Comment monter un projet et

rdiger une proposition

comptitive ?
PCN Science dans la socit

PCN Science dans la socit Mars 2007

Coralie Bajas/ Nicolas Bellego Mission Europe Bretagne

Architecture du 7me PCRD

Cooperation
1. Sant
2. Alimentation, Agriculture, Pche &
Biotechnologies

Ideas
Recherche frontire

People

3. Technologies Information
Communication
Bourses Marie Curie
4. Nanosciences , nanotechnologies matriaux , nvelles technologies de
production

Capacities
5. Energie
6. Environnement et climat
7. Transport (aronautique inclus )
8. Sciences socio-conomiques

Infrastructures de recherche
SMEs
Rgions de la connaissance
Science dans la socit
Inco
...

9. Espace
10. Scurit

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Schmas de financement
Rseaux dexcellence
Projets collaboratifs
Action de soutien et
de coordination (CSA)

Actions Marie Curie

Projets individuels

Recherche ddie
des groupes
particuliers (ex : PME ;
ex-CRAFT)
Action de soutien et
de coordination

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Conditions de participation (rgles minimales)

Consortium : 3 entits lgales indpendantes de 3 Member

States (MS) ou Associated Countries (AC)
Quelques exceptions : ERC, Bourses Marie Curie, ex-INCO (2
MS/AC + 2 pays INCO), cas particuliers indiqus dans les
calls et WP

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Contribution financire CE
Principe de co-financement
Principe de remboursement des cots ligibles
Plus de modles de cots
Universit : cot indirect = forfait = 60% des cots directs (pour
2007-2009), passera 40% de 2010 2013
Taux de remboursement maximum :
R&D : 75% pour tous sauf grands groupes industriels
Demonstration : 50%
Autres : 100%
Remarques : CSA + Marie Curie => 100%

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Monter une proposition

comptitive
Problmatique = monter un projet europen de type collaboratif
en tant que coordinateur

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Montage dune proposition

6 tapes cls :
1. Pertinence et faisabilit du projet
2. Dfinition de la proposition
3. Constitution du consortium : recherche de partenaires
4. Prparation de la proposition
5. Rdaction de la proposition
6. Donnes administratives, enregistrement et soumission EPSS
=> des documents CE pour vous guider chaque tape

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Utilisation des documents de la CE (1/2)

3 documents cls
Documents publis par la CE

Objet et contenu des documents

Le programme de
travail

Description du contenu des lignes daction proposes calendrier

indicatif types dinstruments prvus et nombre

Lappel propositions

Caractristiques de lappel : lignes dactions ouvertes dates de

soumission Budget types dinstruments
(publi au JOUE )

Le guide du proposant

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Guide expliquant la procdure de soumission et la faon de

construire la proposition (critres, contraintes ,)

Utilisation des documents de la CE (2/2)

3 documents
cls:
Dcryptage
du WP
- Contexte = (les 10 1res pages)
- Content = lignes thmatiques

- Objectifs, expected impact, topic,

funding scheme
=> est-ce quon rpond prcisment
la question ?
+ Penser remonter du plus prcis au
plus large :
Topic => outline/objective du pilier =>
contexte du WP

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tape 1 : Pertinence et faisabilit du projet

1re dmarche : savoir si mon projet de recherche ou dinnovation
sinscrit bien en rponse un besoin spcifique exprim par la
CE
Comment ?
=> en recherchant une ligne thmatique, un schma de financement
ou plus largement une action spcifique hors thmatiques dans le
programme
Document utiliser : Work programme

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tape 1 : Pertinence et faisabilit du projet

se prparer plusieurs mois lavance

Ide

Test
de lide

Mise
en forme

Draft des
programmes

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Prparation

Publication de lappel
propositions +
documents associs

Soumission

Projet
europen

Deadline
soumission

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tape 1 : Pertinence et faisabilit du projet

=> Les questions se poser
Quels sont les
objectifs du projet ?

A quoi et qui serviront

les rsultats ?

Pourquoi mener un tel

projet l chelle
europenne ?

En quoi lide est-elle

gniale, innovante ?

Les questions se poser

avant de se lancer ...
Pourquoi raliser ce
projet maintenant ?
Pourquoi ne pas
sous-traiter ?
Quelles sont les recherches dj
menes dans ce domaine ?

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tape 1 : Pertinence et faisabilit du projet

2me dmarche : valuer ma capacit coordonner un projet et ma

lgitimit de coordinateur (vis--vis de la CE)
Comment ?
-

Leadership scientifique europen

Exprience europenne
Mobilisation dun core group
Structure de management
Visibilit europenne rfrencement CE

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tape 2 : Dfinir sa proposition

-

Dfinition par le core group des objectifs gnraux de la

proposition

en rponse la ligne thmatique ou laction spcifique identifie

en prenant en compte galement:

- Ltat de lart
- Le programme spcifique
- Les projets dj financs dans le cadre du PCRD
- Le programme de travail dans son ensemble (contexte)
- Lappel propositions

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tape 2 : Dfinir sa proposition

-

Dfinition par le core group des besoins pour rpondre

ces objectifs
- Apports scientifiques ncessaires
- Partenaires complmentaires
- Structures
- Technologies ncessaires
- .

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tape 3 : Constituer son consortium

rechercher des partenaires complmentaires ayant lexpertise
technique rpondant aux besoins identifis & aux objectifs fixs
En ayant toujours lesprit :
une situation gagnante pour tous les partenaires
un rle bien dfini pour chacun des partenaires
pas de chevauchement de responsabilits
pas de concurrence au sein du consortium
grer les collaborations pour atteindre les objectifs
Quid de lquilibre gographique?
Quid des partenaires industriels?
Quid des partenaires hors Europe?

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tape 3 : Constituer son consortium

Pour trouver les partenaires manquants :
-

explorer son propre rseau et celui des partenaires du

core group
utiliser les diffrents vecteurs de recherche de partenaires
ex : CORDIS PARTNERS Service
http://cordis.europa.eu/partners-service/home_en.html
ex : PCN
http://cordis.europa.eu/fp7/ncp.htm
ex : Bureaux rgionaux Bruxelles, dispositif rgional,
laide de la fiche partner search for call

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tape 4 : Prparation de la proposition

Le montage = un projet en soi !

=>

rtro-planning (ressources, dlais, rpartition des tches, )

=>

Management du montage, rpartition des tches

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tape 4 : Prparation de la proposition

1er temps : (si possible lors dun consortium meeting)
-

Brainstorming (originalit, excellence, ides novatrices,)

Validation par lensemble du consortium des objectifs fixs
Vision commune et partage du projet
Rpartition des activits en Workpackages (WP)
Dsignation de WP Leaders et de partenaires contributeurs par WP

Garder lesprit la pertinence entre les objectifs, le

topic de lappel et le schma de financement indiqu

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tape 4 : Prparation de la proposition

2me temps :
-

1er travail sur les WP (objectifs, tches, dliverables, milestones,

pers/mois, )
Echanges entre les partenaires sur contenu des WP
1re valuation du budget (dfinition du budget max par
partenaire)
Grandes lignes structure de management
(si possible lors dun autre consortium meeting)
Attention au dcalage entre un projet trop ambitieux et des
moyens (ressources + capacits de management) inadapts

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tape 5 : Rdaction de la proposition

-

Partir du template impos par le guide du proposant

Partie Administrative => Forms A et EPSS
Partie B = Proposition
Rpondre tous les critres de manire gale !
-

S/T quality and relevance

Implementation
Impact

Documents utiliser : Guide du proposant,

Work programme, Critres dvaluation,
Documents politiques ,

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tape 5 : Rdaction de la proposition

Formuler des objectifs de recherche appropris :
SMART
Spcific

Clairement rdigs

Measurable
Achievable

Pas trop compliqus

Result-oriented
Time-related

de bons objectifs

des leaders de WP

Dvelopps en collaboration
avec les partenaires

du coordinateur

Sous le contle

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tape 5 : Rdaction de la proposition

Intgrer correctement les objectifs dans la proposition :
Objectifs stratgiques :
Politiques europennes,
Programme cadre
Objectifs gnraux et
spcifiques : appel
proposition et programme
de travail, proposition
elle-mme

Ce que le projet aura apport au

contexte (scientifique , technique,
social , conomique,)

Mesurables

Organisation - dlais
ressources - risques

Ralisations : quest ce qui sera

ralis ? (des activits aux
rsultats)

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VISION

Objectifs

Work packages
Tches

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Dvelopper un plan de travail raliste :

Intgrer les contraintes

ds le stade de la
proposition

Rsultats
(qualit)

Rsultats avec des

ressources dfinies

tape 5 : Rdaction de la proposition

Rsultats en temps
limit

Ressources
(humaines , financires )

Risques lis aux

ressources

- approche managriale

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Dure
(temps limit, milestones ,
dlais imposs par la CE )

Risques lis aux

dlais

- plan de travail
Risques
(ressources , rsultats,
dlais)

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tape 5 : Rdaction de la proposition

Utiliser les schmas imposs :

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tape 5 : Rdaction de la proposition

Dvelopper un plan de travail raliste :
Utiliser les outils de management ds la proposition (Gantt chart, Pert,)

Source : hyperion.ie

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tape 5 : Rdaction de la proposition

Articuler le projet avec le travail men par dautres :

Cadrer le projet de faon adapte (frontires exactes du projet)

Cadrer le projet par rapport linstrument choisi
Bien dfinir sa contribution et celle des partenaires (quilibre)

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tape 5 : Rdaction de la proposition

Impact : dcrire les bnfices pour :

Europe : comptitivit europenne, appui aux autres

politiques communautaires, , comptition avec les EtatsUnis, le Japon, Chine,
Rgion, Etat :dveloppement territorial, emploi,
Industries : comptitivit industriels, applications
industriels, marchs,
Citoyens : rponses des problmes socitaux, bien-tre,
Documents utiliser :
Programmes spcifiques, Work programme,
Documents politiques (Green papers,)

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tape 6 : donnes administratives et EPSS

Form A1 :
Informations
sur la
proposition :
- titre,
acronym
- mots clefs
- rsum

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Form A2 :
Informations
sur le
coordinateur
et sur les
partenaires
(une form
A2 par
partenaire)

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tape 6 : donnes administratives et EPSS

Form A3 :
Informations sur le
budget et le
financement
demand la CE

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tape 6 : donnes administratives et EPSS

EPSS : Comment procder en tant que coordinateur?
- Accder Cordis website pour un appel spcifique, senregistrer sur lEPSS
- Rception par mail du password pour EPSS
- Identification sur l online EPSS
- Changement de password pour le coordinateur et les partenaires
- Envoyer aux partenaires leur identifiant et password
- Enregistrer la proposition en indiquant le nombre de participants, leur id, nom et
email
- Remplir les Part A forms (objet, participants, budget)
- Up-loader le fichier Part B
- Up-loader les annexes de Part B si ncessaire
- Valider la proposition (basic check)
- Soumettre la proposition
- Verifier que le systme procure un numro de proposition
- Logout et vrification de lemail de confirmation

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Conseils pratiques
- Il faut VENDRE sa proposition la CE => marketing
(schmas, images, tableaux pour illustrer largumentation)
- Considrer tous les critres et tous les mots utiliss dans la ligne
thmatique du WP
- Savoir sentourer (Cellules Europe, PCN, ), mais aussi au sein
du consortium => impliquer les partenaires ds le montage de
la proposition, sassurer dune vision commune du projet
- Faire relire sa proposition
- Soumission lectronique (EPSS) :
Sy prparer lavance
Attention au pige de la dernire minute !
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Evaluation
Procdure dvaluation :

Soumission*

Proposition
Forms
(administratives )

Jury

Lecture
individuelle

Consensus

Evaluateurs

Evaluateurs

Evaluateurs

critres

critres

critres

Eligibilit

(avec entretiens
optionnels )

questions

Dcision de la
Commission
Classement
final
Liste des
projets refuss

Classement
suggr

* Attention : dans certains cas, il existe aussi des soumissions et

valuations en deux tapes ! (prcis dans lappel propositions)

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Evaluation
3 critres dvaluation (pour les projets collaboratifs)
S&T project
Implementation
Impact
+ Ethique
Notation & pondration:

5 points par critres

Seuil critres = 3/5
Seuil proposition = 10/15

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Finalement, vous ne souhaitez plus tre coordinateur

Une autre solution : trouver son consortium !
Exemple de fiche pour
intgrer un consortium en
cours de montage en Europe

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Liens utiles
Sites 7e PC (gnraux)
Cordis towards FP7 : http://cordis.europa.eu/fp7/home.html
Cordis : http://cordis.europa.eu/en/home.html
ERC : http://erc.europa.eu/index_en.cfm
Europa : http://europa.eu/pol/rd/index_fr.htm
Eurosfaire : http://eurosfaire.prd.fr/
Clora : http://www.clora.net/
IPR : http://www.ipr-helpdesk.org/index.html
Portail europen de la mobilit :http://europa.eu.int/eures/
Focus sur SIS :
Cordis Appel SIS
http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm?fuseaction=UserSite.CapacitiesDet
ailsCallPage&call_id=33
Europa SiS:http://ec.europa.eu/research/science-society/home_en.cfm
Futur site SiS sur Eurosfaire (fin mars 2007)
SINAPSE : http://ec.europa.eu/sinapse/sinapse/index.cfm
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Contacts
Prenez contact avec le PCN SIS si vous souhaitez :
Vous informer
Rechercher des partenaires
Prparer votre projet

Sophie Tocreau: sophie.tocreau@recherche.gouv.fr

Martine Rousel : martine.roussel@recherche.gouv.fr

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