Formation Word/Excel

Prsentateur:
Christian Desrochers
Baccalaurat en informatique
Cl Informatique, 15 fvrier 2007

1
Avant de dbuter
Qui suis-je?

qui sadresse cette prsentation?

Petit sondage non officiel

Les dmonstrations seront faites partir de

Word 2002. De lgres diffrences peuvent
survenir avec une version de Word
diffrente.
2
Objectifs de la prsentation
la fin de la prsentation vous devriez tre capable
de :

Manipuler et embellir vos travaux avec Word

Manipuler et embellir vos travaux avec Excel

Convertir nimporte quel document en PDF

3
Plan de match !

Fonctionnalits de Word

Fonctionnalits de Excel

Comment exporter nimporte quel

document en format PDF

4
Table des matires
Pour crer une table des matires, vous
devez utiliser des styles prdfinis, ou en
crer des personnaliss.

Il suffira ensuite dappliquer ces styles aux

titres de vos paragraphes.

Une fois cela fait, la table des matire

prendra quelques secondes gnrer
5
Styles
Afficher les styles et mises en forme
disponibles sur lordinateur :
Format / Styles et Mise en forme

droite de lcran, vous pouvez voir

quelques styles prdfinis : Normal, Titre 1,
Titre 2, Titre 3,
Ce sont les styles sur lesquels nous allons nous
baser pour gnrer la table des matires !
6
Dfinition dun nouveau style

Pourquoi se dfinir un nouveau

style?
Parce que les styles prdfinis
peuvent ne pas convenir la mise
en forme de notre document !

Pour se dfinir un nouveau

style, cliquer sur le bouton
Nouveau style
7
Dfinition dun nouveau style
(2)
Aprs avoir cliqu sur le
bouton, voici ce qui apparat
lcran. Cette fentre permet
de dfinir son propre style,
partir dun modle existant.

Complter le champ Nom, Type

de style, Style bas sur, Mise
en forme, Ajouter au modle.

Si loption Ajouter au
modle est coche, vos
styles seront enregistrs pour
de futures utilisations.
8
Dfinition dun nouveau style
(3)
Une fois le style dfini, appuyer sur le bouton
OK. Le StylePerso1 apparat maintenant dans la
liste de droite. Il est prt tre utilis.

Vous pouvez aussi aller le slectionner laide de la

liste de Styles, situ gauche de la liste de polices
disponibles.

Nous allons crer StylePerso2 et StylePerso3

ensemble, bass partir de Titre2 et Titre3.

9
Dfinition dun nouveau style
(4)
Les trois styles sont maintenant crs.
Voyons comment les appliquer.

Comment a marche ???

1. Utilisez StylePerso1
1.1 Utilisez StylePerso2
1.1.1 Utilisez StylePerso3

10
Dfinition dun nouveau style
(5)
Comment faire pour modifier un style
personnel au cours de la cration du
document?

Il suffit de cliquer avec le bouton de droite sur le

style personnel et de choisir modifier.

Toutes modifications faites ce style personnel

entraneront une modification directe au texte
du document, tant li ce style.

11
Cration de la table des matires

Une fois les styles crs et vos titres de

paragraphes associs, vous pouvez
maintenant construire votre table des
matires :
Positionnez-vous sur la page voulue
Insertion / Rfrence / Tables et index
Allez longlet Table des matires et choisir
les options voulues. Faire OK.
La table des matires apparat, comme par
magie !

12
Cration de la table des matires (2)

Une fois la table des matires cre, vous

devez la mettre jour, si vous apportez des
changements.
Cliquer avec le bouton de droite de la souris sur
la table et choisir Mettre jour les champs,
puis Mettre jour toute la table.

Cela a comme effet de recalculer les numros de

page de la table des matires

13
Cration de la table des matires (3)

Pour modifier lapparence de la table

des matires, cliquer avec le bouton
de droite de la souris sur la table et
choisir loption Police ou
Paragraphe.
Choisir les options voulues et faire OK

14
En-tte et pied de page
Utilit ?
Rpter du contenu sur les pages dune
mme section.

Comment faire ?
Cliquer sur Affichage / En-tte et pied de
page
Len-tte apparat et vous tes prt(es)
entrer du texte !
15
En-tte et pied de page (2)

Cette barre de menu apparat du mme coup :

Pour basculer de len-tte au pied de page,

cliquer sur la 3e icne partir de la droite.

16
En-tte et pied de page (3)

Trois positions sont disponibles en en-

tte et pied de page :
Gauche, Centre, Droite

Utiles pour entrer, par exemple, son

Nom, Matricule et la pagination

17
Sauts de sections

Utilit ?
Fragmenter son document en plusieurs
sections, au lieu de crer plusieurs
documents avec des mises en forme
diffrentes

Du dj vu? Haha

18
Sauts de sections (2)
Comment obtenir cette prsentation :
Page 1: Page de prsentation, non pagine

Page 2: Table des matires, non pagine

Page 3 7: Prface avec numros de page en

chiffres romains, partir de i

Page 8 100: Texte avec numros arabes,

partir de 1
19
Sauts de sections (3)

Avec des sauts de section !!!!!!!!!

Comment a marche?
Le but est dinsrer des sauts de sections
aux endroits voulus du document.
Il faut ensuite briser le lien avec la
section prcdente et insrer les numros
de page et le tour est jou !
20
Sauts de sections (4)

Pour crer un saut de section :

Insertion / Saut / Page suivante
Faire OK
Une nouvelle page saffiche alors. Vous tes
dans une nouvelle section.

Pour voir les diffrentes sections, il faut aller

en en-tte et pied de page
Affichage / En-tte et pied de page
21
Sauts de sections (5)
Vous voyez alors En-tte Section 2
et un peu plus droite Identique au
prcdent.

Le bouton de la barre den-tte et pied de

page est enfonc :

Il suffit de cliquer dessus nouveau, pour

viter que les sections soient identiques
22
Sauts de sections (6)

Une fois le bouton recliqu, la phrase

Identique au prcdent disparat.

partir de ce point, cest comme si

vous aviez deux documents totalement
diffrents, au niveau de la mise en
forme.

23
Sauts de sections (7)

Exercice de sauts de sections,

prsent en page 19.

Ne pas oublier de faire linsertion de

numros de page dans le pied de page
de la section voulue !!!!!!!

24
Correction automatique

Quest-ce que cest ?

Possibilit de modifier des mots au cours
de la frappe

Intrt ?
Acronymes, fautes orthographiques
frquentes, gagner de la vitesse

25
Correction automatique (2)

Pour aller configurer la correction

automatique :
Outils / Options de correction automatique

Autres exemples: Guillemets, Premire lettre en

majuscules en dbut de phrase, Mise en forme
automatiques pour les dates et les heures, 1er
1er, 1/2 , -- , Adresses Internet et de
courriel avec lien hypertexte, etc.

26
Cration dun filigrane

Quest-ce quun filigrane ?

Texte en arrire plan dun document,
souvent en oblique et en gris expliquant
que le document est de type
Confidentiel ou Top secret !!!

27
Cration dun filigrane (2)

Pour insrer un filigrane :

Format / Arrire-plan / Filigrane imprim

Vous pouvez alors choisir une image

mettre en arrire-plan ou simplement un
texte

28
Cration dun filigrane (3)

29
Cration dun filigrane (4)

30
Tableaux
Comment insrer un tableau ?
Tableau / Insrer / Tableau
Choisir les options appropries et faire OK

Comment modifier la mise en forme dun

tableau?
Bouton de droite sur le tableau et aller sur
Proprits du tableau
Vous pouvez aussi prendre loption Bordure et
trame pour mettre les bordures invisibles
Trs utile pour aligner du texte sans que a paraisse !

31
Barre doutils dessins

Possible de crer des dessins, figures,

flches, zones de textes, objets
Wordart, style 3D, etc

Comment ?
Avec la barre doutils dessins de Word !
Affichage / Barre doutils / Dessin

32
Barre doutils dessins (2)
Description de la barre :

33
Barre doutils dessins (3)
Comment crer un diagramme ?

Comment construire une image ?

Comment grouper une image ?

Comment mettre une forme en avant/arrire

plan ?
34
Personnalisation de lcran
de Word
Intrt ?
Efficacit dans le travail accompli !
Enlever les options qui vous servent jamais !

Comment ?

35
Personnalisation de lcran
de Word (2)

36
Correction de votre travail
Corrige lorthographe, la syntaxe et propose
des synonymes :
Outils / Grammaire et orthographe

Vous pouvez choisir la langue voulue :

Outils / Langue / Langue
Outils / Langue / Dictionnaire des synonymes

37
Correction de votre travail (2)

Pour aller voir la

configuration du
dictionnaire
utiliser :
Outils / Options /
Grammaire et
orthographe

38
Correction de votre travail (3)

Au Carrefour de linformation, le logiciel

Antidote est disponible sur les postes
disposs en rond 4x4, du premier plancher.

Pour lutiliser, il suffit de cliquer sur le

crochet vert dans Word :

39
 Sauvegarder sous une
autre version
Intrt ?
Souvent utile quand on travaille entre
coquipiers ! (Souvent pas de problmes de
compatibilit)

Lorsquon va travailler sur un autre ordinateur et

quon veut sassurer que notre travail va garder
la mme mise en forme (ou presque )

Comment ?
Fichier / Enregistrer sous
Choisir le bon type de fichier et cliquer sur Enregistrer
40
Sauvegarder sous une
autre version (2)

41
Plan de match !

Fonctionnalits de Word

Fonctionnalits dExcel

Comment exporter nimporte quel

document en format PDF

42
Formules / Fonctions

Intrt ?
Laisser Excel calculer notre place
Diminue les erreurs
Beaucoup plus facile

Comment ?
Insertion / Fonction

43
Formules / Fonctions (2)

44
Formules / Fonctions (3)
Fonctions disponibles
Somme, moyenne, cart type dun chantillon et
dune population, tri, taux de rentabilit, valeur
actuelle/future dun investissement, Statistiques,

Au lieu de passer par lassistant, possibilit

dcrire la fonction directement :
=MOYENNE(C12:C25)

45
Formats de cellules
Sur une formule, cliquer sur Format / Cellule

46
Lier plusieurs cellules
Intrt ?
Dans de grosses feuilles de calcul, cela vite de
recopier toutes sortes de donnes et de garder
une certaine cohrence.

Ainsi, en ne modifiant quune cellule, le reste du

document se calcule en consquences de ce qui
vient dtre ajout comme donne.

47
Lier plusieurs cellules
Lier sur la mme feuille
Ex. : =(B9/2)*4

Lier sur plusieurs feuilles

Ex. : =Feuil1!C12-666
Ex. : =MonPremierOnglet!C12-666

Parat compliqu, mais il suffit de cliquer!

48
Crer un graphique
Au pralable, entrer des donnes dans
Excel pour que le graphique ait une forme
lors de sa cration

Une fois les donnes entres, slectionnez-

les et appuyez sur loutil de cration
graphique :

49
Crer un graphique (2)
Suivre les instructions

Une fois le graphique cr, il est possible

den modifier les paramtres, en cliquant
sur :
Le graphique lui mme
Les bordures
La trame de fond
Les axes
etc

50
Crer un tableau
Slectionner la plage de donnes mettre
en tableau

Cliquer sur cet icne pour avoir un choix de

bordures :

Vous pouvez aussi aller dans

Format / Cellule / Bordures
Pour appliquer dautres mises en forme
51
Plan de match !

Fonctionnalits de Word

Fonctionnalits de Excel

Comment exporter nimporte quel

document en format PDF

52
 Conversion de nimporte
quel document en PDF
Utilit ?
Convertir nimporte quel document (Word, Excel,
PowerPoint, Notepad, Wordpad, Firefox, IE, )
en PDF !

Comment a marche?
Il faut installer un petit programme qui va ajouter une
imprimante virtuelle votre ordinateur.
Pour convertir un document en PDF, il suffit de
prendre cette imprimante et votre document se fera
convertir.

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 Conversion de nimporte
quel document en PDF (2)
Pour tlcharger le petit programme,
aller ladresse suivante :
http://www.go2pdf.com/download.html

Procder linstallation.

Allez dans Dmarrer / Paramtres /

Imprimantes et tlcopieurs
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Conversion de nimporte
quel document en PDF (3)
Vous voyez une nouvelle imprimante

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Conversion de nimporte
quel document en PDF (4)
tape ultime : Transformer un fichier en
PDF !
Ouvrir nimporte quel document.
Fichier / Imprimer.
Choisir limprimante virtuelle.
Cliquer sur Imprimer.
On vous demande un endroit o sauvegarder le
fichier converti.
Une fois lendroit choisi faites OK.
Allez sur le bureau.. Magie ! Votre document est
converti en PDF.
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Finalement
Cette prsentation est disponible sur le site de la
Cl informatique :
http://pages.usherbrooke.ca/cle_informatique

Prochaines prsentations :
Comment configurer son rseau sans fil domestique.
Le 22 mars 2007, de 16h 18h.
Comment protger et nettoyer son ordinateur personnel
de virus et logiciels anti-espions.
Le 29 mars 2007, de 16 18h.

Inscriptions au (819) 821-8000 poste 61256 ou

cle.informatique@usherbrooke.ca
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Finalement (2)

Priode de questions

Petit sondage de satisfaction

Merci dtre venu assister cette

prsentation !

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