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4.

Consolider le contrle interne

Pourquoi ?

Le contrle interne est un processus destin minimiser les risques, via la vrification de (i) lefficacit des
oprations, (ii) de la fiabilit et exhaustivit des informations, et (iii) la conformit des oprations aux lois et
rglementations en vigueur.
Tous ces lments contribuent largement la performance et la transparence de linstitution. Ils sont
intgrs dans les procdures de gestion quotidienne de linstitution.

Le contrle interne est souvent confondu avec laudit interne. Il est pourtant
pourtant plus vaste. Le contrle interne
englobe les mesures de contrle des risques ex ante et ex post (avant et aprs les oprations). Laudit
interne concerne lui seulement lvaluation ex post.. Cest donc une composante du processus de contrle
interne ; toutefois
utefois lauditeur interne joue un rle cl dans la mise en place et la vrification permanente de
lefficacit du systme de contrle interne.

Facteurs cls de succs


Etablir une cartographie des risques, mise jour rgulirement
Assurer la sparation des tches
Formaliser, uniformiser et diffuser les procdures pour toutes les oprations
Dfinir prcisment les rles de chaque employ et les interactions entre eux
Promouvoir une culture de vrification

Conseils de mise en uvre

Identifier, valuer les risques puis tablir des stratgies de contrle


Exemples de fraudes
LIMF doit tout dabord identifier les risques et les
classer par ordre de priorit. Cette cartographie Les types de fraude les plus couramment pratiqus par les
des risques sera vrifie puis approuve par le employs des IMF sont les prts fictifs, les pots de vin ou les
collectes de commissions fictives auprs des clients, et les
Conseil dAdministration. Elle prcise le niveau de
dtournements des fonds des clients, c'est
c'est--dire
risque que l'IMF peut tolrer et l'impact ngatif lenregistrement dun remboursement ou dun dpt sur le
que chaque risque peut avoir s'il n'est pas compte dune autre personne. Les fraudes informatiques,
contrl. Elle prcise aussi les indicateurs
indi et impliquant la manipulation de la base de donnes ou du systme
ratios cls qui doivent tre suivis et analyss informatique par un employ, peuvent savrer aussi coteuses.
On citera par exemple la saisie de fausses
fau critures dans le
rgulirement pour contrler lexposition aux
systme comptable visant dissimuler la perte de fonds. Source :
risques. Une fourchette de valeurs acceptables Campion 1999.
est fixe pour chaque indicateur.

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Diffrence entre gestion des risques, contrle et audit internes

Gestion des
risques

Contrle
interne

Audit
interne

Source : Campion 1999

Parmi les principaux risques auxquels sont confrontes les IMF, citons les risques de crdit, d'illiquidit, de
fraude, de ressources humaines, de taux d'intrt, de change, de non-alignement de la mission et des
activits.

Elaborer puis mettre en uvre les contrles

On distingue deux types de contrle interne : les contrles ex ante, qui sont intgrs aux oprations
courantes, et les contrles ex post, qui testent la rgularit des transactions une fois quelles ont eu lieu.

Les contrles ex ante les plus courants sont :

Lenvironnement de contrle : un climat rgnant dans lorganisation tous les niveaux, promouvant
la vrification et le contrle. Il incombe au Conseil dAdministration et la Direction Gnrale de
souligner limportance du contrle interne ; cela passe notamment par la philosophie et le
comportement des dirigeants. Chacun dans lIMF doit aussi savoir quelle sanction sapplique en cas
de faute ; et les fraudeurs doivent tre sanctionns. Les mmes principes que ceux voqus pour la
mise en place dune culture de la transparence sappliquent ici.
La sparation des tches : assigner diffrentes personnes la responsabilit de tches qui
pourraient entraner des erreurs ou encourager des fraudes si elles taient effectues par un seul
employ. Lautorisation, la ralisation et le contrle de la mme tche sont confies trois
personnes diffrentes. Par exemple, dans la procdure dachat, une personne autorise un achat, une
autre dtient le chquier et rdige le chque, une troisime peut le signer.
Les limites : les procdures fixent par exemple des niveaux maximum de liquidit pouvant tre
dtenus dans les agences ; des niveaux dapprobation diffrents selon le montant du crdit
octroyer ou de la dpense effectuer.
La documentation des oprations : toute opration doit tre documente et cette documentation
tenue jour et conserve par lIMF conformment la loi.
La double vrification : faire approuver une opration par deux ou plusieurs personnes. Cest le cas
du comit de crdit compos de plusieurs membres prenant une dcision collgiale, de la prsence
requise de deux personnes pour ouvrir le coffre, de lobligation de visite du chef dagence en plus de
lagent de crdit pour tout nouveau client.
Un systme de rotation du personnel peut tre envisag pour certains postes.

Les contrles ex post interviennent eux quand lopration a eu lieu et viennent vrifier quelle sest droule
en conformit avec les procdures : par exemple, la rconciliation des donnes SIG avec lencaisse, le

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contrle de gestion, le contrle de performance. Le travail de lauditeur interne fait aussi partie des
contrles ex post.

Ces diffrents contrles internes sont de plus complts par des contrles oprs par des entits externes :
auditeurs externes, agences de notation, superviseur.

Dimensions de la chane de contrles intgrs

1. Contrle ex ante, intgrs dans les procdures


(prvention) : sparation des tches; double
+

vrification ; limites de pouvoir ; limite des


doublons et des risques derreur ; etc.
Frquence

2. Contrles ex post systmatiques : rconciliation


SIG et encaisse, contrle de gestion, de
performance, etc.
3. Contrles ex post via missions daudit interne,
en agence et au sige
-

4. Audit externe, notation


5. Supervision et rgulation

Ces contrles internes ne seront efficaces que si les procdures sont appliques. Pour cela, lIMF doit
rechercher la simplification et la clart des procdures. Les employs doivent pouvoir se rfrer une
procdure pour vrifier comment une opration doit tre mene et leur responsabilit dans le processus. Il
est important que lIMF assure la formation des employs lapplication de ces procdures.

Le niveau de complexit du systme de contrle interne est adapter selon lenvironnement et la taille de
lIMF. Les institutions de petite taille sont par exemple forces daccepter un certain cumul des fonctions par
manque de ressources humaines et financires. Dautre part, les contrles peuvent venir ralentir les
oprations et les rendre moins efficaces, plus coteuses. Un quilibre est donc trouver.

Des contrles spcifiques pour le suivi de la performance sociale

Une IMF souhaitant limiter le risque de non-alignement sur la mission sociale intgrera des lments
spcifiques dans son contrle interne. Il sagit notamment de contrler la qualit de linformation collecte
pour le suivi des indicateurs de performance sociale, contrler lattitude des employs vis--vis des clients,
et lapplication des divers principes de protection des clients.

Tester l'efficacit du processus de contrle et lamender ds que ncessaire

Lefficacit du systme de contrle interne doit tre value rgulirement pour savoir sil est toujours
adapt la structure et lactivit de lIMF.

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Pour aller plus loin

Etablir une cartographie : KPMG donne un


exemple de cartographie des risques, non *** Un ouvrage de rfrence ***
spcifique la microfinance ; le Dossier
Thmatique sur la gestion des risques propose Le guide mthodologique du contrle interne des
une dmarche pour tablir cette cartographie
cartograp ; SFD en zone UEMOA , tabli par LuxDev, en 2010,
MicroSave fait part des leons tires aprs dtaille la mise en place dun systme
s de contrle
lexprience avec trois partenaires de la mise interne.
en uvre dun systme de gestion des risques.
Optimiser vos contrles internes : Le Guide mthodologique du contrle interne (LuxDev 2010)
dtaille les risques typiques, propose des fiches de procdures. Le Guide Amliorer le contrle
interne pour les IMF (Campion
Campion 2000) peut aussi tre consult.
Evaluer la qualit de voss contrles internes : les annexes 17, 18 et 19 du guide de laudit externe
du risque de crdit (Donnadieu, 2009) donnent des exemples de check-lists check qui peuvent tre
utilises lors de lvaluation de lenvironnement de contrle dune IMF.. Elles se concentrent
co sur le
risque crdit.
Se renseigner sur les contrles ncessaires pour la lutte contre le blanchiment dargent et le
financement du terrorisme (note
( du CGAP 2005).

O en tes-vous ?

Testez votre IMF avec les questions suivantes :

Connaissez-vous
vous la diffrence de rle entre un dpartement de gestion des risques, le contrle
interne et laudit interne ? Comment doivent-ils
doivent travailler ensemble ?
Quels sont les dix principaux risques oprationnels auxquels fait face votre IMF ? et les cinq
principaux risques financiers ?
Comment les mesurez-vous vous ? Quelle limite avez-vous fixe ? Comment contrlez-vous
contrle quils ne
dpassent pas ce niveau maximum ?
Quels sont les contrles ex ante mis en place dans votre institution ? et les contrles
contrle ex post ? Sont-
ils suffisants ?

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