chant, d'un conseil d'arrondissement;
2 un fonctionnaire ou un employ de celle-ci;
3 l'associ d'une personne mentionne au paragraphe 1 ou 2;
4 une personne qui, durant l'exercice sur lequel porte la vrification, a directement ou
indirectement, par elle-mme ou son associ, quelque part, intrt ou commission dans un
contrat avec la municipalit ou relativement un tel contrat, ou qui tire quelque avantage de ce
contrat, sauf si son rapport avec ce contrat dcoule de l'exercice de sa profession.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

163

ANNEXE B - COMIT DE VRIFICATION

165

RSOLUTION C-2003-721
Constitution du Comit de vrification
CONSIDRANT larticle 107.17 de la Loi sur les cits et villes (L.R.Q., c. C-19);
IL EST PROPOS PAR : M. Fernand Lajoie
APPUY PAR : Mme Franoise H. Viens
ET RSOLU :
Que la Ville de Trois-Rivires :

constitue un Comit de vrification compos des trois lus municipaux trifluviens nomms
par le Conseil;

fixe, ainsi quil suit, les rgles applicables lorganisation, aux runions, aux fonctions et aux
pouvoirs de ce Comit.

1.- ORGANISATION

1.
Le vrificateur gnral, le directeur gnral et le directeur / finances et
administration ont doffice le droit dassister ses runions.
Ils nen font cependant pas partie, nont pas le droit de voter sur les recommandations quil
formule et peuvent en tre temporairement exclus par le prsident lorsque ce dernier le juge
opportun.

2.

Le mandat dun membre du Comit prend fin au moment :


1
2

o le Conseil le remplace;
de lexpiration de son mandat comme membre du Conseil, de son dcs ou
de sa dmission.

3.

Toute vacance survenant au sein du Comit est comble par le Conseil.

4.

Le Conseil nomme, parmi les membres du Comit, le prsident et le vice-prsident.

La secrtaire du vrificateur gnral agit comme secrtaire du Comit.


2.- RUNIONS

7.
Toute runion du Comit est convoque au moyen dun avis verbal ou crit qui doit
parvenir aux membres au moins 48 heures avant le moment fix pour son dbut.
Cet avis indique le jour, lheure, lendroit et lobjet de la runion.
Un membre peut renoncer, de quelque faon que ce soit, avant ou aprs la tenue dune
runion, lavis de convocation ou une irrgularit contenue dans celui-ci ou commise au cours
de la runion.

annuel

6.
Les runions du Comit sont convoques soit sur instruction du prsident, soit sur
demande crite dau moins deux membres.

2015

Le Comit se runit aussi souvent que le ncessite lexercice de ses fonctions.

Rapport

5.

166

ANNEXE B - COMIT DE VRIFICATION

La prsence dun membre une runion quivaut une renonciation lavis de


convocation de cette runion, sauf sil y assiste spcifiquement pour sopposer sa tenue en
invoquant lirrgularit de sa convocation.

8.

Le Comit tient ses runions sur le territoire de la ville.

9.
Le quorum aux runions du Comit est de deux membres. Il doit subsister pendant
toute la dure dune runion.
10.
Chaque runion du Comit est prside par son prsident ou, en son absence ou
en cas dincapacit dagir, par son vice-prsident.
11.
Afin dviter que les activits du Comit puissent compromettre le droulement
dune enqute ou dun travail de vrification, den dvoiler la nature confidentielle ou de constituer
une entrave lexercice des fonctions du vrificateur gnral, le Comit sige huis clos.
Les membres du Comit sont tenus de respecter le caractre confidentiel de leurs
discussions et de leurs dcisions jusqu ce que le Conseil en ait t inform.

12.
Un lu municipal trifluvien qui nest pas membre du Comit peut assister ses
runions, avec droit de parole mais sans droit de vote.
13.
Le prsident de la runion maintient lordre et le dcorum pendant la runion. Il
dcide de toute matire ou question incidente son bon droulement et de tout point dordre.

Vrificatrice

gnrale

Ville

de

Trois-Rivires

Il participe aux travaux du Comit et peut voter sur toute question mise aux voix.

14.

prsents.

Les recommandations du Comit sont prises la majorit des voix des membres

Le vote se prend main leve.


En cas de partage gal des voix, le prsident de la runion na pas une voix prpondrante
et la proposition est alors rpute rejete.

15.
La secrtaire prend en charge la correspondance destine au Comit ou en
manant, prpare lordre du jour, convoque ses runions, y assiste, dresse le procs-verbal de ses
dlibrations et donne suite ses dcisions.
Si la secrtaire est absente ou si elle nglige, refuse ou est incapable dagir, le Comit peut
nommer, parmi les autres employs de la Ville, une personne pour la remplacer.
Aprs chaque runion du Comit, la secrtaire transmet le procs-verbal de la runion au
greffier qui voit ce quil soit soumis au Conseil ou Comit excutif, selon le cas.
3.- FONCTIONS ET POUVOIRS

16.
Le Comit est lintermdiaire entre le vrificateur gnral, le vrificateur externe et
le Conseil ou le Comit excutif, selon le cas.
17.
Le Conseil transmet au Comit les rapports transmis par le vrificateur gnral et le
vrificateur externe.

ANNEXE B - COMIT DE VRIFICATION

167

18.
Le Conseil prend lavis du Comit avant de nommer le vrificateur gnral, de fixer
sa rmunration ainsi que ses conditions de travail, de le destituer, de le suspendre sans traitement
ou de modifier sa rmunration. Le Comit doit, dans les quinze (15) jours dune demande cet
effet, ou de sa propre initiative, formuler ses recommandations au Conseil.
19.
Le Conseil prend lavis du Comit avant de dsigner un vrificateur externe. Le
Comit doit, dans les 15 jours dune demande cet effet, ou de sa propre initiative, formuler ses
recommandations au Conseil.
20.
Le Conseil prend lavis du Comit avant de se prononcer sur lopportunit
daccorder des crdits supplmentaires au vrificateur gnral pour raliser une enqute ou une
opration de vrification exceptionnelle. Le Comit doit, dans les 15 jours dune demande cet
effet, ou de sa propre initiative, formuler ses recommandations au Conseil.
21.

Sans limiter la gnralit des articles 16 20, le Comit :

1
examine les objectifs gnraux et les grandes orientations du plan de
vrification propos par le vrificateur gnral pour lanne en cours ainsi que les moyens
administratifs quil propose pour sa ralisation;
2
prend connaissance :
i)
des mandats confis au vrificateur gnral par le Conseil ou le
Comit excutif, selon le cas, en vertu de larticle 107.12 de la Loi sur les cits et villes (L.R.Q., c.
C-19) et des moyens administratifs proposs par le vrificateur gnral pour leur ralisation;
ii)
des prvisions budgtaires du vrificateur gnral et les transmet
au directeur gnral avec ses commentaires et recommandations;
3
informe le vrificateur gnral des intrts et des proccupations du
Conseil ou du Comit, selon le cas, lgard de la vrification des comptes et affaires de la Ville et
des personnes et organismes sur lesquels il exerce sa comptence;
4
tudie les rapports du vrificateur gnral qui lui sont transmis par le
Conseil ou le Comit excutif, selon le cas;
5
analyse le rapport du vrificateur externe;
6
formule au Conseil ou au Comit excutif, selon le cas, les commentaires
et les recommandations quil considre appropris;
i)
sur les suites donnes aux demandes, aux constatations et aux
recommandations du vrificateur gnral ou du vrificateur externe;
ii)
pour permettre au vrificateur gnral deffectuer une vrification
adquate des comptes et affaires de la Ville et des personnes et organismes sur lesquels il exerce
sa comptence;

23.

Le Comit peut pourvoir sa rgie interne.

ADOPTE LUNANIMIT

annuel

1
procder des consultations;
2
solliciter des opinions;
3
recevoir et entendre les requtes et les suggestions de personnes,
dorganismes ou dassociations intresss par une matire sur laquelle il a comptence;
4
soumettre au Conseil ou au Comit excutif, selon le cas, toute
recommandation quil juge propos.

2015

Dans la poursuite de ses fins, le Comit peut galement :

Rapport

22.

Lemploi de la nouvelle orthographe


nest pas obligatoire, mais recommand.
Ce rapport en tient compte.
Voici quelques utilisations dans ce rapport :

Ancienne graphie

Nouvelle graphie

accrotre
afft
ambigut
aot
apparat
auto-contrle
bien-tre
bien-fond
connatre
cot
dment
entraner
vnement
le
indment
matrise
quote-part
renouvellement
rglementaire
rglementation
surcrot
srement

accroitre
affut
ambigit
aout
apparait
autocontrle
bientre
bienfond
connaitre
cout
dument
entrainer
vnement
ile
indument
maitrise
quotepart
renouvlement
rglementaire
rglementation
surcroit
surement

Photo
Michel Brire
Conception
Louise Tellier
Ville de Trois-Rivires Septembre 2016