Le contrle de gestion peut tre dfini de trois faons diffrentes. Ces dfinitions sont bien entendu complmentaires : Dfinition 1 : Dfinition de R.N. Anthony : Le contrle de gestion est le processus par lequel les dirigeants s'assurent que les ressources sont obtenues et utilises avec efficacit (par rapport aux objectifs) et efficience (par rapport aux moyens employs) pour raliser les objectifs de l'organisation. Cette dfinition prsente le contrle de gestion comme tant une fonction daccompagnement du dploiement de la stratgie et offre une vision managriale en soulignant limplication des dirigeants (les dirigeants sassurent que) en matire de contrle de gestion. Dfinition 2 : Dfinition de Robert. Teller : Le contrle de gestion peut se dfinir comme un processus d'aide la dcision permettant une intervention avant, pendant et aprs l'action. C'est un systme global d'information interne l'entreprise qui permet la centralisation, la synthse et l'interprtation de l'ensemble des donnes figurant les performances de chacune des activits ou fonctions de l'entreprise. Outre le fait qu'il doit contribuer la "reconfiguration" de l'entreprise, le contrle de gestion remplit sa fonction d'interface, notamment en donnant des lments d'arbitrage entre le rfrentiel interne et le march. Il ressort de cette dfinition que le besoin de contrle s'est largi et s'est diversifi. De nombreuses formes de contrle sont, alors, apparues : le contrle organisationnel, le contrle interne, L'audit interne, l'audit financier et l'audit oprationnel. Dfinition 3 : Dfinition de Alain Burlaud : Le contrle de gestion est un systme de rgulation des comportements de lhomme dans lexercice de sa profession, et, plus particulirement lorsque celle-ci sexerce dans le cadre dune organisation . Cette dfinition met laccent sur laspect humain de la fonction. Elle souligne le rle du contrle de gestion en matire de coordination et de rgulation des comportements. Dans ce sens, le contrle de gestion doit mettre en place des dispositions qui conduisent une convergence des intrts individuels avec lobjectif de lorganisation.
2. Prsentation du triangle de performance
Pour permettre de raliser les objectifs de lorganisation, comme le souligne la dfinition de R.N. Anthony , daider la prise de dcision (Robert Teller) ou encore de rguler les comportements (Alain Burlaud), le contrle de gestion doit sarticuler autour de trois composantes essentielles : Les objectifs, les moyens et les rsultats. La premire composante , les objectifs , forme un systme appel systme dobjectifs . Il permet la dclinaison de la stratgie de lorganisation tous les niveaux, sous forme dengagements dats et quantifis (la contractualisation). La deuxime composante, les moyens , appele encore budgtisation est la traduction du systme dobjectifs en chiffres. La dernire composante, appele rsultats ou ralisations, permet de sassurer que les ralisations sont conformes aux prvisions et dexpliquer les ventuels carts. Ces trois composantes sarticulent autour de trois notions fondamentales qui sont : lefficience, lefficacit, et la pertinence. Ces notions forment le triangle de la performance. Efficience Lefficience est le rapport entre les moyens et les ralisations. Elle constitue la premire dimension de la performance. Elle est lie au rendement que lon devrait amliorer avec lexprience et le choix doutils appropris. Efficacit Lefficacit mesure le rapport entre les objectifs initialement fixs et les ralisations. Celles-ci, concernent notamment le rsultat final de laction des administrations (ou impact) et le niveau de qualit atteint. Pertinence La pertinence est le rapport entre les objectifs et les moyens qui leur sont consacrs. Elle relve typiquement dune dcision politique. La pertinence conditionne donc la performance en amont : si les moyens dfinis au dpart pour atteindre les objectifs sont insuffisants, exagrs ou inadquats, la performance sen ressentira.
3. Les objectifs gnraux du contrle de gestion
Le contrle de gestion a deux vocations principales qui sinscrivent dans deux logiques complmentaires. Une logique de confortement pour conformit et vrification (compliance and control). Il sagira alors pour le contrle de gestion de vrifier que le comportement des acteurs de lorganisation est conforme des normes prtablies de performance. Cette vocation nous renvoie la dfinition dAlain Burlaud (dfinition 3) qui dfinit le contrle de gestion comme systme de rgulation des comportements de lhomme dans lexercice de sa profession. Une logique de changement pour apprentissage et croissance (learning and growth). Le contrle devra alors permettre dexplorer les voies du changement et saisir les diffrentes opportunits offertes par lenvironnement. Cette deuxime vocation rejoint la dfinition du contrle de gestion de Teller (dfinition 2) qui le dfinit comme un processus d'aide la dcision permettant une intervention avant, pendant et aprs l'action. En faisant introduire ces deux logiques au sein de ladministration, le contrle de gestion essaie dinoculer une culture de performance rserve longtemps la gestion prive. En se greffant aux outils traditionnels de la gestion publique il participe la mise en place dun maillage dinstruments qui permet aux acteurs publics denrichir leur boite outils ncessaire une meilleure conduite de leurs actions. Dans le cas de ladministration marocaine, les deux vocations cites, confortement pour conformit et logique de changement pour apprentissage et croissance, lgitiment le recours de plus en plus accru aux diffrents outils du contrle de gestion. Le dahir n 2-05-1369 du 02 Dcembre 2005 fixant les rgles dorganisation des dpartements ministriels et de la dconcentration administrative, ainsi que dautres textes, comme nous le verrons dans la partie relative aux applications du contrle de gestion au secteur public, insistent clairement sur cela.
4. Les moyens du contrle de gestion
Pour atteindre les objectifs que nous venons de voir , le contrle de gestion sappuie sur des moyens, constitus par 3 piliers essentiels : 1. Le systme dobjectifs 2. Le systme dorganisation 3. Le systme dinformation 1- Le systme dobjectifs Il sagit de la dclinaison des choix stratgiques tous les niveaux de lorganisation sous forme dobjectifs prcis. Les objectifs doivent rpondre 5 exigences, illustres par la mthode SMART : 1. Spcifiques : Les objectifs doivent tre intelligibles et ne donner lieu aucune confusion ou diversit dinterprtations. 2. Mesurables : Afin quils puissent tre contrls, il faudrait quau moment de leur fixation, les objectifs soient assortis dun systme de mesure permettant de suivre leur degr de ralisation. 3. Atteignables : La formulation des objectifs doit veiller la cohrence entre le vouloir (les objectifs) et le pouvoir (les moyens). 4. Ralistes : Ils ne doivent ni tre impossibles atteindre (source de frustration), ni fantaisistes, ni faciles atteindre (source de laisser aller). 5. Temporellement dfinis : Les objectifs doivent tre dats et sinscrire dans des chances assez prcises 2- Le systme dorganisation Ce systme est compos de trois lments essentiels : les rgles de structure, les procdures crites et le mode de direction : Les rgles de structure sont les rgles qui conditionnent le bon fonctionnement du contrle de gestion. Il sagit de dfinir le qui fait quoi dans une structure (sparation des pouvoirs, dfinition des responsabilits, formalisation des rapports entre les diffrents acteurs de la structure,) Les procdures crites : Les procdures crites sont pour les gestionnaires ce quest le code de la route pour les conducteurs. Elles doivent tre rigoureuses et prvoir tous les cas de figure susceptibles de se prsenter dans la gestion de telle ou telle fonction (que faire si un responsable est absent alors que sa signature est requise pour un document urgent, que faire dans des situations particulires, etc.). Le mode de direction (ou style de management) : le contrle de gestion ne peut fonctionner de faon effective et efficace que s'il est accompagn d'une Direction par objectifs (contrats de gestion). Diriger par objectifs, c'est faire en sorte que les buts soient prciss en liaison avec les objectifs, que des engagements soient pris (pour la ralisation des objectifs) et que les responsables puissent disposer d'une certaine autonomie d'action et soient jugs sur la ralisation des objectifs. 3- Le systme dinformation Le systme d'information (SI) est l'ensemble des informations circulant dans lorganisation et des moyens (humains, matriels, mthodes) mis en uvre pour les grer. Il a pour objet dorganiser et transformer les diverses donnes de lorganisation en informations cohrentes et utiles aux gestionnaires et aux utilisateurs externes.
5. Les rsultats du contrle de gestion
Comme nous lavons voqu, dans le triangle de performance, le contrle de gestion doit conduire la matrise de la gestion. Il doit permettre de FAIRE (notion defficacit) BIEN (notion defficience) LES BONNES CHOSES (notion de pertinence). Dans ce sens, et associs aux objectifs gnraux que nous avons voqus, cinq grands rsultats peuvent tre attendus de sa mise en uvre: 1. Assistance la traduction de la stratgie et la planification moyen et long terme Le contrle de gestion participe au diagnostic stratgique et la mise en uvre des options retenues lissue de ce diagnostic. Cest le processus qui permet la connexion du long terme et du court terme. Il facilite le pilotage et la convergence des objectifs des acteurs avec ceux de lorganisation. 2. Mise en place des outils pour la planification des programmes dactions annuels Le contrle de gestion participe llaboration des budgets. Cette laboration doit tenir compte de la contrainte de linteraction des fonctions. En effet, chaque fonction doit avoir son budget, le contrle de gestion doit veiller, par la suite, linterdpendance et la hirarchie de ces budgets. Cette synchronisation suppose des retours en arrire et des modifications successives des diffrents budgets les uns en fonction des autres. 3. Suivi et mesure des rsultats Le contrle de gestion confectionne un systme de mesure permettant le suivi, des objectifs et de la performance, via des indicateurs de pilotage. Lobjectif tant de surveiller de prs la ralisation de ces objectifs pour viter tout drapage par rapport aux prvisions. 4. Interprtation et analyse des carts En sappuyant sur des tableaux de bord et un systme de reporting, le contrle de gestion devra analyser les rsultats obtenus en les comparant par rapport aux prvisions initiales. Le but est dexpliquer ces rsultats, les interprter et danalyser les ventuels carts. 5. Proposition et mise en place des actions correctives Une fois constats et analyss, les carts peuvent faire lobjet dactions correctives qui permettent de redresser lactivit et de rectifier, en cours daction, le tir. Lobjectif tant dagir au fur et mesure de la ralisation des plans et de sadapter aux changements et vnements non prvus initialement.
6. Les outils du contrle de gestion
Pour mener bien ses fonctions et atteindre les rsultats escompts du contrle de gestion que nous venons de prsenter, le contrleur de gestion fait appel trois outils essentiels. 1. La comptabilit analytique : La comptabilit analytique permet de connatre le cot des diffrents produits et services et constitue, de ce fait, un instrument de mesure indispensable. Les techniques de prvision sont, elles aussi, trs utiles, le contrle de gestion reposant sur l'laboration de rsultats prvisionnels et leur confrontation avec les rsultats rels. 2. La gestion budgtaire : Un budget est l'expression chiffre de dcisions prises par un responsable. C'est la prvision chiffre de tous les lments correspondant une hypothse d'exploitation pour une priode dtermine. La gestion budgtaire est le mode de gestion qui consiste transformer les dcisions prises par la Direction en budgets. 3. Les tableaux de bord : Aprs avoir prvu, planifi et budgt, il est ncessaire de contrler si les ralisations correspondent aux prvisions. Ce contrle permet de constater des carts qu'il est ncessaire de dcomposer et d'expliquer pour aboutir une action corrective ou une remise en cause des objectifs. Il se fait via des tableaux de bord. Dans ce cadre, le contrleur de gestion ne doit pas tre assimil un inspecteur, sinon les responsables oprationnels auront tendance se protger en freinant la circulation de l'information ou en transmettant une information biaise.
7. Les applications du contrle de gestion au secteur public
1. Les spcificits du secteur public Nous avons vu que le contrle de gestion repose sur les trois notions fondamentales formant le triangle de la performance, savoir lefficience, lefficacit et la pertinence. Or si dans la sphre prive la mesure de cette performance est relativement aise, car elle peut prendre appui sur des indicateurs fiables et facilement quantifiables, la notion de performance applique ladministration publique doit mesurer la capacit atteindre des objectifs exprims non seulement en terme defficience de la gestion, mais aussi defficacit socio-conomique et de qualit de service. Cette particularit provient videmment de la vocation premire des organisations publiques qui se distinguent du secteur priv par : Leur finalit. Les organisations publiques ont une fonction sociale qui dpasse largement la simple fourniture de service. La nature de leur production. Les services proposs sont gnralement immatriels. La relation avec lenvironnement. Elles sont rarement autonomes et doivent respecter des rgles spcifiques en terme de comptabilit publique, de rgle de march public ou encore dans le cadre des statuts de la fonction publique. La nature de leur systme de dcision. Les organisations publiques sont sous la dpendance dune autorit politique, soit directement dans le cas dune administration soit indirectement par le biais dune tutelle dans le cas des tablissements publics. La prise de dcision dans ce contexte, doit tenir compte non seulement des objectifs de lorganisation, mais aussi delimpact sur lopinion publique. De plus, les services publics tant principalement destins la satisfaction de besoins dintrt gnral, leur gestion devraient respecter des principes qui sont trs spcifiques, comme le principe du fonctionnement quitable qui met tous les usagers dun service sur un mme pied dgalit, ou encore le principe de fonctionnement efficace, qui contrairement au secteur priv, ne relve pas de la logique de rentabilit, mais davantage de celle de rendre le meilleur service au moindre cot tout en veillant la satisfaction du citoyen. On peut donc affirmer que la mise en place du contrle de gestion dans le secteur public a pour finalit damliorer la gestion des administrations que lon peut apprhender travers les 3 points suivants: 1. limpact ou le rsultat final de laction des administrations 2. la qualit du service apport lusager ou au citoyen 3. la performance travers ses 3 dimensions (pertinence, efficacit et efficience) 2. Le cas du secteur public marocain Comme lavons soulign dans la partie introductive de ce cours, ladministration marocaine sinscrit dans une logique de modernisation et de performance depuis plusieurs annes. Elle vise passer dune logique de moyens une logique de rsultats qui saccompagne par un mouvement important de dcentralisation. Dans ce cadre la fonction de contrle de gestion sest gnralise la fois au sein de ladministration marocaine et au sein des Etablissement et Entreprises Publiques (EEP). Deux textes rglementaires de 2005 permettent de comprendre limportance du contrle de gestion dans le secteur public marocain. - Le Dcret du 02 Dcembre 2005 fixant les rgles dorganisation des dpartements ministriels et de la dconcentration administrative. Ce texte renforce la place du contrle de gestion en tant que structure centrale en rigeant cette fonction parmi les composantes fondamentales de lorganisation. Son article 6 stipule en effet que les dcrets portant organisation et attributions des dpartements ministriels comportent, obligatoirement, les structures administratives charges des missions daudit et de contrle de gestion. - Larrt du ministre des finances et de la privatisation du 20 dcembre 2005 fixant les instruments de gestion des tablissements publics ligibles au contrle daccompagnement. Ce texte vient en application de la loi n69-00 relative au contrle financier de lEtat sur les entreprises publiques et autres organismes, promulgue par dahir le 11 novembre 2003. Il impose aux tablissements publics ligibles au contrle daccompagnement un certain nombre dinstruments de gestion. Ainsi la mise place des structures ncessaires la prise en charge de la fonction contrle de gestion devient obligatoire. Celle-ci devant tre de prfrence rattache la direction. 3. Les applications linternational On peut considrer que la question de la performance du secteur public a commenc merger au niveau mondial au dbut des annes 1980, et na cess depuis de prendre une importance grandissante, en particulier dans les pays industrialiss. En raison dune conjoncture souvent difficile, de la monte du chmage et du refus par les citoyens de subir continuellement des hausses dimpts, les pressions se sont faites de plus en plus insistantes sur les pouvoirs publics pour rendre compte de leurs actions. Paralllement cela, des exigences pressantes pour une amlioration de la quantit et de la qualit des services publics ont conduit beaucoup de gouvernements adopter les rgles de la Nouvelle Gestion Publique (ou New Public Management) inspire des mthodes de management traditionnellement appliques dans le secteur priv, et dont le socle est la performance. Exemple de la France : En France, la loi organique relative aux lois de finances (LOLF) du 1eraot 2001 marque vritablement ladoption par ladministration dune nouvelle orientation en matire de gestion publique, au cur de laquelle on retrouve la notion de performance. La LOLF franaise introduisant dans le cycle budgtaire (orientations budgtaires, loi de finance, loi de rglement) les notions dobjectifs, de performances et de rsultats, dune part, dvaluation, de mesure et dindicateurs, dautre part. Il est galement prcis que les objectifs atteindre sont dclins pour chaque chelon oprationnel et que ces derniers sont libres du choix des moyens employer pour les raliser. Cela doit permettre dallouer au mieux les moyens disponibles et de choisir les modalits daction les plus appropries.
Aussi, La circulaire du 21 juin 2001 relative au dveloppement du contrle de
gestion dans les administrations vient en appui de cette loi. Elle le dfinit comme un systme de pilotage mis en uvre par un responsable dans son champ dattribution en vue damliorer le rapport entre les moyens engags (y compris les ressources humaines) et soit lactivit dveloppe, soit les rsultats obtenus dans le cadre dtermin par une dmarche stratgique pralable ayant fix des orientations. Il permet dassurer tout la fois le pilotage des services sur la base dobjectifs et dengagements des services et la connaissance des cots, des activits et des rsultats. Exemple des Etats-Unis La dmarche de performance dans ladministration amricaine date de la fin du dbut des annes 1990. Elle est fonde sur plusieurs outils de gestion qui permettent une articulation fine entre court et moyen terme, entre plans stratgiques 3 et 5 ans et projets et rapports annuels de performance. Au cur de la stratgie de pilotage de la performance des administrations, le PMA, pour Presidents Management Agenda, qui date de 2001 occupe une place importante. Il fixe 5 exigences prioritaires qui permettraient de rendre ladministration fdrale plus efficace et plus efficiente. Ainsi ladministration, en complment des plans stratgiques quelle dfinit pour chacun de ses programmes, doit : Sassurer de la comptitivit de ses activits (competitive sourcing iniative) Amliorer la qualit de linformation financire quelle fournit (improved financial performance initiative) -Dvelopper et gnraliser lusage des technologies de linformation (expanded electronic government initiative) -Mettre en place une gestion stratgique du capital humain afin damliorer les comptences de son personnel (strategic management of human capital initiative) Amliorer la qualit de linformation concernant des programmes fdraux pour permettre au gouvernement de dfinir des priorits dans lallocation des ressources et de lier ainsi llaboration du budget aux rsultats enregistrs par les organismes publics fdraux (budget and performance integration initiative). Lensemble de ces mesures sinscrit de manire centrale dans la vocation du contrle de gestion permettre un pilotage par la performance. De ce fait, il est gnralis au sein des administrations amricaines depuis plus dune dizaine dannes.